Dodací listy

Přehled modulu

Modul Dodací listy slouží k evidenci a správě dodacích listů, které doprovázejí fyzickou dodávku zboží zákazníkům. Dodací listy představují klíčový doklad v procesu distribuce zboží a v systému eIntranet tvoří propojení mezi přijatými objednávkami a fakturami vydanými.

Dodací list je dokument, který obsahuje informace o dodávaném zboží, množství, hmotnosti, cenách a všech relevantních údajích potřebných pro přepravu a předání zboží zákazníkovi. V systému můžete vytvářet dodací listy ručně, importovat položky z objednávek přijatých nebo ze skladu, a následně z nich generovat faktury vydané.

Hlavní funkce modulu

• Vytváření a správa dodacích listů s detailními položkami
• Vlastní číselné řady pro různé skupiny dodacích listů
• Propojení s moduly CRM, Objednávky přijaté, Zakázky, Výrobky a Sklad
• Automatické přenášení položek z objednávek přijatých
• Vytváření faktur vydaných z dodacích listů
• Sledování seriových čísel výrobků
• Výpočty cen s DPH, slevami a hmotnostmi
• Generování PDF dokumentů pro tisk a e-mail
• Evidence příloh veřejných i interních
• Poznámky a historie změn
• Pokročilé filtrování a vyhledávání

Předpoklady a aktivace modulu

Systémové požadavky

Pro plné využití modulu Dodací listy je doporučeno mít aktivovány následující moduly:

• CRM - pro správu firem a kontaktních osob zákazníků
• Objednávky přijaté - pro automatické vytváření dodacích listů z objednávek
• Faktury vydané - pro vytváření faktur z dodacích listů
• Výrobky - pro přidávání položek z katalogu výrobků
• Sklad - pro napojení na skladové zásoby a výdejky
• Zakázky - pro propojení dodacích listů se zakázkami

Uživatelská práva

Modul Dodací listy pracuje se skupinami (středisky) dodacích listů, kde každá skupina má vlastní nastavení a práva. Pro jednotlivé uživatele lze nastavit následující úrovně přístupu:

• 0 - Bez přístupu: Uživatel nemá přístup k dané skupině dodacích listů
• 1 - Vidí dodací listy: Uživatel může pouze prohlížet dodací listy, nemůže je upravovat ani vytvářet nové
• 5 - Vidí a může vytvářet nové a upravovat své: Uživatel může vytvářet nové dodací listy a upravovat ty, které sám vytvořil
• 10 - Vidí a může upravovat a vytvářet vše: Uživatel má plný přístup ke čtení, vytváření a úpravě všech dodacích listů ve skupině
• 15 - Vidí, upravuje, vytváří a může mazat vše: Uživatel má administrátorská práva včetně možnosti mazání dodacích listů

Aktivace a první nastavení

Po aktivaci modulu je nutné provést následující kroky:

1. Otevřít modul Nastavení - Dodací listy
2. Vytvořit alespoň jednu skupinu dodacích listů pomocí tlačítka Vytvořit skupinu
3. U vytvořené skupiny nastavit uživatelská práva pro jednotlivé zaměstnance
4. Nakonfigurovat údaje vaší firmy (dodavatele) - název, adresa, IČ, DIČ, logo
5. Nastavit číselnou řadu dodacích listů
6. Nakonfigurovat bankovní účty pro různé měny
7. Nastavit výchozí hodnoty (DPH, desetinná místa, texty)

Nastavení modulu

Skupiny dodacích listů

Systém umožňuje vytvořit více skupin dodacích listů, což je užitečné například pro:

• Rozdělení podle divizí nebo středisek firmy
• Oddělení tuzemských a zahraničních dodacích listů
• Různé typy produktů nebo služeb
• Samostatné číselné řady pro různé účely

Každá skupina má zcela nezávislé nastavení včetně vlastních číselných řad, bankovních účtů a uživatelských práv.

Konfigurace údajů dodavatele

Pro každou skupinu dodacích listů lze nastavit následující údaje vaší firmy (dodavatele), které se zobrazí na vytištěném dodacím listu:

• Název odběratele: Obchodní název vaší firmy
• Ulice: Adresa sídla
• Město: Město sídla
• PSČ: Poštovní směrovací číslo
• Stát: Výběr ze seznamu států
• IČ: Identifikační číslo
• DIČ: Daňové identifikační číslo
• Logo na dokladech: Grafické logo, které se zobrazí v levé horní části dodacího listu

Nastavení bankovních účtů

Pro každou skupinu lze nastavit až 3 bankovní účty v různých měnách. Systém automaticky vybere správný účet podle měny dodacího listu. Pro každý účet zadejte:

• Číslo účtu: Číslo účtu v lokálním formátu
• Měna účtu: Měna, ve které je účet veden (EUR, USD, CZK, atd.)
• Název banky: Název bankovní instituce
• IBAN: Mezinárodní číslo účtu
• SWIFT: Kód banky pro mezinárodní platby

Konfigurace číselné řady

Číselná řada dodacích listů se skládá z několika komponent, které lze libovolně kombinovat:

• Prefix: Text na začátku čísla (např. "DL", "DN")
• Rok: Volba mezi 4 číslicemi (2025) nebo 2 číslicemi (25)
• Suffix: Text za rokem (např. "SCH", "PRG")
• Počet čísel: Kolik číslic má mít pořadové číslo (např. 4 znamená 0001, 0002, atd.)
• Začínat od: Od jakého čísla začíná číslování každý nový rok

Příklad: Při nastavení Prefix: DL, Rok: 4 číselně, Suffix: Praha, Počet čísel: 4, Začínat od: 1 vznikne číslo dodacího listu: DL2025Praha0001

Systém automaticky sleduje poslední použité číslo pro každý rok a při vytváření nového dodacího listu nabídne další volné číslo v řadě.

Výchozí hodnoty a parametry

• Výchozí text nad položkami: Text, který se automaticky předvyplní při vytváření nového dodacího listu (např. "Dodáváme Vám následující zboží:")
• Výchozí text pod položkami: Text pod tabulkou položek (např. podmínky dodání, poděkování)
• Počet desetinných míst u cen: Počet desetinných míst pro zobrazení cen (0-6)
• Výchozí sazba DPH: Předvyplněná sazba DPH u nových položek (např. 21)
• Poznámka u výrobků - načítat z: Odkud se má automaticky načíst poznámka při přidání výrobku (z interní poznámky nebo z volitelných polí)
• Celní kódy výrobků - načítat z: Odkud se mají načítat celní kódy pro export

Vytváření dodacího listu

Nový dodací list - základní postup

1. V modulu Dodací listy klikněte na tlačítko Vytvořit dodací list
2. Systém automaticky vygeneruje číslo dodacího listu podle nastavené číselné řady
3. Vyplňte Název dodacího listu (např. "Dodávka zboží dle obj. 2025/001")
4. Zadejte Číslo objednávky zákazníka, pokud jej máte k dispozici
5. Vyberte Zakázku z modulu Zakázky, pokud dodací list patří k nějaké zakázce
6. Vyberte Firmu zákazníka z modulu CRM - po výběru se automaticky načte doporučená měna
7. Vyberte Kontaktní osobu z CRM, která bude uvedena na dodacím listu
8. Pokud je dodací adresa jiná než adresa firmy, zaškrtněte Dodací adresa je jiná a vyplňte ji ručně nebo vyberte z poboček v CRM
9. Vyberte Přepravní firmu z CRM, pokud dodávku zajišťuje externí dopravce
10. Zkontrolujte nebo změňte Měnu
11. Nastavte Datum vytvoření (výchozí je dnešní datum)
12. Nastavte Datum odeslání (plánované nebo skutečné datum expedice zboží)
13. Zadejte Interní poznámku/popis pro vnitřní potřebu
14. Přiložte případné Přílohy (dokumenty, fotografie, atd.) - veřejné i interní
15. Klikněte na tlačítko Uložit

Vytvoření z objednávky přijaté

Nejefektivnější způsob vytvoření dodacího listu je automaticky z objednávky přijaté:

1. Otevřete detail Objednávky přijaté
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit dodací list
3. Vyberte skupinu dodacích listů
4. Vyberte položky z objednávky, které chcete přenést
5. Zadejte množství k dodání (pokud dodáváte pouze část objednaného množství)
6. Systém vytvoří nový dodací list s přenesenými položkami včetně všech údajů (ceny, DPH, hmotnosti)
7. Položky v objednávce se automaticky označí jako převedené do dodacího listu

Výhody: Tento postup eliminuje chyby při opisování, automaticky propojuje dokumenty a urychluje proces.

Kopírování existujícího dodacího listu

Pro opakující se dodávky můžete použít funkci kopírování:

1. Otevřete detail dodacího listu, který chcete zkopírovat
2. Klikněte na tlačítko se třemi tečkami a vyberte Kopírovat
3. Systém vytvoří nový dodací list s novým číslem, ale se stejnými položkami a údaji
4. Upravte datum a případně další údaje
5. Uložte nový dodací list

Práce s položkami dodacího listu

Přidání volné položky

Volná položka umožňuje zadat libovolný text a parametry bez vazby na výrobek nebo sklad:

1. V detailu dodacího listu klikněte na tlačítko Přidat volnou
2. Systém přidá nový prázdný řádek do tabulky položek
3. Vyplňte Kód výrobku (katalogové číslo, SKU)
4. Zadejte Název položky
5. Zadejte Hmotnost na jednotku v kilogramech
6. Zadejte Množství a vyberte Jednotku (ks, m, kg, l, atd.)
7. Zadejte Cenu za jednotku bez DPH
8. Zadejte případnou Slevu v procentech (0-100)
9. Zadejte Sazbu DPH v procentech
10. Systém automaticky vypočítá Celkovou hmotnost, Cenu bez DPH, DPH a Cenu s DPH
11. Do poznámky můžete zadat další informace o položce
12. Do pole Celní kód zadejte kód pro export, pokud je to relevantní

Všechny změny se ukládají automaticky po přechodu na další pole.

Přidání položky z modulu Výrobky

Pokud máte aktivní modul Výrobky, můžete přidávat položky přímo z katalogu:

1. Klikněte na tlačítko Přidat z výrobků
2. Zobrazí se dialog s výběrem výrobků
3. Vyberte požadovaný výrobek ze seznamu
4. Zadejte Množství
5. Klikněte na Přidat
6. Systém automaticky načte z výrobku: kód, název, jednotku, prodejní cenu, hmotnost, poznámku (podle nastavení), celní kód (podle nastavení)
7. Můžete upravit načtené hodnoty podle potřeby

Přidání položky ze skladu

Při aktivním modulu Sklad můžete přidávat položky přímo ze skladových zásob:

1. V detailu dodacího listu vyberte sklad pomocí tlačítek pod položkami (např. "Hlavní sklad", "Sklad pobočka")
2. Klikněte na tlačítko vybraného skladu
3. Zobrazí se dialog s položkami dostupnými na daném skladu
4. Můžete filtrovat podle názvu, kódu nebo kategorie
5. Zaškrtněte položky, které chcete přidat
6. Zadejte množství u každé položky
7. Klikněte na Přidat vybrané položky
8. Systém automatически načte všechny údaje ze skladu a vytvoří vazbu na skladovou kartu

Důležité: Při přidání ze skladu se vytvoří vazba na skladovou položku, což umožňuje sledovat pohyb zboží a automaticky vytvářet skladové výdejky.

Úprava položek

Všechny položky můžete upravovat přímo v tabulce:

• Klikněte do pole, které chcete změnit
• Zadejte novou hodnotu
• Stiskněte Enter nebo klikněte mimo pole
• Systém automaticky přepočítá celkové hodnoty

Automatické přepočty probíhají při změně:

• Množství × Hmotnost/ks = Celková hmotnost
• Množství × Cena/ks × (1 - Sleva%) = Cena bez DPH
• Cena bez DPH × DPH% = DPH
• Cena bez DPH + DPH = Cena s DPH

Hromadná úprava cen

Pro rychlou úpravu cen všech položek najednou použijte funkci Upravit ceny:

1. Klikněte na tlačítko Upravit ceny pod tabulkou položek
2. Zobrazí se dialog s možnostmi:

• Zvýšit/snížit ceny o procenta: Zadejte procentuální změnu (např. +10% nebo -5%)
• Nastavit slevu u všech položek: Zadejte jednotnou slevu v procentech
• Změnit DPH u všech položek: Nastavit novou sazbu DPH
• Zaokrouhlit ceny: Zaokrouhlit ceny nahoru nebo dolů na celé koruny/eura

3. Zvolte požadovanou akci a zadejte hodnotu
4. Klikněte na Použít
5. Systém automaticky aktualizuje všechny položky a přepočítá sumy

Smazání položek

• Pro smazání jedné položky klikněte na ikonu koše na konci řádku a potvrďte akci
• Pro smazání všech položek najednou použijte tlačítko Smazat vše pod tabulkou

Seriová čísla zboží

Systém umožňuje sledovat seriová čísla dodávaného zboží:

1. U položky ze skladu se seriová čísla načítají automaticky ze skladové karty
2. Seriová čísla se zobrazují v rozbalovacím řádku pod položkou
3. Na vytištěném dodacím listu můžete zahrnout výpis seriových čísel
4. Systém zabraňuje duplicitnímu vydání zboží se stejným seriévovým číslem

Propojení s dalšími moduly

Vazba na objednávky přijaté

Dodací list může být vytvořen z objednávky přijaté, čímž vznikne oboustranná vazba:

• V dodacím listu se zobrazí odkaz na zdrojovou objednávku
• V objednávce se zobrazí všechny vytvořené dodací listy
• Položky v objednávce jsou označeny jako převedené
• Můžete vytvořit více částečných dodacích listů z jedné objednávky
• Systém sleduje, kolik bylo objednáno a kolik již dodáno

Vazba na zakázky

Každý dodací list můžete přiřadit k zakázce:

• V detailu dodacího listu vyberte zakázku z rozbalovacího seznamu
• V modulu Zakázky se zobrazí všechny související dodací listy
• Můžete sledovat průběh plnění zakázky
• V přehledu zakázky vidíte celkovou hodnotu vydaných dodacích listů

Vazba na CRM

Každý dodací list je propojen s CRM systémem:

• Firma zákazníka: Automaticky se načítají údaje pro tisk (název, adresa, IČ, DIČ)
• Kontaktní osoba: Zobrazí se na dodacím listu včetně telefonu a e-mailu
• Pobočky: Můžete vybrat dodací adresu z evidovaných poboček firmy
• Přepravní firma: Vyberte dopravce z CRM firem
• V detailu firmy v CRM vidíte všechny dodací listy pro danou firmu

Vazba na sklad

Při přidání položky ze skladu vzniká vazba na skladovou kartu:

• Položka je označena jako Ze skladu s uvedením názvu skladu
• Můžete vytvořit skladovou výdejku pro snížení stavu skladu
• Systém kontroluje dostupné množství na skladě
• Po vytvoření výdejky se odečte zboží ze skladové zásoby
• Sledují se seriová čísla vydaného zboží

Vytvoření faktury vydané z dodacího listu

Hlavním účelem dodacího listu je často následné vystavení faktury. Systém umožňuje automatické vytvoření faktury vydané:

1. V detailu dodacího listu klikněte na tlačítko Vytvořit FV
2. Vyberte Skupinu FV, do které má faktura patřit
3. Rozhodněte, zda chcete vytvořit Novou fakturu nebo přidat položky do Existující faktury

Vytvoření nové faktury

4. Zadejte Datum vystavení faktury
5. Zadejte Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) - obvykle datum odeslání z dodacího listu
6. Zadejte Datum splatnosti - systém automaticky navrhne podle nastavení skupiny FV a individuálních podmínek zákazníka
7. Vyberte Číslo účtu, na který má zákazník platit - systém automaticky vybere účet odpovídající měně
8. Zkontrolujte Měnu - převzatou z dodacího listu
9. Vyberte Způsob úhrady (bankovní převod, hotově, kartou, atd.)
10. V tabulce zaškrtněte Položky do faktury - zobrazují se pouze dosud nevyfakturované položky
11. Klikněte na Vytvořit

Systém vytvoří novou fakturu vydanou s následujícími vlastnostmi:

• Položky z dodacího listu se přenesou do faktury
• Vytvoří se vazba mezi položkami dodacího listu a faktury
• V dodacím listu se položky označí jako vyfakturované (zelené pozadí)
• Ve faktuře se zobrazí odkaz na zdrojový dodací list
• V dodacím listu se zobrazí odkaz na vytvořenou fakturu

Přidání do existující faktury

Pokud potřebujete sloučit více dodacích listů do jedné faktury:

4. V rozbalovacím seznamu Stávající/nová faktura vyberte existující fakturu
5. Zaškrtněte položky z dodacího listu, které chcete přidat
6. Klikněte na Vytvořit
7. Položky se přidají do vybrané faktury
8. Vybraná faktura se otevře pro kontrolu

Částečné fakturování

Nemusíte vyfakturovat všechny položky najednou:

• Při vytváření faktury odškrtněte položky, které nechcete fakturovat nyní
• Tyto položky zůstanou v dodacím listu jako nevyfakturované
• Později můžete vytvořit další fakturu s zbývajícími položkami
• Systém přesně sleduje, co již bylo a co ještě nebylo vyfakturováno

Tisk a export dodacího listu

Generování PDF dokumentu

1. V detailu dodacího listu klikněte na tlačítko Tisk & Email
2. Zobrazí se náhled dodacího listu ve formátu PDF
3. Můžete vybrat následující možnosti tisku:

• Poznámky u položek: Zobrazit poznámky a celní kódy pod každou položkou
• Fotografie výrobků: Vložit obrázky výrobků do dokumentu
• Čárové kódy EAN: Vytisknout čárové kódy u položek ze skladu
• Ceny: Zobrazit nebo skrýt cenové údaje (někdy se dodací listy tisknou bez cen)
• Seriová čísla: Zobrazit seznam seriových čísel dodávaného zboží

4. Zvolte jazyk dokumentu (čeština, angličtina, němčina, atd.)
5. Zadejte jméno osoby, která zboží převzala (objeví se na dodacím listu)
6. Klikněte na Generovat PDF
7. Dokument se vygeneruje a můžete jej:

• Stáhnout do počítače
• Vytisknout přímo z prohlížeče
• Odeslat e-mailem (viz sekce níže)

Odeslání e-mailem

Pro odeslání dodacího listu zákazníkovi e-mailem:

1. V dialogu Tisk & Email zaškrtněte možnost Odeslat e-mailem
2. Zadejte nebo upravte E-mailovou adresu příjemce (automaticky se načte z kontaktní osoby)
3. Upravte Předmět e-mailu (výchozí: "Dodací list č. DL2025Praha0001")
4. Upravte Text e-mailu (můžete použít šablonu nebo zadat vlastní text)
5. Zaškrtněte možnost Přiložit PDF dodacího listu
6. Případně přiložte další soubory z Příloh dodacího listu
7. Klikněte na Odeslat
8. E-mail se odešle a v poznámkách dodacího listu se zaznamená informace o odeslání

Tip: V modulu Nastavení - E-mailové šablony si můžete vytvořit předpřipravené šablony pro různé typy dodacích listů.

Obsah vytištěného dodacího listu

Vygenerovaný PDF dokument obsahuje:

• Hlavička: Logo firmy, název firmy dodavatele, text "Dodací list", číslo dodacího listu
• Údaje dodavatele: Adresa, IČ, DIČ vašей firmy
• Údaje odběratele: Název firmy, adresa, IČ, DIČ zákazníka
• Kontaktní osoba: Jméno, telefon, e-mail
• Dodací adresa: Pokud je jiná než adresa firmy
• Data: Datum vytvoření, datum odeslání
• Text nad položkami: Vaše úvodní sdělení
• Tabulka položek: Kód, název, hmotnost/ks, množství, jednotka, (ceny pokud jsou zobrazeny)
• Poznámky a celní kódy: Pokud jsou zahrnuty
• Sumarizace: Celková hmotnost, (celkové ceny pokud jsou zobrazeny)
• Text pod položkami: Vaše závěrečné sdělení, podmínky
• Kontakt na vystavovatele: Jméno, e-mail, telefon osoby, která dodací list vytvořila
• Podpis převzetí: Místo pro podpis osoby převzavší zboží
• Patička: "Vystaveno v systému eIntranet.net", ID dodacího listu
• QR kód: Pro rychlé načtení do mobilní aplikace

Filtrování a vyhledávání

Pro rychlé nalezení konkrétního dodacího listu použijte filtrovací nástroje:

Základní filtr

• Rok: Výběr roku vytvoření dodacího listu nebo "Vše" pro zobrazení všech let
• Nevyfakturované: Zobrazí pouze dodací listy, u kterých ještě nebyly všechny položky vyfakturovány

Rozšířený filtr

Kliknutím na kartu Filtr zobrazíte pokročilé možnosti:

• V názvu: Vyhledávání v názvech dodacích listů
• Datum zadání: Filtrování podle data vytvoření (od-do)
• Datum odeslání: Filtrování podle data expedice (od-do)
• Založil: Výběr uživatele, který dodací list vytvořil
• Firma: Výběr zákazníka z CRM

Po nastavení filtrů klikněte na Vyhledat pro aplikaci nebo Zrušit pro návrat k původnímu zobrazení.

Vyhledávání v tabulce

Nad tabulkou dodacích listů je vyhledávací pole, které prohledává:

• Čísla dodacích listů
• Názvy dodacích listů
• Čísla objednávek zákazníka
• Názvy zakázek
• Názvy firem

Stačí začít psát a tabulka se automaticky filtruje na odpovídající záznamy.

Řazení

Kliknutím na název sloupce v tabulce můžete řadit dodací listy podle:

• Čísla dodacího listu
• Názvu
• Data vytvoření
• Data odeslání
• Firmy zákazníka
• Celkové ceny

Opětovným kliknutím na stejný sloupec změníte směr řazení (vzestupně/sestupně).

Poznámky a historie změn

Přidání poznámky

K dodacímu listu můžete přidávat poznámky pro dokumentaci komunikace a změn:

1. V detailu dodacího listu přejděte na sekci Poznámky
2. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
3. Zadejte Text poznámky
4. Případně přiložte Soubory (fotografie, dokumenty)
5. Klikněte na Uložit

Poznámka se automaticky označí:

• Datem a časem vytvoření
• Jménem uživatele, který ji vytvořil

Automatické poznámky systému

Systém automaticky vytváří poznámky při důležitých událostech:

• Vytvoření dodacího listu
• Odeslání e-mailu s dodacím listem
• Vytvoření faktury z dodacího listu
• Označení jako vyřízené
• Smazání nebo obnovení dodacího listu
• Změna stavu skladové výdejky

Tyto automatické poznámky jsou označeny jako Změna a slouží jako auditní záznam.

Zobrazení historie

V sekci Poznámky vidíte chronologický přehled všech událostí:

• Nejnovější poznámky jsou nahoře
• U každé poznámky je uvedeno datum, čas a autor
• Poznámky označené jako Změna jsou zvýrazněny
• Můžete si stáhnout přílohy připojené k poznámkám

Přílohy

Dva typy příloh

Systém rozlišuje dva typy příloh:

• Veřejné přílohy: Dokumenty, které můžete sdílet se zákazníkem (technické listy, certifikáty, fotografie výrobků)
• Interní přílohy: Dokumenty pouze pro interní použití (obchodní poznámky, kalkulace, komunikace)

Přidání příloh

1. Při vytváření nebo úpravě dodacího listu přetáhněte soubory do oblasti Přílohy nebo Interní přílohy
2. Můžete nahrát až 60 souborů najednou
3. Maximální velikost jednoho souboru je 100 MB
4. Podporovány jsou všechny běžné formáty (PDF, Word, Excel, obrázky, atd.)

Správa příloh

• V detailu dodacího listu vidíte všechny přílohy s náhledem
• Kliknutím na přílohu ji můžete stáhnout
• Kliknutím na ikonu oka zobrazíte náhled (u obrázků a PDF)
• Kliknutím na ikonu tužky můžete přejmenovat soubor
• Kliknutím na ikonu koše přílohu smažete
• Veřejné přílohy můžete zaškrtnout pro odeslání e-mailem společně s dodacím listem

Vytvoření nového dokumentu online

Pokud máte aktivní integraci s OnlyOffice:

1. Klikněte na tlačítko Vytvořit nový soubor u příloh
2. Vyberte typ dokumentu (Word, Excel, PowerPoint)
3. Otevře se online editor
4. Vytvořte dokument
5. Po uložení se automaticky připojí jako příloha dodacího listu

Související doklady

V detailu dodacího listu vidíte přehled všech souvisejících dokladů v sekci Související doklady:

• Poptávky: Pokud existují poptávky vztahující se k zakázce
• Nabídky: Nabídky související se zakázkou nebo objednávkou
• Objednávky přijaté: Objednávka, ze které byl dodací list vytvořen
• Dodací listy: Další dodací listy ve stejné zakázce
• Faktury vydané: Faktury vytvořené z tohoto dodacího listu
• Objednávky vydané: Související objednávky u dodavatelů (pokud jste museli něco objednat)
• Faktury přijaté: Faktury od dodavatelů související se zakázkou

Každý doklad je zobrazen jako odkaz, kliknutím přejdete na jeho detail.

Označení jako vyřízené

Když je dodávka kompletně dokončena a vyfakturovaná:

1. V detailu dodacího listu klikněte na tlačítko Označit jako vyřízené
2. Systém nastaví dodací list jako dokončený
3. V přehledu se dodací list zobrazí se zeleným pozadím
4. Do poznámek se automaticky přidá záznam o ručním označení jako vyřízené

Tato funkce je užitečná pro:

• Dodací listy, které nebudou fakturovány (reklamní vzorky, interní převody)
• Dodací listy, kde fakturace proběhla jiným způsobem
• Uzavření dodacího listu pro archivaci

Automatické označení jako vyřízené

Dodací list se automaticky označí jako vyřízený, když:

• Všechny položky byly převedeny do faktur vydaných
• Byla vytvořena a dokončena skladová výdejka

Integrace se skladem

Vytvoření skladové výdejky

Pokud máte v dodacím listu položky ze skladu, můžete vytvořit skladovou výdejku pro odečtení zboží:

1. V detailu dodacího listu najděte tlačítko Vytvořit skladovou výdejku
2. Vyberte sklad, ze kterého má být zboží vydáno
3. Systém automaticky načte všechny položky ze skladu
4. Zkontrolujte množství
5. Klikněte na Vytvořit výdejku
6. Systém:

• Vytvoří novou skladovou výdejku
• Odečte zboží ze skladových zásob
• Vytvoří vazbu mezi dodacím listem a výdejkou
• Zaznamená seriová čísla vydaného zboží
• Přidá poznámku do dodacího listu

Tisk skladové výdejky

7. V dodacím listu klikněte na odkaz skladové výdejky
8. Otevře se detail výdejky
9. Klikněte na Tisk
10. Vygeneruje se PDF dokument s položkami k vyskladnění
11. Můžete jej vytisknout pro pracovníky skladu

Kontrola dostupnosti

Při přidávání položek ze skladu systém kontroluje:

• Dostupné množství: Zobrazí se, kolik kusů je aktuálně na skladě
• Rezervované množství: Zohledňuje jiné nevydané objednávky
• Varování: Červeně zvýrazní položky, kde požadujete více než je dostupné

Toto pomáhá předejít situaci, kdy slíbíte dodávku zboží, které nemáte na skladě.

Tipy a triky pro efektivní práci

Šablony pro opakující se dodávky

Pro pravidelné dodávky stejného sortimentu zákazníkovi:

1. Vytvořte první dodací list s kompletními položkami
2. Při další dodávce tento dodací list zkopírujte
3. Upravte pouze datum a případně množství
4. Ušetříte čas oproti ručnímu vyplňování

Hromadné operace

Pro úpravu více dodacích listů najednou:

1. V přehledu zaškrtněte dodací listy pomocí checkboxů
2. V horní liště se zobrazí tlačítka pro hromadné operace:

• Hromadné odeslání e-mailem
• Hromadný tisk
• Export do Excelu
• Hromadné smazání

Klávesové zkratky

Pro rychlejší práci použijte klávesové zkratky:

• Ctrl + S: Uložení změn
• Ctrl + P: Tisk dodacího listu
• Ctrl + E: Odeslat e-mailem
• Esc: Zavřít dialog
• Enter: Potvrdit akci

Předvyplňování údajů

Systém si pamatuje a automaticky předvyplňuje:

• Naposledy vybranou skupinu dodacích listů
• Kontaktní osobu u zákazníka z předchozího dodacího listu
• Dodací adresu, pokud byla již jednou použita
• Přepravní firmu používanou pro daného zákazníka
• Měnu podle nastavení v CRM

Mobilní přístup

K dodacím listům můžete přistupovat i z mobilních zařízení:

• Responzivní design se přizpůsobí obrazovce telefonu či tabletu
• Můžete prohlížet dodací listy na cestách
• Pořizovat fotografie a přikládat je jako přílohy
• Skenovat QR kód dodacího listu pro rychlé otevření
• Odesílat dodací listy e-mailem přímo z místa dodávky

Správa verzí dodacího listu

Pokud potřebujete upravit již vytištěný dodací list:

1. Otevřete originální dodací list
2. Zkopírujte jej pomocí funkce kopírování
3. V novém dodacím listu proveďte změny
4. Původní dodací list označte jako stornovací nebo přidejte poznámku o revizi
5. Nový dodací list odešlete zákazníkovi s poznámkou "Oprava" nebo "Revize"

Export dat

Pro další zpracování můžete exportovat data:

• Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou dodacích listů
• Vygeneruje se soubor Excel se všemi zobrazovanými dodacími listy
• Zahrnuje: čísla, názvy, zákazníky, data, ceny
• Můžete data dále analyzovat, vytvářet grafy, počítat statistiky

Řešení problémů

Nelze vytvořit dodací list

Problém: Tlačítko "Vytvořit dodací list" je neaktivní.

Řešení:

• Zkontrolujte, že máte vybranou skupinu dodacích listů v horní části obrazovky
• Ověřte, že máte dostatečná práva (minimálně úroveň 5)
• Kontaktujte administrátora pro nastavení přístupových práv

Chybí číslo dodacího listu

Problém: Po vytvoření dodacího listu se nezobrazuje číslo.

Řešení:

• Otevřete Nastavení - Dodací listy
• U příslušné skupiny zkontrolujte nastavení číselné řady
• Zkontrolujte, že je vyplněn prefix a správně nastaveno "Začínat od"
• Pokud problém přetrvává, kontaktujte technickou podporu

Položky ze skladu nejdou přidat

Problém: Při kliknutí na sklad se nezobrazují žádné položky.

Řešení:

• Zkontrolujte, že vybraný sklad obsahuje nějaké položky
• Ověřte, že položky mají nastavenou viditelnost pro vaši skupinu
• Zkuste aktualizovat stránku (F5)
• Zkontrolujte filtr položek - možná jsou všechny odfiltrovány

PDF se negeneruje

Problém: Při kliknutí na "Tisk & Email" se nic nestane nebo se zobrazí chyba.

Řešení:

• Zkontrolujte, že dodací list obsahuje alespoň jednu položku
• Ověřte, že jsou vyplněny všechny povinné údaje (firma, datum)
• Zkuste vypnout blokování pop-up oken v prohlížeči
• Zkuste jiný webový prohlížeč
• Vyčistěte cache prohlížeče

E-mail se neodesílá

Problém: Po kliknutí na "Odeslat" se e-mail neodešle.

Řešení:

• Zkontrolujte, že je správně zadána e-mailová adresa příjemce
• Ověřte, že máte nastaven SMTP server v administraci systému
• Zkontrolujte, že velikost příloh nepřekračuje limit (obvykle 25 MB)
• Podívejte se do poznámek dodacího listu, zda se neobjevila chybová hláška
• Kontaktujte administrátora systému

Nesedí součty cen

Problém: Celková cena se nezdá být správně spočítaná.

Řešení:

• Zkontrolujte nastavení počtu desetinných míst u skupiny dodacích listů
• Zkontrolujte, že sleva je zadána v procentech (0-100), ne jako koeficient
• Ověřte, že DPH je zadáno jako procento (21), ne jako koeficient (0.21)
• Aktualizujte stránku (F5) - mohlo dojít k chybě JavaScriptu
• Zkuste upravit hodnotu a znovu ji vrátit - systém přepočítá

Nelze vytvořit fakturu z dodacího listu

Problém: Tlačítko "Vytvořit FV" je neaktivní nebo se zobrazí chyba.

Řešení:

• Zkontrolujte, že všechny položky již nebyly vyfakturovány
• Ověřte, že máte práva pro vytváření faktur vydaných
• Zkontrolujte, že máte vybranou skupinu FV, ke které máte přístup
• Ujistěte se, že jsou vyplněny všechny povinné údaje (firma, měna)

Skladová výdejka nesnižuje stav skladu

Problém: Po vytvoření výdejky zůstává stav skladu stejný.

Řešení:

• Zkontrolujte, že výdejka je ve stavu "Dokončená"
• Ověřte, že máte práva pro skladové pohyby
• Zkontrolujte nastavení automatického odečítání ve skladu
• Podívejte se do historie pohybů dané skladové položky

Praktické příklady použití

Příklad 1: Standardní dodávka ze skladu s fakturací

Scénář: Zákazník si objednal zboží, které máte skladem. Potřebujete vytvořit dodací list, vyskladnit zboží a vystavit fakturu.

Postup:

1. V modulu Objednávky přijaté otevřete objednávku zákazníka
2. Klikněte na Vytvořit dodací list
3. Vyberte skupinu dodacích listů
4. Zaškrtněte všechny položky z objednávky
5. Zadejte množství k dodání (pokud dodáváte méně než objednáno, upravte)
6. Systém vytvoří dodací list s automaticky přenesenými údaji
7. V dodacím listu zkontrolujte položky a ceny
8. Klikněte na tlačítko skladu, ze kterého budete vyskladňovat
9. Klikněte na Vytvořit skladovou výdejku
10. Vytiskněte skladovou výdejku pro pracovníky skladu
11. Po fyzickém vyskladnění zboží klikněte Tisk & Email
12. Vygenerujte PDF dodacího listu s cenami a seriových číslech
13. Odešlete dodací list e-mailem zákazníkovi
14. Expedujte zboží s vytištěným dodacím listem
15. Klikněte na Vytvořit FV
16. Vytvořte novou fakturu vydanou s datem splatnosti podle podmínek
17. Faktura se automaticky propojí s dodacím listem
18. Odešlete fakturu zákazníkovi

Výsledek: Kompletní dokumentace dodávky od objednávky přes vyskladnění až po fakturaci, vše propojené a dohledatelné.

Příklad 2: Částečná dodávka s pozdější dokončením

Scénář: Zákazník objednal 100 kusů, ale momentálně máte skladem pouze 60 kusů. Chcete dodat, co máte, a zbytek dodat později.

Postup:

1. Vytvořte dodací list z objednávky, jak je popsáno výše
2. U položek upravte množství na 60 kusů
3. Vytvořte skladovou výdejku a vyskladněte 60 kusů
4. Odešlete dodací list zákazníkovi s poznámkou "Částečná dodávka 1/2"
5. Nevytvářejte ještě fakturu - čekáte na kompletní dodávku
6. Když dorazí nová dodávka na sklad a máte zbylých 40 kusů:
7. Znovu otevřete původní objednávku
8. Vytvořte druhý dodací list se zbylými 40 kusy
9. Vyskladněte a odešlete zákazníkovi s poznámkou "Částečná dodávka 2/2 - kompletní"
10. Nyní vytvořte fakturu, která zahrnuje položky z obou dodacích listů:

• Otevřete první dodací list
• Klikněte Vytvořit FV a vytvořte novou fakturu
• Otevřete druhý dodací list
• Klikněte Vytvořit FV a vyberte existující fakturu (tu, kterou jste právě vytvořili)
• Výsledná faktura obsahuje všech 100 kusů z obou dodávek

Výsledek: Zákazník dostal zboží ve dvou dodávkách, ale jednu souhrnnou fakturu za vše. Objednávka je kompletně uzavřena.

Příklad 3: Mezinárodní dodávka s celními dokumenty

Scénář: Dodáváte zboží do Německa a potřebujete dodací list s celními kódy, bez cen (ceny jsou na samostatné faktuře), v německém jazyce.

Postup:

1. Vytvořte dodací list standardním způsobem
2. U každé položky vyplňte Celní kód (pokud není automaticky načten z výrobků)
3. V poznámkách položek uveďte země původu zboží
4. Přiložte jako interní přílohu případné certifikáty CE nebo osvědčení o původu
5. Přiložte jako veřejnou přílohu technické listy v němčině
6. Klikněte na Tisk & Email
7. Odškrtněte možnost Ceny (dodací list bude bez cen)
8. Zaškrtněte Poznámky u položek (zobrazí se celní kódy a země původu)
9. Vyberte jazyk Němčina
10. Vygenerujte PDF
11. Odešlete e-mailem zákazníkovi společně s technickými listy
12. Vytiskněte 3 kopie pro přepravu (zákazník, dopravce, pro vás)
13. Samostatně vytvořte a odešlete fakturu vydanou (s cenami)

Výsledek: Kompletní exportní dokumentace s dodacím listem v jazyce zákazníka, celními kódy pro celní řízení a oddělenou fakturou.

Příklad 4: Reklamní vzorky bez fakturace

Scénář: Posíláte potenciálnímu zákazníkovi reklamní vzorky zdarma. Potřebujete evidovat, co jste poslali, ale nevystavovat fakturu.

Postup:

1. Vytvořte nový dodací list s názvem "Reklamní vzorky pro firmu XY"
2. Vyberte firmu z CRM (i když ještě není zákazník, evidujte ji jako potenciálního)
3. Přidejte položky ručně nebo ze skladu
4. U ceny zadejte 0 nebo skutečnou hodnotu (pro interní evidenci)
5. Do interní poznámky dodacího listu napište: "Reklamní vzorky - NEFAKTUROVAT"
6. Pokud vyskladňujete ze skladu, vytvořte skladovou výdejku s poznámkou "Reklamní vzorky"
7. Vytiskněte dodací list BEZ cen (použijte volbu pro skrytí cen)
8. Přiložte k zásilce
9. Po odeslání klikněte na Označit jako vyřízené
10. Do poznámky uveďte: "Vzorky odeslány, nebude fakturováno"

Výsledek: Máte evidenci toho, co jste poslali (pro sledování nákladů na marketing), sklad je správně vyskladněn, ale nevznikne faktura.

Často kladené otázky

Mohu změnit číslo dodacího listu po jeho vytvoření?

Ne, číslo dodacího listu se generuje automaticky při vytvoření a není možné jej měnit. To zajišťuje kontinuitu číselné řady a odpovídá legislativním požadavkům. Pokud potřebujete změnit číslo, musíte dodací list smazat a vytvořit nový.

Co se stane s položkami v objednávce, když vytvořím dodací list?

Položky v objednávce přijaté se automaticky označí jako převedené do dodacího listu. V objednávce se zobrazí odkaz na vytvořený dodací list. Položky lze stále upravovat v dodacím listu, změny se však nepromítnou zpět do objednávky.

Mohu vytvořit více dodacích listů z jedné objednávky?

Ano, můžete vytvořit libovolný počet dodacích listů z jedné objednávky. To je užitečné při částečných dodávkách. Systém sleduje, které položky již byly převedeny a které ještě čekají na dodání.

Jak poznám, že dodací list byl již vyfakturován?

V přehledu dodacích listů jsou vyfakturované dodací listy označeny zeleným pozadím. V detailu dodacího listu jsou vyfakturované položky také zelené a u každé je uveden odkaz na fakturu. Můžete také použít filtr "Nevyfakturované" pro zobrazení pouze čekajících dodacích listů.

Mohu upravit dodací list po vytvoření faktury?

Ano, můžete upravovat dodací list i po vytvoření faktury. Změny v dodacím listu se však automaticky nepromítnou do faktury - fakturu musíte upravit samostatně. Pokud potřebujete významné změny, doporučuje se vytvořit storno fakturu a novou fakturu.

Jak mohu hromadně vytisknout více dodacích listů?

V přehledu dodacích listů zaškrtněte dodací listy, které chcete vytisknout. Poté klikněte na tlačítko "Hromadný tisk" v horní liště. Systém vygeneruje jeden PDF soubor obsahující všechny vybrané dodací listy za sebou.

Lze odeslat dodací list zákazníkovi automaticky při vytvoření?

Ano, v nastavení skupiny dodacích listů můžete aktivovat automatické odesílání e-mailu. Také můžete nastavit e-mailovou šablonu, která se použije. E-mail se odešle automaticky po uložení nového dodacího listu.

Co dělat, když jsem omylem smazal dodací list?

Smazané dodací listy nejsou trvale vymazány. Klikněte na tlačítko "Smazané" v modulu Dodací listy. Zobrazí se seznam všech smazaných dodacích listů. Najděte ten správný a klikněte na ikonu obnovení. Dodací list se obnoví včetně všech položek a příloh.

Mohu mít různé číselné řady pro různé typy zboží?

Ano, vytvořte více skupin dodacích listů, kde každá bude mít vlastní číselnou řadu. Například: "DL2025Běžné0001" pro standardní dodávky a "DLSpec2025-0001" pro speciální zakázky. Uživatelé pak při vytváření dodacího listu vybírají příslušnou skupinu.

Jak exportovat dodací listy do účetního systému?

V přehledu dodacích listů použijte filtr pro výběr období. Poté klikněte na tlačítko "Excel" a stáhněte data. V Excelu můžete data upravit do formátu požadovaného vaším účetním systémem. Některé účetní systémy mají přímou integraci - kontaktujte technickou podporu.

Shrnutí a doporučení

Modul Dodací listy v systému eIntranet je komplexní nástroj pro správu fyzických dodávek zboží zákazníkům. Zde je souhrn klíčových doporučení pro efektivní používání:

Pro začátečníky

• Začněte vytvořením jedné skupiny dodacích listů s jednoduchým nastavením
• Vytvořte několik testovacích dodacích listů pro procvičení
• Využívejte automatické vytváření z objednávek - ušetří vám čas a sníží chyby
• Držte se standardního procesu: Objednávka → Dodací list → Faktura
• Pravidelně kontrolujte nevyfakturované dodací listy

Pro pokročilé uživatele

• Vytvořte více skupin pro různé typy dodávek nebo střediska
• Využívejte propojení se skladem pro automatické výdejky
• Nastavte e-mailové šablony pro různé typy komunikace
• Používejte částečné dodávky a následně sloučené faktury
• Analyzujte exportovaná data pro optimalizaci procesů

Doporučená pracovní postupy

1. Konzistence: Držte se jednotného způsobu pojmenování a popisu dodacích listů
2. Dokumentace: Vždy přidávejte poznámky při důležitých změnách nebo nestandardních situacích
3. Kontrola: Před odesláním zákazníkovi vždy zkontrolujte náhled PDF
4. Archivace: Pravidelně exportujte data pro zálohu a archivaci
5. Školení: Zajistěte, aby všichni uživatelé byli řádně proškoleni

Integrace s dalšími moduly

Pro maximální efektivitu využívejte dodací listy v kombinaci s:

• CRM - kompletní evidence zákazníků a kontaktů
• Objednávky přijaté - plynulý přechod od objednávky k dodání
• Sklad - automatické vyskladnění a sledování zásob
• Faktury vydané - automatická fakturace dodaného zboží
• Zakázky - sledování celého projektu od počátku do konce

Podpora a další zdroje

Pokud potřebujete pomoc nebo máte dotazy:

• Kontaktujte technickou podporu eIntranet na e-mailu podpora@eintranet.net
• Navštivte znalostní bázi na www.eintranet.net/napoveda
• Zúčastněte se online školení pro pokročilé funkce
• Přečtěte si dokumentaci k souvisejícím modulům

Modul Dodací listy je navržen tak, aby pokryl všechny potřeby běžného i pokročilého použití. S trochou praxe se stane nedílnou součástí vašich každodenních pracovních procesů a výrazně zjednoduší správu dodávek zboží.