Novinky

Přehled

Modul Novinky (oznámení, aktuality, intranetové zprávy) slouží ke snadnému předávání informací týkajících se chodu firmy. Umožňuje publikovat příspěvky různých typů, nastavit termíny jejich zobrazení a automaticky notifikovat zaměstnance e-mailem. Každá novinka může obsahovat formátovaný text, přílohy a hlavní fotografii.

Klíčové funkce

• Vytváření a publikace firemních novinek a oznámení
• Kategorizace příspěvků pomocí vlastních typů (s barvou a ikonou)
• Nastavení termínu zobrazení (od–do) a termínu události
• Automatické e-mailové notifikace všem uživatelům nebo vybraným skupinám
• Podpora příloh a hlavní fotografie příspěvku
• Ukládání konceptů před finálním zveřejněním
• Tři režimy zobrazení přizpůsobené různým způsobům prezentace obsahu
• Archiv starších novinek

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Novinky

Navigační cesta do modulu Novinky: klikněte na položku Novinky v hlavním menu aplikace. Počet nepřečtených novinek se zobrazuje jako číselný odznak vedle názvu modulu v menu.

Nastavení modulu Novinky

Konfigurace modulu Novinky je dostupná přes Nastavení → Novinky. Přístup do nastavení mají pouze administrátoři nebo uživatelé s oprávněním správce modulu. V nastavení lze konfigurovat typy novinek, přístupová práva a obecné parametry zobrazení.

Nastavení typů novinek

V nastavení modulu Novinky je možné spravovat vlastní typy příspěvků. Každý typ obsahuje:

• Název: Popis typu (např. Oznámení, Termín, Úkol)
• Barva: Barevné odlišení příspěvků daného typu v přehledu
• Ikona: Vizuální ikona zobrazená u názvu typu

Postup: Přidání nového typu novinek provedete kliknutím na tlačítko Přidat typ v sekci Nastavení typů novinek. Vyplňte název, vyberte barvu a ikonu, poté klikněte na Uložit.

Obecné parametry modulu Novinky

Oprávnění a přístupová práva k modulu Novinky

Přístupová práva k modulu Novinky se nastavují v sekci Nastavení → Novinky → Přístupová práva. Práva lze nastavit individuálně pro každého uživatele i pro celé pracovní skupiny (pozice).

Poznámka: Autor novinky může svůj vlastní příspěvek upravovat i při úrovni oprávnění „Číst, zapisovat", i když nemá právo mazat cizí záznamy.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Novinky

Hlavní obrazovka modulu Novinky zobrazuje seznam aktuálních příspěvků. Záhlaví obsahuje tlačítko Přidat novinku pro vytvoření nového příspěvku, přepínač pro zapnutí e-mailových notifikací a tlačítko Smazané pro správu smazaných záznamů. Nad seznamem novinek je dostupný panel filtrů (výchozně sbalený).

Filtry a vyhledávání v modulu Novinky

Panel filtrů v modulu Novinky rozbalíte kliknutím na záhlaví filtrovací sekce nebo na ikonu plus v pravém rohu. Při aktivním filtru se název sekce zobrazí červeně tučně, aby bylo zřejmé, že je filtr zapnutý.

• Filtr v názvu: Vyhledávání podle názvu novinky (částečná shoda)
• Filtr v obsahu: Vyhledávání v textu obsahu novinky
• Zadal: Filtrování podle autora novinky (výběr ze seznamu)
• Typ: Filtrování podle typu novinky (výběr ze seznamu typů)

Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Vyhledat. Pro zrušení filtrů klikněte na tlačítko Zrušit.

Regime zobrazení novinek

Modul Novinky podporuje tři způsoby zobrazení, které nastavuje administrátor v nastavení modulu:

• Typ 1 – Rozbalené karty: Každá novinka se zobrazuje jako samostatná karta s plným obsahem, přílohami a ikonami pro editaci
• Typ 2 – Náhledy s odkazem: Novinky se zobrazují jako náhledy s názvem a volitelnou fotografií; kliknutím na novinu se přejde na stránku detailu
• Typ 3 – Magazínový layout: Nejnovější novinka se zobrazuje jako velká karta vlevo, vedle ní jsou menší karty dalších tří novinek; starší příspěvky jsou dostupné přes tlačítko Archiv

Přihlášení k odběru novinek e-mailem

V záhlaví seznamu novinek najdete zaškrtávací pole Zasílat novinky na můj e-mail. Zaškrtnutím povolíte příjem e-mailových upozornění při přidání nové novinky. Nastavení se uloží automaticky při změně.

Základní operace

Postup: Vytvoření nové novinky

V modulu Novinky vytvoříte nový příspěvek následujícím postupem:

1. Klikněte na tlačítko Přidat novinku v pravém horním rohu
2. Vyplňte povinná pole ve formuláři:
   • Název: Stručný výstižný název novinky (povinné pole)
   • Typ: Vyberte typ příspěvku ze seznamu (povinné pole)
3. Nastavte Zobrazovat: Datum od–do, po které bude novinka viditelná v přehledu. Výchozí hodnota je dnešní datum a 7 dní dopředu
4. Nastavte Termín události (volitelně): Datum od–do spojené s událostí, o níž novinka informuje
5. Nahrajte Obrázek (volitelně, u typů zobrazení 2 a 3): Doporučený rozměr 600 × 360 px
6. Vyplňte Obsah: Text novinky s možností formátování. U magazínového zobrazení lze vložit oddělovač ___ (tři podtržítka) pro zkrácení náhledu na hlavní stránce
7. Přiložte Přílohy přetažením souborů do pole Dropzone nebo kliknutím do oblasti pro nahrání
8. Nastavte možnosti e-mailového odeslání (viz sekce E-mailové notifikace)
9. Klikněte na Uložit pro okamžité zveřejnění, nebo na Uložit jako koncept pro odložené zveřejnění

Tip: Do pole Název lze začít psát a systém nabídne doplnění podle dříve použitých názvů.

Postup: Úprava existující novinky

V modulu Novinky lze upravit vlastní novinky (při oprávnění „Číst, zapisovat") nebo jakoukoliv novinku (při oprávnění „Číst, zapisovat, mazat").

1. Najděte novinku v přehledu
2. Klikněte na ikonu tužky (Upravit záznam) u dané novinky, nebo otevřete detail novinky a klikněte na tlačítko Upravit
3. Proveďte požadované změny ve formuláři
4. Klikněte na Uložit

Upozornění: U již zveřejněné novinky (která není konceptem) se při uložení znovu nerozesílají e-mailové notifikace. Opakované rozeslání e-mailu nastane pouze při ukládání novinky, která dosud nebyla odeslána (příznak konceptu).

Postup: Smazání novinky

Novinku lze smazat z přehledu nebo z detailu záznamu. Pro smazání je nutné mít oprávnění „Číst, zapisovat, mazat" nebo být autorem dané novinky s oprávněním alespoň „Číst, zapisovat" a zároveň mít právo mazat (úroveň 3).

1. U novinky klikněte na ikonu X (Smazat záznam)
2. V dialogovém okně potvrďte smazání kliknutím na Ano

Smazané novinky jsou přístupné přes tlačítko Smazané v záhlaví modulu (vyžaduje nejvyšší úroveň oprávnění).

Postup: Zobrazení detailu novinky

Detail novinky zobrazíte kliknutím na název novinky (u typů zobrazení 2 a 3) nebo použitím ikony oka (Detail) u novinky v přehledu. Stránka detailu zobrazuje celý obsah novinky, typ s barvou a ikonou, termín zobrazení, přílohy a informaci o autorovi a datu vytvoření.

Pokročilé funkce

Koncepty novinek

Novinka uložená jako koncept je viditelná pouze jejímu autorovi (a administrátorům), ale ostatním uživatelům se nezobrazuje. Koncept slouží k přípravě příspěvku před jeho zveřejněním.

• Novinka uložená jako koncept je označena textem Koncept zelenou barvou
• Při editaci konceptu lze nastavit e-mailové notifikace, které se odešlou při finálním uložení
• Finální zveřejnění provedete úpravou novinky a kliknutím na Uložit (bez volby Uložit jako koncept)

E-mailové notifikace při přidání novinky

Při vytváření nové novinky (nebo při finalizaci konceptu) lze nastavit automatické odeslání e-mailové notifikace uživatelům. Nastavení notifikací se zobrazuje pouze u nových novinek nebo u novinek ve stavu konceptu.

Poznámka: E-mailové notifikace se odesílají automaticky po uložení novinky. Detail o odeslání (seznam adresátů, čas odeslání) lze zobrazit kliknutím na ikonu oka (Detail) v přehledu nebo detailu novinky.

Zobrazení detailu odeslání e-mailů

Pro každou novinku lze zobrazit informace o tom, jak a komu byly odeslány e-mailové notifikace. Tuto funkci zpřístupní ikona oka (Detail) u dané novinky – zobrazí se modální okno s těmito informacemi:

• Zda byl e-mail odeslán všem uživatelům
• Skupiny, kterým byl e-mail odeslán
• Zda byl e-mail odeslán jako skrytá kopie (BCC)
• Zda byly přiloženy přílohy
• Datum a čas odeslání e-mailů
• Kompletní seznam e-mailových adres, na které bylo odesláno
• Zda jde o koncept

Hlavní fotografie novinky (úprava a ořez)

U novinek s nahranou hlavní fotografií (dostupné u typů zobrazení 2 a 3) lze fotografii dodatečně upravit a oříznout. Postup: Přejděte na detail novinky, klikněte na ikonu ořezu (Upravit hlavní fotografii). Zobrazí se nástroj pro ořez, kde můžete:

• Otočit fotografii kliknutím na tlačítko Otočit
• Přiblížit nebo oddálit posuvníkem a posunout výřez bílým obdélníkem
• Uložit výsledek kliknutím na tlačítko Uložit

Tip: Ideální rozměr hlavní fotografie je 600 × 360 px. Nástroj pro ořez výsledný výřez automaticky přizpůsobí na tento rozměr.

Oddělovač obsahu pro magazínový layout

Při použití typu zobrazení 3 (magazínový layout) lze v textu novinky použít oddělovač ___ (tři podtržítka za sebou). Vše před oddělovačem se zobrazí v náhledu na hlavní stránce, celý text se zobrazí v detailu novinky. Oddělovač pomáhá přizpůsobit délku náhledu bez zkracování plného obsahu.

Archiv novinek

Při použití magazínového layoutu (typ zobrazení 3) a zapnuté volbě archivace lze od čtvrté novinky starší příspěvky zobrazit kliknutím na tlačítko ARCHIV. Archiv zobrazuje všechny novinky v chronologickém pořadí jako náhledy s odkazem na detail. Zpět na hlavní pohled se vrátíte kliknutím na odkaz Zpět.

Novinky pro nový dokument

Modul Novinky je možné propojit s modulem Dokumenty – při přidání nového dokumentu lze automaticky vytvořit novinku informující o jeho zveřejnění. Novinka v takovém případě obsahuje přímý odkaz na daný dokument v systému.

Integrace s dalšími moduly

• Dokumenty: Při přidání nového dokumentu lze automaticky vytvořit novinku s odkazem na dokument
• Zaměstnanci (uživatelé): Nastavení odběru novinek e-mailem je součástí profilu každého uživatele; přístupová práva jsou definována v nastavení modulu
• Skupiny uživatelů: E-mailové notifikace lze cílit na konkrétní pracovní skupiny (pozice) definované v systému

Řešení problémů

Časté dotazy k modulu Novinky

Otázka: Proč nevidím tlačítko Přidat novinku?

Řešení: Tlačítko Přidat novinku se zobrazuje pouze uživatelům s oprávněním alespoň „Číst, zapisovat". Pokud tlačítko chybí nebo je neaktivní, obraťte se na administrátora systému, aby upravil vaše přístupová práva v nastavení modulu Novinky.

Otázka: Novinku jsem uložil, ale ostatní ji nevidí. Proč?

Řešení: Zkontrolujte dvě věci: (1) Zda jste novinku neuložili jako Koncept – koncepty vidí pouze jejich autor a administrátoři. (2) Zda je správně nastaven termín zobrazení – novinka se zobrazuje pouze v nastaveném období (pole „Zobrazovat od–do"). Novinka se nezobrazí, pokud datum „Zobrazovat od" leží v budoucnosti nebo datum „Zobrazovat do" je v minulosti.

Otázka: Nepřišel mi e-mail o nové novince, přestože mám zaškrtnuto Zasílat novinky na můj e-mail.

Řešení: E-mailové notifikace se odesílají pouze tehdy, pokud autor novinky při ukládání zaškrtl volbu „Emailem všem" nebo pokud jste zařazeni do skupiny, které byl e-mail cílen. Pokud autor žádnou e-mailovou volbu nezaškrtl, e-mail se odešle pouze uživatelům se zapnutým odběrem. Detail o odeslání zjistíte kliknutím na ikonu oka u dané novinky.

Otázka: Jak mohu změnit typ nebo barvu novinek?

Řešení: Typy novinek spravuje administrátor v sekci Nastavení → Novinky → Nastavení typů novinek. Zde lze přidávat nové typy, měnit jejich název, barvu a ikonu.

Otázka: Ikona oka (Detail) u novinky se nezobrazuje. Jak zobrazím informace o odeslání e-mailu?

Řešení: Ikona oka (Detail odeslání) se zobrazuje pouze autorovi novinky nebo uživatelům s oprávněním „Číst, zapisovat, mazat". Pokud ikona chybí, nemáte dostatečné oprávnění pro zobrazení těchto informací.

Tipy pro efektivní práci s modulem Novinky

• Tip: Pro přehledné členění novinek si vytvořte dostatečné množství typů (Oznámení, Pozvánka, Důležité upozornění apod.) s výraznými barvami – rychle se zorientujete v seznamu
• Tip: Při psaní delšího příspěvku pro magazínový layout vložte oddělovač ___ za první odstavec, aby se na hlavní stránce zobrazoval pouze krátký úvod
• Tip: Koncepty slouží ke spolupráci na přípravě novinky – uložte rozepsaný příspěvek jako koncept a dokončete jej kdykoli později
• Tip: Pokud chcete informovat pouze část zaměstnanců, použijte při ukládání novinky tlačítko Poslat pouze skupinám a vyberte příslušné skupiny – e-mail dorazí pouze jim
• Tip: Hlavní fotografii lze po nahrání dodatečně oříznout pomocí ikony ořezu – ideální je dodržet poměr stran 5:3 (600 × 360 px)