Dokumente

Übersicht

Das Modul Dokumente dient zur Verwaltung aller Unternehmensdokumente, Dateien und Handbücher in einer übersichtlichen Baumstruktur. Es ermöglicht das Speichern von Dokumenten in Ordnern und Unterordnern, die Verwaltung ihrer Versionen, das interne und externe Teilen sowie die effektive Suche mithilfe erweiterter Filter einschließlich der Volltextsuche im Dateiinhalt.

Hauptfunktionen

Hierarchische Baumstruktur von Ordnern und Unterordnern
Automatische Dokumentenversionsverwaltung mit Änderungshistorie
Erweiterte Suche einschließlich Volltextsuche im Dateiinhalt
Öffentliches Teilen von Dokumenten für Personen außerhalb des Unternehmens mittels Sicherheitslinks
Internes Teilen von Dokumenten zwischen Mitarbeitern
Benutzerdefinierte Spalten zur Erweiterung der Dokumentinformationen
Funktion "Ich arbeite am Dokument" mit optionaler Sperrung
Massenoperationen mit Dokumenten (Verschieben, Herunterladen)
Papierkorb für gelöschte Dokumente mit Wiederherstellungsmöglichkeit
Integration mit OnlyOffice zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten
REST API für den Zugriff aus externen Anwendungen
Tägliche automatische Sicherungen (Extra-Tarif)

Zugang und Einstellungen

Zugang zum Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → Dokumente

Moduleinstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Dokumente

Allgemeine Moduleinstellungen:

Nach dem Hochladen eines Dokuments die Erstellung einer Neuigkeit anbieten - Nach dem Speichern des Dokuments wird die Möglichkeit angezeigt, eine Neuigkeit im Modul Neuigkeiten zu erstellen
Eingabe des Dokumentnamens verlangen - Das Feld Dokumentname wird obligatorisch
Eingabe eines Dokumentanhangs verlangen - Ein Dokument kann nicht ohne das Hochladen einer Datei gespeichert werden
Administrator kann Dokumentversion löschen - Der Anwendungsadministrator kann einzelne Dokumentversionen löschen
Dokumentenliste einschließlich Unterordner exportieren - Ermöglicht den Export aller Dokumente einschließlich der Dokumente in Unterordnern
Bearbeitung durch andere nicht zulassen, wenn "Ich arbeite am Dokument" markiert ist - Sperrt das Dokument für andere Benutzer

Extra-Tarif - Tägliche Sicherungen:

Täglichen Export in ZIP erstellen - Jeden Tag wird eine Sicherung aller Dokumente erstellt
URL-Adresse für automatischen Download - Link zum automatischen Herunterladen der letzten Sicherung

Benutzerrechte

Die Rechte für Ordner werden in Einstellungen → Dokumente im Bereich Zugriffsrechte festgelegt. Es gibt 4 Stufen von Zugriffsrechten für jeden Ordner:

Berechtigung	Beschreibung
Lesen	Anzeigen von Dokumenten im Ordner, Herunterladen von Dateien
Schreiben	Hinzufügen neuer Dokumente und Bearbeiten bestehender Einträge
Verschieben/Löschen/Wiederherstellen	Verschieben von Dokumenten zwischen Ordnern, Löschen und Wiederherstellen aus gelöschten
Unterordner erstellen/löschen	Erstellen neuer Unterordner, Verschieben und Löschen von Ordnern

Zusätzliche Berechtigung:

Links zum Versenden außerhalb des Unternehmens erstellen - Berechtigung zum Erstellen öffentlicher Links zum Teilen mit Personen außerhalb von eIntranet

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Der Bildschirm des Moduls Dokumente besteht aus drei Hauptteilen:

Filterbereich (oben, einklappbar) - Erweiterte Suche in Dokumenten
Baumstruktur der Ordner (links) - Hierarchische Anzeige aller Ordner mit Dokumenten
Dokumentenliste (rechts) - Tabelle mit Dokumenten im ausgewählten Ordner

Filter und Suche

Der Filterbereich ermöglicht eine erweiterte Suche in Dokumenten nach folgenden Kriterien:

Im Dokumentnamen - Suche im Dokumentnamen (Textfeld)
Datum des Hochladens - Zeitraum des Dokumenten-Uploads (von - bis)
Im Dateinamen - Suche im Namen der hochgeladenen Datei
Hochgeladen von - Filter nach dem Benutzer, der das Dokument erstellt hat
Dateityp - Filter nach Dateiendung (pdf, docx, xlsx, usw.)
Im Tag enthalten - Suche in zugewiesenen Tags
Suchen in - Auswahl zwischen aktuellem Ordner oder allen Ordnern
In Datei enthalten - Volltextsuche im Dokumentinhalt
In Beschreibung enthalten - Suche im Beschreibungstext des Dokuments

Nach Eingabe der Kriterien klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Aktive Filter werden rot in der Kopfzeile des Filterbereichs markiert.

Baumnavigation der Ordner

Die linke Seite des Bildschirms zeigt die hierarchische Struktur der Dokumentenordner in Form eines interaktiven Baums. Durch Klicken auf einen Ordner wird sein Inhalt im rechten Teil des Bildschirms angezeigt.

Steuerung des Baums:

Alle einklappen - Klappt den gesamten Ordnerbaum ein (rote Schaltfläche)
Alle ausklappen - Klappt den gesamten Ordnerbaum aus (grüne Schaltfläche)
Durch Klicken auf den Pfeil bei einem Ordner klappen Sie seine Unterordner ein/aus
Durch Klicken auf den Ordnernamen zeigen Sie seinen Inhalt an

Dokumentenliste

Die Dokumententabelle zeigt folgende Spalten an:

Spalte	Beschreibung
ID	Eindeutiger Identifikator des Dokuments
Name	Name des Dokuments
Beschreibung	Detaillierte Beschreibung des Dokuments einschließlich Tags
Hochgeladen von	Name des Benutzers, der das Dokument erstellt hat
Hochgeladen	Datum und Uhrzeit der Dokumenterstellung
Versionen	Nummer der aktuellen Dokumentversion
Anhänge	Schaltflächen zum Herunterladen/Anzeigen angehängter Dateien
Benutzerdefinierte Spalten	Eventuelle benutzerdefinierte Spalten für den jeweiligen Ordner
Arbeitet	Information darüber, wer am Dokument arbeitet
Aktionen	Symbole für Operationen mit dem Dokument (Anzeigen, Bearbeiten, Löschen usw.)

Grundlegende Operationen

Erstellen eines neuen Ordners

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
Klicken Sie auf die Schaltfläche Haupttyp (Ordner) hinzufügen
Füllen Sie aus:
- Name - Name des Ordners
- Beschreibung - Optionale Beschreibung des Ordnerzwecks
- Zugriffsrechte - Legen Sie die Rechte für einzelne Benutzer oder Positionen fest
- Benutzerdefinierte Spalten - Definieren Sie eventuelle benutzerdefinierte Spalten für Dokumente in diesem Ordner
Klicken Sie auf Speichern

Erstellen eines Unterordners

Wählen Sie im Modul Dokumente den Ordner aus, in dem Sie einen Unterordner erstellen möchten
Klicken Sie auf Ordner → Unterordner erstellen
Füllen Sie die Daten genauso wie beim Hauptordner aus
Klicken Sie auf Speichern

Hinzufügen eines Dokuments

Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie das Dokument speichern möchten
Klicken Sie auf Dokumente → Dokument hinzufügen
Füllen Sie im Dialog aus:
- Name - Name des Dokuments (obligatorisch, wenn in der Konfiguration eingestellt)
- Beschreibung - Detaillierte Beschreibung des Dokuments
- Anhänge - Ziehen Sie Dateien in den Dropzone-Bereich oder klicken Sie zur Dateiauswahl
- Benutzerdefinierte Spalten - Füllen Sie eventuelle für den Ordner definierte benutzerdefinierte Spalten aus
- Tags - Weisen Sie Tags für einfachere Suche zu (optional)
- In Neuigkeiten erstellen - Aktivieren Sie für die Erstellung einer Neuigkeit (falls erlaubt)
Klicken Sie auf Speichern

Massenhinzufügen von Dokumenten

Diese Funktion ermöglicht das gleichzeitige Hochladen mehrerer Dateien, wobei für jede Datei ein separater Dokumenteintrag erstellt wird.

Wählen Sie den Ordner für Dokumente aus
Klicken Sie auf Dokumente → Massenhinzufügen
Ziehen Sie mehrere Dateien in den Dropzone-Bereich (Limit 40 Dateien)
Füllen Sie gemeinsame benutzerdefinierte Spalten für alle Dokumente aus (falls vorhanden)
Klicken Sie auf Speichern
Das System erstellt für jede Datei ein separates Dokument mit dem Namen nach dem Dateinamen

Bearbeiten eines Dokuments

Klicken Sie in der Dokumentenliste auf das Stift-Symbol beim gewünschten Dokument
Bearbeiten Sie die gewünschten Daten
Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu oder entfernen Sie sie
Klicken Sie auf Speichern
Das System erstellt automatisch eine neue Dokumentversion (wenn das Erstellen von Versionen bei jeder Änderung eingestellt ist)

Verschieben eines Dokuments

Verschieben eines einzelnen Dokuments:

Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol beim Dokument
Wählen Sie im Dialog den Zielordner aus
Klicken Sie auf Verschieben

Verschieben mehrerer Dokumente gleichzeitig:

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei den Dokumenten, die Sie verschieben möchten
Klicken Sie auf Dokumente → Markierte verschieben
Wählen Sie den Zielordner aus
Klicken Sie auf Verschieben

Verschieben eines Ordners

Wählen Sie den Ordner aus, den Sie verschieben möchten
Klicken Sie auf Ordner → Diesen Ordner verschieben
Wählen Sie im Dialog den neuen übergeordneten Ordner aus
Klicken Sie auf Verschieben

Löschen eines Dokuments

Klicken Sie auf das Kreuz-Symbol beim Dokument
Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster mit der Schaltfläche Ja
Das Dokument wird in den Papierkorb verschoben (nicht dauerhaft gelöscht)

Wiederherstellen eines gelöschten Dokuments

Klicken Sie auf Dokumente → Gelöscht
Finden Sie in der Liste der gelöschten Dokumente das gewünschte Dokument
Klicken Sie auf das Wiederherstellen-Symbol
Das Dokument kehrt in den ursprünglichen Ordner zurück

Papierkorb leeren

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
Finden Sie im Bereich der allgemeinen Parameter Papierkorb mit Dokumenten leeren
Klicken Sie auf die Schaltfläche Papierkorb leeren
Bestätigen Sie die Aktion - alle gelöschten Dokumente werden dauerhaft entfernt

Erweiterte Funktionen

Datenexport

Export nach Excel (aktueller Ordner):

Klicken Sie in der Dokumentenliste auf die Schaltfläche Excel (über der Tabelle)
Die Datei wird automatisch mit den Daten der angezeigten Dokumente heruntergeladen

Export einschließlich Unterordner:

Wählen Sie den Ordner aus
Klicken Sie auf Dokumente → Export nach Excel inkl. Unterordner
Die Datei wird mit allen Dokumenten einschließlich der Dokumente in Unterordnern heruntergeladen

Herunterladen ausgewählter Dokumente:

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei den Dokumenten, die Sie herunterladen möchten
Klicken Sie auf Dokumente → Markierte herunterladen
Ein ZIP-Archiv mit den ausgewählten Dokumenten wird heruntergeladen

Tägliche ZIP-Sicherung von Dokumenten (nur Extra-Tarif):

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
Aktivieren Sie Täglichen Export in ZIP erstellen
Jeden Tag wird automatisch eine Sicherung aller Dokumente erstellt
Sie können die Sicherung durch Klicken auf den Link in den Einstellungen herunterladen
Für automatisches Herunterladen verwenden Sie die angezeigte URL-Adresse (erfordert UserName und Password)

Drucken:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Print über der Tabelle
Eine Druckvorschau mit der Dokumentenliste wird geöffnet
Drucken Sie mit der Browserfunktion

Dokumentenversionsverwaltung

Das System erstellt automatisch neue Dokumentversionen bei jeder Bearbeitung. Dies gewährleistet eine vollständige Änderungshistorie und die Möglichkeit, zu früheren Versionen zurückzukehren.

Anzeigen aller Dokumentversionen:

Klicken Sie auf die Dokument-ID oder das Auge-Symbol in der Liste
Eine Tabelle mit allen Dokumentversionen wird angezeigt
Bei jeder Version sehen Sie:
- Name und Beschreibung in der jeweiligen Version
- Wer und wann die Version erstellt hat
- Versionsnummer
- Anhänge in der jeweiligen Version

Einstellungen für die Versionserstellung:

In Einstellungen → Dokumente können Sie bei jedem Ordner Neue Version nur bei Dateiänderung einstellen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine neue Version nur bei Änderung der Anhänge erstellt, nicht bei Änderung des Namens oder der Beschreibung.

Löschen von Versionen (nur Administrator):

Aktivieren Sie in Einstellungen → Dokumente Administrator kann Dokumentversion löschen
Der Administrator kann dann in der Versionsübersicht einzelne Dokumentversionen löschen

Öffentliches Teilen von Dokumenten

Die Funktion des öffentlichen Teilens ermöglicht das Erstellen eines Sicherheitslinks für den Zugriff auf das Dokument durch Personen außerhalb von eIntranet (ohne Anmeldung).

Klicken Sie in der Dokumentenliste auf das externer Link-Symbol beim gewünschten Dokument
Stellen Sie im Dialog ein:
- Link gültig bis - Datum, bis wann der Link funktioniert (Standard +14 Tage)
- Link zur Dokumentversion:
  - Immer diese Version - Der Link verweist immer auf die aktuelle Version (auch nach zukünftigen Bearbeitungen)
  - Immer neueste Version - Der Link zeigt immer auf die letzte Dokumentversion
- Erlaubte Anzahl der Ansichten/Downloads - Limit, wie oft der Link verwendet werden kann (0 = unbegrenzt)
Klicken Sie auf Link erstellen
Das System zeigt die Sicherheits-URL an - kopieren Sie sie sofort, sie wird nicht erneut angezeigt
Im Dialog wird auch die Historie der bereits erstellten Freigaben angezeigt (ohne URL aus Sicherheitsgründen)

Internes Teilen von Dokumenten

Internes Teilen erstellt einen Link, der nur für angemeldete eIntranet-Benutzer zugänglich ist.

Klicken Sie auf das interner Link-Symbol (Quadrat mit Pfeil) beim Dokument
Das System zeigt die URL an
Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn mit Kollegen
Nach dem Klicken auf den Link gelangt der Benutzer direkt zum jeweiligen Dokument

Benutzerdefinierte Spalten

Benutzerdefinierte Spalten ermöglichen die Erweiterung von Dokumenten um spezifische Informationen, die für Ihr Unternehmen oder den Dokumenttyp relevant sind.

Erstellen benutzerdefinierter Spalten:

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten beim gewünschten Ordner
Definieren Sie im Bereich Benutzerdefinierte Spalten neue Spalten
Für jede Spalte stellen Sie ein:
- Spaltenname - Feldbezeichnung
- Spaltentyp (Kontrollkästchen, Zahl, Datum, Liste, CRM-Firma, Vertrag)
- Pflichtfeld - Ob es ausgefüllt werden muss
Klicken Sie auf Speichern

Verfügbare Typen benutzerdefinierter Spalten:

Typ	Beschreibung	Verwendung
Kontrollkästchen	Ja/Nein-Wert	Genehmigt, Archiviert
Zahl	Numerischer Wert	Seitenzahl, Versionsnummer
Datum	Datum	Gültig bis, Revisionsdatum
Liste	Auswahl aus vordefinierten Optionen	Kategorie, Status, Priorität
CRM-Firma	Verweis auf eine Firma aus CRM	Lieferant, Kunde
Vertrag	Verweis auf einen Vertrag	Zugehöriger Vertrag

Benutzerdefinierte Spalten werden als zusätzliche Spalten in der Dokumententabelle und als Felder im Formular zum Hinzufügen/Bearbeiten von Dokumenten angezeigt.

Funktion "Ich arbeite am Dokument"

Diese Funktion ermöglicht es, ein Dokument als in Bearbeitung zu markieren und es optional für andere Benutzer zu sperren.

Markieren eines Dokuments als in Bearbeitung:

Finden Sie in der Dokumentenliste die Spalte Arbeitet
Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Ich werde daran arbeiten
Das Dokument wird mit Ihrem Namen und Datum markiert
Die Schaltfläche wird orange mit Ihrem Namen

Aufheben der Markierung:

Klicken Sie auf die orange Schaltfläche mit Ihrem Namen
Die Markierung wird entfernt

Sperren des Dokuments:

Aktivieren Sie in Einstellungen → Dokumente Bearbeitung durch andere nicht zulassen, wenn "Ich arbeite am Dokument" markiert ist
Nach Aktivierung dieser Funktion:
- Andere Benutzer (außer Administratoren) können das Dokument nicht bearbeiten, an dem jemand arbeitet
- Das Stift-Symbol zur Bearbeitung ist bei diesen Dokumenten inaktiv

Papierkorbverwaltung

Der Papierkorb dient als temporärer Speicher für gelöschte Dokumente vor ihrer dauerhaften Entfernung.

Anzeigen des Papierkorbs:

Wählen Sie im Modul Dokumente einen beliebigen Ordner aus
Klicken Sie auf Dokumente → Gelöscht
Eine Liste aller gelöschten Dokumente wird angezeigt

Wiederherstellen aus dem Papierkorb:

Finden Sie in der Liste der gelöschten Dokumente das gewünschte Dokument
Klicken Sie auf das Wiederherstellen-Symbol
Das Dokument kehrt in den ursprünglichen Ordner zurück

Dauerhaftes Entfernen - Papierkorb leeren:

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
Finden Sie den Bereich Papierkorb mit Dokumenten leeren
Die Anzahl der zu löschenden Dokumente (einschließlich Versionen) wird angezeigt
Klicken Sie auf die Schaltfläche Papierkorb leeren
Bestätigen Sie die Aktion mit der Schaltfläche Ja
Alle Dokumente im Papierkorb werden dauerhaft entfernt

REST API

Die REST API ermöglicht den Zugriff auf Dokumente aus externen Anwendungen und automatisierten Systemen.

Aktivieren der REST API:

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
Wechseln Sie zur Registerkarte RestAPI
Aktivieren Sie REST API erlauben

Verwendung der REST API:

1. Anmeldung und Token-Erhalt

Endpoint: https://ihre-domain.de/RestAPI/Login

POST-Parameter:

username - Benutzername
password - Benutzerpasswort
RestAPIPassword - In den Einstellungen angezeigtes Passwort

2. Abrufen der Ordnerliste

Endpoint: https://ihre-domain.de/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Documents_types/

3. Abrufen der Benutzerliste

Endpoint: https://ihre-domain.de/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Users/

4. Einfügen eines Dokuments

Endpoint: https://ihre-domain.de/RestAPI/Post/[RESTAPIHash]/Documents/

POST-Parameter:

Documents_types_idDocuments_types - Ordner-ID
User_idUser - Benutzer-ID
name - Dokumentname
PublicShared - 0/1 (ob ein öffentlicher Link erstellt werden soll)
Attachments_arr - Array von Dateinamen
Attachments_arr_Base64Content - Array mit Dateiinhalt in Base64

Detaillierte API-Dokumentation finden Sie in Einstellungen → Dokumente → Registerkarte RestAPI.

Tägliche Sicherungen (Extra-Tarif)

Die Funktion der täglichen Sicherung erstellt jeden Tag ein vollständiges Archiv aller Dokumente im ZIP-Format.

Aktivierung der täglichen Sicherungen:

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente
Aktivieren Sie Täglichen Export in ZIP erstellen
Das System beginnt, jeden Tag automatisch Sicherungen zu erstellen

Herunterladen der letzten Sicherung:

Finden Sie in Einstellungen → Dokumente den Bereich Zuletzt erstellt
Klicken Sie auf den angezeigten Link mit dem Dateinamen
Das ZIP-Archiv wird heruntergeladen

Automatisches Herunterladen von Sicherungen:

Füllen Sie in den Einstellungen UserName und Password für den Zugriff aus
Kopieren Sie die angezeigte URL-Adresse für automatischen Download
Verwenden Sie diese URL in Ihrem Sicherungssystem oder Skript
Beim Zugriff auf die URL verwenden Sie HTTP Basic Authentication mit dem ausgefüllten UserName und Password

Integration mit anderen Modulen

OnlyOffice

Die Integration mit OnlyOffice ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten direkt im Browser ohne Download.

Erstellen eines neuen OnlyOffice-Dokuments:

Klicken Sie im Dialog zum Hinzufügen eines Dokuments auf die Schaltfläche beim Feld Anhänge
Wählen Sie den Dokumenttyp (Textdokument, Tabelle, Präsentation)
Der OnlyOffice-Editor wird in einem neuen Fenster geöffnet
Erstellen Sie den Dokumentinhalt
Schließen Sie OnlyOffice - das Dokument wird automatisch als Anhang gespeichert

Bearbeiten eines bestehenden Dokuments:

Klicken Sie auf das Dokumentsymbol in der Liste
Wenn das Dokument in einem von OnlyOffice unterstützten Format vorliegt (docx, xlsx, pptx), wird es im Editor geöffnet
Nehmen Sie Änderungen vor
Schließen Sie den Editor - Änderungen werden als neue Dokumentversion gespeichert

REST API für externe Systeme

Die REST API ermöglicht die Verbindung mit externen Systemen für:

Automatisches Hochladen von Dokumenten aus Scannern
Import von Dokumenten aus anderen Anwendungen
Synchronisation mit Cloud-Speichern
Erstellen öffentlicher Links für Kunden

Modul Neuigkeiten

Wenn die Funktion Nach dem Hochladen eines Dokuments die Erstellung einer Neuigkeit anbieten aktiviert ist, können Sie beim Speichern des Dokuments In Neuigkeiten erstellen aktivieren. Das System erstellt dann automatisch eine Neuigkeit mit einem Link zum neuen Dokument.

Modul CRM

Mithilfe der benutzerdefinierten Spalte vom Typ CRM-Firma können Sie Dokumente mit Firmen im CRM-Modul verknüpfen. Dies ermöglicht das schnelle Auffinden aller Dokumente, die sich auf eine bestimmte Firma beziehen.

Modul Verträge

Die benutzerdefinierte Spalte vom Typ Vertrag verknüpft Dokumente mit Verträgen. So können Sie leicht alle Dokumente finden, die mit einem bestimmten Vertrag zusammenhängen.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen

Frage: Ich kann einen Ordner nicht finden, den ich früher gesehen habe.

Lösung: Überprüfen Sie, ob Sie Zugriffsrechte für den jeweiligen Ordner haben. Ordner, für die Sie keine Berechtigung haben, werden im Baum nicht angezeigt. Wenden Sie sich an den Systemadministrator für die Zuweisung von Rechten.

Frage: Ich kann ein Dokument nicht bearbeiten, obwohl ich Schreibrechte habe.

Lösung: Überprüfen Sie die Spalte "Arbeitet" - wenn ein anderer Benutzer am Dokument arbeitet und die Sperrung aktiviert ist, können Sie das Dokument nicht bearbeiten. Warten Sie, bis der Kollege die Arbeit beendet hat, oder kontaktieren Sie den Administrator.

Frage: Ich habe versehentlich ein Dokument gelöscht, wie kann ich es wiederherstellen?

Lösung: Klicken Sie auf Dokumente → Gelöscht, finden Sie das Dokument und klicken Sie auf das Wiederherstellen-Symbol. Das Dokument kehrt in den ursprünglichen Ordner zurück.

Frage: Die Volltextsuche findet das Dokument nicht, obwohl ich weiß, dass es den Text enthält.

Lösung: Die Volltextsuche funktioniert nur für Dateien, die vom System indexiert wurden. Neue Dateien können mit Verzögerung indexiert werden. Versuchen Sie es später erneut oder verwenden Sie andere Kriterien (Dateiname, Dokumentname).

Frage: Ich kann keine größere Datei hochladen.

Lösung: Das System hat ein Dateigrößenlimit (normalerweise 100 MB). Für größere Dateien kontaktieren Sie den Systemadministrator, der das Limit erhöhen kann.

Frage: Wie kann ich ein Dokument mit einer Person außerhalb des Unternehmens teilen?

Lösung: Verwenden Sie die Funktion des öffentlichen Teilens (Symbol externer Link). Wenn das Symbol nicht verfügbar ist, haben Sie keine Berechtigung "Links zum Versenden außerhalb des Unternehmens erstellen" - bitten Sie den Administrator um die Zuweisung dieses Rechts.

Frage: Der öffentliche Link funktioniert nicht.

Lösung: Überprüfen Sie, ob:

Die Gültigkeit des Links nicht abgelaufen ist (Gültigkeitsdatum)
Das Download-Limit nicht überschritten wurde
Der Link vollständig kopiert wurde (einschließlich des Sicherheits-Hash am Ende)

Frage: Ich habe den öffentlichen Link verloren, den ich erstellt habe.

Lösung: Aus Sicherheitsgründen wird die Link-URL nur einmal bei der Erstellung angezeigt. Sie müssen einen neuen Link erstellen. Im Dialog des öffentlichen Teilens sehen Sie die Historie der erstellten Links (ohne URL).

Frage: Ich kann nicht mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen.

Lösung: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei den Dokumenten, die Sie herunterladen möchten, und klicken Sie auf Dokumente → Markierte herunterladen. Alle ausgewählten Dokumente werden als ein ZIP-Archiv heruntergeladen.

Tipps für effektives Arbeiten

Verwenden Sie Tags - Weisen Sie Dokumenten aussagekräftige Tags für schnellere Suche mit dem Filter "Im Tag enthalten" zu
Füllen Sie die Beschreibung aus - Eine detaillierte Dokumentbeschreibung hilft anderen, den Inhalt schnell zu verstehen, ohne die Datei öffnen zu müssen
Strukturieren Sie Ordner logisch - Erstellen Sie eine hierarchische Struktur, die den Prozessen in Ihrem Unternehmen entspricht (z.B. Verträge → Lieferanten, Rechnungen → 2024)
Nutzen Sie benutzerdefinierte Spalten - Definieren Sie benutzerdefinierte Spalten für spezifische Informationen (Gültig bis, Revisionsnummer, Genehmigt)
Überprüfen Sie regelmäßig den Papierkorb - Prüfen Sie gelegentlich den Papierkorb und leeren Sie ihn zur Platzersparnis
Legen Sie Rechte sorgfältig fest - Vergeben Sie Rechte nach dem Prinzip der minimalen Berechtigungen - Benutzer sollten nur die Rechte haben, die sie benötigen
Verwenden Sie die Funktion "Ich arbeite am Dokument" - Markieren Sie bei längerer Arbeit an einem Dokument dieses, damit Kollegen wissen, dass Änderungen vorgenommen werden
Nutzen Sie Massenoperationen - Verwenden Sie für das Verschieben oder Herunterladen mehrerer Dokumente Kontrollkästchen und Massenaktionen
Kombinieren Sie Filter - Für präzise Suche kombinieren Sie mehrere Filter gleichzeitig (z.B. Dateityp + Datum + Autor)
Richten Sie tägliche Sicherungen ein - Wenn Sie den Extra-Tarif haben, aktivieren Sie automatische tägliche Sicherungen zur Erhöhung der Datensicherheit
Benennen Sie Dokumente aussagekräftig - Auch wenn der Name nicht obligatorisch ist, beschleunigt ein aussagekräftiger Name die Suche erheblich
Nutzen Sie Versionen - Scheuen Sie sich nicht, Dokumente zu bearbeiten - jede Version wird gespeichert und Sie können jederzeit darauf zurückkehren

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