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Reservierung (Reservierung von Räumen, Fahrzeugen und weiterer Ausstattung)

Übersicht

Das Modul Reservierung dient zur Reservierung gemeinsam genutzter Firmenobjekte – typischerweise Besprechungsräume, Firmenfahrzeuge oder andere Ausstattung – für einen bestimmten Termin. Der Mitarbeiter wählt im Kalender oder in der Liste eine freie Zeit aus und trägt die Reservierung ein; das System überwacht dabei Kollisionen mit anderen Reservierungen, die Kapazität des Objekts sowie die zulässigen Uhrzeiten. Das Modul ermöglicht auch Reservierungen, die sich regelmäßig an ausgewählten Wochentagen wiederholen, und kann die Beteiligten per E-Mail informieren.

Wichtigste Funktionen des Moduls Reservierung

  • Reservierung von Objekten (Räumen, Fahrzeugen, Ausstattung) direkt im Kalender und in der Übersichtsliste
  • Wiederkehrende Reservierungen an ausgewählten Wochentagen bis zu einem gewählten Datum
  • Prüfung von Kollisionen, der Kapazität des Objekts und der zulässigen Uhrzeiten bei jeder Speicherung einer Reservierung
  • Zusammenfassender (übergreifender) Kalender, der Reservierungen aus allen Objekten auf einem Bildschirm anzeigt
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigungen an die Beobachtungsliste beim Anlegen, Bearbeiten und Löschen einer Reservierung
  • Automatische E-Mail-Erinnerung an den bevorstehenden Termin der Reservierung
  • Zugriffsrechte, die separat für jedes Objekt zur Reservierung eingestellt werden

Zustände der Reservierung im Modul Reservierung

Die Reservierung im Modul Reservierung kennt keine Genehmigungszustände wie „zur Genehmigung" – sobald sie ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung speichert, ist sie sofort aktiv und wird im Kalender wie auch in der Liste angezeigt.

StatusBedeutung
Aktive ReservierungDie Reservierung wird im Kalender, in der Liste und in E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt.
Gelöschte ReservierungDie Reservierung verschwindet aus allen Ansichten. Der Datensatz wird nicht physisch entfernt, sondern nur als gelöscht markiert.
Einzelner Termin einer wiederkehrenden ReiheEin konkreter Termin einer Reservierungsserie, der einzeln gelöscht werden kann, ohne die übrigen Termine zu berühren.
Gesamte wiederkehrende ReiheAlle Termine mit demselben ursprünglichen Vorkommen, die in einem Schritt gemeinsam gelöscht werden.

Zugang und Einstellungen

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie in das Modul Reservierung gelangen, wie Sie im Modul die einzelnen Objekte zur Reservierung (Besprechungsräume, Fahrzeuge, Ausstattung) einrichten und welche Berechtigungen die einzelnen Benutzer zum Anzeigen, Reservieren oder Stornieren von Reservierungen benötigen.

Zugang zum Modul Reservierung

Das Modul Reservierung öffnen Sie über den Menüpunkt Reservierung im Hauptmenü. Benutzern, die die Einstellungen des Moduls verwalten dürfen, wird zusätzlich im oberen Bereich des Hauptbildschirms der Link Einstellungen angezeigt. Nach dem Öffnen des Moduls Reservierung wird zunächst die Auswahl des Objekts angezeigt, auf das sich die Reservierung beziehen soll, und erst nach dessen Auswahl der Kalender oder die Liste der Reservierungen des jeweiligen Objekts.

Einstellungen des Moduls Reservierung

Die Einstellungen des Moduls Reservierung sind über den Link Einstellungen auf dem Hauptbildschirm des Moduls zugänglich; sie sind nur für Benutzer mit der Berechtigung sichtbar, die Einstellungen des Moduls zu verwalten. In den Einstellungen werden Objekte zur Reservierung angelegt und bearbeitet, ihnen Zugriffsrechte zugewiesen und der zusammenfassende Kalender eingestellt.

  • Einführenden Kalender als Zusammenfassung aller Kalender erzeugen (nur lesend) – aktiviert auf dem Hauptbildschirm des Moduls Reservierung eine Kachel mit dem zusammenfassenden Kalender, der in einer Ansicht die Reservierungen aus allen einbezogenen Objekten anzeigt. Auch aus diesem zusammenfassenden Kalender kann eine neue Reservierung angelegt werden, sofern der Benutzer die Berechtigung besitzt, mindestens eines der einbezogenen Objekte zu reservieren. Ohne Aktivierung dieser Option werden auf dem Hauptbildschirm nur die einzelnen Objekte getrennt angezeigt.
  • Name des einführenden Kalenders – Text auf der Kachel des zusammenfassenden Kalenders; das Feld wird nur angezeigt, wenn die vorherige Option aktiviert ist. Ohne eigenen Text trägt die Kachel den Namen „Alle".

Verwaltung der Objekte zur Reservierung im Modul Reservierung

Klicken Sie in den Einstellungen des Moduls Reservierung auf die Schaltfläche Hinzufügen und legen Sie ein neues Objekt zur Reservierung an (Besprechungsraum, Auto, Gerät), oder klicken Sie bei einem bestehenden Objekt auf das Bearbeitungssymbol. Füllen Sie im Dialog „Erstellen/Bearbeiten eines Objekts für die Reservierung" den Titel und weitere optionale Eigenschaften aus. Ein neu angelegtes Objekt erhält automatisch eine Farbe aus der Firmenpalette, sofern der Administrator die Farbe nicht manuell auswählt.

FeldPflichtWas wird eingegeben
TitelJaTitel des Objekts, z. B. „Besprechungsraum 1" oder „Firmenwagen"
Übergeordneter TitelNeinTitel der Gruppe, unter der das Objekt auf dem Hauptbildschirm angezeigt wird; Objekte mit demselben übergeordneten Titel werden zu einer Kachel gruppiert
FassungsvermögenJaWie viele gleichzeitige Reservierungen das Objekt verträgt, z. B. die Anzahl der Plätze im Raum; Standardwert 1
Reservierung ab (Std.) / Reservierung bis (Std.)JaDer Stundenbereich, in dem das Objekt reserviert werden kann; ohne Einschränkung sind das die Werte 0 und 24
Min. Buchungszeit (Stunden)NeinDie kürzeste zulässige Dauer einer Reservierung für das Objekt; der Wert 0 erzwingt keine Mindestdauer
Erinnerung vor Beginn (Minuten)NeinWie viele Minuten vor Beginn dem Ersteller der Reservierung eine E-Mail-Erinnerung gesendet wird; der Wert 0 bedeutet: keine Benachrichtigung
BeschreibungNeinFreier Text, der den Benutzern bei der Reservierung des Objekts angezeigt wird
Zeigen Sie eine Notiz vor einem Namen anNeinSteuert die Reihenfolge von Notiz und Namen in der Beschriftung des Termins im Kalender; ohne Aktivierung wird zuerst der Name angezeigt
Im zusammenfassenden EinführungskalenderNeinBestimmt, ob sich die Reservierungen des Objekts im zusammenfassenden Kalender „Alle" widerspiegeln; ohne Aktivierung wird das Objekt im zusammenfassenden Kalender nicht angezeigt
Textfarbe / Hintergrundfarbe in allen KalendernNeinFarbe, mit der sich die Reservierung des Objekts im zusammenfassenden Kalender abhebt; das Feld wird nur angezeigt, wenn der zusammenfassende Kalender aktiviert ist

Zuweisung von Rechten zu einem Objekt im Modul Reservierung

Klicken Sie in den Einstellungen des Moduls Reservierung beim ausgewählten Objekt auf die Schaltfläche Benutzer auswählen in der Spalte „Kann Reservierungen sehen", „Reservieren erlaubt" oder „Kann die Reservierungen aller Personen stornieren". Aktivieren Sie im Dialog die einzelnen Benutzer, oder aktivieren Sie die Option „Alle zusammen – und auch zukünftig hinzugefügte Benutzer", die auch später angelegte Benutzer einschließt. Das Deaktivieren der Option „Alle zusammen" im Dialog deaktiviert automatisch auch alle einzeln aktivierten Benutzer. Benutzer mit Reservierungsrechten können erst nach dem Anlegen des Objekts zur Reservierung zugewiesen werden.

Einstellung der E-Mail-Beobachtungsliste eines Objekts im Modul Reservierung

Klicken Sie beim Objekt zur Reservierung auf die Schaltfläche Benutzer auswählen in der Spalte „Senden Sie Informationen zu Ihrer Reservierung per E-Mail". Aktivieren Sie die Benutzer, denen beim Anlegen, Bearbeiten oder Löschen einer Reservierung dieses Objekts automatisch eine E-Mail gesendet werden soll. Zur Verfügung stehen die Schaltflächen „Alle Benutzer markieren" und „Alle Benutzer abwählen" zur schnellen Einstellung der gesamten Liste. Speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern.

Berechtigungen und Zugriffsrechte im Modul Reservierung

Im Modul Reservierung werden die Zugriffsrechte separat für jedes Objekt zur Reservierung eingestellt, nicht für das gesamte Modul auf einmal. Zur Verwaltung der Einstellungen des gesamten Moduls (Anlegen und Löschen von Objekten, ihrer Rechte und Beobachtungslisten) ist eine gesonderte Berechtigung zur Verwaltung des Moduls Reservierung erforderlich.

BerechtigungBeschreibung
Anzeige der Reservierungen des ObjektsDer Benutzer sieht das jeweilige Objekt auf dem Hauptbildschirm, kann dessen Kalender und Liste öffnen, aber keine Reservierung anlegen oder bearbeiten.
Reservieren des ObjektsDer Benutzer darf darüber hinaus für das Objekt eigene Reservierungen anlegen und bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann die eigene Reservierung nicht bearbeitet werden, selbst wenn der Benutzer das Recht hat, fremde Reservierungen zu stornieren.
Stornieren fremder ReservierungenDer Benutzer darf auf dem jeweiligen Objekt auch fremde Reservierungen löschen, nicht nur seine eigenen. Diese Berechtigung allein erlaubt es nicht, eine fremde Reservierung zu bearbeiten (zu verschieben, zu verlängern, die Notiz zu ändern) – dazu ist gleichzeitig auch die Berechtigung zum Reservieren erforderlich.
Verwaltung der ModuleinstellungenLegt Objekte zur Reservierung an und löscht sie, stellt deren Zugriffsrechte und E-Mail-Beobachtungslisten ein.

Jedes der drei Rechte zu einem Objekt (Anzeige, Reservieren, Stornieren fremder Reservierungen) kann entweder für konkrete ausgewählte Benutzer eingestellt werden, oder für die Option „Alle zusammen – und auch zukünftig hinzugefügte Benutzer", die auch später angelegte Benutzer einschließt.

Benutzeroberfläche

Dieser Abschnitt beschreibt den Aufbau des Hauptbildschirms des Moduls Reservierung, die Auswahl des Objekts zur Reservierung, das Umschalten zwischen der Kalender- und der Listenansicht sowie die verfügbaren Filter zum Suchen konkreter Reservierungen in der Liste.

Auswahl des Objekts zur Reservierung auf dem Hauptbildschirm

Auf dem Hauptbildschirm des Moduls Reservierung wird zunächst das Objekt ausgewählt, auf das sich die Reservierung beziehen soll. Wenn das Unternehmen bei den Objekten Gruppen (übergeordneter Titel) verwendet, werden zuerst Kacheln mit den Gruppennamen und die Kachel „Nicht zugeordnet" für Objekte ohne Gruppe angezeigt. Nach der Auswahl der Gruppe (oder sofort, wenn das Unternehmen keine Gruppen verwendet) werden Kacheln der einzelnen Objekte angezeigt, für die der angemeldete Benutzer mindestens die Berechtigung zur Anzeige besitzt. Hat das Unternehmen den zusammenfassenden Kalender aktiviert, kommt an erster Stelle noch dessen Kachel hinzu. Sind in der aktuellen Objektgruppe mehr als zwölf Objekte enthalten, ersetzt eine Auswahlliste mit Suchfunktion die Kacheln.

Umschalter Kalender und Liste im Modul Reservierung

Nach der Auswahl des Objekts (oder des zusammenfassenden Kalenders „Alle") wird im Modul Reservierung ein Umschalter zwischen der Ansicht Kalender und Liste angezeigt. Der Kalender eignet sich für die schnelle visuelle Ermittlung freier Termine und deren Eintragung per Mausziehen, die Liste dagegen für das Filtern und den Gesamtüberblick über Reservierungen in Tabellenform.

Reservierungskalender im Modul Reservierung

Der Kalender im Modul Reservierung bietet die Steuerung „vorheriger / nächster / heute", den Namen des aktuellen Bereichs und einen Umschalter für die Ansicht Monat / Woche / Tag / Monatsliste. Über dem Kalender befindet sich eine Legende mit einem Farbetikett für jedes angezeigte Objekt; bei Objekten mit einer Kapazität über 1 steht neben dem Etikett zusätzlich die Kapazitätszahl in Klammern. Der Kalender berücksichtigt die zulässigen Uhrzeiten des Objekts – außerhalb davon ist die Kalenderfläche grau hinterlegt; bei der zusammenfassenden Ansicht „Alle" werden die Uhrzeiten als der breiteste Bereich aus allen einbezogenen Objekten berechnet. Oben rechts befindet sich die Schaltfläche Reservierung hinzufügen, die nur Benutzern zur Verfügung steht, die für mindestens eines der angezeigten Objekte reservieren dürfen. Beim Überfahren eines Termins mit der Maus wird eine Sprechblase mit Notiz, Termin, Namen des Objekts und dem Namen des Erstellers der Reservierung angezeigt. Direkt am Termin befinden sich je nach Berechtigung ein Bearbeitungssymbol und ein Löschsymbol; bei einer Reservierung aus einer wiederkehrenden Reihe kommt zusätzlich ein Symbol zum Löschen der gesamten Reihe hinzu.

Reservierungsliste und Filterung im Modul Reservierung

In der Listenansicht des Moduls Reservierung befindet sich über der Tabelle das ausblendbare Panel Filter (die Überschrift des Panels wird rot hervorgehoben, wenn der Filter aktiv ist) mit den Feldern Von, bis (Datum), Gebucht (Auswahl aus den Benutzern des Unternehmens, Standard „Alle zusammen"), Suche (Volltextsuche in Notiz und Name) sowie den Kontrollkästchen „Nur meine" und „Nur zukünftige". Die Kontrollkästchen filtern sofort, Textfelder und Datumsangaben erst nach dem Verlassen des Feldes; die Schaltfläche Filter aufheben löscht alle Eingaben. Die Tabelle unter dem Filter enthält die Spalten Objekt, Von, Bis, Dauer, Gebucht, Notiz, Wiederholen Sie jedes (Wiederholungssymbol bei Serienreservierungen) und eine Aktionsspalte mit Bearbeitungs- und Löschsymbolen je nach Berechtigung.

Grundlegende Vorgänge

Dieser Abschnitt beschreibt die üblichen Arbeitsabläufe im Modul Reservierung – das Anlegen einer einmaligen sowie einer wiederkehrenden Reservierung, deren Bearbeitung, das Verschieben oder Verlängern per Mausziehen im Kalender, das Löschen einer einzelnen Reservierung oder einer gesamten wiederkehrenden Reihe sowie das Filtern der Reservierungsliste.

Vorgehen: Anlegen einer einmaligen Reservierung

Im Modul Reservierung legen Sie eine einmalige Reservierung eines Objekts (Raum, Fahrzeug, Ausstattung) mit folgendem Vorgehen an:

  1. Wählen Sie auf dem Hauptbildschirm das Objekt aus (Kachel oder in der Auswahlliste).
  2. Klicken Sie im Kalender und markieren Sie durch Ziehen den gewünschten Zeitbereich, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Reservierung hinzufügen (schlägt die nächste volle Stunde vor).
  3. Überprüfen oder ergänzen Sie im Dialog „Anlegen/Bearbeitung einer Reservierung" die Felder Von (Datum) und bis, Zeit ab und bis (die angebotenen Zeiten berücksichtigen die zulässigen Uhrzeiten des Objekts) sowie optional die Notiz.
  4. Das Formular prüft bei jeder Änderung von Datum oder Uhrzeit, ob der Termin nicht mit der Belegung des Objekts kollidiert – unter den Feldern wird eine Meldung angezeigt, und bei einem Konflikt wird die Schaltfläche Speichern gesperrt.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Nach erfolgreichem Speichern wird, sofern für das Objekt eine Beobachtungsliste eingestellt ist, automatisch eine E-Mail „Neue Reservierung angelegt [Name des Objekts]" an die Benutzer dieser Liste gesendet.

Vorgehen: Anlegen einer wiederkehrenden Reservierung

Im Modul Reservierung kann beim Anlegen einer neuen Reservierung auch eine regelmäßige Wiederholung an ausgewählten Wochentagen gewählt werden.

  1. Gehen Sie wie bei einer einmaligen Reservierung vor, das Formular zeigt jedoch bei einer neuen Reservierung zusätzlich die Optionen Wiederholen Sie jedes: mit Kontrollkästchen für die Wochentage und Wiederholen bis: mit einem Datum an (bei der Bearbeitung einer bestehenden Reservierung werden diese Optionen nicht angezeigt).
  2. Aktivieren Sie die Tage, an denen sich die Reservierung wiederholen soll, und geben Sie das Datum ein, bis zu dem (einschließlich) die Wiederholung angelegt werden soll.
  3. Nach dem Speichern wird der erste ausgewählte Termin angelegt und danach alle weiteren Vorkommen an den gewählten Tagen bis zum angegebenen Datum. Ein Termin, der mit einer anderen Reservierung kollidiert, wird übersprungen; nach dem Speichern wird eine Meldung mit der Anzahl der übersprungenen Termine angezeigt, die übrigen Vorkommen werden normal angelegt.

Hinweis: Die Wiederholung im Modul Reservierung lässt sich höchstens einige Jahre im Voraus einstellen – ein weiter entferntes Datum „Wiederholen bis" wird automatisch verkürzt, ohne besonderen Hinweis im Dialog.

Vorgehen: Bearbeitung einer Reservierung

Im Modul Reservierung bearbeiten Sie eine bestehende Reservierung durch Klicken auf den Termin im Kalender oder durch Klicken auf das Bearbeitungssymbol bei der Zeile in der Liste.

  1. Öffnen Sie die Reservierung durch Klicken im Kalender oder über das Bearbeitungssymbol in der Liste.
  2. Ändern Sie Datum, Uhrzeit oder Notiz und speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern. Wenn Sie die Reservierung nicht bearbeiten dürfen, öffnet sich der Dialog nur lesend und die Schaltfläche Speichern ist nicht bedienbar.

Hinweis: Nach erfolgreicher Bearbeitung wird, sofern das Objekt eine Beobachtungsliste besitzt, eine E-Mail „Geänderte Buchung [Name des Objekts]" gesendet, und eine gegebenenfalls zuvor eingestellte E-Mail-Erinnerung wird erneut gesendet, da sie sich mit der Änderung des Termins zurücksetzt.

Verschieben oder Verlängern einer Reservierung per Mausziehen im Kalender

Im Modul Reservierung kann eine Reservierung im Kalender direkt mit der Maus verschoben oder verlängert werden, ohne den Dialog zu öffnen.

  1. Ziehen Sie den Termin auf eine andere Uhrzeit, oder ändern Sie durch Ziehen am Rand des Termins dessen Dauer.
  2. Die Änderung wird automatisch gespeichert. Verletzt der neue Termin die Regeln des Objekts (Kapazität, zulässige Uhrzeiten oder Mindestdauer der Reservierung), wird eine Meldung mit dem Grund angezeigt und der Termin kehrt im Kalender an seine ursprüngliche Stelle zurück.

Vorgehen: Löschen einer Reservierung

Im Modul Reservierung löschen Sie eine einzelne Reservierung durch Klicken auf das Papierkorbsymbol beim Termin im Kalender oder auf das Löschsymbol bei der Zeile in der Liste.

  1. Klicken Sie auf das Löschsymbol bei der Reservierung im Kalender oder in der Liste.
  2. Bestätigen Sie die Frage „Löschen? / Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?" mit der Schaltfläche Ja.
  3. Die Reservierung verschwindet aus allen Ansichten – dem Kalender, der Liste und dem zusammenfassenden Kalender. Besitzt das Objekt eine Beobachtungsliste, wird eine E-Mail „Reservierung gelöscht [Name des Objekts] – [Name des Benutzers]" gesendet.

Die Reservierung löschen darf ihr Besitzer oder ein Benutzer mit der Berechtigung, fremde Reservierungen auf dem jeweiligen Objekt zu stornieren.

Vorgehen: Löschen einer gesamten wiederkehrenden Reihe

Im Modul Reservierung können bei einer Reservierung, die Teil einer wiederkehrenden Reihe ist, alle Termine der Reihe auf einmal gelöscht werden, nicht nur ein einzelnes Vorkommen.

  1. Klicken Sie bei einer Reservierung aus einer Serie auf das Symbol „Reihe löschen" (Kreis mit Kreuz) anstelle des gewöhnlichen Löschsymbols.
  2. Nach der Bestätigung werden alle Termine der gesamten Reihe auf einmal gelöscht.

Vorgehen: Filtern der Reservierungsliste

In der Listenansicht des Moduls Reservierung finden Sie konkrete Reservierungen mithilfe des Panels Filter.

  1. Öffnen Sie das Panel Filter mit dem Pfeil in der rechten Ecke, falls es eingeklappt ist.
  2. Füllen Sie die Felder Von, bis, Gebucht oder Suche aus, aktivieren Sie gegebenenfalls „Nur meine" oder „Nur zukünftige", und klicken Sie auf Suche.
  3. Die Kontrollkästchen filtern sofort, Textfelder und Datumsangaben erst nach dem Verlassen des Feldes. Mit der Schaltfläche Filter aufheben werden alle Eingaben gelöscht.

Erweiterte Funktionen

Dieser Abschnitt beschreibt die erweiterten Möglichkeiten des Moduls Reservierung – den Export und Druck der Reservierungsliste sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen an die Beobachtungsliste und Erinnerungen an den bevorstehenden Termin der Reservierung für deren Ersteller.

Export und Druck der Reservierungsliste

In der Listenansicht des Moduls Reservierung kann die aktuelle Tabelle der Reservierungen (gemäß dem eingestellten Filter) in eine Excel-Datei exportiert, gedruckt oder es kann ausgewählt werden, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden sollen. Diese Funktionen finden Sie in den Bedienelementen über der Reservierungstabelle.

Automatische E-Mail-Erinnerungen und Benachrichtigungen im Modul Reservierung

Das Modul Reservierung überprüft automatisch etwa alle 5 Minuten die anstehenden Reservierungen. Hat das Objekt den Wert „Erinnerung vor Beginn (Minuten)" ausgefüllt, sendet es dem Ersteller der Reservierung eine E-Mail mit einer Übersicht des Termins, sobald sich der Beginn auf die eingestellte Minutenzahl nähert. Die Erinnerung wird nur einmal gesendet; bei jeder Änderung des Termins (Verschiebung, Verlängerung) wird das Versenden storniert und die Erinnerung entsprechend dem neuen Termin erneut gesendet.

Unabhängig davon wird, sofern für das Objekt eine E-Mail-Beobachtungsliste eingestellt ist, beim Anlegen, Bearbeiten und Löschen jeder Reservierung automatisch eine E-Mail an alle Benutzer dieser Liste gesendet, mit einem Betreff je nach Art des Ereignisses und einer Tabelle mit den Details der Reservierung. Ein neu angelegtes Objekt ohne manuell gewählte Farbe erhält zudem automatisch eine Farbe aus der Firmenpalette, damit sich die Objekte im zusammenfassenden Kalender voneinander unterscheiden.

Integration mit weiteren Modulen

Dieser Abschnitt beschreibt, wie das Modul Reservierung mit weiteren Modulen der Anwendung eIntranet zusammenarbeitet, konkret mit dem Modul Kalender, in dem sich Änderungen, Verschiebungen und Löschungen von im Modul Reservierung angelegten Reservierungen widerspiegeln.

Verbindung des Moduls Reservierung mit dem Modul Kalender

Das Modul Reservierung ist mit dem Modul Kalender (Calendar) verbunden. Existiert zu einer Reservierung ein verknüpfter Eintrag im Kalender, spiegelt sich das Verschieben oder Verlängern der Reservierung per Mausziehen im Kalender des Moduls Reservierung auch in diesem Kalendereintrag wider, einschließlich einer eventuellen Synchronisierung mit einem verbundenen externen Kalender, sofern das Unternehmen einen solchen verwendet. Ebenso wirkt sich das Löschen einer Reservierung auch auf den verknüpften Eintrag im Kalender aus.

Problemlösung

Dieser Abschnitt beantwortet häufige Fragen zum Modul Reservierung, zum Beispiel warum sich eine Reservierung nicht speichern lässt, warum eine verschobene Reservierung im Kalender wieder zurückgesprungen ist oder wer fremde Reservierungen löschen darf, und bietet Tipps für die effiziente Arbeit mit Objekten und Reservierungen.

Häufige Fragen zum Modul Reservierung

Frage: Warum ist im Reservierungsdialog die Schaltfläche Speichern gesperrt?

Lösung: Das Modul Reservierung prüft vor dem Speichern, ob der angegebene Termin nicht mit einer anderen Reservierung kollidiert, ob er in die zulässigen Uhrzeiten des Objekts fällt und ob die Mindestdauer der Reservierung eingehalten wird. Solange eine der Bedingungen verletzt ist, wird unter den Feldern eine konkrete Meldung angezeigt (z. B. „Die Reservierung liegt außerhalb der Uhrzeiten, in denen dieses Objekt reserviert werden kann." oder „Für den angegebenen Termin ist das Objekt bereits vollständig belegt, die Reservierung konnte nicht durchgeführt werden.") und die Schaltfläche Speichern bleibt gesperrt.

Frage: Warum ist die Reservierung nach dem Ziehen im Kalender an ihre ursprüngliche Stelle zurückgekehrt?

Lösung: Der neue Termin hat eine Regel des Objekts verletzt – die Kapazität, die zulässigen Uhrzeiten oder die Mindestdauer der Reservierung. Das Modul Reservierung zeigt eine Meldung mit dem Grund an und setzt den Termin an die vor der Verschiebung gültige Stelle zurück; wiederholen Sie die Verschiebung auf einen anderen, zulässigen Termin.

Frage: Warum fehlen beim Anlegen einer wiederkehrenden Reservierung einige Termine?

Lösung: Termine, die mit einer anderen bestehenden Reservierung kollidierten, werden beim Anlegen der Serie übersprungen. Das Modul Reservierung zeigt nach dem Speichern eine Meldung mit der Anzahl der übersprungenen Termine an – fehlende Termine müssen manuell als eigenständige Reservierung für einen freien Zeitraum angelegt werden.

Frage: Wer darf im Modul Reservierung eine fremde Reservierung löschen?

Lösung: Eine fremde Reservierung darf nur ein Benutzer mit der Berechtigung „Kann die Reservierungen aller Personen stornieren" für das jeweilige Objekt löschen. Zur Bearbeitung (Verschiebung, Verlängerung) einer fremden Reservierung benötigt er zusätzlich auch die Berechtigung zum Reservieren.

Tipps für effizientes Arbeiten im Modul Reservierung

  • Tipp: Wenn das Unternehmen viele Objekte verwaltet, gruppieren Sie diese mithilfe des Feldes „Übergeordneter Titel" – auf dem Hauptbildschirm des Moduls Reservierung werden dann übersichtliche Gruppenkacheln anstelle einer langen Liste angeboten.
  • Tipp: Aktivieren Sie bei wichtigen Objekten die E-Mail-Beobachtungsliste, damit die zuständigen Personen automatisch von neuen, geänderten und gelöschten Reservierungen erfahren.
  • Tipp: Stellen Sie beim Objekt eine Mindestdauer der Reservierung ein, wenn Sie das Anlegen zu kurzer Reservierungen verhindern möchten.
  • Tipp: Verwenden Sie zum gleichzeitigen Löschen der gesamten Serie wiederkehrender Reservierungen das Symbol „Reihe löschen" und nicht das gewöhnliche Löschsymbol, das nur einen Termin entfernt.