Járműnyilvántartás

Áttekintés

A Járműnyilvántartás modul a vállalat járműparkjának átfogó kezelésére szolgál. Lehetővé teszi a járművek összes alapvető adatának nyilvántartását, a fontos határidők és lejáratok (műszaki vizsga, biztosítás, szerviz, autópálya-matricák) nyomon követését, a szerviztervek és bejegyzések kezelését, valamint a károk és járműköltségek rögzítését. A rendszer email értesítéseken keresztül automatikusan figyelmeztet a fontos dokumentumok és határidők közelgő lejártára.

Kulcsfontosságú funkciók

• A járművek alapvető adatainak nyilvántartása (rendszám, VIN, típus, sofőrök, kezelő)
• Dashboard a lejáró határidők áttekintésével és automatikus figyelmeztetésekkel
• Szerviztervek és az elvégzett szervizelések nyilvántartása
• Gépjárműkárok és sérülések nyilvántartása
• A járművek üzemeltetési költségeinek nyomon követése éves összesítésekkel
• Biztosítások, autópálya-matricák, üzemanyagkártyák és gumiabroncsok kezelése
• Átadási-átvételi jegyzőkönyvek generálása a jármű munkavállalónak történő átadásához

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a modul

Navigációs útvonal: Egyéb → Járműnyilvántartás

A modul beállításai

Beállítások útvonala: Beállítások → Járműnyilvántartás

A modul beállításai három fő szekciót tartalmaznak:

1. Moduljogosultságok

Ebben a részben rendelhet hozzá hozzáférési jogokat az egyes felhasználókhoz. A rendszer 7 jogosultsági szintet különböztet meg:

5

Szint	Jogosultság leírása
0	Nincs hozzáférés - a felhasználó nem látja a modult
1	Látja azokat a járműveket, ahol sofőrként van feltüntetve - csak megtekintés
2	Látja a járműveket sofőrként, és szerkesztheti is azokat
3	Látja az összes járművet, de nem szerkesztheti őket
4	Látja az összes járművet, és szerkesztheti azokat, ahol ő a sofőr
Mindent lát, mindent szerkeszthet és újakat vihet fel
6	Mindent lát és mindent tehet, beleértve a járművek törlését is

2. Általános beállítások

Itt állíthatja be a modul alapvető működését:

• Hány nappal előre figyelmeztessen a lejáratra: A lejárat előtti napok száma, amikor a figyelmeztetés megjelenik (alapértelmezett: 14 nap)
• Üres sorok megjelenítése a "Hamarosan megoldandó" részben: Megjelenjenek-e a lejáró tételek nélküli kategóriák is
• Kinek küldjön emailt a lejáratról: Az értesítések címzettjeinek kiválasztása (kezelő/sofőr/mindkettő/senki)
• Átadási-átvételi jegyzőkönyv típusa: A jegyzőkönyv formátuma (Word/Excel)
• Finanszírozási rész megjelenítése: A lízing- és hitelnyilvántartás be-/kikapcsolása
• Finanszírozás - kinek küldjön infót a hitel végéről: Felhasználó kiválasztása az értesítéshez
• Sofőrtörténet használata: A járműkiosztási előzmények nyilvántartásának be-/kikapcsolása

3. Opcionális mezők

Akár 10 egyedi mezőt is meghatározhat vállalata specifikus igényeihez. Minden mezőhöz beállíthatja a következőket:

• Név: A mező saját elnevezése
• Típus: Szöveg, szám, dátum, lista választás stb.
• Megjelenítés a fő táblázatban: Megjelenjen-e a mező az áttekintő táblázat oszlopában

Felhasználói jogok

A járművekhez való hozzáférést egy részletes jogosultsági rendszer szabályozza. Az alacsonyabb jogosultsággal rendelkező felhasználó csak azokat a járműveket látja, ahol sofőrként van megadva. A járműkezelő és a magasabb jogokkal rendelkező felhasználók az összes járművet látják és szerkeszthetik.

Felhasználói felület

Főképernyő

A modul megnyitásakor a következők jelennek meg:

1. "Hamarosan megoldandó" Dashboard: Egy piros panel felül, amely a közelgő lejáratú járműveket mutatja
2. Szűrő: Legördülő panel a járműlista szűréséhez
3. Járművek fő táblázata: Az összes jármű áttekintése konfigurálható oszlopmegjelenítéssel

"Hamarosan megoldandó" Dashboard

Ez a panel azon járművek áttekintését jeleníti meg, amelyeknél a fontos határidők hamarosan lejárnak vagy már lejártak. A már lejárt tételek pirossal vannak kiemelve.

Figyelt tételek:

• Üzemanyagkártya - érvényesség
• Kötelező biztosítás
• Casco biztosítás
• Műszaki vizsga (STK)
• Szerviz km vagy dátum alapján
• Elsősegélycsomag
• Emelőberendezés felülvizsgálata (tehergépjárművek)
• Tachográf felülvizsgálata (tehergépjárművek)
• Autópálya-matricák
• Hitel/lízing lejárta

Szűrők és keresés

A következő szűrők állnak rendelkezésre:

• Aktív/kivont: Szűrés a jármű állapota szerint (aktív, inaktív, összes)
• Biztosító: Választás biztosító társaság szerint
• Sofőr: Választás a hozzárendelt sofőr szerint
• Járműkezelő: Választás a kezelő szerint

A szűrőkön kívül a jobb felső sarokban található keresőmező segítségével globális keresést is végezhet a táblázatban.

Fő táblázat

A táblázat az összes jármű áttekintését mutatja a következő oszlopokkal:

• ID, Rendszám, Jármű típusa, Belső jelölés, Név
• Foglalható, Helyszín, Tulajdonjog típusa
• VIN, Gyártási év, Forgalomba helyezés, Aktív
• Vontató/pótkocsi, Zöldkártya száma
• Sofőrök, Járműkezelő
• Forgalmi engedély számai
• Üzemanyagkártya adatai (szám, érvényesség, PIN)
• Felülvizsgálatok (emelőberendezés, tachográf)
• Autópálya-matricák
• Biztosítás (biztosító, szerződésszámok, érvényességi dátumok)
• Műszaki érvényesség, Szerviz esedékesség, Elsősegélycsomag lejárta
• Gumiabroncs információk
• Láthatósági mellények, Rádió PIN
• Finanszírozás (ha be van kapcsolva a beállításokban)
• Egyedi mezők (ha definiálva vannak)

Az Oszlopok megjelenítése gombbal kiválaszthatja, mely oszlopokat szeretné látni. A rendszer javasolja a nem használt oszlopok elrejtését az átláthatóbb megjelenítés érdekében.

Alapvető műveletek

Új jármű hozzáadása

1. A modul főoldalán kattintson a Jármű hozzáadása gombra (zöld gomb a jobb felső sarokban)
2. Megnyílik egy párbeszédablak egy űrlappal, amely több szekcióra van osztva
3. Töltse ki a csillaggal (*) jelölt kötelező mezőket:
   • Rendszám: A jármű forgalmi rendszáma
   • Név: Felhasználóbarát név (pl. "Skoda Octavia - 2020")
4. Töltse ki a többi alapvető adatot:
   • Aktív: Jelölje be, ha a jármű aktív használatban van (alapértelmezés szerint bejelölve)
   • Jármű típusa: Személygépkocsi, Tehergépjármű vagy Gép
   • Sofőrök: Rendeljen hozzá egy vagy több sofőrt (a Ctrl billentyűvel több is kiválasztható)
   • Járműkezelő: A járműért felelős személy, aki az értesítéseket kapja
5. Szükség szerint töltse ki az űrlap többi részét
6. Kattintson a Mentés gombra a párbeszédablak alján

Jármű adatlapjának megtekintése

1. A fő táblázatban kattintson a kívánt jármű rendszámára vagy ID-jára
2. Megnyílik a jármű adatlapja, amely 5 fülre van osztva:
   • Általános: Alapadatok, biztosítás, üzemanyagkártya, gumik stb.
   • Jármű szerviz: Szervizterv és elvégzett szervizelések
   • Károk: Balesetek és sérülések nyilvántartása
   • Járműköltségek: Az összes költség áttekintése
   • Megjegyzések/Változások: Változástörténet és megjegyzések
3. Az áttekintéshez való visszatéréshez kattintson a Vissza linkre a bal felső sarokban

Jármű szerkesztése

1. Nyissa meg a jármű adatlapját
2. Kattintson a Szerkesztés gombra a jobb felső sarokban
3. Alternatívaként közvetlenül egy adott szekcióból is szerkeszthet, ha az adott kártyán a Szerkesztés gombra kattint
4. Végezze el a kívánt módosításokat
5. Kattintson a Mentés gombra

Jármű kivonása a forgalomból

1. Nyissa meg a jármű adatlapját
2. Kattintson a Szerkesztés gombra
3. Az Alapadatok szekcióban vegye ki a pipát az Aktív mezőből
4. Mentse a módosításokat
5. A jármű a továbbiakban nem jelenik meg az aktív járművek listájában

Jármű törlése

1. Járművet csak 6-os szintű jogosultsággal rendelkező felhasználó törölhet
2. Nyissa meg a jármű adatlapját
3. Kattintson a piros Törlés gombra a jobb felső sarokban
4. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban
5. A törölt járművek a főoldalon a Törölt gombbal tekinthetők meg

Speciális funkciók

Szervizterv

A szervizterv meghatározza, hogy milyen műveleteket kell elvégezni a járművön bizonyos időközönként (kilométer vagy hónap alapján).

Szervizterv létrehozása

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, és lépjen a Jármű szerviz fülre
2. A Szervizterv szekcióban kattintson a Hozzáadás/Szerkesztés gombra
3. Adja meg:
   • Km: Intervallum kilométerben (pl. 15000)
   • Hónap: Időintervallum (pl. 12)
   • Leírás: Mit kell szervizelni (pl. "Olaj- és szűrőcsere")
4. Csatolhat fájlokat is (pl. szervizkönyv)
5. Kattintson a Mentés gombra

Szervizterv tömeges hozzáadása

Ha ugyanazt a szerviztervet több járműhöz szeretné egyszerre beállítani:

1. A modul főoldalán kattintson a Szervizterv gombra
2. Válassza ki a járműveket, amelyekhez a tervet hozzá szeretné rendelni
3. Adja meg a szerviz paramétereit (km, hónap, leírás)
4. Kattintson a Mentés gombra

Elvégzett szervizelések nyilvántartása

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Jármű szerviz fül
2. A Szerviz szekcióban kattintson a Hozzáadás gombra
3. Töltse ki:
   • Dátum: Mikor történt a szervizelés
   • Leírás: Mit végeztek el
4. Csatolhat számlát vagy szervizjegyzőkönyvet
5. Kattintson a Mentés gombra

Kárbejelentés

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Károk fül
2. Kattintson a Hozzáadás gombra
3. Töltse ki:
   • Dátum: Mikor történt a kár
   • Káresemény száma: Szám a biztosító rendszeréből
   • Megoldva: Jelölje be a rendezés után
   • Megjegyzés: A kár leírása és a rendezés folyamata
4. Csatoljon fényképeket a sérülésről vagy baleseti jegyzőkönyvet
5. Kattintson a Mentés gombra

Költségek nyomon követése

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Járműköltségek fül
2. Kattintson a Hozzáadás gombra
3. Töltse ki:
   • Dátum: A fizetés dátuma
   • Típus: Költségkategória (üzemanyag, szerviz, biztosítás stb.)
   • Összeg: A költség mértéke
   • Leírás: Részletes leírás
4. Csatolhat számlát
5. Kattintson a Mentés gombra

A táblázat alján megjelenik a költségek mindösszesenje. A táblázat alatt találja a költségek évenkénti bontását.

Autópálya-matricák kezelése

Autópálya-matrica kézi rögzítése

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Általános fül, Autópálya-matricák szekció
2. Kattintson a Szerkesztés gombra a szekció jobb felső sarkában
3. Minden országhoz adja meg:
   • Ország: Választás az országlistából
   • Érvényesség kezdete: Az érvényesség kezdete
   • Érvényesség vége: Az érvényesség vége
   • Tehergépjárműveknél pluszban: Egység száma és Kiadás dátuma
4. Kattintson a Mentés gombra

Tömeges autópálya-matrica vásárlás importálása (csak Csehország esetén)

Ha az EDAZ rendszeren keresztül tömegesen vásárol autópálya-matricákat:

1. A modul főoldalán kattintson az EDAZ....XLS tömeges autópálya-matrica vásárlás importálása gombra
2. Válassza ki az EDAZ rendszerből letöltött XLS fájlt
3. A rendszer rendszám alapján automatikusan hozzárendeli a matricákat a járművekhez
4. Ellenőrizze a hozzárendelést és erősítse meg az importálást

Autópálya-matrica matricák nyomtatása (csak Csehország esetén)

1. A modul főoldalán kattintson a CZ autópálya-matrica matricák nyomtatása gombra
2. Válassza ki a járműveket, amelyekhez matricát szeretne nyomtatni
3. A rendszer generál egy PDF-et a rendszámot és az érvényességet tartalmazó matricákkal
4. Nyomtassa ki a matricákat és helyezze el őket a járművekben

Átadási-átvételi jegyzőkönyv

A jármű munkavállalónak történő átadásakor átadási-átvételi jegyzőkönyvet generálhat:

1. Nyissa meg a jármű adatlapját
2. Kattintson az Átadási-átvételi jegyzőkönyv előkészítése gombra
3. A rendszer generál egy dokumentumot Word vagy Excel formátumban (beállítástól függően)
4. A dokumentum tartalmazza a jármű összes fontos adatát, felszereltségét és állapotát
5. Nyomtassa ki a jegyzőkönyvet, és írassa alá a munkavállalóval a jármű átvételekor

Sofőrtörténet

Ha a beállításokban be van kapcsolva a Sofőrtörténet funkció, nyomon követheti, ki használta a járművet a múltban:

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Általános fül, Sofőrtörténet szekció
2. Bejegyzés hozzáadásához kattintson a Hozzáadás gombra
3. Töltse ki:
   • Dátum -tól: A használat kezdete
   • Km állás: Kilométeróra állása átvételkor
   • Dátum -ig: A használat vége
   • Km állás: Kilométeróra állása leadáskor
   • Sofőr - felhasználó: Munkavállaló kiválasztása
4. Kattintson a Mentés gombra

Gumiabroncsok kezelése

Személygépkocsikhoz

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Általános fül, Gumi szekció
2. Kattintson a Szerkesztés gombra
3. Töltse ki a téli, nyári és négyévszakos gumiabroncsok adatait:
   • Vásárlás (dátum): Mikor vásárolták a gumikat
   • Márka: Gyártó és modell
   • Méret: Gumiabroncs mérete (pl. 205/55 R16)
4. Az Aktuálisan felszerelve mezőben válassza ki, milyen típusú gumi van jelenleg a járművön
5. Rögzítse az Átszerelés dátumát
6. A Raktározott gumi/állapot megjegyzésben feltüntetheti a gumik tárolási helyét és állapotát

Tehergépjárművekhez és gépekhez

Tehergépjárműveknél tengelyenként tartja nyilván a gumikat:

1. Minden tengelyhez (1-4) adja meg:
   • Méret
   • Gyártó/típus
   • Vásárlás dátuma
   • Csere dátuma

Üzemanyagkártyák

Egy járműhöz több üzemanyagkártyát is rögzíthet:

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Általános fül, Üzemanyagkártya szekció
2. Kattintson a Szerkesztés gombra
3. Minden kártyához töltse ki:
   • Kártya típusa: Szolgáltató neve (pl. "OMV", "Shell")
   • Kártyaszám: A kártyára nyomtatott szám
   • Kártya érvényessége -ig: Lejárati dátum
   • PIN: PIN kód (ha van)
4. Kattintson a Mentés gombra

Finanszírozás (lízing/hitel)

Ha a beállításokban be van kapcsolva a Finanszírozás szekció, rögzítheti a hiteleket és lízingeket:

1. Nyissa meg a jármű adatlapját, Általános fül, Finanszírozás szekció
2. Kattintson a Szerkesztés gombra
3. Töltse ki:
   • Hitelszerződés száma
   • Társaságnál: Bank vagy lízingcég neve
   • Teljes összeg: A finanszírozás összege
   • Hitel lejárati dátuma: Mikor ér véget a törlesztés
   • Törlesztési nap a hónapban: A hónap melyik napján esedékes a törlesztőrészlet
   • Törlesztőrészlet összege: Havi törlesztőrészlet
   • Számlaszám: Törlesztési számlaszám
4. A rendszer a szerződés lejárta előtt értesíti a kijelölt felhasználót

Email értesítések

A rendszer a beállításoknak megfelelően automatikusan email értesítéseket küld:

• Az értesítések a lejárat előtt a beállított számú nappal (alapértelmezés szerint 14 nap) kerülnek kiküldésre
• Az emailt a járműkezelő és/vagy a sofőr kapja meg (a modul beállításaitól függően)
• Az email tartalmazza a jármű adatait (rendszám, név), hogy mi jár le és mikor
• Az értesítések minden nap automatikusan kiküldésre kerülnek egy cron feladat segítségével

Adatok exportálása

1. A járműáttekintő fő táblázatban kattintson az Excel gombra
2. A rendszer exportálja az aktuálisan megjelenített adatokat (beleértve az aktív szűrőket is)
3. Az export az összes látható oszlopot tartalmazza
4. A fájl automatikusan letöltődik XLSX formátumban

Integráció más modulokkal

Menetlevél (Kniha jízd)

Ha használja a Menetlevél modult, a rendszer automatikusan összekapcsolja az adatokat:

• A jármű adatlapján megjelenik az aktuális kilométeróra állás a menetlevélből
• A km alapú szervizfigyelésnél a rendszer összehasonlítja a tervezett szervizt az aktuális km állással
• A jármű adatlapján a Menetlevél gombra kattintva közvetlenül az adott jármű bejegyzéseihez ugorhat

Járműfoglalás

Ha be van kapcsolva az integráció a Járműfoglalás modullal:

• Minden járműnél beállíthatja a Foglalható mezőt
• Csak az ezzel a bekapcsolt funkcióval rendelkező járművek jelennek meg a foglalási rendszerben
• A munkavállalók a foglalási naptáron keresztül foglalhatják le a járműveket

Hibaelhárítás

Gyakran Ismételt Kérdések

Kérdés: Miért nem látok bizonyos járműveket a listában?

Megoldás: Ellenőrizze a következőket:

• Megfelelőek a hozzáférési jogai? 1-es vagy 2-es szintű joggal csak azokat a járműveket látja, ahol Ön a sofőr
• Be van kapcsolva valamilyen szűrő? Próbálja meg törölni a szűrőt a Szűrő szekcióban található Törlés gombbal
• Ki van vonva a jármű? Kattintson az Összes gombra a Csak aktív helyett

Kérdés: Nem kapok email értesítéseket a lejáratokról.

Megoldás:

• Ellenőrizze a Beállítások → Járműnyilvántartás menüpontban, hogy be van-e állítva az email küldés
• Győződjön meg róla, hogy Ön járműkezelőként vagy sofőrként van-e feltüntetve
• Ellenőrizze, hogy a felhasználói profiljában helyesen van-e kitöltve az email címe

Kérdés: Hogyan módosíthatom a táblázatban megjelenő oszlopokat?

Megoldás: Kattintson a táblázat feletti Oszlopok megjelenítése gombra, és jelölje be vagy vegye ki a pipát a kívánt oszlopok mellől.

Kérdés: Rögzíthetek-e több üzemanyagkártyát egy járműhöz?

Megoldás: Igen, a jármű szerkesztésénél az Üzemanyagkártya szekcióban akár 5 különböző kártyát is hozzáadhat. Mindegyiknek saját száma, érvényessége és PIN kódja lehet.

Kérdés: Hogyan működik a km alapú szervizfigyelés?

Megoldás: Ha használja a Menetlevél modult, a rendszer automatikusan összehasonlítja az aktuális km állást a szervizhez beállított limittel. Amint a tényleges állás megközelíti a limitet (a beállított előrejelzési napokon belül), a jármű megjelenik a "Hamarosan megoldandó" dashboardon.

Tippek a hatékony munkához

• Állítsa be a táblázat oszlopait: Rejtse el a nem használt oszlopokat az átláthatóbb megjelenítés érdekében
• Használja az átadási-átvételi jegyzőkönyveket: Minden járműátadáskor generáljon jegyzőkönyvet a dokumentáláshoz
• Állítson be járműkezelőket: Minden járműhöz rendeljen kezelőt, aki megkapja a figyelmeztetéseket
• Rögzítse rendszeresen a költségeket: Folyamatosan vezesse fel a költségeket, így áttekintést kap az üzemeltetési kiadásokról
• Használja a szervizterveket: Állítsa be a szervizterveket a gyártói ajánlások szerint, a rendszer időben figyelmeztetni fogja
• Csatoljon dokumentumokat: A szervizelésekhez, károkhoz és költségekhez csatoljon számlákat és fényképeket
• Ellenőrizze a dashboardot: Rendszeresen ellenőrizze a "Hamarosan megoldandó" szekciót a lejáratok időben történő kezelése érdekében