Asistencia

Descripción general

El módulo Asistencia sirve para el registro de la jornada laboral de los empleados y la gestión de sus actividades laborales. Permite registrar entradas y salidas, gestionar horas extra, registrar diferentes tipos de actividades laborales y generar informes para la contabilidad de nóminas y sistemas de recursos humanos. El sistema admite la confirmación de la asistencia por parte de los empleados y supervisores, proporciona un asistente de IA para consultas sobre los datos y ofrece informes estadísticos detallados.

Funciones clave

• Registro de entradas y salidas de empleados
• Cálculo automático del tiempo trabajado y horas extra
• Diferenciación del trabajo en días laborables, fines de semana y festivos
• Gestión de diferentes tipos de asistencia (trabajo, vacaciones, enfermedad, viaje de negocios, home office y otros)
• Planificación de turnos
• Aprobación de asistencia por parte de supervisores
• Cálculo de horas extra nocturnas
• Gestión de primas de empleados
• Compensación de horas extra
• Exportación a varios formatos para sistemas de nómina
• Asistente de IA para consultas sobre la asistencia
• Informes estadísticos detallados
• Integración con vacaciones y eNeschopenka (bajas médicas electrónicas)

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Empleados → Asistencia

Configuración del módulo

Ruta de configuración: Configuración → Asistencia

El módulo contiene seis pestañas de configuración:

1. Derechos de usuario

En esta pestaña se configuran los permisos de los usuarios individuales para el módulo de asistencia. Para cada usuario, puede definir el nivel de acceso y, si es necesario, seleccionar empleados específicos cuya asistencia puede gestionar.

2. Configuración general

La configuración básica del módulo incluye las siguientes opciones:

• Número de días editables retroactivamente: Determina cuántos días atrás pueden los empleados editar su asistencia.
• Número de filas en 1 día: Número máximo de entradas de asistencia en un solo día (por ejemplo, para múltiples entradas/salidas).
• Calcular horas extra por separado: Seguimiento separado de horas extra en días laborables, fines de semana y festivos.
• Redondear entrada/salida a 15 min: Redondeo automático de tiempos a cuartos de hora.
• Deducción automática de la pausa para comer: El sistema deduce automáticamente el descanso configurado.
• Loguear cambios en la asistencia: Registro de todos los cambios de asistencia para auditoría.
• Plan de asistencia: Activación del módulo para la planificación de turnos.
• Registrar vacaciones solo desde el módulo de vacaciones: Evita la entrada de vacaciones directamente en la asistencia.
• Completar asistencia desde eNeschopenka: Complementación automática de la asistencia desde el sistema checo eNeschopenka.
• Calcular derecho a vales de comida: Cálculo del derecho a dietas según el tiempo trabajado.
• Nota de selección: Opciones preestablecidas para completar notas rápidamente.
• Confirmación de asistencia por empleados: Los empleados deben confirmar mensualmente la exactitud de su asistencia.

3. Tipos utilizados

Selección de tipos de asistencia activos que estarán disponibles en el sistema. Puede activar/desactivar tipos individuales según las necesidades de su empresa.

4. RestAPI

Configuración del acceso API para sistemas externos, terminales de asistencia y aplicaciones móviles.

5. Importación

Configuración de la importación de datos desde archivos externos y sistemas de asistencia.

6. Historial de permisos

Auditoría de cambios en los permisos de usuario para el módulo de asistencia.

Derechos de usuario

El sistema distingue seis niveles de acceso a la asistencia:

Permiso	Descripción
Sin acceso	El usuario no puede ver ninguna asistencia.
Leer propio	El usuario solo puede ver su propia asistencia, no puede editarla.
Escribir/leer propio	El usuario puede ver y editar su propia asistencia.
Leer asistencia de usuarios	El usuario puede ver la asistencia de empleados seleccionados sin posibilidad de edición.
Escribir/leer/aprobar en seleccionados	Gestión completa de la asistencia de empleados seleccionados, incluyendo la aprobación.
Escribir/leer/aprobar/precompletar en todos	Gestión completa de la asistencia de todos los empleados, incluyendo el precompletado masivo.

Interfaz de usuario

Pantalla principal

Al abrir el módulo, verá la interfaz básica con estos elementos:

• Pestañas en la parte superior: Realidad, Plan de asistencia, Confirmación, IA, Estadísticas.
• Selección de empleado: Lista desplegable para elegir al empleado (según permisos).
• Selección de mes y año: Navegación rápida entre meses mediante flechas o selección en la lista desplegable.
• Vista de calendario: Tabla con todos los días del mes actual.
• Panel de información: Resumen de horas trabajadas, horas extra y otros datos.
• Panel de exportaciones: Botones para descargar diversos informes.

Vista de calendario

La tabla principal muestra los días individuales del mes con esta información:

• Día y fecha: Número del día, día de la semana.
• Tipo de día: Código de color según el tipo de trabajo (trabajo, vacaciones, enfermedad, etc.).
• Datos temporales: Desde-hasta, tiempo total trabajado.
• Nota: Nota de texto para el registro.
• Iconos de acción: Editar, Copiar, Eliminar.

Diferenciación por colores

Cada tipo de asistencia tiene su propio color para una orientación rápida:

• Trabajo - azul
• Vacaciones - verde
• Enfermedad - rojo
• Viaje de negocios - púrpura
• Home Office - turquesa
• y otros según la configuración

Panel de información

El panel derecho muestra el resumen mensual en horas:

• Suma de horas por tipos individuales de asistencia
• Total reportado en el mes
• Desglose de la jornada laboral en turnos nocturnos, fines de semana y festivos
• Cálculo de horas extra
• Número de días laborables en el mes
• Promedio de jornada laboral diaria

Tipos de asistencia

El sistema admite estos tipos básicos de asistencia:

Tipo de asistencia	Uso
Trabajo	Jornada laboral estándar.
Vacaciones	Disfrute de vacaciones (generalmente se introduce desde el módulo Vacaciones).
Médico	Visita al médico durante la jornada laboral.
Enfermedad	Incapacidad laboral.
Pausa	Descanso que no se computa como tiempo de trabajo.
Viaje de negocios	Viaje de trabajo fuera del lugar de trabajo.
Capacitación	Participación en eventos educativos.
Home Office	Trabajo desde casa.
Guardia	Servicio de guardia (puede recalcularse según la configuración).
OČR	Cuidado de un familiar / Obstáculos personales por parte del empleado.
Permiso legal	Otros motivos de permiso no retribuido según el código laboral.
Día libre compensatorio	Disfrute de tiempo libre a cambio de horas extra.
Permiso sin sueldo	Licencia no retribuida.

Los nombres específicos y el número de tipos pueden variar según la configuración de su empresa.

Operaciones básicas

Visualización de la asistencia

1. Abra el módulo Asistencia
2. En la lista desplegable, seleccione al empleado (si tiene permisos para ver a más de uno)
3. Utilice las flechas o el menú desplegable para seleccionar el mes y año deseados
4. En el calendario verá el resumen de asistencia de todo el mes

Creación de un registro de asistencia

1. En la vista de calendario, haga clic en el icono Editar (lápiz) en el día correspondiente
2. Se abrirá una ventana de diálogo para editar el día
3. Complete los datos en la primera fila:
   • Tipo: Seleccione el tipo de asistencia (Trabajo, Vacaciones, Enfermedad, etc.)
   • Desde: Introduzca la hora de entrada (formato HH:MM)
   • Hasta: Introduzca la hora de salida (formato HH:MM)
   • Nota: Opcionalmente, añada una nota de texto
4. Si necesita registrar más entradas/salidas en un mismo día, haga clic en el botón Añadir fila
5. Haga clic en el botón Guardar

Edición de un registro de asistencia

1. Haga clic en el icono Editar (lápiz) del día que desea modificar
2. Realice los cambios necesarios en la ventana de diálogo
3. Guarde haciendo clic en el botón Guardar

Limitación de edición retroactiva: El número de días hacia atrás que puede editar la asistencia se define en la configuración del módulo.

Copia de un registro a otros días

1. En el día cuya asistencia desea copiar, haga clic en el icono Copiar (dos páginas)
2. Se abrirá una ventana de diálogo con un calendario
3. En el calendario, seleccione los días a los que desea copiar la asistencia (puede seleccionar varios días a la vez)
4. Haga clic en Guardar

Copia con notas: Si hace clic en el icono de copia con un punto (páginas con un punto), también se copiarán las notas.

Importante: La copia solo sobrescribe los días vacíos. Los días que ya tienen asistencia completada permanecerán sin cambios.

Eliminación de un registro

1. En el día que desea eliminar, haga clic en el icono Eliminar (equis)
2. Si la confirmación de eliminación está activada en la configuración, confirme la acción en la ventana de diálogo
3. La asistencia de ese día será eliminada

Funciones avanzadas

Precompletar jornada laboral por período

Esta función permite precompletar masivamente la asistencia de los empleados seleccionados según sus plantillas configuradas.

1. Haga clic en el botón Precompletar jornada laboral por período
2. Seleccione la fecha desde-hasta para el precompletado
3. Marque a los empleados a quienes desea precompletar la asistencia
4. Haga clic en Guardar

Nota: El sistema utilizará las jornadas laborales predeterminadas configuradas para cada empleado. El precompletado no sobrescribirá los registros existentes.

Primas

Si su empresa tiene activado el módulo de primas, puede registrar la prima mensual del empleado.

1. Seleccione al empleado en la lista desplegable
2. Haga clic en el botón Primas
3. Introduzca el importe de la prima para el mes actual
4. Haga clic en Guardar

Compensación de horas extra

Función para registrar el pago o el disfrute de tiempo libre compensatorio por horas extra.

1. Seleccione al empleado
2. Haga clic en el botón Pagar / Compensar
3. Complete el formulario:
   • A la fecha: Fecha de la compensación
   • Número de horas: Cantidad de horas a compensar (deducidas de las horas extra)
   • Motivo: Explicación (por ejemplo, "Pagado en la nómina de febrero")
4. Haga clic en Guardar

Aprobación y bloqueo de asistencia

Si la confirmación de asistencia por parte del empleado está activada en la configuración:

1. El empleado, al finalizar el mes, revisa su asistencia
2. En el cuadro verde "Aprobación de asistencia por el usuario", hace clic en el botón Confirmar
3. El sistema registra la fecha y hora de la confirmación
4. El supervisor puede entonces aprobar la asistencia

Resumen de asistencias confirmadas/no confirmadas

Los gerentes tienen a su disposición un resumen del estado de confirmación de la asistencia:

1. Haga clic en el botón Confirmadas/No confirmadas de todos
2. Se mostrará una tabla con todos los empleados y el estado de su confirmación para el mes actual
3. Puede imprimir el resumen haciendo clic en el botón Imprimir

Plan de asistencia (trabajo por turnos)

Si su empresa tiene activado el módulo de planificación de asistencia, puede programar con antelación los turnos de los empleados.

Visualización del plan

1. Haga clic en la pestaña Plan de asistencia
2. Seleccione al empleado o grupo
3. Vea los turnos planificados en el calendario

Creación de un plan

1. En el plan de asistencia, haga clic en el icono Editar del día correspondiente
2. Complete el turno planificado de la misma manera que en la asistencia normal
3. Haga clic en Guardar

Conversión del plan en asistencia real

Si el turno se realizó según lo planeado, puede convertir el plan en asistencia real:

1. Seleccione al empleado
2. Haga clic en el botón Convertir plan en asistencia
3. Seleccione el período que desea convertir
4. Haga clic en Guardar

El sistema copiará todos los turnos planificados a la asistencia real.

Pestaña Confirmación

Esta pestaña sirve para que los supervisores revisen y aprueben la asistencia de sus subordinados.

Uso

1. Haga clic en la pestaña Confirmación
2. Se mostrará una tabla de todos sus subordinados
3. Para cada empleado podrá ver:
   • Estado de confirmación de la asistencia por el empleado
   • Fecha de confirmación
   • Opción de aprobar o rechazar la asistencia
4. Tras la revisión, haga clic en el botón correspondiente para aprobar

Asistente de IA

El asistente de asistencia de IA permite realizar preguntas en lenguaje natural sobre los datos de asistencia y obtener respuestas rápidas.

Uso del asistente de IA

1. Haga clic en la pestaña IA
2. En el campo Su pregunta, escriba la consulta en lenguaje natural
3. Haga clic en el botón Buscar
4. La IA procesará la consulta y mostrará los resultados en una tabla

Ejemplos de consultas

• Busca empleados que tuvieron vacaciones entre el 1.4.2025 y el 31.8.2025
• ¿Quién trabajó en un día festivo este año?
• ¿Cuántas horas extra tiene Jan Novák?
• ¿Qué empleado tuvo más días de enfermedad este año?

Nota: Cada consulta cuesta 0,1 créditos. Puede ver el estado actual de sus créditos en la esquina superior derecha del asistente de IA.

Estadísticas

La pestaña Estadísticas proporciona resúmenes gráficos y análisis de la asistencia.

Estadísticas disponibles

1. Haga clic en la pestaña Estadísticas
2. Seleccione el tipo de período:
   • Mes: Estadísticas del mes seleccionado
   • Año completo: Resúmenes anuales
3. Elija el mes y año específicos
4. Haga clic en Mostrar estadísticas

Datos mostrados

• Número total de horas trabajadas por empleado
• Distribución de horas por tipo de asistencia
• Horas extra desglosadas por días laborables, fines de semana y festivos
• Bajas por enfermedad en horas
• Gráficos y tablas para la visualización de datos

Exportación de datos

El módulo de asistencia ofrece amplias opciones para exportar datos a diversos formatos y sistemas.

Exportación - Resumen de asistencia del usuario seleccionado para este mes incluyendo notas

Formato: Excel

Uso: Exportación de la asistencia del empleado seleccionado actualmente para el mes mostrado, incluyendo todas las notas.

1. Seleccione al empleado
2. Seleccione el mes
3. Haga clic en el botón con el icono de Excel Resumen de asistencia del usuario seleccionado para este mes incluyendo notas
4. El archivo se descargará automáticamente

Exportación - Hoja de trabajo del empleado en PDF

Formato: PDF

Uso: Exportación de la hoja de trabajo del empleado seleccionado actualmente en formato PDF, apto para la inspección de trabajo.

1. Seleccione al empleado
2. Seleccione el mes
3. Haga clic en el botón con el icono de PDF Hoja de trabajo del empleado en PDF
4. El archivo PDF se abrirá en una nueva ventana del navegador

Exportación - Hoja de trabajo del empleado - para inspección de trabajo

Formato: Excel

Uso: Exportación de la hoja de trabajo del empleado seleccionado en formato Excel, diseñado para la inspección de trabajo.

1. Seleccione al empleado
2. Seleccione el mes
3. Haga clic en el botón Hoja de trabajo del empleado - para inspección de trabajo
4. El archivo se descargará en el ordenador

Exportación - Hojas de trabajo de todos incl. notas - para inspección de trabajo

Formato: Excel

Uso: Exportación masiva de las hojas de trabajo de todos los empleados, incluyendo notas, para la inspección de trabajo.

Permisos: Disponible solo para usuarios con gestión completa de asistencia.

1. Seleccione el mes
2. Haga clic en el botón Hojas de trabajo de todos incl. notas - para inspección de trabajo
3. Se descargará el archivo que contiene a todos los empleados

Exportación - Resumen de Excel para contabilidad - empleado act.

Formato: Excel

Uso: Exportación de la asistencia del empleado seleccionado actualmente en el formato destinado al departamento de contabilidad.

Disponibilidad: Solo para el idioma checo del sistema.

1. Seleccione al empleado
2. Seleccione el mes
3. Haga clic en el botón Resumen de Excel para contabilidad - empleado act.
4. El archivo se descargará

Exportación - PAMICA exportación de todos

Formato: XML

Sistema de destino: Stormware PAMICA (sistema de nóminas)

Uso: Exportación de los datos de nómina de todos los empleados al sistema PAMICA.

Disponibilidad: Solo para el idioma checo del sistema.

Permisos: Disponible solo para usuarios con gestión completa de asistencia.

1. Seleccione el mes mediante las flechas de navegación
2. Haga clic en el botón PAMICA exportación de todos
3. Se descargará el archivo XML en formato PAMICA
4. Importe el archivo al sistema PAMICA

Exportación - Resumen de asistencia de todos para este mes para control PAMICA

Formato: Excel

Uso: Exportación de control en Excel antes de la exportación al sistema PAMICA. Permite verificar los datos antes de la importación real.

Disponibilidad: Solo para el idioma checo del sistema.

Permisos: Disponible solo para usuarios con gestión completa de asistencia.

1. Seleccione el mes
2. Haga clic en el botón Resumen de asistencia de todos para este mes para control PAMICA
3. Revise los datos en Excel
4. Tras la revisión, utilice la exportación PAMICA

Exportación - Exportación Money S3 de todos

Formato: XML

Sistema de destino: Money S3 (sistema contable)

Uso: Exportación de los datos de nómina de todos los empleados al sistema contable Money S3.

Disponibilidad: Solo para el idioma checo del sistema.

Permisos: Disponible solo para usuarios con gestión completa de asistencia.

1. Seleccione el mes
2. Haga clic en el botón Exportación Money S3 de todos
3. El archivo XML se descargará
4. Importe el archivo a Money S3

Exportación - Exportación VEMA PAM F90 de todos

Formato: Exportación especial

Sistema de destino: VEMA PAM (sistema de recursos humanos)

Uso: Exportación de los datos de todos los empleados al sistema de recursos humanos VEMA PAM.

Disponibilidad: Solo para el idioma checo del sistema y solo si la exportación VEMA PAM está activada en la configuración.

Permisos: Disponible solo para usuarios con gestión completa de asistencia.

1. Seleccione el mes
2. Haga clic en el botón Exportación VEMA PAM F90 de todos
3. El archivo de exportación se descargará
4. Utilice el archivo en el sistema VEMA PAM

Exportación - Resumen de asistencia (solo notas) por Centros y Unidad Org.

Formato: Excel

Uso: Exportación únicamente de las notas de asistencia, filtradas por centros de coste y unidades organizativas. Útil para análisis interno e informes.

1. Haga clic en el botón Resumen de asistencia (solo notas) por Centros y Unidad Org.
2. En el diálogo, seleccione los centros o unidades organizativas deseados
3. Haga clic en Exportar
4. El archivo Excel se descargará con las notas filtradas

Exportación - Exportación del plan de trabajo

Formato: Excel

Uso: Exportación de los turnos planificados de todos los empleados para un período futuro.

1. Vaya a la pestaña Plan de asistencia
2. Seleccione el mes
3. Haga clic en el botón Exportación del plan de trabajo
4. Se descargará el archivo con los turnos planificados

Resumen de asistencia de todos sin notas

Además de la exportación con notas, puede exportar un resumen de todos los empleados sin notas:

1. Seleccione el mes
2. Haga clic en el botón con el icono de Excel Resumen de asistencia de todos (sin mencionar las notas)
3. Se descargará el resumen solo con los datos temporales sin las notas

Integración con otros módulos

Vacaciones

El módulo Asistencia está plenamente integrado con el módulo Vacaciones:

• Las vacaciones aprobadas se reflejan automáticamente en la asistencia.
• Si la opción "Registrar vacaciones solo desde el módulo de vacaciones" está activada, no se pueden introducir vacaciones directamente en la asistencia.
• Los cambios en las vacaciones en el módulo Vacaciones se reflejan inmediatamente en la asistencia.

eNeschopenka (para Rep. Checa)

Para las empresas checas, existe una integración con el sistema electrónico de bajas médicas:

• Al activarse en la configuración, la asistencia se completa automáticamente desde las eNeschopenky.
• Los días de enfermedad se registran en la asistencia con el tipo "Enfermedad".
• La sincronización se realiza automáticamente en segundo plano.

Terminales de asistencia (tarjetas/chips)

El sistema admite la importación de datos desde terminales de asistencia:

• Los datos de tarjetas RFID o terminales biométricos se importan automáticamente.
• Las entradas y salidas se registran en la asistencia.
• Encontrará la configuración de importación en la pestaña RestAPI de la configuración del módulo.

Resolución de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: No puedo editar la asistencia de hace más de unos días. ¿Por qué?

Solución: En la configuración del módulo se define el número de días hacia atrás durante los cuales se puede editar la asistencia. Si necesita editar un registro más antiguo, contacte con el administrador o con un supervisor que tenga los permisos correspondientes.

Pregunta: ¿Cómo añado múltiples entradas y salidas en un solo día?

Solución: En el diálogo de edición del día, haga clic en el botón Añadir fila. Puede añadir tantas filas como se haya establecido en la configuración (estándar hasta 20).

Pregunta: La copia de asistencia no sobrescribió todos los días. ¿Es un error?

Solución: La copia de asistencia solo sobrescribe los días vacíos. Los días que ya tienen asistencia completada permanecen sin cambios. Este es el comportamiento intencionado del sistema para evitar sobrescribir datos ya introducidos.

Pregunta: ¿Por qué no me aparece el botón de exportación a PAMICA?

Solución: La exportación a PAMICA solo está disponible si:

• El idioma del sistema está configurado en checo.
• Tiene derechos de usuario con gestión completa de asistencia.

Pregunta: ¿Cómo funciona el cálculo de horas extra nocturnas?

Solución: El sistema calcula automáticamente el trabajo nocturno en el intervalo 22:00 - 06:00. Distingue dos tipos:

• Nocturno (22-06h): Todo el trabajo realizado en el intervalo nocturno.
• Nocturno (22-06h mín.3h): Solo turnos nocturnos con un mínimo de 3 horas en el intervalo nocturno.

Pregunta: ¿Qué significa "Guardia con recalculo"?

Solución: Si el recalculo de guardia está activado en la configuración (por ejemplo, al 50 por ciento), las horas de guardia solo se contabilizan parcialmente en la jornada laboral total. Por ejemplo, 8 horas de guardia al 50 por ciento = 4 horas en el recuento total.

Pregunta: ¿Cómo puedo ver la asistencia de mis subordinados?

Solución: El administrador debe asignarle los permisos correspondientes en la pestaña Derechos de usuario de la configuración del módulo. Puede tener permisos para empleados seleccionados o para todos.

Pregunta: No me funciona el asistente de IA. ¿Qué debo hacer?

Solución:

• Verifique si su empresa tiene créditos suficientes (se ve en la esquina superior derecha del asistente de IA).
• Asegúrese de que el módulo AI Chats esté activado en la configuración de la empresa.
• Si el problema persiste, contacte con el administrador.

Consejos para un trabajo eficiente

Completado rápido de asistencia recurrente

Si tiene un horario laboral regular, utilice la función de copia. Complete la asistencia de un día y cópiela a toda la semana o mes de una vez.

Uso de notas preestablecidas

Si utiliza con frecuencia las mismas notas (por ejemplo, "Trabajo en el proyecto XY"), pida al administrador que añada estas notas a la selección. Ahorrará tiempo al no tener que escribirlas repetidamente.

Control antes de fin de mes

Revise regularmente su asistencia a lo largo del mes. Al final del mes, verifique los totales en el panel de información y corrija cualquier discrepancia antes de confirmar la asistencia.

Uso del asistente de IA para análisis

En lugar de contar las horas manualmente, utilice el asistente de IA. Puede preguntar, por ejemplo: "¿Cuántas horas extra tengo este año?" o "¿En qué meses trabajé turnos de fin de semana?".

Exportación para necesidades propias

Para fines personales, puede exportar su asistencia a Excel y crear sus propios gráficos y análisis según sus necesidades.

Planificación de vacaciones

Antes de solicitar vacaciones, compruebe en la asistencia cuántas horas extra tiene. Puede utilizarlas como tiempo libre compensatorio.

Uso de filtros en estadísticas

En la pestaña Estadísticas, utilice las diferentes vistas (mensual/anual) para obtener una visión completa de la jornada laboral de su equipo.

Acceso desde dispositivos móviles

El módulo Asistencia es totalmente responsivo y funciona en dispositivos móviles:

• Inicie sesión en el sistema eIntranet desde su teléfono o tableta.
• Vaya al módulo Asistencia.
• La interfaz se adaptará automáticamente al tamaño de la pantalla.
• Puede introducir y editar la asistencia igual que en el ordenador.

Nota: En dispositivos móviles, algunas funciones avanzadas (como las exportaciones masivas) están ocultas para ahorrar espacio en la pantalla.