Adresár
Prehľad
Modul Adresár slúži na správu kontaktných údajov osôb, či už ide o interných zamestnancov, externých partnerov alebo zákazníkov. Umožňuje evidovať kompletné kontaktné informácie vrátane fotografií a poskytuje pokročilé funkcie pre import a export kontaktov vo formáte vCard (.vcf), ktorý je kompatibilný s bežnými e-mailovými klientmi a mobilnými telefónmi.
Kľúčové funkcie
- Evidencia kontaktov s fotografiou a kompletnými kontaktnými údajmi
- Import a export kontaktov vo formáte vCard (.vcf)
- Odoslanie kontaktov e-mailom alebo SMS správou
- Pokročilé filtrovanie a vyhľadávanie
- Export do Excelu a tlač zoznamov
- Správa zmazaných kontaktov s možnosťou obnovenia
Prístup a nastavenia
Ako sa dostať do modulu
Navigačná cesta: Nástroje → Adresár
Nastavenia modulu
Cesta k nastaveniam: Nastavenia → Adresár
V nastaveniach môžete upraviť úrovne prístupu jednotlivých používateľov k modulu. Správne nastavenie oprávnení zaisťuje, že každý používateľ má prístup iba k tým funkciám, ktoré potrebuje.
Používateľské práva
| Oprávnenie | Popis |
|---|---|
| Nemá prístup | Používateľ nevidí modul Adresár |
| Čítať | Iba prehliadanie kontaktov bez možnosti úprav |
| Čítať a zapisovať | Prehliadanie, pridávanie a úprava kontaktov |
| Čítať, zapisovať, mazať a obnovovať | Plný prístup vrátane mazania a obnovenia kontaktov |
Používateľské rozhranie
Hlavná obrazovka
Po otvorení modulu sa zobrazí tabuľka so všetkými kontaktmi vo vašom adresári. Každý riadok predstavuje jeden kontakt s jeho základnými údajmi vrátane fotografie, mena, kontaktných údajov a príslušnosti k firme.
V hornej časti obrazovky nájdete tlačidlá pre základné operácie:
- Pridať záznam: Otvorí dialóg na vytvorenie nového kontaktu
- Stiahnuť VCF: Stiahne vybrané kontakty ako súbory vCard
- Odoslať VCF e-mailom: Odošle vybrané kontakty e-mailom ako prílohu
- Importovať VCF: Spustí sprievodcu importom kontaktov zo súborov vCard
- Zmazané: Zobrazí kôš so zmazanými kontaktmi
Stĺpce tabuľky
Tabuľka kontaktov obsahuje nasledujúce informácie:
- Firma: Názov organizácie, ku ktorej kontakt patrí
- Foto: Profilová fotografia kontaktu
- Priezvisko/Meno: Celé meno vrátane titulu
- Email: E-mailová adresa (kliknutím sa otvorí e-mailový klient)
- Adresa: Fyzická adresa kontaktu
- Tel.(linka): Telefónne číslo pevnej linky
- Mobil: Mobilný telefón
- Url: Webová stránka (kliknutím sa otvorí v novom okne)
- Pozícia: Pracovná pozícia alebo funkcia
- Typ kontaktu: Kategória alebo typ kontaktu
- Poznámka: Voliteľná poznámka k záznamu
- Akcia: Tlačidlá pre editáciu, zmazanie a odoslanie SMS
Filtre a vyhľadávanie
Nad tabuľkou sa nachádzajú filtre pre rýchle vyhľadávanie:
- Firma: Filtrovanie podľa názvu spoločnosti
- Pozícia: Výber kontaktov podľa pracovnej pozície
- Typ kontaktu: Filtrovanie podľa kategórie kontaktu
Okrem filtrov môžete použiť vyhľadávacie pole v pravom hornom rohu tabuľky pre fulltextové vyhľadávanie naprieč všetkými stĺpcami.
Export a tlač
V pravom hornom rohu tabuľky nájdete tlačidlá pre export dát:
- Excel: Export aktuálne zobrazených kontaktov do formátu Excel
- Print: Tlač zoznamu kontaktov
- Colvis: Výber viditeľných stĺpcov v tabuľke
Základné operácie
Vytvorenie nového kontaktu
- Kliknite na tlačidlo Pridať záznam v hornej časti obrazovky
- Otvorí sa dialógové okno s formulárom pre nový kontakt
- Vyplňte aspoň jedno z povinných polí:
- Meno: Krstné meno kontaktu
- Priezvisko: Priezvisko kontaktu
- Doplňte ďalšie údaje podľa potreby:
- Titul: Akademický alebo iný titul
- Email: E-mailová adresa
- Mobil: Číslo mobilného telefónu
- Telefón/linka: Číslo pevnej linky
- Url: Webová stránka kontaktu
- Pozícia: Pracovná pozícia (môžete vybrať existujúcu alebo napísať novú)
- Typ kontaktu: Kategória kontaktu (môžete vybrať existujúcu alebo vytvoriť nový)
- Firma: Názov spoločnosti (môžete vybrať existujúcu alebo napísať novú)
- Adresa: Fyzická adresa (môžete vybrať existujúcu alebo napísať novú)
- Poznámka: Ľubovoľná poznámka alebo dodatočné informácie
- Voliteľne pridajte fotografiu kontaktu (pozri sekciu Správa fotografií)
- Kliknite na tlačidlo Uložiť
Poznámka: Polia s označením Select2 (Pozícia, Typ kontaktu, Firma, Adresa) podporujú funkciu "tags" - môžete vybrať existujúcu hodnotu alebo napísať novú. Nová hodnota bude automaticky pridaná do zoznamu možností.
Úprava existujúceho kontaktu
- Nájdite požadovaný kontakt v tabuľke pomocou filtrov alebo vyhľadávania
- Kliknite na ikonu ceruzky v stĺpci Akcia
- Otvorí sa dialógové okno s predvyplnenými údajmi
- Vykonajte požadované zmeny
- Kliknite na Uložiť
Odstránenie kontaktu
- Nájdite kontakt, ktorý chcete odstrániť
- Kliknite na ikonu X (krížik) v stĺpci Akcia
- Potvrďte zmazanie v dialógovom okne
Upozornenie: Zmazaný kontakt nie je trvale odstránený, ale presunutý do koša. Môžete ho neskôr obnoviť pomocom tlačidla Zmazané.
Obnovenie zmazaného kontaktu
- Kliknite na tlačidlo Zmazané v hornej časti obrazovky
- Zobrazí sa zoznam zmazaných kontaktov s informáciou o dátume a čase zmazania
- Nájdite kontakt, ktorý chcete obnoviť
- Kliknite na tlačidlo obnovenia pri príslušnom zázname
- Kontakt sa vráti do bežného zoznamu
Pokročilé funkcie
Správa fotografií
Každý kontakt môže mať priradenú profilovovú fotografiu, ktorá sa zobrazuje v zozname kontaktov aj pri exporte do vCard.
Nahranie fotografie
- Otvorte dialóg na pridanie alebo úpravu kontaktu
- V sekcii Foto kliknite do oblasti na nahranie alebo pretiahnite súbor
- Vyberte fotografiu z vášho počítača
- Automaticky sa otvorí nástroj na orezanie fotografie
- Presuňte a priblížte fotografiu tak, aby bola v správnej pozícii v kruhovom výreze
- Kliknite na tlačidlo Uložiť výrez fotky
- Náhľad orezanej fotografie sa zobrazí vo formulári
- Uložte celý kontakt kliknutím na Uložiť
Tip: Fotografia je automaticky orezaná na kruhový tvar s veľkosťou 100x100 pixelov pre konzistentný vzhľad v celom systéme.
Export kontaktov do formátu vCard
Formát vCard (.vcf) je univerzálny štandard pre výmenu kontaktných informácií medzi rôznymi aplikáciami ako Microsoft Outlook, Apple Contacts, Google Contacts a mobilnými telefónmi.
Postup exportu
- V tabuľke kontaktov zaškrtnite checkboxy pri kontaktoch, ktoré chcete exportovať
- Kliknite na tlačidlo Stiahnuť VCF v hornej časti obrazovky
- Systém automaticky vygeneruje súbor:
- Pre jeden kontakt: súbor .vcf s názvom kontaktu
- Pre viac kontaktov: súbor .zip obsahujúci jednotlivé .vcf súbory
- Súbor sa stiahne do vášho počítača
Technické informácie: Exportované súbory používajú formát vCard 2.1 s kódovaním Windows-1250 pre správne zobrazenie slovenských znakov v aplikácii Microsoft Outlook.
Import kontaktov z formátu vCard
Import kontaktov prebieha prostredníctvom štvorkrokového sprievodcu, ktorý vás prevedie celým procesom vrátane riešenia prípadných konfliktov s existujúcimi záznamami.
Krok 1: Nahranie súboru
- Kliknite na tlačidlo Importovať VCF
- Otvorí sa dialógové okno sprievodcu importom
- Nahrajte súbor jedným z nasledujúcich spôsobov:
- Pretiahnutím súboru do vyznačenej oblasti
- Kliknutím do oblasti a výberom súboru
- Podporované formáty: .vcf (jednotlivý kontakt alebo viac kontaktov), .zip (archív s viacerými .vcf súbormi)
- Maximálna veľkosť súboru: 10 MB
- Kliknite na Ďalší krok
Krok 2: Náhľad kontaktov
- Systém analyzuje nahrané súbory a zobrazí náhľad všetkých nájdených kontaktov
- Tabuľka obsahuje stĺpce: Meno, Priezvisko, Email, Mobil, Telefón, Adresa
- Skontrolujte, či sú údaje správne načítané
- Kliknite na Ďalší krok
Krok 3: Riešenie konfliktov
Tento krok sa zobrazí iba v prípade, že systém nájde kontakty so zhodným menom a priezviskom ako existujúce záznamy v adresári.
- Pre každý konfliktný kontakt vyberte akciu:
- Preskočiť: Kontakt nebude importovaný, pôvodný záznam zostane bezo zmeny
- Prepísať: Existujúci záznam bude nahradený novými údajmi z importovaného kontaktu
- Pridať ako nový: Vytvorí sa nový záznam, aj keď existuje kontakt s rovnakým menom
- Keď sa rozhodnete pri všetkých konfliktoch, kliknite na Ďalší krok
Odporúčanie: Pred prepísaním existujúcich záznamov si starostlivo skontrolujte, či sú importované údaje aktuálnejšie ako súčasné dáta.
Krok 4: Výsledky importu
- Systém vykoná import kontaktov podľa vašich volieb
- Zobrazí sa zhrnutie s nasledujúcimi informáciami:
- Počet úspešne importovaných kontaktov
- Počet preskočených kontaktov
- Počet prepísaných záznamov
- Kliknite na Dokončiť pre uzavretie sprievodcu
- Importované kontakty sa automaticky zobrazia v hlavnej tabuľke
Odoslanie kontaktov e-mailom
Funkcia umožňuje odoslať vybrané kontakty ako prílohu vo formáte vCard priamo z aplikácie.
Postup odoslania
- V tabuľke zaškrtnite kontakty, ktoré chcete odoslať
- Kliknite na tlačidlo Odoslať VCF e-mailom
- Otvorí sa dialógové okno s formulárom
- Vyplňte nasledujúce údaje:
- Email príjemcu: E-mailová adresa osoby, ktorej chcete kontakty odoslať
- Predmet emailu: Stručný popis obsahu (napríklad "Kontaktné údaje")
- Telo správy: Text sprevádzajúci prílohu
- Pod formulárom sa zobrazí náhľad vybraných kontaktov, ktoré budú odoslané ako príloha
- Kliknite na tlačidlo Odoslať
- Systém odošle e-mail s pripojenými súbormi .vcf
Tip: Príjemca môže súbory vCard jednoducho importovať do svojho e-mailového klienta alebo mobilného telefónu dvojklikom na prílohu.
Odoslanie kontaktu ako SMS správa
Táto funkcia umožňuje rýchlo odoslať kontaktné údaje vo formáte textovej správy na mobilný telefón.
Požiadavky
- Musí byť aktívny modul SMS
- Príjemca musí mať mobilné číslo so správnou predvoľbou
- Odosielajúci musí mať oprávnenie na používanie SMS modulu
Postup odoslania
- Nájdite kontakt, ktorého údaje chcete odoslať
- Kliknite na ikonu mobilu v stĺpci Akcia
- Otvorí sa dialógové okno na odoslanie SMS
- Zadajte telefónne číslo príjemcu (vrátane predvoľby)
- Skontrolujte náhľad správy, ktorá bude odoslaná
- Kliknite na Odoslať SMS
Obsah SMS: Správa obsahuje kompletné kontaktné údaje vybraného kontaktu vrátane mena, telefónu, e-mailu a ďalšie dostupné informácie.
Hromadné operácie
Checkbox v stĺpci Akcia umožňuje vybrať viac kontaktov naraz pre nasledujúce hromadné operácie:
- Export do VCF (tlačidlo Stiahnuť VCF)
- Odoslanie e-mailom (tlačidlo Odoslať VCF e-mailom)
Tip: Pre výber všetkých kontaktov na aktuálnej stránke použite checkbox v záhlaví tabulky.
Integrácia s ďalšími modulmi
Modul SMS
Adresár je prepojený s modulom SMS na odosielanie kontaktných údajov ako textových správ. Pre využitie tejto funkcie musí byť modul SMS aktívny a používateľ musí mať príslušné oprávnenia na odosielanie SMS správ.
Riešenie problémov
Časté otázky
Otázka: Prečo sa nepodarilo importovať niektoré kontakty z VCF súboru?
Riešenie: Najčastejšie dôvody neúspešného importu sú:
- Súbor VCF je poškodený alebo má nesprávny formát
- Kontakt neobsahuje minimálne požadované údaje (aspoň meno alebo priezvisko)
- Súbor používa nepodporované kódovanie znakov
Skúste exportovať kontakty zo zdrojovej aplikácie znova a uistite sa, že používate štandardný formát vCard.
Otázka: Slovenské znaky sa v exportovaných VCF súboroch zobrazujú zle.
Riešenie: Systém exportuje súbory vCard v kódovaní Windows-1250, ktoré je optimalizované pre Microsoft Outlook. Ak používate inú aplikáciu, ktorá má problémy so zobrazením, kontaktujte správcu systému.
Otázka: Nemôžem odoslať kontakt ako SMS.
Riešenie: Skontrolujte nasledujúce:
- Je modul SMS aktívny vo vašom systéme?
- Máte oprávnenie na odosielanie SMS správ?
- Zadávate telefónne číslo v správnom formáte?
Otázka: Pri importe VCF sa zobrazuje mnoho konfliktov.
Riešenie: Konflikt nastáva, keď v adresári už existuje kontakt s rovnakým menom a priezviskom. Pre každý konflikt máte tri možnosti:
- Preskočiť - ak nechcete duplikovať záznam a súčasné údaje sú aktuálne
- Prepísať - ak importované údaje sú aktuálnejšie ako súčasný záznam
- Pridať ako nový - ak ide o dve rôzne osoby s rovnakým menom
Otázka: Fotografia kontaktu sa po nahraní nezobrazuje.
Riešenie: Uistite sa, že:
- Súbor je vo formáte JPG, PNG alebo GIF
- Po orezaní fotografie ste klikli na tlačidlo Uložiť výrez fotky
- Následne ste uložili celý kontakt tlačidlom Uložiť
Ak problém pretrváva, skúste nahrať fotografiu znova alebo použite iný súbor.
Tipy pre efektívnu prácu
- Používajte pole Typ kontaktu pre kategorizáciu kontaktov (napríklad "Zákazník", "Dodávateľ", "Partner") - uľahčí vám to neskoršie filtrovanie
- Vyplňujte pole Firma konzistentne - ak je v systéme už názov firmy, vyberte ho zo zoznamu namiesto písania nového
- Pravidelne exportujte dôležité kontakty ako zálohu pomocou funkcie Stiahnuť VCF
- Pred hromadným importom si vyexportujte aktuálny adresár ako zálohu
- Využívajte funkciu Colvis na prispôsobenie zobrazených stĺpcov podľa vašich potrieb
- Pre rýchle vyhľadávanie používajte kombináciu filtrov a fulltextového vyhľadávania
- Zmazané kontakty zostávajú v koši - netreba sa báť omylom zmazaného záznamu