Adressbuch
Übersicht
Das Modul Adressbuch dient der Verwaltung von Kontaktdaten von Personen, egal ob es sich um interne Mitarbeiter, externe Partner oder Kunden handelt. Es ermöglicht die Erfassung vollständiger Kontaktinformationen einschließlich Fotos und bietet fortgeschrittene Funktionen für den Import und Export von Kontakten im vCard-Format (.vcf), das mit gängigen E-Mail-Clients und Mobiltelefonen kompatibel ist.
Hauptfunktionen
- Erfassung von Kontakten mit Foto und vollständigen Kontaktdaten
- Import und Export von Kontakten im vCard-Format (.vcf)
- Versand von Kontakten per E-Mail oder SMS
- Fortgeschrittene Filterung und Suche
- Export nach Excel und Drucken von Listen
- Verwaltung gelöschter Kontakte mit Wiederherstellungsoption
Zugriff und Einstellungen
So gelangen Sie zum Modul
Navigationspfad: Tools → Adressbuch
Modul-Einstellungen
Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Adressbuch
In den Einstellungen können Sie die Zugriffsebenen der einzelnen Benutzer für das Modul anpassen. Die korrekte Einstellung der Berechtigungen stellt sicher, dass jeder Benutzer nur auf die Funktionen zugreift, die er benötigt.
Benutzerrechte
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Kein Zugriff | Der Benutzer sieht das Modul Adressbuch nicht |
| Lesen | Nur Ansicht der Kontakte ohne Bearbeitungsmöglichkeit |
| Lesen und Schreiben | Ansehen, Hinzufügen und Bearbeiten von Kontakten |
| Lesen, Schreiben, Löschen und Wiederherstellen | Vollzugriff einschließlich Löschen und Wiederherstellen von Kontakten |
Benutzeroberfläche
Hauptbildschirm
Nach dem Öffnen des Moduls wird eine Tabelle mit allen Kontakten in Ihrem Adressbuch angezeigt. Jede Zeile stellt einen Kontakt mit seinen Basisdaten dar, einschließlich Foto, Name, Kontaktdaten und Firmenzugehörigkeit.
Im oberen Bereich des Bildschirms finden Sie Schaltflächen für grundlegende Operationen:
- Eintrag hinzufügen: Öffnet einen Dialog zum Erstellen eines neuen Kontakts
- VCF herunterladen: Lädt die ausgewählten Kontakte als vCard-Dateien herunter
- VCF per E-Mail senden: Versendet die ausgewählten Kontakte als E-Mail-Anhang
- VCF importieren: Startet den Assistenten zum Importieren von Kontakten aus vCard-Dateien
- Gelöscht: Zeigt den Papierkorb mit den gelöschten Kontakten an
Tabellenspalten
Die Kontakttabelle enthält folgende Informationen:
- Firma: Name der Organisation, zu der der Kontakt gehört
- Foto: Profilbild des Kontakts
- Nachname/Vorname: Vollständiger Name einschließlich Titel
- E-Mail: E-Mail-Adresse (Klick öffnet den E-Mail-Client)
- Adresse: Physische Adresse des Kontakts
- Tel.(Durchwahl): Festnetznummer
- Mobil: Mobiltelefon
- Url: Webseite (Klick öffnet in einem neuen Fenster)
- Position: Jobbezeichnung oder Funktion
- Kontakttyp: Kategorie oder Typ des Kontakts
- Notiz: Optionale Anmerkung zum Eintrag
- Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten, Löschen und Versenden von SMS
Filter und Suche
Über der Tabelle befinden sich Filter für die schnelle Suche:
- Firma: Filterung nach Firmenname
- Position: Auswahl der Kontakte nach Jobposition
- Kontakttyp: Filterung nach Kontaktkategorie
Zusätzlich zu den Filtern können Sie das Suchfeld oben rechts in der Tabelle für eine Volltextsuche über alle Spalten hinweg nutzen.
Export und Druck
In der oberen rechten Ecke der Tabelle finden Sie Schaltflächen für den Datenexport:
- Excel: Export der aktuell angezeigten Kontakte in das Excel-Format
- Print: Drucken der Kontaktliste
- Colvis: Auswahl der sichtbaren Spalten in der Tabelle
Grundlegende Operationen
Einen neuen Kontakt erstellen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag hinzufügen im oberen Bereich des Bildschirms
- Es öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Formular für den neuen Kontakt
- Füllen Sie mindestens eines der Pflichtfelder aus:
- Vorname: Vorname des Kontakts
- Nachname: Nachname des Kontakts
- Ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf:
- Titel: Akademischer oder sonstiger Titel
- E-Mail: E-Mail-Adresse
- Mobil: Mobiltelefonnummer
- Telefon/Durchwahl: Festnetznummer
- Url: Webseite des Kontakts
- Position: Jobposition (Sie können eine bestehende auswählen oder eine neue eingeben)
- Kontakttyp: Kontaktkategorie (Sie können eine bestehende auswählen oder eine neue erstellen)
- Firma: Firmenname (Sie können eine bestehende auswählen oder eine neue eingeben)
- Adresse: Physische Adresse (Sie können eine bestehende auswählen oder eine neue eingeben)
- Notiz: Beliebige Anmerkung oder zusätzliche Informationen
- Fügen Sie optional ein Foto des Kontakts hinzu (siehe Abschnitt Fotoverwaltung)
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
Hinweis: Felder mit der Kennzeichnung Select2 (Position, Kontakttyp, Firma, Adresse) unterstützen die Funktion "tags" – Sie können einen bestehenden Wert auswählen oder einen neuen schreiben. Der neue Wert wird automatisch zur Liste der Optionen hinzugefügt.
Einen bestehenden Kontakt bearbeiten
- Suchen Sie den gewünschten Kontakt in der Tabelle mithilfe von Filtern oder der Suche
- Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen
- Es öffnet sich ein Dialogfenster mit den vorausgefüllten Daten
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
- Klicken Sie auf Speichern
Einen Kontakt löschen
- Suchen Sie den Kontakt, den Sie löschen möchten
- Klicken Sie auf das X-Symbol (Kreuz) in der Spalte Aktionen
- Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster
Achtung: Ein gelöschter Kontakt wird nicht dauerhaft entfernt, sondern in den Papierkorb verschoben. Sie können ihn später über die Schaltfläche Gelöscht wiederherstellen.
Einen gelöschten Kontakt wiederherstellen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöscht im oberen Bereich des Bildschirms
- Es erscheint eine Liste der gelöschten Kontakte mit Informationen über Datum und Uhrzeit der Löschung
- Suchen Sie den Kontakt, den Sie wiederherstellen möchten
- Klicken Sie auf die Wiederherstellungsschaltfläche beim entsprechenden Eintrag
- Der Kontakt kehrt in die reguläre Liste zurück
Fortgeschrittene Funktionen
Fotoverwaltung
Jedem Kontakt kann ein Profilbild zugewiesen werden, das in der Kontaktliste und beim vCard-Export angezeigt wird.
Ein Foto hochladen
- Öffnen Sie den Dialog zum Hinzufügen oder Bearbeiten eines Kontakts
- Klicken Sie im Bereich Foto in das Upload-Feld oder ziehen Sie eine Datei dorthin
- Wählen Sie ein Foto von Ihrem Computer aus
- Es öffnet sich automatisch ein Werkzeug zum Zuschneiden des Fotos
- Verschieben und zoomen Sie das Foto so, dass es sich an der richtigen Position im kreisförmigen Ausschnitt befindet
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Fotoausschnitt speichern
- Eine Vorschau des zugeschnittenen Fotos wird im Formular angezeigt
- Speichern Sie den gesamten Kontakt durch Klicken auf Speichern
Tipp: Das Foto wird automatisch auf eine Kreisform mit einer Größe von 100x100 Pixeln zugeschnitten, um ein konsistentes Erscheinungsbild im gesamten System zu gewährleisten.
Export von Kontakten in das vCard-Format
Das vCard-Format (.vcf) ist ein universeller Standard für den Austausch von Kontaktinformationen zwischen verschiedenen Anwendungen wie Microsoft Outlook, Apple Contacts, Google Contacts und Mobiltelefonen.
Export-Vorgang
- Markieren Sie in der Kontakttabelle die Checkboxen bei den Kontakten, die Sie exportieren möchten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF herunterladen im oberen Bereich des Bildschirms
- Das System generiert automatisch eine Datei:
- Bei einem Kontakt: eine .vcf-Datei mit dem Namen des Kontakts
- Bei mehreren Kontakten: eine .zip-Datei, die die einzelnen .vcf-Dateien enthält
- Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen
Technische Informationen: Die exportierten Dateien verwenden das vCard 2.1 Format mit Windows-1250 Kodierung für die korrekte Anzeige tschechischer Zeichen in Microsoft Outlook.
Import von Kontakten aus dem vCard-Format
Der Import von Kontakten erfolgt über einen vierstufigen Assistenten, der Sie durch den gesamten Prozess führt, einschließlich der Lösung potenzieller Konflikte mit bestehenden Einträgen.
Schritt 1: Datei hochladen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF importieren
- Es öffnet sich das Dialogfenster des Import-Assistenten
- Laden Sie die Datei auf eine der folgenden Arten hoch:
- Durch Ziehen der Datei in den markierten Bereich
- Durch Klicken in den Bereich und Auswahl der Datei
- Unterstützte Formate: .vcf (einzelner Kontakt oder mehrere Kontakte), .zip (Archiv mit mehreren .vcf-Dateien)
- Maximale Dateigröße: 10 MB
- Klicken Sie auf Nächster Schritt
Schritt 2: Vorschau der Kontakte
- Das System analysiert die hochgeladenen Dateien und zeigt eine Vorschau aller gefundenen Kontakte an
- Die Tabelle enthält die Spalten: Vorname, Nachname, E-Mail, Mobil, Telefon, Adresse
- Überprüfen Sie, ob die Daten korrekt eingelesen wurden
- Klicken Sie auf Nächster Schritt
Schritt 3: Konfliktlösung
Dieser Schritt wird nur angezeigt, wenn das System Kontakte mit identischem Vor- und Nachnamen wie bereits bestehende Einträge im Adressbuch findet.
- Wählen Sie für jeden konfliktbehafteten Kontakt eine Aktion:
- Überspringen: Der Kontakt wird nicht importiert, der ursprüngliche Eintrag bleibt unverändert
- Überschreiben: Der bestehende Eintrag wird durch die neuen Daten des importierten Kontakts ersetzt
- Als neu hinzufügen: Es wird ein neuer Eintrag erstellt, auch wenn ein Kontakt mit demselben Namen existiert
- Wenn Sie sich bei allen Konflikten entschieden haben, klicken Sie auf Nächster Schritt
Empfehlung: Überprüfen Sie vor dem Überschreiben bestehender Einträge sorgfältig, ob die importierten Daten aktueller sind als die vorhandenen Daten.
Schritt 4: Importergebnisse
- Das System führt den Import der Kontakte gemäß Ihrer Wahl aus
- Es erscheint eine Zusammenfassung mit folgenden Informationen:
- Anzahl der erfolgreich importierten Kontakte
- Anzahl der übersprungenen Kontakte
- Anzahl der überschriebenen Einträge
- Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu schließen
- Die importierten Kontakte werden automatisch in der Haupttabelle angezeigt
Kontakte per E-Mail versenden
Diese Funktion ermöglicht es, ausgewählte Kontakte als Anhang im vCard-Format direkt aus der Anwendung zu versenden.
Versand-Vorgang
- Markieren Sie in der Tabelle die Kontakte, die Sie versenden möchten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF per E-Mail senden
- Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Formular
- Füllen Sie folgende Angaben aus:
- E-Mail des Empfängers: E-Mail-Adresse der Person, an die Sie die Kontakte senden möchten
- Betreff der E-Mail: Kurze Beschreibung des Inhalts (zum Beispiel "Kontaktdaten")
- Nachrichtentext: Text, der den Anhang begleitet
- Unter dem Formular wird eine Vorschau der ausgewählten Kontakte angezeigt, die als Anhang versendet werden
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden
- Das System versendet die E-Mail mit den angehängten .vcf-Dateien
Tipp: Der Empfänger kann die vCard-Dateien einfach durch Doppelklick auf den Anhang in seinen E-Mail-Client oder sein Mobiltelefon importieren.
Kontakt als SMS versenden
Diese Funktion ermöglicht es, Kontaktdaten schnell im Format einer Textnachricht an ein Mobiltelefon zu senden.
Voraussetzungen
- Das SMS-Modul muss aktiv sein
- Der Empfänger muss eine tschechische Mobilfunknummer mit der Vorwahl +420 haben
- Der Absender muss über die Berechtigung zur Nutzung des SMS-Moduls verfügen
Versand-Vorgang
- Suchen Sie den Kontakt, dessen Daten Sie versenden möchten
- Klicken Sie auf das Mobiltelefon-Symbol in der Spalte Aktionen
- Es öffnet sich ein Dialogfenster für den SMS-Versand
- Geben Sie die Telefonnummer des Empfängers ein (einschließlich Vorwahl +420)
- Überprüfen Sie die Vorschau der Nachricht, die versendet wird
- Klicken Sie auf SMS senden
SMS-Inhalt: Die Nachricht enthält die vollständigen Kontaktdaten des ausgewählten Kontakts, einschließlich Name, Telefon, E-Mail und weiteren verfügbaren Informationen.
Massenoperationen
Die Checkbox in der Spalte Aktionen ermöglicht es, mehrere Kontakte gleichzeitig für folgende Massenoperationen auszuwählen:
- Export nach VCF (Schaltfläche VCF herunterladen)
- Versand per E-Mail (Schaltfläche VCF per E-Mail senden)
Tipp: Um alle Kontakte auf der aktuellen Seite auszuwählen, verwenden Sie die Checkbox im Tabellenkopf.
Integration mit anderen Modulen
SMS-Modul
Das Adressbuch ist mit dem SMS-Modul verknüpft, um Kontaktdaten als Textnachrichten zu versenden. Zur Nutzung dieser Funktion muss das SMS-Modul aktiv sein und der Benutzer muss über die entsprechenden Berechtigungen zum Versenden von SMS-Nachrichten verfügen.
Fehlerbehebung
Häufig gestellte Fragen
Frage: Warum konnten einige Kontakte aus der VCF-Datei nicht importiert werden?
Lösung: Die häufigsten Gründe für einen fehlgeschlagenen Import sind:
- Die VCF-Datei ist beschädigt oder hat ein falsches Format
- Der Kontakt enthält nicht die erforderlichen Mindestangaben (mindestens Vor- oder Nachname)
- Die Datei verwendet eine nicht unterstützte Zeichenkodierung
Versuchen Sie, die Kontakte erneut aus der Quellanwendung zu exportieren und stellen Sie sicher, dass Sie das Standard-vCard-Format verwenden.
Frage: Sonderzeichen werden in den exportierten VCF-Dateien falsch angezeigt.
Lösung: Das System exportiert vCard-Dateien in der Kodierung Windows-1250, die für Microsoft Outlook optimiert ist. Wenn Sie eine andere Anwendung verwenden, die Probleme mit der Anzeige hat, kontaktieren Sie den Systemadministrator.
Frage: Ich kann keinen Kontakt als SMS versenden.
Lösung: Überprüfen Sie Folgendes:
- Ist das SMS-Modul in Ihrem System aktiv?
- Haben Sie die Berechtigung zum Versenden von SMS-Nachrichten?
- Geben Sie die Telefonnummer im richtigen Format (+420...) ein?
Frage: Beim VCF-Import werden viele Konflikte angezeigt.
Lösung: Ein Konflikt tritt auf, wenn im Adressbuch bereits ein Kontakt mit demselben Vor- und Nachnamen existiert. Für jeden Konflikt haben Sie drei Möglichkeiten:
- Überspringen – wenn Sie den Eintrag nicht duplizieren möchten und die vorhandenen Daten aktuell sind
- Überschreiben – wenn die importierten Daten aktueller sind als der bestehende Eintrag
- Als neu hinzufügen – wenn es sich um zwei verschiedene Personen mit demselben Namen handelt
Frage: Das Foto des Kontakts wird nach dem Hochladen nicht angezeigt.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass:
- Die Datei im Format JPG, PNG oder GIF vorliegt
- Sie nach dem Zuschneiden des Fotos auf die Schaltfläche Fotoausschnitt speichern geklickt haben
- Sie anschließend den gesamten Kontakt mit der Schaltfläche Speichern gespeichert haben
Wenn das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie, das Foto erneut hochzuladen oder verwenden Sie eine andere Datei.
Tipps für effizientes Arbeiten
- Verwenden Sie das Feld Kontakttyp zur Kategorisierung von Kontakten (z. B. "Kunde", "Lieferant", "Partner") – dies erleichtert Ihnen das spätere Filtern
- Füllen Sie das Feld Firma konsistent aus – wenn der Firmenname bereits im System vorhanden ist, wählen Sie ihn aus der Liste aus, anstatt ihn neu zu schreiben
- Exportieren Sie wichtige Kontakte regelmäßig als Backup mit der Funktion VCF herunterladen
- Exportieren Sie vor einem Massenimport Ihr aktuelles Adressbuch als Backup
- Nutzen Sie die Funktion Colvis, um die angezeigten Spalten an Ihre Bedürfnisse anzupassen
- Verwenden Sie für eine schnelle Suche eine Kombination aus Filtern und Volltextsuche
- Gelöschte Kontakte bleiben im Papierkorb – Sie müssen keine Angst vor versehentlich gelöschten Einträgen haben