Partes de trabajo – servicio técnico y montaje por pedido
Resumen
El módulo Partes de trabajo sirve para registrar los trabajos de servicio técnico y montaje realizados en las instalaciones del cliente dentro de un pedido concreto. El trabajador anota en el parte los aparatos/equipos utilizados, el trabajo realizado, el material consumido y los gastos adicionales (transporte); el cliente confirma el trabajo con su firma manuscrita directamente en la aplicación, y el parte terminado se envía o se imprime como base para la facturación. El módulo Partes de trabajo no tiene nada en común con el módulo Registro de horas trabajadas (registro de las horas trabajadas por los empleados) – son dos agendas independientes con un nombre parecido, por lo que conviene no confundirlas.
Funciones clave
- Registro de partes de trabajo organizado en agrupaciones (centros) con numeración y configuración propias
- Anotación de aparatos/equipos, trabajo realizado y material consumido, con recálculo automático de los precios
- Registro de gastos adicionales – transporte, tiempo del técnico en desplazamiento y aparcamiento
- Firma del cliente directamente en la pantalla y traspaso del parte para facturación
- Impresión del parte de trabajo en PDF y su envío por correo electrónico
- Conexión del parte de trabajo con un ticket del módulo HelpDesk
- Conexión con la empresa cliente y su sucursal en el módulo CRM
- Plantillas predefinidas de aparatos, trabajos y materiales para agilizar la cumplimentación
Acceso y ajustes
El acceso al módulo Partes de trabajo, así como el alcance de los permisos, depende de a qué agrupaciones (centros) tiene el usuario acceso asignado y en qué nivel. La configuración de las agrupaciones, las series numéricas, las plantillas y la conexión con HelpDesk la realiza un usuario con un permiso independiente para administrar los ajustes del módulo.
Cómo acceder al módulo Partes de trabajo
El módulo Partes de trabajo se abre desde el menú principal de la aplicación. Al abrirlo, en la parte superior aparece el título «Partes de trabajo» y –solo para los usuarios con permiso de administración del módulo– el enlace «Ajustes» para configurar las agrupaciones y las series numéricas.
Agrupaciones (centros) de partes de trabajo
Debajo del título del módulo Partes de trabajo hay una franja horizontal de mosaicos con las agrupaciones (centros). El usuario solo ve las agrupaciones para las que se le ha asignado algún permiso. Mientras el usuario no seleccione ninguna agrupación haciendo clic en el mosaico correspondiente, ni el filtro ni la tabla de partes se muestran en absoluto: la selección de la agrupación es el primer paso para trabajar con el módulo, y la aplicación la recuerda también en el siguiente acceso al módulo.
Permisos y derechos de acceso en el módulo Partes de trabajo
El permiso para el módulo Partes de trabajo se configura por separado para cada agrupación (centro) y para cada usuario, siempre en uno de seis niveles. El control de acceso depende exclusivamente del nivel de permiso asignado en dicha agrupación, y no depende de la jerarquía ni de la estructura organizativa.
| Nivel de permiso | Qué puede hacer el usuario en dicha agrupación |
|---|---|
| Sin acceso | No ve la agrupación en absoluto y no puede acceder a ella |
| Acceso solo de consulta a lo propio | En la lista solo ve los partes en los que él mismo figura como trabajador; no modifica ni crea nada |
| Acceso solo de consulta a todo | Ve todos los partes de dicha agrupación, pero solo para consulta, sin poder editarlos ni crear otros nuevos |
| Acceso a ver todo, crear nuevas y modificar las propias | Crea nuevos partes y solo modifica los partes en los que él mismo es el trabajador, mientras no estén en el estado «Completado» |
| Acceso a ver, editar y crear todo | Crea nuevos partes y modifica cualquier parte de dicha agrupación, mientras el parte no esté en el estado «Completado» |
| Acceso a ver, editar, crear y eliminar todo | El nivel más alto: además modifica también los partes cerrados, elimina partes y sus líneas individuales, y tiene acceso a la lista de registros eliminados |
Además de estos seis niveles, existe un permiso independiente para administrar los ajustes del módulo Partes de trabajo – creación y eliminación de agrupaciones, series numéricas, plantillas de aparatos/trabajo/material, textos de los correos electrónicos y el logotipo en los documentos. Este permiso lo tiene únicamente el administrador del sistema o el usuario al que se le haya asignado expresamente la administración del módulo, y es independiente de los seis niveles de acceso a una agrupación concreta descritos anteriormente.
Ajustes del módulo Partes de trabajo
Los ajustes del módulo Partes de trabajo se abren en una pantalla independiente con pestañas: la primera pestaña, «Derechos de los usuarios / Agrupaciónes para las órdenes de servicio», sirve para crear y eliminar agrupaciones (centros); las demás pestañas (una para cada agrupación existente) contienen la configuración detallada de dicha agrupación. La configuración de una agrupación concreta solo se puede realizar después de crearla en la primera pestaña.
Creación de una agrupación y derechos de los usuarios
En la pestaña «Derechos de los usuarios / Agrupaciónes para las órdenes de servicio» se crea una nueva agrupación con el botón «Crear agrupación»; una agrupación existente se puede renombrar con el botón «Editar nombre» o eliminar con el botón «Eliminar grupo». En la pestaña de cada agrupación concreta hay una tabla de derechos de los usuarios, donde para cada usuario activo de la empresa se elige con un solo clic uno de los seis niveles de permiso descritos anteriormente. Encima de cada columna de nivel hay un botón «Seleccionar todo» que establece ese nivel de forma masiva para todos los usuarios a la vez.
Parámetros generales de la agrupación en los ajustes del módulo Partes de trabajo
En los ajustes del módulo Partes de trabajo, en la pestaña de una agrupación concreta, en la sección «Configuración de los parámetros generales» se decide qué partes del parte de trabajo se muestran siquiera en dicha agrupación y qué valores predeterminados deben tener.
| Opción en los ajustes | Qué afecta |
|---|---|
| Incluir aparatos/equipos instalados y reparados | Muestra en el detalle del parte la tabla para anotar aparatos/equipos; si no está activada, la tabla no se muestra en absoluto |
| Añadir el trabajo realizado | Muestra en el detalle del parte la tabla para anotar el trabajo realizado; si no está activada, la tabla no se muestra |
| Añadir el material utilizado | Muestra en el detalle del parte la tabla para anotar el material consumido; si no está activada, la tabla no se muestra |
| Añadir gastos adicionales | Muestra en el detalle del parte la pestaña de transporte, tiempo de desplazamiento y aparcamiento; si no está activada, la pestaña no se muestra |
| Añadir nota | Según su descripción, debería habilitar una nota de texto en el parte; sin embargo, el campo Añadir nota está siempre disponible en el diálogo de creación/edición del parte, independientemente de esta opción |
| Membrete/Logotipo en documentos | Permite cargar una imagen (el logotipo de la empresa o incluso todo el membrete) que se imprime en la cabecera del PDF del parte; sin logotipo cargado, en el PDF solo aparece el nombre de la empresa en forma de texto |
| Gastos de transporte por km | Se rellena previamente en el campo del precio por kilómetro de transporte en los nuevos partes de dicha agrupación |
| Coste por desplazamiento por km/tiempo del técnico | Se rellena previamente en el campo del precio por kilómetro por técnico en los nuevos partes de dicha agrupación |
| Los estados disponibles para las órdenes | Con la casilla se determina cuáles de los seis estados del parte se ofrecen siquiera en el filtro y en el campo Estado de dicha agrupación; un estado no marcado no aparece en la interfaz de dicha agrupación |
| Trabajos con equipos eléctricos R, N | Activa en las filas de la tabla Trabajo dos casillas adicionales «R» y «N» con un campo de texto complementario; sin activar esta opción, estos campos no se muestran en absoluto en el trabajo |
| Texto predeterminado cuando R está marcado / N | Texto que se rellena automáticamente en el campo complementario cuando el usuario marca R o N, si no introduce su propio texto |
Numeración de los partes de trabajo en los ajustes
El formato del número del parte de trabajo se configura en el módulo Partes de trabajo por separado para cada agrupación mediante los campos Número de órden – prefijo (p. ej. «VP»), año, sufijo (p. ej. «SCH»), número de dígitos y el número a partir del cual debe comenzar la numeración en dicho año. El número resultante tiene entonces un aspecto como «VP2019SCH0001» (prefijo VP, año con cuatro dígitos, sufijo SCH, número de orden de cuatro dígitos a partir de 1). Sin rellenar estos campos, se genera simplemente una serie numérica sencilla sin prefijo ni sufijo.
Plantillas de aparatos, trabajo y material
En las pestañas de la agrupación «Aparatos/Equipos», «Tipo de trabajo/servicio» y «Material», en los ajustes del módulo Partes de trabajo, se crean de antemano los artículos de uso repetido: para los aparatos, el nombre, el tipo y el número de serie; para el trabajo, el nombre, el tiempo predeterminado y la tarifa; para el material, el nombre y el precio por pieza. El botón «Añadir fila» crea una nueva fila vacía de la plantilla, y el icono de la cruz elimina la fila. Estas plantillas se ofrecen después a los usuarios como opción rápida directamente al cumplimentar un parte de trabajo concreto: al seleccionar una plantilla se rellenan automáticamente todos los valores relacionados de dicha fila.
Conexión con HelpDesk y textos del correo electrónico en los ajustes
En los ajustes del módulo Partes de trabajo se puede activar la conexión con los tickets de HelpDesk marcando proyectos concretos de HelpDesk; sus tickets se ofrecerán entonces para conectarlos con el parte de trabajo. Esta opción solo está disponible para las empresas que tienen activado el módulo HelpDesk; si no se marca ningún proyecto, el campo para conectar con un ticket no se muestra en absoluto en el módulo Partes de trabajo. Además, aquí se puede rellenar el «Asunto» y el «Texto» predeterminados del correo electrónico, que se rellenan previamente en el diálogo de envío del parte; en el asunto se puede insertar una palabra clave que se sustituye por el número del parte de trabajo.
Interfaz de usuario
La interfaz del módulo Partes de trabajo está formada por los mosaicos de las agrupaciones (centros), la pestaña plegable «Filtro» y la tabla de partes de la agrupación seleccionada, con columnas, búsqueda y exportación. Las secciones siguientes describen la pantalla principal, los filtros disponibles y las distintas columnas y acciones de la tabla de partes de trabajo.
Pantalla principal del módulo Partes de trabajo
Después de seleccionar una agrupación (centro), en el módulo Partes de trabajo se muestra la pestaña «Filtro» (se puede plegar o desplegar con los iconos +/– a la derecha de la cabecera), una línea de filtros y acciones rápidas, y la tabla de partes de trabajo de dicha agrupación. Encima de la tabla hay botones para buscar, exportar e imprimir la lista, y para alternar la visibilidad de las columnas.
Filtros y búsqueda en el módulo Partes de trabajo
- Número de serie del aparato: búsqueda de texto de partes de trabajo por el número de serie de un aparato/equipo anotado, en la pestaña plegable «Filtro»
- Año: lista desplegable de los años desde el año de registro de la empresa hasta el año siguiente, más la opción «Todo»
- Estado: conmutador de botones «Todo» y, además, solo los estados que el administrador haya habilitado en los ajustes de la agrupación (por ejemplo, «Creado», «Asignado», «En curso», «Para facturar», «Para facturar + órden adicional», «Completado»); junto a cada uno se muestra el número de registros en dicho estado
- Todo / Solo mis registros: conmutador que limita la lista solo a los partes en los que el usuario conectado figura como trabajador
- Botón Buscar / Cancelar: confirma los filtros rellenados o los devuelve a su estado predeterminado
Columnas de la tabla y acciones del registro
La tabla de partes de trabajo del módulo Partes de trabajo tiene las columnas Número de órden de servicio, Número de pedido, Trabajador asignado, Empresa (CRM), Estado, Creación y Acciones; admite búsqueda, ordenación, exportación e impresión, y alternar la visibilidad de las columnas. Los enlaces situados directamente sobre el número del parte y sobre el número de pedido abren el detalle del parte. La columna Acciones muestra, según el permiso y el estado del parte: el icono del ojo (mostrar el detalle), el icono del lápiz (editar –solo con permiso de edición y si el parte no está bloqueado–), el icono «Copiar» (solo en los partes en estado «Completado») y el icono de la papelera «Borrar registro» (solo con el permiso más alto, con pregunta de confirmación).
Estados del parte de trabajo
Un parte de trabajo en el módulo Partes de trabajo pasa por seis estados posibles. El administrador, marcando casillas en los ajustes de dicha agrupación, elige cuáles de estos estados se utilizan siquiera en ella – los estados no utilizados no se muestran ni en el filtro, ni en las opciones del campo «Estado».
| Estado | Qué significa | Cómo pasa el parte a este estado |
|---|---|---|
| Creado | El parte se acaba de crear, el trabajo del pedido todavía no ha comenzado | Automáticamente al crear un nuevo parte, no se puede seleccionar manualmente |
| Asignado | El parte se ha asignado para su tramitación | Selección manual en el campo Estado al editar el parte |
| En curso | Se está trabajando en el parte en este momento | Selección manual en el campo Estado al editar el parte |
| Para facturar | El parte está terminado y listo para su facturación | Selección manual en el campo Estado, o con el botón «Guardar y para facturar» en la firma |
| Para facturar + órden adicional | El parte está listo para facturar, pero para el pedido se espera todavía otra visita u otro parte | Solo se puede seleccionar manualmente en el campo Estado – no existe un botón independiente para este estado en la interfaz |
| Completado | El parte está cerrado y bloqueado frente a modificaciones habituales | Selección manual en el campo Estado, o automáticamente si el ticket de HelpDesk conectado se cierra como resuelto |
Mientras el parte de trabajo esté en el estado «Completado», no se puede modificar de forma habitual – los campos y los botones para añadir y eliminar líneas quedan inactivos, y solo puede modificar dicho parte un usuario con el permiso más alto. Además, el usuario con el permiso de edición más bajo solo puede modificar los partes en los que él mismo figura como trabajador.
Operaciones básicas
Los siguientes procedimientos describen el trabajo diario con los partes de trabajo en el módulo Partes de trabajo – desde la selección de la agrupación (centro), pasando por la creación de un nuevo parte, la cumplimentación de las líneas de aparatos, trabajo y material, los gastos adicionales y la conexión con HelpDesk, hasta la firma del cliente, el traspaso para facturación, la modificación, la copia y la eliminación de los partes terminados.
Procedimiento: selección de la agrupación (centro) en el módulo Partes de trabajo
- En la pantalla principal del módulo Partes de trabajo, haga clic en el mosaico con el nombre de la agrupación/centro deseado.
- Se muestran el filtro y la tabla de partes de dicha agrupación; la selección de la agrupación se recuerda también en el siguiente acceso al módulo.
Procedimiento: creación de un nuevo parte de trabajo
- En el módulo Partes de trabajo, haga clic en el botón Crear encima de la tabla (el botón solo está activo con el permiso suficiente).
- En el diálogo «Crear / editar una órden de servicio», rellene el campo obligatorio Número de pedido y, si procede, la empresa del CRM, la sucursal, la nota y los trabajadores.
- Haga clic en Guardar y ver la lista o en Guardar y ver el detalle.
- El nuevo parte se crea siempre en el estado «Creado» – la selección de estado en el diálogo no se aplica al crear un nuevo parte.
- Después de guardar se muestra un aviso de que las demás líneas (aparatos, trabajo, material) solo se pueden añadir una vez creado el parte.
Campos del diálogo Crear / editar una órden de servicio
El diálogo para crear y editar un parte de trabajo en el módulo Partes de trabajo contiene los siguientes campos. Si los campos «Número de la órden de servicio» y «Número de pedido» no están rellenados, el propio navegador los resalta e impide el envío del formulario – la aplicación no muestra ningún mensaje de error propio para ellos.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Número de la órden de servicio | sí, no editable | Número de orden generado automáticamente según la configuración de la serie numérica de dicha agrupación; solo de lectura |
| Número de pedido | sí | Designación de texto del pedido al que se refiere el parte |
| Empresa (desde el módulo CRM) | no | Selección de la empresa cliente de la lista de empresas del CRM, campo desplegable con búsqueda |
| Sucursal (CRM) | no | Selección de una sucursal/dirección concreta de la empresa elegida, las opciones se cargan según la empresa seleccionada |
| Estado | no, se ignora al crear el parte | Estado actual del parte, solo se pueden elegir los estados habilitados en los ajustes de la agrupación |
| Número de pedido del cliente (contrato) | no | Número del pedido o del contrato del cliente |
| Trabajador asignado | no | Selección de uno o varios trabajadores que trabajan en el parte, solo ofrece los usuarios con acceso a dicha agrupación |
| HelpDesk Projekt - Ticket | no | Selección de un ticket abierto de HelpDesk, solo se muestra al crear un nuevo parte y solo si la conexión con HelpDesk está habilitada |
| Añadir nota | no | Texto libre, con formato y de varias líneas, referente al parte |
Procedimiento: añadir líneas al parte (aparatos, trabajo, material)
- En el módulo Partes de trabajo, abra el detalle del parte – con el icono del ojo en la lista, o con el enlace del número del parte o del pedido.
- En las pestañas «Aparatos/Equipos», «Trabajo» y «Material» (se muestran solo si el administrador las ha activado en los ajustes de la agrupación), haga clic en Agregar artículo – se añade una fila vacía.
- En la fila, seleccione en la lista desplegable una plantilla predefinida existente, o escriba su propio nombre.
- Rellene el resto de columnas (tipo y número de serie en los aparatos; cantidad/tiempo, tarifa y descuento en el trabajo; número de piezas y precio por pieza en el material) – cada cambio se guarda inmediatamente al salir del campo, sin necesidad de un botón «Guardar» aparte.
- El precio de la fila y el precio total del parte se recalculan automáticamente.
Consejo: puede eliminar una fila concreta con el icono de la papelera (con confirmación), o todas las filas de la tabla a la vez con el botón Eliminar todo.
Campos de la tabla Aparatos/Equipos en el detalle del parte de trabajo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del aparato/equipo – se puede elegir entre las plantillas guardadas o escribir uno propio |
| Tipo | Denominación del tipo del aparato |
| Número de serie | Número de serie del aparato; también se puede filtrar por él en la lista de partes de trabajo |
Campos de la tabla Trabajo en el detalle del parte de trabajo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Descripción del trabajo o de la tarea de servicio realizada – se puede elegir entre las plantillas guardadas o escribir una propia; si el nombre contiene «Tarifa por hora», se ofrece un campo complementario para la descripción |
| Aparato/equipo | Número de orden de la fila del aparato al que se refiere el trabajo |
| Cantidad (tiempo en h) | Tiempo trabajado en horas |
| Tarifa/hora | Tarifa por hora |
| Descuento en % | Descuento porcentual aplicado a dicha fila |
| Precio | Precio de la fila calculado automáticamente (tarifa por tiempo, menos el descuento), solo de lectura |
| R / N (equipos eléctricos) | Dos casillas opcionales con un campo de texto complementario en la fila de trabajo; se muestran solo si en los ajustes de la agrupación está activada la opción «Trabajos con equipos eléctricos R, N» |
Campos de la tabla Material en el detalle del parte de trabajo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del material – se puede elegir entre las plantillas guardadas o escribir uno propio |
| Aparato/equipo | Número de orden de la fila del aparato relacionado |
| Cantidad | Número de piezas |
| Coste/ud | Precio por pieza |
| Precio | Precio de la fila calculado automáticamente (precio por pieza por el número de piezas), solo de lectura |
Procedimiento: gastos adicionales (transporte) del parte de trabajo
En la pestaña «Gastos adicionales» (se muestra solo si está habilitada en los ajustes de la agrupación) se rellenan el número de kilómetros, el precio por kilómetro de transporte, el precio por kilómetro de desplazamiento por trabajador, el número de técnicos y el aparcamiento. Los precios de cada fila y el importe total de los gastos adicionales se calculan automáticamente.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Gastos de transporte (km, precio/km) | Número de kilómetros recorridos y precio por kilómetro |
| Costes de desplazamiento (precio/km/técnico, número de técnicos) | Precio por kilómetro por técnico y número de técnicos en el desplazamiento |
| Aparcamiento | Importe del aparcamiento |
Procedimiento: conexión del parte de trabajo con un ticket de HelpDesk
- Seleccione el ticket concreto directamente al crear el parte en el campo «HelpDesk Projekt - Ticket», o bien, en el detalle de un parte ya creado, haga clic en Enlace a la entrada.
- En el diálogo «Conexión con Ticket desde HelpDesk», seleccione un ticket de la lista de tickets abiertos de los proyectos habilitados y haga clic en Guardar.
- El ticket conectado se muestra en el detalle del parte como un enlace a su detalle en el módulo HelpDesk.
El botón «Enlace a la entrada» se muestra en el módulo Partes de trabajo solo si el administrador ha habilitado en los ajustes la conexión con al menos un proyecto de HelpDesk. Siempre ofrece únicamente los tickets abiertos, no los resueltos ni los cerrados.
Procedimiento: firma del cliente y traspaso del parte de trabajo para facturación
- En el detalle del parte, en la pestaña con el precio total, escriba el nombre del cliente (Firma, en mayúsculas) y deje que firme con el ratón o con el dedo en el campo de firma; el campo se puede ampliar con el botón Ir a la página completa.
- Haga clic en Guardar (guarda solo la firma) o en Guardar y para facturar (guarda la firma y a la vez establece el estado «Para facturar»). El segundo botón está inactivo y muestra el mensaje «Sin ticket conectado» si en los ajustes está activada la conexión con HelpDesk pero el parte no tiene ningún ticket asignado.
- Una vez guardada la firma, el campo de firma desaparece y se muestra la imagen de la firma guardada junto con el botón Eliminar firma, que permite volver a tomar la firma.
Modificación del parte de trabajo
En el módulo Partes de trabajo, para modificar un parte de trabajo existente haga clic en el icono del lápiz en la lista, o directamente en el detalle del parte – el botón solo está disponible con permiso de edición y solo si el parte no está bloqueado por el estado «Completado». El usuario con el permiso de edición más bajo solo puede modificar los partes en los que él mismo figura como trabajador; el permiso más alto permite modificar también los partes cerrados.
Procedimiento: copia de un parte de trabajo terminado
- En un parte con el estado «Completado», haga clic en la lista en el icono Copiar.
- En el diálogo se muestra un aviso de que se creará una copia y de que las líneas de aparatos, trabajo y material se tomarán del parte anterior. El número de pedido, la empresa, el pedido y los trabajadores no se copian y es necesario rellenarlos de nuevo.
- Después de guardar se crea un nuevo parte de trabajo en el estado «Creado» con un nuevo número de orden.
Eliminación y recuperación del parte de trabajo
- El usuario con el permiso más alto hace clic en el módulo Partes de trabajo en el icono de la papelera de la fila del parte y confirma la pregunta «¿De verdad quiere borrar esta entrada?».
- El parte eliminado desaparece de la lista y aparece en la lista Eliminados, disponible mediante un botón encima de la tabla (solo con el permiso más alto), desde donde se puede recuperar.
Del mismo modo – con el icono de la papelera y la pregunta de confirmación «¿De verdad quiere borrar esta entrada?» – se elimina en el módulo Partes de trabajo también una fila individual de la tabla de aparatos, trabajo o material; la eliminación masiva de todas las filas de la tabla se confirma con el mensaje «¿De verdad quiere borrar estos registros?».
Funciones avanzadas
Además del registro habitual de líneas, el módulo Partes de trabajo ofrece también el trabajo con el parte terminado – impresión en PDF y envío al cliente por correo electrónico – y la exportación de la lista de partes de trabajo de dicha agrupación a un archivo de hoja de cálculo para su posterior tratamiento fuera de la aplicación.
Impresión y envío del parte de trabajo
Un parte de trabajo terminado se puede, en el módulo Partes de trabajo, imprimir en PDF desde su detalle o enviar por correo electrónico directamente al cliente – ambos botones están en la cabecera de la pestaña de detalle del parte, arriba a la derecha, y están disponibles independientemente de si el parte ya está firmado.
Exportación: PDF/Imprimir el parte de trabajo
Crea una versión imprimible del parte de trabajo con todas las líneas anotadas, los precios, los gastos adicionales y la firma del cliente.
- En el módulo Partes de trabajo, abra el detalle de un parte concreto.
- Haga clic en el botón PDF/Imprimir en la cabecera de la pestaña de detalle.
- La versión en PDF del parte se abre en una nueva ventana/pestaña del navegador.
Formato de salida: PDF
La exportación a PDF está disponible en el módulo Partes de trabajo siempre solo desde el detalle de un parte concreto; el módulo no ofrece la impresión masiva de varios partes a la vez.
Exportación: envío por correo electrónico
Envía el parte de trabajo terminado como archivo adjunto en PDF directamente desde la aplicación, sin necesidad de descargarlo primero.
- En el detalle del parte, haga clic en el botón Enviar por correo electrónico en la cabecera de la pestaña de detalle.
- En el diálogo «Enviar órden de servicio», introduzca la dirección de correo electrónico (se pueden indicar varias direcciones separadas por comas), o marque las direcciones de correo guardadas de la empresa cliente en el CRM (solo si el parte tiene asignada una empresa con correos guardados).
- Si lo desea, modifique el asunto y el texto del mensaje – están rellenados previamente según los ajustes del módulo.
- Haga clic en Enviar.
Formato de salida: PDF como archivo adjunto del correo electrónico
Después del envío se muestra la confirmación «El correo electrónico ha sido enviado a X Dirección(es).» El remitente recibe siempre una copia oculta del correo enviado, y la dirección de respuesta se establece con la dirección del remitente. El envío se registra como una nota en el parte, incluida la lista de direcciones a las que se envió el correo.
Exportación de la lista de partes de trabajo
La tabla de partes de trabajo del módulo Partes de trabajo ofrece, encima de la lista, la exportación de las filas mostradas en ese momento a un archivo de hoja de cálculo y la impresión de toda la lista – independientemente de la exportación de un parte concreto a PDF, que se realiza desde el detalle de dicho parte.
Exportación: Excel (lista de partes de trabajo)
Exporta la lista actualmente mostrada (filtrada) de partes de trabajo de dicha agrupación a un archivo de hoja de cálculo.
- En el módulo Partes de trabajo, seleccione la agrupación y, si lo desea, configure los filtros (año, estado, número de serie del aparato).
- Haga clic en el botón de exportación encima de la tabla de partes de trabajo.
- El archivo se descarga en su ordenador.
Formato de salida: XLSX
Operaciones masivas
En el módulo Partes de trabajo se pueden eliminar de forma masiva todas las filas de una de las tablas de líneas – el botón Eliminar todo está disponible en las pestañas «Aparatos/Equipos», «Trabajo» y «Material» del detalle del parte, y antes de eliminar se muestra la pregunta de confirmación «¿De verdad quiere borrar estos registros?». El módulo no ofrece la exportación ni la impresión masiva de varios partes de trabajo a la vez – la exportación a PDF solo funciona para un parte concreto desde su detalle.
Funciones automáticas del módulo Partes de trabajo
El módulo Partes de trabajo tiene varias funciones que se ejecutan sin intervención del usuario: la asignación automática de número a un nuevo parte, el registro automático de cada cambio de las líneas en las notas del parte, y la automatización vinculada al estado del ticket de HelpDesk conectado, descrita en las secciones siguientes.
Numeración automática de los partes de trabajo
Al crear un nuevo parte de trabajo (también al crear una copia) se asigna automáticamente el siguiente número de orden libre según el formato configurado en dicha agrupación (prefijo, año, sufijo, número de dígitos, número inicial). El módulo recuerda, para cada año, el último número utilizado, de modo que la numeración nunca se duplica.
Registro automático de los cambios en las notas
Cada cambio de una fila en las tablas Aparatos/Equipos, Trabajo y Material – añadir, modificar cualquier columna, eliminar una fila individual o la eliminación masiva – se registra en el módulo Partes de trabajo, sin intervención del usuario, como una nota en el historial del parte (quién, cuándo y qué campo cambió a qué valor). Del mismo modo se registra automáticamente el guardado de la firma y el envío del parte por correo electrónico, incluida la lista de direcciones.
Automatización de la conexión con HelpDesk
Si un parte de trabajo tiene un ticket de HelpDesk conectado y el usuario lo guarda con el estado «Para facturar» o «Para facturar + órden adicional» – ya sea mediante la edición del parte o con el botón de la firma –, el sistema genera automáticamente el PDF del parte y lo adjunta como nota al ticket de HelpDesk conectado. Si dicho proyecto de HelpDesk tiene definida una prioridad denominada exactamente «Para facturar», la prioridad del ticket cambia automáticamente a esa también. Por el contrario, cuando el ticket conectado se cierra automáticamente, tras resolverse, transcurrido el tiempo configurado, todos los partes de trabajo vinculados a él pasan automáticamente, con ese cierre, al estado «Completado», con lo que quedan bloqueados frente a la edición habitual.
Integración con otros módulos
El módulo Partes de trabajo está estrechamente vinculado con el módulo CRM (empresa cliente y sucursal) y, de forma opcional, con el módulo HelpDesk (conexión del parte con un ticket); además, los documentos y los archivos adjuntos generados se guardan en el registro central de archivos.
CRM - Gestión de contactos
Tanto al crear como al modificar un parte de trabajo, la empresa cliente se selecciona de la lista de empresas gestionadas en el módulo CRM, incluida la selección de una sucursal o dirección concreta de dicha empresa. En el detalle del parte, el enlace con el nombre de la empresa lleva directamente a su detalle en el módulo CRM. Además, al enviar el parte por correo electrónico se ofrecen para marcar las direcciones de correo electrónico guardadas de dicha empresa en el CRM, de modo que no es necesario copiar la dirección manualmente.
HelpDesk
Si la empresa tiene activado el módulo HelpDesk y el administrador habilita en los ajustes del módulo Partes de trabajo la conexión con proyectos concretos, un parte de trabajo se puede conectar con un ticket concreto de HelpDesk, ya sea directamente al crearlo o posteriormente con el botón «Enlace a la entrada». El ticket conectado se muestra en el detalle del parte como un enlace a su detalle en HelpDesk. El vínculo funciona automáticamente en ambos sentidos: el cierre del ticket bloquea y cierra los partes de trabajo vinculados (pasan al estado «Completado»), mientras que, a la inversa, el traspaso del parte para facturación adjunta el PDF del parte como nota al ticket y, si procede, cambia su prioridad.
Archivos
El logotipo/membrete de la agrupación configurado en el módulo Partes de trabajo, la imagen de la firma del cliente y los PDF generados (ya sea al imprimir, al enviar por correo electrónico o al traspasarlos automáticamente al ticket de HelpDesk) se guardan en el registro central de archivos de la empresa, igual que en los demás módulos de la aplicación.
Solución de problemas
Las siguientes preguntas frecuentes y consejos ayudan a resolver las dudas más habituales del trabajo diario con el módulo Partes de trabajo – desde la falta de acceso a una agrupación, pasando por los partes bloqueados, hasta la diferencia entre este módulo y el módulo de nombre parecido Registro de horas trabajadas.
Preguntas frecuentes sobre el módulo Partes de trabajo
Pregunta: Al abrir el módulo Partes de trabajo no veo ninguna agrupación ni la tabla de partes.
Solución: No tiene ningún permiso asignado a ninguna agrupación (centro). Póngase en contacto con el usuario que administra los ajustes del módulo Partes de trabajo para que le asigne, en la pestaña de dicha agrupación, al menos el nivel «Acceso solo de consulta a lo propio».
Pregunta: ¿Por qué en el detalle del parte está inactivo el botón «Guardar y para facturar» y se muestra el texto «Sin ticket conectado»?
Solución: La agrupación tiene activada en los ajustes la conexión obligatoria con HelpDesk, pero a este parte todavía no se le ha asignado ningún ticket. Haga clic primero en el botón «Enlace a la entrada» y seleccione un ticket abierto.
Pregunta: ¿Por qué no se puede modificar ni añadir ninguna línea en el parte de trabajo?
Solución: El parte está en el estado «Completado» y está bloqueado frente a modificaciones habituales. Solo puede modificarlo un usuario con el permiso más alto en dicha agrupación; si no dispone de ese permiso, póngase en contacto con el administrador del módulo.
Pregunta: ¿Dónde encuentro en el módulo Partes de trabajo los partes de trabajo eliminados?
Solución: Con el botón «Eliminados» encima de la tabla de partes; está disponible solo para los usuarios con el permiso más alto en dicha agrupación. En la lista mostrada de partes eliminados se puede recuperar el registro.
Pregunta: ¿En qué se diferencia el módulo Partes de trabajo del módulo Registro de horas trabajadas?
Solución: Partes de trabajo registra los pedidos de servicio técnico y montaje en las instalaciones del cliente: aparatos, trabajo, material, firma y traspaso para facturación. Registro de horas trabajadas es un módulo independiente para otra agenda y no está relacionado con Partes de trabajo.
Pregunta: ¿Por qué no se me muestra en el parte el campo «HelpDesk Projekt - Ticket»?
Solución: O bien la empresa no tiene activado el módulo HelpDesk, o bien el administrador no ha habilitado en los ajustes del módulo Partes de trabajo la conexión con ningún proyecto de HelpDesk. Además, el campo se muestra solo al crear un nuevo parte.
Consejos para trabajar de forma eficiente con los partes de trabajo
- Consejo: cree de antemano en los ajustes de la agrupación las plantillas de aparatos, trabajo y material – esto agiliza notablemente la cumplimentación de los distintos partes de trabajo sobre el terreno.
- Consejo: configure el precio predeterminado por kilómetro de transporte y por kilómetro de desplazamiento del técnico en los ajustes de la agrupación, para no tener que introducirlos manualmente en cada parte.
- Consejo: rellene previamente en los ajustes del módulo el asunto y el texto del correo electrónico para el envío de los partes, incluida la palabra clave para completar automáticamente el número del parte.
- Consejo: las líneas de aparatos, trabajo y material se guardan inmediatamente al salir del campo – no es necesario guardar nada aparte en el detalle del parte.
- Consejo: con el conmutador «Solo mis registros» encima de la tabla, muestre rápidamente solo los partes de trabajo en los que usted mismo figura como trabajador.