Szabadságok

Áttekintés

A Szabadságok modul a vállalati alkalmazottak szabadságainak teljes körű kezelésére és nyilvántartására szolgál. Lehetővé teszi az alkalmazottak számára szabadságkérelmek létrehozását, a vezetők számára azok jóváhagyását vagy elutasítását, a felhasználás és a fennmaradó szabadságkeretek nyomon követését, valamint a bérszámfejtéshez szükséges kimutatások exportálását. A rendszer különböző szabadságtípusokat és rugalmas jóváhagyási workflow-t támogat, beleértve a végső jóváhagyó lehetőségét is.

Kulcsfunkciók

• Szabadságkérelmek létrehozása az alkalmazottak vagy feletteseik által
• Rugalmas jóváhagyási workflow többkörös jóváhagyási lehetőséggel
• Különböző szabadságtípusok támogatása (alapszabadság, fizetés nélküli, sick day, pótszabadság/csúsztatás, fizetett távollét)
• Szabadság számítása napokban vagy órákban a vállalati beállítások szerint
• A felhasználás és a fennmaradó szabadságkeretek nyomon követése az egyes alkalmazottaknál
• Éves és havi naptárnézetek a teljes csapat szabadságairól
• Konfliktusok megjelenítése – ki más van még szabadságon az adott időszakban
• A jóváhagyott szabadságok automatikus átvezetése a jelenléti ívbe
• Exportálás Excel és CSV formátumba az IS Premier bérszámfejtő rendszerrel való integrációhoz
• Email értesítések kérelem benyújtásakor, jóváhagyásakor vagy elutasításakor
• Jóváhagyott szabadság törlésének vagy részleges törlésének lehetősége
• REST API mobilalkalmazásokhoz és külső rendszerekhez

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a modul

Navigációs útvonal: Alkalmazottak → Szabadságok

Modul beállításai

Beállítások útvonala: Beállítások → Szabadságok

A modul beállításaiban a következőket konfigurálhatja:

• Felhasználói jogosultságok az egyes alkalmazottak számára (ki igényelhet, hagyhat jóvá, láthat szabadságokat)
• Szabadságkeretek az egyes alkalmazottak és évek számára
• A modul általános paraméterei (számítási mód, végső jóváhagyó, értesítések)
• Használható szabadságtípusok
• Színek az egyes szabadságtípusok megjelenítéséhez a naptárban
• REST API hozzáférés mobilalkalmazásokhoz

Felhasználói jogosultságok

A Szabadságok modul a következő jogosultsági szintekkel dolgozik:

Igénylés és jóváhagyás a kiválasztott felhasználóknak

Jogosultság	Leírás
Nincs hozzáférés	A felhasználó nem fér hozzá a szabadságok modulhoz
Szabadság igénylése	A felhasználó csak saját maga számára hozhat létre kérelmeket és csak a saját szabadságait látja
A felhasználó létrehozhat és jóváhagyhat szabadságkérelmeket konkrét beosztott felhasználók számára
Minden nem jóváhagyott szabadság megtekintése	A felhasználó látja a cégnél az összes várakozó és elutasított kérelmet (például HR osztály)
Igénylés és jóváhagyás mindenki számára	Teljes hozzáférés a cég összes szabadságához, beleértve a jóváhagyást is
Havi áttekintés letöltése	Jogosultság a szabadság-kimutatások XLS és CSV formátumba történő exportálásához

A vezetők számára ezen felül beállítható:

• Felhasználók szabadságainak megtekintése: Lehetőség más alkalmazottak jóváhagyott szabadságainak megtekintésére (nem csak azokéra, akiknek jóváhagy)
• Igénylés a felhasználó nevében: Lehetőség szabadságkérelmek létrehozására más alkalmazottak nevében
• Jóváhagyás után plusz információ küldése ide: Automatikus email küldése további személyeknek a szabadság jóváhagyása után

Felhasználói felület

Főképernyő - lapfülek

A Szabadságok modul négy fő lapfület tartalmaz a felső panelen:

1. Kérelmek

Szabadságkérelmek áttekintő táblázata. Itt böngészheti az összes kérelmet, szűrheti őket állapot szerint, megtekintheti a részleteket, és végrehajthatja a jóváhagyási vagy elutasítási műveleteket.

2. Havi áttekintés

Havi naptárnézet, amely megjeleníti az összes alkalmazott szabadságát az adott hónapban. A szabadságok típus szerint színekkel vannak megkülönböztetve (alapszabadság, fizetés nélküli, sick day stb.). Ideális a tervezéshez és annak ellenőrzéséhez, hogy ki lesz távol az adott időszakban.

3. Éves áttekintés

Éves naptárnézet, amely egész éves áttekintést nyújt a cég szabadságairól. Lehetővé teszi a magas szabadságolási arányú időszakok gyors azonosítását.

4. Fennmaradó szabadságok

Az egyes alkalmazottak fennmaradó szabadságkereteinek áttekintése. Megjeleníti az egyes alkalmazottak számára az aktuális évben még rendelkezésre álló napok vagy órák számát.

Szűrők és keresés

A Kérelmek lapfülön a következő szűrők állnak rendelkezésre:

Alkalmazott kiválasztása

• Mindegyik: Megjeleníti az összes alkalmazott kérelmét (a jogosultságai keretein belül)
• Konkrét alkalmazott: Választás azon alkalmazottak listájából, akikhez hozzáférése van

Időbeli szűrők

• Év: Az év kiválasztása a kérelmek megjelenítéséhez (aktuális év, előző év, következő év)
• Hónap: Opcionális szűkítés egy konkrét hónapra vagy a teljes év megjelenítése

Szabadság típusa

• Mindegyik: Minden szabadságtípus
• Alapszabadság: Standard fizetett szabadság
• Fizetés nélküli szabadság: Munkabérre való jogosultság nélküli távollét
• Sick day: Betegség esetén igénybe vehető szabadnapok (ha az alkalmazott jogosult rá)
• Pótszabadság/Csúsztatás: Túlóra vagy ünnepnapi munkavégzés ellentételezése
• Fizetett távollét: Egyéb típusú fizetett távollétek
• További típusok a cég konfigurációja szerint

Állapot szerinti szűrők

• Mindegyik: Minden kérelem, állapottól függetlenül
• Jóváhagyásra vár: Az Ön jóváhagyására váró kérelmek (a szám egy piros jelvényben látható)
• Jóváhagyásra vár - mind: A cégnél lévő összes nem jóváhagyott kérelem (csak bővített jogosultságú felhasználók számára)
• Jóváhagyott: Már jóváhagyott szabadságok
• Elutasított: Elutasított kérelmek, az elutasítás okával együtt
• Elutasított - mind: A cégnél lévő összes elutasított kérelem (csak bővített jogosultságú felhasználók számára)
• Törlésre vár: Már jóváhagyott szabadság törlésére irányuló kérelmek, amelyek az Ön megerősítésére várnak
• Törölt: Törölt szabadságok
• Törölt - mind: A cégnél lévő összes törölt szabadság (csak bővített jogosultságú felhasználók számára)

Kérelmek táblázatának oszlopai

A kérelmek táblázata a következő információkat jeleníti meg:

• Vezetéknév, keresztnév: Az alkalmazott neve (kattintható link a felhasználó részleteihez)
• Dátum -tól: A szabadság kezdete a hét napjával együtt (pl. "2025.07.15 (Ke)")
• Dátum -ig: A szabadság vége a hét napjával együtt
• Nap / Óra: A szabadság napjainak vagy óráinak száma (a vállalati beállítások szerint). Óra üzemmód esetén a napokra átszámított érték is megjelenik
• Típus: Szabadság típusa (alapszabadság, fizetés nélküli, sick day stb.)
• Helyszín: Tartózkodási hely a szabadság alatt (ha ki lett töltve)
• Helyettesíti: Ki helyettesíti az alkalmazottat a szabadság alatt (ha a funkció be van kapcsolva)
• Jóváhagyva: Jóváhagyási állapot információval arról, hogy ki és mikor hagyta jóvá/utasította el
• Jóváhagyás/Elutasítás: Műveleti gombok az Ön jogosultságai és a kérelem állapota szerint

Alapvető műveletek

Szabadságkérelem létrehozása

Szabadságkérelmet létrehozhat saját maga számára, vagy (ha van jogosultsága) egy másik alkalmazott számára.

A kérelem létrehozásának menete:

1. A Kérelmek lapfülön válassza ki az alkalmazottat, akinek a kérelmet létre szeretné hozni
2. Kattintson a zöld Szabadság igénylése [név] nevében gombra
3. A párbeszédpanelen töltse ki a kötelező mezőket:
   • Ki: Az alkalmazott neve (előre ki van töltve, csak tájékoztató jellegű)
   • Típus: Válassza ki a szabadság típusát (alapszabadság, fizetés nélküli, sick day stb.)
   • -tól: A szabadság kezdő dátuma
   • -ig: A szabadság záró dátuma (lehet ugyanaz, mint a kezdő dátum egynapos szabadság esetén)
4. A vállalati beállításoktól függően töltse ki a további mezőket:
   • Szabadság első napja: Egész nap vagy fél nap (napokban történő számítás esetén)
   • Utolsó nap: Egész nap vagy fél nap (napokban történő számítás esetén)
   • Első nap órától: Órák száma az első napon (órákban történő számítás esetén)
   • Utolsó nap óráig: Órák száma az utolsó napon (órákban történő számítás esetén)
   • Helyszín: Tartózkodási hely a szabadság alatt (opcionális, ha a funkció be van kapcsolva)
   • Helyettesíti: Helyettesítő neve (ha a funkció be van kapcsolva és kötelezőként van beállítva)
5. Órákban történő számítás esetén automatikusan megjelenik az egyes napok listája, ahol naponta módosítható az órák száma
6. A rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy van-e elegendő szabadságkerete. Ha túllépi a keretet és a negatív egyenleg nem engedélyezett, a Mentés gomb inaktív lesz
7. Kattintson a zöld Mentés gombra a kérelem elküldéséhez

Fontos információk kérelem létrehozásakor:

• A szabadságnak egy naptári éven belül kell lennie – nem igényelhető évfordulón átnyúló szabadság
• Ha nincs beállítva jelenléti terv az adott napra, figyelmeztetés jelenik meg, és a kérelem nem hozható létre
• A kérelem elküldése után automatikusan email megy a feletteseknek, akik jóváhagyhatják a szabadságot
• Az alkalmazott emailt kap a kérelem létrehozásának megerősítéséről

Szabadságkérelem jóváhagyása

Ha van jogosultsága a szabadságok jóváhagyására, jóváhagyhatja beosztottjai vagy minden alkalmazott kérelmét (a beállításoktól függően).

A jóváhagyás menete:

1. Lépjen a Kérelmek lapfülre
2. Kattintson a Jóváhagyásra vár szűrőre – csak az Ön jóváhagyására váró kérelmek jelennek meg
3. Ellenőrizze a kérelem részleteit:
   • A szabadság dátumát és hosszát
   • Az alkalmazott fennmaradó szabadságkeretét
   • Az Egyéb személyek ebben az időpontban gombra kattintva megtudhatja, ki más van még szabadságon az adott időszakban
4. Kattintson a zöld Jóváhagyás gombra
5. Ha a szabadság a múltban vagy ma kezdődik, figyelmeztetés jelenik meg, hogy esetleg nem vezeti át teljesen a jelenléti ívbe – erősítse meg az OK gombbal
6. A kérelem jóváhagyásra kerül, és a rendszer:
   • Automatikusan beírja a szabadságot a jelenléti ívbe
   • Levonja a szabadságot az alkalmazott keretéből
   • Emailt küld az alkalmazottnak a jóváhagyásról
   • Ha be van állítva végső jóváhagyó, a kérelmet továbbküldi neki további jóváhagyásra

Többkörös jóváhagyás:

Ha a beállításokban definiálva van egy végső jóváhagyó (például a cégvezető), a jóváhagyás két körben történik:

1. Első kör: A közvetlen felettes jóváhagyja a kérelmet – az állapot "Részlegesen jóváhagyottra" változik
2. Második kör: A végső jóváhagyó (pl. igazgató) jóváhagyja a kérelmet – az állapot "Jóváhagyottra" változik, és a szabadság bekerül a jelenléti ívbe

Szabadságkérelem elutasítása

Ha nem tudja jóváhagyni a kérelmet, elutasíthatja azt az indok megjelölésével.

Az elutasítás menete:

1. A Kérelmek lapfülön a Jóváhagyásra vár szűrővel keresse meg az elutasítani kívánt kérelmet
2. Kattintson a piros Elutasítás gombra
3. A párbeszédpanelen töltse ki a kötelező mezőt:
   • Elutasítás oka: Indokolja meg, miért nem tudja jóváhagyni a szabadságot (pl. "Nincs elegendő létszám a műszakban", "Az időpont nem megfelelő projekt miatt")
4. Kattintson a zöld Mentés gombra
5. A kérelem elutasításra kerül, és a rendszer:
   • Az állapotot "Elutasítottra" változtatja
   • Emailt küld az alkalmazottnak az elutasításról az indokkal együtt
   • A szabadságkeret változatlan marad

Jóváhagyott szabadság törlése

Ha a szabadságot már jóváhagyták, de törölni kell (például tervek változása vagy munkahelyi szituáció miatt), törölhető az egész vagy csak egy része.

Szabadság törlése felettes által:

1. A Kérelmek lapfülön a Jóváhagyott szűrővel keresse meg a törölni kívánt szabadságot
2. Kattintson a narancssárga Szabadság törlése gombra
3. A párbeszédpanelen töltse ki a következőket:
   • Törlés oka: Indokolja meg, miért törlik a szabadságot
   • Törlés: Válassza az "Egészet" vagy a "Csak egy részét" opciót
4. Ha csak egy részét törli:
   • Megjelenik az eredeti szabadság időtartama
   • Válassza ki a -tól és -ig mezőket – azt az időszakot, amelyet törölni kíván
5. Kattintson a zöld Mentés gombra
6. A szabadság törlésre kerül, és a rendszer:
   • Eltávolítja a szabadság bejegyzést a jelenléti ívből
   • Visszaadja a szabadságkeretet az alkalmazottnak
   • Emailt küld az alkalmazottnak a törlésről

Szabadság törlésének igénylése alkalmazott által:

Ha egy alkalmazottnak törölnie kell a már jóváhagyott szabadságát, de nincs jogosultsága a közvetlen törléshez, kérheti a felettesétől a törlést.

1. Az alkalmazott megkeresi jóváhagyott szabadságát a Kérelmek lapfülön
2. Kattintson a narancssárga Szabadság törlésének igénylése gombra
3. Kitölti a törlés okát, és esetleg kiválasztja az időszakot, amelyet törölni szeretne
4. Kattintson a Mentés gombra
5. A kérelem állapota "Törlésre vár" lesz, és megjelenik a Törlésre vár szekcióban
6. A felettes emailt kap a törlési kérelemről
7. A felettes a Törlésre vár lapfülön megtalálja a kérelmet, és rákattint a Szabadság törlése gombra
8. Megerősíti a törlést, a szabadság törlődik, és a keret visszakerül

Kollégák szabadságainak megtekintése az adott időszakban

A szabadság jóváhagyása előtt hasznos megtudni, ki más van még szabadságon az adott időpontban, hogy biztosítsa a feladatok megfelelő lefedettségét.

Menete:

1. A kérelmek táblázatában keresse meg a konkrét kérelmet
2. Kattintson a kék, kérdőjel ikonnal ellátott Egyéb személyek ebben az időpontban gombra
3. Megjelenik egy párbeszédpanel azon alkalmazottak listájával, akik az adott időszakban szabadságon vannak
4. A lista napokra és a szabadság állapota szerint van felosztva:
   • Jóváhagyott szabadságok: Már megerősített szabadságok
   • Részlegesen jóváhagyott: Végső jóváhagyóra váró szabadságok
   • Jóváhagyásra vár: Még el nem bírált kérelmek
5. Ezen információk alapján eldöntheti, hogy jóváhagyja-e a szabadságot, vagy az időpont módosítását kéri

Haladó funkciók

Adat-exportálás

A Szabadságok modul két típusú exportot kínál a bérszámfejtés és a HR osztály igényeihez.

Szabadság-áttekintés exportálása Excelbe

Az Excel export egy áttekinthető táblázatot hoz létre az adott hónap összes szabadságával.

1. A Kérelmek lapfülön állítsa be a szűrőket szükség szerint (év, hónap, alkalmazott)
2. Kattintson a Havi szabadság-áttekintés letöltése Excelben gombra
3. Az Excel fájl (XLSX) automatikusan letöltődik a számítógépére
4. Az export tartalmazza:
   • Alkalmazott neve és vezetékneve
   • Szabadság kezdete és vége
   • Napok vagy órák száma
   • Szabadság típusa
   • Tartózkodási hely
   • Jóváhagyási állapot
   • Ki és mikor hagyta jóvá

Exportálás CSV-be IS Premier számára

A CSV export az IS Premier bérszámfejtő rendszerbe való importálásra szolgál.

1. A Kérelmek lapfülön állítsa be az exportálni kívánt hónapot és évet
2. Kattintson a CSV - Havi szabadság-export letöltése az IS Premier-be való importáláshoz gombra
3. A CSV fájl automatikusan letöltődik
4. A CSV fájl az IS Premier rendszerrel kompatibilis formátumban tartalmazza az adatokat:
   • Alkalmazott törzsszáma
   • Szabadság dátuma
   • Órák vagy napok száma
   • Szabadság típusának kódja
5. Importálja a fájlt az IS Premier rendszerbe annak dokumentációja szerint

Naptárnézetek

A naptárnézetek vizuális áttekintést nyújtanak a cég szabadságairól.

Havi áttekintés

1. Kattintson a Havi áttekintés lapfülre a felső panelen
2. Megjelenik az adott hónap naptára a színesen jelölt szabadságokkal
3. Minden alkalmazottnak saját sora van, amelyben a szabadságos napok színesen vannak jelölve
4. A színek a beállítások szerinti szabadságtípusoknak felelnek meg:
   • Alapszabadság – például zöld
   • Fizetés nélküli szabadság – például piros
   • Sick day – például narancssárga
   • Pótszabadság – például kék
5. A naptárban egy konkrét napra kattintva megtekintheti a szabadság részleteit
6. A nyilak segítségével válthat a hónapok között
7. A szűrő lehetővé teszi csak bizonyos szabadságtípusok vagy konkrét alkalmazottak megjelenítését

Éves áttekintés

1. Kattintson az Éves áttekintés lapfülre a felső panelen
2. Megjelenik a teljes éves naptár a szabadságok áttekintésével
3. Minden hónap külön oszlopban látható
4. A sorok az egyes alkalmazottakat képviselik
5. A színjelölés megegyezik a havi áttekintésével
6. Ez a nézet ideális a következőkhöz:
   • Szabadságok tervezése egy egész évre előre
   • Magas szabadságolási arányú időszakok azonosítása
   • A szabadságok év közbeni egyenletes eloszlásának ellenőrzése

Fennmaradó szabadságok

1. Kattintson a Fennmaradó szabadságok lapfülre a felső panelen
2. Megjelenik egy táblázat az összes alkalmazottal és szabadságkereteikkel
3. Minden alkalmazottnál látható:
   • Teljes szabadságkeret az aktuális évben
   • Már felhasznált napok vagy órák száma
   • Fennmaradó keret (teljes keret mínusz felhasznált)
   • Napok vagy órák száma a nem jóváhagyott kérelmekben
   • Ténylegesen elérhető egyenleg (fennmaradó keret mínusz nem jóváhagyott kérelmek)
4. A táblázat az egyes oszlopok nevére kattintva rendezhető
5. Ez az áttekintés segít:
   • A HR osztálynak nyomon követni a szabadságok felhasználását
   • A vezetőknek tervezni a beosztottak szabadságát
   • Az alkalmazottaknak megtudni, mennyi szabadságuk maradt
   • Azonosítani azokat az alkalmazottakat, akik nem használták fel a szabadságukat

Szabadságkeretek kezelése

A szabadságkeretek a Beállítások → Szabadságok szekció Felhasználói jogosultságok lapfülén állíthatók be.

Keret beállítása az egyes alkalmazottaknak:

1. Lépjen a Beállítások → Szabadságok menüpontba
2. Nyissa meg a Felhasználói jogosultságok lapfület
3. A felső részben válassza ki az évet, amelyre a kereteket be szeretné állítani
4. Keresse meg az alkalmazottat a táblázatban, és töltse ki a napok vagy órák számát a megfelelő oszlopban a szabadság típusa szerint:
   • Napok száma évente - Alapszabadság: Standard keret (általában 20-25 nap évente)
   • Órák száma évente - Alapszabadság: Órákban történő számítás esetén (pl. 160-200 óra)
   • Sick day: Éves sick day napok száma (ha az alkalmazott jogosult rá)
   • További típusok a vállalati beállítások szerint
5. A sick day-ekhez havi limitet is beállíthat:
   • Töltse ki a Max/hónap mezőt a fő szám alatt
   • Ha nem szeretne havi limitet, hagyja üresen a mezőt vagy írjon be 0-t
6. Az értékek a mező elhagyásakor automatikusan mentésre kerülnek

Szabadság-felhasználás nyomon követése:

• A Kérelmek lapfülön a táblázat alatt látható az összefoglaló a kiválasztott alkalmazottra vonatkozóan:
  • Teljes keret az adott szabadságtípusra az évben
  • Idén felhasznált (jóváhagyott szabadságok)
  • Nem jóváhagyott kérelmekben (várakozó kérelmek)
  • Fennmaradó (keret mínusz felhasznált mínusz nem jóváhagyott)
• Új kérelem létrehozásakor a rendszer automatikusan ellenőrzi az elérhető egyenleget
• Ha az alkalmazottnak nincs elegendő kerete és a negatív egyenleg nem megengedett, a kérelem nem küldhető el

Keretmódosítások előzményei:

1. A Beállítások → Szabadságok menüpontban lépjen a Jogosultságok előzményei lapfülre
2. Megjelenik a szabadságkeretek összes módosításának teljes előzménye:
   • Ki végezte a módosítást
   • Mikor történt a módosítás
   • Melyik alkalmazottat érintette
   • Mi volt a régi és az új érték
   • Melyik évre vonatkozott a módosítás
3. Az előzmények auditálásra és a beállított keretek helyességének ellenőrzésére szolgálnak

Speciális beállítások

Folyamatos munkarend - átlag

Azon cégek számára, ahol folyamatos 3 műszakos munkarend van jelenléti terv nélkül, létezik egy speciális mód:

1. A Beállítások → Szabadságok menüpont Felhasználói jogosultságok lapfülén keresse meg a Folyamatos munkarend - átlag oszlopot
2. Jelölje be a négyzetet azoknál az alkalmazottaknál, akik folyamatos munkarendben dolgoznak
3. A rendszer a szabadság jelenléti ívbe való beírásakor átlagolt óraszámot használ egyenletesen a hét minden napjára, beleértve a szombatokat, vasárnapokat és ünnepnapokat is
4. A szabadság a jelenléti terv helyett az átlagos napi óraszámmal kerül bejegyzésre

Automatikus információküldés jóváhagyás után

Beállíthatja, hogy a szabadság jóváhagyása után automatikusan emailt kapjanak más személyek is (pl. bérszámfejtő, asszisztens):

1. A Beállítások → Szabadságok menüpont Felhasználói jogosultságok lapfülén keresse meg a Jóváhagyás után plusz információ küldése ide oszlopot
2. Egy adott alkalmazottnál kattintson a Felhasználók kiválasztása gombra
3. A párbeszédpanelen jelölje be azokat a felhasználókat, akiknek másolatot kell kapniuk a jóváhagyó emailről
4. Kattintson a Mentés gombra
5. Ettől kezdve az adott alkalmazott szabadságának jóváhagyásakor a kiválasztott felhasználók automatikusan megkapják az értesítő email másolatát
6. Csoportos beállításhoz kattintson a zöld Csoportos beállítás gombra az oszlop fejlécében, és válassza ki azokat a felhasználókat, akik minden alkalmazott esetén értesítést kapnak

Integráció más modulokkal

Kapcsolat a Jelenlét modulhoz

A Szabadságok modul szorosan integrálódik a Jelenlét (WorkAttendance) modulhoz:

Automatikus bejegyzés a jelenléti ívbe

• A szabadság jóváhagyása után automatikusan létrejön egy bejegyzés a Jelenlét modulban
• A szabadság minden napja a szabadság típusának megfelelően ledolgozott időként kerül rögzítésre
• Az alapszabadság a bérszámítás szempontjából ledolgozott időnek számít
• A fizetés nélküli szabadság rögzítésre kerül, de nem számít bele a ledolgozott időbe

Kapcsolat a jelenléti tervvel

• A szabadságkérelem létrehozásakor a rendszer ellenőrzi, hogy az alkalmazottnak van-e beállítva jelenléti terve az adott napra
• Ha nincs terv beállítva, a kérelem nem hozható létre (figyelmeztetés jelenik meg)
• A szabadság óráinak száma automatikusan a jelenléti terv alapján kerül kiszámításra:
  • Ha az alkalmazottnak az adott napra 8 óra van tervezve, a szabadság 8 óraként kerül beírásra
  • Ha az adott napra 12 órás műszakja van, a szabadság 12 óraként kerül beírásra
  • A hétvégék és ünnepnapok automatikusan kimaradnak (kivéve, ha a tervben munkanapként szerepelnek)

Jelenléti ív módosítása szabadság törlésekor

• Egy jóváhagyott szabadság törlésekor a rendszer automatikusan eltávolítja a bejegyzéseket a jelenléti ívből
• Részleges törlés esetén csak a megadott időszak napjai kerülnek eltávolításra
• A szabadságkeret automatikusan visszakerül az alkalmazotthoz

Kapcsolat a beléptető terminálokkal

Ha cége beléptető terminálokat (kártyaolvasók, biometrikus olvasók) használ:

• A jóváhagyott szabadság automatikusan szinkronizálódik a terminálokkal
• Az alkalmazottnak nem kell használnia a terminált a szabadsága alatt
• Ha az alkalmazott mégis használja a terminált (tévedésből bejön dolgozni), a rendszer jelzi, hogy szabadsága van rögzítve
• A vezető módosíthatja a jelenléti ívet, és manuálisan ledolgozott időre cserélheti a szabadságot

Hibaelhárítás

Gyakran Ismételt Kérdések

Kérdés: Nem tudok szabadságkérelmet létrehozni, hibaüzenetet kapok a jelenléti tervről

Megoldás: Ez a hiba azt jelenti, hogy arra a napra, amelyre szabadságot szeretne igényelni, nincs beállítva jelenléti terve. Vegye fel a kapcsolatot felettesével vagy a HR osztállyal, hogy készítsenek Önnek jelenléti tervet az adott napra. Ha éjszakai műszakban dolgozik, a szabadságot arra a napra igényelje, amikor a műszak kezdődik, nem amikor véget ér.

Kérdés: A rendszer nem engedi elküldeni a szabadságkérelmet, a Mentés gomb inaktív

Megoldás: Ez akkor fordul elő, ha:

• Nincs elegendő szabadságkerete, és a negatív egyenleg nem megengedett – ellenőrizze fennmaradó keretét a Fennmaradó szabadságok lapfülön
• Túllépi a havi sick day limitet – ossza el a szabadságot több hónapra, vagy igényeljen más típusú szabadságot
• Évfordulón átnyúló szabadságot igényel – a rendszer megköveteli, hogy a szabadság egy naptári éven belül legyen
• Nem töltött ki minden kötelező mezőt – ellenőrizze, hogy ki van-e választva a szabadság típusa és meg van-e adva a tól-ig dátum

Kérdés: Törölni szeretném a jóváhagyott szabadságomat, de nincs Szabadság törlése gombom

Megoldás: Ha nincs jogosultsága a szabadság közvetlen törléséhez, kérheti annak törlését. Kattintson a Szabadság törlésének igénylése gombra, indokolja meg, és küldje el a kérelmet. Felettese megkapja az emailt, és jóváhagyhatja a törlést. Ezután a szabadság törlődik, és a keret visszakerül Önhöz.

Kérdés: Jóváhagytam egy szabadságot, de nem került be a jelenléti ívbe

Megoldás: Ez akkor fordulhat elő, ha:

• A szabadság a kezdete után lett jóváhagyva – ilyenkor a rendszer figyelmeztet, hogy esetleg nem kerül be minden nap. Ellenőrizze a jelenléti ívet, és pótolja a hiányzó napokat manuálisan a Jelenlét modulban
• Az alkalmazottnak nincs beállítva jelenléti terve az adott napokra – pótolja a jelenléti tervet, majd törölje és hagyja jóvá újra a szabadságot, vagy módosítsa manuálisan a jelenléti ívet
• A Jelenlét modulban már léteznek más bejegyzések az adott napra (pl. munkavégzés, betegszabadság) – a rendszer nem írja felül a létező bejegyzéseket. Törölje a konfliktust okozó bejegyzéseket a jelenléti ívből, és hagyja jóvá újra a szabadságot

Kérdés: Hány sick day-t vehetek igénybe egy hónapban?

Megoldás: A havi sick day-ek száma a Beállítások → Szabadságok menüpont Felhasználói jogosultságok lapfülén van beállítva. Ha a sick day-eknél lát egy "Max/hónap" mezőt kitöltött értékkel, akkor ez az Ön havi limitje. Ha a mező üres vagy 0-t tartalmaz, nincs havi limitje, és az éves limit erejéig vehet igénybe sick day-eket. Vegye fel a kapcsolatot a HR osztállyal a pontos keretei tisztázása érdekében.

Kérdés: Olyan kérelmeket is látok a listában, amelyeket nem tudok jóváhagyni, mert nem vagyok az adott alkalmazott felettese

Megoldás: Ha rendelkezik a "Minden nem jóváhagyott szabadság megtekintése" vagy a "Felhasználók szabadságainak megtekintése" jogosultsággal, láthatja azon alkalmazottak kérelmeit is, akiknek nem Ön a jóváhagyója. Ez a HR osztály és a cégvezetés számára hasznos az összes kérelem áttekintéséhez. Azokat a kérelmeket, amelyeket Ön hagyhat jóvá, onnan ismerheti fel, hogy mellettük aktívak a Jóváhagyás és Elutasítás gombok. A többi kérelem csak tájékoztató jellegű.

Kérdés: Hogyan működik a végső jóváhagyó, és miért "Részlegesen jóváhagyott" az állapotú a kérelmem?

Megoldás: A végső jóváhagyó a Beállítások → Szabadságok menüpont Általános beállítások lapfülén van beállítva. Ha ez a funkció aktív, a szabadságnak két jóváhagyási körön kell átmennie:

1. Közvetlen felettese jóváhagyja a kérelmet – az állapot "Részlegesen jóváhagyottra" változik
2. A végső jóváhagyónak (pl. igazgató) is meg kell erősítenie a kérelmet – csak ezután változik az állapot "Jóváhagyottra", és ekkor kerül be a szabadság a jelenléti ívbe

Ez biztosítja, hogy a fontos szabadságokat (különösen a hosszabbakat vagy a kritikus időszakokban lévőket) a felsővezetés is jóváhagyja. A szabadságkeret csak a végső jóváhagyás után vonódik le.

Kérdés: Lehet negatív szabadság-egyenlegem?

Megoldás: Ez a cég beállításaitól függ. A Beállítások → Szabadságok menüpont Általános beállítások lapfülén található egy táblázat az egyes szabadságtípusokkal és egy "Negatív egyenleg engedélyezése" oszloppal:

• Ha a funkció be van kapcsolva (bejelölve) az adott szabadságtípusra, akkor is létrehozhat kérelmet, ha a kerete nem elegendő vagy már elfogyott. Azonban a jóváhagyón múlik, hogy jóváhagyja-e az ilyen kérelmet
• Ha a funkció ki van kapcsolva (nincs bejelölve), a rendszer nem engedi elküldeni azt a kérelmet, amely negatívba vinné az egyenleget. A Mentés gomb inaktív lesz

Vegye fel a kapcsolatot a HR osztállyal vagy felettesével, ha a keretén felül van szüksége szabadságra.

Tippek a hatékony munkavégzéshez

Alkalmazottak számára:

• Igényelje szabadságát kellő időben (legalább 2 héttel előre), hogy felettesének legyen ideje ellenőrizni és jóváhagyni azt
• Kérelem létrehozása előtt ellenőrizze a Fennmaradó szabadságok lapfülön, mennyi szabadsága maradt
• Használja az Egyéb személyek ebben az időpontban gombot, hogy megtudja, ki más lesz még szabadságon – így másik időpontot választhat, ha az Ön hiánya problémát okozna
• Ha törölnie kell egy jóváhagyott szabadságot, tegye meg minél hamarabb, hogy a vezetés felkészülhessen
• Figyelje az email értesítéseit – a rendszer tájékoztatja Önt a kérelem jóváhagyásáról vagy elutasításáról

Vezetők és jóváhagyók számára:

• Rendszeresen ellenőrizze a Jóváhagyásra vár lapfület – a várakozó kérelmek számát egy piros jelvényben látja
• Mielőtt jóváhagy egy kérelmet, kattintson az Egyéb személyek ebben az időpontban gombra, hogy ellenőrizze a műszakok lefedettségét
• Használja a naptárnézeteket (Havi áttekintés és Éves áttekintés) a csapatszintű szabadságok tervezéséhez
• Kísérje figyelemmel a Fennmaradó szabadságok lapfület, és figyelmeztesse azokat az alkalmazottakat, akiknek az év végén sok fel nem használt szabadságuk maradt
• Ha elutasít egy kérelmet, mindig adjon világos és érthető indoklást – ez segít az alkalmazottnak megfelelőbb időpontot választani
• A bérszámfejtő rendszerbe történő exportáláshoz használja rendszeresen a CSV exportot IS Premier számára minden hónap végén

HR osztály és adminisztrátorok számára:

• Minden év elején frissítse a szabadságkereteket a Beállítások → Szabadságok menüpont Felhasználói jogosultságok lapfülén
• Figyelje a Jogosultságok előzményeit a keretmódosítások auditálásához
• Ellenőrizze, hogy minden alkalmazottnak megfelelően vannak-e beállítva a jogosultságai, és a felettesek jóvá tudják-e hagyni beosztottjaik szabadságát
• Rendszeresen ellenőrizze a Fennmaradó szabadságok lapfület, és figyelmeztesse a magas egyenleggel rendelkező alkalmazottakat az év vége előtt
• Használja a Jóváhagyásra vár - mind szűrőt annak ellenőrzésére, hogy nincsenek-e olyan kérelmek, amelyek a jóváhagyó hiánya miatt régóta várakoznak
• Exportálja rendszeresen az áttekintéseket Excelbe archiválás és jelentéskészítés céljából

Gyorsbillentyűk és gyorsműveletek:

• A kérelmek táblázatában bármelyik oszlop szerint rendezhet a nevére kattintva
• A táblázat egy sorára duplán kattintva megnyílik az alkalmazott adatlapja
• Használja a szűrőket a releváns kérelmek (Jóváhagyásra vár, Jóváhagyott stb.) gyors megjelenítéséhez
• A naptárnézetekben a nyilak segítségével vagy a legördülő listából választva válthat a hónapok között

REST API

REST API áttekintés

A Szabadságok modul REST API-t biztosít a mobilalkalmazásokkal és külső rendszerekkel való integrációhoz. Az API lehetővé teszi a kérelmek létrehozásának, jóváhagyásának automatizálását és a szabadság-kimutatások lekérdezését.

REST API aktiválása

1. Lépjen a Beállítások → Szabadságok menüpontba
2. Nyissa meg a RestAPI lapfület
3. Jelölje be a REST API engedélyezése négyzetet
4. Az automatikus mentéshez kattintson a mezőn kívül bárhová
5. Az API mostantól aktív és elérhető az eintranet szerverének címén

Autentikáció

Minden API művelet előtt be kell jelentkezni és egy autentikációs tokent kell szerezni.

Endpoint: POST /RestAPI/Login

Paraméterek:

• username: Felhasználónév
• password: Jelszó

Válasz: Autentikációs token, amelyet minden további kérés fejlécében használni kell.

Elérhető API endpointok

1. Szabadságtípusok listájának lekérése

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetTypes

Leírás: Visszaadja a rendszerben elérhető összes szabadságtípust.

A válasz tartalma:

• Szabadságtípus ID
• Típus neve (alapszabadság, fizetés nélküli, sick day stb.)
• Lehetséges-e fél napot igényelni

2. Kérelmek listájának lekérése

Endpoint: GET /RestAPI/Vacation/GetList

Paraméterek:

• year: Szűrési év (opcionális)
• month: Szűrési hónap (opcionális)
• status: Kérelem állapota (opcionális): 0=várakozik, 1=jóváhagyva, 2=elutasítva, 3=törölve, 4=törlésre vár, 5=részlegesen jóváhagyva
• idUser: Szűrés konkrét felhasználóra (opcionális)

A válasz a kérelmek mezőit tartalmazza az alábbi információkkal:

• Kérelem ID
• Felhasználó ID és név
• Dátum tól-ig
• Napok vagy órák száma
• Szabadság típusa
• Kérelem állapota
• Ki és mikor hagyta jóvá/utasította el
• Tartózkodási hely és helyettes

3. Új kérelem létrehozása

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Create

Paraméterek:

• idUser: A felhasználó ID-ja, akinek a kérelmet létrehozza
• from: Kezdő dátum (formátum: YYYY-MM-DD)
• to: Záró dátum (formátum: YYYY-MM-DD)
• idWorkattendance_days_type: Szabadságtípus ID (a GetTypes endpointból)
• misto_pobytu: Tartózkodási hely (opcionális)
• SubstituteZastup: Helyettes neve (opcionális)

Válasz:

• Létrehozott kérelem ID
• Megerősítés a feletteseknek küldött emailekről

4. Kérelem jóváhagyása

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Approve/{id}

Paraméterek:

• id: A jóváhagyandó kérelem ID-ja (az URL-ben)

Válasz:

• Jóváhagyás megerősítése
• Információ arról, hogy a szabadság bekerült-e a jelenléti ívbe
• Információ az alkalmazottnak küldött emailről

5. Kérelem elutasítása

Endpoint: POST /RestAPI/Vacation/Decline/{id}

Paraméterek:

• id: Az elutasítandó kérelem ID-ja (az URL-ben)
• reason: Elutasítás oka (kötelező)

Válasz:

• Elutasítás megerősítése
• Információ az alkalmazottnak küldött emailről

6. Kérelem törlése

Endpoint: DELETE /RestAPI/Vacation/Delete/{id}

Paraméterek:

• id: A törlendő kérelem ID-ja (az URL-ben)
• reason: Törlés oka (opcionális)

Válasz:

• Kérelem törlésének megerősítése

API jogosultságok

Az API ugyanazokat a jogosultságokat veszi figyelembe, mint a webes felület:

• Csak saját maga vagy azon felhasználók számára hozhat létre kérelmet, akikhez jogosultsága van
• Csak azon felhasználók kérelmeit hagyhatja jóvá, akikhez jóváhagyói jogosultsága van
• A kérelmek listája csak a jogosultságai körébe tartozó kérelmeket jeleníti meg

API használati példa

Példa kérelem létrehozására API segítségével Python nyelven:

import requests

# Bejelentkezés
login_data = {
    'username': 'jan.novak',
    'password': 'heslo123'
}
login_response = requests.post('https://vase-firma.eintranet.net/RestAPI/Login', data=login_data)
token = login_response.json()['token']

# Kérelem létrehozása
headers = {'Authorization': f'Bearer {token}'}
vacation_data = {
    'idUser': 123,
    'from': '2025-08-01',
    'to': '2025-08-10',
    'idWorkattendance_days_type': 2,
    'misto_pobytu': 'Chorvatsko'
}
create_response = requests.post('https://vase-firma.eintranet.net/RestAPI/Vacation/Create',
                               headers=headers,
                               data=vacation_data)

print(f"Žádost vytvořena s ID: {create_response.json()['idVacations']}")