Książka adresowa

Przegląd

Moduł Książka adresowa (kontakty, katalog firmowy) służy jako jednolite repozytorium wszystkich kontaktów firmowych. Można w nim ewidencjonować osoby wewnętrzne i zewnętrzne wraz z ich danymi kontaktowymi, zdjęciem, stanowiskiem i przynależnością do firmy. Kontakty można eksportować do formatu vCard (VCF) w celu importu do Outlooka i innych aplikacji, wysyłać e-mailem lub bezpośrednio jako wiadomość SMS na telefon komórkowy.

Kluczowe funkcje

• Zarządzanie kontaktami ze zdjęciem, telefonem, e-mailem, adresem i stroną internetową
• Filtrowanie kontaktów według firmy, stanowiska i typu kontaktu
• Eksport wybranych kontaktów do formatu VCF (vCard) do pobrania lub wysłania e-mailem
• Import kontaktów z plików VCF lub archiwów ZIP z wykrywaniem duplikatów
• Wysyłanie kontaktu jako wiadomości SMS na telefon komórkowy
• Eksport listy kontaktów do Excela i drukowanie
• Integracja z modułem CRM

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu Książka adresowa

Ścieżka nawigacji do modułu Książka adresowa: Menu główne → Książka adresowa

Ustawienia modułu Książka adresowa

Ustawienia modułu Książka adresowa są dostępne poprzez Ustawienia → Książka adresowa. Administrator konfiguruje prawa dostępu poszczególnych użytkowników za pomocą przejrzystej tabeli. Prawa są zapisywane automatycznie po kliknięciu odpowiedniego przełącznika.

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Książka adresowa

W module Książka adresowa dostępne są następujące prawa dostępu, konfigurowane przez administratora w sekcji Ustawienia:

Interfejs użytkownika

Ekran główny modułu Książka adresowa

Ekran główny modułu Książka adresowa składa się z dwóch kart. Górna karta zawiera Filtr do zawężania wyświetlanych kontaktów. Dolna karta wyświetla tabelę kontaktów z przyciskami akcji w nagłówku. W tabeli można w dowolnym momencie wyszukiwać za pomocą pola Szukaj w prawym górnym rogu tabeli.

Tabela wyświetla następujące kolumny: Firma, Zdjęcie, Nazwisko, imię, E-mail, Adres, Tel. (wewn.), Komórka, URL, Stanowisko, Typ kontaktu, Notatka oraz kolumnę z akcjami i polem wyboru do zaznaczania.

Filtry i wyszukiwanie w Książce adresowej

Moduł Książka adresowa oferuje dwa sposoby wyszukiwania kontaktów:

• Filtr (rozwijana karta): Filtruje wpisy według trzech kryteriów: Firma (wybór z istniejących firm), Stanowisko (wybór z istniejących stanowisk) i Typ kontaktu (wybór z istniejących typów). Po ustawieniu kliknij przycisk Szukaj. Filtr można anulować przyciskiem Anuluj. Gdy filtr jest aktywny, nazwa sekcji jest wyświetlana pogrubioną czcionką w kolorze czerwonym.
• Pole Szukaj: Szybkie wyszukiwanie pełnotekstowe bezpośrednio nad tabelą. Wyszukuje natychmiast podczas pisania we wszystkich widocznych kolumnach.

Podstawowe operacje

Procedura: Dodawanie nowego kontaktu do Książki adresowej

Nowy kontakt w module Książka adresowa dodaje się w następujący sposób. Do dodawania wymagane jest uprawnienie do zapisu.

1. Otwórz moduł Książka adresowa.
2. Kliknij przycisk Dodaj wpis (zielony przycisk w prawym górnym rogu tabeli).
3. W oknie dialogowym Dodaj/edytuj kontakt wypełnij wymagane pola:
   • Imię (wymagane): Imię kontaktu.
   • Nazwisko (wymagane): Nazwisko kontaktu.
4. Opcjonalnie wypełnij dodatkowe pola:
   • Tytuł: Tytuł naukowy lub inny (np. inż., mgr).
   • E-mail: Adres e-mail kontaktu.
   • Komórka: Numer telefonu komórkowego.
   • URL: Strona internetowa kontaktu.
   • Telefon/wewnętrzny: Numer stacjonarny lub numer wewnętrzny.
   • Stanowisko: Stanowisko pracy. Wybierz z istniejących lub wprowadź nowe.
   • Typ kontaktu: Kategoria kontaktu (np. Klient, Dostawca). Wybierz z istniejących lub wprowadź nowy.
   • Firma: Nazwa firmy, do której należy kontakt. Wybierz z istniejących lub wprowadź nową.
   • Adres: Adres kontaktu lub firmy. Wybierz z istniejących lub wprowadź nowy.
   • Notatka: Dowolny tekst uzupełniający.
5. Opcjonalnie prześlij zdjęcie: Kliknij Wybierz obraz do przesłania, wybierz plik (najlepiej JPG 600×600 px). Edytuj zdjęcie w podglądzie i w razie potrzeby obróć przyciskiem Obróć.
6. Kliknij przycisk Zapisz.

Wskazówka: Pola Stanowisko, Typ kontaktu, Firma i Adres umożliwiają wybranie istniejącej wartości lub wprowadzenie zupełnie nowej bezpośrednio w polu.

Instrukcja: Edycja istniejącego kontaktu w Książce adresowej

Istniejący kontakt w module Książka adresowa edytuje się w następujący sposób. Do edycji wymagane jest uprawnienie do zapisu.

1. Znajdź żądany kontakt za pomocą filtru lub pola Szukaj.
2. W wierszu kontaktu kliknij ikonę ołówka (edytuj) w kolumnie akcji.
3. W oknie dialogowym Dodaj/edytuj kontakt wprowadź żądane zmiany.
4. Aby usunąć zdjęcie, zaznacz pole wyboru Usuń zdjęcie.
5. Kliknij przycisk Zapisz.

Procedura: Usuwanie kontaktu z Książki adresowej

Usunięcie kontaktu w module Książka adresowa wymaga uprawnienia do usuwania.

1. Znajdź kontakt, który chcesz usunąć.
2. W wierszu kontaktu kliknij ikonę X (usuń) w kolumnie akcji.
3. W oknie potwierdzenia kliknij Tak.

Uwaga: Usunięte wpisy nie są trwale usuwane. Użytkownicy z uprawnieniem usuwanie i przywracanie z kosza mogą je przywrócić, klikając przycisk Usunięte (czerwony przycisk w nagłówku tabeli).

Zaawansowane funkcje

Eksport kontaktów do Excela i drukowanie

Moduł Książka adresowa umożliwia eksport aktualnie wyświetlanych kontaktów do pliku arkusza kalkulacyjnego lub ich wydrukowanie. Nad tabelą dostępne są przyciski: Excel (pobierz plik XLS), Print (drukuj) i Kolumny (dostosuj wyświetlane kolumny). Eksport uwzględnia aktualnie ustawiony filtr i kryteria wyszukiwania.

Procedura: Eksport kontaktów jako VCF (vCard) do pobrania

W module Książka adresowa można pobrać wybrane kontakty w formacie vCard (VCF) w celu importu do Outlooka lub innych aplikacji. Przy wyborze jednego kontaktu pobierany jest plik `.vcf`; przy wyborze wielu kontaktów pobierane jest archiwum ZIP z poszczególnymi plikami VCF.

1. Otwórz moduł Książka adresowa.
2. Zaznacz kontakty, które chcesz wyeksportować. Użyj pola wyboru w nagłówku tabeli, aby zaznaczyć wszystkie naraz.
3. Kliknij przycisk Pobierz VCF (vCard) w nagłówku tabeli.
4. Plik zostanie automatycznie pobrany na Twój komputer.

Wskazówka: Przycisk Pobierz VCF (vCard) jest aktywny tylko po wybraniu co najmniej jednego kontaktu.

Procedura: Wysyłanie kontaktów jako VCF e-mailem

W module Książka adresowa można wysłać wybrane kontakty w formacie vCard (VCF) bezpośrednio e-mailem jako załącznik.

1. Zaznacz kontakty w tabeli modułu Książka adresowa.
2. Kliknij przycisk Wyślij VCF (vCard) e-mailem w nagłówku tabeli.
3. W oknie dialogowym Wyślij VCF (vCard) e-mailem wypełnij:
   • E-mail (wymagane): Adres e-mail odbiorcy. Wiele adresów oddziel przecinkiem.
   • Temat (wymagane): Temat wiadomości e-mail. Wartość domyślna jest automatycznie wypełniona.
   • Wiadomość: Treść wiadomości e-mail. Domyślny tekst zawiera nazwy wybranych kontaktów.
4. Kliknij przycisk Wyślij.

Procedura: Wysyłanie kontaktu jako SMS

Moduł Książka adresowa umożliwia wysłanie danych kontaktowych określonej osoby w formie wiadomości SMS na Twój telefon komórkowy. SMS zawiera imię i nazwisko, numer komórkowy, telefon i adres e-mail kontaktu.

1. Znajdź kontakt w tabeli modułu Książka adresowa.
2. Kliknij ikonę telefonu komórkowego w kolumnie akcji danego kontaktu.
3. W oknie dialogowym Wyślij kontakt jako SMS zweryfikuj lub wprowadź swój czeski numer telefonu komórkowego (pole jest wstępnie wypełnione numerem z Twojego profilu).
4. Kliknij przycisk Wyślij.

Uwaga: SMS można wysyłać tylko na czeskie numery komórkowe. Funkcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników z dostępem do odczytu.

Procedura: Import kontaktów z pliku VCF do Książki adresowej

Moduł Książka adresowa umożliwia import kontaktów z plików VCF (vCard) lub archiwum ZIP zawierającego pliki VCF. System automatycznie wykrywa zduplikowane kontakty i oferuje sposób ich rozwiązania. Import wymaga uprawnienia do zapisu. Obsługiwane są formaty vCard 2.1, 3.0 i 4.0.

1. Kliknij przycisk Importuj VCF (vCard) w nagłówku tabeli.
2. W oknie dialogowym przeciągnij plik do wyznaczonego obszaru lub kliknij, aby wybrać plik. Maksymalny rozmiar pliku to 10 MB.
3. Po pomyślnym przesłaniu wyświetlona zostanie liczba znalezionych kontaktów. Kliknij Pokaż podgląd.
4. W podglądzie sprawdź listę kontaktów. Kontakty oznaczone jako Duplikat mają dopasowanie do istniejącego wpisu. Użyj pól wyboru, aby wybrać kontakty do importu.
5. Kliknij Importuj wszystkie (importuje wszystkie kontakty) lub Importuj wybrane (importuje tylko zaznaczone).
6. Jeśli istnieją zduplikowane kontakty, wyświetlone zostanie okno rozwiązywania konfliktów. Dla każdego konfliktu istniejący i nowy kontakt są wyświetlane obok siebie z podświetlonymi różnicami. Wybierz jedną z akcji:
   • Pomiń: Kontakt nie zostanie zaimportowany; oryginał pozostaje bez zmian.
   • Nadpisz: Istniejący kontakt zostanie nadpisany danymi z importu (aktualizowane są tylko niepuste pola).
   • Dodaj jako nowy: Kontakt zostanie dodany jako nowy wpis obok istniejącego.
7. Po przetworzeniu wszystkich kontaktów wyświetlone zostanie podsumowanie importu: liczba zaimportowanych, nadpisanych i pominiętych kontaktów.

Wskazówka: Po zamknięciu okna importu tabela kontaktów zostanie automatycznie odświeżona i wyświetli nowo dodane wpisy.

Integracja z innymi modułami

• CRM (Zarządzanie kontaktami): Moduł Książka adresowa jest powiązany z modułem CRM. Kontakty z Książki adresowej mogą być wykorzystywane w CRM do zarządzania relacjami biznesowymi i komunikacji z klientami.

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania dotyczące modułu Książka adresowa

Pytanie: Przyciski Pobierz VCF i Wyślij VCF e-mailem są wyszarzone i nie można ich kliknąć.

Rozwiązanie: Przyciski stają się aktywne dopiero po wybraniu co najmniej jednego kontaktu. Zaznacz żądany kontakt za pomocą pola wyboru w kolumnie akcji lub zaznacz wszystkie kontakty za pomocą pola wyboru w nagłówku tabeli.

Pytanie: Przycisk Dodaj wpis lub Importuj VCF jest nieaktywny.

Rozwiązanie: Dodawanie i importowanie kontaktów wymaga uprawnienia Odczyt, zapis. Poproś administratora systemu o przyznanie odpowiednich praw dostępu w ustawieniach modułu Książka adresowa.

Pytanie: Zaimportowane kontakty mają nieprawidłowo wyświetlane znaki diakrytyczne.

Rozwiązanie: System automatycznie wykrywa i konwertuje kodowanie (UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-2). Jeśli znaki nadal są wyświetlane nieprawidłowo, spróbuj otworzyć plik VCF w edytorze tekstu i sprawdź, czy został wyeksportowany w obsługiwanym kodowaniu.

Pytanie: Nie mogę znaleźć usuniętego kontaktu.

Rozwiązanie: Usunięte wpisy są przenoszone do kosza. Użytkownicy z uprawnieniami do usuwania i przywracania mogą wyświetlić i przywrócić usunięte kontakty, klikając czerwony przycisk Usunięte w nagłówku tabeli.

Pytanie: Nie widzę wszystkich kontaktów, mimo że nie ustawiłem filtru.

Rozwiązanie: Sprawdź, czy filtr z poprzedniej sesji nie jest nadal aktywny. Nazwa sekcji Filtr jest wyświetlana pogrubionym czerwonym tekstem, gdy filtr jest aktywny. Kliknij przycisk Anuluj w filtrze, aby go wyczyścić.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z Książką adresową

• Używaj pola Typ kontaktu do kategoryzowania kontaktów (np. Klient, Dostawca, Partner). Ułatwi to późniejsze filtrowanie.
• Przy importowaniu dużej liczby kontaktów z Outlooka, najpierw wyeksportuj kontakty do archiwum ZIP zawierającego poszczególne pliki VCF.
• Przesyłaj zdjęcia kontaktów w formacie JPG o wymiarach 600×600 px, aby uzyskać najlepsze wyświetlanie w tabeli.
• Pola Firma i Adres współdzielą wartości między kontaktami. Po jednokrotnym wprowadzeniu firmy, przy kolejnym dodawaniu wystarczy ją wybrać z listy.
• Do szybkiego wyszukania konkretnej osoby użyj pola Szukaj bezpośrednio nad tabelą. Jest to szybsze niż otwieranie filtru do jednorazowego wyszukiwania.