Gesetzgebung (Überwachung von Vorschriften und Einhaltung der Rechtsvorschriften)

Überblick

Das Modul Gesetzgebung überwacht Änderungen von Rechtsvorschriften (Gesetze, Regierungsverordnungen, Verordnungen und weitere Dokumente der Gesetzessammlung), die Ihr Unternehmen betreffen, und hilft Ihnen, die internen Richtlinien im Einklang mit der aktuellen Gesetzgebung zu halten. Das Modul prüft jede Nacht die Gesetzessammlung, weist bei überwachten Vorschriften auf eine Novelle oder Aufhebung hin, und die künstliche Intelligenz (KI) schlägt bei neu verkündeten Vorschriften vor, zu welchem Rechtsbereich sie gehören. Mit jeder überwachten Vorschrift können Sie eine interne Richtlinie verknüpfen (ein Dokument aus dem Modul Dokumente oder eine Seite aus dem Modul Wiki), die für Sie relevanten Paragrafen auswählen, die Frist für die Überprüfung der Konformität überwachen und nach einer Novelle automatisch eine Aufgabe zur Überarbeitung anlegen lassen. Bei jeder Novelle sehen Sie genau, was sich im Text der Vorschrift geändert hat.

Wichtige Funktionen des Moduls Gesetzgebung

Automatische nächtliche Überwachung der Gesetzessammlung und Benachrichtigung über Novellen und Aufhebungen überwachter Vorschriften
Aktivierung ganzer Rechtsbereiche (Arbeitsschutz, Steuern, DSGVO und weitere) mit automatischer Überwachung ihrer Schlüsselvorschriften
Suche nach Vorschriften anhand der Nummer, des Titels und der Wörter in ihrem Text (Volltext in der e-Sammlung) sowie der Filter „Nur aktuelle“ / „Alle (auch aufgehobene)“
Lesen des Vorschriftentexts direkt in der Anwendung, Zeitleiste aller Fassungen und der Vergleich „Was hat sich geändert?“
Verknüpfung interner Richtlinien aus dem Modul Dokumente und aus dem Modul Wiki sowie Auswahl der betroffenen Bestimmungen (Paragrafen)
Kennzeichnungen „Betrifft § …“, „Möglicherweise betrifft dies § …“ und „Außerhalb der betroffenen Bestimmungen“ bei jeder Änderung
Erinnerung vor dem Inkrafttreten einer Novelle und automatische Aufgaben zur Überarbeitung von Richtlinien
Erfassung der Konformitätsprüfungen einer Vorschrift als Nachweis für Audits sowie ein Register der rechtlichen Anforderungen in Excel und PDF

Zugriff und Einstellungen

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie in das Modul Gesetzgebung gelangen, wo Sie dessen Einstellungen finden und welche Berechtigungen es gibt, von der Stufe „Kein Zugang“ bis zur vollständigen Verwaltung der Moduleinstellungen einschließlich der Matrix der Benutzerrechte.

So gelangen Sie in das Modul Gesetzgebung

Navigationspfad zum Modul Gesetzgebung: Hauptmenü → Gesetzgebung. Im Menü wird beim Modul die Anzahl der nicht erledigten Reaktionen auf Änderungen von Vorschriften angezeigt, also der Einträge im Status „Neue Änderung“ oder „Wird derzeit bearbeitet“. Anhand dieser Zahl erkennen Sie, wie viele Änderungen noch auf Erledigung warten, ohne das Modul öffnen zu müssen. Ein Benutzer ohne Berechtigung zum Lesen des Moduls sieht nur einen Hinweis auf unzureichenden Zugriff.

Einstellungen des Moduls Gesetzgebung

Die Einstellungen des Moduls Gesetzgebung öffnen Sie über den Link Einstellungen neben der Überschrift „Gesetzgebung“ auf dem Hauptbildschirm des Moduls. Den Link sieht nur ein Benutzer, der die Moduleinstellungen ändern darf, oder der Modulverwalter. Die Einstellungen enthalten die Karte „Allgemeine Einstellungen“ und für den Modulverwalter den Reiter „Benutzerrechte“.

Allgemeine Einstellungen des Moduls Gesetzgebung

In der Karte „Allgemeine Einstellungen“ passen Sie die folgenden Optionen des Moduls Gesetzgebung an. Jede Option wird unmittelbar nach der Änderung gespeichert, ohne Bestätigungsschaltfläche.

Option	Was sie beeinflusst	Standardverhalten
Empfänger der Benachrichtigung	Wer die nächtliche Sammel-E-Mail über neue Änderungen von Vorschriften und die E-Mail mit der Erinnerung vor dem Inkrafttreten erhält, wenn die Änderung keinen Bearbeiter hat	Wenn Sie niemanden auswählen, erhalten die Benachrichtigungen alle Benutzer mit der Berechtigung zur Verwaltung überwachter Vorschriften und höher
Standard-Garant	Wer Änderungen von Vorschriften und Richtlinien bearbeitet, die keinen eigenen Garanten haben	Ohne Auswahl bleibt eine Änderung, für die weder die Richtlinie noch die Vorschrift einen Garanten hat, ohne Bearbeiter, und es wird dafür keine Aufgabe zur Überarbeitung angelegt
Aufgaben zur Überarbeitung von Richtlinien anlegen	Ob dem Garanten nach einer Novelle automatisch eine Aufgabe zur Überarbeitung der verknüpften Richtlinie angelegt wird	Aktiviert. Ist das Modul Aufgaben deaktiviert, erscheint der Hinweis „Das Modul „Aufgaben“ ist deaktiviert, es werden keine Aufgaben angelegt.“
Aufgabentermin (Tage)	Nach wie vielen Tagen ab Anlage die Aufgabe zur Überarbeitung erledigt sein soll	30 Tage; einstellbar von 1 bis 365 Tagen
Intervall der Konformitätsprüfung (Monate)	Wie oft der Garant die Einhaltung jeder überwachten Vorschrift bestätigt	12 Monate; der Wert 0 schaltet die Erinnerungen an Prüfungen aus
Vor Inkrafttreten anmerken (Tage)	Wie viele Tage im Voraus der Bearbeiter per E-Mail an eine nicht erledigte Änderung erinnert wird, die noch nicht in Kraft getreten ist. Derselbe Wert bestimmt, ab wann bei einer Änderung die rote Kennzeichnung „Das Inkrafttreten rückt näher“ angezeigt wird	14 Tage; einstellbar von 0 bis 90, der Wert 0 schaltet die Erinnerungen aus
Auch auf neue Vorschriften hinweisen	Ob auch völlig neue Vorschriften gemeldet werden, die die KI Ihren Bereichen zugeordnet hat, und nicht nur Novellen überwachter Vorschriften	Aktiviert
Mindest-AI-Sicherheit (%)	Ab welchem Grad an Sicherheit eine neue Vorschrift als zu Ihrem Bereich gehörig gilt	70 %; einstellbar von 50 bis 100 %

Benutzerrechte für das Modul Gesetzgebung

Der Firmenadministrator oder ein Benutzer, dem die Verwaltung des Moduls Gesetzgebung zugewiesen wurde, sieht in den Einstellungen den Reiter „Benutzerrechte“ mit einer Berechtigungsmatrix nach Arbeitsposition und nach einzelnen Benutzern. Die resultierende Berechtigung eines Benutzers ist immer die höhere aus dem Recht seiner Position und seiner persönlichen Einstellung. Ohne Einstellung haben neue Benutzer im Modul Gesetzgebung die Stufe „Kein Zugang“.

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Gesetzgebung

Die Berechtigung für das Modul Gesetzgebung wird in Stufen vergeben, jede höhere Stufe schließt auch die Tätigkeiten der niedrigeren Stufen ein.

Berechtigungsstufe	Was sie ermöglicht
Kein Zugang	Der Benutzer sieht das Modul Gesetzgebung überhaupt nicht
Änderungen und Vorschriften lesen	Öffnet alle vier Reiter, sieht das Detail einer Vorschrift und einer Änderung, liest Text und Fassungen der Vorschriften, sieht den Vergleich „Was hat sich geändert?“, durchsucht den Text der Vorschriften und lädt das Register der rechtlichen Anforderungen herunter. Sieht auch die Infoleiste bei einer verknüpften Richtlinie. Ändert nichts
Bewältigung der Auswirkungen und Verknüpfungen mit Richtlinien	Zusätzlich ändert er den Status der Reaktion auf eine Änderung, schreibt eine Notiz zur Reaktion, kennzeichnet Änderungen gesammelt als „Keine Auswirkungen“, verknüpft, bearbeitet und löst Verknüpfungen mit Richtlinien einschließlich der betroffenen Bestimmungen und erfasst die Konformitätsprüfung
Verwaltung der zu überwachenden Rechtsvorschriften	Zusätzlich aktiviert und deaktiviert er Fachgebiete, fügt überwachte Vorschriften hinzu und entfernt sie, aktualisiert die Überwachung nach Fachgebiet und legt den Garanten und die Notiz zu einer Vorschrift fest
Einstellungen des Moduls „Gesetzgebung“	Zusätzlich ändert er die allgemeinen Einstellungen des Moduls

Hinweis: Eine Richtlinie aus dem Modul Dokumente oder Wiki können Sie nur dann verknüpfen, wenn Sie sie lesen dürfen. Bei einem Dokument bedeutet das die Berechtigung zum Lesen des Ordners, in dem es liegt, bei einer Wiki-Seite ein aktiviertes Modul Wiki und die Berechtigung zum Lesen des Ordners, in dem ihre letzte Version liegt.

Benutzeroberfläche des Moduls Gesetzgebung

Der Hauptbildschirm des Moduls Gesetzgebung ist in vier Reiter gegliedert: Änderungen, Verfolgte Vorschriften, Fachgebiete und Gesetzessammlung. Neben der Überschrift „Gesetzgebung“ befindet sich der Link Einstellungen und gegebenenfalls der Link Schnellstart. Die folgenden Abschnitte beschreiben jeden Reiter sowie die Detailbildschirme einer Vorschrift und einer Änderung.

Reiter Änderungen im Modul Gesetzgebung

Der Reiter Änderungen ist der Standardbildschirm des Moduls Gesetzgebung. Oben steht der Hinweis, dass das Modul jede Nacht die Gesetzessammlung überwacht und dass für verknüpfte Richtlinien dem Garanten eine Aufgabe zur Überarbeitung angelegt wird. Der Umschalter „Offen“ / „Alle“ filtert die angezeigten Änderungen. Die Tabelle hat die Spalten ID, Verkündet, Beachtete Vorschrift, Änderung / Aufhebung, Inkrafttreten, Richtlinien, Bearbeiter, Status und eine Spalte mit Aktionssymbolen (Auge „Detail ansehen“, Häkchen „Keine Auswirkungen“ bei nicht erledigten Änderungen). Die Zeilen lassen sich sortieren und durchsuchen, die Tabelle kann nach Excel exportiert und die Sichtbarkeit der Spalten geändert werden.

Mit der Berechtigung zur Bewältigung von Auswirkungen stehen bei den Zeilen Kontrollkästchen zur Verfügung, und über der Tabelle befindet sich die Schaltfläche Ausgewählte als „ohne Auswirkungen“ kennzeichnen (N).

Kennzeichnungen in den Spalten Richtlinien und Inkrafttreten

Im Reiter Änderungen des Moduls Gesetzgebung helfen Ihnen die Kennzeichnungen zu erkennen, welche Änderungen für Sie wichtig sind. In der Spalte Richtlinien steht unter dem Namen der Richtlinie, bei der Sie betroffene Bestimmungen ausgewählt haben, die rote Kennzeichnung „Betrifft § …“, die gelbe „Möglicherweise betrifft dies § …“ oder die graue „Außerhalb der betroffenen Bestimmungen“. Die Kennzeichnung erscheint nicht bei Richtlinien ohne ausgewählte Bestimmungen, bei der Aufhebung einer Vorschrift und auch nicht, solange der Fassungsvergleich noch nicht fertig ist. Das Aufgabensymbol bei einer Richtlinie bedeutet, dass für die Auswirkung eine Aufgabe zur Überarbeitung angelegt wurde.

In der Spalte Inkrafttreten erscheint bei einer nicht erledigten Änderung, deren Inkrafttreten innerhalb der eingestellten Anzahl von Tagen „Vor Inkrafttreten anmerken“ liegt, eine rote Markierung mit einer Uhr „Das Inkrafttreten rückt näher“. Eine Sammelnovelle mit gestaffeltem Inkrafttreten zeigt alle Termine untereinander.

Reiter Verfolgte Vorschriften im Modul Gesetzgebung

Der Reiter Verfolgte Vorschriften zeigt die Vorschriften, die das Unternehmen überwacht: die Schlüsselvorschriften aktivierter Fachgebiete und manuell hinzugefügte Vorschriften. Eine Vorschrift, die Sie nicht betrifft, können Sie nicht mehr weiter beobachten. Die Tabelle enthält die Spalten Rechtsvorschrift, Warum wir verfolgen (Kennzeichnungen der Fachgebiete oder „Manuell hinzugefügt“), Letzte Änderung, die Anzahl der verknüpften Richtlinien, Garant, Anmerkung zur Rechtsvorschrift (gekürzt) und Nächste Überprüfung der Konformität (rote Kennzeichnung nach Fristablauf). Bei jeder Zeile gibt es die Symbole „Detail ansehen“, den Link zur e-Sammlung und mit der Berechtigung zur Verwaltung von Vorschriften auch „Beobachtung beenden“.

Über der Tabelle befinden sich die Schaltflächen Vorschrift hinzufügen (wechselt zur Gesetzessammlung), Verzeichnis der rechtlichen Anforderungen (Excel) und Verzeichnis der rechtlichen Anforderungen (PDF). Gibt es aus Fachgebieten herausgenommene Vorschriften, erscheint unter der Tabelle die Karte „Aus den Fachgebieten gestrichen“ mit der Schaltfläche Erneut verfolgen.

Reiter Fachgebiete im Modul Gesetzgebung

Der Reiter Fachgebiete enthält Kacheln der Rechtsbereiche. Mit der Aktivierung eines Fachgebiets beginnen Sie, seine Schlüsselvorschriften sowie neu verkündete Vorschriften zu überwachen, die die KI dem Fachgebiet zugeordnet hat. Jede Kachel hat ein Kontrollkästchen (wird sofort gespeichert, ohne Schaltfläche Speichern), eine Liste der Schlüsselvorschriften und den Abschnitt „Neue Vorschriften, die von der KI hinzugefügt wurden:“ mit höchstens acht Vorschriften und dem Prozentsatz der Sicherheit. Ohne Berechtigung zur Verwaltung von Vorschriften ist das Kontrollkästchen inaktiv; der Modulverwalter darf es immer ändern. Verfügbare Fachgebiete: Arbeitsschutz, Steuern, Verkehr und Fahrzeuge, DSGVO und Cybersicherheit, Löhne und Arbeitsrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, Abfall und Umwelt, Brandschutz, Bauwesen, Buchhaltung und Prüfung, öffentliche Aufträge.

Reiter Gesetzessammlung (Katalog der Vorschriften) im Modul Gesetzgebung

Der Reiter Gesetzessammlung dient zur Suche im gesamten Katalog der Vorschriften. Die Filterzeile enthält die folgenden Elemente:

Nummer oder Name der Rechtsvorschrift: zum Beispiel 262/2006 oder ein Teil des Titels, höchstens 100 Zeichen; die Suche startet auch mit der Eingabetaste.
Art der Vorschrift: Alle Arten von Vorschriften, Gesetze, Regierungsverordnungen, Verordnungen, Mitteilungen, Entscheidungen des Verfassungsgerichts, Neufassungen.
Jahr der Veröffentlichung der Vorschrift: vom Jahr 1918 bis zum laufenden Jahr.
Gültigkeit der Rechtsvorschrift: „Nur aktuelle“ (Standard) oder „Alle (auch aufgehobene)“.
Suchen in: „Titel und Nummer der Rechtsvorschrift“ oder „Gesetzestexte (e-Sammlung)“. Der Umschalter ist nur dann vorhanden, wenn die Volltextsuche für Ihr Unternehmen verfügbar ist.

Ohne Suche werden unter der Überschrift „Neu veröffentlichte Rechtsvorschriften“ die letzten 30 Vorschriften angezeigt, bei einer Suche „Suchergebnisse“ (höchstens 50; wird die Liste gekürzt, fordert Sie ein Hinweis zur Präzisierung auf).

Gültigkeitsfilter: Nur aktuelle und Alle (auch aufgehobene)

In der Gesetzessammlung des Moduls Gesetzgebung legt der Gültigkeitsfilter fest, ob Sie aufgehobene Vorschriften sehen. Die Option „Nur aktuelle“ ist die Standardeinstellung und blendet aufgehobene Vorschriften aus; Vorschriften mit künftigem Inkrafttreten bleiben sichtbar. Eine Vorschrift, deren Status das Modul noch nicht ermittelt hat, wird nicht ausgeblendet. Geben Sie eine genaue Zitierung ein, zum Beispiel 65/1965, wird der Gültigkeitsfilter nicht angewendet, und Sie erhalten auch eine aufgehobene Vorschrift mit Kennzeichnung. Die Option „Alle (auch aufgehobene)“ zeigt aufgehobene Vorschriften mit der grauen Kennzeichnung „Aufgehobene Rechtsvorschrift“. Die Auswahl bleibt für die Dauer der Anmeldung gespeichert, nach einer neuen Anmeldung gilt wieder „Nur aktuelle“.

Suchergebnisse und Statuskennzeichnungen der Vorschrift

Eine Ergebniszeile in der Gesetzessammlung des Moduls Gesetzgebung zeigt das Datum der Verkündung (oder das Jahr), den Titel der Vorschrift als Link zum Detail und rechts die grüne Kennzeichnung „Beobachtet“ oder die Schaltfläche Verfolgen (mit der Berechtigung zur Verwaltung von Vorschriften). Die Kennzeichnung „Aufgehobene Rechtsvorschrift“ (grau) markiert eine aufgehobene Vorschrift, die Kennzeichnung „Künftige Fassung“ (gelb) eine Vorschrift mit künftigem Inkrafttreten. Eine Vorschrift, die der Katalog noch nicht kennt (heute verkündet), wird nur als Link zur e-Sammlung ohne die Schaltflächen Verfolgen und Text angezeigt.

Detail einer Vorschrift im Modul Gesetzgebung

Das Detail einer Vorschrift im Modul Gesetzgebung öffnen Sie über das Augensymbol oder durch Klicken auf den Titel der Vorschrift in einer beliebigen Liste. Die linke Spalte zeigt eine Karte mit dem Titel der Vorschrift. Ist die Vorschrift aufgehoben, steht darüber ein roter Balken „Die Vorschrift wurde durch eine andere Vorschrift aufgehoben: … (Datum)“ oder „Aufgehobene Rechtsvorschrift“. Weiter sehen Sie die Zeilen Verkündet, Gültig ab, Letzte Fassung (bei einer künftigen Fassung mit der Kennzeichnung „Künftige Fassung“) und Fachgebiete (die KI-Kennzeichnung hat einen Hilfetext mit Prozentsatz und Begründung der Zuordnung). Die Schaltflächen Text der Rechtsvorschrift und In der e-Sammlung öffnen öffnen den Text in der Anwendung beziehungsweise die offizielle Seite der Vorschrift.

Die rechte Spalte enthält die Karten „Verfolgung“, „Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften“ und „Verknüpfte Richtlinien“.

Zeitleiste der Fassungen einer Vorschrift

Die Karte „Zeitleiste der Fassungen“ im Detail einer Vorschrift des Moduls Gesetzgebung listet alle Fassungen der Vorschrift auf. Sie wird mit dem Hinweis „Ich lade den Wortlaut der Rechtsvorschrift…“ geladen; schlägt dies fehl, sehen Sie „Die Versionshistorie konnte nicht aus der e-Sammlung abgerufen werden.“ Die Tabelle zeigt das Inkrafttreten (von – bis), die Kennzeichnung der Fassung, die Spalte „In dieser Fassung geltende Änderungen“ und Schaltflächen. Angezeigt werden nur die acht letzten vergangenen Fassungen, den Rest öffnen Sie mit der Schaltfläche „Alle Fassungen anzeigen (N)“.

Kennzeichnung der Fassung	Was sie bedeutet
Aktuelle Fassung (grün)	Die Fassung, die heute gilt
Künftige Fassung (gelb)	Eine Fassung, die erst in Kraft treten wird
Verkündete Fassung (blau)	Die ursprüngliche Fassung bei der Verkündung der Vorschrift
Vorherige Fassung (grau)	Eine Fassung, die nicht mehr gilt

Bei einem nahenden Inkrafttreten gibt es zusätzlich die rote Kennzeichnung „Das Inkrafttreten rückt näher“. Bei einer Novelle, zu der das Unternehmen einen Eintrag hat, steht eine Glocke mit dem Hilfetext „Reaktion des Unternehmens“, die zum Detail der Änderung führt. Die Schaltfläche Was hat sich geändert? öffnet den Vergleich mit der vorherigen Fassung, die Schaltfläche Text den Text der jeweiligen Fassung.

Karte Verknüpfte Richtlinien im Detail einer Vorschrift

Die Karte „Verknüpfte Richtlinien“ im Detail einer Vorschrift des Moduls Gesetzgebung zeigt alle Richtlinien, die Sie mit der Vorschrift verknüpft haben. Das Symbol vor dem Namen zeigt, woher die Richtlinie stammt: Ein Blatt Papier ist ein Dokument aus dem Modul Dokumente, ein Buch eine Seite aus dem Modul Wiki. Der Name ist ein Link, der sich in einem neuen Reiter öffnet, in Klammern steht der Garant. Die Zeile „Betroffene Bestimmungen: § …“ zeigt die ausgewählten Paragrafen. Bei der Zeile gibt es die Symbole Bearbeiten (Stift) und Datensatz löschen. Die Schaltfläche Richtlinie verknüpfen fügt eine weitere hinzu; bei einer noch nicht überwachten Vorschrift weist Sie ein Hinweis darauf hin, dass Sie durch das Verknüpfen der Richtlinie mit der Überwachung der Vorschrift beginnen.

Text der Rechtsvorschrift im Modul Gesetzgebung

Der Bildschirm Text der Rechtsvorschrift im Modul Gesetzgebung ermöglicht es, die gesamte Vorschrift zu lesen, ohne die Anwendung zu verlassen. Sie öffnen ihn mit der Schaltfläche „Text der Rechtsvorschrift“ im Detail der Vorschrift, mit der Schaltfläche „Text“ bei einer Fassung in der Zeitleiste oder bei einem Ergebnis der Volltextsuche. Oben wählen Sie im Auswahlfeld die Fassung (Datum und Kennzeichnung der Fassung) und tragen in das Feld Im Text der Rechtsvorschrift suchen den gesuchten Ausdruck ein (höchstens 100 Zeichen). Die Schaltflächen Zurück und Weiter sowie der Trefferzähler führen Sie durch die Fundstellen, ebenso die Eingabetaste. Ohne exakte Wortgruppe werden einzelne Wörter hervorgehoben.

Auf einem breiteren Bildschirm befindet sich links die Gliederung der Vorschrift (Teile, Abschnitte, Paragrafen); durch Klicken auf einen Eintrag springt der Text an die entsprechende Stelle. Die Zeile „Fassung: von – bis“ wird durch den Link „In der e-Sammlung öffnen“ ergänzt. Lässt sich der Text nicht laden, sehen Sie den Hinweis „Der Text der Rechtsvorschrift konnte nicht aus der e-Sammlung abgerufen werden.“ und eine Schaltfläche, mit der Sie die Vorschrift direkt in der e-Sammlung öffnen.

Fassungsvergleich Was hat sich geändert? im Modul Gesetzgebung

Das Fenster „Was hat sich geändert?“ im Modul Gesetzgebung zeigt, welche Teile des Textes der Vorschrift die Novelle geändert hat. Oben steht die Zeile „Vergleich der Fassungen, gültig ab [Datum] → [Datum]“ und eine Liste der in der jeweiligen Fassung geltenden Novellen. Jeder geänderte Teil hat eine Kennzeichnung: „Hinzugefügt“ (grün), „Gestrichen“ (rot) oder „Geändert“ (gelb), die Zitierung der Bestimmung und einen Link zur e-Sammlung. Bei einer Änderung stehen nebeneinander der „Ursprüngliche Wortlaut“ (durchgestrichen) und der „Neue Wortlaut“ (hervorgehoben).

Eine Bestimmung, die Sie bei einer verknüpften Richtlinie verfolgen, hat die rote Kennzeichnung „Sie verfolgen“ und einen roten Streifen. Es kann auch ein erläuternder Hinweis erscheinen:

„Es handelt sich um die erste Fassung der Vorschrift, es gibt keine Vergleichsgrundlage.“
„In dieser Fassung wurde der Wortlaut der Rechtsvorschrift nicht geändert.“
„Der Fassungsvergleich wird vorbereitet – die e-Sammlung hat die Fassung der Vorschrift nach dieser Novelle noch nicht veröffentlicht.“ (der Vergleich erscheint nach der Verkündung der Novelle mit Verzögerung)
„Der Fassungsvergleich konnte nicht erstellt werden. Die Änderungen finden Sie im Text der Novelle in der e-Sammlung.“
„Der Vergleich wurde durch Gegenüberstellung beider Fassungen nach Bestimmungen erstellt…“ (die geänderte Bestimmung ist vollständig zu sehen, ohne Hervorhebung einzelner Wörter)

Detail einer Änderung und Karte Reaktion des Unternehmens im Modul Gesetzgebung

Das Detail einer Änderung im Modul Gesetzgebung öffnen Sie über das Augensymbol im Reiter Änderungen. Die obere Karte zeigt die Art der Änderung (Novelle, Aufhebung der Vorschrift, Neue Vorschrift), die überwachte Vorschrift, die Novelle, das Datum der Verkündung und des Inkrafttretens (es können mehrere sein). Die Karte „Zusammenfassung der Änderung (AI)“ trägt die Kennzeichnung „Grundlegende Änderung“ oder „Formale Änderung“ und den Hinweis, dass die Zusammenfassung von künstlicher Intelligenz erstellt wurde und nur der Wortlaut in der Gesetzessammlung verbindlich ist. Solange die Zusammenfassung fehlt, sehen Sie „Die Zusammenfassung wird vorbereitet.“ Nur bei einer Novelle gibt es die Karte „Was ändert sich in der Vorschrift?“ mit dem Fassungsvergleich. Sind am selben Tag des Inkrafttretens mehrere Novellen zusammengetroffen, enthält der Vergleich auch deren Änderungen und weist Sie darauf hin.

Die rechte Karte „Reaktion des Unternehmens“ enthält für jede verknüpfte Richtlinie einen Block mit dem Status, dem Link zur Richtlinie, der Konformitätskennzeichnung („Betrifft § …“, „Möglicherweise betrifft dies § …“, „Außerhalb der betroffenen Bestimmungen“), dem Bearbeiter, dem Link „Aufgabe zur Überarbeitung“, der Notiz und den Statusschaltflächen. Unten befindet sich die Schaltfläche Richtlinie verknüpfen.

Status von Datensätzen im Modul Gesetzgebung

Das Modul Gesetzgebung arbeitet mit mehreren Arten von Status: dem Status der Reaktion des Unternehmens auf eine Änderung einer Vorschrift, der Übereinstimmung mit den betroffenen Bestimmungen, dem Status der Vorschrift in der Gesetzessammlung, dem Status der Überwachung und dem Ergebnis der Konformitätsprüfung.

Status der Reaktion des Unternehmens auf eine Änderung einer Vorschrift

Zu jeder Änderung einer überwachten Vorschrift (Novelle oder Aufhebung) führt das Modul Gesetzgebung einen Status der Reaktion des Unternehmens. Sie sehen ihn in der Spalte Status im Reiter Änderungen und auf der Karte „Reaktion des Unternehmens“.

Status	Was er bedeutet	Wie ein Datensatz in den Status gelangt	Wer es darf
Neue Änderung	Das Unternehmen hat über die Novelle oder Aufhebung noch nicht entschieden	Wird nachts automatisch angelegt, nachdem eine Novelle oder Aufhebung einer überwachten Vorschrift verkündet wurde	Wird automatisch angelegt
Wird derzeit bearbeitet	Das Unternehmen arbeitet an der Änderung	Durch Klicken auf „Wird derzeit bearbeitet“	Bewältigung der Auswirkungen und höher
Richtlinie überarbeitet	Die verknüpfte Richtlinie wurde nach der Novelle geprüft oder angepasst	Durch Klicken auf „Richtlinie überarbeitet“; nur wenn mit der Auswirkung eine Richtlinie verknüpft ist	Bewältigung der Auswirkungen und höher
Keine Auswirkungen	Das Unternehmen hat festgestellt, dass es die Änderung nicht betrifft	Durch Klicken auf „Keine Auswirkungen“, einzeln oder gesammelt	Bewältigung der Auswirkungen und höher

Aus einem abgeschlossenen Status bringt die Schaltfläche „Erneut öffnen“ den Datensatz in den Status „Wird derzeit bearbeitet“ zurück.

Kennzeichnung der Übereinstimmung mit den betroffenen Bestimmungen

Die Kennzeichnung der Übereinstimmung im Modul Gesetzgebung ist kein Status, sondern ein Hinweis darauf, ob die Novelle Paragrafen ändert, die Sie bei der Richtlinie ausgewählt haben. Die Kennzeichnung filtert nichts: Die Änderung und die Aufgabe zur Überarbeitung entstehen immer. Nach einer Bearbeitung der Verknüpfung wird die Kennzeichnung neu berechnet.

Kennzeichnung	Was sie bedeutet
Betrifft § … (rot)	Die Novelle ändert mindestens eine bei der Richtlinie ausgewählte Bestimmung; die Liste steht in der Kennzeichnung
Möglicherweise betrifft dies § … (gelb)	Die Änderung einer betroffenen Bestimmung steckt in einer Fassung, in der auch eine andere Novelle in Kraft getreten ist, sodass sich nicht sagen lässt, welche die Änderung verursacht hat
Außerhalb der betroffenen Bestimmungen (grau)	Die Novelle ändert keine der ausgewählten Bestimmungen
Ohne Kennzeichnung	Es sind keine Bestimmungen ausgewählt, es handelt sich um eine Aufhebung oder eine neue Vorschrift, die Auswirkung hat keine Richtlinie oder der Fassungsvergleich ist noch nicht fertig

Status der Vorschrift in der Gesetzessammlung und Status der Überwachung

Im Modul Gesetzgebung sehen Sie bei jeder Vorschrift zwei voneinander unabhängige Informationen. Die erste ist der Status in der Gesetzessammlung: eine aufgehobene Vorschrift (Kennzeichnung „Aufgehobene Rechtsvorschrift“ im Katalog und roter Balken im Detail), eine Vorschrift mit künftigem Inkrafttreten (Kennzeichnung „Künftige Fassung“) und eine ansonsten gültige Vorschrift ohne Kennzeichnung. Den Status ermittelt das Modul selbst; bei manchen Vorschriften ist er noch nicht bekannt, und eine solche Vorschrift wird nicht ausgeblendet. Die zweite ist der Status der Überwachung:

Status der Überwachung	Was er bedeutet	Wie man in den Status gelangt
Beobachtet: „Die Vorschrift gehört zu dem Bereich, den Sie verfolgen.“	Wird überwacht, weil sie zu einem aktivierten Fachgebiet gehört	Automatisch bei der Aktivierung des Fachgebiets
Beobachtet: „Manuell hinzugefügt“	Wird unabhängig vom Fachgebiet überwacht	Mit der Schaltfläche „Verfolgen“ im Katalog oder im Detail
Nicht beobachtet	Wird nicht überwacht	Mit der Schaltfläche „Beobachtung beenden“ oder durch Deaktivieren des Fachgebiets
Aus dem Fachgebiet herausgenommen	Gehört zu einem aktivierten Fachgebiet, wurde aber manuell herausgenommen	Mit der Schaltfläche „Beobachtung beenden“ bei einer Vorschrift aus einem aktivierten Fachgebiet

Ergebnis der Konformitätsprüfung einer Vorschrift

Jeder Datensatz über eine Konformitätsprüfung im Modul Gesetzgebung ist eigenständig und bleibt dauerhaft in der Historie als Nachweis für Audits erhalten.

Ergebnis	Was es bedeutet
Das Unternehmen entspricht den Vorschriften	Bei der Prüfung wurde bestätigt, dass das Unternehmen die Anforderungen der Vorschrift erfüllt
Die Konformität erfordert Maßnahmen	Bei der Prüfung wurde festgestellt, dass etwas angepasst werden muss

Grundlegende Vorgänge im Modul Gesetzgebung

Dieses Kapitel beschreibt Schritt für Schritt die häufigsten Tätigkeiten im Modul Gesetzgebung: Aktivieren eines Fachgebiets, Suchen und Verfolgen einer Vorschrift, Verknüpfen einer Richtlinie, Erledigen einer Novelle und Erfassen einer Konformitätsprüfung.

Vorgehen: Aktivieren eines Rechtsbereichs im Modul Gesetzgebung

Im Modul Gesetzgebung aktivieren Sie die Überwachung eines ganzen Rechtsbereichs wie folgt:

Öffnen Sie den Reiter Fachgebiete.
Aktivieren Sie die Kachel des Fachgebiets, das Ihr Unternehmen betrifft (oder entfernen Sie das Häkchen bei einem Fachgebiet, das es nicht betrifft).
Die Änderung wird sofort gespeichert, ohne Schaltfläche Speichern.

Mit der Aktivierung eines Fachgebiets werden seine Schlüsselvorschriften und neue Vorschriften überwacht, die die KI dem Fachgebiet oberhalb der eingestellten Mindestsicherheit zuordnet.

Vorgehen: Suchen und Verfolgen einer bestimmten Vorschrift im Modul Gesetzgebung

Öffnen Sie den Reiter Gesetzessammlung (oder klicken Sie im Reiter Verfolgte Vorschriften auf Vorschrift hinzufügen).
Geben Sie in das Feld Nummer oder Name der Rechtsvorschrift die Nummer oder den Titel ein und grenzen Sie die Auswahl gegebenenfalls nach Art der Vorschrift und Jahr der Verkündung ein.
Möchten Sie auch aufgehobene Vorschriften sehen, stellen Sie Gültigkeit der Rechtsvorschrift auf „Alle (auch aufgehobene)“.
Klicken Sie auf Suche und bei der gefundenen Vorschrift auf Verfolgen. Es erscheint die Kennzeichnung „Beobachtet“.

Vorgehen: Suchen einer Vorschrift anhand von Wörtern in ihrem Text (Volltext)

Die Volltextsuche im Modul Gesetzgebung findet Vorschriften anhand von Wörtern in ihrem Text, auch wenn Sie ihre Nummer oder ihren Titel nicht kennen. Der Umschalter ist nur verfügbar, wenn die Suche in der e-Sammlung für Ihr Unternehmen aktiviert ist.

Wählen Sie im Reiter Gesetzessammlung im Feld Suchen in die Option „Gesetzestexte (e-Sammlung)“.
Geben Sie den gesuchten Ausdruck ein (mindestens 2 Zeichen), grenzen Sie die Auswahl gegebenenfalls nach Art, Jahr und Gültigkeit ein und klicken Sie auf Suche.
Klicken Sie in der Liste „Rechtsvorschriften, die die gesuchten Begriffe enthalten (N)“ bei einer Vorschrift auf Text. Es öffnet sich der Text der Vorschrift mit markierten Fundstellen und Pfeilen dazwischen.
Weitere Ergebnisse zeigen Sie mit der Schaltfläche Weiter an, zurück gelangen Sie mit der Schaltfläche Zurück.

Hinweis: Antwortet die e-Sammlung nicht, erscheint der Hinweis „Die Suche im Gesetzestext war nicht erfolgreich. Bitte versuchen Sie es später erneut.“ Versuchen Sie es später noch einmal oder suchen Sie nach dem Titel.

Vorgehen: Beenden und Wiederaufnehmen der Überwachung einer Vorschrift im Modul Gesetzgebung

Klicken Sie im Reiter Verfolgte Vorschriften bei der Vorschrift auf das Symbol Beobachtung beenden.
Eine Vorschrift, die das Unternehmen nur manuell überwacht hat, verschwindet aus der Liste.
Eine Vorschrift, die zu einem aktivierten Fachgebiet gehört, wird in die Karte „Aus den Fachgebieten gestrichen“ verschoben, aus der Sie sie mit der Schaltfläche Erneut verfolgen zurückholen.
Im Detail einer Vorschrift mit manueller Auswahl wird auch die Schaltfläche „Nach Fachgebieten“ angeboten. Sie hebt die manuelle Auswahl auf, und über die Überwachung entscheidet nur noch das aktivierte Fachgebiet.

Vorgehen: Festlegen des Garanten und der Notiz bei einer überwachten Vorschrift

Im Detail einer überwachten Vorschrift im Modul Gesetzgebung legen Sie die verantwortliche Person und eine eigene Notiz fest.

Öffnen Sie das Detail der Vorschrift.
Wählen Sie in der Karte „Verfolgung“ im Feld Garant einen Mitarbeiter aus oder belassen Sie „Standard-Garant“.
Schreiben Sie in das Feld Anmerkung zur Rechtsvorschrift, warum Sie die Vorschrift verfolgen oder welche Paragrafen sie betrifft (höchstens 5000 Zeichen).

Beide Felder werden automatisch gespeichert, sobald Sie das Feld verlassen. Ohne die Berechtigung zur Verwaltung von Vorschriften ist die Notiz nur lesbar.

Vorgehen: Verknüpfen einer Richtlinie aus Dokumenten oder Wiki mit einer Vorschrift

Im Modul Gesetzgebung verknüpfen Sie eine interne Richtlinie so mit einer Vorschrift, dass nach jeder Novelle eine Reaktion und eine Aufgabe zur Überarbeitung entstehen. Eine Richtlinie kann ein Dokument aus dem Modul Dokumente oder eine Seite aus dem Modul Wiki sein.

Klicken Sie im Detail der Vorschrift (Karte „Verknüpfte Richtlinien“) oder im Detail der Änderung (Karte „Reaktion des Unternehmens“) auf Richtlinie verknüpfen. Es öffnet sich das Fenster „Richtlinie verknüpfen“.
Wählen Sie im Feld Richtlinien (Pflichtfeld) einen Eintrag aus. Das Angebot ist nach Ordnern gruppiert: zuerst „Dokumente: …“, danach, wenn das Modul Wiki aktiviert ist, „Wiki: …“. Angeboten werden die letzte Version des Dokuments oder der Seite und nur das, was Sie lesen dürfen. Bereits verknüpfte Einträge sind inaktiv.
Wählen Sie optional einen Garant. Der Garant erhält bei einer Novelle eine Aufgabe zur Überarbeitung der Richtlinie. Ohne Auswahl gilt der Standard-Garant.
Wählen Sie optional im Feld Die Richtlinie betrifft nur diese Teile der Rechtsvorschrift einen oder mehrere Teile, Abschnitte oder Paragrafen aus (siehe das folgende Vorgehen).
Klicken Sie auf Speichern.

Wurde die Vorschrift bisher nicht überwacht, wird sie ab jetzt überwacht. Betrifft die Verknüpfung eine Novelle, die Sie gerade bearbeiten, wird die neue Richtlinie zu ihr ergänzt und es entsteht eine Aufgabe. Beim Versuch, eine Richtlinie zu verknüpfen, die Sie nicht lesen dürfen, erscheint „Sie haben keinen Zugang“.

Vorgehen: Auswahl betroffener Bestimmungen bei einer verknüpften Richtlinie

Die betroffenen Bestimmungen im Modul Gesetzgebung geben an, welche Paragrafen der Vorschrift die Richtlinie betrifft, damit Sie bei jeder Novelle sofort sehen, ob sie davon berührt wurde.

Klicken Sie im Fenster „Richtlinie verknüpfen“ oder „Verknüpfung mit der Richtlinie bearbeiten“ in das Feld Die Richtlinie betrifft nur diese Teile der Rechtsvorschrift.
Wählen Sie einen oder mehrere Einträge aus der Liste der Teile, Abschnitte und Paragrafen der aktuellen Fassung. Ein leeres Feld bedeutet die gesamte Vorschrift.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Die Änderung und die Aufgabe zur Überarbeitung entstehen immer; die Auswahl der Bestimmungen fügt nur die Kennzeichnung „Betrifft“, „Möglicherweise betrifft dies“ oder „Außerhalb der betroffenen Bestimmungen“ hinzu und markiert Ihre Paragrafen im Fassungsvergleich. Lässt sich die Gliederung nicht laden, erscheint der Hinweis „Die Liste der Bestimmungen konnte nicht aus der e-Sammlung abgerufen werden – die Richtlinie wird mit der gesamten Vorschrift verknüpft.“ Das Laden der Gliederung kann beim ersten Öffnen des Fensters einige Sekunden dauern.

Vorgehen: Bearbeiten der Verknüpfung mit einer Richtlinie im Modul Gesetzgebung

Klicken Sie im Detail der Vorschrift in der Karte „Verknüpfte Richtlinien“ bei der Zeile auf das Symbol Bearbeiten (Stift).
Ändern Sie im Fenster „Verknüpfung mit der Richtlinie bearbeiten“ den Garant oder die betroffenen Bestimmungen. Die Richtlinie wird nur als Text angezeigt und kann nicht ausgetauscht werden.
Klicken Sie auf Speichern.

Möchten Sie eine andere Richtlinie verknüpfen, löschen Sie die Verknüpfung und legen Sie eine neue an. Eine Bestimmung, die inzwischen aus der Vorschrift verschwunden ist, bleibt in der Auswahl, wenn die Verknüpfung sie bereits hatte.

Vorgehen: Aufheben der Verknüpfung mit einer Richtlinie im Modul Gesetzgebung

Wenn das Unternehmen eine Richtlinie nicht mehr mit einer Vorschrift verknüpfen möchte, heben Sie die Verknüpfung wie folgt auf:

Klicken Sie im Detail der Vorschrift in der Karte „Verknüpfte Richtlinien“ bei der Zeile auf das Symbol Datensatz löschen.
Bestätigen Sie die Frage „Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?“.

Beim Aufheben der Verknüpfung wird nur die Verbindung im Modul Gesetzgebung aufgehoben. Das Dokument im Modul Dokumente und die Seite im Wiki bleiben unverändert.

Infoleiste bei einer Richtlinie im Modul Dokumente und Wiki

Ist eine Richtlinie mit einer überwachten Vorschrift verknüpft, erscheint im Detail des Dokuments im Modul Dokumente und über dem Inhalt der Seite im Modul Wiki ein blauer Balken „Die Richtlinie knüpft an die Vorschriften an“ mit Links zu den Vorschriften. Der Link öffnet das Detail der Vorschrift im Modul Gesetzgebung. Wartet nach einer Novelle eine nicht erledigte Reaktion, kommt der rote Text „Sie steht aufgrund einer Gesetzesänderung zur Überarbeitung an.“ hinzu, in Klammern die Anzahl der Reaktionen mit einem Link in den Reiter Änderungen. Den Balken sieht nur ein Benutzer mit der Berechtigung zum Lesen des Moduls Gesetzgebung, und er lässt sich nicht schließen. Im öffentlich freigegebenen Wiki wird er nicht angezeigt.

Vorgehen: Erfassen einer Konformitätsprüfung einer Vorschrift

Eine Konformitätsprüfung lässt sich im Modul Gesetzgebung nur bei einer Vorschrift erfassen, die das Unternehmen überwacht.

Klicken Sie im Detail einer überwachten Vorschrift in der Karte „Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften“ auf Konformitätsprüfung erfassen.
Füllen Sie das Pflichtfeld Datum der Überprüfung der Konformität aus; es ist auf heute voreingestellt, ein Datum in der Zukunft wird auf das heutige gekürzt.
Wählen Sie das Pflichtfeld Ergebnis der Konformitätsprüfung: „Das Unternehmen entspricht den Vorschriften“ (Standard) oder „Die Konformität erfordert Maßnahmen“.
Füllen Sie optional Notiz aus (höchstens 5000 Zeichen).
Klicken Sie auf Speichern.

Der Datensatz bleibt in der Historie (Datum, Ergebnis der Konformitätsprüfung, Die Überprüfung wurde durchgeführt von) und verschiebt die Frist der nächsten Prüfung. Die Karte „Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften“ erscheint bei einer überwachten Vorschrift, wenn das Prüfintervall nicht null ist oder bereits eine Historie existiert. Nach Fristablauf leuchtet bei ihr die Kennzeichnung „Die Konformitätsprüfung ist überfällig“.

Vorgehen: Reaktion auf eine Novelle (Änderung) einer überwachten Vorschrift

Öffnen Sie im Reiter Änderungen das Detail der Änderung über das Augensymbol.
Lesen Sie die Zusammenfassung der Änderung und die Karte „Was ändert sich in der Vorschrift?“. Die Konformitätskennzeichnung zeigt Ihnen, ob die Novelle Ihre Paragrafen berührt hat.
Klicken Sie in der Karte „Reaktion des Unternehmens“ bei einer neuen Änderung auf Wird derzeit bearbeitet. Klicken Sie nach Abschluss der Überarbeitung auf Richtlinie überarbeitet; betrifft die Änderung das Unternehmen nicht, klicken Sie auf Keine Auswirkungen.
In das Feld Notiz können Sie jederzeit eine Notiz schreiben; sie wird selbstständig gespeichert.
Einen abgeschlossenen Eintrag bringen Sie mit der Schaltfläche Erneut öffnen in den Status „Wird derzeit bearbeitet“ zurück.

Vorgehen: Feststellen, was die Novelle im Text der Vorschrift geändert hat

Im Modul Gesetzgebung finden Sie die geänderten Bestimmungen auf zwei Wegen. Erstens: im Detail der Änderung in der Karte „Was ändert sich in der Vorschrift?“. Zweitens: Klicken Sie im Detail der Vorschrift in der Karte „Zeitleiste der Fassungen“ bei der entsprechenden Fassung auf Was hat sich geändert?. Möchten Sie die gesamte Fassung durchgehen, klicken Sie bei ihr auf Text. Nach einer Novelle kann der Vergleich mit Verzögerung erscheinen, sobald die e-Sammlung die neue Fassung veröffentlicht.

Vorgehen: Gesammeltes Kennzeichnen von Änderungen als „Keine Auswirkungen“

Aktivieren Sie im Reiter Änderungen die Zeilen, die das Unternehmen nicht betreffen, oder das Feld in der Kopfzeile, um alle zu markieren.
Klicken Sie auf Ausgewählte als „ohne Auswirkungen“ kennzeichnen (N), wobei N die Anzahl der ausgewählten Zeilen ist.
Bestätigen Sie die Frage „Ausgewählte Änderungen von Vorschriften als „Keine Auswirkungen“ kennzeichnen?“ mit der Schaltfläche Ja.
Es erscheint ein Hinweis mit der Anzahl der gekennzeichneten Datensätze, und die Tabelle wird aktualisiert.

Die Schaltfläche ist erst nach der Auswahl einer Zeile aktiv und nur mit der Berechtigung zur Bewältigung von Auswirkungen sichtbar. Ohne Auswahl erscheint der Hinweis „Sie haben keine offenen Regelungsänderungen ausgewählt.“

Export des Registers der rechtlichen Anforderungen

Im Reiter Verfolgte Vorschriften des Moduls Gesetzgebung finden Sie das Register der rechtlichen Anforderungen, also eine Übersicht aller überwachten Vorschriften des Unternehmens, die sich als Grundlage für Audits (zum Beispiel nach ISO) eignet. Das Register beruht auf denselben Daten wie die Tabelle und lässt sich in zwei Formaten herunterladen. Beide Exporte sieht jeder, der das Modul lesen darf. Die Kopfzeile enthält den Titel „Register der rechtlichen Anforderungen“, das Unternehmen, das Datum der Erstellung und den Namen desjenigen, der das Register erstellt hat.

Export: Verzeichnis der rechtlichen Anforderungen (Excel)

Export des Registers der rechtlichen Anforderungen aus dem Modul Gesetzgebung in eine Arbeitsmappe zur weiteren Bearbeitung oder Archivierung außerhalb der Anwendung. Spalten: Rechtsvorschrift, Titel, Warum wir verfolgen, Garant, Anmerkung zur Rechtsvorschrift, Verknüpfte Richtlinien (jede in einer neuen Zeile), Letzte Änderung, Auswirkungen der Novellen (nicht erledigt / insgesamt), Letzte Konformitätsprüfung, Ergebnis der Konformitätsprüfung, Die Überprüfung wurde durchgeführt von und Nächste Überprüfung der Konformität.

Öffnen Sie im Modul Gesetzgebung den Reiter Verfolgte Vorschriften.
Klicken Sie über der Tabelle auf die Schaltfläche Verzeichnis der rechtlichen Anforderungen (Excel).
Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Ausgabeformat: XLSX

Export: Verzeichnis der rechtlichen Anforderungen (PDF)

Export des Registers der rechtlichen Anforderungen aus dem Modul Gesetzgebung in gedruckter Form im Querformat A4, gedacht als Nachweis für Audits oder zur Archivierung.

Öffnen Sie im Modul Gesetzgebung den Reiter Verfolgte Vorschriften.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Verzeichnis der rechtlichen Anforderungen (PDF), direkt neben dem Export nach Excel.
Überwacht das Unternehmen mehr als ein Fachgebiet, können Sie über den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche das Register nur für ein Fachgebiet auswählen.
Die Datei öffnet sich in einem neuen Browser-Reiter.

Ausgabeformat: PDF

Automatische Überwachung und Benachrichtigungen im Modul Gesetzgebung

Einen großen Teil der Arbeit erledigt das Modul Gesetzgebung selbst im Hintergrund: Es überwacht die Gesetzessammlung, legt Reaktionen auf Novellen an, berechnet Fassungsvergleiche, versendet E-Mails und erinnert an Fristen.

Nächtliche Überwachung der Gesetzessammlung

Das Modul Gesetzgebung ermittelt jede Nacht, was sich in der Gesetzessammlung geändert hat, und erkennt bei neuen und überwachten Vorschriften eine Novelle, eine Aufhebung oder eine neue Vorschrift. Die KI ordnet neu verkündete Vorschriften den Fachgebieten zu und verfasst auf Tschechisch eine Zusammenfassung dessen, was die Novelle ändert. Steht ein Fassungsvergleich zur Verfügung, wird die Zusammenfassung genau daraus erstellt. Laufend wird außerdem ermittelt, welche Vorschriften aufgehoben sind, damit der Filter „Nur aktuelle“ funktioniert.

Anlegen der Reaktion auf eine Novelle und der Aufgabe zur Überarbeitung

Sobald eine Novelle oder Aufhebung einer überwachten Vorschrift erscheint (gegebenenfalls eine neue Vorschrift in Ihrem Fachgebiet, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist), legt das Modul Gesetzgebung den Eintrag „Neue Änderung“ für jede verknüpfte Richtlinie gesondert an, gegebenenfalls einmal ohne Richtlinie. Ist „Aufgaben zur Überarbeitung von Richtlinien anlegen“ aktiviert, erhält der Bearbeiter (Garant der Verknüpfung, sonst Garant der Vorschrift, sonst Standard-Garant) eine Aufgabe zur Überarbeitung mit einem Termin gemäß den Einstellungen. Aufgabe und E-Mail enthalten einen Satz darüber, ob die Novelle betroffene Bestimmungen ändert, zum Beispiel „Die Novelle ändert die betreffenden Bestimmungen: § …“ oder „Die Novelle ändert nichts an den Bestimmungen, die Gegenstand dieser Richtlinie sind“. Die Aufgabe entsteht auch bei der Kennzeichnung „Außerhalb“. Die Aufgabe öffnen Sie im Detail der Änderung über den Link „Aufgabe zur Überarbeitung“.

Erinnerung vor dem Inkrafttreten einer Novelle

Das Modul Gesetzgebung überwacht offene Änderungen (Neue Änderung, Wird derzeit bearbeitet), die noch nicht in Kraft getreten sind. Kommt der nächste Termin des Inkrafttretens in die eingestellte Anzahl von Tagen „Vor Inkrafttreten anmerken“, sendet es dem Bearbeiter eine E-Mail „Das Inkrafttreten der Gesetzesänderungen rückt näher“ mit einer Liste der Änderungen: Datum des Inkrafttretens, Vorschrift, Novelle, Richtlinie und Link zum Detail. Hat die Änderung keinen Bearbeiter, erhalten die E-Mail die Empfänger der Benachrichtigung. Es wird einmal für jeden Termin des Inkrafttretens erinnert, sodass eine Sammelnovelle mit einem späteren weiteren Inkrafttreten erneut in Erinnerung gerufen wird. Die Erinnerung endet mit dem Abschluss der Änderung (überarbeitet oder ohne Auswirkungen).

Sammel-E-Mail über Änderungen und Erinnerung an die Konformitätsprüfung

Sobald bei einer Novelle die KI-Zusammenfassung fertig ist, sendet das Modul Gesetzgebung den Empfängern der Benachrichtigung eine Sammel-E-Mail über alle neuen Änderungen. Ist ein Prüfintervall ungleich null eingestellt, überwacht es bei jeder überwachten Vorschrift den Termin der nächsten Prüfung (letzte Prüfung, sonst Beginn der Überwachung, plus Intervall). Nach Fristablauf wird für den Garanten einmal eine Sammelaufgabe mit einer Liste der Vorschriften angelegt und eine E-Mail gesendet; erfasst der Garant keine Prüfung, wird die Erinnerung nach 30 Tagen wiederholt.

Automatische Auswahl der Fachgebiete bei der ersten Aktivierung des Moduls Gesetzgebung

Ein Unternehmen, das das Modul Gesetzgebung aktiviert und noch keine eigenen Einstellungen hat, erhält vorausgewählte Fachgebiete danach, welche weiteren Module es bereits verwendet. Das Modul Arbeitsschutz aktiviert zum Beispiel die Fachgebiete Arbeitsschutz und Brandschutz, das Buchhaltungsmodul die Fachgebiete Steuern und Buchhaltung und Prüfung, das Modul Fuhrpark das Fachgebiet Verkehr und Fahrzeuge. Die Fachgebiete Löhne und Arbeitsrecht sowie DSGVO und Cybersicherheit werden immer vorausgewählt. Rückwirkend werden auch die Änderungen der letzten 30 Tage geladen, und Empfänger der Benachrichtigung sowie Standard-Garant wird der Benutzer, der das Modul aktiviert hat.

Integration mit weiteren Modulen

Das Modul Gesetzgebung ist mit den Modulen Dokumente, Wiki und Aufgaben verbunden. Aus den ersten beiden bezieht es die mit Vorschriften verknüpften internen Richtlinien, im dritten legt es Aufgaben zur Überarbeitung an.

Dokumente

Das Modul Gesetzgebung wählt Richtlinien zur Verknüpfung mit einer Vorschrift aus den Dokumenten des Moduls Dokumente aus. Es bietet nur Dokumente aus Ordnern an, die Sie lesen dürfen, und zwar deren letzte Version. Im Detail eines als Richtlinie verknüpften Dokuments erscheint oben die Infoleiste „Die Richtlinie knüpft an die Vorschriften an“ und gegebenenfalls der Hinweis „Sie steht aufgrund einer Gesetzesänderung zur Überarbeitung an.“ mit einem Link in den Reiter Änderungen. Der Link auf die Richtlinie bei der Vorschrift, in der Liste der Änderungen, in der E-Mail und in der Aufgabe führt direkt zum Dokument.

Wiki

Eine Richtlinie im Modul Gesetzgebung kann auch eine Seite aus dem Modul Wiki sein, sofern das Modul Wiki aktiviert ist. Seiten werden nach der Berechtigung für den Ordner angeboten, in dem die letzte Version der Seite liegt; wird eine neue Version in einem anderen Ordner gespeichert, richten sich Berechtigung und Link nach dem neuen Ordner. Der Link führt direkt zur Wiki-Seite, und über der Seite befindet sich dieselbe Infoleiste wie beim Dokument. Aufgabe und E-Mail nach einer Novelle verweisen auf die Wiki-Seite genauso wie auf ein Dokument. Eine gelöschte Richtlinie wird nur als Nummer ohne Link angezeigt.

Aufgaben

Das Anlegen von Aufgaben zur Überarbeitung von Richtlinien nach einer Novelle ist im Modul Gesetzgebung optional (Einstellung „Aufgaben zur Überarbeitung von Richtlinien anlegen“) und funktioniert nur, wenn das Modul Aufgaben aktiviert ist. Andernfalls weist das Modul Gesetzgebung nur per E-Mail auf die Notwendigkeit der Überarbeitung hin. Die angelegte Aufgabe öffnen Sie im Detail der Änderung über den Link „Aufgabe zur Überarbeitung“. Auf dieselbe Weise wird die Sammelaufgabe für den Garanten bei der Erinnerung an die Konformitätsprüfung angelegt.

Fehlerbehebung

Dieses Kapitel fasst die häufigsten Fragen und Meldungen im Modul Gesetzgebung sowie Tipps für die tägliche Arbeit zusammen.

Häufige Fragen zum Modul Gesetzgebung

Frage: Warum wird mir im Modul Gesetzgebung der Hinweis „Sie haben keinen Zugang“ angezeigt?

Lösung: Sie haben nicht die ausreichende Berechtigung, oder Sie versuchen, eine Richtlinie zu verknüpfen, die Sie selbst nicht lesen dürfen. Bitten Sie den Modulverwalter um die Vergabe der Berechtigung oder wählen Sie eine andere Richtlinie.

Frage: Warum lässt sich im Fenster „Richtlinie verknüpfen“ die Verknüpfung nicht speichern, und es erscheint „Bitte wählen Sie eine Richtlinie aus.“?

Lösung: Im Feld Richtlinien ist nichts ausgewählt. Wählen Sie ein Dokument aus dem Modul Dokumente oder eine Seite aus dem Modul Wiki. Das Angebot enthält nur das, was Sie lesen dürfen.

Frage: Warum sehe ich in der Auswahl der Richtlinie keine Seiten aus dem Wiki?

Lösung: Das Modul Wiki muss im Unternehmen aktiviert sein, und Sie müssen das Recht haben, den Ordner zu lesen, in dem die letzte Version der Seite liegt.

Frage: Warum finde ich in der Gesetzessammlung eine alte aufgehobene Vorschrift nicht?

Lösung: Der Filter „Gültigkeit der Rechtsvorschrift“ ist auf „Nur aktuelle“ eingestellt. Stellen Sie ihn auf „Alle (auch aufgehobene)“ um oder geben Sie die genaue Zitierung ein, zum Beispiel 65/1965.

Frage: Warum fehlt im Reiter Gesetzessammlung der Umschalter „Suchen in“?

Lösung: Die Suche im Text der Vorschriften ist nur verfügbar, wenn sie für Ihr Unternehmen aktiviert ist. Nach Nummer und Titel können Sie immer suchen.

Frage: Warum sehe ich bei einer Änderung „Der Fassungsvergleich wird vorbereitet“?

Lösung: Die e-Sammlung hat die Fassung der Vorschrift nach der jeweiligen Novelle noch nicht veröffentlicht. Der Vergleich erscheint von selbst, sobald die Fassung verfügbar ist. Die Änderungen finden Sie vorerst im Text der Novelle in der e-Sammlung.

Frage: Warum lässt sich keine Konformitätsprüfung erfassen, und es erscheint „Eine Konformitätsprüfung kann nur für eine überwachte Vorschrift erfasst werden.“?

Lösung: Das Unternehmen überwacht die Vorschrift nicht. Beginnen Sie zuerst, sie zu verfolgen, und erfassen Sie danach die Prüfung.

Frage: Warum erscheint nach dem Klicken auf „Ausgewählte als „ohne Auswirkungen“ kennzeichnen“ der Hinweis „Sie haben keine offenen Regelungsänderungen ausgewählt.“?

Lösung: Im Reiter Änderungen ist keine nicht erledigte Zeile aktiviert. Aktivieren Sie mindestens eine oder verwenden Sie das Feld in der Kopfzeile der Tabelle.

Frage: Warum ist im Modul Gesetzgebung der Eintrag „Neue Änderung“ erschienen, obwohl ich nichts getan habe?

Lösung: Den Eintrag hat das Modul nachts automatisch angelegt, nachdem eine Novelle oder Aufhebung einer überwachten Vorschrift verkündet wurde. Entscheiden Sie mit den Schaltflächen „Wird derzeit bearbeitet“ oder „Keine Auswirkungen“, ob es das Unternehmen betrifft.

Tipps für die effiziente Arbeit mit dem Modul Gesetzgebung

Tipp: Aktivieren Sie im Reiter Fachgebiete alle Fachgebiete, die das Unternehmen betreffen. Das Modul überwacht ihre Schlüsselvorschriften selbstständig.
Tipp: Verknüpfen Sie mit jeder überwachten Vorschrift die passende Richtlinie aus Dokumenten oder Wiki. Nach einer Novelle erhält dann derjenige die Aufgabe zur Überarbeitung, der für die Richtlinie verantwortlich ist.
Tipp: Wählen Sie bei umfangreichen Vorschriften, zum Beispiel dem Arbeitsgesetzbuch, bei der Richtlinie nur die Paragrafen aus, die sie betrifft. Die Kennzeichnung „Betrifft § …“ zeigt Ihnen sofort, welche Novellen lesenswert sind.
Tipp: Legen Sie einen Standard-Garanten fest, damit keine Änderung und keine Aufgabe ohne Bearbeiter bleibt.
Tipp: Gehen Sie nicht erledigte Änderungen im Reiter Änderungen mit dem Umschalter „Offen“ durch. Änderungen, die das Unternehmen nicht betreffen, kennzeichnen Sie gesammelt als „Keine Auswirkungen“.
Tipp: Stellen Sie „Vor Inkrafttreten anmerken“ auf die Anzahl der Tage ein, die das Unternehmen für die Anpassung der Richtlinie braucht, und das Inkrafttreten einer Novelle wird Sie nicht überraschen.
Tipp: Laden Sie vor einem Audit das Register der rechtlichen Anforderungen in Excel oder PDF herunter. Es enthält den aktuellen Stand der Überwachung und die letzten Konformitätsprüfungen.

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