Anfragen v2

Elektronische Anträge (Requests2)

Modulübersicht

Das Modul Elektronische Anträge ist ein flexibles System zur Erstellung, Genehmigung und Verwaltung verschiedener Arten von Unternehmensanträgen. Es ermöglicht jeder Organisation, eigene Antragstypen mit konfigurierbaren Genehmigungsprozessen entsprechend den spezifischen Anforderungen einzurichten.

Modulzweck

Das elektronische Antragssystem digitalisiert und automatisiert den Prozess der Einreichung und Genehmigung verschiedener Arten von Unternehmensanträgen. Es eliminiert papierbasierte Verwaltung, beschleunigt den Genehmigungsprozess und gewährleistet eine transparente Prüfspur aller Änderungen und Entscheidungen.

Hauptfunktionen

Erstellung benutzerdefinierter Antragstypen entsprechend den Organisationsanforderungen (Bestellanträge, Urlaub, Gehaltsanpassung, Reiseaufträge usw.)
Konfigurierbare Genehmigungsrunden mit verschiedenen Genehmigern
Benutzerdefinierte Formularfelder in verschiedenen Datentypen (Text, Zahl, Datum, Dateien, Benutzerauswahl, Firmenauswahl)
Dynamische Genehmiger-Auswahl während des Prozesses
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen an alle Prozessteilnehmer
Vollständige Änderungshistorie und Entscheidungen für jeden Antrag
Möglichkeit zur Rücksendung des Antrags für zusätzliche Informationen
Massengenehmigung mehrerer Anträge auf einmal
Erweiterte Filterung und Suche von Anträgen
Datenexport im Excel-Format

Zielbenutzergruppen

Antragsteller - alle Mitarbeiter, die einen Antrag einreichen müssen
Formularausfüller - Personen, die berechtigt sind, Formularrunden auszufüllen
Genehmiger - Personen mit Berechtigung zur Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen
Manager - Vorgesetzte mit Überblick über alle Anträge
Administratoren - Systemadministratoren, die Antragstypen konfigurieren können

Konzept und Terminologie

Antragstypen

Jede Organisation erstellt ihre eigenen Antragstypen entsprechend ihren Anforderungen. Jeder Antragstyp hat einen definierten Namen, eine Beschreibung und einen Genehmigungsprozess. Beispiele für Antragstypen:

Bestellantrag
Urlaubsantrag
Gehaltsanpassungsantrag
Reiseauftrag
Schulungsantrag
Antrag auf Arbeitszeitänderung

Genehmigungsrunden

Jeder Antragstyp besteht aus mehreren Runden, die nacheinander von links nach rechts verarbeitet werden. Es gibt zwei Arten von Runden:

Formularrunde - eine Runde, in der Informationen in ein Formular eingegeben werden. Der Ausfüller gibt die erforderlichen Daten ein. Nach Abschluss geht der Antrag automatisch zur nächsten Runde über.

Genehmigungsrunde - eine Runde, in der eine bestimmte Person über die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags entscheidet. Der Genehmiger kann den Antrag genehmigen, ablehnen oder zur Ergänzung zurücksenden.

Antragsstatus

Ein Antrag kann sich in folgenden Status befinden:

Wartet auf Vervollständigung - Antrag wurde erstellt und wartet auf Vervollständigung der Formularrunde
Wartet auf Entscheidung - Antrag wartet auf Entscheidung des Genehmiger
Genehmigt - Antrag hat alle Genehmigungsrunden durchlaufen und wurde genehmigt
Abgelehnt - Antrag wurde von einem der Genehmiger abgelehnt
Zur Vervollständigung zurückgesendet - Antrag wurde zur vorherigen Runde für zusätzliche Informationen zurückgesendet
Abgeschlossen - Formularrunde wurde abgeschlossen und Antrag geht weiter

Berechtigungen und Rollen

Für jeden Antragstyp können verschiedene Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten definiert werden:

Benutzer mit vollständiger Übersicht - sehen alle Anträge dieses Typs ohne Einschränkung
Genehmiger - können Anträge genehmigen, ihr Übersichtsumfang wird gemäß Konfiguration festgelegt
Antragstyp-Manager - können die Konfiguration des Antragstyps bearbeiten
Administratoren - können Anträge löschen

Für Genehmiger kann der Sichtbarkeitsbereich festgelegt werden:

Alle - Genehmiger sehen alle Anträge dieses Typs
Ihnen zur Genehmigung zugewiesen - sehen nur Anträge, die sie derzeit genehmigen müssen
Ihnen zur Genehmigung zugewiesen und von ihnen genehmigt - sehen ihre aktuellen Anträge und die Historie der genehmigten Anträge

Benutzeroberfläche

Modul-Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Moduls Elektronische Anträge wird der Hauptbildschirm mit grundlegenden Elementen angezeigt:

Oberes Panel mit Antragstypen

Im oberen Teil der Seite werden Karten für einzelne Antragstypen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Jede Karte enthält:

Ordnersymbol
Name des Antragstyps
Badge mit Anzahl der aktiven Anträge

Durch Klicken auf eine Typkarte wird die Liste der Anträge dieses Typs angezeigt. Der aktive Typ ist hervorgehoben und hat ein geöffnetes Ordnersymbol.

Antragsfortschrittsschema

Unterhalb des oberen Panels befindet sich ein einklappbarer Abschnitt Antragsteile - Fortschrittsschema. Dieser Abschnitt zeigt visuell alle Runden des Genehmigungsprozesses an:

Blaue Runden mit Stiftsymbol kennzeichnen Formularrunden
Grüne Runden mit Häkchensymbol kennzeichnen Genehmigungsrunden
Pfeile zwischen den Runden zeigen die Fortschrittsrichtung des Antrags
Beim Überfahren einer Runde werden deren Details angezeigt

Sie können den Abschnitt öffnen oder schließen, indem Sie auf das Plus- oder Minussymbol in der oberen rechten Ecke klicken.

Antragsfilter

Unterhalb des Fortschrittsschemas befindet sich ein einklappbarer Filter-Abschnitt. Dieser Abschnitt ermöglicht das Filtern von Anträgen nach folgenden Kriterien:

Antragsteller - Auswahl der Person, die den Antrag eingereicht hat
Genehmiger - Auswahl der Person, die den Antrag genehmigt hat
Eingereicht - Einreichungsdatum des Antrags (von - bis)
Genehmigt/Abgelehnt - Entscheidungsdatum des Antrags (von - bis)

Nach dem Einstellen des Filters klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Um den Filter zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche Löschen. Wenn ein Filter aktiv ist, wird der Abschnittstitel rot angezeigt.

Statusschaltflächen

Oberhalb der Antragstabelle befindet sich eine Gruppe von Schaltflächen zur schnellen Filterung nach Status:

Alle - zeigt alle Anträge unabhängig vom Status
Wartet auf Vervollständigung/Ergänzung - Anträge, die auf Formularvervollständigung warten
Wartet auf Genehmigung - Anträge, die auf Entscheidung des Genehmigers warten
Genehmigt - erfolgreich genehmigte Anträge
Abgelehnt - abgelehnte Anträge

Jede Schaltfläche zeigt die Anzahl der Anträge in diesem Status in einem Badge an. Der aktive Filter ist grün hervorgehoben.

Antragstabelle

Der Hauptteil des Bildschirms ist die Tabelle mit der Antragsliste. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

ID - eindeutige Antragsnummer, durch Klicken öffnet sich das Detail
Antrag eingereicht von - Name der Person, die den Antrag erstellt hat
Einreichungsdatum - Datum und Uhrzeit der Antragserstellung
Status - aktueller Antragsstatus
Aktueller Genehmiger - Person, die den Antrag derzeit genehmigen oder ausfüllen muss
Benutzerdefinierte Felder - zusätzliche Spalten entsprechen Feldern aus der ersten Formularrunde, die zur Tabellenanzeige markiert sind
Aktionen - Schaltflächen für die Arbeit mit dem Antrag

Tabellensuche

In der oberen rechten Ecke der Tabelle befindet sich ein Suchen-Feld. Hier können Sie beliebigen Text für eine schnelle Tabellensuche eingeben. Die Suche funktioniert über alle Tabellenspalten.

Schaltflächen oberhalb der Tabelle

Excel - Export sichtbarer Datensätze in eine Excel-Datei
Drucken - Drucken der aktuellen Tabellenansicht
Antrag hinzufügen - neuen Antrag erstellen, Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie die Berechtigung zum Ausfüllen der ersten Runde haben
Ausgewählte genehmigen - Massengenehmigung der markierten Anträge (wird nur angezeigt, wenn die Funktion aktiviert ist)

Antragsdetail

Nach dem Klicken auf die Antrags-ID in der Tabelle öffnet sich das Antragsdetail. Das Detail enthält folgende Abschnitte:

Grundlegende Informationen

Im oberen Teil des Details werden grundlegende Antragsinformationen angezeigt:

Eingereicht von - Name der Person, die den Antrag erstellt hat
Datum - Datum und Uhrzeit der Antragseinreichung
Antrags-ID - eindeutiger Identifikator
Anzahl der Runden - Gesamtzahl der Genehmigungsprozessrunden
Status - aktueller Antragsstatus

Unterhalb der grundlegenden Informationen werden ausgewählte Felder aus der ersten Formularrunde angezeigt, die zur Tabellenanzeige markiert sind.

Antragshistorie

Der Abschnitt Historie enthält eine vollständige Prüfspur aller am Antrag durchgeführten Aktionen. Für jede Aktion:

Erfasst von - Name der Person, die die Aktion durchgeführt hat
Datum - Datum und Uhrzeit der Aktion
Änderung, Anmerkung - Beschreibung der durchgeführten Aktion (Erstellung, Vervollständigung, Genehmigung, Ablehnung, Rücksendung)

Antragsrunden

Unterhalb der Historie folgen die einzelnen Antragsrunden in der definierten Reihenfolge. Jede Runde wird in einer separaten Karte mit folgenden Informationen angezeigt:

Kartenkopf:

Rundennummer
Rundentyp (Formular oder Genehmigung)
Rundenname
Optionale Rundenanmerkung
Aktueller Rundenstatus

Karteninhalt:

Information darüber, wer die Runde ausgefüllt oder entschieden hat
Vervollständigungs- oder Entscheidungsdatum
Ausgefüllte Werte aller Formularfelder
Optionale Anmerkungen zur Rücksendung oder Ablehnung
Für Genehmigungsrunden: Liste der zur Genehmigung berechtigten Personen
Aktionsschaltflächen entsprechend Rundentyp und Status

Die aktuelle Runde wird automatisch erweitert, andere Runden sind eingeklappt. Klicken Sie auf das Plus- oder Minussymbol im Kartenkopf, um eine Runde zu erweitern oder einzuklappen.

Detailnavigation

In der oberen rechten Ecke des Details:

Zurück - Rückkehr zum Hauptbildschirm mit Antragsliste
Drucken - Antragsdetail drucken

Grundlegende Operationen

Erstellen eines neuen Antrags

Um einen neuen Antrag zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Wählen Sie auf dem Modul-Hauptbildschirm den Antragstyp durch Klicken auf die entsprechende Karte im oberen Panel aus.
Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Antrag hinzufügen in der oberen rechten Ecke oberhalb der Tabelle.
Ein modales Fenster mit dem Formular der ersten Runde öffnet sich.
Füllen Sie alle erforderlichen Formularfelder aus. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Wenn die Runde die Auswahl zusätzlicher Genehmiger oder Ausfüller erlaubt, wählen Sie die entsprechende Person aus der Liste aus.
Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Speichern.
Der Antrag wird erstellt und geht automatisch zur nächsten Runde über.
Falls konfiguriert, sendet das System eine E-Mail-Benachrichtigung an die Person, die die nächste Runde bearbeiten soll.

Formularfeldtypen:

Einzeiliger Text - kurze Texteingabe für einfachen Text
Mehrzeiliger Text - längerer Text mit Formatierungsoptionen (fett, Aufzählungen, Links)
Zahl - numerischer Wert
Datum - Datumsauswahl aus dem Kalender
Datum von-bis - Zeitraumauswahl aus zwei Kalendern
Zeit von-bis - Zeitbereichsauswahl während des Tages (5-Minuten-Intervalle)
Kontrollkästchen - Ja- oder Nein-Kontrollkästchen
Liste - Einzeloptionsauswahl aus voreingestellten Werten
Datei - Anhang-Upload, bis zu 20 Dateien, maximale Dateigröße 60 MB
eIntranet-Benutzer - Benutzerauswahl aus der Mitarbeiterliste
Firma aus CRM-Modul - Firmenauswahl aus der CRM-Datenbank

Ausfüllen des Formulars in der nächsten Runde

Wenn sich der Antrag in einer Formularrunde befindet und Sie zum Ausfüllen berechtigt sind, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie das Antragsdetail durch Klicken auf seine ID in der Tabelle oder über den Link in der E-Mail.
Finden Sie Ihre aktuelle Runde. Sie wird automatisch erweitert und hervorgehoben.
Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Formular ausfüllen/vervollständigen.
Ein modales Fenster mit dem Rundenformular öffnet sich.
Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.
Wenn Sie die nächsten Genehmiger auswählen können, wählen Sie die entsprechende Person aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Der Antrag wird gespeichert und geht zur nächsten Runde über.

Genehmigen eines Antrags

Wenn Sie ein Genehmiger sind und einen Antrag zur Genehmigung haben, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie das Antragsdetail. Sie können den Link in der E-Mail-Benachrichtigung verwenden oder den Antrag in der Liste finden.
Überprüfen Sie die ausgefüllten Daten in allen Runden.
Klicken Sie in der aktuellen Genehmigungsrunde auf die grüne Schaltfläche Genehmigen.
Ein modales Fenster zur Genehmigungsbestätigung öffnet sich.
Sie können eine optionale Genehmigungsanmerkung hinzufügen.
Wenn Sie die nächsten Genehmiger für die folgende Runde auswählen können, wählen Sie die entsprechende Person aus.
Bestätigen Sie die Genehmigung.
Der Antrag geht zur nächsten Runde über oder wird als genehmigt markiert, wenn dies die letzte Runde ist.
Das System sendet E-Mail-Benachrichtigungen gemäß den Einstellungen.

Ablehnen eines Antrags

Wenn Sie einen Antrag ablehnen müssen, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie das Antragsdetail.
Klicken Sie in der aktuellen Genehmigungsrunde auf die rote Schaltfläche Ablehnen.
Ein modales Fenster zur Eingabe des Ablehnungsgrunds öffnet sich.
Geben Sie die erforderliche Anmerkung ein, die den Ablehnungsgrund erklärt.
Bestätigen Sie die Ablehnung.
Der Antrag wird als abgelehnt markiert und der Genehmigungsprozess endet.
Der Antragsteller erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Ihrer Anmerkung.

Antrag zur Vervollständigung zurücksenden

Wenn der Antrag unvollständige oder fehlerhafte Informationen enthält, können Sie ihn zur Vervollständigung zurücksenden:

Öffnen Sie das Antragsdetail.
Klicken Sie in der aktuellen Genehmigungsrunde auf die orangefarbene Schaltfläche Zur Vervollständigung zurücksenden.
Ein modales Fenster zur Auswahl der Runde, zu der zurückgesendet werden soll, öffnet sich.
Wählen Sie die Runde aus, die vervollständigt werden muss.
Geben Sie die erforderliche Anmerkung ein, die erklärt, was hinzugefügt oder korrigiert werden muss.
Bestätigen Sie die Rücksendung.
Der Antrag kehrt zur ausgewählten Runde mit dem Status "Zur Vervollständigung zurückgesendet" zurück.
Die für diese Runde verantwortliche Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Ihrer Anmerkung.
Nach Vervollständigung der Informationen durchläuft der Antrag erneut alle Runden ab dem Rücksendepunkt.

Ändern eines genehmigten Antrags

Wenn der Antragstyp das Ändern bereits genehmigter Anträge erlaubt, können Sie ihn erneut bearbeiten:

Öffnen Sie das Detail des genehmigten Antrags.
Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Antrag ändern (erneut einreichen).
Das Formular der ersten Runde öffnet sich mit vorausgefüllten Werten.
Bearbeiten Sie die notwendigen Daten.
Speichern Sie die Änderungen.
Der Antrag durchläuft erneut den gesamten Genehmigungsprozess von Anfang an.

Anträge suchen

Für die schnelle Antragssuche haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Schnellsuche:

Finden Sie in der oberen rechten Ecke der Tabelle das Suchen-Feld.
Geben Sie den Suchtext ein (kann Name, Nummer, Datum oder andere Daten aus der Tabelle sein).
Die Tabelle filtert automatisch und zeigt nur übereinstimmende Datensätze an.

Filtern nach Kriterien:

Öffnen Sie den Filter-Abschnitt durch Klicken auf das Plus-Symbol.
Stellen Sie die gewünschten Kriterien ein (Antragsteller, Genehmiger, Zeitraum).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Die Tabelle zeigt nur Anträge an, die dem eingestellten Filter entsprechen.
Um den Filter zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Filtern nach Status:

Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf eine der Statusschaltflächen.
Die Tabelle zeigt nur Anträge in diesem Status an.
Um alle Anträge anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle.

Erweiterte Funktionen

Export im Excel-Format

Sie können die Antragsliste zur weiteren Verarbeitung in eine Excel-Datei exportieren:

Stellen Sie optional den Filter oder die Suche entsprechend Ihren Anforderungen ein.
Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf die Schaltfläche Excel.
Das System generiert eine XLSX-Datei mit allen sichtbaren Datensätzen.
Die Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.
Der Export umfasst alle in der Tabelle angezeigten Spalten.

Massengenehmigung

Wenn die Massengenehmigung für den Antragstyp aktiviert ist, können Sie mehrere Anträge auf einmal genehmigen:

Markieren Sie in der Tabelle die Kontrollkästchen für die Anträge, die Sie genehmigen möchten.
Unterhalb der Tabelle erscheint die Schaltfläche Ausgewählte genehmigen.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Das System genehmigt alle ausgewählten Anträge in Masse.
Jeder Antrag geht zur nächsten Runde über oder wird als genehmigt markiert.
Entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen werden gesendet.

Hinweis: Die Massengenehmigung ist nur verfügbar, wenn Sie die Berechtigung haben, die betreffenden Anträge zu genehmigen, und wenn diese Funktion für diesen Antragstyp aktiviert ist.

Auswahl des nächsten Genehmigers

Bei einigen Runden können Sie beim Ausfüllen oder Genehmigen bestimmen, wer die folgende Runde bearbeiten wird:

Auswahl eines einzelnen Genehmigers:

Im Abschnitt zur Auswahl des nächsten Benutzers wird eine Liste möglicher Genehmiger angezeigt.
Wählen Sie eine Person mit dem Optionsfeld aus.
Die erste Person in der Liste ist vorausgewählt.
Die Auswahl ist erforderlich, Sie können ohne Auswahl nicht fortfahren.

Auswahl mehrerer Genehmiger:

Im Abschnitt zur Auswahl des nächsten Benutzers wird eine Liste möglicher Genehmiger angezeigt.
Markieren Sie einen oder mehrere Benutzer mit Kontrollkästchen.
Wenn Sie niemanden auswählen, wird der Antrag automatisch an alle berechtigten Genehmiger weitergeleitet.

Kopie für zusätzliche Benutzer:

Bei einigen Runden kann die Option erscheinen, eine Kopie an einen bestimmten Benutzer zu senden.
Dieser Benutzer erhält eine Benachrichtigung, muss den Antrag aber nicht aktiv bearbeiten.
Je nach Einstellungen kann das Senden einer Kopie erforderlich oder optional sein.

Visualisierung des Genehmigungsprozesses

Das Antragsfortschrittsschema bietet einen visuellen Überblick über den gesamten Genehmigungsprozess:

Blaue Kästchen mit Stiftsymbol repräsentieren Formularrunden, in denen Daten eingegeben werden.
Grüne Kästchen mit Häkchensymbol repräsentieren Genehmigungsrunden, in denen Entscheidungen getroffen werden.
Pfeile zwischen den Kästchen illustrieren den Antragsfortschritt von links nach rechts.
Jedes Kästchen enthält den Rundennamen.
Beim Überfahren eines Kästchens wird ein Tooltip mit detaillierten Rundeninformationen angezeigt.

Dieses Schema hilft Ihnen, schnell zu verstehen, welche Schritte der Antrag durchläuft und wo er sich derzeit befindet.

E-Mail-Benachrichtigungen

Das System sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen in folgenden Situationen:

Nach Weiterleitung zur nächsten Runde:

Die Person, die die Runde ausfüllen oder genehmigen soll, erhält eine Benachrichtigung.
Die E-Mail enthält die Antrags-ID mit direktem Link zum Detail.
Antragstyp und aktueller Rundenname werden angezeigt.

Nach Genehmigung:

Je nach Einstellungen kann eine Benachrichtigung an den Antragsteller gesendet werden.
Je nach Einstellungen kann sie auch an Genehmiger gesendet werden.
Die E-Mail enthält Genehmigungsinformationen und eine optionale Anmerkung des Genehmigers.

Nach Ablehnung:

Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung.
Die E-Mail enthält die erforderliche Anmerkung, die den Ablehnungsgrund erklärt.
Je nach Einstellungen kann sie auch an Genehmiger gesendet werden.

Nach Rücksendung zur Vervollständigung:

Die Person, die die Runde vervollständigen soll, erhält eine Benachrichtigung.
Die E-Mail enthält eine Anmerkung, die erklärt, was hinzugefügt oder korrigiert werden muss.

Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung:

Antrags-ID mit anklickbarem Link zum Detail
Antragstyp
Name des Antragstellers
Aktuelle Genehmigungsrunde
Name des Entscheidungsträgers und dessen Anmerkungen

Vollständige Antragshistorie

Jeder Antrag hat eine vollständige Prüfspur aller durchgeführten Aktionen:

Antragserstellung - wer und wann den Antrag erstellt hat
Vervollständigung der Formularrunde - wer und wann einzelne Runden ausgefüllt hat
Genehmigung - wer und wann den Antrag genehmigt hat, einschließlich Anmerkungen
Ablehnung - wer und wann den Antrag abgelehnt hat, einschließlich Grund
Rücksendung zur Vervollständigung - wer und wann den Antrag zurückgesendet hat, einschließlich Grund
Datenänderungen - alle am Antrag vorgenommenen Änderungen

Die Historie wird im Antragsdetail im Abschnitt Historie in chronologischer Reihenfolge ab den neuesten Aktionen angezeigt.

Integration mit anderen Modulen

Verbindung mit eIntranet-Modulen

Das Modul Elektronische Anträge ist mit folgenden eIntranet-Systemmodulen integriert:

Benutzermodul:

Auswahl von Genehmigern und Ausfüllern aus der Mitarbeiterliste
Antragsrechte an Benutzerkonten gebunden
Automatisches Ausfüllen von Namen und Kontaktdaten

Modul Benutzergruppen und Positionen:

Genehmigung nach Arbeitspositionen und Rollen
Automatische Genehmigerzuweisung nach Organisationsstruktur

CRM-Modul:

Firmenauswahl aus der CRM-Datenbank in Formularfeldern
Antragsverknüpfung mit bestimmten Geschäftspartnern
Automatische Vervollständigung von Firmendaten

Dateimodul:

Anhang-Upload zu Anträgen
Dokumentenspeicherung im Zusammenhang mit dem Antrag
Versionsverwaltung angehängter Dateien

E-Mail-System:

Automatischer Benachrichtigungsversand an alle Prozessteilnehmer
Direkte Antragslinks in E-Mails
Konfigurierbare E-Mail-Vorlagen

Systemdatenflüsse

Der Antrag fließt wie folgt durch das System:

Antragserstellung - Antragsteller erstellt einen neuen Antrag des ausgewählten Typs
Vervollständigung der ersten Runde - Formular der ersten Runde wird ausgefüllt
Automatischer Fortschritt - System leitet den Antrag automatisch zur zweiten Runde weiter
Benachrichtigung - Person, die für die zweite Runde verantwortlich ist, erhält E-Mail
Rundenverarbeitung - alle definierten Runden werden nacheinander verarbeitet
Genehmigung oder Ablehnung - in der letzten Genehmigungsrunde wird die endgültige Entscheidung getroffen
Prozessabschluss - Antrag erhält den endgültigen Status "genehmigt" oder "abgelehnt"

Während des Prozesses kann der Antrag zur Ergänzung an jede vorherige Runde zurückgesendet werden. Nach Vervollständigung durchläuft der Antrag erneut alle Runden ab dem Rücksendepunkt.

Systemabhängigkeiten

Für die ordnungsgemäße Funktion des Moduls Elektronische Anträge müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

E-Mail-Server - muss für den Versand von Benachrichtigungen konfiguriert sein
E-Mail-Adressen der Benutzer - alle Prozessteilnehmer müssen eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben
Antragstypkonfiguration - Administrator muss mindestens einen Antragstyp mit konfigurierten Runden erstellen
CRM-Modul - wenn das Formular ein Firmenauswahlfeld enthält, muss das CRM-Modul aktiv sein
Benutzerberechtigungen - Benutzer müssen die korrekten Berechtigungen für die Arbeit mit Anträgen zugewiesen haben

Häufig gestellte Fragen und Fehlerbehebung

Kann keinen neuen Antrag erstellen

Wenn die Schaltfläche Antrag hinzufügen inaktiv (grau) ist, überprüfen Sie Folgendes:

Haben Sie die Berechtigung, die erste Runde dieses Antragstyps auszufüllen?
Ist der Antragstyp aktiv?
Hat der Antragstyp korrekt konfigurierte Runden?
Kontaktieren Sie den Systemadministrator, um Ihre Berechtigungen zu überprüfen.

Kann keinen Antrag in der Liste sehen

Wenn die Antragstabelle leer ist, überprüfen Sie:

Ist der richtige Antragstyp im oberen Panel ausgewählt?
Ist ein Filter aktiv, der die Anzeige einschränkt?
Haben Sie die Berechtigung, Anträge dieses Typs zu sehen?
Existieren überhaupt Anträge dieses Typs?

Kann Antrag nicht genehmigen

Wenn die Schaltfläche Genehmigen inaktiv ist, überprüfen Sie:

Sind Sie berechtigt, in dieser Runde zu genehmigen?
Befindet sich der Antrag im korrekten Status (wartet auf Entscheidung)?
Ist die aktuelle Runde vom Typ Genehmigung oder Formular?
Sind Sie vielleicht der Antragsteller dieses Antrags (je nach Einstellungen können Sie möglicherweise Ihre eigenen Anträge nicht genehmigen)?

Erhalte keine E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie keine E-Mails zu Anträgen erhalten, überprüfen Sie:

Haben Sie die richtige E-Mail-Adresse im System hinterlegt?
Befindet sich die E-Mail im Spam- oder Junk-Ordner?
Ist der E-Mail-Benachrichtigungsversand für den Antragstyp aktiviert?
Kontaktieren Sie den Administrator, um die E-Mail-Servereinstellungen zu überprüfen.

Möchte bereits ausgefüllten Antrag bearbeiten

Wenn Sie einen ausgefüllten Antrag bearbeiten müssen:

Wenn noch nicht genehmigt, können Sie den Genehmiger bitten, ihn zur Vervollständigung zurückzusenden.
Wenn bereits genehmigt und der Antragstyp es erlaubt, verwenden Sie die Schaltfläche Antrag ändern.
Wenn der Antragstyp keine Änderungen nach der Genehmigung erlaubt, kontaktieren Sie den Administrator.

Weiß nicht, in welchem Status sich der Antrag befindet

Um den aktuellen Antragsstatus herauszufinden:

Öffnen Sie das Antragsdetail durch Klicken auf seine ID.
Im oberen Teil des Details wird der aktuelle Status angezeigt.
Die geöffnete Runde wird derzeit bearbeitet.
In der Historie sehen Sie alle durchgeführten Aktionen in chronologischer Reihenfolge.

Muss Antrag löschen

Das Löschen von Anträgen ist nur Administratoren erlaubt:

Normale Benutzer können keine Anträge löschen.
Anstelle des Löschens verwenden Sie die Antragsablehnung mit angegebenem Grund.
Wenn der Antrag wirklich gelöscht werden muss, kontaktieren Sie den Administrator.

Tipps für effizientes Arbeiten

Schnelle Bearbeitung ausstehender Anträge

Verwenden Sie die Statusschaltfläche Wartet auf Genehmigung, um nur Anträge anzuzeigen, die Ihre Aktion erfordern.
Das Badge mit der Nummer auf der Antragstypkarte zeigt die Anzahl Ihrer aktiven Anträge.
Bearbeiten Sie Anträge kontinuierlich, verschieben Sie sie nicht auf den letzten Moment.
Verwenden Sie die Massengenehmigung für die schnelle Bearbeitung mehrerer ähnlicher Anträge.

Korrektes Ausfüllen von Formularen

Überprüfen Sie alle ausgefüllten Felder vor dem Absenden.
Füllen Sie Daten so genau wie möglich aus, Sie sparen Zeit bei der Genehmigung.
Verwenden Sie bei Textfeldern mit Formatierung Fettschrift zur Hervorhebung wichtiger Informationen.
Fügen Sie relevante Anhänge als Unterstützung für Ihren Antrag bei.

Effiziente Genehmigung

Überprüfen Sie vor der Entscheidung alle ausgefüllten Runden.
Verwenden Sie Anmerkungen, um Ihre Entscheidung zu erklären.
Wenn Informationen unvollständig sind, senden Sie den Antrag zur Vervollständigung zurück, anstatt ihn abzulehnen.
Beschreiben Sie bei der Rücksendung klar, was hinzugefügt oder korrigiert werden muss.

Antragsübersicht

Überprüfen Sie regelmäßig den Abschnitt Wartet auf Genehmigung.
Verwenden Sie die Datumsfilterung zur Überprüfung älterer Anträge.
Verwenden Sie den Excel-Export zur Erstellung von Berichten und Analysen.
Die Antragshistorie bietet einen vollständigen Überblick über den gesamten Prozess.

Sicherheit und Datenschutz

Datenschutz

Alle Anträge werden in der gesicherten eIntranet-Systemdatenbank gespeichert.
Der Antragszugriff wird durch Benutzerberechtigungen gesteuert.
Jede Aktion wird in der Historie mit Autorenidentifikation aufgezeichnet.
Angehängte Dateien werden auf einem gesicherten Server gespeichert.

Zugriffsrechte

Jeder Benutzer sieht nur Anträge, für die er berechtigt ist.
Genehmiger sehen nur relevante Anträge entsprechend den Sichtbarkeitseinstellungen.
Administratoren haben Zugriff auf alle Anträge zu Systemverwaltungszwecken.
Nur autorisierte Administratoren können Anträge löschen.

Prüfspur

Das System zeichnet jede am Antrag durchgeführte Aktion auf.
Die Historie ist unveränderlich und kann nachträglich nicht geändert werden.
Jeder Eintrag enthält Datum, Uhrzeit und Namen der Person, die die Aktion durchgeführt hat.
Die Historie dient für mögliche Inspektionen und Audits.

---

Datum der letzten Aktualisierung: 2025-11-11

Wiki - eIntranet.net