Vacaciones

Resumen

El módulo Vacaciones sirve para la gestión completa y el registro de las vacaciones de los empleados de la empresa. Permite a los empleados crear solicitudes de vacaciones, a los directivos aprobarlas o rechazarlas, realizar un seguimiento del consumo y del saldo restante de vacaciones, y exportar resúmenes para la contabilidad de nóminas. El sistema admite varios tipos de vacaciones y un workflow de aprobación flexible, incluyendo la opción de un aprobador final.

Funciones clave

• Creación de solicitudes de vacaciones por parte de los empleados o sus superiores
• Workflow de aprobación flexible con posibilidad de aprobación en varias rondas
• Soporte para diferentes tipos de vacaciones (ordinarias, sin sueldo, sick day, tiempo compensatorio, permiso retribuido)
• Cálculo de vacaciones en días o horas según la configuración de la empresa
• Seguimiento del consumo y del saldo restante de vacaciones para cada empleado
• Vistas de calendario anuales y mensuales de las vacaciones de todo el equipo
• Visualización de conflictos: quién más tiene vacaciones en las fechas seleccionadas
• Reflejo automático de las vacaciones aprobadas en el registro de asistencia
• Exportación a Excel y CSV para la integración con el sistema de nóminas IS Premier
• Notificaciones por correo electrónico al enviar, aprobar o rechazar una solicitud
• Posibilidad de cancelación o cancelación parcial de vacaciones ya aprobadas
• REST API para aplicaciones móviles y sistemas externos

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Empleados → Vacaciones

Configuración del módulo

Ruta de configuración: Configuración → Vacaciones

En la configuración del módulo puede configurar:

• Derechos de usuario para cada empleado (quién puede solicitar, aprobar, ver vacaciones)
• Derechos a vacaciones para empleados individuales y años específicos
• Parámetros generales del módulo (modo de cálculo, aprobador final, notificaciones)
• Tipos de vacaciones disponibles para su uso
• Colores para la visualización de los diferentes tipos de vacaciones en el calendario
• Acceso REST API para aplicaciones móviles

Derechos de usuario

El módulo Vacaciones trabaja con los siguientes niveles de permisos:

Permiso	Descripción
Sin acceso	El usuario no tiene acceso al módulo de vacaciones
Solicitar vacaciones	El usuario puede crear solicitudes de vacaciones solo para sí mismo y ver sus propias vacaciones
Solicitar y aprobar vacaciones a usuarios seleccionados	El usuario puede crear y aprobar solicitudes de vacaciones para subordinados específicos
Ver todas las vacaciones no aprobadas	El usuario ve todas las solicitudes pendientes y rechazadas de la empresa (por ejemplo, departamento de RR.HH.)
Solicitar y aprobar vacaciones a todos	Acceso total a todas las vacaciones de la empresa, incluyendo la aprobación
Descargar resumen mensual	Permiso para exportar resúmenes de vacaciones a formatos XLS y CSV

Los directivos pueden tener configurado adicionalmente:

• Ver vacaciones de usuarios: Posibilidad de ver las vacaciones aprobadas de otros empleados (no solo de aquellos a quienes aprueba)
• Solicitar además por el usuario: Posibilidad de crear solicitudes de vacaciones en nombre de otros empleados
• Enviar información adicional tras la aprobación a: Envío automático de un correo electrónico a otras personas tras la aprobación de las vacaciones

Interfaz de usuario

Pantalla principal - pestañas

El módulo Vacaciones contiene cuatro pestañas principales en el panel superior:

1. Solicitudes

Tabla resumen de las solicitudes de vacaciones. Aquí puede navegar por todas las solicitudes, filtrarlas por estado, ver detalles y realizar acciones de aprobación o rechazo.

2. Resumen mensual

Vista de calendario mensual que muestra las vacaciones de todos los empleados en el mes seleccionado. Las vacaciones están diferenciadas por colores según el tipo (ordinarias, sin sueldo, sick day, etc.). Ideal para la planificación y el control de quién estará ausente en un período determinado.

3. Resumen anual

Vista de calendario anual que proporciona una visión general de las vacaciones en la empresa durante todo el año. Permite identificar rápidamente períodos con un alto número de empleados de vacaciones.

4. Vacaciones restantes

Resumen de los saldos restantes de vacaciones para cada empleado. Muestra el número de días o horas que cada empleado tiene todavía disponibles en el año en curso.

Filtros y búsqueda

En la pestaña Solicitudes dispone de los siguientes filtros:

Selección de empleado

• Todos: Muestra las solicitudes de todos los empleados (dentro de sus permisos)
• Empleado específico: Selección de la lista de empleados a los que tiene acceso

Filtros temporales

• Año: Selección del año para mostrar las solicitudes (año actual, año anterior, año próximo)
• Mes: Reducción opcional a un mes específico o visualización de todo el año

Tipo de vacaciones

• Todo: Todos los tipos de vacaciones
• Vacaciones ordinarias: Vacaciones pagadas estándar
• Vacaciones sin sueldo: Vacaciones sin derecho a remuneración
• Sick day: Días libres por enfermedad (si el empleado tiene derecho)
• Tiempo compensatorio: Tiempo libre por horas extras o trabajo en festivos
• Permiso retribuido: Otros tipos de permisos pagados
• Otros tipos según la configuración de su empresa

Filtros por estado de solicitud

• Todo: Todas las solicitudes independientemente de su estado
• Por aprobar: Solicitudes pendientes de su aprobación (el número se muestra en una insignia roja)
• Por aprobar - todo: Todas las solicitudes no aprobadas en la empresa (solo para usuarios con permisos extendidos)
• Aprobadas: Vacaciones ya aprobadas
• Rechazadas: Solicitudes rechazadas, incluyendo el motivo del rechazo
• Rechazadas - todo: Todas las solicitudes rechazadas en la empresa (solo para usuarios con permisos extendidos)
• Para cancelar: Solicitudes de cancelación de vacaciones ya aprobadas que esperan su confirmación
• Canceladas: Vacaciones canceladas
• Canceladas - todo: Todas las vacaciones canceladas en la empresa (solo para usuarios con permisos extendidos)

Columnas de la tabla de solicitudes

La tabla de solicitudes muestra la siguiente información:

• Apellidos, nombre: Nombre del empleado (enlace clicable al detalle del usuario)
• Fecha desde: Inicio de las vacaciones incluyendo el día de la semana (ej. "15.7.2025 (Ma)")
• Fecha hasta: Fin de las vacaciones incluyendo el día de la semana
• Días / Horas: Número de días o horas de vacaciones (según la configuración de la empresa). En el modo de horas, también se muestra la conversión a días
• Tipo: Tipo de vacaciones (ordinarias, sin sueldo, sick day, etc.)
• Lugar: Lugar de estancia durante las vacaciones (si se ha rellenado)
• Sustituye: Quién sustituye al empleado durante las vacaciones (si la función está activada)
• Aprobado: Estado de la aprobación con información sobre quién y cuándo aprobó/rechazó
• Aprobar/Rechazar: Botones para acciones según sus permisos y el estado de la solicitud

Operaciones básicas

Creación de una solicitud de vacaciones

Puede crear una solicitud de vacaciones para usted mismo o (si tiene permisos) para otro empleado.

Procedimiento para crear una solicitud:

1. En la pestaña Solicitudes, seleccione el empleado para el cual desea crear la solicitud
2. Haga clic en el botón verde Solicitar vacaciones por el usuario [nombre]
3. En la ventana de diálogo, complete los campos obligatorios:
   • Quién: Nombre del empleado (está pre-rellenado, solo informativo)
   • Tipo: Seleccione el tipo de vacaciones (ordinarias, sin sueldo, sick day, etc.)
   • Desde: Fecha de inicio de las vacaciones
   • Hasta: Fecha de fin de las vacaciones (puede ser la misma que la de inicio para un solo día)
4. Dependiendo de la configuración de la empresa, complete otros campos:
   • Primer día de vacaciones: Día completo o medio día (si se calcula en días)
   • Último día: Día completo o medio día (si se calcula en días)
   • Primer día desde: Número de horas el primer día (si se calcula en horas)
   • Último día hasta: Número de horas el último día (si se calcula en horas)
   • Lugar: Lugar de estancia durante las vacaciones (opcional, si la función está activada)
   • Sustituye: Nombre del sustituto (si la función está activada y configurada como obligatoria)
5. Al calcular en horas, se mostrará automáticamente una lista de los días individuales con la posibilidad de editar el número de horas para cada día
6. El sistema comprueba automáticamente si tiene suficiente derecho a vacaciones. Si supera el derecho y no se permite el consumo en negativo, el botón Guardar estará inactivo
7. Haga clic en el botón verde Guardar para enviar la solicitud

Información importante al crear una solicitud:

• Las vacaciones deben estar dentro de un mismo año natural; no se pueden solicitar vacaciones que crucen el fin de año
• Si no tiene configurado un plan de asistencia para ese día, aparecerá un aviso y no se podrá crear la solicitud
• Tras enviar la solicitud, se envía automáticamente un correo electrónico a los superiores que pueden aprobar las vacaciones
• Se envía al empleado un correo electrónico confirmando la creación de la solicitud

Aprobación de una solicitud de vacaciones

Si tiene permisos para aprobar vacaciones, puede aprobar las solicitudes de sus subordinados o de todos los empleados (según la configuración).

Procedimiento de aprobación:

1. Vaya a la pestaña Solicitudes
2. Haga clic en el filtro Por aprobar - se mostrarán solo las solicitudes que esperan su aprobación
3. Revise los detalles de la solicitud:
   • Fecha y duración de las vacaciones
   • Derecho restante del empleado a vacaciones
   • Haciendo clic en el botón Otros en estas fechas, podrá ver quién más tiene vacaciones en ese período
4. Haga clic en el botón verde Aprobar
5. Si las vacaciones comienzan en el pasado o hoy, aparecerá un aviso indicando que es posible que no se reflejen por completo en la asistencia; confirme con el botón OK
6. La solicitud queda aprobada y el sistema:
   • Registra automáticamente las vacaciones en el control de asistencia
   • Deduce las vacaciones del derecho del empleado
   • Envía un correo electrónico al empleado informándole de la aprobación
   • Si hay un aprobador final configurado, envía la solicitud a este para su aprobación definitiva

Aprobación en varias rondas:

Si en la configuración se define un aprobador final (por ejemplo, el director de la empresa), la aprobación se realiza en dos rondas:

1. Primera ronda: El superior directo aprueba la solicitud; el estado cambia a "Parcialmente aprobado"
2. Segunda ronda: El aprobador final (ej. el director) aprueba la solicitud; el estado cambia a "Aprobado" y las vacaciones se reflejan en la asistencia

Rechazo de una solicitud de vacaciones

Si no puede aprobar la solicitud, puede rechazarla indicando el motivo.

Procedimiento de rechazo:

1. En la pestaña Solicitudes con el filtro Por aprobar, busque la solicitud que desea rechazar
2. Haga clic en el botón rojo Rechazar
3. En la ventana de diálogo, complete el campo obligatorio:
   • Motivo del rechazo: Proporcione una explicación de por qué no puede aprobar las vacaciones (ej. "Cobertura insuficiente en el turno", "Fecha no apta debido al proyecto")
4. Haga clic en el botón verde Guardar
5. La solicitud es rechazada y el sistema:
   • Cambia el estado a "Rechazado"
   • Envía un correo electrónico al empleado informándole del rechazo y el motivo
   • El derecho a vacaciones permanece sin cambios

Cancelación de vacaciones aprobadas

Si las vacaciones ya han sido aprobadas pero es necesario cancelarlas (por ejemplo, por cambio de planes o situación laboral), puede cancelarlas total o parcialmente.

Cancelación de vacaciones por un superior:

1. En la pestaña Solicitudes con el filtro Aprobadas, busque las vacaciones que desea cancelar
2. Haga clic en el botón naranja Cancelar vacaciones
3. En la ventana de diálogo complete:
   • Motivo de la cancelación: Proporcione una explicación de por qué se cancelan las vacaciones
   • Cancelar: Seleccione "Todo" o "Solo una parte"
4. Si cancela solo una parte de las vacaciones:
   • Se mostrará información sobre las fechas originales de las vacaciones
   • Seleccione Desde y Hasta el período que debe ser cancelado
5. Haga clic en el botón verde Guardar
6. Las vacaciones quedan canceladas y el sistema:
   • Elimina el registro de las vacaciones de la asistencia
   • Devuelve el derecho a vacaciones al empleado
   • Envía un correo electrónico al empleado informándole de la cancelación

Solicitud de cancelación de vacaciones por el empleado:

Si un empleado necesita cancelar sus vacaciones ya aprobadas pero no tiene permisos para cancelarlas directamente, puede solicitar la cancelación a su superior.

1. El empleado busca sus vacaciones aprobadas en la pestaña Solicitudes
2. Hace clic en el botón naranja Solicitar la cancelación de vacaciones
3. Rellena el motivo de la cancelación y, si es necesario, selecciona el período que desea cancelar
4. Hace clic en Guardar
5. El estado de la solicitud cambia a "Para cancelar" y aparece en la sección Para cancelar
6. El superior recibe un correo electrónico sobre la solicitud de cancelación
7. El superior, en la pestaña Para cancelar, busca la solicitud y hace clic en el botón Cancelar vacaciones
8. Confirma la cancelación y las vacaciones se cancelan devolviendo el derecho al empleado

Visualización de colegas de vacaciones en las mismas fechas

Antes de aprobar unas vacaciones, es útil saber quién más tiene vacaciones en esas fechas para asegurar una cobertura suficiente de las tareas laborales.

Procedimiento:

1. En la tabla de solicitudes, busque la solicitud específica
2. Haga clic en el botón azul Otros en estas fechas con el icono de interrogación
3. Se abrirá una ventana de diálogo con la lista de empleados que tienen vacaciones en ese período
4. La lista se divide por días individuales y por el estado de las vacaciones:
   • Vacaciones aprobadas: Vacaciones ya confirmadas
   • Parcialmente aprobadas: Vacaciones esperando al aprobador final
   • Esperando aprobación: Solicitudes aún no aprobadas
5. Basándose en esta información, puede decidir si aprobar las vacaciones o solicitar un cambio de fechas

Funciones avanzadas

Exportación de datos

El módulo Vacaciones ofrece dos tipos de exportaciones para las necesidades de contabilidad de nóminas y el departamento de RR.HH.

Exportación del resumen de vacaciones a Excel

La exportación a Excel crea una tabla clara con todas las vacaciones del mes seleccionado.

1. En la pestaña Solicitudes, configure los filtros según sea necesario (año, mes, empleado)
2. Haga clic en el botón Descargar resumen de vacaciones en Excel de este mes
3. El archivo Excel (XLSX) se descargará automáticamente en su ordenador
4. La exportación contiene:
   • Nombre y apellidos del empleado
   • Fecha de inicio y fin de las vacaciones
   • Número de días o horas
   • Tipo de vacaciones
   • Lugar de estancia
   • Estado de la aprobación
   • Quién y cuándo aprobó

Exportación a CSV para IS Premier

La exportación CSV está diseñada para la importación al sistema de nóminas IS Premier.

1. En la pestaña Solicitudes, configure el mes y el año que desea exportar
2. Haga clic en el botón CSV - Descargar exportación de vacaciones de este mes para importar a IS Premier
3. El archivo CSV se descargará automáticamente
4. El archivo CSV contiene datos en un formato compatible con IS Premier:
   • Número personal del empleado
   • Fecha de las vacaciones
   • Número de horas o días
   • Código del tipo de vacaciones
5. Importe el archivo en IS Premier siguiendo su documentación

Vistas de calendario

Las vistas de calendario proporcionan un resumen visual de las vacaciones en la empresa.

Resumen mensual

1. Haga clic en la pestaña Resumen mensual en el panel superior
2. Se mostrará el calendario del mes seleccionado con las vacaciones marcadas por colores
3. Cada empleado tiene su fila, en la que se marcan los días de vacaciones con colores
4. Los colores corresponden a los tipos de vacaciones según la configuración:
   • Vacaciones ordinarias - por ejemplo, verde
   • Vacaciones sin sueldo - por ejemplo, rojo
   • Sick day - por ejemplo, naranja
   • Tiempo compensatorio - por ejemplo, azul
5. Haciendo clic en un día específico del calendario, puede ver el detalle de las vacaciones
6. Mediante las flechas puede navegar entre los meses
7. El filtro permite mostrar solo tipos específicos de vacaciones o empleados concretos

Resumen anual

1. Haga clic en la pestaña Resumen anual en el panel superior
2. Se mostrará el calendario anual con el resumen de vacaciones
3. Cada mes se muestra en una columna independiente
4. Las filas representan a los empleados individuales
5. El código de colores corresponde a los tipos de vacaciones igual que en el resumen mensual
6. Esta vista es ideal para:
   • Planificar las vacaciones de todo el año con antelación
   • Identificar períodos con un alto número de empleados de vacaciones
   • Controlar la distribución equitativa de las vacaciones durante el año

Vacaciones restantes

1. Haga clic en la pestaña Vacaciones restantes en el panel superior
2. Se mostrará una tabla con todos los empleados y sus derechos a vacaciones
3. Para cada empleado verá:
   • Derecho total a vacaciones en el año actual
   • Número de días o horas ya consumidos
   • Derecho restante (derecho total menos consumido)
   • Número de días o horas en solicitudes no aprobadas
   • Saldo realmente disponible (derecho restante menos solicitudes no aprobadas)
4. La tabla se puede ordenar por cada columna haciendo clic en su encabezado
5. Este resumen ayuda a:
   • El departamento de RR.HH. a realizar un seguimiento del consumo de vacaciones
   • Los directivos a planificar las vacaciones de sus subordinados
   • Los empleados a saber cuántas vacaciones les quedan
   • Identificar a los empleados que no han consumido sus vacaciones

Gestión de los derechos a vacaciones

Los derechos a vacaciones se configuran en la sección Configuración → Vacaciones, en la pestaña Derechos de usuario.

Configuración del derecho para empleados individuales:

1. Vaya a Configuración → Vacaciones
2. Abra la pestaña Derechos de usuario
3. En la parte superior, seleccione el año para el cual desea configurar los derechos
4. En la tabla, busque al empleado y complete el número de días o horas en la columna correspondiente según el tipo de vacaciones:
   • Número de días por año - Vacaciones ordinarias: Derecho estándar (normalmente 20-25 días al año)
   • Número de horas por año - Vacaciones ordinarias: Si se calcula en horas (ej. 160-200 horas)
   • Sick day: Número de sick days al año (si el empleado tiene derecho)
   • Otros tipos según la configuración de la empresa
5. Para los sick days también puede establecer un límite mensual:
   • Complete el campo Máx/mes debajo del número principal
   • Si no desea un límite mensual, deje el campo vacío o introduzca 0
6. Los valores se guardan automáticamente al salir del campo

Seguimiento del consumo de vacaciones:

• En la pestaña Solicitudes, debajo de la tabla, verá un resumen para el empleado seleccionado:
  • Derecho total para ese tipo de vacaciones en el año
  • Consumido este año (vacaciones aprobadas)
  • En solicitudes no aprobadas (solicitudes pendientes)
  • Restante (derecho menos consumido menos no aprobadas)
• Al crear una nueva solicitud, el sistema comprueba automáticamente el saldo disponible
• Si el empleado no tiene derecho suficiente y no se permite el consumo en negativo, la solicitud no podrá enviarse

Historial de cambios en los derechos:

1. En Configuración → Vacaciones, vaya a la pestaña Historial de derechos
2. Se mostrará el historial completo de todos los cambios en los derechos a vacaciones:
   • Quién realizó el cambio
   • Cuándo se realizó el cambio
   • Para qué empleado
   • Cuál era el valor original y cuál el nuevo
   • A qué año afectaba el cambio
3. El historial sirve para la auditoría y el control de la corrección de los derechos configurados

Configuraciones especiales

Operación continua - promedio

Para empresas con una operación continua de 3 turnos sin plan de asistencia, existe un modo especial:

1. En Configuración → Vacaciones, en la pestaña Derechos de usuario, busque la columna Operación continua - promedio
2. Marque la casilla para los empleados que trabajan en operación continua
3. El sistema, al registrar las vacaciones en la asistencia, utiliza entonces un número de horas promediado equitativamente para todos los días de la semana, incluyendo sábados, domingos y festivos
4. Las vacaciones se registran con el número promedio de horas diarias en lugar de basarse en el plan de asistencia

Envío automático de información tras la aprobación

Puede configurar que, tras la aprobación de las vacaciones, se envíe automáticamente un correo electrónico a otras personas (ej. responsable de personal, asistente):

1. En Configuración → Vacaciones, en la pestaña Derechos de usuario, busque la columna Enviar información adicional tras la aprobación a
2. Para un empleado específico, haga clic en el botón Seleccionar usuarios
3. En la ventana de diálogo, marque a los usuarios que deben recibir una copia del correo electrónico de aprobación
4. Haga clic en Guardar
5. A partir de ese momento, tras la aprobación de las vacaciones de dicho empleado, los usuarios seleccionados recibirán automáticamente una copia del correo de notificación
6. Para una configuración masiva, haga clic en el botón verde Configurar masivamente en el encabezado de la columna y seleccione a los usuarios que serán notificados para todos los empleados

Integración con otros módulos

Conexión con el módulo Asistencia

El módulo Vacaciones está estrechamente integrado con el módulo Asistencia (WorkAttendance):

Registro automático en la asistencia

• Tras la aprobación de las vacaciones, se crea automáticamente un registro en el módulo Asistencia
• Cada día de vacaciones se registra como tiempo trabajado según el tipo de vacaciones
• Las vacaciones ordinarias se cuentan como tiempo trabajado a efectos del cálculo de la nómina
• Las vacaciones sin sueldo se registran, pero no se cuentan como tiempo trabajado

Conexión con el plan de asistencia

• Al crear una solicitud de vacaciones, el sistema comprueba si el empleado tiene configurado un plan de asistencia para ese día
• Si no hay un plan configurado, no se puede crear la solicitud (aparece un aviso)
• El número de horas de vacaciones se calcula automáticamente según el plan de asistencia:
  • Si el empleado tiene programadas 8 horas ese día, las vacaciones se registrarán como 8 horas
  • Si tiene un turno de 12 horas ese día, las vacaciones se registrarán como 12 horas
  • Los fines de semana y festivos se saltan automáticamente (a menos que figuren como laborables en el plan)

Modificación de la asistencia al cancelar vacaciones

• Al cancelar unas vacaciones aprobadas, el sistema elimina automáticamente los registros de la asistencia
• En caso de cancelación parcial, se eliminan solo los días en el rango especificado
• El derecho a vacaciones se devuelve automáticamente al empleado

Conexión con terminales de asistencia

Si su empresa utiliza terminales de asistencia (lectores de tarjetas, lectores biométricos):

• Las vacaciones aprobadas se sincronizan automáticamente con los terminales
• El empleado no necesita usar el terminal durante sus vacaciones
• Si el empleado usa el terminal de todos modos (llega al trabajo por error), el sistema avisará de que tiene vacaciones registradas
• El superior puede modificar la asistencia y sustituir manualmente las vacaciones por tiempo trabajado

Solución de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: No puedo crear una solicitud de vacaciones, aparece un mensaje de error sobre el plan de asistencia

Solución: Este error significa que para el día en que desea disfrutar de las vacaciones, no tiene configurado un plan de asistencia. Contacte con su superior o con el departamento de RR.HH. para que le creen un plan de asistencia para ese día. Si trabaja en turnos nocturnos, solicite las vacaciones el día en que comienza el turno, no cuando termina.

Pregunta: El sistema no me permite enviar la solicitud de vacaciones, el botón Guardar está inactivo

Solución: Esto ocurre cuando:

• No tiene suficiente derecho a vacaciones y no se permite el consumo en negativo: compruebe su saldo restante en la pestaña Vacaciones restantes
• Supera el límite mensual de sick days: divida las vacaciones en varios meses o solicite otro tipo de vacaciones
• Solicita vacaciones que cruzan el fin de año: el sistema requiere que las vacaciones estén dentro de un mismo año natural
• No ha completado todos los campos obligatorios: compruebe si ha seleccionado el tipo de vacaciones y completado las fechas desde y hasta

Pregunta: Quiero cancelar mis vacaciones aprobadas, pero no tengo el botón Cancelar vacaciones

Solución: Si no tiene permisos para cancelar vacaciones directamente, puede solicitar la cancelación. Haga clic en el botón Solicitar la cancelación de vacaciones, indique el motivo y envíe la solicitud. Su superior recibirá un correo electrónico y podrá aprobar la solicitud de cancelación. Después, las vacaciones se cancelarán y el derecho le será devuelto.

Pregunta: He aprobado unas vacaciones, pero no se han registrado en la asistencia

Solución: Esto puede ocurrir cuando:

• Las vacaciones fueron aprobadas después de su fecha de inicio: en ese caso, el sistema avisa que es posible que no se registren por completo. Compruebe la asistencia y añada los días faltantes manualmente en el módulo Asistencia
• El empleado no tiene configurado un plan de asistencia para esos días: complete el plan de asistencia y cancele y vuelva a aprobar las vacaciones, o modifique la asistencia manualmente
• En el módulo Asistencia ya existen otros registros para ese día (ej. trabajo, enfermedad): el sistema no sobrescribe los registros existentes. Elimine los registros conflictivos en la asistencia y vuelva a aprobar las vacaciones

Pregunta: ¿Cuántos sick days puedo consumir al mes?

Solución: El número de sick days al mes se configura en Configuración → Vacaciones, en la pestaña Derechos de usuario. Si ve en sick days el campo "Máx/mes" con un valor rellenado, ese es su límite mensual. Si el campo está vacío o contiene 0, no tiene límite mensual y puede consumir sick days hasta alcanzar el límite anual. Contacte con el departamento de RR.HH. para conocer su derecho específico.

Pregunta: Veo en la lista solicitudes que no puedo aprobar porque no soy el superior de ese empleado

Solución: Si tiene el permiso "Ver todas las vacaciones no aprobadas" o "Ver vacaciones de usuarios", puede ver solicitudes incluso de empleados a los que no aprueba. Esto es útil para el departamento de RR.HH. y la dirección de la empresa para tener una visión general de todas las solicitudes. Reconocerá las solicitudes que puede aprobar porque en ellas tendrá activos los botones Aprobar y Rechazar. Las demás solicitudes son solo informativas.

Pregunta: ¿Cómo funciona el aprobador final y por qué mi solicitud tiene el estado "Parcialmente aprobado"?

Solución: El aprobador final se configura en Configuración → Vacaciones, en la pestaña Configuración general. Si esta función está activa, las vacaciones deben pasar por dos rondas de aprobación:

1. Su superior directo aprueba la solicitud: el estado cambia a "Parcialmente aprobado"
2. El aprobador final (ej. el director) debe confirmar aún la solicitud: solo entonces cambia el estado a "Aprobado" y las vacaciones se registran en la asistencia

Esto asegura que las vacaciones importantes (especialmente las más largas o en períodos críticos) sean aprobadas también por la alta dirección. El derecho a vacaciones se deduce solo tras la aprobación final.

Pregunta: ¿Puedo tener un saldo negativo de vacaciones?

Solución: Depende de la configuración de su empresa. En Configuración → Vacaciones, en la pestaña Configuración general, hay una tabla con los diferentes tipos de vacaciones y la columna "Permitir consumo en negativo":

• Si la función está activada (marcada) para ese tipo de vacaciones, puede crear una solicitud aunque su derecho sea insuficiente o ya esté consumido. Sin embargo, depende del aprobador si aprueba dicha solicitud
• Si la función está desactivada (desmarcada), el sistema no permitirá enviar una solicitud que le deje en negativo. El botón Guardar estará inactivo

Contacte con el departamento de RR.HH. o con su superior si necesita consumir vacaciones por encima de su derecho.

Consejos para un trabajo eficiente

Para empleados:

• Solicite las vacaciones con suficiente antelación (al menos 2 semanas antes) para que su superior tenga tiempo de revisar y aprobar la solicitud
• Antes de crear la solicitud, compruebe en la pestaña Vacaciones restantes cuántas vacaciones le quedan
• Utilice el botón Otros en estas fechas para saber quién más estará de vacaciones en ese período; así podrá elegir otra fecha si su ausencia pudiera causar un problema
• Si necesita cancelar unas vacaciones aprobadas, hágalo lo antes posible para que la dirección pueda prepararse
• Esté atento a sus notificaciones por correo electrónico: el sistema le informará sobre la aprobación o el rechazo de la solicitud

Para directivos y aprobadores:

• Revise regularmente la pestaña Por aprobar; verá el número de solicitudes pendientes en una insignia roja
• Antes de aprobar una solicitud, haga clic en Otros en estas fechas para comprobar que no habrá problemas con la cobertura de los turnos
• Utilice las vistas de calendario (Resumen mensual y Resumen anual) para la planificación de las vacaciones en el equipo
• Siga la pestaña Vacaciones restantes y avise a los empleados que tengan muchas vacaciones sin consumir al final del año
• Si rechaza una solicitud, indique siempre un motivo claro y comprensible; esto ayudará al empleado a elegir una fecha más adecuada
• Para la exportación al sistema de nóminas, utilice regularmente la exportación CSV para IS Premier siempre al final del mes

Para el departamento de RR.HH. y administradores:

• Al principio de cada año, actualice los derechos a vacaciones en Configuración → Vacaciones, en la pestaña Derechos de usuario
• Siga el Historial de derechos para auditar los cambios en los derechos
• Compruebe que todos los empleados tengan correctamente configurados los permisos y que los superiores puedan aprobar las vacaciones de sus subordinados
• Revise regularmente la pestaña Vacaciones restantes y avise a los empleados con saldos elevados antes de que acabe el año
• Utilice el filtro Por aprobar - todo para controlar que ninguna solicitud se quede sin aprobar durante mucho tiempo por falta de un aprobador
• Exporte regularmente resúmenes a Excel para su archivo y reporte

Atajos de teclado y acciones rápidas:

• En la tabla de solicitudes, puede ordenar por cualquier columna haciendo clic en su encabezado
• Hacer doble clic en una fila de la tabla abre el detalle del empleado
• Utilice filtros para visualizar rápidamente solo las solicitudes relevantes (Por aprobar, Aprobadas, etc.)
• En las vistas de calendario, puede cambiar entre meses usando las flechas o seleccionando de la lista desplegable

REST API

Descripción general de la REST API

El módulo Vacaciones proporciona una REST API para la integración con aplicaciones móviles y sistemas externos. La API permite automatizar la creación de solicitudes, la aprobación y la obtención de resúmenes de vacaciones.

Activación de la REST API

1. Vaya a Configuración → Vacaciones
2. Abra la pestaña RestAPI
3. Marque la casilla Activar REST API
4. Haga clic en cualquier lugar fuera del campo para el guardado automático
5. La API ya está activa y disponible en la dirección de su servidor eintranet

Autenticación

Antes de cada operación de la API, es necesario iniciar sesión y obtener un token de autenticación.

Endpoint: POST /RestAPI/Login

Parámetros:

• username: Nombre de usuario
• password: Contraseña del usuario

Respuesta: Token de autenticación, que debe usarse en el encabezado de todas las solicitudes posteriores.

Endpoints de API disponibles

1. Obtención de la lista de tipos de vacaciones

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetTypes

Descripción: Devuelve una lista de todos los tipos de vacaciones disponibles en el sistema.

La respuesta contiene:

• ID del tipo de vacaciones
• Nombre del tipo (ordinarias, sin sueldo, sick day, etc.)
• Si es posible solicitar medio día

2. Obtención de la lista de solicitudes

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetList

Parámetros:

• year: Año para filtrar (opcional)
• month: Mes para filtrar (opcional)
• status: Estado de la solicitud (opcional): 0=pendiente, 1=aprobado, 2=rechazado, 3=cancelado, 4=para cancelar, 5=parcialmente aprobado
• idUser: Filtrado por usuario específico (opcional)

La respuesta contiene campos de solicitud con información de:

• ID de la solicitud
• ID de usuario y nombre
• Fecha desde y hasta
• Número de días o horas
• Tipo de vacaciones
• Estado de la solicitud
• Quién y cuándo aprobó/rechazó
• Lugar de estancia y sustituto

3. Creación de una nueva solicitud

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Create

Parámetros:

• idUser: ID del usuario para el cual se crea la solicitud
• from: Fecha de inicio (formato: YYYY-MM-DD)
• to: Fecha de fin (formato: YYYY-MM-DD)
• idWorkattendance_days_type: ID del tipo de vacaciones (del endpoint GetTypes)
• misto_pobytu: Lugar de estancia (opcional)
• SubstituteZastup: Nombre del sustituto (opcional)

Respuesta:

• ID de la solicitud creada
• Confirmación del envío de correos electrónicos a los superiores

4. Aprobación de la solicitud

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Approve/{id}

Parámetros:

• id: ID de la solicitud a aprobar (en la URL)

Respuesta:

• Confirmación de la aprobación
• Información sobre si las vacaciones se registraron en la asistencia
• Información sobre el envío del correo electrónico al empleado

5. Rechazo de la solicitud

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Decline/{id}

Parámetros:

• id: ID de la solicitud a rechazar (en la URL)
• reason: Motivo del rechazo (obligatorio)

Respuesta:

• Confirmación del rechazo
• Información sobre el envío del correo electrónico al empleado

6. Eliminación de la solicitud

Endpoint: DELETE /RestAPI/Vacation/Delete/{id}

Parámetros:

• id: ID de la solicitud a eliminar (en la URL)
• reason: Motivo de la eliminación (opcional)

Respuesta:

• Confirmación de la eliminación de la solicitud

Permisos para la API

La API respeta los mismos permisos que la interfaz web:

• Solo puede crear solicitudes para usted mismo o para los usuarios sobre los que tenga permiso
• Solo puede aprobar solicitudes de usuarios sobre los que tenga permiso de aprobador
• La lista de solicitudes muestra solo aquellas dentro de sus permisos

Ejemplo de uso de la API

Ejemplo de creación de una solicitud mediante la API en el lenguaje Python:

import requests

# Přihlášení
login_data = {
    'username': 'jan.novak',
    'password': 'heslo123'
}
login_response = requests.post('https://vase-firma.eintranet.net/RestAPI/Login', data=login_data)
token = login_response.json()['token']

# Vytvoření žádosti
headers = {'Authorization': f'Bearer {token}'}
vacation_data = {
    'idUser': 123,
    'from': '2025-08-01',
    'to': '2025-08-10',
    'idWorkattendance_days_type': 2,
    'misto_pobytu': 'Chorvatsko'
}
create_response = requests.post('https://vase-firma.eintranet.net/RestAPI/Vacation/Create',
                               headers=headers,
                               data=vacation_data)

print(f"Žádost vytvořena s ID: {create_response.json()['idVacations']}")