Facturas emitidas
Descripción general
El módulo Facturas emitidas es una herramienta integral para la emisión, registro y gestión de todos los tipos de documentos fiscales y facturas que su empresa emite a los clientes. El sistema admite el ciclo de facturación completo, desde la creación de la factura y el envío al cliente, hasta el registro de pagos y la vinculación con cuentas bancarias.
Funciones clave
- Emisión de documentos fiscales comunes, facturas, facturas de anticipo y proformas
- Gestión de múltiples centros de facturación con configuración y numeración independientes
- Emisión periódica automática para pagos regulares
- Impresión de facturas en PDF con código QR para el pago
- Envío de facturas por correo electrónico o mensaje de datos
- Exportación a sistemas contables (Pohoda XML, ISDOC)
- Conciliación automática de pagos desde extractos bancarios
- Registro de facturas pagadas y no pagadas
- Conexión con CRM, pedidos y almacén
- Soporte para múltiples monedas y versiones de idiomas
A quién va dirigido el módulo
El módulo es utilizado principalmente por personal del departamento económico, contadores, comerciales y cualquier persona de la empresa que emita facturas a los clientes. Gracias a la configuración flexible de los derechos de acceso, puede determinar quién puede solo ver las facturas, quién puede emitirlas y quién está autorizado a eliminarlas.
Acceso y configuración
Cómo acceder al módulo
Ruta de navegación: Menú principal → Facturas emitidas
Al abrir el módulo, se mostrará una lista de los centros de facturación (grupos de facturas) a los que tiene acceso. Haga clic en cada centro para ver las facturas de ese centro en particular.
Configuración del módulo
La configuración del módulo es accesible para usuarios con derechos de administrador a través de:
Configuración → Facturas emitidas
Centros de facturación (grupos de facturas)
Los centros son grupos de facturación independientes que permiten emitir facturas con diferentes configuraciones. Cada centro tiene su propio:
- Nombre del centro (por ejemplo, "Facturas ordinarias", "Facturas de anticipo", "Proformas")
- Tipo de factura (documento fiscal, factura, factura de anticipo, proforma, documento de anticipo, nota de crédito)
- Serie numérica con prefijo propio y estilo de numeración
- Cuentas bancarias para los pagos
- Textos predeterminados por encima y por debajo de las partidas
- Configuración de IVA, monedas e idiomas
- Derechos de usuario (quién puede leer, escribir, eliminar)
Para emitir facturas, debe tener creado al menos un centro activo con los derechos correspondientes.
Configuración básica del centro
Al crear o editar un centro, puede configurar:
- Nombre del centro: Nombre descriptivo para su orientación
- Activo: Si el centro está activo y se muestra en el módulo
- Tipo de factura emitida: Determina el tipo de documentos que se emiten
- Documento fiscal, factura
- Factura de anticipo
- Proforma
- Documento fiscal por anticipo pagado
- Nota de crédito
- Prefijo del número: Texto antes del número de factura (por ejemplo, "2025")
- Número de cuenta: Cuentas bancarias para recibir pagos (se pueden introducir varias)
- Vencimiento predeterminado: Número de días hasta el vencimiento de la factura
- Símbolo constante predeterminado, desglose de IVA, precontabilización: Para la conexión con sistemas contables
Derechos de usuario
Para cada centro, usted configura qué usuarios tienen qué derechos:
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| Visualización | El usuario ve las facturas, pero no puede editarlas ni crear nuevas |
| Edición | El usuario puede crear nuevas facturas y editar las existentes |
| Eliminación | El usuario puede eliminar facturas (moverlas a la papelera) |
| Administración | Acceso total, incluyendo la visualización de facturas eliminadas |
Interfaz de usuario
Pantalla principal
Al abrir el módulo, verá en la parte superior una pestaña con los centros de facturación. Cada centro se representa como una pestaña con un icono de carpeta y un nombre. Haga clic en un centro para mostrar las facturas de ese centro.
También se muestra la pestaña Estadísticas, que proporciona una visión general de las facturas emitidas, pagos y cuentas por cobrar.
Filtros y búsqueda
Encima de la tabla de facturas se encuentra un filtro desplegable que permite encontrar rápidamente las facturas deseadas según varios criterios:
- Importe mayor que / menor que: Filtrado por el valor de la factura
- Cliente: Selección de una empresa específica
- Fecha de emisión: Período desde - hasta
- DUZP (Fecha de operación sujeta a impuestos): Período desde - hasta
- Pagadas / No pagadas: Estado del pago de la factura
- Recurrentes: Facturas con repetición automática configurada
- En el texto de la partida: Búsqueda por texto en las partidas
- IVA de la partida: Filtrado por tasa de IVA
Selector rápido de período
Debajo del filtro se encuentran botones para un acceso rápido:
- Todas / Pagadas / No pagadas: Filtro rápido por estado de pago
- Año: Menú desplegable para seleccionar el año según la fecha DUZP
Tabla de facturas
La tabla principal muestra la lista de facturas con las siguientes columnas:
- Número de documento: Número único de la factura
- Símbolo variable: Para la identificación de los pagos
- Número de pedido: Número del pedido del cliente
- Fecha de emisión: Cuándo se emitió la factura
- DUZP: Fecha de operación sujeta a impuestos
- Fecha de vencimiento: Plazo máximo para el pago de la factura
- Cliente: Nombre del cliente
- Total sin IVA: Base imponible
- IVA: Importe del Impuesto sobre el Valor Añadido
- Total con IVA: Importe final a pagar
- Pagado: Importe abonado hasta la fecha
- Moneda: Moneda de la factura
- Estado: Pagado / No pagado
Haga clic en una fila de factura para abrir el detalle de la factura con información completa.
Operaciones básicas
Creación de una nueva factura
- Seleccione el centro de facturación haciendo clic en la pestaña con su nombre
- Haga clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha de la pantalla
- Se abrirá un cuadro de diálogo para crear la factura
- Complete el encabezado de la factura:
- Fecha de emisión: Se rellena automáticamente con la fecha de hoy
- DUZP: Fecha de operación sujeta a impuestos
- Fecha de vencimiento: Calculada automáticamente según la configuración del centro
- Número de documento: Generado automáticamente según la serie numérica
- Símbolo variable: Derivado del número del documento
- Símbolo constante, Desglose de IVA, Precontabilización: Para sistemas contables
- Forma de pago: Transferencia bancaria, efectivo, tarjeta
- Número de cuenta: Selección de las cuentas definidas en el centro
- Moneda: CZK, EUR, USD y otras
- Introduzca el cliente:
- Seleccionar de CRM: Carga de datos desde el módulo CRM
- Seleccionar de facturas creadas anteriormente: Selección rápida de facturas previas
- Introducir nuevo: Relleno manual de los datos del cliente
- Al seleccionar de CRM o cargar por NIF, se completarán automáticamente:
- Nombre de la empresa
- NIF e IVA (IČ y DIČ)
- Dirección (calle, ciudad, código postal, país)
- Correo electrónico y teléfono
- Si el cliente no tiene número de IVA, marque No contribuyente de IVA
- Introduzca las partidas de la factura:
- Haga clic en Añadir partida
- Código de partida: Designación interna
- Nombre de la partida: Descripción del servicio o producto
- Cantidad: Número de unidades
- Unidad de medida: ud, hora, m, m2, kg, etc.
- Precio unitario sin IVA: Precio por unidad
- Tasa de IVA: 0%, 12%, 21%
- Descuento: Porcentaje o importe del descuento
- Nota: Información adicional sobre la partida
- También puede cargar partidas desde el almacén seleccionando un artículo de inventario
- Para vincularla a un pedido, seleccione Número de pedido (si utiliza el módulo Pedidos)
- Complete los campos opcionales Texto sobre las partidas y Texto bajo las partidas
- Verifique los importes totales calculados en la parte derecha del diálogo
- Haga clic en Guardar
Edición de una factura
- En la tabla de facturas, haga clic en la factura que desea editar
- Se abrirá el detalle de la factura
- Haga clic en el botón Editar en la parte superior derecha
- Realice los cambios necesarios en el cuadro de diálogo
- Guarde haciendo clic en Guardar
Nota: Las facturas solo se pueden editar hasta que se envían al cliente o se contabilizan. Después del envío, se recomienda realizar cambios mediante documentos fiscales rectificativos o notas de crédito.
Copia de una factura
Para crear una nueva factura basada en una existente:
- Abra el detalle de la factura
- Haga clic en el botón Copiar
- Se abrirá el formulario con los datos precargados
- Se generará automáticamente un nuevo número de factura y la fecha actual
- Edite los datos necesarios y guarde
Impresión de factura a PDF
- Abra el detalle de la factura
- Haga clic en el botón Imprimir
- Seleccione el formato de impresión:
- Básico: Formato de factura estándar
- + EAN: Muestra los códigos EAN de las partidas del almacén
- + Notas: Incluye las notas de las partidas
- + Imágenes: Añade imágenes de los productos
- Elija la versión de idioma (si está habilitada en el centro)
- Haga clic en Imprimir
- El PDF se abrirá en una nueva ventana, desde donde podrá descargarlo o imprimirlo
La factura contiene un código QR para el pago, lo que facilita a los clientes el abono escaneándolo con la aplicación móvil de su banco.
Envío de factura por correo electrónico
- Abra el detalle de la factura
- Haga clic en el botón Email
- Verifique o edite la dirección de correo electrónico del destinatario
- Si el cliente es de CRM, puede seleccionar otras direcciones de correo de la lista de contactos
- Seleccione la variante de impresión (básica, con notas, con imágenes)
- Puede marcar + Adjuntos al email y seleccionar archivos vinculados a la factura
- Elija la versión de idioma de la factura
- Verifique o edite el asunto y el cuerpo del correo electrónico
- Si es necesario, añada más adjuntos mediante drag & drop
- Haga clic en Enviar
El correo se envía desde la dirección robot@eintranet.net con su dirección de respuesta. Se enviará automáticamente una copia oculta a usted para su registro.
Registro del pago de una factura
- Abra el detalle de la factura
- Haga clic en el botón Pagado
- En el cuadro de diálogo, introduzca:
- Importe: Importe pagado (puede ser un pago parcial)
- Fecha de pago: Cuándo se recibió el pago
- Nota: Por ejemplo, el número de transacción bancaria
- Haga clic en Guardar
El sistema calculará automáticamente si la factura está totalmente pagada y actualizará el estado de la misma. Al completarse el pago, la factura se moverá a la categoría de pagadas.
Eliminación de una factura
- Abra el detalle de la factura
- Haga clic en el botón Eliminar
- Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo haciendo clic en Sí
La factura eliminada se moverá a la papelera, desde donde el administrador puede restaurarla o eliminarla permanentemente. Para ver las facturas eliminadas, haga clic en el botón Eliminadas en el menú principal del módulo.
Funciones avanzadas
Facturas de anticipo y documentos fiscales por anticipo
El sistema admite la emisión de facturas de anticipo y los subsiguientes documentos fiscales por el anticipo pagado, de acuerdo con la legislación:
Emisión de una factura de anticipo
- Cree un centro de facturación de tipo Factura de anticipo
- Emita la factura de forma estándar
- La factura de anticipo contiene el IVA según el régimen seleccionado
- Tras el pago del anticipo, registre el pago con el botón Pagado
Emisión de documento fiscal por anticipo pagado
- Abra el detalle de la factura de anticipo que ha sido pagada
- Haga clic en el botón Emitir documento fiscal
- Seleccione el centro de tipo Documento fiscal por anticipo pagado
- El sistema completará automáticamente los datos de la factura de anticipo
- Ajuste el importe del anticipo pagado si el pago fue parcial
- Guarde el documento
Deducción del anticipo de la factura final
- Emita una factura ordinaria por los bienes o servicios entregados
- En el detalle de la factura, vaya a la sección de partidas
- Haga clic en el icono Añadir deducción de anticipo
- Seleccione la factura de anticipo que desea deducir
- El sistema añadirá automáticamente una partida negativa con el importe del anticipo
- El importe final a pagar se reducirá por el anticipo pagado
Notas de crédito y cancelaciones
Para corregir facturas emitidas incorrectamente o por devolución de mercancía, utilice las notas de crédito:
- Cree un centro de facturación de tipo Nota de crédito
- Emita la nota de crédito con referencias a la factura original
- Introduzca las partidas con valores negativos o positivos (según la configuración del centro)
- En el campo Texto sobre las partidas, indique la referencia a la factura original
Código QR para el pago
Todas las facturas impresas contienen automáticamente un código QR para el pago según el estándar SPAYD. El código QR contiene:
- Número de cuenta del beneficiario
- Importe a pagar
- Símbolo variable
- Moneda del pago
- Mensaje para el beneficiario
El cliente puede escanear el código QR con su aplicación de banca móvil y el pago se completará automáticamente con todos los datos necesarios.
Exportación a sistemas contables
El módulo permite la exportación de facturas a programas de contabilidad en formatos XML:
Exportación a Pohoda XML
- En el módulo Facturas emitidas, haga clic en el botón Exportar/Importar
- Seleccione Exportar a XML/ISDOC
- Elija el formato PohodaXML
- Introduzca el ID del centro en Pohoda (si utiliza centros)
- Seleccione el período según la fecha DUZP (fecha de operación sujeta a impuestos)
- Haga clic en Exportar
- Se descargará un archivo XML que debe importar al programa Pohoda
Exportación a ISDOC
- Abra la exportación de la misma manera que para Pohoda
- Seleccione el formato ISDOC
- Configure el período para la exportación
- Exporte el archivo
ISDOC es el formato estándar para facturas electrónicas en la República Checa, compatible con la mayoría de los sistemas contables (Money S3, ABRA, Helios y otros).
Emisión periódica automática de facturas
Para pagos mensuales o semanales regulares, puede configurar la repetición automática:
- Cree una factura modelo con las partidas y textos deseados
- En el detalle de la factura, haga clic en el icono Repetición (o en el menú de tres puntos)
- Configure los parámetros de repetición:
- Repetir: Sí
- Repetir cada:
- Semana - seleccione el día de la semana
- Mes - primer día del mes (lunes, martes...)
- Mes - día especificado (por ejemplo, el día 10 del mes)
- En meses seleccionados del año
- Emitir documento el día: Qué día de la semana o del mes
- Tras la creación, enviar automáticamente por email: Introduzca el email para el envío automático
- Guarde la configuración
Macros para facturas automáticas
En los textos de las facturas con repetición, puede usar macros que se reemplazarán automáticamente por los valores actuales:
- Fecha de emisión:
- {IssueDate} - fecha completa de emisión
- {IssueMonth} - mes de emisión (número)
- {IssueDay} - día de emisión
- {IssueYear} - año de emisión
- Fecha de vencimiento:
- {DueDate} - fecha completa de vencimiento
- {DueMonth}, {DueDay}, {DueYear}
- Fecha de operación sujeta a impuestos:
- {TaxDate} - fecha DUZP completa
- {TaxMonth}, {TaxDay}, {TaxYear}
- Identificación:
- {DocNumber} - número de documento
- {VarSym} - símbolo variable
Ejemplo de uso: En el campo Texto sobre las partidas escribe "Servicio de {IssueMonth}/{IssueYear}" y al imprimir el texto cambiará a "Servicio de 2/2025".
Inversión del sujeto pasivo (PDP)
Para facturas en el régimen de inversión del sujeto pasivo (por ejemplo, en la venta de trabajos de construcción o residuos metálicos):
- Al crear la factura, marque Inversión del sujeto pasivo
- Seleccione el código de operación PDP según el tipo de transacción
- No se cobrará el IVA, pero la factura indicará que el impuesto será liquidado por el cliente
- Al imprimir, se mostrará el texto correspondiente sobre el régimen PDP
Adjuntos a la factura
Puede adjuntar dos tipos de archivos a la factura:
- Adjuntos internos: Visibles solo para los empleados de la empresa, no se envían al cliente
- Adjuntos: Adjuntos comunes que pueden enviarse al cliente junto con la factura
Añadir un adjunto
- Abra el detalle de la factura
- En la sección Adjuntos, haga clic en el icono más
- Seleccione los archivos para cargar
- Los archivos se cargarán y se mostrarán en la lista
Al enviar la factura por email, puede elegir qué adjuntos deben enviarse junto con la factura en PDF.
Integración con otros módulos
Conexión con el módulo CRM
El módulo Facturas emitidas está estrechamente vinculado con el módulo CRM:
- Carga de clientes: Al crear una factura, puede seleccionar una empresa del CRM y todos los datos se completarán automáticamente
- Direcciones de email: Al enviar una factura, se ofrecen todas las direcciones de email de contacto del CRM
- Advertencia sobre el comportamiento de pago: Si el cliente tiene configurado un mal perfil de pago en el CRM, se mostrará una advertencia
- Historial de facturas: En el CRM puede ver la lista de todas las facturas emitidas a ese cliente
Conexión con el módulo Pedidos
Si utiliza el módulo Pedidos (Contratos):
- Al crear una factura, puede seleccionar el pedido al que pertenece
- En el detalle del pedido, verá la lista de todas las facturas emitidas
- Puede realizar un seguimiento de la facturación de cada proyecto
Conexión con el almacén
Al crear las partidas de la factura, puede:
- Seleccionar partidas directamente del almacén
- El sistema completará automáticamente el código, nombre, unidad y precio
- Al guardar la factura, la cantidad se deducirá automáticamente del almacén (si está habilitado)
- En el detalle de la factura, verá un icono de almacén junto a las partidas provenientes del almacén
Conciliación automática con extractos bancarios
El módulo Facturas emitidas colabora con el módulo Extractos bancarios:
- Importe el extracto bancario (manualmente o automáticamente vía API)
- El sistema concilia automáticamente los pagos entrantes con las facturas según el símbolo variable
- En las facturas conciliadas se registra automáticamente el pago
- Las facturas se marcan como pagadas y se mueven a la categoría correspondiente
Importación de pagos del banco
- En el módulo Facturas emitidas, haga clic en Exportar/Importar
- Seleccione Bank API Import y elija su cuenta bancaria
- El sistema descargará las transacciones del banco
- Conciliará automáticamente los pagos con las facturas según el símbolo variable
- Mostrará una lista de pagos conciliados y no conciliados
Envío por mensaje de datos (ISDS)
Si tiene activo el módulo Buzones de datos:
- En el detalle de la factura, haga clic en el botón Mensaje de datos
- El sistema verificará si el cliente tiene un buzón de datos
- Seleccione la variante de impresión de la factura
- La factura se enviará como adjunto de un mensaje de datos
Estadísticas e informes
Visualización de estadísticas
- En la parte superior del módulo, haga clic en la pestaña Estadísticas
- Se mostrarán informes gráficos:
- Facturación total por meses
- Relación entre facturas pagadas y no pagadas
- Principales clientes por volumen de facturación
- Evolución de los ingresos en el tiempo
Totales por moneda
Debajo del filtro en la tabla principal, se muestra un resumen de las facturas filtradas:
- Importe total sin IVA
- Importe total de IVA
- Importe total con IVA
- Totales desglosados por moneda (CZK, EUR, USD...)
Resolución de problemas
Preguntas frecuentes
Pregunta: No puedo emitir una factura, el botón Añadir está inactivo
Respuesta: No tiene suficientes permisos para emitir facturas en ese centro. Contacte al administrador del sistema para que le asigne permisos de edición de facturas.
Pregunta: ¿Cómo corregir una factura emitida por error?
Respuesta: Si la factura aún no se ha enviado al cliente, puede editarla con el botón Editar. Si ya fue enviada, es necesario emitir un documento fiscal rectificativo o nota de crédito. No elimine la factura original, simplemente cancélela con una nota de crédito.
Pregunta: ¿Cómo configurar el envío automático de recordatorios?
Respuesta: En la configuración del centro, puede activar el control automático de facturas vencidas y configurar una plantilla de recordatorio. El sistema verificará diariamente las facturas impagas y enviará recordatorios a las direcciones de email indicadas.
Pregunta: ¿Por qué la factura no se concilia automáticamente con el pago del banco?
Respuesta: La conciliación automática funciona mediante el símbolo variable. Verifique si el pago en el banco contiene el símbolo variable correcto idéntico al número de la factura. Si no es así, puede conciliar el pago manualmente en el módulo Extractos bancarios.
Pregunta: ¿Cómo emitir una factura en moneda extranjera?
Respuesta: Al crear la factura, seleccione la moneda deseada (EUR, USD, etc.) en el campo Moneda. Introduzca los precios en esa moneda. En la factura impresa se mostrarán los importes en moneda extranjera y la conversión a CZK según el tipo de cambio del Banco Nacional Checo (ČNB).
Pregunta: ¿Puedo tener varias series numéricas de facturas?
Respuesta: Sí, cada centro de facturación tiene su propia serie numérica. Cree varios centros y configure un prefijo y numeración diferente en cada uno.
Pregunta: ¿Cómo emitir una factura de anticipo y luego el documento final?
Respuesta:
- Cree un centro de tipo Factura de anticipo y emita el anticipo allí
- Tras el pago del anticipo, márquelo como pagado
- En el detalle de la factura de anticipo, haga clic en Emitir documento fiscal
- Al emitir la factura final, añada la deducción del anticipo como una partida negativa
Pregunta: El código QR de la factura no funciona al escanearlo
Respuesta: Verifique si en la factura están correctamente rellenados la cuenta bancaria, el símbolo variable y el importe. El código QR genera el estándar SPAYD, compatible con todos los bancos checos. Si el problema persiste, intente imprimir la factura con mayor calidad.
Consejos para un trabajo eficiente
- Use la copia: Si emite facturas similares, use la función Copiar en lugar de crear una desde cero
- Configure textos predeterminados: En la configuración del centro, introduzca textos estándar que se completarán automáticamente en las nuevas facturas
- Utilice el CRM: Mantenga actualizados los datos de los clientes en el CRM para ahorrar tiempo al emitir facturas
- Concilie de forma continua: Importe regularmente los extractos bancarios y concilie los pagos para tener una visión clara de las cuentas por cobrar
- Configure la repetición: Use la repetición automática para facturas mensuales regulares
- Use los filtros: Para encontrar rápidamente una factura, use el filtro por importe, fecha o cliente
- Exporte regularmente: Exporte las facturas al sistema contable siempre por períodos cerrados (mes, trimestre)
- Revise antes de enviar: Verifique siempre la vista previa en PDF antes de enviarla al cliente
- Registre notas: Utilice los campos de notas para registrar información importante sobre la factura
- Siga las estadísticas: Revise regularmente las estadísticas para tener una visión de la salud financiera de la empresa
Flujos de trabajo recomendados
Cierre mensual de facturas
- Al final del mes, revise todas las facturas emitidas
- Importe los extractos bancarios y concilie los pagos
- Marque las facturas que sigan sin pagarse
- Exporte las facturas al sistema contable
- Imprima o exporte el resumen para el contador
- Envíe recordatorios para las facturas vencidas
Control antes de enviar la factura
- Verifique la exactitud de los datos del cliente (especialmente el NIF/IVA)
- Compruebe la fecha de emisión, DUZP y vencimiento
- Revise las partidas, cantidades y precios
- Verifique la exactitud del cálculo del IVA
- Compruebe la cuenta bancaria y el símbolo variable
- Visualice la vista previa en PDF antes del envío
- Asegúrese de que el email del destinatario sea correcto