Címtár
Áttekintés
A Címtár modul a személyek kapcsolattartási adatainak kezelésére szolgál, legyenek azok belső munkatársak, külső partnerek vagy ügyfelek. Lehetővé teszi a teljes körű elérhetőségi adatok rögzítését, beleértve a fényképeket is, továbbá fejlett funkciókat kínál a vCard (.vcf) formátumú névjegyek importálásához és exportálásához, amely kompatibilis a legtöbb e-mail klienssel és mobiltelefonnal.
Főbb funkciók
- Kapcsolatok nyilvántartása fényképpel és teljes körű elérhetőségi adatokkal
- Kapcsolatok importálása és exportálása vCard (.vcf) formátumban
- Kapcsolatok küldése e-mailben vagy SMS-ben
- Fejlett szűrés és keresés
- Exportálás Excelbe és listák nyomtatása
- Törölt kapcsolatok kezelése visszaállítási lehetőséggel
Hozzáférés és beállítások
Hogyan érhető el a modul
Navigációs útvonal: Eszközök → Címtár
Modul beállításai
Beállítások útvonala: Beállítások → Címtár
A beállításokban módosíthatja az egyes felhasználók modulhoz való hozzáférési szintjeit. A jogosultságok megfelelő beállítása biztosítja, hogy minden felhasználó csak azokhoz a funkciókhoz férjen hozzá, amelyekre szüksége van.
Felhasználói jogosultságok
| Jogosultság | Leírás |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A felhasználó nem látja a Címtár modult |
| Olvasás | Csak a kapcsolatok megtekintése szerkesztési lehetőség nélkül |
| Olvasás és írás | Kapcsolatok megtekintése, hozzáadása és szerkesztése |
| Olvasás, írás, törlés és visszaállítás | Teljes hozzáférés, beleértve a kapcsolatok törlését és visszaállítását |
Felhasználói felület
Főképernyő
A modul megnyitásakor egy táblázat jelenik meg a címtárban szereplő összes kapcsolattal. Minden sor egy-egy kapcsolatot képvisel az alapvető adataival, beleértve a fényképet, nevet, elérhetőségeket és a céghez való tartozást.
A képernyő felső részén találhatók az alapvető műveletek gombjai:
- Bejegyzés hozzáadása: Megnyitja az új kapcsolat létrehozására szolgáló párbeszédpanelt
- VCF letöltése: Letölti a kiválasztott kapcsolatokat vCard fájlként
- VCF küldése e-mailben: Elküldi a kiválasztott kapcsolatokat e-mail mellékletként
- VCF importálása: Elindítja a vCard fájlokból történő importálási varázslót
- Töröltek: Megjeleníti a törölt kapcsolatokat tartalmazó lomtárat
A táblázat oszlopai
A kapcsolati táblázat a következő információkat tartalmazza:
- Cég: Azon szervezet neve, amelyhez a kapcsolat tartozik
- Fotó: A kapcsolat profilképe
- Vezetéknév/Keresztnév: Teljes név a titulusokkal együtt
- E-mail: E-mail cím (kattintásra megnyílik az e-mail kliens)
- Cím: A kapcsolat fizikai címe
- Tel.(mellék): Vezetékes telefonszám
- Mobil: Mobiltelefonszám
- Url: Weboldal (kattintásra új ablakban nyílik meg)
- Pozíció: Munkakör vagy beosztás
- Kapcsolat típusa: A kapcsolat kategóriája vagy típusa
- Megjegyzés: Opcionális megjegyzés a bejegyzéshez
- Műveletek: Gombok a szerkesztéshez, törléshez és SMS küldéséhez
Szűrők és keresés
A táblázat felett szűrők találhatók a gyors kereséshez:
- Cég: Szűrés a vállalat neve alapján
- Pozíció: Kapcsolatok kiválasztása munkakör szerint
- Kapcsolat típusa: Szűrés a kapcsolat kategóriája alapján
A szűrőkön kívül a táblázat jobb felső sarkában található keresőmezőt is használhatja teljes szöveges kereséshez az összes oszlopban.
Exportálás és nyomtatás
A táblázat jobb felső sarkában találhatók az adatexportálási gombok:
- Excel: Az aktuálisan megjelenített kapcsolatok exportálása Excel formátumba
- Print: A kapcsolati lista nyomtatása
- Colvis: A táblázatban látható oszlopok kiválasztása
Alapműveletek
Új kapcsolat létrehozása
- Kattintson a Bejegyzés hozzáadása gombra a képernyő felső részén
- Megnyílik egy párbeszédablak az új kapcsolat űrlapjával
- Töltsön ki legalább egyet a kötelező mezők közül:
- Keresztnév: A kapcsolat keresztneve
- Vezetéknév: A kapcsolat vezetékneve
- Adja meg a többi adatot szükség szerint:
- Titulus: Tudományos vagy egyéb fokozat
- E-mail: E-mail cím
- Mobil: Mobiltelefonszám
- Telefon/mellék: Vezetékes telefonszám
- Url: A kapcsolat weboldala
- Pozíció: Munkakör (választhat a meglévők közül, vagy írhat újat)
- Kapcsolat típusa: Kapcsolati kategória (választhat a meglévők közül, vagy létrehozhat újat)
- Cég: Vállalat neve (választhat a meglévők közül, vagy írhat újat)
- Cím: Fizikai cím (választhat a meglévők közül, vagy írhat újat)
- Megjegyzés: Tetszőleges megjegyzés vagy további információ
- Opcionálisan adjon hozzá profilképet (lásd a Fotók kezelése szakaszt)
- Kattintson a Mentés gombra
Megjegyzés: A Select2 jelöléssel ellátott mezők (Pozíció, Kapcsolat típusa, Cég, Cím) támogatják a "tags" funkciót – választhat egy meglévő értéket, vagy beírhat egy újat. Az új érték automatikusan hozzáadódik a választható lehetőségek listájához.
Meglévő kapcsolat szerkesztése
- Keresse meg a kívánt kapcsolatot a táblázatban a szűrők vagy a kereső segítségével
- Kattintson a ceruza ikonra a Műveletek oszlopban
- Megnyílik a párbeszédablak az előre kitöltött adatokkal
- Végezze el a kívánt módosításokat
- Kattintson a Mentés gombra
Kapcsolat törlése
- Keresse meg a törölni kívánt kapcsolatot
- Kattintson az X (iksz) ikonra a Műveletek oszlopban
- Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban
Figyelem: A törölt kapcsolat nem törlődik véglegesen, hanem a lomtárba kerül. Később a Töröltek gomb segítségével visszaállíthatja.
Törölt kapcsolat visszaállítása
- Kattintson a Töröltek gombra a képernyő felső részén
- Megjelenik a törölt kapcsolatok listája a törlés dátumával és időpontjával
- Keresse meg a visszaállítani kívánt kapcsolatot
- Kattintson a visszaállítás gombra az adott bejegyzésnél
- A kapcsolat visszakerül a normál listába
Speciális funkciók
Fotók kezelése
Minden kapcsolathoz hozzárendelhető egy profilkép, amely megjelenik a kapcsolati listában és a vCard exportálásakor is.
Fotó feltöltése
- Nyissa meg a kapcsolat hozzáadására vagy szerkesztésére szolgáló párbeszédablakot
- A Fotó szekcióban kattintson a feltöltési területre, vagy húzza oda a fájlt
- Válassza ki a fényképet a számítógépéről
- Automatikusan megnyílik a fotóvágó eszköz
- Mozgassa és méretezze a fotót úgy, hogy a kör alakú kivágásban a megfelelő pozícióba kerüljön
- Kattintson a Kivágás mentése gombra
- A vágott fotó előnézete megjelenik az űrlapon
- Mentse el a teljes kapcsolatot a Mentés gombra kattintva
Tipp: A rendszer a fotót automatikusan egy 100x100 pixeles kör alakúra vágja a konzisztens megjelenés érdekében az egész rendszerben.
Kapcsolatok exportálása vCard formátumba
A vCard (.vcf) formátum egy univerzális szabvány a kapcsolati adatok cseréjéhez különböző alkalmazások, mint például a Microsoft Outlook, Apple Contacts, Google Contacts és mobiltelefonok között.
Az exportálás menete
- A kapcsolati táblázatban jelölje be az exportálni kívánt kapcsolatok melletti jelölőnégyzetet
- Kattintson a VCF letöltése gombra a képernyő felső részén
- A rendszer automatikusan legenerálja a fájlt:
- Egyetlen kapcsolat esetén: .vcf fájl a kapcsolat nevével
- Több kapcsolat esetén: egy .zip fájl, amely az egyes .vcf fájlokat tartalmazza
- A fájl letöltődik a számítógépére
Technikai információk: Az exportált fájlok vCard 2.1 formátumot használnak Windows-1250 kódolással a speciális karakterek helyes megjelenítése érdekében a Microsoft Outlook alkalmazásban.
Kapcsolatok importálása vCard formátumból
A kapcsolatok importálása egy négylépcsős varázsló segítségével történik, amely végigvezeti Önt a teljes folyamaton, beleértve a meglévő bejegyzésekkel való esetleges ütközések kezelését is.
1. lépés: Fájl feltöltése
- Kattintson a VCF importálása gombra
- Megnyílik az importálási varázsló párbeszédablaka
- Töltse fel a fájlt az alábbi módok egyikén:
- Húzza a fájlt a kijelölt területre
- Kattintson a területre és válassza ki a fájlt
- Támogatott formátumok: .vcf (egyes vagy többes kapcsolat), .zip (több .vcf fájlt tartalmazó archívum)
- Maximális fájlméret: 10 MB
- Kattintson a Következő lépés gombra
2. lépés: Kapcsolatok előnézete
- A rendszer elemzi a feltöltött fájlokat, és megjeleníti az összes talált kapcsolat előnézetét
- A táblázat a következő oszlopokat tartalmazza: Keresztnév, Vezetéknév, E-mail, Mobil, Telefon, Cím
- Ellenőrizze, hogy az adatok helyesen töltődtek-e be
- Kattintson a Következő lépés gombra
3. lépés: Konfliktuskezelés
Ez a lépés csak akkor jelenik meg, ha a rendszer olyan kapcsolatokat talál, amelyek neve és vezetékneve megegyezik a címtárban már meglévő bejegyzésekkel.
- Minden egyes ütköző kapcsolatnál válasszon egy műveletet:
- Kihagyás: A kapcsolat nem lesz importálva, az eredeti bejegyzés változatlan marad
- Felülírás: A meglévő bejegyzés le lesz cserélve az importált kapcsolat új adataival
- Hozzáadás újként: Új bejegyzés jön létre, még akkor is, ha már létezik azonos nevű kapcsolat
- Ha minden konfliktusról döntött, kattintson a Következő lépés gombra
Javaslat: A meglévő bejegyzések felülírása előtt alaposan ellenőrizze, hogy az importált adatok frissebbek-e, mint a jelenlegiek.
4. lépés: Importálási eredmények
- A rendszer elvégzi a kapcsolatok importálását az Ön döntései alapján
- Megjelenik egy összefoglaló a következő információkkal:
- Sikeresen importált kapcsolatok száma
- Kihagyott kapcsolatok száma
- Felülírt bejegyzések száma
- Kattintson a Befejezés gombra a varázsló bezárásához
- Az importált kapcsolatok automatikusan megjelennek a fő táblázatban
Kapcsolatok küldése e-mailben
Ez a funkció lehetővé teszi a kiválasztott kapcsolatok vCard formátumú mellékletként történő elküldését közvetlenül az alkalmazásból.
A küldés menete
- A táblázatban jelölje be az elküldeni kívánt kapcsolatokat
- Kattintson a VCF küldése e-mailben gombra
- Megnyílik egy párbeszédablak egy űrlappal
- Töltse ki a következő adatokat:
- Címzett e-mail címe: Annak a személynek az e-mail címe, akinek a kapcsolatokat küldeni szeretné
- E-mail tárgya: A tartalom rövid leírása (például "Elérhetőségi adatok")
- Üzenet szövege: A mellékletet kísérő szöveg
- Az űrlap alatt megjelenik a kiválasztott kapcsolatok előnézete, amelyek mellékletként lesznek elküldve
- Kattintson a Küldés gombra
- A rendszer elküldi az e-mailt a csatolt .vcf fájlokkal
Tipp: A címzett a vCard fájlokat egyszerűen importálhatja e-mail kliensébe vagy mobiltelefonjára a mellékletre való dupla kattintással.
Kapcsolat küldése SMS-ben
Ez a funkció lehetővé teszi a kapcsolati adatok gyors elküldését szöveges üzenet formátumban mobiltelefonra.
Követelmények
- Az SMS modulnak aktívnak kell lennie
- A címzettnek +420 előhívóval rendelkező cseh mobiltelefonszámmal kell rendelkeznie
- A küldőnek jogosultsággal kell rendelkeznie az SMS modul használatához
A küldés menete
- Keresse meg azt a kapcsolatot, amelynek adatait el szeretné küldeni
- Kattintson a mobil ikonra a Műveletek oszlopban
- Megnyílik az SMS küldésére szolgáló párbeszédablak
- Adja meg a címzett telefonszámát (az előhívóval együtt: +420...)
- Ellenőrizze az elküldendő üzenet előnézetét
- Kattintson az SMS küldése gombra
Az SMS tartalma: Az üzenet tartalmazza a kiválasztott kapcsolat teljes adatait, beleértve a nevet, telefont, e-mailt és egyéb elérhető információkat.
Csoportos műveletek
A Műveletek oszlopban található jelölőnégyzet lehetővé teszi több kapcsolat egyszerre történő kiválasztását a következő csoportos műveletekhez:
- Exportálás VCF-be (VCF letöltése gomb)
- Küldés e-mailben (VCF küldése e-mailben gomb)
Tipp: Az aktuális oldalon lévő összes kapcsolat kiválasztásához használja a táblázat fejlécében található jelölőnégyzetet.
Integráció más modulokkal
SMS modul
A Címtár össze van kapcsolva az SMS modullal a kapcsolati adatok szöveges üzenetként történő elküldéséhez. E funkció használatához az SMS modulnak aktívnak kell lennie, és a felhasználónak rendelkeznie kell a megfelelő jogosultságokkal az SMS üzenetek küldéséhez.
Hibaelhárítás
Gyakran ismételt kérdések
Kérdés: Miért nem sikerült néhány kapcsolatot importálni a VCF fájlból?
Megoldás: A sikertelen importálás leggyakoribb okai:
- A VCF fájl sérült vagy helytelen formátumú
- A kapcsolat nem tartalmazza a minimálisan szükséges adatokat (legalább keresztnevet vagy vezetéknevet)
- A fájl nem támogatott karakterkódolást használ
Próbálja meg újra exportálni a kapcsolatokat a forrásalkalmazásból, és győződjön meg arról, hogy szabványos vCard formátumot használ.
Kérdés: A speciális karakterek rosszul jelennek meg az exportált VCF fájlokban.
Megoldás: A rendszer a vCard fájlokat Windows-1250 kódolással exportálja, amely a Microsoft Outlookra van optimalizálva. Ha más alkalmazást használ, amelynek problémái vannak a megjelenítéssel, forduljon a rendszergazdához.
Kérdés: Nem tudok kapcsolatot SMS-ben elküldeni.
Megoldás: Ellenőrizze az alábbiakat:
- Aktív az SMS modul a rendszerében?
- Van jogosultsága SMS üzenetek küldéséhez?
- A telefonszámot helyes formátumban adja meg (+420...)?
Kérdés: A VCF importálása során sok konfliktus jelenik meg.
Megoldás: Konfliktus akkor fordul elő, ha a címtárban már létezik egy azonos vezeték- és keresztnevű kapcsolat. Minden konfliktusnál három lehetősége van:
- Kihagyás - ha nem akarja duplikálni a bejegyzést, és a meglévő adatok naprakészek
- Felülírás - ha az importált adatok frissebbek, mint a meglévő bejegyzés
- Hozzáadás újként - ha két különböző személyről van szó, akiknek azonos a neve
Kérdés: A kapcsolat fotója nem jelenik meg feltöltés után.
Megoldás: Győződjön meg az alábbiakról:
- A fájl JPG, PNG vagy GIF formátumú
- A fotó vágása után rákattintott a Kivágás mentése gombra
- Ezt követően elmentette a teljes kapcsolatot a Mentés gombbal
Ha a probléma továbbra is fennáll, próbálja meg újra feltölteni a fotót, vagy használjon másik fájlt.
Tippek a hatékony munkához
- Használja a Kapcsolat típusa mezőt a kapcsolatok kategorizálására (például "Ügyfél", "Beszállító", "Partner") – ez megkönnyíti a későbbi szűrést
- A Cég mezőt következetesen töltse ki – ha a cég neve már szerepel a rendszerben, válassza ki a listából az újbóli beírás helyett
- Rendszeresen exportálja a fontos kapcsolatokat biztonsági mentésként a VCF letöltése funkcióval
- Csoportos importálás előtt exportálja a jelenlegi címtárat biztonsági mentésként
- Használja a Colvis funkciót a megjelenített oszlopok igényei szerinti testreszabásához
- A gyors kereséshez használja a szűrők és a teljes szöveges keresés kombinációját
- A törölt kapcsolatok a lomtárban maradnak – nem kell tartania a véletlenül törölt bejegyzésektől