CRM - Správa kontaktov

Prehľad

Modul CRM (Customer Relationship Management, správa vzťahov so zákazníkmi) slúži na centrálnu evidenciu firiem, pobočiek a kontaktných osôb. Umožňuje zaznamenávať všetku komunikáciu – stretnutia, telefonáty, úlohy a e-maily – a prehľadne sledovať históriu každého obchodného vzťahu. Súčasťou modulu je hromadný e-mailový mailing, kalendár úloh a štatistiky aktivity obchodníkov.

Kľúčové funkcie

Evidencia firiem s prispôsobiteľnými vlastnými poľami
Evidencia pobočiek (prevádzok) firiem
Evidencia kontaktných osôb priradených k firme alebo pobočke
Záznamy (poznámky) a úlohy k firmám, pobočkám aj kontaktom
Kalendár CRM úloh s termínmi vybavenia
Hromadný e-mailový mailing s sprievodcom v 7 krokoch
Šablóny e-mailov pre opakované rozosielky
Automatické doplnenie firemných údajov z ARES (český register firiem)
Import firiem z Excelu alebo z celoštátnej databázy ARES (až 100 firiem naraz)
Štatistiky aktivity zamestnancov za posledných 30 dní
Export do XLSX a REST API pre integráciu s externými systémami

Prístup a nastavenie

Ako sa dostať do modulu CRM

Navigačná cesta do modulu CRM: kliknite na položku CRM v hlavnom menu aplikácie. Modul sa otvorí na záložke Aktuálne s prehľadom štatistík a najnovších záznamov.

Nastavenie modulu CRM

Konfigurácia nastavení a prístupové práva sú dostupné cez Nastavenia → CRM. Do nastavení majú prístup iba administrátori a používatelia s oprávnením správcu daného modulu. Nastavenia obsahujú tri záložky:

Používateľské práva – pridelenie úrovní prístupu jednotlivým používateľom
Všeobecné nastavenia / Voliteľné stĺpce – konfigurácia číselníkov, vlastných polí a odosielacej e-mailovej adresy pre mailing
RestAPI – povolenie a dokumentácia REST API pre automatický export/import

Konfigurácia všeobecných nastavení CRM

V záložke Všeobecné nastavenia / Voliteľné stĺpce v nastaveniach modulu CRM je možné nastaviť nasledujúce možnosti:

Úpravu úlohy v CRM môže vykonať ktokoľvek – ak je zapnuté, úlohu môže upraviť akýkoľvek používateľ, nielen jej autor
Úprava záznamu zmení aj dátum vytvorenia – pri zmene stavu záznamu sa aktualizuje aj dátum
Pri záznamoch zadávať Názov – zobrazí pole pre názov záznamu
Pri záznamoch zadávať Vypracoval – zobrazí pole pre výber autora záznamu
Pri záznamoch zadávať Tagy – umožní priraďovať tagy k záznamom
V tabuľke záznamov zobrazovať poznámku – zobrazí stĺpec s textom poznámky priamo v tabuľke

Konfigurácia vlastných číselníkov CRM

V nastaveniach modulu CRM je možné prispôsobiť číselníky (možné varianty) pre:

Typ firiem – napr. Zákazník, Dodávateľ, Partner
Stav firiem – napr. Aktívna, Neaktívna, Potenciálna
Odvetvie firiem – odbory podnikania
Ročný príjem – kategórie obratu firmy
Kontakty – pozícia – pracovné pozície kontaktných osôb
Kontakty – oslovenie – formy oslovenia (pán, pani, ...)
Adresy – typ – typy pobočiek (sídlo, prevádzka, sklad, ...)
Typ záznamu – kategórie CRM záznamu (telefonát, stretnutie, e-mail, ...)
Stavy záznamu – stavy záznamu/úlohy (vyriešené, čaká na odpoveď, ...)

Konfigurácia vlastných polí CRM

V nastaveniach modulu CRM je možné pridať vlastné polia pre Firmy, Pobočky a Kontakty. Príklad: pre firmy pridajte pole Dátum založenia alebo Obchodný manažér. Každý typ záznamu (Firmy, Pobočky, Kontakty) podporuje až 7 vlastných textových polí. Vlastné polia sa zobrazujú vo formulároch, tabuľkách aj filtroch.

Nastavenie odosielacej e-mailovej adresy pre mailing

Automatický e-mailový mailing (priame rozosielanie z aplikácie) je dostupný iba pre predplatiteľov verzie Extra. Nastavenie: Nastavenia → CRM → Všeobecné nastavenia, sekcia E-mailová adresa, z ktorej sa odosiela CRM mailing. Po uložení adresy je na ňu odoslaný overovací e-mail. Adresa je aktívna po kliknutí na odkaz v overovacom e-maile.

Tip: Bez overenej e-mailovej adresy je možné mailing stále využívať – systém vyfiltruje e-mailové adresy, ktoré si skopírujete do vlastného e-mailového klienta (odporúčame pole skrytá kópia BCC).

Oprávnenia a prístupové práva k modulu CRM

Úroveň oprávnenia	Popis
Bez prístupu	Používateľ modul CRM nevidí
Môže čítať všetko	Prezeranie všetkých firiem, kontaktov a záznamov bez možnosti úprav
Môže čítať svoje, zapisovať k svojim	Čítanie všetkých záznamov, editácia iba pri firmách, kde je používateľ uvedený ako Náš zástupca
Môže čítať všetko, zapisovať všetko	Plný prístup ku čítaniu aj zápisu pri všetkých firmách a kontaktoch
Mazať / obnovovať / import firiem z XLSX	Zahŕňa všetky nižšie práva plus mazanie firiem, obnovenie zmazaných a import z Excelu
Export do XLSX	Možnosť exportovať zoznam firiem a kontaktov do súboru Excel
Úprava záznamov	Možnosť editovať existujúce záznamy (poznámky/úlohy)
Mazanie záznamov	Možnosť mazať záznamy

Používateľské rozhranie modulu CRM

V hornej časti modulu CRM sa nachádza panel záložiek pre prepínanie medzi sekciami:

Aktuálne – prehľadový dashboard so štatistikami a prehľadmi úloh
Firmy – zoznam evidovaných firiem s filtrami a možnosťami správy
Kontakty – súhrnný zoznam všetkých kontaktných osôb z firiem a pobočiek
Záznamy – súhrnný zoznam všetkých záznamov/poznámok zo všetkých firiem
Kalendár – kalendárne zobrazenie CRM úloh s termínmi
Mailing – sprievodca hromadným e-mailingom
Mailing – šablóny – správa šablón pre e-mailové kampane

Záložka Aktuálne – prehľad stavu CRM

Záložka Aktuálne v module CRM zobrazuje:

Graf štatistík počtu záznamov za posledných 30 dní – prehľad celkovej alebo vlastnej aktivity; je možné prepínať tlačidlami Všetko / Len moje a filtrovať podľa typu záznamu
Blížiace sa záznamy – najbližšie nevyriešené úlohy zoradené podľa termínu
Posledné záznamy – posledných 20 zapísaných alebo zmenených záznamov
Nevyriešené po termíne – záznamy-úlohy, ktorým vypršal termín a sú stále otvorené
Graf aktivity zamestnancov za posledných 30 dní – porovnanie aktivity jednotlivých používateľov

Tip: Pri každej tabuľke na záložke Aktuálne je možné prepínať medzi zobrazením Všetko (záznamy všetkých používateľov) a Len moje (iba záznamy prihláseného používateľa).

Správa firiem v module CRM

Záložka Firmy – prehľad a filtre

Záložka Firmy v module CRM zobrazuje tabuľku všetkých evidovaných firiem. Nad tabuľkou sa nachádza rozbaľovací panel filtrov s nasledujúcimi možnosťami:

Názov firmy – textové vyhľadávanie podľa názvu
Posledný záznam – filter firiem, pri ktorých je posledný záznam starší ako zadaný počet dní (7, 31, 93, 186, 365, 730)
Typ – výber z nastavených typov firiem (je možné vybrať viac hodnôt)
Odvetvie – filter podľa odvetvia podnikania
Stav – filter podľa stavu firmy
Zamestnancov – filter podľa veľkostnej kategórie firmy
V popise obsahuje – fulltextové hľadanie v poli Popis
Ročný príjem – filter podľa kategórie obratu
Mesto – filter podľa sídla firmy
Štát – filter podľa štátu
Vlastné polia – ak sú nastavené vlastné polia pre firmy, zobrazia sa aj ich filtre

Tip: Aktívne filtre sú zvýraznené tučne červene v záhlaví panelu. Pre zrušenie všetkých filtrov kliknite na tlačidlo Zrušiť.

Postup: Pridanie novej firmy do CRM

V module CRM na záložke Firmy postupujte nasledovne:

Kliknite na tlačidlo Pridať firmu v pravom hornom rohu tabuľky
Vyplňte základné firemné údaje:
- IČO – identifikačné číslo firmy; pre české firmy je možné kliknúť na Načítaj podľa IČO pre automatické doplnenie z ARES
- DIČ – daňové identifikačné číslo
- Názov – povinné pole; názov firmy
Doplňte doplňujúce údaje:
- Typ spoločnosti – vyberte z nastavených typov (zákazník, dodávateľ, ...)
- Stav – aktuálny stav obchodného vzťahu
- Odvetvie, Zamestnancov, Ročný príjem
- Web, Email, Telefón
- Ulica, Mesto, PSČ, Štát
- Náš zástupca – priradenie zodpovedného obchodníka
- Popis – voľný text s ďalšími informáciami
- Vlastné polia – ak sú v nastaveniach definované
Kliknite na Uložiť

Poznámka: Pri zadávaní IČO systém automaticky skontroluje, či firma s daným IČO v CRM už existuje, a upozorní na duplicitu.

Postup: Editácia firmy v CRM

V module CRM je možné editovať firmu priamo z detailu alebo zo zoznamu firiem. Všetky základné údaje v detaile firmy je možné upravovať inline kliknutím na ikonu ceruzky vedľa hodnoty. Postupujte nasledovne:

Na záložke Firmy kliknite na názov firmy pre otvorenie detailu
V záložke Základné údaje detailu kliknite na ikonu Upraviť (ceruzka) pri ľubovoľnom poli
Vykonajte zmenu a potvrďte ju

Alternatívne je možné firmu editovať cez dialógový formulár kliknutím na ikonu úpravy v tabuľke firiem.

Postup: Zmazanie firmy v CRM

V module CRM mazanie firiem vyžaduje oprávnenie na úrovni mazania/obnovovania záznamov.

Otvorte detail firmy kliknutím na jej názov v záložke Firmy
Kliknite na tlačidlo Zmazať túto firmu v záhlaví detailu
Potvrďte zmazanie v dialógovom okne

Tip: Zmazané firmy je možné obnoviť cez tlačidlo Zmazané v tabuľke firiem (vyžaduje oprávnenie mazať/obnovovať).

Detail firmy – záložky a obsah

Detail firmy v module CRM zobrazuje štyri záložky:

Základné údaje – firemná identifikácia, adresa, kontaktné údaje, fakturačné dáta (bankové účty, splatnosť, platobné podmienky, mena), popis, vlastné polia
Pobočky – zoznam pobočiek (prevádzok) danej firmy
Kontakty – kontaktné osoby firmy; je možné prepínať medzi zobrazením vrátane kontaktov z pobočiek a bez nich
Záznamy – zoznam CRM záznamov/poznámok k danej firme s filtrom a zobrazením posledného záznamu

Z detailu firmy sú dostupné priame tlačidlá pre prechod do prepojených modulov: Projekty, Výkazy práce, Úlohy, HelpDesk (ak sú aktivované).

Správa pobočiek v module CRM

Postup: Pridanie pobočky k firme v CRM

Pobočky (prevádzky, sklady, odlúčené pracoviská) sa pridávajú priamo z detailu firmy v module CRM.

Otvorte detail firmy v module CRM
Prejdite na záložku Pobočky
Kliknite na tlačidlo Pridať pobočku
Vyplňte formulár pobočky:
- Typ adresy – povinné; vyberte typ pobočky (sídlo, sklad, prevádzka, ...)
- Email, Telefón, Web
- Ulica, Mesto, PSČ
- Štát – povinné; výber zo zoznamu
- Náš zástupca – povinné; zodpovedný obchodník
- Popis a vlastné polia podľa konfigurácie
Kliknite na Uložiť

Postup: Editácia pobočky v CRM

V module CRM je možné upraviť pobočku priamo v dialógovom formulári alebo inline editáciou v tabuľke pobočiek.

Otvorte detail firmy, prejdite na záložku Pobočky
Kliknite na ikonu Upraviť pri príslušnej pobočke
Vykonajte zmeny a kliknite na Uložiť

Správa kontaktov v module CRM

Záložka Kontakty – súhrnný prehľad

Záložka Kontakty v module CRM zobrazuje súhrnný zoznam všetkých kontaktných osôb zo všetkých firiem a pobočiek. Využijete ju napríklad pri rýchlom hľadaní, kto volá, prianí k sviatku alebo pri hromadnom mailingovom oslovení konateľov. K dispozícii sú filtre: Firma, Meno, Priezvisko, Pozícia, Email, Telefón/mobil, V popise obsahuje.

Postup: Pridanie kontaktu k firme v CRM

Kontakty je možné pridávať zo záložky Kontakty alebo priamo z detailu firmy v module CRM.

Kliknite na tlačidlo Pridať kontakt (na záložke Kontakty alebo v detaile firmy)
Vyberte Firmu (iba ak pridávate zo záložky Kontakty)
Voliteľne vyberte Pobočku, ku ktorej sa kontakt vzťahuje
Vyplňte údaje kontaktnej osoby:
- Pozícia – pracovná pozícia
- Oslovenie – forma oslovenia
- Meno a Priezvisko
- Email, Telefón, Mobil
- Popis a vlastné polia podľa konfigurácie
Kliknite na Uložiť

Záznamy a úlohy v module CRM

Čo sú záznamy v CRM

Záznamy v module CRM (tiež poznámky alebo aktivity) slúžia na evidenciu všetkej komunikácie a aktivít pri firmách, pobočkách a kontaktných osobách. Každý záznam obsahuje typ (telefonát, stretnutie, e-mail, ...), text poznámky, stav a prílohy. Záznamy s iným stavom ako Vyriešené sa automaticky stávajú úlohami, ktoré je možné priradiť konkrétnemu používateľovi s termínom vybavenia.

Záložka Záznamy – súhrnný prehľad

Záložka Záznamy v module CRM zobrazuje všetky záznamy zo všetkých firiem, pobočiek aj kontaktov. Hodí sa pre celkový prehľad nespracovaných záznamov alebo filtrovanie práce jednotlivých používateľov. Dostupné filtre: Zapísal, Typ záznamu, Dátum zapísania (od–do), V súbore obsahuje (fulltextové hľadanie v prílohách), Stav, V poznámke zapísané.

Postup: Pridanie záznamu (poznámky/úlohy) v CRM

Záznamy je možné pridávať ku konkrétnej firme, pobočke alebo kontaktu v module CRM.

Otvorte detail firmy/pobočky/kontaktu a kliknite na ikonu + pri záložke Záznamy, alebo kliknite na tlačidlo Pridať k označeným záznam/úlohu pre hromadný zápis
Vyberte Typ záznamu – kategória aktivity (telefonát, stretnutie, e-mail, ...)
Vyplňte voliteľné polia podľa nastavenia: Názov, Vypracoval, Tagy
Napíšte Poznámku – text záznamu
Priložte prípadné Prílohy potiahnutím alebo výberom súborov (max. 60 súborov)
Vyberte Stav záznamu:
- Stav Vyriešené – záznam je uzavretý
- Iný stav – záznam sa stáva úlohou, zobrazia sa polia Má riešiť a Vybaviť do
Ak je stav iný ako vyriešené, určite Má riešiť (zodpovedný používateľ) a Vybaviť do (termín)
Kliknite na Uložiť

Tip: O vytvorení úlohy je príslušný používateľ automaticky informovaný e-mailom. Deň pred termínom je automaticky zasielaná e-mailová upomienka (je možné vypnúť zaškrtávacím poľom Zaslať upomienku). Záznam je možné do 1 hodiny od zapísania zmazať.

Hromadné pridanie záznamu k viac firmám naraz v CRM

V module CRM na záložke Firmy je možné pridať záznam k viac firmám naraz.

V tabuľke firiem zaškrtnite firmy pomocou zaškrtávacích polí v poslednom stĺpci (alebo kliknite na Označiť všetko v záhlaví stĺpca)
Kliknite na tlačidlo Pridať k označeným záznam/úlohu
Vyplňte formulár záznamu štandardným spôsobom
Kliknite na Uložiť – záznam sa zapíše ku všetkým označeným firmám

Kalendár CRM

Záložka Kalendár v module CRM

Záložka Kalendár v module CRM zobrazuje záznamy zadané ako úlohy (nevyriešené) v kalendárnom zobrazení. Ako dátum je použitý termín Vybaviť do. Kalendár je možné zobraziť v režime mesiaca alebo týždňa.

Všetko – zobrazí úlohy všetkých používateľov
Len mnou zapísané – zobrazí iba úlohy zapísané prihláseným používateľom
Len čo mám riešiť ja – zobrazí iba úlohy priradené prihlásenému používateľovi

Kliknutím na udalosť v kalendári sa otvorí detail záznamu. Kliknutím na voľné miesto v danom dni sa priamo otvorí formulár pre pridanie nového záznamu ako úlohy s predvyplneným termínom.

Pokročilé funkcie modulu CRM

Aktualizácia firemných údajov z ARES

Pre české firmy s vyplneným IČO je možné automaticky aktualizovať firemné údaje z registra ARES (Administratívny register ekonomických subjektov). Táto funkcia je dostupná v detaile firmy v module CRM.

Otvorte detail firmy v module CRM
V záložke Základné údaje, vedľa poľa IČO, kliknite na tlačidlo Aktualizuj z ARES podľa IČO
Systém zobrazí dialóg s porovnaním existujúcich a nových dát (DIČ, Názov, Ulica, Mesto, PSČ)
Kliknite na Uložiť pre potvrdenie aktualizácie

Import firiem z Excelu do CRM

Import firiem z Excelu do modulu CRM umožňuje hromadné nahratie až 100 firiem naraz. Vyžaduje oprávnenie mazať/obnovovať/importovať firmy.

Na záložke Firmy kliknite na tlačidlo Import
Stiahnite si ukážkový Excel zo zobrazeného odkazu
Vyplňte dáta do stiahnutej šablóny (PRESNE v rovnakom formáte)
Kliknite na Importný súbor a vyberte váš súbor XLSX
Kliknite na Importovať

Import firiem z celoštátnej databázy ARES (iba CZ)

Pre českých používateľov je dostupný import firiem priamo z celoštátnej databázy ARES (aktualizovanej mesačne). Import je dostupný cez Firmy → Import v module CRM.

Nastavte filtre pre výber firiem: Okres, Dátum vzniku, Forma (s.r.o., a.s., ...), Počet zamestnancov, Odbor podnikania
Skontrolujte počet odpovedajúcich firiem (maximálne 100 pre import)
Vyberte Typ firmy po importe a Stav firmy po importe
Kliknite na Importovať

Poznámka: Záznamy z ARES neobsahujú kontakty (telefóny, e-maily) – iba názvy firiem a adresy z verejných registrov.

Správa bankových účtov firmy v CRM

V detaile firmy v module CRM je možné spravovať bankové spojenie pre fakturáciu.

Otvorte detail firmy, záložka Základné údaje, sekcia Fakturačné údaje
Kliknite na tlačidlo Pridať pre nový bankový účet
Vyplňte: Číslo účtu, Kód banky, IBAN, Swift, Názov banky, Mena
Kliknite na Uložiť

Bankové účty firmy sa automaticky ponúkajú pri vystavovaní vydaných faktúr, prijatých objednávok a dodacích listov.

Hromadný e-mailový mailing v CRM

Prehľad sprievodcu mailingom v CRM

Modul CRM obsahuje sprievodcu hromadným e-mailingom rozdelený do krokov. Mailing je možné spustiť cez záložku Mailing v hornej navigácii modulu CRM. Postup zahŕňa výber cieľovej skupiny, filtráciu adries, odoslanie e-mailov a zapísanie záznamu o odoslaní ku kontaktom.

Postup: Krok 1 – Výber zdrojov adries pre mailing CRM

V module CRM na záložke Mailing v kroku 1 vyberte, odkiaľ sa majú načítať e-mailové adresy:

Firmy – e-maily z firemných záznamov
Pobočky – e-maily z evidovaných pobočiek
Kontakty – e-maily kontaktných osôb

Je možné vybrať kombináciu všetkých troch zdrojov. Potom kliknite na Ďalej.

Postup: Krok 2 – Filtrovanie príjemcov mailingu CRM

V kroku 2 sprievodcu mailingom v module CRM nastavte filtre pre výber príjemcov:

Pre Firmy: Typ, Stav, Odvetvie, Zamestnancov, Ročný príjem, Posledný záznam, V popise obsahuje, Mesto, vlastné polia
Pre Pobočky: pobočky sú vyberané automaticky; ak je nastavený filter firiem, zobrazia sa pobočky len z daných firiem
Pre Kontakty: Meno, Priezvisko, Pozícia, Email, Telefón/mobil, V popise obsahuje; ak je nastavený filter firiem, kontakty sa obmedzia na dané firmy

Kliknite na Ďalej.

Postup: Krok 3 – Výber konkrétnych adries pre mailing CRM

V kroku 3 sa zobrazí tabuľka nájdených e-mailových adries s informáciou o poslednom odoslanom e-maile. Zaškrtnite adresy, na ktoré chcete odoslať e-mail. Tlačidlami Označiť všetko a Zrušiť všetko je možné rýchlo spravovať celý výber. Kliknite na Ďalej.

Postup: Krok 4 – Zostavenie a odoslanie e-mailu v mailingovom sprievodcovi CRM

V kroku 4 mailingového sprievodcu v module CRM sa rozlišujú dva scenáre:

Scenár A – s overenou odosielacou adresou (verzia Extra):

Potvrďte súhlas so zasielaním zaškrtnutím poľa
Voliteľne načítajte Šablónu zo zoznamu uložených šablón
Vyplňte Predmet e-mailu
Napíšte Telo e-mailu – je možné použiť zástupné slová pre personalizáciu (napr. %kontakty-Oslovení% %kontakty-Příjmení%)
Priložte prípadné prílohy
Kliknite na Odoslať

Scenár B – bez overenej odosielacej adresy:

Skopírujte si zobrazené e-mailové adresy do svojho e-mailového klienta (odporúčame pole BCC)
Kliknite na Ďalej pre prechod k zápisu záznamu

Postup: Krok 5 – Zapísanie záznamu o odoslaní e-mailu do CRM

V kroku 5 mailingového sprievodcu v module CRM je možné uložiť informáciu o odoslaní e-mailu ku všetkým obeslaným kontaktom ako CRM záznam:

Vyberte Typ záznamu (e-mail, kampaň, ...)
Napíšte Poznámku – popis obsahu odoslaného e-mailu (ak poznámku nevyplníte, záznam sa neuloží)
Priložte prílohy podľa potreby
Kliknite na Uložiť záznam / ďalej

Postup: Krok 6 – Vytvorenie nadväzujúcej úlohy pre obeslaných kontaktov v CRM

V kroku 6 mailingového sprievodcu v module CRM je možné k obeslaným kontaktom zapísať nadväzujúcu úlohu (napr. follow-up kontakt za 14 dní):

Vyberte Typ záznamu
Napíšte Poznámku – popis úlohy
Vyberte Stav – stav novej úlohy
Vyberte Má riešiť – zodpovedného používateľa
Nastavte Vybaviť do – termín úlohy
Kliknite na Uložiť úlohu

Správa šablón e-mailov v CRM

Šablóny e-mailov v module CRM umožňujú uložiť opakovane používané e-maily pre rýchle načítanie pri mailingovom sprievodcovi. Šablóny sú dostupné cez záložku Mailing – šablóny.

Na záložke Mailing – šablóny kliknite na Pridať
Vyplňte názov šablóny, telo e-mailu a priložte prílohy
Šablónu je možné otestovať odoslaním na zadanú testovaciu adresu
Kliknite na Uložiť

Integrácia modulu CRM s ďalšími modulmi

CRM a fakturácia – vydané faktúry, prijaté faktúry

Modul CRM je prepojený s modulmi Vydané faktúry a Prijaté faktúry. V detaile firmy v CRM sú zobrazené fakturačné údaje (individuálny počet dní splatnosti, platobné podmienky, východisková mena). Bankové účty zapísané pri firme v CRM sa automaticky ponúkajú pri vystavení faktúry pre danú firmu.

CRM a zákazky

Z detailu firmy v module CRM je možné priamo prejsť do modulu Zákazky a zobraziť alebo vytvoriť zákazky prepojené s danou firmou. Tlačidlá Projekty a pridanie projektu sú dostupné v záhlaví detailu firmy (ak je modul Projekty aktívny).

CRM a úlohy, výkazy práce, HelpDesk

Z detailu firmy v module CRM je možné prejsť do modulov Úlohy, Výkazy práce a HelpDesk s automatickým filtrovaním záznamov podľa danej firmy. Dostupnosť tlačidiel závisí od aktivovaných modulov vo vašej inštalácii.

CRM a REST API

Modul CRM podporuje REST API pre automatický export a import dát z externých systémov. REST API je možné aktivovať v Nastavenia → CRM → RestAPI. Dostupné operácie: GET (načítanie), POST (vloženie), PUT (aktualizácia), DELETE (zmazanie) pre entity CRM_Companies, CRM_Addresses a CRM_Contacts.

Riešenie problémov v module CRM

Časté otázky k modulu CRM

Otázka: Tlačidlo Pridať firmu je neaktívne (sivé).

Riešenie: Pre pridanie firmy v module CRM potrebujete oprávnenie aspoň na úrovni Môže čítať všetko, zapisovať všetko. Kontaktujte správcu intranetu pre pridelenie potrebných prístupových práv.

Otázka: Nemôžem zmazať firmu – tlačidlo Zmazať chýba.

Riešenie: Mazanie firiem v module CRM vyžaduje oprávnenie na úrovni Mazať/obnovovať/importovať firmy. Toto oprávnenie prideľuje správca v Nastavenia → CRM.

Otázka: Nevidím tlačidlo Export do Excelu.

Riešenie: Export firiem a kontaktov do XLSX je samostatné oprávnenie (Export firiem/kontaktov do XLSX). Požiadajte správcu o jeho pridelenie v nastaveniach modulu CRM.

Otázka: Mailing neodosiela e-maily automaticky, iba zobrazuje zoznam adries.

Riešenie: Automatické odosielanie e-mailov priamo z CRM je dostupné iba pre predplatiteľov verzie Extra s overenou odosielacou adresou. V ostatných prípadoch si skopírujte zobrazené adresy do svojho e-mailového klienta (odporúčame pole BCC) a odošlite e-mail vlastnými prostriedkami.

Otázka: Pri importe firiem z Excelu sa zobrazí chyba.

Riešenie: Uistite sa, že používate presne originálnu šablónu Excel stiahnutú z odkazu na stránke importu v module CRM. Naraz je možné importovať maximálne 100 firiem. Skontrolujte, či máte oprávnenie mazať/obnovovať/importovať firmy.

Otázka: V zázname (úlohe) nefunguje tlačidlo Zmazať.

Riešenie: Záznamy v module CRM je možné zmazať do 1 hodiny od ich vytvorenia. Po uplynutí hodiny je mazanie možné iba používateľom s oprávnením Mazanie záznamov.

Tipy pre efektívnu prácu s modulom CRM

Tip: Využívajte filter Posledný záznam na záložke Firmy pre identifikáciu firiem, s ktorými ste dlho nekomunikovali (napr. starší ako 3 mesiace).
Tip: Pri zadávaní záznamu ako úlohy stačí zvoliť iný stav ako Vyriešené – systém automaticky zobrazí polia pre priradenie a termín.
Tip: V kalendári CRM kliknite na voľný deň pre rýchle pridanie úlohy s predvyplneným termínom.
Tip: Pre personalizáciu hromadného e-mailu využite zástupné slová vo formáte %kontakty-Oslovení% a %kontakty-Příjmení% – systém ich pri odosielaní nahradí hodnotami z karty kontaktu.
Tip: Hromadné pridanie záznamu k viac firmám naraz – označte firmy v tabuľke a kliknite na Pridať k označeným záznam/úlohu.
Tip: Pre české firmy využite automatické načítanie údajov z ARES pri pridaní novej firmy – kliknite na Načítaj podľa IČO v dialógu pridania firmy.
Tip: Vlastné polia pre firmy, pobočky a kontakty nastavíte v Nastavenia → CRM → Všeobecné nastavenia – umožnia vám evidovať špecifické informácie potrebné pre vaše odvetvie.

Wiki - eIntranet.net