Documentos - Gestión de documentos y archivos de la empresa

Resumen

El módulo Documentos (gestión de documentos, archivos y adjuntos, almacenamiento de archivos) sirve para guardar de forma centralizada los documentos de la empresa - normativas, contratos, manuales, certificados, planos y otros archivos - en carpetas organizadas de forma clara. Para cada documento, el módulo conserva el historial de versiones, información adicional en forma de campos opcionales y etiquetas (tags) para facilitar su localización posterior. El acceso a cada carpeta se rige por permisos configurados de forma independiente, de modo que cada departamento o equipo ve solo los documentos que le conciernen. El módulo permite además compartir de forma segura un documento concreto fuera de la empresa mediante un enlace con validez limitada en el tiempo, sin que el destinatario necesite tener acceso a eIntranet.

Funciones clave

• Almacenamiento de documentos en carpetas de varios niveles (tipos de documento) con permisos propios para cada carpeta
• Registro del historial de versiones del documento, con la posibilidad de volver a una versión anterior o eliminarla
• Búsqueda por título, descripción, contenido del archivo adjunto, etiqueta, tipo de archivo o persona que insertó el documento
• Carga, desplazamiento y descarga masiva de varios documentos a la vez
• Compartir un documento mediante un enlace interno para compañeros o un enlace público con validez limitada para personas fuera de la empresa
• Marca "Modificar el documento", que protege el archivo frente a la edición simultánea por varias personas
• Búsqueda opcional en el contenido de los documentos mediante inteligencia artificial
• Campos opcionales para cada tipo de documento, incluida la vinculación con una empresa del CRM o con un encargo
• Exportación de la lista de documentos a Excel y conexión con otros sistemas a través de la API REST

Acceso y configuración

Esta sección describe cómo acceder al módulo Documentos, cómo configurar su comportamiento para toda la empresa y qué permisos se asignan a las carpetas de documentos. La configuración y los permisos los administra normalmente un usuario con permiso de administrador del módulo, mientras que la navegación y el trabajo con los documentos los realizan los usuarios habituales según los derechos que tengan asignados.

Cómo acceder al módulo Documentos

La ruta de navegación hacia el módulo Documentos pasa por el menú principal, en el elemento Documentos. Al abrirlo se muestra el árbol de carpetas (tipos de documento) y, tras seleccionar una carpeta concreta, también la tabla de los documentos guardados en ella. En el árbol, el usuario ve solo las carpetas para las que tiene al menos el permiso de lectura; el resto de las carpetas no se le muestran en absoluto.

Configuración del módulo Documentos

La configuración del módulo Documentos está disponible a través del enlace Ajustes, que aparece a la derecha del título Documentos en la pantalla principal; solo lo ve el usuario al que se le haya asignado el permiso de administrar la configuración del módulo. La configuración se divide en tres pestañas: General, RestAPI y Preguntar a la IA, descritas en los siguientes subapartados.

Configuración general del módulo Documentos

La pestaña General, en la configuración del módulo Documentos, contiene una tabla con todos los tipos de documento (carpetas), con la posibilidad de añadir un tipo principal en el nivel superior, modificar los permisos de forma masiva y, para cada carpeta, establecer individualmente quién puede leer, escribir, mover/eliminar/restaurar, crear y eliminar subcarpetas y crear enlaces externos. Además, aquí se encuentran los siguientes interruptores de configuración:

• Creación de nuevas versiones solo cuando el archivo se modifique - si está activado, se crea una nueva versión del documento solo al cargar un archivo distinto; si está desactivado, también se crea una nueva versión con un simple cambio de la descripción o de otro campo.
• Ofrecer la opción de insertar un comunicado en el módulo de comunidados después de insertar un documento. - activa en el formulario de añadir documento la opción "Crear comunicado"; sin activarlo, esta opción no se ofrece en absoluto en el formulario.
• Requerir la introducción del nombre del documento. - sin activarlo, el documento se puede guardar también sin indicar el nombre.
• Requerir adjuntar un archivo al documento. - sin activarlo, se puede guardar el documento (también una nueva versión) sin ningún archivo adjunto.
• El administrador puede eliminar versiones del documento. - sin activarlo, no se puede eliminar ninguna versión individual del documento, ni siquiera una persona con permiso de administrador.
• Exportar una lista de documentos, incluidas las subcarpetas - sin activarlo, la exportación a Excel no se ofrece en la pantalla principal.
• No permitir modificaciones a otros usuarios si el documento está marcado como "Modificar el documento" - sin activarlo, la marca solo tiene carácter informativo y no impide a nadie modificar o eliminar el documento.

En la misma pestaña se encuentra el botón Vaciar la papelera de documentos., que elimina de forma permanente e irreversible todos los documentos de la papelera de toda la empresa (incluidas sus versiones anteriores); el botón está inactivo si no hay nada en la papelera, y junto a él se indica el número actual de elementos que se eliminarían. En la tarifa superior (extra), la pestaña incluye además opciones para la copia de seguridad nocturna de los documentos en un archivo ZIP, descritas en las funciones avanzadas del módulo Documentos.

Configuración de la API REST en el módulo Documentos

La pestaña RestAPI, en la configuración del módulo Documentos, contiene el interruptor Activar API REST - sin activarlo, no se puede trabajar en absoluto con los documentos a través de esta interfaz. Una vez activado, en la misma pestaña se describe el procedimiento de inicio de sesión de un sistema externo y los catálogos disponibles (tipos de documento y usuarios) necesarios para conectar otro sistema con el módulo Documentos.

Configuración de la búsqueda mediante inteligencia artificial en el módulo Documentos

La pestaña Preguntar a la IA contiene un interruptor que activa la búsqueda en el contenido de los documentos mediante inteligencia artificial. Sin activarlo, encima de la pantalla principal del módulo Documentos no se muestra el panel de consultas y el contenido de los documentos no se envía a ningún sitio. Una vez activado, en la misma pestaña se muestra el estado de indexación de los documentos y un botón para incluir todos los documentos de la empresa en la indexación.

Permisos y derechos de acceso a los documentos

Los permisos en el módulo Documentos se configuran de forma independiente para cada carpeta (tipo de documento) y se escalonan de menor a mayor: un permiso superior siempre incluye todos los inferiores.

Permiso	Qué permite
Derechos de lectura	Ver la carpeta correspondiente, consultar los documentos que contiene, descargar los archivos adjuntos y crear enlaces internos al documento para otros usuarios de eIntranet.
Derechos de escritura	Además, añadir nuevos documentos (individualmente o de forma masiva), modificarlos, cargar nuevas versiones y marcarse como el usuario que está trabajando en el documento en ese momento.
Derecho a mover, eliminar y restaurar	Además, eliminar documentos (moverlos a la papelera), restaurarlos desde la papelera de vuelta a los activos y moverlos a otras carpetas.
Derecho a crear y eliminar subcarpetas	Además, crear nuevas subcarpetas dentro de la carpeta correspondiente, eliminar la propia subcarpeta y moverla a otro lugar, siempre que ella misma no tenga ninguna subcarpeta.
Derecho a crear enlaces fuera de eIntranet	Permiso independiente, no relacionado con el orden anterior: permite crear, para los documentos de la carpeta correspondiente, enlaces públicos con validez limitada en el tiempo para personas ajenas a la empresa.

Cada uno de estos permisos se puede asignar a usuarios concretos, a grupos de usuarios específicos, o bien elegir la opción "Todos", que se aplica también a los usuarios que se incorporen a la empresa en el futuro. Un usuario con permiso de administrador del módulo Documentos tiene, independientemente de los permisos de cada carpeta, acceso adicional a toda la configuración del módulo, puede vaciar de forma permanente la papelera de toda la empresa, cancelar la marca de "trabajando en el documento" puesta por otro usuario y, si así lo permite la configuración, eliminar versiones individuales de los documentos.

Interfaz de usuario del módulo Documentos

La interfaz del módulo Documentos está formada por tres partes conectadas entre sí: la pantalla principal con el título y, en su caso, el panel de inteligencia artificial; el árbol de carpetas para recorrer los tipos de documento; y la tabla de documentos con el filtro para la carpeta seleccionada. Los siguientes subapartados describen cada una de estas partes, así como las columnas y acciones que ofrece la tabla de documentos.

Pantalla principal del módulo Documentos

La pantalla principal del módulo Documentos muestra en la parte superior el título Documentos y, para los usuarios autorizados, el enlace Ajustes. Si en la configuración está activada la búsqueda mediante inteligencia artificial, si ya existe al menos una carpeta indexada y si el usuario ve al menos una carpeta, encima de la tabla de documentos se muestra el panel para realizar consultas a la inteligencia artificial sobre el contenido de los documentos; en caso contrario, el panel se oculta automáticamente. Debajo se encuentra, a la izquierda (o arriba, en pantallas más pequeñas), el árbol de carpetas, y tras seleccionar una carpeta concreta se muestra debajo su contenido con la tabla de documentos.

Árbol de carpetas en el módulo Documentos

El árbol de carpetas del módulo Documentos muestra la estructura de varios niveles de los tipos de documento. En cada carpeta se ve quién y cuándo modificó por última vez un documento en ella, el número de documentos guardados directamente en la carpeta y el número de documentos incluidas las subcarpetas; estos recuentos se calculan en segundo plano y se guardan durante un tiempo breve, por lo que pueden ir con cierto retraso respecto al estado real. Los botones Disminuir todo y Ampliar todo, situados encima del árbol, contraen o despliegan toda la estructura de carpetas a la vez, sin necesidad de volver a cargar la página. Al hacer clic en el nombre de una carpeta se muestra su contenido debajo del árbol. Si la empresa no tiene creada ninguna carpeta, en lugar del árbol se muestra solo un aviso de que primero es necesario crear carpetas en la configuración del módulo Documentos y asignar a los usuarios los permisos necesarios.

Filtros y búsqueda en el módulo Documentos

La tarjeta Filtro, situada encima de la tabla de documentos (se puede contraer y desplegar), ofrece en el módulo Documentos los siguientes campos:

• En el título del documento: búsqueda por el texto contenido en el título del documento
• Fecha de inserción (desde-hasta): restringe los resultados según la fecha en que se insertó el documento
• En el nombre del archivo: búsqueda por el nombre del archivo adjunto cargado
• Publicado por: selección entre los usuarios que han insertado algún documento en la carpeta correspondiente
• Tipo de fichero: búsqueda por la extensión del archivo adjunto
• La etiqueta contiene: búsqueda por la etiqueta asignada al documento
• Buscar en: cambia entre la carpeta actual y la búsqueda en todas las carpetas a la vez
• El archivo contiene: búsqueda de texto completo directamente en el contenido de los archivos adjuntos
• En la descripción figura: búsqueda por el texto contenido en la descripción del documento

El botón Buscar aplica el filtro, y el botón Cancelar lo borra por completo. Consejo: para una búsqueda rápida solo por el título no es necesario abrir toda la tarjeta de filtro; basta con usar el campo Buscar situado directamente encima de la tabla de documentos.

Tabla de documentos: columnas y acciones

La tabla de documentos del módulo Documentos muestra las columnas Carpeta (solo al buscar en todas las carpetas), ID, Nombre, Descripción, Publicado por, Insertado, Versiones, Archivos adjuntos, además de los campos opcionales configurados para la carpeta correspondiente, la columna En estado de modificacion (botón de bloqueo del documento) y Acciones; estas dos últimas columnas no se pueden ordenar. Una descripción de más de 160 caracteres se acorta en la tabla, y el texto completo se puede ver en una burbuja mediante el icono situado junto a ella. La fila del documento al que el usuario acaba de llegar desde otro sitio (por ejemplo, desde un enlace) se resalta en verde con una marca de verificación. En la columna Acciones aparecen, para cada documento, los iconos para mostrar el detalle y las versiones, modificar, eliminar el registro, trasladar a otra carpeta, crear un enlace interno, crear un enlace externo (solo con el permiso correspondiente) y una casilla de verificación para la selección masiva de varios documentos a la vez.

Estados de los documentos y las carpetas

Tanto el documento como el tipo de documento (carpeta) pueden encontrarse en el módulo Documentos en varios estados, según lo que el usuario haga con ellos: desde guardarlo, pasando por moverlo a la papelera y restaurarlo, hasta la eliminación definitiva. Un resumen de ambos grupos de estados y de quién puede cambiarlos aparece en las dos tablas siguientes.

Estados del documento en el módulo Documentos

El documento, en el módulo Documentos, pasa por varios estados según lo que el usuario haga con él:

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él	Quién puede hacerlo
Activo	El documento (versión) es visible en la lista de su carpeta	Al guardar un documento nuevo o una nueva versión	Cualquiera con derecho de escritura en la carpeta correspondiente
En la papelera	El documento desaparece de la lista habitual, queda a la espera de su eliminación definitiva y se puede restaurar	Al hacer clic en "Borrar registro" en el documento, o al eliminar toda la subcarpeta en la que se encuentra el documento	Un usuario con derecho de eliminación en la carpeta, o superior
Restaurado de la papelera	El documento vuelve a estar entre los activos	Al restaurarlo en la pantalla Eliminados	Un usuario con derecho de eliminación en la carpeta
Eliminado definitivamente	El registro, con todas las versiones que había en la papelera, desaparece por completo y de forma irreversible	Con el botón Vaciar la papelera en la configuración del módulo Documentos	Un usuario con permiso de administrador del módulo Documentos
Versión concreta eliminada	Una versión seleccionada del documento se elimina de forma irreversible; las demás versiones se conservan	Con el icono de eliminación de versión en el listado de versiones, solo si en la configuración está activado "El administrador puede eliminar versiones del documento."	Un usuario con permiso de administrador del módulo Documentos
Bloqueado por otro usuario	Los demás usuarios (según la configuración) no pueden modificar ni eliminar el documento	Al hacer clic en el botón "Modificar el documento"	Puede bloquear cualquiera con derecho de escritura; desbloquear, solo el mismo usuario o un usuario con permiso de administrador

Estados del tipo de documento (carpeta) en el módulo Documentos

También la propia carpeta (tipo de documento) en el módulo Documentos tiene su estado:

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él	Quién puede hacerlo
Activa	La carpeta es visible en el árbol y se pueden insertar documentos en ella	Al crear una nueva carpeta	Un usuario con permiso de administrador o con derecho a crear subcarpetas
Eliminada	La carpeta desaparece del árbol junto con los documentos que tenía guardados	Con el botón "Eliminar esta subcarpeta"	Un usuario con derecho a crear/eliminar subcarpetas, o con permiso de administrador

Operaciones básicas con documentos

Esta sección describe los procedimientos habituales del día a día en el módulo Documentos: añadir un documento nuevo, cargar una nueva versión, trasladarlo entre carpetas, eliminar y restaurar un documento, y bloquear un documento mientras se trabaja en él. Todos los procedimientos se aplican a un documento de la carpeta actualmente seleccionada, para la que el usuario dispone del permiso correspondiente.

Procedimiento: añadir un documento nuevo

En el módulo Documentos, un documento nuevo se añade a la carpeta actualmente seleccionada mediante este procedimiento:

1. En la carpeta seleccionada, abra el menú Documentos y haga clic en Añadir documento.
2. Rellene los campos:
   • Nombre: obligatorio si así lo exige la configuración del módulo
   • Descripción: texto libre con formato, opcional
   • Archivos adjuntos: uno o varios archivos arrastrándolos; obligatorio si así lo exige la configuración; se pueden añadir a la vez como máximo 60 archivos, cada uno de hasta 100 MB
   • Campos opcionales: según el tipo de carpeta; cada uno puede ser obligatorio de forma independiente
   • Etiquetas: palabras clave breves (al menos 2 caracteres); se pueden elegir entre las propuestas o introducir otras propias
3. Si en la configuración del módulo Documentos está activada la opción de ofrecer comunicados y usted tiene derecho de escritura de comunicados, puede marcar Crear comunicado.
4. Haga clic en Guardar.

Nota: si no se rellena el archivo adjunto obligatorio (cuando así lo exige la configuración), el documento no se guarda y se muestra un mensaje de error.

Procedimiento: añadir documentos de forma masiva

El módulo Documentos permite cargar varios archivos a la vez, de modo que cada archivo da lugar a un documento independiente:

1. En la carpeta seleccionada, abra el menú Documentos y haga clic en Añadir varios documentos.
2. Arrastre varios archivos a la vez, como máximo 40, cada uno de hasta 100 MB; es obligatorio adjuntar al menos un archivo.
3. Opcionalmente, rellene los campos opcionales comunes, que se aplicarán por igual a todos los archivos cargados.
4. Haga clic en Guardar.

Tras guardar, se crea para cada archivo cargado un documento independiente cuyo nombre coincide con el nombre del archivo; en la adición masiva no se indican los campos Nombre ni Descripción.

Procedimiento: cargar una nueva versión del documento

En el módulo Documentos, una nueva versión de un documento existente se carga con el mismo formulario que se utiliza para modificar el documento:

1. En el documento, haga clic en el icono Modificar, o bien, en el listado de versiones, en el botón Modificar.
2. El formulario se rellena previamente con el contenido actual del documento, incluidos los archivos adjuntos ya cargados.
3. Realice los cambios que desee y haga clic en Guardar.

Según la configuración "Creación de nuevas versiones solo cuando el archivo se modifique", la modificación se guarda en la misma versión (si la opción está activada y no cambia el archivo adjunto), o bien se crea una versión completamente nueva, mientras que la anterior sigue disponible en el listado de versiones (si desactiva la opción o cambia el archivo adjunto). Si en ese momento otro usuario está "trabajando" en el documento, el guardado se rechaza con un mensaje que indica el nombre de quien tiene el documento bloqueado en ese momento.

Procedimiento: trasladar un documento a otra carpeta

En el módulo Documentos, un documento individual se puede trasladar en cualquier momento de una carpeta a otra sin que pierda su historial de versiones, su descripción ni sus etiquetas:

1. En el documento, haga clic en el icono Mover un registro a otra carpeta.
2. Seleccione la carpeta de destino en la lista (campo obligatorio).
3. Haga clic en Guardar.

Procedimiento: traslado masivo de los documentos marcados

El módulo Documentos permite trasladar varios documentos seleccionados a otra carpeta a la vez, incluso entre varias carpetas de origen distintas:

1. Marque los documentos que desea trasladar; la selección se mantiene incluso al cambiar entre carpetas. Si lo prefiere, use Seleccionar todo o Deseleccionar todo.
2. Abra el menú Documentos y haga clic en Mover marcado.
3. En el cuadro de diálogo, compruebe el número de archivos seleccionados (aquí se puede anular por completo la selección con el botón Cancelar todo) y seleccione la carpeta de destino (campo obligatorio).
4. Haga clic en Guardar.

Después de guardar, la selección de documentos se vacía automáticamente.

Procedimiento: eliminar y restaurar un documento

1. En el documento, haga clic en el icono Borrar registro.
2. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo: el documento desaparece de la lista habitual y se traslada a la papelera, disponible a través del elemento Eliminados en el menú Documentos.
3. En la pantalla Eliminados, el documento se puede devolver del mismo modo (confirmando en el cuadro de diálogo) al estado activo.

Aviso: la eliminación permanente e irreversible de todos los documentos de la papelera de toda la empresa solo se realiza con el botón Vaciar la papelera de documentos. en la configuración del módulo Documentos, disponible para el usuario con permiso de administrador. La eliminación individual de un documento a la papelera siempre es reversible; vaciar la papelera, no.

Procedimiento: eliminar una versión concreta del documento

Si en la configuración del módulo Documentos está activado "El administrador puede eliminar versiones del documento." y usted es un usuario con permiso de administrador, puede eliminar solo una versión seleccionada, mientras que las demás versiones del documento se conservan:

1. En el documento, haga clic en el icono Mostrar detalles, incluidas las versiones anteriores.
2. En el listado de versiones, haga clic en el icono de eliminación de la versión deseada.
3. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo.

Sin esta opción activada en la configuración, el icono de eliminación de versión no se muestra en absoluto en el listado, por lo que no es posible eliminar una versión individual.

Guía: la marca "trabajando en el documento"

La marca "trabajando en el documento", en el módulo Documentos, protege el archivo para que no lo modifiquen varias personas al mismo tiempo:

1. En el documento, haga clic en el botón con su nombre, o bien con el texto "Modificar el documento".
2. Mientras la marca esté activa, junto al documento se muestra el nombre del usuario y la hora en que se marcó.
3. Solo puede desbloquearlo el mismo usuario volviendo a hacer clic en el mismo botón, o un usuario con permiso de administrador.

Si en la configuración del módulo Documentos está activado "No permitir modificaciones a otros usuarios si el documento está marcado como "Modificar el documento"", mientras dure la marca los demás usuarios no pueden modificar ni eliminar el documento. Sin esta configuración, el botón tiene solo carácter informativo.

Trabajo con las carpetas (tipos de documento) en el módulo Documentos

Las carpetas del módulo Documentos (también llamadas tipos de documento) forman una estructura de varios niveles en la que se guardan los distintos documentos. Esta sección describe cómo crear una carpeta o subcarpeta nueva, cómo configurarle campos opcionales, cómo trasladarla o eliminarla y cómo asignarle permisos.

Procedimiento: crear una carpeta o subcarpeta nueva

Los tipos de documento (carpetas) en el módulo Documentos se pueden crear en varios niveles: el tipo principal, en el nivel superior, se crea desde la configuración; una subcarpeta dentro de una carpeta concreta, directamente desde la pantalla principal:

1. En la configuración del módulo Documentos, en la pestaña General, haga clic en Añadir carpeta principal (nivel 1), o bien, en la pantalla principal, dentro de la carpeta seleccionada, abra el menú Carpetas y haga clic en Crear una subcarpeta.
2. Rellene Nombre (obligatorio) y Descripción.
3. Opcionalmente, configure hasta cuatro campos opcionales, que después se mostrarán en cada documento de esta carpeta.
4. Haga clic en Guardar.

Al crear una subcarpeta desde la pantalla principal, la nueva subcarpeta hereda automáticamente los mismos permisos que la carpeta actual de la que se creó; un usuario con permiso de administrador puede cambiarlos después en cualquier momento desde la configuración.

Campos opcionales de un tipo de documento en el módulo Documentos

Para cada tipo de documento (carpeta) se pueden configurar en el módulo Documentos hasta cuatro campos opcionales, que después se muestran en cada documento de la carpeta correspondiente. En cada campo se indican el Nombre del campo, el Tipo de campo y si es Requerimiento obligatorio (sin indicarlo, el documento no se puede guardar). Los tipos de campo disponibles son: sí/no, número entero, número decimal, fecha, texto de una línea, texto de varias líneas, selección de una lista, empresa del CRM y encargo.

Ejemplo: en el tipo de campo "Selección de lista" se indican además los valores posibles separados por punto y coma, entre los que después el usuario elige en el documento. En el tipo de campo "Encargo" se puede elegir además la forma de mostrarlo: solo el nombre del encargo, el nombre del encargo y la empresa con la fecha de asignación, o la empresa y el nombre del encargo con la fecha de asignación. En un campo obligatorio de tipo fecha, si se deja vacío, al guardar se rellena previamente con la fecha de hoy.

Procedimiento: trasladar y eliminar una subcarpeta

Una subcarpeta sin subcarpetas propias se puede trasladar en el módulo Documentos directamente desde la pantalla principal:

1. En una carpeta sin subcarpetas, abra el menú Carpetas y haga clic en Mover esta carpeta.
2. Seleccione bajo qué carpeta (o bajo "Capeta principal") se debe trasladar, y guarde.

Para eliminar una subcarpeta se utiliza, en el mismo menú, el elemento Eliminar esta subcarpeta: la carpeta eliminada desaparece del árbol junto con los documentos que tenía guardados. Desde la propia configuración del módulo Documentos, un usuario con permiso de administrador puede trasladar también cualquier otra carpeta mediante un cuadro de diálogo independiente, cuya lista de carpetas de destino excluye automáticamente la carpeta en cuestión y todas sus subcarpetas, para que no se forme un ciclo en la estructura.

Procedimiento: asignación y modificación masiva de permisos de las carpetas en el módulo Documentos

Los permisos de las carpetas en el módulo Documentos se configuran en la configuración del módulo, en la pestaña General, donde para cada carpeta se ve en la tabla la configuración actual de todos los permisos (Lectura, Escribir, Mover/Borrar/Restaurar, Crear/Eliminar subcarpetas, Crear enlaces para distribución fuera de la compañía):

1. Al hacer clic en el permiso correspondiente de la carpeta en cuestión, se abre la asignación a usuarios concretos, a grupos, o puede elegir "Todos".
2. Si desea configurar los mismos permisos para varias carpetas a la vez, use el botón Ajuste en bloque de derechos, marque las carpetas deseadas y configúreles los cinco permisos del mismo modo, mediante la selección de usuarios, grupos o la opción "Todos".

La opción "Todos" se aplica también a los usuarios que se incorporen a la empresa en el futuro.

Compartir documentos desde el módulo Documentos

El módulo Documentos ofrece dos formas de compartir un documento al margen del trabajo habitual con la carpeta: un enlace interno para compañeros conectados a eIntranet y un enlace externo con validez limitada en el tiempo para personas ajenas a la empresa. Ambos tipos de enlace llevan siempre a un documento concreto, no a toda la carpeta.

Enlace interno al documento

El icono Enlace interno al documento para usuarios de eIntranet, en un documento del módulo Documentos, muestra un enlace directo que puede usar cualquier persona conectada a eIntranet que tenga al menos derecho de lectura sobre la carpeta correspondiente. El enlace es adecuado para compartir el documento entre compañeros, por ejemplo por chat o por correo electrónico dentro de la empresa.

Procedimiento: crear un enlace externo (público) al documento

El enlace externo permite, en el módulo Documentos, poner un documento concreto a disposición incluso de una persona que no tiene ningún acceso a eIntranet. Solo puede crearlo un usuario con permiso para crear enlaces fuera de eIntranet para la carpeta correspondiente:

1. En el documento, haga clic en el icono Crear un enlace para el acceso externo al documento.
2. En el cuadro de diálogo se muestra primero un resumen de los enlaces creados anteriormente para este documento; por motivos de seguridad, el propio enlace no se vuelve a mostrar, solo su validez y su estado.
3. Rellene Enlace válido hasta (obligatorio, preconfigurado a 14 días vista), elija si el enlace debe llevar siempre a esta versión concreta del documento o siempre a su versión más reciente, y configure el Número de visualizaciones/descargas permitidas (obligatorio, valor predeterminado 2; el valor 0 significa ilimitado).
4. Haga clic en Guardar.

Después de guardar, se muestra el enlace creado con un botón para copiarlo al portapapeles. Consejo: copie el enlace justo después de crearlo; una vez cerrado el cuadro de diálogo, por motivos de seguridad no se vuelve a mostrar.

Funciones avanzadas del módulo Documentos

Además del trabajo habitual con documentos, el módulo Documentos ofrece también funciones avanzadas para un almacenamiento más amplio: exportación de la lista de documentos a Excel, conexión con otro sistema a través de la API REST, búsqueda en el contenido de los documentos mediante inteligencia artificial, copia de seguridad nocturna automática y operaciones masivas sobre varios documentos a la vez.

Exportación: lista de documentos a Excel

La exportación a Excel crea, en el módulo Documentos, un libro con la lista de documentos de la carpeta actual y, opcionalmente, también de todas sus subcarpetas. Un usuario con derecho de lectura o superior puede iniciar la exportación solo si en la configuración del módulo Documentos está activada la opción "Exportar una lista de documentos, incluidas las subcarpetas"; sin activarla, el botón de exportación no se ofrece en absoluto en la pantalla principal.

1. En la carpeta seleccionada, abra el menú Documentos.
2. Haga clic en Exportar a Excel incluyendo subcarpetas.
3. El libro se descarga en su ordenador.

Formato de salida: XLSX (Excel)

Contenido de la exportación: columnas Carpeta, ID del documento, Nombre, Publicado por y Fecha de creación, para la carpeta actual y todas sus subcarpetas.

Conexión con otros sistemas a través de la API REST

El módulo Documentos permite, una vez activado en la configuración, conectarse con otro sistema mediante la interfaz de la API REST, normalmente para la importación automática de documentos nuevos desde otra aplicación o para exportar la lista de documentos fuera de eIntranet. El sistema externo primero inicia sesión con nombre de usuario, contraseña y la clave de acceso asignada a esta interfaz; después puede solicitar el catálogo de carpetas y usuarios existentes y, a continuación, insertar un documento nuevo: su nombre, el usuario, la carpeta de destino y, en su caso, directamente también el archivo adjunto y un indicador de si se debe crear a la vez un enlace externo para compartirlo. El acceso a través de la API REST debe estar expresamente habilitado en la configuración del módulo Documentos; en caso contrario, otro sistema no puede trabajar con los documentos.

Búsqueda en documentos mediante inteligencia artificial

Una vez activado en la configuración del módulo Documentos, encima de la pantalla principal se muestra un panel en el que se puede formular una pregunta a la inteligencia artificial sobre el contenido de los documentos a los que tiene acceso el usuario; la IA basa entonces su respuesta en el contenido de los documentos realmente indexados. El panel se oculta automáticamente si la función no está activada, si todavía no existe ningún documento indexado o si el usuario no tiene acceso a ninguna carpeta.

Exportación nocturna automática a ZIP y carga en almacenamiento remoto

En la tarifa "extra", el módulo Documentos ofrece en la configuración la opción Generar una exportación diaria en formato .ZIP.. Si está activada, cada noche entre las 22:00 y las 06:00 se crea automáticamente un archivo de copia de seguridad con todos los documentos de la empresa. El último archivo creado está disponible para descargar en la configuración, donde también se puede indicar la dirección para su descarga automática (requiere el nombre de usuario y la contraseña; sin ellos, la descarga no funciona) y los datos de acceso al servidor FTP al que se debe cargar automáticamente el archivo. Sin activar la opción, la copia de seguridad nocturna no se crea en absoluto.

Operaciones masivas con documentos

El módulo Documentos permite marcar varios documentos con una casilla de verificación (incluso entre varias carpetas a la vez) y después realizar sobre ellos una acción masiva: trasladarlos a otra carpeta o descargar de una vez todos los documentos marcados. El distintivo situado encima de la tabla de documentos muestra siempre el número de documentos marcados en ese momento en todas las carpetas; también están disponibles los botones Seleccionar todo, Deseleccionar todo y Cancelar todo, que borra por completo la selección.

Integración con otros módulos

El módulo Documentos tiene solo conexiones directas limitadas con los demás módulos de eIntranet; se trata más de vínculos complementarios que de un flujo de trabajo bidireccional:

• Comunicados: si en la configuración del módulo Documentos está activado el ofrecimiento de comunicados, un usuario con derecho de escritura de comunicados puede marcar "Crear comunicado" al insertar un documento. Después de guardar el documento, la página cambia automáticamente al módulo Comunicados y abre directamente el formulario de un comunicado nuevo vinculado al documento que se acaba de insertar.
• CRM - Gestión de contactos: el campo opcional de tipo "empresa del CRM" permite mostrar en el documento un enlace a una empresa concreta gestionada en el módulo CRM; se trata de una vinculación de visualización dentro del formulario del documento, no de un flujo de trabajo independiente entre módulos.
• Encargos: el campo opcional de tipo "encargo" permite mostrar en el documento un enlace a un encargo concreto, incluida la opción de mostrar solo el nombre del encargo, o también la empresa y la fecha de asignación.

Solución de problemas

Las siguientes preguntas frecuentes y consejos ayudan a resolver las situaciones más habituales con las que se encuentran los usuarios en el módulo Documentos: desde un archivo adjunto que falta, pasando por un documento bloqueado, hasta carpetas invisibles y permisos que faltan. Si el problema persiste incluso después de probar la solución indicada, póngase en contacto con el usuario con permiso de administrador del módulo Documentos de su empresa.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Documentos

Pregunta: ¿Por qué no consigo guardar un documento nuevo en el módulo Documentos?

Solución: Lo más frecuente es que falte el archivo adjunto obligatorio; el mensaje "El documento no se ha guardado porque no ha adjuntado ningún archivo, o ha adjuntado un archivo que no es compatible, y tiene configurado que un documento no se puede guardar sin archivo adjunto" significa que es necesario adjuntar un archivo válido. Compruebe también si se ha rellenado el nombre, en caso de que así lo exija la configuración del módulo.

Pregunta: ¿Por qué no se puede guardar la modificación de un documento en el que había estado trabajando anteriormente?

Solución: El mensaje "Otro usuario está trabajando en el documento, actualmente no se puede guardar" aparece si el documento está marcado como "en uso" por otro usuario. Espere a que esa persona anule el bloqueo, o pida a un usuario con permiso de administrador que lo desbloquee.

Pregunta: ¿Por qué no se me muestra ninguna carpeta en el módulo Documentos?

Solución: O bien la empresa todavía no tiene creada ninguna carpeta (es necesario crearla en la configuración del módulo Documentos), o bien no tiene asignado ningún permiso sobre ninguna carpeta existente; en ambos casos ayuda ponerse en contacto con el usuario con permiso de administrador del módulo.

Pregunta: ¿Por qué no se puede eliminar una versión concreta del documento?

Solución: La eliminación de una versión individual solo es posible si en la configuración del módulo Documentos está activado "El administrador puede eliminar versiones del documento.", y solo puede realizarla un usuario con permiso de administrador. Sin esta opción activada, el icono de eliminación de versión no se ofrece en absoluto en el listado.

Pregunta: ¿Por qué no puedo cargar varios archivos a la vez?

Solución: El módulo Documentos tiene, en la edición de un documento, un límite de 60 archivos, y en la adición masiva un límite de 40 archivos en un solo paso, cada archivo de hasta 100 MB. Si aparece el mensaje de haber superado el número permitido, cargue los archivos restantes en otro lote.

Pregunta: ¿Por qué no se me ofrece crear un comunicado después de insertar un documento?

Solución: La opción "Crear comunicado" se muestra en el formulario solo si está activada en la configuración del módulo Documentos y, al mismo tiempo, el usuario tiene derecho de escritura de comunicados en el módulo Comunicados. Si falta una de estas dos condiciones, la casilla no se muestra en el formulario.

Consejos para trabajar de forma eficiente en el módulo Documentos

• Consejo: antes de empezar a cargar documentos, piense en la estructura de carpetas según el departamento o el tipo de contenido (normativas, contratos, manuales); añadir campos opcionales a una carpeta es más fácil al principio que más adelante, con una gran cantidad de documentos.
• Consejo: para los documentos que cambian con frecuencia, active en la configuración "Creación de nuevas versiones solo cuando el archivo se modifique"; esto evita versiones innecesarias creadas solo por modificar la descripción.
• Consejo: antes de una modificación larga de un documento extenso, use la marca "Modificar el documento" y active también en la configuración del módulo Documentos la opción que impide la modificación a otros usuarios; así evitará que se sobrescriba el trabajo de un compañero.
• Consejo: para compartir un documento con un socio externo, es preferible crear un enlace externo con un número limitado de visualizaciones y una validez más corta que enviar el documento por correo electrónico como archivo adjunto; el enlace se puede revisar de nuevo en cualquier momento o dejar que caduque sin renovarlo.
• Consejo: use etiquetas en los documentos que no encajan claramente en una sola carpeta; esto facilitará la búsqueda posterior en todas las carpetas.