Transparentní odměny (PayTransparency)
Přehled
Modul Transparentní odměny (PayTransparency) pomáhá firmě plnit zákonné povinnosti spojené s rovností v odměňování žen a mužů. Umožňuje ohodnotit pracovní pozice podle objektivních kritérií, zařadit je do skupin prací se srovnatelnou hodnotou, nastavit a zveřejnit mzdová rozpětí, spočítat rozdíly v odměňování mezi pohlavími a doložit jejich odůvodnění nebo naplánovat nápravu. Zaměstnancům zároveň umožňuje požádat o informaci o vlastní odměně a o průměrech ve své skupině.
Klíčové funkce
- Hodnocení pracovních pozic podle bodovaných kritérií a jejich zařazení do skupin prací se srovnatelnou hodnotou
- Nastavení a zveřejnění mzdových rozpětí jednotlivých skupin prací, včetně jejich nabídnutí v inzerátech volných míst
- Sestavení vykazovaného období a výpočet zprávy o rozdílech v odměňování mezi ženami a muži
- Odůvodnění nebo simulace a přijetí nápravy rozdílů v odměňování nad zákonným prahem
- Vyřizování žádostí zaměstnanců o informaci o jejich odměně a vedení společného posouzení se zástupci zaměstnanců
- Vedení vnitřního předpisu (systému odměňování) a auditní stopy všech změn v modulu
Přístup a nastavení
Tato sekce popisuje, jak se do modulu Transparentní odměny dostanete, jak nastavíte jeho parametry a jaká oprávnění potřebujete k jednotlivým činnostem. Nastavení modulu (práh rozdílu, ochranu malých skupin, lhůty a přístupová práva) smí měnit jen správce modulu, protože právě těmito parametry lze výsledek zprávy o rozdílech v odměňování ovlivnit.
Jak se dostat do modulu Transparentní odměny
Modul Transparentní odměny najdete v hlavní nabídce v sekci Zaměstnanci pod položkou Transparentní odměny. Po otevření se zobrazí nadpis „Transparentní odměny" a vodorovný pruh záložek, kterými se mezi jednotlivými částmi modulu přepínáte bez nutnosti znovu načítat stránku. Vpravo nahoře se zobrazuje odkaz Nastavení (jen správci modulu) a tlačítko Smazané (jen uživatelům s oprávněním Uzavření a odeslání).
Nastavení modulu Transparentní odměny
Nastavení modulu Transparentní odměny otevřete odkazem Nastavení na hlavní obrazovce modulu – vidí ho jen správce modulu, protože jím nastavené parametry přímo ovlivňují výsledek zprávy o rozdílech v odměňování. Stránka nastavení má dvě záložky: Přístupová práva a Obecná nastavení. Zpět na hlavní obrazovku modulu se vrátíte odkazem Modul.
Záložka Přístupová práva
Záložka Přístupová práva v nastavení modulu Transparentní odměny obsahuje tabulku se seznamem pracovních pozic a uživatelů firmy. U každého řádku je šest sloupců podle úrovní oprávnění (Bez přístupu, Jen své zařazení a žádosti, Své a podřízené, Čtení souhrnů, Zápis a hodnocení, Uzavření a odeslání) s přepínačem, který se uloží ihned po zaškrtnutí. Tlačítko Označit vše nad každým sloupcem zaškrtne danou úroveň hromadně všem řádkům najednou. Výsledné oprávnění uživatele je nejvyšší z jeho vlastního nastavení a nastavení jeho pracovní pozice.
Záložka Obecná nastavení
Záložka Obecná nastavení v modulu Transparentní odměny určuje práh rozdílu v odměňování, způsob výpočtu hodinové odměny, ochranu malých skupin a zákonné lhůty.
| Volba | Co určuje | Výchozí hodnota |
|---|---|---|
| Práh rozdílu v odměňování | Procento rozdílu mezi odměnou žen a mužů, nad kterým je nutné skupinu prací zdůvodnit nebo napravit | 5 % (zákonná hodnota) |
| Z čeho počítat hodinovou odměnu | Volba mezi výpočtem ze skutečně vyplacených mezd za vykazované období a výpočtem ze sjednané sazby k rozhodnému dni | Ze skutečně vyplacených mezd |
| Započítat benefity | Zda se do porovnání odměn počítají nepeněžní plnění – stravenky, firemní vůz, příspěvek na práci z domova, penzijní a životní pojištění | Zapnuto |
| Započítat příplatky a přesčasy | Zda se do porovnání počítají zákonné příplatky, které odrážejí rozvrh směn, ne hodnotu práce | Zapnuto |
| Nejmenší počet osob ve skupině | Pod tímto počtem osob se skupina v sestavě nezobrazí (ochrana malých skupin) | 5 osob |
| Nejmenší počet osob jednoho pohlaví | Pod tímto počtem osob jednoho pohlaví se skupina v sestavě nezobrazí | 3 osoby |
| Lhůta na odpověď zaměstnanci | Kolik dní má firma na odpověď na žádost zaměstnance o informaci o odměně | 60 dní |
| Lhůta na nápravu | Po kolika měsících marného uplynutí vzniká povinnost společného posouzení odměňování | 6 měsíců |
| Upozornit před koncem platnosti | Kaskáda dní před uplynutím lhůty, kdy se pošle e-mailová upomínka (dny oddělené středníkem) | 30;14;7;0, prázdné pole upomínky vypíná |
| Počet zaměstnanců | Ruční přepis počtu zaměstnanců firmy pro posouzení povinnosti podávat zprávu o rozdílech | 0 = počítá se automaticky z evidence uživatelů |
Oprávnění a přístupová práva k modulu Transparentní odměny
Modul Transparentní odměny má šest stupňovaných úrovní oprávnění, kdy každá vyšší úroveň v sobě zahrnuje všechny nižší. Přiděluje se jak jednotlivým uživatelům, tak celým pracovním pozicím najednou na záložce Přístupová práva v nastavení modulu.
| Úroveň oprávnění | Co umožňuje |
|---|---|
| Bez přístupu | Uživatel modul vůbec nevidí. |
| Jen své zařazení a žádosti | Smí podat vlastní žádost o informaci o odměně a vidět jen své vlastní žádosti. Tuto úroveň má i uživatel, který do ostatních částí modulu nesmí vůbec – právo požádat o informaci o vlastní odměně je jeho zákonným nárokem. |
| Své a podřízené | Rozšiřuje předchozí úroveň o přehled podřízených zaměstnanců. |
| Čtení souhrnů | Smí vidět souhrnné (agregované) mzdové údaje – záložky Systém odměňování, Vykazovaná období, Zpráva o rozdílech v odměňování, Náprava – a vyřizovat žádosti o informaci ostatních zaměstnanců. Nic nesmí zapisovat ani měnit. |
| Zápis a hodnocení | Smí hodnotit pracovní pozice, zakládat a upravovat skupiny prací, kritéria hodnocení, složky odměny a mzdová rozpětí, sestavovat data vykazovaného období, provádět import, počítat scénáře nápravy a zapisovat odůvodnění rozdílů. |
| Uzavření a odeslání | Nejvyšší úroveň – navíc smí uzavírat a znovuotevírat vykazovaná období, mazat záznamy modulu (přesouvat je do koše) a obnovovat je z koše, a vidí tlačítko Smazané. |
Mzdové souhrny jsou citlivý údaj – doporučuje se udělovat úroveň Čtení souhrnů a vyšší jen lidem, kteří ji opravdu potřebují, například personalistovi, mzdové účetní nebo vedení firmy.
Uživatelské rozhraní
Tato sekce popisuje rozložení hlavní obrazovky modulu Transparentní odměny a jednotlivé záložky, kterými se v modulu pohybujete. Skrytí záložky uživateli bez dostatečného oprávnění je jen otázka pohodlí – každá podstránka si oprávnění ověřuje sama, takže přímé zadání adresy skrytou záložku nezpřístupní.
Záložky modulu Transparentní odměny
Hlavní obrazovka modulu Transparentní odměny má vodorovný pruh záložek s ikonou a textem. Viditelnost jednotlivých záložek závisí na úrovni oprávnění uživatele.
| Záložka | Kdo ji vidí |
|---|---|
| Přehled plnění | Každý s přístupem do modulu |
| Katalog prací | Každý s přístupem do modulu |
| Systém odměňování | Čtení souhrnů a vyšší |
| Vykazovaná období | Čtení souhrnů a vyšší |
| Zpráva o rozdílech v odměňování | Čtení souhrnů a vyšší |
| Náprava | Čtení souhrnů a vyšší |
| Žádosti o informaci | Každý s přístupem do modulu, i s nejnižší úrovní Jen své zařazení a žádosti |
Záložka Přehled plnění
Záložka Přehled plnění v modulu Transparentní odměny slouží jako rozcestník – ukazuje, jak firma plní zákonné povinnosti, aniž byste museli procházet ostatní záložky. Obsahuje dvě karty vedle sebe. Karta Připravenost ukazuje čtyři kroky se zatržítkem nebo prázdným kolečkem: Vytvořit skupiny prací (s počtem založených skupin), Ohodnotit pracovní pozice (poměr ohodnocených ku celkovému počtu), Nastavit mzdová rozpětí (počet nastavených rozpětí) a Vydat systém odměňování (datum účinnosti, je-li už vydán). Karta Co vás čeká vypisuje zákonné termíny a povinnosti, například mít popsaný systém odměňování od 1. 1. 2027, uvádět mzdové rozpětí v inzerátu a neptat se uchazečů na dosavadní výdělek od 1. 1. 2027, odpovídat zaměstnancům na žádost o informaci o odměně od 1. 1. 2028, a podle velikosti firmy termín pro podání zprávy o rozdílech v odměňování (každoročně, nebo jednou za tři roky) – nebo hlášku, že se firmy povinnost podávat zprávu zatím netýká. Dole je informační řádek s aktuálním počtem zaměstnanců. Existují-li žádosti zaměstnanců po lhůtě, zobrazí se pod kartami červené upozornění s jejich počtem.
Katalog prací
Záložka Katalog prací v modulu Transparentní odměny slouží k ohodnocení pracovních pozic podle objektivních kritérií a k jejich zařazení do skupin prací se srovnatelnou hodnotou. Má tři podzáložky: Hodnocení pozic, Skupiny prací a Kritéria hodnocení. Založení skupin a kritérií je prvním krokem, teprve pak lze hodnotit jednotlivé pozice.
Skupiny prací
Podzáložka Skupiny prací v modulu Transparentní odměny zobrazuje tabulku Kód / Název / Bodové rozpětí / Počet pozic / Stav / akce. Stav se zobrazuje jako štítek Aktivní nebo neaktivní. Ikona tužky otevírá úpravu skupiny, ikona koše skupinu smaže s potvrzením.
Postup: Založení skupiny prací
- V modulu Transparentní odměny otevřete záložku Katalog prací → Skupiny prací a klikněte na tlačítko Nová skupina prací.
- Vyplňte povinný Název a volitelně Kód, Bodové rozpětí (rozsah 0–100 bodů), Úroveň, Popis a zatržítko Aktivní.
- Klikněte na Uložit.
Tip: Bodové rozpětí skupiny se nesmí překrývat s jinou skupinou prací – uložení takové rozpětí odmítne. Po uložení modul přepočítá zařazení všech pracovních pozic, protože se mohla změnit hranice skupiny.
Kritéria hodnocení práce
Podzáložka Kritéria hodnocení v modulu Transparentní odměny zobrazuje tabulku Hledisko / Název / Váha / Škála / sloupec Určuje hodnotu práce (fajfka, nebo poznámka Jen pro zdůvodnění) / akce. Zákonná kritéria hodnoty práce mají ikonu kladívka s popiskem Zákonné kritérium a jejich hledisko nejde změnit.
Postup: Úprava kritéria hodnocení
- V modulu Transparentní odměny otevřete Katalog prací → Kritéria hodnocení a klikněte na Nové kritérium, nebo na ikonu tužky u existujícího.
- Vyplňte Hledisko (u zákonného kritéria needitovatelné), povinný Název, Váhu, Škálu (rozsah stupňů hodnocení, výchozí 1–5), Pořadí, Popis a slovní popis jednotlivých stupňů škály.
- Klikněte na Uložit.
Upozornění: Po uložení modul přepočítá normalizované body a zařazení všech pracovních pozic. Smazání kritéria (s potvrzením „Smazané kritérium se přestane započítávat do bodů všech pozic. Opravdu smazat?") ho přestane počítat do bodů, dokud ho neobnovíte z koše.
Hodnocení pracovních pozic
Podzáložka Hodnocení pozic v modulu Transparentní odměny zobrazuje tabulku Pracovní pozice / Počet osob / Body / Skupina prací / Stav / akce. Stav se zobrazuje jako štítek Ohodnoceno (zelený, má-li pozice vyplněné skóre u všech zavedených kritérií) nebo Nedokončeno (šedý). Vedoucí pozice má hvězdičku s popiskem Vedoucí pozice, pozice se zapsanou klasifikací zobrazuje kód CZ-ISCO. Ručně zařazená pozice má ikonu ruky s popiskem Zařadit ručně.
Postup: Ohodnocení pracovní pozice
- V modulu Transparentní odměny otevřete Katalog prací → Hodnocení pozic a klikněte na ikonu tužky u pozice.
- U každého kritéria vyberte stupeň škály nebo možnost Nehodnoceno a nepovinně napište zdůvodnění stupně. Kritéria hlediska Výkonnost a Výsledky do bodů nevstupují, slouží jen k pozdějšímu odůvodnění rozdílu uvnitř skupiny.
- Volitelně zaškrtněte Zařadit ručně a vyberte skupinu prací ručně i s důvodem – pak automatické zařazení podle bodů zůstane bez vlivu.
- Vyplňte Vedoucí pozice, CZ-ISCO, popis práce a poznámku a klikněte na Uložit.
Uložením se přepočtou body a bez ručního zařazení se automaticky doplní skupina prací podle dosažených bodů.
Systém odměňování
Záložka Systém odměňování v modulu Transparentní odměny slouží k nastavení mzdových rozpětí jednotlivých skupin prací, ke správě složek odměny a k vydání vnitřního předpisu (systému odměňování) jako závazného dokumentu. Má tři podzáložky: Mzdová rozpětí, Složky odměny a Vnitřní předpis. Tuto záložku vidí jen uživatel s úrovní oprávnění Čtení souhrnů a vyšší.
Mzdová rozpětí skupin prací
Podzáložka Mzdová rozpětí v modulu Transparentní odměny zobrazuje tabulku Skupina prací / Hodinové rozpětí / Měsíční rozpětí / Do inzerátu / akce. Skupina bez nastaveného rozpětí má štítek Rozpětí nestanoveno.
Postup: Nastavení mzdového rozpětí skupiny
- V modulu Transparentní odměny otevřete Systém odměňování → Mzdová rozpětí a klikněte na ikonu tužky u skupiny prací.
- Vyplňte alespoň jedno rozpětí, hodinové nebo měsíční – bez toho uložení odmítne hláškou „Vyplňte alespoň jedno rozpětí, hodinové nebo měsíční."
- Volitelně doplňte měnu, platnost od–do, text do inzerátu (jinak se poskládá automaticky z rozpětí) a kritéria postupu v rozpětí a klikněte na Uložit.
Tip: Jakmile má skupina prací nastavené platné rozpětí, nabídne se v modulu Volná pracovní místa při zakládání inzerátu – po výběru skupiny prací se pole Mzda od/do vyplní automaticky, jde ale dál ručně upravit.
Složky odměny
Podzáložka Složky odměny v modulu Transparentní odměny zobrazuje tabulku Název / Typ / sloupec Započítat do odměny (fajfka, ikona zákazu s vysvětlivkou „Vypnuto přepínačem v nastavení modulu", nebo pomlčka) / Zdroj dat / akce.
Postup: Přidání nebo úprava složky odměny
- V modulu Transparentní odměny otevřete Systém odměňování → Složky odměny a klikněte na Nová složka odměny, nebo na ikonu tužky u existující.
- Vyplňte povinný Název, Typ (Pevná / Pohyblivá / Zákonný příplatek / Nepeněžní plnění), zaškrtněte Započítat do odměny, vyberte Zdroj dat (pevný seznam mzdových údajů, nebo možnost Jen ručně nebo importem), doplňte Kritéria přiznání (text jde přímo do vnitřního předpisu), Popis a Pořadí.
- Klikněte na Uložit.
Vnitřní předpis (systém odměňování)
Podzáložka Vnitřní předpis v modulu Transparentní odměny obsahuje kontrolní seznam čtyř kroků (skupiny prací, ohodnocené pozice, mzdová rozpětí a účinnost systému), pole Forma (Vnitřní předpis, nebo Kolektivní smlouva), Účinnost od a textová pole Úvodní ustanovení a Závěrečná ustanovení, která se ukládají ihned po opuštění pole. Pokud předpis zatím nesplňuje všechny náležitosti, zobrazí se o tom poznámka.
Postup: Vydání systému odměňování
- V modulu Transparentní odměny na záložce Systém odměňování → Vnitřní předpis zkontrolujte, že kontrolní seznam (skupiny, rozpětí, složky, účinnost) je splněný.
- Vyberte Formu, vyplňte Účinnost od, Úvodní a Závěrečná ustanovení.
- Klikněte na Vytisknout předpis a stáhněte hotový dokument.
Export: Vnitřní předpis o odměňování (PDF)
Export vytvoří tiskovou podobu vnitřního předpisu (systému odměňování) modulu Transparentní odměny se všemi náležitostmi – skupinami prací, mzdovými rozpětími, složkami odměny a zněním úvodních a závěrečných ustanovení.
- V modulu Transparentní odměny otevřete Systém odměňování → Vnitřní předpis.
- Klikněte na tlačítko Vytisknout předpis.
- Dokument se stáhne jako soubor PDF.
Výstupní formát: PDF
Vykazovaná období
Záložka Vykazovaná období v modulu Transparentní odměny slouží k založení a naplnění datového podkladu, ze kterého se počítá zpráva o rozdílech v odměňování. Období lze naplnit buď automaticky z interních mzdových a docházkových dat, nebo importem z tabulky pro firmy, které mzdy vedou mimo eIntranet. Uzavřením se stanou data období neměnná a zpráva z nich zůstává reprodukovatelná.
Přehled vykazovaných období
Záložka Vykazovaná období v modulu Transparentní odměny zobrazuje tabulku Název / Období (od–do) / Počet osob / Muži / ženy / sloupec Mimo výpočet (štítek s počtem lidí bez zařazení pohlaví nebo skupiny prací, s vysvětlivkou „Tito lidé do výpočtu rozdílu nevstupují a zpráva o nich nic neříká.") / Stav / akce. Tlačítko Nové období založí nové vykazované období, ikona lupy otevře jeho detail, ikona koše ho smaže (jen u dosud neuzavřeného období).
Postup: Založení vykazovaného období
- V modulu Transparentní odměny otevřete záložku Vykazovaná období a klikněte na Nové období.
- Vyplňte Název (přednastaven aktuální rok minus jedna), Období od–do (přednastaven celý minulý rok), volitelně Rozhodný den a Poznámku.
- Klikněte na Uložit.
Parametry výpočtu (práh rozdílu, metoda výpočtu hodinové odměny, ochrana malých skupin) se do období jen zkopírují z aktuálního nastavení modulu v okamžiku založení a později se u něj už nemění, i když se nastavení modulu potom změní.
Naplnění vykazovaného období daty
V detailu vykazovaného období (otevřete ho ikonou lupy v seznamu záložky Vykazovaná období) najdete kartu se stavem, daty období, rozhodným dnem, metodou výpočtu hodinové odměny, prahem rozdílu, verzí metodiky a datem uzavření, tlačítka Sestavit data, Import z tabulky a Uzavřít období nebo Znovuotevřít, a tabulku zaměstnanců v období se sloupci Zaměstnanec, Pohlaví, Skupina prací, FTE, Hodiny, Odměna celkem, Hodinová odměna a Kvartil. Vyloučení zaměstnanci jsou v tabulce zešedlí, mají ikonu zákazu a vysvětlivku s důvodem vyloučení.
Postup: Sestavení dat z interních zdrojů
- V detailu vykazovaného období v modulu Transparentní odměny klikněte na Sestavit data.
- Modul spočítá řádek za každého zaměstnance z mezd a docházky vedených v eIntranetu. Řádky, které do období přišly dřívějším importem z tabulky, se přitom nepřepisují.
Pokud sestavení nenajde žádného zaměstnance, zobrazí se hláška „Nepodařilo se sestavit žádný řádek. Pokud mzdy nevedete v eIntranetu, použijte import z tabulky."
Import z tabulky mzdového systému
Import z tabulky v modulu Transparentní odměny slouží firmám, které mzdy nevedou přímo v eIntranetu. Nejdřív tlačítkem Stáhnout šablonu stáhnete vzorový soubor, vyplníte ho ve svém mzdovém systému a nahrajete zpět.
- V detailu vykazovaného období klikněte na Import z tabulky a stáhněte šablonu tlačítkem Stáhnout šablonu.
- Vyplněný soubor (formát XLSX, nejvýše 500 řádků) nahrajte zpět, volitelně doplňte Z jakého systému čísla přišla (například Vema, KS mzdy, Helios, Pohoda).
- Klikněte na Uložit.
Opakovaný import téhož zaměstnance řádek přepíše, nezdvojí ho. Import páruje řádky podle e-mailu nebo osobního čísla uživatele. Obsahuje-li soubor kód skupiny prací, který v katalogu neexistuje, uložení to odmítne hláškou „Neznámý kód skupiny prací" – kód opravte podle číselníku ve druhém listu šablony, nebo skupinu nejdřív založte.
Uzavření a znovuotevření vykazovaného období
Vykazované období v modulu Transparentní odměny prochází několika stavy, které se zobrazují jako barevný štítek.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Rozpracováno | Období se dá naplňovat daty a měnit. Výchozí stav po založení, nebo po znovuotevření uzavřeného období. |
| Uzavřeno | Data období jsou zmrazená a zpráva z nich zůstává reprodukovatelná. Do zápisu ani mazání dat období už nejde. |
| Odesláno orgánu | Zpráva byla předána kontrolnímu orgánu. Chová se stejně jako Uzavřeno – zapisovat do dat období už nejde. |
| Stornováno | Období se považuje za neplatné. Chová se stejně jako Uzavřeno – zapisovat do dat období už nejde. |
Postup: Uzavření vykazovaného období
- V detailu vykazovaného období klikněte na Uzavřít období. Podmínkou je, že období obsahuje aspoň jednoho zaměstnance – jinak se zobrazí hláška „Období neobsahuje žádné zaměstnance, není co uzavřít."
- Uzavřené období vrátíte tlačítkem Znovuotevřít do stavu Rozpracováno – smí jen uživatel s oprávněním Uzavření a odeslání.
Kritéria hodnocení a skupiny prací lze mazat i u uzavřeného období, ale výsledky zprávy zůstávají reprodukovatelné – samotné uzavřené období smazat nejde.
Zpráva o rozdílech v odměňování
Záložka Zpráva o rozdílech v odměňování v modulu Transparentní odměny počítá a zobrazuje rozdíl v odměňování mezi ženami a muži za vybrané vykazované období. Zpráva porovnává hodinovou odměnu, aby zkrácené úvazky nevytvářely rozdíl, který ve skutečnosti neexistuje, a chrání malé skupiny tím, že je v sestavě nezobrazuje. Záložku vidí uživatel s oprávněním Čtení souhrnů a vyšším.
Obsah a výpočet zprávy o rozdílech
Na záložce Zpráva o rozdílech v odměňování v modulu Transparentní odměny nejdřív vyberete vykazované období a kliknete na Přepočítat – přepočet funguje i nad uzavřeným obdobím, protože nemění zdrojová data, jen z nich znovu odvodí ukazatele. Pokud ukazatele ještě nejsou spočítané, zobrazí se hláška „Ukazatele zatím nejsou spočítané. Spusťte přepočet."
Zpráva se skládá ze dvou karet vedle sebe – karty Celá firma se sedmi souhrnnými ukazateli a sloupcového grafu Rozdíl podle skupin prací (sloupce nad prahem jsou červené). Pod tím je tabulka Rozdíly podle skupin prací a tabulka Zastoupení v mzdových kvartilech. Existují-li skupiny prací s rozdílem nad zákonným prahem, zobrazí se nad tabulkami červené upozornění „Rozdíl nad prahem" se seznamem dotčených skupin a upozorněním, že rozdíl je nutné zdůvodnit objektivními kritérii nebo sjednat nápravu do šesti měsíců. Skupina prací potlačená kvůli ochraně malých skupin se v tabulkách zobrazuje jako „•••" s vysvětlivkou důvodu a v grafu úplně chybí.
Export: Zpráva o rozdílech v odměňování (PDF)
Export vytvoří tiskovou podobu zprávy o rozdílech v odměňování za vybrané vykazované období v modulu Transparentní odměny, se všemi ukazateli, grafem i tabulkami.
- Na záložce Zpráva o rozdílech v odměňování vyberte vykazované období.
- Klikněte na tlačítko PDF.
- Soubor se stáhne do vašeho počítače.
Výstupní formát: PDF
Export: Zpráva o rozdílech v odměňování (XLSX)
Export do tabulky poskytuje stejná data jako zpráva o rozdílech v odměňování v modulu Transparentní odměny, ale v podobě, se kterou lze dál pracovat v tabulkovém procesoru.
- Na záložce Zpráva o rozdílech v odměňování vyberte vykazované období.
- Klikněte na tlačítko XLSX.
- Soubor se stáhne do vašeho počítače.
Výstupní formát: XLSX
Náprava rozdílů v odměňování
Záložka Náprava v modulu Transparentní odměny pomáhá vypořádat se se skupinami prací, jejichž rozdíl v odměňování přesahuje zákonný práh – buď sestavením a přijetím scénáře finanční nápravy, nebo zdůvodněním rozdílu objektivními kritérii. Má tři podzáložky: Simulátor nápravy, Odůvodnění a Auditní stopa. Záložku vidí uživatel s oprávněním Čtení souhrnů a vyšším, zapisovat do ní smí od úrovně Zápis a hodnocení.
Simulátor nápravy
Podzáložka Simulátor nápravy v modulu Transparentní odměny nabídne zelené hlášení „Žádná skupina prací nepřekračuje práh. Náprava není potřeba.", pokud žádná skupina limit nepřekračuje. Jinak nabídne tlačítka podle strategie nápravy – Dorovnat na průměr mužů, Minimální zásah, Plošné procento – a tabulku scénářů se sloupci Scénář nápravy / Cílový rozdíl / Dotčených osob / Náklad hrubý (rok) / Náklad s odvody (rok) / akce.
Postup: Sestavení a přijetí scénáře nápravy
- V modulu Transparentní odměny na záložce Náprava → Simulátor nápravy klikněte na tlačítko se zvolenou strategií nápravy. Scénář se sestaví naráz pro všechny nadprahové skupiny prací.
- Ikonou lupy otevřete detail scénáře s položkami po zaměstnancích – hodinovou odměnou před a po nápravě a navýšením měsíčně i ročně.
- Fajfkou Přijmout scénář označíte vybraný scénář jako přijatý – potvrdíte dialogovým oknem.
Sestavení scénáře selže hláškou „Scénář se nepodařilo sestavit. Zkontrolujte, že jsou spočítané ukazatele a že některá skupina překračuje práh.", pokud nejsou spočítané ukazatele zprávy. Přijatý scénář dostane zelený řádek a štítek Přijatý; zpět jde jen smazat.
Odůvodnění rozdílu
Podzáložka Odůvodnění v modulu Transparentní odměny slouží k písemnému zdůvodnění rozdílu v odměňování objektivními kritérii, pokud firma rozdíl nechce řešit finanční nápravou. Pro každou nadprahovou skupinu prací nabízí tlačítko s jejím názvem a rozdílem a tabulku odůvodnění se sloupci Skupina prací / Rozdíl / Kritérium / Text / Stav / akce.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| koncept | Rozpracovaný text, ještě nikam nepředložený. |
| Předloženo | Odůvodnění je hotové a předložené k posouzení. |
| Přijato | Odůvodnění bylo přijato – zbavuje skupinu povinnosti nápravy. |
| Nepřijato | Odůvodnění bylo zamítnuto. |
Postup: Zdůvodnění rozdílu nad prahem
- V modulu Transparentní odměny na záložce Náprava → Odůvodnění klikněte na tlačítko s názvem nadprahové skupiny prací.
- Vyberte Kritérium (nabízejí se jen kritéria, která neurčují hodnotu práce – výchozí je Jiné, popsané textem), napište povinný Text a nastavte Stav.
- Klikněte na Uložit.
Bez textu uložení odmítne hláškou „Vyplňte text odůvodnění." Teprve stav Přijato zbavuje skupinu povinnosti nápravy.
Auditní stopa
Podzáložka Auditní stopa v modulu Transparentní odměny zobrazuje tabulku posledních pěti set změn celé firmy se sloupci Datum, Akce, Popis, Zaměstnanec a IP adresa. Zaznamenává se do ní každá podstatná změna – hodnocení pozice, mzdové rozpětí, založení, uzavření i znovuotevření vykazovaného období, sestavení dat, odůvodnění, zodpovězení žádosti, přijetí scénáře nápravy, změna skupiny, kritéria nebo složky odměny, i smazání a obnovení záznamu – s uživatelem, časem a IP adresou. Zápis auditní stopy nikdy nezpůsobí selhání operace, kterou zaznamenává.
Žádosti o informaci o odměně
Záložka Žádosti o informaci v modulu Transparentní odměny umožňuje zaměstnanci požádat o informaci o vlastní odměně nebo o průměrných odměnách ve své skupině prací a zaměstnavateli tuto žádost vyřídit ve stanovené lhůtě. Vidí ji každý uživatel s přístupem do modulu, protože jde o jeho zákonné právo, i kdyby jinak neměl do modulu žádné jiné oprávnění. Kdo žádosti vyřizuje, vidí navíc podzáložku Společné posouzení.
Podání žádosti o informaci
Na záložce Žádosti o informaci v modulu Transparentní odměny klikněte na tlačítko Podat žádost. V tabulce žádostí vidíte Datum podání / Na co se ptáte / Termín odpovědi (s ikonou vykřičníku Po lhůtě nebo počtem zbývajících dní) / Stav / akce.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Podána | Zaměstnanec žádost podal, čeká na vyřízení. |
| Vyřizuje se | Žádost je rozpracovaná. |
| Zodpovězena | Odpověď byla odeslána, čísla se zmrazila. |
| Odmítnuta | Žádost byla odmítnuta. |
Postup: Podání žádosti o informaci o odměně
- V modulu Transparentní odměny otevřete záložku Žádosti o informaci a klikněte na Podat žádost.
- Vyberte, na co se ptáte – vlastní odměnu, průměry ve skupině, nebo obojí (výchozí je obojí) – volitelně doplňte poznámku.
- Klikněte na Uložit.
Podáte-li ve stejném roce žádost podruhé, zobrazí se jen upozornění „V tomto roce jste již jednou žádal. Zákon dává právo na jednu žádost ročně." – nejde o zákaz, žádost se přesto podá.
Vyřízení žádosti o informaci
Žádost o informaci v modulu Transparentní odměny vyřídí uživatel s oprávněním Čtení souhrnů a vyšším – otevře ji šipkou Odpovědět u příslušného řádku.
Postup: Odpověď na žádost o informaci
- V modulu Transparentní odměny na záložce Žádosti o informaci klikněte na šipku Odpovědět u žádosti.
- Dialogové okno předvyplní údaje z posledního uzavřeného vykazovaného období – vlastní hodinovou odměnu žadatele, případně průměry mužů a žen podle typu dotazu; pokud data chybí, upozorní na vyloučení, nezařazení nebo příliš malou skupinu.
- Doplňte Text odpovědi, nastavte Stav a klikněte na Uložit.
Přechodem do stavu Zodpovězena se předvyplněná čísla zmrazí a dál se nemění, i kdyby se pozdější data v modulu přepočítala. Pro zaměstnance bez dostupných dat z uzavřeného období se zobrazí upozornění „Pro tohoto zaměstnance nejsou v posledním uzavřeném období žádná data. Odpověď sestavte ručně." a odpověď je nutné vyplnit ručně.
Export: Odpověď na žádost o informaci (PDF)
Export stáhne odpověď na žádost o informaci o odměně v modulu Transparentní odměny jako hotový dokument, jakmile je žádost ve stavu Zodpovězena.
- V modulu Transparentní odměny na záložce Žádosti o informaci najděte zodpovězenou žádost.
- Klikněte na ikonu PDF u řádku žádosti.
- Soubor se stáhne do vašeho počítače.
Výstupní formát: PDF
Společné posouzení odměňování
Podzáložku Společné posouzení v modulu Transparentní odměny vidí jen uživatel, který žádosti o informaci vyřizuje. Slouží k vedení jednání se zástupci zaměstnanců o skupině prací, jejíž rozdíl v odměňování zůstal nad prahem bez přijatého odůvodnění déle, než dovoluje lhůta na nápravu – termín nápravy si modul sám dopočítá.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Vznikla povinnost | Lhůta na nápravu marně uplynula, posouzení je založené. |
| Zahájeno | Jednání se zástupci zaměstnanců začalo. |
| Probíhá konzultace | Jednání pokračuje. |
| Uzavřeno dohodou | Jednání skončilo shodou stran. |
| Uzavřeno bez dohody | Jednání skončilo bez shody. |
Postup: Založení a vedení společného posouzení
- V modulu Transparentní odměny na záložce Žádosti o informaci → Společné posouzení klikněte na tlačítko u skupiny prací, jejíž rozdíl nad prahem nemá přijaté odůvodnění.
- Ikonou tužky otevřete úpravu: vyberte Stav, Zástupce zaměstnanců (víceklíčový výběr z uživatelů firmy), doplňte Podklad pro jednání, Závěr jednání a Přijatá opatření.
- Klikněte na Uložit.
Pokus založit společné posouzení u skupiny, která už má přijaté odůvodnění, uložení odmítne hláškou „Tato skupina má přijaté odůvodnění, společné posouzení se nekoná."
Automatické funkce a upozornění
Modul Transparentní odměny řadu kroků provádí automaticky, aby uživatel nemusel po každé změně nic ručně přepočítávat ani hlídat blížící se zákonné lhůty. Tato sekce shrnuje, co se v modulu děje samo od sebe – od přepočtu bodů přes ochranu malých skupin až po e-mailové upomínky na blížící se termíny.
Automatický přepočet bodů a zařazení pozic
Kdykoli se v modulu Transparentní odměny změní váha nebo škála kritéria hodnocení, hranice skupiny prací, nebo se kritérium či skupina smaže nebo obnoví z koše, modul rovnou přepočítá body a zařazení u všech pracovních pozic – žádnou další akci k tomu uživatel nepotřebuje.
Výchozí kritéria a složky odměny
Při první návštěvě záložky Katalog prací (a jen do úplně prázdného katalogu) modul Transparentní odměny automaticky založí devět zákonných kritérií hodnoty práce – vzdělání, praktické znalosti, složitost práce, organizační náročnost, odpovědnost za škody, odpovědnost za zdraví a bezpečnost, fyzickou/smyslovou/duševní zátěž, obtížnost pracovních režimů a negativní vlivy prostředí – plus dvě kritéria pro pozdější odůvodňování (pracovní výkonnost, dosahované výsledky), všechna se slovním popisem stupňů 1–5. Obdobně se při první návštěvě záložky Systém odměňování (do prázdného seznamu) založí osm výchozích složek odměny – základní mzda, osobní ohodnocení, prémie a odměny, ostatní mzdové složky, příplatky za přesčas, noc, víkend a svátek, stravenkový paušál, firemní vůz a příspěvek na práci z domova – s napojením na příslušné mzdové údaje a předvyplněnými kritérii přiznání.
Dopočet hodinové odměny a kvartilů
Po sestavení nebo importu dat vykazovaného období modul Transparentní odměny automaticky dopočítá hodinovou odměnu podle zvolené metody a přiřadí kvartil – čtvrtinu podle počtu osob, ne podle výše odměny; kvartily se počítají až nad kompletní sadou řádků. U vyloučeného zaměstnance (například bez odpracovaných hodin) se místo čísla uvádí důvod vyloučení, u nezařazeného se uvádí, že není s čím porovnávat.
Ochrana malých skupin
Skupina prací pod nastaveným počtem osob nebo počtem osob jednoho pohlaví se v sestavě, grafu, PDF i XLSX zprávě modulu Transparentní odměny nezobrazí – místo čísel se objeví „•••". Je-li v úrovni potlačená jen jedna skupina, modul automaticky potlačí i druhou nejmenší, aby se nedala dopočítat odečtem od celku. Celofiremní souhrnný řádek se nepotlačuje nikdy.
Upozornění na blížící se lhůty
Modul Transparentní odměny každou noc automaticky zkontroluje dvě zákonné lhůty – odpověď zaměstnanci na žádost o informaci a nápravu neodůvodněného rozdílu nad prahem. Podle kaskády nastavené v poli Upozornit před koncem platnosti pošle e-mailem upomínku s předmětem „Blíží se lhůta na odpověď zaměstnanci" (případně „Blíží se lhůta na nápravu rozdílu v odměňování") se jménem zaměstnance nebo skupiny prací, termínem a počtem zbývajících či prošlých dní. U žádosti jde e-mail tomu, kdo ji vyřizuje, jinak všem s právem žádosti vyřizovat; u nápravy navíc zástupcům zaměstnanců zapsaným u společného posouzení. Každý předstih se odešle jen jednou. Firmám s prázdným polem Upozornit před koncem platnosti se upomínky neposílají.
Odznak v menu
Modul Transparentní odměny zobrazuje v hlavní nabídce odznak s počtem nevyřízených žádostí o informaci a otevřených společných posouzení po lhůtě nápravy. Vidí ho jen ten, kdo tuto agendu vyřizuje, takže ostatním uživatelům se v nabídce žádné číslo nezobrazuje.
Smazané záznamy modulu Transparentní odměny (koš)
Modul Transparentní odměny má jeden společný koš pro celý modul, ne samostatný koš pro každou záložku. Otevře ho tlačítko Smazané na hlavní obrazovce modulu, které se zobrazí jen uživateli s oprávněním Uzavření a odeslání. V koši lze obnovit skupiny prací, kritéria hodnocení, složky odměny, mzdová rozpětí i další záznamy, které do modulu patří.
Obnovení smazaného záznamu
Koš modulu Transparentní odměny má devět sekcí – Kritéria hodnocení, Skupiny prací, Složky odměny, Mzdová rozpětí, Vykazovaná období, Simulátor nápravy, Odůvodnění, Žádosti o informaci a Společné posouzení.
Postup: Obnovení záznamu z koše
- Na hlavní obrazovce modulu Transparentní odměny klikněte na tlačítko Smazané.
- Vyberte příslušnou sekci a u záznamu klikněte na ikonu recyklace Obnovit.
- Potvrďte obnovení v dialogovém okně.
Uzavřené vykazované období nelze smazat ani obnovit z koše – jakmile je jednou uzavřené, zůstává neměnné.
Integrace s dalšími moduly
Modul Transparentní odměny nepracuje samostatně – hodnocené pracovní pozice, mzdová data i zástupci zaměstnanců pocházejí z jiných částí eIntranetu. Tato sekce shrnuje, jaká data mezi moduly tečou a kterým směrem, aby bylo jasné, kde která informace vzniká a kde se s ní dál pracuje.
- Zaměstnanci (pracovní pozice): Katalog prací v modulu Transparentní odměny hodnotí pracovní pozice založené v nastavení modulu Zaměstnanci (skupiny uživatelů). Samotné pozice – jejich názvy a přiřazení lidí – se spravují v modulu Zaměstnanci, modul Transparentní odměny k nim jen doplňuje hodnotu práce a zařazení do skupiny prací.
- Mzdy: Sestavení dat vykazovaného období v modulu Transparentní odměny čte skutečně vyplacené mzdové údaje – základní mzdu, prémie, přesčasy, ostatní složky, stravenkový paušál a benefity – přímo z mzdové evidence firmy. Sazbu odvodů zaměstnavatele použitou v simulátoru nápravy modul přebírá z posledního mzdového období.
- Volná pracovní místa: Formulář nového inzerátu volného místa nabídne výběr skupiny prací ze systému odměňování modulu Transparentní odměny a po jejím zvolení automaticky doplní mzdové rozpětí z platného mzdového pásma dané skupiny (jde dál ručně upravit) – naplňuje se tak zákonná povinnost uvádět mzdové rozpětí v inzerátu od 1. 1. 2027.
- Uživatelé: Počet zaměstnanců pro posouzení povinnosti podávat zprávu se – bez ručního přepisu v nastavení – počítá z evidence uživatelů firmy. Zástupci zaměstnanců u společného posouzení se vybírají ze seznamu uživatelů firmy a import z tabulky páruje řádky podle e-mailu nebo osobního čísla uživatele.
Řešení problémů
Tato sekce shrnuje nejčastější chybové hlášky modulu Transparentní odměny a časté dotazy k jeho používání. Hlášky jsou rozdělené do skupin podle toho, ve které části modulu se objevují, aby se v nich dalo rychle vyhledávat.
Chybové hlášky při práci s katalogem prací a systémem odměňování
Následující hlášky se v modulu Transparentní odměny objevují při ukládání skupin prací, kritérií hodnocení, složek odměny a mzdových rozpětí.
| Hláška | Kdy nastane | Co dělat |
|---|---|---|
| Vyplňte název. | Ukládání skupiny prací, kritéria hodnocení nebo složky odměny bez vyplněného názvu | Doplňte název |
| Bodové rozpětí se překrývá s jinou skupinou prací | Rozpětí nové nebo upravené skupiny prací se kryje s existující skupinou | Upravte rozpětí tak, aby se nekrylo |
| Horní hranice škály musí být vyšší než dolní. | Škála kritéria hodnocení má horní mez menší nebo rovnou dolní | Opravte rozsah škály |
| Vyplňte alespoň jedno rozpětí, hodinové nebo měsíční. | Ukládání mzdového rozpětí skupiny bez jediné vyplněné hodnoty | Doplňte alespoň jedno rozpětí |
Chybové hlášky při práci s vykazovanými obdobími
Následující hlášky se v modulu Transparentní odměny objevují při zakládání vykazovaného období, sestavování dat a importu z tabulky.
| Hláška | Kdy nastane | Co dělat |
|---|---|---|
| Vyplňte název. / Vyplňte začátek i konec období. | Zakládání vykazovaného období bez názvu nebo bez dat | Doplňte chybějící údaj |
| Období je uzavřené a nelze do něj zapisovat. | Pokus sestavit data, importovat nebo uzavřít už uzavřené období | Znovuotevřete období, máte-li oprávnění, nebo pracujte v novém období |
| Nepodařilo se sestavit žádný řádek. Pokud mzdy nevedete v eIntranetu, použijte import z tabulky. | Sestavení dat z interních zdrojů nenašlo žádného zaměstnance | Použijte import z tabulky, nebo zkontrolujte evidenci mezd |
| Období neobsahuje žádné zaměstnance, není co uzavřít. | Pokus uzavřít prázdné období | Nejdřív naplňte období daty |
| Nebyl vybrán soubor k importování. | Import spuštěn bez vybraného souboru | Vyberte soubor |
| Soubor se nepodařilo přečíst. Uložte jej znovu jako XLSX. | Nahraný soubor není platný soubor XLSX | Uložte soubor znovu jako XLSX a nahrajte ho znovu |
| Ze souboru se nepodařilo načíst žádný řádek. | Import proběhl, ale žádný řádek se neuložil | Zkontrolujte obsah souboru podle šablony |
| Neznámý kód skupiny prací | Import obsahuje kód skupiny prací, který v katalogu neexistuje | Opravte kód podle číselníku ve druhém listu šablony, nebo skupinu založte |
Chybové hlášky při práci se zprávou, nápravou a žádostmi
Následující hlášky se v modulu Transparentní odměny objevují na záložkách Zpráva o rozdílech v odměňování, Náprava a Žádosti o informaci.
| Hláška | Kdy nastane | Co dělat |
|---|---|---|
| Ukazatele zatím nejsou spočítané. Spusťte přepočet. | Zpráva o rozdílech v odměňování se zobrazuje bez spočtených dat | Klikněte na Přepočítat |
| Scénář se nepodařilo sestavit. Zkontrolujte, že jsou spočítané ukazatele a že některá skupina překračuje práh. | Sestavení scénáře nápravy selhalo | Nejdřív spočítejte ukazatele zprávy |
| Tato skupina má přijaté odůvodnění, společné posouzení se nekoná. | Pokus založit společné posouzení u skupiny, která už má přijaté odůvodnění | Žádná akce není potřeba, povinnost je splněná |
| Vyplňte text odůvodnění. | Ukládání odůvodnění rozdílu bez textu | Doplňte text |
| V tomto roce jste již jednou žádal. Zákon dává právo na jednu žádost ročně. | Informativní upozornění při podání druhé žádosti o informaci ve stejném roce | Žádost se přesto podá, nejde o zákaz |
| Pro tohoto zaměstnance nejsou v posledním uzavřeném období žádná data. Odpověď sestavte ručně. | Vyřizování žádosti o informaci bez dostupných dat z uzavřeného období | Vyplňte odpověď ručně |
Časté dotazy
Otázka: Proč se skupina prací v grafu a tabulkách zprávy o rozdílech nezobrazuje?
Řešení: V modulu Transparentní odměny se skupina, která nemá dost osob nebo dost osob jednoho pohlaví, automaticky skryje kvůli ochraně malých skupin (v tabulkách se zobrazí jako „•••"). Hranice se nastavují v Nastavení → Obecná nastavení.
Otázka: Kdo by měl mít oprávnění Čtení souhrnů a vyšší?
Řešení: Mzdové souhrny jsou citlivý údaj, proto se v modulu Transparentní odměny doporučuje dávat tuto úroveň oprávnění jen lidem, kteří ji opravdu potřebují – personalistovi, mzdové účetní nebo vedení firmy.
Otázka: Proč se po uzavření vykazovaného období nedá upravit tabulka zaměstnanců?
Řešení: Uzavřením se data období v modulu Transparentní odměny zmrazí, aby zpráva o rozdílech zůstala reprodukovatelná. Uživatel s oprávněním Uzavření a odeslání může období tlačítkem Znovuotevřít vrátit do stavu Rozpracováno.
Tipy pro efektivní práci
- Nejdřív založte skupiny prací a kritéria hodnocení, teprve pak hodnoťte jednotlivé pracovní pozice v modulu Transparentní odměny – hranice skupin ovlivňují automatické zařazení.
- Vydejte systém odměňování (vnitřní předpis) až poté, co kontrolní seznam na záložce Vnitřní předpis ukáže všechny čtyři kroky splněné.
- Vykazované období pojmenujte podle roku, za který data platí – usnadní to pozdější srovnání více let.
- Než rozdíl nad prahem zdůvodníte, zkuste nejdřív simulátor nápravy – ukáže, kolik by finanční náprava reálně stála.