Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Übersicht
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern steuert den Eintritts- und Austrittsprozess anhand einer vorbereiteten Vorlage. Es handelt sich nicht um eine gewöhnliche Checkliste zum Abhaken - die einzelnen Schritte der Checkliste legen tatsächlich Datensätze in den nachgelagerten Anwendungen an (Schulungen, Untersuchungen, Verträge, Vermögenswerte, Aufgaben, Formulare) und ihre Erfüllung wird unmittelbar aus dem Status dieser Anwendungen gelesen. Das Modul fungiert somit als Leitstelle, die überwacht, ob der Eintritt oder der Austritt eines Mitarbeiters dem Unternehmensstandard entsprechend abgelaufen ist, und auf bevorstehende sowie abgelaufene Termine hinweist.
Im linken Menü der Anwendung wird das Modul aus Platzgründen unter dem verkürzten Namen Ein- und Austritt geführt. Es handelt sich um dasselbe Modul, das in der Dokumentation und auf der Website als Eintritt und Austritt von Mitarbeitern bezeichnet wird.
Schlüsselfunktionen des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
- Start eines Eintritts- oder Austrittsprozesses anhand der Vorlage, die der Berufsbezeichnung zugeordnet ist
- Automatisches Anlegen nachgelagerter Datensätze (Schulung, arbeitsmedizinische Untersuchung, zu unterzeichnender Vertrag, Aufgabe) beim Start des Prozesses
- Automatisches Auslesen der Erfüllung von Einträgen aus den nachgelagerten Anwendungen, ohne manuelles Abhaken
- Übersicht Meine Einträge mit der Liste der Aufgaben, die der angemeldete Benutzer zu erledigen hat
- Druck des Einstellungsbogens bzw. der Austrittsbescheinigung einschließlich der Liste nicht zurückgegebener Vermögenswerte und der Unterschriftsfelder
- Automatischer Start von Prozessen anhand des Eintrittsdatums oder des Austrittsdatums des Mitarbeiters
- Automatische E-Mail-Mahnungen zu bevorstehenden und abgelaufenen Terminen von Einträgen
Neun Typen von Checklisteneinträgen im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern unterscheidet neun Typen von Checklisteneinträgen. Bei typisierten Einträgen wird der Status automatisch aus der nachgelagerten Anwendung gelesen, weshalb sie nicht manuell als erledigt markiert werden können - sie lassen sich lediglich als Nicht relevant kennzeichnen. Die einzige Ausnahme bildet der manuelle Eintrag, bei dem die Erfüllung direkt im Dialog bestätigt wird.
| Typ des Eintrags | Was beim Start des Prozesses geschieht | Woher die Erfüllung gelesen wird |
|---|---|---|
| Schulung | Dem Mitarbeiter wird eine Schulung entsprechend der Einstellung der Vorlage zugewiesen | Status der Schulungszuweisung im Modul Mitarbeiterschulung |
| Arbeitsmedizinische Untersuchung | Es wird eine Untersuchung geplant, einschließlich der Vorbelegung von Arbeitskategorie und Risiken entsprechend der Berufsbezeichnung | Durchführungsdatum und Ergebnis des Gutachtens im Modul Arbeitssicherheit |
| Arbeitsschutzausrüstung | Es wird nichts angelegt - die Ausgabe erfordert Größe und Lagervariante, die sich nicht automatisch ermitteln lassen | Fehlende Schutzausrüstung gemäß dem Normativ der Position; beim Austritt nicht zurückgegebene Stücke |
| Vertrag zu unterzeichnen | Aus der Vorlage wird ein Vertrag erstellt und die zugehörigen Anlagen werden dazu kopiert | Status der Vertragsunterzeichnung im Modul Mitarbeiter |
| Übergabe von Vermögenswerten | Es wird nichts angelegt | Beim Austritt: was der Mitarbeiter laut Vermögensregister weiterhin auf sich verbucht hat |
| Aufgabe | Es wird eine Aufgabe mit Termin entsprechend der Einstellung der Vorlage angelegt | Abschlussdatum der Aufgabe im Modul Aufgaben |
| Zu lesendes Dokument | Wird wie eine Schulung zugewiesen - nutzt den zu lesenden Text und die Bestätigung mit IP-Adresse | Status der Zuweisung im Modul Mitarbeiterschulung |
| Formular zum Ausfüllen | Es wird nichts angelegt - eine leere Formularzeile würde die Statistik der Ausfüllquote verfälschen | Vorhandensein eines ausgefüllten Formulars nach dem Startdatum des Prozesses |
| Manueller Eintrag | Es wird nichts angelegt | Wird direkt vom verantwortlichen Benutzer oder von einer Person mit Schreibrecht abgehakt |
Hinweis: Wenn jemand den verknüpften Datensatz in der fremden Anwendung löscht, kehrt der Eintrag im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern von selbst zu den nicht erfüllten zurück. Ist das benötigte Modul (Mitarbeiterschulung, Arbeitssicherheit, Vermögensregister, Aufgaben, Formulare) im Unternehmen nicht aktiviert, erscheint der entsprechende Eintragstyp in der Auswahl gar nicht erst.
Zugang und Einstellungen
So gelangen Sie in das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern öffnen Sie aus dem Hauptmenü über den Pfad Mitarbeiter → Ein- und Austritt. Das Modul hat drei Registerkarten: Meine Einträge, Eintritte und Austritte und Vorlagen (die letzte Registerkarte sehen nur Benutzer mit dem Recht, Datensätze anzulegen und zu bearbeiten). Ein Benutzer mit Löschrecht sieht zusätzlich die Schaltfläche Gelöschte, die den gemeinsamen Papierkorb des Moduls öffnet.
Einstellungen des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Die Einstellungen des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern finden Sie über den Pfad Einstellungen → Ein- und Austritt. Die Einstellungen sind in zwei Registerkarten unterteilt: Benutzerrechte und Allgemeine Einstellungen. Zugang zu den Einstellungen haben nur Administratoren des Moduls.
Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Die Registerkarte Benutzerrechte zeigt zwei Tabellen: die Matrix der Berufsbezeichnungen und die Matrix der einzelnen Benutzer. Bei jeder Position bzw. jedem Benutzer wählen Sie durch Klick auf die entsprechende Spalte eine von sechs Zugriffsstufen; die Schaltfläche Alles markieren setzt die jeweilige Stufe gesammelt für die gesamte Spalte. Die resultierende Zugriffsstufe eines konkreten Benutzers ist stets die höhere aus seinem eigenen Recht und dem Recht seiner Berufsbezeichnung.
Allgemeine Einstellungen des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Die Registerkarte Allgemeine Einstellungen enthält das Feld Vor Ablauf der Gültigkeit benachrichtigen,
in das eine Kaskade von Benachrichtigungen in Tagen, durch Semikolon getrennt, eingetragen wird (zum Beispiel
30;14;7;0) - ein leerer Wert schaltet die Benachrichtigungen ab. Weiterhin den Schalter
Mahnungen auch an den Prozessgaranten senden und das Textfeld
Austrittsbescheinigung, dessen Text am Ende der Austrittsbescheinigung gedruckt wird.
Automatischer Start von Prozessen
Der Abschnitt Automatischer Start von Prozessen in den Einstellungen des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern enthält zwei Schalter: Den Einarbeitungsprozess entsprechend dem Eintrittsdatum starten und Austrittsprozess nach dem Austrittsdatum starten. Der automatische Start betrifft nur Mitarbeiter mit einem Eintritts- oder Austrittsdatum nach dem Tag, an dem Sie die Option aktivieren - ältere Datensätze werden nicht nachgezogen. Nach der ersten Aktivierung wird zusätzlich die Information zu dem Datum angezeigt, ab dem der automatische Start gilt.
Benutzerrechte im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Der Zugang zum Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern richtet sich nach sechs Berechtigungsstufen. Die Stufe wird in den Einstellungen des Moduls festgelegt und gilt für das Lesen, Bearbeiten und Löschen von Prozessen, Vorlagen sowie deren Einträgen.
| Berechtigungsstufe | Was sie ermöglicht |
|---|---|
| Kein Zugang | Das Modul wird dem Benutzer überhaupt nicht angezeigt |
| Nur seine eigenen | Sieht nur Prozesse, in denen er selbst der eintretende oder austretende Mitarbeiter ist |
| Seine eigenen und die seiner Untergebenen | Sieht zusätzlich die Prozesse seiner Untergebenen |
| Alle anzeigen | Sieht alle Prozesse im Unternehmen, jedoch ohne die Möglichkeit, sie anzulegen oder zu bearbeiten |
| Anlegen und Bearbeiten | Darf Prozesse starten und bearbeiten sowie Vorlagen und deren Einträge anlegen und bearbeiten |
| Löschen und Papierkorb | Darf zusätzlich Prozesse, Vorlagen und deren Einträge löschen und den Papierkorb des Moduls einsehen |
Hinweis: Auch ein Benutzer ohne ausreichende Stufe darf das Detail eines konkreten Prozesses öffnen, sofern er bei einem seiner Einträge als verantwortliche Person geführt wird - andernfalls gelangte er über den Link aus der Registerkarte Meine Einträge zu einer Meldung über unzureichenden Zugriff.
Benutzeroberfläche
Hauptbildschirm des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Der Hauptbildschirm des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern besteht aus drei umschaltbaren Registerkarten über der Tabelle: Meine Einträge, Eintritte und Austritte und Vorlagen. Die aktive Registerkarte ist stets hervorgehoben. Die Registerkarte Meine Einträge ist die Standardansicht, denn das Modul öffnet am häufigsten jemand, der etwas zu erledigen hat, und nicht derjenige, der die Prozesse verwaltet.
Registerkarte Meine Einträge
Die Registerkarte Meine Einträge im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern zeigt eine Tabelle der Aufgaben, die über alle laufenden Prozesse hinweg auf den angemeldeten Benutzer warten. Die Standardansicht zeigt nur nicht erfüllte Einträge - mit dem Schalter Auch erfüllte Einträge anzeigen lassen sich auch die bereits erledigten hinzunehmen. Die Tabelle enthält die Spalten Termin, Mitarbeiter, Typ, Posten und Status.
Registerkarte Eintritte und Austritte
Die Registerkarte Eintritte und Austritte im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern enthält eine Übersicht aller gestarteten Prozesse, für die der angemeldete Benutzer berechtigt ist. Die Schaltfläche Prozess starten öffnet den Dialog zum Anlegen eines neuen Eintritts oder Austritts. Die Tabelle zeigt die Spalten ID, Mitarbeiter, Typ, Eintritts-/Austrittsdatum, Vorgehensweise (Anzahl der erfüllten Einträge von der Gesamtzahl), Nach Ablauf der Frist (Anzahl der überfälligen Einträge) und Prozessverantwortlicher.
Registerkarte Vorlagen
Die Registerkarte Vorlagen im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern steht nur Benutzern mit dem Recht zur Verfügung, Datensätze anzulegen und zu bearbeiten - es handelt sich um die Verwaltung des Moduls, nicht um die alltägliche Arbeit. Die Schaltfläche Datensatz hinzufügen legt eine neue Vorlage an. Die Tabelle zeigt die Spalten ID, Titel, Typ, Berufsbezeichnung, Anzahl der Artikel und Status (Aktiv / Inaktiv).
Prozessdetail im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Das Prozessdetail öffnen Sie durch Klick auf eine Zeile in der Registerkarte Eintritte und Austritte. Der Kopfbereich zeigt den Namen des Mitarbeiters, den Prozesstyp und ein Statusetikett. Die Karte Basisdaten fasst Mitarbeiter, Eintritts-/Austrittsdatum, Prozessverantwortlichen, verwendete Vorlage und den Bearbeitungsfortschritt zusammen. Darunter befindet sich eine Tabelle der einzelnen Checklisteneinträge mit den Spalten Posten, Verantwortlicher Benutzer, Termin, Status und Aktionen - in der Spalte Aktionen wird bei typisierten Einträgen ein direkter Link in die nachgelagerte Anwendung angezeigt (zum Beispiel in das Modul Mitarbeiterschulung oder Arbeitssicherheit).
Vorlagendetail im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Das Vorlagendetail öffnen Sie durch Klick auf eine Zeile in der Registerkarte Vorlagen. Die Karte
Basisdaten zeigt die zugeordneten Berufsbezeichnungen und die Notiz zur Vorlage.
Die Karte Vorlageneinträge enthält eine Tabelle der einzelnen Einträge mit den Spalten
Posten, Verantwortliche Person, Termin (dargestellt als Verschiebung in Tagen, zum Beispiel
+7 Tage oder -14 Tage), Automatisch anlegen und Aktionen mit Symbolen zum
Bearbeiten und Löschen.
Grundlegende Vorgänge
Vorgehen: Start eines Eintritts- oder Austrittsprozesses
Einen Prozess im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern starten Sie mit der Schaltfläche Prozess starten in der Registerkarte Eintritte und Austritte.
- Wählen Sie das Feld Mitarbeiter - nach dem Start des Prozesses lässt es sich nicht mehr ändern
- Wählen Sie den Typ: Eintritt oder Austritt - nach dem Start des Prozesses lässt er sich nicht mehr ändern
- Wählen Sie die Vorlage, nach der die Checklisteneinträge angelegt werden; mit der Option Ohne Vorlage entsteht ein leerer Prozess und die Einträge ergänzen Sie manuell
- Füllen Sie das Eintritts-/Austrittsdatum aus
- Prüfen Sie das Feld Prozessverantwortlicher - es ist mit Ihrem Namen vorbelegt; belassen Sie es auf der Option Wählen, übernimmt der Prozess den in der Vorlage festgelegten Standardverantwortlichen
- Füllen Sie optional die Notiz aus
- Klicken Sie auf Speichern
Hinweis: Ein Mitarbeiter kann im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern gleichzeitig nur einen laufenden Eintritts- und einen laufenden Austrittsprozess haben. Den Versuch, einen zweiten Prozess desselben Typs zu starten, weist das System ab.
Vorgehen: Bearbeitung eines gestarteten Prozesses
Im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern bearbeiten Sie einen gestarteten Prozess mit der Schaltfläche Datensatz bearbeiten in dessen Detail.
- Öffnen Sie das Prozessdetail aus der Registerkarte Eintritte und Austritte
- Klicken Sie auf Datensatz bearbeiten
- Mitarbeiter und Typ sind gesperrt und lassen sich nicht ändern - die Prozesseinträge könnten bereits Datensätze in fremden Anwendungen für eine konkrete Person angelegt haben
- Bearbeiten Sie das Eintritts-/Austrittsdatum, den Prozessverantwortlichen oder die Notiz
- Klicken Sie auf Speichern
Vorgehen: Erfüllung eines Checklisteneintrags
Einen Checklisteneintrag im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern erfüllen Sie durch Klick auf das Häkchensymbol in der Zeile des Eintrags im Prozessdetail. Den Dialog öffnet die verantwortliche Person des Eintrags oder jeder Benutzer mit dem Recht, Datensätze anzulegen und zu bearbeiten.
- Klicken Sie auf das Häkchensymbol beim Checklisteneintrag
- Beim manuellen Eintrag füllen Sie das Datum der Fertigstellung und optional die Notiz aus und klicken anschließend auf Erledigt
- Bei den übrigen (typisierten) Einträgen wird der Status aus der nachgelagerten Anwendung gelesen und lässt sich nicht manuell setzen - zur Verfügung steht lediglich die Schaltfläche Nicht relevant
- Ist der Eintrag bereits erledigt und Sie möchten ihn zurücksetzen, verwenden Sie Zurück zu den unerledigten Punkten
Tipp: Die Kennzeichnung Nicht relevant ist die einzige manuelle Änderung, die von der automatischen Neuberechnung des Status aus der nachgelagerten Anwendung nicht überschrieben wird - sie eignet sich für Einträge, die den konkreten Mitarbeiter nicht betreffen.
Vorgehen: Abschluss eines Prozesses
Einen Prozess im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern schließen Sie mit der Schaltfläche Prozess schließen in dessen Detail.
- Öffnen Sie das Prozessdetail
- Klicken Sie auf Prozess schließen
- Bestätigen Sie die Abfrage Möchten Sie den Vorgang wirklich abschließen? Nicht erledigte Punkte bleiben weiterhin sichtbar. durch Klick auf Ja
Ein Prozess lässt sich auch mit nicht erfüllten Pflichteinträgen schließen - nach dem Abschluss bleiben sie im Detail als nicht erfüllt sichtbar, die Prozesseinträge lassen sich jedoch nicht mehr ändern.
Vorgehen: Erstellung einer Vorlage
Eine neue Vorlage im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern legen Sie mit der Schaltfläche Datensatz hinzufügen in der Registerkarte Vorlagen an.
- Füllen Sie den Titel der Vorlage aus
- Wählen Sie den Typ: Eintritt oder Austritt
- Wählen Sie optional eine oder mehrere Berufsbezeichnungen - wählen Sie keine aus, gilt die Vorlage für alle Positionen
- Wählen Sie den standardmäßigen Prozessverantwortlichen
- Füllen Sie optional die Notiz aus und setzen Sie den Haken bei Aktiv
- Klicken Sie auf Speichern
Vorgehen: Hinzufügen eines Eintrags zur Vorlage
Einen Vorlageneintrag im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern fügen Sie mit der Schaltfläche Datensatz hinzufügen auf der Karte Vorlageneinträge im Vorlagendetail hinzu.
- Wählen Sie den Typ des Eintrags - angeboten werden nur Typen, deren nachgelagertes Modul im Unternehmen aktiviert ist
- Füllen Sie den Titel des Eintrags aus
- Bei den Typen Schulung, Zu lesendes Dokument, Arbeitsmedizinische Untersuchung, Vertrag zu unterzeichnen und Formular zum Ausfüllen wählen Sie das konkrete Ziel aus (z. B. eine konkrete Schulung oder eine Vertragsvorlage)
- Legen Sie die Verantwortliche Person und gegebenenfalls das ergänzende Feld entsprechend der gewählten Methode fest
- Füllen Sie den Termin als Anzahl der Tage ab dem Eintritts-/Austrittsdatum aus; ein negativer Wert bedeutet Tage VOR diesem Ereignis
- Setzen Sie den Haken bei Pflichtfeld, wenn die Erfüllung verlangt werden soll
- Setzen Sie den Haken bei Automatisch anlegen, wenn beim Start des Prozesses sofort ein Datensatz in der nachgelagerten Anwendung angelegt werden soll
- Klicken Sie auf Speichern
Festlegung der verantwortlichen Person bei einem Vorlageneintrag
Bei einem Vorlageneintrag im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern lässt sich die verantwortliche Person auf fünf Arten festlegen: Ein bestimmter Benutzer, Berufsbezeichnung (erledigt ein beliebiger Inhaber dieser Position), Vorgesetzter des eintretenden Mitarbeiters, Neuer Mitarbeiter selbst oder Prozessverantwortlicher. Beispiel: Beim Eintrag Arbeitsmedizinische Untersuchung ist die verantwortliche Person üblicherweise der Personalreferent als Ein bestimmter Benutzer, während beim Eintrag Formular zum Ausfüllen typischerweise der neue Mitarbeiter selbst verantwortlich ist.
Hinweis: Lässt sich die verantwortliche Person nicht ermitteln (der Mitarbeiter hat keinen Vorgesetzten hinterlegt oder in der betreffenden Position ist niemand aktiv), übernimmt der Prozessverantwortliche den Eintrag.
Löschen von Datensätzen und Papierkorb des Moduls Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Einen Prozess, eine Vorlage sowie deren einzelne Einträge kann man im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern nur mit Löschrecht löschen. Das Löschen wird stets mit der Abfrage Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen? bestätigt. Der Papierkorb des Moduls ist für das gesamte Modul gemeinsam, nicht für die einzelne Registerkarte, und ist in vier Abschnitte unterteilt: Eintritt und Austritt von Mitarbeitern (gelöschte Prozesse), Prozessposten, Vorlagen und Vorlageneinträge. Sie öffnen ihn mit der Schaltfläche Gelöschte auf dem Hauptbildschirm des Moduls.
Erweiterte Funktionen
Drucken im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern bietet drei Druckausgaben im PDF-Format.
Einstellungsbogen / Austrittsbescheinigung
Den Einstellungsbogen bzw. die Austrittsbescheinigung drucken Sie mit der Schaltfläche Drucken im Prozessdetail. Das Dokument dient als Nachweis dafür, dass die einzelnen Schritte des Eintritts oder Austritts erfolgt sind, und enthält daher ein Unterschriftsfeld für den Mitarbeiter und den Prozessverantwortlichen. Beim Austrittsprozess enthält es zusätzlich eine Liste der nicht zurückgegebenen Vermögenswerte mit Inventarnummern - das ist der Hauptgrund, weshalb der Personalreferent sie ausdruckt und zum Übergabetermin mitnimmt.
Antrag auf arbeitsmedizinische Untersuchung
Den Antrag auf Durchführung einer arbeitsmedizinischen Untersuchung drucken Sie direkt aus einem Eintrag vom Typ Arbeitsmedizinische Untersuchung im Prozessdetail, und zwar mit der Schaltfläche beim betreffenden Eintrag. Es handelt sich um ein fertiges Dokument für den Anbieter arbeitsmedizinischer Dienste.
Verzeichnis der PSA
Das Verzeichnis der persönlichen Schutzausrüstung drucken Sie aus einem Eintrag vom Typ Arbeitsschutzausrüstung im Prozessdetail. Das Dokument dient der Evidenz der ausgegebenen und zurückgegebenen Schutzausrüstung des Mitarbeiters.
Neben diesen drei Ausgaben bietet das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern in allen seinen Tabellen die Standardschaltfläche Excel zum Export der angezeigten Daten - einen separaten Export nach XML hat das Modul nicht.
Massenvorgänge im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern bietet keine Massenvorgänge über Prozesse oder Checklisteneinträge - jeder Prozess wird einzeln gestartet, bearbeitet und geschlossen, und jeder Eintrag wird einzeln erfüllt oder als nicht relevant gekennzeichnet. Gesammelt lässt sich lediglich die Stufe der Zugriffsrechte für eine ganze Spalte von Positionen oder Benutzern mit der Schaltfläche Alles markieren in den Einstellungen des Moduls festlegen.
Automatischer Start von Prozessen anhand des Eintritts- und Austrittsdatums
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern kann selbst einen Eintrittsprozess anhand des Eintrittsdatums des Mitarbeiters oder einen Austrittsprozess anhand seines Austrittsdatums anlegen, sofern diese Funktion in den allgemeinen Einstellungen des Moduls aktiviert ist. Die Vorlage für einen automatisch angelegten Prozess wird anhand der Berufsbezeichnung des Mitarbeiters gewählt; ist der Position keine konkrete Vorlage zugeordnet, wird die für alle Positionen gültige Vorlage verwendet. Der automatische Start betrifft nur Mitarbeiter mit einem Datum nach dem Tag der Aktivierung der Option - ältere Datensätze werden nicht nachgezogen, damit bei der ersten Aktivierung nicht auf einen Schlag Prozesse für alle bestehenden Mitarbeiter angelegt werden.
Automatische Mahnungen zu Terminen von Einträgen
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern berechnet die laufenden Prozesse täglich neu und versendet E-Mail-Mahnungen zu bevorstehenden und abgelaufenen Terminen der Checklisteneinträge. Die Kaskade der Benachrichtigungen wird in den allgemeinen Einstellungen des Moduls als Anzahl der Tage vor dem Termin, durch Semikolon getrennt, festgelegt. Zu einem Zeitpunkt wird stets nur eine einzige, die dringlichste erreichte Mahnung versendet, damit nach einem Ausfall des Versands nicht mehrere E-Mails auf einmal eintreffen. Die Mahnung geht an die verantwortliche Person des Eintrags und optional auch an den Prozessverantwortlichen. Eine Verschiebung des Termins eines Eintrags setzt die Kaskade der Benachrichtigungen zurück, sodass die Benachrichtigung zum neuen Termin erneut von vorn eintrifft.
Integration mit weiteren Modulen
Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern ist ein Orchestrator über mehreren weiteren Modulen - es legt keinen eigenen Datenspeicher für die Erfüllung an, sondern liest und legt gegebenenfalls auch Datensätze unmittelbar in diesen an.
| Modul | Verknüpfung mit dem Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern |
|---|---|
| Mitarbeiterschulung | Einträge vom Typ Schulung und Zu lesendes Dokument legen eine Schulungszuweisung an und lesen deren Erfüllungsstatus |
| Arbeitssicherheit | Einträge vom Typ Arbeitsmedizinische Untersuchung und Arbeitsschutzausrüstung planen Untersuchungen, drucken Anträge und Verzeichnisse und überwachen das Normativ der Schutzausrüstung |
| Mitarbeiter | Der Eintrag vom Typ Vertrag zu unterzeichnen legt einen Vertrag aus der Vorlage an und liest den Status seiner Unterzeichnung |
| Vermögensregister | Der Eintrag vom Typ Übergabe von Vermögenswerten ermittelt beim Austrittsprozess, was der Mitarbeiter laut Evidenz weiterhin verbucht hat |
| Aufgaben | Der Eintrag vom Typ Aufgabe legt eine Aufgabe mit Termin an und liest das Datum ihres Abschlusses |
| Formulare | Der Eintrag vom Typ Formular zum Ausfüllen liest, ob ein ausgefülltes Formular nach dem Startdatum des Prozesses existiert |
Problemlösung
Häufige Fragen zum Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
Frage: Warum lässt sich ein Checklisteneintrag nicht manuell als erfüllt abhaken?
Lösung: Im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern wird der Status typisierter Einträge (Schulung, Untersuchung, Vertrag, Vermögenswerte, Aufgabe, Dokument, Formular) unmittelbar aus der nachgelagerten Anwendung gelesen. Erledigen Sie den Vorgang im betreffenden Modul (unterzeichnen Sie zum Beispiel den Vertrag oder schließen Sie die Aufgabe ab) - der Status des Eintrags wird dann automatisch aktualisiert. Betrifft der Eintrag den Mitarbeiter nicht, verwenden Sie die Schaltfläche Nicht relevant.
Frage: Warum ist ein zuvor erfüllter Eintrag erneut unter den nicht erfüllten aufgetaucht?
Lösung: Im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern wird die Erfüllung eines typisierten Eintrags aus dem Status des verknüpften Datensatzes abgeleitet. Wurde dieser Datensatz in der nachgelagerten Anwendung gelöscht, kehrt der Eintrag automatisch zu den nicht erfüllten zurück.
Frage: Warum lässt sich kein weiterer Eintritts- oder Austrittsprozess für denselben Mitarbeiter starten?
Lösung: Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern erlaubt gleichzeitig nur einen laufenden Eintritts- und einen laufenden Austrittsprozess je Mitarbeiter. Schließen Sie zuerst den bestehenden Prozess desselben Typs ab.
Frage: Warum wurde beim Eintrag Arbeitsschutzausrüstung oder Übergabe von Vermögenswerten nichts im nachgelagerten Modul angelegt?
Lösung: Bei diesen Typen ist das beabsichtigt - die Ausgabe der Schutzausrüstung erfordert Größe und Lagervariante und die Übergabe von Vermögenswerten hängt von konkreten Stücken ab, weshalb das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern lediglich einen Link in die betreffende Anwendung anbietet, wo Sie den Vorgang manuell abschließen.
Frage: Warum sehe ich die Registerkarte Vorlagen im Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern nicht?
Lösung: Die Registerkarte Vorlagen ist für die Verwaltung des Moduls bestimmt und daher nur Benutzern mit dem Recht zugänglich, Datensätze anzulegen und zu bearbeiten. Bitten Sie den Administrator des Moduls um eine Erhöhung der Berechtigung.
Frage: Warum fehlt mir bei einem Vorlageneintrag der Typ, den ich einstellen muss?
Lösung: Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern bietet nur Eintragstypen an, deren nachgelagertes Modul im Unternehmen aktiviert ist. Fehlt ein Typ, prüfen Sie mit dem Administrator, ob das betreffende Modul (Mitarbeiterschulung, Arbeitssicherheit, Vermögensregister, Aufgaben, Formulare) aktiv ist.
Tipps für effizientes Arbeiten mit dem Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
- Tipp: Stellen Sie sich Vorlagen nach den einzelnen Berufsbezeichnungen zusammen - das Modul wählt dann sowohl beim Start des Prozesses als auch beim automatischen Anlegen selbst die richtige aus.
- Tipp: Bei Einträgen, die bereits vor dem Eintritt erledigt sein sollen (zum Beispiel die Vorbereitung eines Notebooks), stellen Sie in der Vorlage eine negative Terminverschiebung ein, zum Beispiel -14 Tage.
- Tipp: Verfolgen Sie die Registerkarte Meine Einträge regelmäßig - sie zeigt nur das an, was über alle laufenden Prozesse hinweg tatsächlich auf Ihre Erledigung wartet.
- Tipp: Schließen Sie den Prozess auch dann, wenn nicht erfüllte optionale Einträge verbleiben - sie bleiben im Detail sichtbar und nichts hindert Sie daran, den Prozess formal zu beenden.