Címjegyzék

Áttekintés

A Címjegyzék modul (névjegyek, céges címtár) az összes vállalati kapcsolat egységes tárhelyeként szolgál. Belső és külső személyeket tarthat nyilván elérhetőségi adataikkal, fényképükkel, beosztásukkal és céges hovatartozásukkal együtt. A névjegyek exportálhatók vCard (VCF) formátumba az Outlookba és más alkalmazásokba való importáláshoz, elküldhetők e-mailben, vagy közvetlenül SMS-üzenetként mobiltelfonra.

Főbb funkciók

• Névjegykezelés fényképpel, telefonszámmal, e-maillel, címmel és weboldallal
• Névjegyek szűrése cég, beosztás és névjegytípus szerint
• Kiválasztott névjegyek exportálása VCF (vCard) formátumba letöltéshez vagy e-mailben küldéshez
• Névjegyek importálása VCF fájlokból vagy ZIP archívumból duplikátum-felismeréssel
• Névjegy küldése SMS-üzenetként mobiltelefonra
• Névjegylista exportálása Excelbe és nyomtatás
• Integráció a CRM modullal

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a Címjegyzék modul

Navigációs útvonal a Címjegyzék modulhoz: Főmenü → Címjegyzék

A Címjegyzék modul beállításai

A Címjegyzék modul beállításai a Beállítások → Címjegyzék menüponton keresztül érhetők el. Az adminisztrátor egy áttekinthető táblázaton keresztül konfigurálja az egyes felhasználók hozzáférési jogait. A jogosultságok a megfelelő kapcsolóra kattintás után automatikusan mentésre kerülnek.

Engedélyek és hozzáférési jogok a Címjegyzék modulhoz

A Címjegyzék modulban az alábbi hozzáférési jogok állnak rendelkezésre, amelyeket az adminisztrátor a Beállítások részben konfigurál:

Felhasználói felület

A Címjegyzék modul főképernyője

A Címjegyzék modul főképernyője két kártyából áll. A felső kártya tartalmazza a Szűrőt a megjelenített névjegyek szűkítéséhez. Az alsó kártya a névjegytáblázatot jeleníti meg a fejlécben található műveletgombokkal. A táblázatban bármikor kereshet a táblázat jobb felső sarkában található Keresés mező segítségével.

A táblázat a következő oszlopokat jeleníti meg: Cég, Fénykép, Vezetéknév, keresztnév, E-mail, Cím, Tel. (mellék), Mobil, URL, Beosztás, Névjegytípus, Megjegyzés, valamint egy oszlop a műveletekkel és egy jelölőnégyzettel a kiválasztáshoz.

Szűrők és keresés a Címjegyzékben

A Címjegyzék modul kétféle keresési módot kínál:

• Szűrő (lenyitható kártya): Három szempont szerint szűri a bejegyzéseket: Cég (kiválasztás a meglévő cégek közül), Beosztás (kiválasztás a meglévő beosztások közül) és Névjegytípus (kiválasztás a meglévő típusok közül). A beállítás után kattintson a Keresés gombra. A szűrőt a Mégse gombbal törölheti. Aktív szűrő esetén a szekció neve félkövér pirossal jelenik meg.
• Keresés mező: Gyors teljes szöveges keresés közvetlenül a táblázat felett. Gépelés közben azonnal keres az összes látható oszlopban.

Alapvető műveletek

Eljárás: Új névjegy hozzáadása a Címjegyzékhez

Új névjegy hozzáadása a Címjegyzék modulban az alábbiak szerint történik. A hozzáadáshoz írási jogosultság szükséges.

1. Nyissa meg a Címjegyzék modult.
2. Kattintson a Bejegyzés hozzáadása gombra (zöld gomb a táblázat jobb felső sarkában).
3. A Névjegy hozzáadása/szerkesztése párbeszédablakban töltse ki a kötelező mezőket:
   • Keresztnév (kötelező): A névjegy keresztneve.
   • Vezetéknév (kötelező): A névjegy vezetékneve.
4. Opcionálisan töltse ki a további mezőket:
   • Titulus: Akadémiai vagy egyéb titulus (pl. Ing., Mgr.).
   • E-mail: A névjegy e-mail címe.
   • Mobil: Mobiltelefon szám.
   • URL: A névjegy weboldala.
   • Telefon/mellék: Vezetékes szám vagy mellék.
   • Beosztás: Munkakör. Válasszon a meglévők közül, vagy adjon meg újat.
   • Névjegytípus: Névjegy kategória (pl. Ügyfél, Szállító). Válasszon a meglévők közül, vagy adjon meg újat.
   • Cég: Annak a cégnek a neve, amelyhez a névjegy tartozik. Válasszon a meglévők közül, vagy adjon meg újat.
   • Cím: A névjegy vagy a cég címe. Válasszon a meglévők közül, vagy adjon meg újat.
   • Megjegyzés: Tetszőleges kiegészítő szöveg.
5. Opcionálisan töltsön fel fényképet: Kattintson a Kép kiválasztása feltöltéshez lehetőségre, válasszon fájlt (ideális esetben JPG 600×600 px). Szerkessze a fényképet az előnézetben, és szükség esetén forgassa el a Forgatás gombbal.
6. Kattintson a Mentés gombra.

Tipp: A Beosztás, Névjegytípus, Cég és Cím mezők lehetővé teszik meglévő érték kiválasztását vagy teljesen új érték közvetlen beírását a mezőbe.

Útmutató: Meglévő névjegy szerkesztése a Címjegyzékben

Meglévő névjegy szerkesztése a Címjegyzék modulban az alábbiak szerint történik. A szerkesztéshez írási jogosultság szükséges.

1. Keresse meg a kívánt névjegyet a szűrő vagy a Keresés mező segítségével.
2. A névjegy sorában kattintson a ceruza ikonra (szerkesztés) a műveletek oszlopban.
3. A Névjegy hozzáadása/szerkesztése párbeszédablakban végezze el a kívánt módosításokat.
4. A fénykép eltávolításához jelölje be a Fénykép eltávolítása jelölőnégyzetet.
5. Kattintson a Mentés gombra.

Eljárás: Névjegy törlése a Címjegyzékből

Névjegy törlése a Címjegyzék modulban törlési jogosultságot igényel.

1. Keresse meg a törölni kívánt névjegyet.
2. A névjegy sorában kattintson az X ikonra (törlés) a műveletek oszlopban.
3. A megerősítő párbeszédablakban kattintson az Igen gombra.

Megjegyzés: A törölt bejegyzések nem kerülnek véglegesen eltávolításra. A törlés és visszaállítás a lomtárból jogosultsággal rendelkező felhasználók visszaállíthatják őket a Törölt gombra kattintva (piros gomb a táblázat fejlécében).

Speciális funkciók

Névjegyek exportálása Excelbe és nyomtatás

A Címjegyzék modul lehetővé teszi az aktuálisan megjelenített névjegyek exportálását táblázatkezelő fájlba vagy nyomtatásukat. A táblázat felett a következő gombok érhetők el: Excel (XLS fájl letöltése), Print (nyomtatás) és Oszlopok (megjelenített oszlopok testreszabása). Az exportálás figyelembe veszi az aktuálisan beállított szűrőt és keresési feltételeket.

Eljárás: Névjegyek exportálása VCF (vCard) formátumban letöltéshez

A Címjegyzék modulban letöltheti a kiválasztott névjegyeket vCard (VCF) formátumban az Outlookba vagy más alkalmazásokba történő importáláshoz. Egyetlen névjegy kiválasztása esetén `.vcf` fájl töltődik le; több névjegy kiválasztása esetén ZIP archívum töltődik le az egyes VCF fájlokkal.

1. Nyissa meg a Címjegyzék modult.
2. Jelölje be az exportálni kívánt névjegyeket. A táblázat fejlécében található jelölőnégyzettel az összeset egyszerre kiválaszthatja.
3. Kattintson a VCF (vCard) letöltése gombra a táblázat fejlécében.
4. A fájl automatikusan letöltődik a számítógépére.

Tipp: A VCF (vCard) letöltése gomb csak legalább egy névjegy kiválasztása után válik aktívvá.

Eljárás: Névjegyek küldése VCF-ként e-mailben

A Címjegyzék modulban a kiválasztott névjegyeket vCard (VCF) formátumban közvetlenül e-mailben, mellékletként küldheti el.

1. Jelölje be a névjegyeket a Címjegyzék modul táblázatában.
2. Kattintson a VCF (vCard) küldése e-mailben gombra a táblázat fejlécében.
3. A VCF (vCard) küldése e-mailben párbeszédablakban töltse ki:
   • E-mail (kötelező): A címzett e-mail címe. Több címet vesszővel válasszon el.
   • Tárgy (kötelező): Az e-mail tárgya. Az alapértelmezett érték automatikusan ki van töltve.
   • Üzenet: Az e-mail szövege. Az alapértelmezett szöveg tartalmazza a kiválasztott névjegyek neveit.
4. Kattintson a Küldés gombra.

Eljárás: Névjegy küldése SMS-ként

A Címjegyzék modul lehetővé teszi egy adott személy elérhetőségi adatainak SMS-üzenetként történő elküldését az Ön mobiltelefonjára. Az SMS tartalmazza a névjegy nevét, mobilszámát, telefonszámát és e-mail címét.

1. Keresse meg a névjegyet a Címjegyzék modul táblázatában.
2. Kattintson a mobiltelefon ikonra a névjegy műveletek oszlopában.
3. A Névjegy küldése SMS-ként párbeszédablakban ellenőrizze vagy adja meg cseh mobiltelefon számát (a mező az Ön profiljából származó számmal van előre kitöltve).
4. Kattintson a Küldés gombra.

Megjegyzés: SMS csak cseh mobilszámokra küldhető. Ez a funkció minden olvasási hozzáféréssel rendelkező felhasználó számára elérhető.

Eljárás: Névjegyek importálása VCF fájlból a Címjegyzékbe

A Címjegyzék modul lehetővé teszi névjegyek importálását VCF (vCard) fájlokból vagy VCF fájlokat tartalmazó ZIP archívumból. A rendszer automatikusan felismeri a duplikált névjegyeket, és megoldási lehetőséget kínál. Az importáláshoz írási jogosultság szükséges. A vCard 2.1, 3.0 és 4.0 formátumok támogatottak.

1. Kattintson a VCF (vCard) importálása gombra a táblázat fejlécében.
2. A párbeszédablakban húzza a fájlt a kijelölt területre, vagy kattintson a fájl kiválasztásához. A maximális fájlméret 10 MB.
3. Sikeres feltöltés után megjelenik a talált névjegyek száma. Kattintson az Előnézet megjelenítése gombra.
4. Az előnézetben tekintse át a névjegylistát. A Duplikátum jelöléssel ellátott névjegyek egyeznek egy meglévő bejegyzéssel. A jelölőnégyzetekkel válassza ki az importálandó névjegyeket.
5. Kattintson az Összes importálása (minden névjegyet importál) vagy a Kiválasztottak importálása (csak a bejelölteket importálja) gombra.
6. Duplikált névjegyek esetén megjelenik az ütközésfeloldó párbeszédablak. Minden ütközésnél a meglévő és az új névjegy egymás mellett jelenik meg a kiemelt különbségekkel. Válasszon az alábbi műveletek közül:
   • Kihagyás: A névjegy nem kerül importálásra; az eredeti változatlan marad.
   • Felülírás: A meglévő névjegy felülíródik az import adataival (csak a nem üres mezők kerülnek frissítésre).
   • Hozzáadás újként: A névjegy új bejegyzésként kerül hozzáadásra a meglévő mellé.
7. Az összes névjegy feldolgozása után megjelenik az importálási összefoglaló: az importált, felülírt és kihagyott névjegyek száma.

Tipp: Az import párbeszédablak bezárása után a névjegytáblázat automatikusan frissül, és megjeleníti az újonnan hozzáadott bejegyzéseket.

Integráció más modulokkal

• CRM (Kapcsolatkezelés): A Címjegyzék modul össze van kapcsolva a CRM modullal. A Címjegyzék névjegyei a CRM-ben felhasználhatók az üzleti kapcsolatok kezeléséhez és az ügyfélkommunikációhoz.

Hibaelhárítás

Gyakran ismételt kérdések a Címjegyzék modulról

Kérdés: A VCF letöltése és a VCF küldése e-mailben gombok szürkén jelennek meg, és nem lehet rájuk kattintani.

Megoldás: A gombok csak legalább egy névjegy kiválasztása után válnak aktívvá. Jelölje be a kívánt névjegyet a műveletek oszlopban található jelölőnégyzettel, vagy jelölje be az összes névjegyet a táblázat fejlécében található jelölőnégyzettel.

Kérdés: A Bejegyzés hozzáadása vagy VCF importálása gomb inaktív.

Megoldás: Névjegyek hozzáadásához és importálásához Olvasás, írás jogosultság szükséges. Kérje meg a rendszergazdát, hogy rendelje hozzá a megfelelő hozzáférési jogokat a Címjegyzék modul beállításaiban.

Kérdés: Az importált névjegyeknél a diakritikus karakterek hibásan jelennek meg.

Megoldás: A rendszer automatikusan felismeri és konvertálja a kódolást (UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-2). Ha a karakterek ennek ellenére hibásan jelennek meg, próbálja meg a VCF fájlt szövegszerkesztőben megnyitni, és ellenőrizze, hogy támogatott kódolásban lett-e exportálva.

Kérdés: Nem találom a törölt névjegyet.

Megoldás: A törölt bejegyzések a lomtárba kerülnek. A törlési és visszaállítási jogosultsággal rendelkező felhasználók megtekinthetik és visszaállíthatják a törölt névjegyeket a táblázat fejlécében található piros Törölt gombra kattintva.

Kérdés: Nem látom az összes névjegyet, pedig nem állítottam be szűrőt.

Megoldás: Ellenőrizze, hogy egy korábbi munkamenetből származó szűrő nem aktív-e még. A Szűrő szekció neve aktív szűrő esetén félkövér pirossal jelenik meg. Kattintson a Mégse gombra a szűrőben a törléshez.

Tippek a hatékony munkához a Címjegyzékkel

• Használja a Névjegytípus mezőt a névjegyek kategorizálásához (pl. Ügyfél, Szállító, Partner). Ez megkönnyíti a későbbi szűrést.
• Nagy számú névjegy Outlookból történő importálásakor először exportálja a névjegyeket egy ZIP archívumba, amely az egyes VCF fájlokat tartalmazza.
• A névjegy fényképét JPG formátumban, 600×600 px méretben töltse fel a legjobb megjelenítés érdekében a táblázatban.
• A Cég és Cím mezők értékei megosztottak a névjegyek között. Ha egyszer megad egy céget, a következő hozzáadáskor egyszerűen kiválaszthatja a listából.
• Egy adott személy gyors kereséséhez használja a Keresés mezőt közvetlenül a táblázat felett. Gyorsabb, mint a szűrő megnyitása egyszeri kereséshez.