Zaměstnanci a uživatelé

Přehled modulu

Účel modulu

Modul Zaměstnanci/Uživatelé slouží ke komplexní správě uživatelských účtů a evidenci zaměstnanců ve Vaší firmě. Umožňuje nastavit přístupová práva do aplikace, evidovat personální údaje, spravovat organizační strukturu a definovat pozice (skupiny) uživatelů.

Klíčové funkce

• Správa uživatelských účtů pro přístup do aplikace eIntranet.net
• Evidence zaměstnanců včetně personálních údajů a kontaktních informací
• Nastavení přístupových práv k jednotlivým modulům aplikace
• Správa pozic (skupin) uživatelů a hromadné přiřazování práv
• Import uživatelů z Excelu nebo LDAP serveru
• Konfigurace volitelných polí pro specifické potřeby Vaší firmy
• Organizační diagram s grafickým zobrazením hierarchie
• Poznámky a dokumenty u zaměstnanců s možností interních poznámek

Cílová skupina

Tento modul je určen pro:

• Globální správce systému - kompletní správa všech uživatelů a nastavení
• Správce modulu Zaměstnanci - správa zaměstnanců a jejich údajů
• Personalisté a HR oddělení - evidence zaměstnanců, personální údaje, poznámky
• Vedoucí pracovníky - přehled podřízených v organizačním diagramu

Vstup do modulu

Nastavení uživatelů (administrace)

Cesta: Hlavní menu → Nastavení → Uživatelé

V této sekci můžete spravovat uživatelské účty, nastavovat přístupová práva, vytvářet pozice a konfigurovat modul.

Modul Zaměstnanci (běžná práce)

Cesta: Hlavní menu → Zaměstnanci

Tato sekce slouží k prohlížení seznamu zaměstnanců, jejich detailů a organizačního diagramu.

Nastavení a konfigurace

Záložky v Nastavení → Uživatelé

Záložka	Popis
Uživatelé aplikace	Seznam všech uživatelských účtů s možností přidání, editace a mazání
Pozice (skupiny) uživatelů	Správa pozic a skupin pro hromadné přiřazování uživatelů a práv
Obecná nastavení	Konfigurace modulu - organizační diagram, zobrazení data narození, přání k narozeninám
Práva k modulu zaměstnanci	Detailní nastavení oprávnění pro každého uživatele k modulu Zaměstnanci
Volitelná pole	Definice vlastních polí pro specifické údaje o zaměstnancích
LDAP	Nastavení připojení k LDAP serveru pro import uživatelů

Obecná nastavení modulu

Organizační diagram

Zapne/vypne zobrazení organizačního diagramu v modulu Zaměstnanci. Pokud je zapnutý, uživatelé s příslušnými právy mohou prohlížet grafickou strukturu firmy.

Položka firma u uživatelů

Umožňuje rozlišovat uživatele podle firmy. Využívá se zejména v případě, kdy v jednom eIntranetu evidujete zaměstnance více firem a chcete mít oddělené organizační diagramy pro každou firmu.

Zobrazovat datum narození

Pokud je zapnuto, datum narození je viditelné pro všechny uživatele s přístupem k modulu Zaměstnanci (kromě případů, kdy má uživatel zaškrtnuto "Skrýt pro ostatní").

Zobrazovat přání k narozeninám na úvodní stránce

Pokud je zapnuto, na úvodní stránce (Dashboard) se automaticky zobrazují blahopřání k narozeninám pro uživatele, kteří mají dnes narozeniny.

Uživatelská práva k modulu Zaměstnanci

Práva určují, co může uživatel v modulu Zaměstnanci dělat. Nastavují se v záložce Práva k modulu zaměstnanci.

Úroveň práv	Popis
Bez přístupu (0)	Uživatel modul Zaměstnanci nevidí v menu a nemá k němu žádný přístup
Zobrazení svých údajů (1)	Uživatel vidí pouze své vlastní informace v detailu
Zobrazení všech zaměstnanců (5)	Uživatel může prohlížet seznam všech zaměstnanců a jejich veřejné údaje
Úprava zaměstnanců mimo hesel (10)	Uživatel může upravovat údaje zaměstnanců, ale nemůže měnit hesla a přístupová práva

Doplňková práva

Právo	Popis
Vidět detailní informace (PERSONÁLNÍ)	Uživatel vidí citlivé údaje jako datum narození, i když je má zaměstnanec skryté
Vidět interní poznámky	Uživatel může číst interní poznámky u vybraných zaměstnanců nebo pozic
Upravovat informace o sobě	Uživatel může editovat své vlastní údaje (jméno, telefon, atd.)
Mazat poznámky u uživatelů	Uživatel může mazat poznámky u vybraných zaměstnanců nebo pozic

Uživatelské rozhraní

Modul Zaměstnanci - hlavní obrazovka

Hlavní obrazovka modulu Zaměstnanci obsahuje dvě hlavní záložky:

1. Seznam zaměstnanců

Zobrazuje tabulku se všemi zaměstnanci. Tabulka obsahuje tyto sloupce:

• Příjmení, Jméno
• Firma (pokud je zapnuta funkce více firem)
• Email
• Datum narození (pokud je zapnuto zobrazení)
• Mobil / Tel. (linka)
• Kancelář
• Pozice
• Osobní číslo
• Nadřízený
• Středisko
• Organizační jednotka
• Volitelná pole (pokud jsou definována a uživatel má právo je vidět)
• Správce (označení, zda je uživatel globální správce)

Funkce v tabulce:

• Vyhledávání - textové pole v pravém horním rohu
• Excel - export dat do Excel souboru
• Print - tisk tabulky
• ColVis - výběr sloupců, které se mají zobrazit/skrýt
• SearchBuilder - pokročilé filtrování s možností kombinace více podmínek

Kliknutím na zaměstnance v seznamu se otevře jeho detail.

2. Organizační diagram

Grafické zobrazení organizační struktury firmy podle nadřízených.

Tlačítka:

• Rozbalit vše - zobrazí všechny úrovně hierarchie
• Sbalit vše - sbalí všechny úrovně kromě nejvyšší
• Schválit organizační strukturu - pouze pro globální správce, formálně potvrdí aktuální strukturu

Ovládání: Kliknutím na uživatele v diagramu rozbalíte/sbalíte jeho podřízené.

Nastavení → Uživatelé - hlavní obrazovka

Tlačítka v záložce Uživatelé aplikace:

• Přidat uživatele - standardní přidání nového uživatele s vyplněním všech údajů včetně hesla
• Přidat uživatele - zavede se sám uživatel - uživatel dostane emailem odkaz a sám si nastaví heslo při prvním přihlášení
• Import uživatelů z XLSX - hromadný import uživatelů z Excel souboru

Základní operace

Vytvoření nového uživatele

1. 1Přejděte do Nastavení → Uživatelé
2. 2Klikněte na tlačítko Přidat uživatele
3. 3Vyplňte povinná pole:
   • Jméno - povinné
   • Příjmení - povinné
   • Email - povinné, musí být unikátní v rámci firmy
   • Heslo - povinné u nového uživatele, minimálně 5 znaků s alespoň jedním číslem
   • Heslo pro kontrolu - musí se shodovat s prvním heslem
4. 4Volitelně vyplňte další údaje:
   • Datum narození
   • Mobil, Telefon/linka
   • Nadřízený (výběr z existujících uživatelů)
   • Firma (pokud je zapnuta možnost více firem)
   • Kancelář
   • Pozice (lze vybrat více nebo vytvořit novou přímo v selectu)
   • Osobní číslo
   • Středisko
   • Organizační jednotka
   • Bydliště
   • Číslo účtu
   • Stát výkonu práce
5. 5Skrýt pro ostatní: U vybraných polí (datum narození, email, mobil) můžete zaškrtnout, aby je neviděli běžní uživatelé
6. 6Nastavte přístup do aplikace:
   • Aktivní - zaškrtněte pro povolení přístupu (u nového uživatele je defaultně zaškrtnuto)
   • Globální správce - přístup do všech nastavení (nelze kombinovat se správcem modulů)
   • Správce modulů - výběr modulů, ke kterým má uživatel přístup do nastavení
7. 7Volitelná pole: Vyplňte vlastní pole definovaná ve Volitelných polích (pokud jsou nastavena)
8. 8Externista: Pokud je uživatel externista:
   • Zaškrtněte "Externista"
   • Vyberte moduly, které má vidět v menu
9. 9Zaslat email s přístupem: Zaškrtněte, pokud chcete automaticky odeslat přihlašovací údaje novému uživateli emailem
10. 10Klikněte na Uložit

Editace uživatele

Z Nastavení → Uživatelé

1. V tabulce uživatelů klikněte na ikonu tužky u příslušného uživatele
2. Upravte potřebné údaje
3. Klikněte na Uložit

Z modulu Zaměstnanci

1. Otevřete Zaměstnanci z hlavního menu
2. Klikněte na zaměstnance v seznamu pro otevření detailu
3. Klikněte na tlačítko Upravit
4. Upravte údaje a klikněte na Uložit

Kopírování uživatele včetně práv

Pokud potřebujete vytvořit nového uživatele se stejnými právy jako má jiný uživatel:

1. V Nastavení → Uživatelé najděte uživatele, jehož práva chcete zkopírovat
2. Klikněte na ikonu kopírování (dvě stránky)
3. Systém vytvoří formulář s právy zkopírovanými z původního uživatele
4. Vyplňte jméno, příjmení, email a heslo pro nového uživatele
5. Upravte případně další údaje
6. Klikněte na Uložit jako nového uživatele

Deaktivace uživatele

Pokud zaměstnanec odchází z firmy, ale chcete zachovat jeho data (např. vytvořené dokumenty, úkoly atd.):

1. Otevřete editaci uživatele
2. Odškrtněte políčko Aktivní
3. Klikněte na Uložit

Uživatel již nebude mít přístup do aplikace, ale jeho data zůstanou zachována a budou viditelná v historii.

Mazání uživatele

1. V tabulce uživatelů klikněte na ikonu koše u příslušného uživatele
2. Potvrďte smazání v dialogovém okně

Správa pozic (skupin) uživatelů

Pozice umožňují seskupovat uživatele podle jejich role ve firmě a hromadně nastavovat práva.

Zobrazení pozic

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé → záložka Pozice (skupiny) uživatelů
2. Vidíte seznam všech pozic s přiřazenými uživateli

Editace názvu pozice

1. Klikněte na ikonu tužky u názvu pozice
2. Upravte název a uložte

Přidání uživatele do skupiny

1. Klikněte na tlačítko Přidat uživatele u příslušné pozice
2. Vyberte uživatele ze seznamu
3. Potvrďte výběr

Odebrání uživatele ze skupiny

1. Klikněte na ikonu mínus u uživatele v seznamu dané pozice

Kopírování práv mezi pozicemi

1. Klikněte na tlačítko Kopírovat do pozice (skupiny) u zdrojové pozice
2. Vyberte cílovou pozice, do které chcete práva zkopírovat
3. Potvrďte kopírování

Smazání pozice

Pozici lze smazat pouze pokud v ní nejsou žádní uživatelé. Nejprve odeberte všechny uživatele z pozice.

Vyhledávání a filtrování zaměstnanců

Základní vyhledávání

1. V pravém horním rohu tabulky je vyhledávací pole
2. Zadejte hledaný text (jméno, email, pozice, středisko...)
3. Tabulka se automaticky filtruje dle zadaného výrazu

Pokročilé filtrování (SearchBuilder)

1. Klikněte na tlačítko SearchBuilder
2. Přidejte podmínky filtrování:

• Vyberte sloupec
• Vyberte operátor (obsahuje, rovná se, nezačíná na...)
• Zadejte hodnotu

Můžete přidat více podmínek spojených pomocí AND/OR

Filtr se aplikuje automaticky

Pokročilé funkce

Import uživatelů z Excelu

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé
2. Klikněte na tlačítko Import uživatelů z XLSX
3. V dialogu klikněte na odkaz ukázkový excel a stáhněte vzorový soubor
4. Vyplňte Excel ve stejném formátu:
   • Každý řádek = jeden uživatel
   • Sloupce: Jméno, Příjmení, Email, Heslo, Mobil atd.
   • Maximálně 200 uživatelů najednou
5. Nahrajte soubor pomocí tlačítka Procházet
6. Klikněte na Importovat

LDAP integrace

LDAP integrace umožňuje automatický import uživatelů z Vašeho firemního LDAP serveru (např. Active Directory).

Nastavení připojení

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé → záložka LDAP
2. Vyplňte údaje o Vašem LDAP serveru:
   • IP adresa Vašeho LDAP serveru - např. 192.168.1.10
   • Port - standard: 389, SSL: 636
   • SSL - zaškrtněte pokud používáte SSL
   • TLS - zaškrtněte pokud používáte TLS
   • Base DN - např. dc=firma,dc=cz
   • Uživatelské jméno - pro read-only přístup k LDAP
   • Heslo - pro read-only přístup k LDAP
3. Klikněte na Otestovat připojení pro ověření správnosti nastavení
4. Pokud je připojení úspěšné, můžete importovat uživatele z LDAP

Import z LDAP

Po nastavení LDAP připojení můžete v pravidelných intervalech importovat nebo aktualizovat uživatele. Systém synchronizuje základní údaje uživatelů z LDAP.

Volitelná pole (Custom fields)

Volitelná pole umožňují evidovat specifické informace o zaměstnancích, které nejsou součástí standardních polí.

Vytvoření vlastního pole

1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé → záložka Volitelná pole
2. V tabulce vyberte volné ID (0-15)
3. Vyplňte:
   • Název pole - jak se bude pole jmenovat (např. "Velikost oblečení", "Stravovací preference")
   • Typ pole - výběr z dostupných typů:
     • Soubor - umožňuje nahrát soubor
     • Text - 1 řádek - krátký text (např. číslo průkazu)
     • Text - více řádků - delší text (např. poznámky)
   • Vidět kdokoliv - zaškrtněte, pokud všichni uživatelé s právem "Zobrazení všech zaměstnanců" mohou pole vidět
   • Vidět pouze - vyberte konkrétní uživatele, kteří mohou pole vidět (pokud není zaškrtnuto "Vidět kdokoliv")
   • Upravovat kdokoliv - zaškrtněte, pokud všichni s právem "Úprava zaměstnanců mimo hesel" mohou pole upravovat
   • Upravovat pouze - vyberte konkrétní uživatele, kteří mohou pole upravovat
4. Pole se automaticky ukládá při změně
5. Pole se poté zobrazí ve formulářích pro přidání/editaci uživatelů

Výběr uživatelů pro oprávnění

1. Klikněte na tlačítko Vybrat uživatele u příslušného pole
2. V dialogu zaškrtněte uživatele, kteří mají mít přístup
3. Uložte výběr

Poznámky a dokumenty u zaměstnanců

Poznámky umožňují evidovat různé informace o zaměstnancích - od hodnocení přes disciplinární řízení až po běžné poznámky.

Přidání poznámky

1. Otevřete detail zaměstnance v modulu Zaměstnanci
2. V sekci Poznámky/Dokumenty klikněte na Přidat poznámku
3. Vyplňte:
   • Poznámka - text poznámky
   • Interní - zaškrtněte, pokud má být poznámka viditelná pouze pro oprávněné uživatele
   • Přílohy - nahrajte související soubory (např. sken dokumentu)
4. Klikněte na Uložit

Interní poznámky - kdo je vidí?

Interní poznámky vidí pouze:

• Autor poznámky - ten, kdo poznámku vytvořil
• Samotný zaměstnanec - pokud má právo "Zobrazení svých údajů" nebo vyšší
• Uživatelé s oprávněním - ti, kteří mají právo "Vidět interní poznámky u uživatelů" pro daného zaměstnance nebo jeho pozici

Mazání poznámek

1. Poznámky může mazat pouze uživatel s oprávněním "Mazat poznámky u uživatelů"
2. Klikněte na ikonu koše u poznámky
3. Potvrďte smazání

Organizační diagram

Zobrazení organizačního diagramu

1. Otevřete modul Zaměstnanci
2. Klikněte na záložku Organizační diagram
3. Diagram zobrazuje hierarchii firmy podle nastavených nadřízených

Ovládání diagramu

• Rozbalit vše - zobrazí všechny úrovně hierarchie
• Sbalit vše - sbalí všechny úrovně kromě nejvyšší
• Kliknutí na uživatele - rozbalí/sbalí jeho podřízené

Schválení organizační struktury

Globální správce může formálně potvrdit aktuální organizační strukturu:

1. Klikněte na tlačítko Schválit organizační strukturu
2. Datum a jméno schvalovatele se zobrazí v patičce diagramu

Tato funkce se používá pro formální potvrzení struktury firmy (např. při auditu nebo přehlídce personální dokumentace).

Export dat

Export do Excelu

1. V tabulce zaměstnanců klikněte na tlačítko Excel
2. Data se exportují do Excel souboru s aktuálním filtrem
3. Soubor se stáhne do Vašeho počítače

Tisk

1. V tabulce klikněte na tlačítko Print
2. Otevře se náhled tisku
3. Můžete tisknout nebo uložit jako PDF

Výběr sloupců (ColVis)

1. Klikněte na tlačítko ColVis
2. Zaškrtněte/odškrtněte sloupce, které chcete zobrazit/skrýt
3. Nastavení se uloží pro příští návštěvu

Generování hesla

Při vytváření nebo editaci uživatele můžete automaticky vygenerovat bezpečné heslo:

1. V editačním formuláři uživatele klikněte na tlačítko Vygenerovat a zobrazit nové heslo
2. Systém automaticky vygeneruje bezpečné heslo (8 znaků + číslo)
3. Heslo se zobrazí v textovém poli (viditelné)
4. Zkopírujte heslo a předejte jej uživateli

Dvoufázové ověření (2FA)

Dvoufázové ověření (2FA) zvyšuje bezpečnost přihlašování pomocí jednorázových kódů z mobilní aplikace nebo SMS.

Vypnutí 2FA uživateli (administrátor)

Pokud uživatel ztratil/vyměnil telefon a nemůže se přihlásit:

1. Otevřete editaci uživatele v Nastavení → Uživatelé
2. Odškrtněte políčko Dvoufázové ověření
3. Uložte změny

Zapnutí 2FA (uživatel)

Uživatel si musí 2FA zapnout sám:

1. V aplikaci klikne na své jméno vpravo nahoře
2. Vybere Dvoufázové ověření
3. Naskenuje QR kód mobilní aplikací (např. Google Authenticator)
4. Potvrdí aktivaci zadáním kódu

Úprava fotografie zaměstnance

1. Otevřete detail zaměstnance v modulu Zaměstnanci
2. Klikněte na tlačítko Upravit foto
3. Nahrajte novou fotografii z počítače
4. Případně ořízněte foto na požadovaný formát pomocí ořezávacího nástroje
5. Klikněte na Uložit

Časté otázky a řešení problémů

Nemohu přidat dalšího uživatele

Příčina: Překročili jste limit předplacených uživatelů.

Řešení:

1. Zkontrolujte, kolik uživatelů máte předplaceno
2. Přejděte do Nastavení → Předplatné
3. Navyšte počet předplacených uživatelů

Email uživatele již existuje

Příčina: V rámci jedné firmy nelze mít dva uživatele se stejným emailem.

Řešení:

• Změňte email uživatele
• Zkontrolujte, zda uživatel již není v systému (možná byl pouze deaktivován)

Nemohu smazat pozici (skupinu)

Příčina: Pozici lze smazat pouze pokud v ní nejsou žádní uživatelé.

Řešení:

1. Nejprve odeberte všechny uživatele z pozice
2. Teprve poté můžete pozici smazat

Nemohu se odebrat jako globální správce

Příčina: V systému musí být vždy alespoň jeden globální správce.

Řešení:

1. Nejprve přidejte jiného uživatele jako globálního správce
2. Teprve poté můžete odebrat svá práva globálního správce

LDAP připojení nefunguje

Možné příčiny a řešení:

• IP adresa není povolena: Zkontrolujte, zda je IP adresa eIntranet.net povolena na Vašem LDAP serveru v pravidlech firewallu
• Špatné údaje: Ověřte správnost IP adresy, portu, Base DN, uživatelského jména a hesla
• SSL/TLS problémy: Zkuste vypnout SSL/TLS nebo změnit port
• Testování: Použijte tlačítko "Otestovat připojení" pro diagnostiku

Uživatel nevidí některá pole

Možné příčiny:

• Pole má zaškrtnuto "Skrýt pro ostatní" - zkontrolujte u konkrétního uživatele v editaci
• Omezené oprávnění ve Volitelných polích - zkontrolujte nastavení práv pro čtení daného pole
• Nedostatečná práva k modulu - ověřte, že uživatel má právo "Zobrazení všech zaměstnanců" nebo vyšší

Organizační diagram se nezobrazuje

Řešení:

1. Zkontrolujte, zda je zapnutý v Nastavení → Uživatelé → Obecná nastavení → Organizační diagram
2. Ověřte, že uživatel má právo "Zobrazení všech zaměstnanců" nebo vyšší
3. Zkontrolujte, zda jsou u zaměstnanců správně nastaveni nadřízení

Hesla se neshodují při ukládání

Příčina: Pole "Heslo" a "Heslo pro kontrolu" obsahují různé hodnoty.

Řešení:

1. Zadejte stejné heslo do obou polí
2. Můžete použít tlačítko "Vygenerovat a zobrazit nové heslo" pro automatické vyplnění obou polí

Tipy a doporučení

Struktura pozic

• Vytvořte pozice odpovídající struktuře Vaší firmy (Manažer, Účetní, Skladník, Technik...)
• Využijte pozice pro hromadné nastavení práv - nastavíte práva jednou na pozici a všichni uživatelé v ní je zdědí
• Pozice můžete použít i pro interní poznámky - nastavíte oprávnění na celou pozici místo jednotlivých uživatelů

Kopírování uživatelů

• Při přidávání více uživatelů se stejnými právy využijte funkci kopírování uživatele
• Vytvořte "vzorového" uživatele s nastavenými právy a ten pak kopírujte
• Ušetříte čas při nastavování oprávnění

Volitelná pole

• Využijte volitelná pole pro specifické informace Vaší firmy
• Příklady použití:
  • Velikost oblečení (pro firemní oděvy)
  • Stravovací preference (pro firemní akce)
  • Parkovací místo
  • Číslo průkazu
  • Datum nástupu do firmy
  • Typ pracovní smlouvy

Interní poznámky

• Používejte interní poznámky pro citlivé informace (hodnocení, disciplinární řízení, zdravotní informace)
• Nastavte oprávnění pouze pro personální oddělení nebo vedoucí pracovníky
• Nezapomeňte, že samotný zaměstnanec své interní poznámky vidí