Pedidos

Descripción general

El módulo Pedidos (registro de pedidos, casos comerciales, proyectos) se utiliza para el registro de los pedidos de la empresa desde su recepción hasta su cierre. Permite supervisar el estado, las prioridades, los plazos, los indicadores financieros y las personas responsables de cada pedido. Los directivos y gestores de pedidos pueden cerrar pedidos, asignar tareas y realizar el seguimiento de costes e ingresos.

Funciones principales

• Registro de pedidos con número, nombre, subpedido y descripción
• Asignación de un cliente desde el CRM o el registro de clientes
• Priorización de pedidos con resaltado de filas en colores
• Seguimiento de los plazos de recepción y finalización del pedido
• Resumen financiero: precio de oferta, precio acordado, facturado, beneficio bruto
• Gestión del equipo responsable: gestor del pedido, garante del contrato, responsable de la oferta
• Notas de pedidos con tipos y adjuntos
• Vinculación con tareas, partes de trabajo, documentos y facturas
• Importación de pedidos desde un archivo Pohoda XLSX
• Impresión de la hoja de ruta de producción
• Cierre de pedidos con derechos de acceso

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo Pedidos

Ruta de navegación al módulo Pedidos: Menú principal → Pedidos. El módulo muestra una vista general de todos los pedidos disponibles para el usuario conectado.

Configuración del módulo Pedidos

La configuración del módulo Pedidos está disponible a través de Configuración → Pedidos. La configuración es accesible para los administradores del módulo y los administradores del sistema. En la configuración se puede establecer:

• Columnas visibles: Activación o desactivación de campos individuales del pedido (número, nombre, subpedido, empresa, plazos, precios, campos de personal, etc.)
• Campos obligatorios y únicos: Marcado de campos como obligatorios o únicos
• Prioridades de pedidos: Configuración de nombres de prioridad, colores de fuente y colores de fondo de filas
• Tipos de notas: Configuración de tipos de notas y permisos para su adición y visualización
• Campos personalizados (campos opcionales): Adición de columnas personalizadas con diferentes tipos de datos
• Generación del número de pedido: Prefijo, segundo prefijo y número de dígitos del número de pedido generado automáticamente
• Derechos de cierre de pedidos: Activación de la función de cierre de pedidos y asignación de permisos
• Importe facturado de facturas emitidas: Cálculo automático del importe facturado desde el módulo Facturas emitidas
• Tarifa horaria predeterminada: Tarifa predeterminada para los cálculos de costes del pedido
• Permisos de usuario: Configuración de derechos de acceso para usuarios individuales

Campos personalizados de pedidos (columnas opcionales)

En la configuración del módulo Pedidos se pueden añadir campos personalizados (campos opcionales) que se muestran en el detalle del pedido y en la tabla de resumen. Los tipos de campos personalizados disponibles para pedidos son:

• Sí/No (casilla de verificación): Casilla de verificación para valores binarios
• Número entero: Campo para números enteros
• Número decimal: Campo para números decimales
• Fecha: Selector de fecha
• Fecha con supervisión de plazo: Fecha con notificación antes del vencimiento del plazo
• Fecha con supervisión de plazo – a quién notificar: Fecha con notificación configurable para usuarios específicos establecida individualmente para cada registro
• Lista – selección (cuadro de selección): Selección de una lista predefinida de valores
• Archivo: Archivo adjunto
• Archivo – fotografía: Archivo fotográfico adjunto
• Texto – 1 línea: Entrada de texto de una línea
• Texto – varias líneas: Entrada de texto de varias líneas
• Usuario de eIntranet (solo subordinados del usuario conectado): Selección de usuario entre los subordinados
• Pedido (del módulo Pedidos): Enlace a otro pedido en el sistema

Permisos y derechos de acceso al módulo Pedidos

El acceso al módulo Pedidos requiere la configuración de permisos. El administrador del módulo asigna los derechos de acceso a los usuarios individuales en la configuración del módulo.

Permiso	Descripción
Visualización	Consulta de la lista de pedidos y sus detalles sin posibilidad de edición
Edición	Creación de nuevos pedidos y edición de registros existentes
Importación	Importación de pedidos desde un archivo XLSX en formato Pohoda
Eliminación	Marcado de pedidos como eliminados
Cierre de pedidos	Posibilidad de cerrar y reabrir pedidos (requiere la activación de la función en la configuración)
Visualización de costes	Acceso a la pestaña Costes e Ingresos en el detalle del pedido
Administración	Acceso completo, incluyendo registros eliminados y configuración del módulo

Nota: El derecho a editar un pedido específico puede estar restringido adicionalmente por la configuración del módulo. Por ejemplo, solo el gestor del pedido o el equipo responsable pueden editar el pedido, incluso si tienen permisos generales de edición.

Interfaz de usuario del módulo Pedidos

Pantalla principal de la lista de pedidos

La pantalla principal del módulo Pedidos muestra una tabla con la lista de pedidos. En la parte superior hay botones de alternancia para un filtrado rápido: Solo activos y Todos. Si los campos de precio están activos en la configuración, también se muestra un conmutador de visualización de moneda: Con monedas extranjeras o Con conversión a CZK.

Encima de la tabla a la derecha se encuentran los botones: Añadir (nuevo pedido), Importar (importar desde archivo) y Eliminados (ver registros eliminados, solo para administradores).

La tabla muestra solo las columnas activadas en la configuración. Las filas con un color de fondo de prioridad configurado se resaltan en color. Desde la tabla está disponible la exportación a Excel, la impresión y la selección de columnas visibles.

Filtros y búsqueda de pedidos

En el módulo Pedidos hay disponible un panel de filtros desplegable. Los filtros activos se resaltan con texto en rojo negrita. Los filtros de pedidos disponibles son:

• Activos: Filtro Solo activos o Solo inactivos
• Número de pedido contiene: Búsqueda de texto en el número de pedido
• Nombre del pedido contiene: Búsqueda de texto en el nombre del pedido
• Nombre del subpedido contiene: Búsqueda de texto en el subpedido (si el campo está activo en la configuración)
• Fecha de recepción: Rango de fechas de recepción del pedido (desde – hasta)
• Fecha de resolución: Rango de fechas del plazo de finalización del pedido (desde – hasta)
• Prioridad: Filtrado por prioridad del pedido
• Cliente – nombre contiene: Búsqueda de texto del cliente
• Cliente del CRM: Selección de una empresa específica del CRM (si el campo está activo en la configuración)
• Cerrados: Filtro Sí o No para pedidos cerrados (si la función de cierre de pedidos está activa)
• Contenido en notas: Búsqueda de texto en las notas de pedidos

Consejo: Elimine un filtro haciendo clic en el botón Cancelar. También puede utilizar el campo de búsqueda de DataTables directamente en la tabla para una búsqueda rápida de texto en todas las columnas a la vez.

Operaciones básicas en el módulo Pedidos

Procedimiento: Creación de un nuevo pedido

Para crear un nuevo pedido en el módulo Pedidos, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Añadir en la parte superior derecha de la pantalla del módulo Pedidos
2. Complete el formulario del pedido. Los campos disponibles dependen de la configuración del módulo:
   • Empresa: Cliente del registro de clientes, del CRM (empresa, sucursal, contacto) o introducción manual del nombre de la empresa
   • Número de pedido: Número generado automáticamente según el prefijo configurado, se puede sobrescribir. Un asterisco (*) indica un campo obligatorio. Si se establece la unicidad, el sistema verifica si el número ya existe
   • Nombre del pedido: Nombre del pedido (obligatorio u opcional según la configuración)
   • Nombre del subpedido: Especificación opcional o denominación interna del pedido
   • Recibido el: Fecha de recepción del pedido (rellenado previamente con la fecha actual)
   • Completar antes de: Plazo de finalización del pedido
   • Prioridad: Selección de prioridad de la lista configurada
   • Activo: Marque para designar el pedido como activo (estado predeterminado al crear)
   • Solicitante: Empresa del CRM como solicitante (si el campo está activo)
   • Responsable de la oferta: Usuario responsable de la elaboración de la oferta
   • Garante del contrato: Usuario como garante del contrato
   • Gestor del pedido: Usuario principal responsable del pedido
   • Equipo responsable del pedido: Selección de varios usuarios que forman el equipo del pedido
   • Lista de proveedores: Selección de varias empresas del CRM como proveedores
   • Lugar de realización: Campo de texto para la dirección o descripción del lugar de realización
   • Precio de oferta: Importe con selección de moneda
   • Precio acordado: Precio contractual con selección de moneda
   • Facturado: Importe facturado (cuando está vinculado a facturas emitidas, se calcula automáticamente y el campo no es editable)
   • Costes directos de materiales y servicios (plan): Costes directos planificados con selección de moneda
   • Número de horas trabajadas (plan): Número de horas planificadas
   • Fecha de recepción del sitio: Fecha de entrega del lugar de realización por el cliente
   • Fecha de entrega del pedido (plan): Fecha planificada para la entrega del pedido terminado
   • Fecha de entrega del pedido (real): Fecha real de entrega del pedido terminado
   • Período de garantía hasta: Fecha de finalización del período de garantía
   • Descripción del pedido: Campo de texto formateado para una descripción detallada del pedido
   • Adjuntos: Carga de archivos mediante arrastrar y soltar
   • Columnas personalizadas: Si hay campos personalizados configurados, aparecen en la sección Columnas personalizadas
3. Haga clic en el botón Guardar

Consejo: Al copiar un pedido (icono de copia en la tabla), se abre un formulario precargado con los datos del pedido original. Si el módulo Productos está activo, puede marcar la opción Copiar incluyendo productos para copiar también los productos asignados.

Procedimiento: Visualización del detalle del pedido

Abra el detalle del pedido en el módulo Pedidos haciendo clic en el nombre o número del pedido en la tabla de resumen. El detalle del pedido se divide en pestañas:

• Datos básicos: Toda la información del pedido, documentos vinculados, descripción, adjuntos, documentos, notas y tareas
• Costes: Resumen de costes del pedido (facturas recibidas, documentos de caja, salidas de almacén) – disponible con permiso de visualización de costes
• Ingresos: Resumen de ingresos del pedido (facturas emitidas, etc.) – disponible con permiso de visualización de costes

En la cabecera del detalle del pedido se muestra un resumen de Ingresos – Costes = Beneficio (codificado por colores). Si el pedido está cerrado, se muestra una etiqueta roja CERRADO. Utilice el botón Imprimir para imprimir el detalle del pedido.

Procedimiento: Edición de un pedido

Para editar un pedido existente en el módulo Pedidos, proceda de la siguiente manera:

1. Abra el detalle del pedido haciendo clic en su nombre o número en la tabla de resumen
2. Haga clic en el botón verde Editar en la cabecera de la sección Datos básicos
3. Modifique los campos deseados en el formulario
4. Haga clic en Guardar

Nota: El derecho a editar un pedido específico puede estar restringido por la configuración del módulo. Solo el gestor del pedido o los miembros del equipo responsable pueden editar el pedido, a pesar de tener permisos generales de edición.

Procedimiento: Cierre y reapertura de un pedido

La función de cierre de pedidos debe activarse primero en la configuración del módulo Pedidos. El cierre de un pedido requiere un permiso especial de cierre asignado por el administrador del módulo.

1. Abra el detalle del pedido en el módulo Pedidos
2. Para cerrar, haga clic en el botón rojo Cerrar – el pedido cerrado se marca con una etiqueta roja CERRADO
3. Para reabrir un pedido cerrado, haga clic en el botón verde Abrir

Procedimiento: Eliminación de un pedido

La eliminación de un pedido en el módulo Pedidos está disponible para usuarios con permiso de eliminación.

1. Abra el detalle del pedido en el módulo Pedidos
2. Haga clic en el botón rojo Eliminar en la esquina superior derecha de la cabecera del detalle
3. Confirme la eliminación en la ventana de diálogo haciendo clic en Sí

Los pedidos eliminados se pueden visualizar mediante el botón Eliminados en el resumen principal de pedidos. Este botón solo es accesible para los administradores del módulo.

Funciones avanzadas del módulo Pedidos

Procedimiento: Añadir una nota a un pedido

En el módulo Pedidos puede añadir notas a los pedidos (registros de comunicación, notas internas, registros de progreso del pedido). Las notas se muestran en el detalle del pedido en la sección Notas.

1. Abra el detalle del pedido en el módulo Pedidos
2. En la sección Notas, haga clic en el botón Añadir
3. Complete el formulario de nota:
   • Tipo de nota: Selección de los tipos de notas configurados (configurados en los ajustes del módulo)
   • Privada: Marque para designar la nota como privada – solo el autor y opcionalmente los usuarios seleccionados pueden verla
   • También puede ser vista por: Si la nota es privada, puede seleccionar usuarios específicos que podrán verla
   • Descripción del pedido: Texto de la nota con opciones de formato
   • Adjuntos: Carga de archivos a la nota mediante arrastrar y soltar
4. Haga clic en Guardar

Consejo: Los tipos de notas y los permisos para añadirlas y visualizarlas se configuran en los ajustes del módulo Pedidos. Una nota privada solo es visible para el autor y los usuarios seleccionados explícitamente en el campo También puede ser vista por.

Procedimiento: Añadir un adjunto a un pedido

Añada adjuntos (archivos) a un pedido en el detalle del pedido en el módulo Pedidos en la sección Adjuntos.

1. Abra el detalle del pedido en el módulo Pedidos
2. En la sección Adjuntos, haga clic en el botón Añadir
3. Arrastre archivos al área mostrada o haga clic para seleccionar archivos de su ordenador
4. Haga clic en Guardar

Los adjuntos se muestran directamente en el detalle del pedido con opción de descarga. Los usuarios con permisos de edición también pueden eliminar adjuntos.

Procedimiento: Añadir productos y conjuntos a un pedido

Si el módulo Productos está activo en el sistema, puede asignar productos o conjuntos a un pedido en el módulo Pedidos. Los productos se muestran en el detalle del pedido.

1. Abra el detalle del pedido en el módulo Pedidos
2. En la sección de productos, haga clic en el botón Añadir producto/conjunto
3. Seleccione un Producto/conjunto de la lista de productos del sistema
4. Introduzca el Número de unidades necesarias para el pedido
5. El sistema muestra una lista de subproductos y componentes necesarios para el conjunto
6. Haga clic en Guardar

Nota: Al modificar el número de unidades de un producto asignado existente, las tareas de producción asociadas deben actualizarse manualmente.

Procedimiento: Creación de tareas de producción a partir de productos del pedido

Después de añadir un producto a un pedido en el módulo Pedidos, puede crear automáticamente tareas para la producción de componentes individuales. Esta función vincula el módulo Pedidos con el módulo Tareas.

1. En el detalle del pedido, vaya a la sección de productos asignados
2. Para el producto deseado, haga clic en el icono de herramienta (llave)
3. El sistema muestra la estructura del producto con una lista de subcomponentes y sus cantidades requeridas
4. Para cada componente para el que desee crear una tarea de producción, haga clic en el botón correspondiente
5. Complete los parámetros de la tarea (nombre, responsable, plazo)
6. La tarea se crea y se vincula automáticamente a este pedido en el módulo Tareas

Nota: Las tareas creadas se muestran en el detalle del pedido en la sección Tareas para este pedido. Las tareas de la estructura de productos se enumeran como Tareas de producción y son accesibles a través de un enlace para imprimir la hoja de ruta de producción.

Procedimiento: Impresión de la hoja de ruta de producción del pedido

En el módulo Pedidos puede imprimir una hoja de ruta de producción para un pedido. La hoja de ruta de producción está destinada a los talleres de producción y contiene los datos básicos del pedido, productos y operaciones.

1. En el detalle del pedido, haga clic en el icono de impresión junto a la tarea de producción correspondiente
2. Se muestra una página de hoja de ruta de producción con un resumen del pedido y los productos
3. Para imprimir, haga clic en el botón Imprimir

Procedimiento: Importación de pedidos desde un archivo Pohoda XLSX

El módulo Pedidos permite la importación masiva de pedidos desde un archivo en formato Pohoda XLSX. Se pueden importar un máximo de 1000 pedidos de un solo archivo. Si ya existe un pedido con el mismo número en el sistema, la importación lo omite y no crea un duplicado.

1. En el resumen principal de pedidos, haga clic en el botón Importar
2. En la ventana de diálogo, seleccione Formato de archivo para importación: Pohoda – XLSX
3. Arrastre el archivo XLSX al campo Adjuntos o selecciónelo haciendo clic
4. Haga clic en Guardar
5. Una vez completada la importación, el sistema muestra el número de pedidos importados con éxito

Nota: La importación de pedidos solo está disponible para usuarios con permisos de edición de pedidos. El archivo debe estar en formato XLSX (Excel 2007 y posterior). El formato XLS anterior no es compatible.

Procedimiento: Vinculación de un pedido con documentos del módulo Documentos

En el módulo Pedidos puede vincular un pedido con documentos o carpetas almacenados en el módulo Documentos. Si esta función está activa en la configuración, se muestran dos secciones de vinculación de documentos en el detalle del pedido:

• Enlace a documentos en el módulo Documentos: Vinculación con documentos versionados específicos
• Enlace a carpetas en el módulo Documentos: Vinculación con una carpeta completa de documentos

Procedimiento para añadir un enlace a un documento específico del módulo Documentos:

1. En el detalle del pedido, haga clic en el botón Añadir en la sección Enlace a documentos en el módulo Documentos
2. Seleccione una carpeta con el documento del árbol de carpetas del módulo Documentos
3. Seleccione un documento específico de la lista de documentos mostrada en la carpeta seleccionada
4. Haga clic en Guardar

Consejo: La vinculación con documentos permite asignar documentación versionada (planos, contratos, certificados) a un pedido sin copiar archivos físicamente. Eliminar la vinculación no borra el documento del módulo Documentos.

Exportación de datos del módulo Pedidos

En el módulo Pedidos, la exportación de datos está disponible directamente desde la tabla de resumen mediante el botón Excel (exportación a XLSX). La exportación incluye todas las columnas visibles de la tabla con los datos completos de los pedidos. También están disponibles los botones Imprimir (impresión directa de la tabla) y Columnas (selección de columnas visibles para exportación e impresión).

Integración del módulo Pedidos con otros módulos

Integración de Pedidos con el módulo CRM

El módulo Pedidos se integra con el módulo CRM (CRM – Gestión de contactos) al asignar un cliente a un pedido. Si el campo Cliente del CRM está activo en la configuración de pedidos, puede seleccionar una empresa directamente del registro CRM. A un pedido también se le puede asignar:

• Sucursal de la empresa (CRM): Sucursal o dirección específica de la empresa del CRM
• Persona de contacto (CRM): Contacto específico de la empresa del CRM
• Solicitante (CRM): Otra empresa del CRM como solicitante del pedido
• Proveedores (CRM): Lista de empresas del CRM como proveedores del pedido

En el detalle del pedido, los datos CRM vinculados se muestran como enlaces clicables para la navegación directa al registro en el módulo CRM.

Integración de Pedidos con el módulo Tareas

El módulo Pedidos está estrechamente vinculado con el módulo Tareas. El detalle del pedido muestra todas las tareas asignadas al pedido, divididas en grupos de tareas. Cada grupo de tareas tiene una tabla separada con un resumen (nombre, estado, plazo, responsables, notas).

• Se puede añadir una nueva tarea para el pedido directamente desde el detalle del pedido usando el botón Añadir en la sección Tareas para este pedido
• Las tareas se organizan en grupos (grupo predeterminado y grupos de tareas con nombre)
• Si el módulo Productos está activo, las tareas de producción se pueden generar automáticamente a partir de la estructura del producto
• El gestor del pedido puede recibir notificaciones por correo electrónico sobre los partes de trabajo registrados para el pedido

Consejo: Los grupos de tareas permiten organizar las tareas del pedido en unidades lógicas (por ejemplo, preparación, ejecución, entrega). Establezca el grupo de tareas al crear o editar una tarea en el campo Grupo de tareas.

Integración de Pedidos con el módulo HelpDesk

El módulo Pedidos se puede vincular con el módulo HelpDesk. Un pedido puede asignarse a un ticket de helpdesk, lo que garantiza la trazabilidad de las solicitudes de los clientes en el contexto de un pedido específico. Los tickets de helpdesk vinculados se muestran en el detalle del pedido en la sección de documentos relacionados.

Integración de Pedidos con otros documentos

En el detalle del pedido, la sección Datos básicos muestra todos los documentos vinculados automáticamente de otros módulos del sistema:

Módulo	Descripción de la vinculación
Ofertas	Ofertas al cliente creadas para este pedido
Pedidos recibidos	Pedidos recibidos del cliente para el pedido
Pedidos emitidos	Pedidos emitidos a proveedores para el pedido
Albaranes	Albaranes creados para el pedido
Facturas emitidas	Facturas emitidas al cliente por el pedido
Facturas recibidas	Facturas recibidas de proveedores por el pedido
Consultas	Consultas creadas para el pedido
Almacén	Salidas de material del almacén para el pedido
Caja	Documentos de caja asignados al pedido
Extractos bancarios	Transacciones bancarias vinculadas a través de las facturas del pedido
Partes de trabajo	Informes de horas trabajadas de los empleados en el pedido
Documentos	Documentos y carpetas vinculados del módulo Documentos

Solución de problemas en el módulo Pedidos

Preguntas frecuentes sobre el módulo Pedidos

Pregunta: El botón Añadir o Importar está en gris y no se puede hacer clic en él.

Solución: No tiene permiso para editar pedidos. Solicite al administrador del módulo Pedidos que le asigne el derecho de acceso correspondiente en la configuración del módulo.

Pregunta: El campo Facturado no se puede editar manualmente; aparece en gris.

Solución: En la configuración del módulo Pedidos está activa la opción de cálculo automático del importe facturado del módulo Facturas emitidas. El valor se actualiza automáticamente cuando cambian las facturas emitidas vinculadas a este pedido y no se puede introducir manualmente.

Pregunta: El número de pedido no se puede guardar; el campo tiene un borde rojo.

Solución: En la configuración del módulo Pedidos se establece una condición de unicidad para el número de pedido y el número introducido ya existe en el sistema. Introduzca un número de pedido diferente o compruebe si está creando un pedido duplicado.

Pregunta: El botón Cerrar pedido no se muestra o está en gris.

Solución: La función de cierre de pedidos debe estar activa en la configuración del módulo Pedidos y además debe tener asignado el permiso de cierre de pedidos. Póngase en contacto con el administrador del módulo Pedidos.

Pregunta: Las pestañas Costes e Ingresos en el detalle del pedido no son visibles.

Solución: Para mostrar las pestañas Costes e Ingresos se necesita el permiso de visualización de costes de pedidos. El administrador del módulo debe asignar este permiso en la configuración de derechos de acceso del módulo Pedidos.

Pregunta: La importación del archivo XLSX informa de un error de versión del archivo.

Solución: El archivo debe estar guardado en formato XLSX (Excel 2007 y posterior). Los archivos en el formato XLS anterior no son compatibles. Abra el archivo en Excel y guárdelo de nuevo en formato XLSX.

Pregunta: No puedo editar un pedido a pesar de tener permisos generales de edición.

Solución: En la configuración del módulo Pedidos, la edición puede estar restringida solo al gestor del pedido o a los miembros del equipo responsable del pedido. El administrador del módulo o el gestor del pedido debe ajustar la configuración de derechos o añadirle al equipo responsable del pedido.

Consejos para trabajar eficientemente con el módulo Pedidos

• Consejo: Las filas codificadas por colores en la tabla de pedidos indican la prioridad. Configure los colores de fondo de prioridad en los ajustes del módulo para una orientación visual rápida al trabajar con un gran número de pedidos
• Consejo: Utilice el filtro Contenido en notas para encontrar rápidamente un pedido en el que se registró un texto específico en las comunicaciones o notas internas
• Consejo: El conmutador Solo activos / Todos permite alternar rápidamente entre los pedidos activos y una vista completa sin abrir el panel de filtros
• Consejo: Para convertir los precios de diferentes pedidos a una sola moneda, utilice el conmutador Con conversión a CZK. Los tipos de cambio se cargan según la configuración del sistema
• Consejo: La hoja de ruta de producción es adecuada para los talleres de producción y contiene un resumen del pedido y los productos listo para imprimir sin elementos de interfaz innecesarios
• Consejo: La vinculación con el módulo Documentos permite asignar documentos versionados (planos, contratos, certificados) a un pedido sin copiar archivos
• Consejo: El gestor del pedido puede activar notificaciones sobre nuevos partes de trabajo directamente en el detalle del pedido marcando la opción Enviar notificaciones sobre trabajo registrado al gestor del pedido
• Consejo: Utilice la función de copia de pedido para crear rápidamente un pedido similar. Se genera automáticamente un nuevo número de pedido