Docházka - prémie

Přehled modulu

Modul Docházka - prémie slouží k navrhování a schvalování měsíčních prémií pro zaměstnance ve vaší organizaci. Systém používá dvoukolové schvalovací workflow, které zajišťuje kontrolu a transparentnost celého procesu přidělování odměn.

Hlavní účel modulu je:

• Umožnit nadřízeným navrhovat prémie pro své podřízené
• Poskytnout hlavnímu schvalovateli možnost kontroly a schválení navržených prémií
• Automatizovat emailovou komunikaci v procesu schvalování
• Zajistit evidenci a historii všech změn
• Poskytnout přehledné roční reporty o vyplacených prémiích

Modul je určen pro:

• Nadřízené pracovníky - navrhují prémie pro své podřízené
• Hlavní schvalovatele - kontrolují a finálně schvalují všechny prémie
• Účetní oddělení - mají náhled na schválené prémie pro účely výpočtu mezd
• Zaměstnance - mohou si prohlédnout své schválené prémie

Nastavení a konfigurace

Nastavení modulu

Nastavení modulu se provádí v sekci Nastavení → Docházka - prémie. Toto nastavení je přístupné pouze administrátorům systému.

Dostupné možnosti nastavení:

Zobrazení základní mzdy

Určuje, zda se v tabulce prémií zobrazí sloupec se základní mzdou zaměstnance. Tato informace může pomoci nadřízeným při stanovování výše prémie v kontextu celkové odměny zaměstnance.

Emailová notifikace po návrhu prémií

Nastavuje, zda se hlavnímu schvalovateli automaticky odešle email poté, co nadřízený odešle své návrhy prémií ke schválení. Email obsahuje přehled navržených prémií a odkazy pro rychlé schválení.

Emailová notifikace hlavnímu schvalovateli po finálním schválení

Určuje, zda bude hlavní schvalovatel informován emailem o tom, že proces schválení byl dokončen.

Emailová notifikace účetním po finálním schválení

Pokud je zapnuto, odesílá se účetním kompletní přehled všech schválených prémií pro daný měsíc. Tuto tabulku mohou použít pro zpracování mezd.

Emailová notifikace nadřízeným po finálním schválení

Nastavuje, zda a v jaké podobě budou nadřízení informováni o schválených prémiích:

• Nevypisovat - nadřízení nedostanou žádnou emailovou notifikaci
• Pouze textová notifikace - nadřízení dostanou informaci, že prémie byly schváleny
• S tabulkou podřízených - nadřízení dostanou email s tabulkou jejich podřízených a schválenými částkami

Emailová notifikace zaměstnancům

Pokud je aktivní, každý zaměstnanec obdrží email s informací o jeho schválené prémii pro daný měsíc.

Uživatelská práva

Systém rozlišuje pět úrovní přístupu k modulu prémií:

Bez přístupu

Uživatel nemá přístup do modulu a nevidí žádné informace o prémiích.

Čtení vlastních prémií

Zaměstnanec může:

• Zobrazit si své vlastní schválené prémie
• Prohlédnout roční přehled svých prémií
• Nemůže vidět prémie jiných zaměstnanců
• Nemůže provádět žádné změny

Nadřízený - návrh prémií

Nadřízený pracovník může:

• Zobrazit seznam svých podřízených zaměstnanců
• Navrhovat prémie pro své podřízené
• Ukládat návrhy jako koncept a postupně je upravovat
• Odeslat kompletní návrhy ke schválení hlavnímu schvalovateli
• Přidávat poznámky k návrhům
• Po odeslání ke schválení nemůže již návrhy měnit

Hlavní schvalovatel - konečné schválení

Hlavní schvalovatel má nejširší oprávnění:

• Vidí návrhy prémií od všech nadřízených
• Může schválit navržené částky beze změny
• Může upravit navržené částky podle svého uvážení
• Může přidávat poznámky ke schválení
• Finálně uzamkne měsíc, čímž potvrdí prémie
• Může odemknout již schválený měsíc pro dodatečné úpravy
• Vidí kompletní přehled všech zaměstnanců

Účetní - náhled všech prémií

Účetní může:

• Prohlížet všechny schválené prémie
• Exportovat data do Excelu
• Tisknout přehledy
• Nemůže provádět žádné změny
• Vidí pouze finálně schválené částky

Doporučené nastavení práv

Pro vedoucí týmů a středisek: Nastavte právo Nadřízený - návrh prémií. V nastavení uživatele definujte seznam jeho podřízených.

Pro generálního ředitele nebo HR manažera: Nastavte právo Hlavní schvalovatel - konečné schválení. Tato osoba má finální slovo při schvalování všech prémií.

Pro mzdovou účetní: Nastavte právo Účetní - náhled všech prémií. Účetní tak získá přehled o schválených prémiích bez možnosti provádět změny.

Pro běžné zaměstnance: Nastavte právo Čtení vlastních prémií, pokud chcete, aby zaměstnanci viděli své schválené prémie přímo v systému.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu Docházka - prémie se zobrazí hlavní obrazovka s následujícími prvky:

Horní panel

• Nadpis Docházka - prémie
• Tlačítko Nastavení (viditelné pouze administrátorům) - otevře konfiguraci modulu

Filtrovací panel

• Rok - výběr roku (k dispozici je rozsah od předchozího roku do šesti let dopředu)
• Měsíc - výběr konkrétního měsíce nebo možnost ---Celý rok---

Zobrazení jednoho měsíce

Když vyberete konkrétní měsíc, zobrazí se detailní tabulka s následujícími sloupci:

Základní sloupce

• Zaměstnanec - jméno a příjmení zaměstnance
• Pozice - pracovní pozice zaměstnance
• Středisko - organizační útvar
• Základní mzda (volitelný sloupec) - měsíční plat zaměstnance
• Předchozí bonus - prémie schválená v předchozím měsíci

Sloupce pro návrh (První kolo)

• Navrhnutá částka - pole pro zadání navrhované prémie nadřízeným
• Poznámka - návrh - textové pole pro zdůvodnění nebo komentář nadřízeného

Sloupce pro schválení (Druhé kolo)

• Schválená částka - pole pro finální schválenou prémii
• Poznámka - schválení - komentář hlavního schvalovatele

Barevné označení

Tabulka používá barevné označení pro rozlišení stavu prémií:

• Zelené pozadí - prémie byly potvrzeny (uzamčeny) a nelze je standardně upravovat
• Běžné pozadí - prémie jsou v režimu konceptu a lze je volně upravovat

Tlačítka pro uložení

Pod tabulkou se nacházejí tlačítka pro uložení dat:

Uložit koncept

Uloží zadané hodnoty bez potvrzení. Data zůstávají v režimu konceptu a můžete je kdykoli znovu upravit. Žádné emailové notifikace se neodesílají.

Uložit a poslat ke schválení vybraný měsíc (pro nadřízené)

Uzamkne vaše návrhy prémií a odešle je ke schválení hlavnímu schvalovateli. Po tomto kroku již nemůžete návrhy upravovat. Pokud je v nastavení aktivní, odešle se email hlavnímu schvalovateli s přehledem vašich návrhů.

Uložit a uzamknout vybraný měsíc (pro hlavní schvalovatele)

Finálně potvrdí všechny prémie pro daný měsíc. Po uzamčení se rozešlou emailové notifikace podle nastavení modulu (účetním, nadřízeným, zaměstnancům). Změny v tomto stavu vyžadují nejprve odemknutí měsíce.

Odemknout (pro hlavní schvalovatele)

Odemkne již uzamčený měsíc, aby bylo možné provést dodatečné úpravy. Toto tlačítko se zobrazuje pouze u měsíců, které byly finálně uzamčeny.

Zobrazení celého roku

Když v filtru vyberete možnost ---Celý rok---, zobrazí se souhrnná tabulka s následující strukturou:

Sloupce tabulky

• Zaměstnanec - jméno a příjmení
• Pozice - pracovní pozice
• Středisko - organizační útvar
• Základní mzda (volitelný sloupec)
• 1 až 12 - číselné sloupce reprezentující jednotlivé měsíce, obsahující schválené prémie
• Celkem - součet všech prémií za celý rok pro daného zaměstnance

Součtový řádek

Na konci tabulky se zobrazuje řádek Celkem, který obsahuje součty prémií za jednotlivé měsíce a celkový součet všech prémií za rok.

Roční zobrazení slouží především pro:

• Rychlý přehled o ročních nákladech na prémie
• Srovnání prémií mezi zaměstnanci
• Export dat pro účetní účely
• Analýzu trendů v odměňování

Sekce Historie

Pod hlavní tabulkou se nachází sekce Historie, která zobrazuje časovou osu všech důležitých událostí týkajících se prémií pro vybraný měsíc:

• Datum - přesný datum a čas akce
• Provedl/Zapsal - jméno uživatele, který akci provedl
• Poznámka - popis akce (například "Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem." nebo "Odemčena docházka.")

Základní operace

Pro nadřízeného - návrh prémií

Krok 1: Otevření modulu

1. V hlavním menu klikněte na Docházka - prémie
2. Zobrazí se seznam vašich podřízených zaměstnanců

Krok 2: Výběr období

1. V horní části obrazovky vyberte Rok
2. Vyberte konkrétní Měsíc, pro který chcete navrhovat prémie
3. Tabulka se automaticky načte s daty vašich podřízených

Krok 3: Zadání návrhů prémií

1. Pro každého zaměstnance zadejte částku do sloupce Navrhnutá částka
2. Částku zadávejte v korunách, bez měnového symbolu
3. V případě potřeby vyplňte Poznámku - návrh s odůvodněním výše prémie
4. Můžete se orientovat podle sloupce Předchozí bonus, který ukazuje prémii z minulého měsíce
5. Pokud je zobrazen sloupec Základní mzda, můžete prémii stanovit v kontextu celkové odměny

Krok 4: Uložení návrhů

Možnost A: Uložení jako koncept

1. Klikněte na tlačítko Uložit koncept
2. Návrhy se uloží, ale zůstanou v režimu konceptu
3. Můžete se kdykoli vrátit a návrhy dále upravovat
4. Žádné emailové notifikace se neodesilají
5. Data nejsou viditelná hlavnímu schvalovateli, dokud je neodešlete ke schválení

Možnost B: Odeslání ke schválení

1. Zkontrolujte všechny zadané částky a poznámky
2. Klikněte na tlačítko Uložit a poslat ke schválení vybraný měsíc
3. Systém uzamkne vaše návrhy - sloupce Navrhnutá částka a Poznámka - návrh se označí zeleně
4. Již nemůžete návrhy upravovat
5. Pokud je aktivní emailová notifikace, hlavní schvalovatel obdrží email s přehledem vašich návrhů

Co se stane po odeslání ke schválení

Po kliknutí na Uložit a poslat ke schválení vybraný měsíc:

• Vaše návrhy se uzamknou a označí zeleně
• Hlavní schvalovatel vidí vaše návrhy ve svém přehledu
• Pokud je v nastavení aktivní emailová notifikace, hlavní schvalovatel obdrží email obsahující:
  • Předmět: "Prémie ke schválení MM/YYYY - Zadal Vaše Jméno"
  • Tabulku s vašimi podřízenými, navrhnutými částkami a poznámkami
  • Tlačítko Souhlasím pro rychlé schválení
  • Tlačítko Nesouhlasím, upravím pro přístup do modulu
• Čekáte na schválení nebo úpravu ze strany hlavního schvalovatele
• Po finálním schválení můžete obdržet email s potvrzením (podle nastavení)

Pro hlavního nadřízeného - schválení prémií

Krok 1: Otevření modulu

1. V hlavním menu klikněte na Docházka - prémie
2. Zobrazí se přehled všech zaměstnanců ve firmě
3. Vidíte návrhy prémií od všech nadřízených pracovníků

Krok 2: Výběr období

1. Vyberte Rok a Měsíc, který chcete schválit
2. V tabulce se zobrazí všichni zaměstnanci s navrhnutými prémiemi
3. Sloupce Navrhnutá částka a Poznámka - návrh jsou označeny zeleně (uzamčeny nadřízenými)

Krok 3: Kontrola a úprava návrhů

Schválení beze změny

1. Zkontrolujte navrhnuté částky v sloupci Navrhnutá částka
2. Pokud souhlasíte s návrhem, jednoduše ponechte sloupec Schválená částka prázdný
3. Systém automaticky přenese navrhnutou částku do schválené částky

Úprava návrhu

1. Pokud chcete změnit navrhnutou částku, zadejte novou hodnotu do sloupce Schválená částka
2. Doporučujeme vyplnit Poznámku - schválení s odůvodněním změny
3. Můžete snížit i zvýšit navrhovanou částku

Nulování prémie

1. Pokud chcete neschválit prémii, zadejte do Schválená částka hodnotu 0
2. V Poznámce - schválení uveďte důvod

Krok 4: Uložení schválení

Možnost A: Uložení jako koncept

1. Klikněte na Uložit koncept
2. Vaše úpravy se uloží, ale prémie zůstávají v režimu konceptu
3. Můžete se kdykoli vrátit a schválení dále upravovat
4. Žádné notifikace se neodesilají

Možnost B: Finální uzamčení měsíce

1. Zkontrolujte všechny schválené částky
2. Klikněte na Uložit a uzamknout vybraný měsíc
3. Systém finálně potvrdí všechny prémie
4. Sloupce Schválená částka a Poznámka - schválení se označí zeleně
5. Do sekce Historie se zapíše záznam "Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem."

Co se stane po uzamčení měsíce

Po kliknutí na Uložit a uzamknout vybraný měsíc systém provede následující akce:

Automatické emailové notifikace (podle nastavení modulu):

1. Email účetním - obsahuje kompletní tabulku všech zaměstnanců se schválenými prémiemi
   • Předmět: "Schválené prémie všech - MM/YYYY"
   • Použitelné pro zpracování mezd
2. Email nadřízeným - informuje vedoucí o schválených prémiích jejich podřízených
   • Předmět: "Schválené prémie podřízených - MM/YYYY"
   • Může obsahovat pouze text nebo kompletní tabulku podle nastavení
3. Email zaměstnancům - každý zaměstnanec obdrží informaci o své prémii
   • Předmět: "Vaše schválené prémie - MM/YYYY"
   • Obsahuje schválenou částku a případné poznámky

Uzamčení dat

• Všechny sloupce se označí zeleně
• Standardní editace není možná
• Data jsou viditelná všem oprávněným uživatelům
• V ročním přehledu se zobrazují schválené částky

Krok 5: Odemknutí pro dodatečné úpravy (volitelné)

Pokud potřebujete po uzamčení provést změny:

1. Otevřete modul a vyberte již uzamčený měsíc
2. Pod tabulkou se zobrazí tlačítko Odemknout
3. Klikněte na Odemknout
4. Systém odemkne měsíc a zapíše do Historie záznam "Odemčena docházka."
5. Zelené označení zmizí a můžete znovu upravovat sloupce Schválená částka a Poznámka - schválení
6. Po dokončení úprav opět klikněte na Uložit a uzamknout vybraný měsíc
7. Emailové notifikace se při opětovném uzamčení znovu nerozesílají automaticky

Pro zaměstnance - zobrazení vlastních prémií

Zobrazení prémie za jeden měsíc

1. Otevřete modul Docházka - prémie
2. Vyberte Rok a Měsíc, který vás zajímá
3. V tabulce uvidíte pouze svůj řádek s těmito informacemi:
   • Vaše jméno, pozice a středisko
   • Předchozí bonus (prémie z minulého měsíce)
   • Schválená částka (vaše prémie pro vybraný měsíc)
   • Poznámka - schválení (případný komentář od hlavního schvalovatele)

Zobrazení ročního přehledu

1. Otevřete modul Docházka - prémie
2. Vyberte Rok
3. V poli Měsíc vyberte možnost ---Celý rok---
4. Zobrazí se tabulka s přehledem vašich prémií za všech 12 měsíců
5. Ve sloupci Celkem vidíte součet vašich ročních prémií

Poznámka: Vidíte pouze schválené prémie (zelené). Pokud měsíc ještě není schválen, v daném sloupci se nezobrazí žádná hodnota.

Pro účetní - náhled a export

Zobrazení všech schválených prémií

1. Otevřete modul Docházka - prémie
2. Vyberte Rok a Měsíc
3. Zobrazí se tabulka se všemi zaměstnanci a jejich schválenými prémiemi
4. Vidíte pouze finálně schválené částky (zelené sloupce)
5. Nemůžete data upravovat

Export do Excelu

1. V horní části tabulky najděte tlačítko s ikonou Excelu
2. Klikněte na ikonu
3. Systém vygeneruje Excel soubor s aktuálně zobrazenými daty
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače
5. Excel obsahuje všechny viditelné sloupce včetně součtů

Tisk

1. Klikněte na ikonu tiskárny v horní části tabulky
2. Otevře se náhled pro tisk
3. Zkontrolujte nastavení tisku ve vašem prohlížeči
4. Potvrďte tisk

Nastavení viditelnosti sloupců

1. Klikněte na ikonu sloupců v horní části tabulky
2. Zobrazí se seznam všech dostupných sloupců
3. Zaškrtněte sloupce, které chcete zobrazit
4. Odškrtněte sloupce, které chcete skrýt
5. Tabulka se okamžitě přizpůsobí
6. Export a tisk respektují vaše nastavení viditelnosti

Roční přehled pro mzdy

1. Vyberte požadovaný Rok
2. V poli Měsíc vyberte ---Celý rok---
3. Zobrazí se souhrnná tabulka s prémiemi za všech 12 měsíců
4. Řádek Celkem na konci tabulky ukazuje součty za jednotlivé měsíce
5. Sloupec Celkem ukazuje roční součet pro každého zaměstnance
6. Exportujte do Excelu pro další zpracování

Workflow - kompletní proces

Proces schvalování prémií probíhá ve dvou kolech. Následující popis ukazuje kompletní workflow od návrhu po finální schválení.

Fáze 1: Příprava a návrh prémií

1.1 Nadřízený připravuje návrhy

Na začátku procesu nadřízený pracovník:

1. Otevře modul Docházka - prémie
2. Vybere aktuální nebo nadcházející měsíc
3. Posoudí výkonnost svých podřízených za uplynulé období
4. Zadá navrhované částky do sloupce Navrhnutá částka
5. Připojí odůvodnění do sloupce Poznámka - návrh

Důležité faktory při stanovování prémie:

• Dosažené výsledky a splnění cílů
• Kvalita a včasnost práce
• Iniciativa a nadstandardní výkon
• Prémie z předchozího měsíce (viditelná ve sloupci Předchozí bonus)
• Základní mzda v kontextu celkové odměny (pokud je sloupec zobrazen)

1.2 Ukládání průběžných návrhů

Nadřízený může návrhy ukládat postupně:

• Kliknutím na Uložit koncept se data uloží bez uzamčení
• Návrhy zůstávají v režimu konceptu (bez zeleného označení)
• Lze se kdykoli vrátit a pokračovat v úpravách
• Data nejsou viditelná hlavnímu schvalovateli
• Žádné emailové notifikace se neodesilají

1.3 Finalizace a odeslání návrhů

Když jsou všechny návrhy připraveny:

1. Nadřízený zkontroluje všechny zadané částky a poznámky
2. Klikne na Uložit a poslat ke schválení vybraný měsíc
3. Systém uzamkne sloupce Navrhnutá částka a Poznámka - návrh (zelené označení)
4. Nadřízený již nemůže návrhy upravovat
5. Data jsou nyní viditelná hlavnímu schvalovateli

Fáze 2: Emailová notifikace hlavnímu schvalovateli

2.1 Odeslání emailu

Pokud je v nastavení modulu aktivní emailová notifikace po návrhu prémií, systém okamžitě odešle email hlavnímu schvalovateli.

Obsah emailu:

• Předmět: "Prémie ke schválení MM/YYYY - Zadal Jméno Příjmení"
  • MM/YYYY = měsíc a rok, pro který byly prémie navrženy
  • Jméno Příjmení = jméno nadřízeného, který návrhy odeslal
• Tělo emailu:
  • Úvodní text s informací o novém návrhu prémií
  • Tabulka se seznamem zaměstnanců, navrhnutými částkami a poznámkami
  • Celkový součet navržených prémií
• Akční tlačítka:
  • Souhlasím - rychlý odkaz pro schválení všech návrhů beze změny
  • Nesouhlasím, upravím - odkaz do modulu pro kontrolu a úpravu návrhů

2.2 Možnosti reakce hlavního schvalovatele

Varianta A: Rychlé schválení

1. Hlavní schvalovatel klikne na tlačítko Souhlasím v emailu
2. Systém automaticky:
   • Zkopíruje všechny navrhnuté částky do schválených částek
   • Uzamkne měsíc (finální schválení)
   • Rozešle notifikace podle nastavení
3. Proces je dokončen bez nutnosti otevírat modul

Varianta B: Kontrola a úprava

1. Hlavní schvalovatel klikne na Nesouhlasím, upravím
2. Otevře se modul s vybraným měsícem
3. Hlavní schvalovatel provede kontrolu a případné úpravy
4. Pokračuje standardním procesem schvalování (viz Fáze 3)

Fáze 3: Kontrola a schválení hlavním nadřízeným

3.1 Otevření a kontrola návrhů

1. Hlavní schvalovatel otevře modul Docházka - prémie
2. Vybere rok a měsíc s odeslanými návrhy
3. V tabulce vidí:
   • Zelené sloupce Navrhnutá částka a Poznámka - návrh (uzamčené nadřízenými)
   • Prázdné editovatelné sloupce Schválená částka a Poznámka - schválení

3.2 Rozhodování o jednotlivých prémiích

Pro každého zaměstnance hlavní schvalovatel rozhodne:

Možnost 1: Schválení beze změny

• Ponechá sloupec Schválená částka prázdný
• Systém automaticky zkopíruje navrhnutou částku do schválené částky
• Není nutné vyplňovat poznámku

Možnost 2: Úprava částky

• Zadá jinou částku do sloupce Schválená částka
• Může částku zvýšit i snížit
• Doporučuje se vyplnit Poznámku - schválení s odůvodněním změny

Možnost 3: Zamítnutí prémie

• Zadá hodnotu 0 do sloupce Schválená částka
• V Poznámce - schválení uvede důvod zamítnutí

3.3 Dočasné uložení

Pokud hlavní schvalovatel potřebuje proces přerušit:

1. Klikne na Uložit koncept
2. Rozhodnutí se uloží v režimu konceptu
3. Později se může vrátit a pokračovat
4. Žádné notifikace se neodesilají

3.4 Finální uzamčení měsíce

Po dokončení kontroly všech prémií:

1. Hlavní schvalovatel zkontroluje všechny schválené částky
2. Klikne na Uložit a uzamknout vybraný měsíc
3. Systém provede finální uzamčení:
   • Sloupce Schválená částka a Poznámka - schválení se označí zeleně
   • Do sekce Historie se zapíše záznam s datem, jménem schvalovatele a textem "Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem."
   • Měsíc je nyní finálně uzamčen

Fáze 4: Automatické emailové notifikace

Ihned po finálním uzamčení měsíce systém rozesílá emailové notifikace podle nastavení modulu. Níže jsou popsány jednotlivé typy emailů a jejich obsah.

4.1 Email účetním

Kdy se odesílá: Pokud je v nastavení aktivní možnost "Emailová notifikace účetním po finálním schválení"

Komu: Všem uživatelům s právem účetní (náhled všech prémií)

Obsah emailu:

• Předmět: "Schválené prémie všech - MM/YYYY"
• Tělo:
  • Informace o schválených prémiích pro daný měsíc
  • Kompletní tabulka se všemi zaměstnanci
  • Sloupce: Zaměstnanec, Pozice, Středisko, Schválená částka
  • Celkový součet všech prémií

Účel: Účetní mohou data použít pro zpracování mezd a import do mzdového systému

4.2 Email nadřízeným

Kdy se odesílá: Pokud je v nastavení aktivní možnost "Emailová notifikace nadřízeným po finálním schválení"

Komu: Všem nadřízeným pracovníkům, kteří navrhovali prémie

Varianta 1: Pouze textová notifikace

• Předmět: "Schválené prémie podřízených - MM/YYYY"
• Tělo: Krátká informace, že prémie jejich podřízených byly schváleny a jsou k dispozici v modulu

Varianta 2: S tabulkou podřízených

• Předmět: "Schválené prémie podřízených - MM/YYYY"
• Tělo:
  • Informace o schválených prémiích
  • Tabulka obsahující pouze jejich podřízené zaměstnance
  • Sloupce: Zaměstnanec, Navrhnutá částka, Schválená částka, Poznámka - schválení
  • Možnost srovnání jejich návrhů se schválenými částkami
  • Případné poznámky od hlavního schvalovatele

Účel: Nadřízení vidí finální rozhodnutí a případné úpravy jejich návrhů

4.3 Email zaměstnancům

Kdy se odesílá: Pokud je v nastavení aktivní možnost "Emailová notifikace zaměstnancům"

Komu: Každému zaměstnanci individuálně

Obsah emailu:

• Předmět: "Vaše schválené prémie - MM/YYYY"
• Tělo:
  • Personalizovaná zpráva
  • Výše schválené prémie pro daný měsíc
  • Případná poznámka od hlavního schvalovatele
  • Informace o tom, že prémie bude vyplacena s nejbližší mzdou

Účel: Zaměstnanci jsou informováni o své prémii a mohou si ověřit správnost v modulu

Fáze 5: Dodatečné úpravy (volitelné)

5.1 Kdy je potřeba odemknout měsíc

Odemknutí je nutné v těchto situacích:

• Byla objevena chyba v zadání prémie
• Změnily se okolnosti (např. zpětná změna hodnocení výkonu)
• Je potřeba doplnit poznámku
• Zaměstnanec byl přehlédnut
• Došlo k administrativní chybě

5.2 Proces odemknutí

1. Hlavní schvalovatel otevře modul Docházka - prémie
2. Vybere již uzamčený měsíc
3. Pod tabulkou se zobrazí tlačítko Odemknout
4. Klikne na Odemknout
5. Systém provede:
   • Odemkne sloupce Schválená částka a Poznámka - schválení
   • Zelené označení zmizí
   • Do sekce Historie zapíše záznam "Odemčena docházka." s datem a jménem

5.3 Provedení úprav

1. Hlavní schvalovatel upraví potřebné částky nebo poznámky
2. Může ukládat mezistav pomocí Uložit koncept
3. Po dokončení úprav klikne na Uložit a uzamknout vybraný měsíc
4. Měsíc je znovu uzamčen

5.4 Důležité upozornění

Při opětovném uzamčení se emailové notifikace automaticky znovu nerozesílají. Pokud je potřeba informovat dotčené osoby o změnách, doporučujeme:

• Kontaktovat je individuálně
• Vysvětlit důvod změny
• Případně je odkázat do modulu pro zobrazení aktualizovaných dat

Časová osa kompletního procesu

Typický průběh schvalování prémií:

Den	Fáze	Aktér	Akce
1-3	Příprava	Nadřízený	Hodnocení výkonu podřízených, příprava návrhů prémií
4	Odeslání	Nadřízený	Finalizace a odeslání návrhů ke schválení
4	Notifikace	Systém	Odeslání emailu hlavnímu schvalovateli
5-7	Kontrola	Hlavní schvalovatel	Přezkoumání návrhů, případné úpravy
7	Schválení	Hlavní schvalovatel	Finální uzamčení měsíce
7	Notifikace	Systém	Rozeslání emailů účetním, nadřízeným, zaměstnancům
8-15	Zpracování	Účetní	Import dat do mzdového systému
15-20	Výplata	Systém	Vyplacení prémií s pravidelnou mzdou

Emailové notifikace

Přehled typů emailů

Systém prémií využívá automatické emailové notifikace pro informování všech zúčastněných stran. Níže je kompletní přehled všech typů emailů, které modul může odesílat.

Email 1: Návrh prémií ke schválení

Základní informace

• Kdy se odesílá: Když nadřízený klikne na tlačítko "Uložit a poslat ke schválení vybraný měsíc"
• Podmínka: Musí být aktivní v nastavení modulu "Emailová notifikace po návrhu prémií"
• Odesílatel: Systém eIntranet.net
• Příjemce: Hlavní schvalovatel (uživatel s právem hlavní schvalovatel)

Obsah emailu

• Předmět: Prémie ke schválení MM/YYYY - Zadal Jméno Příjmení
  • MM = číslo měsíce (01-12)
  • YYYY = rok (např. 2025)
  • Jméno Příjmení = jméno nadřízeného, který návrhy odeslal
• Tělo emailu obsahuje:
  • Úvodní text: "Nadřízený [Jméno Příjmení] odeslal návrhy prémií pro [měsíc/rok] ke schválení."
  • Tabulka s navrhnutými prémiemi:
    • Sloupec: Zaměstnanec
    • Sloupec: Navrhnutá částka
    • Sloupec: Poznámka
  • Řádek Celkem: Součet všech navrhovaných prémií
  • Dvě akční tlačítka:
    • Souhlasím - přímý odkaz pro rychlé schválení všech návrhů
    • Nesouhlasím, upravím - odkaz do modulu pro kontrolu a úpravu

Účel

Informovat hlavního schvalovatele o nových návrzích prémií a umožnit mu rychlou reakci. Tlačítko "Souhlasím" urychluje proces schvalování v případě, že hlavní schvalovatel s návrhy souhlasí beze změny.

Email 2: Schválené prémie pro účetní

Základní informace

• Kdy se odesílá: Když hlavní schvalovatel klikne na "Uložit a uzamknout vybraný měsíc"
• Podmínka: Musí být aktivní v nastavení "Emailová notifikace účetním po finálním schválení"
• Odesílatel: Systém eIntranet.net
• Příjemce: Všichni uživatelé s právem účetní (náhled všech prémií)

Obsah emailu

• Předmět: Schválené prémie všech - MM/YYYY
• Tělo emailu obsahuje:
  • Úvodní text: "Byly schváleny prémie pro všechny zaměstnance za měsíc [měsíc/rok]."
  • Informace o schvalovateli a datu schválení
  • Kompletní tabulka všech zaměstnanců:
    • Sloupec: Zaměstnanec (jméno a příjmení)
    • Sloupec: Pozice
    • Sloupec: Středisko
    • Sloupec: Schválená částka
  • Řádek Celkem: Součet všech schválených prémií
  • Odkaz do modulu pro zobrazení detailů

Účel

Poskytnout účetním kompletní přehled schválených prémií pro zpracování mezd. Tabulku lze zkopírovat nebo importovat do mzdového systému.

Email 3: Schválené prémie pro nadřízené

Základní informace

• Kdy se odesílá: Když hlavní schvalovatel klikne na "Uložit a uzamknout vybraný měsíc"
• Podmínka: Musí být aktivní v nastavení "Emailová notifikace nadřízeným po finálním schválení"
• Odesílatel: Systém eIntranet.net
• Příjemce: Každý nadřízený, který navrhoval prémie pro tento měsíc

Varianta A: Pouze textová notifikace

• Předmět: Schválené prémie podřízených - MM/YYYY
• Tělo:
  • Krátká informace: "Prémie vašich podřízených za měsíc [měsíc/rok] byly schváleny."
  • Jméno hlavního schvalovatele a datum schválení
  • Odkaz do modulu pro zobrazení detailů

Varianta B: S tabulkou podřízených

• Předmět: Schválené prémie podřízených - MM/YYYY
• Tělo:
  • Úvodní text: "Prémie vašich podřízených za měsíc [měsíc/rok] byly schváleny. Níže je přehled vašich návrhů a schválených částek."
  • Tabulka obsahující pouze jejich podřízené:
    • Sloupec: Zaměstnanec
    • Sloupec: Navrhnutá částka (vaše návrh)
    • Sloupec: Schválená částka (finální částka)
    • Sloupec: Poznámka - schválení (případný komentář od hlavního schvalovatele)
  • Zvýraznění řádků, kde došlo ke změně částky
  • Řádek Celkem s porovnáním součtů
  • Odkaz do modulu

Účel

Informovat nadřízené o finálním rozhodnutí a umožnit jim vidět, zda hlavní schvalovatel provedl změny jejich návrhů. Varianta B poskytuje transparentnost a umožňuje nadřízeným pochopit rozhodnutí hlavního schvalovatele.

Email 4: Schválená prémie pro zaměstnance

Základní informace

• Kdy se odesílá: Když hlavní schvalovatel klikne na "Uložit a uzamknout vybraný měsíc"
• Podmínka: Musí být aktivní v nastavení "Emailová notifikace zaměstnancům"
• Odesílatel: Systém eIntranet.net
• Příjemce: Každý zaměstnanec individuálně (personalizovaný email)

Obsah emailu

• Předmět: Vaše schválené prémie - MM/YYYY
• Tělo emailu obsahuje:
  • Personalizované oslovení: "Dobrý den [Jméno Příjmení],"
  • Úvodní text: "Byla vám schválena prémie za měsíc [měsíc/rok]."
  • Výše schválené prémie (zvýrazněná)
  • Případná poznámka od hlavního schvalovatele
  • Informace o výplatě: "Prémie bude vyplacena s nejbližší mzdou."
  • Odkaz do modulu pro zobrazení historie prémií

Účel

Informovat zaměstnance o schválené prémii a zvýšit transparentnost systému odměňování. Zaměstnanci ocení včasnou informaci o své odměně.

Konfigurace emailových notifikací

Jak nastavit odesílání emailů

1. Otevřete Nastavení → Docházka - prémie
2. V sekci emailových notifikací nastavte jednotlivé možnosti:
   • Zaškrtněte nebo odškrtněte políčka podle požadované konfigurace
   • U notifikace nadřízeným vyberte úroveň detailu (žádná/textová/s tabulkou)
3. Uložte změny
4. Nastavení se projeví okamžitě při dalším uzamčení měsíce

Doporučená konfigurace

Pro malé organizace (do 20 zaměstnanců):

• Email po návrhu: ANO - umožní rychlé schválení
• Email účetním: ANO - důležité pro zpracování mezd
• Email nadřízeným: S tabulkou - zvýší transparentnost
• Email zaměstnancům: ANO - oceňují přímou informaci

Pro střední organizace (20-100 zaměstnanců):

• Email po návrhu: ANO - koordinace více nadřízených
• Email účetním: ANO - nezbytné pro zpracování
• Email nadřízeným: Pouze textová - omezí množství emailů
• Email zaměstnancům: ANO - důležitá informace

Pro velké organizace (nad 100 zaměstnanců):

• Email po návrhu: ANO - kritická koordinace
• Email účetním: ANO - automatizace zpracování
• Email nadřízeným: NE - mohou si data zobrazit v modulu
• Email zaměstnancům: ZVÁŽIT - může generovat velké množství emailů

Řešení problémů s emaily

Emaily se neodesílají

1. Zkontrolujte nastavení modulu - jsou příslušné možnosti aktivní?
2. Ověřte, že uživatelé mají vyplněné emailové adresy v profilu
3. Zkontrolujte spam složku příjemců
4. Kontaktujte administrátora systému pro kontrolu emailového serveru

Emaily chodí duplicitně

Může nastat při opakovaném uzamčení měsíce po odemknutí. Systém standardně neposílá notifikace při opětovném uzamčení. Pokud problém přetrvává, kontaktujte administrátora.

Někteří uživatelé nedostávají emaily

1. Ověřte, že mají správně nastavená uživatelská práva
2. Zkontrolujte, že mají v profilu vyplněnou platnou emailovou adresu
3. U nadřízených ověřte, že mají definovaný seznam podřízených

Historie změn

Co se zaznamenává

Modul prémií vede kompletní audit log všech důležitých akcí. Do historie se automaticky zapisují následující události:

• Uzamčení návrhu prémií nadřízeným
  • Zapíše se při kliknutí na "Uložit a poslat ke schválení vybraný měsíc"
  • Text: "Návrhy prémií uzamčeny nadřízeným [Jméno Příjmení]"
• Finální uzamčení hlavním schvalovatelem
  • Zapíše se při kliknutí na "Uložit a uzamknout vybraný měsíc"
  • Text: "Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem."
• Odemknutí měsíce
  • Zapíše se při kliknutí na "Odemknout"
  • Text: "Odemčena docházka."
• Důležité systémové události
  • Chyby při zpracování
  • Neúspěšné pokusy o změnu uzamčených dat

Jak zobrazit historii

1. Otevřete modul Docházka - prémie
2. Vyberte Rok a Měsíc, jehož historii chcete zobrazit
3. Posuňte se dolů pod hlavní tabulku
4. Najdete sekci s nadpisem Historie
5. Zobrazí se tabulka s historickými záznamy

Struktura historické tabulky

Tabulka historie obsahuje následující sloupce:

Sloupec	Popis	Příklad
Datum	Přesný datum a čas akce	15.01.2025 14:35:22
Provedl/Zapsal	Celé jméno uživatele, který akci provedl	Jan Novák
IP adresa	IP adresa, ze které byla akce provedena (skrytý sloupec)	192.168.1.100
Poznámka	Popis akce	Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem.

Příklady historických záznamů

Standardní proces schvalování

Datum	Provedl	Poznámka
05.01.2025 09:15:33	Petr Svoboda	Návrhy prémií uzamčeny nadřízeným Petr Svoboda
05.01.2025 10:22:18	Marie Nováková	Návrhy prémií uzamčeny nadřízeným Marie Nováková
07.01.2025 14:45:52	Jan Dvořák	Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem.

Tento příklad ukazuje typický průběh: dva nadřízení odeslali své návrhy (5.1.), hlavní schvalovatel vše zkontroloval a uzamkl (7.1.).

Proces s dodatečnou úpravou

Datum	Provedl	Poznámka
05.01.2025 09:15:33	Petr Svoboda	Návrhy prémií uzamčeny nadřízeným Petr Svoboda
07.01.2025 14:45:52	Jan Dvořák	Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem.
09.01.2025 11:20:15	Jan Dvořák	Odemčena docházka.
09.01.2025 11:35:42	Jan Dvořák	Uzamčena docházka hlavním schvalovatelem.

Tento příklad ukazuje situaci, kdy bylo potřeba provést dodatečnou úpravu. Hlavní schvalovatel měsíc nejprve uzamkl (7.1.), pak odemkl kvůli úpravě (9.1.) a po provedení změn znovu uzamkl (9.1.).

Využití historie

Pro audit a kontrolu

• Ověření, kdo a kdy provedl schválení
• Kontrola, zda proces proběhl ve správném pořadí
• Zjištění, kteří nadřízení již odeslali své návrhy
• Identifikace opakovaných odemykání (možný indikátor problémů)

Pro řešení sporů

• Prokázání, že prémie byla schválena
• Ověření identity osoby, která provedla změny
• Časová posloupnost událostí

Pro optimalizaci procesu

• Analýza doby trvání schvalovacího procesu
• Identifikace úzkých míst (např. dlouhé čekání na schválení)
• Sledování frekvence dodatečných úprav

Export historie

Historii můžete exportovat stejně jako hlavní tabulku:

1. Použijte tlačítko s ikonou Excelu v horní části sekce Historie
2. Systém vygeneruje Excel soubor s historickými záznamy
3. Vhodné pro dlouhodobou archivaci nebo podrobnou analýzu

Uchovávání historie

Historie je uchovávána trvale a nelze ji standardně mazat. To zajišťuje:

• Kompletní audit trail pro účely kontrol
• Průkaznost všech změn
• Ochranu před neoprávněnými manipulacemi

Pouze administrátor systému s přístupem k databázi může mazat historické záznamy, což by mělo být prováděno pouze ve výjimečných případech a s řádným zdůvodněním.

Export a tisk

Export do Excelu

Modul umožňuje export všech zobrazených dat do formátu Microsoft Excel pro další zpracování, analýzy nebo archivaci.

Jak exportovat data

1. Nastavte požadované filtry (rok, měsíc)
2. Upravte viditelnost sloupců podle potřeby (viz sekce Column Visibility níže)
3. V horní části tabulky najděte ikonu Excelu (zelená tabulka)
4. Klikněte na ikonu
5. Systém vygeneruje Excel soubor
6. Soubor se automaticky stáhne do složky Stažené soubory vašeho počítače

Název exportovaného souboru

Soubor má automaticky generovaný název ve formátu:

• Pro jeden měsíc: Premie_MM_YYYY.xlsx (např. Premie_01_2025.xlsx)
• Pro celý rok: Premie_YYYY.xlsx (např. Premie_2025.xlsx)

Obsah exportu

Export jednoho měsíce obsahuje:

• Všechny viditelné sloupce z tabulky
• Základní informace: Zaměstnanec, Pozice, Středisko
• Základní mzda (pokud je zobrazena)
• Předchozí bonus
• Navrhnutá částka, Poznámka - návrh
• Schválená částka, Poznámka - schválení
• Řádek Celkem s součty
• Formátování: Číselné sloupce zarovnané vpravo, měnové hodnoty s separátorem tisíců

Export celého roku obsahuje:

• Zaměstnanec, Pozice, Středisko
• Základní mzda (pokud je zobrazena)
• 12 sloupců s čísly měsíců (1-12)
• Sloupec Celkem s ročním součtem
• Řádek Celkem s měsíčními a celkovým součtem

Využití exportovaných dat

Pro účetní:

• Import do mzdového systému
• Příprava podkladů pro výplatu mezd
• Kontrola celkových nákladů na prémie

Pro HR oddělení:

• Analýza trendů v odměňování
• Srovnání prémií mezi odděleními
• Podklady pro personální audity

Pro management:

• Strategické plánování nákladů na odměny
• Reporting pro vedení společnosti
• Srovnání meziroční

Tisk

Pro vytvoření tištěné kopie přehledu prémií použijte funkci tisku.

Jak tisknout

1. Nastavte požadované filtry a viditelnost sloupců
2. Klikněte na ikonu tiskárny v horní části tabulky
3. Otevře se náhled pro tisk v novém okně
4. Tiskový náhled zobrazuje optimalizovanou verzi tabulky:
   • Bez barev pozadí (úspora inkoustu)
   • Optimalizované okraje
   • Automatické zalamování stránek
5. V dialogu tisku nastavte:
   • Orientaci stránky (doporučeno: na šířku)
   • Velikost papíru (doporučeno: A4)
   • Případné zmenšení na šířku stránky
6. Potvrďte tisk

Tipy pro kvalitní tisk

Pro tisk jednoho měsíce:

• Použijte orientaci na šířku
• Před tiskem skryjte sloupce, které nepotřebujete
• Zvažte skrytí poznámek, pokud tabulka nepasuje na šířku

Pro tisk celého roku:

• Použijte na šířku a případně formát A3
• Skryjte sloupce Pozice a Středisko pro úsporu místa
• Zvažte tisk do PDF místo na papír

Pro archivační účely:

• Vytiskněte do PDF (uložte jako soubor)
• Zahrňte sekci Historie
• Přidejte datum tisku a podpis zodpovědné osoby

Column Visibility - Nastavení viditelnosti sloupců

Funkce Column Visibility umožňuje přizpůsobit zobrazení tabulky vašim potřebám skrytím nebo zobrazením konkrétních sloupců.

Jak ovládat viditelnost sloupců

1. V horní části tabulky najděte ikonu sloupců (symbol tabulky s checkboxem)
2. Klikněte na ikonu
3. Otevře se rolovací menu se seznamem všech dostupných sloupců
4. Každý sloupec má checkbox:
   • Zaškrtnutý = sloupec je zobrazen
   • Odškrtnutý = sloupec je skrytý
5. Kliknutím na název sloupce přepnete jeho viditelnost
6. Tabulka se okamžitě přizpůsobí změnám

Dostupné sloupce pro skrytí/zobrazení

V režimu jednoho měsíce:

• Zaměstnanec (nelze skrýt)
• Pozice
• Středisko
• Základní mzda
• Předchozí bonus
• Navrhnutá částka
• Poznámka - návrh
• Schválená částka
• Poznámka - schválení

V režimu celého roku:

• Zaměstnanec (nelze skrýt)
• Pozice
• Středisko
• Základní mzda
• Jednotlivé měsíce (1-12)
• Celkem (nelze skrýt)

Doporučené konfigurace

Pro nadřízené (návrh prémií):

• Zobrazit: Zaměstnanec, Pozice, Základní mzda, Předchozí bonus, Navrhnutá částka, Poznámka - návrh
• Skrýt: Středisko, Schválená částka, Poznámka - schválení

Pro hlavního schvalovatele:

• Zobrazit: Všechny sloupce
• Umožní kompletní přehled návrhů a schválení

Pro účetní (export do mezd):

• Zobrazit: Zaměstnanec, Středisko, Schválená částka
• Skrýt: Pozice, Základní mzda, Předchozí bonus, Navrhnutá částka, Poznámky

Pro management (roční přehled):

• Zobrazit: Zaměstnanec, Středisko, měsíce 1-12, Celkem
• Skrýt: Pozice, Základní mzda

Trvalé uložení nastavení

Nastavení viditelnosti sloupců je uloženo v prohlížeči (local storage) a zůstává zachováno i po zavření a opětovném otevření modulu. Každý uživatel má své vlastní nastavení nezávislé na ostatních.

Reset na výchozí nastavení

Pro obnovení výchozího zobrazení všech sloupců:

1. Otevřete menu Column Visibility
2. Zaškrtněte všechny položky
3. Případně obnovte stránku (F5)

Další možnosti exportu

Kopírování do schránky

Některé verze tabulky umožňují zkopírovat data přímo do schránky:

1. Najděte ikonu kopírování (dvě překrývající se stránky)
2. Klikněte na ikonu
3. Data se zkopírují do schránky ve formátu tabulky
4. Můžete je vložit přímo do Excelu, Wordu nebo emailu pomocí Ctrl+V

Export do PDF

Pro export do PDF použijte funkci tisku:

1. Klikněte na ikonu tiskárny
2. V dialogu tisku vyberte "Uložit jako PDF" nebo "Microsoft Print to PDF"
3. Zvolte umístění a název souboru
4. Potvrďte

Časté dotazy a řešení problémů

Otázky týkající se přístupových práv

Proč nemohu editovat prémie?

Existuje několik možných důvodů:

1. Nedostatečná práva

• Máte právo pouze na čtení vlastních prémií
• Řešení: Kontaktujte administrátora pro zvýšení vašich práv

2. Prémie jsou už uzamčené

• Sloupce jsou označeny zeleně
• Jako nadřízený jste již odeslali návrhy ke schválení
• Řešení: Požádejte hlavního schvalovatele o odemknutí měsíce

3. Editujete špatné sloupce

• Nadřízený může upravovat pouze sloupce Navrhnutá částka a Poznámka - návrh
• Hlavní schvalovatel upravuje sloupce Schválená částka a Poznámka - schválení
• Řešení: Ověřte, že upravujete správné sloupce podle vašich práv

4. Editujete nesprávné zaměstnance

• Jako nadřízený vidíte pouze své podřízené
• Řešení: Ověřte, že zaměstnanec patří do vašeho seznamu podřízených

Proč nevidím některé zaměstnance?

Pokud jste nadřízený:

• Vidíte pouze zaměstnance, kteří jsou v seznamu vašich podřízených
• Seznam podřízených je definován v nastavení vašeho uživatelského profilu
• Řešení: Požádejte administrátora o přidání zaměstnance do vašeho seznamu podřízených

Pokud máte právo pouze na čtení:

• Vidíte pouze sebe
• To je správné chování pro uživatele s právem na čtení vlastních prémií

Zaměstnanec byl ukončen:

• Ukončení zaměstnanci se nezobrazují v aktuálních měsících
• Zobrazí se pouze v měsících, kdy byli aktivní

Otázky týkající se uzamčení a odemčení

Jak opravit chybu po uzamčení?

Pokud jste nadřízený a odeslali jste chybné návrhy:

1. Kontaktujte hlavního schvalovatele
2. Vysvětlete mu, jaká je chyba
3. Hlavní schvalovatel může:
   • Opravit částku přímo ve sloupci Schválená částka
   • Nebo odemknout měsíc, abyste mohli opravit návrh

Pokud jste hlavní schvalovatel a uzamkli jste měsíc:

1. Otevřete modul a vyberte daný měsíc
2. Klikněte na tlačítko Odemknout
3. Proveďte opravu ve sloupci Schválená částka
4. Znovu klikněte na Uložit a uzamknout vybraný měsíc
5. Upozornění: Emailové notifikace se automaticky nerozešlou znovu
6. Pokud je potřeba informovat zaměstnance o změně, kontaktujte je individuálně

Co znamenají zelené políčka?

Zelené pozadí označuje, že data jsou uzamčená (potvrzená) a nelze je standardně upravovat.

Zelené sloupce Navrhnutá částka a Poznámka - návrh:

• Nadřízený odeslal návrhy ke schválení
• Nadřízený již nemůže návrhy upravovat
• Hlavní schvalovatel vidí návrhy a může je schvalovat

Zelené sloupce Schválená částka a Poznámka - schválení:

• Hlavní schvalovatel finálně uzamkl měsíc
• Prémie jsou schválené
• Data jsou viditelná všem oprávněným uživatelům
• Emailové notifikace byly rozeslány

Všechny sloupce zelené:

• Kompletní proces schvalování je dokončen
• Měsíc je finálně uzamčen
• Pro úpravy je potřeba odemknout měsíc

Jak se liší koncept od uzamčení?

Vlastnost	Koncept	Uzamčení
Tlačítko	Uložit koncept	Uložit a poslat ke schválení / Uložit a uzamknout
Označení	Běžné pozadí (bílé/šedé)	Zelené pozadí
Možnost úprav	Ano, kdykoli	Ne, vyžaduje odemknutí
Viditelnost	Vidí pouze autor	Vidí všichni oprávnění uživatelé
Emailové notifikace	Žádné	Ano (podle nastavení)
Zápis do historie	Ne	Ano
Použití	Průběžné ukládání práce	Finalizace a posun do další fáze

Kdy použít koncept:

• Chcete si práci uložit a pokračovat později
• Nejste si jisti výší prémií
• Čekáte na dodatečné informace
• Potřebujete konzultovat s někým jiným

Kdy použít uzamčení:

• Jste si jisti svými návrhy/rozhodnutími
• Chcete posunout proces do další fáze
• Je čas finalizovat prémie pro daný měsíc

Otázky týkající se emailů

Proč se neodesílají emaily?

1. Zkontrolujte nastavení modulu

1. Otevřete Nastavení → Docházka - prémie
2. Ověřte, že příslušné emailové notifikace jsou aktivní (zaškrtnuté)
3. Pokud nejsou, zaškrtněte je a uložte

2. Zkontrolujte emailové adresy

1. Ověřte, že uživatelé mají v profilu vyplněné platné emailové adresy
2. Zkontrolujte, že adresy neobsahují překlepy
3. Ověřte, že emailové adresy jsou aktivní

3. Zkontrolujte spam složku

• Emaily z automatických systémů často končí ve spamu
• Požádejte příjemce, aby zkontrolovali složku nevyžádané pošty
• Přidejte odesílací adresu eIntranet.net do adresáře

4. Kontaktujte administrátora

• Problém může být v konfiguraci emailového serveru
• Administrátor může zkontrolovat logy systému

Proč mi chodí emaily duplicitně?

Duplicitní emaily se mohou objevit v těchto situacích:

Opakované uzamčení stejného měsíce:

• Pokud hlavní schvalovatel odemkne a znovu uzamkne měsíc, systém standardně neposílá notifikace
• Pokud problém přetrvává, kontaktujte administrátora

Více rolí jednoho uživatele:

• Pokud máte současně právo nadřízeného a účetního, můžete dostat email jako nadřízený i jako účetní
• To je normální chování systému

Někteří uživatelé nedostávají emaily

Pro nadřízené:

• Ověřte, že mají právo "Nadřízený - návrh prémií"
• Zkontrolujte, že mají definovaný seznam podřízených
• Email se posílá pouze nadřízeným, kteří mají podřízené

Pro účetní:

• Ověřte, že mají právo "Účetní - náhled všech prémií"
• Zkontrolujte, že je v nastavení aktivní "Emailová notifikace účetním"

Pro zaměstnance:

• Zkontrolujte, že mají v profilu vyplněnou emailovou adresu
• Ověřte, že byla jejich prémie skutečně schválena (zelené políčko)
• Email se posílá pouze při finálním uzamčení, ne při odemknutí

Další časté problémy

Tabulka se nenačítá nebo zobrazuje chybu

1. Obnovte stránku (F5)
2. Zkuste jiný prohlížeč
3. Zkontrolujte své internetové připojení
4. Odhlaste se a znovu přihlaste
5. Pokud problém přetrvává, kontaktujte administrátora

Data se neuloží

Možné příčiny:

• Ztráta připojení k internetu během ukládání
• Někdo jiný upravil stejná data ve stejnou dobu
• Překročení časového limitu relace (session timeout)

Řešení:

1. Obnovte stránku
2. Zkontrolujte, zda se některá data neuložila
3. Zkuste znovu zadat změny
4. Ukládejte častěji pomocí "Uložit koncept"

Export do Excelu nefunguje

1. Zkontrolujte, že váš prohlížeč neblokuje stahování souborů
2. Ověřte, že máte dostatek místa na disku
3. Zkuste jiný prohlížeč
4. Kontaktujte administrátora, pokud problém přetrvává

Součty v tabulce nesedí

Součty se přepočítávají automaticky. Pokud nesedí:

1. Obnovte stránku (F5)
2. Zkontrolujte, že vidíte všechny řádky (někdy může být aktivní filtr)
3. V ročním přehledu součet zahrnuje pouze schválené prémie (zelené)

Tipy a osvědčené postupy

Pro nadřízené - efektivní navrhování prémií

Příprava před zadáváním

1. Vytvořte si hodnoticí systém
   • Definujte kritéria pro přidělování prémií (výkon, kvalita, iniciativa, docházka)
   • Stanovte bodové hodnocení pro jednotlivá kritéria
   • Přiřaďte každému kritériu váhu
2. Shromážděte podklady
   • Přehled docházky podřízených
   • Splnění individuálních cílů
   • Zpětná vazba od kolegů nebo zákazníků
   • Předchozí prémie (viditelné ve sloupci Předchozí bonus)
3. Připravte si poznámky
   • Sepište si konkrétní důvody pro výši prémie
   • Buďte připraveni obhájit své návrhy
   • Poznámky pomohou hlavnímu schvalovateli pochopit vaše rozhodnutí

Během zadávání návrhů

1. Používejte funkci konceptu
   • Ukládejte průběžně pomocí "Uložit koncept"
   • Nemusíte vyplnit všechny prémie najednou
   • Můžete se vrátit a promyslet výši prémie
2. Využívejte referenční data
   • Porovnejte s předchozím měsícem (sloupec Předchozí bonus)
   • Zohledněte základní mzdu (pokud je zobrazena)
   • Mějte na paměti celkovou odměnu zaměstnance
3. Pište výstižné poznámky
   • Krátké a konkrétní zdůvodnění (např. "Dosažení 120% plánu prodeje")
   • Pokud je prémie nulová, vždy uveďte důvod
   • Poznámky pomohou při případných dotazech zaměstnanců

Před odesláním ke schválení

1. Zkontrolujte konzistenci
   • Projděte všechny částky a ověřte, že odrážejí výkon
   • Zkontrolujte, že jste nezapomněli na žádného podřízeného
   • Ověřte, že poznámky dávají smysl
2. Ověřte rozpočet
   • Podívejte se na součet v řádku Celkem
   • Ujistěte se, že nepřekračujete rozpočet na prémie
   • Pokud ano, přehodnoťte některé částky
3. Dokumentujte si návrhy
   • Exportujte tabulku do Excelu pro vlastní záznamy
   • Budete mít podklad pro případné dotazy

Pro hlavní schvalovatele - efektivní schvalování

Kontrola návrhů

1. Systematický přístup
   • Projděte návrhy od všech nadřízených najednou
   • Porovnejte částky mezi odděleními
   • Hledejte nekonzistence nebo nespravedlnosti
2. Analyzujte poznámky
   • Čtěte poznámky nadřízených
   • Ověřte, že zdůvodnění jsou dostatečná
   • Pokud něco není jasné, kontaktujte nadřízeného
3. Použijte roční přehled
   • Přepněte na zobrazení celého roku
   • Zkontrolujte, jak se prémie vyvíjejí v čase
   • Identifikujte anomálie (např. prudký nárůst bez vysvětlení)

Úprava návrhů

1. Kdy upravit částku
   • Prémie je výrazně vyšší než u srovnatelných zaměstnanců
   • Prémie je nižší, než si zaměstnanec zaslouží
   • Celkový rozpočet je překročen
   • Nadřízený pravidelně nadhodnocuje nebo podhodnocuje
2. Komunikujte změny
   • Vždy vyplňte poznámku při úpravě částky
   • Vysvětlete důvod změny
   • Pokud je změna významná, kontaktujte nadřízeného předem
3. Používejte koncept před uzamčením
   • Uložte své úpravy jako koncept
   • Nechte si čas na rozmyšlenou
   • Konzultujte s HR nebo vedením, pokud si nejste jisti

Finalizace měsíce

1. Finální kontrola
   • Projděte všechny schválené částky
   • Zkontrolujte celkový součet
   • Ověřte, že jste vyplnili poznámky ke všem změnám
2. Načasování uzamčení
   • Uzamkněte měsíc dostatečně před výplatou mezd
   • Dejte účetním čas na zpracování
   • Obvykle 5-7 dní před výplatou
3. Po uzamčení
   • Zkontrolujte, že emaily byly odeslány
   • Buďte připraveni na dotazy od nadřízených nebo zaměstnanců
   • Exportujte data pro vlastní archiv

Pro všechny uživatele

Kdy použít koncept vs. uzamčení

Používejte KONCEPT když:

• Právě začínáte s vyplňováním prémií
• Potřebujete si práci uložit a pokračovat později
• Nejste si jisti některými částkami
• Chcete si data nechat "přes noc" rozmyslet
• Čekáte na dodatečné informace
• Potřebujete konzultovat s někým jiným
• Děláte průběžné změny během několika dní

Používejte UZAMČENÍ když:

• Jste přesvědčeni o správnosti všech částek
• Zkontrolovali jste všechna data
• Je čas posunout proces do další fáze
• Blíží se termín (např. výplatní termín)
• Chcete, aby hlavní schvalovatel viděl vaše návrhy
• Chcete finalizovat proces schvalování

Archivace dat

1. Pravidelný export
   • Exportujte schválené prémie po uzamčení každého měsíce
   • Ukládejte Excel soubory do strukturované složky (např. Premie/2025/)
   • Pojmenujte soubory konzistentně (např. Premie_2025_01.xlsx)
2. Roční archiv
   • Na konci roku vyexportujte celý rok do jednoho souboru
   • Vytiskněte nebo uložte do PDF pro papírovou archivaci
   • Archivujte i historii změn
3. Dokumentace rozhodnutí
   • Uchovávejte si poznámky k významným rozhodnutím
   • Archivujte emailovou komunikaci související s prémiemi
   • Dokumentujte změny v systému odměňování

Časový harmonogram

Doporučený harmonogram pro měsíční cyklus prémií:

Den měsíce	Aktivita	Zodpovědný
1-3	Hodnocení výkonu podřízených za předchozí měsíc	Nadřízení
4-5	Zadávání návrhů prémií do systému	Nadřízení
6	Odeslání návrhů ke schválení	Nadřízení
7-9	Kontrola a schválení/úprava návrhů	Hlavní schvalovatel
10	Finální uzamčení měsíce	Hlavní schvalovatel
10-14	Zpracování dat pro mzdy	Účetní
15-20	Výplata prémií s pravidelnou mzdou	Systém

Komunikace se zaměstnanci

1. Transparentnost
   • Vysvětlete zaměstnancům systém odměňování
   • Sdělte kritéria pro přidělování prémií
   • Buďte otevření k dotazům
2. Zpětná vazba
   • Poskytujte zaměstnancům zpětnou vazbu k jejich výkonu
   • Vysvětlete, proč dostali danou výši prémie
   • Diskutujte, jak mohou zlepšit výkon
3. Řešení dotazů
   • Buďte připraveni vysvětlit rozhodnutí o prémiích
   • Buďte věcní a odkazujte na konkrétní kritéria
   • Pokud došlo k chybě, přiznejte ji a opravte

--- **Datum poslední aktualizace**: 13.11.2025