Úkoly
Přehled
Modul Úkoly je komplexní systém pro správu úkolů a jejich přidělování členům týmu. Umožňuje vytvářet úkoly s termíny splnění, prioritami, přiřazovat je jednotlivým řešitelům a schvalovatelům, sledovat průběh jejich plnění a komunikovat prostřednictvím poznámek. Modul podporuje i pokročilé funkce jako opakující se úkoly, automatická připomenutí, vlastní pole a integraci s dalšími moduly systému.
Klíčové funkce
- Vytváření a přidělování úkolů s termíny splnění
- Sledování stavů úkolů s barevným označením
- Opakující se úkoly s flexibilním nastavením periodicity
- Automatické připomenutí emailem nebo SMS
- Přidělování hlavních řešitelů, dalších řešitelů a schvalovatelů
- Priority úkolů s vlastními názvy
- Poznámky a diskuze k úkolům
- Přílohy k úkolům
- Propojení se zakázkami, projekty a dalšími moduly
- Volitelná uživatelská pole pro specifické potřeby
- Export do Excel, tisk
- Tři režimy zobrazení: Seznam, Kanban, Kalendář
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Zaměstnanci → Úkoly
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Úkoly
V nastavení modulu můžete konfigurovat:
- Přístupová práva pro uživatele a skupiny
- Použité stavy úkolů
- Obecná nastavení modulu (čas, zakázky, notifikace)
- Priority úkolů a jejich názvy
- Volitelná pole s vlastními názvy a typy
Uživatelská práva
| Úroveň | Popis |
|---|---|
| 0 - Nemá přístup | Uživatel nemá přístup do modulu Úkoly |
| 1 - Číst své a být úkolován | Zobrazení pouze úkolů, které uživatel vytvořil nebo které mu byly přiděleny |
| 3 - Číst úkoly mi přidělené, zadávat a vidět úkoly mnou vytvořené | Možnost vytvářet nové úkoly a vidět úkoly přidělené uživateli nebo jím vytvořené |
| 5 - Číst vše a být úkolován | Zobrazení všech úkolů firmy, ale bez možnosti vytvářet nové |
| 10 - Číst vše a zadávat nové úkoly | Zobrazení všech úkolů a možnost vytvářet nové úkoly |
| 15 - Číst, upravovat a mazat vše | Plný přístup včetně úprav, mazání a změny stavů u všech úkolů |
Poznámka: Práva lze nastavit jak pro jednotlivé uživatele, tak pro skupiny uživatelů. Výsledná práva se vezmou jako vyšší z nastavených.
Uživatelské rozhraní
Režimy zobrazení
Modul Úkoly nabízí tři režimy zobrazení, mezi kterými lze přepínat tlačítky v horní části obrazovky:
- Seznam - Klasické tabulkové zobrazení s možností třídění a vyhledávání
- Kanban - Vizuální zobrazení úkolů ve sloupcích podle stavů s možností přetahování
- Kalendář - Zobrazení úkolů v kalendáři podle termínů splnění
Rychlý výběr
Pro rychlou orientaci v úkolech slouží sekce rychlého výběru s předdefinovanými filtry:
Filtry podle datumu
- Vše - Zobrazení všech úkolů
- Dnes - Úkoly s termínem splnění dnes
- Moje dnes - Úkoly přidělené přihlášenému uživateli s termínem dnes
- Moje neuzavřené - Všechny neuzavřené úkoly přihlášeného uživatele
- Neuzavřené po termínu - Úkoly, které jsou po termínu a stále nejsou vyřešeny
Filtry podle stavu
Tlačítka pro jednotlivé stavy úkolů (podle aktivních stavů firmy), například:
- Čeká na zadání
- Rozpracováno
- K otestování
- Vyřešeno
- Zrušeno
- Nevyřešené (všechny stavy kromě vyřešeno a zrušeno)
Filtry podle priority
Pokud jsou priority zapnuty, zobrazují se tlačítka pro jednotlivé úrovně priority.
Rozšířené filtry
Pokročilé vyhledávání umožňuje filtrovat úkoly podle následujících kritérií:
| Pole filtru | Popis |
|---|---|
| V názvu úkolu | Fulltextové vyhledávání v názvu úkolu |
| Zakázka | Výběr úkolů vztahujících se ke konkrétní zakázce |
| Datum zadání od-do | Rozsah data vytvoření úkolu |
| Stav | Výběr více stavů najednou |
| Opakovat | Jen opakující se nebo neopakující se úkoly |
| Založen za poslední | Úkoly založené za poslední 1, 3, 6 nebo 12 měsíců |
| Termín (vyřešit) od-do | Rozsah termínu splnění úkolu |
| Řešitel/hlavní řešitel | Výběr podle přiděleného řešitele |
| Schvalovatel | Výběr podle schvalovatele |
| Zadal | Výběr podle uživatele, který úkol vytvořil |
| Vlastní sloupce | Filtrace podle hodnot ve vlastních polích (pokud jsou nakonfigurována) |
Sloupce v tabulce
V režimu zobrazení Seznam se zobrazují následující sloupce:
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| ID | Identifikační číslo úkolu (kliknutelné pro přechod do detailu) |
| Název | Název úkolu (kliknutelný pro přechod do detailu) |
| Název zakázky | Název zakázky, ke které se úkol vztahuje (pokud je tato funkce zapnuta) |
| ID Projektu / Projekt | ID a název projektu (pokud je zapnuto zobrazení projektů) |
| Stav | Aktuální stav úkolu s barevným označením |
| Vytvořen | Datum a čas vytvoření úkolu |
| Zadal | Jméno uživatele, který úkol vytvořil |
| Vyřešit do | Termín splnění úkolu (datum nebo datum + čas) |
| Priorita | Priorita úkolu (pokud jsou priority zapnuty) |
| Řešitelé | Seznam řešitelů (hlavní řešitel tučně, další běžným písmem) |
| Vlastní sloupce | Hodnoty vlastních polí (pokud jsou nakonfigurována a nastavena k zobrazení) |
| Obsah/popis | Popis úkolu |
| Poznámky | Počet poznámek a informace o poslední poznámce |
| Akce | Ikony pro rychlé akce (zobrazit detail, upravit, vykázat práci, smazat) |
Poznámka: Viditelnost sloupců lze upravit pomocí tlačítka ColVis v pravém horním rohu tabulky.
Základní operace
Vytvoření nového úkolu
- Klikněte na tlačítko Přidat úkol v pravém horním rohu
- Otevře se dialog pro přidání úkolu
- Vyplňte povinná pole:
- Název - Stručný název úkolu (povinné pole, podporuje autocomplete z existujících úkolů)
- Vyřešit do - Datum, do kdy má být úkol splněn (povinné pole)
- Hlavní řešitel - Uživatel odpovědný za splnění úkolu (povinné pole)
- Volitelně vyplňte další pole:
- Zakázka - Vyberte nebo zadejte název zakázky
- Skupina úkolů v zakázkách - Rozdělení úkolů do skupin v rámci zakázky
- Priorita - Nastavte prioritu úkolu (1-5)
- Vyřešit do (čas) - Přidejte i konkrétní čas (pokud je funkce zapnuta)
- Další řešitelé - Přidejte další uživatele, kteří se budou podílet na řešení
- Schvalovatel - Uživatel, který bude schvalovat vyřešení úkolu
- Stav - Výchozí stav úkolu
- Výrobní číslo - Pro propojení s výrobou
- Vlastní pole - Vyplňte nakonfigurovaná vlastní pole
- Popis - Podrobný popis úkolu
- Přílohy - Přidejte až 60 souborů (max. 100 MB každý)
- Volitelně nastavte opakování nebo připomenutí (viz pokročilé funkce níže)
- Klikněte na tlačítko Uložit
Automatické notifikace: Po vytvoření úkolu jsou všichni přiřazení uživatelé (hlavní řešitel, další řešitelé i schvalovatel) automaticky upozorněni emailem. Pokud je funkce zapnuta, může být odeslána i SMS.
Hromadné vytvoření úkolů
Pokud potřebujete vytvořit stejný úkol pro více uživatelů najednou:
- Klikněte na tlačítko Přidat úkol hromadně
- Vyplňte údaje úkolu stejně jako u běžného úkolu
- Místo jednoho hlavního řešitele vyberte více řešitelů v poli Řešitelé hromadně
- Klikněte na Uložit
- Systém vytvoří samostatný úkol pro každého vybraného řešitele
Editace úkolu
Rychlá editace přímo v tabulce
Mnoho polí lze upravit přímo v detailu úkolu kliknutím na ikonu tužky vedle hodnoty:
- Název úkolu
- Zakázka
- Výrobní číslo
- Priorita
- Stav
- Vyřešit do (datum i čas)
- Hlavní řešitel
- Další řešitelé
- Schvalovatel
- Připomenutí
- Vlastní pole
- Popis
Editace v dialogu
- Otevřete detail úkolu kliknutím na ID nebo název úkolu v tabulce
- Klikněte na ikonu tužky u pole, které chcete upravit
- Proveďte změny
- Změna se uloží automaticky po opuštění pole nebo kliknutím mimo pole
Změna stavu úkolu
Rychlé označení jako vyřešený
- Otevřete detail úkolu
- Klikněte na zelené tlačítko Vyřešený
- Úkol se automaticky nastaví do stavu vyřešeno
Poznámka: Pokud jsou vyžadována povinná pole k ukončení, je nutné je vyplnit před označením úkolu jako vyřešený.
Změna na jiný stav
- Otevřete detail úkolu
- Klikněte na tlačítko Změnit stav
- V dialogu vyberte nový stav
- Potvrďte změnu
Kopírování úkolu
- Otevřete detail úkolu, který chcete zkopírovat
- Klikněte na tlačítko Kopírovat
- Otevře se dialog s předvyplněnými údaji z původního úkolu
- Upravte potřebné údaje
- Klikněte na Uložit
Smazání úkolu
Smazání jednotlivého úkolu
- Otevřete detail úkolu
- Klikněte na červené tlačítko Smazat
- Potvrďte smazání v dialogovém okně
- Úkol se přesune do smazaných
Hromadné smazání zobrazených úkolů
- Nastavte filtry tak, aby se zobrazily pouze úkoly, které chcete smazat
- Klikněte na tlačítko Smazat zobrazené
- Potvrďte smazání v dialogovém okně
- Všechny zobrazené úkoly se přesunou do smazaných
Varování: Hromadné smazání se týká všech úkolů odpovídajících nastaveným filtrům, ne pouze těch zobrazených na aktuální stránce tabulky.
Zobrazení smazaných úkolů
- Klikněte na tlačítko Smazané
- Zobrazí se přehled všech smazaných úkolů
- Smazané úkoly lze obnovit nebo trvale smazat (podle nastavení práv)
Detail úkolu
Záložky v detailu
Detail úkolu je rozdělen do několika záložek:
- Základní údaje - Hlavní informace o úkolu
- Poznámky/Změny - Historie poznámek a změn úkolu
- Výkazy práce na tomto úkolu - Přehled vykázané práce (pokud je modul Výkazy práce propojen)
Zobrazené informace
V záložce Základní údaje jsou zobrazeny tyto informace:
| Pole | Popis |
|---|---|
| ID | Jedinečné číslo úkolu |
| Název | Název úkolu |
| Založil | Jméno uživatele, který úkol vytvořil |
| Datum založení | Datum a čas vytvoření úkolu |
| Zakázka | Název zakázky s odkazem na detail zakázky |
| Výrobní číslo | Výrobní číslo produktu |
| Priorita | Priorita úkolu (pokud jsou zapnuty) |
| Stav | Aktuální stav úkolu s barevným označením |
| Vyřešit do | Termín splnění úkolu |
| Hlavní řešitel | Hlavní odpovědná osoba |
| Další řešitelé | Seznam dalších řešitelů |
| Schvalovatel | Osoba schvalující vyřešení úkolu |
| Projekt | Odkaz na projekt, ke kterému úkol patří |
| HelpDesk Projekt - Tiket | Odkaz na propojený HelpDesk tiket |
| Opakování | Nastavení opakování úkolu (pokud je aktivní) |
| Připomenutí | Nastavení automatického připomenutí |
| Vlastní pole | Hodnoty nakonfigurovaných vlastních polí |
| Obsah/popis | Podrobný popis úkolu |
| Přílohy | Seznam přiložených souborů ke stažení |
Akce v detailu úkolu
V horní části detailu jsou k dispozici následující tlačítka:
| Tlačítko | Funkce |
|---|---|
| Vyřešený | Rychle označí úkol jako vyřešený (změna stavu na vyřešeno) |
| Změnit stav | Otevře dialog pro změnu stavu úkolu |
| Smazat | Smaže úkol s potvrzením |
| Kopírovat | Vytvoří kopii úkolu s možností úprav |
| Přidat poznámku | Otevře dialog pro přidání poznámky k úkolu |
| Přidat soubor | Otevře dialog pro přidání další přílohy |
| Přidat výkaz práce | Otevře dialog pro vykázání práce na tento úkol (pokud je modul aktivní) |
Poznámky k úkolu
Poznámky slouží ke komunikaci a zaznamenávání průběhu řešení úkolu.
Přidání poznámky
- V detailu úkolu klikněte na tlačítko Přidat poznámku
- Do pole poznámka napište text (podporuje formátování)
- Volitelně přidejte přílohy
- Klikněte na Uložit
Automatické notifikace: Po přidání poznámky jsou všichni řešitelé a schvalovatelé úkolu upozorněni emailem.
Diskuze k poznámkám
Pokud je funkce diskuze zapnuta v nastavení, lze na každou poznámku reagovat:
- V záložce Poznámky/Změny najděte poznámku, na kterou chcete reagovat
- Klikněte na ikonu odpovědi u poznámky
- Napište svou odpověď
- Volitelně přidejte přílohy
- Klikněte na Uložit
Mazání poznámek
Pokud je funkce mazání poznámek zapnuta v nastavení:
- Hlavní řešitel může smazat jakoukoliv poznámku kdykoliv
- Uživatel, který poznámku vytvořil, ji může smazat do 15 minut od vytvoření
Pokročilé funkce
Export dat
Export do Excel
- Nastavte filtry tak, aby se zobrazily úkoly, které chcete exportovat
- Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
- Soubor se stáhne do vašeho počítače
Tisk
- Nastavte filtry tak, aby se zobrazily úkoly, které chcete vytisknout
- Klikněte na tlačítko Print nad tabulkou
- Otevře se tiskové okno prohlížeče
- Potvrďte tisk
Opakující se úkoly
Opakující se úkoly se automaticky vytváří znovu podle nastaveného schématu. Po splnění termínu se vytvoří nový úkol se stejnými parametry.
Typy opakování
1. Týdně
- Vyberte dny v týdnu (pondělí až neděle), kdy se má úkol opakovat
- Úkol se vytvoří v každý vybraný den s termínem splnění v tento den
- Příklad: Opakování každé pondělí a čtvrtek
2. Měsíčně - první den v měsíci vybraný níže
- Vyberte dny v týdnu
- Úkol se vytvoří vždy první vybraný den v měsíci
- Příklad: První pondělí v měsíci
3. Měsíčně - zadaný den
- Zadejte číslo dne v měsíci (1-31)
- Volitelně zadejte i den, do kterého má být úkol dokončen
- Úkol se vytvoří každý měsíc v zadaný den
- Příklad: Každý měsíc 15. den, dokončit do 20. dne
4. Ve vybrané měsíce roku
- Vyberte měsíce v roce (leden až prosinec)
- Zadejte den v měsíci
- Volitelně zadejte den, do kterého má být úkol dokončen
- Úkol se vytvoří jen ve vybraných měsících v zadaný den
- Příklad: Každý rok v lednu a červenci 10. dne, dokončit do 15. dne
Nastavení opakování
- V dialogu pro přidání nebo editaci úkolu najděte sekci opakování
- U pole Opakovat vyberte Ano
- Zobrazí se další pole pro nastavení opakování
- V poli Opakovat každý vyberte typ opakování
- Vyplňte příslušná pole podle zvoleného typu
- Uložte úkol
Zrušení opakování
Pro zrušení opakování smažte poslední vytvořený úkol z dané série opakování. To zastaví další automatické vytváření úkolů.
Připomenutí
Automatické připomenutí zasílá upozornění řešitelům, pokud úkol stále není vyřešen.
Nastavení připomenutí
- V dialogu pro přidání nebo editaci úkolu najděte sekci připomenutí
- U pole Zaslat připomenutí vyberte Ano
- Zobrazí se další pole pro nastavení
- Nastavte parametry připomenutí:
- Zaslat pomocí: Email, SMS nebo Email + SMS
- Zaslat komu: Hlavní řešitel, Další řešitelé, Všichni řešitelé nebo Všichni řešitelé + schvalovatel
- Zaslat kdy:
- 1x v zadaný datum a čas - Jednorázové připomenutí v konkrétní čas
- Každý den v zadaný čas, do splnění úkolu - Opakované denní připomenutí
- Zaslat v datum: Datum odeslání (jen u jednorázového připomenutí)
- Zaslat v čas: Čas odeslání připomenutí
- Uložte úkol
Příklady použití připomenutí
Příklad 1: Připomenutí den před termínem
- Zaslat pomocí: Email
- Zaslat komu: Hlavní řešitel
- Zaslat kdy: 1x v zadaný datum a čas
- Zaslat v datum: Den před termínem splnění
- Zaslat v čas: 09:00
Příklad 2: Denní připomenutí po termínu
- Zaslat pomocí: Email + SMS
- Zaslat komu: Všichni řešitelé
- Zaslat kdy: Každý den v zadaný čas, do splnění úkolu
- Zaslat v čas: 08:00
Priority úkolů
Priority umožňují rozlišit důležitost úkolů. Funkce priorit se zapína v nastavení modulu.
Konfigurace priorit
- Přejděte do Nastavení → Úkoly
- V sekci Priority u úkolů zaškrtněte Zapnout/vypnout
- Zobrazí se tabulka s 5 prioritami (1-5)
- Zadejte vlastní názvy pro jednotlivé priority podle potřeb vaší firmy
- Příklad:
- 1 - Kritická
- 2 - Vysoká
- 3 - Střední
- 4 - Nízká
- 5 - Můžu počkat
- Pokud necháte název prázdný, daná priorita se nebude používat
- Změny se ukládají automaticky
Volitelná pole
Volitelná pole umožňují přidat až 11 vlastních polí do úkolů podle specifických potřeb vaší firmy.
Konfigurace volitelných polí
- Přejděte do Nastavení → Úkoly
- V sekci Volitelná pole najdete tabulku s 11 řádky (0-10)
- Pro každé pole nastavte:
- Název - Popisek pole (pokud necháte prázdný, pole se nepoužije)
- Typ - Typ pole:
- Ano/Ne (checkbox)
- Číslo celé
- Číslo desetinné
- Datum
- Seznam - výběr (selectbox)
- Text - 1 řádek
- Text - více řádků
- Firma - název z modulu CRM
- Seznam hodnot - Pro typ Seznam zadejte možnosti oddělené středníkem (například: Hotovo;Rozpracováno;Nové)
- Vyžadováno při zadání - Pole musí být vyplněno při vytvoření úkolu
- Vyžadováno při ukončení - Pole musí být vyplněno před označením úkolu jako vyřešený
- Zobrazit v hlavní tabulce - Přidá sloupec do přehledové tabulky úkolů
- Klikněte na Uložit
Varování: Změnou typu nebo smazáním již používaného pole se nevratně smažou data uložená v tomto poli u všech úkolů.
Příklady použití volitelných polí
Příklad 1: Sledování zákazníka
- Název: Zákazník
- Typ: Firma - název z modulu CRM
- Vyžadováno při zadání: Ano
- Zobrazit v hlavní tabulce: Ano
Příklad 2: Stav testování
- Název: Stav testování
- Typ: Seznam - výběr
- Seznam hodnot: Netestováno;V testování;Otestováno;Chyba
- Vyžadováno při ukončení: Ano
Příklad 3: Odhadovaná doba
- Název: Odhadované hodiny
- Typ: Číslo desetinné
- Zobrazit v hlavní tabulce: Ano
Režim zobrazení Kanban
Kanban zobrazení umožňuje vizualizaci úkolů ve sloupcích podle stavů s možností přetahování.
Použití Kanban zobrazení
- V modulu Úkoly klikněte na tlačítko Kanban
- Úkoly se zobrazí ve sloupcích podle stavů
- Přetažením úkolu do jiného sloupce změníte jeho stav
- Kliknutím na úkol otevřete jeho detail
Režim zobrazení Kalendář
Kalendářní zobrazení umožňuje vidět úkoly v kontextu jejich termínů splnění.
Použití Kalendář zobrazení
- V modulu Úkoly klikněte na tlačítko Kalendář
- Úkoly se zobrazí v kalendáři podle termínů splnění
- Navigujte mezi měsíci pomocí šipek
- Kliknutím na úkol otevřete jeho detail
Integrace s dalšími moduly
Kalendář
Úkoly lze automaticky zapisovat do modulu Kalendář.
Nastavení integrace
- Přejděte do Nastavení → Úkoly
- V sekci Nastavení modulu úkoly najděte pole Zapisovat založené úkoly do modulu kalendáře
- Vyberte kalendář, do kterého se mají úkoly zapisovat
- Nastavte barvu pro aktivní úkoly v poli Barva zapsání v modulu kalendáře
- Nastavte barvu pro vyřešené úkoly v poli Barva zapsání v modulu kalendáře - vyřešeno
- Změny se ukládají automaticky
Po aktivaci se každý nový úkol automaticky zapíše do vybraného kalendáře s datem odpovídajícím termínu splnění.
Výkazy práce
Pokud je aktivní modul Výkazy práce, lze na úkoly vykázat odpracovanou dobu.
Vykázání práce na úkol
- Otevřete detail úkolu
- Klikněte na tlačítko Přidat výkaz práce
- Vyplňte údaje o vykázané práci (datum, čas, popis)
- Klikněte na Uložit
Zobrazení vykázané práce
- V detailu úkolu přejděte na záložku Výkazy práce na tomto úkolu
- Zobrazí se seznam všech výkazů práce na tento úkol
- V záhlaví záložky je zobrazena celková vykázaná doba
Zakázky
Úkoly lze propojit se zakázkami z modulu Zakázky.
Propojení úkolu se zakázkou
- Při vytváření nebo editaci úkolu vyberte zakázku v poli Zakázka
- Pokud je modul Zakázky aktivní, zakázky se načítají z tohoto modulu
- Pokud modul Zakázky není aktivní, můžete zadávat názvy zakázek ručně
Skupiny úkolů v zakázkách
U rozsáhlejších zakázek lze úkoly organizovat do skupin:
- V detailu zakázky vytvořte skupiny úkolů
- Při vytváření úkolu vyberte skupinu v poli Skupina úkolů v zakázkách
- Úkoly pak lze filtrovat a zobrazovat podle skupin
Zobrazení úkolů v zakázce
- Otevřete detail zakázky v modulu Zakázky
- Přejděte na záložku s úkoly
- Zobrazí se všechny úkoly propojené s touto zakázkou
- Úkoly lze filtrovat podle skupin
Projekty
Úkoly lze přiřadit k položkám projektů.
Vytvoření úkolu z projektu
- Otevřete detail projektu
- Vyberte položku projektu
- Klikněte na tlačítko pro vytvoření úkolu
- Úkol se automaticky propojí s danou položkou projektu
Zobrazení projektových informací v úkolech
Pokud je v nastavení zapnuto zobrazení projektů:
- V tabulce úkolů se zobrazí sloupce ID Projektu a Projekt
- V detailu úkolu je zobrazen odkaz na projekt
- Kliknutím na odkaz přejdete do detailu projektu
HelpDesk
Úkoly lze propojit s tikety z modulu HelpDesk.
Vytvoření úkolu z tiketu
- Otevřete detail tiketu v modulu HelpDesk
- Klikněte na tlačítko pro vytvoření úkolu
- Vyplňte údaje úkolu
- Úkol se automaticky propojí s tiketem
Zobrazení propojených tiketů
- V detailu úkolu najděte pole HelpDesk Projekt - Tiket
- Kliknutím na odkaz přejdete do detailu tiketu
Nastavení modulu
Obecná nastavení
V sekci Nastavení → Úkoly lze konfigurovat následující parametry:
| Nastavení | Popis |
|---|---|
| Zadávat i čas u požadované doby plnění úkolu | Kromě data se zadává i přesný čas, do kdy má být úkol vyřešen |
| Zadávat i název zakázky | Povolí pole Zakázka při vytváření úkolu |
| Názvy zakázek pouze z modulu zakázky | Zakázky lze vybírat jen z modulu Zakázky, není možné zadávat ručně |
| Zasílat upozornění na úkoly emailem | Automatické notifikace o nových úkolech a změnách emailem |
| Zasílat upozornění na úkoly pomocí SMS | Automatické notifikace o nových úkolech pomocí SMS |
| Zapisovat založené úkoly do modulu kalendáře | Výběr kalendáře, do kterého se mají úkoly automaticky zapisovat |
| Barva zapsání v modulu kalendáře | Barva pro aktivní úkoly v kalendáři |
| Barva zapsání v modulu kalendáře - vyřešeno | Barva pro vyřešené a zrušené úkoly v kalendáři |
| Stav u úkolů může měnit kdokoliv | Standardně mohou stav měnit jen uživatelé s nejvyšším právem, hlavní řešitel a schvalovatel. Zapnutím této volby může stav měnit kdokoliv s přístupem k úkolu |
| Upravovat pouze zadavatel | Omezení úprav úkolu pouze na uživatele, který úkol vytvořil (kromě změny stavu) |
| Uzamknout vyřešené úkoly | Vyřešené úkoly nelze dále upravovat |
| Nastavit vyřešení u úkolu pouze schvalovatel | Pouze schvalovatel může označit úkol jako vyřešený |
| Na úvodní obrazovce zobrazovat posledních X úkolů | Počet posledních úkolů zobrazených na dashboardu (0 = vypnuto) |
| Na úvodní obrazovce zobrazovat posledních X poznámek u úkolů | Počet posledních poznámek zobrazených na dashboardu (0 = vypnuto) |
| U poznámek u úkolů umožnit diskuzi | Možnost odpovídat na poznámky a vytvářet tak diskuzní vlákna |
| Poznámky u úkolů možno smazat | Hlavní řešitel může mazat poznámky kdykoliv, autor poznámky do 15 minut od vytvoření |
| Zobrazovat Projekt - část v tabulce úkolů | Přidá sloupce s informacemi o projektu do hlavní tabulky úkolů |
Použité stavy u úkolů
V tabulce Použité stavy u úkolů vyberte stavy, které chcete ve vaší firmě používat. Systém nabízí tyto předdefinované stavy:
- Čeká na zadání
- Nový
- Přiděleno
- Rozpracováno
- K otestování
- Pozastaveno
- Vyřešeno
- Zrušeno
Každý stav má přiřazenu barvu pozadí a barvu textu pro snadnou vizuální identifikaci.
Důležité: Musí být aktivní alespoň jeden stav, jinak nelze vytvářet nové úkoly.
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Nemohu vytvořit nový úkol, tlačítko Uložit je neaktivní
Řešení: Zkontrolujte, zda máte v nastavení aktivní alespoň jeden stav u úkolů. Přejděte do Nastavení → Úkoly a v tabulce Použité stavy u úkolů zaškrtněte alespoň jeden stav.
Otázka: Proč nevidím tlačítko Přidat úkol?
Řešení: Pro vytváření úkolů potřebujete alespoň oprávnění úrovně 3 nebo 10. Kontaktujte svého administrátora pro přidělení vyšších práv.
Otázka: Nemohu označit úkol jako vyřešený
Řešení: Zkontrolujte, zda máte vyplněna všechna povinná pole při ukončení. Pokud je v nastavení zapnuto Nastavit vyřešení u úkolu pouze schvalovatel, může úkol označit za vyřešený pouze schvalovatel.
Otázka: Nepřišlo mi emailové upozornění o novém úkolu
Řešení: Zkontrolujte:
- Zda máte v nastavení zapnutou volbu Zasílat upozornění na úkoly emailem
- Zda máte v uživatelském profilu správně vyplněný email
- Zda email neskončil ve spamu
Otázka: Jak zruším opakování úkolu?
Řešení: Smažte poslední vytvořený úkol z dané série opakování. Tím se zastaví další automatické vytváření úkolů.
Otázka: Proč nevidím sloupec s prioritou?
Řešení: Priority musí být zapnuty v nastavení. Přejděte do Nastavení → Úkoly, v sekci Priority u úkolů zaškrtněte Zapnout/vypnout a zadejte názvy priorit.
Otázka: Nemohu upravit vyřešený úkol
Řešení: Pokud je v nastavení zapnuta volba Uzamknout vyřešené úkoly, vyřešené úkoly nelze upravovat. Kontaktujte administrátora pro změnu nastavení nebo změňte stav úkolu zpět na rozpracováno.
Otázka: Jak mohu hromadně smazat staré úkoly?
Řešení: Nastavte filtry tak, aby se zobrazily jen úkoly, které chcete smazat (například podle data vytvoření nebo stavu). Pak klikněte na tlačítko Smazat zobrazené. Pozor: Tato akce se týká všech úkolů odpovídajících filtru, nejen těch zobrazených na aktuální stránce.
Otázka: Proč se mi nezobrazují úkoly z projektu?
Řešení: Úkoly propojené s projekty se zobrazují v kontextu projektu. Otevřete detail projektu a najděte záložku nebo sekci s úkoly. Pokud chcete vidět všechny úkoly včetně projektových, přejděte do hlavního modulu Úkoly.
Otázka: Jak nastavím, aby se úkoly automaticky zapisovaly do kalendáře?
Řešení: Přejděte do Nastavení → Úkoly, v sekci Nastavení modulu úkoly najděte pole Zapisovat založené úkoly do modulu kalendáře a vyberte kalendář, do kterého se mají úkoly zapisovat.
Tipy pro efektivní práci
- Využívайте rychlý výběr - Místo nastavování filtrů použijte tlačítka rychlého výběru pro často používané filtry jako Moje dnes nebo Neuzavřené po termínu
- Nastavte si vlastní pole - Pokud pravidelně sledujete stejné informace u úkolů (zákazník, číslo objednávky apod.), vytvořte si vlastní pole a ušetříte čas
- Používejte priority - Aktivujte a pojmenujte si priority podle vašich potřeb, pomůže vám to rychle identifikovat nejdůležitější úkoly
- Nastavte automatická připomenutí - U důležitých úkolů s blízkým termínem nastavte připomenutí, abyste nic nezapomněli
- Využívejте poznámky - Průběžně zapisujte do poznámek průběh řešení, usnadní to orientaci při delších úkolech
- Exportujte data pravidelně - Exportujte si pravidelně přehled úkolů do Excelu pro archivaci nebo další zpracování
- Propojujte s jinými moduly - Využívejте propojení se zakázkami, projekty nebo výkazy práce pro lepší přehled
- Využívejте Kanban zobrazení - Pro vizuální přehled o stavu úkolů použijte Kanban zobrazení, rychle uvidíte, kde jsou úzká místa
- Nastavte si vhodná práva - Přidělte uživatelům pouze ta práva, která skutečně potřebují, zvýšíte tak přehlednost a zabráníte nechtěným změnám
- Pravidelně kontrolujte úkoly po termínu - Pomocí filtru Neuzavřené po termínu sledujte úkoly, které jsou po termínu a ještě nejsou vyřešeny
- Využívejте opakující se úkoly - Pro pravidelné činnosti (měsíční zprávy, kontroly apod.) nastavte opakující se úkoly a ušetříte čas
- Pojmenujте úkoly výstižně - Používejте jasné a stručné názvy úkolů, usnadní to vyhledávání a orientaci v seznamu