Adressbuch

Übersicht

Das Modul Adressbuch (Kontakte, Firmenverzeichnis) dient als einheitliches Verzeichnis aller Firmenkontakte. Sie können darin interne und externe Personen einschließlich ihrer Kontaktdaten, Fotos, Positionen und Firmenzugehörigkeit verwalten. Kontakte können in das vCard-Format (VCF) exportiert werden, um sie in Outlook und andere Anwendungen zu importieren, per E-Mail zu versenden oder direkt als SMS-Nachricht an ein Mobiltelefon zu senden.

Hauptfunktionen

• Kontaktverwaltung mit Foto, Telefon, E-Mail, Adresse und Webseite
• Filterung von Kontakten nach Firma, Position und Kontakttyp
• Export ausgewählter Kontakte im VCF-Format (vCard) zum Herunterladen oder Versenden per E-Mail
• Import von Kontakten aus VCF-Dateien oder ZIP-Archiven mit Duplikaterkennung
• Senden eines Kontakts als SMS-Nachricht an ein Mobiltelefon
• Export der Kontaktliste nach Excel und Drucken
• Verknüpfung mit dem CRM-Modul

Zugang und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul Adressbuch

Navigationspfad zum Modul Adressbuch: Hauptmenü → Adressbuch

Einstellungen des Moduls Adressbuch

Die Einstellungen des Moduls Adressbuch sind über Einstellungen → Adressbuch zugänglich. Der Administrator konfiguriert die Zugriffsrechte einzelner Benutzer über eine übersichtliche Tabelle. Die Rechte werden nach dem Klicken auf den entsprechenden Schalter automatisch gespeichert.

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Adressbuch

Im Modul Adressbuch stehen die folgenden Zugriffsrechte zur Verfügung, die vom Administrator im Bereich Einstellungen konfiguriert werden:

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm des Moduls Adressbuch

Der Hauptbildschirm des Moduls Adressbuch besteht aus zwei Karten. Die obere Karte enthält einen Filter zur Eingrenzung der angezeigten Kontakte. Die untere Karte zeigt die Kontakttabelle mit Aktionsschaltflächen in der Kopfzeile. Die Tabelle kann jederzeit über das Feld Suchen in der oberen rechten Ecke der Tabelle durchsucht werden.

Die Tabelle zeigt folgende Spalten an: Firma, Foto, Nachname, Vorname, E-Mail, Adresse, Tel. (Durchwahl), Mobil, URL, Position, Kontakttyp, Notiz und eine Spalte mit Aktionen und einem Kontrollkästchen zur Auswahl.

Filter und Suche im Adressbuch

Das Modul Adressbuch bietet zwei Möglichkeiten zur Suche nach Kontakten:

• Filter (aufklappbare Karte): Filtert Datensätze nach drei Kriterien: Firma (Auswahl aus bestehenden Firmen), Position (Auswahl aus bestehenden Positionen) und Kontakttyp (Auswahl aus bestehenden Typen). Klicken Sie nach der Einstellung auf die Schaltfläche Suchen. Den Filter können Sie mit der Schaltfläche Abbrechen aufheben. Bei aktivem Filter wird der Abschnittsname fett und rot angezeigt.
• Suchfeld: Schnelle Volltextsuche direkt über der Tabelle. Sucht sofort beim Tippen in allen sichtbaren Spalten.

Grundlegende Operationen

Vorgehensweise: Hinzufügen eines neuen Kontakts zum Adressbuch

So fügen Sie einen neuen Kontakt im Modul Adressbuch hinzu. Zum Hinzufügen benötigen Sie eine Schreibberechtigung.

1. Öffnen Sie das Modul Adressbuch.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datensatz hinzufügen (grüne Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Tabelle).
3. Füllen Sie im Dialogfenster Kontakt hinzufügen/bearbeiten die Pflichtfelder aus:
   • Vorname (Pflichtfeld): Vorname des Kontakts.
   • Nachname (Pflichtfeld): Nachname des Kontakts.
4. Füllen Sie optional weitere Felder aus:
   • Titel: Akademischer oder sonstiger Titel (z. B. Ing., Mgr.).
   • E-Mail: E-Mail-Adresse des Kontakts.
   • Mobil: Mobiltelefonnummer.
   • URL: Webseite des Kontakts.
   • Telefon/Durchwahl: Festnetznummer oder Durchwahl.
   • Position: Arbeitsposition. Wählen Sie aus bestehenden Einträgen oder geben Sie eine neue ein.
   • Kontakttyp: Kontaktkategorie (z. B. Kunde, Lieferant). Wählen Sie aus bestehenden Einträgen oder geben Sie einen neuen ein.
   • Firma: Name der Firma, zu der der Kontakt gehört. Wählen Sie aus bestehenden Einträgen oder geben Sie eine neue ein.
   • Adresse: Adresse des Kontakts oder der Firma. Wählen Sie aus bestehenden Einträgen oder geben Sie eine neue ein.
   • Notiz: Beliebiger ergänzender Text.
5. Laden Sie optional ein Foto hoch: Klicken Sie auf Bild zum Hochladen auswählen, wählen Sie eine Datei (idealerweise JPG 600×600 px). Bearbeiten Sie das Foto in der Vorschau und drehen Sie es bei Bedarf mit der Schaltfläche Drehen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Tipp: Die Felder Position, Kontakttyp, Firma und Adresse ermöglichen es Ihnen, einen bestehenden Wert auszuwählen oder einen völlig neuen direkt in das Feld einzugeben.

Anleitung: Bearbeiten eines bestehenden Kontakts im Adressbuch

So bearbeiten Sie einen bestehenden Kontakt im Modul Adressbuch. Zum Bearbeiten benötigen Sie eine Schreibberechtigung.

1. Suchen Sie den gewünschten Kontakt mithilfe des Filters oder des Suchfelds.
2. Klicken Sie in der Kontaktzeile auf das Stift-Symbol (Bearbeiten) in der Aktionsspalte.
3. Nehmen Sie im Dialogfenster Kontakt hinzufügen/bearbeiten die gewünschten Änderungen vor.
4. Um ein Foto zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Foto entfernen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Vorgehensweise: Löschen eines Kontakts aus dem Adressbuch

Das Löschen eines Kontakts im Modul Adressbuch erfordert eine Löschberechtigung.

1. Suchen Sie den Kontakt, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie in der Kontaktzeile auf das X-Symbol (Löschen) in der Aktionsspalte.
3. Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Ja.

Hinweis: Gelöschte Datensätze werden nicht dauerhaft entfernt. Benutzer mit der Berechtigung Löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen können sie durch Klicken auf die Schaltfläche Gelöscht (rote Schaltfläche in der Tabellenkopfzeile) wiederherstellen.

Erweiterte Funktionen

Export von Kontakten nach Excel und Drucken

Das Modul Adressbuch ermöglicht es Ihnen, die aktuell angezeigten Kontakte in eine Tabellendatei zu exportieren oder zu drucken. Über der Tabelle stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung: Excel (XLS-Datei herunterladen), Print (Drucken) und Spalten (angezeigte Spalten anpassen). Der Export berücksichtigt den aktuell eingestellten Filter und die Suchkriterien.

Vorgehensweise: Export von Kontakten als VCF (vCard) zum Herunterladen

Im Modul Adressbuch können Sie ausgewählte Kontakte im vCard-Format (VCF) herunterladen, um sie in Outlook oder andere Anwendungen zu importieren. Bei Auswahl eines einzelnen Kontakts wird eine `.vcf`-Datei heruntergeladen; bei Auswahl mehrerer Kontakte wird ein ZIP-Archiv mit einzelnen VCF-Dateien heruntergeladen.

1. Öffnen Sie das Modul Adressbuch.
2. Markieren Sie die Kontakte, die Sie exportieren möchten. Verwenden Sie das Kontrollkästchen in der Tabellenkopfzeile, um alle auf einmal auszuwählen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF (vCard) herunterladen in der Tabellenkopfzeile.
4. Die Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.

Tipp: Die Schaltfläche VCF (vCard) herunterladen ist erst nach Auswahl mindestens eines Kontakts aktiv.

Vorgehensweise: Senden von Kontakten als VCF per E-Mail

Im Modul Adressbuch können Sie ausgewählte Kontakte im vCard-Format (VCF) direkt per E-Mail als Anhang versenden.

1. Markieren Sie die Kontakte in der Tabelle des Moduls Adressbuch.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF (vCard) per E-Mail senden in der Tabellenkopfzeile.
3. Füllen Sie im Dialogfenster VCF (vCard) per E-Mail senden folgende Felder aus:
   • E-Mail (Pflichtfeld): E-Mail-Adresse des Empfängers. Trennen Sie mehrere Adressen durch Komma.
   • Betreff (Pflichtfeld): E-Mail-Betreff. Der Standardwert wird automatisch ausgefüllt.
   • Nachricht: E-Mail-Text. Der Standardtext enthält die Namen der ausgewählten Kontakte.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Vorgehensweise: Senden eines Kontakts als SMS

Das Modul Adressbuch ermöglicht es Ihnen, die Kontaktdaten einer bestimmten Person als SMS-Nachricht an Ihr Mobiltelefon zu senden. Die SMS enthält den Namen, die Mobiltelefonnummer, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Kontakts.

1. Suchen Sie den Kontakt in der Tabelle des Moduls Adressbuch.
2. Klicken Sie auf das Mobiltelefon-Symbol in der Aktionsspalte des Kontakts.
3. Überprüfen oder geben Sie im Dialogfenster Kontakt als SMS senden Ihre tschechische Mobiltelefonnummer ein (das Feld ist mit der Nummer aus Ihrem Profil vorausgefüllt).
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Hinweis: SMS können nur an tschechische Mobilnummern gesendet werden. Diese Funktion steht allen Benutzern mit Lesezugriff zur Verfügung.

Vorgehensweise: Import von Kontakten aus einer VCF-Datei in das Adressbuch

Das Modul Adressbuch ermöglicht den Import von Kontakten aus VCF-Dateien (vCard) oder einem ZIP-Archiv mit VCF-Dateien. Das System erkennt automatisch doppelte Kontakte und bietet eine Lösung an. Der Import erfordert eine Schreibberechtigung. Die vCard-Formate 2.1, 3.0 und 4.0 werden unterstützt.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche VCF (vCard) importieren in der Tabellenkopfzeile.
2. Ziehen Sie im Dialogfenster eine Datei in den markierten Bereich oder klicken Sie, um eine Datei auszuwählen. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.
3. Nach erfolgreichem Hochladen wird die Anzahl der gefundenen Kontakte angezeigt. Klicken Sie auf Vorschau anzeigen.
4. Überprüfen Sie in der Vorschau die Kontaktliste. Als Duplikat gekennzeichnete Kontakte stimmen mit einem bestehenden Datensatz überein. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um Kontakte für den Import auszuwählen.
5. Klicken Sie auf Alle importieren (importiert alle Kontakte) oder Ausgewählte importieren (importiert nur markierte).
6. Wenn doppelte Kontakte vorhanden sind, wird ein Dialog zur Konfliktlösung angezeigt. Für jeden Konflikt werden der bestehende und der neue Kontakt nebeneinander mit hervorgehobenen Unterschieden angezeigt. Wählen Sie eine der Aktionen:
   • Überspringen: Der Kontakt wird nicht importiert; der ursprüngliche bleibt unverändert.
   • Überschreiben: Der bestehende Kontakt wird mit den Importdaten überschrieben (nur nicht leere Felder werden aktualisiert).
   • Als neu hinzufügen: Der Kontakt wird als neuer Datensatz neben dem bestehenden hinzugefügt.
7. Nach der Verarbeitung aller Kontakte wird eine Importzusammenfassung angezeigt: die Anzahl der importierten, überschriebenen und übersprungenen Kontakte.

Tipp: Nach dem Schließen des Import-Dialogs wird die Kontakttabelle automatisch aktualisiert und zeigt die neu hinzugefügten Datensätze an.

Integration mit anderen Modulen

• CRM (Kontaktverwaltung): Das Modul Adressbuch ist mit dem CRM-Modul verknüpft. Kontakte aus dem Adressbuch können im CRM für die Verwaltung von Geschäftsbeziehungen und die Kundenkommunikation genutzt werden.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen zum Modul Adressbuch

Frage: Die Schaltflächen VCF herunterladen und VCF per E-Mail senden sind ausgegraut und können nicht angeklickt werden.

Lösung: Die Schaltflächen werden erst nach Auswahl mindestens eines Kontakts aktiv. Markieren Sie den gewünschten Kontakt über das Kontrollkästchen in der Aktionsspalte oder markieren Sie alle Kontakte über das Kontrollkästchen in der Tabellenkopfzeile.

Frage: Die Schaltfläche Datensatz hinzufügen oder VCF importieren ist inaktiv.

Lösung: Zum Hinzufügen und Importieren von Kontakten benötigen Sie die Berechtigung Lesen, Schreiben. Bitten Sie den Systemadministrator, Ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte in den Einstellungen des Moduls Adressbuch zuzuweisen.

Frage: Importierte Kontakte zeigen diakritische Zeichen fehlerhaft an.

Lösung: Das System erkennt und konvertiert die Kodierung automatisch (UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-2). Wenn die Zeichen dennoch fehlerhaft angezeigt werden, versuchen Sie, die VCF-Datei in einem Texteditor zu öffnen und zu überprüfen, ob sie in einer unterstützten Kodierung exportiert wurde.

Frage: Ich kann einen gelöschten Kontakt nicht finden.

Lösung: Gelöschte Datensätze werden in den Papierkorb verschoben. Benutzer mit Lösch- und Wiederherstellungsberechtigungen können gelöschte Kontakte anzeigen und wiederherstellen, indem sie auf die rote Schaltfläche Gelöscht in der Tabellenkopfzeile klicken.

Frage: Ich kann nicht alle Kontakte sehen, obwohl ich keinen Filter gesetzt habe.

Lösung: Überprüfen Sie, ob ein Filter aus einer vorherigen Sitzung noch aktiv ist. Der Name des Filterabschnitts wird bei aktivem Filter fett und rot angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen im Filter, um ihn zu löschen.

Tipps für effizientes Arbeiten mit dem Adressbuch

• Verwenden Sie das Feld Kontakttyp zur Kategorisierung von Kontakten (z. B. Kunde, Lieferant, Partner). Dies erleichtert das spätere Filtern.
• Exportieren Sie beim Import einer großen Anzahl von Kontakten aus Outlook die Kontakte zunächst in ein ZIP-Archiv mit einzelnen VCF-Dateien.
• Laden Sie Kontaktfotos im JPG-Format mit den Abmessungen 600×600 px hoch, um die beste Darstellung in der Tabelle zu erzielen.
• Die Felder Firma und Adresse teilen Werte über Kontakte hinweg. Wenn Sie eine Firma einmal eingeben, können Sie sie beim nächsten Hinzufügen einfach aus der Liste auswählen.
• Verwenden Sie für die schnelle Suche nach einer bestimmten Person das Feld Suchen direkt über der Tabelle. Es ist schneller als das Öffnen des Filters für eine einmalige Suche.