Libros de Registro de Vehículos - Documentación de Usuario

Introducción al Módulo

El módulo de Libros de Registro de Vehículos se utiliza para registrar los viajes de vehículos de la empresa, incluyendo el seguimiento del kilometraje, repostajes, consumo promedio de combustible y la preparación de documentos de facturación para proyectos. El sistema soporta tres tipos de vehículos: automóviles de pasajeros, camiones (TIR) y maquinaria. El módulo está estrechamente integrado con los registros de vehículos y las órdenes de viaje.

Funciones Principales del Módulo

• Registro de viajes individuales para cada vehículo con registro detallado de ruta y propósito
• Cálculo automático de kilometraje y verificación de consistencia de registros
• Seguimiento de repostajes y consumo promedio de combustible
• Separación de kilómetros en viajes de negocios y privados (para vehículos de pasajeros)
• Preparación de documentos de facturación para viajes por proyecto
• Exportación de viajes a órdenes de viaje
• Verificación de intervalos de servicio al registrar viajes

Tipos de Vehículos y Sus Especificaciones

Tipo de Vehículo	Icono	Qué se Registra	Características Específicas
Automóvil de Pasajeros	Car	Kilómetros, repostajes	Distinción entre km de negocios y privados
TIR (Camión)	Truck	Kilómetros, repostajes	Solo viajes de negocios
Maquinaria	Gear	Horas de trabajo	Sin kilómetros, solo registro de tiempo

Acceso al Módulo y Permisos

Niveles de Derecho de Acceso

El sistema funciona con dos niveles de permisos:

• rights_kj = 0 (usuario básico): El usuario tiene acceso solo a los vehículos que le han sido asignados explícitamente como conductor. Puede registrar y editar solo sus propios viajes. Ve solo los libros de registro de sus vehículos.
• rights_kj = 1 (administrador): El usuario tiene acceso a todos los vehículos de la empresa. Puede editar todos los registros y tiene acceso a vistas adicionales "Todos los Libros de Registro de Vehículos" y "Vista General de Proyectos".

Restricciones de Edición de Registros

Para garantizar la consistencia de los datos, se aplican las siguientes reglas:

• Por defecto, solo se puede editar el último viaje registrado (debido a las dependencias del estado de kilometraje)
• Para cada vehículo, puede establecer cuántos días atrás se pueden editar los registros (parámetro "Número de días atrás para ediciones")
• Después de que expire este período, los registros son de solo lectura (excepto para los administradores del módulo)
• Solo se puede eliminar el último viaje (y solo el propio o como administrador)

Operación Básica

Selección de Vehículo

Después de abrir el módulo, se muestra un panel superior con iconos de todos los vehículos a los que tiene acceso. Cada icono contiene:

• Símbolo de tipo de vehículo (automóvil, camión, maquinaria)
• Nombre del vehículo
• Número de matrícula

Al hacer clic en un icono de vehículo se muestra su libro de registro. Si tiene acceso a más de 10 vehículos, se muestra una lista desplegable en lugar de iconos.

Vista de Administrador

Los usuarios con permisos de administrador (rights_kj = 1) ven dos vistas generales adicionales además de los vehículos individuales:

• Vista General de Proyectos (icono de gráfico circular): Vista resumida de viajes agrupados por proyectos con cálculos de precios de facturación - sirve como base para emitir facturas a clientes
• Todos los Libros de Registro de Vehículos (icono de base de datos): Vista combinada de todos los viajes de todos los vehículos de la empresa en una tabla

Filtrado por Período

En cada vista, puede filtrar viajes por mes y año utilizando la lista desplegable "Período de visualización". El sistema ofrece el mes actual y 12 meses atrás. Seleccionando "Todos" muestra todos los registros sin restricciones de tiempo.

Registro de un Nuevo Viaje

Apertura del Formulario

Para registrar un nuevo viaje, haga clic en el botón verde "Agregar Viaje" en la esquina superior derecha del libro de registro. Se abre una ventana de diálogo con un formulario para registrar el viaje.

Datos Básicos del Viaje

Todos los tipos de vehículos requieren la siguiente información básica:

• Vehículo: Precompletado, no se puede cambiar (determinado por la selección del panel superior)
• Conductor: Seleccione de la lista de conductores asignados para el vehículo. Si no se establece ningún conductor, el formulario no permitirá guardar - primero asigne un conductor en la configuración del vehículo.
• Fecha: Fecha del viaje. Automáticamente precompletado con la última fecha utilizada para este vehículo (o la fecha de hoy).
• Hora desde - hasta: Rango de tiempo del viaje en formato horas:minutos. El sistema precompletará automáticamente la hora basándose en el viaje anterior o la hora predeterminada establecida para el vehículo.

Datos de Ruta (solo para automóviles y camiones)

Para vehículos de pasajeros y comerciales, introduce la ruta del viaje:

• Desde (ciudad, calle): Ubicación de inicio. Puede seleccionar del historial de direcciones utilizadas previamente o ingresar una nueva. Para sobrescribir una dirección existente, haga clic en ella y presione Retroceso. Automáticamente precompletado con el destino del viaje anterior.
• Vía: Opcional - ubicaciones intermedias en la ruta
• Hasta (ciudad, calle): Destino. Al igual que el campo "Desde", puede seleccionar del historial o ingresar una nueva ubicación.

Consejo: Si selecciona la misma combinación "desde" y "hasta" que ha utilizado antes, el sistema automáticamente completa el número de kilómetros basándose en el registro anterior. Sin embargo, si tomó una ruta diferente, puede ajustar manualmente los kilómetros.

Propósito del Viaje

• Motivo: Breve descripción del propósito del viaje (por ejemplo, "Reunión con cliente", "Transporte de material"). Puede seleccionar del historial o ingresar un nuevo motivo. Automáticamente precompletado con el último motivo utilizado.
• Proyecto: Número o nombre del proyecto al que pertenece el viaje. Este campo es clave para la facturación posterior - los viajes con el mismo proyecto se agruparán en la vista general de proyectos.

Estado de Kilometraje (solo para automóviles y camiones)

El sistema trabaja con registros precisos de lectura del odómetro:

• Estado km inicio: Automáticamente completado con el estado final del viaje anterior. Este campo es de solo lectura - asegura una cadena continua de registros.
• Estado km fin: Ingrese la lectura actual del odómetro al final del viaje. Debe ser mayor que el estado inicial.
• Km de negocios: Número de kilómetros conducidos por negocios. Automáticamente calculado como la diferencia entre estado km fin - estado km inicio. Puede ajustar si parte del viaje fue privado.
• Km privados (solo vehículos de pasajeros): Número de kilómetros conducidos de forma privada. Si completa km de negocios, los km privados se calculan automáticamente como el resto. Y viceversa - si completa km privados, se calculan los km de negocios.

Verificación: La suma de km de negocios + km privados debe ser igual a los kilómetros totales conducidos (estado km fin - estado km inicio).

Horas de Trabajo (solo maquinaria)

Para maquinaria, solo se registran horas de trabajo sin kilómetros:

• Hora desde - hasta: El sistema calcula automáticamente el número de horas de trabajo del rango de tiempo
• Los campos de ruta y kilómetros no se muestran para maquinaria

Repostaje y Consumo (solo para automóviles y camiones)

Para rastrear el consumo de combustible, puede registrar para cada repostaje:

• Repostaje (litros): Número de litros repostados. Ingrese con precisión de dos decimales (por ejemplo, 45.50).
• Repostaje en km: Lectura del odómetro en el momento del repostaje. Si repostó al final del viaje, se completa automáticamente con el valor "estado km fin". Si repostó durante el viaje, ingrese el estado exacto.

Cálculo de consumo promedio: El sistema calcula automáticamente el consumo promedio utilizando la fórmula: repostaje (litros) dividido por ((km en repostaje - km del repostaje anterior) dividido por 100). Para el cálculo correcto, es importante siempre repostar con el tanque lleno.

El consumo promedio calculado se muestra en la tabla de viajes en el formato "promedio X.XX l" debajo de los datos de repostaje.

Facturación

Si el vehículo tiene la facturación habilitada (establecido en la configuración del vehículo), puede ingresar:

• Precio de facturación/km (o precio/hr para maquinaria o precio total): Precio por unidad (kilómetro, hora) o precio total del viaje. Automáticamente precompletado con la tarifa predeterminada establecida para el vehículo. Puede ajustarlo para un viaje específico.
• Número de factura: Después de emitir una factura al cliente, puede registrar el número de factura con el que facturó el viaje.

Tipos de facturación:

• Por km/hr: El precio se multiplica por el número de kilómetros (km de negocios) u horas
• Precio total: El precio ingresado se aplica al viaje completo independientemente de kilómetros/horas

Costos Reales

Si el vehículo tiene una tarifa de costo real por kilómetro establecida, el sistema calcula automáticamente el costo real del viaje como: (km de negocios + km privados) × tarifa CZK/km. Este campo es solo informativo y se utiliza para el seguimiento interno de costos.

Nota

En el campo de texto libre Nota, puede registrar cualquier información adicional sobre el viaje (por ejemplo, "Desvío debido a cierre", "Pasajero Jan Novák").

Guardar el Registro

Después de completar todos los datos requeridos, haga clic en el botón verde "Guardar". El sistema realiza las siguientes verificaciones:

• Verificar si los tiempos de viaje se superponen con otro viaje del mismo vehículo (un vehículo no puede estar en dos lugares al mismo tiempo)
• Validación de estados de kilómetros (el final debe ser mayor que el inicio)
• Verificación de la suma de kilómetros de negocios y privados
• Verificación de intervalo de servicio - si el vehículo ha alcanzado o superado el límite de servicio, se muestra una advertencia

Si todas las verificaciones son exitosas, el viaje se guarda y se muestra en la tabla del libro de registro.

Edición de un Viaje Existente

Apertura de un Viaje para Edición

En la tabla del libro de registro, haga clic en el icono de ojo (ver detalle) para el viaje que desea editar. Se abre el mismo formulario que al registrar un nuevo viaje, esta vez completado con datos del registro existente.

Restricciones de Edición

Para mantener la consistencia del estado de kilometraje, se aplica lo siguiente:

• Si han pasado más días desde la fecha del viaje que los establecidos en el parámetro "Número de días atrás para ediciones" del vehículo, todos los campos excepto nota, proyecto, motivo y datos de facturación son de solo lectura
• Los administradores del módulo (rights_kj=1) y los administradores del sistema pueden editar cualquier registro sin restricciones de tiempo
• El campo "Registrado por" muestra quién y cuándo creó originalmente el registro

Qué se Puede Editar Siempre

Incluso para registros antiguos, puede editar normalmente:

• Proyecto
• Motivo
• Precio de facturación y número de factura
• Nota

Recálculo de Registros Posteriores

Si como administrador edita un registro antiguo y cambia el estado de kilometraje o la fecha y hora, el sistema recalcula automáticamente los estados de kilometraje para todos los viajes posteriores del mismo vehículo para mantener la consistencia de la cadena de registros.

Visualización del Libro de Registro de Vehículos

Estructura de Tabla para Vehículos de Pasajeros y Comerciales

La tabla muestra todos los viajes del vehículo seleccionado con columnas:

Columna	Descripción
Fecha	Fecha del viaje en formato día.mes.año
Hora desde - hasta	Rango de tiempo del viaje
Conductor	Nombre y apellido del conductor
Desde	Ubicación de inicio del viaje
Vía	Ubicaciones intermedias en la ruta
Hasta	Destino del viaje
Motivo	Propósito del viaje
Proyecto	Número de proyecto
Precio de facturación/km	Precio por kilómetro (mostrado solo si la facturación está activada para el vehículo)
Número de factura	Número de factura emitida (mostrado solo si la facturación está activada para el vehículo)
Estado km inicio	Lectura del odómetro al inicio del viaje
Estado km fin	Lectura del odómetro al final del viaje
Km de negocios	Número de kilómetros de negocios conducidos
Km privados	Número de kilómetros privados conducidos
Repostaje / consumo prom.	Número de litros repostados y debajo el consumo promedio calculado del último repostaje
Acciones	Iconos para ver detalle, eliminar (solo último registro) y agregar a orden de viaje

Estructura de Tabla para Maquinaria

Para maquinaria, no se muestran columnas relacionadas con ruta y kilómetros; en su lugar hay una columna:

Columna	Descripción
Horas	Número de horas de trabajo calculadas desde hora desde - hasta

Acciones en la Tabla

En la columna Acciones, encontrará iconos para trabajar con el registro:

• Icono de ojo: Ver detalle y editar viaje - disponible para todos los registros
• Icono de cruz: Eliminar viaje - mostrado solo para el último viaje y solo si lo registró usted o es administrador
• Icono de flecha derecha: Agregar viaje a orden de viaje - disponible para sus propios viajes o como administrador (requiere módulo de Órdenes de Viaje activo)

Funciones de la Tabla

La tabla soporta funciones estándar de DataTables:

• Ordenación: Al hacer clic en el encabezado de una columna ordena los datos ascendente/descendente
• Búsqueda: En la parte superior derecha, puede ingresar texto para búsqueda de texto completo en todas las columnas
• Paginación: En la parte superior izquierda, elige el número de filas por página (10, 25, 50, 100 o todas)
• Exportación: Botones para exportar a Excel, imprimir y selección de columnas visibles

Libro de Registro de Todos los Vehículos

Acceso a Vista General

Esta vista general está disponible solo para administradores del módulo (rights_kj=1). Se muestra después de hacer clic en el panel "Todos los Libros de Registro de Vehículos" con el icono de base de datos en el panel superior.

Contenido de la Vista General

La tabla contiene todos los viajes de todos los vehículos de la empresa en una vista general. Además de las columnas del libro de registro regular, hay:

• Matrícula: Número de matrícula del vehículo
• Nombre: Nombre del vehículo

Los registros están ordenados cronológicamente por fecha y hora del viaje. Aquí también puede filtrar por período utilizando la lista desplegable.

Uso de la Vista General

Esta vista general se utiliza especialmente para:

• Verificar la utilización de toda la flota de vehículos
• Comparar viajes entre vehículos
• Exportar datos completos para procesamiento externo
• Encontrar viajes específicos cuando no está seguro de con qué vehículo se realizaron

Vista General de Proyectos

Propósito de la Vista General

La Vista General de Proyectos es una herramienta clave para preparar documentos de facturación. Agrupa viajes por proyectos y calcula precios de facturación. El acceso está disponible solo para administradores del módulo (rights_kj=1).

Filtrado de Datos

Antes de mostrar la vista general, es aconsejable establecer filtros en el panel expandible (abrir haciendo clic en el icono más):

• Fecha desde - hasta: Período de tiempo del cual desea incluir viajes
• Vehículo: Puede limitar la vista general a solo un vehículo seleccionado o seleccionar "todos"
• Proyecto: Puede seleccionar un proyecto específico de la lista de proyectos ya utilizados
• Trabajado por: Puede filtrar por un conductor específico

Después de establecer los filtros, haga clic en el botón "Buscar" para aplicar los filtros. El botón "Cancelar filtro" devuelve la visualización a su estado predeterminado.

Estructura de la Vista General

La tabla muestra solo viajes de vehículos que tienen la facturación habilitada y contiene columnas:

Columna	Significado
Fecha	Fecha del viaje
Proyecto	Número o nombre del proyecto
Vehículo	Nombre y matrícula del vehículo
Trabajado por	Nombre del conductor
Km pasajeros	Número de kilómetros de negocios conducidos por automóvil de pasajeros
Km TIR	Número de kilómetros de negocios conducidos por camión
Tiempo (para maquinaria) en hrs.	Número de horas de trabajo de maquinaria
Precio/unidad	Precio de facturación por km/hr o precio total
Precio total	Precio total calculado del viaje (km/hr × precio o precio total)
Desde, Vía, Hasta	Ruta del viaje
Motivo	Propósito del viaje
Nota	Nota libre sobre el viaje

Totales en el Pie de Tabla

En la parte inferior de la tabla, se muestran automáticamente los totales:

• Total km pasajeros - suma de kilómetros de todos los vehículos de pasajeros
• Total km TIR - suma de kilómetros de todos los vehículos comerciales
• Total hrs - suma de horas de toda la maquinaria
• Precio total - cantidad total a facturar por todos los viajes mostrados

Trabajar con la Vista General

1. Establezca el filtro para el período requerido y opcionalmente para un proyecto específico
2. Verifique si todos los viajes tienen el proyecto y el precio de facturación completados
3. Si faltan datos, regrese al libro de registro del vehículo respectivo y agréguelos
4. Exporte datos a Excel usando el botón "Excel" para procesamiento adicional
5. Después de emitir la factura, regrese a viajes individuales y agregue el número de factura

Integración con Órdenes de Viaje

Agregar un Viaje a Orden de Viaje

Si tiene el módulo de Órdenes de Viaje activo, puede transferir fácilmente viajes del libro de registro a informes de gastos de viaje:

1. En la tabla del libro de registro, haga clic en el icono de flecha derecha para el viaje que desea agregar a una orden de viaje
2. Se abre una ventana de diálogo con selección de orden de viaje
3. Solo se muestran órdenes de viaje en estado "Creado" y "Pendiente de Aprobación"
4. Seleccione la orden de viaje requerida de la lista - muestra la fecha, nombre, nombre del empleado y tipo de orden de viaje
5. Haga clic en el botón "Guardar"

Qué se Copia

Los datos del viaje se copian a la orden de viaje en la sección "Informe de Gastos de Viaje" como una nueva fila con ruta, kilómetros y costos.

Finalización de la Transferencia

Después de copiar todos los viajes necesarios:

1. Abra la orden de viaje relevante en el módulo de Órdenes de Viaje
2. Verifique los datos transferidos
3. Agregue cualquier dato adicional (por ejemplo, tarifas de estacionamiento, peajes de autopistas)
4. Guarde la orden de viaje

Verificación de Intervalo de Servicio

Notificación Automática al Registrar

Si el vehículo también está registrado en el módulo de Registro de Vehículos y tiene un plan de servicio o fecha de servicio establecida, el sistema verifica al registrar cada viaje:

• Si el número de kilómetros ha excedido el límite de servicio establecido en el plan de servicio
• Si la fecha actual ha excedido la fecha de servicio

Si se ha excedido el intervalo de servicio, después de guardar el viaje se muestra una advertencia con información:

• A cuántos kilómetros se debe realizar el servicio
• Descripción de la tarea de servicio
• Llamada para organizar el servicio

Transición a Registro de Vehículos

Si el vehículo también está registrado en el módulo de Registro de Vehículos, se muestra un botón "Registro de Vehículos" con un icono de enlace externo en la esquina superior derecha del libro de registro. Al hacer clic se mueve directamente al detalle del vehículo donde puede verificar el plan de servicio o registrar la finalización del servicio.

Configuración de Vehículos

Parámetros Básicos

Cada vehículo en el libro de registro tiene los siguientes parámetros configurables (accesibles en el módulo de Configuración o para administradores directamente desde el libro de registro):

• Matrícula: Número de matrícula del vehículo
• Nombre: Nombre descriptivo del vehículo (por ejemplo, "Škoda Octavia de la empresa")
• Tipo de Vehículo: Pasajeros / TIR / Maquinaria - determina qué campos se registrarán
• Estado km predeterminado: Lectura inicial del odómetro cuando se agrega el vehículo al registro (utilizado para el primer registro si aún no hay viajes)

Asignación de Conductor

Debe asignar al menos un conductor a cada vehículo. Solo los conductores asignados se pueden seleccionar al registrar un viaje. La asignación también determina qué usuarios (con derecho rights_kj=0) tienen acceso al vehículo.

Configuración de Facturación

• Usar precio de facturación: Encendido/apagado - determina si se registran datos de facturación para viajes de este vehículo
• Tipo de facturación:
  • Por km/hr - el precio se multiplica por el número de kilómetros/horas
  • Precio total - precio fijo por viaje independientemente de la longitud
• Precio de facturación: Tarifa predeterminada en CZK que se completa automáticamente al registrar un nuevo viaje (se puede ajustar individualmente para cada viaje)

Costos Reales

• Costos reales - tarifa CZK/km: Si se establece, el sistema calcula automáticamente los costos reales para cada viaje como (km de negocios + km privados) × tarifa. Utilizado para seguimiento interno de costos de la flota de vehículos.

Reglas de Finalización

• Debe completarse para el día del mes: Si se establece (por ejemplo, 5), el sistema requiere que todos los viajes del mes anterior se registren a más tardar el día 5 del mes siguiente
• Debe completarse - verificar X días atrás: El sistema verifica si el último viaje registrado no es más antiguo que el número especificado de días (por ejemplo, verificar 7 días atrás = el último viaje no debe ser más antiguo que hace 7 días)

Estas verificaciones son realizadas por un script cron automático que envía recordatorios a las personas responsables.

Tiempos Predeterminados

• Hora predeterminada desde: Automáticamente completado en el campo "Hora desde" al registrar un nuevo viaje (por ejemplo, 07:00)
• Hora predeterminada hasta: Automáticamente completado en el campo "Hora hasta" al registrar un nuevo viaje (por ejemplo, 16:00)

Restricciones de Edición

• Número de días atrás para ediciones: Determina cuántos días atrás los usuarios regulares (no administradores) pueden editar registros de viajes. Después de que expire este período, los registros son de solo lectura.

Flujos de Trabajo Comunes

Registro Diario de Viajes

1. Abra el módulo de Libros de Registro de Vehículos
2. Seleccione el vehículo que condujo
3. Haga clic en "Agregar Viaje"
4. El sistema precompleta: fecha (hoy), conductor (usted), hora (siguiendo el viaje anterior o predeterminado), desde (destino del viaje anterior)
5. Agregue: a dónde fue, motivo, proyecto
6. Registre la lectura del odómetro al final del viaje
7. Si repostó, agregue litros y km en el repostaje
8. Guardar

Viaje Repetido a la Misma Ubicación

1. Al registrar un viaje, seleccione la ubicación de inicio en el campo "Desde"
2. En el campo "Hasta", seleccione el destino - si ha utilizado esta combinación antes, el sistema automáticamente completa el número de kilómetros
3. Verifique y posiblemente ajuste km (si tomó una ruta diferente)
4. Agregue otros datos y guarde

Viaje de Negocios con Regreso Privado

1. Al registrar un viaje, ingrese el estado km fin total (parte de negocios + privada)
2. En el campo "Km de negocios", ingrese solo los kilómetros conducidos por negocios
3. El sistema calcula automáticamente "Km privados" como la diferencia
4. Alternativamente, puede ingresar primero km privados y el sistema calculará los de negocios

Preparación de Documentos de Facturación para un Proyecto

1. Durante el mes, complete el campo "Proyecto" para cada viaje - use una designación consistente (por ejemplo, "P2025-001")
2. Al final del período, vaya a la "Vista General de Proyectos"
3. Establezca el filtro para el período requerido y opcionalmente un proyecto específico
4. Verifique si todos los viajes tienen el precio de facturación completado
5. Anote la cantidad total del pie de tabla
6. Exporte datos a Excel para adjuntar a la factura
7. Después de emitir la factura, regrese a viajes individuales y escriba el número de factura emitida en el campo "Número de factura"

Verificación Mensual de Flota de Vehículos

1. Vaya a la vista general "Todos los Libros de Registro de Vehículos"
2. Establezca el filtro de período para el mes verificado
3. Verifique si todos los vehículos tienen viajes registrados (si fueron utilizados)
4. Verifique el consumo promedio - desviaciones significativas pueden señalar un problema técnico
5. Verifique si no hay viajes con la misma hora para diferentes vehículos del mismo conductor
6. Exporte datos para archivar o reportar

Informe de Gastos de Viaje

1. Primero, cree una nueva orden de viaje en el módulo de Órdenes de Viaje
2. Vaya a los Libros de Registro y seleccione el vehículo con el que viajó
3. Para cada viaje que pertenece al viaje de negocios, haga clic en el icono de flecha derecha
4. Seleccione su orden de viaje de la lista
5. Después de copiar todos los viajes, regrese al módulo de Órdenes de Viaje
6. Abra la orden de viaje, verifique los datos y agregue otros gastos
7. Guarde y envíe para aprobación

Solución de Problemas y Preguntas Frecuentes

No se Puede Guardar el Viaje - Error de Superposición de Tiempo

Problema: Al guardar, se muestra el error "El vehículo no puede estar en 2 lugares al mismo tiempo".

Solución: Verifique si ya tiene otro viaje registrado con tiempo superpuesto para el mismo vehículo y el mismo día. Corrija la hora de inicio o finalización para que los viajes se sigan cronológicamente. Si hay un error en un registro anterior, corrija ese primero.

El Estado Km Inicio es Incorrecto

Problema: El campo "Estado km inicio" contiene un valor incorrecto.

Solución: El campo "Estado km inicio" se completa automáticamente desde el campo "Estado km fin" del viaje anterior. No se puede editar directamente. Si el valor es incorrecto, debe corregir el "Estado km fin" en el viaje anterior. Después de la corrección, el valor correcto se reflejará automáticamente en todos los viajes posteriores. Si no tiene permiso para corregir el viaje anterior (es más antiguo que el número permitido de días), contacte al administrador del módulo.

No se Puede Editar Viaje Antiguo

Problema: Los campos del formulario son de solo lectura (deshabilitados), no se pueden editar datos.

Solución: Si el viaje es más antiguo que el número de días establecido en el parámetro "Número de días atrás para ediciones" del vehículo, la mayoría de los campos se bloquean automáticamente. Todavía puede editar: proyecto, motivo, datos de facturación y nota. Si necesita editar otros datos, contacte al administrador del módulo o al administrador del sistema.

Consumo Promedio No Mostrado o Poco Realista

Problema: La columna de consumo promedio está vacía o contiene un valor poco realista.

Solución: El consumo promedio se calcula solo después del segundo repostaje (necesita comparar dos estados km en el repostaje). Si solo ha repostado una vez hasta ahora, el consumo promedio no se mostrará. Un valor poco realista puede ocurrir si el tanque no estaba lleno durante el repostaje o si el estado km en el repostaje se ingresó incorrectamente. Verifique los registros de repostaje y verifique que el campo "Repostaje en km" contenga la lectura correcta del odómetro.

No se Puede Seleccionar el Vehículo - No Está en la Lista

Problema: El vehículo que necesito no se muestra en el panel superior.

Solución: Solo se muestran vehículos a los que está asignado como conductor (si tiene derecho rights_kj=0) o todos los vehículos de la empresa (si tiene rights_kj=1). Si falta el vehículo, contacte al administrador con una solicitud para ser asignado al vehículo. Alternativamente, el vehículo puede estar eliminado (deleted=1) - entonces primero debe ser restaurado.

Kilómetros No Completados al Seleccionar Ruta

Problema: Seleccioné "Desde" y "Hasta" pero los campos de kilómetros permanecieron vacíos.

Solución: El llenado automático de kilómetros funciona solo si ha utilizado la combinación desde-hasta antes para el mismo vehículo. Si es el primer viaje a esa ruta, debe ingresar los kilómetros manualmente. Después de la primera entrada, la próxima vez que use la misma ruta, los kilómetros se completarán automáticamente.

Km de Negocios y Privados No se Calculan Correctamente

Problema: La suma de kilómetros de negocios y privados no coincide con el total de kilómetros conducidos.

Solución: El sistema calcula automáticamente un valor del otro. Si ingresa km de negocios, los km privados se calculan automáticamente = (estado km fin - estado km inicio) - km de negocios. Y viceversa. Si cambia manualmente ambos valores, puede ocurrir una discrepancia. Primero ingrese el estado km fin, luego km de negocios (o km privados) y deje que el sistema calcule el otro valor.

No se Puede Agregar Viaje - Conductor Faltante

Problema: El formulario muestra el error "no hay conductor establecido para este vehículo" y el botón Guardar no está disponible.

Solución: No hay conductor asignado al vehículo. Vaya a la configuración del vehículo (o contacte al administrador) y asigne al menos un conductor al vehículo. Entonces será posible registrar viajes.

No se Puede Encontrar el Vehículo en Vista General Completa

Problema: Falta algún vehículo en la vista general "Todos los Libros de Registro de Vehículos".

Solución: La vista general muestra solo viajes, no vehículos. Si no se registró ningún viaje para el vehículo en el período mostrado, no aparecerá en la tabla. Intente cambiar el filtro de período a "Todos" o a otro mes. Si el vehículo no tiene viajes en absoluto, la tabla estará vacía - primero necesita registrar al menos un viaje.

Algunos Viajes Faltan en Vista General de Proyectos

Problema: Sé que conduje más viajes para el proyecto, pero solo se muestran algunos en la vista general.

Solución: La Vista General de Proyectos muestra solo viajes de vehículos que tienen la facturación habilitada (parámetro "Usar precio de facturación"). Verifique la configuración del vehículo. También verifique que los filtros estén configurados correctamente (especialmente fecha desde-hasta) y que completó el campo "Proyecto" en todos los viajes con exactamente el mismo texto (el sistema distingue mayúsculas/minúsculas y espacios).

Precio de Facturación No Mostrado

Problema: Las columnas de precio de facturación no son visibles en la tabla.

Solución: Las columnas de precio de facturación se muestran solo para vehículos que tienen el parámetro "Usar precio de facturación" habilitado en la configuración. Si está deshabilitado, las columnas no se muestran. Se puede habilitar en la configuración del vehículo.

Consejos para Trabajo Eficiente

Use el Historial de Direcciones

En lugar de ingresar constantemente direcciones manualmente, use la lista desplegable con historial. El sistema recuerda todas las direcciones que ha utilizado, y también ofrece direcciones de empresas del módulo CRM. Si conduce regularmente a los mismos lugares, ahorra tiempo y además los kilómetros se completan automáticamente.

Use Designación de Proyecto Consistente

Para una preparación de factura más fácil, mantenga un formato de número de proyecto consistente (por ejemplo, P2025-001, P2025-002, etc.). Evite errores tipográficos - cada diferencia en la designación creará una fila separada en la vista general de proyectos.

Registre Viajes Continuamente

No registre todos los viajes solo al final del mes - recordará menos detalles y la probabilidad de errores será mayor. Idealmente registre viajes diariamente o al menos semanalmente mientras los eventos están frescos en la memoria.

Verifique el Consumo Promedio

Monitoree el consumo promedio del vehículo. Un aumento significativo puede señalar un problema técnico, neumáticos desinflados o un estilo de conducción poco económico. Use la exportación a Excel para crear un gráfico de consumo a lo largo del tiempo.

Use Notas

En el campo de nota, registre eventos no estándar - desvíos, pasajeros, razón de mayor duración del viaje, daño al vehículo, etc. Esta información puede ser útil al resolver reclamos más tarde o durante auditorías.

Agregue Regularmente Números de Factura

Si factura viajes a clientes, agregue continuamente números de factura emitidos. Esto facilita encontrar más tarde qué factura pertenece a qué viaje y evitar facturación duplicada.

Exporte Datos para Archivar

Una vez al mes o trimestralmente, exporte datos a Excel y archívelos. En caso de problemas técnicos, tendrá una copia de seguridad de datos y además puede crear sus propios informes y estadísticas.

Conclusión

El módulo de Libros de Registro de Vehículos es una herramienta integral para la gestión de flotas de vehículos. Cuando se usa correctamente, proporciona una visión general precisa de la utilización de vehículos, costos de transporte y documentos de facturación. La clave del éxito es el registro regular y cuidadoso de viajes con énfasis en el llenado correcto de estados de kilometraje y proyectos.

Para más información, contacte al administrador del sistema o visite la sección de Ayuda en el menú principal de la aplicación.