Podręcznik administratora aplikacji eIntranet
Główną funkcją administratora aplikacji eIntranet jest rejestracja firmy w aplikacji, a następnie udostępnianie poszczególnych modułów zgodnie z potrzebami firmy, wprowadzanie użytkowników i danych dostępowych do aplikacji oraz ustawianie uprawnień użytkowników do pracy z konkretnymi modułami aplikacji.
Gdy zarejestrujesz się w aplikacji, administrator zasugeruje również nazwę adresu URL, aby uzyskać dostęp do aplikacji — zwykle w postaci
Zarejestruj się w aplikacji
Rejestracja do aplikacji odbywa się na stronie internetowej https://www.eintranet.net/cs/register .
W tej sekcji przyszły użytkownik podaje następujące informacje:
Zarejestrować się może tylko użytkownik posiadający numer identyfikacyjny. Aby pomyślnie się zarejestrować, konieczne jest potwierdzenie akceptacji Ogólnych Warunków.
Subskrypcja aplikacji
Pierwsze 14 dni korzystania z aplikacji jest bezpłatne. Następnie należy wybrać wariant taryfowy korzystania z aplikacji – podstawowy – normalny – dodatkowy i wygenerować żądanie płatności w sekcji Ustawienia, zakładka Subskrypcja. Aktualny cennik oraz opis poszczególnych taryf za działanie aplikacji dostępne są pod adresem https://www.eintranet.net/cs/pricelist/.
Możesz wybrać opcję subskrypcji na 3 miesiące, 6 miesięcy lub rok.
Na 14 dni przed wygaśnięciem subskrypcji w aplikacji wyświetlane jest powiadomienie o wygaśnięciu okresu subskrypcji, a do administratora aplikacji oraz na adres e-mail do rozliczeń (jeśli został wprowadzony) wysyłane jest automatyczne żądanie płatności.
Połączenie jest generowane automatycznie zgodnie z aktualną liczbą użytkowników, odpowiednią taryfą i na okres 6 miesięcy. Jeśli chcesz dostosować liczbę użytkowników, długość abonamentu lub taryfę w automatycznie wysłanym wniosku o płatność, musisz w razie potrzeby wygenerować nowe żądanie w ustawieniach konta i usunąć pierwotnie wysłane wezwanie.
Jeśli liczba licencji przedpłaconych zostanie wyczerpana w okresie subskrypcji i zajdzie potrzeba dodania kolejnych użytkowników do aplikacji, należy wygenerować żądanie zapłaty, aby zapłacić za dodatkowych użytkowników. Po opłaceniu go możliwe jest dodanie kolejnych użytkowników.
Podczas generowania wyzwania należy podać rodzaj rozszerzenia oraz liczbę użytkowników o ile należy zwiększyć subskrypcję – np. jeśli mam 10 użytkowników i chcę uaktualnić do 13, wygeneruję wezwanie do zapłaty za 3 użytkowników.
W sekcji Subskrypcje możesz również skonfigurować Dane Firmy/Faktury – dane te są następnie generowane np. do dokumentów podatkowych dla subskrypcji. Faktura za subskrypcję jest automatycznie wysyłana na adres e-mail osoby, która wygenerowała żądanie płatności / jest administratorem aplikacji i może zostać wysłana na inne adresy e-mail, które są wymienione w polu E-maile rozliczeniowe.
Jeśli jesteś płatnikiem VAT, musisz mieć zaznaczoną opcję "Podatnik VAT".
W przypadku, gdy wezwanie do zapłaty jest generowane dla podmiotu, który ma siedzibę za granicą lub jest płatnikiem VAT za granicą i potrzebuje wezwania do zapłaty bez VAT, konieczne jest zaznaczenie w ustawieniach opcji "Podatnik VAT" oraz wskazanie w polu "Kraj" innego kraju niż Czechy. Żądanie subskrypcji jest wtedy generowane bez podatku VAT i zakłada się, że podatek zostanie zapłacony przez klienta w kraju, w którym płaci on podatek VAT.
W tej sekcji należy również ustawić, dla których kalendarzy krajów będą wyświetlane w całej aplikacji (np. w module świąta, rezerwacje) – jeśli ustawiona jest Republika Czeska, w kalendarzu pojawią się czeskie święta państwowe. Uwaga – jeśli konieczne jest posiadanie indywidualnych ustawień dla każdego użytkownika (np. w module frekwencji, zamówieniach podróży), konieczne jest ustawienie "Kraju pracy" dla każdego użytkownika (domyślnie jest to Czechy, ale jeśli użytkownik będzie zgłaszał obecność na Słowacji, konieczne jest ustawienie Słowacji)
Podstawowe ustawienia aplikacji
W sekcji Ustawienia, na karcie Ustawienia podstawowe, użytkownik z uprawnieniami administratora ustawia:
- Domyślny język aplikacji:
Następnie każdy użytkownik wybiera język, w którym aplikacja będzie wyświetlana:
Na chwilę obecną przetłumaczone zostało podstawowe menu aplikacji oraz niektóre wybrane moduły aplikacji.
Inne części sekcji Ustawienia podstawowe:
- Wyświetlanie grafiki: wgranie logo, wybór koloru tła pod nazwą firmy, custom
image na stronie logowania
- wyświetlanie ekranu początkowego (po zalogowaniu do aplikacji): opcje
wyświetlaj aktualności w aplikacji oraz informacje z wybranych modułów na stronie głównej aplikacji
- wyświetlane są informacje z wybranych, najczęściej używanych, modułów dla danego konta; dla informacji
z modułu Święta można ustawić, czy najbliższy dzień roboczy
dzień ma być wliczany do weekendu przy wyświetlaniu świąt użytkowników
- Ustawienia – menu: wyznacz głównego administratora aplikacji, jeśli określono
wielu administratorów (użytkownika, który będzie wyświetlany innym użytkownikom
users jako administrator aplikacji – domyślnie administrator
pierwszy w alfabecie) oraz formę menu po lewej stronie dla użytkowników (czy
użytkownikom również będą pokazywane moduły, które są udostępniane komuś w firmie
ale użytkownik nie ma do nich dostępu)
- typ edytora (standardem jest edytor typu WebDav, z Edytora Online mogą korzystać tylko użytkownicy z dodatkowym planem abonamentowym)
W Ustawienia-> Subskrypcje można również wybrać, według których kalendarze (kraje) będą wyświetlane w poszczególnych modułach - patrz pole: Kalendarze (święta) według krajów. Domyślnie jest on ustawiony na Czechy, ale jeśli aplikacja jest używana np. dla oddziału firmy na Słowacji, konieczne jest wpisanie w tym polu Słowacji - kalendarz obecności wyświetli się wtedy ze słowackimi świętami państwowymi.
Udostępnianie poszczególnych modułów
Po zarejestrowaniu się w aplikacji konieczne jest udostępnienie modułów, z których będzie korzystać Twoja firma, w menu po lewej stronie, w sekcji Ustawienia. Po kliknięciu w nią pojawi się zakładka Włączone moduły. W tej zakładce administrator sprawdza poszczególne moduły, które firma będzie miała udostępnione:
Każdy moduł można włączyć do wykorzystania później, w trakcie korzystania z aplikacji. Z kolei nieużywane moduły mogą stać się niedostępne, a dane w nich zawarte pozostaną przechowywane do wykorzystania w przyszłości.
Określanie użytkowników i przypisywanie dostępu do aplikacji
Poszczególni użytkownicy są wprowadzani przez administratora aplikacji w sekcji Ustawienia, zakładka Użytkownicy. Po kliknięciu w przycisk "Dodaj użytkownika" pojawi się tabela, w której administrator musi uzupełnić wymagane informacje, takie jak imię, nazwisko, e-mail, telefon itp.
Jeśli administrator zaznaczy w tabeli opcję "Wyślij wiadomość e-mail z dostępem do nowego użytkownika", do nowego użytkownika zostanie wysłana wiadomość e-mail, która zostanie wygenerowana automatycznie i będzie zawierać hasła dostępu użytkownika do aplikacji.
Użytkownicy mogą być również rejestrowani zbiorczo – dane użytkownika muszą być przygotowane w pliku Excel, a następnie zaimportowane:
Inną opcją jest posiadanie linku do rejestracji w aplikacji generowanego i wysyłanego do przyszłego użytkownika przez samego użytkownika. W zakładce Ustawienia, Użytkownicy, można teraz kliknąć przycisk "Dodaj użytkownika – użytkownik uruchomi się sam":
Następnie pojawi się tabela, w której administrator aplikacji wpisuje adres e-mail nowego użytkownika:
Użytkownik otrzyma następnie link w wiadomości e-mail, w którym może wypełnić niezbędne informacje w aplikacji:
Po wypełnieniu przez użytkownika niezbędnych informacji, administrator aplikacji otrzyma informację, że nowy użytkownik jest zarejestrowany.
Nowy użytkownik sam wprowadza wszystkie wymagane dane do aplikacji, administrator ustawia wtedy tylko dostępy do poszczególnych modułów według potrzeb.
Użytkownik, który zarejestrował firmę w aplikacji, automatycznie nabywa uprawnienia administratora. Uprawnienie to może być również przypisane innym użytkownikom podczas wprowadzania/edycji innych użytkowników (generalnie zalecamy mniejszą liczbę użytkowników z tym uprawnieniem, aby uniknąć nieporozumień w ustawieniach lub działaniu aplikacji), albo uprawnienia administratora globalnego – użytkownik ma dostęp do ustawień wszystkich modułów, które są włączone, lub może zezwolić na korzystanie z innych modułów itp., albo uprawnienie administratora tylko dla wybranych modułów (z tym uprawnieniem może nadawać uprawnienia innym użytkownikom w danym module, lub ustawiać parametry, aby moduł działał):
Dla łatwiejszego poruszania się w aplikacji (pomiędzy modułem a jego ustawieniami) obok nazwy modułu znajduje się przycisk - "Ustawienia" - za jego pośrednictwem administrator może łatwo dostać się do ustawień modułu.
Jeśli użytkownik znajduje się w ustawieniach modułu i musi wrócić do samego modułu, konieczne jest użycie przycisku "Moduł".
Ustawianie uprawnień w poszczególnych modułach aplikacji
Po wprowadzeniu użytkowników do aplikacji, konieczne jest następnie przypisanie użytkownikom uprawnień dostępu do poszczególnych modułów. Uprawnienia te ustawiane są przez administratora aplikacji w sekcji Ustawienia, w zakładce z nazwą konkretnego modułu – np. katalogu; W ramach tego modułu możliwe jest sprawdzenie następujących uprawnień: Brak dostępu – odczyt – odczyt, zapis – odczyt, zapis, usuwanie i przywracanie z kosza. W ramach każdego modułu użytkownik może uzyskać różne uprawnienia do pracy z poszczególnymi modułami.
Podczas przypisywania uprawnień z reguły wyższy typ przypisanego prawa automatycznie obejmuje uprawnienia niższe. W związku z tym, jeśli użytkownik nie ma dostępu do modułu, nie będzie mógł uzyskać dostępu do modułu. W przypadku prawa do odczytu, użytkownik może jedynie przeglądać dane zawarte w module, ale nie może ich w żaden sposób zmienić. Jeśli mają uprawnienia do odczytu i zapisu, mogą wyświetlać dane, a także zmieniać je, ale nie usuwać. Usuwanie jest dozwolone tylko w ramach prawa do odczytu, zapisu, usuwania i przywracania z kosza.
Administrator aplikacji może zbiorczo ustawić określony typ uprawnień dla wszystkich użytkowników lub tylko dla wybranych pracowników.
Dla niektórych modułów – np. tablicy ogłoszeń, kalendarzy, dokumentów – administrator aplikacji nie ustawia dostępu do całego modułu, a jedynie do jego poszczególnych podgrup, folderów (istotnych dla użytkownika).
W niektórych modułach uprawnienia mogą być nadawane poprzez pozycje użytkowników – np. jeśli określę w module newsów, że użytkownicy na stanowisku "wykładowca" mogą czytać i pisać newsy, to wszyscy użytkownicy z tą pozycją (w tym ci, którzy przyjdą w przyszłości) będą mieli automatycznie to uprawnienie i nie ma potrzeby przypisywania go po imieniu.
Jeżeli w ustawieniach uprawnień znajduje się uprawnienie, którego przypisanie polega na zaznaczeniu kwadratowego check-boxa, to jest to uprawnienie dodatkowe – czyli użytkownik posiada np. standardowe prawo odczytu (okrągłe check-box), ale może ono zostać uzupełnione o opcję eksportu:
Szczegółowy opis każdego rodzaju uprawnień znajduje się w opisie każdego modułu (patrz poniżej).
Ograniczanie dostępu do intranetu według adresu IP i kraju
W sekcji Ustawienia, Bezpieczeństwo możliwe jest określenie wybranych adresów IP oraz krajów, z których użytkownicy intranetu będą mogli uzyskać dostęp do aplikacji.
Dzięki tej funkcji administrator aplikacji może w razie potrzeby ograniczyć dostęp do firmowego intranetu tylko z biur firmy lub tylko w niektórych krajach.
Uniemożliwienie dostępu do intranetu/zakończenie konta użytkownika
W przypadku odejścia pracownika lub konieczności zablokowania mu dostępu do aplikacji, istnieje możliwość skorzystania z check-boxa "Aktywny" w sekcji "Dodawanie/edycja użytkownika":
Jeśli to pole wyboru nie jest zaznaczone (pole pozostaje niezaznaczone), użytkownik nie będzie miał dostępu do aplikacji, ale wszystkie jego dane zostaną zachowane (więc nadal będą liczeni jako użytkownicy korzystający z przestrzeni danych i muszą otrzymać zapłatę za subskrypcję).
Jeśli nie chcesz już płacić za subskrypcję za użytkownika, musisz ją usunąć z zarejestrowanych użytkowników aplikacji (zanim to zrobisz, zalecamy pobranie/wykonanie kopii zapasowej wszystkich istotnych dokumentów zarejestrowanych dla użytkownika w eIntranecie).
Dane, które użytkownik wprowadził do aplikacji, zostaną zachowane, ale nie będzie można ich prześledzić pod nazwą użytkownika - np. dokument o określonej nazwie utworzony przez usuniętego użytkownika będzie nadal zachowany w aplikacji i będzie można go wyszukać pod tą nazwą dokumentu, ale nie będzie można go prześledzić pod nazwą użytkownika.
Inną opcją jest zastąpienie istniejącego użytkownika innym – spowoduje to nadpisanie pierwotnego użytkownika do nowego, a dane pierwotnego użytkownika zostaną wyświetlone pod nazwiskiem nowego pracownika; z tego powodu zalecamy pobranie dokumentacji oryginalnego użytkownika do archiwum dla siebie, przed nadpisaniem jego konta, i zanotowanie, jak długo konto było należące do pierwotnego użytkownika.
Możliwe, że nawet po usunięciu użytkownika z aplikacji, jego nazwa użytkownika będzie wyświetlana (np. na listach akceptacji w module frekwencja, święta, zamówienia wyjazdów). W takim przypadku należy zaktualizować listę – kliknąć w przycisk "Wybierz użytkownika", a następnie ponownie ustawić "Zapisz" – nawet jeśli na liście nie zostaną wprowadzone żadne zmiany. Spowoduje to zaktualizowanie listy.
Najczęściej zadawane pytania od użytkowników w każdym module
Najczęściej pojawiające się pytania użytkowników dotyczące poszczególnych modułów (menu aplikacji) oraz odpowiedzi na nie znajdują się pod ikoną znaku zapytania w prawym górnym rogu ekranu. Przykładowo najczęściej zadawane pytania od użytkowników w module frekwencji można znaleźć tutaj:
Dostosowywanie aplikacji do potrzeb użytkownika
Zespół programistów aplikacji eIntranet.net jest również w stanie w razie potrzeby wdrożyć szyte na miarę modyfikacje aplikacji (w przypadku realizmu przetwarzania i logiki żądania). Modyfikacje te są płatne osobno i zawsze brane jest pod uwagę, czy żądanie jest użyteczne dla innych użytkowników aplikacji.
W przypadku takiego żądania prosimy o kontakt pod adresem info@eintranet.net.