Úkoly (Tasks, evidence úkolů a úkolování)
Přehled
Modul Úkoly (evidence úkolů, TODO seznam, úkolování zaměstnanců) slouží k zadávání, sledování a vyhodnocování pracovních úkolů mezi zaměstnanci firmy. Umožňuje zadat úkol jednomu nebo více řešitelům, sledovat jeho stav až do vyřešení, diskutovat nad ním formou poznámek a napojit ho na zakázku, projekt nebo konkrétní výrobek. Úkoly lze zobrazit jako seznam, na nástěnce Kanban, v kalendáři podle termínu nebo jako osobní výrobní frontu pracovníka. Modul hlídá termíny, sám rozesílá e-mailová a SMS upozornění a umí založit úkol opakovaně podle zadaného vzorce.
Klíčové funkce
- Zadávání úkolů jednomu i více řešitelům najednou (hromadné zadání)
- Sledování stavu úkolu podle vlastních, firmou nastavených stavů a barev
- Čtyři zobrazení úkolů: Seznam, Kanban, Kalendář a Výrobní pořadník
- Poznámky a diskuze k úkolu s možností přiložit soubory
- Opakující se úkoly a automatická připomenutí e-mailem či SMS
- Napojení na zakázky, projekty, výrobky a tikety HelpDesku
- Vykazování odpracovaného času přímo z úkolu do Výkazů práce
- Volitelná pole podle potřeb firmy, volitelně povinná při zadání nebo při uzavření úkolu
Přístup a nastavení
Než začnete v modulu Úkoly pracovat, ověřte si navigační cestu do modulu, přidělenou úroveň oprávnění a to, jestli má firma v nastavení modulu Úkoly zapnuté všechny volby, které chcete používat (například stavy, priority, volitelná pole nebo zápis do kalendáře).
Jak se dostat do modulu Úkoly
Navigační cesta do modulu Úkoly: Hlavní menu → Úkoly. Modul se v menu zobrazí jen uživatelům, kteří k němu mají přidělené oprávnění alespoň na úrovni „Číst své a být úkolován". Po otevření modulu se rovnou zobrazí zobrazení Seznam s úkoly odpovídajícími naposledy použitému filtru a rychlému výběru.
Nastavení modulu Úkoly
Cesta k nastavení modulu Úkoly: Nastavení → Úkoly. Konfigurace je rozdělena do záložek Uživatelská práva, Obecná nastavení, Použité stavy u úkolů, Priority u úkolů, Volitelná pole a Historie práv. Nastavení smí otevřít jen uživatel s nejvyšší úrovní oprávnění v modulu Úkoly a provedené změny se projeví ihned pro všechny uživatele firmy.
Uživatelská práva k modulu Úkoly
Na záložce Uživatelská práva se nastavuje jedna ze šesti úrovní přístupu k modulu Úkoly, a to jak pro celé skupiny uživatelů (pracovní pozice), tak pro jednotlivé uživatele zvlášť. Má-li uživatel oprávnění nastavené přes pozici i osobně zároveň, platí vždy vyšší z obou hodnot.
Termín, zakázka a zápis do kalendáře
| Volba v nastavení modulu Úkoly | Co dělá |
|---|---|
| Zadávat i čas u požadované doby plnění úkolu | K datu „Vyřešit do" přidá i zadání konkrétního času. Bez zapnutí se zadává jen datum a čas se bere jako půlnoc. |
| Zadávat i název zakázky | Zobrazí u úkolu pole Zakázka. Bez zapnutí se pole Zakázka v úkolech vůbec nenabízí. |
| Názvy zakázek pouze z modulu zakázky | Výběr zakázky u úkolu je možný jen ze zakázek evidovaných v modulu Zakázky, nejde napsat volný text. Bez zapnutí lze zadat i vlastní text, který v modulu Zakázky evidovaný není. |
| Zapisovat založené úkoly do modulu kalendáře | Vyberete kalendář, do kterého se termín „Vyřešit do" u úkolu automaticky zapisuje jako událost. Bez volby se úkoly do kalendáře nezapisují. |
| Barva zapsání v modulu kalendáře | Barva, kterou se v kalendáři zobrazí nevyřešený úkol. |
| Barva zapsání v modulu kalendáře – vyřešeno | Barva, na kterou se přebarví záznam v kalendáři, jakmile se úkol uzavře (Vyřešený nebo Zrušený). |
| Zobrazovat Projekt – část v tabulce úkolů | V hlavní tabulce úkolů přibudou sloupce s číslem a názvem projektu; funguje jen se zapnutým modulem Projekty. |
Upozornění, úvodní obrazovka a poznámky
| Volba v nastavení modulu Úkoly | Co dělá |
|---|---|
| Zasílat upozornění na úkoly emailem | Na nový úkol i na každou jeho pozdější změnu jsou hlavní řešitel a schvalovatel upozorněni e-mailem. |
| Zasílat upozornění na úkoly pomocí SMS | Totéž formou textové zprávy; funguje jen tehdy, je-li v systému povoleno odesílání SMS. |
| Na úvodní obrazovce zobrazovat posledních X úkolů | Kolik posledních úkolů se automaticky zobrazí na úvodní přehledové obrazovce. Zůstane-li hodnota nulová, úkoly se tam vůbec nezobrazují. |
| Na úvodní obrazovce zobrazovat posledních X poznámek u úkolů | Totéž pro poslední poznámky zapsané k úkolům; nulová hodnota poznámky na úvodní obrazovce vypíná. |
| U poznámek u úkolů umožnit diskuzi | Nad každou poznámkou u úkolu jde vést diskuzi formou odpovědí. Bez zapnutí diskuze pod poznámkou k dispozici není. |
| Poznámky u úkolů možno smazat | Hlavní řešitel úkolu (kdykoliv) a autor poznámky (do 15 minut od zapsání) smí poznámku smazat. Bez zapnutí poznámku smazat nejde vůbec. |
Nastavení modulu Úkoly dále obsahuje volbu „Výrobní pořadník (propojení s modulem Výrobky)", která zapíná vazbu úkolu na konkrétní výrobek a nový pohled Výrobní pořadník; funguje jen se zapnutým modulem Výrobky. Bez ní se vazba na výrobek ani pořadník v modulu Úkoly nenabízí.
Pravidla úprav a uzamčení úkolů
| Volba v nastavení modulu Úkoly | Co dělá |
|---|---|
| Stav u úkolů může měnit kdokoliv | Rozšíří právo měnit stav úkolu i na uživatele, kteří by k němu jinak měli jen právo číst nebo psát poznámky. Bez zapnutí smí stav měnit jen uživatel s nejvyšším oprávněním v modulu a hlavní řešitel, schvalovatel či zadavatel daného úkolu. |
| Upravovat pouze zadavatel | Úpravu polí úkolu, mimo změnu stavu, povolí jen zadavateli úkolu. Bez zapnutí smí pole upravovat i řešitelé a schvalovatel. |
| Uzamknout vyřešené úkoly | Znemožní jakoukoliv úpravu úkolu i zápis poznámky u úkolu ve stavu Vyřešený nebo Zrušený, bez ohledu na roli uživatele. Bez zapnutí lze vyřešené úkoly dál upravovat. |
| Nastavit vyřešení u úkolu pouze schvalovatel | Stav Vyřešený smí u všech úkolů firmy nastavit jen schvalovatel daného úkolu. |
| Umožnit nastavení vyřešení pouze schvalovatelem u každého úkolu | U každého jednotlivého úkolu jde zvlášť zapnout nebo vypnout „vyřešení pouze schvalovatelem"; výchozí hodnota u nového úkolu se přebírá z celofiremního nastavení výše. |
Použité stavy u úkolů
Na záložce Použité stavy u úkolů v nastavení modulu Úkoly je tabulka všech devíti stavů se zaškrtávacím polem Používat. V modulu Úkoly se pak ve všech nabídkách zobrazí jen stavy, u kterých je Používat zaškrtnuté. Nemá-li firma zapnutý žádný stav, zobrazí se nad tabulkou úkolů červené upozornění a úkol nejde ani založit, ani upravit.
Priority u úkolů
Na záložce Priority u úkolů v nastavení modulu Úkoly se zapíná nebo vypíná používání priority jako takové a přejmenovává se pět stupňů priority, přičemž stupeň 1 znamená nejvyšší prioritu. Ponechá-li se název některého stupně prázdný, daný stupeň priority se v úkolech nepoužívá.
Volitelná pole úkolu
Na záložce Volitelná pole v nastavení modulu Úkoly lze nastavit až 11 vlastních polí úkolu. U každého pole se určuje Pořadí, Název (prázdný název pole vypne – přepsáním již využívaného pole se nevratně ztratí dosud zapsaná data), Typ (ano/ne, celé číslo, desetinné číslo, datum, výběr firmy z CRM, výběr ze seznamu s vlastními hodnotami oddělenými středníkem, text na jeden řádek nebo text na více řádků) a tři zaškrtávací volby: „Vyžadováno při zadání" (bez vyplnění pole nejde úkol založit), „Vyžadováno při ukončení" (bez vyplnění pole nejde úkol uzavřít, typicky do stavu Vyřešený) a „Zobrazit v hlavní tabulce" (pole přibude jako sloupec v seznamu úkolů).
Historie práv k modulu Úkoly
Záložka Historie práv v nastavení modulu Úkoly zobrazuje přehled historických změn přístupových práv uživatelů k tomuto modulu – kdy a komu byla která úroveň oprávnění (skupině uživatelů podle pracovní pozice nebo jednotlivému uživateli) nastavena nebo odebrána. Slouží pro zpětnou kontrolu, kdo měl v minulosti k úkolům firmy jaký přístup.
Oprávnění a přístupová práva k modulu Úkoly
Přístup k modulu Úkoly má šest úrovní, které se nastavují v Nastavení → Úkoly na záložce Uživatelská práva:
| Úroveň přístupu | Co uživatel v modulu Úkoly smí |
|---|---|
| Nemá přístup | Modul Úkoly se uživateli vůbec nezobrazí. |
| Číst své a být úkolován | Vidí jen úkoly, které sám založil, nebo na kterých je uveden jako řešitel či schvalovatel. Nové úkoly zakládat nemůže. |
| Číst úkoly mi přidělené, zadávat a vidět úkoly mnou vytvořené | Stejný rozsah viditelnosti jako předchozí úroveň, navíc smí zakládat nové úkoly, a to i hromadně pro více uživatelů najednou. |
| Číst vše a být úkolován | Vidí úkoly úplně všech uživatelů firmy, ale nové úkoly zakládat nemůže. |
| Číst vše a zadávat nové úkoly | Vidí i zakládá úkoly všech uživatelů firmy. |
| Číst, upravovat a mazat vše (včetně stavů u všech úkolů) | Plná správa modulu Úkoly – jediná úroveň, která smí úkoly mazat (jednotlivě i hromadně), spravuje výrobní pořadník ostatních pracovníků a má přístup do nastavení modulu. |
Zvláštní role na konkrétním úkolu
Kromě úrovně přístupu k modulu Úkoly záleží i na roli konkrétního uživatele na daném úkolu:
- Zadavatel (kdo úkol založil) vždy smí upravovat všechna pole svého úkolu, měnit jeho stav, rušit opakování a psát poznámky, i kdyby jinak neměl na modul Úkoly dostatečné oprávnění.
- Hlavní řešitel smí, pokud to nastavení modulu Úkoly nezakazuje, měnit stav úkolu a kdykoliv mazat poznámky u tohoto úkolu.
- Další řešitel smí úkol číst a psát k němu poznámky; pole úkolu smí upravovat jen tehdy, pokud firma nemá zapnuté omezení „Upravovat pouze zadavatel".
- Schvalovatel smí navíc oproti běžnému řešiteli měnit zakázku, řešitele i schvalovatele úkolu; při zapnuté volbě „vyřešení pouze schvalovatelem" je jediný, kdo smí úkol uzavřít do stavu Vyřešený.
Nastavení modulu Úkoly umí tato pravidla dál zpřísnit nebo uvolnit: volba „Upravovat pouze zadavatel" odebere úpravu polí i řešitelům a schvalovateli, volba „Uzamknout vyřešené úkoly" znemožní upravovat úkol po jeho vyřešení bez ohledu na roli a volba „Stav u úkolů může měnit kdokoliv" rozšíří právo měnit stav i na uživatele, kteří by jinak měli k úkolu jen právo číst nebo psát poznámky. Smazání úkolu, jednotlivé i hromadné, smí vždy jen uživatel s nejvyšší úrovní oprávnění v modulu Úkoly; přepnout zobrazení Výrobního pořadníku na jiného pracovníka smí jen uživatelé s úrovní „Číst vše" a vyšší.
Uživatelské rozhraní
Modul Úkoly nabízí čtyři přepínatelná zobrazení téhož seznamu úkolů – Seznam, Kanban, Kalendář a Výrobní pořadník – a nad nimi společný panel Filtr a kartu Rychlý výběr, kterými si zúžíte zobrazené úkoly podle stavu, termínu, řešitele nebo dalších kritérií.
Hlavní obrazovka modulu Úkoly
Nahoře hlavní obrazovky modulu Úkoly je nadpis „Úkoly" a, jen pro uživatele s oprávněním na nastavení modulu, odkaz „Nastavení". Pod ním je skládací panel Filtr, karta Rychlý výběr, přepínač zobrazení (Seznam, Kanban, Kalendář a u zapnutého Výrobního pořadníku i toto zobrazení) a nad tabulkou úkolů akční tlačítka „Přidat úkol", „Přidat úkol hromadně", „Smazat zobrazené" a „Smazané". Pokud firma nemá v nastavení zapnutý žádný stav úkolu, zobrazí se nad tabulkou červené upozornění, že je třeba nastavit alespoň jeden používaný stav.
Filtry a vyhledávání úkolů
V modulu Úkoly se panel Filtr otevírá a zavírá ikonou plus/minus v pravé části záhlaví. Filtr nabízí tato pole:
- V názvu úkolu – textové hledání podle názvu úkolu
- Zakázka – jen je-li v nastavení zapnuto zadávání názvu zakázky u úkolu
- Datum zadání – rozmezí od–do
- Stav – vícenásobný výběr, včetně volby „---Nevyřešené---", která zahrne všechny stavy kromě Vyřešený a Zrušený
- Opakovat – jen neopakující se, nebo jen opakující se úkoly
- Založen za poslední – 1 měsíc, 3 měsíce, 6 měsíců nebo 1 rok
- Termín (vyřešit) od – rozmezí od–do
- Řešitel/hlavní řešitel, Schvalovatel a Zadal
- libovolná zapnutá volitelná pole firmy – zobrazí se automaticky, mají-li v nastavení modulu Úkoly vyplněný název
Filtr se spustí tlačítkem Vyhledat, tlačítko Zrušit nastavený filtr zruší. Mimo filtr lze úkoly hledat i polem Hledat přímo nad tabulkou.
Rychlý výběr úkolů
Pod filtrem je v modulu Úkoly samostatná karta Rychlý výběr s volbou roku (od roku registrace firmy do příštího roku, případně volba Vše) a třemi řadami tlačítek s počtem úkolů v odznaku:
- podle data: Vše, Dnes, Moje dnes, Moje neuzavřené a Neuzavřené po termínu (poslední tlačítko svítí červeně, existují-li takové úkoly)
- podle stavu: jedno tlačítko za každý zapnutý stav, barevně podle nastavené barvy stavu, a souhrnné tlačítko Nevyřešené
- podle priority, jen je-li modul priorit zapnutý: jedno tlačítko za každý stupeň 1 až 5 s názvem a počtem úkolů
Zobrazení Seznam
Zobrazení Seznam je v modulu Úkoly výchozí. Sloupce tabulky závisí na nastavení firmy a mohou zahrnovat ID, Název, název zakázky, výrobek (jen s Výrobním pořadníkem), ID a název projektu, Stav, Vytvořen, Zadal, Vyřešit do, Prioritu, Řešitele, Hlavního řešitele, Schvalovatele, zaškrtnutá volitelná pole, Obsah/popis, Poznámky (počet a datum/autora poslední) a Akce. Sloupce Stav a Priorita jde měnit přímo kliknutím v tabulce bez otevření dialogového okna, má-li na to uživatel oprávnění. U sloupce Řešitelé otevře ikona tužky dialogové okno Řešitelé přímo z řádku. Akční ikony u řádku: oko a tužka otevřou detail úkolu, lístek založí vykázání práce na úkolu (jen když je propojený modul Výkazy práce a úkol není Vyřešený ani Zrušený), tiskárna vytiskne výrobní průvodku (jen při zobrazení úkolů uvnitř konkrétní zakázky) a křížek úkol smaže, jen s oprávněním mazat.
Zobrazení Kanban
Zobrazení Kanban v modulu Úkoly zobrazí jeden sloupec za každý zapnutý stav, barva záhlaví odpovídá barvě stavu. V každém sloupci jsou karty úkolů s ID, odznakem priority, názvem, zakázkou (je-li vyplněná), termínem (červeně při prošlém termínu), řešiteli a počtem poznámek. Karty jde přetahovat mezi sloupci, čímž se změní stav úkolu, i v rámci sloupce, kde se pamatuje osobní pořadí – obojí jen má-li uživatel oprávnění měnit stav. Na kartě jsou ikony oko (detail úkolu), fajfka (rychlá změna stavu) a koš (smazání, jen s oprávněním mazat).
Zobrazení Kalendář
Zobrazení Kalendář v modulu Úkoly nabízí měsíční, týdenní i denní pohled s jednou událostí na úkol v den jeho termínu Vyřešit do. Klik na volný den nebo čas, má-li uživatel oprávnění zakládat úkoly, otevře dialogové okno pro přidání úkolu s předvyplněným termínem. Klik na úkol otevře jeho detail, najetí myší zobrazí bublinu se stavem, zakázkou, termínem, prioritou, řešiteli, zadavatelem, počtem poznámek a začátkem popisu. Úkoly, které uživatel smí upravovat, lze v kalendáři přetáhnout na jiný den nebo natáhnout na delší dobu – termín se rovnou uloží. Úkoly, které uživatel upravovat nesmí, jsou v kalendáři viditelně odlišené a jen pro čtení.
Zobrazení Výrobní pořadník
Zobrazení Výrobní pořadník se v modulu Úkoly nabízí jen se zapnutou volbou v nastavení a se zapnutým modulem Výrobky. Jde o osobní frontu nedokončených úkolů daného pracovníka rozdělenou do dvou bloků: „Připnuto zadavatelem" s pevným pořadím, se kterým pracovník sám nehne, a „Moje pořadí", volný blok, který si pracovník řadí sám přetažením, nebo na dotykových zařízeních šipkami nahoru/dolů. Uživatelé s oprávněním „Číst vše" mohou nahoře přepnout, čí frontu právě zobrazují. Každá položka fronty ukazuje pořadové číslo, náhledový obrázek výrobku (je-li k dispozici), název a ID úkolu, stav, termín (červeně při prošlém termínu), odkaz na výrobek, tlačítko „Otevřít úkol" a, má-li uživatel oprávnění, tlačítko „Připnout" nebo „Odepnout". Přeřadit vlastní pořadí lze jen ve volném bloku „Moje pořadí"; připnutí nebo odepnutí položky do bloku „Připnuto zadavatelem" smí jen zadavatel daného úkolu nebo uživatel s nejvyšším oprávněním v modulu Úkoly.
Základní operace
Tato kapitola popisuje běžnou každodenní práci s úkoly v modulu Úkoly – od založení nového úkolu přes jeho úpravu a změnu stavu až po mazání. Postupy platí jak pro zobrazení Seznam, tak obdobně pro Kanban a Kalendář.
Postup: Založení nového úkolu
V modulu Úkoly založíte nový úkol následovně:
- Klikněte na tlačítko Přidat úkol.
- Vyplňte pole Název (povinné). Podle zapnutých voleb firmy se dále zobrazí pole Zakázka, Výrobek, Priorita, Vyřešit do (datum, případně i čas), Opakovat, Zaslat připomenutí, Hlavní řešitel (povinné), Další řešitelé, volba „Zaslat email i dalším řešitelům" (ve výchozím stavu zaškrtnutá), Schvalovatel (předvyplněný na přihlášeného uživatele), volba „Vyřešení pouze schvalovatelem" (je-li povolená v nastavení), Stav, Výrobní číslo, volitelná pole, Popis a Přílohy.
- Klikněte na Uložit.
Po uložení se úkol založí a hlavnímu řešiteli i schvalovateli přijde e-mail, případně SMS, vždy; dalším řešitelům jen tehdy, když bylo zaškrtnuto „Zaslat email i dalším řešitelům". Je-li v nastavení modulu Úkoly zapnutý zápis do kalendáře, vytvoří se zároveň záznam v příslušném kalendáři.
Postup: Hromadné přidání úkolu více uživatelům
Tlačítko Přidat úkol hromadně v modulu Úkoly umožňuje založit stejný úkol najednou více uživatelům – pro každého vybraného uživatele vznikne samostatný úkol se stejným obsahem.
- Klikněte na tlačítko Přidat úkol hromadně.
- Vyplňte formulář stejně jako u jednotlivého úkolu, ale místo pole Hlavní řešitel vyberte více uživatelů v poli Řešitelé hromadně.
- Klikněte na Uložit.
Bez vybraného řešitele se úkol nezaloží a zobrazí se chybová hláška „Nezadali jste řešitele, úkol nemůže být vytvořen."
Postup: Kopírování úkolu
V detailu úkolu v modulu Úkoly klikněte na tlačítko Kopírovat. Otevře se formulář pro přidání nového úkolu, předvyplněný veškerým obsahem původního úkolu (název, popis, termín, přílohy i volitelná pole). Po úpravě a uložení vznikne zcela nový, samostatný úkol, nezávislý na tom, ze kterého byl zkopírován.
Úprava úkolu
Existující úkol se v modulu Úkoly needituje přes jeden velký formulář, ale pole po poli přímo v jeho detailu. U každé hodnoty (Název, Zakázka, Priorita, Vyřešit do, Hlavní řešitel, Schvalovatel, Řešitelé, Výrobní číslo, Výrobek, Popis, Připomenutí i volitelná pole) je ikona tužky, která otevře malé dialogové okno jen pro danou hodnotu. Po uložení se dialogové okno zavře a detail úkolu se obnoví. Stav úkolu lze navíc měnit i přímo kliknutím na barevný štítek stavu v seznamu, v Kanbanu i v detailu úkolu.
Postup: Změna stavu úkolu
- V modulu Úkoly klikněte na ikonu tužky u pole „Stav", případně přímo na barevný štítek stavu v seznamu nebo v Kanbanu, nebo v detailu úkolu na tlačítko „Změnit stav".
- Vyberte nový stav ze seznamu zapnutých stavů a uložte.
Přechod do stavu, který úkol uzavírá (typicky Vyřešený nebo Zrušený), je odmítnut, pokud nejsou vyplněna volitelná pole označená jako „Vyžadováno při ukončení" – zobrazí se chybová hláška se seznamem chybějících polí a je nutné je nejdřív doplnit v detailu úkolu. Je-li v nastavení modulu Úkoly zapnuto „vyřešení pouze schvalovatelem" (celofiremně nebo jen u konkrétního úkolu), smí stav Vyřešený nastavit jen schvalovatel úkolu; ostatní změny stavu tím omezené nejsou. V detailu úkolu je navíc zkratkové tlačítko „Vyřešený", které úkol rovnou nastaví na vyřešený, pokud splňuje uvedené podmínky.
Mazání úkolu
Jednotlivý úkol se v modulu Úkoly maže tlačítkem „Smazat" v jeho detailu, křížkem v řádku seznamu nebo košem v Kanbanu, vždy s potvrzením – úkol se přesune mezi smazané. Tlačítko Smazat zobrazené nad tabulkou hromadně smaže všechny aktuálně zobrazené úkoly v rámci nastaveného filtru, bez ohledu na textové pole Hledat. Smazané úkoly zobrazíte tlačítkem Smazané. Mazání, jednotlivé i hromadné, smí jen uživatel s nejvyšší úrovní oprávnění v modulu Úkoly.
Pokročilé funkce
Kromě základního zadání a úpravy nabízí modul Úkoly i pokročilejší práci s úkolem: automatické opakování, vlastní připomenutí, diskuzi v poznámkách, přílohy, vykazování odpracovaného času a propojení s tikety HelpDesku.
Opakující se úkoly a jejich zrušení
V modulu Úkoly lze úkol nastavit jako opakující se polem Opakovat. Při zapnutí přibudou pole Opakovat každý (Týden, Měsíc – první den v měsíci, Měsíc – zadaný den, nebo Ve vybrané měsíce roku), podle zvolené varianty i výběr dnů v týdnu nebo konkrétního dne v měsíci (číslo 1 až 31) a pole Dokončit do dne (číslo 1 až 31), které určuje termín vyřešení nově založené kopie.
Opakující se úkol se sám podle zvoleného vzorce znovu založí jako nová kopie se stejným obsahem, přílohami i řešiteli a dopočítaným novým termínem vyřešení; u předchozí instance se opakování zároveň vypne, takže vždy existuje jen jedna aktivní kopie. Zrušit opakování jde v detailu úkolu tlačítkem Zrušit opakování, nebo přepnutím pole Opakovat na Ne.
Připomenutí úkolu
V modulu Úkoly lze u úkolu zapnout pole Zaslat připomenutí. Při zapnutí se dále vyplňuje Zaslat pomocí (Email, SMS nebo Email i SMS – SMS jen je-li v nastavení firmy povoleno rozesílání SMS), Zaslat komu (Hlavní řešitel, Další řešitelé, Všichni řešitelé nebo Všichni řešitelé i schvalovatel) a Zaslat kdy (jednorázově v zadané datum a čas, nebo každý den v zadaný čas až do vyřešení úkolu). Systém pak sám v zadaný čas odešle připomenutí vybraným příjemcům, dokud úkol není vyřešen nebo zrušen.
Poznámky a diskuze u úkolu
- V záložce „Poznámky/Změny" v detailu úkolu klikněte na Přidat poznámku.
- Napište text poznámky, případně přiložte soubory, a klikněte na Uložit.
Zápis poznámky pošle oznámení zúčastněným uživatelům úkolu. Je-li v nastavení modulu Úkoly povolena diskuze u poznámek, lze pod poznámkou kliknout na ikonu bubliny a přidat k ní odpověď, i s vlastní přílohou. Smazat poznámku, je-li mazání poznámek v nastavení povoleno, smí hlavní řešitel úkolu kdykoliv, nebo autor poznámky do 15 minut od jejího zapsání.
Přílohy k úkolu
Tlačítko Přidat soubor v horní části detailu úkolu v modulu Úkoly přidá přílohu přímo k úkolu, nezávisle na poznámkách. Najednou lze nahrát nejvýše 60 souborů; při pokusu o víc se zobrazí hláška „Můžete nahrát maximálně 60 souborů."
Vykázání práce na úkolu
V modulu Úkoly lze v detailu úkolu, v záložce „Výkazy práce na tomto úkolu", nebo přímo ikonou lístku v řádku seznamu, založit výkaz práce předvyplněný úkolem a případně i zakázkou. Záložka „Statistika výkazů" ukazuje odpracované hodiny podle zaměstnance a jejich procentuální podíl, a má-li uživatel oprávnění k modulu Zakázky, i celkovou pracnost zakázky, ke které úkol patří.
Propojení úkolu s tiketem HelpDesk
V detailu úkolu v modulu Úkoly klikněte na plus u položky „HelpDesk Projekt – Tiket" a vyberte existující nevyřízený tiket, který se s úkolem propojí. Odpojit tiket od úkolu jde křížkem u dané položky.
Stavy úkolů a jejich přechody
Modul Úkoly nabízí devět stavů, které úkol může mít; které z nich se u konkrétní firmy vůbec zobrazují v nabídkách, se řídí zaškrtnutím na záložce „Použité stavy u úkolů" v nastavení modulu Úkoly.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Nový | Čerstvě založený úkol, na kterém ještě nikdo nezačal pracovat; výchozí stav při založení úkolu. |
| Přiřazený | Úkol má přiděleného řešitele. |
| Řešený | Na úkolu se právě pracuje. |
| Čeká se odpověď | Čeká se na vyjádření nebo podklad od někoho jiného. |
| Pozastavený | Práce na úkolu je dočasně zastavená. |
| Ke kontrole | Práce na úkolu je hotová a čeká na kontrolu nebo schválení. |
| Vrácený – nutno dořešit | Kontrola úkol vrátila k dopracování. |
| Vyřešený | Úkol je uzavřený jako splněný. |
| Zrušený | Úkol je uzavřený jako zrušený, bez splnění. |
Do všech stavů úkolu se přechází ruční změnou v modulu Úkoly, s výjimkou stavu Nový, který se nastaví automaticky při založení úkolu. Stavy Vyřešený a Zrušený se považují za uzavírající: úkol v nich mizí z rychlého výběru „Moje neuzavřené" a „Neuzavřené po termínu", a je-li v nastavení zapnuté „Uzamknout vyřešené úkoly", už ho není možné dále upravovat ani k němu psát poznámky. Stav Ke kontrole je v pořadí stavů sice vysoko, ale za uzavírající se nepovažuje – nevynucuje vyplnění povinných polí a nemění barvu navázané události v kalendáři.
Integrace s dalšími moduly
Modul Úkoly není izolovaný – jednotlivý úkol lze podle potřeby napojit na kalendář, výkaz práce, zakázku, výrobek, projekt i tiket HelpDesku, takže se informace mezi moduly nemusí přepisovat ručně a na souvisejícím záznamu vždy najdete odkaz zpět na úkol i naopak.
Kalendáře
Modul Úkoly se podle nastavení propojuje s modulem Kalendáře: založení i úprava úkolu se promítá jako událost do vybraného firemního kalendáře, včetně automatického přebarvení události při vyřešení nebo zrušení úkolu. Termín úkolu jde měnit i přímo přetažením v kalendáři, a to jak v modulu Kalendáře, tak v zobrazení Kalendář přímo v modulu Úkoly.
Výkazy práce
Z detailu úkolu i z řádku v seznamu v modulu Úkoly lze přímo vykázat odpracovaný čas na daném úkolu do modulu Výkazy práce. Detail úkolu navíc zobrazuje veškeré výkazy práce k úkolu a jejich statistiku – hodiny na zaměstnance a jejich procentuální podíl – a je-li úkol navázán na zakázku, i celkovou pracnost celé zakázky.
Zakázky
Úkol v modulu Úkoly lze svázat s konkrétní zakázkou, buď volným textem, nebo výhradně výběrem z evidovaných zakázek podle nastavení modulu Úkoly. Propojení umožňuje vytisknout výrobní průvodku a z detailu zakázky založit navazující výrobní úkol jedním kliknutím na konkrétní výrobek – předvyplní se přitom název, počet kusů, popis i přílohy z výrobku a zakázky.
Výrobky a Výrobní pořadník
Úkol v modulu Úkoly lze navázat na konkrétní výrobek z modulu Výrobky. Detail úkolu pak nabízí odkaz na výrobek s výkresy a podklady a úkol se zařadí do osobní fronty práce – Výrobního pořadníku – přiřazeného pracovníka.
Projekty
Úkol v modulu Úkoly lze zařadit k části projektu z modulu Projekty; v tabulce úkolů i v jejich detailu se pak zobrazuje odkaz na daný projekt a jeho konkrétní část. Je-li v nastavení modulu Úkoly zapnuta volba „Zobrazovat Projekt – část v tabulce úkolů", přibudou v hlavní tabulce úkolů i samostatné sloupce s ID a názvem projektu, takže návaznost na projekt vidíte i bez otevření detailu úkolu.
HelpDesk
K úkolu v modulu Úkoly lze připojit jeden nebo více tiketů z modulu HelpDesk kliknutím na plus u položky „HelpDesk Projekt – Tiket" v detailu úkolu, a naopak se z tiketu dá přejít zpět na navázaný úkol. Propojení se hodí typicky tehdy, když nahlášený požadavek zákazníka nebo kolegy z HelpDesku vyžaduje založení interního úkolu k jeho vyřešení.
Automatické funkce modulu Úkoly
Modul Úkoly za uživatele automaticky vykonává několik činností, aby se na úkoly nezapomnělo:
- E-mail nebo SMS při založení úkolu – hlavnímu řešiteli a schvalovateli vždy, je-li rozesílání zapnuté v nastavení, dalším řešitelům jen tehdy, když bylo při zakládání zaškrtnuto „Zaslat email i dalším řešitelům".
- E-mail nebo SMS při každé změně úkolu – nová poznámka, změna stavu, priority, zakázky, řešitelů, termínu, výrobku, výrobního čísla, popisu i volitelného pole rozešle oznámení všem uživatelům aktuálně vedeným u úkolu, je-li rozesílání v nastavení zapnuté.
- Připomenutí úkolu – je-li u úkolu nastavené vlastní připomenutí, systém sám v zadaný čas pošle e-mail či SMS vybraným příjemcům, jednorázově nebo každý den až do vyřešení úkolu.
- Upozornění na úkol po termínu – jakmile uplyne datum a čas „Vyřešit do" u úkolu, který stále není Vyřešený ani Zrušený, systém jednou automaticky pošle upozornění všem zúčastněným.
- Automatické zakládání opakovaných úkolů – v den naplánovaného opakování systém sám založí novou kopii úkolu se stejným obsahem, přílohami i řešiteli, dopočítá nový termín vyřešení a rozešle o novém úkolu stejná oznámení jako při ručním založení.
- Zápis a přebarvení v kalendáři – je-li zvolen cílový kalendář, založení i změna termínu, názvu nebo popisu úkolu automaticky založí nebo aktualizuje odpovídající událost; při uzavření úkolu se událost přebarví na nastavenou barvu „vyřešeno".
- Úvodní přehledová obrazovka – je-li v nastavení modulu Úkoly zadané nenulové číslo, automaticky se na úvodní obrazovce zobrazuje daný počet posledních úkolů, případně posledních poznámek z úkolů.
Řešení problémů
Tato kapitola shrnuje nejčastější dotazy a chybové hlášky, se kterými se v modulu Úkoly můžete setkat při zakládání, úpravě, uzavírání i mazání úkolů, spolu s doporučenými postupy jejich řešení a s tipy pro efektivnější každodenní práci s úkoly.
Časté dotazy k modulu Úkoly
Otázka: V modulu Úkoly se zobrazuje hláška „Nemáte aktivní ani jeden stav u úkolů" a úkol nejde založit ani upravit. Co s tím?
Řešení: Firma nemá v nastavení modulu Úkoly zapnutý žádný stav. Přejděte do Nastavení → Úkoly → záložka „Použité stavy u úkolů" a zaškrtněte u alespoň jednoho stavu volbu Používat.
Otázka: Proč se při hromadném zadání úkolu zobrazí hláška „Nezadali jste řešitele, úkol nemůže být vytvořen."?
Řešení: V poli „Řešitelé hromadně" nebyl vybrán žádný uživatel. Vyberte alespoň jednoho a formulář uložte znovu.
Otázka: Proč nejde v modulu Úkoly změnit stav, prioritu ani termín úkolu přímo v tabulce nebo v Kanbanu?
Řešení: Zobrazí se hláška „Nemáte oprávnění k této akci." Změnu smí provést jen uživatel s dostatečným oprávněním k modulu Úkoly nebo se zvláštní rolí na daném úkolu (zadavatel, hlavní řešitel, schvalovatel). Požádejte o změnu tuto osobu.
Otázka: Proč nejde úkol v modulu Úkoly uzavřít do stavu Vyřešený?
Řešení: Buď chybí vyplnění volitelných polí označených jako „Vyžadováno při ukončení" – hláška vypíše, která pole doplnit, a je potřeba je vyplnit v detailu úkolu; nebo je v nastavení modulu Úkoly zapnuté „vyřešení pouze schvalovatelem" a stav Vyřešený smí nastavit jen schvalovatel úkolu.
Otázka: Kolik souborů lze najednou nahrát k úkolu v modulu Úkoly?
Řešení: Nejvýše 60 souborů najednou; při pokusu o víc modul Úkoly zobrazí hlášku „Můžete nahrát maximálně 60 souborů." Nahrajte přílohy po menších dávkách.
Otázka: Proč po uzavření úkolu v modulu Úkoly nejde upravit žádné jeho pole ani přidat poznámku?
Řešení: Firma má v nastavení modulu Úkoly zapnuté „Uzamknout vyřešené úkoly", které u vyřešeného či zrušeného úkolu znemožní jakoukoliv další úpravu bez ohledu na roli uživatele.
Tipy pro efektivní práci s úkoly
- Tip: Pro rychlý přehled vlastní práce použijte v Rychlém výběru tlačítka „Moje dnes" a „Moje neuzavřené" – zobrazí jen úkoly, kde jste řešitelem.
- Tip: Zobrazení Kanban se hodí pro týmovou práci – stav úkolu jde měnit pouhým přetažením karty do jiného sloupce.
- Tip: V zobrazení Kalendář lze termín úkolu posunout přetažením přímo na jiný den, bez nutnosti otevírat detail úkolu.
- Tip: Pravidelně se opakující práci zadejte v modulu Úkoly jako opakující se úkol polem Opakovat, ať se nezakládá ručně pokaždé znovu.
- Tip: U úkolů, které musí mít před uzavřením vyplněný výsledek, nastavte v nastavení modulu Úkoly u příslušného volitelného pole možnost „Vyžadováno při ukončení".
- Tip: Pracovníci ve výrobě mohou v zobrazení Výrobní pořadník přehledně vidět a sami si řadit svou frontu nedokončených úkolů podle skutečné priority práce.