CRM - Kontaktverwaltung

Überblick

Das CRM-Modul (Customer Relationship Management, Verwaltung von Kundenbeziehungen) dient als zentrale Evidenz von Unternehmen, Niederlassungen und Kontaktpersonen. Es ermöglicht die Erfassung sämtlicher Kommunikation – Meetings, Telefonate, Aufgaben und E-Mails – und die übersichtliche Nachverfolgung der Historie jeder Geschäftsbeziehung. Bestandteil des Moduls sind Massen-E-Mail-Versand, Aufgabenkalender und Statistiken zur Aktivität der Vertriebsmitarbeiter.

Hauptfunktionen

• Unternehmensregister mit anpassbaren benutzerdefinierten Feldern
• Register der Niederlassungen (Betriebsstätten) von Unternehmen
• Register der Kontaktpersonen, die einem Unternehmen oder einer Niederlassung zugeordnet sind
• Einträge (Notizen) und Aufgaben für Unternehmen, Niederlassungen und Kontakte
• CRM-Aufgabenkalender mit Fristen
• Massen-E-Mail-Versand mit einem 7-Schritte-Assistenten
• E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Versendungen
• Automatische Ergänzung von Unternehmensdaten aus ARES (Tschechisches Unternehmensregister)
• Import von Unternehmen aus Excel oder aus der nationalen ARES-Datenbank (bis zu 100 Unternehmen gleichzeitig)
• Aktivitätsstatistiken der Mitarbeiter für die letzten 30 Tage
• Export nach XLSX und REST API für die Integration mit externen Systemen

Zugang und Einstellungen

Zugang zum CRM-Modul

Navigationspfad zum CRM-Modul: Klicken Sie auf den Menüpunkt CRM im Hauptmenü der Anwendung. Das Modul öffnet sich auf der Registerkarte Aktuell mit einer Übersicht der Statistiken und der neuesten Einträge.

Einstellungen des CRM-Moduls

Konfigurationseinstellungen und Zugriffsrechte sind über Einstellungen → CRM verfügbar. Nur Administratoren und Benutzer mit Moduladministrator-Berechtigung haben Zugang zu den Einstellungen. Die Einstellungen enthalten drei Registerkarten:

• Benutzerrechte – Zuweisung von Zugriffsebenen an einzelne Benutzer
• Allgemeine Einstellungen / Optionale Spalten – Konfiguration von Schlüssellisten, benutzerdefinierten Feldern und der Absender-E-Mail-Adresse für den Mailing-Versand
• RestAPI – Aktivierung und Dokumentation der REST API für automatischen Export/Import

Konfiguration der allgemeinen CRM-Einstellungen

Auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen / Optionale Spalten in den Einstellungen des CRM-Moduls können folgende Optionen konfiguriert werden:

• CRM-Aufgabenbearbeitung kann von jedem durchgeführt werden – wenn aktiviert, kann jeder Benutzer eine Aufgabe bearbeiten, nicht nur der Autor
• Die Bearbeitung eines Eintrags ändert auch das Erstellungsdatum – bei Änderung des Eintragsstatus wird auch das Datum aktualisiert
• Bei Einträgen Name eingeben – zeigt ein Namensfeld für den Eintrag an
• Bei Einträgen Bearbeiter eingeben – zeigt ein Feld zur Auswahl des Eintragsautors an
• Bei Einträgen Tags eingeben – ermöglicht die Zuweisung von Tags zu Einträgen
• Notiz in der Eintragstabelle anzeigen – zeigt eine Spalte mit dem Notiztext direkt in der Tabelle an

Konfiguration benutzerdefinierter CRM-Schlüssellisten

In den Einstellungen des CRM-Moduls können Schlüssellisten (verfügbare Varianten) angepasst werden für:

• Unternehmenstyp – z. B. Kunde, Lieferant, Partner
• Unternehmensstatus – z. B. Aktiv, Inaktiv, Potenziell
• Branche – Geschäftsbereiche
• Jahresumsatz – Umsatzkategorien des Unternehmens
• Kontakte – Position – Arbeitspositionen der Kontaktpersonen
• Kontakte – Anrede – Anredeformen (Herr, Frau, ...)
• Adressen – Typ – Niederlassungstypen (Hauptsitz, Betriebsstätte, Lager, ...)
• Eintragstyp – Kategorien des CRM-Eintrags (Telefonat, Meeting, E-Mail, ...)
• Eintragsstatus – Status des Eintrags/der Aufgabe (erledigt, wartet auf Antwort, ...)

Konfiguration benutzerdefinierter CRM-Felder

In den Einstellungen des CRM-Moduls können benutzerdefinierte Felder für Unternehmen, Niederlassungen und Kontakte hinzugefügt werden. Beispiel: Für Unternehmen fügen Sie ein Feld Gründungsdatum oder Kundenberater hinzu. Jeder Eintragstyp (Unternehmen, Niederlassungen, Kontakte) unterstützt bis zu 7 benutzerdefinierte Textfelder. Benutzerdefinierte Felder werden in Formularen, Tabellen und Filtern angezeigt.

Konfiguration der Absender-E-Mail-Adresse für Mailing

Automatischer E-Mail-Versand (direktes Versenden aus der Anwendung) ist nur für Abonnenten der Extra-Version verfügbar. Konfiguration: Einstellungen → CRM → Allgemeine Einstellungen, Abschnitt E-Mail-Adresse, von der CRM-Mailing versendet wird. Nach dem Speichern der Adresse wird eine Bestätigungs-E-Mail gesendet. Die Adresse wird nach Klicken auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail aktiv.

Tipp: Ohne verifizierte E-Mail-Adresse kann Mailing weiterhin genutzt werden – das System filtert E-Mail-Adressen, die Sie in Ihren eigenen E-Mail-Client kopieren können (wir empfehlen das BCC-Feld).

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das CRM-Modul

Berechtigungsebene	Beschreibung
Kein Zugang	Benutzer kann das CRM-Modul nicht sehen
Kann alles lesen	Anzeige aller Unternehmen, Kontakte und Einträge ohne Bearbeitungsmöglichkeit
Kann eigene lesen, eigene bearbeiten	Lesen aller Einträge, Bearbeitung nur bei Unternehmen, bei denen der Benutzer als Unser Vertreter eingetragen ist
Kann alles lesen, alles bearbeiten	Voller Lese- und Schreibzugriff auf alle Unternehmen und Kontakte
Löschen / Wiederherstellen / Import aus XLSX	Umfasst alle niedrigeren Rechte plus Löschen von Unternehmen, Wiederherstellen gelöschter und Import aus Excel
Export nach XLSX	Möglichkeit, die Liste der Unternehmen und Kontakte in eine Excel-Datei zu exportieren
Einträge bearbeiten	Möglichkeit, bestehende Einträge (Notizen/Aufgaben) zu bearbeiten
Einträge löschen	Möglichkeit, Einträge zu löschen

Benutzeroberfläche des CRM-Moduls

Registerkarten des CRM-Hauptmenüs

Im oberen Bereich des CRM-Moduls befindet sich ein Registerkartenfeld zum Wechseln zwischen Abschnitten:

• Aktuell – Übersichts-Dashboard mit Statistiken und Aufgabenübersichten
• Unternehmen – Liste der registrierten Unternehmen mit Filtern und Verwaltungsoptionen
• Kontakte – Gesamtliste aller Kontaktpersonen aus Unternehmen und Niederlassungen
• Einträge – Gesamtliste aller Einträge/Notizen aus allen Unternehmen
• Kalender – Kalenderansicht der CRM-Aufgaben mit Fristen
• Mailing – Assistent für Massen-E-Mail-Versand
• Mailing – Vorlagen – Verwaltung von E-Mail-Kampagnen-Vorlagen

Registerkarte Aktuell – CRM-Statusübersicht

Die Registerkarte Aktuell im CRM-Modul zeigt:

• Statistik-Diagramm der Eintragsanzahl der letzten 30 Tage – Übersicht der Gesamt- oder eigenen Aktivität; umschaltbar mit den Schaltflächen Alle / Nur meine und filterbar nach Eintragstyp
• Bevorstehende Einträge – nächste unerledigte Aufgaben sortiert nach Frist
• Letzte Einträge – die letzten 20 erstellten oder geänderten Einträge
• Überfällig und ungelöst – Einträge-Aufgaben, deren Frist abgelaufen ist und die noch offen sind
• Mitarbeiteraktivitäts-Diagramm der letzten 30 Tage – Vergleich der Aktivität einzelner Benutzer

Tipp: Bei jeder Tabelle auf der Registerkarte Aktuell kann zwischen der Anzeige Alle (Einträge aller Benutzer) und Nur meine (nur Einträge des angemeldeten Benutzers) umgeschaltet werden.

Unternehmensverwaltung im CRM-Modul

Registerkarte Unternehmen – Übersicht und Filter

Die Registerkarte Unternehmen im CRM-Modul zeigt eine Tabelle aller registrierten Unternehmen. Über der Tabelle befindet sich ein ausklappbares Filterpanel mit folgenden Optionen:

• Unternehmensname – Textsuche nach Name
• Letzter Eintrag – Filter für Unternehmen, deren letzter Eintrag älter als eine bestimmte Anzahl von Tagen ist (7, 31, 93, 186, 365, 730)
• Typ – Auswahl aus konfigurierten Unternehmenstypen (Mehrfachauswahl möglich)
• Branche – Filter nach Geschäftsbereich
• Status – Filter nach Unternehmensstatus
• Mitarbeiter – Filter nach Unternehmensgrößenkategorie
• Beschreibung enthält – Volltextsuche im Feld Beschreibung
• Jahresumsatz – Filter nach Umsatzkategorie
• Stadt – Filter nach Unternehmenssitz
• Land – Filter nach Land
• Benutzerdefinierte Felder – wenn benutzerdefinierte Felder für Unternehmen konfiguriert sind, werden deren Filter ebenfalls angezeigt

Tipp: Aktive Filter sind im Panelkopf fett rot hervorgehoben. Um alle Filter zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines neuen Unternehmens in CRM

Im CRM-Modul auf der Registerkarte Unternehmen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Unternehmen hinzufügen in der oberen rechten Ecke der Tabelle
2. Geben Sie die grundlegenden Unternehmensdaten ein:
   • Handelsregisternummer – Identifikationsnummer des Unternehmens; für tschechische Unternehmen können Sie auf Nach Handelsregisternummer laden klicken, um die Daten automatisch aus ARES zu übernehmen
   • Steuer-ID – Steueridentifikationsnummer
   • Name – Pflichtfeld; Unternehmensname
3. Ergänzen Sie zusätzliche Angaben:
   • Unternehmenstyp – wählen Sie aus den konfigurierten Typen (Kunde, Lieferant, ...)
   • Status – aktueller Status der Geschäftsbeziehung
   • Branche, Mitarbeiter, Jahresumsatz
   • Website, E-Mail, Telefon
   • Straße, Stadt, PLZ, Land
   • Unser Vertreter – Zuweisung eines verantwortlichen Vertriebsmitarbeiters
   • Beschreibung – Freitext mit zusätzlichen Informationen
   • Benutzerdefinierte Felder – wenn in den Einstellungen definiert
4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Bei der Eingabe der Handelsregisternummer prüft das System automatisch, ob ein Unternehmen mit dieser Nummer bereits im CRM existiert, und warnt vor Duplikaten.

Vorgehensweise: Bearbeiten eines Unternehmens in CRM

Im CRM-Modul kann ein Unternehmen direkt aus der Detailansicht oder aus der Unternehmensliste bearbeitet werden. Alle grundlegenden Angaben in der Unternehmensdetailansicht können inline bearbeitet werden, indem Sie auf das Stiftsymbol neben dem Wert klicken. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Unternehmen auf den Unternehmensnamen, um die Detailansicht zu öffnen
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Grunddaten auf das Symbol Bearbeiten (Stift) neben einem beliebigen Feld
3. Nehmen Sie die Änderung vor und bestätigen Sie sie

Alternativ kann ein Unternehmen über das Dialogformular bearbeitet werden, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol in der Unternehmenstabelle klicken.

Vorgehensweise: Löschen eines Unternehmens in CRM

Im CRM-Modul erfordert das Löschen von Unternehmen Berechtigungen auf der Ebene Löschen/Wiederherstellen von Einträgen.

1. Öffnen Sie die Unternehmensdetailansicht, indem Sie auf den Namen auf der Registerkarte Unternehmen klicken
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dieses Unternehmen löschen in der Kopfzeile der Detailansicht
3. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster

Tipp: Gelöschte Unternehmen können über die Schaltfläche Gelöscht in der Unternehmenstabelle wiederhergestellt werden (erfordert Berechtigung zum Löschen/Wiederherstellen).

Unternehmensdetail – Registerkarten und Inhalt

Die Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul zeigt vier Registerkarten:

• Grunddaten – Unternehmensidentifikation, Adresse, Kontaktdaten, Rechnungsdaten (Bankkonten, Zahlungsfristen, Zahlungsbedingungen, Währung), Beschreibung, benutzerdefinierte Felder
• Niederlassungen – Liste der Niederlassungen (Betriebsstätten) des Unternehmens
• Kontakte – Kontaktpersonen des Unternehmens; Umschalten zwischen Anzeige mit und ohne Kontakte aus Niederlassungen möglich
• Einträge – Liste der CRM-Einträge/Notizen zum Unternehmen mit Filter und Anzeige des letzten Eintrags

Aus der Unternehmensdetailansicht stehen direkte Schaltflächen für den Wechsel zu verknüpften Modulen zur Verfügung: Projekte, Arbeitsberichte, Aufgaben, HelpDesk (sofern aktiviert).

Niederlassungsverwaltung im CRM-Modul

Vorgehensweise: Hinzufügen einer Niederlassung zu einem Unternehmen in CRM

Niederlassungen (Betriebsstätten, Lager, Außenstellen) werden direkt aus der Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul hinzugefügt.

1. Öffnen Sie die Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Niederlassungen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Niederlassung hinzufügen
4. Füllen Sie das Niederlassungsformular aus:
   • Adresstyp – Pflichtfeld; wählen Sie den Niederlassungstyp (Hauptsitz, Lager, Betriebsstätte, ...)
   • E-Mail, Telefon, Website
   • Straße, Stadt, PLZ
   • Land – Pflichtfeld; Auswahl aus der Liste
   • Unser Vertreter – Pflichtfeld; verantwortlicher Vertriebsmitarbeiter
   • Beschreibung und benutzerdefinierte Felder gemäß Konfiguration
5. Klicken Sie auf Speichern

Vorgehensweise: Bearbeiten einer Niederlassung in CRM

Im CRM-Modul kann eine Niederlassung direkt im Dialogformular oder per Inline-Bearbeitung in der Niederlassungstabelle bearbeitet werden.

1. Öffnen Sie die Unternehmensdetailansicht und wechseln Sie zur Registerkarte Niederlassungen
2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten bei der entsprechenden Niederlassung
3. Nehmen Sie Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern

Kontaktverwaltung im CRM-Modul

Registerkarte Kontakte – Gesamtübersicht

Die Registerkarte Kontakte im CRM-Modul zeigt eine Gesamtliste aller Kontaktpersonen aus allen Unternehmen und Niederlassungen. Sie ist nützlich zum schnellen Auffinden von Anrufern, für Feiertagsgrüße oder für den Massen-Mailing-Versand an Geschäftsführer. Verfügbare Filter: Unternehmen, Vorname, Nachname, Position, E-Mail, Telefon/Mobil, Beschreibung enthält.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Kontakts zu einem Unternehmen in CRM

Kontakte können von der Registerkarte Kontakte oder direkt aus der Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul hinzugefügt werden.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt hinzufügen (auf der Registerkarte Kontakte oder in der Unternehmensdetailansicht)
2. Wählen Sie das Unternehmen (nur beim Hinzufügen von der Registerkarte Kontakte)
3. Wählen Sie optional die Niederlassung, der der Kontakt zugeordnet werden soll
4. Geben Sie die Daten der Kontaktperson ein:
   • Position – Arbeitsposition
   • Anrede – Anredeform
   • Vorname und Nachname
   • E-Mail, Telefon, Mobil
   • Beschreibung und benutzerdefinierte Felder gemäß Konfiguration
5. Klicken Sie auf Speichern

Einträge und Aufgaben im CRM-Modul

Was sind Einträge in CRM

Einträge im CRM-Modul (auch Notizen oder Aktivitäten) dienen zur Dokumentation sämtlicher Kommunikation und Aktivitäten bei Unternehmen, Niederlassungen und Kontaktpersonen. Jeder Eintrag enthält einen Typ (Telefonat, Meeting, E-Mail, ...), Notiztext, Status und Anhänge. Einträge mit einem anderen Status als Erledigt werden automatisch zu Aufgaben, die einem bestimmten Benutzer mit einer Frist zugewiesen werden können.

Registerkarte Einträge – Gesamtübersicht

Die Registerkarte Einträge im CRM-Modul zeigt alle Einträge aus allen Unternehmen, Niederlassungen und Kontakten. Sie eignet sich für einen Gesamtüberblick über unbearbeitete Einträge oder zum Filtern der Arbeit einzelner Benutzer. Verfügbare Filter: Erstellt von, Eintragstyp, Erstellungsdatum (von–bis), Datei enthält (Volltextsuche in Anhängen), Status, Notiz enthält.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Eintrags (Notiz/Aufgabe) in CRM

Einträge können zu einem bestimmten Unternehmen, einer Niederlassung oder einem Kontakt im CRM-Modul hinzugefügt werden.

1. Öffnen Sie die Detail-Ansicht des Unternehmens/der Niederlassung/des Kontakts und klicken Sie auf das Symbol + neben der Registerkarte Einträge, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag/Aufgabe zu markierten hinzufügen für die Massenerfassung
2. Wählen Sie den Eintragstyp – Aktivitätskategorie (Telefonat, Meeting, E-Mail, ...)
3. Füllen Sie optionale Felder gemäß den Einstellungen aus: Name, Bearbeiter, Tags
4. Schreiben Sie eine Notiz – Eintragstext
5. Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge per Drag & Drop oder Dateiauswahl hinzu (max. 60 Dateien)
6. Wählen Sie den Status des Eintrags:
   • Status Erledigt – Eintrag ist abgeschlossen
   • Anderer Status – Eintrag wird zur Aufgabe, die Felder Zugewiesen an und Fällig bis werden angezeigt
7. Wenn der Status nicht erledigt ist, geben Sie Zugewiesen an (verantwortlicher Benutzer) und Fällig bis (Frist) an
8. Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Der zugewiesene Benutzer wird automatisch per E-Mail über die Aufgabenerstellung informiert. Einen Tag vor der Frist wird automatisch eine E-Mail-Erinnerung gesendet (kann mit dem Kontrollkästchen Erinnerung senden deaktiviert werden). Ein Eintrag kann innerhalb von 1 Stunde nach der Erstellung gelöscht werden.

Massenhaftes Hinzufügen eines Eintrags zu mehreren Unternehmen gleichzeitig in CRM

Im CRM-Modul auf der Registerkarte Unternehmen kann ein Eintrag zu mehreren Unternehmen gleichzeitig hinzugefügt werden.

1. Markieren Sie in der Unternehmenstabelle die Unternehmen mit den Kontrollkästchen in der letzten Spalte (oder klicken Sie auf Alle auswählen in der Spaltenüberschrift)
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag/Aufgabe zu markierten hinzufügen
3. Füllen Sie das Eintragsformular auf die übliche Weise aus
4. Klicken Sie auf Speichern – der Eintrag wird für alle markierten Unternehmen erstellt

CRM-Kalender

Registerkarte Kalender im CRM-Modul

Die Registerkarte Kalender im CRM-Modul zeigt Einträge, die als Aufgaben (unerledigte) angelegt wurden, in einer Kalenderansicht. Als Datum wird die Frist Fällig bis verwendet. Der Kalender kann in Monats- oder Wochenansicht angezeigt werden.

• Alle – zeigt Aufgaben aller Benutzer
• Nur von mir erstellt – zeigt nur Aufgaben, die vom angemeldeten Benutzer erstellt wurden
• Nur mir zugewiesen – zeigt nur Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer zugewiesen sind

Durch Klicken auf ein Ereignis im Kalender wird die Eintragsdetailansicht geöffnet. Durch Klicken auf eine freie Stelle an einem bestimmten Tag wird direkt das Formular zum Hinzufügen eines neuen Eintrags als Aufgabe mit vorausgefüllter Frist geöffnet.

Erweiterte Funktionen des CRM-Moduls

Aktualisierung der Unternehmensdaten aus ARES

Für tschechische Unternehmen mit ausgefüllter Handelsregisternummer können die Unternehmensdaten automatisch aus dem ARES-Register (Administratives Register wirtschaftlicher Subjekte) aktualisiert werden. Diese Funktion ist in der Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul verfügbar.

1. Öffnen Sie die Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Grunddaten neben dem Feld Handelsregisternummer auf die Schaltfläche Aus ARES nach Handelsregisternummer aktualisieren
3. Das System zeigt einen Dialog mit dem Vergleich bestehender und neuer Daten (Steuer-ID, Name, Straße, Stadt, PLZ)
4. Klicken Sie auf Speichern, um die Aktualisierung zu bestätigen

Import von Unternehmen aus Excel in CRM

Der Import von Unternehmen aus Excel in das CRM-Modul ermöglicht den Massenupload von bis zu 100 Unternehmen gleichzeitig. Er erfordert die Berechtigung zum Löschen/Wiederherstellen/Importieren von Unternehmen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Unternehmen auf die Schaltfläche Import
2. Laden Sie die Beispiel-Excel-Datei über den angezeigten Link herunter
3. Füllen Sie die Daten in die heruntergeladene Vorlage ein (in GENAU demselben Format)
4. Klicken Sie auf Importdatei und wählen Sie Ihre XLSX-Datei
5. Klicken Sie auf Importieren

Import von Unternehmen aus der nationalen ARES-Datenbank (nur CZ)

Für tschechische Benutzer steht der Import von Unternehmen direkt aus der nationalen ARES-Datenbank (monatlich aktualisiert) zur Verfügung. Der Import ist über Unternehmen → Import im CRM-Modul zugänglich.

1. Setzen Sie Filter für die Unternehmensauswahl: Bezirk, Gründungsdatum, Rechtsform (GmbH, AG, ...), Mitarbeiterzahl, Geschäftsbereich
2. Überprüfen Sie die Anzahl der übereinstimmenden Unternehmen (maximal 100 für den Import)
3. Wählen Sie Unternehmenstyp nach Import und Unternehmensstatus nach Import
4. Klicken Sie auf Importieren

Hinweis: ARES-Einträge enthalten keine Kontaktdaten (Telefonnummern, E-Mails) – nur Unternehmensnamen und Adressen aus öffentlichen Registern.

Verwaltung der Bankkonten eines Unternehmens in CRM

In der Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul können Bankverbindungen für die Rechnungsstellung verwaltet werden.

1. Öffnen Sie die Unternehmensdetailansicht, Registerkarte Grunddaten, Abschnitt Rechnungsdaten
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen für ein neues Bankkonto
3. Füllen Sie aus: Kontonummer, Bankleitzahl, IBAN, Swift, Bankname, Währung
4. Klicken Sie auf Speichern

Bankkonten des Unternehmens werden automatisch bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen, eingehenden Bestellungen und Lieferscheinen angeboten.

Massen-E-Mail-Versand in CRM

Übersicht des CRM-Mailing-Assistenten

Das CRM-Modul enthält einen Assistenten für den Massen-E-Mail-Versand, der in Schritte unterteilt ist. Der Mailing-Versand kann über die Registerkarte Mailing in der oberen Navigation des CRM-Moduls gestartet werden. Der Prozess umfasst die Auswahl der Zielgruppe, das Filtern von Adressen, das Versenden von E-Mails und die Erfassung des Versands bei den Kontakten.

Vorgehensweise: Schritt 1 – Auswahl der Adressquellen für CRM-Mailing

Im CRM-Modul auf der Registerkarte Mailing wählen Sie in Schritt 1, woher die E-Mail-Adressen geladen werden sollen:

• Unternehmen – E-Mails aus Unternehmenseinträgen
• Niederlassungen – E-Mails aus registrierten Niederlassungen
• Kontakte – E-Mails von Kontaktpersonen

Eine Kombination aller drei Quellen kann ausgewählt werden. Klicken Sie dann auf Weiter.

Vorgehensweise: Schritt 2 – Filtern der Empfänger für CRM-Mailing

In Schritt 2 des Mailing-Assistenten im CRM-Modul setzen Sie Filter für die Empfängerauswahl:

• Für Unternehmen: Typ, Status, Branche, Mitarbeiter, Jahresumsatz, Letzter Eintrag, Beschreibung enthält, Stadt, benutzerdefinierte Felder
• Für Niederlassungen: Niederlassungen werden automatisch ausgewählt; wenn ein Unternehmensfilter gesetzt ist, werden nur Niederlassungen dieser Unternehmen angezeigt
• Für Kontakte: Vorname, Nachname, Position, E-Mail, Telefon/Mobil, Beschreibung enthält; wenn ein Unternehmensfilter gesetzt ist, werden Kontakte auf diese Unternehmen beschränkt

Klicken Sie auf Weiter.

Vorgehensweise: Schritt 3 – Auswahl bestimmter Adressen für CRM-Mailing

In Schritt 3 wird eine Tabelle der gefundenen E-Mail-Adressen mit Informationen über die letzte gesendete E-Mail angezeigt. Markieren Sie die Adressen, an die Sie die E-Mail senden möchten. Mit den Schaltflächen Alle auswählen und Alle abwählen können Sie die gesamte Auswahl schnell verwalten. Klicken Sie auf Weiter.

Vorgehensweise: Schritt 4 – Verfassen und Senden der E-Mail im CRM-Mailing-Assistenten

In Schritt 4 des Mailing-Assistenten im CRM-Modul werden zwei Szenarien unterschieden:

Szenario A – mit verifizierter Absenderadresse (Extra-Version):

1. Bestätigen Sie die Einwilligung zum Versand durch Aktivieren des Kontrollkästchens
2. Laden Sie optional eine Vorlage aus der Liste gespeicherter Vorlagen
3. Geben Sie den E-Mail-Betreff ein
4. Verfassen Sie den E-Mail-Text – Platzhalter können für die Personalisierung verwendet werden (z. B. %kontakty-Oslovení% %kontakty-Příjmení%)
5. Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu
6. Klicken Sie auf Senden

Szenario B – ohne verifizierte Absenderadresse:

1. Kopieren Sie die angezeigten E-Mail-Adressen in Ihren E-Mail-Client (wir empfehlen das BCC-Feld)
2. Klicken Sie auf Weiter, um zur Eintragserfassung zu gelangen

Vorgehensweise: Schritt 5 – Erfassung des E-Mail-Versands in CRM

In Schritt 5 des Mailing-Assistenten im CRM-Modul können Informationen über den E-Mail-Versand bei allen kontaktierten Kontakten als CRM-Eintrag gespeichert werden:

1. Wählen Sie den Eintragstyp (E-Mail, Kampagne, ...)
2. Schreiben Sie eine Notiz – Beschreibung des gesendeten E-Mail-Inhalts (wenn die Notiz nicht ausgefüllt wird, wird der Eintrag nicht gespeichert)
3. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu
4. Klicken Sie auf Eintrag speichern / weiter

Vorgehensweise: Schritt 6 – Erstellen einer Folgeaufgabe für kontaktierte Personen in CRM

In Schritt 6 des Mailing-Assistenten im CRM-Modul kann eine Folgeaufgabe für kontaktierte Personen erstellt werden (z. B. Follow-up-Kontakt in 14 Tagen):

1. Wählen Sie den Eintragstyp
2. Schreiben Sie eine Notiz – Aufgabenbeschreibung
3. Wählen Sie den Status – Status der neuen Aufgabe
4. Wählen Sie Zugewiesen an – verantwortlicher Benutzer
5. Setzen Sie Fällig bis – Aufgabenfrist
6. Klicken Sie auf Aufgabe speichern

Verwaltung von E-Mail-Vorlagen in CRM

E-Mail-Vorlagen im CRM-Modul ermöglichen das Speichern häufig verwendeter E-Mails zum schnellen Laden im Mailing-Assistenten. Vorlagen sind über die Registerkarte Mailing – Vorlagen verfügbar.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Mailing – Vorlagen auf Hinzufügen
2. Füllen Sie den Vorlagennamen, den E-Mail-Text aus und fügen Sie Anhänge hinzu
3. Die Vorlage kann durch Senden an eine angegebene Testadresse getestet werden
4. Klicken Sie auf Speichern

Integration des CRM-Moduls mit anderen Modulen

CRM und Rechnungsstellung – Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen

Das CRM-Modul ist mit den Modulen Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen verknüpft. In der Unternehmensdetailansicht im CRM werden Rechnungsdaten angezeigt (individuelle Zahlungsfrist in Tagen, Zahlungsbedingungen, Standardwährung). Bankkonten, die bei einem Unternehmen im CRM erfasst sind, werden automatisch bei der Rechnungserstellung für dieses Unternehmen angeboten.

CRM und Projekte

Aus der Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul können Sie direkt zum Modul Projekte navigieren und mit dem Unternehmen verknüpfte Projekte anzeigen oder erstellen. Die Schaltflächen Projekte und Projekterstellung sind in der Kopfzeile der Unternehmensdetailansicht verfügbar (wenn das Projektmodul aktiv ist).

CRM und Aufgaben, Arbeitsberichte, HelpDesk

Aus der Unternehmensdetailansicht im CRM-Modul können Sie zu den Modulen Aufgaben, Arbeitsberichte und HelpDesk navigieren, wobei die Einträge automatisch nach dem jeweiligen Unternehmen gefiltert werden. Die Verfügbarkeit der Schaltflächen hängt von den aktivierten Modulen in Ihrer Installation ab.

CRM und REST API

Das CRM-Modul unterstützt REST API für den automatischen Export und Import von Daten aus externen Systemen. Die REST API kann unter Einstellungen → CRM → RestAPI aktiviert werden. Verfügbare Operationen: GET (Lesen), POST (Erstellen), PUT (Aktualisieren), DELETE (Löschen) für die Entitäten CRM_Companies, CRM_Addresses und CRM_Contacts.

Fehlerbehebung im CRM-Modul

Häufig gestellte Fragen zum CRM-Modul

Frage: Die Schaltfläche Unternehmen hinzufügen ist inaktiv (ausgegraut).

Antwort: Um ein Unternehmen im CRM-Modul hinzuzufügen, benötigen Sie Berechtigungen mindestens auf der Ebene Kann alles lesen, alles bearbeiten. Wenden Sie sich an Ihren Intranet-Administrator, um die erforderlichen Zugriffsrechte zu erhalten.

Frage: Ich kann kein Unternehmen löschen – die Schaltfläche Löschen fehlt.

Antwort: Das Löschen von Unternehmen im CRM-Modul erfordert Berechtigungen auf der Ebene Löschen/Wiederherstellen/Importieren von Unternehmen. Diese Berechtigung wird vom Administrator unter Einstellungen → CRM vergeben.

Frage: Die Schaltfläche Export nach Excel ist nicht sichtbar.

Antwort: Der Export von Unternehmen und Kontakten nach XLSX ist eine separate Berechtigung (Export von Unternehmen/Kontakten nach XLSX). Bitten Sie Ihren Administrator, diese in den CRM-Moduleinstellungen zuzuweisen.

Frage: Der Mailing-Versand sendet keine E-Mails automatisch, es wird nur eine Adressliste angezeigt.

Antwort: Der automatische E-Mail-Versand direkt aus dem CRM ist nur für Abonnenten der Extra-Version mit verifizierter Absenderadresse verfügbar. In anderen Fällen kopieren Sie die angezeigten Adressen in Ihren E-Mail-Client (wir empfehlen das BCC-Feld) und senden Sie die E-Mail selbst.

Frage: Beim Import von Unternehmen aus Excel wird ein Fehler angezeigt.

Antwort: Stellen Sie sicher, dass Sie genau die Original-Excel-Vorlage verwenden, die über den Link auf der Importseite im CRM-Modul heruntergeladen wurde. Es können maximal 100 Unternehmen gleichzeitig importiert werden. Überprüfen Sie, ob Sie die Berechtigung zum Löschen/Wiederherstellen/Importieren von Unternehmen haben.

Frage: Bei einem Eintrag (Aufgabe) funktioniert die Schaltfläche Löschen nicht.

Antwort: Einträge im CRM-Modul können innerhalb von 1 Stunde nach ihrer Erstellung gelöscht werden. Nach Ablauf dieser Stunde ist das Löschen nur für Benutzer mit der Berechtigung Einträge löschen möglich.

Tipps für effektives Arbeiten mit dem CRM-Modul

• Tipp: Nutzen Sie den Filter Letzter Eintrag auf der Registerkarte Unternehmen, um Unternehmen zu identifizieren, mit denen Sie lange nicht kommuniziert haben (z. B. älter als 3 Monate).
• Tipp: Bei der Eingabe eines Eintrags als Aufgabe genügt es, einen anderen Status als Erledigt zu wählen – das System zeigt automatisch die Felder für Zuweisung und Frist an.
• Tipp: Klicken Sie im CRM-Kalender auf einen freien Tag, um schnell eine Aufgabe mit vorausgefüllter Frist hinzuzufügen.
• Tipp: Verwenden Sie für die Personalisierung von Massen-E-Mails Platzhalter im Format %kontakty-Oslovení% und %kontakty-Příjmení% – das System ersetzt sie beim Versand durch Werte aus der Kontaktkarte.
• Tipp: Massenhaftes Hinzufügen eines Eintrags zu mehreren Unternehmen gleichzeitig – markieren Sie Unternehmen in der Tabelle und klicken Sie auf Eintrag/Aufgabe zu markierten hinzufügen.
• Tipp: Nutzen Sie für tschechische Unternehmen die automatische Datenübernahme aus ARES beim Hinzufügen eines neuen Unternehmens – klicken Sie im Dialog Unternehmen hinzufügen auf Nach Handelsregisternummer laden.
• Tipp: Benutzerdefinierte Felder für Unternehmen, Niederlassungen und Kontakte werden unter Einstellungen → CRM → Allgemeine Einstellungen konfiguriert – damit können Sie branchenspezifische Informationen erfassen.