Beérkező számlák

Áttekintés

A Beérkező számlák modul a beszállítóktól érkező számlák átfogó kezelésére szolgál. Lehetővé teszi a teljes folyamat digitalizálását a számla beérkezésétől a jóváhagyáson át a kifizetés rögzítéséig. A rendszer automatizálja a jóváhagyási workflow-t, az adatkinyerést a beérkezett dokumentumokból, és biztosítja a beszállítókkal szembeni pénzügyi kötelezettségek ellenőrzését.

Kulcsfontosságú funkciók

• Automatikus adatkinyerés a szkennelt számlákból AI (OCR) segítségével
• Többkörös számlajóváhagyás e-mail értesítésekkel
• Duplikáció-ellenőrzés variábilis szimbólum és számlaszám alapján
• Kifizetések exportálása banki formátumokba (ABO, BEST)
• Exportálás könyvelési rendszerekbe ISDOC és Excel formátumban
• Kifizetések párosítása bankkivonatokkal
• Beszállítók ellenőrzése fizetésképtelenség és megbízhatatlan ÁFA-alany státusz szempontjából
• Számlák fogadása e-mailből vagy adattárhelyről (ISDS)
• Több cég és telephely támogatása
• Összekapcsolás projektekkel és megrendelésekkel

Célcsoport

A modul asszisztensek, gazdasági szakemberek, vezetők, könyvelők és más, a beérkező számlák kezeléséért felelős felhasználók számára készült.

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a modul

Navigációs útvonal: Főmenü → Gazdaság → Beérkező számlák

Modul beállításai

Hozzáférés a beállításokhoz: Főmenü → Beállítások → Beérkező számlák

A beállításokban az alábbiakat konfigurálhatja:

• E-mail számlafogadáshoz - az az e-mail cím, amelyre a beszállítók a számlákat küldik
• Jóváhagyási workflow - egymást követő vagy független jóváhagyás
• Jóváhagyók száma - hány aláírás szükséges a jóváhagyáshoz
• Automatikus válaszok - sablonok a számla beérkezésének visszaigazolásához vagy elutasításához
• Telephelyek és projektek - nyilvántartás költséghelyek szerint
• Opcionális mezők - egyedi adatmezők a cég specifikus igényeihez
• Kifizetések exportálása - banki exportok beállítása
• ISDOC beállítások - konfiguráció az elektronikus számlákhoz

Felhasználói jogosultságok

Szerepkör	Jogosultság	Leírás
Megfigyelő	Megtekintés	Számlák megtekintése szerkesztési lehetőség nélkül, megjegyzéseket fűzhet hozzájuk
Asszisztens	Számlák előkészítése	Számlák hozzáadása, adatok kiegészítése, továbbítás jóváhagyásra, számlák törlése és visszaállítása
Jóváhagyó	Jóváhagyás	A benyújtott számlák jóváhagyása vagy elutasítása, számlák törlése és visszaállítása
Végső jóváhagyó	Végső jóváhagyás	A számla kifizetésének végső jóváhagyása
Könyvelő	Könyvelési feldolgozás	Exportálás a könyvelési rendszerbe, a könyvelés ellenőrzése

Felhasználói felület

Főképernyő

A modul főképernyője több szekcióra oszlik:

• Szűrő - részletes keresés különböző kritériumok alapján
• Állapotok áttekintése - a számlák száma az egyes állapotokban (gyorsszűrő gombok)
• Számlák táblázata - a számlák listája a legfontosabb adatokkal
• Összesítések - a megjelenített számlák összértéke pénznemenként

Számlaállapotok

A számlák az alábbi állapotokon mennek keresztül:

Állapot	Leírás	Művelet
Beérkezett	Újonnan beérkezett, feldolgozásra váró számlák	Adatok kiegészítése, továbbítás jóváhagyásra
Jóváhagyásra vár	A jóváhagyóknak továbbított számlák	Jóváhagyás vagy elutasítás
Jóváhagyva kifizetésre	Jóváhagyott, kifizetésre váró számlák	Kifizetések exportálása, párosítás bankkivonatokkal
Elintézve	Kifizetett számlák	Exportálás a könyvelésbe, archiválás
Elutasítva	Elutasított számlák	Visszaküldés a beszállítónak, javítás és ismételt benyújtás

Szűrők és keresés

Az alábbi szűrők állnak rendelkezésre:

• Fájlnévben - keresés a melléklet neve alapján
• Fájl tartalma - fulltext keresés a PDF mellékletek tartalmában
• Számla küldője - szűrés a beszállító e-mail címe alapján
• Beérkezés dátuma - a számla beérkezésének időintervalluma
• Esedékesség dátuma - szűrés esedékesség alapján
• Cég számára - ha több cég számára fogad számlákat
• Telephely - szűrés költséghely alapján
• Projekt - szűrés a hozzárendelt projekt alapján
• Jóváhagyta - szűrés konkrét jóváhagyó alapján
• Év - szűrés a beérkezés éve alapján

A táblázat felett egy Keresés mező is található a megjelenített számlák közötti gyors kereséshez.

Alapműveletek

Új számla hozzáadása (szkennelés)

1. Kattintson a Számla hozzáadása gombra
2. A párbeszédablakban töltse ki az adatokat:
   • Számla küldője - válassza ki a beszállítót a listából (kötelező mező)
   • Cég számára - ha több cég számára fogad számlákat
   • Telephely - rendelje hozzá egy költséghelyhez
   • Projekt - összekapcsolás projekttel
   • Beszállító számlaszáma - a számlán szereplő szám
   • Variábilis szimbólum - VS a fizetéshez
   • Nettó összeg - adóalap
   • Fizetendő összesen - teljes összeg ÁFÁ-val együtt
   • Tárgy/Név - a számla rövid leírása
   • Tartalom/Leírás - részletesebb információk
3. Húzza át vagy válassza ki a feltölteni kívánt fájlokat (PDF, ISDOC, képek)
4. Kattintson a Mentés gombra
5. A rendszer létrehozza a bejegyzést és hozzárendel egy belső számla-ID-t

Tipp: Ha PDF számlát tölt fel, a rendszer az AI segítségével automatikusan kinyerheti az adatokat (számlaszám, VS, összegek, esedékesség dátuma). Ellenőrizze az automatikusan kitöltött adatokat.

Adatok kiegészítése beérkezett számlánál

1. A számlák áttekintésében kattintson a számlára a részletek megnyitásához
2. Az egyes mezőkre kattintva módosíthatja az adatokat:
   • Beszállító számlaszáma
   • Variábilis szimbólum
   • Összegek (nettó, bruttó)
   • Esedékesség dátuma
   • Fizetési mód
   • Beszállító bankszámlaszáma
   • Tárgy és leírás
3. A módosítások minden mező jóváhagyása után automatikusan mentésre kerülnek
4. Jobb oldalon megjelenik a PDF melléklet előnézete az adatok könnyű ellenőrzéséhez

Számla továbbítása jóváhagyásra

1. Nyissa meg a számla részleteit
2. Ellenőrizze, hogy minden kötelező mező ki van-e töltve
3. Kattintson a Továbbítás jóváhagyásra gombra
4. A párbeszédablakban válassza ki a jóváhagyókat:
   • Egymást követő jóváhagyás esetén - válassza ki a jóváhagyók sorrendjét és a végső jóváhagyót
   • Független jóváhagyás esetén - jelölje ki a jóváhagyókat (számuk a beállításoktól függ)
5. Opcionálisan válassza ki a könyvelőket, akik hozzáférhetnek a számlához
6. Kattintson a Továbbítás gombra
7. A számla Jóváhagyásra vár állapotba kerül
8. A kiválasztott jóváhagyók e-mailt kapnak a jóváhagyáshoz vezető linkkel

Számla jóváhagyása

1. Jóváhagyóként nyissa meg a Beérkező számlák modult
2. Kattintson a Jóváhagyásra vár fülre (megjelenik a várakozó számlák száma)
3. Nyissa meg a számla részleteit
4. Ellenőrizze az adatok és a mellékletek helyességét
5. Kattintson a Jóváhagyás vagy Elutasítás gombra
6. Elutasítás esetén adja meg az indoklást a megjegyzésben
7. Az utolsó jóváhagyó általi jóváhagyás után a számla Jóváhagyva kifizetésre állapotba kerül

Számla megjelölése kifizetettként

1. A Jóváhagyva kifizetésre fülön nyissa meg a számlát
2. Kattintson a Kifizetve gombra
3. Adja meg a kifizetés dátumát
4. Részfizetés esetén adja meg a kifizetett összeget is
5. Kattintson a Mentés gombra
6. A számla Elintézve állapotba kerül

Automatikus párosítás: Ha aktív a Bankkivonatok modulja, a kifizetések automatikusan párosításra kerülhetnek a variábilis szimbólum alapján.

Speciális funkciók

AI adatfelismerés számláról (OCR)

A rendszer automatikusan kinyeri az adatokat a feltöltött PDF számlákból:

• Beszállító számlaszáma
• Variábilis szimbólum
• Kiállítás és esedékesség dátuma
• Összegek (adóalap, ÁFA, összesen)
• Bankszámlaszám
• Beszállító adatai (adószám, közösségi adószám)

Hogyan működik:

1. A PDF melléklet feltöltése után a rendszer automatikusan elindítja az AI elemzést
2. A kinyert adatok előre kitöltésre kerülnek az űrlapon
3. Ellenőrizze és szükség esetén javítsa az automatikusan kitöltött adatokat

Kifizetések párosítása bankkivonatokkal

Ha használja a Bankkivonatok modult:

1. A számla részleteinél megjelenik a Párosított kifizetés szekció
2. A rendszer automatikusan keresi a kifizetéseket a variábilis szimbólum alapján
3. Manuálisan is párosíthat kifizetést a banki tranzakciónál lévő összekapcsolás ikonra kattintva
4. A párosítás után automatikusan kitöltődik a kifizetés dátuma
5. A számla Elintézve állapotba kerül

Kifizetések exportálása a bankba

Számlák tömeges kifizetéséhez:

1. A Jóváhagyva kifizetésre fülön kattintson a Kifizetések exportálása gombra
2. Válassza ki az exportálási paramétereket:
   • Export típusa - ABO (.kpc formátum) vagy BEST (.ikm formátum)
   • Fizetés erről a számláról - az Ön bankszámlája
   • Számla pénzneme - CZK, EUR, USD vagy egyéb
3. A táblázatban jelölje ki a fizetendő számlákat a jelölőnégyzetek segítségével
4. Kattintson a Fájl generálása a banki importhoz gombra
5. A letöltött fájlt importálja az internetbankjába

Fontos: A kifizetések megerősítése előtt ellenőrizze az adatokat a bankban.

Exportálás könyvelési rendszerbe (ISDOC)

Könyvelő szoftverbe történő exportáláshoz:

1. A Jóváhagyva kifizetésre vagy Elintézve fülön kattintson az ISDOC Export gombra
2. Adja meg az időszakot:
   • Beérkezés dátuma -tól - időszak kezdete
   • Beérkezés dátuma -ig - időszak vége
3. Opcionálisan jelölje be az ISDOC létrehozása mindenkihez opciót - az elektronikus formátum nélküli számlákhoz is létrehoz ISDOC-ot
4. Kattintson az Export generálása gombra
5. Letöltődik egy ZIP archívum, amely az alábbiakat tartalmazza:
   • ISDOC fájlok (.isdoc) - elektronikus számlák
   • Az eredeti számlák PDF mellékletei
6. Az archívumot importálja a könyvelési rendszerébe

Excel export mellékletekkel könyvelőknek

1. Kattintson az Excel Export mellékletekkel könyvelőknek gombra
2. Adja meg az exportálási időszakot
3. Válassza ki, hogy csak a kijelölt számlákat vagy az időszak összes számláját kívánja exportálni
4. Kattintson a Generálás gombra
5. Letöltődik egy ZIP fájl, amely az alábbiakat tartalmazza:
   • Excel fájl a számlák áttekintésével
   • Egy mappa a belső ID alapján elnevezett PDF mellékletekkel

Jóváhagyási jegyzőkönyv nyomtatása

A jóváhagyási folyamat dokumentálásához:

1. Nyissa meg a számla részleteit
2. Kattintson a Jóváhagyási jegyzőkönyv gombra
3. Kinyomtatásra kerül egy PDF dokumentum, amely tartalmazza:
   • A számla adatait
   • A jóváhagyók listáját és aláírásukat
   • A jóváhagyások dátumát és időpontját
   • A jóváhagyáshoz fűzött megjegyzéseket

Kapcsolódó számlák

Egymással összefüggő számlák esetén (pl. előlegszámla és végszámla):

1. A számla részleteinél keresse meg a Kapcsolódó számlák szekciót
2. Kattintson a Kapcsolódó számla hozzáadása gombra
3. Válassza ki a kapcsolódó számlát a listából
4. Kattintson a Hozzáadás gombra
5. A szekcióban megjelennek az összekapcsolt számlák a részleteikre mutató linkekkel

QR-kód a fizetéshez

A Jóváhagyva kifizetésre állapotban lévő számlákhoz:

1. Nyissa meg a számla részleteit
2. Lépjen a QR-kód - fizetéshez fülre
3. Megjelenik a számla kifizetéséhez szükséges QR-kód
4. Szkennelje be a QR-kódot bankja mobilalkalmazásával
5. A fizetési adatok automatikusan kitöltésre kerülnek

Ellenőrzött beszállítók listája

A beszállítók ellenőrzéséhez és az automatikus válaszokhoz:

1. A fő áttekintésben kattintson a Cégek listája fülre
2. Megjelenik a beszállítók listája az alábbi adatokkal:
   • Beszállító e-mail címe
   • Cégnév, adószám, közösségi adószám
   • ÁFA-alany státusz
   • Bejegyzett bankszámlaszámok az adóhatóságnál
   • Megbízhatatlan ÁFA-alany (igen/nem)
   • Bejegyzés a csődlajstromban
3. A Cég hozzáadása gombra kattintva új beszállítót vehet fel
4. Az adatok 12 óránként automatikusan frissülnek a nyilvános jegyzékekből
5. Fizetésképtelenség vagy megbízhatatlanság esetén e-mail értesítést kap

Beszállítók importálása:

• Importálás a CRM modulból - átveszi a cégeket a CRM adatbázisból
• XLSX importálása - importálás Excel fájlból

Automatikus válaszok a beszállítóknak

A cégek listájában beállíthatja:

• Automatikus válaszok küldése - igen/nem minden beszállítóhoz
• Alapértelmezett/egyedi válasz - a beállításokból származó sablon vagy saját szöveg használata

A rendszer ezután automatikusan elküldi:

• A számla beérkezésének visszaigazolását
• Az elutasításról szóló értesítést az indoklással együtt

Integráció más modulokkal

Bankkivonatok

• Kifizetések automatikus párosítása a variábilis szimbólum alapján
• Párosított kifizetések megjelenítése közvetlenül a számla részleteinél
• A számla automatikus megjelölése kifizetettként a párosítás után
• Átutalási megbízások exportálása banki formátumokban

Adattárhely (ISDS)

• Számlák automatikus fogadása az adattárhelyekről
• Adatkinyerés ISDOC formátumból
• A számla eredetére vonatkozó információk megjelenítése (adattárhely vs. e-mail)

Jóváhagyás

• Összekapcsolás a központi jóváhagyási modullal
• Számlák jóváhagyása mobilalkalmazásban
• E-mail értesítések a várakozó számlákról

Projektek (Contracts)

• Számla hozzárendelése konkrét projekthez
• A projekthez tartozó összes számla áttekintése
• A projekt költségvetésének ellenőrzése

Kiadott megrendelések (Orders)

• Számla összekapcsolása megrendeléssel
• A számla és a megrendelés összhangjának ellenőrzése
• A megrendeléshez tartozó számlák áttekintése

CRM

• Beszállítók listájának importálása a CRM-ből
• Cégadatok szinkronizálása
• Hozzáférés a beszállító részleteihez a számláról

Hibaelhárítás

Gyakran ismételt kérdések

Kérdés: Módosíthatok-e egy már jóváhagyott számlát?

Megoldás: Igen, de csak ha rendelkezik a jóváhagyott számlák szerkesztésére vonatkozó jogosultsággal. Ha módosítja a számlát, az visszakerül a jóváhagyásra váró állapotba, és a folyamatnak újra végig kell futnia.

Kérdés: Mit tegyek, ha véletlenül rossz számlát hagytam jóvá?

Megoldás: A számlát visszaküldheti a Vissza a beérkezettekhez gombra kattintva. A számla visszakerül az eredeti állapotába, és a jóváhagyási folyamat törlődik.

Kérdés: A rendszer nem megfelelően nyerte ki az adatokat a PDF-ből. Mit tegyek?

Megoldás: Az AI felismerés nem 100%-os. Mindig ellenőrizze az automatikusan kitöltött adatokat, és szükség esetén javítsa őket manuálisan. A felismerés minősége függ a szkennelés minőségétől és a PDF formátumától.

Kérdés: Hogyan jelölhetem meg tömegesen a számlákat kifizetettként?

Megoldás: Használja a bankkivonatokkal való párosítás funkciót. A rendszer automatikusan párosítja a kifizetéseket a variábilis szimbólum alapján, és a számlákat kifizetettként jelöli meg. Szükség esetén manuálisan is párosíthatja a számlákat.

Kérdés: Fogadhatok-e több cég számára számlákat egy fiókba?

Megoldás: Igen, ha a beállításokban aktiválva van az E-mail átirányítás. Minden számlánál szerepel egy Cég számára mező, ahol meghatározhatja a címzettet.

Kérdés: Hogyan állíthatok be összeghatár szerinti egymást követő jóváhagyást?

Megoldás: A beállításokban aktiválja a Definiált jóváhagyás összeg szerint opciót, és állítsa be a jóváhagyókat az egyes összeghatárokhoz (pl. 10 000 Ft-ig a részlegvezető hagyja jóvá, 10 000 Ft felett az igazgató).

Kérdés: Variábilis szimbólum duplikációt jelez a rendszer, de ez egy új számla. Mit tegyek?

Megoldás: A figyelmeztetés csak tájékoztató jellegű. Ellenőrizze, hogy valóban nem duplikált számláról van-e szó. Ha a számla rendben van, figyelmen kívül hagyhatja a figyelmeztetést és elmentheti a számlát.

Kérdés: Hogyan nyomtathatom ki a kifizetésre váró számlák listáját?

Megoldás: Használja a Számlák (mellékletek) nyomtatása gombot a Jóváhagyva kifizetésre fülön. A táblázatban található Nyomtatás gombot is használhatja.

Tippek a hatékony munkához

• Használja a szűrőket: A gyorsabb tájékozódás érdekében állítson be szűrőket telephelyek, projektek vagy időszakok szerint.
• Fájlok elnevezése: Szkenneléskor használjon egyértelmű fájlneveket (pl. a beszállító számlaszámát), ez megkönnyíti a keresést.
• Rendszeres ellenőrzés: Naponta ellenőrizze az újonnan beérkezett számlákat, hogy ne lépje túl az ÁFA-bevallási határidőket.
• PDF viewer: Használja a beépített PDF-nézegetőt, amellyel megjegyzéseket fűzhet közvetlenül a dokumentumhoz.
• Automatikus adatkinyerés: Bár az AI nem tökéletes, jelentősen felgyorsítja a számlák rögzítését. Az adatokat azonban mindig ellenőrizze.
• Kifizetések párosítása: Egyezzen meg a beszállítókkal a variábilis szimbólumok használatáról, ez megkönnyíti az automatikus párosítást.
• Ellenőrzött cégek listája: Folyamatosan frissítse a beszállítók listáját, a rendszer így automatikusan ellenőrzi hitelességüket.
• Exportálás a könyvelésbe: Rendszeres időközönként (hetente/havonta) exportálja a számlákat az egyszerűbb könyvelési feldolgozás érdekében.
• Jóváhagyási jegyzőkönyvek: Archiválja a jóváhagyási jegyzőkönyveket az esetleges ellenőrzésekhez és auditokhoz.
• Mobilalkalmazás: A jóváhagyók közvetlenül az eIntranet mobilalkalmazásból is jóváhagyhatják a számlákat.

Gyorsbillentyűk

• Ctrl+S - Változások gyors mentése (ha az űrlap nyitva van)
• Esc - Párbeszédablak bezárása