Beérkezett számlák

Áttekintés

A Beérkezett számlák modul (szállítói bizonylatok, beérkezett könyvelési bizonylatok) az összes, a vállalat által szállítóktól kapott számla nyilvántartására és feldolgozására szolgál. A számlák automatikusan fogadhatók e-mailből, manuálisan tölthetők fel, vagy ISDOC formátumban importálhatók. A modul támogatja a többkörös jóváhagyást, a fizetési határidők figyelését és a fizetési megbízások bankba történő exportálását.

Főbb funkciók

• Számlák automatikus fogadása e-mail postafiókból (PDF, ISDOC)
• AI adatkinyerés PDF-ből – összegek, változó szimbólumok és egyéb adatok automatikus felismerése
• Többkörös jóváhagyás szekvenciális vagy párhuzamos jóváhagyói munkafolyamattal
• Előre meghatározott jóváhagyási szabályok szállító vagy számlaösszeg alapján
• Fizetési megbízások exportálása a bankba (ABO formátum .kpc, BEST .ikm)
• Számlák exportálása ISDOC formátumban könyvelési szoftverhez
• Exportálás Excelbe mellékletekkel
• Beépített PDF-megjelenítő közvetlenül a számla részleteiben
• Összekapcsolás megrendelésekkel (Megrendelések modul) és CRM-mel
• Költségstatisztikák szállítónként és jóváhagyónként éves összehasonlítással
• Számlák fogadása több vállalat számára (átirányított e-mail postafiókokkal)

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a Beérkezett számlák modul

Navigációs útvonal a Beérkezett számlák modulhoz: a főmenüben kattintson a Beérkezett számlák menüpontra. A modul általában a könyvelés vagy pénzügy részben található, a rendszer konfigurációjától függően.

A Beérkezett számlák modul beállításai

A Beérkezett számlák modul konfigurációja a Beállítások → Beérkezett számlák útvonalon érhető el. A beállítások fülekre vannak osztva: Felhasználói jogok, Általános beállítások, Költséghelyek (ha aktívak) és Opcionális mezők.

E-mail címek beállítása a számlafogadáshoz

A Beérkezett számlák modulban beállíthatók azok az e-mail címek, amelyekről a rendszer automatikusan fogadja a számlákat. Eljárás: lépjen a Beállítások → Beérkezett számlák menüpontra, és kezelje az engedélyezett feladók listáját. Minden szállítóhoz (feladóhoz) az alábbiak állíthatók be:

• Cégnév: a megjelenített szállítónév
• E-mail cím: a cím, amelyről a szállító a számlákat küldi
• Cégazonosító és adószám: a szállító azonosító adatai nyilvántartási ellenőrzéshez
• Bankszámlaszámok: a fizetési megbízások exportálásához
• Előre meghatározott jóváhagyás: meghatározott jóváhagyók az adott szállító számláihoz

Tipp: Az engedélyezett e-mail címek importálhatók XLSX fájlból vagy közvetlenül egy CRM modul rekordjából.

Jóváhagyás beállítása számlaösszeg alapján a beérkezett számláknál

A Beérkezett számlák modulban jóváhagyási szabályok határozhatók meg az ÁFA nélküli számlaösszeg alapján. A beállítások a Beállítások → Beérkezett számlák → Általános beállítások menüpontban találhatók. Minden összeghatárhoz legfeljebb 7 jóváhagyó és egy végső jóváhagyó rendelhető.

Felhasználói jogok és hozzáférési jogosultságok a Beérkezett számlák modulhoz

A Beérkezett számlák modul jogosultságai a Beállítások → Beérkezett számlák → Felhasználói jogok menüpontban rendelhetők hozzá. Minden felhasználóhoz egy vagy több szerep rendelhető.

Szerep	Leírás
Megfigyelő	Csak olvasási hozzáférés a beérkezett számlákhoz, módosítási vagy műveleti lehetőség nélkül
Asszisztens	Számlák fogadása és előkészítése, jóváhagyásra továbbítás, számlák törlése, mellékletek és megjegyzések hozzáadása
Jóváhagyó	Jóváhagyásra továbbított számlák jóváhagyása vagy elutasítása, számlák törlése
Könyvelő	Számlák kifizetettként jelölése és bankba történő rögzítése
Végső jóváhagyó	A számla végső jóváhagyása a többi jóváhagyó után, számlák törlése
Adminisztrátor	Hozzáférés minden funkcióhoz, beleértve a közvetlen státuszváltoztatást és a törölt rekordok kezelését

Felhasználói felület

A Beérkezett számlák modul főképernyője

A Beérkezett számlák modul főképernyője az aktuálisan kiválasztott státusz szerint szűrt számlákat jeleníti meg. A képernyő felső részén fülek (panelek) találhatók a státuszok közötti váltáshoz. A fülek alatt a számlák táblázata szűrőkkel és keresési funkcióval található.

Számlastátuszok a Beérkezett számlák modulban

Minden beérkezett számla (szállítói bizonylat) az alábbi státuszokon halad át. A képernyő felső részén lévő fülek az egyes státuszokban lévő számlák számát mutatják.

Státusz	Leírás
Beérkezett	Újonnan beérkezett számla, jóváhagyásra továbbításra készen (alapértelmezett státusz)
Jóváhagyásra vár	A számla a jóváhagyóknak lett továbbítva, és döntésükre vár
Kifizetésre jóváhagyva	A számla átment a jóváhagyáson, és fizetésre készen áll
Részben kifizetve	A számla csak részben lett kifizetve (a részleges fizetés funkció aktiválásakor érhető el)
Lezárva	A számla teljes mértékben ki lett fizetve vagy más módon rendezve
Elutasítva	A számlát egy jóváhagyó elutasította
Statisztikák	Összesített költségstatisztikák szállítónként és jóváhagyónként
Összes	Az összes státuszban lévő számlák megjelenítése egyszerre
Céglista	A szállítók és számláik áttekintése

Szűrők és keresés a Beérkezett számlák modulban

A Beérkezett számlák modulban az alábbi szűrők állnak rendelkezésre a számlák (szállítói bizonylatok) kereséséhez:

• Beérkezés dátuma -tól / -ig: szűrés aszerint, hogy a számla mikor érkezett a rendszerbe
• Fizetési határidő -tól / -ig: számlák szűrése fizetési határidő szerint
• Fájl tartalma: teljes szöveges keresés a csatolt PDF fájlok tartalmában
• Fájlnév: keresés melléklet neve alapján
• Szállító (e-mail feladó): szűrés feladó alapján
• Vállalat számára: számlák szűrése adott vállalat szerint (több vállalat számára történő fogadás esetén)
• Költséghely: szűrés költséghely szerint (ha aktív)
• Megrendelés: összekapcsolás a Megrendelések modullal
• Jóváhagyhatja: számlák szűrése, amelyeket egy adott felhasználó jóváhagyhat

Beérkezett számlák összegzése a főképernyőn

A beérkezett számlák táblázata alatt az aktuálisan szűrt számlák összegeinek összesítése jelenik meg az egyes pénznemekben. A Statisztikák fül bővített áttekintéseket nyújt diagramokkal és éves összehasonlítással.

Alapműveletek

Eljárás: Beérkezett számla manuális hozzáadása

A Beérkezett számlák modulban manuálisan is hozzáadhat számlát, ha az nem e-mailben érkezett, vagy ha nincs beállítva az automatikus fogadás.

1. Kattintson a Számla hozzáadása gombra (plusz ikon)
2. Töltse ki a kötelező űrlapmezőket:
   • Számla feladója: válasszon szállítót a listából, vagy válassza a Manuális megadás opciót, és töltse ki a cégnevet, cégazonosítót és adószámot
   • Vállalat számára: ha több vállalat számára fogad számlákat, válassza ki a címzettet (csak aktív funkció esetén jelenik meg)
   • Költséghely: válassza ki a költséghelyet (ha aktív)
   • Változó szimbólum (szállítói számlaszám): a szállító számlaszáma
   • Változó szimbólum: a fizetéshez tartozó változó szimbólum (max. 10 karakter)
   • ÁFA nélküli összeg: az adóalap
   • Fizetendő összesen: a teljes fizetendő összeg
   • Tárgy/Megnevezés: a számla rövid leírása
   • Tartalom/Leírás: részletesebb leírás
   • Megrendelés: megrendeléshez rendelés (ha a funkció aktív)
3. Töltse fel a mellékletet (beszkennelt vagy elektronikus számlát) a Mellékletek / beszkennelt dokumentumok mezőbe húzással
4. Opcionálisan jelölje be a Számla már lezárva jelölőnégyzetet, ha a számlát azonnal Lezárva státuszba szeretné helyezni
5. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: A rendszer automatikusan ellenőrzi a változó szimbólum duplikációját, és figyelmeztet, ha ugyanaz a változó szimbólum már létezik a rendszerben.

Számlák fogadása e-mailből a Beérkezett számlák modulban

A Beérkezett számlák modul automatikusan feldolgozza a beállított e-mail postafiókba érkezett számlákat. A rendszer felismeri a számlamellékleket (PDF, ISDOC), és automatikusan létrehoz egy rekordot. Az ISDOC formátumú mellékletek automatikusan feldolgozásra kerülnek, és a kulcsfontosságú adatok (összeg, változó szimbólum, fizetési határidő) kitöltésre kerülnek. Az e-mailes fogadás beállítását az adminisztrátor végzi a Beállítások → Beérkezett számlák → Általános beállítások menüpontban, ahol megadja a postafiók e-mail címét.

Eljárás: AI adatkinyerés PDF-számlából

A Beérkezett számlák modulban elindítható az automatikus adatkinyerés PDF mellékletből mesterséges intelligencia segítségével. A funkció felismeri a számla kulcsfontosságú adatait – összeg, változó szimbólum, számlaszám és fizetési határidő – közvetlenül a beszkennelt vagy elektronikus PDF-ből.

1. Nyissa meg a számla részleteit a beérkezett számlák táblázatában lévő rekordra kattintva
2. A számla részleteiben kattintson az AI adatkinyerés indítása gombra
3. A rendszer feldolgozza a PDF mellékletet, és automatikusan kitölti a felismert mezőket
4. Ellenőrizze és szükség esetén javítsa ki a kitöltött adatokat
5. Mentse a változtatásokat

Tipp: Az AI adatkinyerés a legjobban a géppel olvasható PDF formátumú szabványos számlaűrlapoknál működik. Beszkennelt vagy nem szabványos számlák esetén javasoljuk az eredmények manuális ellenőrzését.

Beérkezett számla részletei és PDF-megjelenítő

A Beérkezett számlák modulban nyissa meg a számla részleteit a táblázat megfelelő sorára kattintva. A számla részletei a következő szakaszokat tartalmazzák:

• Alapadatok: összeg, változó szimbólum, szállító, státusz, dátumok, megrendelés
• PDF-megjelenítő: a számlamelléklet közvetlenül a részletekben jelenik meg, letöltés nélkül
• Fizetési QR-kód: QR-kód gyors fizetéshez mobilbankolással
• Megjegyzések: fül a megjegyzések és hozzászólások előzményeivel
• Számlatételek: tételes bontás (ha a funkció aktív a beállításokban)
• Opcionális mezők: az adminisztrátor által meghatározott további mezők
• Műveleti gombok: jóváhagyásra továbbítás, jóváhagyás, elutasítás, kifizetettként jelölés, visszaküldés a beérkezettekhez

Eljárás: Megjegyzés hozzáadása beérkezett számlához

A beérkezett számla részleteiben megjegyzések és hozzászólások adhatók a jóváhagyási folyamathoz vagy általános információk a számlához.

1. Nyissa meg a számla részleteit a beérkezett számlák táblázatában lévő rekordra kattintva
2. Lépjen a Megjegyzések fülre
3. Kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra
4. Adja meg a megjegyzés szövegét
5. Opcionálisan csatoljon fájlt
6. Kattintson a Mentés gombra

Eljárás: Melléklet hozzáadása beérkezett számlához

A beérkezett számla rekordjához a létrehozás után is hozzáadhatók további mellékletek. A mellékletek minden, a számla megtekintésére jogosult felhasználó számára elérhetők.

1. Nyissa meg a számla részleteit a Beérkezett számlák modulban
2. Kattintson a Melléklet hozzáadása gombra
3. Töltse fel a fájlt húzással vagy a számítógépéről történő kiválasztással
4. Erősítse meg a feltöltést

Haladó funkciók

Eljárás: Beérkezett számlák többkörös jóváhagyása

A Beérkezett számlák modul támogatja a többkörös jóváhagyást, amelynek során a számla szekvenciálisan halad át a jóváhagyókon. A rendszer három jóváhagyási módot kínál:

• Szabad jóváhagyás: az asszisztens minden továbbításnál manuálisan választja ki a jóváhagyókat
• Jóváhagyás összeg alapján: a rendszer automatikusan rendeli hozzá a jóváhagyókat az összeghatárokra vonatkozó előre meghatározott szabályok alapján
• Jóváhagyás szállító alapján: minden szállítóhoz meghatározott jóváhagyók vannak rendelve, amelyek az engedélyezett e-mail címek beállításaiban vannak megadva

Beérkezett számla jóváhagyásra továbbításának eljárása:

1. Nyissa meg a számla részleteit Beérkezett státuszban
2. Kattintson a Jóváhagyásra továbbítás gombra
3. A párbeszédablakban válassza ki a jóváhagyókat (vagy ellenőrizze az előre meghatározott jóváhagyókat)
4. Opcionálisan válassza ki a végső jóváhagyót
5. Kattintson a Továbbítás gombra

A jóváhagyók e-mailt kapnak a jóváhagyás kérésével. A számla részleteiben Jóváhagyásra vár státuszban a Jóváhagyás vagy Elutasítás gombra kattinthatnak. Szekvenciális (többkörös) jóváhagyás esetén a rendszer automatikusan értesíti a következő jóváhagyót a sorban, miután az előző jóváhagyta.

Eljárás: Beérkezett számla visszaküldése a beérkezettekhez

A Beérkezett számlák modulban a jóváhagyási folyamatban lévő számla visszaküldhető Beérkezett státuszba. Ez a művelet az asszisztensi vagy jóváhagyói jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el, akik a számlát még nem hagyták jóvá.

1. Nyissa meg a számla részleteit Jóváhagyásra vár státuszban
2. Kattintson a Visszaküldés a beérkezettekhez gombra
3. Erősítse meg a műveletet a párbeszédablakban
4. A számla visszakerül Beérkezett státuszba, és a jóváhagyási folyamat alaphelyzetbe áll

Eljárás: Beérkezett számla kifizetettként jelölése

A beérkezett számla jóváhagyása és kifizetése után a könyvelő a Beérkezett számlák modulban kifizetettként jelöli. Ez a funkció könyvelői jogosultságot igényel.

1. Nyissa meg a számla részleteit Kifizetésre jóváhagyva státuszban
2. Kattintson a Kifizetve / bankba rögzítve gombra
3. Töltse ki a kifizetés dátumát és adott esetben a kifizetett összeget (aktív részleges fizetés funkció esetén)
4. Kattintson a Mentés gombra
5. A számla Lezárva státuszba kerül

Eljárás: Beérkezett számla összekapcsolása megrendeléssel

A Beérkezett számlák modulban a számla egy vagy több megrendeléssel összekapcsolható a Megrendelések modulból. Az összekapcsolás lehetővé teszi az egyes megrendelések költségeinek nyomon követését közvetlenül a beérkezett számlákból.

1. Nyissa meg a beérkezett számla részleteit
2. A Megrendelés szakaszban kattintson a megrendelés hozzárendelése gombra
3. Válassza ki a megfelelő megrendelést a listából
4. Mentse a változtatást

Eljárás: Beérkezett számla összekapcsolása kiadott rendeléssel

A Beérkezett számlák modulban a számla összekapcsolható a Kiadott rendelések modul kiadott rendelésével. Az összekapcsolás megkönnyíti a számlák és rendelések párosítását és a teljesítés ellenőrzését.

1. Nyissa meg a beérkezett számla részleteit
2. Kattintson a Rendelések fülre vagy szakaszra
3. Válassza ki a megfelelő kiadott rendelést a listából
4. Mentse az összekapcsolást

Megjegyzés: Számla közvetlenül is létrehozható egy kiadott rendelésből a Számla létrehozása rendelésből funkcióval a Kiadott rendelések modulban.

Exportálás a Beérkezett számlák modulból

Eljárás: ABO banki fizetési megbízás exportálása a beérkezett számlákból

A Fizetés exportálása funkció a Beérkezett számlák modulban lehetővé teszi a jóváhagyott számlák (szállítói bizonylatok) tömeges exportálását fizetési megbízás fájlba a bankba történő importáláshoz. Az exportálás a Kifizetésre jóváhagyva státuszból érhető el.

1. A Beérkezett számlák modulban kattintson a Fizetés exportálása gombra a képernyő felső részén
2. Válassza ki az Export típusát:
   • ABO (.kpc) – csak belföldi fizetések: szabványos cseh banki formátum
   • BEST (.ikm) – csak belföldi fizetések: alternatív formátum cseh bankokhoz
   • BEST (.ikm) – csak külföldi fizetések: nemzetközi fizetésekhez
3. Válassza ki a Fizetés számláról: a bankszámla, amelyről a fizetések küldésre kerülnek
4. Válassza ki a Számla pénznemét: CZK, EUR, USD vagy egyéb
5. Adja meg a Fizetés dátumát
6. A táblázatban jelölje meg a megbízásba felvenni kívánt számlákat
7. Kattintson a Export generálása gombra a fájl letöltéséhez, vagy a Export generálása és kiválasztottak kifizetettként jelölése gombra a fájl letöltéséhez a számlák egyidejű kifizetettként jelölésével

Tipp: A rendszer megjeleníti a kiválasztott számlák teljes összegét az egyszerű ellenőrzéshez a megbízás bankba küldése előtt.

Számlák exportálása XML-ben (jóváhagyott számlák) a beérkezett számlákból

A Számla XML export funkció a Beérkezett számlák modulban lehetővé teszi a jóváhagyott számlák exportálását a kiválasztott időszakra XML fájlba könyvelési szoftverbe történő importáláshoz.

1. Kattintson a Számla XML export gombra
2. Adja meg a Beérkezés dátuma -tól (beleértve)
3. Adja meg a Beérkezés dátuma -ig (beleértve)
4. Kattintson az Export generálása gombra

Megjegyzés: Az exportálás automatizálható a REST API cím meghívásával DateFrom, DateTo és RESTAPIHash paraméterekkel. A bejelentkezés leírása a Beérkezett számlák modul beállításaiban, a RESTAPI szakaszban található.

Beérkezett számlák exportálása ISDOC formátumban

Az ISDOC export funkció a Beérkezett számlák modulban lehetővé teszi a számlák exportálását a szabványosított cseh elektronikus ISDOC formátumban könyvelési szoftverbe történő importáláshoz.

1. Kattintson az ISDOC export gombra
2. Adja meg a Beérkezés dátuma -tól (beleértve)
3. Adja meg a Beérkezés dátuma -ig (beleértve)
4. Opcionálisan jelölje be az ISDOC létrehozása mindhez jelölőnégyzetet: a rendszer ISDOC fájlt hoz létre azon számlákhoz is, amelyek eredetileg nem tartalmaztak ilyet; az adatok a megadott számlaadatokból generálódnak – a könyvelési szoftverbe importálás után gondosan ellenőrizze
5. Kattintson az Export generálása gombra

Megjegyzés: Az ISDOC létrehozása mindhez opció bejelölése nélkül csak az ISDOC melléklettel érkezett számlák kerülnek exportálásra.

Beérkezett számlák exportálása Excelbe mellékletekkel

Az Exportálás Excelbe mellékletekkel funkció a Beérkezett számlák modulban ZIP archívumot hoz létre, amely tartalmaz egy Excel fájlt a számlák listájával és az összes melléklettel.

1. Kattintson az Exportálás Excelbe mellékletekkel gombra
2. Adja meg a Beérkezés dátuma -tól (beleértve)
3. Adja meg a Beérkezés dátuma -ig (beleértve)
4. Válassza ki a Dátum típusát az exporthoz:
   • Beérkezés dátuma: szűrés a számla rendszerbe érkezésének dátuma szerint
   • Teljesítés dátuma: szűrés az adóköteles teljesítés dátuma szerint
5. Válassza ki a Számla státuszát: jelölje meg az exportálni kívánt státuszokat (Kifizetésre jóváhagyva, Részben kifizetve, Lezárva)
6. Opcionálisan válassza ki a Költséghelyet (ha aktív)
7. Kattintson az Export generálása gombra

Beérkezett számlamellékletek nyomtatása

A Számlák nyomtatása (mellékletek) funkció a Beérkezett számlák modulban lehetővé teszi a számlamellékletek tömeges nyomtatását a Kifizetésre jóváhagyva státuszból.

1. Kattintson a Számlák nyomtatása (mellékletek) gombra
2. Válassza ki a Nyomtatás típusát:
   • Mellékletek (csak számlák): csak a PDF számlamellékletek nyomtatása
   • Mellékletek (csak számlák) + fejléc külön lapon: mellékletek nyomtatása számlaadatokat tartalmazó fejléclappal kiegészítve
3. A táblázatban a Kifizetésre jóváhagyva státuszú számlák jelennek meg
4. Kattintson a Nyomtatás generálása gombra

Beérkezett számla jóváhagyási jegyzőkönyvének nyomtatása

A Beérkezett számlák modulban kinyomtatható egy adott számla jóváhagyási jegyzőkönyve. A jegyzőkönyv tartalmazza az összes kulcsfontosságú számlaadatot, a jóváhagyási előzményeket és a megjegyzéseket.

1. Nyissa meg a beérkezett számla részleteit
2. Kattintson a Jóváhagyási jegyzőkönyv nyomtatása gombra
3. Megnyílik a dokumentum nyomtatási verziója automatikus nyomtatásindítással

A beérkezett számla jóváhagyási jegyzőkönyve tartalmazza: belső azonosító, változó szimbólum, szállító, ÁFA nélküli összeg, teljes fizetendő összeg, pénznem, bankszámla, beérkezés dátuma, fizetési határidő, kifizetés dátuma, megrendelés, rendelés, jóváhagyók, jóváhagyási előzmények és az összes megjegyzés.

Beérkezett számlák statisztikái

A Statisztikák fül a Beérkezett számlák modulban elemző költségáttekintéseket nyújt időszakok közötti összehasonlítás lehetőségével. A statisztikák a modulhoz hozzáféréssel rendelkező felhasználók számára elérhetők.

A beérkezett számlák statisztikáinak beállításai:

• Teljesítés dátuma időszak -tól / -ig: a fő követett időszak
• Összehasonlítás időszakkal: összehasonlítási időszak (alapértelmezett: az előző év azonos időszaka)
• Státuszok: a statisztikába bevont számlastátuszok kiválasztása

A beérkezett számlák statisztikái megjelenítik:

• Összes költség pénznemenként: táblázat mindkét időszak értékeivel és százalékos változással
• Költségdiagram: oszlopdiagram mindkét időszak összehasonlításával CZK-ban
• Szállítónként: költségek szállítónkénti bontásban időszakok közötti összehasonlítással
• Jóváhagyónként: költségek számla-jóváhagyónkénti bontásban

Tipp: A pontos statisztikákhoz javasoljuk a teljesítés dátuma (adóköteles teljesítés dátuma) nyomon követésének aktiválását a Beérkezett számlák modul beállításaiban.

Integráció más modulokkal

Beérkezett számlák integrációja a CRM modullal

A Beérkezett számlák modul integrálva van a CRM modullal (Kapcsolatkezelés). Ez az integráció lehetővé teszi:

• A szállítói lista importálását a CRM-ből az engedélyezett számlafeladók listájába
• A CRM céglista automatikus szinkronizálását a beérkezett számlák szállítóival
• A számlarekord összekapcsolását egy CRM-kontakttal a szállítói előzmények egyszerű eléréséhez

Beérkezett számlák integrációja a Megrendelések modullal

A Beérkezett számlák modul lehetővé teszi egy számla több megrendeléshez való hozzárendelését a Megrendelések modulból. Az összekapcsolás a számla részleteiben és a jóváhagyási jegyzőkönyvben jelenik meg. A megrendelés hozzárendelése opcionális, és a modul beállításaiban aktiválható.

Beérkezett számlák integrációja az Adatdoboz modullal

A Beérkezett számlák modul integrálható az Adatdoboz modullal (ISDS), ha a szállítók adatdobozon keresztül küldik a számlákat. Az adatdobozon keresztül kézbesített számlák az e-mailes számlákkal megegyező módon importálhatók és dolgozhatók fel.

Beérkezett számlák integrációja a Kiadott rendelések modullal

A beérkezett számlák összekapcsolhatók a Kiadott rendelések modul kiadott rendeléseivel. A rendszer lehetővé teszi számla létrehozását közvetlenül egy rendelésből, vagy visszamenőleges hozzárendelését egy rendeléshez a teljesítés ellenőrzéséhez és párosításához.

Beérkezett számlák integrációja a Banki kivonatok modullal

Ha a Banki kivonatok modul aktiválva van, a rendszer figyelemmel kíséri a bejövő fizetéseket, és automatikusan lezártként jelöli a beérkezett számlákat, amint a megfelelő fizetés jóváírásra kerül a számlán. A fennmaradó fizetendő összeg részleges fizetések esetén folyamatosan frissül.

Hibaelhárítás

Gyakran ismételt kérdések a Beérkezett számlák modulról

Kérdés: A számla e-mailben érkezett, de nem jelenik meg a Beérkezett számlák modulban.

Megoldás: Ellenőrizze, hogy a feladó e-mail címe szerepel-e az engedélyezett feladók listájában a modul beállításaiban. Az ismeretlen feladóktól érkező számlákat a rendszer elutasítja vagy karanténba helyezi. Az adminisztrátor hozzáadhatja a feladót a Beállítások → Beérkezett számlák menüpontban, az e-mail címek szakaszban.

Kérdés: Nem tudom a számlát jóváhagyásra továbbítani; a Jóváhagyásra továbbítás gomb hiányzik vagy nem elérhető.

Megoldás: A Jóváhagyásra továbbítás gomb csak asszisztensi jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. Ellenőrizze a jogosultságokat a Beállítások → Beérkezett számlák → Felhasználói jogok menüpontban. Ha összeg alapú jóváhagyási szabályok vannak beállítva, és az adott összeghez nincs meghatározott szabály, a rendszer figyelmeztetést jelenít meg, és a továbbítás blokkolva van – az adminisztrátornak ki kell egészítenie a hiányzó szabályt.

Kérdés: Az AI adatkinyerés nem töltötte ki helyesen a számla adatait.

Megoldás: Az AI adatkinyerés a legjobban géppel olvasható PDF fájlok esetén működik. Beszkennelt vagy nem szabványos számlák esetén a pontosság alacsonyabb lehet. Ilyen esetben töltse ki manuálisan a hiányzó vagy helytelen adatokat a számla részleteiben.

Kérdés: Nem tudom törölni a számlamellékletet.

Megoldás: A mellékletek törlését engedélyezni kell a modul beállításaiban. Ha ez a funkció nincs engedélyezve, forduljon a rendszergazdához, aki aktiválhatja a Beállítások → Beérkezett számlák → Általános beállítások menüpontban.

Kérdés: A számla automatikusan Lezárva státuszba került anélkül, hogy kifizetettként jelöltem volna.

Megoldás: A rendszer automatikusan Lezárva státuszba helyezi a számlákat, ha a Banki kivonatok modullal való integráció aktív, és a számla összegének megfelelő fizetés jóváírásra került a számlán. Ez a viselkedés helyes és elvárt.

Kérdés: Hogyan tudhatom meg előre a számla belső azonosítóját (számát)?

Megoldás: Új számla hozzáadásakor a Beérkezett számlák modulban a belső azonosító automatikusan megjelenik a Belső azonosító mezőben a számla hozzáadása párbeszédablakban. Az azonosító a számsor beállításai szerint generálódik, és a számla mentése után a modul beállításaitól függően módosítható is.

Tippek a Beérkezett számlák modul hatékony használatához

• Aktiválja az automatikus e-mailes fogadást a rendszeres szállítóktól érkező számlák manuális rögzítésének minimalizálásához
• Állítson be előre meghatározott jóváhagyási szabályokat szállító vagy összeg alapján a jóváhagyási folyamat felgyorsításához
• Használja az AI adatkinyerés funkciót a PDF számláknál a kulcsfontosságú számlaadatok gyors kitöltéséhez
• Rendszeresen exportáljon ABO fizetési megbízásokat a jóváhagyott számlák tömeges fizetéséhez ahelyett, hogy minden fizetést egyenként adna meg
• Kövesse figyelemmel a Statisztikák fület a költségtrendek és a szállítónkénti kiadások áttekintéséhez éves összehasonlítással
• Kapcsolja össze a számlákat megrendelésekkel a pontos projekt-költségkövetéshez
• Aktiválja a teljesítési dátum nyomon követését a pontosabb könyvelési hozzárendeléshez a megfelelő elszámolási időszakhoz
• Használja a Fizetési határidő szűrőt a határidőhöz közeledő számlák figyeléséhez és a késedelmi díjak elkerüléséhez