Modul ePodpisy (eSignatures)

1. Přehled modulu

Modul ePodpisy (eSignatures) umožňuje vytváření, odesílání a správu dokumentů k elektronickému podpisu. Systém zajišťuje bezpečný proces podpisu s SMS ověřením, digitálním podpisovým plátnem a automatickou integrací podpisů do PDF dokumentů.

Hlavní funkce modulu

• Vytváření dokumentů k podpisu s přílohami (primárně PDF soubory)
• Odesílání dokumentů příjemcům emailem s unikátním odkazem pro podpis
• SMS ověření totožnosti podepisující osoby pomocí 6-místného kódu
• Digitální podpisové plátno pro kreslení podpisu myší nebo dotykem
• Automatické přidání podpisové stránky do PDF dokumentů
• Sloučení všech podpisů a dokumentů do jednoho konečného PDF
• Volitelný QR kód pro ověření pravosti dokumentu
• Kompletní historie všech změn a podpisů

Pro koho je modul určen

Modul využijí především:

• Manažeři - pro odesílání smluv a dohod zaměstnancům či partnerům
• HR oddělení - pro podpisování pracovních smluv, dodatků, dohod o provedení práce
• Právní oddělení - pro správu a archivaci podepsaných dokumentů
• Obchodní oddělení - pro uzavírání objednávek a obchodních smluv
• Zaměstnanci - pro jednoduché a rychlé podepsání dokumentů online

2. Základní nastavení modulu

Před začátkem práce s modulem je nutné provést základní konfiguraci v nastavení. K nastavení se dostanete z hlavní stránky modulu kliknutím na odkaz Nastavení v pravém horním rohu.

Vytvoření typů dokumentů

Prvním krokem je vytvoření jednotlivých typů dokumentů k podpisu. Každý typ má vlastní přístupová práva a nastavení.

1. V nastavení modulu klikněte na tlačítko Vytvořit typ dokumentů
2. Vyplňte název typu (např. "Pracovní smlouvy", "Dodatky ke smlouvám", "Objednávky")
3. Zadejte popis pro interní použití (vidí pouze uživatelé eIntranetu)
4. Nastavte výchozí počet dní platnosti dokumentu (standardně 7 dní)
5. Rozhodněte, zda má být na konci sloučeného dokumentu QR kód pro ověření pravosti
6. Uložte typ dokumentu

Nastavení přístupových práv

Po vytvoření typu dokumentu je nutné nastavit, kdo s ním může pracovat. Práva lze nastavit buď podle pozice/oddělení (týmová práva), nebo individuálně pro jednotlivé uživatele.

Úrovně přístupových práv

Úroveň	Název	Oprávnění
0	Bez přístupu	Uživatel nevidí tento typ dokumentů ani v nabídce
1	Vidí své dokumenty	Uživatel vidí pouze dokumenty, které sám vytvořil. Nemůže vytvářet nové.
5	Vidí své a může zakládat nové	Uživatel vidí své dokumenty, může vytvářet nové a odesílat je k podpisu
10	Vidí vše a může zakládat a upravovat vše	Uživatel vidí všechny dokumenty v daném typu, může vytvářet, upravovat (před odesláním) a generovat konečná PDF
15	Vše + mazat	Plná práva včetně mazání dokumentů a přístupu k odstraněným záznamům

Nastavení práv podle pozice

Týmová práva se nastavují v horní části tabulky přístupových práv (řádky s ikonou skupiny uživatelů). Tato práva se automaticky aplikují na všechny uživatele v dané pozici/oddělení.

1. V tabulce najděte řádek s názvem pozice (např. "Manažer", "HR")
2. Označte odpovídající úroveň práv zaškrtnutím políčka
3. Práva se uloží automaticky

Nastavení individuálních práv uživatele

Individuální práva se nastavují v dolní části tabulky, kde je seznam všech aktivních uživatelů.

1. V tabulce najděte konkrétního uživatele podle jména
2. Označte příslušnou úroveň práv
3. Individuální práva mají přednost před týmovými

Tip: Pro hromadné označení můžete použít tlačítka Označit vše v hlavičce každého sloupce.

Nastavení obecných parametrů typu

V sekci Nastavení obecných parametrů můžete upravit:

• Popis - interní: Poznámky viditelné pouze pro uživatele eIntranetu (např. "Použít pro pracovní smlouvy na dobu neurčitou")
• QR kód na konci sloučeného dokumentu: Pokud je zaškrtnuto, konečné PDF bude obsahovat QR kód, pomocí kterého lze ověřit pravost dokumentu a stáhnout jeho digitální kopii. QR kód chrání před neoprávněnými změnami v dokumentu.

Důležité: Po přegenerování konečného PDF se všemi podpisy bude QR kód ve starém PDF neplatný. Přegenerovat může pouze správce systému.

3. Práce s dokumenty k podpisu

Hlavní obrazovka modulu

Po otevření modulu ePodpisy se zobrazí horní navigační lišta s jednotlivými typy dokumentů. Každý typ je reprezentován samostatnou kartou (panelem).

Navigace a filtry

• Karty typů dokumentů: Kliknutím na název typu zobrazíte dokumenty daného typu
• Tlačítko "Vše": Zobrazí všechny dokumenty bez ohledu na stav podpisu
• Tlačítko "Pouze nepodepsané": Zobrazí jen dokumenty, které ještě někdo nepodepsal (nebo podepsalo méně osob, než kolik jich bylo odesláno)
• Tlačítko "+ Vytvořit nový dokument": Otevře formulář pro založení nového dokumentu (viditelné při právech 5 a výše)
• Tlačítko "Smazané": Zobrazí odstraněné dokumenty (pouze pro práva 15)

Sloupce v přehledu dokumentů

Sloupec	Popis
ID	Jedinečné číslo dokumentu
Název	Název dokumentu k podpisu
Vytvořil	Jméno uživatele, který dokument vytvořil
Datum vytvoření	Datum a čas vytvoření dokumentu
Popis	Popis dokumentu (vidí i podepisující osoba)
Přílohy	Seznam přiložených souborů
Odesláno na	Počet příjemců, kterým byl dokument odeslán k podpisu
Podpisů	Počet již provedených podpisů
Akce	Tlačítka pro otevření detailu, úpravu nebo smazání

Vytvoření nového dokumentu k podpisu

Pro vytvoření nového dokumentu postupujte následovně:

1. Na hlavní obrazovce modulu vyberte typ dokumentu kliknutím na příslušnou kartu
2. Klikněte na tlačítko + Vytvořit nový dokument
3. Otevře se dialogové okno s formulářem
4. Vyplňte Název dokumentu (povinné pole, např. "Pracovní smlouva - Jan Novák 2025")
5. Do pole Popis dokumentu napište stručný popis (tento text uvidí i osoba, která bude dokument podepisovat)
6. V sekci Přílohy přetáhněte nebo kliknutím nahrajte soubory:
   • PDF soubory: Na jejich konec bude automaticky přidána podpisová stránka s podpisem, datem, jménem a IP adresou
   • Ostatní soubory (Word, Excel apod.): Podpis bude zaznamenán pouze v systému, ne přímo v souboru
7. Klikněte na tlačítko Uložit & detail (uloží a otevře detail) nebo Uložit & přehled (uloží a vrátí na seznam)

Důležité: Po odeslání dokumentu k podpisu již nelze dokument upravovat. Ujistěte se, že máte vše správně vyplněno a připojeny správné soubory. Pokud potřebujete provést změny po odeslání, musíte dokument zkopírovat a vytvořit nový.

Detail dokumentu

Po uložení dokumentu se zobrazí stránka s detailem, která obsahuje dvě hlavní záložky:

Záložka "Základní údaje"

V této záložce najdete:

• Název a popis dokumentu
• Sekce Přílohy: Tlačítka pro stažení přiložených souborů
• Tabulka "Odesláno k podepsání": Seznam všech odeslaných žádostí o podpis s následujícími sloupci:
  • Datum odeslání: Kdy byl email s žádostí o podpis odeslán
  • Platné do: Do kdy je odkaz pro podpis platný
  • Na email: Email příjemce
  • Mobil: Telefonní číslo pro SMS ověření
  • Podepsáno: Zelené "Ano" s časem podpisu nebo červené "Ne"
  • Soubory s podpisem: Tlačítka pro stažení PDF s podpisy (soubory končící "-signed.pdf")
  • IP adresa: IP adresa, ze které byl dokument podepsán
  • Detail: Odkaz na podrobnosti konkrétního podpisu
• Konečné PDF (v patičce tabulky): Zobrazuje aktuální verzi sloučeného dokumentu se všemi podpisy. Tlačítko Vygenerovat konečné PDF - sloučit vše do jednoho a stáhnout výsledné PDF sloučí všechny PDF přílohy a všechny podpisové stránky do jednoho konečného dokumentu.

Záložka "Poznámky/Změny"

Tato záložka obsahuje kompletní historii všech operací provedených s dokumentem:

• Vytvoření dokumentu
• Odeslání k podpisu (s informací komu)
• Provedení podpisu (kdo a kdy)
• Generování konečného PDF
• Případné manuální poznámky uživatelů

Každý záznam obsahuje datum, jméno osoby a popis akce. Historie slouží pro audit a dohledání všech činností souvisejících s dokumentem.

4. Odeslání dokumentu k podpisu

Po vytvoření dokumentu můžete odeslat žádost o podpis jedné nebo více osobám.

Postup odeslání

1. Otevřete detail dokumentu
2. V sekci "Odesláno k podepsání" klikněte na tlačítko Odeslat k podpisu
3. Otevře se dialogové okno s formulářem
4. Vyplňte následující pole:
   • Komu (uživatel z eIntranetu): Vyberte uživatele ze seznamu. V seznamu se zobrazují pouze uživatelé, kteří mají zadaný email a platné české mobilní číslo ve formátu +420XXXXXXXXX. Po výběru se automaticky doplní email a telefon do dalších polí.
   • Komu - email: Email příjemce (povinné). Pokud odesíláte osobě mimo eIntranet, vyplňte email ručně.
   • Komu - telefon (mobil): České mobilní číslo ve formátu +420XXXXXXXXX (povinné). Na toto číslo bude zaslán SMS kód při podpisu.
   • Platné do: Datum, do kdy je odkaz pro podpis platný (výchozí hodnota je +7 dní od aktuálního data)
   • Kdy odeslat: Můžete zvolit okamžité odeslání nebo naplánovat odeslání v konkrétní hodinu během příštích 7 dní
5. Klikněte na tlačítko Odeslat & detail (odešle a zůstane na detailu) nebo Odeslat & přehled (odešle a vrátí se na seznam)

Co se stane při odeslání

Po odeslání proběhne následující proces:

1. Systém vygeneruje unikátní odkaz pro podpis s bezpečnostním hash kódem
2. Vygeneruje se náhodný 6-místný číselný kód pro SMS ověření
3. Na zadaný email se odešle zpráva obsahující:
   • Název dokumentu a jeho popis
   • Jméno odesílatele
   • Platnost odkazu
   • Odkaz na stránku pro podpis
   • Všechny PDF přílohy přímo v emailu
4. Do historie dokumentu se zapíše záznam o odeslání

Poznámka: SMS s ověřovacím kódem se neposílá automaticky při odeslání emailu, ale až když příjemce otevře odkaz pro podpis. To zajišťuje, že kód nepřijde příliš brzy a nevyprší.

Hromadné odesílání

Stejný dokument můžete odeslat více osobám. Každá osoba obdrží vlastní unikátní odkaz a vlastní SMS kód. Podpisy se zaznamenávají nezávisle na sobě.

Postup:

1. Odešlete dokument první osobě (viz postup výše)
2. Po dokončení opět klikněte na Odeslat k podpisu
3. Vyplňte údaje další osoby a odešlete
4. Opakujte podle potřeby

V tabulce "Odesláno k podepsání" se zobrazí všechny odeslané žádosti s aktuálním stavem podpisu.

5. Proces podpisu pro příjemce

Když příjemce obdrží email se žádostí o podpis, postupuje následovně:

Krok 1: Otevření odkazu

1. V emailu klikne na odkaz pro podpis dokumentu
2. Otevře se veřejná stránka pro podpis (bez nutnosti přihlášení do eIntranetu)
3. Stránka zobrazí:
   • Název a popis dokumentu
   • Platnost odkazu (do kdy lze podepsat)
   • Jméno odesílatele
4. V sekci "Dokumenty k podpisu" jsou tlačítka pro stažení všech přiložených souborů

Krok 2: Přijetí SMS kódu

Ihned po otevření stránky systém automaticky odešle SMS zprávu s 6-místným ověřovacím kódem na mobilní číslo příjemce. SMS zpráva obsahuje:

• 6-místný číselný kód (např. "123456")
• Text: "123456 je Váš kód pro podpis dokumentu [Název dokumentu]"

Poznámka: SMS se odešle pouze jednou při prvním otevření stránky, i když příjemce stránku obnoví.

Krok 3: Kontrola dokumentů

1. Příjemce si stáhne a prostuduje všechny přiložené dokumenty
2. Po přečtení a ověření obsahu pokračuje k podpisu

Krok 4: Podepsání dokumentu

Pokud je odkaz stále platný a dokument ještě nebyl podepsán, zobrazí se podpisový formulář:

1. Vyplnění jména: Do pole "Vaše jméno a příjmení" zadá své celé jméno
2. Nakreslení podpisu: Na bílém plátně nad textem "Podepište se prosím výše" nakreslí podpis myší (na počítači) nebo prstem (na mobilním zařízení/tabletu)
3. Zadání SMS kódu: Do pole "Ověřovací kód" zadá 6-místný číselný kód z přijaté SMS zprávy
4. Aktivace tlačítka: Tlačítko Podepsat se aktivuje automaticky, jakmile jsou vyplněna všechna tři pole (jméno, podpis na plátně, SMS kód)
5. Kliknutím na Podepsat odešle podpis

Krok 5: Potvrzení podpisu

Po úspěšném podpisu:

1. Zobrazí se zpráva: "Děkujeme, Váš podpis dokumentu byl uložen"
2. Podpisový formulář zmizí
3. Systém provede následující akce:
   • Uloží podpis jako PNG obrázek
   • Pro každou PDF přílohu vytvoří novou verzi s názvem "[Původní název]-signed.pdf"
   • Na konec každého PDF přidá podpisovou stránku obsahující:
     • Jméno podepisující osoby
     • Datum a čas podpisu
     • IP adresu, ze které bylo podepsáno
     • Obrázek podpisu
   • Odešle potvrzovací email podepisující osobě i odesílateli dokumentu
   • Do historie dokumentu zapíše záznam o provedení podpisu

Stavy odkazu

Odkaz pro podpis může být v následujících stavech:

• Platný a nepodepsaný: Zobrazí se podpisový formulář
• Již podepsáno: Zobrazí se zelený text "Tento dokument již byl podepsán"
• Vypršela platnost: Zobrazí se červený text "Dokument již není platný"

6. Generování konečného PDF

Po obdržení všech požadovaných podpisů můžete vygenerovat konečné sloučené PDF se všemi podpisy.

Postup generování

1. Otevřete detail dokumentu
2. Přejděte do záložky "Základní údaje"
3. Sjeďte dolů k tabulce "Odesláno k podepsání"
4. V patičce tabulky najdete sekci Konečné PDF se všemi podpisy
5. Klikněte na tlačítko Vygenerovat konečné PDF - sloučit vše do jednoho a stáhnout výsledné PDF
6. Systém automaticky:
   • Spojí všechny PDF přílohy v pořadí, v jakém byly nahrány
   • Za každou přílohu vloží všechny podpisové stránky
   • Pokud je v nastavení typu zapnutý QR kód, přidá na poslední stránku QR kód pro ověření pravosti
   • Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače
   • Konečné PDF se uloží do systému pro pozdější stažení

QR kód pro ověření pravosti

Pokud má typ dokumentu zapnutou volbu "QR kód na konci sloučeného dokumentu", konečné PDF bude obsahovat QR kód, který umožňuje:

• Ověřit, že dokument pochází z vašeho eIntranetu
• Zkontrolovat, že dokument nebyl po vygenerování změněn
• Stáhnout originální digitální verzi z vašeho systému

Důležité upozornění: Pokud přegenerujete konečné PDF (např. když dorazí další podpis), staré PDF s QR kódem bude neplatné. Proto má právo přegenerovat pouze správce systému. Pokud potřebujete přegenerovat, kontaktujte správce.

Kdy generovat konečné PDF

Konečné PDF doporučujeme generovat až když:

• Máte všechny požadované podpisy
• Nepředpokládáte další změny nebo podpisy
• Potřebujete dokument archivovat nebo předat třetí straně

Můžete jej však vygenerovat kdykoli a později znovu přegenerovat po obdržení dalších podpisů (pokud máte příslušná práva).

7. Běžné pracovní postupy

Scénář 1: Podepsání pracovní smlouvy se zaměstnancem

1. V modulu ePodpisy vyberte typ "Pracovní smlouvy"
2. Klikněte na + Vytvořit nový dokument
3. Název: "Pracovní smlouva - Jan Novák - 2025"
4. Popis: "Pracovní smlouva na dobu neurčitou na pozici Programátor"
5. Nahrajte PDF se smlouvou
6. Klikněte Uložit & detail
7. V detailu klikněte Odeslat k podpisu
8. Vyberte zaměstnance "Jan Novák" ze seznamu
9. Zkontrolujte email a telefon
10. Platnost ponechejte 7 dní
11. Klikněte Odeslat & detail
12. Zaměstnanec obdrží email, otevře odkaz, obdrží SMS kód
13. Zaměstnanec si přečte smlouvu, podepíše na plátně, zadá SMS kód a klikne Podepsat
14. Vy obdržíte potvrzovací email
15. V detailu dokumentu uvidíte v tabulce zelené "Ano" ve sloupci Podepsáno
16. Stáhnete si podepsané PDF (soubor končící "-signed.pdf")
17. Až budete připraveni, kliknete Vygenerovat konečné PDF
18. Konečné PDF archivujete do systému správy dokumentů

Scénář 2: Podpis smlouvy více osobami (např. dodatek schvalovaný manažerem a ředitelem)

1. Vytvoříte dokument typu "Dodatky" s názvem "Dodatek č. 1 ke smlouvě s firmou ABC"
2. Nahrajete PDF s dodatkem
3. Odešlete k podpisu prvnímu manažerovi
4. Po jeho podpisu opět kliknete Odeslat k podpisu a odešlete druhému manažerovi
5. Po podpisu druhým manažerem máte v tabulce dva řádky s zelenými "Ano"
6. Vygenerujete konečné PDF, které bude obsahovat:
   • Původní PDF s dodatkem
   • Podpisovou stránku prvního manažera
   • Podpisovou stránku druhého manažera
   • QR kód na poslední stránce (pokud je zapnut)

Scénář 3: Oprava chyby v dokumentu před odesláním

1. Vytvoříte dokument a nahrajete PDF
2. Po uložení zjistíte, že v PDF je chyba
3. Pokud jste dokument ještě neodelali k podpisu, můžete kliknout na Upravit
4. Smažete staré PDF a nahrajete opravené
5. Uložíte změny

Scénář 4: Oprava chyby v dokumentu po odeslání

1. Již jste odeslali dokument k podpisu
2. Zjistíte chybu v PDF
3. Tlačítko Upravit je neaktivní (po odeslání nelze upravovat)
4. Musíte vytvořit nový dokument:
   • Můžete použít tlačítko "Kopírovat" (pokud je dostupné)
   • Nebo ručně vytvoříte nový dokument s opraveným PDF
5. Původní dokument můžete smazat (pokud máte práva) nebo ponechat pro historii
6. Nový dokument odešlete k podpisu

Scénář 5: Externí osoba (mimo eIntranet) má podepsat dokument

1. Vytvoříte dokument standardním způsobem
2. Při odesílání k podpisu nevyberete uživatele ze seznamu
3. Ručně vyplníte email externí osoby
4. Ručně vyplníte mobilní číslo ve formátu +420XXXXXXXXX
5. Odešlete dokument
6. Externí osoba obdrží email a postupuje stejně jako interní zaměstnanec

Scénář 6: Plánované odeslání dokumentu

1. Vytvoříte dokument v pátek odpoledne
2. Chcete, aby email dorazil v pondělí ráno v 8:00
3. Při odesílání v poli "Kdy odeslat" nevyberete "Okamžitě"
4. Vyberete z rozbalovacího seznamu "Pondělí 8:00"
5. Kliknete Odeslat & detail
6. V tabulce uvidíte v sloupci "Datum odeslání" budoucí datum
7. Systém automaticky odešle email v naplánovaný čas

8. Sledování a kontrola podpisů

Kontrola stavu podpisů

Pro rychlou kontrolu, kdo již podepsal a kdo ne, využijte tabulku "Odesláno k podepsání" v detailu dokumentu:

• Zelené "Ano" s časem = osoba již podepsala
• Červené "Ne" = osoba ještě nepodepsala
• Sloupec Platné do ukazuje, do kdy má příjemce čas dokument podepsat

Filtrování nepodepsaných dokumentů

Na hlavní stránce modulu použijte tlačítko Pouze nepodepsané pro zobrazení dokumentů, u kterých chybí alespoň jeden podpis.

Připomínka k podpisu

Pokud někdo nepodepsal dokument a blíží se konec platnosti:

1. Otevřete detail dokumentu
2. Zkopírujte email nebo telefon osoby z tabulky
3. Kontaktujte osobu osobně, telefonicky nebo emailem
4. Případně můžete dokument odeslat znovu (vytvoří se nový řádek v tabulce s novým odkazem a novým SMS kódem)

Prodloužení platnosti odkazu

Systém neumožňuje prodloužit platnost již odeslaného odkazu. Pokud platnost vypršela, musíte dokument odeslat znovu:

1. Klikněte Odeslat k podpisu
2. Vyplňte stejnou osobu
3. Nastavte novou platnost (např. další 7 dní)
4. Odešlete

V tabulce budou dva řádky pro stejnou osobu - starý s vypršenou platností a nový s aktuální platností.

9. Historie a audit dokumentů

Každý dokument k podpisu má kompletní historii všech operací. Historie se nachází v záložce Poznámky/Změny v detailu dokumentu.

Automatické záznamy v historii

Systém automaticky zaznamenává:

• Vytvoření dokumentu (kdo a kdy)
• Každé odeslání k podpisu (komu, na jaký email a telefon)
• Každý provedený podpis (kdo, kdy, z jaké IP adresy)
• Generování konečného PDF
• Smazání dokumentu (kdo a kdy)

Informace o podpisu

Pro každý podpis systém eviduje:

• Datum a čas provedení podpisu
• IP adresa, ze které byl podpis proveden
• Jméno osoby, které zadala podepisující osoba
• Obrázek podpisu (PNG soubor)
• Potvrzení SMS kódem (úspěšné zadání 6-místného kódu)
• Informace o prohlížeči a zařízení

Prohlížení detailu konkrétního podpisu

1. Otevřete detail dokumentu
2. V tabulce "Odesláno k podepsání" najděte řádek s podpisem
3. Klikněte na odkaz Detail ve sloupci "Detail"
4. Zobrazí se dialogové okno s podrobnými informacemi o daném podpisu

Význam pro audit a právní účely

Kompletní historie a záznamy o podpisech poskytují:

• Průkaznost kdo a kdy dokument podepsal
• Neodmítnutelnost - kombinace SMS kódu a IP adresy prokazuje totožnost
• Časové razítko přesného okamžiku podpisu
• Sledovatelnost celého procesu od vytvoření po archivaci

10. Časté otázky (FAQ)

Obecné otázky

Mohu upravit dokument po odeslání k podpisu?
Ne, po odeslání k podpisu již není možné dokument upravit. Toto omezení zajišťuje integritu procesu podpisu. Pokud potřebujete provést změny, musíte dokument zkopírovat a vytvořit nový.

Jaký formát souborů mohu nahrát?
Můžete nahrát jakékoli soubory. Ale pouze u PDF souborů bude automaticky přidána stránka s podpisem. U ostatních formátů (Word, Excel, obrázky atd.) se pouze zaznamená podpis v systému, ne přímo v souboru.

Kolikrát mohu odeslat dokument k podpisu?
Dokument můžete odeslat neomezeně lidem. Každý příjemce má vlastní unikátní odkaz a SMS kód. Podpisy se zaznamenávají nezávisle na sobě.

Co když někdo podepíše a pak to musím poslat další osobě?
Není problém. Klidně pošlete další osobě. Každý podpis se zaznamenává samostatně a konečné PDF sloučí všechny podpisy dohromady v chronologickém pořadí.

Co je to konečné PDF?
Konečné PDF je sloučený dokument ze všech nahraných PDF souborů a všech podpisových stránek. Používá se jako finální verze dokumentu s úplnými podpisy, obvykle pro archivaci nebo předání třetím stranám.

Otázky k SMS a ověřování

Co když příjemce neobdrží SMS kód?
SMS je odeslána automaticky při otevření stránky pro podpis. Pokud nepřijde do několika minut, zkontrolujte:

• Správnost telefonního čísla (musí být přesně ve formátu +420XXXXXXXXX)
• Zda má vaše společnost dostatek kreditů na SMS bráně
• Zda příjemce nemá zablokované zprávy z neznámých čísel
• Zda SMS neskončila ve spamu (některé telefony filtrují SMS)

Pokud problém přetrvává, kontaktujte správce systému.

Je SMS kód použitelný vícekrát?
Každý SMS kód je vygenerován pro konkrétní odeslání dokumentu konkrétní osobě. Pokud odešlete stejný dokument stejné osobě podruhé, bude vygenerován nový kód. Jeden kód nelze použít pro více dokumentů.

Jak dlouho je SMS kód platný?
SMS kód je platný po celou dobu platnosti odkazu (viz pole "Platné do"). Po vypršení platnosti odkazu již kód nefunguje, i když je správně zadaný.

Otázky k podpisovému procesu

Nelze podepsat (tlačítko Podepsat je neaktivní)?
Tlačítko Podepsat se aktivuje pouze pokud jsou splněny všechny tři podmínky:

1. Je vyplněno jméno a příjmení
2. Je nakreslen podpis na plátně (alespoň několik tahů)
3. Je vyplněn 6-místný SMS kód

Pokud je některá položka nevyplněná, tlačítko zůstane neaktivní.

Podpis se neuloží, co dělat?
Pokud po kliknutí na Podepsat nedojde k uložení, zkontrolujte:

• Platnost odkazu (pole "Platné do" na stránce) - pokud vypršela, nelze podepsat
• Správnost SMS kódu - zkuste znovu zadat, dávejte pozor na překlepy
• Připojení k internetu
• Zkuste obnovit stránku (F5) a podepsat znovu

Mohu podepsat bez SMS kódu?
Ne, SMS kód je povinný pro ověření totožnosti. Systém nebude přijímat podpisy bez správného SMS kódu.

Otázky k PDF a souborům

Konečné PDF se nevygeneruje, proč?
Nejčastější příčiny:

• Nebyly nahrány žádné PDF soubory (pouze Word, Excel apod.) - systém neumí sloučit jiné formáty než PDF
• Nemáte dostatečná práva (potřebujete úroveň 10 nebo vyšší)
• Chyba v některém PDF souboru (poškozený soubor)

Zkontrolujte tyto body a případně kontaktujte správce systému.

PDF nemá podpisovou stránku, proč?
Podpisová stránka se přidává pouze pokud:

1. Příjemce skutečně podepsal (zelené "Ano" v tabulce "Odesláno k podepsání")
2. Stahujete verzi souboru končící "-signed.pdf"

Původní soubor bez přípony "-signed" zůstává nezměněný.

Jak velké soubory mohu nahrát?
Maximální velikost souboru je omezena nastavením serveru, obvykle 60-100 MB na soubor. Pro velmi velké dokumenty zvažte jejich rozdělení na menší části.

Otázky k QR kódu

K čemu slouží QR kód?
QR kód na konci konečného PDF umožňuje ověřit pravost dokumentu. Naskenováním QR kódu můžete zjistit:

• Zda je dokument skutečně z vašeho eIntranet systému
• Zda nebyl dokument po vygenerování změněn
• Kdo a kdy dokument vytvořil

Můžete také stáhnout ověřenou digitální kopii přímo z vašeho systému.

Proč nemohu přegenerovat konečné PDF?
Pokud máte zapnutý QR kód v nastavení typu dokumentu a nejste správce systému, nemůžete přegenerovat konečné PDF. Důvod: přegenerování by zneplatnilo QR kód ve starém PDF, což by mohlo způsobit problémy s ověřováním. Pro přegenerování kontaktujte správce.

QR kód nefunguje, proč?
Pokud bylo konečné PDF přegenerováno (např. po obdržení dalšího podpisu), původní QR kód je neplatný. Vždy používejte nejnovější verzi konečného PDF. Systém varovně upozorňuje správce před přegenerováním.

Otázky k právům a přístupům

Kdo vidí dokumenty?
Závisí na úrovni přístupových práv:

• Právo 0: Nevidí vůbec
• Právo 1: Vidí pouze své vlastní dokumenty
• Právo 5 a výše: Vidí své, mohou vytvářet nové
• Právo 10 a výše: Vidí všechny dokumenty v daném typu

Mohu dokument poslat na externí email (mimo eIntranet)?
Ano, při odesílání k podpisu jednoduše nevyberete uživatele ze seznamu, ale ručně vyplníte email a mobilní telefon příjemce. Příjemce nemusí mít účet v eIntranetu.

Jak dlouho je odkaz pro podpis platný?
Platnost odkazu nastavujete při odesílání dokumentu k podpisu. Standardně je to 7 dní, ale můžete nastavit libovolný počet dní. Po vypršení platnosti již nelze dokument pomocí daného odkazu podepsat.

11. Řešení problémů

Problémy s SMS

SMS kód nepřichází

• Zkontrolujte formát telefonu: Musí být přesně +420XXXXXXXXX (bez mezer a pomlček)
• Kredit na SMS bráně: Kontaktujte správce systému, může být vyčerpán kredit
• Spam složka telefonu: Některé telefony filtrují SMS od neznámých odesílatelů
• Zahraniční čísla: Systém podporuje pouze česká čísla (+420)

Problémy s podpisem

Nelze podepsat (tlačítko neaktivní)

• Musíte vyplnit všechny tři položky: jméno, podpis na plátně, SMS kód
• Zkontrolujte, zda jste skutečně nakreslili podpis na bílém plátně
• SMS kód musí být přesně 6 číslic

Podpis se neuloží

• Zkontrolujte platnost: Na stránce je uvedeno "Platné do", pokud datum vypršelo, nelze podepsat
• Ověřte SMS kód: Zadejte kód znovu, dávejte pozor na překlepy (nula vs. písmeno O)
• Obnovte stránku: Stiskněte F5 a zkuste podepsat znovu
• Jiný prohlížeč: Zkuste otevřít odkaz v jiném prohlížeči (Chrome, Firefox, Edge)

Podpisové plátno nefunguje

• Na mobilu/tabletu: Zkuste držet prst déle na obrazovce
• Na počítači: Zkuste použít jiný prohlížeč, možná má problém s HTML5 canvas
• Touchpad na notebooku: Může být méně citlivý, zkuste myš

Problémy s PDF a soubory

Konečné PDF se nevygeneruje

• Žádné PDF soubory: Zkontrolujte, zda jste nahráli alespoň jeden PDF soubor (ne Word/Excel)
• Nedostatečná práva: Potřebujete úroveň práv 10 nebo vyšší
• Poškozený PDF: Některý z PDF souborů může být poškozen, zkuste znovu nahrát

PDF nemá podpisovou stránku

• Zkontrolujte, zda je podepsáno: V tabulce musí být zelené "Ano"
• Stahujete správný soubor: Musíte stáhnout verzi končící "-signed.pdf"
• Původní soubor: Původní PDF bez přípony "-signed" zůstává nezměněn

Nahrávání souborů trvá dlouho

• Velikost souboru: Velké soubory (desítky MB) trvají déle
• Rychlost připojení: Závisí na vaší rychlosti internetu
• Počet souborů: Nahrávání více souborů najednou trvá déle

Problémy s přístupem a oprávněními

Nevidím žádné typy dokumentů

• Nemáte žádná práva: Kontaktujte správce systému o přidělení přístupových práv
• Nebyly vytvořeny typy: Správce musí nejprve vytvořit typy dokumentů

Nemohu vytvořit nový dokument

• Nedostatečná práva: Potřebujete úroveň 5 nebo vyšší
• Zkontrolujte práva u správce systému

Nemohu upravit dokument

• Byl již odeslán k podpisu: Po odeslání už nelze upravit, musíte vytvořit nový
• Nedostatečná práva: Možná můžete upravovat pouze své vlastní dokumenty

Problémy s emailem

Email nedorazil

• Spam složka: Zkontrolujte spam nebo nevyžádanou poštu
• Správnost emailu: Ověřte, že je email zadán správně (bez překlepů)
• Časování: Pokud jste naplánovali odeslání, email dorazí až v naplánovaný čas
• Firewall/filtr: Některé firemní servery blokují automatické emaily

12. Doporučené postupy (Best Practices)

Pojmenování dokumentů

• Používejte popisné názvy obsahující typ dokumentu, jméno osoby a rok
• Příklad: "Pracovní smlouva - Jan Novák - 2025"
• Příklad: "Dodatek č. 1 - Smlouva ABC - červen 2025"
• Vyhněte se obecným názvům jako "Smlouva 1", "Dokument", "Test"

Příprava souborů

• Nahrávejte pouze PDF pro plnou funkcionalitu podpisů
• Před nahráním zkontrolujte obsah PDF (přečtěte si ho)
• Ujistěte se, že PDF není chráněné heslem
• Použijte rozumnou velikost souboru (doporučeno do 10 MB na soubor)
• Pokud máte více dokumentů, zvažte jejich sloučení do jednoho PDF před nahráním

Nastavení platnosti

• 7 dní je obvykle dostatečná platnost pro běžné dokumenty
• Pro naléhavé dokumenty můžete snížit na 2-3 dny
• Pro méně urgentní dokumenty můžete prodloužit na 14 dní
• Nezapomeňte informovat příjemce o platnosti, aby si ji uvědomoval

Používání QR kódu

• Zapněte QR kód pro dokumenty vyžadující ověření pravosti (smlouvy, dohody)
• QR kód není nutný pro interní dokumenty bez právní závaznosti
• Po vygenerování konečného PDF s QR kódem už nepřegenerujte (zneplatní QR kód)
• Pokud potřebujete přegenerovat, kontaktujte správce

Organizace typů dokumentů

• Vytvořte samostatný typ pro každou kategorii dokumentů:
  • "Pracovní smlouvy"
  • "Dodatky ke smlouvám"
  • "Dohody o provedení práce"
  • "Objednávky"
  • "Reklamační protokoly"
• Pro každý typ nastavte vhodná přístupová práva podle rolí
• Například: HR má plná práva na "Pracovní smlouvy", ale jen čtecí práva na "Objednávky"

Nastavení přístupových práv

• Týmová práva (podle pozice):
  • Manažeři: úroveň 10 (vidí vše, mohou vytvářet a upravovat)
  • Administrátoři: úroveň 15 (plná práva včetně mazání)
  • Běžní zaměstnanci: úroveň 1-5 (vidí své, případně mohou vytvářet)
• Individuální práva používejte pouze pro výjimky
• Pravidelně kontrolujte práva odcházejících zaměstnanců

Kdy generovat konečné PDF

• Generujte konečné PDF až po obdržení všech podpisů
• Pokud čekáte na více podpisů, počkejte na poslední
• Konečné PDF použijte pro archivaci do spisové služby
• Konečné PDF s QR kódem již nepřegenerujte

Komunikace s podepisujícími

• Předem informujte příjemce, že obdrží dokument k podpisu
• Vysvětlete jim, že obdrží SMS kód po otevření odkazu
• Zdůrazněte platnost odkazu (do kdy musí podepsat)
• Poskytněte kontakt pro případné problémy

Archivace a uchovávání

• Vygenerované konečné PDF archivujte mimo systém ePodpisy (např. do spisové služby, do sdílené složky)
• Dokumenty v modulu ePodpisy nemazejte, slouží jako audit trail
• Pravidelně kontrolujte historii dokumentů pro případné audity
• Důležité dokumenty s QR kódem zálohujte

Pravidelná údržba

• Jednou měsíčně zkontrolujte nepodepsané dokumenty (filtr "Pouze nepodepsané")
• U starších nepodepsaných dokumentů zvažte připomínku nebo nové odeslání
• Kontrolujte vypršené platnosti a případně prodlužte odesláním znovu
• Dokumentujte změny v právech uživatelů (kdo kdy dostal/ztratil práva)

13. Technické informace pro správce

Databázové tabulky

Modul používá následující databázové tabulky:

• eSignaturesTypes: Typy dokumentů k podpisu s nastavením práv
• eSignatures: Jednotlivé dokumenty k podpisu
• eSignaturesSend: Záznamy o odeslání dokumentu konkrétním příjemcům
• eSignaturesNotes: Historie a poznámky k dokumentům
• eSignatures_has_Files: Vazba dokumentů na přílohy (Files tabulka)
• eSignaturesSend_has_Files: Vazba odeslaných dokumentů na podepsané PDF

PHP soubory

• /inc/classes/class.eSignatures.php: Hlavní třídy modulu (ceSignatures, ceSignaturesSend, ceSignaturesTypes, ceSignaturesNotes)
• /ajax/eSignatures.php: Hlavní stránka modulu s přehledem dokumentů
• /ajax/nastaveni_eSignatures.php: Nastavení typů a přístupových práv
• /ajax/eSignatures_Add.php: Formulář pro vytvoření/úpravu dokumentu
• /ajax/eSignatures_detail.php: Detail dokumentu se dvěma záložkami
• /ajax/eSignatures_SendToSign.php: Formulář pro odeslání k podpisu
• /inc/eSignaturesSign.php: Veřejná stránka pro podpis (bez přihlášení)
• /ajax/eSignatures_download_all.php: Generování konečného sloučeného PDF

Použité knihovny

• SignaturePad: JavaScript knihovna pro kreslení podpisů na HTML5 canvas
• FPDI a TCPDF: PHP knihovny pro manipulaci s PDF (sloučení, přidání stránky)
• QRcode: Generování QR kódů
• SMS brána: Třída cSMS pro odesílání SMS zpráv

Bezpečnostní funkce

• SignHash: Unikátní bezpečnostní hash pro každý odkaz k podpisu (chrání před neoprávněným přístupem)
• SMS ověření: 6-místný číselný kód zaslaný na mobilní telefon příjemce
• IP adresa: Zaznamenává se IP adresa, ze které byl dokument podepsán
• Časové razítko: Přesný čas provedení podpisu
• Browser fingerprint: Informace o prohlížeči a zařízení
• CSRF ochrana: Všechny formuláře jsou chráněny CSRF tokeny

Konfigurace SMS brány

Pro funkčnost SMS ověření je nutné mít nakonfigurovanou SMS bránu v systému. Kontaktujte technickou podporu eIntranet.net pro nastavení.

Úložiště souborů

Všechny soubory (PDF přílohy, podpisy, konečná PDF) jsou ukládány v šifrované formě do standardního úložiště systému (Files tabulka a DATA_PATH).