GPS-Standort (Fahrzeugverfolgung, Fahrtenbuch)

Überblick

Das Modul GPS-Standort zeigt die aktuelle Position der Firmenfahrzeuge auf der Karte an und führt automatisch ein Fahrtenbuch auf Grundlage der Daten der in den Fahrzeugen installierten GPS-Einheiten. Den Fahrern dient es zur Ergänzung des Fahrtzwecks und zur einfachen Erstellung von Reiseaufträgen aus durchgeführten Fahrten, den Führungskräften und Administratoren zur Übersicht über die Auslastung des Fuhrparks, den Verbrauch und zur Überwachung der Ein- und Ausfahrt aus ausgewählten Gebieten. Das Modul ist eng mit dem Fahrzeugregister verknüpft, von dem es die Fahrzeugliste übernimmt, und mit dem Fahrerregister, aus dem die Fahrer und die Besatzung der Fahrten ausgewählt werden.

Hauptfunktionen

Position der Fahrzeuge auf der Karte in Echtzeit
Automatisches Fahrtenbuch mit Adressen, Entfernung und Verbrauch
Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten
Massenbearbeitung von Fahrten und Erstellung eines Reiseauftrags aus markierten Fahrten
Belege zu Fahrten – Tanken, Parken, Mautgebühren
Überwachung der Ein- und Ausfahrt aus ausgewählten Gebieten
Überwachung der Batteriespannung des Fahrzeugs
Export des Fahrtenbuchs nach Excel, auch mit berechneten Diäten

Zugang und Einstellungen

Dieses Kapitel beschreibt, wo Sie das Modul GPS-Standort im Hauptmenü finden, wie seine Einstellungen auf den einzelnen Registerkarten aufgebaut sind und welche grundlegenden Zugriffsebenen zu Fahrzeugen sowie zusätzliche Berechtigungen den Benutzern im Modul GPS-Standort zugewiesen werden können.

So gelangen Sie zum Modul GPS-Standort

Navigationspfad zum Modul GPS-Standort: Hauptmenü → GPS-Standort. Das Modul kann im Menü auch dann angezeigt werden, wenn dem Benutzer kein Zugriff zugewiesen wurde – in diesem Fall sieht er darin jedoch keine Daten. Der Umfang der sichtbaren Fahrzeuge wird von der zugewiesenen Zugriffsebene bestimmt.

Einstellungen des Moduls GPS-Standort

Weg zu den Einstellungen des Moduls GPS-Standort: Link Einstellungen in der Kopfzeile des Moduls, sichtbar nur für Benutzer mit dem Recht, die Einstellungen zu verwalten. Die Einstellungen umfassen fünf Registerkarten: Benutzerrechte, Allgemeine Einstellungen, Fahrzeuge/Maschinen, Diäten Tschechien und Diäten/Taschengeld Ausland.

Registerkarte Benutzerrechte

Auf der Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls GPS-Standort weist der Administrator oder Modulverwalter den einzelnen Benutzern eine grundlegende Zugriffsebene zu (Kein Zugang, Lesen der eigenen Fahrten, Lesen der eigenen Fahrten und bei ausgewählten Fahrzeugen, Alle lesen) sowie zusätzliche Berechtigungen – Export des Fahrtenbuchs, Export mit Diäten und Belegen, Einrichtung von Gebieten und Überwachung, Änderung des Fahrtentyps und Änderung des Fahrers. Bei der Ebene „Lesen der eigenen Fahrten und bei ausgewählten Fahrzeugen" werden mit der Schaltfläche Auswählen konkrete Fahrzeuge zugewiesen, zu denen der Benutzer zusätzlichen Zugriff hat.

Registerkarte Allgemeine Einstellungen

Die Registerkarte Allgemeine Einstellungen im Modul GPS-Standort gilt für das gesamte Unternehmen; bei der Option Mehrere Fahrer kann bei einem einzelnen Fahrzeug auf der Registerkarte Fahrzeuge/Maschinen eine Ausnahme gemacht werden.

Einstellung	Was sie beeinflusst
Private Fahrten – Adressen anonymisieren	Blendet bei privaten Fahrten die Adressen von Start und Ende der Fahrt aus.
Private Fahrten – Zeit anonymisieren	Blendet bei privaten Fahrten die Start- und Endzeiten aus, das Datum bleibt sichtbar.
Private Fahrten – in der Karte anonymisieren	Blendet bei privaten Fahrten die Anzeige der Route auf der Karte aus.
Nullfahrten anzeigen	Zeigt auch Fahrten kürzer als 10 Meter an, zum Beispiel nur das Starten des Fahrzeugs.
Fahrzeugsymbol auf der Karte	Zeigt auf der Karte ein Fahrzeugsymbol anstelle einer kleineren Markierung an.
Größe des Fahrzeugsymbols	Auswahl Groß/Mittel/Klein; ohne Auswahl wird die mittlere Größe verwendet.
Kennzeichen dauerhaft auf der Karte anzeigen	Das Kennzeichen des Fahrzeugs ist auf der Karte dauerhaft sichtbar, andernfalls wird es erst beim Überfahren mit der Maus angezeigt.
Belege zu Fahrten eingeben	Ermöglicht das Anhängen von Belegen an eine Fahrt und schaltet die Registerkarte Belege frei.
Zweck der Reise eingeben	Ermöglicht die Eingabe des Zwecks bei einer Fahrt, zum Beispiel Geschäftstermin oder Serviceeinsatz.
Eine Notiz zur Fahrt eingeben	Ermöglicht die Eingabe einer freien Notiz bei einer Fahrt, die auch im Export sichtbar ist.
Notizen zum Zeitraum eingeben	Ermöglicht das Anlegen einer Notiz, die für alle Fahrten des Fahrzeugs im gewählten Zeitraum gilt.
Mehrere Fahrer	Ermöglicht die Eingabe einer beliebigen Anzahl von Besatzungsmitgliedern bei einer Fahrt anstelle eines einzelnen Fahrers; ersetzt die ältere Option Zwei Fahrer.

Registerkarte Fahrzeuge/Maschinen

Die Registerkarte Fahrzeuge/Maschinen in den Einstellungen des Moduls GPS-Standort zeigt die Liste der Fahrzeuge mit GPS-Einheit an, die aus dem Fahrzeugregister übernommen wird – neue Fahrzeuge werden dort angelegt. Damit ein Fahrzeug im GPS-Standort erscheint, muss im Fahrzeugregister eine GPS-Einheit eingetragen sein. Bei jedem Fahrzeug ist das Datum des bezahlten Abonnements und dessen Gültigkeit sichtbar. Im Bearbeitungsdialog des Fahrzeugs können das Symbol und die Farbe der Markierung auf der Karte, der Kilometerstand bei der Installation der Einheit, der Standardfahrer aus dem Fahrerregister, eine Ausnahme von der unternehmensweiten Option Mehrere Fahrer (Gemäß den Firmeneinstellungen / Immer aktiviert / Immer deaktiviert), der Standardzweck und -typ der Fahrt sowie Zeitfenster für die automatische Bestimmung des Fahrtentyps nach Tag (Werktag, Wochenende, Feiertag) eingestellt werden. Einige Felder – Typ der Einheit, Zugangsdaten der Einheit, Aktivierung und Abonnementdatum, Rohdaten der Einheit – sieht und bearbeitet nur der Betreiber der Anwendung, nicht die Benutzer oder Administratoren des Unternehmens.

Registerkarten Diäten Tschechien und Diäten/Taschengeld Ausland

Die Registerkarten Diäten Tschechien und Diäten/Taschengeld Ausland in den Einstellungen des Moduls GPS-Standort enthalten die unternehmensweiten Sätze für Reisekostenerstattungen, die mit dem Modul Reiseaufträge geteilt werden. Sie beeinflussen die Berechnung der Diäten beim Export des Fahrtenbuchs mit Diäten und bei der Erstellung von Reiseaufträgen aus Fahrten; die Sätze werden vom Modul Reiseaufträge verwaltet.

Berechtigungen und Zugriffsrechte im Modul GPS-Standort

Im Modul GPS-Standort hat jeder Benutzer immer genau eine grundlegende Zugriffsebene zu den Fahrzeugen und dazu eine beliebige Kombination zusätzlicher Berechtigungen. Die Ebenen und Berechtigungen werden vom Administrator oder Modulverwalter auf der Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls zugewiesen.

Zugriffsebene	Was der Benutzer sieht
Kein Zugang	Das Modul kann im Menü angezeigt werden, aber der Benutzer sieht darin nichts.
Lesen der eigenen Fahrten	Der Benutzer sieht nur Fahrzeuge, bei denen er selbst im Fahrerregister als Fahrer mindestens einer erfassten Fahrt eingetragen ist.
Lesen der eigenen Fahrten und bei ausgewählten Fahrzeugen	Wie oben, zusätzlich die vom Administrator einzeln zugewiesenen Fahrzeuge.
Alle lesen	Der Benutzer sieht alle Fahrzeuge des Unternehmens.

Unabhängig von der grundlegenden Ebene können dem Benutzer weitere einzelne Berechtigungen zugewiesen werden:

Zusätzliche Berechtigung	Was sie ermöglicht
Export des Fahrtenbuchs	Fahrtenbuch nach Excel herunterladen.
Export des Fahrtenbuchs mit Diäten und Belegen	Zusätzlich den Export mit berechneten Diäten herunterladen sowie Belege zu Fahrten in der Registerkarte Belege sehen und eingeben.
Einrichtung von Gebieten und Überwachung	Eigene Gebiete, die Überwachung der Ein-/Ausfahrt sowie die Überwachung der Batteriespannung anlegen, bearbeiten und löschen.
Änderung des Fahrtentyps (Geschäftlich/Privat)	Den Fahrtentyp bei einzelnen sowie bei mehreren markierten Fahrten umschalten.
Änderung des Fahrers bei einer Fahrt	Den Fahrer oder die Besatzung bei Fahrten ändern sowie Notizen zum Zeitraum anlegen, bearbeiten und löschen.

Der Administrator des Unternehmens oder der Modulverwalter von GPS-Standort hat zusätzlich Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen des Moduls, auf die Benutzerrechte und auf die Einstellungen der einzelnen Fahrzeuge, kann den Modus Manuelle Bearbeitung von Fahrten aktivieren, die massenhafte Umbenennung von Adressen im Fahrtenbuch nach Gebieten starten und Benutzern Zugriff auf ausgewählte Fahrzeuge zuweisen. Die Erstellung eines Reiseauftrags aus Fahrten erfordert zusätzlich Zugriff auf das Modul Reiseaufträge; die Einrichtung der Überwachung der Ein-/Ausfahrt erfordert außerdem das Recht, das Adressbuch zu bearbeiten.

Benutzeroberfläche

Dieses Kapitel beschreibt den Aufbau des Hauptbildschirms des Moduls GPS-Standort mit vier Registerkarten (Fahrzeuge, Kalender, Fahrtenbücher, Belege), das Klappmenü Werkzeuge mit zusätzlichen Funktionen sowie die Unterscheidung der Fahrten in die Typen Geschäftlich und Privat.

Hauptbildschirm des Moduls GPS-Standort

Nach dem Öffnen des Moduls GPS-Standort werden oben vier Umschalt-Registerkarten angezeigt – Fahrzeuge, Kalender, Fahrtenbücher und Belege – sowie oben rechts das Datum, bis zu dem die GPS-Einheiten bezahlt sind. Das Datum wird rot und fett angezeigt, wenn der bezahlte Zeitraum vor mehr als 14 Tagen abgelaufen ist.

Registerkarte Fahrzeuge

Die Registerkarte Fahrzeuge ist die Standardansicht des Moduls GPS-Standort. Links befindet sich die Übersichtstabelle der Fahrzeuge (Kennzeichen, Erkennungsname, Adresse/Position; in der breiteren Ansicht zusätzlich Kilometerstand, Sensorspannung und Geschwindigkeit) und rechts die Karte mit den Fahrzeugmarkierungen. Der Pfeil in der Tabellenkopfzeile schaltet zwischen der schmaleren und der breiteren Fahrzeugspalte um, bei der schmalen Ansicht kann zusätzlich zwischen ein- und mehrzeiliger Zeilenanzeige umgeschaltet werden. Durch Klicken auf ein Fahrzeug oder durch Überfahren mit der Maus wird eine Sprechblase mit zusätzlichen Angaben angezeigt. Über der Karte kann die automatische Aktualisierung der Position nach 1 Minute mit Countdown aktiviert werden.

Registerkarte Kalender

Die Registerkarte Kalender im Modul GPS-Standort zeigt links die Liste der Fahrzeuge zum Ankreuzen (es können mehrere gleichzeitig angekreuzt werden) und rechts den Kalender mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer des jeweiligen Fahrzeugs an einem bestimmten Tag. Durch Klicken auf einen Tag öffnet sich das Fahrtenbuch, gefiltert nach diesem Datum. Ist in den Einstellungen die Option Notizen zum Zeitraum eingeben aktiviert, kann durch Ziehen der Maus über mehrere Tage direkt eine für den gesamten Zeitraum gültige Notiz angelegt werden.

Registerkarte Fahrtenbücher

Die Registerkarte Fahrtenbücher im Modul GPS-Standort enthält links einen Filter (Fahrzeug oder Fahrer sowie Datumsbereich mit den Schnellauswahlen Diese Woche/Monat und Letzte Woche/Monat) und eine Tabelle der einzelnen Fahrten – Datum und Fahrer/Besatzung, Uhrzeit und Adresse von Start und Ende, Fahrtentyp und Belege, Entfernung und Verbrauch; in der breiteren Ansicht auch Höchstgeschwindigkeit und Fahrökonomie (Punktzahl 1–10). Rechts befindet sich eine Karte mit den Routen der angekreuzten Fahrten. Über der Tabelle befinden sich die Schaltflächen Massenbearbeitung markierter, Notiz zum Zeitraum (sofern aktiviert) und Reiseauftrag aus den markierten Fahrten (sofern der Benutzer über das Recht zu Reiseaufträgen verfügt) sowie Symbole für den Export nach Excel.

Registerkarte Belege

Die Registerkarte Belege wird im Modul GPS-Standort nur angezeigt, wenn in den Einstellungen die Option Belege zu Fahrten eingeben aktiviert ist und der Benutzer über die Berechtigung zum Export des Fahrtenbuchs mit Diäten verfügt. Sie verwendet denselben Filter Fahrzeug/Fahrer und Datumsbereich wie Fahrtenbücher, listet aber nur Fahrten mit angehängtem Beleg auf und zeigt am Ende die Gesamtsumme nach Belegtyp für den gewählten Zeitraum an.

Werkzeuge (Klappmenü) im Modul GPS-Standort

Die Schaltfläche Werkzeuge im Modul GPS-Standort öffnet ein Klappmenü mit zusätzlichen Funktionen; die Sichtbarkeit der einzelnen Einträge hängt von den zugewiesenen Berechtigungen ab.

Überwachung der Batteriespannung – Tabelle der Fahrzeuge mit der zuletzt gemessenen Spannung und der Einstellung der Warnschwelle.
Gebiete – Liste der eigenen benannten Gebiete und eine Karte zu deren Einzeichnen.
Gebiete – Überwachung Ein-/Ausfahrt – Liste der Überwachungen der Ein-/Ausfahrt aus ausgewählten Gebieten.
Kilometerkorrektur – Korrektur des Kilometerstands des Fahrzeugs.
Manuelle Bearbeitung von Fahrten – Schalter nur für den Administrator oder Modulverwalter; nach der Aktivierung ermöglicht er bei Fahrten im Fahrtenbuch die manuelle Bearbeitung, das Löschen und das Hinzufügen.

Fahrtentyp: Geschäftlich und privat im GPS-Standort

Fahrtentyp	Bedeutung	Wie er entsteht
Geschäftlich (grüner Punkt)	Die Fahrt gilt als dienstlich, aus ihr können eine Zeile des Reiseauftrags und Diäten erstellt werden.	Standardtyp gemäß den Fahrzeugeinstellungen (fest oder automatisch nach Uhrzeit) oder manuelles Umschalten.
Privat (roter Punkt)	Die Fahrt wird nicht in Reiseaufträge einbezogen; bei aktivierter Anonymisierung werden dabei Adressen, Zeiten und/oder die Anzeige auf der Karte ausgeblendet.	Standardtyp gemäß den Fahrzeugeinstellungen oder manuelles Umschalten.

Der Fahrtentyp kann einzeln über das Symbol bei der Fahrtenzeile im Fahrtenbuch oder in Masse über die Massenbearbeitung markierter Fahrten geändert werden – in beiden Fällen ist die Berechtigung zur Änderung des Fahrtentyps erforderlich.

Grundlegende Vorgänge

Dieses Kapitel beschreibt die tägliche Arbeit mit dem Modul GPS-Standort – die Verfolgung von Fahrzeugen auf der Karte, die Ansicht von Fahrten im Kalender und im Fahrtenbuch, die Änderung des Fahrers oder der Besatzung bei einer einzelnen Fahrt sowie das Hinzufügen eines Belegs (Tanken, Parken, Mautgebühren) zu einer Fahrt.

Vorgehensweise: Verfolgung von Fahrzeugen auf der Karte im GPS-Standort

Öffnen Sie im Modul GPS-Standort die Registerkarte Fahrzeuge (Standardansicht).
Klicken Sie in der Tabelle links oder direkt auf der Karte auf ein Fahrzeug – es wird eine Sprechblase mit zusätzlichen Angaben angezeigt.
Aktivieren Sie optional die automatische Aktualisierung nach 1 Minute für die fortlaufende Positionsverfolgung.

Vorgehensweise: Ansicht von Fahrten im Kalender und Anlegen einer Notiz zum Zeitraum

Öffnen Sie im Modul GPS-Standort die Registerkarte Kalender.
Kreuzen Sie links ein oder mehrere Fahrzeuge an – im Kalender werden die täglichen Kilometerzahlen angezeigt.
Durch Klicken auf einen bestimmten Tag öffnen Sie das Fahrtenbuch, gefiltert nach diesem Datum.
Ist die Option Notizen zum Zeitraum eingeben aktiviert, legen Sie durch Ziehen der Maus über mehrere Tage eine für den gesamten Zeitraum gültige Notiz an, typischerweise für eine mehrtägige Auslandsreise. Füllen Sie Fahrzeug, Zeitraum von-bis und den Text der Notiz aus; die Farbe im Kalender kann optional gewählt werden.

Tipp: Die Notiz zum Zeitraum gilt auch für Fahrten, die erst später in diesen Zeitraum eingetragen werden.

Vorgehensweise: Ansicht und Filterung des Fahrtenbuchs im GPS-Standort

Öffnen Sie im Modul GPS-Standort die Registerkarte Fahrtenbücher.
Wählen Sie Fahrzeug oder Fahrer (es kann nur eines von beiden ausgefüllt sein) sowie den Datumsbereich von-bis; es können die Schnellauswahlen Woche/Monat verwendet werden.
Die Tabelle wird neu gefiltert; durch Ankreuzen des Kästchens Anzeigen bei einer Fahrt oder in Masse Alle anzeigen wird die Fahrt rechts auf der Karte eingezeichnet.

Hinweis: Ohne ausgewähltes Fahrzeug oder ausgewählten Fahrer zeigt das Modul GPS-Standort die Meldung „Es wurde weder ein Fahrzeug noch ein Fahrer ausgewählt" an.

Vorgehensweise: Änderung des Fahrers oder der Besatzung bei einer Fahrt

Klicken Sie im Fahrtenbuch des Moduls GPS-Standort bei einer bestimmten Fahrt auf das Stiftsymbol Fahrer ändern.
Je nach den Fahrzeugeinstellungen wird entweder die Auswahl eines Fahrers oder die Auswahl der gesamten Besatzung angeboten. Die ersten beiden ausgewählten Personen werden als Fahrer 1 und Fahrer 2 gespeichert, weitere Besatzungsmitglieder können nur manuell eingegeben werden.
Speichern Sie die Änderung.

Tipp: Diese Aktion darf nur ein Benutzer mit der Berechtigung zur Änderung des Fahrers bei der Fahrt ausführen.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Belegs zu einer Fahrt

Klicken Sie bei einer Fahrt im Fahrtenbuch oder in der Registerkarte Belege auf das Plus-Symbol Beleg hinzufügen.
Füllen Sie den Belegtyp (Tanken, Parken, Mautgebühren, Andere), den Betrag und die Währung aus; ergänzen Sie optional eine Beschreibung und laden Sie einen Anhang hoch.
Speichern Sie den Beleg – er wird als Link bei der Fahrt angezeigt; durch Klicken darauf öffnen Sie die Belegdetails mit der Möglichkeit zur Bearbeitung oder Löschung.

Achtung: Zu einem Beleg können höchstens 60 Dateien hochgeladen werden.

Erweiterte Funktionen

Dieses Kapitel beschreibt die erweiterten Funktionen des Moduls GPS-Standort – die Massenbearbeitung von Fahrten, die Erstellung eines Reiseauftrags aus Fahrten, die manuelle Bearbeitung von Fahrten, die Kilometerkorrektur, die Arbeit mit Gebieten, die Überwachung der Ein-/Ausfahrt und der Batteriespannung, Notizen zum Zeitraum sowie den Export des Fahrtenbuchs nach Excel.

Vorgehensweise: Massenbearbeitung markierter Fahrten

Kreuzen Sie im Fahrtenbuch des Moduls GPS-Standort in der Spalte Anzeigen die Fahrten an, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf Massenbearbeitung markierter.
Kreuzen Sie bei jedem Feld, das Sie ändern möchten, Ändern … an und füllen Sie erst dann das Feld aus – nicht angekreuzte Felder bleiben unverändert. Es können Besatzung oder Fahrer, Fahrtentyp (Geschäftlich/Privat), Zweck und Notiz geändert werden (die letzten beiden nur, wenn sie in den Einstellungen aktiviert sind).
Speichern Sie – es werden nur die angekreuzten Felder geändert, und zwar bei allen Fahrten, zu denen Sie Zugriff haben.

Hinweis: Wenn die markierten Fahrten Fahrzeuge mit unterschiedlichen Besatzungseinstellungen betreffen, wird bei Fahrzeugen mit einem Fahrer nur der zuerst ausgewählte Fahrer gespeichert.

Vorgehensweise: Erstellung oder Ergänzung eines Reiseauftrags aus Fahrten

Kreuzen Sie im Fahrtenbuch des Moduls GPS-Standort in der Spalte Anzeigen die geschäftlichen Fahrten an.
Klicken Sie auf Reiseauftrag aus den markierten Fahrten.
Es wird eine Übersicht der Tage angezeigt, unterteilt in Inlands- und Auslandsstrecken, bei Auslandsreisen auch die Zeiten der Grenzüberschreitung, sowie die Gesamtkilometerzahl.
Wählen Sie, ob ein neuer Reiseauftrag angelegt werden soll (Mitarbeiter und Zweck der Reise werden ergänzt) oder ob Zeilen zu einem bestehenden, noch nicht verbuchten und noch nicht unterzeichneten Auftrag desselben Typs (Inland/Ausland) ergänzt werden sollen.
Klicken Sie auf Erstellen / Ergänzen – es entstehen oder werden Abrechnungszeilen für die einzelnen Tage ergänzt; Tage, die im Auftrag bereits enthalten sind, werden übersprungen. Private Fahrten werden nicht in den Reiseauftrag übernommen.

Achtung: In einen bereits verbuchten, abgelehnten, stornierten oder bereits unterzeichneten Reiseauftrag können keine Fahrten ergänzt werden.

Manuelle Bearbeitung von Fahrten im GPS-Standort

Die manuelle Bearbeitung von Fahrten im Modul GPS-Standort steht nur dem Administrator des Unternehmens oder dem Modulverwalter zur Verfügung und dient der manuellen Korrektur von Aufzeichnungen der GPS-Einheit.

Aktivieren Sie in den Werkzeugen den Schalter Manuelle Bearbeitung von Fahrten.
Im Fahrtenbuch erscheinen bei den Fahrten die Symbole Stift (bearbeiten), Kreuz (löschen, mit Bestätigungsabfrage) und Plus (eine weitere, an diese anschließende Fahrt hinzufügen – übernimmt die Endadresse als Startadresse der neuen Fahrt).
Bei der Bearbeitung können Datum, Zeiten, Adressen, Land, Entfernung in Kilometern, Fahrer oder Besatzung, Zweck und Notiz geändert werden.

Vorgehensweise: Korrektur des Kilometerstands des Fahrzeugs

Öffnen Sie in den Werkzeugen des Moduls GPS-Standort Kilometerkorrektur.
Klicken Sie beim Fahrzeug auf das Stiftsymbol in der Spalte Aktuellen Stand bearbeiten und geben Sie den aktuellen, vom Tachometer abgelesenen Kilometerstand ein.
Speichern Sie – die Anwendung berechnet die prozentuale Abweichung von den GPS-Daten und rechnet danach die Entfernungen aller Fahrten seit der letzten Korrektur oder seit der Installation der Einheit neu.

Achtung: Ist die Abweichung größer als 5 %, wird die Korrektur nicht durchgeführt und die Anwendung fordert dazu auf, den Support mit Kennzeichen, aktuellem Kilometerstand und dem Grund der großen Abweichung zu kontaktieren. Eine durchgeführte Korrektur kann über das Kreuzsymbol Korrektur abbrechen beim selben Fahrzeug rückgängig gemacht werden.

Vorgehensweise: Anlegen eines eigenen Gebiets im GPS-Standort

Öffnen Sie in den Werkzeugen des Moduls GPS-Standort Gebiete.
Klicken Sie auf der Karte auf das Polygon-Symbol und zeichnen Sie die Grenze des Gebiets ein.
Geben Sie im geöffneten Formular den Namen des Gebiets ein; kreuzen Sie optional an, dass dieser Name anstelle der automatisch berechneten Adresse in den Fahrtenbüchern verwendet werden soll, und/oder dass es sich um den Start- oder Endpunkt für die Diätenberechnung handelt, und wählen Sie, für welche Fahrzeuge das Gebiet gilt (einzeln oder Alle, auch künftig hinzugefügte).
Speichern Sie. Ein bestehendes Gebiet kann über das Stiftsymbol bearbeitet, über das Augensymbol auf der Karte angezeigt oder über das Kreuzsymbol gelöscht werden.

Tipp: Der Administrator oder Modulverwalter kann über die Schaltfläche Positionsnamen im Fahrtenbuch rückwirkend nach den eingerichteten Gebieten umbenennen die Adressen aller bisher gespeicherten Fahrten des Unternehmens gemäß den aktuell eingerichteten Gebieten neu berechnen lassen.

Vorgehensweise: Einrichten der Überwachung der Ein- und Ausfahrt aus einem Gebiet

Öffnen Sie in den Werkzeugen des Moduls GPS-Standort Gebiete – Überwachung Ein-/Ausfahrt und klicken Sie auf Neue eintragen.
Geben Sie den Namen der Überwachung ein, wählen Sie das Gebiet, legen Sie fest, wobei benachrichtigt werden soll (Einfahrt, Ausfahrt oder Ein- und Ausfahrt), an wen die Benachrichtigung per E-Mail und/oder SMS gesendet werden soll (SMS nur an Benutzer mit tschechischer Mobilnummer), schränken Sie die Überwachung optional auf eine bestimmte Zeit ein und wählen Sie, für welche Fahrzeuge die Überwachung gilt.
Speichern Sie. Bearbeitung und Löschung sind über die Symbole bei der Zeile der Überwachung verfügbar.

Hinweis: Die Schaltfläche Neue eintragen ist inaktiv, solange das Unternehmen nicht mindestens ein Gebiet unter Werkzeuge → Gebiete angelegt hat.

Einstellung der Überwachung der Batteriespannung des Fahrzeugs

Öffnen Sie in den Werkzeugen des Moduls GPS-Standort Überwachung der Batteriespannung.
Geben Sie beim Fahrzeug den Wert ein, unterhalb dessen eine Benachrichtigung gesendet werden soll (ein Wert von null schaltet die Überwachung aus), und wählen Sie die Empfänger für E-Mail und/oder SMS.

Die Werte werden automatisch beim Verlassen des Feldes gespeichert.

Notiz zum Zeitraum im GPS-Standort

Die Notiz zum Zeitraum im Modul GPS-Standort ist eine einzelne Notiz, die für alle Fahrten des ausgewählten Fahrzeugs im gewählten Datumsbereich gilt – sie wird typischerweise für eine gesamte mehrtägige Auslandsreise verwendet. Sie wird durch Ziehen der Maus über mehrere Tage in der Registerkarte Kalender oder über die Schaltfläche Notiz zum Zeitraum im Fahrtenbuch angelegt und gilt auch für Fahrten, die erst später in diesen Zeitraum eingetragen werden. Pflichtfelder sind Fahrzeug, Zeitraum von-bis und der Text der Notiz; die Anzeigefarbe im Kalender kann optional gewählt werden. Notizen zum Zeitraum anlegen, bearbeiten und löschen darf ein Benutzer mit der Berechtigung zur Änderung des Fahrers bei der Fahrt.

Automatische Verarbeitung von Fahrten im GPS-Standort

Das Modul GPS-Standort berechnet eine Reihe von Angaben automatisch. Die Entfernung der Fahrt wird aus der von der GPS-Einheit aufgezeichneten Route berechnet. Die Adresse von Start und Ende der Fahrt wird aus den Koordinaten berechnet – fällt der Punkt in ein eigenes Gebiet mit eingestelltem eigenem Namen, wird der Name des Gebiets verwendet, andernfalls wird die reale Adresse berechnet. Bei privaten Fahrten werden bei aktivierter Anonymisierung automatisch Adressen, Zeiten und/oder die Anzeige auf der Karte ausgeblendet. Der Standardtyp einer neuen Fahrt (Geschäftlich/Privat) wird anhand der Fahrzeugeinstellungen bestimmt – fest oder automatisch nach Uhrzeit (Werktag, Wochenende, Feiertag). Die Fahrökonomie (Punktzahl 1–10) und die Höchstgeschwindigkeit werden aus den während der Fahrt gemessenen Geschwindigkeiten der GPS-Einheit berechnet.

Export: Fahrtenbuch nach Excel

Der Export des Fahrtenbuchs lädt die erfassten Fahrten des ausgewählten Fahrzeugs oder Fahrers für den gewählten Zeitraum in eine Excel-Tabelle herunter. Er ist im Modul GPS-Standort in der Registerkarte Fahrtenbücher verfügbar.

Wählen Sie in der Registerkarte Fahrtenbücher ein Fahrzeug oder einen Fahrer sowie den Datumsbereich.
Klicken Sie auf das Download-Symbol „Fahrtenbuch in Excel herunterladen" über der Tabelle rechts vom Filter.
Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Ausgabeformat: XLSX

Der Export erfordert die Berechtigung Export des Fahrtenbuchs; ohne diese wird das Symbol nicht angezeigt.

Export: Fahrtenbuch nach Excel mit Diäten (Spalten nach Währung)

Der Export des Fahrtenbuchs mit Diäten berechnet zusätzlich zu den Fahrten die In- und Auslandsdiäten sowie das Taschengeld anhand der gespeicherten Fahrten, der Grenzüberschreitungen und der im Modul eingestellten Reisekostensätze. Die Beträge werden in der Tabelle in separaten Spalten nach Währung (CZK, EUR, CHF, GBP) aufgeführt. Der Export ist im Modul GPS-Standort sowohl in der Registerkarte Fahrtenbücher als auch in der Registerkarte Belege verfügbar.

Wählen Sie in der Registerkarte Fahrtenbücher oder Belege ein Fahrzeug oder einen Fahrer sowie den Datumsbereich.
Klicken Sie auf das Gabel-Symbol „Fahrtenbuch in Excel mit Diäten herunterladen" über der Tabelle rechts vom Filter.
Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Ausgabeformat: XLSX

Der Export erfordert die Berechtigung Export des Fahrtenbuchs mit Diäten und Belegen; diese Berechtigung schaltet gleichzeitig die Registerkarte Belege frei.

Integration mit anderen Modulen

Fahrzeugregister – GPS-Standort übernimmt von dort die Fahrzeugliste (Kennzeichen, Name, Erfassungsdaten); neue Fahrzeuge werden dort angelegt. Damit ein Fahrzeug im GPS-Standort erscheint, muss im Fahrzeugregister eine GPS-Einheit eingetragen sein. GPS-Standort ergänzt beim Fahrzeug nur GPS-spezifische Eigenschaften – das Aussehen der Markierung auf der Karte, den Standardfahrer und den Fahrtentyp.
Fahrerregister – Fahrer und Besatzungsmitglieder werden bei Fahrten von dort ausgewählt. Ist der Fahrer mit einem Benutzerkonto verknüpft, kann er entsprechend seiner Berechtigungsebene selbst auf seine Fahrten im Fahrtenbuch zugreifen.
Reiseaufträge – aus markierten geschäftlichen Fahrten kann in einem Schritt ein neuer Reiseauftrag erstellt oder ein bestehender ergänzt werden; es entstehen Abrechnungszeilen für die einzelnen Tage einschließlich der Aufteilung in Inlands- und Auslandsteil sowie der Zeiten der Grenzüberschreitung. In einen bereits verbuchten, abgelehnten, stornierten oder bereits unterzeichneten Auftrag können keine Fahrten ergänzt werden.
Reisekostenerstattungen (Diäten) – sowohl der Export des Fahrtenbuchs mit Diäten als auch die Erstellung von Reiseaufträgen aus Fahrten verwenden die unternehmensweiten Sätze für Diäten und Taschengeld, die auf den Registerkarten Diäten Tschechien und Diäten/Taschengeld Ausland in den Einstellungen des Moduls verwaltet werden.

Problemlösung

Dieses Kapitel fasst die häufigsten Fragen zum Modul GPS-Standort zusammen, erklärt Meldungen, die bei der üblichen täglichen Arbeit mit dem Fahrtenbuch und den übrigen Bildschirmen des Moduls auftreten können, sowie Tipps, wie Sie mit dem Modul schneller und ohne unnötige Fehler arbeiten.

Häufige Fragen zum Modul GPS-Standort

Frage: Warum werden mir im Fahrtenbuch keine Fahrten angezeigt?

Lösung: Überprüfen Sie, dass Sie ein Fahrzeug oder einen Fahrer ausgewählt und einen Datumsbereich eingestellt haben – ohne dies zeigt das Modul GPS-Standort die Meldung „Es wurde weder ein Fahrzeug noch ein Fahrer ausgewählt" an.

Frage: Warum lässt sich die Korrektur des Kilometerstands nicht speichern?

Lösung: Der eingegebene Wert ändert die Entfernung um mehr als 5 % gegenüber den GPS-Daten. Überprüfen Sie den eingegebenen Kilometerstand; ist die Abweichung tatsächlich so groß, kontaktieren Sie den Support mit dem Kennzeichen des Fahrzeugs, dem aktuellen Kilometerstand und dem Grund der Abweichung.

Frage: Warum lassen sich die markierten Fahrten nicht in Masse bearbeiten?

Lösung: Im Fahrtenbuch muss in der Spalte Anzeigen mindestens eine Fahrt angekreuzt sein, und im Dialog der Massenbearbeitung muss mindestens ein Feld Ändern … mit ausgefülltem Wert angekreuzt sein.

Frage: Warum lässt sich kein Reiseauftrag aus markierten Fahrten erstellen?

Lösung: Die markierten Fahrten müssen zu einem Fahrzeug gehören, zu dem Sie Zugriff haben, und dem Typ des ausgewählten Reiseauftrags entsprechen (Inland/Ausland). In einen bereits verbuchten, abgelehnten, stornierten oder bereits unterzeichneten Auftrag können keine Fahrten ergänzt werden.

Frage: Warum lässt sich keine Überwachung der Ein-/Ausfahrt einrichten?

Lösung: Im Modul GPS-Standort muss mindestens ein Gebiet existieren. Legen Sie es zunächst unter Werkzeuge → Gebiete an.

Frage: Warum sehe ich die Registerkarte Belege nicht?

Lösung: Die Registerkarte Belege wird nur angezeigt, wenn in den Moduleinstellungen die Option Belege zu Fahrten eingeben aktiviert ist und Sie über die Berechtigung Export des Fahrtenbuchs mit Diäten und Belegen verfügen.

Tipps für die effiziente Arbeit mit GPS-Standort

Tipp: Die Schnellauswahlen Diese Woche/Monat und Letzte Woche/Monat im Filter des Fahrtenbuchs beschleunigen die Auswahl üblicher Zeiträume.
Tipp: Die Notiz zum Zeitraum eignet sich für mehrtägige Auslandsreisen – es genügt, sie einmal durch Ziehen im Kalender anzulegen, und sie gilt auch für später eingetragene Fahrten.
Tipp: Überprüfen Sie vor der Erstellung eines Reiseauftrags aus Fahrten in der Vorschau die Hinweise auf Tage mit mehrfacher Grenzüberschreitung oder auf Tage vollständig im Inland ohne Auslandsverpflegung.
Tipp: Stellen Sie für Fahrzeuge mit einer Besatzung von mehr als zwei Personen auf der Registerkarte Fahrzeuge/Maschinen die Option Mehrere Fahrer ein – die GPS-Einheit erkennt nämlich höchstens zwei Chips, weitere Besatzungsmitglieder müssen manuell ergänzt werden.

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