Járműnyilvántartás

Áttekintés

A Járműnyilvántartás modul (evoz, VehiclesRecords) a céges járművek és az összes kapcsolódó adat központi nyilvántartására szolgál. Lehetővé teszi az alapvető műszaki információk, biztosítások, műszaki vizsgák (műszaki vizsga), szervizrekordok, autópálya-matricák és üzemeltetési költségek kezelését. A rendszer automatikusan értesíti a felelős személyeket a biztosítások, műszaki vizsgák, szervizhatáridők és egyéb fontos határidők közelgő lejáratáról.

A Járműnyilvántartás modul főbb funkciói

• Alapvető járműadatok nyilvántartása (rendszám, VIN, típus, tulajdonos, sofőrök)
• Biztosítások (kötelező felelősségbiztosítás, casco) és műszaki vizsgák kezelése
• Szervizrekordok és szervizterv kilométer vagy hónap alapján
• Károk és balesetek nyilvántartása mellékletekkel
• Járműköltségek nyilvántartása éves áttekintéssel
• Sofőrök története (ki használta a járművet és milyen időszakban)
• Átadási jegyzőkönyvek jármű átadásakor
• Autópálya-matricák és útdíjak (beleértve a tömeges importot a Cseh Köztársaság számára)
• Járműfoglalások naptárral és jóváhagyási folyamattal
• Automatikus e-mail értesítések a közelgő lejárati dátumokról

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a Járműnyilvántartás modul

A Járműnyilvántartás modul elérési útvonala: Főmenü → Járműnyilvántartás

A Járműfoglalás modul a Főmenü → Járműfoglalás menüponton keresztül érhető el. Mindkét modul össze van kapcsolva és közösen használják a járműadatokat.

A Járműnyilvántartás modul beállításai

A Járműnyilvántartás modul konfigurációja és hozzáférési jogai a Beállítások → Járműnyilvántartás menüponton keresztül érhetők el. A beállítások három fülre oszlanak: Modul jogosultságok, Általános beállítások és Egyéni mezők.

A Járműnyilvántartás általános beállításai

• Figyelmeztetés megjelenítése hány nappal előre: Beállítás, hogy hány nappal a lejárat előtt jelenjen meg figyelmeztetés a „Hamarosan intézkedni kell" részben (alapértelmezett érték: 14 nap)
• Határidő nélküli járművek megjelenítése: Megjelenjenek-e azok a járművek is, amelyeknél nincsenek kitöltve a határidők
• Lejárati információk küldése e-mailben: Kiválasztás, hogy kinek küldjön a rendszer értesítéseket – adminisztrátornak és sofőröknek, csak adminisztrátornak, csak sofőröknek, vagy senkinek
• Átadási jegyzőkönyv típusa: Kimeneti formátum (Word vagy Excel)
• Finanszírozás rész megjelenítése: A hitel- vagy lízinginformációk megjelenítésének engedélyezése a járműnél
• Sofőrök történetének megjelenítése: A fül engedélyezése, amely nyilvántartja, ki használta a járművet milyen időszakban
• Speciális sofőr jogosultság: Ha engedélyezve van, a „Látja azokat a járműveket, ahol sofőrként van feltüntetve" jogosultsággal rendelkező felhasználó csak az alapinformációkat, autópálya-matricákat, biztosítást, tankkártyát, láthatósági mellényeket és gumiabroncsokat látja

A Járműnyilvántartás egyéni mezői

Az Egyéni mezők fülön legfeljebb 11 egyéni oszlop definiálható a járművekre vonatkozó specifikus információk nyilvántartásához. Minden oszlopnál beállítható a név, típus (szöveg, szám, dátum, lista), hogy kötelező-e, és hogy megjelenik-e a fő táblázatban.

Felhasználói jogok és hozzáférési jogosultságok a Járműnyilvántartáshoz

A Járműnyilvántartás modul jogosultságai a Beállítások → Járműnyilvántartás → Modul jogosultságok menüpontban konfigurálhatók. Minden felhasználóhoz az alábbi jogosultságok egyike rendelhető:

Jogosultság	Leírás
Nincs hozzáférés	A felhasználónak nincs hozzáférése a Járműnyilvántartás modulhoz
Látja azokat a járműveket, ahol sofőrként van feltüntetve	Saját járművek megtekintése (ahol sofőrként van hozzárendelve), szerkesztés nélkül
Látja azokat a járműveket, ahol sofőrként van feltüntetve, és szerkesztheti őket	Azon járművek megtekintése és szerkesztése, ahol sofőrként van hozzárendelve
Látja az összes járművet, nem szerkesztheti	Az összes jármű megtekintése szerkesztés nélkül
Látja az összes járművet, szerkesztheti azokat, ahol sofőrként van feltüntetve	Az összes jármű megtekintése, csak a sajátok szerkesztése
Lát mindent, szerkeszthet mindent és újat adhat hozzá	Teljes hozzáférés az összes járműhöz, beleértve újak hozzáadását
Lát és tehet mindent, beleértve a törlést	Adminisztrátori hozzáférés, beleértve a járművek törlését

A Járműfoglalás modul beállításai

A Járműfoglalás konfigurációja a Beállítások → Járműfoglalás menüponton keresztül érhető el. A beállítások tartalmazzák a hozzáférési jogokat, általános paramétereket és a járművek színkódolását a naptárban.

• Járműfoglalás időponttal is: Alapértelmezés szerint a járműveket egész napra foglalják. Ennek az opciónak az engedélyezésével minden foglalásnál időpont is választható
• Dátum előretöltése: A foglalási űrlap a mai vagy a holnapi dátummal legyen-e előretöltve
• Időpont előretöltése: Alapértelmezett időpont az új foglalásokhoz
• Minimális foglalási időtartam percben: A legrövidebb lehetséges foglalási időintervallum
• Foglalás lemondásának lehetősége a kérelmező által: A kérelmező lemondhat-e egy már jóváhagyott foglalást
• Megjegyzés jóváhagyáskor/elutasításkor: A jóváhagyónak meg kell-e adnia megjegyzést a foglalás jóváhagyásakor vagy elutasításakor

Járműfoglalás jogosultságai

Jogosultság	Leírás
Nincs hozzáférés	A felhasználónak nincs hozzáférése a járműfoglalásokhoz
Foglalások olvasása és kiválasztott járművek foglalása	A felhasználó olvashatja a foglalásokat és foglalhat meghatározott járműveket (a járműkiválasztás külön konfigurálható)
Bármely elérhető jármű foglalása	A felhasználó bármely „foglalható"-ként megjelölt járművet lefoglalhat
Kiválasztott járművek foglalásainak jóváhagyása és törlése	Jóváhagyó meghatározott járművekre (a járműkiválasztás külön konfigurálható)
Bármely járműfoglalás jóváhagyása és törlése	Jóváhagyó az összes járműre
Bármely foglalás szerkesztése	Teljes hozzáférés az összes foglalás szerkesztéséhez
Foglalás más nevében	Kiegészítő jog – lehetőség foglalás létrehozására egy másik munkavállaló nevében

A Járműnyilvántartás modul felhasználói felülete

A Járműnyilvántartás főképernyője

A Járműnyilvántartás modul főképernyője három fő részből áll. Felül a Hamarosan intézkedni kell panel (piros keret) található, amely a közelgő lejárati dátumokkal rendelkező járműveket jeleníti meg. Középen a szűrőpanel található. Alul az összes járművet tartalmazó fő táblázat látható.

Közelgő határidők panelje

A Járműnyilvántartás modulban a Hamarosan intézkedni kell panel azokat a járműveket jeleníti meg, amelyek határideje a beállított számú napon belül lejár (alapértelmezés szerint 14 nap). A figyelt határidők a következők:

• Tankkártya lejár
• Kötelező felelősségbiztosítás lejár
• Casco biztosítás lejár
• Műszaki vizsga lejár
• Szerviz lejár (dátum vagy kilométer alapján – a rendszer ellenőrzi a menetlevelet és a GPS-adatokat is)
• Elsősegélydoboz lejár
• Emelőberendezés felülvizsgálata lejár (tehergépjárművek)
• Tachográf felülvizsgálata lejár
• Autópálya-matrica lejár
• Hitel / lízing lejár (ha a finanszírozási rész engedélyezve van)

Tipp: A lejárati információkat a rendszer automatikusan e-mailben is elküldi a beállított számú nappal a lejárat előtt (az adminisztrátornak, sofőröknek vagy mindkettőnek).

Már lejárt határidők panelje

A közelgő határidők panelje alatt a Lejárt panel jelenik meg ugyanazokkal a kategóriákkal. A Mind / Kevesebb mint 90 napja lejárt kapcsolóval korlátozható a megjelenített tartomány. Ezenkívül megjelenik a Megoldatlan károk rész a nyitott kár- vagy balesetbejegyzésekkel rendelkező járművekre.

Szűrők és keresés a Járműnyilvántartásban

A szűrőpanel (sárga keret) a Járműnyilvántartás modulban lehetővé teszi a járműlista szűrését az alábbiak szerint:

• Aktív (kivont): Csak aktív járművek, csak inaktív (kivont) járművek, vagy az összes megjelenítése
• Biztosítótársaság: Szűrés a jármű biztosítója szerint
• Sofőr: Szűrés a hozzárendelt sofőr szerint
• Járműfelelős: Szűrés a járműfelelős szerint

A szűrőkön kívül a fő táblázatban használható a DataTables szöveges keresés. A Oszlopok megjelenítése gombbal válassza ki a látni kívánt oszlopokat – javasoljuk, hogy csak a releváns oszlopokat válassza ki a jobb áttekinthetőség érdekében.

A járművek fő táblázata

A Járműnyilvántartás modul táblázata a járműveket opcionális oszlopokkal jeleníti meg: Rendszám, Járműtípus, Belső jelölés, Név, Foglalható, Helyszín, Tulajdonjog típusa, VIN, Gyártási év, Üzembe helyezés, Aktív, Vontató/utánfutó, Zöldkártya száma, Sofőrök, Járműfelelős, Kis forgalmi engedély száma, Nagy forgalmi engedély száma, tankkártya, biztosítási adatok, műszaki vizsga, szerviz, elsősegélydoboz, gumiabroncsok, láthatósági mellények, rádió PIN, autópálya-matricák és egyéni mezők.

Tipp: Az Excel gombbal az egész táblázat exportálható Excelbe.

Alapvető műveletek a Járműnyilvántartásban

Eljárás: Új jármű hozzáadása

A Járműnyilvántartás modulban kattintson a Jármű hozzáadása gombra (zöld gomb a fő táblázat jobb felső sarkában). Megnyílik az Új jármű rögzítése űrlap.

1. Kattintson a Jármű hozzáadása gombra
2. Töltse ki a csillaggal (*) jelölt kötelező mezőket:
   • Rendszám: A jármű rendszáma
   • Név: A jármű neve vagy leírása (pl. Skoda Octavia)
3. Töltse ki az opcionális alapmezőket:
   • Aktív: A jármű üzemben van-e
   • Foglalható: A jármű foglalható-e (csak akkor jelenik meg, ha a Járműfoglalás modul engedélyezve van)
   • Járműtípus: Személygépkocsi, tehergépjármű vagy gép – a tehergépjárművek és gépek bővített beviteli lehetőségekkel rendelkeznek
   • Üzemanyag típusa: Az üzemanyag fajtája
   • Átlagos fogyasztás: Átlagos üzemanyag-fogyasztás
   • Tank kapacitás: A tartály térfogata literben
   • Vontató/utánfutó: Vontató vagy utánfutó járműről van-e szó
   • Helyszín: Parkolási hely vagy garázs
   • Tulajdonjog típusa: Saját, lízing, bérlet stb.
   • Belső jelölés: Egyéni jelölés céges célokra
   • VIN: Járműazonosító szám
   • Gyártási év: A jármű gyártási éve
   • Üzembe helyezés: Az üzembe helyezés dátuma
   • Sofőrök: Egy vagy több sofőr hozzárendelése (modulhoz hozzáféréssel rendelkező felhasználók közül választva)
   • Járműfelelős: A járműért felelős személy – e-mail értesítéseket kap
   • Kis forgalmi engedély száma: A forgalmi engedély száma
   • Nagy forgalmi engedély száma: A nagy forgalmi engedély száma
   • Műszaki vizsga érvényes: A műszaki vizsga érvényességi dátuma
   • Szerviz (km/MTH): Kilométer- vagy üzemóra-határ a szervizhez
   • Szerviz dátuma: Dátum határ a szervizhez
   • Elsősegélydoboz érvényes: Az elsősegélydoboz lejárati dátuma
   • Rádió PIN: Az autórádió PIN kódja
4. Tehergépjárműveknél töltse ki a Felülvizsgálatok részt:
   • Emelőberendezés felülvizsgálata: Az emelőberendezés felülvizsgálatának dátuma
   • Tachográf felülvizsgálata: A tachográf felülvizsgálatának dátuma
5. Kattintson a Mentés gombra

Eljárás: Meglévő jármű szerkesztése

A Járműnyilvántartás modulban kattintson a táblázat megfelelő járműsorában a Szerkesztés gombra, vagy nyissa meg a jármű részleteit és kattintson a Szerkesztés gombra. A szerkesztési űrlap megegyezik az új jármű hozzáadása űrlappal.

1. A táblázatban kattintson az adott jármű Szerkesztés ikonjára, vagy nyissa meg a jármű részleteit
2. Módosítsa a kívánt adatokat
3. Kattintson a Mentés gombra

Eljárás: Jármű törlése

A Járműnyilvántartás modulban járművet csak adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználó törölhet. A törölt járművek a Törölt gombbal érhetők el (piros gomb a fő táblázatban).

1. A táblázatban kattintson az adott jármű Törlés ikonjára
2. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban

Jármű részletei a Járműnyilvántartásban

Fülek a jármű részleteiben

A Járműnyilvántartás modul jármű részletei fülekre vannak osztva, amelyek különböző információs részeket tartalmaznak. Az elérhető fülek a modul beállításaitól függnek:

• Alapadatok: Műszaki adatok, biztosítás, műszaki vizsga, tankkártya, gumiabroncsok, mellények
• Szervizrekordok: Szervizmunkák története mellékletekkel
• Szervizterv: Tervezett szervizmunkák km vagy hónap alapján
• Károk: Közlekedési balesetek és károk nyilvántartása
• Költségek: Járműüzemeltetési költségek (üzemanyag, javítások, biztosítási díjak stb.)
• Sofőrök története: Ki használta a járművet milyen időszakban és milyen km-állással (ha a beállításokban engedélyezve van)
• Átadási jegyzőkönyvek: A jármű munkavállalónak történő átadásáról szóló dokumentumok
• Mellékletek: A járműhöz csatolt dokumentumok
• Autópálya-matricák: Autópálya-matricák és útdíjegységek nyilvántartása

A Járműnyilvántartás haladó funkciói

Eljárás: Szervizrekord hozzáadása

A Járműnyilvántartás modulban, a jármű részleteiben a Szervizrekordok fülön kattintson a Szervizrekord hozzáadása gombra. A szervizrekordok dokumentálják az elvégzett szervizmunkákat dátummal és leírással.

1. Nyissa meg a jármű részleteit és lépjen a Szervizrekordok fülre
2. Kattintson a Szervizrekord hozzáadása gombra
3. Töltse ki az űrlapot:
   • Dátum: A szerviz elvégzésének dátuma
   • Szerviz: Az elvégzett munkák leírása (szöveges mező)
   • Mellékletek: Számlák vagy szervizjelentések csatolása (húzd és dobd vagy fájlkiválasztás)
4. Kattintson a Mentés gombra

Eljárás: Szervizterv beállítása egy járműhöz

A Járműnyilvántartás modulban beállítható a rendszeres szervizmunkák terve egy adott járműhöz. A szervizterv lehetővé teszi annak meghatározását, hogy milyen munkákat kell elvégezni a megtett kilométerek (vagy MTH gépeknél) vagy meghatározott hónapok elteltével.

1. Nyissa meg a jármű részleteit és lépjen a Szervizterv fülre
2. Kattintson a Szervizterv hozzáadása/szerkesztése gombra
3. Minden szervizmunkánál töltse ki:
   • Km vagy MTH: Intervallum kilométerben vagy üzemórában
   • Hónap: Intervallum hónapokban
   • Leírás: A szervizmunka leírása
   • Melléklet: Opcionális dokumentum (műszaki adatlap stb.)
4. Kattintson a Mentés gombra

Tipp: A szervizterv tömeges beállítása több járműhöz egyszerre elérhető a Szervizterv gombbal közvetlenül a fő járműtáblázatban.

Eljárás: Kár vagy baleset rögzítése

A Járműnyilvántartás modulban, a jármű részleteiben a Károk fülön kattintson a Kár hozzáadása gombra. A megoldatlan károk a modul főoldalán is láthatók a „Megoldatlan károk" részben.

1. Nyissa meg a jármű részleteit és lépjen a Károk fülre
2. Kattintson a Kár hozzáadása gombra
3. Töltse ki az űrlapot:
   • Dátum: Az esemény dátuma (kötelező)
   • Eseményszám: A biztosítási esemény vagy kárjelentés hivatkozási száma
   • Megoldva: Jelölje be, ha a kár már megoldódott
   • Megjegyzés: A folyamat és a megoldás állapotának leírása
   • Mellékletek: Kárfotók, jelentések, biztosítási szerződések stb.
4. Kattintson a Mentés gombra

Eljárás: Járműköltségek rögzítése

A Járműnyilvántartás modulban, a jármű részleteiben a Költségek fülön kattintson a Költség hozzáadása gombra. A költségek típussal és összeggel kerülnek rögzítésre, és mellékletek (számlák, bizonylatok) is csatolhatók.

1. Nyissa meg a jármű részleteit és lépjen a Költségek fülre
2. Kattintson a Költség hozzáadása gombra
3. Töltse ki az űrlapot:
   • Dátum: A költség dátuma (kötelező)
   • Típus: Költségtípus – kiválaszthat egy meglévőt vagy megadhat újat (üzemanyag, biztosítás, javítás stb.)
   • Összeg: A költség összege (kötelező)
   • Leírás: Opcionális költségleírás
   • Mellékletek: Számlák vagy bizonylatok
4. Kattintson a Mentés gombra

Járműköltségek áttekintése

A Járműnyilvántartás modulban összefoglaló költségáttekintés érhető el a Járműköltségek gombbal a fő táblázatban. A táblázat az egyes járművek összesített költségeit éves bontásban és végösszeggel jeleníti meg. Az adatok exportálhatók Excelbe vagy kinyomtathatók.

Eljárás: Bejegyzés hozzáadása a sofőrök történetéhez

A Járműnyilvántartás modulban, a jármű részleteiben a Sofőrök története fülön nyilvántartható, ki használta a járművet egy adott időszakban. Ez a fül csak akkor érhető el, ha a modul beállításaiban engedélyezve van a „Sofőrök történetének megjelenítése" funkció.

1. Nyissa meg a jármű részleteit és lépjen a Sofőrök története fülre
2. Kattintson a Bejegyzés hozzáadása gombra
3. Töltse ki az űrlapot:
   • Dátum -tól: A használati időszak kezdete
   • Km-állás 1.: A kilométeróra állása az időszak elején
   • Dátum -ig: A használati időszak vége
   • Km-állás 2.: A kilométeróra állása az időszak végén
   • Sofőr – felhasználó: A munkavállaló kiválasztása (a modulhoz hozzáféréssel rendelkező felhasználók jelennek meg)
4. Kattintson a Mentés gombra

Eljárás: Átadási jegyzőkönyv létrehozása

A Járműnyilvántartás modulban átadási jegyzőkönyv készíthető, amikor járművet adnak át egy munkavállalónak. A jegyzőkönyv a jármű részleteiben az Átadási jegyzőkönyvek fülön érhető el. A kimeneti formátum (Word vagy Excel) a modul általános beállításaiban konfigurálható.

1. Nyissa meg a jármű részleteit és lépjen az Átadási jegyzőkönyvek fülre
2. Kattintson az Átadási jegyzőkönyv létrehozása gombra
3. Töltse ki az űrlapot:
   • Felhasználó: A munkavállaló, akinek a járművet átadják (kötelező)
   • Kilométeróra állása (km): Az aktuális kilométer-állás az átadáskor
   • Felszerelés: A jármű felszerelésének listája az átadáskor
   • Átadás: Megjegyzések az átadáshoz
   • Átadta – név: A járművet átadó személy neve (kötelező, a bejelentkezett felhasználóval előretöltve)
4. Kattintson az Átadási jegyzőkönyv létrehozása gombra – a dokumentum megnyílik nyomtatásra vagy letöltésre

Eljárás: Autópálya-matricák importálása EDAZ fájlból

A Járműnyilvántartás modulban (csak a Cseh Köztársaságban) tömegesen importálhatók autópálya-matricák az EDAZ elektronikus kivonatból XLSX formátumban. Az Autópálya-matricák tömeges vásárlásának importálása EDAZ....XLS gomb a fő járműtáblázat alján jelenik meg.

1. A fő járműtáblázatban kattintson az Autópálya-matricák tömeges vásárlásának importálása EDAZ....XLS gombra
2. Válassza ki az EDAZ fájlt XLSX formátumban
3. Kattintson a Mentés gombra
4. A rendszer automatikusan hozzárendeli az autópálya-matricákat a járművekhez a rendszám alapján

Autópálya-matrica címkék nyomtatása

A Járműnyilvántartás modulban (csak a Cseh Köztársaságban) kinyomtathatók az autópálya-matricák címkéi. Az Autópálya-matrica címkék nyomtatása CZ gomb a fő járműtáblázatban érhető el. Megjeleníti az autópálya-matricák áttekintését a címkenyomtatáshoz.

Járműfoglalások

A Járműfoglalás modul áttekintése

A Járműfoglalás modul (evoz_rezervace) lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy céges jármű foglalását kérjék egy adott időpontra. A kérelmek automatikusan jóváhagyhatók, vagy jóváhagyó hozzájárulását igényelhetik. A foglalások áttekinthető naptárban jelennek meg.

Járműfoglalások megjelenítése

A Járműfoglalás modulban három megjelenítési mód van:

• Kérelmek: Táblázatos áttekintés az összes foglalásról állapottal (függőben, jóváhagyott, elutasított)
• Havi áttekintés: Interaktív FullCalendar naptár színkódolt járművekkel
• Éves áttekintés: Áttekintés az egész évre (csak akkor elérhető, ha nem használnak időalapú foglalásokat)

Eljárás: Járműfoglalási kérelem létrehozása

A Járműfoglalás modulban kattintson a Kérelem hozzáadása gombra, vagy kattintson egy dátumra a naptárban. Foglalási kérelem más munkavállaló nevében is létrehozható, ha rendelkezik a megfelelő jogosultsággal.

1. A Járműfoglalás modulban kattintson a Kérelem hozzáadása gombra vagy egy dátumra a naptárban
2. Töltse ki a Foglalási kérelem űrlapot:
   • Munkavállaló: A kérelmező kiválasztása (más nevében történő foglalásnál)
   • Jármű: Jármű kiválasztása az elérhető járművek listájából
   • -tól (dátum): A foglalás kezdő dátuma
   • -ig (dátum): A foglalás befejező dátuma
   • Időpont -tól / -ig: A foglalás időpontja (csak akkor jelenik meg, ha az időalapú foglalások engedélyezve vannak)
   • Utazás típusa: A szolgálati út jellege
   • Helyszín: Úti cél vagy rendeltetési hely
3. Opcionálisan állítsa be az Ismétlődést: Napi, heti, havi vagy éves ismétlődés befejezési dátummal
4. A rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy a jármű a megadott időszakban szabad-e – figyelmeztetést jelenít meg, ha már foglalt
5. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: Ha a jármű a kért időszakban nem elérhető, a Mentés gomb letiltott, és hibaüzenet jelenik meg.

Szűrők a járműfoglalások áttekintésében

A Járműfoglalás modulban a Kérelmek fülön a bejegyzések szűrhetők az alábbiak szerint:

• Jármű: Szűrés adott jármű szerint
• Kérelmek: Összes megjelenítése, csak függőben lévő, csak jóváhagyott vagy csak elutasított foglalások
• Kérelmező: Szűrés a kérelmet benyújtó munkavállaló szerint

Eljárás: Járműfoglalás jóváhagyása vagy elutasítása

A Járműfoglalás modulban a jóváhagyó jóváhagyhatja vagy elutasíthatja az egyes foglalási kérelmeket. A jóváhagyáshoz a „Kiválasztott járművek foglalásainak jóváhagyása és törlése" vagy magasabb jogosultság szükséges.

1. A Kérelmek fülön keresse meg a függőben lévő kérelmet
2. Kattintson az adott bejegyzésnél a Jóváhagyás vagy Elutasítás gombra
3. Ha a beállításokban engedélyezve van a „Megjegyzés jóváhagyáskor/elutasításkor" opció, töltse ki az opcionális megjegyzést
4. Erősítse meg a műveletet

Eljárás: Járműfoglalások tömeges jóváhagyása vagy elutasítása

A Járműfoglalás modulban egyszerre több kérelem is tömegesen jóváhagyható vagy elutasítható. A funkció a Kérelmek fülön érhető el.

1. A Kérelmek fülön jelölje be a tömegesen feldolgozni kívánt kérelmeket
2. Kattintson a Tömeges jóváhagyás vagy Tömeges elutasítás gombra
3. Erősítse meg a műveletet

Járműfoglalások naptára

A Járműfoglalás modulban a Havi áttekintés fül interaktív naptárt jelenít meg az összes foglalással. Minden járműnek saját színe van (konfigurálható a Beállítások → Járműfoglalás → Színkódolás menüpontban). A naptárban egy napra vagy egy meglévő foglalásra kattintva új foglalás hozható létre vagy meglévő szerkeszthető. A hónapok közötti navigáció a bal és jobb nyilakkal érhető el.

Integráció más modulokkal

• Kiküldetési parancsok: A Járműnyilvántartás össze van kapcsolva a Kiküldetési parancsok modullal. Kiküldetési parancs kitöltésekor kiválasztható a nyilvántartásból egy céges jármű.
• Menetlevél: A rendszer beolvassa a menetlevél adatait az aktuális kilométer-állás meghatározásához a közelgő szervizhatáridők ellenőrzésekor.
• GPS helymeghatározás: Ha a GPS nyomkövetés integrálva van, a rendszer beolvassa az aktuális kilométeróra-állást a GPS adatokból a közelgő szervizhatáridők kiszámításához.
• Dokumentumok és fájlok: Minden járműhöz, szervizrekordhoz, kárhoz vagy költséghez tetszőleges mellékletek (fotók, számlák, szerződések stb.) csatolhatók.
• Munkabeosztás: Járműfoglalás közvetlenül a Munkabeosztás modulból hozható létre egy adott munkavállaló számára.
• Munkavállalók: A Járműnyilvántartás modulhoz hozzáféréssel rendelkező felhasználók sofőrökként és járműfelelősökként érhetők el.

Hibaelhárítás a Járműnyilvántartásban

Gyakran ismételt kérdések a Járműnyilvántartásról

Kérdés: Miért nem látom az összes járművet a Járműnyilvántartás modulban?

Válasz: Ez a jogosultságaitól függ. Ha a „Látja azokat a járműveket, ahol sofőrként van feltüntetve" jogosultsággal rendelkezik, csak azokat a járműveket látja, amelyeknél sofőrként van hozzárendelve. Az összes jármű megtekintéséhez magasabb jogosultsági szint szükséges. A jogosultság módosításáért forduljon a rendszergazdához.

Kérdés: Miért nem jelenik meg a jármű a kiválasztásban foglalás létrehozásakor?

Válasz: A jármű szerkesztési űrlapján be kell jelölni a Foglalható opciót. Ezenkívül a Járműfoglalás beállításaiban hozzá kell rendelni Önhöz a megfelelő járművet (a „Foglalások olvasása és kiválasztott járművek foglalása" jogosultságnál).

Kérdés: Hogyan állíthatom be, hogy a rendszer e-mail értesítéseket küldjön nekem a biztosítás vagy műszaki vizsga lejáratáról?

Válasz: A Beállítások → Járműnyilvántartás → Általános beállítások menüpontban állítsa a „Lejárati információk küldése e-mailben" mezőt a kívánt értékre (adminisztrátor, sofőrök vagy mindkettő). Ellenőrizze azt is, hogy az adott járműnél ki van-e töltve a járműfelelős, vagy hozzá vannak-e rendelve érvényes e-mail címmel rendelkező sofőrök.

Kérdés: Hogyan jelölhetek meg egy járművet kivontként?

Válasz: A jármű szerkesztési űrlapján szüntesse meg az Aktív mező bejelölését. A kivont jármű nem jelenik meg az értesítési panelben, és szűrhető az „Aktív (kivont)" szűrővel a „Csak inaktív (kivont)" opció kiválasztásával.

Kérdés: Hogyan másolhatok járműfoglalást?

Válasz: A foglalások áttekintésében kattintson a másolás ikonra egy meglévő foglalásnál. Megnyílik egy űrlap a forrásfoglalás előretöltött adataival. Módosítsa a dátumot és kattintson a Mentés gombra.

Tippek a Járműnyilvántartás hatékony használatához

• Tipp: A fő járműtáblázatban használja az Oszlopok megjelenítése gombot, és válassza ki csak azokat az oszlopokat, amelyekre valóban szüksége van – ez jelentősen javítja az áttekinthetőséget
• Tipp: Minden járműhöz állítson be járműfelelőst – ez a személy automatikus e-mail értesítéseket kap a közelgő lejárati dátumokról
• Tipp: A szerviz állapota a menetlevél vagy GPS adatok alapján figyelhető – a rendszer automatikusan összehasonlítja a megtett kilométereket a beállított szervizlimittel
• Tipp: Autópálya-matricák tömeges vásárlásakor (Cseh Köztársaság) használja az EDAZ XLSX fájlból történő importot a járművekhez való gyors hozzárendeléshez
• Tipp: A foglalási naptárban egy szabad napra kattintva azonnal megnyílik az új foglalás létrehozásának űrlapja előretöltött dátummal
• Tipp: Ismétlődő foglalásokhoz (pl. heti szállítás) használja az Ismétlődés funkciót a foglalás létrehozásakor