Dodací listy
Přehled
Modul Dodací listy slouží k vytváření, správě a tisku dodacích listů pro expedici zboží zákazníkům. Umožňuje vytvářet dodací listy manuálně nebo automaticky z přijatých objednávek, sledovat stav vyfakturování a propojení se skladem. Dodací listy lze tisknout v různých formátech a odesílat zákazníkům emailem.
Klíčové funkce
- Vytváření dodacích listů manuálně nebo z přijatých objednávek
- Správa položek dodacího listu s cenami, množstvím a DPH
- Propojení se skladem - automatické vytváření skladových výdejek
- Tisk dodacích listů v PDF formátu s možností přizpůsobení
- Odesílání dodacích listů emailem včetně příloh
- Generování číslic dodacího listu s vlastním formátem
- Sledování stavu vyfakturování položek
- Propojení s moduly CRM, Zakázky, Objednávky přijaté, Faktury vydané
- Více skupin dodacích listů (střediska) s oddělenými právy
- Správa sériových čísel výrobků
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Hlavní menu → Dodací listy
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Dodací listy
Před použitím modulu je nutné vytvořit alespoň jednu skupinu dodacích listů (středisko) a nastavit:
- Název skupiny: Pojmenování střediska nebo oddělení
- Údaje dodavatele: Název, adresa, IČ, DIČ
- Logo: Obrázek pro tisk dodacích listů
- Bankovní účty: Až 3 účty pro různé měny
- Formát čísla dodacího listu: Prefix, rok, suffix, počet číslic (např. DL2024SCH0001)
- Výchozí texty: Text nad a pod položkami
- Výchozí sazba DPH: Přednastavená hodnota pro nové položky
- Počet desetinných míst u cen: Formátování cen (0-6 míst)
- Poznámky u výrobků: Odkud načítat poznámky z modulu Výrobky
- Celní kódy: Odkud načítat celní kódy z modulu Výrobky
Uživatelská práva
Práva se nastavují samostatně pro každou skupinu dodacích listů:
| Úroveň práv | Popis |
|---|---|
| 0 - Bez přístupu | Uživatel nevidí skupinu dodacích listů |
| 1 - Vidí dodací listy | Pouze prohlížení, bez možnosti úprav |
| 5 - Vytváření a úprava vlastních | Vytváření nových a úprava vlastních dodacích listů |
| 10 - Úprava všech | Vytváření nových a úprava všech dodacích listů |
| 15 - Plný přístup | Všechny operace včetně mazání a přístupu ke smazaným |
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu se zobrazí panel s výběrem skupiny dodacích listů (střediska). Po výběru skupiny se zobrazí:
- Filtr: Rozšířené vyhledávání podle data, firmy, tvůrce, názvu
- Volba roku: Rychlý filtr podle roku vytvoření
- Stav: Zobrazení všech nebo pouze nevyfakturovaných dodacích listů
- Tlačítko Vytvořit dodací list: Založení nového dodacího listu
- Tlačítko Smazané: Zobrazení smazaných dodacích listů (pouze pro administrátory)
- Tabulka dodacích listů: Přehled všech dodacích listů s možností řazení a vyhledávání
Filtry a vyhledávání
K dispozici jsou následující filtrovací možnosti:
- V názvu: Vyhledávání podle názvu dodacího listu
- Datum zadání: Rozsah od-do pro datum vytvoření
- Datum odeslání: Rozsah od-do pro datum expedice
- Založil: Výběr uživatele, který dodací list vytvořil
- Firma z CRM: Výběr odběratele
- Rok: Rychlý výběr roku nebo zobrazení všech
- Stav vyfakturování: Vše / Pouze nevyfakturované
Nad tabulkou je k dispozici také pole Hledat pro rychlé fulltextové vyhledávání ve všech sloupcích tabulky.
Sloupce v tabulce
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Číslo DL | Číslo dodacího listu, zelená fajfka označuje vyfakturované |
| Název | Název/popis dodacího listu |
| Číslo obj. zákazníka | Referenční číslo objednávky od zákazníka |
| Název zakázky | Propojená zakázka z modulu Zakázky |
| Firma (CRM) | Odběratel z modulu CRM |
| Vytvořena | Datum a čas vytvoření dodacího listu |
| Vytvořil | Uživatel, který dodací list vytvořil |
| Datum odeslání | Datum expedice zboží |
| Celk. cena bez DPH | Celková cena všech položek bez DPH |
| Skl. výdejka | Zelená fajfka pokud byla vytvořena skladová výdejka |
| Akce | Ikony pro zobrazení detailu, úpravu, kopírování a smazání |
Základní operace
Vytvoření nového dodacího listu
- Klikněte na tlačítko Vytvořit dodací list
- Vyplňte základní údaje:
- Dodací list číslo: Generuje se automaticky
- Název: Pojmenování dodacího listu
- Číslo obj. zákazníka: Referenční číslo objednávky
- Zakázka: Volitelné propojení se zakázkou
- Firma z CRM: Výběr odběratele (povinné)
- Kontaktní osoba z CRM: Výběr kontaktu
- Dodací adresa je jiná: Zaškrtněte pro zadání jiné dodací adresy
- Přepravní firma z CRM: Výběr dopravce
- Měna: Výběr měny (automaticky se doplní podle zákazníka)
- Datum vystavení: Datum vytvoření dodacího listu
- Datum odeslání: Plánované datum expedice
- Interní poznámka/popis: Vnitřní poznámka (netiskne se)
- Přílohy: Soubory viditelné pro zákazníka
- Interní přílohy: Soubory pouze pro interní použití
- Klikněte na Uložit
- Přejdete automaticky na detail dodacího listu, kde můžete přidávat položky
Vytvoření dodacího listu z objednávky přijaté
- Otevřete modul Objednávky přijaté
- Zobrazte detail objednávky
- Klikněte na tlačítko Vytvořit dodací list
- Vyberte Skupinu DL (středisko)
- Zkontrolujte a upravte předvyplněné údaje
- Vyberte položky a množství, které chcete dodat:
- Zobrazují se pouze dosud nedodané položky
- Zaškrtněte Do dodacího listu u požadovaných položek
- Upravte množství v poli Ks do dodacího listu
- U položek se sériovými čísly vyberte konkrétní kusy ze skladu
- Klikněte na Vytvořit
Úprava dodacího listu
- Otevřete detail dodacího listu (kliknutím na číslo nebo ikonu oka)
- Klikněte na tlačítko Upravit v hlavičce
- Změňte požadované údaje
- Klikněte na Uložit
Přidání položek do dodacího listu
V detailu dodacího listu máte několik možností přidání položek:
Volná položka
- V sekci Položky dodacího listu klikněte na Přidat volnou
- Systém přidá prázdný řádek, který můžete vyplnit:
- Kód: Kód výrobku
- Položka: Název výrobku
- Hm/jedn: Hmotnost jednoho kusu
- Množství: Počet kusů
- Jednotka: Měrná jednotka (ks, m, kg, ...)
- Cena/jed.: Cena za kus bez DPH
- Sleva %: Procentuální sleva
- DPH %: Sazba DPH
- Celní kód: Kód pro celní účely
- Poznámka: Poznámka k položce
- Údaje se ukládají automaticky při změně
Z modulu Výrobky
- Klikněte na Přidat z výrobků
- Vyberte výrobek ze seznamu
- Zadejte Množství
- Klikněte na Přidat
- Cena a další údaje se doplní automaticky z karty výrobku
Ze skladu
- Vyberte sklad pomocí tlačítek ve spodní části sekce položek
- Klikněte na tlačítko se jménem skladu
- Vyberte Položku ze skladu (začněte psát kód nebo název)
- Zadejte Množství
- U položek se sériovými čísly vyberte konkrétní kusy
- Klikněte na Přidat
- Systém automaticky:
- Doplní cenu, hmotnost a další údaje
- Zaznaméná odkud bylo zboží vydáno
- Eviduje sériová čísla vydaných kusů
Úprava položek dodacího listu
Všechny údaje položek lze upravovat přímo v tabulce:
- Klikněte do pole, které chcete změnit
- Zadejte novou hodnotu
- Opusťte pole (klikněte jinam nebo stiskněte Tab)
- Hodnota se automaticky uloží
- Celkové ceny se přepočítají automaticky
Odstranění položky
- V detailu dodacího listu najděte položku k odstranění
- Klikněte na ikonu košť na konci řádku
- Potvrďte smazání
Smazání dodacího listu
- Otevřete detail dodacího listu
- Klikněte na tlačítko Smazat
- Potvrďte smazání
- Dodací list se přesune do koše (administrátoři jej mohou obnovit)
Pokročilé funkce
Tisk dodacího listu
- Otevřete detail dodacího listu
- Klikněte na tlačítko Tisk & Email
- Nastavte tiskovou sestavu:
- Základní: Vždy zahrnuto (číslo, datum, položky)
- + EAN: Přidá čárové kódy EAN pod položky ze skladu
- + Poznámky: Přidá poznámky a sériová čísla k položkám
- + Obrázky: Přidá obrázky výrobků
- + Přílohy do emailu: Připojí vybrané soubory k emailu
- + Ceny: Zobrazí ceny a celkové sumy (jinak pouze množství a hmotnosti)
- Vyberte Jazykovou verzi (pro případné texty v PDF)
- Volitelně zadejte jméno osoby do pole Převzal
- Klikněte na Tisk pro otevření PDF v novém okně
Odeslání dodacího listu emailem
- Otevřete detail dodacího listu
- Klikněte na tlačítko Tisk & Email
- Nastavte tiskovou sestavu (viz výše)
- Vyplňte emailové údaje:
- Zaslat na: Zadejte emailovou adresu nebo vyberte ze seznamu kontaktů firmy
- Předmět: Upravte předmět emailu podle potřeby
- Text: Napište nebo upravte text emailu
- Klikněte na Tisk & Email
- Systém:
- Vygeneruje PDF dodacího listu
- Připojí vybrané přílohy
- Odešle email adresátům
- Odešle kopii vám ve skryté kopii (BCC)
- Uloží text emailu pro příští použití
Poznámka: Email je odesílán z adresy robot@eintranet.net s vaší odpovědní adresou, takže odpovědi od příjemců přijdou přímo na váš email.
Hromadná úprava cen
- Otevřete detail dodacího listu
- V sekci Položky klikněte na tlačítko Upravit ceny
- Zadejte Slevu v %, kterou chcete aplikovat na všechny položky
- Klikněte na Upravit
- Sleva se aplikuje na všechny položky dodacího listu
Kopírování dodacího listu
- V přehledu dodacích listů klikněte na ikonu kopírování (dvě složky)
- Otevře se dialog pro vytvoření nového dodacího listu
- Údaje jsou předvyplněné z původního dodacího listu
- Upravte datum a další údaje podle potřeby
- Klikněte na Uložit
- Vytvoří se nový dodací list se všemi položkami z originálu
Vytvoření faktury vydané z dodacího listu
- Otevřete detail dodacího listu
- Klikněte na tlačítko Vytvořit FV
- Otevře se dialog pro vytvoření faktury vydané
- Zkontrolujte a upravte údaje faktury
- Vyberte položky dodacího listu, které chcete fakturovat
- Klikněte na Vytvořit
- Vytvoří se nová faktura propojená s dodacím listem
Označení jako vyřízené
- Otevřete detail dodacího listu
- Klikněte na tlačítko Označit jako vyřízené
- Dodací list se označí jako kompletně vyřízený
- V přehledu se u čísla zobrazí zelená fajfka
Poznámky a historie změn
V detailu dodacího listu je k dispozici sekce Poznámky, kde můžete:
- Procházet historii všech poznámek a změn
- Zobrazit datum, čas a autora každé poznámky
- Zobrazit přílohy k poznámkám
- Přidávat nové poznámky (prostřednictvím programového kódu)
Export dat
V přehledu dodacích listů můžete exportovat data pomocí tlačítek nad tabulkou:
- Excel: Export do XLSX souboru
- Print: Tiskový náhled tabulky
- Sloupce: Výběr zobrazovaných sloupců
Propojení se skladem
Pokud máte aktivní modul Sklad, dodací listy se propojují se skladovými výdejkami:
- Při přidání položky ze skladu se automaticky eviduje výdej
- Sledují se sériová čísla vydaných výrobků
- V přehledu se zobrazuje sloupec Skl. výdejka s fajfkou
- V detailu dodacího listu je informace o skladové výdejce
Integrace s dalšími moduly
CRM - Správa kontaktů
- Odběratel: Výběr firmy z CRM, automatické doplnění adresy a IČ/DIČ
- Kontaktní osoba: Výběr kontaktu, zobrazení telefonu a emailu
- Dopravce: Výběr přepravní firmy z CRM
- Dodací adresa: Možnost výběru pobočky zákazníka
- Emailové adresy: Automatický výběr emailů firmy při odesílání
- Měna: Automatické doplnění preferované měny zákazníka
Objednávky přijaté
- Vytvoření DL z objednávky: Automatické převedení položek objednávky do dodacího listu
- Sledování dodaného množství: Evidence, kolik z objednávky bylo dodáno
- Částečné dodávky: Možnost vytvořit více dodacích listů k jedné objednávce
- Propojení: Odkaz na původní objednávku v detailu DL
Faktury vydané
- Vytvoření faktury z DL: Přímé vystavení faktury z dodacího listu
- Sledování vyfakturování: Evidence, které položky DL byly vyfakturovány
- Zelená fajfka: Vizuální označení kompletně vyfakturovaných DL
- Filtr nevyfakturované: Rychlé zobrazení pouze dosud nevyfakturovaných DL
- Propojení: Zobrazení souvisejících faktur v detailu DL
Zakázky
- Propojení DL se zakázkou: Možnost přiřadit dodací list ke konkrétní zakázce
- Přehled dodacích listů zakázky: Zobrazení všech DL v detailu zakázky
- Související dokumenty: Propojení s ostatními doklady zakázky
Sklad - Skladové hospodářství
- Výdej ze skladu: Automatické vytváření skladových výdejek
- Výběr položek ze skladu: Přímé přidání skladových položek do DL
- Kontrola dostupnosti: Zobrazení aktuálního stavu skladu při výběru
- Sériová čísla: Evidence konkrétních kusů s SN
- EAN kódy: Možnost tisku čárových kódů na DL
Výrobky
- Přidání výrobků do DL: Výběr z katalogu výrobků
- Automatické doplnění: Cena, hmotnost, poznámky, celní kód
- Obrázky výrobků: Možnost tisku s fotografiemi
- Vlastní pole: Načítání poznámek a celních kódů z volitelných polí
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Nevidím tlačítko pro vytvoření dodacího listu.
Řešení: Zkontrolujte, zda máte vybranou skupinu dodacích listů (středisko) v horní části stránky. Pokud žádná skupina není dostupná, nemáte přístupová práva nebo dosud nebyla vytvořena žádná skupina. Kontaktujte administrátora.
Otázka: Proč se nezobrazuje můj dodací list?
Řešení: Zkontrolujte nastavení filtru roku - možná je vybrán jiný rok, než ve kterém byl dodací list vytvořen. Zkuste změnit filtr na "Vše".
Otázka: Jak mohu změnit číslo dodacího listu?
Řešení: Číslo dodacího listu se generuje automaticky podle nastavení a nelze jej ručně změnit. Pokud potřebujete změnit formát číslování, upravte nastavení v Nastavení → Dodací listy.
Otázka: Ceny se mi automaticky doplňují špatně.
Řešení: Ceny se načítají z modulu Výrobky z pole "Cena prodejní". Zkontrolujte, zda máte správně vyplněné ceny v kartách výrobků.
Otázka: Nemohu odeslat dodací list emailem.
Řešení: Zkontrolujte, zda:
- Máte zadanou nebo vybranou alespoň jednu emailovou adresu
- Emailová adresa je ve správném formátu
- Zákazník má v CRM vyplněný email
- Váš uživatelský účet má vyplněný email (pro skrytou kopii)
Otázka: Položky ze skladu nejdou přidat.
Řešení: Zkontrolujte, zda:
- Máte přístup k modulu Sklad
- Vybraný sklad má nějaké položky na skladě
- Skladová položka má zadaný kód (podle něj se vyhledává)
Otázka: Chci vytvorit fakturu z dodacího listu, ale tlačítko není vidět.
Řešení: Tlačítko "Vytvořit FV" se zobrazuje pouze pokud máte aktivní modul Faktury vydané a máte k němu přístup.
Otázka: Jak zjistím, které položky dodacího listu byly vyfakturovány?
Řešení: V detailu dodacího listu jsou vyfakturované položky označeny zeleným pozadím. V přehledu se u kompletně vyfakturovaných dodacích listů zobrazuje zelená fajfka u čísla.
Otázka: Mohu mít různá nastavení pro různá střediska?
Řešení: Ano, každá skupina dodacích listů (středisko) má vlastní nastavení včetně údajů dodavatele, loga, formátu čísla a uživatelských práv.
Tipy pro efektivní práci
- Využívejte funkci Vytvoření DL z objednávky přijaté pro rychlé zpracování objednávek
- Nastavte si výchozí texty nad a pod položkami pro opakující se informace
- Používejte kopírování dodacích listů pro podobné zakázky
- Při práci se skladem vždy kontrolujte dostupnost zobrazovanou v dialogu
- Využívejte filtr nevyfakturované pro přehled dosud nevyfakturovaných dodávek
- Nastavte si správný počet desetinných míst podle vašich potřeb
- Pro export seznamu použijte tlačítko Excel nad tabulkou
- Zadávejte číslo obj. zákazníka pro lepší orientaci v komunikaci
- Používejte poznámky pro dokumentaci průběhu expedice
- Pro pravidelné zákazníky si předvyplňte kontaktní osoby v CRM
Rychlé klávesové zkratky
V tabulce dodacích listů:
- Po načtení stránky je automaticky aktivní vyhledávací pole
- Použijte šipky pro pohyb v tabulce
- Enter pro otevření detailu vybrané položky
Bezpečnost a zálohování
- Všechny změny jsou automaticky ukládány
- Smazané dodací listy lze obnovit (administrátoři)
- Systém eviduje kdo a kdy vytvořil nebo upravil dodací list
- Při každém uložení se vytváří záznam v historii
- Přílohy jsou šifrovány na serveru