Nabídky
Přehled
Modul Nabídky slouží k vytváření, správě a evidenci cenových nabídek pro zákazníky. Umožňuje vytvářet profesionální nabídky s položkami, cenami, slevami a DPH, generovat PDF dokumenty, odesílat nabídky e-mailem a sledovat jejich platnost. Po odsouhlasení nabídky ji můžete převést do objednávky přijaté nebo poptávky. Nabídky mohou být organizovány do divizí, přičemž každá divize má vlastní číselnou řadu a nastavení.
Klíčové funkce
- Vytváření nabídek s položkami a automatickým výpočtem cen
- Organizace nabídek do divizí s vlastními číselnými řadami
- Propojení s moduly CRM, Zakázky, Výrobky a Sklady
- Generování PDF dokumentů a odesílání e-mailem
- Převod nabídky do objednávky přijaté nebo poptávky
- Možnost potvrzení nabídky zákazníkem e-mailem s elektronickým podpisem
- Detailní rozpočty s výpočtem zisku pro složité projekty
- Historie poznámek s přílohami
- Statistiky úspěšnosti nabídek
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Hlavní menu → Obchod → Nabídky
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Moduly → Nabídky
V nastavení můžete nakonfigurovat:
- Divize nabídek s vlastními číselnými řadami
- Dodavatelské údaje pro jednotlivé divize (název firmy, IČO, DIČ, logo)
- Bankovní účty podle měn
- Výchozí sazby DPH a texty v nabídkách
- PDF šablony (před a za položkami)
- E-mailové adresy pro příjem poptávek
- Možnost potvrzení nabídky zákazníkem
Uživatelská práva
| Oprávnění | Číselná hodnota | Popis |
|---|---|---|
| Zobrazení | 1-4 | Prohlížení nabídek bez možnosti úprav |
| Editace | 5-9 | Vytváření a úprava nabídek, položek a rozpočtů |
| Mazání | 10-14 | Odstranění nabídek a pokročilé operace |
| Administrace | 15+ | Plný přístup včetně správy smazaných záznamů |
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu vidíte v horní části kartu s tlačítky divizí. Po výběru divize se zobrazí tabulka se seznamem nabídek dané divize.
Barevné označení nabídek:
- Zelené pozadí: Úspěšná nabídka (převedená do objednávky přijaté)
- Zelená ikona zaškrtnutí v čísle nabídky: Nabídka byla převedena do objednávky
Filtry a vyhledávání
Kliknutím na ikonu + v hlavičce sekce Filtry zobrazíte všechny dostupné filtry:
- V názvu: Vyhledávání textu v názvu nabídky
- Datum zadání od - do: Filtrování podle období vytvoření
- Založil: Filtr podle uživatele, který nabídku vytvořil
- Firma: Filtr podle zákazníka z modulu CRM
- Rok: Výběr konkrétního roku nebo všech záznamů
- Zobrazit vše / Pouze aktivní: Aktivní nabídky jsou ty s platností do dnešního nebo budoucího data
Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Vyhledat pro aplikování. Tlačítko Zrušit vymaže všechny nastavené filtry.
Sloupce v tabulce
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Číslo nabídky | Automaticky generované číslo podle nastavené číselné řady divize |
| Název | Název nabídky zadaný uživatelem |
| Název zakázky | Propojení na zakázku z modulu Zakázky (pokud je vyplněno) |
| Firma (CRM) | Zákazník z modulu CRM |
| Cena bez DPH | Celková cena všech položek bez DPH |
| Vytvořena | Datum a čas vytvoření nabídky |
| Vytvořil | Jméno uživatele nebo e-mail, který nabídku vytvořil |
| Platná do | Datum platnosti nabídky |
| Akce | Ikony pro rychlé akce (zobrazit, upravit, kopírovat, odeslat e-mail, smazat) |
Základní operace
Vytvoření nové nabídky
- Vyberte divizi kliknutím na příslušné tlačítko v horní části stránky
- Klikněte na tlačítko Vytvořit nabídku
- V dialogovém okně vyplňte povinné údaje:
- Číslo nabídky: Automaticky generované číslo (zobrazuje se, nelze měnit)
- Název: Název nabídky pro interní označení
- Zakázka: Vyberte zakázku z modulu Zakázky (nepovinné)
- Firma: Vyberte zákazníka z modulu CRM (při výběru se automaticky načte měna)
- Kontaktní osoba: Vyberte kontaktní osobu z vybraného zákazníka
- Měna: Měna nabídky (automaticky podle firmy nebo vyberte jinak)
- Platná do: Datum, do kdy je nabídka platná
- Interní poznámka/popis: Popis nabídky pro interní potřeby
- Přílohy: Veřejné přílohy, které budou součástí PDF nabídky
- Interní přílohy: Přílohy viditelné pouze interně
- Klikněte na tlačítko Uložit
Úprava nabídky
- V seznamu nabídek klikněte na ikonu Upravit (tužka) v posledním sloupci
- Nebo otevřete detail nabídky a klikněte na tlačítko Upravit v hlavičce
- Proveďte požadované změny v dialogovém okně
- Uložte kliknutím na Uložit
Kopírování nabídky
- V seznamu nabídek klikněte na ikonu Kopírovat (dvě stránky) v posledním sloupci
- Systém otevře dialog s předvyplněnými údaji
- Upravte potřebné údaje (zejména datum platnosti)
- Uložte kliknutím na Uložit
Odstranění nabídky
- V seznamu nabídek klikněte na ikonu Smazat (křížek) v posledním sloupci
- Nebo otevřete detail nabídky a klikněte na tlačítko Smazat v hlavičce
- Potvrďte odstranění v dialogovém okně kliknutím na Ano
Poznámka: Smazané nabídky jsou k dispozici v sekci Smazané, kam se dostanete tlačítkem v hlavičce seznamu nabídek.
Detail nabídky
Detail nabídky je rozdělen do tří záložek: Základní údaje, Rozpočty a Poznámky.
Záložka Základní údaje
Sekce Základní údaje
V této sekci vidíte:
- Název: Název nabídky
- Číslo: Číslo nabídky a ID v závorce
- Vytvořil: Jméno nebo e-mail tvůrce
- Datum vytvoření: Kdy byla nabídka vytvořena
- Zakázka: Odkaz na zakázku (pokud je propojeno)
- Firma: Odkaz na zákazníka z CRM (červeně pokud má typ platby "Inkasem")
- Platná do: Datum platnosti nabídky
- Kontaktní osoba: Jméno, e-mail a telefon kontaktní osoby
- Měna: Měna nabídky
- Převedeno do objednávky: Seznam objednávek přijatých, které vznikly z této nabídky
- Interní poznámka/popis: Interní poznámka k nabídce
- Interní přílohy: Soubory viditelné pouze interně s možností smazání
- Přílohy: Veřejné přílohy, které budou součástí PDF
Potvrzení nabídky zákazníkem
Pokud je v nastavení divize aktivována funkce potvrzení zákazníkem, zobrazí se sekce s informacemi o potvrzení:
- Stav: "-", "Odsouhlaseno" (zelené) nebo "Zamítnuto" (červené)
- Nabídka: PDF soubor nabídky, který byl odeslán zákazníkovi
- Datum potvrzení: Kdy zákazník nabídku odsouhlasil
- Zákazník IP: IP adresa, ze které bylo provedeno potvrzení
- Zákazník: Jméno zákazníka, který nabídku odsouhlasil
- Podpis: Soubor s elektronickým podpisem zákazníka
Související doklady
Tato sekce zobrazuje automaticky nalezené propojené doklady:
- Zakázky
- Objednávky přijaté
- Poptávky
- Objednávky vydané
- Dodací listy
- Faktury vydané
- Přijaté faktury
- Bankovní transakce
Položky nabídky
Text nad položkami: Volitelný text zobrazovaný v PDF nad tabulkou položek
Tabulka položek obsahuje sloupce:
- Kód: Kód položky (editovatelný)
- Název položky: Název položky (editovatelný)
- Množství: Počet kusů (editovatelný)
- Jednotka: Měrná jednotka (výběr z dropdown)
- Cena/jedn.: Cena za jednu jednotku (editovatelný)
- Sleva v %: Procentuální sleva (editovatelný)
- DPH sazba: Sazba DPH v procentech (editovatelný)
- Celkem bez DPH: Automaticky vypočítáno (množství × cena × sleva)
- Celkem DPH: Automaticky vypočítaná částka DPH
- Celkem s DPH: Celková cena včetně DPH
- Akce: Ikona pro smazání položky
Pod každou položkou jsou zobrazeny:
- Celní kód: Pro mezinárodní obchod
- Poznámka k položce: Podrobný popis položky
- Náhled obrázku: Pokud je položka propojena s výrobkem s obrázkem
- Propojení na výrobky/sklady: Odkaz na modul Výrobky nebo informace ze skladu
Hromadné operace (tlačítka pod tabulkou):
- Smazat všechny položky: Odstraní všechny položky nabídky
- Přidat řádek volné položky: Přidá prázdný řádek pro ruční vyplnění
- Přidat z výrobků: Otevře dialog pro výběr položek z modulu Výrobky
- Přidat ze skladu: Výběr položek z modulu Sklady (dropdown pro výběr skladu)
- Upravit ceny: Hromadná změna cen pomocí procentuálního navýšení nebo snížení
- Nastav pro vše (u první položky): Zkopíruje sazbu DPH do všech položek
Text pod položkami: Volitelný text zobrazovaný v PDF pod tabulkou položek
V patičce tabulky se zobrazují součty:
- Celkem bez DPH: Součet všech položek bez DPH
- Celkem DPH: Součet DPH ze všech položek
- Celkem s DPH: Konečná cena včetně DPH
Záložka Rozpočty
Záložka Rozpočty slouží pro detailní kalkulaci nákladů a zisku u složitých projektových nabídek.
Základní nastavení rozpočtu
- Název rozpočtu: Pojmenování celého rozpočtu (editovatelný)
- Poznámka: Popis nebo poznámky k rozpočtu (editovatelný)
Celkové součty
V horní části se zobrazují dva kartičky:
- Celkový součet rozpočtu: Součet nákladů ze všech skupin
- +zisk: Součet včetně přirážky zisku (podle % zisku jednotlivých skupin)
Správa skupin rozpočtu
Rozpočet se skládá ze skupin, které seskupují související položky nebo výrobky.
Přidání skupiny:
- Klikněte na tlačítko Přidat skupinu
- Vyplňte název skupiny a procentuální zisk
- Uložte
Správa skupiny:
- Ikona tužky: Úprava názvu a procenta zisku skupiny
- Ikona křížku: Smazání celé skupiny včetně položek
- Ikona oka: Zobrazení/skrytí všech položek výrobků ve všech skupinách
- Ikona poznámkového bloku: Zobrazení/skrytí poznámek u všech položek
Položky ve skupině
Každá skupina obsahuje tabulku s položkami. Existují tři typy položek:
1. Výrobek (ItemFrom=1) - hlavní položka s podpoložkami:
- Kód výrobku: Kód hlavního výrobku (editovatelný)
- Název výrobku: Název hlavního výrobku (editovatelný)
- Kód položky: Ikona oka pro zobrazení/skrytí podpoložek
- Počet ks: Množství (editovatelný)
- Cena/ks: Cena za kus (editovatelný)
- Cena celkem: Automatický výpočet (počet × cena)
- +% zisk: Cena se ziskem podle nastavení skupiny
2. Položka ze skladu (ItemFrom=2):
- Obsahuje informaci o skladu, ze kterého je položka
- Kód a název z kartotéky skladu
- Editovatelné množství a cena
3. Z výrobků (ItemFrom=3):
- Položky importované z modulu Výrobky
- U výrobků typu 4 (materiál) je editovatelná cena
- U složených výrobků se zobrazují podpoložky
4. Volný řádek - Položka (ItemFrom=4):
- Ručně vyplněné položky
- Všechna pole jsou editovatelná
Akce u každé položky:
- Ikona + (dropdown): Přidání podpoložky (volný řádek, ze skladu, z výrobků)
- Ikona poznámkového bloku: Zobrazení/skrytí pole poznámky
- Šipka nahoru/dolů: Posun položky v pořadí
- Ikona kopírování: Zkopírování výrobku s podpoložkami
- Ikona křížku: Smazání položky
Přidání položek:
- Přidat volný řádek - Výrobek: Ruční vytvoření výrobku
- Přidat volný řádek - Položka: Ruční vytvoření položky
- Přidat z výrobků: Dialog pro výběr z modulu Výrobky
- Přidat ze skladu: Výběr položek z modulu Sklady (dropdown)
Export rozpočtu:
- Tlačítko Export do excelu vytvoří Excel soubor se všemi skupinami a položkami rozpočtu
Záložka Poznámky
Záložka Poznámky slouží k evidenci komunikace a změn spojených s nabídkou.
Seznam poznámek
Tabulka obsahuje:
- Datum: Kdy byla poznámka vytvořena
- Zapsal: Jméno uživatele, který poznámku vytvořil
- Poznámka: Text poznámky
- Přílohy: Soubory připojené k poznámce
Přidání poznámky
- Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
- Vyplňte text poznámky
- Volitelně přiložte soubory přetažením do pole Dropzone
- Uložte kliknutím na Uložit
Pokročilé funkce
Generování PDF a odesílání e-mailem
- V detailu nabídky klikněte na tlačítko Tisk & Email
- V dialogu nastavte parametry tisku:
- Jazyk: Výběr jazyka dokumentu (CS, EN, DE, atd.)
- Typ tisku: Varianta zobrazení (bez DPH, s poznámkami, s obrázky, celní kódy)
- E-mailová adresa: Kam odeslat nabídku (předvyplněno podle kontaktní osoby)
- Předmět e-mailu: Předmět zprávy
- Text e-mailu: Obsah zprávy
- Možnost potvrzení: Zahrnout odkazy pro odsouhlasení/zamítnutí nabídky
- Klikněte na Vygenerovat PDF pro stažení
- Nebo klikněte na Odeslat e-mailem pro odeslání PDF přímo zákazníkovi
Poznámka: Po odeslání e-mailem se u nabídky zobrazí zelená ikona obálky.
Vytvoření objednávky přijaté z nabídky
- Otevřete detail nabídky
- Klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku přijatou
- Systém zkopíruje všechny údaje a položky z nabídky do nové objednávky
- Zkontrolujte a upravte údaje v objednávce
- Uložte objednávku
Poznámka: Po vytvoření objednávky se v detailu nabídky zobrazí odkaz na vytvořenou objednávku a nabídka se v seznamu označí zeleným pozadím.
Vytvoření poptávky z nabídky
- Otevřete detail nabídky
- Klikněte na tlačítko Vytvořit poptávku
- Systém zkopíruje údaje do nové poptávky
- Vyplňte dodavatele a další údaje
- Uložte poptávku
Úprava cen položek
- V záložce Základní údaje klikněte na tlačítko Upravit ceny
- V dialogu vyberte typ úpravy:
- Navýšit o %: Zvýší všechny ceny o zadané procento
- Snížit o %: Sníží všechny ceny o zadané procento
- Sleva %: Nastaví sleva v % u všech položek
- Zadejte číslo (procenta)
- Klikněte na Použít
Statistiky nabídek
- V hlavní obrazovce modulu klikněte na tlačítko Statistiky dle roků
- Zobrazí se přehled:
- Počet nabídek podle roků
- Počet úspěšných nabídek (převedených do objednávek)
- Procento úspěšnosti
- Celkové objemy nabídek
Příjem poptávek e-mailem
Pokud je v nastavení divize nakonfigurována e-mailová adresa pro příjem poptávek:
- Zákazník odešle e-mail na nakonfigurovanou adresu
- Systém automaticky vytvoří nabídku s prefixem "[Email]"
- Předmět e-mailu se stane názvem nabídky
- Obsah e-mailu se uloží do interní poznámky
- Přílohy e-mailu se připojí k nabídce
- Originální e-mail se uloží jako .eml soubor do interních příloh
- Systém odešle automatickou odpověď (pokud je nakonfigurována)
- Notifikace se odešle určeným uživatelům
Potvrzení nabídky zákazníkem
Pokud je funkce aktivována v nastavení:
- Při odesílání e-mailu zaškrtněte Zahrnout možnost potvrzení
- Zákazník obdrží e-mail s PDF nabídky a odkazy pro potvrzení
- Zákazník klikne na odkaz Odsouhlasit nebo Zamítnout
- Systém zobrazí formulář pro podpis:
- Jméno zákazníka
- Možnost nakreslit podpis myší/prstem
- Po odeslání se stav uloží do nabídky
- V detailu nabídky se zobrazí informace o potvrzení včetně podpisu
Integrace s dalšími moduly
Propojení s modulem CRM
- Výběr zákazníka z firem v CRM
- Automatické načtení měny podle nastavení firmy
- Výběr kontaktní osoby z kontaktů v CRM
- Zobrazení kontaktních údajů (e-mail, telefon) kontaktní osoby
- Upozornění na typ platby (červeně pokud Inkasem)
- Přenos adresy a IČO/DIČ do PDF nabídky
Propojení s modulem Zakázky
- Propojení nabídky se zakázkou
- Zobrazení názvu zakázky v seznamu a detailu nabídky
- Odkaz na detail zakázky
- Automatické propojení souvisejících dokladů
Propojení s modulem Výrobky
- Přidávání položek z katalogu výrobků
- Automatické načtení kódu, názvu a ceny
- Zobrazení obrázku výrobku v položkách
- Odkazy na detail výrobku
- U rozpočtů automatické rozložení složených výrobků na komponenty
Propojení s modulem Sklady
- Přidávání položek ze skladů
- Zobrazení informace o skladu u položky
- Možnost založit kartu skladu přímo z položky nabídky
- Kontrola dostupnosti skladem
Propojení s modulem Objednávky přijaté
- Převod nabídky do objednávky přijaté jedním tlačítkem
- Automatické zkopírování všech položek a údajů
- Propojení mezi nabídkou a vytvořenou objednávkou
- Zobrazení v sekci Související doklady
Propojení s modulem Poptávky
- Převod nabídky do poptávky
- Využití pro zjištění cen od dodavatelů
- Zobrazení v sekci Související doklady
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Proč nemohu vytvořit nabídku?
Řešení: Zkontrolujte, zda máte právo k editaci (minimálně hodnota 5) v nastavení divize. Pokud nevidíte žádnou divizi, kontaktujte administrátora pro přidělení oprávnění.
Otázka: Jak změním číslo nabídky?
Řešení: Číslo nabídky je automaticky generované a nelze jej měnit. Číselná řada se nastavuje v konfiguraci divize v nastavení modulu.
Otázka: Proč se nezobrazuje logo v PDF nabídky?
Řešení: Logo se nastavuje v konfiguraci divize v nastavení modulu. Zkontrolujte, zda je nahrán soubor loga a zda má podporovaný formát (JPG, PNG).
Otázka: Jak automaticky vypočítat ceny v položkách?
Řešení: Ceny se počítají automaticky při změně množství, ceny za jednotku, slevy nebo DPH. Po úpravě hodnoty stiskněte Enter nebo klikněte mimo pole pro uložení.
Otázka: Jak změním měnu u existující nabídky?
Řešení: Otevřete nabídku pro úpravu a změňte měnu v dropdown seznamu. Nezapomeňte upravit i ceny položek, pokud je potřeba je přepočítat.
Otázka: Proč nejde odeslat e-mail s nabídkou?
Řešení: Zkontrolujte, zda je vyplněna e-mailová adresa příjemce a zda je ve správném formátu. Pokud problém přetrvává, může být problém s konfigurací e-mailového serveru - kontaktujte administrátora.
Otázka: Jak zobrazím smazané nabídky?
Řešení: V hlavní obrazovce modulu klikněte na tlačítko Smazané v pravé horní části. Vyžaduje administrátorská práva (hodnota 15+).
Otázka: Jak propojím nabídku se zakázkou?
Řešení: Při vytváření nebo úpravě nabídky vyberte zakázku v poli Zakázka z dropdown seznamu. Pokud je seznam prázdný, nejprve vytvořte zakázku v modulu Zakázky.
Otázka: Proč se nezobrazuje text poznámky u položky v PDF?
Řešení: V dialogu tisku zaškrtněte možnost "Poznámky k položkám" v sekci Typ tisku.
Otázka: Jak vytvořím nabídku v jiném jazyce?
Řešení: Při generování PDF v dialogu Tisk & Email vyberte požadovaný jazyk. Systém automaticky přeloží všechny systémové texty. Názvy položek a popisy zůstanou v původním jazyce, proto je doporučujeme psát v požadovaném jazyce již při vytváření nabídky.
Tipy pro efektivní práci
- Využívejte kopírování nabídek: Při vytváření podobných nabídek zkopírujte existující nabídku a upravte pouze potřebné údaje. Ušetříte čas při zadávání opakujících se položek.
- Nastavte výchozí texty: V nastavení divize definujte výchozí texty nad a pod položkami. Tyto texty se automaticky předvyplní u každé nové nabídky.
- Používejte rozpočty pro složité projekty: Pro komplexní nabídky s mnoha položkami využijte záložku Rozpočty, kde můžete vytvořit hierarchickou strukturu s výpočtem zisku.
- Propojujte s CRM: Vždy propojte nabídku se zákazníkem z CRM. Díky tomu máte přehled o všech nabídkách pro daného zákazníka a můžete sledovat historii obchodních vztahů.
- Využívejte poznámky: Zaznamenávejte do poznámek veškerou komunikaci se zákazníkem, změny v nabídce a důvody úprav. Pomůže vám to při pozdější kontrole.
- Nastavte platnost do: Vždy vyplňte datum platnosti nabídky. Pomůže vám to při filtrování aktivních nabídek a připomínkách blížícího se konce platnosti.
- Používejte filtry: Pro rychlé nalezení nabídky využijte filtry podle roku, zákazníka nebo stavu. Ušetříte čas při procházení dlouhého seznamu.
- Kontrolujte přepočty: Po změně cen nebo množství zkontrolujte celkové částky. Systém počítá automaticky, ale je dobré ověřit správnost.
- Exportujte statistiky: Pravidelně kontrolujte statistiky úspěšnosti nabídek. Pomohou vám optimalizovat ceny a obchodní strategie.
- Nastavte příjem e-mailů: Pokud dostávate poptávky e-mailem, nakonfigurujte automatický příjem. Systém vytvoří nabídky automaticky a vy můžete rychleji reagovat.
Klávesové zkratky
V tabulce položek můžete používat:
- Tab: Přechod na další pole
- Enter: Uložení změny v poli
- Ctrl+S: Uložení celého formuláře (v dialogových oknech)
Shrnutí
Modul Nabídky je komplexní nástroj pro správu cenových nabídek pro zákazníky. Umožňuje vytvářet profesionální nabídky s položkami, generovat PDF dokumenty, odesílat e-mailem a převádět schválené nabídky do objednávek. Klíčové výhody modulu:
- Propojení s CRM, zakázkami, výrobky a sklady
- Automatické výpočty cen, slev a DPH
- Generování PDF v různých jazycích
- Možnost potvrzení nabídky zákazníkem s elektronickým podpisem
- Detailní rozpočty pro složité projekty
- Historie poznámek a komunikace
- Statistiky úspěšnosti nabídek
- Automatický příjem poptávek e-mailem