CRM - Kundenbeziehungsmanagement

Modulübersicht

Das Modul CRM (Customer Relationship Management) dient der umfassenden Verwaltung der Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Es ermöglicht eine zentrale Erfassung von Firmen, Kontaktpersonen sowie die Verfolgung von Kommunikation und Geschäftsaktivitäten. Das System umfasst zudem fortgeschrittene Funktionen wie Massen-Emailing, Datenimport und die Integration mit weiteren Modulen der eIntranet-Anwendung.

Hauptfunktionen

• Erfassung von Firmen und Unternehmen mit vollständigen Daten
• Verwaltung von Zweigstellen und Betriebsstätten
• Erfassung von Kontaktpersonen mit Detailinformationen
• Verfolgung von Kommunikationsprotokollen (Termine, Anrufe, Emails, Aufgaben)
• Dashboard mit Übersichten und Statistiken zu Geschäftsaktivitäten
• Kalenderansicht von Ereignissen und Aufgaben
• Massen-Emailing mit Assistent zur Empfängerauswahl
• Import von Firmen aus Excel oder einer nationalen Datenbank (nur CZ)
• Automatische Aktualisierung der Daten aus dem ARES-Register (nur CZ)
• Datenexport in das Excel-Format
• REST API zur Integration mit externen Systemen
• Verknüpfung mit 13 weiteren Systemmodulen
• Konfigurierbare Auswahlverzeichnisse und benutzerdefinierte Felder

Zugriff und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → CRM

Nach dem Öffnen des Moduls wird die obere Navigationsleiste mit sieben Hauptreitern angezeigt:

• Aktuell - Dashboard mit Statistiken und Übersichten
• Firmen - Liste aller erfassten Unternehmen
• Kontakte - Übersicht der Kontaktpersonen
• Einträge - Komplette Übersicht der Kommunikation und Aufgaben
• Kalender - Kalenderansicht der Ereignisse
• Mailing - Assistent für den Massenversand von Emails
• Mailing - Vorlagen - Verwaltung von Vorlagen für das Emailing

Moduleinstellungen

Zugriff auf die Einstellungen: Einstellungen → CRM

Die Einstellungen sind nur für Benutzer mit Administratorrechten für das CRM-Modul verfügbar. Die Konfiguration ist in drei Reiter unterteilt:

• Benutzerrechte - Verwaltung der Zugriffsberechtigungen
• Allgemeine Einstellungen / Optionale Spalten - Konfiguration von Funktionen und Auswahlverzeichnissen
• REST API - API-Einstellungen und Dokumentation der Endpoints

Benutzerrechte

Das CRM-Modul verwendet fünf Ebenen von Zugriffsberechtigungen:

Ebene	Beschreibung
0	Kein Zugriff - der Benutzer sieht das CRM-Modul nicht
1	Kann alles lesen - Anzeige aller Datensätze ohne Bearbeitungsmöglichkeit
2	Kann eigene lesen, bei eigenen schreiben - der Benutzer sieht nur Datensätze, die er selbst erstellt hat oder bei denen er als Vertriebsmitarbeiter eingetragen ist
3	Kann alles lesen, alles schreiben - voller Zugriff auf die Ansicht und Bearbeitung aller Datensätze
5	Voller Zugriff einschließlich Löschen, Wiederherstellen und Importieren von Firmen

Zusätzliche Berechtigungen (werden unabhängig mittels Kontrollkästchen eingestellt):

• Export von Firmen/Kontakten nach XLSX - Möglichkeit, Daten nach Excel zu exportieren
• Bearbeitung von Einträgen - Bearbeitung von Kommunikationseinträgen, die von anderen Benutzern erstellt wurden
• Löschen von Einträgen - Löschen von Kommunikationseinträgen

Benutzeroberfläche

Dashboard "Aktuell"

Der erste Bildschirm nach dem Öffnen des CRM-Moduls zeigt ein Übersichts-Dashboard mit den folgenden Abschnitten:

Statistiken zur Anzahl der Einträge der letzten 30 Tage

Die Grafik zeigt die Entwicklung der Anzahl erstellter Einträge (Notizen, Termine, Anrufe usw.) im letzten Monat. Sie können filtern nach:

• Alle / Nur meine - alle Einträge oder nur Ihre anzeigen
• Eintragsart - Filtern nach Kommunikationsart (Email, Anruf, Termin usw.)

Anstehend

Diese Karte zeigt die nächsten 20 unerledigten Aufgaben mit herannahendem Termin. Bei jeder Aufgabe sehen Sie:

• Datum und Uhrzeit der Frist
• Wer die Aufgabe eingetragen hat
• Bei welcher Firma/welchem Kontakt die Aufgabe geführt wird
• Eintragsart
• Status und wer die Aufgabe bearbeiten soll

Letzte Einträge

Übersicht der letzten 20 erstellten oder geänderten Einträge. Sie sehen, was neu eingetragen wurde oder bei welchen Einträgen sich der Status geändert hat.

Unerledigt nach Termin

Warnung bei Aufgaben, deren Termin bereits abgelaufen ist und die immer noch nicht erledigt sind. Dieser Abschnitt hilft dabei, vergessene Aufgaben zu vermeiden.

Mitarbeiteraktivität der letzten 30 Tage

Die Grafik zeigt die Aktivität der einzelnen Mitarbeiter - wie viele Einträge jeder im letzten Monat erstellt hat. Dies hilft, die Auslastung des Vertriebsteams zu überwachen.

Filter und Suche

Jeder Abschnitt des Moduls enthält erweiterte Filter zum schnellen Auffinden der benötigten Datensätze. Die Filter werden durch Klicken auf das Plus-Icon in der rechten oberen Ecke der Karte Filtr geöffnet.

Zusätzlich zu den Filtern können Sie auch die Schnellsuche in den Tabellen über das Suchfeld in der rechten oberen Ecke der Tabelle nutzen.

Basisfunktionen

Neue Firma hinzufügen

1. Öffnen Sie den Reiter Firmen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Firma hinzufügen in der rechten oberen Ecke
3. Füllen Sie die Basisdaten der Firma aus:
   • Name - Unternehmensname (Pflichtfeld)
   • IČO - Identifikationsnummer der Organisation
   • DIČ - Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
   • Typ - Wählen Sie aus dem Auswahlverzeichnis (Kunde, Lieferant, Partner usw.)
   • Status - Aktueller Status der Beziehung (Aktuell, Potenziell, Inaktiv usw.)
   • Branche - Geschäftsbereich
4. Geben Sie Adresse und Kontaktdaten ein:
   • Straße, Stadt, PLZ
   • Staat - Wählen Sie aus der Liste der Staaten
   • Web - Webseite des Unternehmens
   • Email - Haupt-Email-Adresse
   • Telefon - Telefonnummer
5. Optional können Sie ergänzen:
   • Anzahl der Mitarbeiter
   • Jahreseinkommen
   • Unser Vertreter - zugewiesener Vertriebsmitarbeiter
   • Beschreibung - Notizen zur Firma
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Nach dem Speichern wird automatisch ein Firmendatensatz erstellt, und Sie können beginnen, Zweigstellen, Kontakte und Kommunikationseinträge hinzuzufügen.

Datenaktualisierung aus ARES (nur für tschechische Firmen)

Für tschechische Firmen mit gültiger IČO können Sie Daten aus dem öffentlichen Register ARES automatisch ergänzen oder aktualisieren:

1. Öffnen Sie die Firmendetails durch Klicken auf den Namen in der Firmenliste
2. Suchen Sie im Abschnitt Basisdaten das Feld IČ
3. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Aus ARES nach IČ aktualisieren
4. Das System lädt die aktuellen Daten aus dem Register und bietet einen Vergleich an
5. Bestätigen Sie die Aktualisierung mit der Schaltfläche Änderungen speichern

Firmenzweigstelle hinzufügen

1. Öffnen Sie die Firmendetails
2. Wechseln Sie zum Reiter Zweigstellen
3. Klicken Sie auf das Plus-Icon neben dem Reiternamen oder auf die Schaltfläche Zweigstelle hinzufügen
4. Füllen Sie die Daten der Zweigstelle aus:
   • Adresstyp - Zentrale, Lager, Geschäft, Büros usw.
   • Straße, Stadt, PLZ, Staat
   • Email, Telefon, Web
   • Unser Vertreter - für diese Zweigstelle verantwortlicher Vertriebsmitarbeiter
   • Beschreibung - ergänzende Informationen
5. Speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern

Kontaktperson hinzufügen

1. Öffnen Sie die Firmendetails
2. Wechseln Sie zum Reiter Kontakte
3. Klicken Sie auf das Plus-Icon neben dem Reiternamen oder die Schaltfläche Kontakt hinzufügen
4. Füllen Sie die Daten der Kontaktperson aus:
   • Position - Funktion in der Organisation (Geschäftsführer, Handelsvertreter, HR usw.)
   • Anrede - Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau
   • Vorname und Nachname
   • Email, Telefon, Mobil
   • Zweigstelle - weisen Sie den Kontakt optional einer bestimmten Zweigstelle zu
   • Beschreibung - Notizen zur Kontaktperson
5. Speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern

Kommunikationseintrag erstellen

Einträge dienen der Erfassung jeglicher Kommunikation mit Firmen und Kontakten (Termine, Telefonate, Emails, Aufgaben).

1. Öffnen Sie die Details der Firma, Zweigstelle oder des Kontakts
2. Wechseln Sie zum Reiter Einträge
3. Klicken Sie auf das Plus-Icon neben dem Reiternamen
4. Füllen Sie das Eintragsformular aus:
   • Typ - Wählen Sie die Kommunikationsart (Änderung, Anruf, Termin, Email, Aufgabe usw.)
   • Datum und Uhrzeit - wann die Kommunikation stattfand oder stattfinden soll
   • Status - Unerledigt, In Bearbeitung, Erledigt, Abgebrochen
   • Zuständig - weisen Sie eine verantwortliche Person zu (Systembenutzer)
   • Notiz - detaillierte Beschreibung der Kommunikation oder Aufgabe
   • Name - kurzer Name (falls in den Einstellungen aktiviert)
   • Erstellt von - wer den Eintrag erstellt hat (falls in den Einstellungen aktiviert)
   • Tags - Schlagworte für eine bessere Suche (falls aktiviert)
5. Hängen Sie optional Dateien über die Schaltfläche Datei hinzufügen an
6. Klicken Sie auf Speichern

Bearbeiten und Löschen von Einträgen

Firma, Zweigstelle oder Kontakt bearbeiten

Die meisten Felder in der Detailansicht können direkt durch Klicken auf den Wert bearbeitet werden:

1. Öffnen Sie die Details der Firma/Zweigstelle/des Kontakts
2. Suchen Sie das Feld, das Sie bearbeiten möchten
3. Klicken Sie auf den Wert des Feldes - das Feld wird bearbeitbar
4. Geben Sie den neuen Wert ein
5. Klicken Sie außerhalb des Feldes oder drücken Sie Enter zum Speichern

Alternativ können Sie das Stift-Icon neben dem Feld verwenden, welches einen Bearbeitungsdialog öffnet.

Kommunikationseintrag bearbeiten

1. Suchen Sie in der Liste der Einträge den Eintrag, den Sie bearbeiten möchten
2. Klicken Sie auf das Stift-Icon in der rechten Tabellenspalte
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
4. Speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern

Eintrag löschen

1. Suchen Sie den Eintrag, den Sie löschen möchten (Firma, Zweigstelle, Kontakt oder Kommunikationseintrag)
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon oder die Schaltfläche Löschen
3. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster mit der Schaltfläche Ja

Gelöschte Einträge werden in den Papierkorb verschoben und können über die Schaltfläche Gelöscht in der rechten oberen Ecke des jeweiligen Abschnitts wiederhergestellt werden.

Erweiterte Funktionen

Massen-Emailing - Assistent in 7 Schritten

Die Funktion für Massen-Emailing ist nur in der Extra-Version verfügbar. Sie ermöglicht es, eine Email an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden, mit der Möglichkeit der Auswahl nach verschiedenen Kriterien.

Schritt 1: Auswahl der E-Mail-Quellen

Wählen Sie aus, woher Sie die E-Mail-Adressen beziehen möchten:

• Firmen - Haupt-E-Mail-Adressen der Firmen
• Zweigstellen - E-Mail-Adressen der Zweigstellen
• Kontakte - E-Mail-Adressen der Kontaktpersonen

Sie können auch mehrere Optionen gleichzeitig auswählen.

Schritt 2: Filtern nach Kriterien

Präzisieren Sie die Auswahl nach:

• Firmentyp - Kunde, Lieferant, Partner usw.
• Firmenstatus - Aktuell, Potenziell usw.
• Branche - Geschäftsbereich
• Anzahl der Mitarbeiter
• Stadt, Staat
• Unser Vertriebsmitarbeiter - Filter nach zugewiesenem Benutzer

Schritt 3: Auswahl spezifischer E-Mail-Adressen

Das System zeigt eine Liste aller E-Mail-Adressen an, die Ihren Kriterien entsprechen. Sie können:

• Bestimmte Adressen abwählen, an die Sie keine Email senden möchten
• Die Anzahl der ausgewählten Adressen überprüfen
• Die Korrektheit der Auswahl verifizieren

Schritt 4: Vorschau und Bestätigung der Liste

Überprüfen Sie die endgültige Empfängerliste vor dem Versenden:

• Gesamtanzahl der Empfänger
• Liste aller E-Mail-Adressen
• Hinzufügen oder Entfernen von Adressen

Schritt 5: Senden oder Exportieren

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• E-Mails senden - nur in der Extra-Version, erfordert eine verifizierte E-Mail-Adresse in den Einstellungen
• Liste exportieren - Herunterladen der Adressliste nach Excel zur Verwendung in einem anderen E-Mail-Client

Schritt 6: Speichern des Mailing-Eintrags

Erstellen Sie einen Eintrag über das durchgeführte Mailing für zukünftige Referenz:

• Typ - Eintragsart (normalerweise Email oder eine eigene Art)
• Notiz - Inhalt der Email, Zweck des Versands
• Dateien - hängen Sie eine Kopie der gesendeten Email oder Anhänge an

Schritt 7: Folgeaufgabe erstellen

Erstellen Sie optional eine Aufgabe, um die Reaktionen auf den Versand zu verfolgen:

• Termin - bis wann die Ergebnisse ausgewertet sein sollen
• Zuständig - wer für die Auswertung verantwortlich ist
• Notiz - was zu tun ist

Verwaltung von Mailing-Vorlagen

Für wiederkehrende Email-Kampagnen können Sie Vorlagen erstellen:

1. Wechseln Sie zum Reiter Mailing - Vorlagen
2. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen
3. Füllen Sie aus:
   • Vorlagenname - zur einfachen Identifizierung
   • E-Mail-Betreff
   • E-Mail-Inhalt - Text oder HTML
4. Speichern Sie die Vorlage

Die erstellte Vorlage können Sie dann im Mailing-Assistenten verwenden oder eine Test-Email an Ihre eigene Adresse senden, um das Aussehen zu überprüfen.

Firmenimport aus Excel

Wenn Sie eine bestehende Firmendatenbank in Excel haben, können Sie diese massenweise importieren:

1. Wechseln Sie zum Reiter Firmen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Import
3. Laden Sie die Beispiel-Excel-Datei über den Link ukázkový excel (Beispiel-Excel) herunter
4. Tragen Sie Ihre Firmendaten in die Beispiel-Excel-Datei ein - behalten Sie die Spaltenstruktur exakt bei
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die ausgefüllte Datei aus
6. Klicken Sie auf Importieren
7. Das System zeigt die Anzahl der erfolgreich importierten Firmen und eventuelle Fehler an

Wichtiger Hinweis:

• Es werden maximal 100 Firmen gleichzeitig importiert
• Für den Import ist eine Berechtigung der Ebene 5 erforderlich
• Ändern Sie nicht die Spaltenstruktur in der Beispiel-Excel-Datei
• Überprüfen Sie vor dem Import die Korrektheit der Daten

Firmenimport aus der nationalen Datenbank (nur Tschechische Republik)

Für tschechische Benutzer steht der Import von Firmen aus öffentlichen Registern zur Verfügung:

1. Öffnen Sie Firmen → Import
2. Stellen Sie im Abschnitt Import firem z celostátní DB firem die Filter ein:
   • Bezirk - wählen Sie einen oder mehrere Bezirke
   • Gründungsdatum - wie alte Firmen Sie importieren möchten
   • Rechtsform - (s.r.o., a.s. usw.)
   • Anzahl der Mitarbeiter
   • Branche - NACE-Klassifizierung
3. Das System zeigt die Anzahl der Firmen an, die Ihren Kriterien entsprechen
4. Stellen Sie Typ und Status der Firmen nach dem Import ein
5. Klicken Sie auf Importieren

Hinweis: Importierte Firmen enthalten nur Basisdaten aus öffentlichen Registern (Name, IČO, Adresse). Kontaktdaten müssen manuell ergänzt werden.

Datenexport nach Excel

Wenn Sie eine Exportberechtigung haben, können Sie Daten nach Excel herunterladen:

1. Wechseln Sie zum Reiter Firmen, Kontakte oder Einträge
2. Stellen Sie die Filter nach Bedarf ein
3. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Tabelle auf die Schaltfläche Excel
4. Die Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen

Der Export enthält alle sichtbaren Spalten der Tabelle in der aktuellen Reihenfolge und mit angewendeten Filtern.

Ereigniskalender

Der Reiter Kalender zeigt alle Einträge mit einem Termin in einer Kalenderansicht an:

• Monatsansicht - Übersicht der Ereignisse im Monat
• Wochenansicht - detailliertere Darstellung der Woche
• Tagesansicht - Zeitachse eines einzelnen Tages

Durch Klicken auf ein Ereignis im Kalender öffnen Sie dessen Details. Durch Klicken auf eine leere Stelle im Kalender können Sie einen neuen Eintrag mit dem entsprechenden Termin erstellen.

Benutzerdefinierte Felder (custom columns)

In den Moduleinstellungen können Sie bis zu 7 benutzerdefinierte Felder definieren für:

• Firmen
• Zweigstellen
• Kontakte

Für jedes benutzerdefinierte Feld stellen Sie Folgendes ein:

1. Öffnen Sie Einstellungen → CRM → Allgemeine Einstellungen
2. Suchen Sie den Abschnitt Definition benutzerdefinierter Felder
3. Füllen Sie den Feldnamen aus (z. B. "USt-IdNr. Österreich", "Interner Kundencode")
4. Aktivieren Sie In Übersichtstabelle anzeigen, wenn Sie das Feld in der Liste sehen möchten
5. Klicken Sie auf Speichern

Die benutzerdefinierten Felder werden dann in den Details der Firmen/Zweigstellen/Kontakte angezeigt und können auch in Filtern verwendet werden.

REST API Integration

Das CRM-Modul unterstützt eine REST API für die automatische Integration mit externen Systemen. Die API-Dokumentation ist unter Einstellungen → CRM → REST API verfügbar.

Verfügbare Operationen:

• GET - Abrufen einer Liste von Firmen, Zweigstellen oder Kontakten
• POST - Erstellen einer neuen Firma, Zweigstelle oder eines Kontakts
• PUT - Aktualisierung eines bestehenden Eintrags
• DELETE - Löschen eines Eintrags

API-Aktivierung:

1. Öffnen Sie Einstellungen → CRM → REST API
2. Aktivieren Sie REST API zulassen
3. In der Dokumentation finden Sie die Zugangsdaten und Beispiele für Aufrufe

Integration mit weiteren Modulen

Das CRM-Modul ist mit 13 weiteren Modulen der eIntranet-Anwendung verknüpft, was eine umfassende Verwaltung der Geschäftsbeziehungen ermöglicht:

Rechnungen und Bestellungen

• Ausgangsrechnungen - Ausstellung von Rechnungen an Kunden aus dem CRM
• Eingangsrechnungen - Erfassung von Rechnungen von Lieferanten
• Angebote - Erstellung von Geschäftsangeboten für Firmen im CRM
• Anfragen - Verwaltung von Kundenanfragen
• Kundenbestellungen - Bestellungen von Kunden
• Lieferantenbestellungen - Bestellungen bei Lieferanten
• Lieferscheine - Erfassung des Warenversands

Projekte und Zeit

• Projekte - Erfassung von Projekten für Kunden
• Arbeitsberichte - Verfolgung der für Kundenprojekte aufgewendeten Zeit
• Aufgaben - Verknüpfung von Aufgaben mit Firmen im CRM

Sonstiges

• HelpDesk - Kundenbetreuung, Ticket-System
• Verträge - Verwaltung von Verträgen mit Kunden und Lieferanten
• Reklamationen - Erfassung von Reklamationen von Kunden
• Lager - Verknüpfung von Lagerbewegungen mit Firmen
• Briefpost - Erfassung der Korrespondenz mit Firmen

Zugriff auf verknüpfte Module

In den Details jeder Firma finden Sie Schaltflächen für den Schnellzugriff auf verknüpfte Datensätze:

1. Öffnen Sie die Firmendetails
2. Im oberen Bereich der Karte sehen Sie Schaltflächen wie:
   • Projekte - Projekte dieser Firma anzeigen
   • + Projekt - neues Projekt erstellen
   • Arbeitsberichte - mit der Firma zusammenhängende Berichte anzeigen
   • Aufgaben - Aufgaben für diese Firma anzeigen
   • HelpDesk Tickets - offene Tickets anzeigen
3. Durch Klicken auf eine Schaltfläche öffnet sich das entsprechende Modul mit einem Vorfilter auf die ausgewählte Firma

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum sehe ich die Schaltfläche "Firma hinzufügen" nicht?

Ursache: Sie haben keine ausreichenden Berechtigungen zum Erstellen von Firmen.

Lösung: Kontaktieren Sie Ihren Administrator und bitten Sie um eine Erhöhung der Rechte auf Ebene 2 oder höher. Ebene 1 erlaubt nur das Betrachten.

Ich kann einen von einem Kollegen erstellten Eintrag nicht bearbeiten

Ursache: Entweder haben Sie keine Berechtigung zum Bearbeiten von Einträgen anderer Benutzer, oder Ihre CRM-Rechte sind auf Ebene 2 (Sie sehen nur Ihre eigenen Einträge).

Lösung: Bitten Sie den Administrator um:

• Erhöhung der CRM-Rechte auf Ebene 3 (alles lesen, alles schreiben), oder
• Aktivierung der Berechtigung Bearbeitung von Einträgen in den Benutzerrechte-Einstellungen

Nach dem Import aus Excel wurden nur einige Firmen importiert

Ursache: Einige Zeilen in der Excel-Datei könnten fehlerhaft ausgefüllte Pflichtfelder oder ungültige Daten enthalten haben.

Lösung:

1. Überprüfen Sie, ob bei allen Firmen ein Name eingetragen ist
2. Vergewissern Sie sich, dass die Staaten exakt so eingetragen sind wie in der Beispiel-Excel-Datei
3. Überprüfen Sie das Format numerischer Felder (IČO, Anzahl der Mitarbeiter)
4. Importieren Sie die Datei erneut mit korrigierten Daten

Das Emailing kann nicht gesendet werden

Ursache: Entweder haben Sie nicht die Extra-Version oder Sie haben keine verifizierte E-Mail-Adresse in den Einstellungen.

Lösung:

1. Überprüfen Sie, ob Sie die Extra-Version haben (kontaktieren Sie den Systemanbieter)
2. Öffnen Sie Einstellungen → CRM → Allgemeine Einstellungen
3. Geben Sie im Abschnitt Email für mailing Ihre E-Mail-Adresse ein
4. Klicken Sie auf Speichern & Bestätigungs-Email senden
5. Prüfen Sie Ihren Posteingang und klicken Sie auf den Bestätigungslink
6. Nach der Verifizierung ist die Adresse bestätigt und Sie können senden

Ich kann eine Firma in der Liste nicht finden

Lösung:

1. Überprüfen Sie, ob Filter aktiv sind - eine rote Hervorhebung des Titels Filtr bedeutet aktive Filterung
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen in der Karte Filter
3. Verwenden Sie das Suchfeld in der rechten oberen Ecke der Tabelle
4. Wenn die Firma gelöscht wurde, finden Sie diese über die Schaltfläche Gelöscht

Ich habe den Überblick über Aufgaben nach Termin verloren

Lösung:

1. Wechseln Sie zum Reiter Aktuell
2. Suchen Sie die Karte Unerledigt nach Termin
3. Klicken Sie auf den Umschalter Alle / Nur meine, um alle oder nur Ihre Aufgaben anzuzeigen
4. Verwenden Sie alternativ den Reiter Einträge mit dem Filter Status: Unerledigt

Wie exportiere ich Kontakte nur aus einer Stadt?

Lösung:

1. Wechseln Sie zum Reiter Kontakte
2. Öffnen Sie den Filter durch Klicken auf das Plus-Icon
3. Geben Sie im Feld Firma den Namen der Stadt ein (z. B. "Prag")
4. Klicken Sie auf Suchen
5. Klicken Sie in der Tabelle auf die Schaltfläche Excel
6. Es wird eine Datei nur mit den Kontakten aus der ausgewählten Stadt heruntergeladen

Warum werden benutzerdefinierte Felder nicht in der Tabelle angezeigt?

Ursache: Die benutzerdefinierten Felder sind nicht für die Anzeige in der Tabelle konfiguriert.

Lösung:

1. Öffnen Sie Einstellungen → CRM → Allgemeine Einstellungen
2. Suchen Sie den Abschnitt Definition benutzerdefinierter Felder für Firmen/Zweigstellen/Kontakte
3. Aktivieren Sie bei dem gewünschten Feld In Übersichtstabelle anzeigen
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Aktualisieren Sie die Seite mit der Liste der Firmen/Zweigstellen/Kontakte

Tipps für effizientes Arbeiten

Nutzen Sie das Dashboard Aktuell

Stellen Sie das Dashboard Aktuell als Ihre Startseite nach dem Login ein. Sie sehen sofort alle wichtigen Aufgaben und Statistiken, ohne die einzelnen Abschnitte durchsuchen zu müssen.

Vertriebsmitarbeiter Firmen zuweisen

Füllen Sie bei Firmen immer das Feld Unser Vertreter aus. Dies ermöglicht das Filtern nach "meinen" Firmen, und im Rechtemodus der Ebene 2 sehen Benutzer nur ihre Kunden.

Typen und Status der Firmen konsistent verwenden

Einigen Sie sich im Team auf eine einheitliche Verwendung von Typen und Status der Firmen. Z. B. "Potenzieller Kunde" vs. "Aktueller Kunde" - dadurch werden die Statistiken genauer.

Notizen fortlaufend eintragen

Schreiben Sie nach jedem Telefonat oder Termin einen kurzen Eintrag. Selbst scheinbar unwichtige Informationen können später nützlich sein. Nutzen Sie das Feld Tags für eine bessere Suche.

Aufgaben mit Termin erstellen

Wenn Sie einem Kunden einen Rückruf oder das Senden eines Angebots versprechen, erstellen Sie einen Eintrag vom Typ Aufgabe mit einem konkreten Termin. Das System erinnert Sie im Dashboard daran.

Regelmäßige Aktualisierung der Daten aus ARES

Bei tschechischen Firmen empfehlen wir, mindestens einmal jährlich die Daten aus ARES zu aktualisieren - Geschäftsführer, Adressen oder andere wichtige Informationen können sich ändern.

Massenaktionen nutzen

In der Firmenliste können Sie mehrere Firmen durch Markieren des Kontrollkästchens auswählen und über die Schaltfläche Eintrag/Aufgabe zu Markierten hinzufügen einen Eintrag massenweise bei mehreren Firmen gleichzeitig erstellen.

Regelmäßige Datensicherung durch Export

Exportieren Sie einmal im Monat die komplette Liste der Firmen und Kontakte als Sicherung nach Excel. Im Falle versehentlich gelöschter Daten haben Sie so eine Kopie.

Spaltenansicht nach Bedarf anpassen

In jeder Tabelle können Sie über die Schaltfläche Spaltensichtbarkeit (Colvis) einstellen, welche Spalten Sie sehen möchten. Das System merkt sich Ihre Einstellungen.

Filter für präzise Suche kombinieren

Sie können mehrere Filter gleichzeitig kombinieren - z. B. Typ = Kunde + Status = Aktuell + Stadt = Prag + Vertriebsmitarbeiter = Sie. So erhalten Sie eine präzise Liste Ihrer aktiven Prager Kunden.

REST API zur Automatisierung nutzen

Wenn Sie mit anderen Systemen arbeiten (E-Shop, Buchhaltung), nutzen Sie die REST API für die automatische Synchronisierung der Kunden. Sie sparen Zeit durch den Wegfall manueller Übertragungen.

Inaktive Firmen archivieren

Löschen Sie nicht benötigte oder inaktive Firmen nicht - ändern Sie lieber deren Status auf "Inaktiv" oder "Ehemaliger Kunde". So behalten Sie die Kommunikationshistorie für eine eventuelle Reaktivierung bei.