Documentos

Descripción general

El módulo Documentos sirve para gestionar todos los documentos, archivos y manuales de la empresa en una estructura de árbol clara. Permite almacenar documentos en carpetas y subcarpetas, gestionar sus versiones, compartirlos interna y externamente y buscar eficientemente en ellos utilizando filtros avanzados, incluyendo la búsqueda de texto completo en el contenido de los archivos.

Funciones clave

Estructura jerárquica de árbol de carpetas y subcarpetas
Gestión automática de versiones de documentos con historial de cambios
Búsqueda avanzada incluyendo búsqueda de texto completo en el contenido de archivos
Compartición pública de documentos para personas fuera de la empresa mediante enlaces seguros
Compartición interna de documentos entre empleados
Columnas personalizadas para ampliar la información de los documentos
Función "Estoy trabajando en el documento" con bloqueo opcional
Operaciones masivas con documentos (mover, descargar)
Papelera para documentos eliminados con posibilidad de restauración
Integración con OnlyOffice para crear y editar documentos
REST API para acceso desde aplicaciones externas
Copias de seguridad automáticas diarias (tarifa extra)

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Menú principal → Documentos

Configuración del módulo

Ruta a la configuración: Configuración → Documentos

Configuración general del módulo:

Ofrecer crear una noticia después de insertar un documento - Después de guardar el documento, se mostrará la opción de crear una noticia en el módulo Noticias
Requerir introducción del nombre del documento - El campo de nombre del documento será obligatorio
Requerir adjuntar archivo al documento - No se puede guardar un documento sin subir un archivo
El administrador puede eliminar versiones del documento - El administrador de la aplicación puede eliminar versiones individuales de documentos
Exportar lista de documentos incluyendo subcarpetas - Permite exportar todos los documentos incluyendo documentos en subcarpetas
No permitir ediciones a otros si está marcado "Estoy trabajando en el documento" - Bloquea el documento para otros usuarios

Tarifa extra - copias de seguridad diarias:

Crear exportación diaria a ZIP - Cada día se creará una copia de seguridad de todos los documentos
Dirección URL para descarga automática - Enlace para descarga automática de la última copia de seguridad

Derechos de usuario

Los derechos a las carpetas se configuran en Configuración → Documentos en la sección Derechos de acceso. Existen 4 niveles de derechos de acceso para cada carpeta:

Permiso	Descripción
Leer	Visualización de documentos en la carpeta, descarga de archivos
Escribir	Añadir nuevos documentos y editar registros existentes
Mover/Eliminar/Restaurar	Mover documentos entre carpetas, eliminar y restaurar desde eliminados
Crear/eliminar subcarpetas	Crear nuevas subcarpetas, mover y eliminar carpetas

Permiso adicional:

Crear enlaces para envío fuera de la empresa - Permiso para crear enlaces públicos para compartir con personas fuera de eIntranet

Interfaz de usuario

Pantalla principal

La pantalla del módulo Documentos consta de tres partes principales:

Panel de filtros (arriba, plegable) - Búsqueda avanzada en documentos
Estructura de árbol de carpetas (izquierda) - Vista jerárquica de todas las carpetas con documentos
Lista de documentos (derecha) - Tabla con documentos en la carpeta seleccionada

Filtros y búsqueda

El panel de filtros permite búsqueda avanzada en documentos según los siguientes criterios:

En el nombre del documento - Búsqueda en el nombre del documento (campo de texto)
Fecha de inserción - Período de inserción del documento (desde - hasta)
En el nombre del archivo - Búsqueda en el nombre del archivo subido
Insertado por - Filtro por el usuario que creó el documento
Tipo de archivo - Filtro por extensión del archivo (pdf, docx, xlsx, etc.)
En la etiqueta contiene - Búsqueda en las etiquetas asignadas
Buscar en - Elección entre carpeta actual o todas las carpetas
En el archivo contiene - Búsqueda de texto completo en el contenido de documentos
En la descripción contiene - Búsqueda en el texto descriptivo del documento

Después de introducir los criterios, haga clic en el botón Buscar. Los filtros activos están marcados en rojo en el encabezado del panel de filtros.

Navegación del árbol de carpetas

El lado izquierdo de la pantalla muestra la estructura jerárquica de las carpetas de documentos en forma de árbol interactivo. Al hacer clic en una carpeta, se muestra su contenido en la parte derecha de la pantalla.

Control del árbol:

Contraer todo - Contrae todo el árbol de carpetas (botón rojo)
Expandir todo - Expande todo el árbol de carpetas (botón verde)
Al hacer clic en la flecha junto a una carpeta, expande/contrae sus subcarpetas
Al hacer clic en el nombre de la carpeta, muestra su contenido

Lista de documentos

La tabla de documentos muestra las siguientes columnas:

Columna	Descripción
ID	Identificador único del documento
Nombre	Nombre del documento
Descripción	Descripción detallada del documento incluyendo etiquetas
Insertado por	Nombre del usuario que creó el documento
Insertado	Fecha y hora de creación del documento
Versiones	Número de la versión actual del documento
Adjuntos	Botones para descargar/previsualizar archivos adjuntos
Columnas personalizadas	Posibles columnas personalizadas definidas para la carpeta dada
Trabaja	Información sobre quién está trabajando en el documento
Acciones	Iconos para operaciones con el documento (ver, editar, eliminar, etc.)

Operaciones básicas

Crear una nueva carpeta

Vaya a Configuración → Documentos
Haga clic en el botón Añadir tipo principal (carpeta)
Complete:
- Nombre - Nombre de la carpeta
- Descripción - Descripción opcional del propósito de la carpeta
- Derechos de acceso - Configure los derechos para usuarios individuales o posiciones
- Columnas personalizadas - Defina posibles columnas personalizadas para documentos en esta carpeta
Haga clic en Guardar

Crear una subcarpeta

En el módulo Documentos, seleccione la carpeta donde desea crear la subcarpeta
Haga clic en Carpetas → Crear subcarpeta
Complete los datos igual que para la carpeta principal
Haga clic en Guardar

Añadir documento

Seleccione la carpeta donde desea guardar el documento
Haga clic en Documentos → Añadir documento
En el diálogo complete:
- Nombre - Nombre del documento (obligatorio si está configurado en la configuración)
- Descripción - Descripción detallada del documento
- Adjuntos - Arrastre archivos al área Dropzone o haga clic para seleccionar archivos
- Columnas personalizadas - Complete las posibles columnas personalizadas definidas para la carpeta
- Etiquetas - Asigne etiquetas para facilitar la búsqueda (opcional)
- Crear en noticias - Marque para crear una noticia (si está habilitado)
Haga clic en Guardar

Añadir documentos masivamente

Esta función permite subir varios archivos a la vez, creando un registro de documento separado para cada archivo.

Seleccione la carpeta para los documentos
Haga clic en Documentos → Añadir masivamente
Arrastre varios archivos al área Dropzone (límite de 40 archivos)
Complete las columnas personalizadas comunes para todos los documentos (si existen)
Haga clic en Guardar
El sistema creará un documento separado para cada archivo con el nombre según el nombre del archivo

Editar documento

En la lista de documentos, haga clic en el icono del lápiz junto al documento deseado
Edite los datos necesarios
Opcionalmente añada o elimine adjuntos
Haga clic en Guardar
El sistema creará automáticamente una nueva versión del documento (si está configurado crear versión con cada cambio)

Mover documento

Mover un documento:

Haga clic en el icono de la flecha junto al documento
En el diálogo seleccione la carpeta de destino
Haga clic en Mover

Mover varios documentos a la vez:

Marque las casillas de verificación junto a los documentos que desea mover
Haga clic en Documentos → Mover seleccionados
Seleccione la carpeta de destino
Haga clic en Mover

Mover carpeta

Seleccione la carpeta que desea mover
Haga clic en Carpetas → Mover esta carpeta
En el diálogo seleccione la nueva carpeta principal
Haga clic en Mover

Eliminar documento

Haga clic en el icono de la cruz junto al documento
Confirme la eliminación en la ventana de diálogo con el botón Sí
El documento se moverá a la papelera (no se elimina permanentemente)

Restaurar documento eliminado

Haga clic en Documentos → Eliminados
En la lista de documentos eliminados, encuentre el documento deseado
Haga clic en el icono de restauración
El documento volverá a su carpeta original

Vaciar papelera

Vaya a Configuración → Documentos
En la sección de parámetros generales, encuentre Vaciar papelera de documentos
Haga clic en el botón Vaciar papelera
Confirme la acción - todos los documentos eliminados serán eliminados permanentemente

Funciones avanzadas

Exportación de datos

Exportar a Excel (carpeta actual):

En la lista de documentos, haga clic en el botón Excel (encima de la tabla)
El archivo se descargará automáticamente con los datos de los documentos mostrados

Exportar incluyendo subcarpetas:

Seleccione la carpeta
Haga clic en Documentos → Exportar a Excel incl. subcarpetas
El archivo se descargará con todos los documentos incluyendo documentos en subcarpetas

Descargar documentos seleccionados:

Marque las casillas de verificación junto a los documentos que desea descargar
Haga clic en Documentos → Descargar seleccionados
Se descargará un archivo ZIP con los documentos seleccionados

Copia de seguridad ZIP diaria de documentos (solo tarifa extra):

Vaya a Configuración → Documentos
Marque Crear exportación diaria a ZIP
Cada día se creará automáticamente una copia de seguridad de todos los documentos
Puede descargar la copia de seguridad haciendo clic en el enlace en la configuración
Para descarga automática, use la dirección URL mostrada (requiere UserName y Password)

Imprimir:

Haga clic en el botón Print encima de la tabla
Se abrirá una vista previa de impresión con la lista de documentos
Imprima usando la función del navegador

Gestión de versiones de documentos

El sistema crea automáticamente nuevas versiones de documentos con cada edición. Esto asegura un historial completo de cambios y la posibilidad de volver a versiones anteriores.

Ver todas las versiones del documento:

Haga clic en el ID del documento o en el icono del ojo en la lista
Se mostrará una tabla con todas las versiones del documento
Para cada versión verá:
- Nombre y descripción en esa versión
- Quién y cuándo creó la versión
- Número de versión
- Adjuntos en esa versión

Configuración de creación de versiones:

En Configuración → Documentos puede configurar para cada carpeta Nueva versión solo al cambiar archivo. Si esta opción está habilitada, se creará una nueva versión solo al cambiar adjuntos, no al editar nombre o descripción.

Eliminar versiones (solo administrador):

En Configuración → Documentos marque El administrador puede eliminar versión del documento
El administrador podrá entonces eliminar versiones individuales del documento en la vista de versiones

Compartición pública de documentos

La función de compartición pública permite crear un enlace seguro para acceder al documento por personas fuera de eIntranet (sin necesidad de iniciar sesión).

En la lista de documentos, haga clic en el icono de enlace externo junto al documento deseado
En el diálogo configure:
- Enlace válido hasta - Fecha hasta la cual el enlace será funcional (predeterminado +14 días)
- Enlace a versión del documento:
  - Siempre esta versión - El enlace siempre referirá a la versión actual (incluso después de futuras ediciones)
  - Siempre la versión más reciente - El enlace siempre mostrará la última versión del documento
- Número permitido de visualizaciones/descargas - Límite de cuántas veces se puede usar el enlace (0 = ilimitado)
Haga clic en Crear enlace
El sistema mostrará la URL segura - cópiela inmediatamente, no se mostrará de nuevo
En el diálogo también se muestra el historial de comparticiones ya creadas (sin URL por razones de seguridad)

Compartición interna de documentos

La compartición interna crea un enlace accesible solo para usuarios conectados a eIntranet.

Haga clic en el icono de enlace interno (cuadrado con flecha) junto al documento
El sistema mostrará el enlace URL
Copie el enlace y compártalo con colegas
Al hacer clic en el enlace, el usuario llegará directamente al documento dado

Columnas personalizadas

Las columnas personalizadas permiten ampliar los documentos con información específica relevante para su empresa o tipo de documentos.

Crear columnas personalizadas:

Vaya a Configuración → Documentos
Haga clic en el botón Editar junto a la carpeta deseada
En la sección Columnas personalizadas defina nuevas columnas
Para cada columna configure:
- Nombre de columna - Etiqueta del campo
- Tipo de columna (casilla de verificación, número, fecha, lista, empresa CRM, contrato)
- Campo obligatorio - Si debe completarse
Haga clic en Guardar

Tipos disponibles de columnas personalizadas:

Tipo	Descripción	Uso
Casilla de verificación	Valor Sí/No	Aprobado, Archivado
Número	Valor numérico	Número de páginas, Número de versión
Fecha	Fecha	Válido hasta, Fecha de revisión
Lista	Selección de opciones predefinidas	Categoría, Estado, Prioridad
Empresa CRM	Enlace a empresa de CRM	Proveedor, Cliente
Contrato	Enlace a contrato	Contrato relacionado

Las columnas personalizadas se muestran como columnas adicionales en la tabla de documentos y como campos en el formulario de añadir/editar documento.

Función "Estoy trabajando en el documento"

Esta función permite marcar un documento como en progreso y opcionalmente bloquearlo para otros usuarios.

Marcar documento como en progreso:

En la lista de documentos, encuentre la columna Trabaja
Haga clic en el botón verde Trabajaré yo
El documento será marcado con su nombre y fecha
El botón cambiará a naranja con su nombre

Cancelar marcado:

Haga clic en el botón naranja con su nombre
El marcado será eliminado

Bloqueo de documento:

En Configuración → Documentos marque No permitir ediciones a otros si está marcado "Estoy trabajando en el documento"
Después de habilitar esta función:
- Otros usuarios (excepto administradores) no pueden editar documentos en los que alguien está trabajando
- El icono del lápiz para edición estará inactivo para estos documentos

Gestión de la papelera

La papelera sirve como almacenamiento temporal de documentos eliminados antes de su eliminación permanente.

Ver la papelera:

En el módulo Documentos, seleccione cualquier carpeta
Haga clic en Documentos → Eliminados
Se mostrará la lista de todos los documentos eliminados

Restaurar de la papelera:

En la lista de documentos eliminados, encuentre el documento deseado
Haga clic en el icono de restauración
El documento volverá a su carpeta original

Eliminación permanente - vaciar papelera:

Vaya a Configuración → Documentos
Encuentre la sección Vaciar papelera de documentos
Se mostrará el número de documentos a eliminar (incluyendo versiones)
Haga clic en el botón Vaciar papelera
Confirme la acción con el botón Sí
Todos los documentos en la papelera serán eliminados permanentemente

REST API

REST API permite el acceso a documentos desde aplicaciones externas y sistemas automatizados.

Habilitar REST API:

Vaya a Configuración → Documentos
Cambie a la pestaña RestAPI
Marque Habilitar REST API

Uso de REST API:

1. Inicio de sesión y obtención de token

Endpoint: https://su-dominio.com/RestAPI/Login

Parámetros POST:

username - nombre de usuario
password - contraseña del usuario
RestAPIPassword - contraseña mostrada en la configuración

2. Obtener lista de carpetas

Endpoint: https://su-dominio.com/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Documents_types/

3. Obtener lista de usuarios

Endpoint: https://su-dominio.com/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Users/

4. Insertar documento

Endpoint: https://su-dominio.com/RestAPI/Post/[RESTAPIHash]/Documents/

Parámetros POST:

Documents_types_idDocuments_types - ID de carpeta
User_idUser - ID de usuario
name - nombre del documento
PublicShared - 0/1 (si crear enlace público)
Attachments_arr - array de nombres de archivos
Attachments_arr_Base64Content - array con contenido de archivos en Base64

La documentación detallada de la API se encuentra en Configuración → Documentos → pestaña RestAPI.

Copias de seguridad diarias (tarifa extra)

La función de copia de seguridad diaria crea cada día un archivo completo de todos los documentos en formato ZIP.

Activar copias de seguridad diarias:

Vaya a Configuración → Documentos
Marque Crear exportación diaria a ZIP
El sistema comenzará a crear copias de seguridad automáticamente cada día

Descargar la última copia de seguridad:

En Configuración → Documentos encuentre la sección Último creado
Haga clic en el enlace mostrado con el nombre del archivo
El archivo ZIP se descargará

Descarga automática de copias de seguridad:

En la configuración, complete UserName y Password para acceso
Copie la dirección URL para descarga automática mostrada
Use esta URL en su sistema de copias de seguridad o script
Al acceder a la URL, use HTTP Basic Authentication con el UserName y Password completados

Integración con otros módulos

OnlyOffice

La integración con OnlyOffice permite crear y editar documentos directamente en el navegador sin necesidad de descargarlos.

Crear nuevo documento OnlyOffice:

En el diálogo de añadir documento, haga clic en el botón junto al campo Adjuntos
Seleccione el tipo de documento (Documento de texto, Hoja de cálculo, Presentación)
Se abrirá el editor OnlyOffice en una nueva ventana
Cree el contenido del documento
Cierre OnlyOffice - el documento se guardará automáticamente como adjunto

Editar documento existente:

Haga clic en el icono del documento en la lista
Si el documento está en un formato compatible con OnlyOffice (docx, xlsx, pptx), se abrirá en el editor
Realice las ediciones
Cierre el editor - los cambios se guardarán como nueva versión del documento

REST API para sistemas externos

REST API permite la conexión con sistemas externos para:

Carga automática de documentos desde escáneres
Importación de documentos desde otras aplicaciones
Sincronización con almacenamiento en la nube
Creación de enlaces públicos para clientes

Módulo Noticias

Si la función Ofrecer crear una noticia después de insertar un documento está habilitada, puede marcar Crear en noticias al guardar el documento. El sistema creará automáticamente una noticia con enlace al nuevo documento.

Módulo CRM

Usando una columna personalizada de tipo Empresa CRM, puede vincular documentos con empresas en el módulo CRM. Esto permite encontrar rápidamente todos los documentos relacionados con una empresa específica.

Módulo Contratos

Una columna personalizada de tipo Contrato vincula documentos con contratos. Puede encontrar fácilmente todos los documentos relacionados con un contrato específico.

Solución de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: No puedo encontrar una carpeta que veía antes.

Solución: Verifique que tenga derechos de acceso a esa carpeta. Las carpetas a las que no tiene permisos no se muestran en el árbol. Contacte al administrador del sistema para la asignación de derechos.

Pregunta: No puedo editar un documento aunque tengo derechos de escritura.

Solución: Verifique la columna "Trabaja" - si otro usuario está trabajando en el documento y el bloqueo está habilitado, no puede editar el documento. Espere hasta que el colega termine el trabajo o contacte al administrador.

Pregunta: Eliminé un documento por error, ¿cómo puedo restaurarlo?

Solución: Haga clic en Documentos → Eliminados, encuentre el documento y haga clic en el icono de restauración. El documento volverá a su carpeta original.

Pregunta: La búsqueda de texto completo no encuentra el documento aunque sé que contiene el texto.

Solución: La búsqueda de texto completo funciona solo para archivos que han sido indexados por el sistema. Los archivos nuevos pueden indexarse con retraso. Intente buscar más tarde o use otros criterios (nombre de archivo, nombre de documento).

Pregunta: No puedo subir un archivo más grande.

Solución: El sistema tiene un límite de tamaño de archivo (generalmente 100 MB). Para archivos más grandes, contacte al administrador del sistema, quien puede aumentar el límite.

Pregunta: ¿Cómo puedo compartir un documento con una persona fuera de la empresa?

Solución: Use la función de compartición pública (icono de enlace externo). Si el icono no está disponible, no tiene permiso "Crear enlaces para envío fuera de la empresa" - solicite al administrador que le asigne este derecho.

Pregunta: El enlace público no funciona.

Solución: Verifique que:

No haya expirado la validez del enlace (fecha de validez)
No se haya excedido el límite de número de descargas
El enlace se haya copiado completamente (incluyendo el hash de seguridad al final)

Pregunta: Perdí un enlace público que creé.

Solución: Por razones de seguridad, la URL del enlace se muestra solo una vez al crearlo. Debe crear un nuevo enlace. En el diálogo de compartición pública puede ver el historial de enlaces creados (sin URL).

Pregunta: No puedo descargar varios documentos a la vez.

Solución: Marque las casillas de verificación junto a los documentos que desea descargar y haga clic en Documentos → Descargar seleccionados. Todos los documentos seleccionados se descargarán como un único archivo ZIP.

Consejos para trabajo eficiente

Use etiquetas - Asigne etiquetas descriptivas a los documentos para búsqueda más rápida usando el filtro "En la etiqueta contiene"
Complete la descripción - Una descripción detallada del documento ayudará a otros a entender rápidamente el contenido sin necesidad de abrir el archivo
Estructure las carpetas lógicamente - Cree una estructura jerárquica que corresponda a los procesos de su empresa (ej. Contratos → Proveedores, Facturas → 2024)
Utilice columnas personalizadas - Defina columnas personalizadas para información específica (Válido hasta, Número de revisión, Aprobado)
Revise regularmente la papelera - Ocasionalmente revise la papelera y vacíela para ahorrar espacio
Configure los derechos cuidadosamente - Asigne derechos según el principio de mínimos permisos - los usuarios deben tener solo los derechos que necesitan
Use la función "Estoy trabajando en el documento" - Al trabajar más tiempo en un documento, márquelo para que los colegas sepan que se están realizando cambios
Utilice operaciones masivas - Para mover o descargar varios documentos, use casillas de verificación y acciones masivas
Combine filtros - Para búsqueda precisa, combine varios filtros a la vez (ej. tipo de archivo + fecha + autor)
Configure copias de seguridad diarias - Si tiene tarifa extra, active copias de seguridad automáticas diarias para mayor seguridad de datos
Nombre los documentos descriptivamente - Aunque el nombre no sea obligatorio, un nombre descriptivo acelera significativamente la búsqueda
Utilice versiones - No tenga miedo de editar documentos - cada versión se guarda y puede volver a ella en cualquier momento

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