Tareas
Resumen
El módulo Tareas es un sistema integral para la gestión de tareas y su asignación a los miembros del equipo. Permite crear tareas con fechas de vencimiento, prioridades, asignarlas a responsables y aprobadores individuales, supervisar el progreso de su cumplimiento y comunicarse mediante notas. El módulo también admite funciones avanzadas como tareas recurrentes, recordatorios automáticos, campos personalizados e integración con otros módulos del sistema.
Funciones clave
- Creación y asignación de tareas con fechas de vencimiento
- Seguimiento del estado de las tareas con indicación por colores
- Tareas recurrentes con configuración flexible de periodicidad
- Recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS
- Asignación de responsables principales, responsables adicionales y aprobadores
- Prioridades de tareas con nombres personalizados
- Notas y discusiones sobre las tareas
- Archivos adjuntos a las tareas
- Vinculación con pedidos, proyectos y otros módulos
- Campos de usuario opcionales para necesidades específicas
- Exportación a Excel, impresión
- Tres modos de visualización: Lista, Kanban, Calendario
Acceso y configuración
Cómo acceder al módulo
Ruta de navegación: Empleados → Tareas
Configuración del módulo
Ruta a la configuración: Configuración → Tareas
En la configuración del módulo puede configurar:
- Derechos de acceso para usuarios y grupos
- Estados de tareas utilizados
- Configuración general del módulo (tiempo, pedidos, notificaciones)
- Prioridades de tareas y sus nombres
- Campos opcionales con nombres y tipos personalizados
Derechos de usuario
| Nivel | Descripción |
|---|---|
| 0 - Sin acceso | El usuario no tiene acceso al módulo Tareas |
| 1 - Leer las propias y recibir tareas | Visualización solo de las tareas que el usuario creó o que le fueron asignadas |
| 3 - Leer tareas asignadas, crear y ver tareas propias | Posibilidad de crear nuevas tareas y ver las tareas asignadas al usuario o creadas por él |
| 5 - Leer todo y recibir tareas | Visualización de todas las tareas de la empresa, pero sin posibilidad de crear nuevas |
| 10 - Leer todo y crear nuevas tareas | Visualización de todas las tareas y posibilidad de crear nuevas tareas |
| 15 - Leer, editar y eliminar todo | Acceso completo incluyendo edición, eliminación y cambio de estados en todas las tareas |
Nota: Los derechos se pueden configurar tanto para usuarios individuales como para grupos de usuarios. Los derechos resultantes se toman como el más alto de los configurados.
Interfaz de usuario
Modos de visualización
El módulo Tareas ofrece tres modos de visualización, entre los cuales se puede alternar mediante botones en la parte superior de la pantalla:
- Lista - Visualización clásica en tabla con posibilidad de ordenar y buscar
- Kanban - Visualización visual de las tareas en columnas según estados con posibilidad de arrastrar y soltar
- Calendario - Visualización de las tareas en el calendario según las fechas de vencimiento
Selección rápida
Para una orientación rápida en las tareas, existe una sección de selección rápida con filtros predefinidos:
Filtros por fecha
- Todo - Visualización de todas las tareas
- Hoy - Tareas con fecha de vencimiento hoy
- Mis tareas de hoy - Tareas asignadas al usuario conectado con vencimiento hoy
- Mis tareas no cerradas - Todas las tareas no cerradas del usuario conectado
- No cerradas vencidas - Tareas que están vencidas y aún no están resueltas
Filtros por estado
Botones para estados individuales de las tareas (según los estados activos de la empresa), por ejemplo:
- Pendiente de asignación
- En progreso
- Por probar
- Resuelto
- Cancelado
- No resueltas (todos los estados excepto resuelto y cancelado)
Filtros por prioridad
Si las prioridades están activadas, se muestran botones para cada nivel de prioridad.
Filtros avanzados
La búsqueda avanzada permite filtrar las tareas según los siguientes criterios:
| Campo del filtro | Descripción |
|---|---|
| En el nombre de la tarea | Búsqueda de texto completo en el nombre de la tarea |
| Pedido | Selección de tareas relacionadas con un pedido específico |
| Fecha de creación desde-hasta | Rango de fecha de creación de la tarea |
| Estado | Selección de varios estados a la vez |
| Repetir | Solo tareas recurrentes o no recurrentes |
| Creado en los últimos | Tareas creadas en los últimos 1, 3, 6 o 12 meses |
| Fecha límite (resolver) desde-hasta | Rango de fecha de vencimiento de la tarea |
| Responsable/responsable principal | Selección según el responsable asignado |
| Aprobador | Selección según el aprobador |
| Creado por | Selección según el usuario que creó la tarea |
| Columnas personalizadas | Filtrado según valores en campos personalizados (si están configurados) |
Columnas en la tabla
En el modo de visualización Lista se muestran las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ID | Número de identificación de la tarea (clicable para ir al detalle) |
| Nombre | Nombre de la tarea (clicable para ir al detalle) |
| Nombre del pedido | Nombre del pedido al que se relaciona la tarea (si esta función está activada) |
| ID del Proyecto / Proyecto | ID y nombre del proyecto (si está activada la visualización de proyectos) |
| Estado | Estado actual de la tarea con indicación por colores |
| Creado | Fecha y hora de creación de la tarea |
| Creado por | Nombre del usuario que creó la tarea |
| Resolver hasta | Fecha de vencimiento de la tarea (fecha o fecha + hora) |
| Prioridad | Prioridad de la tarea (si las prioridades están activadas) |
| Responsables | Lista de responsables (responsable principal en negrita, otros en fuente normal) |
| Columnas personalizadas | Valores de campos personalizados (si están configurados y establecidos para mostrar) |
| Contenido/descripción | Descripción de la tarea |
| Notas | Número de notas e información sobre la última nota |
| Acciones | Iconos para acciones rápidas (ver detalle, editar, registrar trabajo, eliminar) |
Nota: La visibilidad de las columnas se puede ajustar mediante el botón ColVis en la esquina superior derecha de la tabla.
Operaciones básicas
Creación de una nueva tarea
- Haga clic en el botón Agregar tarea en la esquina superior derecha
- Se abrirá el diálogo para agregar una tarea
- Complete los campos obligatorios:
- Nombre - Nombre breve de la tarea (campo obligatorio, soporta autocompletado de tareas existentes)
- Resolver hasta - Fecha límite para completar la tarea (campo obligatorio)
- Responsable principal - Usuario responsable de completar la tarea (campo obligatorio)
- Opcionalmente complete otros campos:
- Pedido - Seleccione o ingrese el nombre del pedido
- Grupo de tareas en pedidos - División de tareas en grupos dentro del pedido
- Prioridad - Establezca la prioridad de la tarea (1-5)
- Resolver hasta (hora) - Agregue también una hora específica (si la función está activada)
- Otros responsables - Agregue otros usuarios que participarán en la resolución
- Aprobador - Usuario que aprobará la resolución de la tarea
- Estado - Estado inicial de la tarea
- Número de producción - Para vinculación con producción
- Campos personalizados - Complete los campos personalizados configurados
- Descripción - Descripción detallada de la tarea
- Archivos adjuntos - Agregue hasta 60 archivos (máx. 100 MB cada uno)
- Opcionalmente configure la repetición o el recordatorio (ver funciones avanzadas más abajo)
- Haga clic en el botón Guardar
Notificaciones automáticas: Después de crear la tarea, todos los usuarios asignados (responsable principal, otros responsables y aprobador) son notificados automáticamente por correo electrónico. Si la función está activada, también se puede enviar un SMS.
Creación masiva de tareas
Si necesita crear la misma tarea para varios usuarios a la vez:
- Haga clic en el botón Agregar tarea masivamente
- Complete los datos de la tarea igual que para una tarea normal
- En lugar de un responsable principal, seleccione varios responsables en el campo Responsables masivos
- Haga clic en Guardar
- El sistema creará una tarea separada para cada responsable seleccionado
Edición de tarea
Edición rápida directamente en la tabla
Muchos campos se pueden editar directamente en el detalle de la tarea haciendo clic en el icono del lápiz junto al valor:
- Nombre de la tarea
- Pedido
- Número de producción
- Prioridad
- Estado
- Resolver hasta (fecha y hora)
- Responsable principal
- Otros responsables
- Aprobador
- Recordatorio
- Campos personalizados
- Descripción
Edición en diálogo
- Abra el detalle de la tarea haciendo clic en el ID o nombre de la tarea en la tabla
- Haga clic en el icono del lápiz junto al campo que desea editar
- Realice los cambios
- El cambio se guardará automáticamente al salir del campo o al hacer clic fuera del campo
Cambio de estado de la tarea
Marcado rápido como resuelta
- Abra el detalle de la tarea
- Haga clic en el botón verde Resuelta
- La tarea se establecerá automáticamente en estado resuelto
Nota: Si se requieren campos obligatorios para cerrar, deben completarse antes de marcar la tarea como resuelta.
Cambio a otro estado
- Abra el detalle de la tarea
- Haga clic en el botón Cambiar estado
- En el diálogo, seleccione el nuevo estado
- Confirme el cambio
Copiar tarea
- Abra el detalle de la tarea que desea copiar
- Haga clic en el botón Copiar
- Se abrirá un diálogo con los datos precargados de la tarea original
- Edite los datos necesarios
- Haga clic en Guardar
Eliminación de tarea
Eliminación de una tarea individual
- Abra el detalle de la tarea
- Haga clic en el botón rojo Eliminar
- Confirme la eliminación en la ventana de diálogo
- La tarea se moverá a eliminadas
Eliminación masiva de tareas mostradas
- Configure los filtros para que solo se muestren las tareas que desea eliminar
- Haga clic en el botón Eliminar mostradas
- Confirme la eliminación en la ventana de diálogo
- Todas las tareas mostradas se moverán a eliminadas
Advertencia: La eliminación masiva se aplica a todas las tareas que coinciden con los filtros establecidos, no solo a las mostradas en la página actual de la tabla.
Visualización de tareas eliminadas
- Haga clic en el botón Eliminadas
- Se mostrará un resumen de todas las tareas eliminadas
- Las tareas eliminadas se pueden restaurar o eliminar permanentemente (según la configuración de permisos)
Detalle de la tarea
Pestañas en el detalle
El detalle de la tarea se divide en varias pestañas:
- Datos básicos - Información principal sobre la tarea
- Notas/Cambios - Historial de notas y cambios de la tarea
- Registros de trabajo en esta tarea - Resumen del trabajo registrado (si el módulo Registros de trabajo está vinculado)
Información mostrada
En la pestaña Datos básicos se muestra la siguiente información:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| ID | Número único de la tarea |
| Nombre | Nombre de la tarea |
| Creado por | Nombre del usuario que creó la tarea |
| Fecha de creación | Fecha y hora de creación de la tarea |
| Pedido | Nombre del pedido con enlace al detalle del pedido |
| Número de producción | Número de producción del producto |
| Prioridad | Prioridad de la tarea (si están activadas) |
| Estado | Estado actual de la tarea con indicación por colores |
| Resolver hasta | Fecha de vencimiento de la tarea |
| Responsable principal | Persona principal responsable |
| Otros responsables | Lista de otros responsables |
| Aprobador | Persona que aprueba la resolución de la tarea |
| Proyecto | Enlace al proyecto al que pertenece la tarea |
| HelpDesk Proyecto - Ticket | Enlace al ticket de HelpDesk vinculado |
| Repetición | Configuración de repetición de la tarea (si está activa) |
| Recordatorio | Configuración del recordatorio automático |
| Campos personalizados | Valores de los campos personalizados configurados |
| Contenido/descripción | Descripción detallada de la tarea |
| Archivos adjuntos | Lista de archivos adjuntos para descargar |
Acciones en el detalle de la tarea
En la parte superior del detalle están disponibles los siguientes botones:
| Botón | Función |
|---|---|
| Resuelta | Marca rápidamente la tarea como resuelta (cambio de estado a resuelto) |
| Cambiar estado | Abre el diálogo para cambiar el estado de la tarea |
| Eliminar | Elimina la tarea con confirmación |
| Copiar | Crea una copia de la tarea con posibilidad de edición |
| Agregar nota | Abre el diálogo para agregar una nota a la tarea |
| Agregar archivo | Abre el diálogo para agregar otro archivo adjunto |
| Agregar registro de trabajo | Abre el diálogo para registrar trabajo en esta tarea (si el módulo está activo) |
Notas de la tarea
Las notas sirven para la comunicación y registro del progreso de la resolución de la tarea.
Agregar nota
- En el detalle de la tarea, haga clic en el botón Agregar nota
- En el campo de nota escriba el texto (soporta formato)
- Opcionalmente agregue archivos adjuntos
- Haga clic en Guardar
Notificaciones automáticas: Después de agregar una nota, todos los responsables y aprobadores de la tarea son notificados por correo electrónico.
Discusión de notas
Si la función de discusión está activada en la configuración, se puede responder a cada nota:
- En la pestaña Notas/Cambios encuentre la nota a la que desea responder
- Haga clic en el icono de respuesta junto a la nota
- Escriba su respuesta
- Opcionalmente agregue archivos adjuntos
- Haga clic en Guardar
Eliminación de notas
Si la función de eliminación de notas está activada en la configuración:
- El responsable principal puede eliminar cualquier nota en cualquier momento
- El usuario que creó la nota puede eliminarla dentro de los 15 minutos posteriores a su creación
Funciones avanzadas
Exportación de datos
Exportación a Excel
- Configure los filtros para que se muestren las tareas que desea exportar
- Haga clic en el botón Excel sobre la tabla
- El archivo se descargará a su ordenador
Impresión
- Configure los filtros para que se muestren las tareas que desea imprimir
- Haga clic en el botón Print sobre la tabla
- Se abrirá la ventana de impresión del navegador
- Confirme la impresión
Tareas recurrentes
Las tareas recurrentes se crean automáticamente de nuevo según el esquema configurado. Después de cumplirse el plazo, se crea una nueva tarea con los mismos parámetros.
Tipos de repetición
1. Semanalmente
- Seleccione los días de la semana (lunes a domingo) en los que la tarea debe repetirse
- La tarea se creará cada día seleccionado con fecha de vencimiento en ese día
- Ejemplo: Repetición cada lunes y jueves
2. Mensualmente - primer día del mes seleccionado abajo
- Seleccione los días de la semana
- La tarea se creará siempre el primer día seleccionado del mes
- Ejemplo: Primer lunes del mes
3. Mensualmente - día especificado
- Ingrese el número del día del mes (1-31)
- Opcionalmente ingrese también el día hasta el cual debe completarse la tarea
- La tarea se creará cada mes en el día especificado
- Ejemplo: Cada mes el día 15, completar hasta el día 20
4. En los meses del año seleccionados
- Seleccione los meses del año (enero a diciembre)
- Ingrese el día del mes
- Opcionalmente ingrese el día hasta el cual debe completarse la tarea
- La tarea se creará solo en los meses seleccionados en el día especificado
- Ejemplo: Cada año en enero y julio el día 10, completar hasta el día 15
Configuración de repetición
- En el diálogo para agregar o editar tarea, encuentre la sección de repetición
- En el campo Repetir seleccione Sí
- Se mostrarán campos adicionales para configurar la repetición
- En el campo Repetir cada seleccione el tipo de repetición
- Complete los campos correspondientes según el tipo elegido
- Guarde la tarea
Cancelación de repetición
Para cancelar la repetición, elimine la última tarea creada de la serie de repetición dada. Esto detendrá la creación automática adicional de tareas.
Recordatorios
El recordatorio automático envía notificaciones a los responsables si la tarea aún no está resuelta.
Configuración de recordatorio
- En el diálogo para agregar o editar tarea, encuentre la sección de recordatorio
- En el campo Enviar recordatorio seleccione Sí
- Se mostrarán campos adicionales para configurar
- Configure los parámetros del recordatorio:
- Enviar mediante: Email, SMS o Email + SMS
- Enviar a: Responsable principal, Otros responsables, Todos los responsables o Todos los responsables + aprobador
- Enviar cuándo:
- 1x en la fecha y hora especificadas - Recordatorio único en un momento específico
- Cada día a la hora especificada, hasta completar la tarea - Recordatorio diario repetido
- Enviar en fecha: Fecha de envío (solo para recordatorio único)
- Enviar a hora: Hora de envío del recordatorio
- Guarde la tarea
Ejemplos de uso de recordatorios
Ejemplo 1: Recordatorio un día antes del vencimiento
- Enviar mediante: Email
- Enviar a: Responsable principal
- Enviar cuándo: 1x en la fecha y hora especificadas
- Enviar en fecha: Un día antes de la fecha de vencimiento
- Enviar a hora: 09:00
Ejemplo 2: Recordatorio diario después del vencimiento
- Enviar mediante: Email + SMS
- Enviar a: Todos los responsables
- Enviar cuándo: Cada día a la hora especificada, hasta completar la tarea
- Enviar a hora: 08:00
Prioridades de tareas
Las prioridades permiten distinguir la importancia de las tareas. La función de prioridades se activa en la configuración del módulo.
Configuración de prioridades
- Vaya a Configuración → Tareas
- En la sección Prioridades en tareas marque Activar/desactivar
- Se mostrará una tabla con 5 prioridades (1-5)
- Ingrese nombres personalizados para las prioridades individuales según las necesidades de su empresa
- Ejemplo:
- 1 - Crítica
- 2 - Alta
- 3 - Media
- 4 - Baja
- 5 - Puede esperar
- Si deja el nombre vacío, esa prioridad no se usará
- Los cambios se guardan automáticamente
Campos opcionales
Los campos opcionales permiten agregar hasta 11 campos personalizados a las tareas según las necesidades específicas de su empresa.
Configuración de campos opcionales
- Vaya a Configuración → Tareas
- En la sección Campos opcionales encontrará una tabla con 11 filas (0-10)
- Para cada campo configure:
- Nombre - Etiqueta del campo (si lo deja vacío, el campo no se usará)
- Tipo - Tipo de campo:
- Sí/No (checkbox)
- Número entero
- Número decimal
- Fecha
- Lista - selección (selectbox)
- Texto - 1 línea
- Texto - varias líneas
- Empresa - nombre del módulo CRM
- Lista de valores - Para el tipo Lista ingrese las opciones separadas por punto y coma (por ejemplo: Completado;En progreso;Nuevo)
- Requerido al crear - El campo debe completarse al crear la tarea
- Requerido al cerrar - El campo debe completarse antes de marcar la tarea como resuelta
- Mostrar en la tabla principal - Agrega una columna a la tabla de resumen de tareas
- Haga clic en Guardar
Advertencia: Al cambiar el tipo o eliminar un campo ya utilizado, se eliminarán irreversiblemente los datos almacenados en ese campo en todas las tareas.
Ejemplos de uso de campos opcionales
Ejemplo 1: Seguimiento del cliente
- Nombre: Cliente
- Tipo: Empresa - nombre del módulo CRM
- Requerido al crear: Sí
- Mostrar en la tabla principal: Sí
Ejemplo 2: Estado de prueba
- Nombre: Estado de prueba
- Tipo: Lista - selección
- Lista de valores: No probado;En prueba;Probado;Error
- Requerido al cerrar: Sí
Ejemplo 3: Tiempo estimado
- Nombre: Horas estimadas
- Tipo: Número decimal
- Mostrar en la tabla principal: Sí
Modo de visualización Kanban
La visualización Kanban permite la visualización de tareas en columnas según estados con posibilidad de arrastrar y soltar.
Uso de la visualización Kanban
- En el módulo Tareas haga clic en el botón Kanban
- Las tareas se mostrarán en columnas según los estados
- Arrastrando una tarea a otra columna cambiará su estado
- Haciendo clic en una tarea se abrirá su detalle
Modo de visualización Calendario
La visualización en calendario permite ver las tareas en el contexto de sus fechas de vencimiento.
Uso de la visualización Calendario
- En el módulo Tareas haga clic en el botón Calendario
- Las tareas se mostrarán en el calendario según las fechas de vencimiento
- Navegue entre los meses usando las flechas
- Haciendo clic en una tarea se abrirá su detalle
Integración con otros módulos
Calendario
Las tareas se pueden registrar automáticamente en el módulo Calendario.
Configuración de integración
- Vaya a Configuración → Tareas
- En la sección Configuración del módulo de tareas encuentre el campo Registrar tareas creadas en el módulo de calendario
- Seleccione el calendario en el que se deben registrar las tareas
- Establezca el color para las tareas activas en el campo Color de registro en el módulo de calendario
- Establezca el color para las tareas resueltas en el campo Color de registro en el módulo de calendario - resuelto
- Los cambios se guardan automáticamente
Después de la activación, cada nueva tarea se registrará automáticamente en el calendario seleccionado con la fecha correspondiente a la fecha de vencimiento.
Registros de trabajo
Si el módulo Registros de trabajo está activo, se puede registrar el tiempo trabajado en las tareas.
Registro de trabajo en una tarea
- Abra el detalle de la tarea
- Haga clic en el botón Agregar registro de trabajo
- Complete los datos del trabajo registrado (fecha, hora, descripción)
- Haga clic en Guardar
Visualización del trabajo registrado
- En el detalle de la tarea vaya a la pestaña Registros de trabajo en esta tarea
- Se mostrará una lista de todos los registros de trabajo en esta tarea
- En el encabezado de la pestaña se muestra el tiempo total registrado
Pedidos
Las tareas se pueden vincular con pedidos del módulo Pedidos.
Vinculación de tarea con pedido
- Al crear o editar una tarea, seleccione el pedido en el campo Pedido
- Si el módulo Pedidos está activo, los pedidos se cargan desde este módulo
- Si el módulo Pedidos no está activo, puede ingresar los nombres de los pedidos manualmente
Grupos de tareas en pedidos
Para pedidos más grandes, las tareas se pueden organizar en grupos:
- En el detalle del pedido cree grupos de tareas
- Al crear una tarea, seleccione el grupo en el campo Grupo de tareas en pedidos
- Las tareas luego se pueden filtrar y mostrar por grupos
Visualización de tareas en el pedido
- Abra el detalle del pedido en el módulo Pedidos
- Vaya a la pestaña con tareas
- Se mostrarán todas las tareas vinculadas con este pedido
- Las tareas se pueden filtrar por grupos
Proyectos
Las tareas se pueden asignar a elementos del proyecto.
Creación de tarea desde el proyecto
- Abra el detalle del proyecto
- Seleccione el elemento del proyecto
- Haga clic en el botón para crear una tarea
- La tarea se vinculará automáticamente con el elemento del proyecto dado
Visualización de información del proyecto en las tareas
Si la visualización de proyectos está activada en la configuración:
- En la tabla de tareas se mostrarán las columnas ID del Proyecto y Proyecto
- En el detalle de la tarea se muestra el enlace al proyecto
- Al hacer clic en el enlace se va al detalle del proyecto
HelpDesk
Las tareas se pueden vincular con tickets del módulo HelpDesk.
Creación de tarea desde un ticket
- Abra el detalle del ticket en el módulo HelpDesk
- Haga clic en el botón para crear una tarea
- Complete los datos de la tarea
- La tarea se vinculará automáticamente con el ticket
Visualización de tickets vinculados
- En el detalle de la tarea encuentre el campo HelpDesk Proyecto - Ticket
- Al hacer clic en el enlace se va al detalle del ticket
Configuración del módulo
Configuración general
En la sección Configuración → Tareas se pueden configurar los siguientes parámetros:
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Ingresar también la hora para el tiempo requerido de cumplimiento de la tarea | Además de la fecha, también se ingresa la hora exacta hasta la cual debe resolverse la tarea |
| Ingresar también el nombre del pedido | Habilita el campo Pedido al crear una tarea |
| Nombres de pedidos solo del módulo de pedidos | Los pedidos solo se pueden seleccionar del módulo Pedidos, no es posible ingresarlos manualmente |
| Enviar notificaciones de tareas por correo electrónico | Notificaciones automáticas sobre nuevas tareas y cambios por correo electrónico |
| Enviar notificaciones de tareas por SMS | Notificaciones automáticas sobre nuevas tareas por SMS |
| Registrar tareas creadas en el módulo de calendario | Selección del calendario en el que las tareas deben registrarse automáticamente |
| Color de registro en el módulo de calendario | Color para las tareas activas en el calendario |
| Color de registro en el módulo de calendario - resuelto | Color para las tareas resueltas y canceladas en el calendario |
| El estado de las tareas puede ser cambiado por cualquiera | Por defecto, solo los usuarios con el permiso más alto, el responsable principal y el aprobador pueden cambiar el estado. Al activar esta opción, cualquier persona con acceso a la tarea puede cambiar el estado |
| Solo el creador puede editar | Restricción de edición de la tarea solo al usuario que la creó (excepto cambio de estado) |
| Bloquear tareas resueltas | Las tareas resueltas no se pueden editar más |
| Solo el aprobador puede establecer la resolución de la tarea | Solo el aprobador puede marcar la tarea como resuelta |
| Mostrar las últimas X tareas en la pantalla de inicio | Número de las últimas tareas mostradas en el panel de control (0 = desactivado) |
| Mostrar las últimas X notas de tareas en la pantalla de inicio | Número de las últimas notas mostradas en el panel de control (0 = desactivado) |
| Permitir discusión en las notas de las tareas | Posibilidad de responder a las notas y crear así hilos de discusión |
| Las notas de las tareas se pueden eliminar | El responsable principal puede eliminar notas en cualquier momento, el autor de la nota dentro de los 15 minutos posteriores a la creación |
| Mostrar Proyecto - parte en la tabla de tareas | Agrega columnas con información del proyecto a la tabla principal de tareas |
Estados utilizados en las tareas
En la tabla Estados utilizados en las tareas seleccione los estados que desea usar en su empresa. El sistema ofrece estos estados predefinidos:
- Pendiente de asignación
- Nuevo
- Asignado
- En progreso
- Por probar
- Pausado
- Resuelto
- Cancelado
Cada estado tiene asignado un color de fondo y un color de texto para una fácil identificación visual.
Importante: Debe estar activo al menos un estado, de lo contrario no se pueden crear nuevas tareas.
Solución de problemas
Preguntas frecuentes
Pregunta: No puedo crear una nueva tarea, el botón Guardar está inactivo
Solución: Verifique que tenga al menos un estado activo en las tareas en la configuración. Vaya a Configuración → Tareas y en la tabla Estados utilizados en las tareas marque al menos un estado.
Pregunta: ¿Por qué no veo el botón Agregar tarea?
Solución: Para crear tareas necesita al menos permisos de nivel 3 o 10. Contacte a su administrador para que le asigne permisos más altos.
Pregunta: No puedo marcar la tarea como resuelta
Solución: Verifique que tenga completados todos los campos obligatorios al cerrar. Si está activado Solo el aprobador puede establecer la resolución de la tarea en la configuración, solo el aprobador puede marcar la tarea como resuelta.
Pregunta: No recibí la notificación por correo electrónico de una nueva tarea
Solución: Verifique:
- Que tenga activada la opción Enviar notificaciones de tareas por correo electrónico en la configuración
- Que tenga el correo electrónico correctamente completado en su perfil de usuario
- Que el correo no haya terminado en spam
Pregunta: ¿Cómo cancelo la repetición de una tarea?
Solución: Elimine la última tarea creada de la serie de repetición dada. Esto detendrá la creación automática adicional de tareas.
Pregunta: ¿Por qué no veo la columna de prioridad?
Solución: Las prioridades deben estar activadas en la configuración. Vaya a Configuración → Tareas, en la sección Prioridades en tareas marque Activar/desactivar e ingrese los nombres de las prioridades.
Pregunta: No puedo editar una tarea resuelta
Solución: Si la opción Bloquear tareas resueltas está activada en la configuración, las tareas resueltas no se pueden editar. Contacte al administrador para cambiar la configuración o cambie el estado de la tarea de nuevo a en progreso.
Pregunta: ¿Cómo puedo eliminar masivamente tareas antiguas?
Solución: Configure los filtros para que solo se muestren las tareas que desea eliminar (por ejemplo, por fecha de creación o estado). Luego haga clic en el botón Eliminar mostradas. Precaución: Esta acción se aplica a todas las tareas que coinciden con el filtro, no solo a las mostradas en la página actual.
Pregunta: ¿Por qué no se muestran las tareas del proyecto?
Solución: Las tareas vinculadas a proyectos se muestran en el contexto del proyecto. Abra el detalle del proyecto y encuentre la pestaña o sección con tareas. Si desea ver todas las tareas incluyendo las del proyecto, vaya al módulo principal de Tareas.
Pregunta: ¿Cómo configuro que las tareas se registren automáticamente en el calendario?
Solución: Vaya a Configuración → Tareas, en la sección Configuración del módulo de tareas encuentre el campo Registrar tareas creadas en el módulo de calendario y seleccione el calendario en el que las tareas deben registrarse.
Consejos para un trabajo eficiente
- Utilice la selección rápida - En lugar de configurar filtros, use los botones de selección rápida para filtros de uso frecuente como Mis tareas de hoy o No cerradas vencidas
- Configure sus campos personalizados - Si regularmente hace seguimiento de la misma información en las tareas (cliente, número de pedido, etc.), cree campos personalizados y ahorre tiempo
- Use las prioridades - Active y nombre las prioridades según sus necesidades, esto le ayudará a identificar rápidamente las tareas más importantes
- Configure recordatorios automáticos - Para tareas importantes con fecha límite cercana, configure recordatorios para no olvidar nada
- Utilice las notas - Registre continuamente en las notas el progreso de la resolución, esto facilitará la orientación en tareas más largas
- Exporte los datos regularmente - Exporte regularmente el resumen de tareas a Excel para archivo u otro procesamiento
- Vincule con otros módulos - Utilice la vinculación con pedidos, proyectos o registros de trabajo para una mejor visión general
- Utilice la visualización Kanban - Para una visión general visual del estado de las tareas, use la visualización Kanban, verá rápidamente dónde están los cuellos de botella
- Configure los permisos adecuados - Asigne a los usuarios solo los permisos que realmente necesitan, esto aumentará la claridad y evitará cambios no deseados
- Revise regularmente las tareas vencidas - Mediante el filtro No cerradas vencidas supervise las tareas que están vencidas y aún no están resueltas
- Utilice las tareas recurrentes - Para actividades regulares (informes mensuales, controles, etc.) configure tareas recurrentes y ahorre tiempo
- Nombre las tareas de manera descriptiva - Use nombres claros y concisos para las tareas, esto facilitará la búsqueda y orientación en la lista