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Module

Urlaub

Übersicht

Das Modul Urlaub dient der vollständigen Verwaltung und Erfassung des Urlaubs der Mitarbeiter im Unternehmen. Es ermöglicht den Mitarbeitern, Urlaubsanträge zu erstellen, den Führungskräften, diese zu genehmigen oder abzulehnen, die Inanspruchnahme und die verbleibenden Urlaubsansprüche zu verfolgen und Übersichten für die Lohnbuchhaltung zu exportieren. Das System unterstützt verschiedene Urlaubsarten und einen flexiblen Genehmigungs-Workflow, einschließlich der Option eines finalen Genehmigers.

Hauptfunktionen

  • Erstellung von Urlaubsanträgen durch Mitarbeiter oder deren Vorgesetzte
  • Flexibler Genehmigungs-Workflow mit der Möglichkeit einer mehrstufigen Freigabe
  • Unterstützung verschiedener Urlaubsarten (regulärer Urlaub, unbezahlter Urlaub, Sick Day, Freizeitausgleich, bezahlte Freistellung)
  • Berechnung des Urlaubs in Tagen oder Stunden gemäß den Unternehmenseinstellungen
  • Verfolgung der Inanspruchnahme und der verbleibenden Urlaubsansprüche für einzelne Mitarbeiter
  • Jährliche und monatliche Kalenderansichten für den Urlaub des gesamten Teams
  • Anzeige von Konflikten – wer hat im gleichen Zeitraum ebenfalls Urlaub
  • Automatische Übertragung genehmigter Urlaube in die Zeiterfassung
  • Export nach Excel und CSV zur Integration in das Lohnabrechnungssystem IS Premier
  • E-Mail-Benachrichtigungen bei Einreichung, Genehmigung oder Ablehnung eines Antrags
  • Möglichkeit der Stornierung oder Teilstornierung eines bereits genehmigten Urlaubs
  • REST API für mobile Anwendungen und externe Systeme

Zugriff und Einstellungen

Zugang zum Modul

Navigationspfad: Mitarbeiter → Urlaub

Moduleinstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Urlaub

In den Moduleinstellungen können Sie konfigurieren:

  • Benutzerrechte für einzelne Mitarbeiter (wer darf beantragen, genehmigen, Urlaube einsehen)
  • Urlaubsansprüche für einzelne Mitarbeiter und Jahre
  • Allgemeine Modulparameter (Berechnungsmodus, finaler Genehmiger, Benachrichtigungen)
  • Verfügbare Urlaubsarten
  • Farben zur Darstellung der einzelnen Urlaubsarten im Kalender
  • REST API Zugriff für mobile Anwendungen

Benutzerrechte

Das Modul Urlaub arbeitet mit folgenden Berechtigungsstufen:

BerechtigungBeschreibung
Kein ZugriffDer Benutzer hat keinen Zugriff auf das Urlaubsmodul
Urlaub beantragenDer Benutzer kann Urlaubsanträge nur für sich selbst erstellen und sieht nur seinen eigenen Urlaub
Urlaub für ausgewählte Benutzer beantragen und genehmigenDer Benutzer kann Urlaubsanträge für bestimmte untergeordnete Mitarbeiter erstellen und genehmigen
Alle nicht genehmigten Urlaube sehenDer Benutzer sieht alle ausstehenden und abgelehnten Anträge im Unternehmen (z. B. HR-Abteilung)
Urlaub für alle beantragen und genehmigenVollständiger Zugriff auf alle Urlaube im Unternehmen einschließlich der Genehmigung
Monatliche Übersicht herunterladenBerechtigung zum Export von Urlaubsübersichten in den Formaten XLS und CSV

Führungskräfte können zusätzlich folgende Einstellungen haben:

  • Urlaube der Benutzer sehen: Möglichkeit, den genehmigten Urlaub auch anderer Mitarbeiter einzusehen (nicht nur derer, die sie genehmigen)
  • Zusätzlich im Namen von Benutzern beantragen: Möglichkeit, Urlaubsanträge im Namen anderer Mitarbeiter zu erstellen
  • Nach Genehmigung zusätzlich Info senden an: Automatischer E-Mail-Versand an weitere Personen nach der Urlaubsgenehmigung

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm - Registerkarten

Das Modul Urlaub enthält vier Hauptregisterkarten im oberen Bereich:

1. Anträge

Übersichtstabelle der Urlaubsanträge. Hier können Sie alle Anträge durchsehen, nach Status filtern, Details anzeigen und Aktionen wie Genehmigung oder Ablehnung durchführen.

2. Monatsübersicht

Eine monatliche Kalenderansicht, die die Urlaube aller Mitarbeiter im jeweiligen Monat anzeigt. Die Urlaube sind farblich nach Art (regulär, unbezahlt, Sick Day usw.) unterschieden. Ideal für die Planung und Kontrolle der Abwesenheiten im Team.

3. Jahresübersicht

Eine jährliche Kalenderansicht, die einen ganzjährigen Überblick über die Urlaube im Unternehmen bietet. Ermöglicht die schnelle Identifizierung von Zeiträumen mit einer hohen Anzahl an Urlauben.

4. Resturlaub

Übersicht der verbleibenden Urlaubsansprüche für einzelne Mitarbeiter. Zeigt die Anzahl der Tage oder Stunden an, die jedem Mitarbeiter im aktuellen Jahr noch zur Verfügung stehen.

Filter und Suche

In der Registerkarte Anträge stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

Mitarbeiterauswahl

  • Alle: Zeigt die Anträge aller Mitarbeiter an (im Rahmen Ihrer Berechtigungen)
  • Bestimmter Mitarbeiter: Auswahl aus der Liste der Mitarbeiter, auf die Sie Zugriff haben

Zeitfilter

  • Jahr: Auswahl des Jahres für die Anzeige der Anträge (aktuelles Jahr, letztes Jahr, nächstes Jahr)
  • Monat: Optionale Einschränkung auf einen bestimmten Monat oder Anzeige des gesamten Jahres

Urlaubsart

  • Alle: Alle Urlaubsarten
  • Regulärer Urlaub: Standardmäßiger bezahlter Urlaub
  • Unbezahlter Urlaub: Urlaub ohne Lohnanspruch
  • Sick Day: Krankheitstage (sofern der Mitarbeiter Anspruch hat)
  • Freizeitausgleich: Zeitausgleich für Überstunden oder Feiertagsarbeit
  • Bezahlte Freistellung: Andere Arten der bezahlten Freistellung
  • Weitere Typen je nach Konfiguration Ihres Unternehmens

Filter nach Antragsstatus

  • Alle: Alle Anträge unabhängig vom Status
  • Zur Genehmigung: Anträge, die auf Ihre Genehmigung warten (Anzahl wird in einem roten Badge angezeigt)
  • Zur Genehmigung - Alle: Alle nicht genehmigten Anträge im Unternehmen (nur für Benutzer mit erweiterten Rechten)
  • Genehmigt: Bereits genehmigte Urlaube
  • Abgelehnt: Abgelehnte Anträge einschließlich des Ablehnungsgrundes
  • Abgelehnt - Alle: Alle abgelehnten Anträge im Unternehmen (nur für Benutzer mit erweiterten Rechten)
  • Zur Stornierung: Anträge auf Stornierung eines bereits genehmigten Urlaubs, die auf Ihre Bestätigung warten
  • Storniert: Stornierte Urlaube
  • Storniert - Alle: Alle stornierten Urlaube im Unternehmen (nur für Benutzer mit erweiterten Rechten)

Spalten der Antragstabelle

Die Antragstabelle zeigt folgende Informationen an:

  • Nachname, Vorname: Name des Mitarbeiters (anklickbarer Link zum Benutzerdetail)
  • Datum von: Beginn des Urlaubs inklusive Wochentag (z. B. "15.7.2025 (Di)")
  • Datum bis: Ende des Urlaubs inklusive Wochentag
  • Tage / Stunden: Anzahl der Tage oder Stunden des Urlaubs (je nach Unternehmenseinstellung). Im Stundenmodus wird auch die Umrechnung in Tage angezeigt
  • Art: Typ des Urlaubs (regulär, unbezahlt, Sick Day usw.)
  • Ort: Aufenthaltsort während des Urlaubs (falls ausgefüllt)
  • Vertretung: Wer den Mitarbeiter während des Urlaubs vertritt (falls Funktion aktiviert)
  • Genehmigt: Genehmigungsstatus mit Information, wer wann genehmigt/abgelehnt hat
  • Genehmigen/Ablehnen: Schaltflächen für Aktionen entsprechend Ihrer Berechtigungen und des Antragsstatus

Grundlegende Operationen

Erstellung eines Urlaubsantrags

Sie können einen Urlaubsantrag für sich selbst oder (mit entsprechender Berechtigung) für einen anderen Mitarbeiter erstellen.

Vorgehensweise zur Erstellung eines Antrags:

  1. Wählen Sie in der Registerkarte Anträge den Mitarbeiter aus, für den Sie den Antrag erstellen möchten
  2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Urlaub für Benutzer [Name] beantragen
  3. Füllen Sie im Dialogfenster die Pflichtfelder aus:
    • Wer: Name des Mitarbeiters (vorausgefüllt, nur informativ)
    • Art: Wählen Sie die Urlaubsart (regulär, unbezahlt, Sick Day usw.)
    • Von: Startdatum des Urlaubs
    • Bis: Enddatum des Urlaubs (kann bei eintägigem Urlaub dasselbe wie der Beginn sein)
  4. Füllen Sie je nach Unternehmenseinstellung weitere Felder aus:
    • Erster Urlaubstag: Ganzer Tag oder halber Tag (bei Berechnung in Tagen)
    • Letzter Tag: Ganzer Tag oder halber Tag (bei Berechnung in Tagen)
    • Erster Tag ab: Anzahl der Stunden am ersten Tag (bei Berechnung in Stunden)
    • Letzter Tag bis: Anzahl der Stunden am letzten Tag (bei Berechnung in Stunden)
    • Ort: Aufenthaltsort während des Urlaubs (optional, falls aktiviert)
    • Vertretung: Name des Vertreters (falls aktiviert und als Pflichtfeld eingestellt)
  5. Bei der Berechnung in Stunden wird automatisch eine Liste der einzelnen Tage mit der Möglichkeit zur Bearbeitung der Stundenanzahl pro Tag angezeigt
  6. Das System prüft automatisch, ob Sie über einen ausreichenden Urlaubsanspruch verfügen. Wenn Sie den Anspruch überschreiten und eine Inanspruchnahme ins Minus nicht erlaubt ist, wird die Schaltfläche Speichern deaktiviert
  7. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Speichern, um den Antrag abzusenden

Wichtige Informationen bei der Antragstellung:

  • Der Urlaub muss innerhalb eines Kalenderjahres liegen – es kann kein Urlaub über den Jahreswechsel beantragt werden
  • Wenn für den betreffenden Tag kein Arbeitsplan (Schichtplan) hinterlegt ist, erscheint eine Warnung und der Antrag kann nicht erstellt werden
  • Nach dem Absenden des Antrags wird automatisch eine E-Mail an die Vorgesetzten gesendet, die den Urlaub genehmigen können
  • Dem Mitarbeiter wird eine E-Mail zur Bestätigung der Antragstellung gesendet

Genehmigung eines Urlaubsantrags

Wenn Sie die Berechtigung zur Urlaubsgenehmigung haben, können Sie Anträge Ihrer Untergebenen oder aller Mitarbeiter (je nach Einstellung) genehmigen.

Vorgehensweise zur Genehmigung:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Anträge
  2. Klicken Sie auf den Filter Zur Genehmigung – es werden nur Anträge angezeigt, die auf Ihre Freigabe warten
  3. Prüfen Sie die Details des Antrags:
    • Datum und Dauer des Urlaubs
    • Verbleibender Urlaubsanspruch des Mitarbeiters
    • Durch Klicken auf die Schaltfläche Andere in diesem Zeitraum erfahren Sie, wer in diesem Zeitraum ebenfalls Urlaub hat
  4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Genehmigen
  5. Wenn der Urlaub in der Vergangenheit oder heute beginnt, erscheint eine Warnung, dass er möglicherweise nicht vollständig in die Zeiterfassung übernommen wird – bestätigen Sie mit OK
  6. Der Antrag ist genehmigt und das System:
    • trägt den Urlaub automatisch in die Zeiterfassung ein
    • zieht den Urlaub vom Anspruch des Mitarbeiters ab
    • sendet eine E-Mail an den Mitarbeiter über die Genehmigung
    • sendet den Antrag an den finalen Genehmiger zur weiteren Freigabe, falls konfiguriert

Mehrstufige Genehmigung:

Wenn in den Einstellungen ein finaler Genehmiger definiert ist (z. B. der Geschäftsführer), erfolgt die Genehmigung in zwei Runden:

  1. Erste Runde: Der direkte Vorgesetzte genehmigt den Antrag – der Status ändert sich auf "Teilweise genehmigt"
  2. Zweite Runde: Der finale Genehmiger (z. B. Geschäftsführer) genehmigt den Antrag – der Status ändert sich auf "Genehmigt" und der Urlaub wird in die Zeiterfassung übernommen

Ablehnung eines Urlaubsantrags

Wenn Sie einen Antrag nicht genehmigen können, können Sie ihn unter Angabe eines Grundes ablehnen.

Vorgehensweise zur Ablehnung:

  1. Suchen Sie in der Registerkarte Anträge mit dem Filter Zur Genehmigung den Antrag, den Sie ablehnen möchten
  2. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Ablehnen
  3. Füllen Sie im Dialogfenster das Pflichtfeld aus:
    • Ablehnungsgrund: Geben Sie eine Erklärung an, warum Sie den Urlaub nicht genehmigen können (z. B. "Unzureichende Schichtbesetzung", "Termin aufgrund eines Projekts unpassend")
  4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Speichern
  5. Der Antrag ist abgelehnt und das System:
    • ändert den Status auf "Abgelehnt"
    • sendet eine E-Mail an den Mitarbeiter über die Ablehnung inklusive Grund
    • der Urlaubsanspruch bleibt unverändert

Stornierung eines genehmigten Urlaubs

Wenn ein Urlaub bereits genehmigt wurde, aber storniert werden muss (z. B. wegen Planänderungen oder der Arbeitssituation), können Sie ihn ganz oder teilweise stornieren.

Stornierung durch den Vorgesetzten:

  1. Suchen Sie in der Registerkarte Anträge mit dem Filter Genehmigt den Urlaub, den Sie stornieren möchten
  2. Klicken Sie auf die orangefarbene Schaltfläche Urlaub stornieren
  3. Füllen Sie im Dialogfenster aus:
    • Stornierungsgrund: Geben Sie eine Erklärung an, warum der Urlaub storniert wird
    • Stornieren: Wählen Sie "Ganz" oder "Nur teilweise"
  4. Wenn Sie nur einen Teil des Urlaubs stornieren:
    • Es werden Informationen zum ursprünglichen Urlaubszeitraum angezeigt
    • Wählen Sie Von und Bis – den Zeitraum, der storniert werden soll
  5. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Speichern
  6. Der Urlaub ist storniert und das System:
    • entfernt den Urlaubseintrag aus der Zeiterfassung
    • gibt den Urlaubsanspruch an den Mitarbeiter zurück
    • sendet eine E-Mail an den Mitarbeiter über die Stornierung

Stornierungsantrag durch den Mitarbeiter:

Wenn ein Mitarbeiter seinen bereits genehmigten Urlaub stornieren möchte, aber keine Berechtigung zur direkten Stornierung hat, kann er den Vorgesetzten um Stornierung bitten.

  1. Der Mitarbeiter findet seinen genehmigten Urlaub in der Registerkarte Anträge
  2. Er klickt auf die orangefarbene Schaltfläche Stornierung des Urlaubs beantragen
  3. Er gibt den Stornierungsgrund an und wählt ggf. den Zeitraum aus, den er stornieren möchte
  4. Er klickt auf Speichern
  5. Der Status des Antrags ändert sich auf "Zur Stornierung" und wird im Bereich Zur Stornierung angezeigt
  6. Der Vorgesetzte erhält eine E-Mail über den Stornierungsantrag
  7. Der Vorgesetzte findet den Antrag in der Registerkarte Zur Stornierung und klickt auf die Schaltfläche Urlaub stornieren
  8. Er bestätigt die Stornierung, und der Urlaub wird unter Rückgabe des Anspruchs storniert

Anzeige von Kollegen im Urlaub im gleichen Zeitraum

Vor der Genehmigung eines Urlaubs ist es hilfreich zu wissen, wer sonst noch in diesem Zeitraum im Urlaub ist, um eine ausreichende Abdeckung der Arbeitsaufgaben sicherzustellen.

Vorgehensweise:

  1. Suchen Sie in der Antragstabelle den spezifischen Antrag
  2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Andere in diesem Zeitraum mit dem Fragezeichen-Symbol
  3. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einer Liste der Mitarbeiter, die im angegebenen Zeitraum Urlaub haben
  4. Die Liste ist nach einzelnen Tagen und nach Urlaubsstatus unterteilt:
    • Genehmigte Urlaube: Bereits bestätigte Urlaube
    • Teilweise genehmigt: Urlaube, die auf den finalen Genehmiger warten
    • Warten auf Genehmigung: Noch nicht genehmigte Anträge
  5. Basierend auf diesen Informationen können Sie entscheiden, ob Sie den Urlaub genehmigen oder um eine Terminverschiebung bitten

Erweiterte Funktionen

Datenexport

Das Modul Urlaub bietet zwei Arten von Exporten für die Lohnbuchhaltung und die HR-Abteilung an.

Export der Urlaubsübersicht nach Excel

Der Excel-Export erstellt eine übersichtliche Tabelle mit allen Urlauben im gewählten Monat.

  1. Stellen Sie in der Registerkarte Anträge die Filter nach Bedarf ein (Jahr, Monat, Mitarbeiter)
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel-Urlaubsübersicht für diesen Monat herunterladen
  3. Die Excel-Datei (XLSX) wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen
  4. Der Export enthält:
    • Vorname und Nachname des Mitarbeiters
    • Start- und Enddatum des Urlaubs
    • Anzahl der Tage oder Stunden
    • Urlaubsart
    • Aufenthaltsort
    • Genehmigungsstatus
    • Wer wann genehmigt hat

Export nach CSV für IS Premier

Der CSV-Export ist für den Import in das Lohnabrechnungssystem IS Premier vorgesehen.

  1. Stellen Sie in der Registerkarte Anträge den Monat und das Jahr ein, das Sie exportieren möchten
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV - Urlaubs-Export für diesen Monat für den Import in IS Premier herunterladen
  3. Die CSV-Datei wird automatisch heruntergeladen
  4. Die CSV-Datei enthält Daten in einem mit IS Premier kompatiblen Format:
    • Personalnummer des Mitarbeiters
    • Urlaubsdatum
    • Anzahl der Stunden oder Tage
    • Code der Urlaubsart
  5. Importieren Sie die Datei gemäß der Dokumentation in IS Premier

Kalenderansichten

Kalenderansichten bieten einen visuellen Überblick über die Urlaube im Unternehmen.

Monatsübersicht

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Monatsübersicht im oberen Bereich
  2. Ein Kalender des aktuellen Monats mit farblich markierten Urlauben wird angezeigt
  3. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Zeile, in der die Urlaubstage farblich markiert sind
  4. Die Farben entsprechen den Urlaubsarten gemäß den Einstellungen:
    • Regulärer Urlaub - zum Beispiel grün
    • Unbezahlter Urlaub - zum Beispiel rot
    • Sick Day - zum Beispiel orange
    • Freizeitausgleich - zum Beispiel blau
  5. Durch Klicken auf einen bestimmten Tag im Kalender können Sie die Urlaubsdetails anzeigen
  6. Mit den Pfeilen können Sie zwischen den Monaten wechseln
  7. Der Filter ermöglicht es, nur bestimmte Urlaubsarten oder bestimmte Mitarbeiter anzuzeigen

Jahresübersicht

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Jahresübersicht im oberen Bereich
  2. Ein ganzjähriger Kalender mit einer Urlaubsübersicht wird angezeigt
  3. Jeder Monat wird in einer separaten Spalte dargestellt
  4. Die Zeilen repräsentieren die einzelnen Mitarbeiter
  5. Die farbliche Kennzeichnung entspricht den Urlaubsarten wie in der Monatsübersicht
  6. Diese Ansicht ist ideal für:
    • Die Urlaubsplanung für das gesamte Jahr im Voraus
    • Die Identifizierung von Zeiträumen mit vielen Abwesenheiten
    • Die Kontrolle einer gleichmäßigen Verteilung der Urlaube über das Jahr

Resturlaub

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Resturlaub im oberen Bereich
  2. Eine Tabelle mit allen Mitarbeitern und ihren Urlaubsansprüchen wird angezeigt
  3. Für jeden Mitarbeiter sehen Sie:
    • Gesamturlaubsanspruch im aktuellen Jahr
    • Anzahl der bereits genommenen Tage oder Stunden
    • Verbleibender Anspruch (Gesamtanspruch minus genommen)
    • Anzahl der Tage oder Stunden in nicht genehmigten Anträgen
    • Tatsächlich verfügbarer Saldo (Restanspruch minus nicht genehmigte Anträge)
  4. Die Tabelle kann durch Klicken auf den Spaltennamen sortiert werden
  5. Diese Übersicht hilft:
    • Der HR-Abteilung, die Urlaubsansprüche zu überwachen
    • Führungskräften, den Urlaub der Untergebenen zu planen
    • Mitarbeitern zu erfahren, wie viel Urlaub ihnen noch bleibt
    • Mitarbeiter zu identifizieren, die ihren Urlaub noch nicht genommen haben

Verwaltung der Urlaubsansprüche

Urlaubsansprüche werden im Bereich Einstellungen → Urlaub in der Registerkarte Benutzerrechte festgelegt.

Einstellung des Anspruchs für einzelne Mitarbeiter:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Urlaub
  2. Öffnen Sie die Registerkarte Benutzerrechte
  3. Wählen Sie im oberen Bereich das Jahr aus, für das Sie die Ansprüche festlegen möchten
  4. Suchen Sie den Mitarbeiter in der Tabelle und füllen Sie die Anzahl der Tage oder Stunden in der entsprechenden Spalte je nach Urlaubsart aus:
    • Anzahl Tage pro Jahr - Regulärer Urlaub: Standardanspruch (normalerweise 20-25 Tage pro Jahr)
    • Anzahl Stunden pro Jahr - Regulärer Urlaub: Bei Berechnung in Stunden (z. B. 160-200 Stunden)
    • Sick Day: Anzahl der Sick Days pro Jahr (sofern Anspruch besteht)
    • Weitere Arten gemäß Unternehmenseinstellungen
  5. Für Sick Days können Sie auch ein monatliches Limit festlegen:
    • Füllen Sie das Feld Max/Monat unter der Hauptanzahl aus
    • Wenn Sie kein monatliches Limit wünschen, lassen Sie das Feld leer oder geben Sie 0 ein
  6. Die Werte werden automatisch beim Verlassen des Feldes gespeichert

Überwachung der Urlaubsanspruchnahme:

  • In der Registerkarte Anträge sehen Sie unter der Tabelle eine Zusammenfassung für den ausgewählten Mitarbeiter:
    • Gesamtanspruch für die gewählte Urlaubsart im Jahr
    • In diesem Jahr genommen (genehmigte Urlaube)
    • In nicht genehmigten Anträgen (wartende Anträge)
    • Verbleibend (Anspruch minus genommen minus nicht genehmigt)
  • Bei der Erstellung eines neuen Antrags prüft das System automatisch den verfügbaren Saldo
  • Wenn der Mitarbeiter keinen ausreichenden Anspruch hat und eine Inanspruchnahme ins Minus nicht erlaubt ist, kann der Antrag nicht abgesendet werden

Verlauf der Anspruchsänderungen:

  1. Gehen Sie in Einstellungen → Urlaub zur Registerkarte Rechte-Historie
  2. Es wird eine vollständige Historie aller Änderungen an den Urlaubsansprüchen angezeigt:
    • Wer hat die Änderung vorgenommen
    • Wann wurde die Änderung vorgenommen
    • Für welchen Mitarbeiter
    • Was war der ursprüngliche und der neue Wert
    • Auf welches Jahr bezog sich die Änderung
  3. Die Historie dient dem Audit und der Kontrolle der Richtigkeit der eingestellten Ansprüche

Spezielle Einstellungen

Dauerbetrieb - Durchschnitt

Für Unternehmen mit kontinuierlichem 3-Schicht-Betrieb ohne festen Arbeitsplan gibt es einen speziellen Modus:

  1. Suchen Sie in Einstellungen → Urlaub in der Registerkarte Benutzerrechte die Spalte Dauerbetrieb - Durchschnitt
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei den Mitarbeitern, die im Dauerbetrieb arbeiten
  3. Das System verwendet dann beim Eintrag des Urlaubs in die Zeiterfassung eine durchschnittliche Stundenanzahl gleichmäßig für alle Wochentage, einschließlich Samstagen, Sonntagen und Feiertagen
  4. Der Urlaub wird mit der durchschnittlichen täglichen Stundenanzahl statt nach einem Schichtplan eingetragen

Automatischer Informationsversand nach Genehmigung

Sie können einstellen, dass nach der Urlaubsgenehmigung automatisch eine E-Mail an weitere Personen gesendet wird (z. B. Personalabteilung, Assistent):

  1. Suchen Sie in Einstellungen → Urlaub in der Registerkarte Benutzerrechte die Spalte Nach Genehmigung zusätzlich Info senden an
  2. Klicken Sie beim jeweiligen Mitarbeiter auf die Schaltfläche Benutzer auswählen
  3. Markieren Sie im Dialogfenster die Benutzer, die eine Kopie der Genehmigungs-E-Mail erhalten sollen
  4. Klicken Sie auf Speichern
  5. Von nun an erhalten die ausgewählten Benutzer nach der Genehmigung des Urlaubs dieses Mitarbeiters automatisch eine Kopie der Benachrichtigungs-E-Mail
  6. Für eine Masseneinstellung klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Massenhaft einstellen im Spaltenkopf und wählen Sie die Benutzer aus, die für alle Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen

Integration mit anderen Modulen

Verknüpfung mit dem Modul Zeiterfassung

Das Modul Urlaub ist eng mit dem Modul Zeiterfassung (WorkAttendance) verknüpft:

Automatisches Eintragen in die Zeiterfassung

  • Nach der Urlaubsgenehmigung wird automatisch ein Eintrag im Modul Zeiterfassung erstellt
  • Jeder Urlaubstag wird als Arbeitszeit entsprechend der Urlaubsart verbucht
  • Regulärer Urlaub zählt als Arbeitszeit für die Lohnberechnung
  • Unbezahlter Urlaub wird eingetragen, zählt aber nicht zur Arbeitszeit

Verknüpfung mit dem Schichtplan

  • Bei der Erstellung eines Urlaubsantrags prüft das System, ob für den Mitarbeiter ein Schichtplan für diesen Tag hinterlegt ist
  • Wenn kein Plan hinterlegt ist, kann der Antrag nicht erstellt werden (Warnmeldung)
  • Die Anzahl der Urlaubsstunden wird automatisch nach dem Schichtplan berechnet:
    • Wenn der Mitarbeiter an diesem Tag 8 Stunden geplant hat, wird der Urlaub als 8 Stunden verbucht
    • Wenn er an diesem Tag eine 12-Stunden-Schicht hat, wird der Urlaub als 12 Stunden verbucht
    • Wochenenden und Feiertage werden automatisch übersprungen (sofern sie nicht als Arbeitstage im Plan stehen)

Anpassung der Zeiterfassung bei Stornierung

  • Bei Stornierung eines genehmigten Urlaubs entfernt das System automatisch die Einträge aus der Zeiterfassung
  • Bei einer Teilstornierung werden nur die Tage im angegebenen Zeitraum entfernt
  • Der Urlaubsanspruch wird dem Mitarbeiter automatisch wieder gutgeschrieben

Verbindung mit Zeiterfassungsterminals

Wenn Ihr Unternehmen Zeiterfassungsterminals (Kartenleser, biometrische Leser) verwendet:

  • Der genehmigte Urlaub wird automatisch mit den Terminals synchronisiert
  • Der Mitarbeiter muss das Terminal während des Urlaubs nicht benutzen
  • Sollte der Mitarbeiter dennoch das Terminal benutzen (versehentlich zur Arbeit kommen), warnt das System, dass Urlaub eingetragen ist
  • Der Vorgesetzte kann die Zeiterfassung bearbeiten und den Urlaub manuell durch Arbeitszeit ersetzen

Problemlösung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Ich kann keinen Urlaubsantrag erstellen, es erscheint eine Fehlermeldung zum Arbeitsplan

Lösung: Dieser Fehler bedeutet, dass für den Tag, an dem Sie Urlaub nehmen möchten, kein Arbeitsplan hinterlegt ist. Kontaktieren Sie Ihren Vorgesetzten oder die HR-Abteilung, um einen Arbeitsplan für diesen Tag zu erstellen. Wenn Sie in Nachtschichten arbeiten, beantragen Sie den Urlaub für den Tag, an dem die Schicht beginnt, nicht an dem sie endet.

Frage: Das System lässt mich den Urlaubsantrag nicht absenden, die Schaltfläche Speichern ist inaktiv

Lösung: Dies geschieht, wenn:

  • Sie nicht über einen ausreichenden Urlaubsanspruch verfügen und eine Inanspruchnahme ins Minus nicht erlaubt ist – prüfen Sie Ihren Restanspruch in der Registerkarte Resturlaub
  • Sie das monatliche Limit für Sick Days überschreiten – teilen Sie den Urlaub auf mehrere Monate auf oder beantragen Sie eine andere Urlaubsart
  • Sie Urlaub über den Jahreswechsel beantragen – das System verlangt, dass der Urlaub innerhalb eines Kalenderjahres liegt
  • Sie nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt haben – prüfen Sie, ob die Urlaubsart ausgewählt und das Datum von/bis ausgefüllt ist

Frage: Ich möchte meinen genehmigten Urlaub stornieren, habe aber keine Schaltfläche zum Stornieren

Lösung: Wenn Sie keine Berechtigung haben, Urlaub direkt zu stornieren, können Sie die Stornierung beantragen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Stornierung des Urlaubs beantragen, geben Sie den Grund an und senden Sie den Antrag ab. Ihr Vorgesetzter erhält eine E-Mail und kann den Stornierungsantrag genehmigen. Danach wird der Urlaub storniert und der Anspruch zurückerstattet.

Frage: Ich habe Urlaub genehmigt, aber er wurde nicht in die Zeiterfassung eingetragen

Lösung: Dies kann passieren, wenn:

  • Der Urlaub erst nach seinem Beginn genehmigt wurde – in diesem Fall warnt das System, dass er möglicherweise nicht vollständig eingetragen wird. Prüfen Sie die Zeiterfassung und ergänzen Sie fehlende Tage manuell im Modul Zeiterfassung
  • Der Mitarbeiter für diese Tage keinen Schichtplan hinterlegt hat – ergänzen Sie den Schichtplan und stornieren Sie den Urlaub und genehmigen ihn erneut, oder bearbeiten Sie die Zeiterfassung manuell
  • Im Modul Zeiterfassung bereits andere Einträge für diesen Tag existieren (z. B. Arbeit, Krankheit) – das System überschreibt vorhandene Einträge nicht. Entfernen Sie die Konflikteinträge in der Zeiterfassung und genehmigen Sie den Urlaub erneut

Frage: Wie viele Sick Days darf ich pro Monat nehmen?

Lösung: Die Anzahl der Sick Days pro Monat ist in Einstellungen → Urlaub in der Registerkarte Benutzerrechte festgelegt. Wenn Sie bei Sick Days das Feld "Max/Monat" mit einem Wert sehen, ist dies Ihr monatliches Limit. Wenn das Feld leer ist oder 0 enthält, haben Sie kein monatliches Limit und können Sick Days bis zur Höhe des Jahreslimits nehmen. Kontaktieren Sie die HR-Abteilung für Ihren spezifischen Anspruch.

Frage: Ich sehe in der Liste Anträge, die ich nicht genehmigen kann, da ich nicht der Vorgesetzte des Mitarbeiters bin

Lösung: Wenn Sie die Berechtigung "Alle nicht genehmigten Urlaube sehen" oder "Urlaube der Benutzer sehen" haben, können Sie auch Anträge von Mitarbeitern sehen, für die Sie nicht genehmigungsberechtigt sind. Dies ist nützlich für die HR-Abteilung und die Geschäftsführung, um einen Überblick über alle Anträge zu haben. Anträge, die Sie genehmigen können, erkennen Sie daran, dass die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen aktiv sind. Andere Anträge dienen nur der Information.

Frage: Wie funktioniert der finale Genehmiger und warum hat mein Antrag den Status "Teilweise genehmigt"?

Lösung: Der finale Genehmiger wird in Einstellungen → Urlaub in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen festgelegt. Wenn diese Funktion aktiv ist, muss der Urlaub zwei Genehmigungsstufen durchlaufen:

  1. Ihr direkter Vorgesetzter genehmigt den Antrag – der Status ändert sich auf "Teilweise genehmigt"
  2. Der finale Genehmiger (z. B. Geschäftsführer) muss den Antrag noch bestätigen – erst dann ändert sich der Status auf "Genehmigt" und der Urlaub wird in die Zeiterfassung eingetragen

Dies stellt sicher, dass wichtige Urlaube (insbesondere längere oder in kritischen Phasen) auch von der obersten Leitung genehmigt werden. Der Urlaubsanspruch wird erst nach der finalen Genehmigung abgezogen.

Frage: Kann ich einen negativen Urlaubssaldo haben?

Lösung: Das hängt von den Einstellungen Ihres Unternehmens ab. In Einstellungen → Urlaub in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen gibt es eine Tabelle mit den einzelnen Urlaubsarten und der Spalte "Inanspruchnahme ins Minus erlauben":

  • Wenn die Funktion für die jeweilige Urlaubsart aktiviert ist, können Sie einen Antrag erstellen, auch wenn Ihr Anspruch unzureichend oder bereits ausgeschöpft ist. Es liegt jedoch im Ermessen des Genehmigers, ob er einen solchen Antrag bewilligt
  • Wenn die Funktion deaktiviert ist, lässt das System das Absenden eines Antrags, der Sie ins Minus führen würde, nicht zu. Die Schaltfläche Speichern ist dann inaktiv

Kontaktieren Sie die HR-Abteilung oder Ihren Vorgesetzten, wenn Sie Urlaub über Ihren Anspruch hinaus nehmen müssen.

Tipps für effizientes Arbeiten

Für Mitarbeiter:

  • Beantragen Sie Urlaub rechtzeitig (mindestens 2 Wochen im Voraus), damit Ihr Vorgesetzter Zeit hat, den Antrag zu prüfen und zu genehmigen
  • Prüfen Sie vor der Antragstellung in der Registerkarte Resturlaub, wie viel Urlaub Ihnen noch zur Verfügung steht
  • Nutzen Sie die Schaltfläche Andere in diesem Zeitraum, um zu sehen, wer sonst noch abwesend ist – Sie können dann einen anderen Termin wählen, falls Ihre Abwesenheit Probleme verursachen würde
  • Wenn Sie einen genehmigten Urlaub stornieren müssen, tun Sie dies so früh wie möglich, damit die Planung angepasst werden kann
  • Achten Sie auf Ihre E-Mail-Benachrichtigungen – das System informiert Sie über die Genehmigung oder Ablehnung Ihres Antrags

Für Führungskräfte und Genehmiger:

  • Prüfen Sie regelmäßig die Registerkarte Zur Genehmigung – die Anzahl der wartenden Anträge sehen Sie im roten Badge
  • Bevor Sie einen Urlaub genehmigen, klicken Sie auf Andere in diesem Zeitraum, um sicherzustellen, dass die Schichtbesetzung gewährleistet ist
  • Nutzen Sie die Kalenderansichten (Monatsübersicht und Jahresübersicht) für die Urlaubsplanung im Team
  • Behalten Sie die Registerkarte Resturlaub im Auge und weisen Sie Mitarbeiter darauf hin, wenn sie am Jahresende noch viel Resturlaub haben
  • Wenn Sie einen Antrag ablehnen, geben Sie immer einen klaren und verständlichen Grund an – das hilft dem Mitarbeiter, einen passenderen Termin zu finden
  • Verwenden Sie für den Export in das Lohnsystem regelmäßig den CSV-Export für IS Premier am Monatsende

Für die HR-Abteilung und Administratoren:

  • Aktualisieren Sie zu Beginn jedes Jahres die Urlaubsansprüche in Einstellungen → Urlaub in der Registerkarte Benutzerrechte
  • Verfolgen Sie die Rechte-Historie zum Audit von Anspruchsänderungen
  • Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die richtigen Berechtigungen haben und Vorgesetzte die Urlaube ihrer Untergebenen genehmigen können
  • Prüfen Sie regelmäßig die Registerkarte Resturlaub und informieren Sie Mitarbeiter mit hohen Restansprüchen vor Jahresende
  • Nutzen Sie den Filter Zur Genehmigung - Alle, um sicherzustellen, dass keine Anträge wegen eines fehlenden Genehmigers lange unbearbeitet bleiben
  • Exportieren Sie regelmäßig Übersichten nach Excel zur Archivierung und für das Reporting

Tastenkombinationen und Schnellaktionen:

  • In der Antragstabelle können Sie nach jeder Spalte sortieren, indem Sie auf den Spaltennamen klicken
  • Ein Doppelklick auf eine Zeile in der Tabelle öffnet das Benutzerdetail
  • Verwenden Sie Filter zur schnellen Anzeige relevanter Anträge (Zur Genehmigung, Genehmigt usw.)
  • In den Kalenderansichten können Sie mit Pfeilen oder über die Dropdown-Liste zwischen Monaten wechseln

REST API

REST API Übersicht

Das Modul Urlaub bietet eine REST API zur Integration in mobile Anwendungen und externe Systeme. Die API ermöglicht die Automatisierung der Antragstellung, Genehmigung und das Abrufen von Urlaubsübersichten.

Aktivierung der REST API

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Urlaub
  2. Öffnen Sie die Registerkarte RestAPI
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen REST API erlauben
  4. Klicken Sie irgendwo außerhalb des Feldes, um automatisch zu speichern
  5. Die API ist nun aktiv und unter der Adresse Ihres eIntranet-Servers erreichbar

Authentifizierung

Vor jeder API-Operation ist eine Anmeldung erforderlich, um einen Authentifizierungs-Token zu erhalten.

Endpoint: POST /RestAPI/Login

Parameter:

  • username: Benutzername
  • password: Passwort des Benutzers

Antwort: Authentifizierungs-Token, der im Header aller weiteren Anfragen verwendet werden muss.

Verfügbare API-Endpoints

1. Liste der Urlaubsarten abrufen

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetTypes

Beschreibung: Liefert eine Liste aller im System verfügbaren Urlaubsarten.

Antwort enthält:

  • ID der Urlaubsart
  • Name der Art (regulär, unbezahlt, Sick Day usw.)
  • Ob ein halber Tag beantragt werden kann

2. Liste der Anträge abrufen

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetList

Parameter:

  • year: Jahr zum Filtern (optional)
  • month: Monat zum Filtern (optional)
  • status: Status des Antrags (optional): 0=wartend, 1=genehmigt, 2=abgelehnt, 3=storniert, 4=zur Stornierung, 5=teilweise genehmigt
  • idUser: Filter nach einem bestimmten Benutzer (optional)

Antwort enthält ein Array von Anträgen mit Informationen:

  • ID des Antrags
  • ID des Benutzers und Name
  • Datum von und bis
  • Anzahl der Tage oder Stunden
  • Urlaubsart
  • Antragsstatus
  • Wer wann genehmigt/abgelehnt hat
  • Aufenthaltsort und Vertretung

3. Neuen Antrag erstellen

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Create

Parameter:

  • idUser: ID des Benutzers, für den Sie den Antrag erstellen
  • from: Startdatum (Format: YYYY-MM-DD)
  • to: Enddatum (Format: YYYY-MM-DD)
  • idWorkattendance_days_type: ID der Urlaubsart (vom Endpoint GetTypes)
  • misto_pobytu: Aufenthaltsort (optional)
  • SubstituteZastup: Name des Vertreters (optional)

Antwort:

  • ID des erstellten Antrags
  • Bestätigung über den Versand von E-Mails an die Vorgesetzten

4. Antrag genehmigen

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Approve/{id}

Parameter:

  • id: ID des zu genehmigenden Antrags (in der URL)

Antwort:

  • Bestätigung der Genehmigung
  • Information, ob der Urlaub in die Zeiterfassung eingetragen wurde
  • Information über den E-Mail-Versand an den Mitarbeiter

5. Antrag ablehnen

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Decline/{id}

Parameter:

  • id: ID des abzulehnenden Antrags (in der URL)
  • reason: Grund der Ablehnung (Pflichtfeld)

Antwort:

  • Bestätigung der Ablehnung
  • Information über den E-Mail-Versand an den Mitarbeiter

6. Antrag löschen

Endpoint: DELETE /RestAPI/Vacation/Delete/{id}

Parameter:

  • id: ID des zu löschenden Antrags (in der URL)
  • reason: Grund des Löschens (optional)

Antwort:

  • Bestätigung über das Löschen des Antrags

Berechtigungen für API

Die API respektiert die gleichen Berechtigungen wie die Weboberfläche:

  • Sie können Anträge nur für sich selbst oder für Benutzer erstellen, für die Sie eine Berechtigung haben
  • Sie können nur Anträge von Benutzern genehmigen, für die Sie als Genehmiger eingetragen sind
  • Die Liste der Anträge zeigt nur Anträge im Rahmen Ihrer Berechtigungen an

API-Anwendungsbeispiel

Beispiel für das Erstellen eines Antrags mit der API in der Sprache Python:

import requests

# Login
login_data = {
    'username': 'jan.novak',
    'password': 'password123'
}
login_response = requests.post('https://vase-firma.eintranet.net/RestAPI/Login', data=login_data)
token = login_response.json()['token']

# Antrag erstellen
headers = {'Authorization': f'Bearer {token}'}
vacation_data = {
    'idUser': 123,
    'from': '2025-08-01',
    'to': '2025-08-10',
    'idWorkattendance_days_type': 2,
    'misto_pobytu': 'Kroatien'
}
create_response = requests.post('https://vase-firma.eintranet.net/RestAPI/Vacation/Create',
                               headers=headers,
                               data=vacation_data)

print(f"Antrag erstellt mit ID: {create_response.json()['idVacations']}")