Pedidos emitidos y recibidos (Orders, OrdersRecieved)

Resumen

El módulo incluye dos agendas conectadas entre sí que se muestran en el menú como dos módulos independientes: Pedidos emitidos (la empresa pide mercancía o servicios a un proveedor, o bien registra sus propios pedidos para un cliente) y Pedidos recibidos (el pedido que un cliente ha enviado a la empresa). Ambas agendas tienen un manejo casi idéntico: el mismo aspecto de la lista, los mismos diálogos para crear y modificar, el mismo trabajo con los artículos, pero se diferencian en varios puntos. Los Pedidos emitidos ofrecen además un flujo de aprobación (envío para aprobación al superior), mientras que los Pedidos recibidos disponen además de un formulario público para recibir pedidos de clientes sin necesidad de iniciar sesión. Las diferencias se indican siempre de forma explícita en el texto.

Funciones clave del módulo Pedidos emitidos y recibidos

Registro de pedidos dividido en grupos (centros/divisiones) con numeración y configuración propias
Los artículos del pedido se pueden añadir desde el módulo Catálogo de productos, directamente desde el almacén o como texto libre
Recálculo automático de precios con IVA, descuentos y modificación conjunta del precio de todos los artículos
Flujo de aprobación en los pedidos emitidos (envío para aprobación, decisión del superior)
Impresión del pedido en un informe PDF y su envío por correo electrónico directamente desde el detalle
Conexión mutua con consultas, ofertas, contratos, albaranes de entrega y facturas
Formulario público «Pedir» para recibir pedidos de clientes sin necesidad de iniciar sesión
Seguimiento del grado de cumplimiento de los artículos (cuántas unidades se han entregado) y de la validez del pedido

Acceso y configuración

El acceso a ambas agendas, Pedidos emitidos y Pedidos recibidos, así como a su configuración, se rige por los derechos asignados al usuario dentro de cada grupo de pedidos. Sin al menos un grupo creado no es posible crear ni consultar pedidos en el módulo.

Cómo llegar al módulo Pedidos emitidos y Pedidos recibidos

Ruta de navegación al módulo Pedidos emitidos: Menú principal → Pedidos emitidos. Ruta de navegación al módulo Pedidos recibidos: Menú principal → Pedidos recibidos. En la parte superior de la pantalla principal de ambos módulos hay un enlace Ajustes, que solo se muestra a los usuarios con derecho a la configuración del módulo.

Configuración del módulo Pedidos emitidos y Pedidos recibidos

La configuración de ambas agendas se realiza por separado para cada grupo de pedidos, siempre en su propia pestaña dentro de los ajustes. Ruta a los ajustes: Pedidos emitidos → Ajustes, o bien Pedidos recibidos → Ajustes. Solo un usuario con permiso de administrador en el módulo puede crear un grupo nuevo.

Grupos de pedidos

Con el botón Crear grupo se crea un nuevo grupo de pedidos (solo se indica el Nombre, normalmente según el centro o la división). Con el enlace Editar nombre se puede renombrar un grupo existente; con la opción Eliminar grupo el grupo, junto con todos sus pedidos, se traslada a la papelera. En la pestaña del grupo se configuran además los derechos de acceso de cada usuario y los parámetros generales descritos a continuación.

Parámetros generales: dirección y documentos

Ajustes: dirección del proveedor o del cliente (según se trate de pedidos emitidos o recibidos), CIF, NIF y logotipo, que se imprimen en el informe PDF del pedido.

Opción en los ajustes	Qué afecta
Nombre, Dirección, Localidad, Código postal, País, CIF, NIF	Dirección que se imprime en el encabezado del informe PDF del pedido
Botón ARES junto al campo CIF	Tras introducir el CIF, recupera automáticamente el nombre, la dirección y el NIF de la empresa del registro ARES
Logotipo en los documentos	Carga la imagen del logotipo que se muestra en los pedidos impresos

Parámetros generales: numeración y textos

El número de un pedido nuevo se compone automáticamente según la configuración del grupo correspondiente; el usuario elige cada una de las partes del número en los ajustes del grupo.

Opción en los ajustes	Qué afecta
Número correlativo: prefijo, año, sufijo, número de dígitos, empezar desde	Determina el formato del número de los pedidos recién creados de ese grupo
Texto predeterminado encima de los artículos / debajo de los artículos	Texto con el que se rellena de forma predeterminada el campo correspondiente en un pedido recién creado; se puede modificar en un pedido concreto
Tasa de IVA predeterminada	Tasa de IVA con la que se rellena de forma predeterminada un artículo recién añadido al pedido
Número de decimales en los precios (solo Pedidos recibidos)	Cuántos decimales se muestran y se calculan en los precios de los artículos
Nota interna como texto del pedido (solo Pedidos emitidos)	Renombra la etiqueta del campo «Nota/descripción interna» a «Texto del pedido»

Parámetros generales: funciones y aprobación

Este grupo de opciones activa o desactiva cada una de las funciones de las agendas Pedidos emitidos y Pedidos recibidos dentro del grupo correspondiente.

Opción en los ajustes	Qué afecta
Estado en los pedidos (solo Pedidos emitidos)	Activa el campo y la columna «Estado» (Activo/Entregado/Pagado/Rechazado) y el filtro por estado
Utilizar contratos (solo Pedidos emitidos)	Activa la selección y la visualización del contrato del módulo Contratos en el pedido
Precio total del pedido junto a la divisa (solo Pedidos emitidos)	Cambia el pedido al modo de un único importe total sin desglose de artículos
Flujo de aprobación (solo Pedidos emitidos)	Activa los botones «Enviar para aprobación» y «Aprobar/Rechazar» y el estado de aprobación del pedido
Tras la aprobación, enviar al correo electrónico del contacto de CRM (solo Pedidos emitidos)	Tras la aprobación del pedido, envía automáticamente un correo electrónico también a la persona de contacto de CRM asignada al pedido
Nota de los productos: cargar desde	Determina de dónde se rellena la nota del artículo al añadir un producto al pedido
Códigos aduaneros de los productos: cargar desde	Determina de dónde se rellena el código aduanero del artículo

Pedidos públicos (solo Pedidos recibidos)

En los ajustes del grupo Pedidos recibidos se puede activar el formulario web público «Pedir», a través del cual los clientes pueden realizar pedidos sin iniciar sesión. Si la opción está activada, en los propios ajustes se muestra el enlace a la dirección pública del formulario, que se puede entregar a los clientes.

Opción en los ajustes	Qué afecta
Permitir	Habilita la dirección pública del formulario «Pedir» sin necesidad de iniciar sesión; si no está activado, la dirección devuelve un error de acceso no autorizado
Correo electrónico	Dirección a la que llega el aviso de un nuevo pedido público
Teléfono	Teléfono de contacto mostrado a los clientes en el formulario
Desde el almacén	Selección de los almacenes desde los que se ofrece mercancía para pedir en el formulario
Ofrecer solo mercancía en stock	Limita la oferta solo a los artículos con existencias positivas en el almacén
Texto encima del formulario del pedido / debajo de él	Texto informativo adicional mostrado a los clientes encima, o respectivamente debajo, de la tabla del pedido

Permisos y derechos de acceso al módulo Pedidos emitidos y recibidos

El acceso a los pedidos se gestiona por separado para cada grupo de pedidos, y de forma independiente para Pedidos emitidos y para Pedidos recibidos. El nivel de derecho se asigna a cada usuario individualmente en los ajustes del grupo, eligiendo uno de cinco valores.

Nivel de acceso (Pedidos emitidos)	Qué permite
Sin acceso	El usuario no ve el grupo en absoluto, ni siquiera aparece en el selector de grupos
Ve los pedidos	Puede abrir el grupo y solo consultar los pedidos, sin poder crear ni modificar nada
Ve y puede crear nuevos y modificar los propios	Además puede crear pedidos nuevos, modificarlos, añadir y eliminar artículos, modificar precios, añadir notas, imprimir y enviar por correo electrónico, y enviar pedidos para aprobación
Ve, modifica, crea todo, aprueba los asignados	Además puede eliminar pedidos y aprobar, rechazar o devolver para modificación solo los pedidos en los que ha sido designado explícitamente como aprobador
Ve, modifica, crea, elimina y aprueba todo	Nivel máximo: además puede aprobar cualquier pedido pendiente, con independencia de a quién se le haya asignado

Nivel de acceso (Pedidos recibidos)	Qué permite
Sin acceso	El usuario no ve el grupo en absoluto
Ve los pedidos	Consulta de pedidos sin posibilidad de modificarlos
Ve y puede crear nuevos y modificar los propios	Puede crear pedidos nuevos y modificar los propios
Ve y puede modificar y crear todo	Puede modificar también los pedidos creados por otros usuarios
Ve, modifica, crea y puede eliminar todo	Nivel máximo, además puede eliminar pedidos

Solo un administrador puede asignar y modificar estos derechos: bien el administrador general de la empresa, bien un usuario al que se le haya asignado explícitamente la administración de este módulo concreto. El mismo grupo de personas puede crear, eliminar y renombrar grupos de pedidos, así como modificar sus ajustes generales. El «Aprobador» de los pedidos emitidos no es un rol fijo, sino una persona concreta elegida por quien crea el pedido al enviarlo para aprobación; solo se ofrecen los usuarios con permiso suficiente en el grupo correspondiente. Quien tenga el nivel de derecho más alto ve y puede decidir sobre todos los pedidos pendientes, con independencia de si ha sido designado como aprobador.

Interfaz de usuario

Las pantallas principales del módulo Pedidos emitidos y del módulo Pedidos recibidos tienen una disposición casi idéntica: arriba el selector de grupos, debajo el filtro plegable, una fila con los controles encima de la tabla y la propia tabla de pedidos con columnas de acciones.

Pantalla principal del módulo Pedidos emitidos

Arriba está el título de la página y, si procede, el enlace a Ajustes. Debajo hay una barra con las etiquetas de cada grupo de pedidos (centros/divisiones): al hacer clic en una etiqueta se cambia el grupo mostrado; si el usuario no tiene acceso a ningún grupo, en lugar del contenido se muestra un mensaje de permisos insuficientes. En la fila situada encima de la tabla hay un selector de año (un listado de los años desde la creación de la empresa hasta el año actual, o la opción «Todo»), el interruptor «Todo»/«Solo vigentes (por fecha)» (oculta los pedidos que están completamente cumplimentados y además tienen la validez vencida), el interruptor «Todo»/«Solo mis registros» (solo los pedidos creados por el usuario que ha iniciado sesión), el botón Crear pedido y el botón Eliminados. Columnas de la tabla: Número de pedido (con un icono de marca de verificación en los completamente cumplimentados y de exclamación en los pedidos vencidos), Nombre, Nombre del contrato (solo si está activado el uso de contratos), Empresa, Estado (solo si el estado está activado), Estado de aprobación (solo si la aprobación está activada), Creada, Creado por, Válido hasta el, Precio con o sin IVA según la configuración, Divisa y Acciones (iconos de lupa, lápiz, copiar y papelera; estos dos últimos solo con permiso suficiente).

Pantalla principal del módulo Pedidos recibidos

La disposición es la misma que en Pedidos emitidos. El filtro tiene además los campos Fecha de entrega desde–hasta y Creado por (selección entre los usuarios que han creado algún pedido en el grupo correspondiente). El interruptor situado encima de la tabla se llama «Todo»/«Solo activos» y a la derecha se añade el botón Estadísticas por años. Columnas de la tabla: Número de pedido, Nombre, Número de pedido del cliente, Nombre del contrato, Empresa, Creada, Creado por, Fecha de envío, Fecha de entrega, Precio sin IVA y Acciones. Encima de la tabla se muestra además una fila con la suma «Total impuestos excl.» de los registros mostrados en ese momento, según la divisa.

Filtros y búsqueda en los pedidos emitidos y recibidos

El panel plegable del filtro está contraído de forma predeterminada y se resalta con color cuando está activo. Contiene el campo «En el título» para la búsqueda de texto completo por el nombre del pedido, la fecha de creación desde–hasta, la selección de la empresa desde el módulo CRM y, en los pedidos emitidos, además el campo Estado (solo si está activado en los ajustes del grupo). El filtro se ejecuta con el botón Buscar, y el botón Cancelar lo borra. Fuera del filtro también se puede usar el campo «Buscar» situado directamente encima de la tabla para una búsqueda rápida en los registros mostrados en ese momento. Ambas tablas permiten ordenar las columnas haciendo clic en el encabezado, paginación y exportación de los datos mostrados a Excel, así como impresión directamente desde los botones situados encima de la tabla.

Operaciones básicas

Los siguientes procedimientos son válidos para ambas agendas del módulo, es decir, tanto para Pedidos emitidos como para Pedidos recibidos: creación de un pedido nuevo, adición de artículos, copia, modificación y eliminación, seguimiento de estados y flujo de aprobación. Las diferencias, como que el flujo de aprobación solo esté disponible en los pedidos emitidos, se indican siempre de forma explícita en el procedimiento correspondiente.

Procedimiento: creación de un nuevo pedido emitido o recibido

En el módulo Pedidos emitidos, o bien Pedidos recibidos, haga clic en el botón Crear pedido.
En el diálogo «Creación de un pedido emitido» (o «Creación de un pedido recibido») rellene los campos necesarios; véase la tabla siguiente.
Haga clic en Guardar. El pedido se crea, recibe un número correlativo según el numerador configurado para ese grupo y se abre su detalle.
En el detalle, añada los artículos del pedido con el botón Añadir desde productos, el botón para añadir desde el almacén, o el botón Añadir línea de artículo libre.
La cantidad, el precio por unidad, el descuento, la tasa de IVA y la cantidad entregada se pueden modificar directamente en la fila dentro de la tabla de artículos; el cambio se guarda en cuanto se abandona el campo.

Consejo: con el botón Eliminar todos los artículos se puede vaciar rápidamente todo el pedido, y con el botón Modificar precios aplicar el mismo descuento porcentual a todos los artículos a la vez.

Campos del diálogo «Creación de un pedido emitido» y «Creación de un pedido recibido»

Campo	Válido para	Descripción
Pedido número	ambas agendas	Número correlativo asignado automáticamente, no se edita
Nombre	ambas agendas	Nombre propio del pedido (en la práctica se recomienda rellenarlo, aunque el formulario técnicamente no lo controla)
Número de pedido del cliente	solo Pedidos recibidos	Número con el que el propio cliente registra el pedido
Contrato	solo Pedidos emitidos, solo si está activado «Utilizar contratos»	Selección de un contrato existente del módulo Contratos
Empresa	ambas agendas	Selección del cliente o del proveedor desde el módulo CRM; tras la selección se recupera la divisa de la empresa
Persona de contacto	ambas agendas	Contacto concreto de la empresa seleccionada en CRM, solo ofrece los contactos de esa empresa
La dirección de entrega es distinta	ambas agendas	Casilla de verificación que abre un bloque oculto con la dirección de entrega (Sucursal, Nombre, Dirección, Localidad, Código postal, País); al seleccionar la sucursal desde CRM el campo se rellena automáticamente
Divisa / Precio total del pedido	ambas agendas; el precio total solo en Pedidos emitidos en este modo	Divisa en la que se lleva el pedido, o directamente el importe total con IVA incluido, sin desglose de artículos
Estado	solo Pedidos emitidos, solo si está activado	Valor predeterminado Activo, se puede cambiar seleccionando en el listado de estados
Fecha de expedición	ambas agendas	Fecha de creación del pedido, rellenada de forma predeterminada con la fecha de hoy
Fecha de envío	solo Pedidos recibidos	Cuándo se envió el pedido al cliente o al proveedor
Válido hasta el / Fecha de entrega	ambas agendas	Hasta cuándo es válido el pedido, o respectivamente cuándo debe entregarse
Nota/descripción interna (Texto del pedido)	ambas agendas	Texto libre; en Pedidos emitidos con editor con formato
Archivos adjuntos	ambas agendas	Archivos adjuntos públicos, se incluyen también en el informe impreso y en el correo electrónico; como máximo 60 archivos a la vez
Archivos adjuntos internos	ambas agendas	Archivos adjuntos visibles solo internamente, no se incluyen en el informe impreso; como máximo 60 archivos

Copia de un pedido emitido y recibido

El icono Copiar situado en la fila de la lista de pedidos emitidos y recibidos abre el mismo diálogo que la creación de un pedido nuevo, rellenado con los datos del pedido original, excepto el número, que se genera de nuevo. Tras guardar, se copian también todos los artículos del pedido original (código, nombre, cantidad, precio, tasa de IVA), pero los archivos adjuntos no se copian.

Modificación y eliminación de un pedido emitido y recibido

Con el icono del lápiz en la fila de la lista, o con el botón Modificar en el detalle, se abre el mismo diálogo que al crearlo, rellenado con los valores actuales del pedido. Con el icono de la papelera (solo con permiso suficiente para eliminar), tras confirmar la pregunta «¿Suprimir? ¿De verdad quiere borrar esta entrada?», el registro se traslada a la papelera. Los pedidos emitidos y recibidos eliminados están disponibles a través del botón Eliminados encima de la tabla principal.

Procedimiento: flujo de aprobación de un pedido emitido

El flujo de aprobación solo está disponible en el módulo Pedidos emitidos, y solo si está activado en los ajustes del grupo correspondiente.

Un usuario con derecho a crear pedidos nuevos hace clic, en el detalle de un pedido emitido, en el botón Enviar para aprobación (el botón solo se muestra si el pedido aún no se ha enviado o ha sido devuelto para modificación).
En el diálogo «Enviar el pedido para aprobación» selecciona el Aprobador y, opcionalmente, escribe una Nota para el aprobador; véase la tabla siguiente.
Al hacer clic en Enviar para aprobación, el pedido pasa al estado «En espera de aprobación» y al aprobador seleccionado le llega un correo electrónico con el resumen del pedido y un enlace a su detalle.
El aprobador (o un usuario con el nivel de permiso más alto) abre el detalle del pedido y hace clic en el botón Aprobar/Rechazar.
En el diálogo «Aprobación del pedido» ve un resumen (número, cliente, precio total, quién y cuándo creó el pedido) y selecciona la Decisión: Aprobar, Rechazar o Devolver para modificación; opcionalmente añade una Nota y confirma.
El pedido pasa al estado de aprobación correspondiente, en el historial se registra una entrada (fecha, usuario, acción, aprobador, nota) y a quien lo creó le llega un correo electrónico con el resultado de la decisión. Si además está activado en los ajustes del grupo «Tras la aprobación, enviar al correo electrónico del contacto de CRM» y el pedido ha sido aprobado, el correo electrónico se envía automáticamente también a la persona de contacto de CRM indicada en el pedido.
Quien creó el pedido puede volver a modificar y volver a enviar para aprobación un pedido devuelto para modificación.

Campos del diálogo «Enviar el pedido para aprobación»

Campo	Obligatorio	Descripción
Aprobador	sí	Usuario al que se debe enviar el pedido para su aprobación; solo ofrece los usuarios con permiso suficiente en el grupo correspondiente, excepto a quien crea el pedido
Nota para el aprobador	no	Información adicional relativa a la aprobación

Si en el grupo correspondiente no se encuentra ningún otro usuario con permiso suficiente para aprobar, se muestra el mensaje «No se encontró ningún aprobador. Compruebe la configuración de los derechos en la configuración de los pedidos.»; la solución es pedir al administrador del módulo que asigne el derecho de aprobación al menos a otro usuario del grupo.

Campos del diálogo «Aprobación del pedido»

Campo	Obligatorio	Descripción
Decisión	sí	Selección entre Aprobar pedido / Rechazar pedido / Devolver para modificación
Nota	no	Motivo de la decisión, comentario del aprobador

Si el aprobador no marca ninguna opción en el campo Decisión y aun así intenta enviar el diálogo «Aprobación del pedido», se muestra el mensaje «Seleccione una opción» y la aprobación no se guarda hasta que se seleccione una decisión.

Estados de un pedido emitido y estado de aprobación

Un pedido emitido tiene dos columnas de estado independientes: el campo Estado (se activa en los ajustes del grupo con la opción «Estado en los pedidos») y el campo Estado de aprobación (se muestra solo si el flujo de aprobación está activado).

Estado	Qué significa	Cómo llega a él el registro
Activo	Estado habitual de un pedido recién creado o en curso	Estado predeterminado al crearlo, o cambio manual al modificarlo
Entregado	La mercancía o el servicio se ha entregado	Cambio manual al modificar el pedido
Pagado	El pedido se ha pagado	Cambio manual al modificar el pedido
Rechazado	El pedido ha sido rechazado o cancelado	Cambio manual al modificar el pedido

Los estados Entregado, Pagado y Rechazado se comportan como «finalizado»: esos pedidos desaparecen de la lista si está activado el interruptor «Solo vigentes (por fecha)».

Estado de aprobación	Qué significa	Cómo llega a él el registro
No enviado para aprobación	El pedido aún no se ha enviado para aprobación	Estado predeterminado de un pedido nuevo
En espera de aprobación	El pedido espera la decisión del aprobador	Al hacer clic en «Enviar para aprobación» y seleccionar el aprobador
Aprobado	El pedido ha sido aprobado	El aprobador elige «Aprobar pedido»
Rechazado	El pedido ha sido rechazado	El aprobador elige «Rechazar pedido»
Devuelto para modificación	El pedido se devuelve a quien lo creó para que lo complete o lo corrija	El aprobador elige «Devolver para modificación»

Desde los estados «No enviado para aprobación» y «Devuelto para modificación» se puede volver a enviar el pedido para aprobación; desde los estados «Aprobado» y «Rechazado» el detalle ya no ofrece el botón «Enviar para aprobación».

Cumplimiento de los artículos y validez vencida del pedido

En cada artículo de un pedido emitido y recibido se controla el número de unidades «Unidades entregadas» frente a la cantidad pedida. Si en todos los artículos lo entregado es igual o superior a lo pedido, la fila del pedido se muestra en la tabla con fondo verde y en la lista aparece una marca de verificación junto al número del pedido. En Pedidos recibidos, en lugar de rellenar manualmente la cantidad entregada de cada artículo, se puede usar el botón Todo entregado, que establece la cantidad entregada igual a la pedida en todos los artículos a la vez. Si el pedido no está completamente cumplimentado y la fecha «Válido hasta el» ya ha pasado, junto al número del pedido en la lista se muestra un icono de advertencia (en Pedidos emitidos con el mensaje emergente «Ha vencido la fecha de validez»).

Funciones avanzadas

Además de la creación, modificación y aprobación básicas, el módulo Pedidos emitidos y Pedidos recibidos ofrece también la adición de artículos directamente desde el almacén, la impresión y el envío masivo por correo electrónico, la creación de pedidos a partir de consultas y ofertas, y un formulario público para pedir sin iniciar sesión.

Procedimiento: añadir artículos a un pedido desde el almacén o desde el módulo Catálogo de productos

En el detalle de un pedido emitido y recibido, los artículos se pueden añadir de tres formas: con el botón Añadir desde productos (selección de un producto concreto del módulo Catálogo de productos), con el botón para añadir un artículo de almacén (selección directamente desde las existencias del almacén, con control de la cantidad disponible) y con el botón Añadir línea de artículo libre para rellenarlo manualmente.

Campos del diálogo «Añadir producto»

Campo	Obligatorio	Descripción
Producto/conjunto	sí	Producto concreto del módulo Catálogo de productos, seleccionado de una lista; el precio se rellena automáticamente según el precio de venta o de compra del producto
Cantidad	no, predeterminado 1	Número de unidades

Campos del diálogo «Añadir artículo de almacén»

Campo	Obligatorio	Descripción
Artículo	sí	Artículo de almacén que se busca por código; si no se guarda un código concreto, se muestra el mensaje «No se ha seleccionado ningún artículo del almacén.»
Cantidad	no, predeterminado 1	Número de unidades; tras introducirla se muestra también el número de unidades en stock
Números de serie	no, solo si el artículo se controla por números de serie	Selección de unidades concretas según el número de serie

Consejo: con el botón Modificar precios debajo de la tabla de artículos se puede establecer en un solo paso el mismo descuento porcentual para todos los artículos del pedido; en el diálogo solo se indica un campo, Descuento en %, con valor predeterminado 0.

Procedimiento: imprimir y enviar un pedido emitido o recibido por correo electrónico

En el detalle de un pedido emitido o recibido, haga clic en el botón Imprimir y correo electrónico.
En el diálogo «Generación del pedido» seleccione las partes opcionales del informe y otros datos; véase la tabla siguiente.
El botón Imprimir abre una vista previa del pedido en formato PDF en una ventana nueva, sin enviar correo electrónico. El botón Imprimir y correo electrónico además envía un correo electrónico con el informe adjunto a los destinatarios seleccionados y, de forma oculta, también al propio remitente.
El texto del último correo electrónico enviado se guarda junto con el pedido y se ofrece rellenado de forma predeterminada la próxima vez que se abra el diálogo. El envío se registra como una nota en el pedido.

Campos del diálogo «Generación del pedido»

Campo	Obligatorio	Descripción
Informe impreso: opciones	no	Casillas de verificación No pagador de IVA (solo en Pedidos emitidos, informe sin mostrar el IVA), Básico (siempre incluido), + Notas, + Imágenes, + Archivos adjuntos al correo electrónico (al marcarla se muestra la lista de archivos adjuntos del pedido para seleccionar)
Versión lingüística	no	Idioma del documento generado
Enviar a	no, solo si se envía correo electrónico	Una dirección de correo electrónico o varias separadas por punto y coma sin espacios; se pueden marcar direcciones de la ficha de la empresa en CRM o escribirlas manualmente
Asunto	no, rellenado de forma predeterminada	Asunto del correo electrónico
Texto	no, rellenado de forma predeterminada con el texto del último envío	Cuerpo del correo electrónico

Creación de un pedido emitido a partir de una consulta

Desde el detalle de una consulta en el módulo Consultas se puede crear un pedido emitido con un botón que abre el diálogo «Creación de un pedido a partir de una consulta». Se selecciona el grupo de pedidos emitidos, se completan o modifican los datos básicos (nombre, contrato, empresa, contacto, divisa, fechas, nota, archivos adjuntos) y, tras guardar, se copian 1:1 todos los artículos de la consulta al nuevo pedido emitido. En las notas del nuevo pedido se registra un enlace a la consulta de origen, que después se muestra en su detalle como «Creado a partir de una consulta».

Creación de un pedido emitido a partir de un pedido recibido

En el detalle de un pedido recibido, haga clic en el botón Crear pedido emitido.
En el diálogo, seleccione el grupo de pedidos emitidos, complete o modifique los datos básicos y, en cada artículo del pedido recibido, marque la casilla «Al pedido» para elegir si se debe trasladar, y ajuste el número de unidades en el campo «Uds. al pedido» (el valor predeterminado es toda la cantidad restante).
Tras guardar, se crea un nuevo pedido emitido solo con los artículos seleccionados; ambos pedidos quedan enlazados entre sí mediante una nota con un enlace al otro.

Creación de un pedido recibido a partir de una oferta

De forma similar a la consulta: desde el detalle de una oferta en el módulo Ofertas comerciales se puede abrir el diálogo «Creación de un pedido recibido a partir de una oferta», que copia 1:1 todos los artículos de la oferta al nuevo pedido recibido, sin posibilidad de seleccionar artículos individuales. El nuevo pedido recibido mantiene un enlace a la oferta de origen, mostrado en su detalle.

Añadir artículos de una oferta a un pedido recibido existente

El botón Añadir artículos desde una oferta en el detalle de un pedido recibido abre un diálogo en el que primero se selecciona una oferta concreta (se ofrecen las últimas 120 ofertas); a continuación, al cargarla, se muestran sus artículos con la posibilidad de marcar filas individuales y el botón «Seleccionar todo». Con el botón Al pedido recibido, los artículos seleccionados se añaden al pedido existente.

Formulario público «Pedir» para clientes sin iniciar sesión

El formulario solo está disponible en el módulo Pedidos recibidos, y solo si en los ajustes del grupo correspondiente está activada la opción «Recepción de pedidos desde una dirección accesible sin iniciar sesión». Procedimiento para el cliente externo:

Abre el enlace al formulario público y ve los datos del proveedor rellenados de forma estática (nombre, dirección, CIF, NIF, correo electrónico, teléfono) según los ajustes del grupo correspondiente.
Rellena los datos del cliente; tras introducir el CIF, se intenta localizar automáticamente la empresa, primero en el CRM interno y después en el registro ARES, y se completan el resto de los campos.
Con el botón Añadir artículos abre un diálogo con la tabla de la mercancía ofrecida (solo de los almacenes permitidos, o en su caso solo la disponible en stock, según los ajustes del grupo); en cada artículo indica la cantidad y hace clic en Añadir.
Los artículos seleccionados se muestran en la tabla del pedido, con la posibilidad de modificar la cantidad o eliminarlos.
Rellena una nota opcional y hace clic en el botón Pedir. Se muestra un agradecimiento con el número de pedido asignado, y al correo electrónico configurado en el grupo como «Recepción de pedidos» se envía un aviso con la lista de los artículos pedidos.

Campos del formulario público «Pedir»

Campo	Obligatorio	Descripción
CIF	no	Número de identificación del cliente; al rellenarlo se intenta localizar la empresa y completar el resto de los datos
NIF	no	Número de identificación fiscal
Nombre/Empresa	sí	Nombre o razón social del cliente
Correo electrónico, Teléfono	sí	Datos de contacto del cliente
Dirección, Localidad, Código postal, País	sí	Dirección de facturación
Su número de pedido	no	Número interno del pedido en el cliente
Entregar en otra dirección	no	Casilla de verificación que habilita los campos de la dirección de entrega (Nombre/Empresa, Dirección, Localidad, Código postal, País); al marcarla, estos campos son obligatorios
Nota sobre el pedido	no	Texto libre

Si el cliente envía el formulario sin ningún artículo añadido, se muestra el mensaje «No hay artículos en el pedido.» y el pedido no se crea; es necesario añadir al menos un artículo con el botón «Añadir artículos».

Exportación e impresión de la lista de pedidos a Excel

Encima de la tabla de pedidos emitidos y recibidos hay botones para exportar los registros mostrados en ese momento a Excel (formato XLSX) y para imprimir la lista. La exportación respeta el filtro configurado, la selección del año y el interruptor de visualización elegido (Todo/Solo vigentes, Todo/Solo mis registros), de modo que en el archivo solo se incluyen los registros realmente visibles en la tabla en el momento de la exportación.

Integración con otros módulos

Los pedidos emitidos y recibidos están estrechamente conectados con los módulos CRM, Contratos, Catálogo de productos y otras agendas, entre las que se transmiten datos sobre empresas, artículos y documentos relacionados.

CRM – la empresa y la persona de contacto del pedido se seleccionan desde el módulo CRM (Empresas, Contactos, Sucursales/Direcciones); al hacer clic en el nombre de la empresa o del contacto se abre su detalle en CRM. El campo «Dirección de entrega» se puede rellenar automáticamente desde la sucursal de la empresa seleccionada.
Contratos – si en los ajustes del grupo está activado «Utilizar contratos», un pedido emitido se puede vincular a un contrato concreto; al hacer clic en el nombre del contrato se abre su detalle. Desde el detalle de un pedido recibido se puede crear un contrato nuevo directamente a partir de los datos del pedido con el botón «Crear contrato». Añadir un artículo de almacén a un pedido recibido puede crear al mismo tiempo también una línea en la lista de partidas de ese contrato.
Catálogo de productos – los artículos del pedido se pueden añadir seleccionando un producto concreto; al hacer clic en el icono junto al código del artículo se abre el detalle del producto. El precio, el peso y la nota del artículo se pueden tomar de la ficha del producto.
Almacén – los artículos del pedido se pueden añadir directamente desde las existencias del almacén, con control de la cantidad disponible y registro de los números de serie; en el formulario público de pedidos recibidos, la mercancía ofrecida se toma exclusivamente del almacén.
Consultas – desde una consulta existente se puede crear un nuevo pedido emitido (se trasladan todos los artículos); a la inversa, desde el detalle de un pedido recibido se puede crear una nueva consulta. El pedido emitido creado a partir de una consulta mantiene un enlace a la consulta de origen.
Ofertas comerciales – desde una oferta se puede crear un nuevo pedido recibido (se trasladan todos los artículos), o añadir a un pedido recibido existente solo los artículos seleccionados de una oferta concreta. El pedido recibido creado a partir de una oferta mantiene un enlace a la oferta de origen.
Pedidos emitidos y Pedidos recibidos entre sí – desde un pedido recibido se puede crear un pedido emitido relacionado, seleccionando qué artículos se trasladan; ambos pedidos se enlazan entonces mutuamente en su detalle.
Albaranes de entrega – desde el detalle de un pedido recibido se puede crear un albarán de entrega; los albaranes relacionados (incluso los creados de otra forma, pero vinculados al mismo pedido, contrato o consulta/oferta) se muestran en el bloque «Documentos relacionados» del detalle.
Facturas recibidas – si el módulo Facturas recibidas está activado, desde el detalle de un pedido emitido se puede crear una factura recibida; las facturas recibidas y emitidas relacionadas y las transacciones bancarias se muestran en el bloque «Documentos relacionados».
HelpDesk – un pedido emitido puede surgir a raíz de un tique de HelpDesk; si es así, en su detalle se muestra un enlace a dicho tique.
Extractos bancarios – si el módulo Extractos bancarios está activado, en el bloque «Documentos relacionados» se muestran también las transacciones bancarias conciliadas con las facturas vinculadas a ese pedido.
Archivos – los archivos adjuntos públicos e internos de los pedidos y las notas se guardan en el registro central de archivos, con herramientas compartidas para la vista previa y la gestión de permisos.
ARES – el botón junto al campo CIF en los ajustes del grupo, así como en el formulario público de pedidos recibidos, recupera los datos de la empresa del registro ARES.

Solución de problemas

La mayoría de los mensajes con los que se encontrará al trabajar con pedidos emitidos o recibidos describen un dato obligatorio que falta o la confirmación de una acción. El siguiente resumen recoge las preguntas y situaciones más frecuentes con las que se puede topar en ambas agendas del módulo.

Preguntas frecuentes sobre los pedidos emitidos y recibidos

Pregunta: Al intentar subir archivos adjuntos a un pedido aparece el mensaje «Puede subir un máximo de 60 archivos.» ¿Qué hacer?

Solución: Suba los archivos en lotes más pequeños; el límite se aplica a cada carga individual, tanto en los archivos adjuntos públicos como en los internos del pedido.

Pregunta: En el diálogo «Enviar el pedido para aprobación» aparece el mensaje «No se encontró ningún aprobador. Compruebe la configuración de los derechos en la configuración de los pedidos.» ¿Qué significa?

Solución: En el grupo de pedidos emitidos correspondiente no hay ningún otro usuario con permiso suficiente para aprobar. Pida al administrador del módulo que asigne el derecho de aprobación al menos a otro usuario del grupo.

Pregunta: ¿Por qué el formulario para crear un pedido no indica ningún error aunque no haya rellenado el Nombre?

Solución: Actualmente el sistema, en efecto, no controla el campo Nombre como obligatorio. Aun así, se recomienda rellenarlo siempre, ya que se utiliza para orientarse rápidamente en la lista de pedidos.

Pregunta: En el formulario público «Pedir», al enviarlo aparece el mensaje «No hay artículos en el pedido.» ¿Por qué no se ha creado el pedido?

Solución: El formulario no se puede enviar sin al menos un artículo. Vuelva atrás con el botón «Añadir artículos» y seleccione los artículos deseados; solo entonces envíe el formulario.

Pregunta: Al aprobar o al enviar un pedido para aprobación aparece, excepcionalmente, un breve mensaje de error en inglés. ¿Qué debo hacer?

Solución: Se trata de un error técnico inesperado (por ejemplo, un intento de abrir el diálogo sobre un pedido que ya no existe o que no le pertenece). En ese caso, compruebe que el pedido realmente existe y le pertenece; si el problema persiste, póngase en contacto con el administrador del módulo.

Consejos para trabajar de forma eficiente con los pedidos emitidos y recibidos

Utilice grupos de pedidos según centros o divisiones: esto facilita la configuración de los derechos y la claridad de la lista.
Antes de enviar un pedido emitido para aprobación, compruebe los artículos y el precio total: después de la aprobación ya solo se trata de registrar la decisión, no de modificar el contenido.
Para pedidos que se introducen de forma repetida, utilice el icono Copiar en lugar de rellenar manualmente todos los artículos de nuevo.
Para entregar rápidamente un pedido al cliente o al proveedor, use directamente el botón «Imprimir y correo electrónico»: el texto y los destinatarios del último envío se ofrecerán rellenados de forma predeterminada la próxima vez que se abra el diálogo.
El interruptor «Solo vigentes (por fecha)», o respectivamente «Solo activos», mantiene la lista de pedidos ordenada al ocultar los registros ya cumplimentados y vencidos.

Wiki - eIntranet.net