Urlopy

Przegląd

Moduł Urlopy służy do kompletnego zarządzania i ewidencji urlopów pracowników w firmie. Umożliwia pracownikom tworzenie wniosków urlopowych, kadra kierownicza może je zatwierdzać lub odrzucać, śledzić wykorzystanie i pozostałe limity urlopowe oraz eksportować zestawienia dla księgowości płacowej. System obsługuje różne rodzaje urlopów i elastyczny workflow zatwierdzania, w tym możliwość wyznaczenia finalnego akceptanta.

Kluczowe funkcje

• Tworzenie wniosków urlopowych przez pracowników lub ich przełożonych
• Elastyczny workflow zatwierdzania z możliwością wielostopniowej akceptacji
• Obsługa różnych rodzajów urlopów (wypoczynkowy, bezpłatny, sick day, odbiór nadgodzin, płatne wolne)
• Naliczanie urlopu w dniach lub godzinach zgodnie z ustawieniami firmy
• Śledzenie wykorzystania i pozostałych limitów urlopowych dla poszczególnych pracowników
• Roczne i miesięczne widoki kalendarza dla całego zespołu
• Wyświetlanie konfliktów – kto jeszcze ma urlop w danym terminie
• Automatyczne przenoszenie zatwierdzonych urlopów do listy obecności
• Eksport do formatów Excel i CSV w celu integracji z systemem płacowym IS Premier
• Powiadomienia e-mail przy składaniu, zatwierdzaniu lub odrzucaniu wniosku
• Możliwość anulowania lub częściowego anulowania zatwierdzonego urlopu
• REST API dla aplikacji mobilnych i systemów zewnętrznych

Dostęp i ustawienia

Jak wejść do modułu

Ścieżka nawigacji: Pracownicy → Urlopy

Ustawienia modułu

Ścieżka do ustawień: Ustawienia → Urlopy

W ustawieniach modułu można skonfigurować:

• Uprawnienia użytkowników dla poszczególnych pracowników (kto może wnioskować, zatwierdzać, widzieć urlopy)
• Limity urlopowe dla poszczególnych pracowników i lat
• Ogólne parametry modułu (tryb naliczania, finalny akceptant, powiadomienia)
• Rodzaje urlopów, z których można korzystać
• Kolory do wyświetlania poszczególnych rodzajów urlopów w kalendarzu
• Dostęp REST API dla aplikacji mobilnych

Uprawnienia użytkownika

Moduł Urlopy pracuje z następującymi poziomami uprawnień:

Uprawnienie	Opis
Brak dostępu	Użytkownik nie ma dostępu do modułu urlopowego
Wnioskowanie o urlopy	Użytkownik może tworzyć wnioski urlopowe tylko dla siebie i widzi własne urlopy
Wnioskowanie i zatwierdzanie urlopów wybranym użytkownikom	Użytkownik może tworzyć i zatwierdzać wnioski urlopowe dla konkretnych podległych pracowników
Widoczność wszystkich niezatwierdzonych urlopów	Użytkownik widzi wszystkie oczekujące i odrzucone wnioski w firmie (np. dział HR)
Wnioskowanie i zatwierdzanie urlopów wszystkim	Pełny dostęp do wszystkich urlopów w firmie wraz z zatwierdzaniem
Pobieranie zestawienia miesięcznego	Uprawnienie do eksportu zestawień urlopowych do formatów XLS i CSV

Kadra kierownicza może dodatkowo mieć ustawione:

• Widoczność urlopów użytkowników: Możliwość podglądu zatwierdzonych urlopów innych pracowników (nie tylko tych, których wnioski zatwierdza)
• Wnioskowanie dodatkowo za użytkownika: Możliwość tworzenia wniosków urlopowych w imieniu innych pracowników
• Po zatwierdzeniu wyślij dodatkowo info do: Automatyczne wysyłanie e-maila do kolejnych osób po zatwierdzeniu urlopu

Interfejs użytkownika

Ekran główny - zakładki

Moduł Urlopy zawiera cztery główne zakładki w górnym panelu:

1. Wnioski

Tabela przeglądowa wniosków urlopowych. Tutaj można przeglądać wszystkie wnioski, filtrować je według statusu, wyświetlać szczegóły oraz wykonywać akcje zatwierdzania lub odrzucania.

2. Przegląd miesięczny

Miesięczny widok kalendarza wyświetlający urlopy wszystkich pracowników w danym miesiącu. Urlopy są rozróżnione kolorystycznie według rodzaju (wypoczynkowy, bezpłatny, sick day itd.). Idealny do planowania i kontroli, kto będzie nieobecny w danym okresie.

3. Przegląd roczny

Roczny widok kalendarza zapewniający całoroczny przegląd urlopów w firmie. Pozwala szybko zidentyfikować okresy z dużą liczbą pracowników na urlopie.

4. Pozostałe urlopy

Zestawienie pozostałych limitów urlopowych dla poszczególnych pracowników. Wyświetla liczbę dni lub godzin, które każdy pracownik ma jeszcze do dyspozycji w bieżącym roku.

Filtry i wyszukiwanie

W zakładce Wnioski dostępne są następujące filtry:

Wybór pracownika

• Wszyscy: Wyświetla wnioski wszystkich pracowników (w ramach Twoich uprawnień)
• Konkretny pracownik: Wybór z listy pracowników, do których masz dostęp

Filtry czasowe

• Rok: Wybór roku do wyświetlenia wniosków (bieżący rok, ubiegły rok, przyszły rok)
• Miesiąc: Opcjonalne zawężenie do konkretnego miesiąca lub wyświetlenie całego roku

Rodzaj urlopu

• Wszystko: Wszystkie rodzaje urlopów
• Urlop wypoczynkowy: Standardowy płatny urlop
• Urlop bezpłatny: Urlop bez prawa do wynagrodzenia
• Sick day: Dni wolne z powodu choroby (jeśli pracownikowi przysługują)
• Odbiór nadgodzin: Wolne za pracę w godzinach nadliczbowych lub w święta
• Płatne wolne: Inne rodzaje płatnego czasu wolnego
• Inne typy zgodnie z konfiguracją Twojej firmy

Filtry według statusu wniosku

• Wszystko: Wszystkie wnioski bez względu na status
• Do zatwierdzenia: Wnioski oczekujące na Twoje zatwierdzenie (liczba wyświetla się w czerwonym badge'u)
• Do zatwierdzenia - wszystko: Wszystkie niezatwierdzone wnioski w firmie (tylko dla użytkowników z rozszerzonymi uprawnieniami)
• Zatwierdzone: Już zatwierdzone urlopy
• Odrzucone: Odrzucone wnioski wraz z powodem odrzucenia
• Odrzucone - wszystko: Wszystkie odrzucone wnioski w firmie (tylko dla użytkowników z rozszerzonymi uprawnieniami)
• Do anulowania: Wnioski o anulowanie już zatwierdzonego urlopu oczekujące na Twoje potwierdzenie
• Anulowane: Anulowane urlopy
• Anulowane - wszystko: Wszystkie anulowane urlopy w firmie (tylko dla użytkowników z rozszerzonymi uprawnieniami)

Kolumny tabeli wniosków

Tabela wniosków wyświetla następujące informacje:

• Nazwisko, imię: Imię i nazwisko pracownika (klikalny link do profilu użytkownika)
• Data od: Początek urlopu wraz z dniem tygodnia (np. "15.07.2025 (Wt)")
• Data do: Koniec urlopu wraz z dniem tygodnia
• Dni / Godziny: Liczba dni lub godzin urlopu (według ustawień firmy). W trybie godzinowym wyświetlane jest również przeliczenie na dni
• Rodzaj: Typ urlopu (wypoczynkowy, bezpłatny, sick day itd.)
• Miejsce: Miejsce pobytu podczas urlopu (jeśli zostało wypełnione)
• Zastępstwo: Kto zastępuje pracownika podczas urlopu (jeśli funkcja jest włączona)
• Zatwierdzono: Status zatwierdzenia z informacją, kto i kiedy zatwierdził/odrzucił
• Zatwierdź/Odrzuć: Przyciski akcji zgodnie z Twoimi uprawnieniami i statusem wniosku

Podstawowe operacje

Tworzenie wniosku urlopowego

Wniosek urlopowy możesz stworzyć dla siebie lub (jeśli masz uprawnienia) dla innego pracownika.

Procedura tworzenia wniosku:

1. W zakładce Wnioski wybierz pracownika, dla którego chcesz stworzyć wniosek
2. Kliknij zielony przycisk Wnioskuj o urlop za użytkownika [imię i nazwisko]
3. W oknie dialogowym wypełnij wymagane pola:
   • Kto: Imię i nazwisko pracownika (jest wypełnione automatycznie, tylko informacyjnie)
   • Rodzaj: Wybierz typ urlopu (wypoczynkowy, bezpłatny, sick day itd.)
   • Od: Data rozpoczęcia urlopu
   • Do: Data zakończenia urlopu (może być taka sama jak data rozpoczęcia w przypadku urlopu jednodniowego)
4. W zależności od ustawień firmy wypełnij pozostałe pola:
   • Pierwszy dzień urlopu: Cały dzień lub pół dnia (przy naliczaniu w dniach)
   • Ostatni dzień: Cały dzień lub pół dnia (przy naliczaniu w dniach)
   • Pierwszy dzień od: Liczba godzin w pierwszym dniu (przy naliczaniu w godzinach)
   • Ostatni dzień do: Liczba godzin w ostatnim dniu (przy naliczaniu w godzinach)
   • Miejsce: Miejsce pobytu podczas urlopu (opcjonalne, jeśli funkcja jest włączona)
   • Zastępstwo: Imię i nazwisko zastępcy (jeśli funkcja jest włączona i ustawiona jako obowiązkowa)
5. Przy naliczaniu w godzinach automatycznie wyświetli się lista poszczególnych dni z możliwością edycji liczby godzin dla każdego dnia
6. System automatycznie sprawdza, czy masz wystarczający limit urlopowy. Jeśli przekraczasz limit i nie jest dozwolone saldo ujemne, przycisk Zapisz będzie nieaktywny
7. Kliknij zielony przycisk Zapisz, aby wysłać wniosek

Ważne informacje przy tworzeniu wniosku:

• Urlop musi mieścić się w ramach jednego roku kalendarzowego – nie można wnioskować o urlop przechodzący na przełom roku
• Jeśli nie masz ustawionego planu pracy dla danego dnia, pojawi się ostrzeżenie i wniosek nie będzie mógł zostać utworzony
• Po wysłaniu wniosku automatycznie wysyłany jest e-mail do przełożonych, którzy mogą zatwierdzić urlop
• Pracownik otrzymuje e-mail z potwierdzeniem utworzenia wniosku

Zatwierdzanie wniosku urlopowego

Jeśli masz uprawnienia do zatwierdzania urlopów, możesz zatwierdzać wnioski swoich podwładnych lub wszystkich pracowników (zależnie od ustawień).

Procedura zatwierdzania:

1. Przejdź do zakładki Wnioski
2. Kliknij filtr Do zatwierdzenia – wyświetlą się tylko wnioski oczekujące na Twoją akceptację
3. Sprawdź szczegóły wniosku:
   • Datę i czas trwania urlopu
   • Pozostały limit urlopowy pracownika
   • Klikając przycisk Inni w tym terminie dowiesz się, kto jeszcze ma urlop w danym okresie
4. Kliknij zielony przycisk Zatwierdź
5. Jeśli urlop zaczyna się w przeszłości lub dzisiaj, pojawi się ostrzeżenie, że może nie zostać w całości przeniesiony do listy obecności – potwierdź przyciskiem OK
6. Wniosek zostaje zatwierdzony i system:
   • Automatycznie zapisuje urlop na liście obecności
   • Odejmuje urlop od limitu pracownika
   • Wysyła e-mail do pracownika z informacją o zatwierdzeniu
   • Jeśli ustawiony jest finalny akceptant, przesyła wniosek do niego w celu ostatecznego zatwierdzenia

Zatwierdzanie wielostopniowe:

Jeśli w ustawieniach zdefiniowano finalnego akceptanta (np. dyrektora firmy), zatwierdzanie odbywa się w dwóch etapach:

1. Pierwszy etap: Bezpośredni przełożony zatwierdza wniosek – status zmienia się na „Częściowo zatwierdzone”
2. Drugi etap: Finalny akceptant (np. dyrektor) zatwierdza wniosek – status zmienia się na „Zatwierdzono”, a urlop zostaje przeniesiony do listy obecności

Odrzucanie wniosku urlopowego

Jeśli nie możesz zatwierdzić wniosku, możesz go odrzucić, podając przyczynę.

Procedura odrzucania:

1. W zakładce Wnioski z filtrem Do zatwierdzenia znajdź wniosek, który chcesz odrzucić
2. Kliknij czerwony przycisk Odrzuć
3. W oknie dialogowym wypełnij wymagane pole:
   • Powód odrzucenia: Podaj wyjaśnienie, dlaczego nie możesz zatwierdzić urlopu (np. „Niewystarczająca obsada na zmianie”, „Termin nieodpowiedni ze względu na projekt”)
4. Kliknij zielony przycisk Zapisz
5. Wniosek zostaje odrzucony i system:
   • Zmienia status na „Odrzucono”
   • Wysyła e-mail do pracownika z informacją o odrzuceniu wraz z podaniem powodu
   • Limit urlopowy pozostaje bez zmian

Anulowanie zatwierdzonego urlopu

Jeśli urlop został już zatwierdzony, ale zachodzi potrzeba jego anulowania (np. z powodu zmiany planów lub sytuacji w pracy), można go anulować w całości lub tylko częściowo.

Anulowanie urlopu przez przełożonego:

1. W zakładce Wnioski z filtrem Zatwierdzone znajdź urlop, który chcesz anulować
2. Kliknij pomarańczowy przycisk Anuluj urlop
3. W oknie dialogowym wypełnij:
   • Powód anulowania: Podaj wyjaśnienie, dlaczego urlop jest anulowany
   • Anuluj: Wybierz „Całość” lub „Tylko część”
4. Jeśli anulujesz tylko część urlopu:
   • Wyświetlą się informacje o pierwotnym terminie urlopu
   • Wybierz Od i Do – zakres czasu, który ma zostać anulowany
5. Kliknij zielony przycisk Zapisz
6. Urlop zostaje anulowany i system:
   • Usuwa wpis o urlopie z listy obecności
   • Zwraca limit urlopowy pracownikowi
   • Wysyła e-mail do pracownika z informacją o anulowaniu

Wniosek o anulowanie urlopu przez pracownika:

Jeśli pracownik musi anulować swój już zatwierdzony urlop, ale nie ma uprawnień do jego bezpośredniego anulowania, może poprosić przełożonego o anulowanie.

1. Pracownik znajduje swój zatwierdzony urlop w zakładce Wnioski
2. Klika pomarańczowy przycisk Wnioskuj o anulowanie urlopu
3. Wpisuje powód anulowania i ewentualnie wybiera zakres czasu, który chce anulować
4. Klika Zapisz
5. Status wniosku zmienia się na „Do anulowania” i pojawia się w sekcji Do anulowania
6. Przełożony otrzymuje e-mail o wniosku o anulowanie
7. Przełożony w zakładce Do anulowania znajduje wniosek i klika przycisk Anuluj urlop
8. Potwierdza anulowanie, a urlop zostaje anulowany ze zwrotem limitu

Sprawdzanie współpracowników na urlopie w danym terminie

Przed zatwierdzeniem urlopu warto sprawdzić, kto jeszcze ma urlop w danym terminie, aby zapewnić odpowiednią obsługę zadań służbowych.

Procedura:

1. W tabeli wniosków znajdź konkretny wniosek
2. Kliknij niebieski przycisk Inni w tym terminie z ikoną znaku zapytania
3. Pojawi się okno dialogowe z listą pracowników, którzy mają urlop w danym okresie
4. Lista jest podzielona na poszczególne dni i według statusu urlopu:
   • Zatwierdzone urlopy: Już potwierdzone urlopy
   • Częściowo zatwierdzone: Urlopy oczekujące na finalnego akceptanta
   • Oczekujące na zatwierdzenie: Jeszcze niezatwierdzone wnioski
5. Na podstawie tych informacji możesz zdecydować, czy zatwierdzić urlop, czy poprosić o zmianę terminu

Funkcje zaawansowane

Eksport danych

Moduł Urlopy oferuje dwa typy eksportów na potrzeby księgowości płacowej i działu HR.

Eksport zestawienia urlopów do Excela

Eksport do Excela tworzy przejrzystą tabelę ze wszystkimi urlopami w danym miesiącu.

1. W zakładce Wnioski ustaw filtry według potrzeb (rok, miesiąc, pracownik)
2. Kliknij przycisk Pobierz zestawienie urlopów w Excelu za ten miesiąc
3. Plik Excel (XLSX) zostanie automatycznie pobrany na Twój komputer
4. Eksport zawiera:
   • Imię i nazwisko pracownika
   • Datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu
   • Liczbę dni lub godzin
   • Rodzaj urlopu
   • Miejsce pobytu
   • Status zatwierdzenia
   • Informację, kto i kiedy zatwierdził

Eksport do CSV dla IS Premier

Eksport CSV jest przeznaczony do importu do systemu płacowego IS Premier.

1. W zakładce Wnioski ustaw miesiąc i rok, który chcesz wyeksportować
2. Kliknij przycisk CSV - Pobierz eksport urlopów za ten miesiąc do importu do IS Premier
3. Plik CSV zostanie automatycznie pobrany
4. Plik CSV zawiera dane w formacie kompatybilnym z IS Premier:
   • Numer ewidencyjny pracownika
   • Datę urlopu
   • Liczbę godzin lub dni
   • Kod typu urlopu
5. Zaimportuj plik do IS Premier zgodnie z jego dokumentacją

Widoki kalendarza

Widoki kalendarza zapewniają wizualny przegląd urlopów w firmie.

Przegląd miesięczny

1. Kliknij zakładkę Przegląd miesięczny w górnym panelu
2. Wyświetli się kalendarz danego miesiąca z urlopami zaznaczonymi kolorami
3. Każdy pracownik ma swój wiersz, w którym kolorami zaznaczone są dni urlopu
4. Kolory odpowiadają rodzajom urlopów zgodnie z ustawieniami:
   • Urlop wypoczynkowy - np. zielony
   • Urlop bezpłatny - np. czerwony
   • Sick day - np. pomarańczowy
   • Odbiór nadgodzin - np. niebieski
5. Klikając w konkretny dzień w kalendarzu, możesz wyświetlić szczegóły urlopu
6. Używając strzałek, możesz przechodzić między miesiącami
7. Filtr pozwala wyświetlić tylko konkretne rodzaje urlopów lub konkretnych pracowników

Przegląd roczny

1. Kliknij zakładkę Przegląd roczny w górnym panelu
2. Wyświetli się kalendarz całoroczny z przeglądem urlopów
3. Każdy miesiąc jest wyświetlany w osobnej kolumnie
4. Wiersze reprezentują poszczególnych pracowników
5. Oznaczenia kolorystyczne odpowiadają rodzajom urlopów, tak jak w przeglądzie miesięcznym
6. Ten widok jest idealny do:
   • Planowania urlopów na cały rok z wyprzedzeniem
   • Identyfikacji okresów z dużą liczbą pracowników na urlopie
   • Kontroli równomiernego rozłożenia urlopów w ciągu roku

Pozostałe urlopy

1. Kliknij zakładkę Pozostałe urlopy w górnym panelu
2. Wyświetli się tabela ze wszystkimi pracownikami i ich limitami urlopowymi
3. Dla każdego pracownika widać:
   • Całkowity limit urlopowy w bieżącym roku
   • Liczbę już wykorzystanych dni lub godzin
   • Pozostały limit (całkowity limit minus wykorzystane)
   • Liczbę dni lub godzin w niezatwierdzonych wnioskach
   • Rzeczywiście dostępne saldo (pozostały limit minus niezatwierdzone wnioski)
4. Tabelę można sortować według poszczególnych kolumn, klikając w ich nazwy
5. To zestawienie pomaga:
   • Działowi HR śledzić wykorzystanie urlopów
   • Kadrze kierowniczej planować urlopy podwładnych
   • Pracownikom sprawdzić, ile urlopu im pozostało
   • Zidentyfikować pracowników, którzy nie wykorzystali urlopu

Zarządzanie limitami urlopowymi

Limity urlopowe ustawia się w sekcji Ustawienia → Urlopy w zakładce Uprawnienia użytkownika.

Ustawianie limitu dla poszczególnych pracowników:

1. Przejdź do Ustawienia → Urlopy
2. Otwórz zakładkę Uprawnienia użytkownika
3. W górnej części wybierz rok, dla którego chcesz ustawić limity
4. W tabeli znajdź pracownika i wpisz liczbę dni lub godzin w odpowiedniej kolumnie według rodzaju urlopu:
   • Liczba dni na rok - Urlop wypoczynkowy: Standardowy limit (zazwyczaj 20-26 dni rocznie)
   • Liczba godzin na rok - Urlop wypoczynkowy: Przy naliczaniu w godzinach
   • Sick day: Liczba sick days rocznie (jeśli pracownikowi przysługują)
   • Inne rodzaje zgodnie z ustawieniami firmy
5. Dla sick days można ustawić również limit miesięczny:
   • Wypełnij pole Maks/miesiąc pod główną liczbą
   • Jeśli nie chcesz limitu miesięcznego, zostaw pole puste lub wpisz 0
6. Wartości zapisują się automatycznie po opuszczeniu pola

Śledzenie wykorzystania urlopu:

• W zakładce Wnioski pod tabelą widać podsumowanie dla wybranego pracownika:
  • Całkowity limit na dany rodzaj urlopu w roku
  • Wykorzystano w tym roku (zatwierdzone urlopy)
  • W niezatwierdzonych wnioskach (oczekujące wnioski)
  • Pozostało (limit minus wykorzystane minus niezatwierdzone)
• Przy tworzeniu nowego wniosku system automatycznie sprawdza dostępne saldo
• Jeśli pracownik nie ma wystarczającego limitu i nie jest dozwolone saldo ujemne, wniosek nie może zostać wysłany

Historia zmian limitów:

1. W Ustawienia → Urlopy przejdź do zakładki Historia uprawnień
2. Wyświetli się kompletna historia wszystkich zmian w limitach urlopowych:
   • Kto dokonał zmiany
   • Kiedy zmiana została dokonana
   • Dla którego pracownika
   • Jaka była pierwotna i nowa wartość
   • Którego roku dotyczyła zmiana
3. Historia służy do audytu i kontroli poprawności ustawionych limitów

Ustawienia specjalne

Tryb ciągły - średnia

Dla firm z ciągłym trybem 3-zmianowym bez planu pracy istnieje specjalny tryb:

1. W Ustawienia → Urlopy w zakładce Uprawnienia użytkownika znajdź kolumnę Tryb ciągły - średnia
2. Zaznacz pole przy pracownikach pracujących w trybie ciągłym
3. System podczas wpisywania urlopu na listę obecności używa uśrednionej liczby godzin równomiernie na wszystkie dni tygodnia, w tym soboty, niedziele i święta
4. Urlop jest zapisywany ze średnią liczbą godzin dziennie zamiast według planu pracy

Automatyczne wysyłanie informacji po zatwierdzeniu

Możesz ustawić, aby po zatwierdzeniu urlopu automatycznie wysyłany był e-mail do innych osób (np. kadrowej, asystenta):

1. W Ustawienia → Urlopy w zakładce Uprawnienia użytkownika znajdź kolumnę Po zatwierdzeniu wyślij dodatkowo info do
2. Przy konkretnym pracowniku kliknij przycisk Wybierz użytkowników
3. W oknie dialogowym zaznacz użytkowników, którzy mają otrzymać kopię e-maila o zatwierdzeniu
4. Kliknij Zapisz
5. Od tego momentu po zatwierdzeniu urlopu danego pracownika wybrani użytkownicy automatycznie otrzymają kopię e-maila z powiadomieniem
6. Aby ustawić to zbiorczo, kliknij zielony przycisk Ustaw zbiorczo w nagłówku kolumny i wybierz użytkowników, którzy będą powiadamiani przy wszystkich pracownikach

Integracja z innymi modułami

Połączenie z modułem Obecność

Moduł Urlopy jest ściśle powiązany z modułem Obecność (WorkAttendance):

Automatyczne wpisywanie do listy obecności

• Po zatwierdzeniu urlopu automatycznie tworzony jest wpis w module Obecność
• Każdy dzień urlopu jest zapisywany jako czas przepracowany zgodnie z typem urlopu
• Urlop wypoczynkowy liczy się jako czas przepracowany dla celów obliczania wynagrodzenia
• Urlop bezpłatny jest zapisywany, ale nie wlicza się do czasu przepracowanego

Połączenie z planem pracy

• Przy tworzeniu wniosku urlopowego system sprawdza, czy pracownik ma ustawiony plan pracy na dany dzień
• Jeśli plan nie jest ustawiony, wniosku nie można utworzyć (pojawi się ostrzeżenie)
• Liczba godzin urlopu jest automatycznie obliczana według planu pracy:
  • Jeśli pracownik ma w danym dniu zaplanowane 8 godzin, urlop zostanie zapisany jako 8 godzin
  • Jeśli ma w danym dniu zmianę 12-godzinną, urlop zostanie zapisany jako 12 godzin
  • Weekendy i święta są automatycznie pomijane (jeśli nie są w planie jako pracujące)

Edycja obecności przy anulowaniu urlopu

• Przy anulowaniu zatwierdzonego urlopu system automatycznie usuwa wpisy z listy obecności
• Przy anulowaniu częściowym usuwane są tylko dni w podanym zakresie
• Limit urlopowy zostaje automatycznie zwrócony pracownikowi

Połączenie z terminalami RCP

Jeśli Twoja firma korzysta z terminali RCP (czytniki kart, czytniki biometryczne):

• Zatwierdzony urlop jest automatycznie synchronizowany z terminalami
• Pracownik nie musi korzystać z terminala podczas urlopu
• Jeśli pracownik mimo to użyje terminala (omyłkowo przyjdzie do pracy), system powiadomi, że ma zapisany urlop
• Przełożony może edytować obecność i ręcznie zamienić urlop na czas przepracowany

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania

Pytanie: Nie mogę stworzyć wniosku urlopowego, wyświetla się komunikat o błędzie planu pracy

Rozwiązanie: Ten błąd oznacza, że na dzień, w którym chcesz wziąć urlop, nie masz ustawionego planu pracy. Skontaktuj się ze swoim przełożonym lub działem HR, aby przygotowali plan pracy na ten dzień. Jeśli pracujesz na zmiany nocne, wnioskuj o urlop w dniu, w którym zmiana się zaczyna, a nie kończy.

Pytanie: System nie pozwala mi wysłać wniosku urlopowego, przycisk Zapisz jest nieaktywny

Rozwiązanie: Dzieje się tak, gdy:

• Nie masz wystarczającego limitu urlopowego i nie jest dozwolone saldo ujemne – sprawdź pozostały limit w zakładce Pozostałe urlopy
• Przekraczasz miesięczny limit sick days – podziel urlop na więcej miesięcy lub poproś o inny rodzaj urlopu
• Wnioskujesz o urlop na przełomie roku – system wymaga, aby urlop mieścił się w ramach jednego roku kalendarzowego
• Nie wypełniłeś wszystkich wymaganych pól – sprawdź, czy wybrałeś rodzaj urlopu oraz daty od i do

Pytanie: Chcę anulować swój zatwierdzony urlop, ale nie mam przycisku Anuluj urlop

Rozwiązanie: Jeśli nie masz uprawnień do bezpośredniego anulowania urlopu, możesz złożyć wniosek o anulowanie. Kliknij przycisk Wnioskuj o anulowanie urlopu, podaj powód i wyślij wniosek. Twój przełożony otrzyma e-mail i będzie mógł zatwierdzić wniosek o anulowanie. Po tym urlop zostanie anulowany, a limit zwrócony.

Pytanie: Zatwierdziłem urlop, ale nie zapisał się na liście obecności

Rozwiązanie: Może się to zdarzyć, gdy:

• Urlop został zatwierdzony po dacie jego rozpoczęcia – w takim przypadku system ostrzega, że może nie zapisać się w całości. Sprawdź listę obecności i uzupełnij brakujące dni ręcznie w module Obecność
• Pracownik nie ma ustawionego planu pracy na te dni – uzupełnij plan pracy, a następnie anuluj i ponownie zatwierdź urlop lub edytuj listę obecności ręcznie
• W module Obecność istnieją już inne wpisy na dany dzień (np. praca, choroba) – system nie nadpisze istniejących wpisów. Usuń kolidujące wpisy z listy obecności i ponownie zatwierdź urlop

Pytanie: Ile mogę wykorzystać sick days w miesiącu?

Rozwiązanie: Liczba sick days na miesiąc jest ustawiona w Ustawienia → Urlopy w zakładce Uprawnienia użytkownika. Jeśli przy sick days widzisz pole „Maks/miesiąc” z wpisaną wartością, jest to Twój miesięczny limit. Jeśli pole jest puste lub zawiera 0, nie masz limitu miesięcznego i możesz korzystać z sick days do wysokości limitu rocznego. Skontaktuj się z działem HR, aby poznać swój konkretny limit.

Pytanie: Widzę na liście wnioski, których nie mogę zatwierdzić, ponieważ nie jestem przełożonym danego pracownika

Rozwiązanie: Jeśli masz uprawnienie „Widoczność wszystkich niezatwierdzonych urlopów” lub „Widoczność urlopów użytkowników”, możesz widzieć wnioski również tych pracowników, których nie zatwierdzasz. Jest to przydatne dla działu HR i kierownictwa firmy, aby mieć podgląd wszystkich wniosków. Wnioski, które możesz zatwierdzić, rozpoznasz po tym, że masz przy nich aktywne przyciski Zatwierdź i Odrzuć. Pozostałe wnioski służą wyłącznie do celów informacyjnych.

Pytanie: Jak działa finalny akceptant i dlaczego mój wniosek ma status „Częściowo zatwierdzone”?

Rozwiązanie: Finalny akceptant jest ustawiany w Ustawienia → Urlopy w zakładce Ustawienia ogólne. Jeśli ta funkcja jest aktywna, urlop musi przejść przez dwa etapy zatwierdzania:

1. Twój bezpośredni przełożony zatwierdza wniosek – status zmienia się na „Częściowo zatwierdzone”
2. Finalny akceptant (np. dyrektor) musi jeszcze potwierdzić wniosek – dopiero wtedy status zmieni się na „Zatwierdzono”, a urlop zostanie zapisany na liście obecności

Zapewnia to, że ważne urlopy (zwłaszcza dłuższe lub w krytycznych okresach) są zatwierdzane również przez najwyższe kierownictwo. Limit urlopowy jest odejmowany dopiero po finalnym zatwierdzeniu.

Pytanie: Czy mogę mieć ujemne saldo urlopu?

Rozwiązanie: Zależy to od ustawień Twojej firmy. W Ustawienia → Urlopy w zakładce Ustawienia ogólne znajduje się tabela z poszczególnymi rodzajami urlopów i kolumną „Zezwalaj na wykorzystanie na minus”:

• Jeśli funkcja jest włączona (zaznaczona) dla danego rodzaju urlopu, możesz stworzyć wniosek, nawet jeśli Twój limit jest niewystarczający lub już wykorzystany. Decyzja o zatwierdzeniu takiego wniosku należy jednak do osoby zatwierdzającej
• Jeśli funkcja jest wyłączona (niezaznaczona), system nie pozwoli na wysłanie wniosku, który spowodowałby saldo ujemne. Przycisk Zapisz będzie nieaktywny

Skontaktuj się z działem HR lub swoim przełożonym, jeśli potrzebujesz wziąć urlop wykraczający poza Twój limit.

Wskazówki dla efektywnej pracy

Dla pracowników:

• Wnioskuj o urlop z odpowiednim wyprzedzeniem (co najmniej 2 tygodnie wcześniej), aby przełożony miał czas na sprawdzenie i zatwierdzenie wniosku
• Przed stworzeniem wniosku sprawdź w zakładce Pozostałe urlopy, ile urlopu Ci zostało
• Skorzystaj z przycisku Inni w tym terminie, aby dowiedzieć się, kto jeszcze będzie na urlopie w danym okresie – możesz wtedy wybrać inny termin, jeśli Twoja nieobecność mogłaby spowodować problem
• Jeśli musisz anulować zatwierdzony urlop, zrób to jak najszybciej, aby kierownictwo mogło się przygotować
• Śledź powiadomienia e-mail – system informuje Cię o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku

Dla przełożonych i osób zatwierdzających:

• Regularnie sprawdzaj zakładkę Do zatwierdzenia – liczbę oczekujących wniosków widzisz w czerwonym badge'u
• Zanim zatwierdzisz wniosek, kliknij Inni w tym terminie, aby upewnić się, że nie będzie problemu z obsadą zmian
• Korzystaj z widoków kalendarza (Przegląd miesięczny i Przegląd roczny) do planowania urlopów w zespole
• Monitoruj zakładkę Pozostałe urlopy i przypominaj pracownikom, którzy pod koniec roku mają dużo niewykorzystanego urlopu
• Jeśli odrzucasz wniosek, zawsze podawaj jasny i zrozumiały powód – pomoże to pracownikowi wybrać lepszy termin
• Do eksportu do systemu płacowego używaj regularnie Eksportu CSV dla IS Premier zawsze na koniec miesiąca

Dla działu HR i administratorów:

• Na początku każdego roku aktualizuj limity urlopowe w Ustawienia → Urlopy w zakładce Uprawnienia użytkownika
• Śledź Historię uprawnień w celu audytu zmian w limitach
• Sprawdź, czy wszyscy pracownicy mają poprawnie ustawione uprawnienia, a przełożeni mogą zatwierdzać urlopy swoich podwładnych
• Regularnie sprawdzaj zakładkę Pozostałe urlopy i powiadamiaj pracowników z wysokim saldem przed końcem roku
• Korzystaj z filtra Do zatwierdzenia - wszystko, aby upewnić się, że żadne wnioski nie pozostają długo bez akceptacji z powodu braku osoby zatwierdzającej
• Regularnie eksportuj zestawienia do Excela w celu archiwizacji i raportowania

Skróty klawiszowe i szybkie akcje:

• W tabeli wniosków możesz sortować według dowolnej kolumny, klikając w jej nagłówek
• Podwójne kliknięcie na wiersz w tabeli otwiera profil pracownika
• Używaj filtrów do szybkiego wyświetlania tylko istotnych wniosków (Do zatwierdzenia, Zatwierdzone itd.)
• W widokach kalendarza możesz przełączać się między miesiącami za pomocą strzałek lub wybierając z listy rozwijanej

REST API

Przegląd REST API

Moduł Urlopy udostępnia REST API do integracji z aplikacjami mobilnymi i systemami zewnętrznymi. API umożliwia automatyzację tworzenia wniosków, zatwierdzania i pobierania zestawień urlopowych.

Aktywacja REST API

1. Przejdź do Ustawienia → Urlopy
2. Otwórz zakładkę RestAPI
3. Zaznacz pole Włącz REST API
4. Kliknij gdziekolwiek poza polem w celu automatycznego zapisu
5. API jest teraz aktywne i dostępne pod adresem Twojego serwera eIntranet

Autentykacja

Przed każdą operacją API należy się zalogować i uzyskać token autentykacyjny.

Endpoint: POST /RestAPI/Login

Parametry:

• username: Nazwa użytkownika
• password: Hasło użytkownika

Odpowiedź: Token autentykacyjny, którego należy użyć w nagłówku wszystkich kolejnych żądań.

Dostępne endpointy API

1. Pobieranie listy typów urlopów

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetTypes

Opis: Zwraca listę wszystkich dostępnych rodzajów urlopów w systemie.

Odpowiedź zawiera:

• ID typu urlopu
• Nazwę typu (wypoczynkowy, bezpłatny, sick day itd.)
• Informację, czy można wnioskować o pół dnia

2. Pobieranie listy wniosków

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetList

Parametry:

• year: Rok do filtrowania (opcjonalnie)
• month: Miesiąc do filtrowania (opcjonalnie)
• status: Status wniosku (opcjonalnie): 0=oczekuje, 1=zatwierdzono, 2=odrzucono, 3=anulowano, 4=do anulowania, 5=częściowo zatwierdzono
• idUser: Filtrowanie według konkretnego użytkownika (opcjonalnie)

Odpowiedź zawiera tablicę wniosków z informacjami:

• ID wniosku
• ID użytkownika i imię/nazwisko
• Datę od i do
• Liczbę dni lub godzin
• Typ urlopu
• Status wniosku
• Informację, kto i kiedy zatwierdził/odrzucił
• Miejsce pobytu i zastępcę

3. Tworzenie nowego wniosku

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Create

Parametry:

• idUser: ID użytkownika, dla którego tworzysz wniosek
• from: Data rozpoczęcia (format: YYYY-MM-DD)
• to: Data zakończenia (format: YYYY-MM-DD)
• idWorkattendance_days_type: ID typu urlopu (z endpointu GetTypes)
• misto_pobytu: Miejsce pobytu (opcjonalnie)
• SubstituteZastup: Nazwisko zastępcy (opcjonalnie)

Odpowiedź:

• ID utworzonego wniosku
• Potwierdzenie wysłania e-maili do przełożonych

4. Zatwierdzanie wniosku

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Approve/{id}

Parametry:

• id: ID wniosku do zatwierdzenia (w URL)

Odpowiedź:

• Potwierdzenie zatwierdzenia
• Informację, czy urlop został zapisany na liście obecności
• Informację o wysłaniu e-maila do pracownika

5. Odrzucanie wniosku

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Decline/{id}

Parametry:

• id: ID wniosku do odrzucenia (w URL)
• reason: Powód odrzucenia (obowiązkowe)

Odpowiedź:

• Potwierdzenie odrzucenia
• Informację o wysłaniu e-maila do pracownika

6. Usuwanie wniosku

Endpoint: DELETE /RestAPI/Vacation/Delete/{id}

Parametry:

• id: ID wniosku do usunięcia (w URL)
• reason: Powód usunięcia (opcjonalnie)

Odpowiedź:

• Potwierdzenie usunięcia wniosku

Uprawnienia dla API

API respektuje te same uprawnienia co interfejs webowy:

• Możesz tworzyć wnioski tylko dla siebie lub dla użytkowników, do których masz uprawnienia
• Możesz zatwierdzać tylko wnioski użytkowników, dla których masz uprawnienia osoby zatwierdzającej
• Lista wniosków wyświetla tylko wnioski w ramach Twoich uprawnień

Przykład użycia API

Przykład tworzenia wniosku za pomocą API w języku Python:

import requests

# Logowanie
login_data = {
    'username': 'jan.kowalski',
    'password': 'haslo123'
}
login_response = requests.post('https://twoja-firma.eintranet.net/RestAPI/Login', data=login_data)
token = login_response.json()['token']

# Tworzenie wniosku
headers = {'Authorization': f'Bearer {token}'}
vacation_data = {
    'idUser': 123,
    'from': '2025-08-01',
    'to': '2025-08-10',
    'idWorkattendance_days_type': 2,
    'misto_pobytu': 'Chorwacja'
}
create_response = requests.post('https://twoja-firma.eintranet.net/RestAPI/Vacation/Create',
                               headers=headers,
                               data=vacation_data)

print(f"Wniosek utworzony z ID: {create_response.json()['idVacations']}")