Nástup a odchod zaměstnance (Onboarding a offboarding)

Přehled

Modul Nástup a odchod (onboarding a offboarding zaměstnanců, evidence nástupů a výstupů) slouží k řízené evidenci kroků, které je potřeba udělat při nástupu nového zaměstnance nebo při jeho odchodu z firmy. Ke každému zaměstnanci se založí proces s checklistem položek – od podpisu smlouvy přes školení a předání majetku až po vrácení vozidla – a modul hlídá termíny a propojuje kroky s příslušnými agendami. Nejde o prvotní nastavení celé firmy v aplikaci; zde se eviduje nástup a odchod jednotlivých zaměstnanců.

Klíčové funkce

• Evidence nástupních a výstupních procesů jednotlivých zaměstnanců s checklistem kroků
• Šablony procesů s přednastavenými položkami podle typu (nástup/výstup) a podle pracovní pozice
• Automatické čtení splnění kroků z navazujících agend (školení, prohlídky, smlouvy, úkoly)
• Automatické založení navazujících záznamů při spuštění procesu ze šablony
• Hlídání termínů a e-mailové upomínky odpovědným osobám a garantovi procesu
• Tisk nástupního nebo výstupního listu s podpisovými řádky
• Koš pro smazané procesy, šablony a jejich položky s možností obnovy

Přístup a nastavení

V modulu Nástup a odchod najdete odkaz do nastavení hned vedle nadpisu hlavní obrazovky, pokud k tomu máte oprávnění. Nastavení modulu určuje, kdo smí procesy zakládat a prohlížet, jak dopředu chodí upomínky na termíny a jestli se nástupní nebo výstupní procesy mají zakládat automaticky podle data v kartě zaměstnance. Bez správně nastavených přístupových práv modul většině uživatelů nic nezobrazí.

Jak se dostat do modulu Nástup a odchod

Do modulu Nástup a odchod se dostanete kliknutím na položku Nástup a odchod v hlavním menu aplikace. Odkaz se v menu zobrazí jen uživatelům, kteří mají pro tento modul nastavené alespoň nejnižší zobrazovací oprávnění – bez něj se modul v menu vůbec neobjeví. Po otevření modulu se rovnou zobrazí záložka Moje položky s kroky checklistů, u kterých jste vy sami vedeni jako odpovědná osoba.

Nastavení modulu Nástup a odchod

Cesta k nastavení: v modulu Nástup a odchod klikněte na odkaz Nastavení vedle nadpisu hlavní obrazovky. Odkaz se zobrazí jen uživatelům, kteří mají právo spravovat nastavení tohoto modulu. Nastavení má dvě záložky – Uživatelská práva a Obecná nastavení.

Záložka Uživatelská práva

Záložka Uživatelská práva v nastavení modulu Nástup a odchod obsahuje tabulku, ve které horní řádky patří pracovním pozicím a spodní řádky jednotlivým uživatelům. V každém sloupci vyberete přepínačem úroveň oprávnění (popsanou v kapitole Oprávnění a přístupová práva) a tlačítkem Označit vše nastavíte celý sloupec, tedy všechny uživatele na danou úroveň najednou.

Záložka Obecná nastavení

Záložka Obecná nastavení v nastavení modulu Nástup a odchod obsahuje tyto volby:

Název volby	Co dělá	Výchozí stav
Upozornit před koncem platnosti	Kolik dní předem (hodnoty oddělené středníkem, např. „30;14;7;0") přijdou e-mailové upomínky na blížící se termín položky checklistu	„7;3;0" – upomínky 7, 3 a 0 dní před termínem; prázdná hodnota upomínky úplně vypne
Posílat upomínky i garantovi procesu	Kopie e-mailové upomínky chodí kromě odpovědné osoby položky i garantovi procesu	Zapnuto
Informovat zaměstnance e-mailem o přiřazeném školení	Při automatickém přiřazení školení z procesu dostane zaměstnanec stejný e-mail jako při ručním přiřazení v modulu Školení zaměstnanců	Zapnuto
Výstupní list	Text, který se navíc vytiskne na konci výstupního listu	Bez vyplněného textu se nic navíc netiskne
Spouštět nástup podle data nástupu	Zapíná automatické zakládání nástupních procesů podle data nástupu zaměstnance	Vypnuto – procesy se zakládají jen ručně
Spouštět výstup podle data odchodu	Zapíná automatické zakládání výstupních procesů podle data odchodu zaměstnance	Vypnuto
Automaticky spouštět od	Needitovatelné pole, které se samo vyplní dnem, kdy byla některá z voleb výše poprvé zapnuta	Dokud není žádná z voleb zapnutá, nezobrazuje se; zaměstnancům se starším datem se proces zpětně nespustí

Oprávnění a přístupová práva k modulu Nástup a odchod

Přístup k modulu Nástup a odchod má šest úrovní, nastavovaných v nastavení modulu zvlášť pro jednotlivé uživatele a zvlášť jako výchozí úroveň pro pracovní pozici – výsledné právo uživatele je vyšší z těch dvou.

Úroveň oprávnění	Popis
Bez přístupu	Modul se uživateli vůbec nezobrazí
Jen svoje	Vidí a smí plnit jen procesy, kde je sám tím zaměstnancem
Svoje a podřízených	Navíc vidí procesy svých podřízených podle organizační hierarchie nadřízenosti
Zobrazení všech	Vidí všechny procesy a šablony firmy, ale bez možnosti je upravovat
Zakládání a úpravy	Navíc smí zakládat a upravovat procesy, spravovat šablony a jejich položky, uzavírat a znovu otevírat procesy
Mazání a koš	Navíc smí záznamy mazat a má přístup do koše modulu k jejich obnově

Bez ohledu na svou úroveň smí kterýkoli uživatel zobrazit detail procesu a splnit tu konkrétní položku checklistu, u které je veden jako odpovědná osoba – jinak by se ke svému úkolu ze záložky Moje položky vůbec nedostal. Odškrtnout ruční položku smí buď takto určená odpovědná osoba, nebo kdokoli s právem Zakládání a úpravy.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Nástup a odchod je rozdělená do tří přepínacích záložek, z nichž každá slouží jinému účelu – vlastním úkolům přihlášeného uživatele, přehledu všech procesů a správě šablon. Obě tabulky procesů a šablon navíc umožňují export seznamu a přepínání viditelnosti sloupců.

Hlavní obrazovka modulu Nástup a odchod

Hlavní obrazovka modulu Nástup a odchod zobrazuje nahoře nadpis Nástup a odchod a odkaz Nastavení, pokud k němu máte oprávnění. Uživatel s právem mazání navíc vpravo nahoře vidí tlačítko Smazané, které otevře koš modulu. Pod nadpisem jsou tři přepínací záložky, které se zobrazují jen uživatelům, kteří na ně mají právo: Moje položky, Nástupy a odchody a Šablony.

Záložka Moje položky

Záložka Moje položky v modulu Nástup a odchod je výchozí záložka po otevření modulu. Zobrazuje kroky checklistů, u kterých je přihlášený uživatel veden jako odpovědná osoba, a to bez ohledu na to, jestli smí vidět celý proces daného zaměstnance. Nahoře je přepínač Zobrazit i splněné položky, který je ve výchozím stavu vypnutý, takže se zobrazují jen nesplněné položky. Tabulka má sloupce Termín, Zaměstnanec, Typ, Položka, Stav a sloupec s akcemi – ikonu oka pro zobrazení detailu procesu a u nesplněné položky ikonu zatržítka Splněno, u splněné ikonu Vrátit na nesplněno. Položka s prošlým termínem, která ještě není splněná, je zvýrazněná červeně.

Záložka Nástupy a odchody

Záložka Nástupy a odchody v modulu Nástup a odchod zobrazuje seznam všech procesů, které má přihlášený uživatel právo vidět. Nad tabulkou je tlačítko Spustit proces, dostupné jen uživatelům s právem zakládání. Sloupce tabulky jsou ID, Zaměstnanec, Typ, Datum nástupu / výstupu, Postup (kolik položek checklistu je hotovo z celkového počtu), Po termínu (červený štítek s počtem položek po termínu, pokud nějaké jsou), Stav, Garant procesu a sloupec s akcemi. Podle oprávnění lze proces zobrazit, upravit i smazat s potvrzením.

Záložka Šablony

Záložka Šablony v modulu Nástup a odchod je viditelná jen uživateli s právem zakládání. Nad tabulkou je tlačítko Přidat záznam pro založení nové šablony. Sloupce jsou ID, Název, Typ, Pracovní pozice (nebo poznámka Platí pro všechny pozice, když šablona žádnou pozici neomezuje), Počet položek, Stav se štítkem Aktivní nebo neaktivní a sloupec s akcemi – upravit, otevřít položky šablony a s právem mazání i smazat.

Export seznamů procesů a šablon do Excelu

Obě tabulky v modulu Nástup a odchod – Nástupy a odchody i Šablony – mají nad sebou tlačítko pro export aktuálně zobrazeného seznamu do souboru XLSX (Excel) a tlačítko pro přepínání viditelnosti jednotlivých sloupců tabulky. Export respektuje nastavené filtry a řazení, takže do souboru se dostane přesně to, co v danou chvíli vidíte na obrazovce.

Stavy procesu a položek checklistu

Modul Nástup a odchod pracuje se dvěma provázanými stavovými schématy – stavem celého procesu nástupu nebo odchodu a stavem jednotlivé položky jeho checklistu. Stavy se z velké části dopočítávají automaticky podle termínů a podle navazujících agend, ruční zásah je omezený na pár tlačítek. Jakmile je proces uzavřený, žádnou jeho položku už nejde měnit.

Stav procesu nástupu nebo odchodu

Stav	Co znamená	Jak do něj proces přejde
Probíhá	Proces běží a jeho položky se dají plnit	Vznikne při spuštění procesu
Po termínu	Proces běží a má aspoň jednu nesplněnou položku s prošlým termínem (červený štítek místo Probíhá)	Nastaví se automaticky při přepočtu
Dokončen	Proces je uzavřený, jeho položky se dál nemění	Kliknutím na tlačítko Uzavřít proces; zpět na Probíhá se vrátí tlačítkem Otevřít proces

Stav položky checklistu

Stav	Co znamená	Jak do něj položka přejde
Nesplněno	Krok checklistu ještě není hotový	Výchozí stav nové položky
Nesplněno, po termínu	Krok není hotový a termín už uplynul (červený štítek Po termínu)	Nastaví se automaticky podle data
Splněno	Krok je hotový	U ruční položky tlačítkem Splněno; u typované položky automaticky, jakmile je hotový odpovídající krok v navazující agendě
Nerelevantní	Krok se tohoto zaměstnance netýká a další automatické přepočty ho už nemění	Tlačítkem Nerelevantní po potvrzení

Položku v modulu Nástup a odchod lze ze stavu Splněno i Nerelevantní vrátit tlačítkem Vrátit na nesplněno. Jakmile je ale proces uzavřený, nejde měnit žádná jeho položka – nejprve je nutné proces tlačítkem Otevřít proces znovu otevřít.

Základní operace

Základní práce s modulem Nástup a odchod zahrnuje spuštění procesu pro konkrétního zaměstnance, plnění jednotlivých položek checklistu, uzavření dokončeného procesu a správu šablon, podle kterých se checklisty předvyplňují. Následující postupy popisují každou z těchto operací krok za krokem.

Postup: Spuštění nástupního nebo výstupního procesu

V modulu Nástup a odchod založíte nový proces takto:

1. Na záložce Nástupy a odchody klikněte na tlačítko Spustit proces.
2. Vyberte Zaměstnance (povinné) a Typ – Nástup nebo Výstup (povinné).
3. Volitelně vyberte Šablonu – nabídka se sama omezí podle zvoleného typu; volba „Bez šablony" založí prázdný proces, do kterého se položky doplňují ručně.
4. Zadejte Datum nástupu / výstupu (povinné).
5. Volitelně zvolte Garanta procesu (předvyplní se přihlášený uživatel) a napište Poznámku.
6. Klikněte na Uložit.

Pokud pro zaměstnance a zvolený typ procesu už jeden proces běží, uložení se odmítne hláškou „Zaměstnanec už má běžící proces tohoto typu.". Po úspěšném uložení se otevře detail nově založeného procesu; má-li zvolená šablona položky, rovnou se do procesu zkopírují, a u těch se zaškrtnutým Založit automaticky se rovnou založí i navazující záznam v příslušné agendě.

Postup: Úprava běžícího procesu

V modulu Nástup a odchod upravíte běžící proces takto:

1. Na detailu procesu klikněte na Upravit záznam (nebo na ikonu tužky v seznamu).
2. Pole Zaměstnanec a Typ se u existujícího procesu už měnit nedají a zobrazují se needitovatelně – položky checklistu už mohly založit záznamy v jiných agendách na konkrétního člověka.
3. Změňte Datum nástupu / výstupu, Garanta procesu nebo Poznámku a klikněte na Uložit.

Postup: Plnění ruční položky checklistu

Ruční položku checklistu v modulu Nástup a odchod splníte přímo ze záložky Moje položky nebo z detailu procesu:

1. Klikněte na zelenou ikonu zatržítka u položky.
2. Zadejte Datum splnění (předvyplní se dnešním dnem) a volitelnou Poznámku.
3. Tlačítkem Splněno položku uzavřete. Tlačítko Uložit poznámku uloží jen poznámku a stav nemění. Tlačítko Nerelevantní (po potvrzení ve vyskakovacím okně) označí položku jako netýkající se tohoto zaměstnance – to je jediná ruční změna, kterou pozdější automatický přepočet nepřepíše. Tlačítko Vrátit na nesplněno se nabízí u položky, která je už splněná nebo nerelevantní.

Práce s typovanou položkou checklistu

Typovaná položka checklistu v modulu Nástup a odchod (školení, prohlídka, smlouva, majetek, vozidlo, úkol, ochranné pracovní prostředky, formulář) se neplní ručním zatržením. Dialogové okno položky jen zobrazí informaci, že se stav čte z navazující agendy a ručně ho měnit nelze, případné upozornění nebo doplňující popis, a umožní napsat poznámku. Tlačítko v checklistu přenese uživatele přímo do příslušné agendy, kde se krok doopravdy vyřídí – přiřazení dokončí, prohlídka provede, smlouva podepíše a podobně. Jakmile je krok v cílové agendě hotový, checklist se sám přepočítá, nejpozději při dalším otevření detailu procesu nebo při automatickém nočním zpracování, a položka se zobrazí jako splněná.

Postup: Uzavření a znovuotevření procesu

V modulu Nástup a odchod proces uzavřete i znovu otevřete z jeho detailu:

1. Na detailu procesu (s právem zakládání) klikněte na Uzavřít proces.
2. Potvrzovací dotaz předem ukáže, kolik nesplněných povinných položek zůstává – uzavřít proces jde i s nimi, zůstanou dál viditelné jako nesplněné.
3. U uzavřeného procesu se místo tlačítka Uzavřít proces nabízí Otevřít proces, který ho vrátí mezi běžící.

Postup: Založení a úprava šablony procesu

Šablonu procesu v modulu Nástup a odchod založíte nebo upravíte na záložce Šablony:

1. Klikněte na Přidat záznam (nebo otevřete existující šablonu k úpravě).
2. Zadejte Název a Typ (povinné), volitelně Pracovní pozici (prázdné pole znamená, že šablona platí pro všechny pozice), Garanta procesu jako výchozí volbu a Poznámku.
3. Zaškrtávátkem Aktivní řídíte, jestli se šablona nabízí při zakládání nového procesu.

Postup: Přidání položky do šablony

Položku šablony v modulu Nástup a odchod přidáte na detailu šablony, na kartě Položky šablon:

1. Klikněte na Přidat záznam.
2. Vyberte Typ položky – nabídka obsahuje jen typy, jejichž navazující modul má firma zapnutý – a zadejte Název (povinné).
3. Podle zvoleného typu se zobrazí odpovídající pole cíle (školení, typ prohlídky, typ smlouvy, vozidlo, konkrétní ochranný prostředek, formulář).
4. Zvolte způsob určení Odpovědné osoby – Konkrétní uživatel, Pracovní pozice, Nadřízený, Nastupující zaměstnanec nebo Garant procesu – a podle volby doplňte konkrétního uživatele nebo pozici.
5. Zadejte Termín jako počet dní od události (záporné číslo znamená dny před událostí), volitelnou Poznámku a zaškrtněte Povinná položka nebo Založit automaticky, pak klikněte na Uložit.

Tip: Zaškrtnutí Založit automaticky dává smysl u položek typu Školení, Pracovnělékařská prohlídka, Smlouva k podpisu a Úkol – tam modul Nástup a odchod dovede záznam v cílové agendě založit sám. U položek typu Ochranné pracovní prostředky, Předání majetku, Vozidlo a Formulář k vyplnění se záznam nezakládá automaticky nikdy, protože chybí údaje, které nejde odhadnout.

Mazání a obnova záznamů z koše

V modulu Nástup a odchod se smazání procesu, šablony nebo jejich položky, dostupné jen s právem mazání, chová vždy jako přesun do koše – nic se nemaže natrvalo, protože jde o doklad, že kroky nástupu nebo odchodu proběhly. Tlačítko Smazané na hlavní obrazovce modulu otevře koš se čtyřmi sekcemi – Procesy, Položky procesů, Šablony a Položky šablon – s možností záznam obnovit. Smazaný proces po obnovení vezme s sebou své položky jen tehdy, když nebyly smazané zvlášť; po obnovení položky procesu se čísla v hlavičce procesu (kolik je splněno, kolik po termínu) automaticky přepočítají.

Export dat a tisky

Modul Nástup a odchod nabízí tři tiskové výstupy ve formátu PDF, každý dostupný z jiného místa checklistu nebo detailu procesu. Kromě nich obě hlavní tabulky modulu umožňují export seznamu do souboru XLSX, ten je popsaný v kapitole o uživatelském rozhraní. Tiskové výstupy popsané níže se otevírají v novém okně prohlížeče a lze je rovnou vytisknout nebo stáhnout.

Export: Nástupní a výstupní list (PDF)

Export vytiskne nástupní nebo výstupní list konkrétního procesu v modulu Nástup a odchod. List obsahuje hlavičku firmy, údaje o zaměstnanci a procesu, celý checklist a u výstupního procesu navíc přehled nevráceného majetku a vozidel. List má podpisové řádky pro zaměstnance a garanta a případně razítko firmy.

1. Otevřete detail procesu na kartě Základní údaje.
2. Klikněte na tlačítko Tisk.
3. Otevře se soubor ve formátu PDF, který lze vytisknout nebo stáhnout.

Výstupní formát: PDF

Export: Evidenční list OOPP (PDF)

Export vytiskne evidenční list vydaných ochranných pracovních prostředků k položce checklistu typu Ochranné pracovní prostředky v modulu Nástup a odchod. Tlačítko je bez popisku, jen s ikonou a bublinovou nápovědou „Evidenční list OOPP", a v checklistu procesu se zobrazuje jen uživateli s dostatečným oprávněním v modulu BOZP, případně samotnému zaměstnanci, kterého se položka týká.

1. V checklistu procesu najděte položku typu Ochranné pracovní prostředky.
2. Klikněte na ikonu evidenčního listu ve sloupci Akce.
3. Evidenční list se otevře jako PDF v novém okně.

Výstupní formát: PDF

Export: Žádost o pracovnělékařskou prohlídku (PDF)

Export vytiskne žádost o pracovnělékařskou prohlídku k položce checklistu typu Pracovnělékařská prohlídka v modulu Nástup a odchod. Tlačítko Tisk žádosti o prohlídku se zobrazí, jakmile je k položce napojená naplánovaná prohlídka; vedle něj je i ikona tužky pro úpravu naplánované prohlídky.

1. V checklistu procesu najděte položku typu Pracovnělékařská prohlídka s naplánovanou prohlídkou.
2. Klikněte na Tisk žádosti o prohlídku.
3. Žádost se otevře jako PDF v novém okně.

Výstupní formát: PDF

Automatické zpracování

Modul Nástup a odchod spouští každou noc automatické zpracování pro každou firmu, která má modul zapnutý. Zpracování přepočítává stavy běžících procesů, rozesílá e-mailové upomínky na blížící se nebo prošlé termíny a, pokud to firma povolila v nastavení, zakládá nové procesy podle data nástupu nebo odchodu zaměstnance. Stejný přepočet stavů proběhne i při běžném otevření detailu procesu.

Noční přepočet stavů a e-mailové upomínky

Automatické noční zpracování v modulu Nástup a odchod nejprve projde všechny běžící procesy, u každé jejich položky znovu zjistí stav z navazující agendy a aktualizuje počty (kolik je splněno, kolik po termínu) v hlavičce procesu – je to totéž, co se děje při otevření detailu procesu, jen hromadně. Následně rozešle e-mailové upomínky na blížící se nebo už prošlé termíny nesplněných položek podle kaskády nastavené volbou Upozornit před koncem platnosti. Vždy se pošle jen jedna, nejnaléhavější dosažená úroveň předstihu, aby po výpadku zpracování nepřišlo víc e-mailů najednou. Hlavním příjemcem je odpovědná osoba položky, garant procesu dostane kopii jen když je to v nastavení zapnuté a není to tatáž osoba. Bývalým zaměstnancům se e-mail neposílá. Posun termínu položky navíc vynuluje kaskádu už odeslaných upomínek, takže se upozornění na nový termín rozjedou od začátku.

Automatické zakládání navazujících záznamů

Má-li položka šablony v modulu Nástup a odchod zaškrtnuté Založit automaticky, spuštění procesu rovnou založí odpovídající záznam v cílové agendě – přiřadí zaměstnance ke školení, naplánuje pracovnělékařskou prohlídku (kategorie práce a rizikové faktory se předvyplní podle jeho pracovní pozice), založí smlouvu k podpisu nebo založí úkol. U položek typu Ochranné pracovní prostředky, Předání majetku, Vozidlo a Formulář k vyplnění se záznam automaticky nezakládá nikdy – chybí u nich údaje, které nejde odhadnout (velikost prostředku, co přesně se předává, které vozidlo, obsah formuláře); checklist u nich místo toho jen nabídne tlačítko do příslušné agendy.

Upozornění: Automatické zakládání celého procesu podle data nástupu nebo odchodu (volby Spouštět nástup / výstup podle data v nastavení modulu) je nutné navíc povolit u každé konkrétní šablony zvlášť; v aktuální verzi aplikace toto nastavení šablony není dostupné v uživatelském rozhraní. Dokud ho administrátor nenastaví jinou cestou, zakládejte procesy v modulu Nástup a odchod ručně tlačítkem Spustit proces.

Dohledávání existujících záznamů a návaznost mezi procesy

Když se automatické založení záznamu v cílové agendě odmítne, protože zaměstnanec odpovídající záznam už má (například platné školení nebo naplánovanou prohlídku), modul Nástup a odchod si takový existující záznam sám dohledá a napojí na něj checklist, aby položka nezůstala navždy nesplněná. Podobně se u vracejícího se zaměstnance hlídá, aby se k novému procesu nenapojil starý protokol o předání majetku nebo vozidla z předchozího pracovního poměru. Pokud se navázaný záznam v cizí agendě mezitím smaže, modul to pozná při dalším přepočtu a položku vrátí zpátky na stav Nesplněno.

Integrace s dalšími moduly

Modul Nástup a odchod sám o sobě nic nevykonává – u typovaných položek checklistu jen čte stav ze sedmi dalších agend a u položek se zaškrtnutým Založit automaticky do nich rovnou zapisuje nový záznam. Následující přehled popisuje propojení s jednotlivými moduly a směr toku dat u každého z nich.

• Úkoly: Položka checklistu typu Úkol se zaškrtnutým Založit automaticky založí v modulu Úkoly nový úkol s odpovědnou osobou položky (nebo garantem procesu) jako hlavním řešitelem a s termínem podle checklistu. Splnění položky se čte podle data vyřešení úkolu; tlačítko v checklistu vede na detail úkolu.
• Zaměstnanci: Proces v modulu Nástup a odchod se vždy zakládá pro konkrétního zaměstnance ze seznamu aktivních zaměstnanců vedených v modulu Zaměstnanci, odtud se vybírá i garant procesu a odpovědné osoby položek a šablonu lze omezit na konkrétní pracovní pozice. Položka typu Smlouva k podpisu založí záznam v agendě smluv zaměstnanců (typ smlouvy se vybírá ze šablon smluv vedených v modulu Zaměstnanci) a zkopíruje k ní přílohy ze šablony položky; tlačítko vede na detail smlouvy zaměstnance.
• Evidence majetku: Položka typu Předání majetku u nástupu jen dohledá existující předávací protokol v modulu Evidence majetku – nezakládá ho, protože neví, co přesně se má předat. U výstupu čte přímo z evidence majetku, co zaměstnanec podle záznamů stále eviduje jako svěřené, a tento seznam je i součástí tištěného výstupního listu.
• Formuláře: Položka typu Formulář k vyplnění odkazuje na konkrétní formulář v modulu Formuláře. Splněno je, jakmile ho zaměstnanec po zahájení procesu vyplní.
• Školení zaměstnanců: Položky typu Školení a Dokument k přečtení jdou stejnou cestou jako ruční přiřazení v modulu Školení zaměstnanců – spuštění procesu rovnou přiřadí školení (případně pošle informační e-mail podle nastavení modulu Nástup a odchod) a splnění se čte ze stavu tohoto přiřazení.
• BOZP: Položka typu Pracovnělékařská prohlídka naplánuje v modulu BOZP prohlídku s kategorií práce a rizikovými faktory předvyplněnými podle pracovní pozice zaměstnance; splněno je při závěru způsobilý, i s podmínkou. Položka typu Ochranné pracovní prostředky hlídá při nástupu buď konkrétní vybraný prostředek, nebo bez výběru celý normativ podle pozice, při výstupu hlídá, že zaměstnanec nemá nic nevráceného. Tlačítka vedou do evidence výdeje ochranných prostředků, na evidenční list a na tisk žádosti o prohlídku.
• Evidence vozidel: Položka typu Vozidlo hlídá při výstupu nevrácená vozidla v modulu Evidence vozidel a navíc upozorní, je-li zaměstnanec veden jako řidič vozidla, ke kterému vůbec žádný protokol neexistuje. Při nástupu dohledá nebo odkáže na protokol o předání vozidla.

Řešení problémů

Většina hlášek, se kterými se v modulu Nástup a odchod setkáte, souvisí buď s chybějícím oprávněním, nebo s tím, že se pokoušíte změnit něco, co se řídí jinou agendou. Následující přehled vysvětluje nejčastější situace a doplňuje pár tipů pro každodenní práci s procesy a šablonami.

Časté dotazy k modulu Nástup a odchod

Otázka: Proč se mi u zaměstnance nepodaří založit nový proces a zobrazí se hláška, že proces tohoto typu už běží?

Odpověď: Modul Nástup a odchod dovolí mít pro jednoho zaměstnance a jeden typ (nástup nebo výstup) jen jeden běžící proces zároveň. Dokončete nebo zrušte stávající proces, případně ho rovnou upravte místo zakládání nového.

Otázka: Proč nejde v checklistu ručně zatrhnout položku typu Školení nebo Smlouva k podpisu jako splněnou?

Odpověď: Typované položky checklistu v modulu Nástup a odchod se neplní ručně – stav se čte přímo z navazující agendy (školení, prohlídky, smlouvy, majetek, vozidla, úkoly, formuláře). Dokončete krok v příslušné agendě přes tlačítko v checklistu a položka se sama přepočítá na splněnou.

Otázka: Proč nejde upravit položku checklistu, i když na to mám právo?

Odpověď: Pokud je proces v modulu Nástup a odchod uzavřený, žádnou jeho položku nelze měnit. Nejprve proces vraťte tlačítkem Otevřít proces zpátky mezi běžící.

Otázka: Zapnul jsem v nastavení modulu volbu Spouštět nástup podle data nástupu, ale procesy se přesto nezakládají samy. Co s tím?

Odpověď: Automatické založení celého procesu vyžaduje navíc povolení u konkrétní šablony, které v aktuální verzi aplikace není dostupné v uživatelském rozhraní. Procesy proto zatím zakládejte ručně tlačítkem Spustit proces a obraťte se na administrátora, pokud automatické zakládání potřebujete.

Otázka: Proč u položky typu Ochranné pracovní prostředky nebo Předání majetku nevznikl záznam automaticky, i když jsem u ní v šabloně zaškrtl Založit automaticky?

Odpověď: U položek typu Ochranné pracovní prostředky, Předání majetku, Vozidlo a Formulář k vyplnění modul Nástup a odchod záznam nikdy nezakládá automaticky, protože chybí údaje, které nejde odhadnout. Checklist u nich místo toho nabízí tlačítko, kterým záznam založíte ručně v příslušné agendě.

Tipy pro efektivní práci s modulem Nástup a odchod

• Tip: Založte si v modulu Nástup a odchod šablony pro nejčastější pozice a typy procesů – ušetří to vyplňování stejných kroků checklistu při každém dalším nástupu nebo odchodu.
• Tip: Zaškrtnutí Založit automaticky u položek Školení, Pracovnělékařská prohlídka, Smlouva k podpisu a Úkol vám ušetří zakládání záznamu ručně v jiné agendě.
• Tip: Na záložce Moje položky zapněte přepínač Zobrazit i splněné položky, pokud potřebujete zpětně dohledat, co a kdy jste u zaměstnance splnili.
• Tip: Proces jde uzavřít i s nesplněnými nepovinnými položkami – potvrzovací dotaz vám předem ukáže, kolik jich zůstává, takže se rozhodnete s plným přehledem.
• Poznámka: Neaktivní šablona v modulu Nástup a odchod se dál nenabízí při zakládání nového procesu, ale zůstává dostupná pro úpravy a existující procesy založené podle ní se nijak nemění.