Control de insolvencia – ISIR, seguimiento de insolvencias, contribuyentes de IVA no fiables

Resumen

El módulo Control de insolvencia (ISIR, seguimiento de insolvencias, control de contribuyentes de IVA no fiables) vigila las empresas y personas que usted elija –normalmente proveedores, clientes o compradores– y le avisa si aparecen en el Registro de Insolvencias del Ministerio de Justicia o en la lista de contribuyentes de IVA no fiables. El módulo Control de insolvencia comprueba automáticamente cada día las entidades controladas y muestra el resultado directamente en la pantalla principal, además de enviarlo por correo electrónico a los usuarios seleccionados. Lo utilizan sobre todo los departamentos comercial y de contabilidad, que necesitan vigilar el riesgo de sus socios comerciales antes de cerrar un trato o antes del vencimiento de una factura.

Funciones clave

• Registro de entidades controladas según el número de identificación (IČ) o el número de identificación personal (RČ)
• Comprobación automática diaria en el Registro de Insolvencias y en la lista de contribuyentes de IVA no fiables
• Comprobación inmediata justo después de añadir, modificar o importar una entidad
• Avisos por correo electrónico ante un nuevo registro de insolvencia o ante la falta de fiabilidad como contribuyente de IVA
• Importación masiva de empresas y personas desde Excel
• Relleno automático del nombre de la empresa y del Número IVA según el IČ introducido, desde el registro ARES

Acceso y configuración

El módulo Control de insolvencia se abre desde el menú principal y su configuración (los derechos de acceso de los usuarios y las opciones generales) está separada del propio seguimiento de las entidades. La configuración del módulo Control de insolvencia solo está disponible para el administrador de la empresa o para un usuario con el derecho de administración de este módulo asignado explícitamente; el resto de los usuarios solo trabaja con la propia lista de entidades controladas.

Cómo acceder al módulo Control de insolvencia

Ruta de navegación al módulo Control de insolvencia: Menú principal → Control de insolvencia. Al abrirlo verá el título «Control de insolvencia» con la nota «seguimiento de insolvencias y de contribuyentes de IVA no fiables» y una vista general de las entidades controladas. Si tiene derecho para administrar la configuración del módulo, junto al título aparece el enlace Ajustes, que le lleva directamente a la configuración del módulo Control de insolvencia.

Configuración del módulo Control de insolvencia

Ruta de la configuración del módulo Control de insolvencia: Ajustes → Control de insolvencia. La configuración solo puede abrirla el administrador de la empresa o un usuario al que el administrador le haya asignado explícitamente el derecho de administración del módulo Control de insolvencia. La configuración está dividida en tres pestañas: Derechos de los usuarios, Configuración general e Historial de modificaciones de ajustes.

Pestaña Derechos de los usuarios

En la pestaña Derechos de los usuarios de la configuración del módulo Control de insolvencia hay una tabla con la lista de todos los usuarios de la empresa. Para cada usuario, al hacer clic en el selector se establece uno de los cinco niveles de permiso (desde «Sin acceso» hasta «Eliminar entidades controladas») y, de forma independiente, la casilla «Enviar avisos de cambios en el procedimiento». El cambio se guarda de inmediato al hacer clic, sin necesidad de confirmar nada más. En la pestaña también se muestra información sobre el límite actual del número de entidades controladas según el número de usuarios contratados.

Pestaña Configuración general

En la pestaña Configuración general del módulo Control de insolvencia, en la opción «Buscar insolvencias:» elige una de dos posibilidades: «Solo en curso» (vigila solo los procedimientos de insolvencia actualmente abiertos; es el comportamiento predeterminado) o «Todas» (vigila también los procedimientos cerrados, históricos). La opción se guarda inmediatamente después de elegirla. La pestaña Historial de modificaciones de ajustes muestra a continuación un resumen de los cambios de los derechos de acceso al módulo Control de insolvencia a lo largo del tiempo.

Permisos y derechos de acceso al módulo Control de insolvencia

Los permisos del módulo Control de insolvencia se configuran por separado para cada usuario, y los distintos niveles son acumulativos: un nivel superior siempre incluye todos los inferiores.

Independientemente de estos niveles, en la configuración del módulo Control de insolvencia se puede activar o desactivar para cada usuario, por separado, la casilla «Enviar avisos de cambios en el procedimiento».

Interfaz de usuario

La pantalla principal del módulo Control de insolvencia muestra mensajes informativos, una tabla filtrable de entidades controladas y, con permiso suficiente, también una ficha para la importación masiva. Las dos subsecciones siguientes describen la disposición de la pantalla y los filtros disponibles.

Pantalla principal del módulo Control de insolvencia

Bajo el título «Control de insolvencia» hay dos mensajes informativos: el primero explica que la comprobación se realiza automáticamente cada día y que, al encontrarse un registro en el Registro de Insolvencias o entre los contribuyentes de IVA no fiables, se muestra un aviso en la pantalla y se informa por correo electrónico a los usuarios indicados (la lista se modifica en la configuración del módulo). El segundo mensaje indica el límite actual del número de entidades controladas según el número de usuarios contratados. Debajo de los mensajes hay una ficha con la lista de entidades controladas, con las columnas Nombre, IČ, Número IVA, RČ, Última comprobación, Relación, En insolvencia y Contribuyente de IVA no fiable, además de una columna con las acciones de cada fila. En cada fila hay, según el permiso, iconos de lápiz para modificar y de distintivo para eliminar el registro. La tabla admite ordenación, búsqueda, paginación y exportación de la lista a Excel o impresión mediante los controles estándar situados encima y debajo de la tabla.

Filtros y búsqueda en el módulo Control de insolvencia

• Filtro de estado: los botones «Todo», «En insolvencia» (con el número de entidades actualmente en insolvencia) y «Contribuyente de IVA no fiable» (con el número de entidades en la lista de contribuyentes no fiables) encima de la tabla de entidades controladas. El filtro elegido permanece configurado también la próxima vez que se abra el módulo Control de insolvencia.
• Búsqueda de texto: el campo situado encima de la tabla busca en las columnas de la lista de entidades controladas, por ejemplo por nombre, IČ o Número IVA.

Operaciones básicas

En el módulo Control de insolvencia, las entidades controladas se añaden, modifican y eliminan mediante el mismo cuadro de diálogo de formulario. La disponibilidad de cada acción depende del permiso del usuario concreto: sin el derecho correspondiente, el botón o el icono no aparece en la tabla.

Procedimiento: Añadir una entidad controlada en el módulo Control de insolvencia

1. En el módulo Control de insolvencia, haga clic en el botón Añadir entidad encima de la tabla.
2. En la ventana «Registro de una nueva entidad» rellene:
   • Nombre: campo obligatorio, el nombre de la empresa o de la persona física.
   • Relación (proveedor, cliente...): opcional, elija entre los valores usados anteriormente o escriba uno propio.
   • Número de identificación personal y/o IČ: debe rellenar al menos uno de los dos. En el campo IČ puede usar el botón para cargar los datos del registro ARES, que rellena automáticamente el Nombre y el Número IVA según el IČ introducido.
   • Número IVA: opcional, rellénelo si quiere vigilar también la entidad como posible contribuyente de IVA no fiable.
3. Haga clic en Guardar.

Consejo: Tras guardar correctamente, en el módulo Control de insolvencia se realiza de inmediato la primera comprobación de la nueva entidad en el Registro de Insolvencias, sin necesidad de esperar al día siguiente. Si no rellena ni el IČ ni el RČ, introduce un dato no válido, o ya existe en la lista una entidad con el mismo IČ o RČ, el registro no se guarda y aparece un mensaje de error.

Procedimiento: Modificar una entidad controlada en el módulo Control de insolvencia

1. En el módulo Control de insolvencia, haga clic en el icono de lápiz Modificar de la fila correspondiente (visible solo con el permiso suficiente).
2. Se abre el mismo formulario que al añadir, pero ya rellenado con los datos actuales, con el título «Edición de la entidad».
3. Modifique los datos y haga clic en Guardar. A diferencia de la creación, al modificar no se comprueba si el IČ o el RČ está duplicado con otras entidades.

Tras guardar la modificación, en el módulo Control de insolvencia se realiza de nuevo una comprobación inmediata de la entidad en el Registro de Insolvencias y en la lista de contribuyentes de IVA no fiables.

Eliminación de una entidad controlada del módulo Control de insolvencia

1. En el módulo Control de insolvencia, haga clic en el icono Borrar registro de la fila correspondiente (visible solo con un permiso superior).
2. Confirme la pregunta «¿Borrar? / ¿De verdad quiere borrar esta entrada?» con el botón Sí, o cancele con el botón No.
3. Tras la confirmación, el registro se elimina definitivamente de la lista de entidades controladas.

Aviso: Eliminar una entidad controlada en el módulo Control de insolvencia es irreversible; el registro eliminado no se puede recuperar de ninguna manera.

Funciones avanzadas

El módulo Control de insolvencia permite a los usuarios con permiso suficiente añadir varias entidades a la vez mediante la importación masiva desde Excel, en lugar de introducirlas una a una. La importación resulta especialmente útil al implantar el módulo por primera vez, cuando es necesario dar de alta de golpe toda la lista de proveedores o clientes existentes.

Procedimiento: Importar empresas y personas desde Excel en el módulo Control de insolvencia

La ficha «Importar empresas/personas desde Excel» se muestra debajo de la tabla de entidades controladas solo a los usuarios con permiso para añadir entidades.

1. En el módulo Control de insolvencia, descargue el archivo Excel de ejemplo a través del enlace de la ficha.
2. Rellene las filas según el modelo (nombre, IČ, Número IVA, relación, número de identificación personal) y guarde el archivo en formato XLSX (Excel 2007 y posterior).
3. En el campo «Importar fichero:» seleccione el archivo y haga clic en Importar.

Se importan de una vez como máximo 100 empresas o personas de las primeras filas del archivo; las filas que superen este límite no se procesan en esa ejecución, y el botón se puede volver a pulsar después para continuar. Las filas en las que ya existe en la lista una entidad con el mismo IČ o RČ se omiten, igual que las filas sin IČ válido ni RČ válido. Tras la importación, cada entidad recién creada se comprueba de inmediato en el Registro de Insolvencias y en la lista de contribuyentes de IVA no fiables. La importación respeta el mismo límite total de entidades controladas que la creación individual. Si el archivo no se puede cargar o leer, aparece el mensaje «No se ha podido cargar el archivo para la importación.»

Estados de las entidades controladas y comprobaciones automáticas

El módulo Control de insolvencia evalúa por sí mismo dos estados independientes para cada entidad controlada –la presencia en insolvencia y la falta de fiabilidad como contribuyente de IVA– a partir de comprobaciones automáticas periódicas. El usuario no configura manualmente estos estados de ninguna manera, solo consulta el resultado en la tabla de entidades controladas.

Estado «En insolvencia» y «Contribuyente de IVA no fiable»

Cómo funciona la comprobación automática en el módulo Control de insolvencia

El módulo Control de insolvencia comprueba automáticamente una vez al día todas las entidades controladas en las que han pasado más de 24 horas desde la última comprobación: verifica su presencia en el Registro de Insolvencias según el IČ o el número de identificación personal y, si el Número IVA está rellenado, también en la lista de contribuyentes de IVA no fiables. Además de la comprobación diaria, se realiza una comprobación inmediata justo después de añadir una nueva entidad, después de modificarla y después de cada importación correcta desde Excel. Al encontrarse un nuevo registro en el Registro de Insolvencias o al cambiar el estado de un procedimiento ya registrado, el módulo envía un aviso por correo electrónico a todos los usuarios con el permiso correspondiente, y solo una vez por cada evento. Al detectarse la falta de fiabilidad como contribuyente de IVA, el aviso se envía de nuevo en cada comprobación posterior, mientras dure ese estado. Durante la comprobación, el módulo Control de insolvencia completa automáticamente la barra que falte en el número de identificación personal de la entidad, dándole la forma estándar.

Integración con otros módulos

El módulo Control de insolvencia no está conectado con ningún otro módulo de eIntranet. El único vínculo fuera del módulo es con el registro público nacional ARES: el botón junto al campo IČ en el diálogo de añadir o modificar una entidad carga desde él el nombre de la empresa y el Número IVA según el IČ introducido. No se trata de una conexión con otro módulo de eIntranet, sino de la consulta de datos en el registro público de empresas.

Solución de problemas

Los siguientes mensajes y respuestas ayudan a resolver las situaciones más habituales al trabajar con el módulo Control de insolvencia, ya sea un error al guardar una entidad, una importación fallida o una duda sobre el límite de entidades controladas. Si no está seguro de la causa, compruebe primero el texto exacto del mensaje en la tabla siguiente.

Mensajes de error al guardar e importar en el módulo Control de insolvencia

Preguntas frecuentes sobre el módulo Control de insolvencia

Pregunta: ¿Por qué no puedo añadir otra entidad controlada en el módulo Control de insolvencia aunque tengo permiso para ello?

Solución: El número de entidades que se pueden controlar está limitado a 50 entidades por cada usuario contratado de la empresa. Al alcanzar este límite, el botón Añadir entidad queda inactivo hasta que disminuya el número de entidades controladas o aumente el número de usuarios contratados.

Pregunta: He introducido el Número IVA de una entidad, pero tras guardar no aparece en el registro. ¿Qué ha pasado?

Solución: Probablemente el Número IVA no superó la comprobación de validez del formato. En ese caso, el módulo Control de insolvencia no guarda el Número IVA de forma silenciosa, sin mostrar ningún mensaje de error: compruebe el formato del Número IVA e introdúzcalo de nuevo al modificar la entidad.

Pregunta: ¿Cómo recupero una entidad eliminada por error en el módulo Control de insolvencia?

Solución: Eliminar una entidad es irreversible; el registro se elimina definitivamente de la lista sin posibilidad de recuperación. Es necesario volver a añadir la entidad mediante el botón Añadir entidad.

Consejos para trabajar de forma eficaz con el módulo Control de insolvencia

• Consejo: Al introducir una empresa, use en el diálogo el botón junto al campo IČ para cargar los datos de ARES; se ahorrará volver a escribir el nombre de la empresa y el Número IVA.
• Consejo: Los botones de filtro «En insolvencia» y «Contribuyente de IVA no fiable» encima de la tabla muestran directamente el número de entidades de riesgo, de modo que las detecta de un vistazo sin recorrer toda la lista.
• Consejo: Si tiene varios socios que vigilar a la vez, use la importación masiva desde Excel en lugar de introducir las entidades una a una.
• Nota: Rellene el Número IVA en las empresas que también quiera vigilar como posibles contribuyentes de IVA no fiables; sin el Número IVA, el módulo Control de insolvencia no realiza esta comprobación.