Gestión de viajes - dietas de viaje, viajes de negocios, órdenes de viaje

Resumen

El módulo Gestión de viajes (dietas de viaje, viajes de negocios, órdenes de viaje nacionales y al extranjero) sirve para registrar y aprobar los viajes de trabajo de los empleados desde su creación hasta el reembolso. El empleado crea la orden de viaje en el módulo, solicita la aprobación del desplazamiento, tras el viaje registra los gastos y el derecho a dietas, y el módulo realiza toda la liquidación, incluida la aprobación en varias etapas y el pago. Las órdenes de viaje se gestionan por separado como nacionales y al extranjero, ya que difieren en el cálculo de las indemnizaciones, las tarifas de dietas y los datos necesarios.

Funciones clave

Creación de una orden de viaje nacional o al extranjero con el relleno automático de los datos predeterminados del empleado
Aprobación electrónica en varias etapas del viaje y de la liquidación final, con las firmas de cada función (empleado, superior, principal de operación, gerente de presupuesto, contable)
Registro de gastos menores y cálculo automático del derecho a dietas, dinero de bolsillo e indemnizaciones por el uso del vehículo
Conversión automática de divisas extranjeras según el tipo de cambio del ČNB y generación de un código QR de pago para el reembolso
Informe opcional sobre el resultado del viaje de trabajo con la aprobación del superior
Creación masiva de la orden de viaje a partir de los desplazamientos de servicio registrados en el módulo Localización GPS
Configuración detallada de las tarifas de dietas e indemnizaciones según el país y el año

Acceso y configuración

Antes de empezar a utilizar el módulo Gestión de viajes, debe tener asignado el permiso del módulo en su ficha de usuario, y la empresa debe tener en la configuración del módulo las tarifas de dietas actuales rellenadas y activados los campos que deben ofrecerse en el formulario de la orden de viaje. Las siguientes secciones describen cómo acceder al módulo, qué niveles de acceso existen y qué se puede ajustar en la configuración del módulo.

Cómo acceder al módulo Gestión de viajes

Ruta de navegación al módulo Gestión de viajes: Menú principal → Gestión de viajes. El usuario con el nivel de permiso más alto ve además, junto al título del módulo, el enlace Ajustes, con el que accede a la configuración del módulo.

Permisos y derechos de acceso al módulo Gestión de viajes

Procedimiento: el acceso al módulo Gestión de viajes se configura en la ficha de cada usuario eligiendo uno de los seis niveles de permiso, del más bajo al más alto.

Permiso (nivel de acceso)	Qué puede hacer el usuario
Sin acceso	El módulo Gestión de viajes no se muestra en absoluto al usuario.
Leer/escribir su	Ve y modifica solo sus propias órdenes de viaje.
Lectura/escritura propia y de los subordinados	Además, puede consultar (sin posibilidad de modificar) las órdenes de viaje de sus subordinados y de los usuarios para los que está configurado como aprobador predeterminado.
Lee/escribe a los tuyos y lee/escribe a los subordinados	Igual que el nivel anterior, pero además puede modificar las órdenes de viaje de los subordinados mientras no se encuentren en una fase avanzada de aprobación del reembolso.
Leer/Buscar todo	Ve y modifica las órdenes de viaje de todos los empleados de la empresa mientras no estén a la espera de la aprobación del reembolso.
Leer/Establecer/Borrar/Refrescar y cambiar los estados de todo	Nivel más alto: ve y modifica todo sin restricción por estado; es el único que puede eliminar registros ajenos, cambiar manualmente el estado de la orden de viaje y anular las firmas ya realizadas.

Independientemente del nivel anterior, se puede conceder al usuario el permiso independiente de casilla Contable, que le permite firmar los pasos «El empleado que revisó y ajustó la facturación.» y «Pagado/Liquidado – orden de viaje completada». El usuario con este permiso se ofrece en la selección «Contable» al enviar para aprobación. En la configuración de cada usuario también se puede determinar su Aprobador predeterminado: una persona concreta que se rellena automáticamente como superior al enviar para aprobación y que, además (independientemente de la jerarquía organizativa), puede consultar o incluso modificar sus órdenes de viaje según su propio nivel de permisos. El término «Superior» en el módulo Gestión de viajes no designa únicamente a una persona de la jerarquía organizativa, sino a cualquier persona con permiso suficiente en el módulo (nivel «lectura/escritura propia y de los subordinados» o superior); esa persona se ofrece en la selección del aprobador.

Configuración del módulo Gestión de viajes

Ruta a la configuración: Gestión de viajes → enlace Ajustes (visible solo con el nivel de permiso más alto). La configuración del módulo Gestión de viajes se divide en las cuatro pestañas descritas a continuación: Derechos de los usuarios, Configuración general, Ajustes de devolución por país y Edición de la traducción. Sin una configuración correctamente rellenada no se pueden crear ni liquidar órdenes de viaje, ya que el formulario solo ofrece los campos y las tarifas que la empresa tiene activados en la configuración.

Configuración: pestaña Derechos de los usuarios

En la pestaña Derechos de los usuarios se configura, para cada usuario, el nivel de acceso al módulo Gestión de viajes y las opciones complementarias.

Opción	Qué hace	Comportamiento sin ella
Niveles de derechos	Asigna al usuario uno de los seis niveles de acceso al módulo.	Sin esta configuración, el usuario no tiene acceso al módulo.
Contable	Concede al usuario el derecho a aprobar y reembolsar la liquidación, con independencia del nivel anterior.	El usuario no puede firmar los pasos del pago.
Valores por defecto (botón junto al usuario)	Preconfigura los datos del usuario (departamento, teléfono, residencia, horario laboral, números de tarjeta, lugar habitual de inicio/fin/objetivo del viaje, medio de transporte habitual, importe del depósito permitido) que se ofrecerán automáticamente al crear una nueva orden de viaje.	Los datos deben introducirse manualmente en cada nueva orden de viaje.
Aprobador predeterminado (botón junto al usuario)	Determina la persona que se rellena automáticamente como aprobador y que tiene derecho a consultar/modificar las órdenes de ese usuario.	Se rellena el superior de la jerarquía organizativa (si existe); en caso contrario, hay que seleccionarlo manualmente.
Recuperar del personal	Rellena de forma masiva los valores por defecto de los usuarios a partir del módulo Empleados (solo si este módulo está activado).	Los valores por defecto deben introducirse manualmente para cada usuario.
Supervisor. de empleados jer.	Configura de forma masiva los aprobadores predeterminados según la jerarquía organizativa de los empleados y añade automáticamente al superior el derecho a aprobar si aún no lo tenía (solo con el módulo Empleados activado).	Los aprobadores predeterminados deben configurarse manualmente.

Configuración: pestaña Configuración general

En la pestaña Configuración general del módulo Gestión de viajes se activan los distintos campos opcionales del formulario y se configura la lógica de cálculo y aprobación. Al marcar un campo en la sección «Datos básicos» (Residencia, Departamento, Teléfono, Horario laboral, Puestos, Número de tarjeta de crédito, Inicio del viaje, Lugar de reunión, Objetivo del viaje, Fin del viaje, Medios de transporte designados, Importe estimado del gasto, Depósito permitido y otros) dicho campo se muestra en el formulario de la orden de viaje; un campo no marcado no se ofrece ni se exige en absoluto. De la misma manera se marcan los pasos opcionales de aprobación: Firma del superior, Firma del contable, Envío para la aprobación del viaje de trabajo, para la aprobación del principal de operación, para la aprobación del gerente de presupuesto y para la aprobación y el reembolso de los gastos.

Opción	Qué hace	Comportamiento sin ella
Contabilización de los gastos de viajes de negocios (interruptor)	Activa toda la sección para registrar los gastos menores.	La sección no se muestra en absoluto en la orden de viaje.
Cálculo del derecho a comidas y dietas (interruptor)	Activa toda la sección para el cálculo de las dietas e indemnizaciones.	La sección no se muestra en absoluto en la orden de viaje.
Cuenta la parte nacional de un viaje de negocios al extranjero	En un viaje al extranjero permite indicar la salida y el regreso desde/hacia el país de origen y calcula las dietas nacionales para los tramos nacionales.	Todo el viaje al extranjero se calcula como tal; la parte nacional no se trata por separado.
Te permite introducir el texto de un informe sobre el resultado de un viaje de negocios	Muestra un campo de texto (máx. 500 caracteres) para describir el resultado del viaje.	El campo no se ofrece.
Imprime el texto del informe de resultados en la orden de viaje	En el informe impreso se incluye el texto completo del informe.	En la impresión solo se indica que el informe está guardado en el sistema.
Permite elegir, al registrar una nota, a quién enviar la información por correo electrónico	Al registrar una nota (también al anular la orden de viaje) se ofrece la selección de los destinatarios del aviso por correo electrónico.	La nota se registra sin posibilidad de enviar un correo electrónico.
Principal de operación (supervisor principal) / Gerente de presupuesto (Economista)	Determina a quién se debe solicitar automáticamente la aprobación en ese paso opcional.	Sin rellenar este campo, el sistema no tiene a quién enviar el correo electrónico, aunque el paso esté activado.
Redondeo del importe total a reembolsar	Opción de redondeo del importe final (sin cambios / hacia abajo / hacia arriba / matemáticamente).	El importe no se redondea.
Ajuste de las asignaciones de comida extranjeras por día	Redondea el subtotal de las dietas en cada línea.	Las dietas permanecen con decimales exactos (se muestran con 4 decimales).
Redondeando la cantidad total en días individuales	Redondea la columna Total en la tabla de cálculo del derecho en cada línea.	El importe queda sin redondear.
Medios de transporte utilizados	Permite renombrar o añadir elementos propios a la lista de medios de transporte ofrecidos en los formularios.	Solo se ofrece el conjunto fijo predeterminado de medios de transporte.

Configuración: pestaña Ajustes de devolución por país

En la pestaña Ajustes de devolución por país del módulo Gestión de viajes se añade el país de origen principal de los empleados y, para él, se configuran las tarifas en un «acordeón» organizado por años. Para las órdenes de viaje nacionales se configura la divisa por defecto de las indemnizaciones, el número de decimales para el redondeo, si la reducción de la dieta varía según el tipo de comida, la tabla de tarifas de dietas según la duración del viaje, las tarifas de indemnización por vehículo privado (de una y de dos vías) y los precios del combustible según el tipo, y la tabla de reducción de la dieta según el número y el tipo de comidas proporcionadas. Para las órdenes de viaje al extranjero se configura el método de cálculo de las indemnizaciones, la tabla de tarifas y del dinero de bolsillo según cada país (con el botón Añadir país) y la tabla de reducción de la dieta según la duración del viaje y las comidas proporcionadas. El botón Copiar ajustes crea la configuración para un nuevo año copiándola del año anterior; tras la copia, siempre es necesario comprobar los valores según las normas vigentes de la empresa. El botón Borrar elimina la configuración de ese año.

Configuración: pestaña Editar una traducción: su propia traducción

La pestaña Editar una traducción: su propia traducción, dentro de la configuración del módulo Gestión de viajes, permite a la empresa sobrescribir determinados textos del sistema con su propia redacción: en concreto, la denominación del rol «Superior», la etiqueta de la firma del superior y los textos de tres estados concretos de aprobación.

Interfaz de usuario

La interfaz del módulo Gestión de viajes está formada por la pantalla principal con la lista de órdenes de viaje, desde la cual se abre el detalle de una orden de viaje concreta con las distintas secciones para la aprobación, los gastos y la liquidación. Las siguientes secciones describen la pantalla principal, los filtros disponibles y un resumen de los estados por los que pasa una orden de viaje.

Pantalla principal del módulo Gestión de viajes

Al abrir el módulo Gestión de viajes se muestra el título «Gestión de viajes» (con el enlace «Ajustes» para el usuario con el nivel de permiso más alto) y una tarjeta con la lista de órdenes de viaje. Encima de la tabla están los botones Crear una orden de viaje (crea una nueva orden de viaje nacional), Establecer una orden de viaje al extranjero (crea una nueva orden de viaje al extranjero) y Eliminados (cambia a la lista de órdenes de viaje eliminadas, es decir, la papelera).

Columnas de la tabla: Número, Fecha de fundación, Apellido y nombre (con la abreviatura del país de trabajo del usuario), Departamento, Fecha del primer día de viaje, Lugar de reunión, opcionalmente Fin del viaje – fecha (solo si el campo está activado en la configuración), Estado, Pagado/Liquidado – fecha, Tipo, Importe total, Reembolsar (+) o Retener (-), y la columna Acciones. En cada fila encontrará, en las acciones, el icono de ojo para abrir el detalle, el icono de copiar para crear una copia de la orden de viaje (en su propia orden solo en el estado «Creado»; el usuario con el nivel de permiso más alto puede copiar en cualquier momento) y el icono de eliminar para moverla a la papelera (solo el usuario con el nivel de permiso más alto).

Filtros y búsqueda de órdenes de viaje

La pantalla principal del módulo Gestión de viajes ofrece dos grupos de botones de selección encima de la lista. El selector de tipo de viaje distingue entre órdenes de viaje Todos / Nacional / Extranjero. El selector de estado ofrece la opción Todos y además un botón para cada estado utilizado (por ejemplo, «Creado», «A la espera de autorización para viajar», etc.), y junto a cada botón se indica el número de registros en ese estado. El usuario con el permiso limitado «Leer/escribir su» ve en la lista solo sus propias órdenes de viaje; el usuario con derecho a ver también a los subordinados ve además las órdenes de sus subordinados y las órdenes de los usuarios para los que está configurado como aprobador predeterminado.

Estados de la orden de viaje

La orden de viaje en el módulo Gestión de viajes pasa, durante la aprobación y la liquidación, por una serie de estados. La mayoría de las transiciones se producen automáticamente en función de las firmas de cada rol; sin embargo, el usuario con el nivel de permiso más alto puede cambiar el estado en cualquier momento, también manualmente, seleccionándolo de una lista en el detalle de la orden de viaje (con la advertencia de que debe informar al usuario afectado del cambio manual de estado), y en cada firma ya realizada puede anular la firma mediante el botón situado junto a ese campo.

Estado	Qué significa	Cómo y por quién se produce
Creado	Estado inicial tras la creación; el documento se puede modificar y eliminar libremente.	Al crear una nueva orden de viaje el propietario (o el administrador), o al devolverla para completar desde una fase posterior.
Devuelto para completar – para el viaje	La aprobación se había iniciado, pero la firma se anuló o se revocó; el documento espera a ser completado.	Automáticamente, cuando falta una firma válida del empleado y del superior pero el estado era anteriormente superior; manualmente solo por el usuario con el nivel de permiso más alto.
A la espera de autorización para viajar	Enviado para su aprobación al superior; se espera su firma.	El empleado (tras su propia firma) envía el diálogo «Enviar para la aprobación de un viaje de negocios».
Aprobado, viaje permitido	El superior (y, en su caso, otros roles opcionales) ha aprobado; ya se pueden empezar a registrar los gastos y las dietas.	Automáticamente tras la firma «Firma – Superior» y el cumplimiento de todas las demás aprobaciones activadas.
Aprobado, viaje permitido – principal de operación	Paso intermedio, si está activada la aprobación adicional por el superior principal (principal de operación).	Automáticamente tras el envío para la aprobación al superior principal.
Aprobado, viaje permitido – gerente de presupuesto	Paso intermedio, si está activada la aprobación por el gerente de presupuesto (economista).	Automáticamente tras el envío para la aprobación al economista.
Devuelto para completar – para el reembolso	La liquidación final se devolvió al empleado para su corrección.	Al anular la firma «El empleado que revisó y ajustó la facturación.» o mediante el botón «Volver a completar».
A la espera de la aprobación del reembolso	El empleado ha firmado la declaración sobre la liquidación; se espera la revisión.	Con la firma de la declaración «Declaro que he indicado todos los datos de forma completa y correcta.»
Aprobado, pendiente de reembolso	La liquidación ha sido revisada y aprobada; se espera el pago.	Con la firma «El empleado que revisó y ajustó la facturación.», realizada por el contable, el aprobador predeterminado del empleado o el usuario con el nivel de permiso más alto.
Completado	La orden de viaje está completamente resuelta y reembolsada o liquidada.	Con la firma «Pagado/Liquidado – orden de viaje completada»; solo puede hacerlo el usuario con el permiso Contable.
Rechazado	El superior rechazó el viaje en la primera aprobación.	Al hacer clic en «Rechazar» en el correo electrónico (solo en el paso de aprobación del superior, funciona incluso sin iniciar sesión) o manualmente por el administrador.
Cancelado	La orden de viaje está cancelada; ya no se sigue trabajando con ella.	Al guardar el diálogo «Cancelar»; no es posible en un documento ya contabilizado.

Operaciones básicas

Esta sección describe el ciclo de vida completo de una orden de viaje en el módulo Gestión de viajes: desde su creación, pasando por la aprobación del viaje, el registro de los gastos y las dietas, el informe opcional sobre el resultado del viaje, hasta la liquidación final y el reembolso, o bien la cancelación de la orden de viaje.

Procedimiento: Creación de la orden de viaje

En la pantalla principal del módulo Gestión de viajes, haga clic en Crear una orden de viaje (viaje nacional) o en Establecer una orden de viaje al extranjero (viaje al extranjero).
Seleccione el empleado para el que se crea la orden de viaje; la opción predeterminada es el usuario que ha iniciado sesión. Tras la selección, en la nueva orden se rellenan automáticamente los datos de sus valores por defecto (residencia, departamento, teléfono, horario laboral y otros, si están configurados para el usuario en los Ajustes del módulo).
Rellene los campos obligatorios: siempre la fecha del primer y del último día del viaje, y además (si están activados en los Ajustes del módulo) la residencia, el inicio del viaje, el lugar de reunión, el objetivo del viaje y el fin del viaje.
En el caso de una orden de viaje al extranjero, además deberá elegir la divisa para el reembolso y la fecha de conversión del tipo de cambio.
Al guardar, la orden de viaje se crea en el estado «Creado» y recibe un número correlativo dentro del año. Mientras esté en el estado «Creado», el propietario puede seguir modificándola o eliminándola.

Consejo: los valores por defecto y el aprobador predeterminado rellenados previamente en los Ajustes del módulo agilizan considerablemente la creación de nuevas órdenes de viaje, ya que no es necesario introducir los datos manualmente cada vez.

Procedimiento: Aprobación del viaje (datos básicos)

En el detalle de la orden de viaje, en la sección «Datos básicos», el empleado hace clic primero en Firme junto al campo «Empleado»; con ello firma electrónicamente que los datos son correctos.
Solo después de esta firma se activa el botón Enviar para la aprobación de un viaje de negocios. Al hacer clic se abre una ventana de diálogo donde se selecciona el superior (y, en su caso, también el contable, si este campo está activado en los Ajustes del módulo) y se envía por correo electrónico para su aprobación. El estado de la orden de viaje cambia a «A la espera de autorización para viajar».
El superior aprueba la orden de viaje iniciando sesión en la aplicación y haciendo clic en Firme junto al campo «Firma – Superior», o directamente desde el correo electrónico con los botones Aprobar/Rechazar sin necesidad de iniciar sesión; esto solo es válido para este primer paso de aprobación.
Si está activado en los Ajustes del módulo, siguen otros pasos opcionales de aprobación: por el principal de operación (superior principal) y/o por el gerente de presupuesto (economista); el sistema los solicita automáticamente por correo electrónico justo después de la aprobación anterior.
Una vez completados todos los pasos de aprobación configurados, el estado cambia a «Aprobado, viaje permitido»; solo a partir de ese momento se pueden registrar las líneas de la liquidación de gastos y del cálculo de las dietas.

Nota: el superior o el administrador puede, en cualquier momento durante la aprobación, hacer clic en Volver a completar; con ello se anulan las firmas realizadas hasta el momento y la orden de viaje vuelve al empleado para su corrección, al estado «Creado».

Registro de gastos y dietas durante y después del viaje

En el módulo Gestión de viajes se pueden registrar progresivamente, en una orden de viaje en el estado «viaje permitido», los gastos menores y el derecho a dietas. Después de cada adición, modificación o eliminación de una línea, se recalcula automáticamente el importe total en la sección «Liquidación final de los gastos de misión». Las líneas solo se pueden registrar hasta que el empleado firme la declaración en la liquidación final; en un documento ya contabilizado, ya no es posible en absoluto.

Contabilización de los gastos de viajes de negocios (gastos menores)

En la sección «Contabilización de los gastos de viajes de negocios» del detalle de la orden de viaje, con el botón Añadir se pueden registrar los distintos gastos menores pagados en efectivo o con tarjeta: fecha, forma de pago (Efectivo / Por tarjeta / Por tarjeta – de empresa / Mediante transferencia), descripción del gasto, importe y divisa, y número de unidades. La línea se puede modificar más adelante con el icono del lápiz.

Cálculo del derecho a comidas y dietas

En la sección «Cálculo del derecho a comidas y dietas» del detalle de la orden de viaje, con el botón Añadir se puede registrar una línea por cada día del viaje: hora de inicio y de fin, lugares, medio de transporte utilizado, número de comidas gratuitas proporcionadas y distancia en kilómetros. Para el medio de transporte «Coche de empresa» se añade la matrícula; para «Coche privado», además, el tipo de vehículo, la matrícula, el consumo, el tipo de combustible y el precio según el repostaje. En un viaje al extranjero se indica además la hora de cruce de la frontera, el país y la divisa (con vista previa de la tarifa) y la opción de dinero de bolsillo; si en los Ajustes del módulo está activado el cálculo de la parte nacional del viaje al extranjero, en el día de salida y de regreso se muestran también los campos Salida/Regreso del país de origen. El sistema calcula automáticamente en la línea el kilometraje con vehículo propio según el consumo y el precio del combustible, la dieta y su reducción según el número de comidas y la duración del viaje. En las líneas de viajes al extranjero, la línea se puede copiar al día siguiente del viaje con el icono de copiar.

Informe sobre el resultado del viaje de trabajo

La sección «Informe sobre el resultado del viaje de trabajo» en el detalle de la orden de viaje es opcional en el módulo Gestión de viajes: solo se muestra si está activada en los Ajustes del módulo.

Con el botón Editar junto a la sección «El informe de la misión se presentó el», el empleado indica la fecha de presentación del informe y, en su caso, su texto (máx. 500 caracteres, si el campo de texto está activado en los Ajustes del módulo).
Con el botón Enviar informes de misión para su aprobación, el informe se envía al superior seleccionado, quien lo firma haciendo clic en Firme junto al campo «Con la forma de ejecución está de acuerdo».
La edición de esta sección se bloquea en cuanto la orden de viaje alcanza una fase avanzada de la aprobación de la liquidación final, en cuanto se firma «Con la forma de ejecución está de acuerdo», o en cuanto el documento está contabilizado.

Procedimiento: Liquidación final y reembolso

El empleado, en la sección «Liquidación final de los gastos de misión», comprueba los importes rellenados previamente (Total, Depósito, deducción de los pagos con tarjeta de empresa) y, en su caso, modifica manualmente el campo «A retener (a devolver por el trabajador)» o «¿Reembolsará la empresa al empleado» y hace clic en Firme junto a la declaración «Declaro que he indicado todos los datos de forma completa y correcta.» El estado cambia a «A la espera de la aprobación del reembolso».
Si en los Ajustes del módulo está activado el botón Enviar para aprobación y reembolso de gastos de viaje, además se selecciona el superior (opcional) y el contable, a quienes se envía un correo electrónico.
El contable (o el aprobador predeterminado del empleado, o bien el administrador), tras revisarlo, hace clic en Firme junto al campo «El empleado que revisó y ajustó la facturación.» El estado cambia a «Aprobado, pendiente de reembolso» y, con esta firma, se bloquea al mismo tiempo el registro de más líneas de gastos.
Una vez realizado el pago efectivo, el contable hace clic en Firme junto al campo «Pagado/Liquidado – orden de viaje completada.» El estado cambia a «Completado». Si el empleado tiene en su perfil los datos bancarios rellenados en el formato correcto, el sistema genera automáticamente un código QR de pago para el reembolso.
El administrador (usuario con el nivel de permiso más alto) puede revocar cualquiera de las firmas anteriores con el botón Volver a completar o Cancelar firma, devolviendo el documento a la fase anterior.

Anulación de una orden de viaje

En el módulo Gestión de viajes se puede cancelar una orden de viaje en curso o ya no vigente, sin que se elimine de la lista.

En el detalle de la orden de viaje, haga clic en el icono Cancelar (aspa).
En la ventana de diálogo, escriba una nota con el motivo de la cancelación, adjunte en su caso un archivo y seleccione a quién se debe enviar el aviso por correo electrónico (si esta opción está activada en los Ajustes del módulo).
Al guardar, la orden de viaje pasa al estado «Cancelado». No es posible cancelar un documento ya contabilizado.

Notas de la orden de viaje

En la pestaña «Notas» del detalle de la orden de viaje se puede registrar la comunicación textual y los archivos adjuntos relacionados con ese viaje.

Con el botón Añadir una nota escribe una nota de texto y, en su caso, adjunta archivos (documentos, comprobantes).
Opcionalmente, al escribir la nota se puede marcar a cuál de las personas implicadas en la orden de viaje (firmantes) se debe enviar el aviso por correo electrónico.

Solo puede modificar la nota quien la escribió manualmente (o el usuario con el nivel de permiso más alto), y solo mientras la orden de viaje no alcance una fase avanzada de la aprobación de la liquidación final. Las notas que el propio sistema registra en el historial (por ejemplo, sobre las firmas realizadas) no se pueden modificar.

Copia de una orden de viaje

En la lista principal del módulo Gestión de viajes, haga clic en el icono Copiar de la fila correspondiente. Se crea una nueva orden de viaje con los mismos datos y las mismas líneas de liquidación y dietas, pero sin firmas y en el estado «Creado», con un nuevo número correlativo dentro del año en curso. La orden de viaje propia solo se puede copiar en el estado «Creado»; el usuario con el nivel de permiso más alto puede copiar en cualquier momento.

Eliminación y restauración de una orden de viaje

En la lista principal del módulo Gestión de viajes, haga clic en el icono Borrar de la fila correspondiente; esta acción solo puede realizarla el usuario con el nivel de permiso más alto. La orden de viaje eliminada se traslada a la papelera, que puede visualizar con el botón Eliminados encima de la tabla principal.

Funciones avanzadas

Además de la creación y aprobación habituales de órdenes de viaje, el módulo Gestión de viajes ofrece también la creación masiva de órdenes de viaje a partir de los desplazamientos de servicio registrados, y una serie de cálculos automáticos gracias a los cuales el usuario no tiene que calcular nada manualmente.

Creación de una orden de viaje desde el libro de rutas (Localización GPS)

En el Libro de rutas del módulo Localización GPS se pueden marcar los desplazamientos de servicio en el mapa o en el resumen activando la columna «Mostrar», y a partir de ellos crear de forma masiva una nueva orden de viaje en el módulo Gestión de viajes, o añadir líneas a una orden de viaje ya existente; solo se ofrecen las órdenes de viaje del mismo tipo (nacional/extranjero) en las que todavía se puede escribir y que pertenecen al usuario cuyos desplazamientos se están procesando. El sistema construye por sí mismo, a partir de los datos GPS, una línea de liquidación por cada día, y deduce las horas de cruce de las fronteras estatales, los países visitados y los kilómetros recorridos. Los desplazamientos privados no se trasladan a la orden de viaje. El tipo de la nueva orden de viaje (nacional/extranjero) se determina automáticamente según los países por los que pasaron los desplazamientos. Si en el Libro de rutas no marca ningún desplazamiento, se muestra el mensaje «No hay ningún desplazamiento de servicio marcado. Marque los desplazamientos activando la columna Mostrar y repita la acción.»

Cálculos automáticos y avisos

El módulo Gestión de viajes realiza automáticamente por el usuario una serie de cálculos, para que no tenga que calcular nada por sí mismo.

Recálculo del importe total: después de cada adición, modificación o eliminación de una línea de gastos o de una línea de cálculo de dietas, el sistema recalcula automáticamente el importe total de la liquidación y la diferencia respecto al depósito permitido (cuánto se debe reembolsar al empleado, o cuánto debe devolver este); los importes resultantes se pueden sobrescribir manualmente en la liquidación final.
Conversión de divisas: si alguna partida está en una divisa distinta de aquella en la que se debe reembolsar la orden de viaje, el sistema la convierte automáticamente al tipo de cambio del ČNB (tipo cruzado a través de CZK) en la fecha de conversión configurada; si no hay tipo de cambio disponible para ese día, se muestra junto a esa divisa el aviso «El tipo de cambio del Banco Nacional de la República Checa (CNB) no está disponible en esta fecha».
Transiciones de estado según las firmas: el estado de la orden de viaje avanza o retrocede automáticamente después de cada firma o anulación de firma, sin que nadie tenga que configurarlo manualmente.
Avisos por correo electrónico: el sistema envía automáticamente un correo electrónico al enviar para la aprobación, después de cada firma o aprobación, al rechazar y al devolver para completar; los destinatarios son los seleccionados en la ventana de diálogo (superior, contable) o los asignados automáticamente según el rol (principal de operación, gerente de presupuesto, usuarios con el permiso Contable).
Aprobación o rechazo directamente desde el correo electrónico: en el primer paso de aprobación (firma del superior), el correo electrónico contiene botones para aprobar o rechazar, que funcionan incluso sin iniciar sesión en la aplicación.
Pago con QR: al alcanzar la fase de pago, el sistema genera automáticamente un código QR de pago a la cuenta bancaria del empleado, si está rellenada en el formato correcto en su perfil.
Numeración: cada nueva orden de viaje recibe automáticamente un número correlativo dentro del año en curso.
Reducción de la dieta: la dieta y su reducción según el número y el tipo de comidas gratuitas proporcionadas y según la duración del viaje se calculan automáticamente según las tarifas configuradas en el módulo; el usuario solo introduce los datos de entrada (horas, lugares, número de comidas).
Bloqueo del documento contabilizado: en cuanto la orden de viaje se contabiliza en la contabilidad, todas las modificaciones (incluidas la cancelación y el envío para aprobación) quedan bloqueadas automáticamente, con referencia a la disposición correspondiente de la ley de contabilidad.

Validaciones y mensajes de error

Al trabajar con una orden de viaje en el módulo Gestión de viajes pueden aparecer los siguientes mensajes.

Mensaje	Cuándo aparece	Qué hacer
«La orden de viaje ya ha sido contabilizada. Según el §16 de la ley n.º 563/1991 Sb. (Ley de Contabilidad checa), no se puede modificar un documento ya contabilizado.»	El usuario intenta modificar, cancelar o enviar para aprobación una orden de viaje que ya ha sido contabilizada en la contabilidad.	No edite más el documento; gestione la posible corrección a través de la contabilidad.
«No se puede guardar la línea de liquidación: el tipo de orden de viaje no corresponde al formulario utilizado. Vuelva a abrir la orden de viaje.»	Mensaje de protección excepcional, en caso de que el formulario para una línea nacional o al extranjero llegara a un tipo de orden de viaje distinto de aquel para el que está previsto.	Cierre la ventana de diálogo y vuelva a abrir la orden de viaje.
«No hay ningún desplazamiento de servicio marcado. Marque los desplazamientos activando la columna Mostrar y repita la acción.»	El usuario intenta crear una orden de viaje a partir de los desplazamientos en el módulo Localización GPS sin haber marcado ninguno.	En el Libro de rutas, marque los desplazamientos deseados en la columna «Mostrar» y repita la acción.
«Puede cargar un máximo de 60 archivos.»	Al adjuntar archivos a una nota o a la cancelación de una orden de viaje, se supera el límite del número de archivos.	Reduzca el número de archivos que va a cargar.
«No se puede generar un código QR: formato de cuenta incorrecto»	En la liquidación final, el empleado tiene en su perfil un número de cuenta bancaria que no corresponde al formato esperado.	Corrija los datos bancarios en el perfil del usuario.
Aviso sobre campos obligatorios vacíos (por ejemplo, Fecha del primer/último día de viaje, Lugar de reunión, Objetivo del viaje, Superior, Contable)	No se puede enviar el formulario mientras no estén rellenados los campos marcados como obligatorios.	Complete el dato que falta y vuelva a enviar el formulario.
Aviso «El tipo de cambio del Banco Nacional de la República Checa (CNB) no está disponible en esta fecha»	Para alguna de las divisas utilizadas en la orden de viaje falta el tipo de cambio del ČNB en la fecha de conversión.	Compruebe o modifique la fecha de conversión del tipo de cambio, o bien añada el tipo de cambio en el módulo Boletín de cambio.

Integración con otros módulos

El módulo Gestión de viajes obtiene datos de varios módulos adicionales y, a su vez, les transmite información sobre los viajes de trabajo. A continuación encontrará un resumen de las conexiones.

Localización GPS (Libro de rutas): a partir de los desplazamientos de servicio marcados se puede crear de forma masiva una nueva orden de viaje o añadir líneas a una ya existente; el sistema deduce por sí mismo las fechas, las horas, los países y las distancias (véase la sección «Creación de una orden de viaje desde el libro de rutas»).
Empleados: si este módulo está activado, permite, en los Ajustes del módulo Gestión de viajes, cargar de forma masiva los valores por defecto de los usuarios (dirección, departamento, teléfono y otros) y los aprobadores predeterminados según la jerarquía organizativa de los empleados.
Usuarios: los permisos del módulo Gestión de viajes (nivel de acceso y marca «Contable») se asignan en la ficha del usuario; los datos bancarios guardados en el perfil del usuario se utilizan para generar automáticamente el código QR de pago al reembolsar la orden de viaje.
Contabilidad: en cuanto la orden de viaje se contabiliza, conserva la referencia al asiento contable correspondiente y deja de poder editarse; la contabilización en sí forma parte del módulo de contabilidad.
Boletín de cambio (ČNB): sirve para convertir automáticamente las divisas extranjeras utilizadas en la orden de viaje a la divisa en la que se debe reembolsar la liquidación.
Gestión de archivos: los archivos adjuntos de las notas y de la cancelación de la orden de viaje se guardan mediante el mismo sistema general de gestión de documentos que se utiliza también en otros módulos.

Solución de problemas

En esta sección encontrará respuestas a las preguntas más frecuentes sobre el módulo Gestión de viajes y algunos consejos para trabajar con el módulo de forma más eficaz. Si no está seguro de por qué no se puede modificar una orden de viaje, por qué no se ha calculado el tipo de cambio de una divisa extranjera o por qué no se ha generado el pago con QR, empiece precisamente aquí.

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Por qué no se puede modificar ni cancelar una orden de viaje anterior?

Solución: Probablemente la orden de viaje ya ha sido contabilizada en la contabilidad. Según la ley de contabilidad, un documento ya contabilizado no se puede modificar; solo conserva la referencia al asiento contable correspondiente. Gestione la posible corrección a través de la contabilidad.

Pregunta: ¿Por qué no se calcula el tipo de cambio de una divisa extranjera en un viaje al extranjero?

Solución: Probablemente falta en el módulo Boletín de cambio el tipo de cambio del ČNB para la fecha de conversión configurada en la orden de viaje. Compruebe la fecha de conversión del tipo de cambio o añada el tipo de cambio en el Boletín de cambio.

Pregunta: ¿Por qué no se generó el código QR de pago al reembolsar?

Solución: El empleado no tiene rellenados los datos bancarios en su perfil, o están escritos en un formato incorrecto. Corrija los datos bancarios en el perfil del usuario y el código QR se generará automáticamente la próxima vez que se abra.

Pregunta: ¿Por qué no se puede crear una orden de viaje a partir de los datos GPS en el Libro de rutas?

Solución: En el módulo Localización GPS no hay ningún desplazamiento marcado en la columna «Mostrar». Marque los desplazamientos de servicio deseados y repita la acción; los desplazamientos privados no se trasladan a la orden de viaje.

Pregunta: ¿Quién puede ver y modificar las órdenes de viaje de otros empleados?

Solución: Depende del nivel de permiso del módulo Gestión de viajes configurado en la ficha del usuario y de si dicho usuario está configurado como aprobador predeterminado. Los niveles de permiso más altos permiten consultar y modificar las órdenes de los subordinados o de todos los empleados de la empresa.

Consejos para trabajar de forma eficaz

Configure para los empleados los valores por defecto y el aprobador predeterminado en los Ajustes del módulo; así, la nueva orden de viaje se creará con los datos rellenados previamente y directamente con el aprobador correcto.
Si tiene activado el módulo Localización GPS, aproveche la creación de la orden de viaje directamente desde el libro de rutas; se ahorrará escribir manualmente las fechas, las horas de cruce de fronteras y los kilómetros recorridos.
Observe en la pantalla principal los números junto a los selectores de estado; así podrá comprobar rápidamente cuántas órdenes de viaje están esperando precisamente su aprobación o el reembolso.
Antes de enviar para aprobación, compruebe que tiene los datos bancarios rellenados en su perfil; esto agilizará el reembolso mediante el pago con QR.
Actualice las tarifas de dietas e indemnizaciones por país a principios de año con el botón Copiar ajustes, y compruebe de inmediato la vigencia de las tarifas según las normas actuales de la empresa.

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