Asistencia (control de horario laboral, entradas y salidas)

Resumen

El módulo Asistencia (control de horario laboral, libro de asistencia, registro de entradas y salidas) sirve para registrar el tiempo trabajado, las ausencias y las horas extraordinarias de todos los empleados de la empresa. Tanto el empleado como su superior pueden ver en él cuántas horas se han trabajado durante el mes, cuántas corresponden a vacaciones, enfermedad o viaje de trabajo, y cuántas quedan todavía para completar la jornada laboral asignada. Asistencia está estrechamente vinculada con el módulo Ausencias y con eNeschopenka (el sistema checo de baja médica electrónica), de los que recibe automáticamente las ausencias aprobadas, y permite la aprobación y confirmación continua de la asistencia, así como la exportación de datos para el contable de nóminas o directamente al sistema de nóminas.

Funciones clave

• Registro del tiempo trabajado por días – introducido manualmente, mediante tarjeta/huella dactilar del terminal de asistencia o mediante la aplicación móvil
• Planificación de turnos (Plan de asistencia) y su conversión posterior en la asistencia real
• Cálculo automático de las horas trabajadas, las horas extraordinarias, el trabajo nocturno y de fin de semana, el derecho a vales de comida y la jornada laboral asignada
• Aprobación de la asistencia por parte del superior y su bloqueo frente a modificaciones posteriores
• Confirmación de la exactitud de la asistencia por parte del propio empleado
• Exportación de los resúmenes de asistencia a Excel y PDF, y exportaciones directas a los sistemas de nóminas PAMICA, Money S3 y VEMA PAM F90
• Asistente de asistencia de IA para consultas en lenguaje natural sobre los datos de asistencia
• Estadísticas de horas trabajadas y de bajas por enfermedad de toda la empresa

Acceso y configuración

Este capítulo describe cómo acceder al módulo Asistencia, qué áreas incluye su configuración y qué derechos de acceso y permisos se asignan en él a cada empleado. Antes de empezar a registrar o aprobar la asistencia, compruebe aquí qué nivel de permiso tiene asignado y si en su empresa están activadas la planificación de turnos, las primas o la confirmación de la asistencia.

Cómo acceder al módulo Asistencia

La ruta de navegación al módulo Asistencia (registro de entradas y salidas) es: Empleados → Asistencia. Según la configuración de la empresa y los permisos asignados, en la parte superior se muestran hasta cinco pestañas: Asistencia, Plan de asistencia, Resumen de la asistencia aprobada, Ai y Estadística. La configuración del propio módulo se encuentra en Ajustes → Asistencia.

Pestañas principales del módulo Asistencia

Al abrir el módulo Asistencia, en la parte superior se muestran hasta cinco pestañas. Cuáles de ellas vea depende de la configuración de la empresa y de si tiene subordinados asignados.

• Asistencia – siempre disponible, pestaña predeterminada con el registro y el resumen del tiempo trabajado
• Plan de asistencia – se muestra solo si la empresa utiliza la planificación de turnos
• Resumen de la asistencia aprobada – se muestra solo al usuario que tiene asignado al menos un subordinado
• Ai – se muestra solo si en la empresa está activado el módulo de IA
• Estadística – se muestra solo al usuario que tiene subordinados asignados

Configuración del módulo Asistencia

La configuración del módulo Asistencia se encuentra en la ruta Ajustes → Asistencia. Solo puede abrirla el administrador general del sistema o un usuario al que se le haya asignado el rol de administrador para el módulo Asistencia. La configuración está dividida en varias áreas descritas a continuación.

Datos de cada empleado

En la pestaña Derechos de los usuarios de la configuración del módulo Asistencia se completa, para cada empleado, la jornada diaria en horas (influye en el cálculo de las vacaciones y de la jornada laboral asignada), la opción de si las vacaciones se calculan según esa jornada, la marca de acuerdo de ejecución de trabajo o de actividad laboral (solo para la República Checa – sirve para controlar el límite mensual de 10.000 CZK), un salario por hora opcional y una tarifa fija para la exportación al contable de nóminas, la inclusión en los vales de comida, los datos para la exportación a PAMICA (número de relación laboral y centro de coste), la fecha de inicio y la fecha de baja, y el botón Establecer para la jornada laboral predefinida – es decir, qué días, o en su caso qué días de la semana, y qué tipo y horario se deben añadir automáticamente a la asistencia. En los empleados con tarjeta de fichaje esta jornada predefinida no se aplica.

Configuración general de la asistencia

En la configuración del módulo Asistencia, en las opciones generales se puede establecer sobre todo:

• Número de días retroactivamente modificables – cuántos días hacia atrás puede un empleado con el derecho Registrar y consultar asistencias personales corregir su propia asistencia
• Número de líneas en un día – cuántos tramos independientes (tipos de asistencia) se pueden registrar dentro de un mismo día
• Contabilizar las horas extraordinarias por separado – además desglosa las horas extraordinarias en días laborables, fines de semana y festivos en el resumen del usuario
• Conversión de las horas de GUARDIA – las horas de guardia se recalculan al exportar para las nóminas con el porcentaje indicado; sin indicarlo, se cuentan sin cambios
• Redondeo de la entrada/salida a 15 minutos – la entrada hacia adelante, la salida hacia atrás; sin activarlo se guarda la hora exacta
• Confirmación al borrar la asistencia del día – al borrar el día completo, además hay que aceptar una pregunta de confirmación
• Mostrar el Resumen anual por horas – añade u oculta la tabla correspondiente en la pantalla principal
• Momento para prellenar la jornada laboral – si se debe completar al comienzo del día o al final del día
• Registro de cambios en la asistencia – guarda cada cambio manual (salvo los del terminal) en el historial del empleado y del mes correspondientes
• Campo de nota más largo, la opción de no prellenar la hora al introducir el registro manualmente y la limitación de los resúmenes solo a los empleados que ya trabajan – opciones adicionales que afectan al formulario y a los resúmenes descargables

Deducción automática de la pausa de la comida

En la configuración del módulo Asistencia se puede activar la deducción automática de la pausa de la comida en los días en los que falte una pausa introducida manualmente. Se configura la duración de la pausa en minutos, cuántos días hacia atrás se debe comprobar, el tiempo mínimo trabajado tras el cual se descuenta la pausa, si la regla se aplica también al teletrabajo (Home Office), y la selección de los empleados o grupos concretos a los que afecta la automatización. El valor 0 desactiva la deducción automática de la pausa. La regla se aplica también a los empleados con terminal de fichaje.

Plan de asistencia y tipos registrados por el módulo Ausencias

La opción Plan de asistencia activa en el módulo Asistencia la pestaña de planificación de turnos y la posibilidad de eliminar automáticamente de los festivos los turnos planificados al importar el plan. La opción «Registrar aquí, y solo aquí, los tipos aprobados en el módulo Ausencias, tras la aprobación» determina que los tipos de ausencia seleccionados (según lo que la empresa permita solicitar en Ausencias – normalmente vacaciones, médico, día de baja por enfermedad de libre disposición o teletrabajo) solo se puedan registrar en Asistencia de forma automática tras la aprobación de la solicitud; de forma manual, incluida la intervención del administrador, no se pueden modificar en Asistencia mientras no se desactive momentáneamente la opción. Si la opción está desactivada, estos tipos también se pueden registrar directamente en la asistencia.

Tipos de asistencias utilizados

En la configuración del módulo Asistencia se puede, para cada tipo de asistencia (vacaciones, enfermedad, teletrabajo, viaje de trabajo y otros), activar o desactivar su uso, configurar el color de fondo y del texto de su etiqueta en el calendario y – solo para la República Checa – un código propio para la exportación a PAMICA. El botón Reset restablece los colores y los códigos a sus valores predeterminados.

Confirmación de la asistencia por parte del empleado y primas

Aquí se activa la posibilidad de que los empleados confirmen ellos mismos su propia asistencia al final del mes – normalmente antes de procesar las nóminas. Se configura el número de días durante los que todavía se puede modificar días ya aprobados, la opción de enviar un correo al superior tras la confirmación, y el día del mes y el grupo de empleados a los que se debe enviar un aviso si no confirman la asistencia a tiempo (se envía a las 06:10), o a quién se debe enviar el resumen conjunto de asistencias confirmadas y no confirmadas (se envía a las 06:20). La opción independiente Primas activa la posibilidad de introducir primas mensuales directamente en la asistencia – las primas también se exportan a PAMICA, y también se puede configurar un aviso al superior si no las introduce a tiempo para sus subordinados.

Aplicación móvil, importación y conexión con sistemas de nóminas

La opción Aplicaciones móviles permite a los empleados registrar la entrada y la salida directamente desde el teléfono móvil; el registro requiere tener activada la ubicación GPS (en el detalle de la asistencia se muestra entonces la ciudad, la calle y un enlace al mapa), y se puede permitir por separado que otros usuarios vean quién está presente en ese momento. El interruptor para la conexión con otros programas permite que un sistema externo de nóminas o de asistencia exporte, importe y modifique los registros de asistencia de forma electrónica, sin intervención manual en la aplicación. En el apartado Importación se puede cargar la asistencia una sola vez desde un archivo (formato SAP Export o XLSX), con la opción de borrar la asistencia existente de los días importados y de completar automáticamente las pausas según la configuración del país correspondiente. El Historial de modificaciones de ajustes solo muestra un resumen de los cambios en los permisos de usuario del módulo, sin permitir configurarlos.

Permisos y derechos de acceso al módulo Asistencia

El acceso al registro de asistencia se configura para cada empleado mediante uno de los cuatro niveles de permiso:

Nivel de acceso	Qué permite
Sin acceso	No ve ni registra nada en la asistencia
Solo acceso de lectura	Solo puede consultar su propia asistencia; manualmente solo puede añadir, como máximo, un conjunto de tipos de asistencia autorizado de antemano
Registrar y consultar asistencias personales	Puede registrar y consultar su propia asistencia, dentro de los límites del número de días retroactivos configurado
Registrar, consultar, aprobar y predefinir asistencias para todos	El nivel más alto – permite registrar, consultar, aprobar y predefinir la asistencia de absolutamente todos los empleados de la empresa

Independientemente de este nivel, a cada usuario se le pueden añadir además dos listas de compañeros concretos: la lista Consultar la asistencia de los usuarios, cuya asistencia solo puede visualizar, y la lista Registrar, consultar y aprobar asistencias para usuarios seleccionados, cuya asistencia puede registrar, consultar y aprobar. Precisamente esta segunda lista determina quién es el «superior» en el módulo Asistencia: ve y modifica la asistencia solo de las personas así asignadas, la aprueba, recibe un correo cuando un subordinado confirma él mismo su asistencia, y recibe el aviso si no introduce a tiempo las primas de sus subordinados. Ambas listas también se pueden rellenar de forma masiva con el botón Subordinados desde la jerarquía de empleados, que toma los subordinados directamente de la jerarquía de empleados de la empresa; con esta carga, el superior obtiene además automáticamente el derecho a aprobar, si aún no lo tenía. Si la empresa utiliza la nota de selección, además se puede asignar a cada nota predefinida un aprobador de asistencia propio según la nota, independientemente de la jerarquía de superiores; la opción Aprobar todo designa al aprobador predeterminado para las notas que no tienen aprobador propio.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario del módulo Asistencia está formada por hasta cinco pestañas descritas a continuación: la pestaña principal Asistencia con el calendario y las tarjetas de resumen, Plan de asistencia, Resumen de la asistencia aprobada, el asistente de IA y Estadística. El contenido y los botones disponibles varían según si está seleccionado un empleado, un grupo o la opción «A todos los que tengo acceso».

Pestaña Asistencia – resumen mensual y calendario del empleado

En la pestaña Asistencia, si la empresa utiliza notas de selección y el usuario conectado ve a más de un empleado, arriba aparece el filtro Solo empleados con la nota (una lista desplegable de notas predefinidas, con la opción predeterminada «---Todo---»). A continuación aparecen dos tarjetas una junto a otra: Resumen mensual, con la selección del empleado (si el usuario tiene derecho a elegir a otros además de a sí mismo, incluida la opción «---A todos los que tengo acceso---»), del mes, del año y del puesto de trabajo o grupo, y el botón Mostrar/editar la asistencia de este mes; y Resumen anual, con la selección del año y el botón Mostrar resumen annual. Debajo de las tarjetas se encuentra el calendario mensual del empleado seleccionado – para cada día se muestran etiquetas de color con el número de horas según el tipo de asistencia (el color y el texto corresponden al tipo, por ejemplo Jornada laboral, Vacaciones o Enfermedad; al pasar el ratón por encima se muestra el intervalo horario exacto). Los fines de semana y los festivos tienen el encabezado del día diferenciado, y en el día con una nota se muestra un icono con un triángulo de advertencia.

En cada día aparecen, si lo permiten los permisos y el estado de bloqueo, los iconos de acción Modificar (abre la edición de los registros del día), Copiar al día siguiente y Copiar al día siguiente incluyendo notas (copia los registros de trabajo a otro día, en su caso también con las notas), Borrar registro (borra el día completo, en las empresas con la configuración correspondiente tras confirmar la pregunta) y el icono del ojo Mostrar para una vista previa sin edición, si el día ya no se puede modificar. Si el día está bloqueado por una asistencia aprobada, se muestra junto a él un icono informativo con el aviso de cuántos días hacia atrás se puede todavía corregir, incluso después de la aprobación.

Resumen mensual conjunto de todos los empleados

Si en el módulo Asistencia se elige, en la selección de empleado, la opción «A todos los que tengo acceso», en lugar del calendario de una sola persona se muestra un resumen mensual conjunto – una tabla con todos los empleados en las filas y los días del 1 al 31 en las columnas, con etiquetas con las horas trabajadas en las celdas. Junto a la tabla se encuentra una leyenda de colores de todos los tipos de día utilizados. El borde de color de la celda, arriba o abajo, distingue además el turno de mañana y el de tarde, según la hora de inicio del turno configurada en el módulo.

Tarjetas de resumen en el módulo Asistencia

A la derecha del calendario, en el módulo Asistencia hay tarjetas de resumen con las estadísticas del empleado seleccionado: Resumen mensual por horas – para cada tipo de asistencia, el número total de horas y su conversión a días; en «Jornada laboral» además un desglose del trabajo nocturno, de fin de semana y de festivos, y si está activado el cómputo de horas extraordinarias por separado, también un desglose de las horas extraordinarias en días laborables, fines de semana y festivos. A continuación se muestra el total reportado del mes (en su caso con la conversión de la guardia), el derecho a vales de comida (si se calculan y el empleado está incluido en ellos) y la jornada laboral asignada para ese mes. Si el módulo de primas está activado, se añade la tarjeta Primas – [mes]/[año] con el importe actual y un botón del mismo nombre para introducirlo o modificarlo.

Resumen anual de asistencia

Si en la configuración del módulo Asistencia está activada la visualización del Resumen anual por horas, en la pantalla principal se muestra además una tarjeta con el total de horas trabajadas en el año, cuánto se debería haber trabajado, las vacaciones disfrutadas y restantes, los días de médico disfrutados (o de acompañamiento, en su caso), la tabla «Horas extraordinarias compensadas» (fecha, número de horas, motivo) y el saldo final «Por encima (+)/por debajo (-) este año» resaltado en verde o en rojo. Debajo de esta tarjeta está el botón Saldar para registrar la compensación de horas extraordinarias. Al hacer clic en el botón Mostrar resumen annual de la tarjeta Resumen anual se muestra además una tabla independiente «Resumen anual por horas (días)» con el nombre del empleado y una columna para cada tipo de día durante todo el año; la tabla admite búsqueda, ordenación y exportación a Excel, así como impresión.

Tarjetas administrativas para el empleado seleccionado

Si en el módulo Asistencia está seleccionado un empleado concreto, se muestran además: la tarjeta Confirmación de la exactitud de la asistencia por el empleado – para el mes seleccionado (solo si esta opción está activada en la empresa) con el botón Confirmar, o en su caso la información de cuándo ya se confirmó; la tarjeta Descargar informes con la lista de botones para exportar la asistencia a Excel y PDF; la tarjeta Acciones administrativas con el botón Prellenar la jornada laboral en un período (solo para usuarios con el nivel de permiso más alto); y el formulario Aprobación de la asistencia – por el superior con el campo En la fecha y el botón Aprobar y bloquear. Si la empresa utiliza la aprobación por notas, se muestra además una lista de quién debe aprobar ese mes, con el estado diferenciado en verde o normal. Debajo del formulario está la tabla Asistencia aprobada (cerrada) para el empleado (los últimos 15 registros, con las columnas Aprobado para la fecha / Aprobado por / Fecha de aprobación), con la posibilidad de borrar el propio registro de aprobación el mismo día de su creación, o en cualquier momento por parte del administrador; encima de la tabla está, si tienen subordinados, el botón Mostrar todo confirmado/no confirmado para [mes]/[año]. Si el registro de cambios está activado, se añade además la tabla Seguimiento de los cambios en la asistencia con las columnas Fecha, Cambiado el, Modificado por y Nota correspondientes al mes seleccionado actualmente.

Pestaña Plan de asistencia

En la pestaña Plan de asistencia, arriba se encuentra la selección del empleado, del grupo o de la opción «Todos», y la selección del mes y del año, con el botón Mostrar la planificación para este mes. Si está seleccionado un empleado concreto, se muestran los botones Convertir el plan de asistencia en la asistencia real del usuario y Hoja de trabajo del empleado - para la Inspección de Trabajo; al seleccionar «Todos» o un grupo, en su lugar se ofrece Todas las hojas de trabajo incl. notas - para la Inspección de Trabajo. Debajo hay una cuadrícula mensual similar al calendario de la pestaña principal, pero con los turnos planificados – horas, duración de la pausa en minutos, horario de–a, nombre, grupo y nota – y con los iconos de acción Modificar, Copiar al día siguiente y Borrar registro en cada tramo planificado.

Pestaña Resumen de la asistencia aprobada

La pestaña Resumen de la asistencia aprobada se muestra solo al usuario que tiene al menos un subordinado. Contiene la selección del mes y del año, el botón Imprimir, la información «En el resumen de usuarios ve a sus subordinados» y una tabla con las columnas Usuario, Aprobado por – Empleado y Aprobado por – Supervisor. En el empleado se muestra, resaltado en rojo, «No confirmado», o en verde «confirmado el [fecha]»; lo mismo, por separado, para la confirmación por el supervisor.

Pestaña Ai – asistente de asistencia de IA

La pestaña Ai en el módulo Asistencia se muestra solo si en la empresa está activado el módulo de IA. Contiene la tarjeta «Asistente de asistencia de IA» con el campo Tu pregunta, en el que se introduce la consulta en lenguaje natural (por ejemplo, «Busca a los empleados que tuvieron vacaciones entre el 1/4/2025 y el 31/8/2025» o «¿Quién trabajó este año en un día festivo?»), información sobre el coste de la consulta en créditos de IA (la respuesta obtenida de la caché es gratuita) y los botones Buscar y Borrar. Tras enviar la consulta, el sistema puede primero plantear preguntas adicionales de aclaración en la tarjeta «Necesito aclarar» con los botones «Continuar con la aclaración» o «Continuar sin aclaración», y a continuación muestra los resultados en forma de tabla con el número de registros y el tiempo de procesamiento; la tabla resultante se puede exportar e imprimir.

Pestaña Estadística

La pestaña Estadística en el módulo Asistencia se muestra solo al usuario que tiene subordinados asignados. Contiene la selección del tipo de período (mes o todo el año) y del mes o año concreto, y el botón Buscar. Tras la búsqueda se muestran los mosaicos de resumen: número de empleados, total de horas trabajadas (con una explicación de qué tipos de días se cuentan), la media por empleado y la clasificación de los tres empleados con más carga; el mismo trío de mosaicos existe también para las bajas por enfermedad. A continuación se encuentra el resumen «Horas por tipo de asistencia» en forma de barras de porcentaje para cada tipo utilizado, y la tabla detallada «Estadísticas detalladas de los empleados» (nombre, fecha de inicio, número de días, total trabajado, total de bajas por enfermedad y una columna para cada tipo de asistencia) con una fila de totales.

Operaciones básicas

Los siguientes procedimientos describen el trabajo diario más habitual en el módulo Asistencia – la visualización y modificación de la asistencia de un empleado concreto, la modificación de un día individual, la copia de un día a otras fechas y el borrado de un registro. Son operaciones con las que, en el control del horario laboral, se encuentra prácticamente cualquier usuario, tanto si registra solo su propia asistencia como si gestiona la asistencia de todo un equipo.

Procedimiento: Visualización y modificación de la asistencia mensual de un empleado

En el módulo Asistencia se visualiza y modifica la asistencia del empleado seleccionado para un mes determinado de la siguiente manera:

1. En la pestaña Asistencia, seleccione el empleado (si tiene permiso para ello), el mes y el año.
2. Haga clic en el botón Mostrar/editar la asistencia de este mes.
3. En el calendario que aparece, haga clic en el icono del lápiz Modificar en el día concreto.

Instrucciones: Modificación del registro de un día en la asistencia

En el módulo Asistencia, cada día se modifica en la ventana de diálogo «Jornada laboral del día …». El procedimiento es el siguiente:

1. En la línea, configure el Tipo de asistencia (Jornada laboral, Vacaciones, Enfermedad, Pausa, Viaje de trabajo, Home Office y otros – la oferta puede estar limitada según sus permisos), la hora Desde y Hasta y, opcionalmente, la Nota (texto libre o selección entre opciones predefinidas, como máximo 1024 caracteres).
2. Añada más tramos con el botón Añadir fila, como máximo hasta el número de filas configurado para el módulo.
3. Haga clic en Guardar.

Tras guardar, el día se sobrescribe con los nuevos valores – los registros originales del día se borran y se sustituyen por los introducidos. Si el horario cruza la medianoche, el sistema divide automáticamente el día en dos. La hora en el campo «Hasta» puede ser incluso 24:00 para un trabajo que dure hasta la medianoche. Un empleado con el permiso limitado Solo acceso de lectura solo puede añadir manualmente un conjunto de tipos de asistencia autorizado de antemano; una selección más amplia la autoriza el administrador en la configuración.

Procedimiento: Copia de un día en la asistencia

En el módulo Asistencia, los registros de trabajo de un día se pueden trasladar rápidamente también a otros días:

1. En el día, haga clic en el icono Copiar al día siguiente, o en su caso en la variante Copiar al día siguiente incluyendo notas.
2. En la ventana de diálogo, seleccione una o varias fechas de destino.
3. Guarde la copia.

Nota: la asistencia solo se puede copiar a días que todavía no contengan ningún registro – los días donde ya hay algo se omiten silenciosamente al copiar, sin ningún cambio. Se puede copiar hacia atrás como máximo tanto como permita el número de días retroactivamente modificables configurado.

Procedimiento: Borrado de un registro de asistencia

En el módulo Asistencia se borra un día completo o un tramo de la siguiente manera:

1. En el día o en la línea, seleccione la acción Borrar registro.
2. Si la empresa utiliza la confirmación de borrado, acepte la pregunta «¿Borrar? / ¿Seguro que desea borrar este registro?».

Consejo: sin la confirmación de borrado activada en la configuración del módulo, el día se borra directamente, sin ninguna pregunta adicional. Un día que contenga un tipo reservado al módulo Ausencias (por ejemplo, unas vacaciones aprobadas) no se puede borrar así en Asistencia.

Funciones avanzadas

Además del registro habitual de la asistencia, el módulo Asistencia ofrece también funciones más avanzadas – planificación de turnos, prellenado de la jornada laboral, introducción de primas, compensación de horas extraordinarias, aprobación y confirmación de la asistencia, asistente de IA, estadísticas y trece exportaciones a Excel, PDF y sistemas de nóminas.

Plan de asistencia – planificación de turnos

El módulo Asistencia permite, en la pestaña Plan de asistencia, planificar turnos con antelación, por ejemplo para un régimen de trabajo por turnos, independientemente de lo que ya esté registrado como asistencia real. El plan se puede rellenar tanto manualmente, directamente en la tabla, como electrónicamente desde otro programa. El siguiente procedimiento describe la modificación o la copia de un tramo planificado:

1. En la pestaña Plan de asistencia, seleccione el empleado o el grupo y el mes.
2. En el día, haga clic en el icono Modificar o Copiar al día siguiente.
3. En la ventana de diálogo «Plan de asistencia – …», introduzca la jornada laboral Desde / Hasta y la Duración de la pausa durante la jornada laboral (en minutos); opcionalmente marque el campo Aplicar la misma jornada laboral también para – Usuarios / Grupos de usuarios a los que se debe configurar también el mismo horario.
4. Guarde los datos introducidos.

Al copiar un día en el plan de asistencia se pueden seleccionar a la vez hasta 13 fechas de destino. La empresa también puede activar en la configuración la eliminación automática de los turnos planificados en los festivos al importar el plan.

Procedimiento: Conversión del plan de asistencia en asistencia real

Los turnos planificados se pueden trasladar, en el módulo Asistencia, al tiempo realmente trabajado por el empleado:

1. En la pestaña Plan de asistencia, seleccione al empleado concreto.
2. Haga clic en el botón Convertir el plan de asistencia en la asistencia real del usuario.
3. Introduzca el intervalo de fechas A partir de (inclusive) y A (inclusive), y guarde.

Tras guardar, los turnos planificados de ese intervalo se registran como asistencia real del empleado correspondiente.

Procedimiento: Prellenado de la jornada laboral para un período

Esta función del módulo Asistencia solo puede utilizarla un usuario con el permiso más alto (Registrar, consultar, aprobar y predefinir asistencias para todos):

1. En la pestaña Asistencia, haga clic en el botón Prellenar la jornada laboral en un período.
2. Introduzca el intervalo de fechas y marque a los empleados a los que se debe completar la asistencia – solo se ofrecen aquellos que tienen configurada en los ajustes una jornada laboral predefinida.
3. Guarde los datos introducidos.

Tras guardar, los días sin asistencia existente se completan según la jornada predefinida guardada del empleado correspondiente.

Procedimiento: Introducción de una prima en la asistencia

Si en la configuración del módulo Asistencia está activado el módulo de primas, se puede registrar al empleado una prima mensual:

1. Haga clic en el botón Primas – [mes]/[año].
2. Introduzca el importe y guarde.

La prima se guarda también con la firma de quién y cuándo la registró, y se exporta también a PAMICA. El derecho a registrar primas lo tienen los usuarios con el permiso Registrar / consultar / aprobar / prellenar para usuarios seleccionados o para todos.

Procedimiento: Compensación de horas extraordinarias

El saldo anual de horas extraordinarias se puede reducir, en el módulo Asistencia, registrando un pago o una compensación:

1. Haga clic en el botón Saldar.
2. Introduzca el campo En la fecha (determina a qué año se imputa la deducción), el Número de horas y el Razón (por ejemplo, «Pagado en la nómina de febrero»).
3. Guarde los datos introducidos.

El valor introducido se resta del saldo anual de horas extraordinarias mostrado en la tarjeta Resumen anual.

Procedimiento: Aprobación y bloqueo de la asistencia por el superior

Al aprobar la asistencia en el módulo Asistencia, el superior confirma que el período correspondiente está correcto y, al mismo tiempo, la bloquea frente a nuevas modificaciones:

1. Para el empleado seleccionado, en el formulario Aprobación de la asistencia – por el superior, introduzca el campo En la fecha – la fecha hasta la que se bloqueará la asistencia (el valor predeterminado es el final del mes anterior o del mes actual, según la fecha de hoy).
2. Haga clic en el botón Aprobar y bloquear.

Desde esa fecha hacia atrás, el empleado (salvo un posible breve «período de gracia» tras la aprobación, si está configurado) ya no puede modificar él mismo su asistencia. Si la empresa utiliza la aprobación por notas, el botón Aprobar y bloquear está inactivo, con la explicación de que el usuario conectado no figura como aprobador de esa nota – en ese caso hay que pedirle al aprobador designado que apruebe la asistencia. La aprobación (y con ella el bloqueo) se puede anular borrando el registro en la tabla Asistencia aprobada (cerrada) para el empleado – puede hacerlo quien creó la aprobación, pero solo el mismo día de su creación, o el administrador del módulo Asistencia en cualquier momento; el borrado se registra en el historial de cambios. Para saber quién ha aprobado la asistencia de un mes y quién no, use el botón Mostrar todo confirmado/no confirmado para [mes]/[año] o la pestaña Resumen de la asistencia aprobada.

Procedimiento: Confirmación de la asistencia por el empleado

Si en la configuración del módulo Asistencia esta opción está activada, el empleado puede confirmar él mismo la exactitud de su propia asistencia del mes, por ejemplo antes de procesar las nóminas:

1. Seleccione su propia persona y el mes y, en la tarjeta Confirmación de la exactitud de la asistencia por el empleado, haga clic en Confirmar.
2. Acepte la pregunta «Vas a confirmar la asistencia durante el periodo …/… . ¿Estás de acuerdo?».

La confirmación se registra con la fecha y, si está activado, se envía un correo al superior indicando que el empleado ha revisado y confirmado su asistencia. La anulación de una confirmación ya enviada no está disponible en el módulo Asistencia.

Estados y bloqueo de los registros de asistencia

El módulo Asistencia no tiene un único indicador de «estado» del registro – la posibilidad de edición final de un día concreto siempre se evalúa a partir de todas las condiciones indicadas a continuación en conjunto.

Estado	Qué significa	Cómo llega el registro a ese estado
Asistencia no confirmada por el empleado	El empleado todavía no ha confirmado su asistencia del mes correspondiente	Estado predeterminado al principio del mes
Asistencia confirmada por el empleado	El empleado ha declarado correcta y revisada su asistencia del mes correspondiente	El empleado (o, en su caso, alguien con derecho a hacerlo en su nombre) hace clic en Confirmar y acepta la pregunta
Asistencia aprobada y bloqueada por el superior	La asistencia hasta esa fecha, y todos los días anteriores, está bloqueada – un usuario normal ya no puede modificarla retroactivamente, salvo dentro de un eventual período de gracia opcional tras la aprobación	El superior introduce la fecha y hace clic en Aprobar y bloquear
Aprobación anulada	Se elimina el bloqueo de esa aprobación y se registra en el historial de cambios una nota sobre el borrado	Borrado del registro en Asistencia aprobada (cerrada)
Día bloqueado como tipo perteneciente al módulo Ausencias	Ese tipo concreto de ausencia no se puede añadir, modificar ni borrar manualmente en Asistencia	Se genera exclusivamente mediante el registro automático tras la aprobación de una solicitud en el módulo Ausencias
Línea bloqueada por el permiso limitado Solo acceso de lectura	Un empleado con el nivel de acceso más bajo solo puede registrar manualmente un conjunto limitado y autorizado de antemano de tipos de asistencia; el resto de los registros, típicamente del terminal de fichaje, permanecen no editables	Automáticamente, según el permiso asignado y los tipos autorizados

Procedimiento: Uso del asistente de asistencia de IA

En la pestaña Ai del módulo Asistencia se pueden plantear consultas sobre los datos de asistencia en lenguaje natural:

1. En el campo Tu pregunta, escriba la consulta, por ejemplo «¿Quién trabajó este año en un día festivo?» o «Busca a los empleados que tuvieron vacaciones entre el 1/4/2025 y el 31/8/2025», y haga clic en Buscar.
2. Si el sistema no está seguro de lo que se le pide, responda a las preguntas adicionales de aclaración, o elija continuar sin aclaración.
3. Revise la tabla de resultados; se puede descargar o imprimir directamente desde el resultado.

Consejo: la respuesta a una consulta que el sistema ya haya recibido antes se calcula a partir de la caché y no consume ningún crédito de IA. Si el asistente no entiende la pregunta, o esta se refiere a datos ajenos a la asistencia, muestra un error genérico y la recomendación de reformular la consulta; si no encuentra ningún dato correspondiente, lo indica con el mensaje «No se han encontrado datos».

Procedimiento: Trabajo con las estadísticas de asistencia

En la pestaña Estadística del módulo Asistencia obtendrá un resumen conjunto del equipo de subordinados:

1. Elija el tipo de período – mes o todo el año – y el mes o año concreto.
2. Haga clic en Buscar.
3. Revise los mosaicos de resumen, el gráfico de horas por tipo de asistencia y la tabla detallada de cada empleado.

Exportación de datos del módulo Asistencia

El módulo Asistencia ofrece trece exportaciones distintas de la asistencia a Excel, PDF y directamente a sistemas de nóminas. La mayoría se encuentran en la tarjeta Descargar informes de la pestaña Asistencia, disponibles tras seleccionar un empleado concreto; los resúmenes conjuntos para todos los empleados están directamente en la pestaña Asistencia o en Plan de asistencia. En algunas exportaciones, antes de la descarga se muestra primero una ventana de diálogo con la selección de empleados o de centros y unidad organizativa.

Exportación: Resumen de notas por Centro y Unidad Organizativa

Esta exportación sirve para obtener un resumen de las notas de asistencia de los empleados clasificados por unidad organizativa y centro.

1. En el módulo Asistencia, abra la tarjeta Descargar informes y haga clic en el botón Resumen de la asistencia (solo notas) por Centros y Unidad Organizativa.
2. En la ventana de diálogo, seleccione opcionalmente una unidad organizativa (o «Todo») y uno o varios centros (se mantienen pulsados con la tecla Ctrl).
3. Haga clic en el botón Exportar en el pie de la ventana de diálogo.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Resumen de la asistencia de todos los empleados del mes

Resumen conjunto de los días trabajados y de los totales por tipo de ausencia de todos los empleados del mes seleccionado.

1. En la pestaña Asistencia, seleccione el mes y el año.
2. Haga clic en el botón Resumen de asistencia de este mes.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Primas de todos los empleados o de los subordinados durante el año

Resumen de las primas pagadas durante todo el año, ya sea de todos los empleados de la empresa o solo de los subordinados del usuario conectado.

1. Seleccione el año para el que debe ser válido el resumen de primas.
2. Haga clic en el botón de exportación de primas en la tarjeta Descargar informes.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Resumen en Excel para el contable – empleado actual

Resumen de la asistencia de un empleado concreto en un formato adaptado a la plantilla para el contable de nóminas.

1. Seleccione al empleado concreto y el mes.
2. Haga clic en el botón Resumen en Excel para el contable - empleado actual.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Resumen en Excel para el contable – empleados seleccionados

El mismo resumen que para un empleado, pero a la vez para varios empleados seleccionados.

1. Haga clic en el botón Resumen en Excel para el contable - todos.
2. En la ventana de diálogo Selección de empleados, marque al menos a un empleado – sin selección no se puede iniciar la exportación y se mostrará el mensaje «Selecciona al menos a un empleado».
3. Haga clic en Exportación.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Control PAMICA

Resumen de la asistencia de todos los empleados del mes en un formato adecuado para la comparación manual con los datos registrados en el sistema de nóminas PAMICA, a diferencia de la exportación de importación directa que se describe más abajo.

1. Seleccione el mes y el año.
2. Haga clic en el botón Resumen de asistencia de todos para este mes para el control de PAMICA.

Formato de salida: XLSX

Sistema de destino: Stormware PAMICA (resumen de control, no es una importación directa)

Exportación: Money S3

Exportación directa de la asistencia de todos los empleados para su importación en el sistema de nóminas Money S3, con los códigos de ausencia configurados para la empresa correspondiente.

1. Seleccione el mes y el año.
2. Haga clic en el botón Exportar Money S3 de todos.

Formato de salida: XML

Sistema de destino: Money S3

Exportación: PAMICA

Exportación directa de la asistencia de todos los empleados para su importación en el sistema de nóminas Stormware PAMICA, incluidas las primas introducidas y los números de relación laboral configurados en cada empleado.

1. En el módulo Asistencia, seleccione el mes y el año.
2. Haga clic en el botón PAMICA exportar todo.

Formato de salida: XML

Sistema de destino: Stormware PAMICA

Exportación: VEMA PAM F90

Exportación directa de la asistencia para el sistema de nóminas VEMA PAM F90; disponible solo si esta exportación está habilitada en la empresa en la configuración del módulo Asistencia.

1. Seleccione el mes y el año.
2. Haga clic en el botón Exportar VEMA PAM F90 de todos.

Formato de salida: XML

Sistema de destino: VEMA PAM F90

Exportación: Hoja de trabajo del empleado para la Inspección de Trabajo (real, un empleado)

Hoja de trabajo con la asistencia realmente registrada de un empleado, en un formato adecuado para presentar a la Inspección de Trabajo.

1. Seleccione al empleado concreto y el mes en la pestaña Asistencia.
2. Haga clic en el botón Hoja de trabajo del empleado - para la Inspección de Trabajo en la tarjeta Descargar informes.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Hoja de trabajo del empleado en PDF

El mismo contenido de la hoja de trabajo de un empleado, pero en formato PDF, adecuado para imprimir o archivar en el expediente personal.

1. Seleccione al empleado concreto y el mes.
2. Haga clic en el botón Reporte dias trabajados para empleados en PDF.

Formato de salida: PDF

Exportación: Hojas de trabajo para la Inspección de Trabajo – real, varios empleados

Variante conjunta de la hoja de trabajo para la Inspección de Trabajo con el tiempo realmente trabajado, incluidas las notas, de todos los empleados o de un grupo seleccionado.

1. En la pestaña Asistencia, seleccione la opción «Todos» o un grupo concreto, y el mes.
2. Haga clic en el botón Todas las hojas de trabajo incl. notas - para la Inspección de Trabajo.

Formato de salida: XLSX

Exportación: Hojas de trabajo para la Inspección de Trabajo según el plan de asistencia

Variante de la hoja de trabajo para la Inspección de Trabajo que, sin embargo, se basa en los turnos planificados en la pestaña Plan de asistencia, y no en el tiempo realmente trabajado. El botón cambia de texto según la selección: para un empleado se llama Hoja de trabajo del empleado - para la Inspección de Trabajo, para «Todos» o un grupo, Todas las hojas de trabajo incl. notas - para la Inspección de Trabajo.

1. En la pestaña Plan de asistencia, seleccione al empleado, el grupo o «Todos», y el mes.
2. Haga clic en el botón correspondiente para la hoja de trabajo según el plan.

Formato de salida: XLSX

Cumplimentación automática y avisos en el módulo Asistencia

El módulo Asistencia realiza automáticamente, en nombre del usuario, varias tareas periódicas. La jornada laboral predefinida o el turno planificado se completan para los empleados que todavía no tienen ningún registro ese día – según la configuración, al comienzo del día a las 0:20 o al final del día a las 23:50; a los empleados con tarjeta de fichaje no se les completa nada. Hacia las 23:50 también se comprueban los días transcurridos según el número de días retroactivos configurado, y allí donde falte una pausa de comida registrada, tras alcanzar el mínimo trabajado configurado se descuenta automáticamente el número de minutos configurado como pausa – esto se aplica también a los empleados con terminal de fichaje, o en su caso solo a los empleados o grupos seleccionados.

En el día del mes configurado, a las 06:10, cada empleado que no haya confirmado su asistencia del mes anterior recibe un recordatorio por correo electrónico (solo aquellos que tienen derecho a registrar ellos mismos su asistencia, o en su caso solo los empleados o grupos seleccionados), y a las 06:20 la persona seleccionada recibe un correo conjunto con el resumen de quién ha confirmado la asistencia del mes anterior y quién no. Inmediatamente después de que el empleado confirme su asistencia, si está activado, se envía un correo a su superior. En el día del mes configurado se envía un correo al superior si no ha introducido a tiempo las primas de sus subordinados del mes anterior. Si la empresa utiliza el registro móvil de entrada y salida y el empleado olvida marcar la salida, el sistema, transcurridas 18 horas desde la entrada (o antes, si el empleado registra una nueva entrada al día siguiente), descarta la entrada sin completar, lo registra en el historial de cambios y envía al empleado un correo para que complete el día junto con su superior – esta comprobación se ejecuta una vez por hora. El derecho a los vales de comida y el desglose de las horas (nocturnas, de fin de semana, de festivos, extraordinarias) se calculan de forma unificada en todos los resúmenes y exportaciones, de modo que las cifras coinciden entre las pantallas y las exportaciones.

Integración con otros módulos

El módulo Asistencia intercambia datos con otros tres módulos: Asistencia – tarjeta/huella dactilar (y registro móvil), Ausencias y eNeschopenka. En los tres casos, el flujo de datos va en un solo sentido – hacia Asistencia; el sentido contrario, en el que Asistencia enviaría datos de vuelta, no está disponible.

Asistencia – tarjeta/huella dactilar

El módulo Asistencia colabora con el módulo de tarjetas y huellas dactilares (terminales de asistencia) y también con el registro móvil – ambos registran la asistencia en el mismo sistema que las modificaciones manuales, solo que de forma automática. En los empleados con tarjeta o huella configurada no se aplica el prellenado automático de la jornada laboral (de lo cual también avisa el mensaje «Este usuario tiene configurada una tarjeta de fichaje; aquí no se utilizará la jornada laboral predefinida»), mientras que la deducción automática de la pausa de la comida se les aplica igual que al resto de los empleados. El resumen de quién está presente en ese momento combina los datos de la tarjeta y los móviles. Los detalles de los propios terminales y lectores se describen en la documentación del módulo Asistencia – tarjeta/huella.

Ausencias

El módulo Ausencias transmite las solicitudes aprobadas al módulo Asistencia en un solo sentido: en cuanto una solicitud de vacaciones u otro tipo de ausencia autorizado para solicitar (por ejemplo médico, día de baja por enfermedad de libre disposición o teletrabajo, según la configuración de la empresa) queda completamente aprobada, el propio sistema registra en Asistencia el registro correspondiente para cada día del intervalo indicado. Estos registros quedan bloqueados en Asistencia frente a la modificación manual, el borrado y la copia o el borrado masivo del día, mientras no se desactive la opción correspondiente en la configuración del módulo Asistencia. El control se realiza exclusivamente desde el módulo Ausencias – Asistencia solo recibe y protege los datos; el sentido contrario del flujo de datos no existe.

eNeschopenka

El módulo Asistencia colabora con eNeschopenka solo para la República Checa y solo en un sentido: en cuanto llega, a través de Buzones de Datos, la confirmación de la baja laboral, el sistema localiza al empleado por el nombre, los apellidos y la fecha de nacimiento, y si en la configuración del módulo Asistencia está activada la cumplimentación a partir de eNeschopenka, sustituye su asistencia existente en los días de enfermedad por un registro de tipo Enfermedad. Del mismo modo, la enfermedad se completa día a día mientras dure, y tras recibir el mensaje de su finalización se corrigen retroactivamente también los días que mientras tanto se hubieran completado automática (y erróneamente) como enfermedad de más. Para que eNeschopenka se empareje correctamente con el empleado, este debe tener correctamente rellenados en Ajustes → Usuarios el nombre, los apellidos y la fecha de nacimiento, y en el módulo Buzones de Datos debe estar activado el procesamiento automático de eNeschopenka.

Solución de problemas

Este capítulo resume las preguntas y los mensajes de error más frecuentes que puede encontrar en el módulo Asistencia al registrar, aprobar o exportar la asistencia, así como consejos recomendados para trabajar de forma eficiente con el control del horario laboral y de las entradas y salidas de los empleados.

Preguntas frecuentes – registro y modificación de la asistencia

Pregunta: ¿Por qué el módulo Asistencia me muestra, al guardar el día, el mensaje «El horario introducido se solapa con un registro que no puede modificar»?

Solución: El horario introducido invade un registro que está bloqueado, normalmente generado por un terminal de fichaje. Ajuste el horario de modo que no se solape con el registro bloqueado.

Pregunta: ¿Por qué no puedo añadir o modificar manualmente en Asistencia el tipo «Vacaciones»?

Solución: Se muestra el mensaje «Este tipo de asistencia solo se puede registrar mediante una solicitud aprobada en el módulo Ausencias.» Estos tipos los registra en Asistencia exclusivamente una solicitud aprobada en el módulo Ausencias – solicite allí la ausencia correspondiente.

Pregunta: ¿Por qué el módulo indica «Solo puede añadir manualmente estos tipos de asistencia: […]»?

Solución: Tiene asignado el permiso limitado Solo acceso de lectura, que permite añadir manualmente solo un conjunto de tipos autorizado de antemano. Solicite una ampliación al administrador del módulo Asistencia.

Pregunta: ¿Por qué no se sobrescribió el día al copiar, aunque seleccioné la fecha de destino?

Solución: La asistencia solo se puede copiar a días que todavía no contengan ningún registro – un día donde ya haya algo se omite silenciosamente al copiar. Compruebe si el día de destino realmente no contenía un registro anterior, o en su caso vacíelo primero.

Preguntas frecuentes – aprobación, confirmación y exportaciones

Pregunta: ¿Por qué en el módulo Asistencia el botón «Aprobar y bloquear» está inactivo?

Solución: La empresa utiliza la aprobación de la asistencia por notas, y el usuario conectado no figura en la configuración como aprobador de esa nota. Pida al aprobador designado que apruebe la asistencia.

Pregunta: ¿Se puede anular, en el módulo Asistencia, una confirmación de asistencia ya enviada por el empleado?

Solución: No, la confirmación de la asistencia por el empleado es de un solo sentido y, una vez enviada, no se puede deshacer en la interfaz del módulo. En caso de error, póngase en contacto con el superior o con el administrador del módulo Asistencia.

Pregunta: ¿Por qué no se puede iniciar la exportación «Resumen en Excel para el contable - todos»?

Solución: En la ventana de diálogo Selección de empleados no hay ningún empleado marcado – se muestra el mensaje «Selecciona al menos a un empleado». Marque al menos a uno y vuelva a iniciar la exportación.

Pregunta: ¿Por qué en la exportación Money S3 no aparecen los códigos numéricos de ausencia esperados?

Solución: Los códigos de cada tipo de ausencia se derivan de la configuración de la empresa concreta. Compruébelos y, en su caso, complételos en la configuración del módulo Asistencia en los tipos de asistencia utilizados.

Preguntas frecuentes – asistente de IA y aplicación móvil

Pregunta: ¿Por qué el asistente de asistencia de IA responde «No se han encontrado datos»?

Solución: La consulta se procesó correctamente, pero no encontró ningún registro correspondiente. Intente reformular la consulta o utilizar otras palabras clave, o en su caso concrete el período de tiempo.

Pregunta: ¿Por qué la aplicación móvil, al registrar la entrada, me muestra «Para registrar la entrada/salida es necesario permitir la ubicación GPS»?

Solución: El registro de la entrada y la salida en la aplicación móvil requiere tener permitido el acceso a la ubicación del teléfono. Permita el acceso a la ubicación en el teléfono e inténtelo de nuevo.

Pregunta: ¿Por qué la aplicación no registró la salida inmediatamente después de la entrada?

Solución: El mensaje «Ha transcurrido menos de un minuto desde la entrada, no se registra la salida» es una protección contra errores. Espere y registre la salida solo tras el final real del trabajo.

Consejos para trabajar de forma eficiente con la asistencia

• Consejo: para introducir rápidamente el mismo horario laboral a varios empleados a la vez, utilice en la pestaña Plan de asistencia el campo Aplicar la misma jornada laboral también para – ahorra tener que rellenar repetidamente el mismo tramo para cada uno por separado.
• Consejo: rellene de forma masiva a los superiores y sus subordinados, a efectos de los permisos en Asistencia, con el botón Subordinados desde la jerarquía de empleados – los toma directamente de la jerarquía de la empresa y asigna de inmediato también el derecho a aprobar.
• Consejo: antes de iniciar la exportación al sistema de nóminas, compruebe primero el resumen de control para PAMICA o el resumen mensual conjunto – así detectará más fácilmente un día con un registro que falte o sea inusual.
• Nota: a los empleados con tarjeta o huella de fichaje no se les aplica en Asistencia la jornada laboral predefinida, aunque esté rellenada en su configuración – su asistencia la registra exclusivamente el terminal o la aplicación móvil.
• Aviso: los días con un registro reservado al módulo Ausencias (por ejemplo, unas vacaciones aprobadas) no se pueden modificar ni borrar manualmente en Asistencia mientras no se desactive la opción correspondiente en la configuración del módulo – realice el cambio en el módulo Ausencias.