Anfragen v2 - Elektronische Anträge, Genehmigungsprozess

Überblick

Das Modul Anfragen dient zur Einreichung und Bearbeitung elektronischer Anfragen jeder Art – von der Anfrage für einen Einkauf über die Anfrage für Homeoffice bis hin zu jedem anderen Formular, das im Unternehmen einen Genehmigungsprozess durchläuft. Der Administrator definiert die einzelnen Anfragetypen selbst und legt für jeden Typ fest, aus welchen Schritten (Runden) sich die Anfrage zusammensetzt: eine Runde vom Typ Formular, in der der Antragsteller die Angaben ausfüllt, und eine Runde vom Typ Genehmigung, in der der Vorgesetzte oder eine andere befugte Person die Anfrage genehmigt, ablehnt oder zur Ergänzung zurückgibt. Die Anzahl der Runden ist beliebig, und sie können in beliebiger Reihenfolge aufeinanderfolgen. Das Modul verfolgt den Status jeder Anfrage, benachrichtigt die Genehmigenden per E-Mail und mit Erinnerungen und führt eine Historie des gesamten Bearbeitungsprozesses.

Wichtigste Funktionen

Eigene Anfragetypen mit einer beliebigen Anzahl von Runden vom Typ Formular und Genehmigung
Eigene Formularfelder für jeden Anfragetyp und jede Runde (Text, Zahl, Datum, Datei, Benutzerauswahl und weitere)
Genehmigung, Ablehnung und Rückgabe der Anfrage zur Ergänzung inklusive Anmerkung zur Entscheidung
Massengenehmigung mehrerer Anfragen auf einmal
Kopieren einer bestehenden Anfrage sowie eines gesamten Anfragetyps beim Anlegen neuer Anfragen
Automatische E-Mails und regelmäßige Erinnerungen an die Genehmigenden
Übersicht über die Anzahl der Anfragen, die den angemeldeten Benutzer betreffen, im Hauptmenü sowie auf dem Dashboard

Zugriff und Einstellungen

Der Endbenutzer öffnet das Modul Anfragen über das Hauptmenü der Anwendung, während die Definition der Anfragetypen, ihrer Runden und der Zugriffsrechte durch den Administrator in einem eigenen Bereich der Einstellungen erfolgt. Die folgenden Kapitel beschreiben, wo Sie das Modul finden und welche Möglichkeiten seine Einstellungen bieten.

Wie Sie zum Modul Anfragen gelangen

Sie öffnen das Modul Anfragen über das Hauptmenü der Anwendung mit dem Eintrag Anfragen. Nach dem Öffnen werden nur die Anfragetypen angezeigt, für die der angemeldete Benutzer mindestens ein Recht zugewiesen bekommen hat (Ausfüllen, Genehmigung oder eines der globalen Rechte) – Typen, zu denen der Benutzer keinerlei Bezug hat, werden im Modul überhaupt nicht angezeigt.

Einstellungen des Moduls Anfragen

Die Einstellungen des Moduls Anfragen werden vom Systemadministrator oder von einem Benutzer vorgenommen, dem die Verwaltung dieses konkreten Moduls zugewiesen wurde. In der Anwendung wird die Einstellungsseite unter der Überschrift „Nastavení - Žádosti 2" angezeigt, während im Modul selbst sowie an anderen Stellen der Anwendung nur die Bezeichnung „Anfragen" verwendet wird – es handelt sich um dieselbe Funktion unter zwei leicht unterschiedlichen Überschriften. In den Einstellungen werden Anfragetypen, ihre Runden, Formularfelder und Zugriffsrechte angelegt und bearbeitet.

Anfragetyp – Grundeinstellungen

Jeder Anfragetyp im Modul Anfragen verfügt in den Einstellungen über einen eigenen Dialog mit den Basisangaben. Hier werden der Name, die Beschreibung und die globalen Rechte festgelegt, die für den gesamten Typ unabhängig von den Einstellungen der einzelnen Runden gelten.

Feld laut UI	Pflichtfeld	Was wird hier eingegeben
Name	Ja	Name des Anfragetyps, wird als Kachel auf dem Hauptbildschirm des Moduls angezeigt (1–100 Zeichen)
Beschreibung	Nein	Beschreibung des Typs, wird als Sprechblase beim Überfahren der Kachel mit der Maus angezeigt
Genehmigende sehen	Nein, Standard „Alle"	Wie viele Anfragen dieses Typs die bei einer Runde als Genehmigende eingestellten Benutzer sehen: „Alle", „Ihnen zur Genehmigung zugewiesene" oder „Ihnen zur Genehmigung zugewiesene und von ihnen genehmigte"
Sieht alle Anfragen	Nein	Auswahl der Benutzer mit dem Recht, wirklich alle Anfragen dieses Typs zu sehen
Kann alles genehmigen	Nein	Auswahl der Benutzer mit dem Recht, jede beliebige Anfrage dieses Typs unabhängig von den Runden-Einstellungen zu genehmigen oder abzulehnen
Alles bearbeiten	Nein	Auswahl der Benutzer mit dem Recht, einen bereits ausgefüllten Wert in jeder beliebigen Anfrage dieses Typs zu korrigieren
Alles löschen	Nein	Auswahl der Benutzer mit dem Recht, Anfragen dieses Typs zu löschen
Aktiv	Nein, standardmäßig aktiviert	Ob der Anfragetyp für normale Benutzer zugänglich ist; ein inaktiver Typ dient der Archivierung und ist nur für den Administrator sichtbar
Massengenehmigung erlauben	Nein, standardmäßig deaktiviert	Aktiviert bei diesem Anfragetyp die Möglichkeit, mehrere Anfragen zu markieren und gemeinsam zu genehmigen

Anfragerunden: Formular und Genehmigung

Eine Anfrage im Modul Anfragen durchläuft einen oder mehrere Schritte, die in den Einstellungen „Runden" genannt werden (auf der Registerkarte „Teile des Antrags"). Eine Runde ist entweder vom Typ Formular (wird vom Antragsteller oder einer befugten Person ausgefüllt) oder vom Typ Genehmigung (hier entscheidet der Genehmigende). Der Typ eines Teils kann nach dem Anlegen der Runde nicht mehr geändert werden, es lassen sich nur noch der Name und die Beschreibung der Runde bearbeiten. Runden können in den Einstellungen beliebig hinzugefügt, gelöscht und umbenannt werden, und ihre Reihenfolge bestimmt, in welcher Abfolge die Anfrage voranschreitet. Damit eine Runde vom Typ Genehmigung hinzugefügt werden kann, muss der Anfragetyp bereits mindestens eine Runde vom Typ Formular angelegt haben – andernfalls zeigt das System die im Kapitel zur Validierung beschriebene Meldung an.

Formularfelder in einer Runde vom Typ Formular

Für jede Runde vom Typ Formular definiert der Administrator in den Einstellungen des Moduls Anfragen die einzelnen Felder selbst über die Schaltfläche „Feld hinzufügen". Für jedes Feld werden der Name, der Feldtyp, ob es ein Pflichtfeld ist, und – nur bei der ersten Runde eines Anfragetyps – ob es als Spalte in der Anfragenliste angezeigt werden soll, festgelegt. Folgende Feldtypen stehen zur Verfügung:

Text (einzeilig)
Text (mehrzeilig) – mit Formatierung
Zahl
Datum
Datum von-bis
Uhrzeit (von-bis)
Checkbox (Ja/Nein)
Liste – Auswahl, mit möglichen Werten, getrennt durch Semikolon
Datei (Anhang)
eIntranet-Benutzer – Auswahl einer Person aus der Benutzerliste
Firma – Auswahl einer Firma aus der Firmenevidenz

Hinweis: Wenn der Administrator bei einem Anfragetyp, der bereits eingereichte Anfragen hat, den Feldtyp ändert oder eine ganze Runde löscht, löscht das System nach Bestätigung automatisch alle bisher eingereichten Anfragen dieses Typs, damit keine Daten übrig bleiben, die den neuen Formulareinstellungen nicht entsprechen.

Wer eine Runde ausfüllen oder genehmigen darf

Für jede Formular- und Genehmigungsrunde wird in den Einstellungen des Moduls Anfragen über die Schaltfläche „Benutzer auswählen" festgelegt, welcher Personenkreis die Runde bearbeiten darf. Der Dialog bietet zwei Bereiche: eine Liste der einzelnen Benutzer des Unternehmens mit Kontrollkästchen (mit den Optionen „Alles markieren", „Alle entfernen" und der Wahl „Alle (auch wenn sie in Zukunft hinzugefügt werden)") sowie eine Liste der Benutzergruppen nach Arbeitsposition, ebenfalls mit Kontrollkästchen. Eine Runde kann also namentlich, auf eine Gruppe nach Position beschränkt, oder für alle offen gelassen werden.

Allgemeine Rundeneinstellungen und Erinnerungen

Neben den Rechten und Feldern verfügt jede Runde in den Einstellungen des Moduls Anfragen über eine Reihe allgemeiner Optionen direkt im Detail des Anfragetyps, ohne eigenen Dialog. Die folgende Übersicht fasst zusammen, was welche Option aktiviert und wie sich das Verhalten gestaltet, wenn der Administrator sie nicht aktiviert.

Bezeichnung laut UI	Was wird aktiviert oder geändert	Standardverhalten ohne sie
Auswahl eines weiteren Benutzers ermöglichen (bei der Runde)	Ermöglicht dem Antragsteller oder Genehmigenden, eine bestimmte Person oder Personen aus der nächsten Runde auszuwählen, an die die Anfrage weitergegeben wird	Die Anfrage wird automatisch an alle weitergegeben, die die betreffende nächste Runde bearbeiten können
Nach dem Ausfüllen/der Entscheidung eine E-Mail-Information an die nächste Runde senden	Versendet eine E-Mail an die Benutzer der nächsten Runde, sobald die Anfrage an sie übergeht	Für diese Verbindung werden keine E-Mails versendet
Rückgabe des Formulars zur Ergänzung ermöglichen	Macht dem Genehmigenden die Schaltfläche „Zur Ergänzung zurückgeben" zugänglich	Der Genehmigende kann nur genehmigen oder ablehnen, nicht zurückgeben
E-Mail an vorherige Genehmigende / den Antragsteller nach Genehmigung, Ablehnung, Rückgabe senden	Sechs eigenständige Optionen – nach der jeweiligen Entscheidung wird eine E-Mail an die betroffenen Personen versendet	Für das jeweilige Ereignis werden keine E-Mails versendet
Genehmigende alle X Tage per E-Mail / SMS erinnern	Aktiviert eine regelmäßige tägliche Erinnerung der Genehmigenden, die noch nicht entschieden haben; SMS geht nur an eine tschechische Mobilnummer	Deaktiviert (0 Tage = keine Erinnerungen)
Der Antragsteller muss immer genau 1 Benutzer auswählen	Erzwingt bei der Auswahl eines weiteren Benutzers die Auswahl genau einer Person statt einer beliebigen Anzahl	Es kann eine beliebige Anzahl von Benutzern gewählt werden, auch keiner – dann geht die Anfrage an alle möglichen
Benutzer, dem die Anfrage immer zusätzlich gesendet wird	Fügt der nächsten Runde unabhängig von der Auswahl des Antragstellers fest einen zusätzlichen Benutzer hinzu; es kann eingestellt werden, ob dieser Benutzer auch genehmigen darf und ob zunächst gefragt werden soll, ob ihm die Anfrage gesendet werden soll	Es wird kein fester zusätzlicher Benutzer hinzugefügt
Nach Genehmigung dem Antragsteller ermöglichen, die Anfrage zu ändern und erneut einzureichen	Macht bei der letzten genehmigten Anfrage dem Antragsteller die Schaltfläche „Anfrage ändern (erneut beantragen)" zugänglich	Der Antragsteller kann eine genehmigte Anfrage nicht mehr selbst ändern

Benutzerrechte und Berechtigungen im Modul Anfragen

Der Zugriff auf das Modul Anfragen richtet sich ausschließlich nach der namentlichen Zuordnung zu einem konkreten Anfragetyp oder dessen Runde – das Modul nutzt keine Vorgesetzten-Unterstellten-Beziehung. Ein Benutzer ohne jegliche Zuordnung sieht den betreffenden Anfragetyp überhaupt nicht. Die folgende Tabelle fasst zusammen, welche Berechtigungen im Modul Anfragen vergeben werden können und was der jeweilige Berechtigungskreis in der Praxis bedeutet.

Berechtigung	Beschreibung
Ausfüllen der Formular-Runde	Ein namentlich, über eine Gruppe nach Position oder durch die Wahl „Alle" eingestellter Benutzer darf die betreffende Runde ausfüllen; er sieht nur seine eigenen Anfragen dieses Typs
Genehmigung der Runde	Ein bei der Runde unter „Kann/können genehmigen/ablehnen" eingestellter Benutzer darf die Anfrage in der betreffenden Runde genehmigen, ablehnen oder gegebenenfalls zurückgeben; den Umfang der sichtbaren Anfragen bestimmt die Option „Genehmigende sehen" beim Anfragetyp
Sieht alle Anfragen	Globales Recht, wirklich alle Anfragen des betreffenden Typs unabhängig von den Runden-Einstellungen zu sehen – vorgesehen für Verwalter und Vorgesetzte
Kann alles genehmigen	Globales Recht, jede beliebige Anfrage des betreffenden Typs zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzugeben, unabhängig davon, wer bei der Runde als Genehmigender eingestellt ist
Alles bearbeiten	Globales Recht, den Wert eines beliebigen Feldes in einer bereits ausgefüllten Anfrage des betreffenden Typs zu korrigieren
Alles löschen	Recht, Anfragen des betreffenden Typs zu löschen; ohne dieses Recht fehlt das Papierkorbsymbol bei der Anfrage
Verwaltung der Moduleinstellungen	Anfragetypen, Runden, Felder und Rechte anlegen und bearbeiten darf nur der Systemadministrator oder ein Benutzer mit zugewiesener Verwaltung dieses Moduls

Ein Sonderfall tritt bei der Auswahl eines weiteren Benutzers auf: Wenn die vorherige Runde dem Genehmigenden oder dem Antragsteller erlaubte, „einen weiteren Benutzer auszuwählen", und dieser jemanden konkret ausgewählt hat, haben nur die so ausgewählten Benutzer das Recht, die folgende Runde auszufüllen oder zu genehmigen, selbst wenn die allgemeine Einstellung der Runde das Ausfüllen sonst allen erlauben würde.

Verwaltung der Anfragetypen

Das Anlegen neuer Anfragetypen und ihrer Genehmigungsrunden ist eine einmalige administrative Tätigkeit, die im Modul Anfragen nur der Systemadministrator oder ein befugter Modulverwalter durchführt. Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie ein neuer Anfragetyp und seine Runden angelegt werden und wie eine Kopie eines bestehenden Typs erstellt wird.

Anleitung: Anlegen und Einrichten eines neuen Anfragetyps

Klicken Sie in den Einstellungen des Moduls Anfragen auf Typ hinzufügen, füllen Sie das Pflichtfeld Name und optional die Beschreibung aus, legen Sie die globalen Rechte fest und speichern Sie.
Klicken Sie im Detail des neu angelegten Typs auf Formular hinzufügen (zum Ausfüllen) – die erste Runde muss immer vom Typ Formular sein, erst danach kann eine Genehmigung hinzugefügt werden.
Klicken Sie bei der Formular-Runde auf Feld hinzufügen und legen Sie für jedes Feld den Namen, den Typ, ob es ein Pflichtfeld ist und ob es in der Anfragentabelle angezeigt werden soll (nur bei der ersten Runde), fest.
Legen Sie über die Schaltfläche Benutzer auswählen fest, wer die Runde ausfüllen darf – konkrete Benutzer, Gruppen nach Position oder „Alle".
Klicken Sie auf Genehmigung hinzufügen und legen Sie eine weitere Runde vom Typ Genehmigung an; legen Sie entsprechend die vom Genehmigenden auszufüllenden Felder fest, wer genehmigen darf, sowie allgemeine Einstellungen wie E-Mails, die Möglichkeit der Rückgabe oder Erinnerungen.
Runden können wiederholt hinzugefügt werden (Formular und Genehmigung können sich beliebig abwechseln), mit dem Symbol bei der Runde gelöscht oder über die Schaltfläche Name und Beschreibung bearbeiten umbenannt werden.

Beispiel: Der Anfragetyp „Einkaufsantrag" kann zwei Runden haben – zunächst ein Formular, in dem der Mitarbeiter die gewünschte Ware und den geschätzten Preis einträgt, und danach eine Genehmigungsrunde, in der der Vorgesetzte die Anfrage genehmigt oder ablehnt und gegebenenfalls das genehmigte Preislimit ergänzt.

Anleitung: Kopieren eines Anfragetyps

Klicken Sie in der Liste der Anfragetypen in den Einstellungen des Moduls Anfragen bei dem Typ, den Sie als Vorlage verwenden möchten, auf Kopieren.
Geben Sie den Namen der neuen Kopie ein – voreingestellt ist „<ursprünglicher Name> (Kopie)".
Speichern Sie – es wird ein neuer Anfragetyp mit denselben Einstellungen und allen Runden wie das Original angelegt, jedoch ohne bereits eingereichte Anfragen.

Benutzeroberfläche

Der Hauptbildschirm des Moduls Anfragen ist oben in die Auswahl des Anfragetyps und darunter in die Details des ausgewählten Typs unterteilt – das Ablaufschema, den Filter, den Statusschalter und die Anfragentabelle. Die folgenden Kapitel beschreiben die einzelnen Teile des Bildschirms und was der Benutzer dort findet.

Hauptbildschirm des Moduls Anfragen

Nach dem Öffnen des Moduls Anfragen wird eine horizontale Reihe von Kacheln angezeigt, eine für jeden Anfragetyp, den der angemeldete Benutzer sehen oder für den er Anfragen einreichen darf. Typen, zu denen der Benutzer kein Recht hat, werden überhaupt nicht angezeigt. Jede Kachel trägt den Namen des Anfragetyps, ein Abzeichen mit der Anzahl der Anfragen, die den Benutzer gerade betreffen (eigene Anfragen, die auf seine Ergänzung warten, oder Anfragen, die auf seine Genehmigung warten), und beim Überfahren mit der Maus eine Sprechblase mit der Beschreibung des Typs und der Anzahl der Runden des Genehmigungsprozesses. Durch Klicken auf die Kachel wählen Sie den Typ aus – die Auswahl bleibt aktiv, bis Sie sie ändern.

Registerkarte „Teile des Antrags" – Ablaufschema

Nach der Auswahl eines Anfragetyps wird im Modul Anfragen unter den Kacheln die Karte „Teile des Antrags - Flussdiagramm" angezeigt, die sich ein- und ausklappen lässt. Grafisch, in Form einer Reihe von durch Pfeile verbundenen Feldern, zeigt sie, aus welchen Runden sich die Anfrage des gewählten Typs zusammensetzt – Runde vom Typ Formular oder Genehmigung – inklusive ihrer Reihenfolge und ihres Namens. Die Karte hilft dem Antragsteller wie auch dem Genehmigenden, auf den ersten Blick zu verstehen, wie viele Schritte die Anfrage erwartet und in welcher Reihenfolge.

Filter und Suche nach Anfragen

Die Karte „Filter" im Modul Anfragen lässt sich ein- und ausklappen und wird rot hervorgehoben, wenn ein Filter eingestellt ist. Sie enthält folgende Felder zur Suche in den Anfragen des ausgewählten Typs:

Antragsteller: Auswahl aus den Benutzern, die bereits eine Anfrage dieses Typs eingereicht haben
Genehmigender: Auswahl der Person, die über die Anfrage entscheidet
In Auftrag gegeben/vorgelegt: Datumsbereich von-bis, wann die Anfrage angelegt wurde
Genehmigt/abgelehnt: Datumsbereich von-bis, wann über die Anfrage entschieden wurde

Die Schaltfläche Suchen wendet den Filter an, die Schaltfläche Abbrechen hebt den eingestellten Filter auf.

Statusschalter und Anfragentabelle

Über der Anfragentabelle im Modul Anfragen befindet sich ein Statusschalter – eine Gruppe von Schaltflächen mit Anzahl-Abzeichen: Alle, Warten auf Befüllung/Vervollständigung, Genehmigung ausstehend, Genehmigt und Abgelehnt. Der Schalter bestimmt, welche Anfragen in der Tabelle angezeigt werden. Oben rechts befindet sich die Schaltfläche Anfrage hinzufügen, mit der ein Dialog zum Anlegen einer neuen Anfrage geöffnet wird; sie ist inaktiv, wenn der Benutzer nicht das Recht hat, die erste Runde des gewählten Typs auszufüllen.

Die Anfragentabelle enthält die Spalten ID, „Der Antrag wurde eingereicht von", Datum der Einreichung, Status, Aktueller Genehmigender (Name oder Namen der Person, die jetzt über die Anfrage entscheiden soll, gegebenenfalls leer) sowie weitere Spalten gemäß den Formularfeldern der ersten Runde, die in den Einstellungen als „In der Tabelle anzeigen" markiert wurden. Die letzte Spalte Aktionen enthält bei jeder Zeile ein Augensymbol zur Anzeige der Anfragedetails, ein Papierkorbsymbol zum Löschen (nur mit dem Recht „Alles löschen" beim betreffenden Typ, mit Bestätigungsabfrage) und ein Kopiersymbol zum Anlegen einer neuen Anfrage, die mit den Daten dieser Anfrage vorausgefüllt ist (nur mit dem Recht zum Ausfüllen der ersten Runde). Wenn der Anfragetyp die Massengenehmigung aktiviert hat und eine Anfrage in der letzten Runde auf Genehmigung wartet, erscheint in der Zeile zusätzlich ein Kontrollkästchen für die Massengenehmigung, und über der Tabelle erscheint die Schaltfläche Markierte genehmigen.

Status einer Anfrage im Modul Anfragen

Die Spalte Status in der Anfragentabelle des Moduls Anfragen zeigt an, in welcher Phase sich die Anfrage oder ihre aktuelle Runde gerade befindet. Die Anfrage als Ganzes übernimmt den Status ihrer aktuellen Runde – ist die aktuelle Runde die letzte und wurde sie genehmigt, hat die Anfrage insgesamt den Status Genehmigt, entsprechend bei einer Ablehnung. Solange die Anfrage die letzte Runde noch nicht durchlaufen hat, wird bei ihr auch die Nummer der aktuellen Runde angezeigt.

Status	Was er bedeutet	Wie die Anfrage in diesen Status übergeht
Wartet auf Ausfüllen	Die Anfrage oder Runde wartet darauf, vom Antragsteller ausgefüllt zu werden	Anlegen einer neuen Anfrage oder Übergang in die nächste Runde vom Typ Formular
Wartet auf Entscheidung	Die Anfrage oder Runde wartet auf Genehmigung oder Ablehnung durch den Genehmigenden	Ausfüllen des Formulars und Übergang in eine Runde vom Typ Genehmigung
Genehmigt	Die Runde bzw. die gesamte Anfrage wurde genehmigt	Der Genehmigende klickt auf Genehmigen
Abgelehnt	Die Runde bzw. die gesamte Anfrage wurde abgelehnt	Der Genehmigende klickt auf Ablehnen und trägt eine Anmerkung ein
Zur Ergänzung zurückgegeben	Die Anfrage wurde zur Ergänzung an eine der vorherigen Runden zurückgegeben	Der Genehmigende klickt auf „Zur Ergänzung zurückgeben" und wählt die Zielrunde aus (nur wenn diese Runde es erlaubt)
Ausgefüllt	Die Runde vom Typ Formular wurde ausgefüllt und die Anfrage ist weiter vorangeschritten	Ausfüllen des Formulars, sei es als Zwischenstatus beim Fortschritt oder als letzte Runde des Anfragetyps

Sonderfall beim Übergang: Ist bei der letzten Genehmigungsrunde eines Anfragetyps die Option „Änderung einer genehmigten Anfrage ermöglichen" aktiviert, kann der Antragsteller bei einer bereits genehmigten Anfrage auf die Schaltfläche „Anfrage ändern (erneut beantragen)" klicken – die Anfrage kehrt zum Anfang zurück und durchläuft den gesamten Genehmigungsprozess erneut.

Grundlegende Vorgänge

Die folgenden Anleitungen beschreiben die alltägliche Arbeit mit Anfragen im Modul Anfragen aus Sicht des Antragstellers wie auch des Genehmigenden – vom Anlegen einer neuen Anfrage über deren Ergänzung, Kopieren und Massengenehmigung bis hin zum Löschen oder erneuten Einreichen einer bereits genehmigten Anfrage. Die Anleitungen gelten für jeden beliebigen Anfragetyp, nur mit dem Unterschied, dass sich die konkreten Formularfelder und die Anzahl der Runden je nach Typ entsprechend den vom Modulverwalter festgelegten Einstellungen unterscheiden.

Anleitung: Erstellen einer neuen Anfrage

Wählen Sie im Modul Anfragen den Anfragetyp im oberen Bereich aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anfrage hinzufügen.
Füllen Sie die Felder des Formulars der ersten Runde aus; Pflichtfelder sind erforderlich.
Wenn die erste Runde die Auswahl eines weiteren Benutzers ermöglicht, wählen Sie, an wen die Anfrage zur Genehmigung weitergegeben werden soll – andernfalls wird sie automatisch an alle weitergegeben, die die betreffende nächste Runde bearbeiten können.
Klicken Sie auf Speichern. Die Anfrage wird im Status „Wartet auf Entscheidung" angelegt (bzw. „Wartet auf Ausfüllen", wenn die nächste Runde wieder vom Typ Formular ist), und das System legt automatisch einen leeren Datensatz für diese nächste Runde an.

Anleitung: Ergänzung einer zur Ergänzung zurückgegebenen Anfrage

Öffnen Sie im Modul Anfragen das Detail einer Anfrage mit dem Status Zur Ergänzung zurückgegeben.
Klicken Sie in der zurückgegebenen Runde auf Füllen Sie das Formular aus!
Bearbeiten Sie die Felder und speichern Sie – die Anfrage durchläuft den Genehmigungsprozess ab dieser Runde erneut.

Anleitung: Kopieren einer Anfrage

Klicken Sie in der Anfragentabelle im Modul Anfragen bei einer bestehenden Anfrage auf das Kopiersymbol, oder klicken Sie im Detail einer bereits genehmigten Anfrage auf Anfrage ändern (erneut beantragen), sofern der Anfragetyp dies zulässt.
Es öffnet sich das Formular der ersten Runde, vorausgefüllt mit den Werten der ursprünglichen Anfrage.
Nach der Bearbeitung und dem Speichern entsteht eine neue bzw. aktualisierte Anfrage.

Anleitung: Genehmigung, Ablehnung oder Rückgabe einer Anfrage

Öffnen Sie im Modul Anfragen das Detail einer Anfrage, die sich in einer Runde vom Typ Genehmigung befindet und auf Ihre Entscheidung wartet.
Klicken Sie auf Genehmigen Sie, Ablehnen, oder, falls zulässig, auf Zur Ergänzung zurückgeben.
Wenn die Runde eigene, vom Genehmigenden auszufüllende Felder enthält, beispielsweise ein genehmigtes Preislimit, füllen Sie diese aus.
Bei einer Ablehnung tragen Sie eine Anmerkung zur Ablehnung ein; bei einer Rückgabe wählen Sie, zu welcher vorherigen Runde die Anfrage zurückgegeben werden soll, und tragen Sie eine Anmerkung zur Rückgabe ein.
Wenn die Runde die Auswahl eines weiteren Benutzers für die nächste Runde ermöglicht, treffen Sie die Auswahl direkt hier.
Wenn die Entscheidung keine weitere Ergänzung erfordert (keine Felder, keine Auswahl eines weiteren Benutzers), wird sie sofort ohne Anzeige eines Dialogs gespeichert.

Anleitung: Massengenehmigung von Anfragen

Die Massengenehmigung ist im Modul Anfragen nur bei einem Anfragetyp verfügbar, bei dem in den Einstellungen die Option „Massengenehmigung erlauben" aktiviert ist.

Markieren Sie in der Anfragentabelle die Anfragen, die in der letzten Runde auf Genehmigung warten und die Sie genehmigen dürfen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Markierte genehmigen – alle markierten Anfragen werden gemeinsam genehmigt.

Anleitung: Löschen einer Anfrage

Klicken Sie in der Anfragentabelle des Moduls Anfragen bei der zu entfernenden Anfrage auf das Papierkorbsymbol – das Symbol ist nur mit dem Recht „Alles löschen" beim betreffenden Typ verfügbar.
Bestätigen Sie die Abfrage „Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?".

Anleitung: Änderung einer bereits genehmigten Anfrage (erneut beantragen)

Wenn der Anfragetyp im Modul Anfragen nach der Genehmigung eine Änderung der Anfrage erlaubt, öffnen Sie das Detail einer bereits genehmigten Anfrage und klicken Sie auf die Schaltfläche Anfrage ändern (erneut beantragen). Die Anfrage kehrt zum Anfang zurück, und das System löscht automatisch die Daten aller Runden ab der zweiten, sodass die Anfrage den gesamten Genehmigungsprozess von vorne durchläuft.

Felder und Dialogfenster der Anfrage

Neben dem Dialog zum Ausfüllen des Formulars und der Entscheidung des Genehmigenden bietet das Modul Anfragen noch einen Dialog zur Korrektur eines einzelnen Werts sowie eine Informationsblase mit dem Schema der Runden. Die folgenden Kapitel beschreiben sie ausführlicher.

Dialog zur Genehmigung, Ablehnung und Rückgabe einer Anfrage

Der Dialog, der sich im Modul Anfragen für den Genehmigenden öffnet, enthält dieselben dynamischen Felder wie das Formular, sofern diese für die betreffende Runde zur Ausfüllung durch den Genehmigenden eingestellt sind – diese Felder werden bei der Wahl Ablehnen oder Zurückgeben nicht angezeigt. Bei der Wahl „Zur Ergänzung zurückgeben" bietet der Dialog zusätzlich das Feld „Zurück zu (Runde - ausgefüllt)" zur Auswahl aus den vorherigen Runden sowie das Textfeld „Hinweis zur Rückgabe". Bei der Wahl „Ablehnen" wird das Textfeld „Anmerkung zur Ablehnung" angezeigt. Bei der Wahl „Genehmigen", sofern die Auswahl eines weiteren Benutzers für die nächste Runde zulässig ist, wird dieselbe Auswahl einer Person oder mehrerer Personen wie beim Formular angezeigt.

Dialog zur Wertbearbeitung

Der Dialog „Wertbearbeitung" im Modul Anfragen ermöglicht es einem Benutzer mit dem Recht „Alles bearbeiten", ein einzelnes konkretes Feld einer bereits ausgefüllten Runde zu korrigieren, ohne das gesamte Formular erneut ausfüllen zu müssen. Das Feld in diesem Dialog hat denselben Typ und dasselbe Verhalten wie beim normalen Ausfüllen einer Anfrage.

Automatische Funktionen und Erinnerungen

Einen Großteil der Arbeit im Modul Anfragen übernimmt die Anwendung selbst, ohne dass der Benutzer manuell etwas starten muss – den Fortschritt der Anfrage zwischen den einzelnen Runden, den Versand von E-Mails an die Beteiligten, regelmäßige Erinnerungen an die Genehmigenden sowie das Löschen ungültiger Daten nach einer Änderung der Einstellungen. Die folgenden Kapitel beschreiben, was im Modul Anfragen konkret automatisch geschieht, unter welchen Bedingungen und wann.

Automatischer Übergang in die nächste Runde und Versand von E-Mails

Nach dem Ausfüllen des Formulars oder nach der Entscheidung des Genehmigenden legt das Modul Anfragen selbst einen leeren Datensatz für die nächste Runde an und setzt die Anfrage auf diese aktuelle Runde. Ist bei der Runde der Versand einer E-Mail an die nächste Runde aktiviert, sendet das System automatisch eine E-Mail an die Benutzer, an die die Anfrage übergeben wird – entweder an ausgewählte oder an alle, die die betreffende Runde bearbeiten können – gegebenenfalls als Kopie an einen fest eingestellten zusätzlichen Benutzer. Ist der E-Mail-Versand nach der Entscheidung aktiviert, sendet das System nach Genehmigung, Ablehnung oder Rückgabe automatisch eine E-Mail an den Antragsteller und/oder alle Genehmigenden der vorherigen Runden mit der Information über die Entscheidung.

Automatische Erinnerungen an die Genehmigenden

Wenn bei einer Runde im Modul Anfragen die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, prüft eine tägliche Aufgabe automatisch alle auf eine Entscheidung wartenden Anfragen. Sobald bei der Runde die eingestellte Anzahl von Tagen seit dem letzten Ausfüllen oder seit der letzten Erinnerung verstrichen ist, sendet das System den Genehmigenden eine Erinnerung per E-Mail und/oder SMS an eine tschechische Mobilnummer und trägt in die Historie der Anfrage ein, wem und wann die Erinnerung gesendet wurde, damit dieselbe Erinnerung nicht mehrmals am Tag gesendet wird.

Automatisches Löschen von Daten bei der Bearbeitung des Formulars oder der Rückgabe der Anfrage

Wenn der Administrator bei einem Anfragetyp, der bereits eingereichte Anfragen hat, ein Formularfeld löscht, dessen Typ ändert oder eine ganze Runde löscht, werden nach Bestätigung automatisch alle bisher eingereichten Anfragen dieses Typs gelöscht, damit keine Daten übrig bleiben, die dem neuen Formular nicht entsprechen. Bei der Rückgabe einer Anfrage an eine frühere Runde löscht das System automatisch die ausgefüllten Daten aller Runden hinter dem Punkt, zu dem die Anfrage zurückgegeben wurde, damit sie erneut ausgefüllt werden können. Ebenso löscht das System, wenn der Antragsteller nach der Genehmigung die Anfrage ändert und erneut einreicht, automatisch die Daten aller Runden ab der zweiten, und der Prozess beginnt erneut bei der Genehmigung.

Anzahl der Anfragen im Menü und auf dem Dashboard

Im Hauptmenü der Anwendung sowie auf dem Dashboard wird beim Modul Anfragen automatisch die Anzahl der Anfragen angezeigt, die den angemeldeten Benutzer gerade betreffen – eigene Anfragen, die auf Ergänzung warten, plus Anfragen, die auf seine Genehmigung warten. Die Anzahl wird bei jedem Laden der Seite neu berechnet, sodass sie jederzeit aktuell ist.

Integration mit weiteren Modulen

Das Modul Anfragen ist als allgemeines Werkzeug für den Genehmigungsprozess konzipiert, ohne feste Verbindung zu einer konkreten Zielagenda – es schreibt keine Daten automatisch in ein anderes Modul, zum Beispiel in die Anwesenheit oder den Urlaub. Mit anderen Teilen der Anwendung ist es nur durch Anzeige verbunden, nicht durch Datenübertragung.

Dashboard: zeigt eine zusammenfassende Kachel des Moduls Anfragen mit der Anzahl der auf den angemeldeten Benutzer wartenden Anfragen und Links zu den letzten Anfragen; ein Klick öffnet direkt das Modul Anfragen.
Zusammenfassende Übersicht zur Genehmigung: In der gemeinsamen Übersicht der auf Genehmigung wartenden Anfragen und Belege über die gesamte Anwendung hinweg erscheinen auch Anfragen aus dem Modul Anfragen, die auf die Entscheidung des angemeldeten Benutzers warten, mit einer Spalte, die die Nummer der Genehmigungsrunde angibt.

Problembehandlung

Dieses Kapitel fasst die häufigsten Fragen und Meldungen zusammen, denen Benutzer im Modul Anfragen begegnen – von einer fehlenden Einstellung des Anfragetyps über Warnungen bei der Bearbeitung des Formulars bis hin zu inaktiven Schaltflächen aufgrund fehlender Berechtigung. Wenn Sie sich nicht sicher sind, warum das Modul in einer konkreten Situation die gewünschte Aktion nicht zulässt, lesen Sie auch das Kapitel zu den Benutzerrechten in den Einstellungen des Moduls Anfragen.

Häufige Fragen

Frage: Warum wird mir im Modul Anfragen beim ausgewählten Typ eine Fehlermeldung statt der Anfragentabelle angezeigt?

Lösung: Die Meldung „Für diesen Anfragetyp sind keine einzelnen Runden eingestellt, der Anwendungsverwalter muss sie zuerst in den Einstellungen einrichten" bedeutet, dass der ausgewählte Anfragetyp noch keine Runde angelegt hat. Bitten Sie den Modulverwalter, die Einrichtung des Typs abzuschließen.

Frage: Was bedeutet die Meldung „Falsch eingegebener Name"?

Lösung: Die Meldung erscheint beim Speichern eines Anfragetyps, einer Runde oder ihrer Kopie, wenn das Feld Name leer oder länger als 100 Zeichen ist. Geben Sie einen nicht leeren Namen mit maximal 100 Zeichen ein.

Frage: Warum sieht der Administrator beim Hinzufügen einer Genehmigungsrunde die Meldung „Achtung! Zuerst muss ein Formular angelegt werden, damit es etwas zu genehmigen gibt"?

Lösung: Eine Runde vom Typ Genehmigung kann im Modul Anfragen nicht angelegt werden, bevor mindestens eine Runde vom Typ Formular existiert. Fügen Sie zuerst ein Formular hinzu.

Frage: Warum wird bei der Bearbeitung eines Formularfelds eine Warnung zum Löschen von Anfragen angezeigt?

Lösung: Die Meldung „Achtung! Mit der Bearbeitung werden alle bereits gespeicherten Anfragen entfernt!" erscheint, wenn der Administrator den Typ eines Formularfelds ändert oder eine Runde bei einem Anfragetyp löscht, der bereits eingereichte Anfragen hat. Bestätigen Sie nur, wenn das Löschen der alten Anfragen tatsächlich gewünscht ist, andernfalls brechen Sie die Aktion ab.

Frage: Warum kann ich weder auf die Schaltfläche Anfrage hinzufügen noch auf die Schaltflächen zum Ausfüllen oder Genehmigen klicken?

Lösung: Die Schaltflächen sind im Modul Anfragen inaktiv, wenn Sie nicht über das entsprechende Recht für die betreffende Aktion verfügen. In diesem Fall wird keine Fehlermeldung angezeigt, die Schaltfläche ist lediglich nicht zugänglich – wenden Sie sich bezüglich der Rechtevergabe an den Modulverwalter.

Frage: Warum sehe ich bei einer Genehmigungsanfrage nicht die Schaltfläche Zur Ergänzung zurückgeben?

Lösung: Die Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn der Administrator bei der betreffenden Runde in den Einstellungen des Moduls Anfragen die Option „Rückgabe des Formulars zur Ergänzung ermöglichen" aktiviert hat. Ohne diese Option können Sie die Anfrage nur genehmigen oder ablehnen.

Tipps für effizientes Arbeiten im Modul Anfragen

Tipp: Bevor Sie eine neue Anfrage ausfüllen, prüfen Sie die Karte „Teile des Antrags - Flussdiagramm" – sie zeigt Ihnen, wie viele Runden Sie erwarten und in welcher Reihenfolge.
Tipp: Wenn Sie bereits früher eine ähnliche Anfrage eingereicht haben, verwenden Sie in der Tabelle das Kopiersymbol – so ersparen Sie sich das erneute Eintragen derselben Angaben.
Tipp: Die Abzeichen mit der Anzahl auf den Kacheln der Anfragetypen zeigen, wie viele Anfragen Sie gerade betreffen – behalten Sie sie auch auf dem Dashboard im Blick, damit Ihnen keine auf Ihre Genehmigung wartende Anfrage entgeht.
Tipp: Wenn Sie regelmäßig eine große Anzahl ähnlicher Anfragen genehmigen, bitten Sie den Administrator, für den betreffenden Typ die Massengenehmigung zu aktivieren – das erspart Ihnen das wiederholte einzelne Öffnen jeder Anfrage.
Tipp: Den Filter nach Antragsteller, Genehmigendem oder Datum nutzen Sie vor allem bei Anfragetypen mit einer großen Anzahl eingereichter Anfragen – die Filterkarte wird rot hervorgehoben, wenn sie aktiv ist, sodass Sie erkennen, dass Sie nur einen Ausschnitt der Daten sehen.

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