Přijaté faktury

Přehled

Modul Přijaté faktury slouží ke komplexní správě došlých faktur od dodavatelů. Umožňuje digitalizaci celého procesu od příjmu faktury přes schválení až po evidenci platby. Systém automatizuje workflow schvalování, vytěžování dat z přijatých dokumentů a zajišťuje kontrolu nad finančními závazky vůči dodavatelům.

Klíčové funkce

• Automatické vytěžení údajů z naskenovaných faktur pomocí AI (OCR)
• Vícekolové schvalování faktur s emailovými notifikacemi
• Kontrola duplicit podle variabilního symbolu a čísla faktury
• Export plateb do bankovních formátů (ABO, BEST)
• Export do účetních systémů ve formátu ISDOC a Excel
• Párování plateb s bankovními výpisy
• Kontrola dodavatelů na insolvenci a nespolehlivost plátce DPH
• Přijímání faktur z emailu nebo datových schránek
• Podpora více firem a středisek
• Provázání se zakázkami a objednávkami

Cílová skupina

Modul je určen pro asistentky, ekonomy, vedoucí pracovníky, účetní a další uživatele odpovědné za správu došlých faktur.

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Ekonomika → Přijaté faktury

Nastavení modulu

Přístup k nastavení: Hlavní menu → Nastavení → Přijaté faktury

V nastavení můžete konfigurovat:

• Email pro příjem faktur - emailová adresa, na kterou dodavatelé zasílají faktury
• Workflow schvalování - postupné nebo nezávislé schvalování
• Počet schvalovatelů - kolik podpisů je nutných ke schválení
• Automatické odpovědi - šablony pro potvrzení příjmu či zamítnutí faktury
• Střediska a zakázky - evidence pro nákladová střediska
• Volitelná pole - vlastní datová pole pro specifické potřeby firmy
• Export plateb - nastavení bankovních exportů
• ISDOC nastavení - konfigurace pro elektronické faktury

Uživatelská práva

Role	Oprávnění	Popis
Pozorovatel	Zobrazení	Prohlížení faktur bez možnosti úprav, může přidávat poznámky
Asistentka	Příprava faktur	Přidávání faktur, doplňování údajů, předávání ke schválení, mazání a obnova faktur
Schvalovatel	Schvalování	Schvalování nebo zamítání předložených faktur, mazání a obnova faktur
Finální schvalovatel	Konečné schválení	Závěrečné schválení faktury k proplacení
Účetní	Účetní zpracování	Export do účetního systému, kontrola zaúčtování

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Hlavní obrazovka modulu je rozdělena do několika sekcí:

• Filtr - rozšířené vyhledávání podle různých kritérií
• Přehled stavů - počty faktur v jednotlivých stavech (tlačítka pro rychlý filtr)
• Tabulka faktur - seznam faktur s nejdůležitějšími údaji
• Součty - celkové částky podle měn pro zobrazené faktury

Stavy faktur

Faktury procházejí těmito stavy:

Stav	Popis	Akce
Přijaté	Nově přijaté faktury čekající na zpracování	Doplnění údajů, předání ke schválení
Ke schválení	Faktury předané schvalovatelům	Schválení nebo zamítnutí
Schválené k proplacení	Schválené faktury čekající na platbu	Export plateb, párování s bankovními výpisy
Vyřízené	Zaplacené faktury	Export do účetnictví, archivace
Zamítnuté	Zamítnuté faktury	Vrácení dodavateli, náprava a opětovné předání

Filtry a vyhledávání

K dispozici jsou následující filtry:

• V názvu souboru - vyhledání podle názvu přílohy
• V souboru obsahuje - fulltextové vyhledávání v obsahu PDF příloh
• Faktury od - filtr podle emailu dodavatele
• Datum příjmu - rozsah data přijetí faktury
• Datum splatnosti - filtr podle splatnosti
• Pro firmu - pokud přijímáte faktury pro více firem
• Středisko - filtr podle nákladového střediska
• Zakázka - filtr podle přiřazené zakázky
• Schválil - filtr podle konkrétního schvalovatele
• Rok - filtr podle roku přijetí

Nad tabulkou je také pole Hledat pro rychlé vyhledávání v zobrazených fakturách.

Základní operace

Přidání nové faktury (naskenování)

1. Klikněte na tlačítko Přidat fakturu
2. V dialogovém okně vyplňte údaje:
   • Faktura od - vyberte dodavatele ze seznamu (povinné pole)
   • Pro firmu - pokud přijímáte faktury pro více firem
   • Středisko - přiřaďte k nákladovému středisku
   • Zakázka - propojení se zakázkou
   • Číslo faktury dodavatele - číslo uvedené na faktuře
   • Variabilní symbol - VS pro platbu
   • Částka bez DPH - základ daně
   • K platbě celkem - celková částka včetně DPH
   • Předmět/název - stručný popis faktury
   • Obsah/popis - podrobnější informace
3. Přetáhněte nebo vyberte soubory k nahrání (PDF, ISDOC, obrázky)
4. Klikněte na Uložit
5. Systém vytvoří záznam a přiřadí interní ID faktury

Tip: Pokud nahrajete PDF fakturu, systém může automaticky vytěžit údaje pomocí AI (číslo faktury, VS, částky, datum splatnosti). Zkontrolujte automaticky doplněné údaje.

Doplnění údajů u přijaté faktury

1. V přehledu faktur klikněte na fakturu pro otevření detailu
2. Kliknutím na jednotlivá pole můžete upravit údaje:
   • Číslo faktury dodavatele
   • Variabilní symbol
   • Částky (bez DPH, k platbě celkem)
   • Datum splatnosti
   • Způsob platby
   • Číslo bankovního účtu dodavatele
   • Předmět a popis
3. Změny se ukládají automaticky po potvrzení každého pole
4. Vpravo se zobrazuje náhled PDF přílohy pro snadné ověření údajů

Předání faktury ke schválení

1. Otevřete detail faktury
2. Zkontrolujte, že jsou vyplněny všechny povinné údaje
3. Klikněte na tlačítko Předat ke schválení
4. V dialogu vyberte schvalovatele:
   • Při postupném schvalování - vyberte pořadí schvalovatelů a finálního schvalovatele
   • Při nezávislém schvalování - označte schvalovatele (počet dle nastavení)
5. Volitelně vyberte účetní, kteří budou mít přístup k faktuře
6. Klikněte na Předat
7. Faktura se přesune do stavu Ke schválení
8. Vybraní schvalovatelé obdrží email s odkazem na schválení

Schválení faktury

1. Jako schvalovatel otevřete modul Přijaté faktury
2. Klikněte na záložku Ke schválení (zobrazí se počet čekajících faktur)
3. Otevřete detail faktury
4. Zkontrolujte správnost údajů a přílohy
5. Klikněte na tlačítko Schválit nebo Zamítnout
6. Pokud zamítáte, zadejte důvod zamítnutí v poznámce
7. Po schválení posledním schvalovatelem se faktura přesune do stavu Schválené k proplacení

Označení faktury jako proplacené

1. V záložce Schválené k proplacení otevřete fakturu
2. Klikněte na tlačítko Proplaceno
3. Zadejte datum proplacení
4. Při dílčích platbách zadejte také zaplacenou částku
5. Klikněte na Uložit
6. Faktura se přesune do stavu Vyřízené

Automatické párování: Pokud máte aktivní modul Bankovních výpisů, platby se mohou spárovat automaticky podle variabilního symbolu.

Pokročilé funkce

AI rozpoznání údajů z faktury (OCR)

Systém automaticky vytěžuje údaje z nahraných PDF faktur:

• Číslo faktury dodavatele
• Variabilní symbol
• Datum vystavení a splatnosti
• Částky (základ daně, DPH, celkem)
• Číslo bankovního účtu
• Údaje dodavatele (IČ, DIČ)

Jak to funguje:

1. Po nahrání PDF přílohy systém automaticky spustí AI analýzu
2. Vytěžené údaje se předvyplní do formuláře
3. Kontrolujte a v případě potřeby opravte automaticky doplněné údaje

Párování plateb s bankovními výpisy

Pokud používáte modul Bankovní výpisy:

1. V detailu faktury se zobrazí sekce Spárovaná platba
2. Systém automaticky hledá platby podle variabilního symbolu
3. Můžete ručně spárovat platbu kliknutím na ikonu propojení u bankovní transakce
4. Po spárování se automaticky vyplní datum proplacení
5. Faktura se přesune do stavu Vyřízené

Export plateb do banky

Pro hromadné proplacení faktur:

1. V záložce Schválené k proplacení klikněte na Export plateb
2. Vyberte parametry exportu:
   • Typ exportu - ABO (formát .kpc) nebo BEST (formát .ikm)
   • Platit z účtu - váš bankovní účet
   • Měna účtu - CZK, EUR, USD nebo jiná
3. V tabulce označte faktury k zaplacení pomocí checkboxů
4. Klikněte na Vygenerovat soubor pro import do banky
5. Stažený soubor naimportujte do internetového bankovnictví

Důležité: Zkontrolujte údaje v bance před potvrzením plateb.

Export do účetního systému (ISDOC)

Pro export do účetního software:

1. V záložce Schválené k proplacení nebo Vyřízené klikněte na ISDOC Export
2. Zadejte časové období:
   • Datum příjmu Od - začátek období
   • Datum příjmu Do - konec období
3. Volitelně zaškrtněte Vytvořit ISDOC pro všechny - vytvoří ISDOC i pro faktury bez elektronické podoby
4. Klikněte na Vygenerovat export
5. Stáhne se ZIP archiv obsahující:
   • ISDOC soubory (.isdoc) - elektronické faktury
   • PDF přílohy původních faktur
6. Archiv naimportujte do vašeho účetního systému

Excel export s přílohami pro účetní

1. Klikněte na tlačítko Excel Export s přílohami pro účetní
2. Zadejte časové období exportu
3. Vyberte, zda chcete exportovat jen vybrané faktury nebo všechny v období
4. Klikněte na Vygenerovat
5. Stáhne se ZIP obsahující:
   • Excel soubor s přehledem faktur
   • Složku s PDF přílohami pojmenovanými podle interního ID

Tisk schvalovacího protokolu

Pro evidenci schvalovacího procesu:

1. Otevřete detail faktury
2. Klikněte na tlačítko Schvalovací protokol
3. Vytiskne se PDF dokument obsahující:
   • Údaje o faktuře
   • Seznam schvalovatelů a jejich podpisy
   • Data a časy schválení
   • Poznámky ke schválení

Provázané faktury

Pro faktury které spolu souvisí (např. záloha a konečná faktura):

1. V detailu faktury najděte sekci Provázané faktury
2. Klikněte na Přidat provázanou fakturu
3. Vyberte související fakturu ze seznamu
4. Klikněte na Přidat
5. V sekci se zobrazí propojené faktury s odkazy na jejich detaily

QR kód k platbě

Pro faktury ve stavu Schválené k proplacení:

1. Otevřete detail faktury
2. Přejděte na záložku QR kód - k platbě
3. Zobrazí se QR kód pro platbu faktury
4. Naskenujte QR kód mobilní aplikací vaší banky
5. Platební údaje se automaticky předvyplní

Seznam ověřených dodavatelů

Pro kontrolu dodavatelů a automatické odpovědi:

1. V hlavním přehledu klikněte na záložku Seznam firem
2. Zobrazí se seznam dodavatelů s údaji:
   • Email dodavatele
   • Název firmy, IČ, DIČ
   • Status plátce DPH
   • Registrovaná čísla účtů u Finanční správy
   • Nespolehlivý plátce DPH (ano/ne)
   • Záznam v insolvenčním rejstříku
3. Kliknutím na Přidat firmu můžete přidat nového dodavatele
4. Údaje se automaticky aktualizují každých 12 hodin z veřejných rejstříků
5. Při výskytu insolvence nebo nespolehlivosti obdržíte upozornění emailem

Import dodavatelů:

• Importovat z modulu CRM - převezme firmy z CRM databáze
• Importovat XLSX - import z Excel souboru

Automatické odpovědi dodavatelům

V seznamu firem můžete nastavit:

• Odesílat automatické odpovědi - ano/ne pro každého dodavatele
• Výchozí/vlastní odpověď - použít šablonu z nastavení nebo vlastní text

Systém pak automaticky odesílá:

• Potvrzení o přijetí faktury
• Oznámení o zamítnutí včetně důvodu

Integrace s dalšími moduly

Bankovní výpisy

• Automatické párování plateb podle variabilního symbolu
• Zobrazení spárovaných plateb přímo v detailu faktury
• Automatické označení faktury jako proplacené po spárování
• Export platebních příkazů v bankovních formátech

Datové schránky (ISDS)

• Automatický příjem faktur z datových schránek
• Vytěžení údajů z ISDOC formátu
• Zobrazení informace o původu faktury (datová schránka vs. email)

Schvalování

• Propojení s centrálním modulem schvalování
• Schvalování faktur v mobilní aplikaci
• Emailové notifikace o čekajících fakturách

Zakázky (Contracts)

• Přiřazení faktury ke konkrétní zakázce
• Přehled všech faktur k zakázce
• Kontrola rozpočtu zakázky

Objednávky vydané (Orders)

• Propojení faktury s objednávkou
• Kontrola souladu faktury s objednávkou
• Přehled faktur k objednávce

CRM

• Import seznamu dodavatelů z CRM
• Synchronizace údajů o firmách
• Přístup k detailu dodavatele z faktury

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Mohu upravit již schválenou fakturu?

Řešení: Ano, ale pouze pokud má faktura právo úpravy schválených faktur. Pokud fakturu upravíte, vrátí se do stavu ke schválení a musí projít procesem znovu.

Otázka: Co když jsem omylem schválil špatnou fakturu?

Řešení: Fakturu můžete vrátit zpět kliknutím na tlačítko Zpět do přijatých. Faktura se vrátí do původního stavu a schvalovací proces se zruší.

Otázka: Systém nevytěžil správně údaje z PDF. Co mám dělat?

Řešení: AI rozpoznání není stoprocentní. Vždy zkontrolujte automaticky doplněné údaje a v případě potřeby je ručně opravte. Kvalita rozpoznání závisí na kvalitě skenování a formátu PDF.

Otázka: Jak mohu hromadně označit faktury jako proplacené?

Řešení: Použijte funkci párování s bankovními výpisy. Systém automaticky spáruje platby podle variabilního symbolu a faktury označí jako proplacené. Případně můžete faktury párovat ručně.

Otázka: Mohu přijímat faktury pro více firem na jeden účet?

Řešení: Ano, pokud máte aktivováno Přesměrování emailů v nastavení. Každá faktura pak obsahuje pole Pro firmu, kde určíte příjemce.

Otázka: Jak nastavím postupné schvalování podle výše částky?

Řešení: V nastavení aktivujte Definované schvalování podle částky a nastavte schvalovatele pro jednotlivé částkové limity (např. do 10 000 Kč schvaluje vedoucí oddělení, nad 10 000 Kč ředitel).

Otázka: Zobrazuje se mi duplicita variabilního symbolu, ale je to nová faktura. Co mám dělat?

Řešení: Upozornění je pouze informativní. Zkontrolujte, zda se skutečně nejedná o duplicitní fakturu. Pokud je faktura v pořádku, můžete upozornění ignorovat a fakturu uložit.

Otázka: Jak mohu vytisknout seznam faktur k proplacení?

Řešení: Použijte tlačítko Tisk faktur (příloh) v záložce Schválené k proplacení. Můžete také použít tlačítko Tisk přímo v tabulce.

Tipy pro efektivní práci

• Využívajte filtry: Pro rychlejší orientaci nastavte filtry podle středisek, zakázek nebo období.
• Pojmenování souborů: Při skenování používejte srozumitelné názvy souborů (např. číslo faktury dodavatele), usnadní to vyhledávání.
• Pravidelná kontrola: Denně kontrolujte nově přijaté faktury, abyste nepřekročili lhůty pro uplatnění DPH.
• PDF viewer: Využívejte vestavěný PDF prohlížeč s možností přidávání poznámek přímo do dokumentu.
• Automatické vytěžování: I když AI není stoprocentní, výrazně urychlí zadávání faktur. Vždy však údaje zkontrolujte.
• Párování plateb: Domluvte se s dodavateli na používání variabilních symbolů, usnadní to automatické párování plateb.
• Seznam ověřených firem: Průběžně aktualizujte seznam dodavatelů, systém pak automaticky kontroluje jejich důvěryhodnost.
• Export do účetnictví: Exportujte faktury v pravidelných intervalech (týdně/měsíčně) pro jednodušší účetní zpracování.
• Schvalovací protokoly: Archivujte schvalovací protokoly pro případné kontroly a audity.
• Mobilní aplikace: Schvalovatelé mohou schvalovat faktury přímo z mobilní aplikace eIntranet.

Klávesové zkratky

• Ctrl+S - Rychlé uložení změn (pokud je formulář otevřen)
• Esc - Zavření dialogového okna