Objednávky vydané

Přehled modulu

Modul Objednávky vydané slouží k evidenci a správě nákupních objednávek, které vaše firma vytváří a odesílá dodavatelům nebo subdodavatelům. Jedná se o objednávky, kterými požadujete zboží, služby nebo materiál od vašich dodavatelů.

Klíčový rozdíl pro pochopení:

• Objednávky vydané = objednávky, které VYTVÁŘÍTE pro dodavatele (nákupní objednávky) - píšete co potřebujete koupit
• Objednávky přijaté = objednávky, které DOSTÁVÁTE od zákazníků (prodejní objednávky) - zákazníci vám píšou co chtějí koupit

Modul nabízí komplexní systém pro správu nákupního procesu včetně:

• Vytváření objednávek s položkami a cenami
• Evidenci vztahů k dodavatelům z modulu CRM
• Vazby na zakázky, poptávky a faktury přijaté
• Sledování stavů objednávek
• Tisk a export do PDF formátu
• Správu příloh a poznámek

Předpoklady a aktivace modulu

Požadovaná oprávnění

Pro práci s modulem Objednávky vydané musíte mít přidělena přístupová práva ke konkrétní skupině objednávek. Existuje pět úrovní oprávnění:

• 0 - Žádný přístup
• 1 - Pouze čtení, zobrazení objednávek a detailů
• 5 - Vytváření a editace objednávek
• 10 - Možnost mazání objednávek
• 15 - Plná správa včetně přístupu k odstraněným záznamům

Oprávnění přiděluje administrátor systému v nastavení jednotlivých skupin objednávek. Každý uživatel může mít různá práva pro různé skupiny objednávek.

Závislosti na dalších modulech

Modul Objednávky vydané může využívat následující moduly eintranet.net:

• CRM (povinné) - Pro správu firem dodavatelů a kontaktních osob
• Zakázky - Pro propojení objednávek s projekty a zakázkami
• Výrobky - Pro rychlé přidávání produktů do objednávek
• Sklad - Pro přidávání položek přímo ze skladu
• Poptávky - Pro vytváření objednávek z poptávek
• Faktury přijaté - Pro vytváření faktur z objednávek
• Nabídky - Pro vazbu na související nabídky

Nastavení modulu

Skupiny objednávek

Modul podporuje vytváření více skupin objednávek s vlastním nastavením. Každá skupina může mít:

• Vlastní název oddělení nebo typu
• Individuální číselnou řadu
• Vlastní údaje odběratele (vaše firma)
• Specifická práva pro jednotlivé uživatele
• Vlastní konfiguraci funkcí a zobrazení

Přístup k nastavení skupin najdete pod ikonou nastavení v hlavičce modulu. Pro zobrazení ikony musíte mít práva k modulu nastavení.

Konfigurace číselné řady

Pro každou skupinu objednávek můžete nastavit automatické číslování dokumentů pomocí těchto parametrů:

• Prefix - Text na začátku čísla (např. OV, OBJ, NAKUP)
• Rok - Zda zahrnout rok:
  • Y = celý rok (2025)
  • y = zkrácený rok (25)
  • prázdné = bez roku
• Suffix - Text za rokem před číslem (např. pomlčka -)
• Počet číslic - Délka číselné části s doplněním nul (např. 4 = 0001)
• Začít od - První číslo v řadě (obvykle 1)

Příklad: Prefix="OV", Rok="Y", Suffix="-", Číslic=4, Od=1 vytvoří čísla jako OV2025-0001, OV2025-0002 atd.

Konfigurace údajů odběratele

Pro každou skupinu objednávek zadejte údaje vaší firmy (objednatele), které se zobrazí na vytištěných objednávkách:

• Název firmy
• Ulice a číslo popisné
• Město
• PSČ
• Stát
• IČ - Identifikační číslo
• DIČ - Daňové identifikační číslo
• Logo - Obrázek loga firmy pro tisk

Můžete také nastavit více bankovních účtů pro různé měny.

Volitelné funkce a možnosti

V nastavení skupiny můžete aktivovat následující funkce:

• Používat stavy objednávek - Zapnutí sledování stavu (aktivní, dodaná, uhrazená, zamítnutá)
• Používat zakázky - Zobrazení pole pro propojení se zakázkou
• Používat celkovou cenu mimo položky - Pro případ, kdy zadáváte jen celkovou částku bez rozpisu položek
• Název interní poznámky jako text objednávky - Změna popisu pole poznámky
• Používat schvalování - Aktivace workflow pro schvalování objednávek
• Zdroj poznámek výrobků - Odkud kopírovat poznámky při přidávání výrobků
• Zdroj celních kódů výrobků - Odkud kopírovat celní kódy
• Výchozí text nad položkami - Standardní text zobrazený nad tabulkou položek
• Výchozí text pod položkami - Standardní text pod tabulkou položek
• Výchozí sazba DPH - Automaticky předvyplněná sazba DPH pro nové položky

Práce s objednávkami

Vytvoření nové objednávky

Pro vytvoření nové objednávky postupujte následovně:

1. V hlavním přehledu klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku
2. Vyplňte základní údaje:
   • Název objednávky - Popisný název pro vaši evidenci
   • Firma (dodavatel) - Vyberte firmu z modulu CRM, které objednávku posíláte
   • Kontaktní osoba - Osoba u dodavatele, se kterou komunikujete
   • Zakázka - Pokud je aktivováno, propojení s projektem
   • Datum vytvoření - Datum vystavení objednávky
   • Platná do - Termín, do kdy má být objednávka splněna
   • Měna - Měna pro ceny v objednávce
   • Stav - Aktuální stav objednávky (pokud je funkce aktivována)
3. Pokud je dodací adresa odlišná od adresy firmy, zaškrtněte Dodací adresa je jiná a vyplňte dodací údaje
4. Přidejte případné přílohy nebo interní poznámky
5. Klikněte na Uložit

Po uložení se automaticky vygeneruje číslo objednávky podle nastavené číselné řady a otevře se detail objednávky, kde můžete přidat položky.

Přidávání položek do objednávky

V detailu objednávky můžete přidat položky třemi způsoby:

1. Přidání volné položky

1. Klikněte na tlačítko Přidat řádek volné položky
2. Vyplňte údaje přímo v tabulce:
   • Kód - Kód produktu nebo služby
   • Položka - Název produktu nebo služby
   • Množství - Počet kusů
   • Jednotka - ks, kg, m, l, m2, m3, hod, atd.
   • Cena/jedn. - Cena za jednotku bez DPH
   • Sleva v % - Sleva v procentech
   • DPH sazba - Sazba DPH v procentech
   • Celní kód - Pokud je potřeba
   • Poznámka - Podrobný popis položky

Celkové ceny se automaticky přepočítávají po změně množství, ceny nebo slevy.

2. Přidání z modulu Výrobky

1. Klikněte na tlačítko Přidat z výrobků
2. V dialogu vyhledejte a vyberte požadovaný výrobek
3. Zadejte množství
4. Systém automaticky vyplní název, kód, jednotku, cenu a DPH dle nastavení výrobku

3. Přidání ze skladu

1. Klikněte na tlačítko konkrétního skladu
2. Vyberte položku ze skladu
3. Zadejte množství
4. Systém vyplní údaje ze skladové karty

Úprava položek objednávky

Všechny údaje položek můžete upravovat přímo v tabulce. Změny se automaticky ukládají po opuštění pole. Pro úpravu více položek najednou použijte funkci Upravit ceny, která umožňuje:

• Hromadné navýšení nebo snížení cen o procento
• Hromadné navýšení nebo snížení cen o absolutní částku
• Změnu sazby DPH u všech položek
• Zaokrouhlení cen

Sledování dodávek

U každé položky můžete evidovat dodané množství v poli Dodáno ks. Když je dodáno celé objednané množství, řádek se zvýrazní zeleně. V přehledu objednávek se zobrazí symbol zaškrtnutí u kompletně dodaných objednávek.

Stavy objednávek

Pokud máte aktivováno používání stavů, můžete objednávku označit jedním z těchto stavů:

• 10 - Aktivní - Objednávka byla odeslána dodavateli a čeká na plnění
• 25 - Dodaná - Zboží nebo služby byly dodány
• 50 - Uhrazená - Dodavatel obdržel platbu
• 100 - Zamítnutá - Objednávka byla zrušena nebo zamítnuta

Stav můžete změnit v detailu objednávky kliknutím na editaci.

Vazby na související doklady

Objednávka vydaná může být propojena s následujícími doklady:

• Poptávka - Objednávku můžete vytvořit z poptávky
• Objednávka přijatá - Můžete vytvořit nákupní objednávku na základě prodejní objednávky od zákazníka
• Zakázka - Propojení s projektem nebo zakázkou
• Faktura přijatá - Z objednávky můžete vytvořit fakturu přijatou od dodavatele
• HelpDesk tiket - Propojení s požadavkem z helpdesku

Všechny související doklady se zobrazují v sekci Související doklady v detailu objednávky s odkazy na jejich detail.

Přílohy a poznámky

Přílohy

K objednávce můžete připojit dva typy příloh:

• Veřejné přílohy - Zobrazují se při tisku a jsou dostupné všem uživatelům s přístupem k objednávce
• Interní přílohy - Slouží pro interní potřeby, netisknou se a nejsou viditelné pro dodavatele

Přílohy přidáte přetažením souborů do příslušné oblasti nebo kliknutím a výběrem souborů. Můžete také vytvořit nový dokument pomocí OnlyOffice editoru.

Poznámky

V sekci Poznámky můžete zaznamenávat komunikaci s dodavatelem, změny v objednávce nebo jiné důležité informace. Každá poznámka obsahuje:

• Datum a čas vytvoření
• Jméno uživatele, který poznámku vytvořil
• Text poznámky
• Případné přílohy

Poznámky se řadí od nejnovějších po nejstarší.

Tisk a export

Pro vytištění nebo export objednávky klikněte na tlačítko Tisk a Email v detailu objednávky. Otevře se dialog s možnostmi:

• Jazyk - Výběr jazyka dokumentu (čeština, angličtina, němčina, aj.)
• Bez DPH - Vytiskne dokument bez DPH sloupců (pro plátce DPH)
• S poznámkami - Zahrnout poznámky u jednotlivých položek
• S obrázky - Zahrnout obrázky výrobků
• Email dodavateli - Možnost odeslat objednávku přímo emailem

Dokument se vygeneruje jako PDF soubor, který můžete stáhnout nebo přímo odeslat emailem.

Vytvoření faktury přijaté z objednávky

Pokud máte aktivní modul Faktury přijaté, můžete z objednávky vytvořit fakturu:

1. V detailu objednávky klikněte na tlačítko Vytvořit fakturu přijatou
2. Systém předvyplní údaje z objednávky včetně položek
3. Doplňte specifické údaje faktury (číslo faktury, datum zdanitelného plnění, datum splatnosti, atd.)
4. Uložte fakturu

Vytvořená faktura zůstane propojena s objednávkou a zobrazí se v sekci souvisejících dokladů.

Kopírování objednávky

Pro rychlé vytvoření podobné objednávky můžete použít funkci kopírování:

1. V přehledu objednávek klikněte na ikonu kopírování u vybrané objednávky
2. Otevře se formulář s předvyplněnými údaji
3. Upravte potřebné údaje (datum, dodavatele, aj.)
4. Uložte jako novou objednávku

Zkopírují se všechny údaje včetně položek, ale vytvoří se nové číslo objednávky a nové datum vytvoření.

Filtrování a vyhledávání

Základní filtry

V přehledu objednávek můžete použít následující filtry:

• Rok - Zobrazení objednávek z konkrétního roku nebo všech let
• Pouze platné - Zobrazí jen objednávky s datem platnosti v budoucnosti nebo dnes
• V názvu - Fulltextové vyhledávání v názvu objednávky
• Datum zadání - Časové rozmezí data vytvoření objednávky
• Firma - Filtr podle dodavatele z CRM
• Stav - Filtr podle stavu objednávky

Aktivní filtry jsou označeny červeným textem u nadpisu Filtr. Pro zobrazení nebo skrytí filtrovacího panelu klikněte na ikonu plus/mínus v pravé části záhlaví.

Rychlé vyhledávání v tabulce

Nad tabulkou objednávek se nachází vyhledávací pole, které prohledává:

• Číslo objednávky
• Název objednávky
• Název zakázky
• Jméno tvůrce
• Název firmy dodavatele
• Data

Vyhledávání je okamžité a výsledky se filtrují během psaní.

Pokročilé funkce

Schvalování objednávek

Pokud máte aktivováno používání schvalování, můžete nastavit workflow pro schvalování objednávek před jejich odesláním dodavateli. Tato funkce je vhodná pro:

• Objednávky nad určitou částku
• Nákupy investičního charakteru
• Objednávky vyžadující souhlas vedení

Proces schvalování:

1. Vytvoříte objednávku a označíte ji ke schválení
2. Systém upozorní určené schvalovatele
3. Schvalovatel může objednávku:
   • Schválit - Objednávka může být odeslána
   • Zamítnout - Objednávka nemůže být odeslána
   • Vrátit k úpravě - Tvůrce musí provést změny
4. Veškerá historie schvalování se zaznamenává v detailu objednávky

Hromadné operace

Pro efektivnější práci s více objednávkami můžete využít následující funkce:

Hromadná úprava cen

V detailu objednávky můžete pomocí tlačítka Upravit ceny provést hromadné změny u všech položek:

• Navýšení o procento - Zadáte procento (např. 10%) a všechny ceny se navýší
• Snížení o procento - Zadáte procento (např. 5%) a všechny ceny se sníží
• Navýšení o částku - Přidá absolutní částku ke každé ceně za jednotku
• Snížení o částku - Odečte absolutní částku od každé ceny za jednotku
• Změna DPH - Nastaví novou sazbu DPH pro všechny položky
• Zaokrouhlení - Zaokrouhlí ceny na celé koruny nebo na desítky

Smazání všech položek

Pokud potřebujete začít s položkami od začátku, můžete použít tlačítko Smazat všechny položky v patě tabulky položek. Tato operace smaže všechny položky najednou a nelze ji vrátit zpět, proto systém vyžaduje potvrzení.

Import položek z jiných objednávek

Při vytváření nové objednávky můžete využít funkci kopírování k importu položek z existující objednávky. To je užitečné když:

• Vytváříte podobnou objednávku pro jiného dodavatele
• Opakujete pravidelný nákup se stejnými položkami
• Potřebujete rozdělit velkou objednávku na několik menších

Export dat

Data z přehledu objednávek můžete exportovat do různých formátů pro další zpracování:

• Excel (XLSX) - Pro analýzy a další úpravy v tabulkovém procesoru
• CSV - Pro import do jiných systémů
• PDF - Pro archivaci nebo tisk přehledů

Export naleznete v nabídce nad tabulkou objednávek. Exportují se pouze záznamy odpovídající aktuálně nastaveným filtrům.

Propojení s HelpDesk systémem

Pokud máte aktivní modul HelpDesk a v nastavení projektu HelpDesk je povoleno propojení s objednávkami, můžete:

• Vytvořit objednávku přímo z HelpDesk tiketu
• Propojit existující objednávku s tiketem
• Zobrazit všechny objednávky související s projektem

Toto propojení je užitečné při řešení servisních požadavků, které vyžadují objednání náhradních dílů nebo externích služeb.

Tipy a osvědčené postupy

Organizace skupin objednávek

Doporučujeme vytvořit samostatné skupiny objednávek pro:

• Různá oddělení nebo divize firmy
• Různé typy nákupů (materiál, služby, investice)
• Projekty s vlastním rozpočtem
• Objednávky vyžadující odlišné schvalovací procesy

Každá skupina může mít vlastní číselnou řadu a specifická práva uživatelů.

Přesnost údajů dodavatelů

Před vytvořením objednávky ověřte, že firma dodavatele v modulu CRM má správně vyplněny:

• Přesný název firmy
• Fakturační adresu
• IČ a DIČ
• Kontaktní email
• Bankovní spojení (pokud budete vytvářet faktury)

Tyto údaje se použijí při tisku objednávky a nelze je přímo v objednávce upravit.

Využití výchozích textů

V nastavení skupiny zadejte výchozí texty nad a pod položkami, které se běžně opakují, například:

• Platební podmínky
• Dodací podmínky
• Záruka
• Zvláštní požadavky

Tyto texty se automaticky předvyplní u nových objednávek a ušetříte čas při vytváření.

Sledování termínů

V přehledu objednávek se u objednávek s prošlým termínem zobrazuje varovný symbol. Pravidelně kontrolujte:

• Objednávky s prošlým datem platnosti
• Objednávky ve stavu Aktivní s blížícím se termínem
• Nedodané položky u starších objednávek

Použijte filtr Pouze platné pro zobrazení jen aktuálních objednávek.

Poznámky pro komunikaci

Využívejte sekci poznámek pro zaznamenání:

• Telefonických rozhovorů s dodavatelem
• Potvrzení objednávky dodavatelem
• Změn v termínech nebo množství
• Reklamací a jejich řešení
• Dopisů a emailů

Každá poznámka je časově označena a podepsána uživatelem, vytváří tak úplnou historii komunikace.

Propojení s fakturami

Při vytváření faktury přijaté z objednávky:

• Ověřte, že položky odpovídají skutečně dodanému zboží
• Zkontrolujte ceny - dodavatel mohl změnit ceny oproti objednávce
• Porovnejte číslo objednávky na faktuře s vaším číslem
• Zkontrolujte správnost DPH sazeb

Propojení faktury s objednávkou umožní snadné dohledání souvislostí při kontrolách.

Interní vs. veřejné přílohy

Používejte správně typ příloh:

• Veřejné přílohy: Technické výkresy, specifikace, které chcete poslat dodavateli
• Interní přílohy: Interní kalkulace, schvalovací dokumenty, poznámky pro nákupčí

Interní přílohy se nikdy netisknou a jsou viditelné jen pro zaměstnance s přístupem.

Řešení problémů

Nelze vytvořit objednávku

Problém: Tlačítko Vytvořit objednávku je neaktivní.

Řešení:

• Zkontrolujte, že máte přístupová práva úrovně 5 nebo vyšší pro vybranou skupinu objednávek
• Ověřte, že jste vybrali konkrétní skupinu objednávek v horním menu
• Kontaktujte administrátora pro přidělení práv

Nezobrazují se všechny objednávky

Problém: V přehledu chybí některé objednávky.

Řešení:

• Zkontrolujte nastavení filtru Rok - přepněte na Vše
• Ověřte, že nemáte aktivní filtr Pouze platné
• Zkontrolujte další aktivní filtry (firma, stav) a případně je zrušte
• Klikněte na tlačítko Zrušit filtr pro reset všech filtrů

Nelze přidat položku ze skladu

Problém: Tlačítko pro přidání ze skladu se nezobrazuje.

Řešení:

• Ověřte, že máte aktivní modul Sklad
• Zkontrolujte, že máte přístup k příslušnému skladu
• Ověřte, že sklad obsahuje nějaké položky

Email s objednávkou se neodeslal

Problém: Při pokusu odeslat objednávku emailem dojde k chybě.

Řešení:

• Zkontrolujte, že firma dodavatele má vyplněnou emailovou adresu v CRM
• Ověřte, že máte správně nastavený emailový server v systému
• Vygenerujte PDF a odešlete ručně jako dočasné řešení
• Kontaktujte administrátora systému

Chybné výpočty DPH

Problém: Částky DPH nesedí s očekáváním.

Řešení:

• Zkontrolujte, že máte správně zadanou sazbu DPH u každé položky (obvykle 21)
• Ověřte, že cena za jednotku je zadána BEZ DPH
• Zkontrolujte nastavení výchozí sazby DPH ve skupině objednávek
• Při importu z výrobků se použije sazba nastavená u výrobku

Nelze smazat objednávku

Problém: Ikona koše je neaktivní nebo se objednávka nesmaže.

Řešení:

• Pro mazání potřebujete přístupová práva úrovně 10 nebo vyšší
• Objednávky se nemazají fyzicky, ale označují jako odstraněné
• Odstraněné objednávky najdete v sekci Odstraněné záznamy (práva úrovně 15)
• Kontaktujte administrátora pro změnu oprávnění

Praktické příklady použití

Příklad 1: Standardní objednávka kancelářských potřeb

Situace: Potřebujete objednat kancelářské potřeby od stálého dodavatele.

Postup:

1. Vytvořte novou objednávku:
   • Název: "Kancelářské potřeby červen 2025"
   • Firma: Vyberte dodavatele z CRM (např. Office Supplies s.r.o.)
   • Kontaktní osoba: Vyberete obvyklého obchodníka
   • Datum vytvoření: Dnešní datum
   • Platná do: Za 14 dní
   • Měna: CZK
   • Stav: Aktivní
2. Přidejte položky jako volné řádky:
   • Kód: A4-80, Položka: Papír A4 80g, Množství: 10, Jednotka: ks, Cena: 89, DPH: 21
   • Kód: PEN-BL, Položka: Kuličková pera modrá, Množství: 20, Jednotka: ks, Cena: 5, DPH: 21
   • Kód: NOT-A5, Položka: Bloky A5 čtverečkované, Množství: 5, Jednotka: ks, Cena: 25, DPH: 21
3. Doplňte text pod položkami: "Požadujeme dodání do kanceláře na adresu našeho sídla."
4. Vytiskněte objednávku jako PDF
5. Odešlete emailem dodavateli přímo ze systému
6. Po potvrzení dodavatele přidejte poznámku: "Potvrzeno panem Novákem dne XX.XX.XXXX, dodání do 7 dnů"
7. Po dodání označte dodané množství u každé položky
8. Změňte stav na Dodaná
9. Po obdržení faktury vytvořte Fakturu přijatou z objednávky
10. Po zaplacení změňte stav na Uhrazená

Příklad 2: Objednávka materiálu pro zakázku s vazbou na sklad

Situace: Pro konkrétní zakázku potřebujete objednat speciální materiál, který chcete evidovat ve skladu.

Postup:

1. Vytvořte novou objednávku:
   • Název: "Materiál pro projekt Nová budova"
   • Firma: Vyberte dodavatele stavebního materiálu
   • Zakázka: Propojte s projektem "Nová budova" z modulu Zakázky
   • Platná do: Dle projektového plánu
2. Dodací adresa je jiná:
   • Zaškrtněte možnost
   • Vyplňte adresu stavby nebo skladu
3. Přidejte položky ze skladu:
   • Klikněte na tlačítko příslušného skladu
   • Vyberte položku "Cihly plné CP29"
   • Zadejte množství 5000 ks
   • Systém vyplní cenu ze skladové evidence
4. Případně upravte cenu po dohodě s dodavatelem
5. Přiložte jako interní přílohu kalkulaci nákladů projektu
6. Vytiskněte a odešlete objednávku
7. Po dodání:
   • Označte dodané množství
   • Vytvořte příjemku na sklad v modulu Sklad
   • Vytvořte fakturu přijatou z objednávky
8. V detailu zakázky uvidíte propojenou objednávku a fakturu

Příklad 3: Opakovaná objednávka služeb s kopírováním

Situace: Každý měsíc objednáváte pravidelný servis strojů od stejného dodavatele se stejnými položkami.

Postup:

1. Najděte v přehledu předchozí měsíční objednávku
2. Klikněte na ikonu kopírování (dvě listy papíru)
3. V otevřeném formuláři upravte:
   • Název: Změňte měsíc na aktuální
   • Datum vytvoření: Dnešní datum
   • Platná do: Konec aktuálního měsíce
4. Ponechte ostatní údaje beze změny včetně položek
5. Uložte - vytvoří se nová objednávka s novým číslem
6. Zkontrolujte ceny, zda nedošlo ke změně od minulého měsíce
7. Případně upravte množství nebo přidejte mimořádné položky
8. Odešlete objednávku

Tímto způsobem ušetříte čas při vytváření pravidelných objednávek a minimalizujete riziko chyb.

Příklad 4: Vytvoření objednávky z poptávky

Situace: Obdrželi jste několik nabídek na poptávku a chcete vytvořit objednávku pro vybraného dodavatele.

Postup:

1. Otevřete modul Poptávky
2. Najděte konkrétní poptávku, kterou chcete přeměnit na objednávku
3. V detailu poptávky klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku
4. Systém automaticky vytvoří objednávku s údaji:
   • Název zkopírován z poptávky
   • Firma dodavatele vyplněna podle poptávky
   • Položky zkopírovány včetně množství a cen
   • Propojení s původní poptávkou
5. Upravte případné rozdíly v cenách nebo množství oproti poptávce
6. Doplňte konkrétní dodací podmínky
7. Uložte a odešlete objednávku dodavateli
8. V detailu poptávky i objednávky uvidíte vzájemné propojení v sekci Související doklady

Tato metoda zajistí úplnou návaznost dokumentů od poptávky přes objednávku až po fakturu.

Související dokumentace

Pro další informace o souvisejících modulech se podívejte na dokumentaci:

• CRM - Firmy a kontakty - Správa dodavatelů a jejich kontaktů
• Objednávky přijaté - Prodejní objednávky od zákazníků
• Faktury přijaté - Evidence přijatých faktur od dodavatelů
• Zakázky - Projektová evidence a vazby na objednávky
• Poptávky - Správa poptávek a nabídek
• Sklad - Skladová evidence a pohyby zásob
• Výrobky - Katalog produktů a služeb

Integrace s ostatními systémy

Propojení s účetním systémem

Modul Objednávky vydané lze propojit s účetním systémem vaší firmy prostřednictvím modulu Faktury přijaté. Proces integrace:

1. Vytvoříte objednávku vydanou pro dodavatele
2. Po dodání zboží a obdržení faktury vytvoříte Fakturu přijatou z objednávky
3. Faktura přijatá obsahuje údaje z objednávky včetně položek a cen
4. Data faktury se mohou exportovat do účetního systému

Toto propojení zajišťuje konzistenci dat mezi nákupem a účetnictvím a minimalizuje chyby při ručním přepisování.

Vazba na sklady a výrobu

Pokud objednáváte materiál pro výrobu nebo doplnění skladu:

• Položky z objednávky můžete přímo přiřadit ke skladovým kartám
• Po dodání vytvoříte příjemku na sklad s odkazem na objednávku
• Systém automaticky aktualizuje skladové stavy
• Sledujete historii nákupů pro každou skladovou položku
• Můžete analyzovat nákupní ceny v čase

Reporting a analýzy

Data z objednávek můžete využít pro různé analýzy:

Analýza dodavatelů

• Objemy nákupů od jednotlivých dodavatelů
• Hodnocení plnění termínů dodávek
• Srovnání cen mezi dodavateli
• Identifikace klíčových dodavatelů

Rozpočtová kontrola

• Srovnání plánovaných a skutečných nákladů zakázek
• Sledování čerpání rozpočtů jednotlivých oddělení
• Identifikace nejvýznamnějších nákupních položek
• Analýza sezónnosti nákupů

Procesní analýzy

• Průměrná doba od vytvoření objednávky k dodání
• Míra plnění termínů dodavateli
• Počet změn a reklamací
• Efektivita schvalovacího procesu

Bezpečnost a oprávnění

Úrovně přístupu

Systém poskytuje detailní kontrolu přístupu k objednávkám pomocí skupin s různými právy. Doporučené rozdělení oprávnění podle rolí:

Nákupčí (práva 5)

• Vytváření nových objednávek
• Editace vlastních objednávek
• Přidávání položek a příloh
• Zadávání poznámek
• Tisk a odesílání objednávek

Vedoucí nákupu (práva 10)

• Vše jako nákupčí
• Editace objednávek ostatních uživatelů
• Mazání objednávek
• Schvalování objednávek nad limit
• Přístup ke všem skupinám objednávek

Administrátor (práva 15)

• Vše jako vedoucí nákupu
• Přístup k odstraněným záznamům
• Obnovení smazaných objednávek
• Změna nastavení skupin
• Správa oprávnění uživatelů

Pouze čtení (práva 1)

• Zobrazení seznamu objednávek
• Čtení detailů objednávek
• Stahování příloh
• Export dat do Excelu
• Bez možnosti změn

Ochrana citlivých dat

Systém chrání citlivá data následujícími způsoby:

• Interní přílohy - Nejsou viditelné při tisku a exportu pro dodavatele
• Auditní záznamy - Každá změna je zaznamenána s časem a jménem uživatele
• Soft delete - Smazané objednávky se fyzicky nemažou, pouze označí jako odstraněné
• Šifrování příloh - Soubory jsou šifrovány na disku serveru
• CSRF ochrana - Všechny formuláře jsou chráněny proti CSRF útokům

Často kladené otázky

Jak často mohu vytvářet objednávky se stejným číslem?

Čísla objednávek jsou unikátní v rámci skupiny a roku (pokud máte rok v číselné řadě). Systém automaticky přiřazuje další volné číslo, takže duplicity nemohou nastat. Pokud potřebujete změnit číslo ručně, kontaktujte administrátora.

Mohu změnit objednávku po jejím odeslání?

Ano, objednávku můžete upravovat i po odeslání. Doporučujeme však každou změnu zaznamenat do poznámek a informovat dodavatele o změně. Pokud používáte schvalování, změny mohou vyžadovat nové schválení.

Co se stane když smažu objednávku?

Smazání objednávky ji pouze označí jako odstraněnou, ale fyzicky zůstává v databázi. Uživatelé s právy úrovně 15 mohou zobrazit odstraněné záznamy a případně je obnovit. Vazby na související doklady (faktury, zakázky) zůstávají zachovány.

Jak mohu sledovat dodavatelskou fakturu k objednávce?

Nejlepší způsob je vytvořit Fakturu přijatou přímo z objednávky pomocí tlačítka v detailu. Tím se automaticky propojí objednávka s fakturou a můžete sledovat stav úhrady. V sekci Související doklady uvidíte všechny propojené faktury.

Mohu mít různé měny v různých položkách jedné objednávky?

Ne, měna je nastavena pro celou objednávku a platí pro všechny položky. Pokud potřebujete objednat od stejného dodavatele v různých měnách, vytvořte samostatné objednávky pro každou měnu.

Jak přidat více skladů do možností přidání položek?

Sklady se zobrazují automaticky podle vašich oprávnění v modulu Sklad. Pokud nevidíte konkrétní sklad, kontaktujte administrátora pro přidělení přístupu. Sklady musí být aktivní a obsahovat alespoň jednu položku.

Můžu vytvořit objednávku bez položek?

Ano, pokud máte aktivní možnost Používat celkovou cenu mimo položky. V takovém případě zadáváte jen celkovou částku objednávky a měnu, bez rozpisu jednotlivých položek. Tato varianta je vhodná pro služby nebo když nepotřebujete detailní rozpis.

Jak funguje automatické vyplňování kontaktních osob?

Po výběru firmy dodavatele se v seznamu kontaktních osob zobrazí pouze osoby přiřazené k této firmě v modulu CRM. Pokud dodavatel nemá žádné kontaktní osoby, seznam bude prázdný. Kontakty přidáváte v modulu CRM, ne přímo v objednávce.

Řešení specifických situací

Změna dodavatele u rozpracované objednávky

Pokud potřebujete změnit dodavatele u již vytvořené objednávky:

1. Nejjednodušší je vytvořit novou objednávku pomocí funkce kopírování
2. Ve formuláři vybrat nového dodavatele
3. Zkontrolovat a upravit ceny dle ceníku nového dodavatele
4. Původní objednávku označit stavem Zamítnutá nebo smazat

Přímá změna dodavatele v existující objednávce není doporučená, protože by došlo ke ztrátě návaznosti na komunikaci a dokumenty.

Částečné dodávky od dodavatele

Když dodavatel dodává po částech:

1. V detailu objednávky u každé položky zadávejte dodané množství průběžně
2. Do poznámek zapište datum a rozsah každé dílčí dodávky
3. Přiložte dodací listy jako přílohy k poznámce
4. Ponechte stav Aktivní dokud není dodáno vše
5. Teprve po úplném dodání změňte stav na Dodaná

Reklamace vadného plnění

Při reklamaci postupujte následovně:

1. V poznámkách zaznamenejte datum zjištění vady a její popis
2. Přiložte fotodokumentaci jako přílohu k poznámce
3. Zadejte datum a způsob reklamace u dodavatele
4. Průběžně aktualizujte poznámky o vývoji reklamace
5. Po vyřešení doplňte způsob řešení a datum uzavření

Pokud je reklamace významná, zvažte vytvoření tiketu v modulu HelpDesk a propojení s objednávkou.

Storno objednávky

Pro zrušení objednávky máte několik možností:

• Změna stavu na Zamítnutá - Objednávka zůstane viditelná v historii se stavem zamítnutá
• Smazání objednávky - Objednávka zmizí z běžného přehledu, ale lze ji obnovit
• Poznámka o stornování - Přidejte poznámku s datem a důvodem stornování

Doporučujeme používat stav Zamítnutá a přidat poznámku s důvodem. Tím zachováte úplnou historii.

Závěr

Modul Objednávky vydané poskytuje komplexní nástroj pro správu nákupního procesu vaší firmy. Správné využití všech funkcí vám pomůže:

• Udržet přehled o všech nákupních objednávkách
• Sledovat termíny a dodávky
• Efektivně komunikovat s dodavateli
• Propojit nákup s projekty a rozpočty
• Automatizovat vytváření dokumentů
• Archivovat veškerou komunikaci a přílohy
• Zajistit konzistenci dat napříč celým systémem
• Dodržovat interní schvalovací procesy
• Analyzovat nákupní data pro optimalizaci

Pro maximální efektivitu využívejte propojení s dalšími moduly systému eintranet.net a pravidelně kontrolujte aktuálnost objednávek a termínů. Nezapomeňte průběžně školit nové uživatele v osvědčených postupech a aktualizovat nastavení skupin podle měnících se potřeb firmy.

Důležité kontakty a zdroje:

• Technická podpora eintranet.net - pro řešení technických problémů
• Váš firemní administrátor systému - pro přidělování oprávnění a nastavení
• Dokumentace ostatních modulů - dostupná v systému pod ikonou nápovědy
• Komunitní fórum uživatelů eintranet.net - pro sdílení zkušeností