Reservierungen

Übersicht

Das Modul Reservierungen dient zur Reservierung von Unternehmensressourcen wie Besprechungsräumen, Fahrzeugen, Technik oder anderen gemeinsam genutzten Mitteln. Jedes zur Reservierung verfügbare Objekt hat eigene Einstellungen für Kapazität, Zeitbeschränkungen und Zugriffsrechte für einzelne Benutzer. Das System verhindert Doppelbuchungen desselben Objekts für überlappende Zeiträume.

Wichtigste Funktionen

Verwaltung von Reservierungen für Unternehmensressourcen (Räume, Fahrzeuge, Technik und andere Objekte)
Kalenderansicht der Reservierungen mit FullCalendar (Monats- und Wochenansicht)
Optionale Zusammenführung mehrerer Objekte in einen gemeinsamen Übersichtskalender
Wiederkehrende Reservierungen mit Auswahl der Wochentage und Enddatum der Wiederholung
Automatische Überlappungsprüfung – es ist nicht möglich, zwei Reservierungen für dasselbe Objekt zur gleichen Zeit zu erstellen
E-Mail-Benachrichtigungen bei Erstellung oder Änderung einer Reservierung
Granulare Zugriffsrechte: Wer darf Reservierungen anderer sehen, erstellen und stornieren
Übergeordnete Namen (Kategorien) zur Gruppierung mehrerer Objekte in Gruppen

Zugang und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul Reservierungen

Navigationspfad zum Modul Reservierungen: Hauptmenü → Reservierungen

Nach dem Öffnen des Moduls werden Registerkarten mit den verfügbaren Objekten zur Reservierung angezeigt. Sie sehen nur Registerkarten für Objekte, denen Ihnen Zugriffsrechte zugewiesen wurden. Wenn Objekte in Gruppen (übergeordnete Namen) unterteilt sind, wählen Sie zunächst die Gruppe und dann das konkrete Objekt aus.

Einstellungen des Moduls Reservierungen

Die Konfiguration des Moduls Reservierungen ist über Einstellungen → Reservierungen zugänglich. Einstellungen dürfen nur vom Administrator oder von einem Benutzer mit Administratorrechten für das Modul Reservierungen geändert werden.

In den Einstellungen können Sie:

Objekte zur Reservierung erstellen, bearbeiten und löschen
Einen zusammengeführten Übersichtskalender aus allen Objekten einrichten (Schnittkalender)
Den Schnittkalender mit einem eigenen Namen benennen
Zugriffsrechte für jedes Objekt einzeln verwalten
E-Mail-Benachrichtigungsempfänger für jedes Objekt festlegen

Vorgehensweise: Erstellen eines neuen Reservierungsobjekts

Ein Reservierungsobjekt (z. B. ein Besprechungsraum oder Fahrzeug) wird in den Einstellungen des Moduls Reservierungen erstellt. Gehen Sie wie folgt vor:

Gehen Sie zu Einstellungen → Reservierungen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
- Name: Ein eindeutiger Name für das Objekt (z. B. „Besprechungsraum A", „Ford Transit")
- Kapazität: Maximale Anzahl gleichzeitiger Reservierungen für das Objekt (normalerweise 1)
- Reservierung ab (Uhrzeit): Die früheste Uhrzeit, ab der das Objekt reserviert werden kann (z. B. 7)
- Reservierung bis (Uhrzeit): Die späteste Uhrzeit, bis zu der das Objekt reserviert werden kann (z. B. 22)
Füllen Sie optional aus:
- Übergeordneter Name: Gruppenname zur Gruppierung mehrerer Objekte (z. B. „Fuhrpark", „Besprechungsräume")
- Beschreibung: Zusätzliche Informationen, die Benutzern bei der Erstellung einer Reservierung angezeigt werden
- Bemerkung vor dem Namen: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Reservierungsbemerkung im Kalender vor dem Benutzernamen angezeigt werden soll
- Textfarbe im Gesamtkalender: Textfarbe des Ereignisses im Schnittkalender
- Hintergrundfarbe im Gesamtkalender: Hintergrundfarbe des Ereignisses im Schnittkalender
Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Der übergeordnete Name dient zur logischen Gruppierung von Objekten. Wenn Sie mehreren Objekten denselben übergeordneten Namen zuweisen, werden sie im Modul Reservierungen unter einer gemeinsamen Gruppenregisterkarte angezeigt.

Festlegen der Mindestreservierungsdauer

In der Übersicht der Objekteinstellungen können Sie für jedes Objekt die Mindestreservierungsdauer direkt in der Tabelle eingeben. Klicken Sie in der Spalte Min. Reservierungsdauer (Stunden) auf das Feld des jeweiligen Objekts, geben Sie die Stundenanzahl ein und bestätigen Sie die Änderung. Der Wert wird automatisch gespeichert.

Schnittkalender aller Objekte

In den Einstellungen des Moduls Reservierungen können Sie einen zusammengeführten Übersichtskalender aktivieren. Dieser Kalender zeigt Reservierungen mehrerer Objekte gleichzeitig in einer Ansicht an, ist jedoch schreibgeschützt – neue Reservierungen können daraus nicht erstellt werden.

Vorgehensweise: Aktivieren Sie in den Einstellungen die Option Einführungskalender als Schnitt aller Kalender generieren (nur Leseansicht). Füllen Sie dann den Namen des Einführungskalenders aus (z. B. „Übersicht aller Reservierungen"). Aktivieren Sie für jedes Objekt, das Teil des Schnittkalenders sein soll, in der Tabelle das Kontrollkästchen in der Spalte Im einführenden Schnittkalender.

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Reservierungen

Die Zugriffsrechte im Modul Reservierungen werden für jedes Reservierungsobjekt individuell festgelegt. Der Administrator weist Rechte über die Schaltfläche Benutzer auswählen in der entsprechenden Spalte der Einstellungstabelle zu.

Berechtigung	Beschreibung
Darf Reservierungen sehen	Der Benutzer kann bestehende Reservierungen des Objekts sehen, aber keine neuen hinzufügen. Kann für alle oder bestimmte Benutzer eingestellt werden.
Darf reservieren	Der Benutzer kann neue Reservierungen für das Objekt erstellen. Er kann nur seine eigenen Reservierungen bearbeiten und stornieren. Kann für alle oder bestimmte Benutzer eingestellt werden.
Darf Reservierungen anderer stornieren	Der Benutzer kann Reservierungen anderer Benutzer bearbeiten und löschen. Geeignet für Administratoren oder Empfangspersonal. Kann für alle oder bestimmte Benutzer eingestellt werden.

Hinweis: Benutzer sehen im Modul Reservierungen nur Registerkarten für Objekte, denen ihnen mindestens eine der oben genannten Berechtigungen zugewiesen wurde.

Einrichten von E-Mail-Benachrichtigungen für ein Objekt

Für jedes Objekt können Sie festlegen, welche Benutzer bei der Erstellung oder Änderung einer Reservierung E-Mail-Benachrichtigungen erhalten sollen. Gehen Sie wie folgt vor:

Gehen Sie zu Einstellungen → Reservierungen
Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Objekts auf die Schaltfläche Benutzer auswählen in der Spalte Reservierungsinformation per E-Mail senden
Wählen Sie die Benutzer aus, die Benachrichtigungen erhalten sollen
Verwenden Sie für die Massenauswahl die Schaltflächen Alle auswählen oder Alle abwählen
Klicken Sie auf Speichern

Die ausgewählten Benutzer erhalten bei jeder Erstellung oder Änderung einer Reservierung für das betreffende Objekt eine E-Mail. Die E-Mail enthält Informationen über die Person, die die Reservierung erstellt hat, den Objektnamen, Datum und Uhrzeit von/bis und eventuelle Bemerkungen.

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm des Moduls Reservierungen

Der Hauptbildschirm des Moduls Reservierungen besteht aus zwei Teilen. Im oberen Teil befinden sich Registerkarten (oberes Panel) mit den Namen der verfügbaren Reservierungsobjekte. Wenn Objekte mit übergeordneten Namen in Gruppen eingeteilt sind, werden zunächst die Gruppenregisterkarten angezeigt, und nach Auswahl einer Gruppe erscheinen die Registerkarten der einzelnen Objekte dieser Gruppe.

Im unteren Teil wird nach Auswahl eines bestimmten Objekts (oder des Schnittkalenders) ein Kalender oder eine Tabelle mit der Liste der Reservierungen angezeigt. Die Standardansicht ist die Kalenderansicht.

Ansichten wechseln: Kalender und Liste

Im Modul Reservierungen können Sie zwischen zwei Ansichten wechseln:

Kalender: Eine interaktive FullCalendar-Ansicht mit Monats- oder Wochenansicht. Sie ermöglicht es, direkt auf einen Tag zu klicken oder einen Zeitraum auszuwählen, um eine Reservierung zu erstellen.
Liste: Eine tabellarische Ansicht aller Reservierungen mit Sortier-, Filter- und Exportmöglichkeiten in das Excel-Format oder zum Drucken.

FullCalendar-Kalenderansicht

Die Kalenderansicht im Modul Reservierungen verwendet die FullCalendar-Komponente und bietet folgende Möglichkeiten:

Monatsansicht: Übersicht des gesamten Monats mit Reservierungen als farbige Blöcke
Wochenansicht: Detaillierte stündliche Ansicht mit genauen Reservierungszeiten
Zeitraumnavigation: Pfeiltasten links/rechts zum Navigieren durch Zeiträume, die Schaltfläche Heute zum Zurückkehren zum aktuellen Datum
Detail-Tooltip: Beim Überfahren einer Reservierung mit der Maus werden Details angezeigt (Bemerkung, Datum und Uhrzeit, Objektname, Benutzername)

Tabellenansicht der Reservierungen

Die Reservierungstabelle im Modul Reservierungen zeigt alle Einträge mit Schnellsuche und Sortiermöglichkeiten an. Verfügbare Funktionen:

Suche: Ein Textfeld zum Filtern von Einträgen nach beliebigen Feldern
Sortierung: Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift werden die Einträge auf- oder absteigend sortiert
Export nach Excel: Die Schaltfläche Excel exportiert die aktuell angezeigten Einträge in eine XLSX-Datei
Drucken: Die Schaltfläche Drucken öffnet eine Druckversion der Tabelle
Einträge pro Seite: Kann auf 10, 25, 50, 100 oder alle Einträge eingestellt werden

Grundoperationen

Vorgehensweise: Erstellen einer neuen Reservierung

Eine neue Reservierung im Modul Reservierungen kann aus der Kalenderansicht durch direkte Auswahl eines Datums oder Zeitraums erstellt werden. Um eine Reservierung zu erstellen, müssen Sie die Reservierungsberechtigung für das jeweilige Objekt besitzen.

Öffnen Sie das Modul Reservierungen
Klicken Sie auf die Registerkarte des gewünschten Objekts (z. B. „Besprechungsraum A")
Klicken Sie in der Kalenderansicht auf den gewünschten Tag oder markieren Sie durch Ziehen einen Zeitraum (am Desktop)
Auf einem Mobilgerät tippen Sie auf einen bestimmten Tag, um das Formular zu öffnen
Überprüfen oder ändern Sie im Dialogfenster:
- Von (Datum): Startdatum der Reservierung
- Bis (Datum): Enddatum der Reservierung (für mehrtägige Reservierungen)
- Uhrzeit von: Startzeit der Reservierung (Auswahl in 5-Minuten-Intervallen)
- Uhrzeit bis: Endzeit der Reservierung (Auswahl in 5-Minuten-Intervallen)
- Bemerkung: Optionale Beschreibung oder Grund der Reservierung
Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Das System prüft automatisch auf Überlappungen mit bestehenden Reservierungen. Wenn der gewünschte Zeitraum bereits belegt ist, wird eine Warnung angezeigt und die Reservierung kann nicht gespeichert werden.

Hinweis: Im Dialogfenster werden Informationen zum Objekt angezeigt: Kapazität, Zeitbeschränkungen für die Reservierung und eventuelle Beschreibung. Diese Informationen dienen als Orientierungshilfe bei der Eingabe des Zeitraums.

Vorgehensweise: Bearbeiten einer bestehenden Reservierung

Eine Reservierung im Modul Reservierungen kann vom Benutzer, der sie erstellt hat, oder von einem Benutzer mit der Berechtigung zum Stornieren von Reservierungen anderer bearbeitet werden.

Suchen Sie die Reservierung in der Kalenderansicht (klicken Sie auf den farbigen Block) oder in der Tabellenansicht (klicken Sie auf das Stiftsymbol)
Ändern Sie im Dialogfenster die gewünschten Angaben: Datum, Uhrzeit oder Bemerkung
Klicken Sie auf Speichern

Nach dem Speichern der Änderung werden automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an die als Benachrichtigungsempfänger eingestellten Benutzer für das betreffende Objekt gesendet.

Vorgehensweise: Stornieren (Löschen) einer Reservierung

Eine Reservierung im Modul Reservierungen kann vom Benutzer, der sie erstellt hat, oder von einem Benutzer mit der Berechtigung zum Stornieren von Reservierungen anderer storniert werden.

Fahren Sie in der Kalenderansicht mit der Maus über die Reservierung – Aktionssymbole werden angezeigt
Klicken Sie auf das Symbol Löschen (rotes Kreuz)
Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster durch Klicken auf Ja

Alternativ können Sie eine Reservierung in der Tabellenansicht löschen, indem Sie auf das Löschsymbol in der entsprechenden Zeile klicken.

Suchen und Filtern von Reservierungen

In der Tabellenansicht des Moduls Reservierungen können Sie Reservierungen suchen mit:

Textsuche: Das Suchfeld filtert Einträge nach Benutzername, Bemerkung oder Datum
Spaltensortierung: Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift werden die Einträge sortiert
Anzahl der angezeigten Einträge: Durch Auswahl der Anzahl der Einträge pro Seite können mehr oder weniger Ergebnisse gleichzeitig angezeigt werden

In der Kalenderansicht können Sie verschiedene Zeiträume mit den Navigationstasten durchblättern. Das Umschalten zwischen Monats- und Wochenansicht ermöglicht die Anzeige von Reservierungen auf verschiedenen Detailebenen.

Erweiterte Funktionen

Vorgehensweise: Erstellen einer wiederkehrenden Reservierung

Das Modul Reservierungen ermöglicht es, eine Serie von wiederkehrenden Reservierungen an ausgewählten Wochentagen zu erstellen. Die Wiederholung kann nur bei der Erstellung einer neuen Reservierung eingestellt werden, nicht bei der Bearbeitung einer bestehenden.

Öffnen Sie das Formular zur Erstellung einer neuen Reservierung (durch Klicken auf einen Tag im Kalender)
Geben Sie Datum und Uhrzeit der ersten Reservierung in der Serie ein
Aktivieren Sie im Abschnitt Wiederholen jeden die Wochentage, an denen sich die Reservierung wiederholen soll (Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag, Sonntag)
Geben Sie im Feld Wiederholen bis das Datum ein, an dem die Wiederholungsserie enden soll
Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Das System erstellt automatisch einzelne Reservierungseinträge für jeden ausgewählten Wochentag im Zeitraum vom ersten Reservierungsdatum bis zum angegebenen Enddatum. Die maximale Wiederholungsdauer ist auf 4 Jahre in die Zukunft begrenzt.

Vorgehensweise: Stornieren einer gesamten Serie wiederkehrender Reservierungen

Wenn Sie eine gesamte Serie wiederkehrender Reservierungen im Modul Reservierungen stornieren möchten, kann dies auf einmal erfolgen.

Suchen Sie eine beliebige Reservierung aus der betreffenden Serie im Kalender
Fahren Sie mit der Maus über die Reservierung – Aktionssymbole werden angezeigt
Klicken Sie auf das Symbol Serie löschen (Kreis mit Kreuz)
Bestätigen Sie das Löschen der gesamten Serie im Dialogfenster

Tipp: Das Symbol zum Löschen der Serie (Kreis mit Kreuz) wird nur bei Reservierungen angezeigt, die Teil einer wiederkehrenden Serie sind. Um nur eine Reservierung aus der Serie zu löschen, verwenden Sie das Standard-Löschsymbol (rotes Kreuz).

Schnitt- (Übersichts-) Kalender aller Objekte

Wenn der Schnittkalender in den Einstellungen des Moduls Reservierungen aktiviert ist, erscheint er im Modul als erste Registerkarte (mit Gruppensymbol) unter dem konfigurierten Namen. Diese Ansicht zeigt Reservierungen aller Objekte gleichzeitig in einem Kalender an – jedes Objekt wird durch eine Farbe unterschieden.

Der Schnittkalender ist schreibgeschützt. Aus dieser Ansicht können keine neuen Reservierungen hinzugefügt werden. Er dient zur schnellen Übersicht über die Verfügbarkeit aller Objekte auf einen Blick.

Prüfung von Reservierungsüberlappungen

Das Modul Reservierungen prüft automatisch, ob der gewünschte Zeitraum mit einer bestehenden Reservierung kollidiert. Die Prüfung erfolgt fortlaufend bei Änderung des Datums oder der Uhrzeit im Dialogfenster – das System zeigt eine Warnung an, noch bevor Sie auf Speichern klicken.

Wenn das Objekt im gewünschten Zeitraum bereits reserviert ist, wird die Fehlermeldung „Das Objekt ist für den angegebenen Zeitraum bereits reserviert; die Reservierung konnte nicht durchgeführt werden." angezeigt.

In der Kalenderansicht des Moduls Reservierungen können Sie Details jeder Reservierung anzeigen, indem Sie mit der Maus über den farbigen Reservierungsblock fahren. Der Tooltip zeigt:

Bemerkung (Grund der Reservierung)
Datum und Uhrzeit von – bis
Objektname
Name des Benutzers, der die Reservierung erstellt hat

Integration mit anderen Modulen

Mitarbeiter: Bei einer Reservierung wird der Name des angemeldeten Benutzers als Ersteller der Reservierung angezeigt. Zugriffsrechte werden bestimmten Benutzern aus der Mitarbeiterliste zugewiesen.
E-Mail: Das Modul sendet automatische E-Mail-Benachrichtigungen an ausgewählte Benutzer bei der Erstellung oder Änderung einer Reservierung. Die Benachrichtigung enthält eine Tabelle mit den Reservierungsdetails.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen zum Modul Reservierungen

Frage: Ich sehe keine Objekt-Registerkarten im Modul Reservierungen.

Lösung: Objekt-Registerkarten werden nur Benutzern angezeigt, denen Zugriffsrechte zugewiesen wurden (Recht zum Anzeigen, Reservieren oder Stornieren von Reservierungen). Bitten Sie den Systemadministrator, Ihnen Rechte für die gewünschten Objekte in Einstellungen → Reservierungen zuzuweisen.

Frage: Beim Speichern einer Reservierung wird eine Fehlermeldung über einen belegten Zeitraum angezeigt.

Lösung: Im gewünschten Zeitraum existiert bereits eine andere Reservierung für das betreffende Objekt. Wählen Sie einen anderen Zeitraum oder schauen Sie im Kalender nach, wann das Objekt verfügbar ist. Das System zeigt Überlappungswarnungen fortlaufend bei der Eingabe von Datum und Uhrzeit an.

Frage: Ich kann die Reservierung eines anderen Benutzers nicht bearbeiten oder löschen.

Lösung: Das Bearbeiten und Löschen von Reservierungen anderer Benutzer kann nur von Benutzern mit der Berechtigung Darf Reservierungen anderer stornieren durchgeführt werden. Diese Berechtigung wird vom Administrator in Einstellungen → Reservierungen für jedes Objekt separat eingestellt.

Frage: Die Registerkarte des Schnittkalenders wird nicht angezeigt.

Lösung: Der Schnittkalender muss in den Einstellungen aktiviert werden. Gehen Sie zu Einstellungen → Reservierungen und aktivieren Sie die Option Einführungskalender als Schnitt aller Kalender generieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass bei mindestens einem Objekt die Option Im einführenden Schnittkalender aktiviert ist.

Frage: Ich kann bei einer bestehenden Reservierung keine Wiederholung einstellen.

Lösung: Die Wiederholungseinstellungen sind nur bei der Erstellung einer neuen Reservierung verfügbar. Wenn Sie eine wiederkehrende Serie benötigen, löschen Sie die bestehende Reservierung und erstellen Sie eine neue mit Wiederholungseinstellungen.

Tipps für effizientes Arbeiten mit dem Modul Reservierungen

Tipp: Um schnell eine Reservierung für einen bestimmten Tag zu erstellen, klicken Sie direkt auf den Tag im Monatskalender – das Formular wird mit dem gewählten Datum vorausgefüllt.
Tipp: In der Wochenansicht des Kalenders können Sie durch Ziehen mit der Maus einen genauen Zeitraum auswählen – das Formular wird mit der genauen Start- und Endzeit vorausgefüllt.
Tipp: Die Farben der Objekte im Schnittkalender stellen Sie in Einstellungen → Reservierungen über die Farbauswahl in den Objekteinstellungen ein.
Tipp: Nutzen Sie für regelmäßige wöchentliche Besprechungen die Wiederholungsfunktion – mit einem einzigen Speichervorgang erstellen Sie Reservierungen für ein ganzes Halbjahr oder Jahr.
Tipp: Durch Überfahren einer Reservierung im Kalender mit der Maus wird eine Schnellübersicht angezeigt, ohne dass das Formular geöffnet werden muss.
Tipp: Verwenden Sie übergeordnete Namen (Objektgruppen), wenn das Unternehmen viele Objekte verwaltet – so können Sie diese übersichtlicher unterteilen, z. B. in „Fuhrpark" und „Besprechungsräume".

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