Adressbuch (Kontaktverwaltung, Visitenkarten, Kontakte)

Überblick

Das Modul Adressbuch dient der Erfassung von Firmen- und Privatkontakten (Name, Firma, Telefon, E-Mail, Adresse, Position). Es ersetzt Papiervisitenkarten und über verschiedene E-Mail-Programme verstreute Kontakte durch eine einzige zentrale Liste, auf die je nach zugewiesenen Rechten die gesamte Firma zugreifen kann. Das Adressbuch kann Kontakte im vCard-Format importieren und exportieren und fungiert damit auch als Brücke zwischen eIntranet und Anwendungen wie Outlook; außerdem lässt sich ein Kontakt als SMS-Nachricht an ein Mobiltelefon senden.

Wichtigste Funktionen des Moduls Adressbuch

• Erfassung von Kontakten mit Foto, Firma, Position, Telefonnummern, E-Mail und Hinweis
• Schnelle Bearbeitung ausgewählter Felder direkt in der Tabelle, ohne einen Dialog zu öffnen
• Filterung nach Firma, Position und Kontakttyp, schnelle Volltextsuche
• Herunterladen und Versenden von Kontakten im vCard-Format (.vcf)
• Massenimport von Kontakten aus vCard-Dateien, einschließlich der Behandlung von Duplikaten
• Versand der Kontaktdaten als SMS-Nachricht
• Papierkorb mit gelöschten Kontakten und deren Wiederherstellung

Zugriff und Einstellungen des Moduls Adressbuch

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wo Sie das Modul Adressbuch in der Anwendung finden, wie Sie den einzelnen Benutzern Zugriffsrechte zuweisen und welche vier Berechtigungsstufen das Modul unterscheidet – von der vollständigen Zugriffssperre bis zum vollen Recht, Kontakte zu lesen, zu schreiben, zu löschen und aus dem Papierkorb wiederherzustellen.

So gelangen Sie in das Modul Adressbuch

Der Navigationsweg zum Modul Adressbuch führt über das Hauptmenü zum Eintrag Adressbuch. Nach dem Öffnen erscheint die Überschrift „Adressbuch" und bei Benutzern mit Administratorrecht für das Modul zusätzlich der Link Einstellungen direkt neben der Überschrift.

Einstellungen des Moduls Adressbuch

Die Konfiguration des Moduls Adressbuch ist über Einstellungen → Adressbuch erreichbar und öffnet sich nur für Benutzer mit der Berechtigung, die Einstellungen dieses Moduls zu verwalten. Die Einstellungen enthalten nur eine einzige Tabelle Zugriffsrechte mit der Liste der aktiven Benutzer der Firma. Für jeden Benutzer wird über einen Schalter eine von vier Zugriffsstufen für das Adressbuch gewählt: Kein Zugriff, Lesen, Lesen, schreiben oder Lesen, schreiben, löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen. Die Wahl wird sofort nach dem Klick gespeichert, eine Bestätigungsschaltfläche ist nicht erforderlich. Solange der Administrator einem Benutzer keine Stufe zuweist, bleibt ihm das Modul Adressbuch verborgen (der Standardzustand entspricht der Stufe „Kein Zugriff"). Das Modul hat keine weiteren Einstellungen – keine E-Mail-Vorlagen, keine Standardwerte und keine automatischen Aktionen.

Berechtigungen und Zugriffsrechte im Modul Adressbuch

Das Adressbuch unterscheidet vier Zugriffsstufen, die in den Einstellungen des Moduls für jeden Benutzer einzeln festgelegt werden. Die Stufe bestimmt, was der Benutzer im Adressbuch sieht und tun darf.

Zugriff auf die Einstellungen des Moduls Adressbuch, in denen diese Stufen den einzelnen Benutzern zugewiesen werden, hat nur der Systemadministrator oder ein Benutzer, dem für das Modul Adressbuch ausdrücklich eine Administratorrolle zugewiesen wurde.

Benutzeroberfläche des Moduls Adressbuch

Dieser Abschnitt beschreibt den Aufbau des Hauptbildschirms des Moduls Adressbuch, die Spalten und Bedienelemente der Kontakttabelle, die Möglichkeiten der schnellen Bearbeitung ausgewählter Felder direkt in der Zeile ohne Öffnen eines Dialogs sowie die verfügbaren Filter und die Schnellsuche in der Kontaktliste.

Hauptbildschirm des Adressbuchs

Der Hauptbildschirm des Moduls Adressbuch enthält das ausklappbare Panel Filter (im Ausgangszustand eingeklappt), eine Schaltflächenleiste über der Tabelle und die eigentliche Kontakttabelle. Das Panel Filter wird durch Klicken auf das Plus-/Minus-Symbol in seiner Kopfzeile geöffnet und geschlossen; es enthält den Hinweis, dass abseits des Filters für die Schnellsuche das Feld Suchen rechts über der Tabelle verwendet werden kann. Ist irgendein Filter gesetzt, wird die Überschrift „Filter" rot und fett hervorgehoben, damit auf den ersten Blick erkennbar ist, dass die Liste nicht alle Kontakte anzeigt.

Die Kontakttabelle hat die Spalten Firma, Foto, Nachname und Vorname, E-Mail, Adresse, Tel. (Linie), Mobil, Url, Position, Kontakttyp, Hinweis und eine letzte Spalte mit einem Kontrollkästchen für die Mehrfachauswahl (nicht sortierbar). Ausgefüllte E-Mail- und Url-Angaben werden als anklickbare Links angezeigt – E-Mail öffnet das E-Mail-Programm, Url öffnet die Seite in einem neuen Tab. Über der Tabelle befinden sich die üblichen Bedienelemente: Schaltfläche für den Export nach Excel, Drucken, Auswahl der angezeigten Spalten, Wahl der Zeilenanzahl pro Seite und ein Suchfeld.

Schnelle Bearbeitung eines Kontakts direkt in der Tabelle des Adressbuchs

Benutzer mit Schreibrecht können in der Tabelle des Adressbuchs die Spalten Firma, Adresse, Tel. (Linie), Mobil, Position, Kontakttyp und Hinweis bearbeiten, ohne einen Dialog zu öffnen – es genügt, auf den Wert in der Zelle zu klicken, ihn zu überschreiben und zu bestätigen. Benutzern ohne Schreibrecht wird derselbe Wert als nicht bearbeitbarer Text angezeigt. Diese Schnellbearbeitung ist für kleine Korrekturen an einem einzelnen Feld gedacht; die vollständige Bearbeitung eines Kontakts einschließlich Foto erfolgt über den Dialog „Kontakt hinzufügen / bearbeiten".

Filter und Suche im Adressbuch

Das Panel Filter im Modul Adressbuch bietet drei Aufklapplisten, die mit Werten gefüllt werden, die im Adressbuch der jeweiligen Firma bereits verwendet wurden:

• Firma: schränkt die Liste auf Kontakte ein, die zur ausgewählten Firma gehören
• Position: schränkt die Liste auf Kontakte mit der ausgewählten Position ein
• Kontakttyp: schränkt die Liste auf Kontakte der ausgewählten Kategorie ein

Nach der Auswahl der Werte wird der Filter über die Schaltfläche Suchen (Lupensymbol) angewendet, die die Tabelle mit den aktuellen Einstellungen neu lädt. Die Schaltfläche Abbrechen (Kreuzsymbol) löscht den Filter. Abseits dieses Panels dient zur schnellen Suche über alle Spalten hinweg das Feld Suchen über der Tabelle, das die Einträge bereits während der Eingabe filtert.

Grundlegende Vorgänge im Modul Adressbuch

Zu den grundlegenden Vorgängen im Modul Adressbuch gehören das Hinzufügen eines neuen Kontakts, die Bearbeitung eines bestehenden Datensatzes sowie dessen Löschung oder Wiederherstellung aus dem Papierkorb. Die Verfügbarkeit der einzelnen Vorgänge richtet sich nach der zugewiesenen Berechtigungsstufe des jeweiligen Benutzers.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines neuen Kontakts zum Adressbuch

Einen neuen Kontakt zum Adressbuch kann ein Benutzer mit Schreibrecht hinzufügen.

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Adressbuchs auf die Schaltfläche Datensatz hinzufügen.
2. Füllen Sie im Dialog „Kontakt hinzufügen / bearbeiten" die Pflichtfelder Name und Nachname aus; optional außerdem Titel, E-Mail, Mobil, Url und Telefon/Linie.
3. Wählen Sie die Felder Position, Kontakttyp, Firma und Adresse aus dem Angebot bereits früher verwendeter Werte aus, oder geben Sie direkt einen neuen Wert ein – er wird für die nächste Verwendung gespeichert.
4. Optional laden Sie ein Foto des Kontakts hoch: Wählen Sie eine Datei aus, passen Sie den runden Ausschnitt an und drehen Sie ihn gegebenenfalls mit der Schaltfläche Drehen.
5. Füllen Sie optional den Hinweis aus.
6. Klicken Sie auf Speichern. Der Kontakt erscheint in der Liste, und der Dialog wird geschlossen.

Tipp: Name und Nachname erzwingt der Browser selbst – ohne sie lässt sich das Formular nicht absenden. Die übrigen Felder sind optional und können später durch Schnellbearbeitung direkt in der Tabelle ergänzt werden.

Vorgehensweise: Bearbeiten eines Kontakts im Adressbuch

Ein bestehender Kontakt im Adressbuch kann auf zwei Arten bearbeitet werden – über den vollständigen Dialog oder durch schnelle Bearbeitung eines einzelnen Feldes in der Tabelle.

1. Klicken Sie auf das Stiftsymbol bei der Kontaktzeile, um den Dialog „Kontakt hinzufügen / bearbeiten" mit allen Feldern zu öffnen. Für die schnellere Korrektur eines der Felder Firma, Adresse, Tel. (Linie), Mobil, Position, Kontakttyp oder Hinweis klicken Sie stattdessen direkt auf den Wert in der Tabellenspalte.
2. Bearbeiten Sie im vollständigen Dialog die gewünschten Felder. Wenn der Kontakt bereits ein Foto hochgeladen hat, können Sie es durch Ankreuzen des Kästchens Foto löschen entfernen oder ein neues Foto hochladen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Vorgehensweise: Löschen und Wiederherstellen eines Kontakts im Adressbuch

Kontakte löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen darf im Adressbuch nur ein Benutzer mit der höchsten Berechtigungsstufe.

1. Klicken Sie bei der Kontaktzeile auf das rote Kreuz.
2. Bestätigen Sie den Dialog „Löschen?" mit dem Text „Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?" mit der Schaltfläche Ja. Der Kontakt wird in den Papierkorb verschoben und erscheint nicht mehr in der normalen Liste.
3. Gelöschte Kontakte zeigen Sie über die Schaltfläche Gelöschte auf dem Hauptbildschirm des Adressbuchs an. Der Papierkorb zeigt eine verkürzte Spaltenliste mit Firma, Nachname und Vorname sowie E-Mail, zusammen mit dem Hinweis, dass gelöschte Datensätze eine bestimmte Zeit im Papierkorb verbleiben, bevor das System sie endgültig entfernt.
4. Den Kontakt stellen Sie wieder her, indem Sie auf das Wiederherstellungssymbol bei der Zeile im Papierkorb klicken und den Dialog „Wiederherstellen?" / „Möchten Sie diesen Eintrag wirklich wiederherstellen?" bestätigen.

Hinweis: Die Zeitspanne, in der gelöschte Kontakte vor der endgültigen Entfernung im Papierkorb verbleiben, gilt für die gesamte Anwendung und ist nicht spezifisch für das Adressbuch.

Erweiterte Funktionen des Moduls Adressbuch

Neben der grundlegenden Erfassung bietet das Modul Adressbuch auch erweiterte Funktionen: den Versand eines Kontakts als SMS-Nachricht, den Massenimport von Kontakten aus vCard-Dateien und Massenoperationen über mehrere gleichzeitig ausgewählte Kontakte.

Versand eines Kontakts als SMS aus dem Adressbuch

Die Funktion sendet die Daten des ausgewählten Kontakts als Textnachricht an die angegebene Mobilnummer. Sie steht jedem Benutzer zur Verfügung, der für das Adressbuch mindestens das Leserecht hat.

1. Klicken Sie bei der Kontaktzeile auf das Mobilsymbol Kontakt als SMS an eine von Ihnen angegebene Nummer senden.
2. Im Dialog „Versand des Kontakts per SMS" ist Ihre Mobilnummer (ohne Vorwahl +420) gemäß Ihrem Profil vorausgefüllt; sie kann auf eine andere Nummer geändert werden.
3. Klicken Sie auf Senden. An die angegebene Nummer geht eine Textnachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Mobilnummer und Ihrem Telefon, ergänzt um Mobil, Telefon und E-Mail des ausgewählten Kontakts; den Inhalt der Nachricht stellt das System automatisch zusammen.

Import von Kontakten aus vCard in das Adressbuch

Der Import ermöglicht es, Kontakte massenhaft aus einer vCard-Datei in das Adressbuch zu laden, etwa aus Outlook oder von einem Mobiltelefon exportiert. Er steht Benutzern mit Schreibrecht zur Verfügung.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF importieren.
2. Ziehen Sie eine Datei mit der Endung .vcf per Drag & Drop hierher oder wählen Sie sie aus, oder eine .zip-Datei mit mehreren .vcf-Dateien (unterstützt werden die vCard-Versionen 2.1, 3.0 und 4.0, maximal 10 MB pro Datei).
3. Nach dem Hochladen werden die Anzahl der eingelesenen Kontakte und die Schaltfläche Vorschau anzeigen angezeigt.
4. In der Vorschau befindet sich eine Tabelle der gefundenen Kontakte mit dem Status Neu (Kontakt ohne Übereinstimmung) oder Duplikat (im Adressbuch existiert bereits ein Kontakt mit demselben Vor- und Nachnamen).
5. Kreuzen Sie die zu importierenden Kontakte an (Ausgangszustand: alle angekreuzt), oder verwenden Sie die Schaltfläche Alles importieren.
6. Kontakte ohne Duplikat werden direkt als neue Datensätze importiert. Bei doppelten Kontakten erscheint der Bildschirm Konflikt mit einem Vergleich des bestehenden Datensatzes (gelb) und des neuen Datensatzes aus dem Import (grün). Bei jedem Konflikt wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
   • Überspringen: der Kontakt aus dem Import wird nicht gespeichert
   • Überschreiben: der bestehende Kontakt wird mit den Werten aus dem Import aktualisiert, es werden nur ausgefüllte Felder überschrieben, leere Felder im Import löschen bestehende Angaben nicht
   • Neu hinzufügen: es wird ein neuer Datensatz angelegt, auch wenn Vor- und Nachname übereinstimmen
7. Am Ende des Imports wird eine Zusammenfassung mit der Anzahl der importierten, überschriebenen und übersprungenen Kontakte angezeigt. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Kontaktliste im Adressbuch aktualisiert.

Hinweis: Es wurde kein Limit für die Anzahl der Kontakte festgestellt, die sich in einer einzigen Datei auf einmal importieren lassen.

Massenoperationen über ausgewählte Kontakte im Adressbuch

In der letzten Spalte der Tabelle des Adressbuchs lassen sich ein oder mehrere Kontakte ankreuzen. Solange kein Kontakt ausgewählt ist, sind die Schaltflächen zum Herunterladen und zum Versenden von Kontakten per E-Mail deaktiviert. Das Kontrollkästchen in der Spaltenkopfzeile mit der Bezeichnung „Alles auswählen" markiert oder entfernt die Auswahl bei allen Kontakten auf der aktuellen Tabellenseite auf einmal.

Datenexport aus dem Modul Adressbuch

Das Modul Adressbuch bietet zwei Möglichkeiten zum Export ausgewählter Kontakte im vCard-Format: das Herunterladen in eine Datei auf den Computer und das Versenden per E-Mail direkt aus der Anwendung, ohne die Datei zuvor herunterladen zu müssen. Beide Möglichkeiten werden in den folgenden Unterabschnitten mit dem genauen Ablauf und dem Ausgabeformat beschrieben.

Export: Herunterladen von Kontakten als vCard (VCF)

Der Export speichert die ausgewählten Kontakte aus dem Adressbuch in einer Datei im vCard-Format, die sich in Outlook und anderen E-Mail- und Kontaktanwendungen öffnen oder importieren lässt.

1. Kreuzen Sie im Modul Adressbuch in der Tabelle einen oder mehrere Kontakte an.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF (vCard) herunterladen.
3. Für einen ausgewählten Kontakt wird eine Datei mit der Endung .vcf heruntergeladen. Für mehrere ausgewählte Kontakte wird ein ZIP-Archiv heruntergeladen, das für jeden Kontakt eine eigene .vcf-Datei enthält.

Ausgabeformat: vCard (.vcf), bei mehreren Kontakten ein ZIP-Archiv mit .vcf-Dateien

Zielsystem: jede Anwendung, die das vCard-Format unterstützt (z. B. Outlook)

Export: Versenden von Kontakten als vCard per E-Mail

Dieser Export sendet die ausgewählten Kontakte aus dem Adressbuch als E-Mail-Anhang, ohne dass der Benutzer sie zuerst auf den Computer herunterladen muss. Er steht auch mit dem reinen Leserecht zur Verfügung.

1. Kreuzen Sie im Modul Adressbuch in der Tabelle einen oder mehrere Kontakte an.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche VCard per E‑Mail senden (bis zur Auswahl ist die Schaltfläche deaktiviert).
3. Im Dialog „VCard per E‑Mail senden" werden eine Übersicht der ausgewählten Kontakte und deren Anzahl angezeigt.
4. Füllen Sie das Pflichtfeld E-Mail aus (Adresse des Empfängers; mehrere Adressen lassen sich durch Komma trennen) sowie das Pflichtfeld Betreff (vorausgefüllt mit „Kontakte aus dem Adressbuch"). Bearbeiten Sie optional das Feld Nachricht, das mit der Liste der Namen der ausgewählten Kontakte vorausgefüllt ist.
5. Klicken Sie auf Senden. Die ausgewählten Kontakte werden als .vcf-Anhang an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.

Ausgabeformat: vCard (.vcf) als E-Mail-Anhang

Zielsystem: das E-Mail-Postfach des angegebenen Empfängers

Integration des Moduls Adressbuch mit anderen Modulen

• SMS: Die Schaltfläche „Kontakt als SMS senden" im Adressbuch sendet eine Textnachricht mit den Kontaktdaten (Name, Mobil, Telefon, E-Mail) über dasselbe SMS-Gateway, das auch andere Module der Anwendung verwenden.
• E-Mail-Versand: Der Dialog „VCard per E‑Mail senden" nutzt das gemeinsame System für den E-Mail-Versand aus der Anwendung, dasselbe, das auch andere Module verwenden.
• Dateispeicherung: Das Foto des Kontakts wird auf dieselbe Weise gespeichert wie andere Anhänge in der Anwendung, in der gemeinsamen Dateiverwaltung außerhalb des Adressbuchs selbst.
• Externe Anwendungen (Outlook und andere): Export und Import im vCard-Format dienen dem Austausch von Kontakten mit externen E-Mail- und Kontaktanwendungen außerhalb von eIntranet.

Problemlösung im Modul Adressbuch

Dieser Abschnitt fasst häufige Fragen der Benutzer zum Modul Adressbuch, Erklärungen zu üblichen Situationen bei der Arbeit mit Kontakten, deren Import und Export sowie praktische Tipps zusammen, wie sich mit dem Adressbuch im täglichen Betrieb der Firma schneller und effizienter arbeiten lässt.

Häufige Fragen zum Modul Adressbuch

Frage: Warum sind die Schaltflächen „VCF (vCard) herunterladen" und „VCard per E‑Mail senden" deaktiviert?

Lösung: Beide Schaltflächen funktionieren nur mit ausgewählten Kontakten. Kreuzen Sie zunächst in der Tabelle des Adressbuchs mindestens einen Kontakt in der letzten Spalte an, danach werden die Schaltflächen aktiv.

Frage: Warum lässt sich im Dialog zum Hinzufügen eines Kontakts die Webadresse der Firma nicht ausfüllen?

Lösung: Das Formular zum Hinzufügen und Bearbeiten eines Kontakts enthält das Feld Url nur für die persönliche Webadresse des Kontakts. Die Webadresse der Firma gelangt nur durch den Import aus einer vCard-Datei, die dieses Feld enthält, in den Datensatz.

Frage: Was bedeutet der Status „Duplikat" beim Import von Kontakten?

Lösung: Das bedeutet, dass im Adressbuch bereits ein Kontakt mit demselben Vor- und Nachnamen wie der importierte Datensatz existiert. Bei einem solchen Kontakt wählen Sie im Bildschirm Konflikt, ob der bestehende Datensatz überschrieben, unverändert belassen (übersprungen) oder der importierte Kontakt als völlig neuer Datensatz hinzugefügt werden soll.

Frage: Warum lässt sich bei manchen Kontakten der Wert nicht durch Klicken direkt in der Tabelle bearbeiten?

Lösung: Die Schnellbearbeitung eines Wertes direkt in der Zeile der Tabelle des Adressbuchs steht nur Benutzern mit Schreibrecht zur Verfügung. Ohne diese Berechtigung wird derselbe Wert als einfacher, nicht bearbeitbarer Text angezeigt.

Tipps für die effiziente Arbeit mit dem Adressbuch

• Verwenden Sie zum schnellen Auffinden eines Kontakts das Feld Suchen über der Tabelle, statt das Panel Filter zu öffnen – es durchsucht alle angezeigten Spalten auf einmal.
• Die Felder Position, Kontakttyp, Firma und Adresse merken sich bereits eingegebene Werte – bei der Eingabe eines neuen Wertes genügt es daher, das Angebot zu nutzen und Tippfehler sowie doppelte Varianten desselben Namens zu vermeiden.
• Überprüfen Sie vor dem Massenimport einer großen Anzahl von Visitenkarten in der Importvorschau den Status jedes Kontakts (Neu/Duplikat), damit der Import das Adressbuch nicht mit unerwünschten doppelten Datensätzen füllt.
• Wenn Sie Kontakte an einen Kollegen ohne Zugriff auf eIntranet weitergeben möchten, verwenden Sie den Versand der vCard per E-Mail – Sie müssen die Kontakte nicht zuerst auf den Computer herunterladen.