Contratos (Pedidos, proyectos y producción)

Resumen general

El módulo Contratos sirve para registrar pedidos, proyectos y acciones de producción, desde la recepción de la solicitud hasta la entrega y la facturación. En cada contrato se guardan los plazos, las personas responsables, los precios, los costes e ingresos, las notas, los archivos adjuntos y los productos asignados. El módulo conecta además el contrato con el trabajo realizado en Informes de trabajo, con Tareas, con los clientes del CRM y con los documentos de otros módulos (facturas, pedidos, caja, almacén), de modo que en un solo lugar se puede consultar todo el historial del contrato. Lo utilizan tanto los empleados que trabajan en el contrato o se encargan de él, como los jefes y gerentes que supervisan la rentabilidad y los plazos.

Funciones clave del módulo Contratos

• Registro de contratos con número, nombre, plazos, prioridad y personas responsables
• Seguimiento del precio de oferta y del precio negociado, del importe facturado, de los costes planificados y del beneficio bruto
• Resumen automático de los ingresos y costes reales del contrato a partir de los documentos vinculados
• Notas con tipos propios, permisos y registro automático del historial de cambios
• Archivos adjuntos y enlaces a documentos y carpetas del módulo Documentos
• Asignación de productos y conjuntos al contrato, incluidas las reservas en el almacén
• Cierre de contratos frente a nuevas modificaciones
• Importación de contratos desde un archivo y resumen del estado del contrato generado por IA

Acceso y configuración

Este capítulo describe cómo acceder al módulo Contratos, cómo configurarlo según las necesidades de la empresa y qué permisos existen para trabajar con los contratos. El módulo Contratos tiene una gran cantidad de campos y opciones configurables, por lo que cada empresa lo adapta de forma distinta; por eso merece la pena revisar la configuración desde el principio, antes de crear el primer contrato.

Cómo acceder al módulo Contratos

El módulo Contratos (registro de pedidos, proyectos y producción) se abre desde el menú principal seleccionando Contratos. Se muestra la lista de todos los contratos sobre los que tiene permiso. Si el usuario conectado tiene permiso para administrar la configuración del módulo, ve además en la cabecera de la página el enlace Ajustes, que lleva a la configuración del módulo Contratos.

Configuración del módulo Contratos

La configuración del módulo Contratos está disponible a través del enlace Ajustes en la pantalla principal del módulo y solo puede modificarla un usuario con permiso para administrar la configuración. El módulo tiene una gran cantidad de campos opcionales: cada campo del contrato (plazos, precios, personas responsables, descripción, archivos adjuntos y otros) se puede activar u ocultar individualmente en la configuración, de modo que cada empresa puede adaptar el formulario del contrato solo a lo que realmente utiliza. Un campo que no está activado en la configuración no se muestra en absoluto en el formulario del contrato.

Configuración: campos básicos y origen del nombre del cliente

En el módulo Contratos se puede activar la visualización del campo Número de pedido (opcionalmente como obligatorio y/o único; con la unicidad activada, el sistema comprueba en tiempo real, mientras se escribe, si el número ya existe en otro contrato), el campo Nombre del contrato (opcionalmente obligatorio), el campo adicional opcional Nombre del suborden para distinguir partes parciales del contrato, además de Fecha de entrada y Fecha límite (plazo de resolución). El nombre del cliente se puede configurar de tres formas que se excluyen entre sí: introducción manual del nombre de la empresa como texto, selección de la empresa desde el módulo CRM (opcionalmente también con la sucursal y la persona de contacto), o selección de la empresa desde el Registro de clientes. Sin ninguna de estas opciones seleccionada, el campo del cliente no se muestra en absoluto en el formulario.

Configuración: plazos, prioridad y personas responsables

Además, en la configuración del módulo Contratos se puede activar el campo Prioridad (muestra una lista desplegable con los niveles de prioridad configurados y una columna en la tabla), Cliente (selección de una empresa del CRM, que puede ser distinta del cliente final), Procesador de licitaciones, Garante del contrato y Gestor de contratos (los tres como selección de un usuario), la opción Correo electrónico al gestor al seleccionarlo o cambiarlo (al asignar o cambiar el gestor, este recibe automáticamente un correo electrónico con los datos del contrato), Equipo responsable del pedido (selección de varios usuarios) y Lista de proveedores (selección múltiple de empresas del CRM; este campo solo se muestra en el formulario del contrato si también está activada la opción Cliente) y el campo de texto Lugar de realización.

Configuración: precios, costes y finanzas

Los campos financieros del contrato se activan por separado: Precio de oferta y Precio negociado (ambos con selección de moneda), Facturado (importe sin IVA y con IVA), Costes directos de materiales y servicios (plan) y Número de horas trabajadas (plan). La opción Calcular automáticamente a partir de las facturas emitidas cambia el campo Facturado de la introducción manual al cálculo automático a partir de las facturas emitidas reales asignadas al contrato. La opción Beneficio bruto muestra la diferencia calculada automáticamente entre el precio de oferta y los costes directos planificados. La opción Ingresos / Coste / Beneficio añade a la lista de contratos tres columnas de color con los importes realmente obtenidos; solo las ven los usuarios con permiso de acceso a los costes/ingresos del contrato. En la configuración está también el campo Tarifa por hora predeterminada, que el sistema utiliza en todos los contratos nuevos para calcular los costes de los informes de trabajo, hasta que se complete manualmente una tarifa específica para un contrato concreto.

Configuración: archivos adjuntos, notas, documentos y productos

El interruptor Descripción activa un campo de texto con la descripción detallada del contrato (se muestra solo al crear un contrato nuevo). El interruptor Archivos adjuntos permite subir archivos al contrato y el interruptor Notas permite registrar notas. Las opciones Enlace a un documento del módulo Documentos y Enlace a una carpeta del módulo Documentos permiten vincular el contrato con un documento concreto o con una carpeta entera del módulo Documentos. La opción Piezas en stock en productos bajo pedido añade a los productos asignados un campo manual con el número de piezas en stock; sirve como sustituto del módulo Almacén en los casos en que no se utiliza el almacén.

Configuración: prioridades de los contratos

En el módulo Contratos se pueden configurar hasta siete niveles de prioridad, cada uno con su propio nombre, color de texto y color de fondo/marca. La opción Colorear toda la fila con el color de fondo determina si el color se aplica solo a una pequeña marca de prioridad o si colorea toda la fila del contrato en la tabla. Un nivel de prioridad sin nombre no se utiliza en la lista de prioridades. Ejemplo: una empresa puede tener las prioridades «Baja» (marca verde), «Estándar» (sin resaltado) y «Emergencia» (toda la fila coloreada en rojo), para que los contratos urgentes se distingan a primera vista en la lista.

Configuración: numeración de los contratos

El formato del número de contrato generado automáticamente se compone de un texto fijo (Prefijo, opcionalmente también un segundo Prefijo2), de la opción de si en el número se debe incluir el año (con dos cifras, con cuatro cifras o sin él), y del Número correlativo con la cantidad de cifras configurada; si, por ejemplo, indica 4 cifras, el número generado tendrá el aspecto «ZAK20240001». Si toda la configuración se deja vacía, el número de contrato se introduce siempre manualmente. Si en un año determinado no desea que la numeración empiece desde uno, basta con modificar manualmente el último número generado y la serie continuará a partir de él en la siguiente generación.

Configuración: tipos de notas

En el módulo Contratos se pueden configurar hasta 15 tipos de notas. El primer tipo, Cambio, está fijo y no se puede modificar ni desactivar: el sistema lo utiliza para registrar automáticamente el historial de cambios del contrato, es visible para todos y no se puede restringir quién puede escribir en él. Para el resto de tipos de notas se configura, para cada uno por separado, el nombre, el color, el icono, la marca Activo y tres permisos: quién Ve las notas de ese tipo, quién Puede entrar notas y quién Puede editar notas; en cada uno de estos tres permisos se selecciona «Todos» o usuarios concretos. Una fila de tipo de nota vacía (sin nombre) no se muestra en la lista de tipos.

Configuración: campos opcionales del contrato

Además de los campos fijos, en el módulo Contratos se puede configurar cualquier número de campos personalizados (opcionales): de texto, numéricos, de fecha, listas desplegables, campos para subir archivos, selección de usuario, fecha con aviso de vencimiento próximo y otros tipos. Para cada campo opcional se configura el nombre, el tipo, el permiso Puede completar/Ve («Cualquiera» o solo usuarios seleccionados), la marca Obligatorio y la marca Mostrar en el cuadro básico, que añade el campo de forma permanente a las columnas de la tabla de resumen de contratos. Si un usuario concreto está expresamente autorizado en algún campo opcional, obtiene con ello el derecho a editar ese contrato, aunque su permiso general sobre los contratos sea, por lo demás, más bajo. Un campo opcional sin rellenar no se muestra en el formulario del contrato.

Configuración: cierre de contratos

La opción Cierre del contrato activa en el módulo Contratos la posibilidad de cerrar un contrato: un contrato cerrado no lo puede editar ningún usuario hasta que alguien con el permiso correspondiente lo vuelva a abrir. Esta opción incluye también la asignación del permiso independiente Cerrar órdenes a usuarios concretos. Sin activar esta opción, el botón para cerrar en el detalle del contrato no se muestra en absoluto y los contratos no se pueden cerrar.

Permisos y derechos de acceso al módulo Contratos

El acceso básico al módulo Contratos se configura por separado para cada usuario, en cinco niveles. Se selecciona en la pestaña Derechos de los usuarios de la configuración del módulo.

Nivel de permiso	Qué puede hacer el usuario
Sin acceso	No ve el módulo Contratos en absoluto
Lea dónde aparece	Solo ve los contratos con los que tiene alguna relación (por ejemplo, es su autor), sin poder editarlos ni crear nuevos
Lea dónde aparece en la lista, edite el suyo e ingrese otros nuevos	Además puede crear un contrato nuevo y editar los que él mismo ha creado
Leer y editar todo	Ve y edita todos los contratos de la empresa
Leer, editar y eliminar todo	Además puede eliminar y copiar contratos

Independientemente de este nivel, se aplican dos excepciones: un contrato cerrado no lo puede editar nadie hasta que un usuario con permiso para cerrar lo vuelva a abrir, y el autor del contrato siempre puede editarlo, aunque su permiso general sobre los contratos sea más bajo.

Permisos independientes y derechos sobre las notas en el módulo Contratos

Independientemente del nivel anterior, en el módulo Contratos se asigna además el permiso Acceso a los costes/ingresos del contrato: permite ver las pestañas Coste e Ingresos en el detalle del contrato, los distintivos de color Ingresos/Coste/Beneficio en la lista y los datos financieros en el resumen de IA; sin este permiso, el usuario no ve estas cifras en ningún lugar. Además existe el permiso opcional Cerrar órdenes (se muestra solo si la función de cierre de contratos está activada en la configuración). Las notas tienen su propio sistema de permisos, independiente del anterior: para cada tipo de nota se determina por separado, en la configuración, quién puede ver, introducir y editar las notas de ese tipo. Solo un usuario con permiso para administrar la configuración del módulo Contratos puede modificar la configuración del módulo y la asignación de los derechos de los usuarios.

Interfaz de usuario

La interfaz del módulo Contratos está formada por una tabla de resumen con un filtro en la pantalla principal y el detalle de cada contrato dividido en fichas. Las columnas y fichas que realmente se muestran en la interfaz dependen de la configuración del módulo; por eso dos empresas pueden tener la pantalla de Contratos organizada de forma distinta. Los siguientes capítulos describen en detalle la pantalla principal, los filtros y el detalle del contrato.

Pantalla principal del módulo Contratos

La pantalla principal del módulo Contratos muestra el título «Contratos» y una tabla de resumen con todos los contratos sobre los que el usuario conectado tiene permiso. Encima de la tabla hay un Filtro plegable (cerrado de forma predeterminada; se abre y cierra con el icono de la cabecera), el interruptor Sólo activo / Todo según el estado Activo, y, si hay activada al menos una columna de precio, el interruptor Con divisas / Convertido a CZK. Además hay botones para Añadir (crear un contrato nuevo), Importar (importación de contratos desde un archivo) y Eliminados (papelera con la lista de contratos eliminados).

Filtros y búsqueda en Contratos

El filtro del módulo Contratos ofrece estos criterios: estado Activo (Sólo activo / Sólo inactivos / todo), El número de pedido contiene, El nombre del contrato contiene, El nombre del suborden contiene (solo si la columna está activada en la configuración), el intervalo Fecha de entrada desde–hasta y Fecha de la resolución desde–hasta, la selección Prioridad, El nombre del cliente incluye o la selección Cliente de CRM (según cómo esté configurado el origen del nombre del cliente), el interruptor Cerrado – No/Sí (solo si el cierre de contratos está activado en la configuración) y el campo de texto En las notas contenidas en. El filtro se ejecuta con el botón Buscar, el botón Cancelar borra todos los criterios introducidos. La propia tabla de contratos ofrece además búsqueda por texto, ordenación por columnas, selección del número de filas mostradas y una herramienta de búsqueda avanzada para combinar varias condiciones a la vez.

Columnas de la tabla de contratos

En la tabla de contratos solo se muestran las columnas activadas en la configuración del módulo Contratos, en este orden: Número de pedido, Nombre del contrato, Nombre del suborden, Fecha de entrada, Hasta que resolvamos, Prioridad, Cliente con la sucursal y el contacto debajo, Cliente, Procesador de licitaciones, Garante del contrato, Gestor de contratos, Equipo responsable del pedido, Lista de proveedores, Lugar de realización, Precio de oferta, Precio negociado, Facturado (con y sin IVA), Costes directos de materiales y servicios (plan), Beneficio bruto, Tasa de conversión (solo en la vista Convertido a CZK), distintivos de color Ingresos / Coste / Beneficio (solo con permiso sobre los costes del contrato), Número de horas trabajadas (plan), Recepción de la obra, Entrega del pedido prevista y real, Garantía hasta, cualquier campo opcional marcado para mostrarse en la tabla, y, por último, las columnas Activo y Acciones. En cada fila están disponibles el icono Ver detalles, el icono Copiar (solo con un permiso más alto) y el icono Borrar registro (solo con permiso de eliminación), ambos con una pregunta de confirmación antes de ejecutarse.

Detalle del contrato – fichas y pestañas

El detalle de un contrato concreto en el módulo Contratos está dividido en fichas y pestañas: los datos básicos del contrato con los campos activados, la ficha Descripción, la ficha Archivos adjuntos, la ficha Notas, la ficha Productos (si el módulo de productos está activado), la ficha Tareas de este contrato, dividida en su caso en grupos propios de tareas, la pestaña Coste y la pestaña Ingresos (ambas solo con permiso sobre los costes/ingresos del contrato) y la ficha Documentos relacionados con la cadena de documentos desde la oferta hasta la factura emitida. En la cabecera del detalle hay un botón para generar el Resumen del pedido generado por IA, un icono de enlace externo junto al título y, en los contratos con el cierre activado, el botón Cerrar o Abrir, según corresponda. Un contrato cerrado se resalta en el detalle con el texto en rojo «CERRADO».

Operaciones básicas

Entre las operaciones básicas del módulo Contratos se encuentran la creación de un contrato nuevo, la edición de un contrato existente, su copia, el cierre o la apertura y, en su caso, la eliminación. Los siguientes capítulos describen el procedimiento para cada una de estas operaciones.

Procedimiento: Creación de un contrato nuevo

Para crear un contrato nuevo en el módulo Contratos, siga este procedimiento:

1. Haga clic en el botón Añadir en la pantalla principal del módulo Contratos.
2. Introduzca el cliente: según la configuración, el nombre de la empresa como texto libre, la selección desde el CRM (en su caso también la sucursal y el contacto), o la selección desde el Registro de clientes.
3. Rellene los campos obligatorios, es decir, el Número de pedido y el Nombre del contrato, si así lo exige la configuración, y los demás campos mostrados: plazos, prioridad, precios, personas responsables y similares.
4. Opcionalmente, rellene la Descripción del contrato y suba Archivos adjuntos; ambos campos se muestran solo al crear un contrato nuevo, no en una edición posterior.
5. Haga clic en Guardar. Después de guardar se abre el detalle del contrato recién creado.

Consejo: si en la configuración del módulo Contratos está definido el formato del número de contrato, el sistema propone automáticamente el nuevo número según el último número utilizado en el año actual, de modo que no es necesario introducirlo manualmente.

Procedimiento: Edición de un contrato

Un contrato existente se edita en su detalle, dentro del módulo Contratos:

1. En el detalle del contrato, haga clic en el botón Modificar; el botón está inactivo si no tiene permiso para editar el contrato o si el contrato está cerrado.
2. Modifique los campos necesarios.
3. Haga clic en Guardar. Para determinados campos modificados se crea automáticamente una nota de tipo Cambio con el valor antiguo y el nuevo, y se vuelve a mostrar el detalle del contrato.

Aviso: si en el módulo Contratos está activado el cierre y el contrato está cerrado, no se puede editar de ninguna forma hasta que un usuario con permiso para cerrar lo vuelva a abrir.

Procedimiento: Copia de un contrato

La copia en el módulo Contratos sirve para crear rápidamente un contrato similar:

1. En la lista de contratos, haga clic en el icono Copiar de la fila correspondiente (disponible solo con un permiso más alto).
2. Se abre el mismo formulario que al crear un contrato, ya rellenado con los datos del contrato copiado; el número de contrato se genera de nuevo si la numeración automática está activada.
3. Si el módulo de productos está activado en el sistema, puede marcar Copiar incl. productos: se copiarán también todos los productos y conjuntos asignados al contrato original, con la misma cantidad de unidades.
4. Haga clic en Guardar.

Procedimiento: Cierre y apertura de un contrato

La función de cierre solo se muestra en el módulo Contratos si está activada en la configuración.

1. En el detalle del contrato, haga clic en el botón Cerrar (requiere el permiso Cerrar órdenes).
2. Un contrato cerrado se marca en el detalle con el texto en rojo «CERRADO» y nadie puede editarlo hasta que un usuario con el permiso correspondiente lo vuelva a abrir con el botón Abrir.

Procedimiento: Eliminación de un contrato

La eliminación de un contrato en el módulo Contratos requiere el nivel de permiso más alto (Leer, editar y eliminar todo):

1. En la lista de contratos, haga clic en el icono Borrar registro de la fila correspondiente, o en el detalle del contrato, en el botón Eliminar.
2. Confirme la pregunta «¿Suprimir? – ¿De verdad quiere borrar esta entrada?».

El contrato eliminado desaparece de la lista habitual y se traslada a la papelera, que se abre con el botón Eliminados en la pantalla principal del módulo Contratos.

Trabajo con el contrato – notas, archivos adjuntos, documentos y productos

Además de los datos básicos, en el módulo Contratos se añaden al contrato documentos complementarios: notas, archivos adjuntos, enlaces a documentos y productos asignados. La activación de cada ficha depende de la configuración del módulo; su uso se describe en los siguientes capítulos.

Notas del contrato

Las notas del módulo Contratos sirven para registrar comentarios, historial y comunicación en torno al contrato, si esta función está activada en la configuración. Para añadir un nuevo registro:

1. En el detalle del contrato, haga clic en Añadir en la ficha Notas.
2. Seleccione el Tipo de nota; solo se ofrecen los tipos para los que tiene permiso de escritura.
3. Opcionalmente marque Privado: aparece el campo También puede ver para seleccionar los usuarios que verán la nota aunque sea privada.
4. Escriba el texto de la nota (el campo de la pantalla aparece descrito como «Descripción del contrato», pero en realidad es el contenido de la propia nota, no la descripción de todo el contrato) y, opcionalmente, adjunte archivos.
5. Haga clic en Guardar.

Nota: el tipo de nota Cambio se genera automáticamente en el módulo Contratos; al modificar determinados campos del contrato (número, nombre, plazos, prioridad, empresa, estado Activo, horas planificadas, precios, cliente, procesador de la oferta, gestor, equipo, proveedores, adición de un archivo adjunto, edición de la descripción y cierre/apertura), se registra en las notas el valor antiguo y el nuevo sin ninguna intervención del usuario.

Archivos adjuntos del contrato

En el módulo Contratos se pueden subir archivos adjuntos al contrato si esta función está activada en la configuración. En el detalle, en la ficha Archivos adjuntos, haga clic en Añadir y suba los archivos arrastrándolos o directamente desde el navegador de documentos. Como máximo se pueden subir 60 archivos a la vez. Tras guardar, por cada archivo adjunto añadido se registra automáticamente una nota de tipo Cambio.

Enlaces a documentos y carpetas del módulo Documentos

El contrato del módulo Contratos se puede vincular con un documento concreto o con una carpeta entera del módulo Documentos, si estas fichas están activadas en la configuración. Para el enlace a un documento, primero seleccione la carpeta y después el documento concreto dentro de ella; para el enlace a una carpeta basta con seleccionar la propia carpeta. En ambos casos, haga clic en Añadir en la ficha correspondiente del detalle del contrato y confirme la selección con el botón Guardar.

Productos y conjuntos del contrato

Si el módulo de productos está activado en el sistema, en el detalle del contrato se muestra la ficha Productos, donde se puede registrar qué productos o conjuntos están vinculados al contrato:

1. En la ficha Productos, haga clic en Agregar producto/ensamblaje.
2. Seleccione el producto o el montaje e indique la cantidad de unidades; el sistema muestra de inmediato qué productos o conjuntos parciales son necesarios para el elemento seleccionado.
3. Haga clic en Guardar. En un elemento existente, más adelante solo se puede modificar la cantidad de unidades; la selección del producto en sí ya no se puede cambiar al editarlo.

Desde la fila de un producto asignado, en el módulo Contratos se puede crear directamente una «tarea de producción» o, si el almacén está activado, un elemento de producción mediante el icono «Producir». Si el almacén está activado, en un elemento de producto concreto se puede hacer clic en la reserva, o utilizar de forma masiva Reserva todo en stock y Liberar reservas. Sin el almacén activado, en su lugar se puede habilitar en la configuración del módulo Contratos un campo manual con la cantidad de piezas en stock directamente en el producto.

Funciones avanzadas

Además del registro habitual, el módulo Contratos ofrece la importación masiva de contratos desde un archivo, la exportación de la lista de contratos, la generación de un resumen del contrato mediante IA y la impresión de la guía de producción. Estas funciones son especialmente útiles para las empresas que traspasan contratos desde otro sistema, que necesitan hacerse una idea rápida del estado de un contrato sin revisar todas las fichas, o que entregan el contrato a producción.

Procedimiento: Importación de pedidos desde un archivo

La importación en el módulo Contratos permite crear de una sola vez una gran cantidad de contratos a partir de un archivo preparado en el sistema contable Pohoda:

1. En la pantalla principal del módulo Contratos, haga clic en el botón Importar.
2. Seleccione el formato del archivo para la importación (por el momento solo está disponible «Pohoda - XLSX»).
3. Suba el archivo en formato XLSX al campo Archivos adjuntos.
4. Haga clic en Guardar. Se importan como máximo 1000 contratos a la vez; un contrato con el mismo número que ya existe en el sistema se omite. Al finalizar se muestra un mensaje con el número de contratos realmente importados.

Aviso: el archivo subido debe estar en formato XLSX, compatible con Excel 2007 y versiones posteriores; de lo contrario, la importación mostrará un error de versión de archivo incorrecta.

Exportación: lista de contratos a Excel

La tabla de resumen de contratos del módulo Contratos se puede exportar a un libro en formato XLSX igual que en otras tablas de la aplicación, con el botón de exportación situado encima de la tabla. En la exportación se incluyen solo las columnas que tiene actualmente visibles en la tabla, y, en su caso, solo los contratos filtrados, si antes de exportar ha utilizado un filtro. La exportación es útil para procesar posteriormente la lista de contratos fuera de la aplicación, por ejemplo para elaborar informes o imprimir un resumen para una reunión.

Resumen del pedido generado por IA

La función de resumen de IA del módulo Contratos genera, a petición, un resumen en texto del estado del contrato seleccionado:

1. En el detalle del contrato, haga clic en el botón Resumen del pedido generado por IA en la cabecera de la ficha.
2. El sistema muestra un resumen del estado actual del contrato, avisos sobre el margen, la facturación y un posible retraso en los plazos, y el siguiente paso recomendado.

La respuesta generada se guarda durante 7 días, o hasta que cambien los datos clave del contrato; por eso, volver a abrir el mismo resumen no consume más créditos de inteligencia artificial, que solo se descuentan al generarse realmente uno nuevo. Si a la empresa se le agotan los créditos, en lugar del resumen se muestra información sobre la falta de créditos con la posibilidad de comprar más. Si el resumen falla temporalmente por una interrupción del servicio, se muestra un mensaje indicando que el servicio no está disponible y que hay que intentarlo más tarde.

Impresión de la guía de producción

El informe impreso «Guía de producción» se ejecuta en el módulo Contratos desde la ficha Tareas:

1. En la ficha Tareas, en la tarea concreta, haga clic en el icono de la impresora.
2. Se abre el informe impreso con todos los datos del contrato, la descripción de la tarea, los responsables, las notas y el producto adjunto, incluidas sus piezas subordinadas y superiores, y la impresión se inicia automáticamente.

Estados del contrato

Un contrato en el módulo Contratos puede encontrarse en tres estados independientes entre sí, de modo que Activo y Abierto/Cerrado no están relacionados y se combinan libremente.

Estado	Qué significa	Cómo pasa el registro a este estado	Quién puede hacerlo
Activo / Inactivo	Sirve solo como marca de filtrado, no afecta a la posibilidad de edición	Casilla Activo en el formulario del contrato; un contrato nuevo es Activo de forma predeterminada	Cualquiera que pueda editar el contrato
Abierto / Cerrado	Un contrato cerrado queda bloqueado frente a cualquier edición para todos los usuarios y se excluye de la selección de contratos en el resto del sistema	Botón Cerrar / Abrir en el detalle del contrato, solo si la función está activada en la configuración	Usuario con el permiso Cerrar órdenes
Eliminado / no eliminado	Un contrato eliminado desaparece de la lista habitual y se traslada a la papelera	Icono Borrar registro en la fila o botón Eliminar en el detalle, con confirmación	Usuario con el nivel de permiso más alto (Leer, editar y eliminar todo)

Integración con otros módulos

El contrato en eIntranet no existe de forma aislada: se conecta con Informes de trabajo, Tareas y CRM como principales fuentes de datos, y además con Documentos, Productos, Almacén, documentos de venta y compra y con Actas. Los siguientes capítulos describen qué datos circulan entre los módulos y en qué dirección.

Contratos en relación con Informes de trabajo, Tareas y CRM

El módulo Informes de trabajo está vinculado al módulo Contratos mediante una ficha en el detalle del contrato que muestra las horas trabajadas y los costes salariales según la tarifa horaria individual o predeterminada del usuario; un nuevo informe se crea directamente desde este lugar. Se puede activar un aviso automático al gestor del contrato en cuanto alguien registre un nuevo trabajo en el contrato. El módulo Tareas permite que el contrato tenga sus propios grupos de tareas, por ejemplo para una producción de mayor envergadura dividida en partes; las tareas se muestran y se crean directamente en el detalle del contrato, desde el producto asignado se puede crear directamente una «tarea de producción» y para la tarea se puede imprimir una guía de producción con todos los datos relacionados del contrato y del producto. El módulo CRM es la fuente para seleccionar el cliente, el cliente que realiza el pedido, los proveedores, las sucursales y los contactos, si así lo determina la configuración del módulo Contratos; además, en la empresa seleccionada se muestra en el detalle del contrato el distintivo de riesgo del socio según el control de riesgos gestionado en el CRM.

Contratos en relación con Documentos, Productos y Almacén

El módulo Documentos permite vincular el contrato con un documento concreto o con una carpeta de documentos entera. Los módulos Productos y Almacén están conectados de forma que al contrato se le asignan productos y conjuntos con la cantidad de unidades necesaria; si el almacén está activado, en el detalle se muestra la cantidad disponible en stock, se permite reservar elementos y crear la producción, y las notas de salida de almacén relacionadas con el contrato se incluyen en sus costes.

Contratos en relación con los documentos: facturas, caja y pedidos

Las facturas emitidas se muestran en la pestaña Ingresos del contrato y se incluyen en sus ingresos reales, o bien sirven como fuente para el cálculo automático del importe facturado. Las facturas recibidas se muestran en la pestaña Coste, incluidas las partidas individuales de la factura, y se incluyen en los costes reales del contrato; las partidas individuales se pueden excluir manualmente del cálculo de costes. El módulo Caja asigna al contrato los documentos de ingreso como ingresos y los documentos de gasto como costes, salvo los documentos que solo pagan una factura ya contabilizada anteriormente. Los pedidos recibidos pueden ser el origen a partir del cual se crea el contrato, incluida la incorporación de las partidas del pedido como productos del contrato. La ficha Documentos relacionados en el detalle del contrato muestra además la cadena de documentos desde la oferta, pasando por el pedido recibido y el albarán de entrega, hasta la factura emitida, junto con las notas de salida de almacén relacionadas con el contrato. Si el módulo Extractos bancarios está activado, en el resumen de documentos relacionados también se pueden consultar los pagos conciliados con las facturas vinculadas al contrato.

Contratos en relación con Actas

Si el módulo Actas está activado en el sistema y el usuario conectado tiene permiso para consultar actas, en el detalle del contrato se muestra una ficha independiente con la lista de actas relacionadas con el número de ese contrato: en ella se ve el número de protocolo, el tipo de protocolo, la empresa del CRM, la fecha de creación y el autor.

Resolución de problemas

Los siguientes capítulos responden a las preguntas más frecuentes de los usuarios del módulo Contratos y ofrecen consejos para utilizarlo de forma más eficaz. La mayoría de los problemas al guardar un contrato están relacionados con la configuración de los campos obligatorios y únicos o con el estado de contrato cerrado, así que revise primero estas dos causas.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Contratos

Pregunta: ¿Por qué no se puede guardar un contrato nuevo y el campo Número de pedido tiene el borde en rojo?

Solución: En la configuración del módulo Contratos está activada la comprobación de unicidad del número de pedido y el valor introducido ya existe en otro contrato. Introduzca un número distinto, o deje que el campo se genere automáticamente si la numeración está configurada.

Pregunta: ¿Por qué aparece el mensaje «Error: ¡Debe indicarse el número de pedido!»?

Solución: El campo Número de pedido está marcado como obligatorio en la configuración del módulo Contratos y se ha quedado vacío. Complete el número de pedido y guarde de nuevo.

Pregunta: ¿Por qué no se puede editar un contrato aunque tenga permiso para ello?

Solución: Es probable que el contrato esté cerrado; en el detalle se muestra entonces el texto en rojo «CERRADO» y no puede editarlo nadie hasta que un usuario con el permiso Cerrar órdenes lo vuelva a abrir.

Pregunta: ¿Por qué no veo en la lista de contratos las columnas Ingresos, Coste y Beneficio, aunque un compañero sí las ve?

Solución: Estas columnas y las pestañas Coste e Ingresos en el detalle requieren el permiso independiente Acceso a los costes/ingresos del contrato. Sin él se muestra el mensaje «No tiene permisos sobre los costes del contrato, pida a su administrador que configure esto.»; solicite al administrador del módulo que le asigne este permiso.

Pregunta: ¿Por qué la importación desde un archivo termina con un error de versión de archivo incorrecta?

Solución: La importación de contratos solo admite archivos en formato XLSX compatibles con Excel 2007 y versiones posteriores. Guarde el archivo en este formato y vuelva a subirlo.

Pregunta: ¿Por qué no se muestra el campo Lista de proveedores, aunque está activado en la configuración?

Solución: El campo Lista de proveedores en el formulario del contrato depende de que esté activado el campo Cliente; sin la opción Cliente activada, los proveedores no se muestran, aunque la opción Lista de proveedores esté activada por separado en la configuración. Active también el campo Cliente en la configuración del módulo Contratos.

Consejos para trabajar de forma eficaz con Contratos

• Consejo: active el cálculo automático del importe facturado a partir de las facturas emitidas; le ahorrará tener que copiar los importes manualmente y el número siempre coincidirá con las facturas realmente emitidas.
• Consejo: utilice las prioridades de los contratos con el color de fondo aplicado a toda la fila en el nivel más importante, para que los contratos urgentes se vean a primera vista en la lista.
• Consejo: copiar un contrato incluidos los productos es una forma más rápida de crear una producción recurrente que volver a introducir manualmente todos los productos.
• Consejo: si utiliza el resumen del contrato generado por IA con regularidad, ábralo de nuevo sin preocupación: mientras no cambien los datos clave del contrato, volver a mostrar el mismo resumen no consume más créditos.
• Consejo: cierre el contrato en cuanto esté definitivamente terminado y facturado; así protegerá los datos históricos frente a una edición posterior no deseada.