Objednávky vydané (Orders)

Přehled modulu

Účel modulu

Modul Objednávky vydané slouží k vytváření, správě a evidenci objednávek, které vaše společnost vystavuje dodavatelům zboží nebo služeb. Systém umožňuje kompletní správu objednávkového procesu od vytvoření přes schvalování až po sledování dodání a navázání na přijaté faktury.

Klíčové funkce

• Vytváření a správa objednávek s automatickým číslováním
• Organizace objednávek do divizí s vlastními číselnými řadami
• Správa položek objednávek včetně množství, cen a slev
• Schvalovací workflow s historií schválení
• Propojení se zákazníky z modulu CRM
• Navázání na zakázky, poptávky a přijaté faktury
• Správa stavů objednávek a sledování dodání
• Generování PDF dokumentů a odesílání emailem
• Export dat do Excelu
• Řízení přístupových práv na úrovni divizí

Cílová skupina

Modul je určen pro pracovníky nákupního oddělení, projektové manažery, vedoucí pracovníky a ekonomy, kteří potřebují vystavovat a spravovat objednávky pro dodavatele.

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Objednávky vydané

Po otevření modulu se zobrazí panel s divizemi objednávek. Kliknutím na název divize zobrazíte seznam objednávek v dané divizi.

Nastavení modulu

Administrátoři mohou spravovat nastavení modulu v sekci nastavení systému. Nastavení zahrnuje:

Konfigurace divizí

• Název divize: Označení divize pro přehlednost
• Číselná řada: Vlastní prefix, rok a počet číslic pro automatické generování čísel objednávek
• Výchozí sazba DPH: Přednastavená sazba DPH pro nové položky
• Logo: Logo zobrazené na tisknuté objednávce
• Bankovní údaje: Čísla účtů v různých měnách
• Firemní údaje: Název, adresa, IČO, DIČ objednatele

Volby funkcionality

• Použít stavy objednávek: Aktivní, Dodaná, Uhrazená, Zamítnutá
• Použít schvalování: Workflow schvalování objednávek před odesláním
• Použít zakázky: Propojení s modulem Zakázky
• Zobrazit celkovou cenu vedle měny: Zobrazení pouze celkové částky místo rozpadu položek
• Text objednávky jako interní poznámka: Poznámka viditelná pouze v systému
• Odeslat ke kontaktu po schválení: Automatické odeslání objednávky emailem po schválení

Uživatelská práva

Práva se nastavují na úrovni divizí pro každého uživatele samostatně:

Úroveň práv	Oprávnění
0	Žádný přístup k divizi
1	Zobrazení objednávek bez možnosti úprav
5	Vytváření a úprava objednávek
10	Mazání objednávek, schvalování přidělených objednávek
15	Administrace včetně zobrazení smazaných záznamů, schvalování všech objednávek

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí:

• Panel divizí: Horizontální panely s názvy divizí, mezi kterými můžete přepínat
• Oblast filtrů: Rozbalitelný panel pro filtrování objednávek
• Rychlé filtry: Výběr roku, pouze platné objednávky, pouze mé objednávky
• Tabulka objednávek: Přehledný seznam všech objednávek v aktivní divizi

Filtry a vyhledávání

• Filtr v názvu: Fulltextové vyhledávání v názvech objednávek
• Datum zadání: Rozsah datumů vytvoření objednávek (od - do)
• Firma z CRM: Filtrování podle dodavatele
• Stav: Filtrování podle stavu objednávky (pokud je funkce aktivní)
• Rok: Rychlý výběr roku nebo možnost zobrazit všechny roky
• Pouze platné: Zobrazení pouze objednávek s platností do data v budoucnosti
• Jen mé: Zobrazení pouze objednávek vytvořených přihlášeným uživatelem
• Rychlé vyhledávání: Vyhledávací pole v pravém horním rohu tabulky

Sloupce tabulky

Tabulka objednávek zobrazuje následující sloupce:

• Číslo objednávky: Automaticky generované číslo podle nastavení divize
• Název: Název objednávky pro snadnou identifikaci
• Název zakázky: Propojená zakázka (pokud je funkce aktivní)
• Firma z CRM: Název dodavatele
• Stav: Aktuální stav objednávky (pokud je funkce aktivní)
• Stav schválení: Informace o schválení (pokud je funkce aktivní)
• Vytvořena: Datum a čas vytvoření objednávky
• Vytvořil: Jméno uživatele, který objednávku vytvořil
• Platná do: Datum platnosti objednávky
• Cena: Celková cena bez DPH nebo včetně DPH dle konfigurace
• Měna: Měna objednávky
• Akce: Ikony pro zobrazení detailu, úpravu, kopírování a mazání

Barevné označení řádků:

• Zelené pozadí: Objednávka je kompletně dodána nebo schválena
• Červené pozadí: Datum platnosti objednávky vypršelo a objednávka není dokončena

Základní operace

Vytvoření nové objednávky

1. Otevřete modul Objednávky vydané
2. Vyberte divizi, ve které chcete objednávku vytvořit
3. Klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku
4. V dialogovém okně vyplňte základní údaje:
   • Číslo objednávky: Automaticky vygenerováno podle nastavení
   • Název: Popisný název objednávky
   • Zakázka: Volitelně vyberte zakázku z modulu Zakázky
   • Firma z CRM: Vyberte dodavatele z modulu CRM
   • Kontaktní osoba: Vyberte konkrétní kontakt dodavatele
   • Dodací adresa: Pokud je jiná než sídlo firmy, zaškrtněte volbu a vyplňte
   • Měna: Vyberte měnu objednávky (pokud není zobrazena pouze celková cena)
   • Celková cena objednávky: Vyplňte celkovou částku včetně DPH (pokud je tato funkce aktivní)
   • Stav: Vyberte počáteční stav objednávky
   • Datum vystavení: Datum vytvoření objednávky
   • Platná do: Datum platnosti objednávky
   • Text objednávky nebo interní poznámka: Volný text podle konfigurace divize
   • Přílohy: Přetáhněte nebo vyberte soubory k nahrání
   • Interní přílohy: Přílohy viditelné pouze v systému, nebudou odeslány dodavateli
5. Klikněte na tlačítko Uložit
6. Systém vás automaticky přesměruje na detail vytvořené objednávky

Úprava objednávky

Úprava základních údajů

1. V seznamu objednávek klikněte na ikonu Upravit (tužka) nebo v detailu objednávky na tlačítko Upravit
2. V dialogovém okně upravte požadované údaje
3. Klikněte na tlačítko Uložit

Úprava položek objednávky

Pokud není aktivní režim zobrazení pouze celkové ceny, můžete spravovat položky objednávky v detailu:

1. Otevřete detail objednávky kliknutím na číslo nebo název v tabulce
2. V sekci Položky objednávky najdete seznam všech položek
3. Pro přidání nové položky:
   • Přidat řádek volné položky: Vytvoří prázdný řádek pro manuální vyplnění
   • Přidat z výrobků: Vyberte položky z modulu Výrobky
   • Přidat ze skladu: Vyberte položky ze skladu s automatickou vazbou
4. Pro úpravu položky editujte přímo v tabulce:
   • Kód: Kód produktu nebo služby
   • Název: Popis položky
   • Množství: Počet kusů
   • Jednotka: Měrná jednotka (ks, m, kg, hod atd.)
   • Cena za jednotku: Cena za jeden kus bez DPH
   • Sleva v procentech: Procentuální sleva na položku
   • DPH sazba: Sazba daně z přidané hodnoty v procentech
   • Celní kód: Kód pro celní účely
   • Poznámka: Doplňující informace k položce
   • Dodáno ks: Již dodané množství pro sledování průběhu dodání
5. Ceny se přepočítávají automaticky po úpravě množství, ceny za jednotku, slevy nebo DPH
6. Pro odstranění položky klikněte na ikonu Smazat v pravém sloupci

Texty nad a pod položkami

V detailu objednávky můžete upravit:

• Text nad položkami: Úvodní text zobrazený nad tabulkou položek
• Text pod položkami: Závěrečný text pod tabulkou položek

Tyto texty se ukládají automaticky po opuštění pole.

Kopírování objednávky

1. V seznamu objednávek klikněte na ikonu Kopírovat (dvojité listy)
2. Systém vytvoří kopii objednávky včetně všech položek
3. Nová objednávka dostane nové číslo podle číselné řady
4. Upravte údaje podle potřeby
5. Uložte objednávku

Mazání objednávky

1. V seznamu objednávek klikněte na ikonu Smazat (křížek) nebo v detailu na tlačítko Smazat
2. Potvrďte smazání v dialogovém okně
3. Objednávka bude označena jako smazaná a přesunuta do koše

Poznámka: Smazané objednávky může zobrazit pouze administrátor pomocí tlačítka Smazané v hlavní obrazovce modulu.

Pokročilé funkce

Stavy objednávek

Pokud je v nastavení divize aktivní funkce stavů, můžete sledovat životní cyklus objednávky:

Stav	Význam	Použití
Aktivní	Objednávka byla vytvořena a odeslána dodavateli	Výchozí stav nové objednávky
Dodaná	Zboží nebo služba byly dodány	Po dokončení dodávky
Uhrazená	Objednávka byla zaplacena dodavateli	Po úhradě faktury
Zamítnutá	Objednávka byla zrušena nebo odmítnuta	Při stornování objednávky

Stav objednávky můžete změnit v dialogu pro úpravu objednávky.

Schvalovací proces

Pokud je v nastavení divize aktivní funkce schvalování, objednávky musí projít schvalovacím workflow před odesláním dodavateli.

Stavy schválení

Stav	Popis
Neodeslána ke schválení	Objednávka je v režimu vytváření, nebyla ještě odeslána ke schválení
Čeká na schválení	Objednávka byla odeslána schvalovateli a čeká na jeho rozhodnutí
Schválena	Objednávka byla schválena a může být odeslána dodavateli
Zamítnuta	Objednávka byla zamítnuta schvalovatelem
Vrácena k úpravě	Objednávka vyžaduje úpravy a byla vrácena tvůrci

Odeslání objednávky ke schválení

1. Otevřete detail objednávky ve stavu Neodeslána ke schválení nebo Vrácena k úpravě
2. Klikněte na tlačítko Odeslat ke schválení
3. V dialogovém okně:
   • Vyberte Schvalovatele ze seznamu uživatelů s oprávněním ke schvalování
   • Volitelně napište Poznámku pro schvalovatele
4. Klikněte na tlačítko Odeslat ke schválení
5. Schvalovatel obdrží emailové oznámení s informacemi o objednávce a odkazy pro schválení nebo zamítnutí
6. Objednávka přejde do stavu Čeká na schválení

Schválení nebo zamítnutí objednávky

Pokud jste schvalovatel a máte objednávku přidělenou ke schválení:

1. Otevřete detail objednávky
2. Klikněte na tlačítko Schválit nebo Zamítnout
3. V dialogovém okně:
   • Vyberte Rozhodnutí:
     • Schválit objednávku: Objednávka je v pořádku a může být odeslána
     • Zamítnout objednávku: Objednávka je nesprávná nebo nevhodná
     • Vrátit k úpravě: Objednávka vyžaduje úpravy před schválením
   • Volitelně napište Poznámku k vašemu rozhodnutí
4. Klikněte na tlačítko Potvrdit
5. Tvůrce objednávky obdrží emailové oznámení s vaším rozhodnutím
6. Pokud je v nastavení aktivní automatické odesílání, schválená objednávka bude automaticky odeslána dodavateli

Historie schvalování

V detailu objednávky v sekci Stav schválení najdete tabulku s historií všech schvalovacích akcí včetně:

• Datum a čas akce
• Jméno uživatele, který akci provedl
• Typ akce (odeslání ke schválení, schválení, zamítnutí, vrácení)
• Jméno přiděleného schvalovatele
• Poznámka k akci

Export dat

V hlavní tabulce objednávek můžete exportovat data do různých formátů:

Export do Excelu

1. Nastavte požadované filtry pro zobrazení relevantních objednávek
2. Nad tabulkou klikněte na tlačítko Excel
3. Systém vygeneruje soubor obsahující všechny zobrazené objednávky
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Export pro tisk

1. Nastavte požadované filtry
2. Klikněte na tlačítko Print
3. Otevře se náhled pro tisk obsahující tabulku objednávek
4. Použijte funkci tisku prohlížeče nebo uložte jako PDF

Tisk a odesílání objednávky

Tisk objednávky do PDF

1. Otevřete detail objednávky
2. Klikněte na tlačítko Tisk a Email
3. V dialogovém okně vyberte:
   • Jazyk objednávky: Jazyk, ve kterém bude objednávka vytištěna
   • Zobrazit poznámky k položkám: Zahrnutí poznámek do PDF
   • Zobrazit obrázky položek: Zahrnutí náhledových obrázků produktů
4. Klikněte na tlačítko pro generování PDF
5. Soubor se stáhne do vašeho počítače

Odeslání objednávky emailem

1. Otevřete detail objednávky
2. Ověřte, že je vyplněna Kontaktní osoba z CRM s platnou emailovou adresou
3. Klikněte na tlačítko Tisk a Email
4. Vyberte požadované nastavení tisku
5. V sekci Odesílání emailu:
   • Zkontrolujte emailovou adresu příjemce
   • Volitelně přidejte další emailové adresy oddělené čárkou
   • Napište doplňující zprávu do těla emailu
6. Klikněte na tlačítko Odeslat email
7. Email bude odeslán s přiloženou objednávkou ve formátu PDF a všemi soubory z přílohy objednávky
8. Do poznámek objednávky se automaticky zapíše informace o odeslání

Upravit ceny

Pokud potřebujete hromadně upravit ceny všech položek objednávky:

1. V detailu objednávky v sekci Položky objednávky klikněte na tlačítko Upravit ceny
2. V dialogovém okně vyberte způsob úpravy:
   • Navýšit ceny o procento: Zadejte procento navýšení (např. 5 pro +5 %)
   • Snížit ceny o procento: Zadejte procento snížení (např. 10 pro -10 %)
   • Zaokrouhlit ceny: Vyberte způsob zaokrouhlení
3. Klikněte na tlačítko Použít
4. Ceny všech položek budou upraveny podle zadaného pravidla

Poznámky k objednávce

V detailu každé objednávky najdete sekci Poznámky, která slouží k zaznamenávání komunikace a změn.

Přidání poznámky

1. V detailu objednávky v sekci Poznámky klikněte na tlačítko Přidat poznámku
2. Napište text poznámky
3. Volitelně přiložte soubory k poznámce
4. Klikněte na tlačítko Uložit
5. Poznámka se zobrazí v chronologickém seznamu s datem, časem a jménem autora

Poznámky jsou automaticky vytvářeny systémem při důležitých událostech, například:

• Odeslání objednávky emailem
• Změna stavu objednávky
• Schválení nebo zamítnutí

Integrace s dalšími moduly

CRM - Správa kontaktů

Objednávky vydané jsou úzce propojeny s modulem CRM:

• Výběr dodavatele: Při vytváření objednávky vyberete firmu z modulu CRM
• Kontaktní osoba: Přiřadíte konkrétní kontakt dodavatele pro komunikaci
• Automatické vyplnění údajů: Adresa a další údaje dodavatele se načtou z CRM
• Dodací adresy: Můžete vybrat pobočku dodavatele z modulu CRM
• Propojení v CRM: V detailu firmy v CRM se zobrazují všechny související objednávky

Poptávky

Objednávky můžete vytvářet přímo z modulu Poptávky:

• Převod poptávky na objednávku: V detailu poptávky použijte funkci pro vytvoření objednávky
• Přenesení údajů: Zákazník, položky a další údaje se automaticky zkopírují
• Vazba v systému: Objednávka si pamatuje vazbu na původní poptávku
• Sledování průběhu: V poptávce vidíte, které objednávky byly vytvořeny

Faktury přijaté

Z objednávek můžete vytvářet přijaté faktury:

• Tlačítko v detailu: Klikněte na Vytvořit fakturu přijatou
• Automatické vyplnění: Dodavatel, položky a ceny se přenesou do faktury
• Propojení dokladů: Faktura si uchovává vazbu na objednávku
• Přehled v objednávce: V sekci souvisejících dokladů vidíte všechny faktury vytvořené z objednávky

Zakázky

Pokud je funkce aktivní v nastavení divize:

• Přiřazení zakázky: Při vytváření objednávky můžete vybrat zakázku
• Sledování nákladů zakázky: Objednávky přispívají k celkovým nákladům zakázky
• Filtrování: V modulu Zakázky můžete zobrazit všechny objednávky dané zakázky
• Reporting: Reporty zakázek zahrnují i data z objednávek

Sklad (WareHouse)

Pokud máte aktivní modul Sklad:

• Přidání položek ze skladu: V položkách objednávky použijte tlačítko pro přidání ze skladu
• Automatická vazba: Položka si pamatuje vazbu na skladovou kartu
• Aktualizace stavu skladu: Při dodání lze aktualizovat stav na skladě
• Sledování dodávek: V detailu položky vidíte odkaz na sklad

Výrobky (Products)

Pokud máte aktivní modul Výrobky:

• Přidání z katalogu: Tlačítko Přidat z výrobků otevře katalog
• Přenesení údajů: Kód, název, cena, DPH a jednotky se zkopírují
• Náhledové obrázky: V položkách objednávky se zobrazí obrázek výrobku
• Vazba na výrobek: Odkaz na detail výrobku pro zobrazení kompletních informací

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu vytvořit novou objednávku, tlačítko je neaktivní.

Řešení: Zkontrolujte, zda máte oprávnění minimálně úrovně 5 pro danou divizi. Pokud ne, požádejte administrátora o přidělení práv.

Otázka: Jak změním číslo již vytvořené objednávky?

Řešení: Číslo objednávky nelze po vytvoření změnit, protože je součástí číselné řady. Pokud je číslo nesprávné, můžete objednávku zkopírovat a nové kopii bude přiděleno další číslo v řadě. Původní objednávku poté smažte.

Otázka: Proč se mi nezobrazují položky objednávky?

Řešení: Pokud je v nastavení divize aktivní funkce Zobrazit celkovou cenu vedle měny, položky se nezobrazují. V tomto režimu se vyplňuje pouze celková částka objednávky bez rozkladu na položky.

Otázka: Objednávka byla odeslána ke schválení, ale schvalovatel neobdržel email.

Řešení: Zkontrolujte následující:

• Má schvalovatel správně vyplněnou emailovou adresu v profilu?
• Zkontrolujte složku spam schvalovatele
• Ověřte v systémovém logu, zda bylo odeslání emailu úspěšné
• Kontaktujte administrátora pro kontrolu emailové konfigurace systému

Otázka: Jak mohu hromadně změnit dodavatele u více objednávek?

Řešení: Hromadná změna dodavatele není podporována přímo v uživatelském rozhraní. Kontaktujte administrátora, který může provést úpravu v databázi nebo použít speciální nástroj.

Otázka: Nemohu schválit objednávku, tlačítko není viditelné.

Řešení: Tlačítko pro schválení se zobrazí pouze pokud:

• Je v nastavení divize aktivní funkce schvalování
• Objednávka je ve stavu Čeká na schválení
• Máte oprávnění minimálně úrovně 10 pro danou divizi
• Objednávka je přidělena vám ke schválení, nebo máte oprávnění úrovně 15 pro schvalování všech objednávek

Otázka: Při pokusu o odeslání objednávky emailem dostávám chybu o chybějící emailové adrese.

Řešení: Ověřte, že v objednávce je vyplněna Kontaktní osoba z CRM a že tento kontakt má v CRM vyplněnou emailovou adresu. Otevřete detail kontaktu v CRM a zkontrolujte pole Email.

Otázka: Jak mohu zobrazit smazané objednávky?

Řešení: Smazané objednávky může zobrazit pouze uživatel s oprávněním úrovně 15 (administrace) pro danou divizi. V hlavní obrazovce modulu klikněte na tlačítko Smazané v pravém horním rohu.

Otázka: Proč se mi v objednávce nezobrazuje sloupec se stavem schválení?

Řešení: Sloupec se stavem schválení se zobrazí pouze pokud je v nastavení divize aktivní funkce Použít schvalování. Kontaktujte administrátora pro aktivaci této funkce.

Otázka: Mohu obnovit smazanou objednávku?

Řešení: Ano, administrátor s oprávněním úrovně 15 může obnovit smazanou objednávku. Otevřete seznam smazaných objednávek, najděte požadovanou objednávku a klikněte na ikonu pro obnovení.

Tipy pro efektivní práci

• Používejte popisné názvy: Vždy vyplňte výstižný název objednávky, který vám pomůže rychle identifikovat její obsah
• Propojujte se zakázkami: Pokud objednávka souvisí se zakázkou, vždy ji přiřaďte pro lepší přehled nákladů
• Využívajte poznámky: Zapisujte do poznámek důležité informace o komunikaci s dodavatelem nebo změnách objednávky
• Nastavte si filtry: Pro každodenní práci si nastavte běžně používané filtry a uložte je jako výchozí pomocí funkce uložení zobrazení tabulky
• Sledujte dodání: U objednávek s položkami pravidelně aktualizujte sloupec Dodáno ks pro přehled o průběhu dodání
• Kontrolujte platnost: Využívajte filtr Pouze platné pro zobrazení objednávek s blížícím se datem platnosti
• Kopírujte opakující se objednávky: Pokud pravidelně objednáváte stejné položky, použijte funkci kopírování místo vytváření nové objednávky
• Oddělujte divize: Pro různé typy objednávek (například materiál, služby, dlouhodobý majetek) vytvářejte samostatné divize s vlastními číselnými řadami
• Využívejte schvalovací workflow: Pro větší objednávky nebo objednávky vyžadující kontrolu aktivujte schvalovací proces
• Přikládejte dokumenty: K objednávce přikládejte nabídky dodavatele, smlouvy nebo specifikace pro kompletní dokumentaci
• Exportujte pro reporting: Pravidelně exportujte data do Excelu pro tvorbu reportů a analýz nákupu
• Kontrolujte souvislosti: V detailu objednávky využívejte sekci souvisejících dokladů pro přehled o vazbách na faktury a dodací listy