Reservierungen

Modulübersicht

Das Modul Reservierungen stellt ein einfaches und übersichtliches System zur Verwaltung von Firmenressourcen dar. Es ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Reservierungen für Räume, Technik, Fahrzeuge und andere Unternehmensressourcen. Das System bietet eine benutzerfreundliche Kalenderansicht mit der Möglichkeit detaillierter Einstellungen für Zugriffsrechte und automatische Benachrichtigungen.

Schlüsselfunktionen

• Erstellung und Verwaltung von Reservierungsobjekten (Räume, Fahrzeuge, Technik)
• Kalender- und Listenansicht der Reservierungen
• Drei Ebenen von Benutzerberechtigungen (Anzeige, Reservierung, Verwaltung)
• Konflikterkennung bei Reservierungen in Echtzeit
• Wiederkehrende Reservierungen mit der Möglichkeit, Wochentage festzulegen
• Kombinierter Kalender zur gleichzeitigen Anzeige mehrerer Objekte
• Hierarchische Sortierung der Objekte in Kategorien
• E-Mail-Benachrichtigungen über neue und geänderte Reservierungen
• Datenexport nach Excel und PDF
• Farbliche Kennzeichnung der Objekte im Kalender

Zielgruppe

Das Modul ist bestimmt für:

• Reguläre Benutzer, die Firmenressourcen reservieren müssen
• Objektverwalter mit der Berechtigung, Reservierungen zu verwalten und fremde Reservierungen zu stornieren
• Systemadministratoren zur Konfiguration von Reservierungsobjekten und Berechtigungen

Einstellung und Konfiguration

Einstellung der Reservierungsobjekte

Administratoren können Reservierungsobjekte über das Menü Einstellungen im oberen Bereich des Reservierungsbildschirms erstellen und konfigurieren. Jedes Objekt kann detailliert nach den spezifischen Anforderungen der Organisation eingestellt werden.

Grundparameter des Objekts

Objektname - Ein beschreibender Name, der im Kalender und in den Listen angezeigt wird (z. B. „Besprechungsraum A“, „Firmenwagen Skoda Octavia“, „Projektor“).

Übergeordneter Name - Optionale Kategorie für die hierarchische Sortierung von Objekten. Objekte mit demselben übergeordneten Namen werden im oberen Panel unter einer Kategorie gruppiert (z. B. „Besprechungsräume“, „Firmenfahrzeuge“, „Technische Ausstattung“). Objekte ohne übergeordneten Namen werden in der Kategorie „Nicht zugeordnet“ angezeigt.

Kapazität - Bestimmt, wie viele gleichzeitige Reservierungen für das jeweilige Objekt möglich sind. Der Standardwert ist 1 (das Objekt kann nur von einer Person gleichzeitig reserviert werden). Ein höherer Wert ermöglicht mehrere gleichzeitige Reservierungen, was beispielsweise für Parkplätze oder gemeinsam genutzte Ausrüstung sinnvoll ist.

Mindestreservierungsdauer - Bestimmt die kürzestmögliche Reservierungsdauer in Stunden. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass Reservierungen in sinnvollen Zeitblöcken erstellt werden.

Reservierung von (Std.) und Reservierung bis (Std.) - Der Zeitbereich, in dem das Objekt reserviert werden kann. Für einen Besprechungsraum können Sie beispielsweise den Bereich 7:00 - 20:00 festlegen, damit er nur während der Arbeitszeit verfügbar ist.

Beschreibung/Notiz - Ein Informationstext, der den Benutzern beim Erstellen einer Reservierung angezeigt wird. Hier können Sie Anweisungen zur Nutzung des Objekts, technische Parameter oder andere wichtige Informationen angeben.

Farbliche Unterscheidung

Textfarbe im Kalender und Hintergrundfarbe im Kalender - Einstellungen der Farben für die Anzeige der Reservierungen im Kalender. Jedes Objekt kann eine eigene Farbkombination zur einfachen visuellen Identifizierung haben. Die Farben werden im Hexadezimalformat eingegeben (z. B. #FF5733 für Orange).

Notiz vor/nach dem Benutzernamen anzeigen - Bestimmt die Reihenfolge der Informationsanzeige im Kalender. Sie können wählen, ob die Notiz zur Reservierung vor oder nach dem Benutzernamen angezeigt werden soll.

Kombinierter Kalender

In den kombinierten Kalender aufnehmen - Die Aktivierung dieser Option bedeutet, dass die Reservierungen dieses Objekts im kombinierten Kalender „Alle“ angezeigt werden, der es ermöglicht, alle enthaltenen Objekte gleichzeitig in einer übersichtlichen Ansicht zu verfolgen.

Benutzerberechtigungen

Das System bietet drei Berechtigungsstufen, die für jedes Reservierungsobjekt separat eingestellt werden können. Für jede Stufe können Sie entweder „Alle Benutzer“ wählen oder bestimmte Benutzer aus der Liste auswählen.

Ansichtsrecht

Benutzer mit dem Ansichtsrecht können die Reservierungen des jeweiligen Objekts im Kalender und in den Listen einsehen, aber keine eigenen Reservierungen erstellen oder bestehende bearbeiten. Diese Berechtigung eignet sich für Informationszwecke, wenn Mitarbeiter beispielsweise sehen müssen, wann ein Raum belegt ist, ihn aber nicht selbst reservieren können.

Reservierungsrecht

Benutzer mit dem Reservierungsrecht können:

• Neue Reservierungen für das Objekt erstellen
• Eigene Reservierungen bearbeiten
• Eigene Reservierungen stornieren
• Reservierungen anderer Benutzer einsehen

Dies ist die Standardberechtigung für reguläre Benutzer, die das Objekt für den Eigenbedarf reservieren müssen.

Recht zum Stornieren fremder Reservierungen

Benutzer mit dem Recht zum Stornieren fremder Reservierungen haben die volle Verwaltung über das Objekt und können:

• Jegliche Reservierungen bearbeiten, unabhängig davon, wer sie erstellt hat
• Jegliche Reservierungen stornieren
• Ganze Serien von wiederkehrenden Reservierungen löschen
• Das Objekt als Administrator verwalten

Diese Berechtigung ist für Objektverwalter oder Führungskräfte gedacht, die die Nutzung der jeweiligen Ressource koordinieren müssen.

E-Mail-Benachrichtigung

Für jedes Reservierungsobjekt können Sie eine Liste von Benutzern festlegen, die automatisch per E-Mail über jede neue oder geänderte Reservierung informiert werden. Diese Funktion ist nützlich für Objektverwalter, Assistenten oder Vorgesetzte, die einen Überblick über die Nutzung der jeweiligen Ressource benötigen.

Die Benachrichtigungs-E-Mail enthält:

• Informationen über den Ereignistyp (neue Reservierung angelegt oder bestehende geändert)
• Name des Objekts
• Name des Benutzers, der die Reservierung erstellt hat
• Datum und Uhrzeit von-bis
• Notiz zur Reservierung

Kombinierter Kalender (Alle)

Der kombinierte Kalender ist eine spezielle Ansicht, die es ermöglicht, Reservierungen mehrerer Objekte gleichzeitig in einem Kalender zu verfolgen. Diese Funktion ist nützlich für einen Gesamtüberblick über die Nutzung aller Reservierungsressourcen.

Einstellungen des kombinierten Kalenders in der Systemkonfiguration:

Aktivierung des kombinierten Kalenders - Durch Einschalten dieser Option erscheint im oberen Panel eine Schaltfläche zur Anzeige des kombinierten Kalenders.

Name des kombinierten Kalenders - Sie können einen eigenen Namen für diese Ansicht wählen (Standard ist „Alle“ oder „All-in-One“).

Objektauswahl - Bei jedem Reservierungsobjekt können Sie die Option „In den kombinierten Kalender aufnehmen“ aktivieren. Nur Objekte mit dieser Option werden im kombinierten Kalender angezeigt.

Farbliche Unterscheidung - Jedes Objekt behält seine eigene Farbeinstellung bei, sodass Sie im kombinierten Kalender leicht unterscheiden können, welche Reservierung zu welchem Objekt gehört.

Der kombinierte Kalender ist schreibgeschützt – Sie können darin keine Reservierungen direkt erstellen. Wenn Sie eine Reservierung erstellen möchten, müssen Sie zum spezifischen Objekt wechseln.

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Der Hauptbildschirm des Moduls Reservierungen besteht aus einem oberen Navigationspanel und einem Bereich zur Anzeige des Kalenders oder der Reservierungsliste.

Oberes Navigationspanel

Das obere Panel dient zur Auswahl des Objekts oder der Kategorie, die Sie anzeigen möchten. Das Panel passt sich an, je nachdem, ob die Objekte mithilfe des übergeordneten Namens in Kategorien organisiert sind.

Ohne Kategorien - Wenn Objekte keinen übergeordneten Namen haben, zeigt das Panel alle verfügbaren Objekte direkt als Schaltflächen an. Durch Klicken auf ein Objekt wird dessen Kalender mit den Reservierungen angezeigt.

Mit Kategorien - Wenn Objekte in Kategorien organisiert sind, hat das Panel zwei Ebenen:

• Die erste Ebene zeigt Kategorien (übergeordnete Namen) als Schaltflächen an
• Durch Klicken auf eine Kategorie wird die zweite Ebene mit den Objekten dieser Kategorie angezeigt
• Falls Objekte ohne Kategorie existieren, wird die Schaltfläche „Nicht zugeordnet“ angezeigt
• Ein visueller Pfeil zeigt an, dass Sie sich auf der zweiten Navigationsebene befinden

Kombinierter Kalender - Falls aktiviert, wird eine Schaltfläche mit einem Gruppensymbol und dem Namen des kombinierten Kalenders (z. B. „Alle“) angezeigt. Durch Klicken werden alle enthaltenen Objekte in einem Kalender angezeigt.

Umschalten der Ansicht

Das System bietet zwei Arten der Reservierungsanzeige, zwischen denen Sie mithilfe der Schaltflächen im oberen Bereich umschalten können:

Kalenderansicht - Visuelle Darstellung der Reservierungen im Kalender mit der Möglichkeit, zwischen Monats- und Wochenansicht zu wechseln.

Listenansicht - Tabellarische Übersicht aller Reservierungen mit erweiterten Funktionen für Suche, Sortierung und Export.

Kalenderansicht

Die Kalenderansicht nutzt die Bibliothek FullCalendar und bietet einen intuitiven visuellen Überblick über die Reservierungen.

Kalenderansichten

Monat - Zeigt den gesamten Monat in einer Übersicht an. Reservierungen werden als farbige Blöcke mit Uhrzeit und Benutzernamen dargestellt. Diese Ansicht eignet sich für die langfristige Planung und den Erhalt eines Gesamtüberblicks.

Woche - Zeigt das Detail einer Woche mit stündlicher Unterteilung. Reservierungen werden als Zeitblöcke auf einer Zeitachse dargestellt, was es ermöglicht, genau zu sehen, wann ein Objekt belegt ist. Diese Ansicht eignet sich für die detaillierte Planung und Koordination.

Navigation im Kalender

Zurück - Die Schaltfläche mit dem Linkspfeil verschiebt die Anzeige auf den vorherigen Monat oder die vorherige Woche, je nach aktueller Ansicht.

Heute - Die Schaltfläche verschiebt den Kalender auf das aktuelle Datum.

Weiter - Die Schaltfläche mit dem Rechtspfeil verschiebt die Anzeige auf den nächsten Monat oder die nächste Woche.

Reservierungsinformationen

Jede Reservierung im Kalender zeigt Folgendes an:

• Zeit von-bis im Format HH:MM-HH:MM
• Name des Benutzers, der die Reservierung erstellt hat
• Notiz zur Reservierung (falls ausgefüllt)
• Aktionssymbole (falls Sie Bearbeitungsrechte haben)

Tooltip (Hilfetext) - Beim Bewegen der Maus über eine Reservierung erscheint ein Tooltip mit detaillierten Informationen zur Reservierung. Es ist nicht notwendig, die Reservierung anzuklicken.

Aktionssymbole

Wenn Sie Berechtigungen zum Bearbeiten der Reservierung haben, erscheinen rechts neben dem Reservierungstext folgende Symbole:

Bleistift-Symbol - Durch Klicken öffnen Sie das Formular zur Bearbeitung der Reservierung.

Papierkorb-Symbol - Durch Klicken löschen Sie diese spezifische Reservierung. Das System bittet um eine Bestätigung.

Symbol Kreis mit Kreuz - Erscheint nur bei wiederkehrenden Reservierungen. Durch Klicken löschen Sie die gesamte Serie der wiederkehrenden Reservierungen, die gemeinsam erstellt wurden.

Erstellen einer Reservierung aus dem Kalender

Sie können eine neue Reservierung auf zwei Arten erstellen, je nach Gerätetyp:

Am Computer - Klicken und ziehen Sie über den Zeitraum, den Sie reservieren möchten. Nach dem Loslassen der Maus öffnet sich das Formular zur Erstellung der Reservierung mit vorausgefüllter Zeit.

Auf einem Mobilgerät - Klicken Sie auf das Datum oder die Uhrzeit, für die Sie die Reservierung erstellen möchten. Es öffnet sich das Formular mit dem vorausgefüllten Beginn der Reservierung.

Listenansicht

Die Listenansicht bietet eine tabellarische Übersicht aller Reservierungen mit erweiterten Funktionen zur Datenbearbeitung.

Tabellenspalten

Von (Datum) - Datum und Uhrzeit des Reservierungsbeginns im Format TT.MM.JJJJ HH:MM.

Bis (Datum) - Datum und Uhrzeit des Reservierungsendes im Format TT.MM.JJJJ HH:MM.

Objekt - Name des reservierten Objekts.

Erstellt von - Vollständiger Name des Benutzers, der die Reservierung erstellt hat.

Notiz - Notiz zur Reservierung (falls ausgefüllt).

Aktion - Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen der Reservierung (falls Sie die Berechtigung haben).

Tabellenfunktionen

Volltextsuche - Das Suchfeld in der oberen rechten Ecke ermöglicht die Eingabe eines beliebigen Textes, und die Tabelle wird sofort nach allen Spalten gefiltert. Sie können nach Benutzernamen, Objektnamen, Datum oder Notiz suchen.

Sortierung - Durch Klicken auf den Spaltennamen können Sie die Datensätze aufsteigend oder absteigend sortieren. Ein Pfeil neben dem Spaltennamen zeigt die Sortierrichtung an.

Seitenverwaltung - Im oberen linken Teil können Sie die Anzahl der angezeigten Datensätze pro Seite wählen (10, 25, 50, 100 oder alle). Im unteren Teil befinden sich Schaltflächen zur Navigation zwischen den Seiten.

Export nach Excel - Die Schaltfläche Excel im oberen Teil der Tabelle exportiert die aktuell angezeigten Datensätze (nach Anwendung von Filtern und Suche) in eine Excel-Datei, die Sie herunterladen können.

Drucken - Die Schaltfläche Drucken bereitet die Tabelle für den Druck mit optimierter Formatierung vor.

Persistente Einstellungen - Das System merkt sich Ihre Tabelleneinstellungen (Sortierung, Anzahl der Datensätze pro Seite, Filter) auch nach dem Abmelden. Beim nächsten Anmelden wird die Tabelle mit denselben Einstellungen angezeigt.

Grundlegende Operationen

Erstellung einer Reservierung

Die Erstellung einer neuen Reservierung ist ein einfacher Prozess, den Sie in der Kalenderansicht durchführen können.

Schritt 1: Objektauswahl

Klicken Sie im oberen Navigationspanel auf das Objekt, das Sie reservieren möchten. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Kalender des jeweiligen Objekts sehen.

Schritt 2: Zeitauswahl

Am Computer - Klicken Sie im Kalender auf den Beginn der gewünschten Zeit und ziehen Sie die Maus bis zum Ende. Sie können auch einfach auf ein bestimmtes Datum oder eine Uhrzeit klicken.

Auf einem Mobilgerät - Klicken Sie auf das Datum oder die Uhrzeit, an dem die Reservierung beginnen soll.

Schritt 3: Ausfüllen des Formulars

Es öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Formular zur Erstellung der Reservierung. Das Formular enthält:

Objekt-Informationspanel - Im oberen Teil sehen Sie Informationen zum Objekt:

• Objektname
• Kapazität (wie viele gleichzeitige Reservierungen möglich sind)
• Zulässiger Zeitbereich der Reservierungen
• Notiz/Beschreibung des Objekts mit Nutzungshinweisen

Formularfelder:

Objekt - Anzeige des Objektnamens und der Kapazität (nur zur Information, nicht änderbar).

Erstellt von - Automatisch ausgefüllter Name (nicht änderbar).

Von (Datum) - Datum des Reservierungsbeginns. Durch Klicken öffnen Sie den Kalender zur Datumsauswahl. Wenn Sie eine Zeit im Kalender ausgewählt haben, ist das Feld vorausgefüllt.

Bis (Datum) - Datum des Reservierungsendes. Funktioniert genauso wie das Feld „Von (Datum)“.

Zeit von - Beginn der Reservierung in Stunden und Minuten. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste mit 5-Minuten-Schritten (00:00, 00:05, 00:10 usw.).

Zeit bis - Ende der Reservierung. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste. Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen.

Notiz - Optionales Feld für eine Notiz zur Reservierung. Sie können den Zweck der Reservierung, wichtige Informationen oder Anweisungen für andere Benutzer angeben. Die Notiz wird im Kalender und in den E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt.

Wiederholen alle - Kontrollkästchen für die Wochentage (Montag bis Sonntag). Wenn Sie eine wiederkehrende Reservierung erstellen möchten, markieren Sie die Tage, an denen die Reservierung wiederholt werden soll. Wenn Sie beispielsweise Montag, Mittwoch und Freitag markieren, erstellen Sie eine Reservierung, die sich immer an diesen Tagen wiederholt.

Wiederholen bis - Datum, bis zu dem die Reservierung wiederholt werden soll. Durch Klicken öffnen Sie den Kalender und wählen das Enddatum aus. Das System erstellt separate Reservierungen für jeden ausgewählten Tag bis zu diesem Datum.

Schritt 4: Konfliktprüfung

Das System prüft automatisch, ob in der angegebenen Zeit bereits eine andere Reservierung existiert. Die Prüfung erfolgt:

• Sofort beim Öffnen des Formulars mit vorausgefüllter Zeit
• Bei jeder Änderung von Datum oder Uhrzeit

Wenn ein Konflikt erkannt wird, erscheint eine rote Warnung: „Die Reservierung für diese Zeit kann nicht erstellt werden (sie kollidiert mit einer anderen Reservierung).“

Passen Sie in diesem Fall die Reservierungszeit so an, dass sie nicht mit einer bestehenden Reservierung kollidiert. Wenn das Objekt eine Kapazität von mehr als 1 hat, prüft das System, ob die maximale Anzahl gleichzeitiger Reservierungen nicht überschritten wird.

Schritt 5: Speichern

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern im unteren Teil des Formulars. Wenn alles in Ordnung ist:

• Die Reservierung wird in der Datenbank erstellt
• Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt
• Der Kalender wird aktualisiert und zeigt die neue Reservierung an
• Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die konfigurierten Benutzer gesendet

Wenn Sie eine Wiederholung eingestellt haben, erstellt das System separate Datensätze für jeden ausgewählten Tag bis zum Enddatum. Jede Reservierung in der Serie ist eigenständig, sie sind jedoch durch eine gemeinsame Kennung verknüpft, um ein händisches Löschen der Serie zu ermöglichen.

Bearbeitung einer Reservierung

Bestehende Reservierungen können Sie bearbeiten, sofern Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen.

Öffnen einer Reservierung zur Bearbeitung

Aus dem Kalender - Klicken Sie direkt auf die Reservierung im Kalender. Es öffnet sich das Formular mit den vorausgefüllten Daten.

Über das Bleistift-Symbol - Wenn Sie Bearbeitungsrechte haben, bewegen Sie die Maus über die Reservierung und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, das rechts erscheint.

Aus der Liste - Klicken Sie in der Listenansicht auf die Bearbeiten-Schaltfläche in der Spalte Aktion.

Berechtigung zur Bearbeitung

Die Berechtigung zur Bearbeitung einer Reservierung hängt von Ihrer Rolle und dem Besitz der Reservierung ab:

Eigene Reservierung mit Reservierungsrecht - Wenn Sie die Reservierung erstellt haben und über das Reservierungsrecht verfügen, können Sie diese beliebig bearbeiten und löschen.

Fremde Reservierung mit Reservierungsrecht - Wenn jemand anderes die Reservierung erstellt hat und Sie nur über das Reservierungsrecht verfügen (nicht über das Recht zum Stornieren fremder Reservierungen), können Sie die Reservierung nur einsehen. Alle Formularfelder sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden.

Fremde Reservierung mit dem Recht zum Stornieren fremder Reservierungen - Wenn Sie über das Recht zum Stornieren fremder Reservierungen verfügen, können Sie jede Reservierung bearbeiten, unabhängig davon, wer sie erstellt hat.

Nur Ansichtsrecht - Wenn Sie nur über das Ansichtsrecht verfügen, können Sie die Reservierung öffnen, aber alle Felder sind gesperrt und die Schaltfläche Speichern ist inaktiv.

Durchführung von Änderungen

Im geöffneten Formular können Sie Folgendes ändern:

• Datum und Uhrzeit des Reservierungsbeginns
• Datum und Uhrzeit des Reservierungsendes
• Notiz zur Reservierung

Sie können Folgendes nicht ändern:

• Das Objekt (Sie müssen eine neue Reservierung für ein anderes Objekt erstellen)
• Den Benutzer, der die Reservierung erstellt hat
• Wiederholungseinstellungen (diese sind nur beim Erstellen einer neuen Reservierung verfügbar)

Das System prüft Konflikte automatisch genauso wie beim Erstellen einer neuen Reservierung. Wenn Sie die Zeit so anpassen, dass sie mit einer anderen Reservierung kollidiert, erscheint eine Warnung und die Änderungen werden nicht gespeichert.

Nach dem Klicken auf Speichern werden die Änderungen gespeichert und eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Betreff „Reservierung geändert [Objektname]“ wird versendet.

Stornierung einer Reservierung

Sie können eine Reservierung (löschen) auf mehrere Arten stornieren, abhängig von Ihren Berechtigungen.

Löschen aus dem Kalender

Bewegen Sie die Maus über die Reservierung im Kalender. Wenn Sie die Berechtigung zum Löschen haben, erscheint rechts ein Papierkorb-Symbol. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Das System zeigt einen Bestätigungsdialog mit der Frage „Möchten Sie diesen Datensatz wirklich löschen?“ Klicken Sie auf Ja zur Bestätigung oder Nein zum Abbrechen.

Löschen aus der Liste

Klicken Sie in der Listenansicht auf die Schaltfläche Löschen in der Spalte Aktion bei der entsprechenden Reservierung. Die Bestätigung erfolgt genauso wie im Kalender.

Berechtigung zum Löschen

Eigene Reservierung - Wenn Sie die Reservierung erstellt haben, können Sie diese löschen, unabhängig davon, welche Berechtigung Sie haben (das Reservierungsrecht genügt).

Fremde Reservierung - Wenn jemand anderes die Reservierung erstellt hat, können Sie diese nur löschen, wenn Sie über das Recht zum Stornieren fremder Reservierungen verfügen.

Was passiert nach dem Löschen

Die Reservierung wird nicht physisch aus der Datenbank gelöscht, sondern als gelöscht markiert. Sie wird im Kalender und in den Listen nicht mehr angezeigt. Eine E-Mail-Benachrichtigung über das Löschen wird standardmäßig nicht versendet.

Erweiterte Funktionen

Wiederkehrende Reservierungen

Wiederkehrende Reservierungen ermöglichen es, eine Serie von Reservierungen mit einer einzigen Eingabe zu erstellen, was nützlich für regelmäßige Ereignisse wie wöchentliche Besprechungen, regelmäßige Schulungen oder die regelmäßige Nutzung einer Ressource ist.

Erstellung einer wiederkehrenden Reservierung

Füllen Sie beim Erstellen einer neuen Reservierung die Standardfelder (Datum, Zeit, Notiz) aus und danach:

Schritt 1 - Markieren Sie im Bereich Wiederholen alle die Wochentage, an denen die Reservierung wiederholt werden soll. Sie können eine beliebige Kombination von Tagen wählen:

• Beispielsweise erstellt das Markieren nur von Montag eine Reservierung, die sich jeden Montag wiederholt.
• Das Markieren von Montag, Mittwoch und Freitag erstellt eine Reservierung dreimal pro Woche.
• Das Markieren aller Tage erstellt eine tägliche Reservierung.

Schritt 2 - Wählen Sie im Feld Wiederholen bis das Datum, bis zu dem die Reservierung wiederholt werden soll. Das System erstellt Reservierungen vom ersten gewählten Datum bis zu diesem Enddatum.

Schritt 3 - Klicken Sie auf Speichern. Das System erstellt separate Datensätze für jeden ausgewählten Tag bis zum Enddatum.

Wie die Wiederholung funktioniert

Jede Reservierung in der Serie ist ein separater Datensatz in der Datenbank mit einer eigenen eindeutigen Kennung. Das bedeutet:

• Sie können einzelne Reservierungen aus der Serie unabhängig voneinander bearbeiten oder löschen
• Die Änderung einer Reservierung beeinflusst nicht die anderen in der Serie
• Die Reservierungen sind durch eine gemeinsame Kennung im Feld „repeat“ verknüpft, um eine händische Löschung der Serie zu ermöglichen

Wenn Sie eine Reservierung bereits erstellt haben und diese später bearbeiten, kann keine Wiederholung mehr eingestellt werden – die Wiederholung ist nur beim Erstellen einer neuen Reservierung verfügbar.

Anwendungsbeispiel

Sie möchten einen Besprechungsraum für eine regelmäßige Teambesprechung jeden Dienstag von 10:00 bis 11:00 Uhr für die Dauer von 3 Monaten reservieren:

• Erstellen Sie eine neue Reservierung für den ersten Dienstag
• Stellen Sie die Zeit von 10:00 bis 11:00 Uhr ein
• Markieren Sie im Bereich „Wiederholen alle“ nur Dienstag
• Wählen Sie im Feld „Wiederholen bis“ ein Datum in 3 Monaten aus
• Speichern – das System erstellt ca. 12-13 Reservierungen (Anzahl der Dienstage in 3 Monaten)

Löschen einer Serie von wiederkehrenden Reservierungen

Wenn Sie eine gesamte Serie von wiederkehrenden Reservierungen auf einmal stornieren müssen, können Sie die Funktion zum Massenlöschen verwenden.

Identifizierung der Serie

Reservierungen, die zur selben Serie gehören (gemeinsam mit der Wiederholungsfunktion erstellt wurden), erkennen Sie an dem Symbol Kreis mit Kreuz, das neben dem Papierkorb-Symbol angezeigt wird.

Löschen der gesamten Serie

Bewegen Sie die Maus über eine beliebige Reservierung der Serie im Kalender. Klicken Sie auf das Symbol Kreis mit Kreuz (nicht auf das Papierkorb-Symbol). Das System zeigt den Bestätigungsdialog „Möchten Sie diesen Datensatz wirklich löschen?“ an – Achtung, dieser Dialog unterscheidet nicht, ob Sie eine einzelne Reservierung oder die gesamte Serie löschen, vergewissern Sie sich also, dass Sie auf das richtige Symbol klicken.

Nach der Bestätigung durch Klicken auf Ja werden alle Reservierungen gelöscht, die gemeinsam in einer Serie erstellt wurden. Reservierungen mit anderem Datum oder anderer Uhrzeit, die nicht Teil der Serie sind, bleiben erhalten.

Wichtiger Hinweis

Die Funktion zum Massenlöschen löscht die Reservierungen ohne weiteren Hinweis auf die Anzahl der betroffenen Datensätze. Vergewissern Sie sich vor der Verwendung, dass Sie die gesamte Serie löschen möchten. Wenn Sie nur einige Reservierungen aus der Serie löschen müssen, verwenden Sie das Standard-Papierkorb-Symbol bei den einzelnen Reservierungen.

Datenexport

Das System bietet die Möglichkeit zum Datenexport für die weitere Verarbeitung oder Archivierung.

Export nach Excel

Klicken Sie in der Listenansicht auf die Schaltfläche Excel im oberen Teil der Tabelle. Das System exportiert die aktuell angezeigten Datensätze in eine Excel-Datei (.xlsx), die automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen wird.

Der Export berücksichtigt die aktuellen Tabelleneinstellungen:

• Wenn Sie die Suche verwendet haben, werden nur die gefundenen Datensätze exportiert
• Wenn Sie eine Sortierung verwendet haben, werden die Datensätze in dieser Reihenfolge exportiert
• Es werden alle Tabellenspalten einschließlich versteckter Daten exportiert

Die exportierte Datei können Sie in Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm für weitere Analysen, Berichtserstellungen oder Archivierung öffnen.

Drucken der Liste

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken im oberen Teil der Tabelle. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer für den Druck optimierten Version der Tabelle:

• Die Tabelle ist für das Format A4 formatiert
• Unnötige Elemente der Benutzeroberfläche wurden entfernt
• Struktur und Inhalt der Daten bleiben erhalten

Klicken Sie im neuen Fenster auf die Schaltfläche Drucken oder verwenden Sie das Tastaturkürzel Ctrl+P (Cmd+P auf dem Mac), um den Druckdialog zu öffnen. Sie können auf einem Drucker drucken oder als PDF speichern.

Kombinierter Kalender

Der kombinierte Kalender ist eine erweiterte Funktion, die es ermöglicht, Reservierungen mehrerer Objekte gleichzeitig in einem Kalender anzuzeigen.

Aktivierung des kombinierten Kalenders

Der kombinierte Kalender muss von einem Administrator in den Systemeinstellungen aktiviert werden. Wenn er aktiv ist, erscheint im oberen Navigationspanel eine Schaltfläche mit einem Gruppensymbol und dem Namen des Kalenders (z. B. Alle oder All-in-One).

Anzeige des kombinierten Kalenders

Klicken Sie auf die Schaltfläche des kombinierten Kalenders im oberen Panel. Der Kalender wechselt in den Modus zur Anzeige mehrerer Objekte:

Farbliche Unterscheidung - Jede Reservierung behält die Farbe ihres Objekts gemäß den Einstellungen bei. Dadurch können Sie leicht unterscheiden, welche Reservierung zu welchem Objekt gehört.

Legende - Unter dem oberen Panel wird die farbliche Kennzeichnung der Objekte angezeigt, die im kombinierten Kalender enthalten sind.

Alle Kalenderfunktionen - Der kombinierte Kalender unterstützt dieselben Funktionen wie die Standardansicht:

• Umschalten zwischen Monats- und Wochenansicht
• Navigation zwischen Monaten/Wochen
• Tooltip mit Reservierungsdetails beim Bewegen der Maus
• Klicken auf eine Reservierung zur Anzeige von Details

Einschränkungen des kombinierten Kalenders

Nur Lesezugriff - Im kombinierten Kalender können Sie keine Reservierungen direkt erstellen. Wenn Sie eine Reservierung erstellen möchten, müssen Sie zum spezifischen Objekt wechseln, indem Sie auf dessen Schaltfläche im oberen Panel klicken.

Filterung nach Kategorie - Wenn Objekte mithilfe des übergeordneten Namens in Kategorien organisiert sind, zeigt der kombinierte Kalender nur die Objekte der aktuell ausgewählten Kategorie an. Um alle Objekte anzuzeigen, kehren Sie zur ersten Navigationsebene zurück.

Nutzung des kombinierten Kalenders

Der kombinierte Kalender ist in folgenden Situationen nützlich:

• Koordination mehrerer Ressourcen – Sie sehen die Belegung aller Räume oder Fahrzeuge auf einmal
• Suche nach freier Zeit – Sie finden leicht Zeiten, zu denen mehrere Ressourcen gleichzeitig frei sind
• Gesamtüberblick – Sie erhalten eine Vorstellung von der Gesamtnutzung der Reservierungsressourcen
• Veranstaltungsplanung – Sie können Veranstaltungen planen, die die Koordination mehrerer Ressourcen erfordern

Tipps und Problemlösungen

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Ich kann keine Reservierung erstellen, es erscheint eine rote Warnung über eine Kollision

Lösung: Das System hat erkannt, dass in der angegebenen Zeit bereits eine andere Reservierung existiert. Prüfen Sie den Kalender und wählen Sie eine andere Zeit. Wenn das Objekt eine Kapazität von mehr als 1 hat, kann die maximale Anzahl gleichzeitiger Reservierungen überschritten sein – versuchen Sie es zu einer anderen Zeit oder nutzen Sie ein anderes Objekt.

Problem: Ich kann eine fremde Reservierung nicht bearbeiten

Lösung: Wenn Sie nicht über das Recht zum Stornieren fremer Reservierungen verfügen, können Sie nur Ihre eigenen Reservierungen bearbeiten. Kontaktieren Sie den Objektverwalter oder den Administrator, falls Sie eine fremde Reservierung ändern müssen. Alternativ können Sie den Benutzer, der die Reservierung erstellt hat, bitten, diese zu ändern.

Problem: Ich sehe einige Objekte im oberen Panel nicht

Lösung: Sie sehen nur Objekte, zu denen Sie Zugang haben (Ansichts-, Reservierungs- oder Stornierungsrecht für fremde Reservierungen). Wenn Sie Zugang zu weiteren Objekten benötigen, kontaktieren Sie den Systemadministrator, der Ihnen die entsprechenden Berechtigungen erteilen kann.

Problem: Die Schaltfläche für den kombinierten Kalender wird nicht angezeigt

Lösung: Der kombinierte Kalender muss vom Administrator in den Systemeinstellungen aktiviert werden. Kontaktieren Sie den Administrator, wenn Sie diese Funktion benötigen. Zudem muss mindestens ein Objekt mit der Option „In den kombinierten Kalender aufnehmen“ konfiguriert sein.

Problem: Ich erhalte keine E-Mail-Benachrichtigungen über neue Reservierungen

Lösung: E-Mail-Benachrichtigungen werden nur an Benutzer gesendet, die in den Objekteinstellungen im Bereich „E-Mail-Benachrichtigung“ konfiguriert sind. Wenn Sie Benachrichtigungen erhalten möchten, kontaktieren Sie den Objektverwalter oder Systemadministrator, um Sie zur Empfängerliste hinzuzufügen.

Problem: Die wiederkehrende Reservierung wurde nicht für alle Tage erstellt

Lösung: Prüfen Sie, ob Sie das Enddatum im Feld „Wiederholen bis“ korrekt eingestellt haben. Das Datum muss in der Zukunft liegen und nach der ersten Reservierung. Das System begrenzt Wiederholungen aus Sicherheitsgründen zudem auf maximal 4 Jahre (126.144.000 Sekunden). Falls das Problem ein anderes ist, prüfen Sie, ob an einigen Tagen keine Kollision mit einer bestehenden Reservierung vorliegt – in diesem Fall wird der jeweilige Tag übersprungen.

Problem: Ich habe eine Reservierung versehentlich gelöscht

Lösung: Gelöschte Reservierungen werden nicht physisch aus der Datenbank entfernt, sondern als gelöscht markiert. Kontaktieren Sie den Systemadministrator, der die Reservierung in der Datenbank wiederherstellen kann. Für die Zukunft empfehlen wir, die Bestätigungsdialoge vor dem Löschen sorgfältig zu lesen.

Tipps für eine effiziente Nutzung

Nutzen Sie Notizen - Das Ausfüllen von Notizen zu Reservierungen hilft anderen Benutzern, den Zweck der Reservierung zu verstehen und Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie beispielsweise „Besprechung mit Kunde XY“ oder „Vorbereitung des Jahresberichts“ an.

Reservieren Sie im Voraus - Reservieren Sie Ressourcen rechtzeitig, um Konflikte zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für häufig genutzte Objekte wie Besprechungsräume oder Dienstfahrzeuge.

Prüfen Sie den Kalender vor der Reservierung - Schauen Sie vor dem Erstellen einer Reservierung in den Kalender, ob das Objekt bereits belegt ist. Sie können auch die Wochenansicht für einen detaillierteren Überblick über freie Zeiten nutzen.

Nutzen Sie die Wiederholungsfunktion - Verwenden Sie für regelmäßige Ereignisse die Wiederholungsfunktion anstatt einzelne Reservierungen manuell zu erstellen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Stornieren Sie nicht benötigte Reservierungen - Wenn Sie wissen, dass Sie eine Reservierung nicht nutzen werden, stornieren Sie diese rechtzeitig. So ermöglichen Sie es anderen Benutzern, die Ressource zu nutzen.

Nutzen Sie den kombinierten Kalender - Zur Koordination mehrerer Ressourcen oder zur Suche nach freier Zeit für mehrere Teilnehmer nutzen Sie den kombinierten Kalender. Sie erhalten einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit aller enthaltenen Objekte.

Exportieren Sie Daten für das Reporting - Wenn Sie eine Übersicht über die Ressourcennutzung erstellen müssen, nutzen Sie den Excel-Export. Die Daten können Sie weiterverarbeiten und Diagramme oder Statistiken erstellen.

Zugehörige Dokumentation

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten der eIntranet-Dokumentation:

• Kalender - Das Modul Reservierungen ist mit dem Modul Kalender verknüpft. Reservierungen können automatisch im persönlichen Kalender der Benutzer angezeigt werden.
• Benutzerberechtigungen - Detaillierte Informationen zum System der Benutzerrechte und Rollen in eIntranet.
• Benachrichtigungen und E-Mails - Einstellung und Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen im System.
• Export und Druck - Allgemeine Informationen zum Datenexport und Druck in eIntranet.
• Mobile App - Wie man Reservierungen in der mobilen eIntranet-App nutzt.