Adresár

Prehľad

Modul Adresár (kontakty, firemný adresár) slúži ako jednotné úložisko všetkých firemných kontaktov. Evidujete v ňom interné aj externé osoby vrátane ich kontaktných údajov, fotografie, pozície a príslušnosti k firme. Kontakty je možné exportovať do formátu vCard (VCF) na import do Outlooku a iných aplikácií, odosielať e-mailom alebo priamo ako SMS správu na mobilný telefón.

Kľúčové funkcie

• Evidencia kontaktov s fotografiou, telefónom, e-mailom, adresou a webom
• Filtrovanie kontaktov podľa firmy, pozície a typu kontaktu
• Export vybraných kontaktov do formátu VCF (vCard) na stiahnutie alebo odoslanie e-mailom
• Import kontaktov z VCF súborov alebo ZIP archívu s detekciou duplicít
• Odoslanie kontaktu ako SMS správy na mobilný telefón
• Export zoznamu kontaktov do Excelu a tlač
• Prepojenie s modulom CRM

Prístup a nastavenie

Ako sa dostať do modulu Adresár

Navigačná cesta do modulu Adresár: Hlavné menu → Adresár

Nastavenie modulu Adresár

Nastavenie modulu Adresár je dostupné cez Nastavenia → Adresár. Správca tu nastavuje prístupové práva jednotlivých používateľov prostredníctvom prehľadnej tabuľky. Práva sa ukladajú automaticky po kliknutí na príslušný prepínač.

Oprávnenia a prístupové práva k modulu Adresár

V module Adresár sú dostupné tieto prístupové práva, ktoré nastavuje administrátor v sekcii Nastavenia:

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka modulu Adresár

Hlavná obrazovka modulu Adresár sa skladá z dvoch kariet. Horná karta obsahuje Filter na zúženie zobrazených kontaktov. Dolná karta zobrazuje tabuľku kontaktov s tlačidlami akcií v záhlaví. Tabuľku je možné kedykoľvek prehľadávať pomocou poľa Hľadať v pravom hornom rohu tabuľky.

Tabuľka zobrazuje tieto stĺpce: Firma, Foto, Priezvisko, meno, Email, Adresa, Tel. (linka), Mobil, Url, Pozícia, Typ kontaktu, Poznámka a stĺpec s akciami a začiarkávacím políčkom na výber.

Filtre a vyhľadávanie v Adresári

Modul Adresár ponúka dva spôsoby vyhľadávania kontaktov:

• Filter (rozbaľovacia karta): Filtruje záznamy podľa troch kritérií: Firma (výber z existujúcich firiem), Pozícia (výber z existujúcich pozícií) a Typ kontaktu (výber z existujúcich typov). Po nastavení kliknite na tlačidlo Vyhľadať. Filter zrušíte tlačidlom Zrušiť. Ak je filter aktívny, názov sekcie sa zobrazuje tučne červeno.
• Pole Hľadať: Rýchle fulltextové vyhľadávanie priamo nad tabuľkou. Hľadá okamžite pri písaní vo všetkých viditeľných stĺpcoch.

Základné operácie

Postup: Pridanie nového kontaktu do Adresára

Nový kontakt v module Adresár pridáte takto. Na pridanie potrebujete oprávnenie na zápis.

1. Otvorte modul Adresár.
2. Kliknite na tlačidlo Pridať záznam (zelené tlačidlo v pravom hornom rohu tabuľky).
3. V dialógovom okne Pridanie/editácia kontaktu vyplňte povinné polia:
   • Meno (povinné): Krstné meno kontaktu.
   • Priezvisko (povinné): Priezvisko kontaktu.
4. Voliteľne vyplňte ďalšie polia:
   • Titul: Akademický alebo iný titul (napr. Ing., Mgr.).
   • Email: E-mailová adresa kontaktu.
   • Mobil: Číslo mobilného telefónu.
   • Url: Webová stránka kontaktu.
   • Telefón/linka: Pevná linka alebo klapka.
   • Pozícia: Pracovná pozícia. Vyberte z existujúcich alebo zadajte novú.
   • Typ kontaktu: Kategória kontaktu (napr. Zákazník, Dodávateľ). Vyberte z existujúcich alebo zadajte nový.
   • Firma: Názov firmy, ku ktorej kontakt patrí. Vyberte z existujúcich alebo zadajte novú.
   • Adresa: Adresa kontaktu alebo firmy. Vyberte z existujúcich alebo zadajte novú.
   • Poznámka: Ľubovoľný doplňujúci text.
5. Voliteľne nahrajte fotografiu: Kliknite na Vyberte obrázok na nahranie, zvoľte súbor (ideálne JPG 600×600 px). Fotografiu upravte v náhľade a prípadne otočte tlačidlom Otočiť.
6. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Tip: Polia Pozícia, Typ kontaktu, Firma a Adresa umožňujú vybrať existujúcu hodnotu alebo zadať úplne novú priamo do poľa.

Návod: Úprava existujúceho kontaktu v Adresári

Existujúci kontakt v module Adresár upravíte takto. Na úpravu potrebujete oprávnenie na zápis.

1. Vyhľadajte požadovaný kontakt pomocou filtra alebo poľa Hľadať.
2. V riadku kontaktu kliknite na ikonu ceruzky (upraviť) v stĺpci akcií.
3. V dialógovom okne Pridanie/editácia kontaktu vykonajte požadované zmeny.
4. Ak chcete odstrániť fotografiu, začiarknite políčko Odstrániť fotografiu.
5. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Postup: Zmazanie kontaktu z Adresára

Zmazanie kontaktu v module Adresár vyžaduje oprávnenie na mazanie.

1. Vyhľadajte kontakt, ktorý chcete zmazať.
2. V riadku kontaktu kliknite na ikonu X (zmazať) v stĺpci akcií.
3. V potvrdzovacom dialógu kliknite na Áno.

Poznámka: Zmazané záznamy nie sú trvalo odstránené. Používatelia s oprávnením mazať a obnovovať z koša ich môžu obnoviť kliknutím na tlačidlo Zmazané (červené tlačidlo v záhlaví tabuľky).

Pokročilé funkcie

Export kontaktov do Excelu a tlač

Modul Adresár umožňuje exportovať aktuálne zobrazené kontakty do tabuľkového súboru alebo ich vytlačiť. Nad tabuľkou sú dostupné tlačidlá Excel (stiahnutie súboru XLS), Print (tlač) a Stĺpce (prispôsobenie zobrazených stĺpcov). Export rešpektuje aktuálne nastavený filter a vyhľadávanie.

Postup: Export kontaktov ako VCF (vCard) na stiahnutie

V module Adresár môžete stiahnuť vybrané kontakty vo formáte vCard (VCF) na import do Outlooku alebo iných aplikácií. Pri výbere jedného kontaktu sa stiahne súbor `.vcf`, pri výbere viacerých kontaktov sa stiahne ZIP archív s jednotlivými VCF súbormi.

1. Otvorte modul Adresár.
2. Začiarknite kontakty, ktoré chcete exportovať. Pomocou začiarkávacieho poľa v záhlaví tabuľky je možné vybrať všetky naraz.
3. Kliknite na tlačidlo Stiahnuť VCF (vCard) v záhlaví tabuľky.
4. Súbor sa automaticky stiahne do vášho počítača.

Tip: Tlačidlo Stiahnuť VCF (vCard) je aktívne iba po výbere aspoň jedného kontaktu.

Postup: Odoslanie kontaktov ako VCF e-mailom

V module Adresár môžete vybrané kontakty vo formáte vCard (VCF) odoslať priamo e-mailom ako prílohu.

1. Začiarknite kontakty v tabuľke modulu Adresár.
2. Kliknite na tlačidlo Odoslať VCF (vCard) e-mailom v záhlaví tabuľky.
3. V dialógovom okne Odoslať VCF (vCard) e-mailom vyplňte:
   • Email (povinné): E-mailová adresa príjemcu. Viac adries oddeľte čiarkou.
   • Predmet (povinné): Predmet e-mailu. Predvolená hodnota je automaticky vyplnená.
   • Správa: Text e-mailu. Predvolený text uvádza mená vybraných kontaktov.
4. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Postup: Odoslanie kontaktu ako SMS

Modul Adresár umožňuje odoslať kontaktné údaje konkrétnej osoby formou SMS správy na váš mobilný telefón. SMS obsahuje meno, mobilný telefón, telefón a e-mail kontaktu.

1. Vyhľadajte kontakt v tabuľke modulu Adresár.
2. Kliknite na ikonu mobilného telefónu v stĺpci akcií daného kontaktu.
3. V dialógovom okne Odoslanie kontaktu formou SMS overte alebo zadajte vaše české mobilné telefónne číslo (pole je predvyplnené číslom z vášho profilu).
4. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Poznámka: SMS je možné odosielať iba na české mobilné čísla. Funkcia je dostupná pre všetkých používateľov s prístupom na čítanie.

Postup: Import kontaktov z VCF súboru do Adresára

Modul Adresár umožňuje importovať kontakty z VCF (vCard) súborov alebo ZIP archívu obsahujúceho VCF súbory. Systém automaticky deteguje duplicitné kontakty a ponúkne spôsob ich riešenia. Import vyžaduje oprávnenie na zápis. Podporované sú formáty vCard 2.1, 3.0 a 4.0.

1. Kliknite na tlačidlo Importovať VCF (vCard) v záhlaví tabuľky.
2. V dialógovom okne pretiahnite súbor do označenej oblasti alebo kliknite a súbor vyberte. Maximálna veľkosť súboru je 10 MB.
3. Po úspešnom nahraní sa zobrazí počet nájdených kontaktov. Kliknite na Zobraziť náhľad.
4. V náhľade skontrolujte zoznam kontaktov. Kontakty označené ako Duplicita majú zhodu s existujúcim záznamom. Pomocou začiarkávacích políčok vyberte kontakty na import.
5. Kliknite na Importovať všetko (importuje všetky kontakty) alebo Importovať vybrané (importuje iba začiarknuté).
6. Ak existujú duplicitné kontakty, zobrazí sa dialóg riešenia konfliktov. Pre každý konflikt sa zobrazí existujúci a nový kontakt vedľa seba s vyznačenými rozdielmi. Zvoľte jednu z akcií:
   • Preskočiť: Kontakt sa neimportuje, pôvodný zostane bez zmeny.
   • Prepísať: Existujúci kontakt sa prepíše dátami z importu (aktualizujú sa iba neprázdne polia).
   • Pridať ako nový: Kontakt sa pridá ako nový záznam vedľa existujúceho.
7. Po spracovaní všetkých kontaktov sa zobrazí súhrn importu: počet importovaných, prepísaných a preskočených kontaktov.

Tip: Po zatvorení dialógu importu sa tabuľka kontaktov automaticky obnoví a zobrazí novo pridané záznamy.

Integrácia s ďalšími modulmi

• CRM (Správa kontaktov): Modul Adresár je prepojený s modulom CRM. Kontakty z Adresára je možné využívať v rámci CRM na správu obchodných vzťahov a komunikáciu so zákazníkmi.

Riešenie problémov

Časté otázky k modulu Adresár

Otázka: Tlačidlá Stiahnuť VCF a Odoslať VCF e-mailom sú sivé a nedá sa na ne kliknúť.

Riešenie: Tlačidlá sa aktivujú až po výbere aspoň jedného kontaktu. Začiarknite požadovaný kontakt pomocou políčka v stĺpci akcií alebo začiarknite všetky kontakty pomocou políčka v záhlaví tabuľky.

Otázka: Tlačidlo Pridať záznam alebo Importovať VCF je neaktívne.

Riešenie: Na pridávanie a import kontaktov potrebujete oprávnenie Čítať, zapisovať. Požiadajte správcu systému o pridelenie zodpovedajúcich prístupových práv v nastavení modulu Adresár.

Otázka: Importované kontakty majú nesprávne zobrazené diakritické znaky.

Riešenie: Systém automaticky deteguje a prevádza kódovanie (UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-2). Ak sú znaky aj napriek tomu zobrazené chybne, skúste VCF súbor otvoriť v textovom editore a overiť, či bol exportovaný v podporovanom kódovaní.

Otázka: Nemôžem nájsť zmazaný kontakt.

Riešenie: Zmazané záznamy sú presunuté do koša. Používatelia s oprávnením mazať a obnovovať záznamy môžu zmazané kontakty zobraziť a obnoviť kliknutím na červené tlačidlo Zmazané v záhlaví tabuľky.

Otázka: Nevidím všetky kontakty, aj keď som filter nevyplnil.

Riešenie: Skontrolujte, či nie je aktívny filter z predchádzajúcej práce. Názov sekcie Filter je pri aktívnom filtri zobrazený tučne červeno. Kliknite na tlačidlo Zrušiť vo filtri na jeho vymazanie.

Tipy na efektívnu prácu s Adresárom

• Používajte pole Typ kontaktu na kategorizáciu kontaktov (napr. Zákazník, Dodávateľ, Partner). Uľahčí to neskoršie filtrovanie.
• Pri importe väčšieho počtu kontaktov z Outlooku najprv exportujte kontakty do ZIP archívu obsahujúceho jednotlivé VCF súbory.
• Fotografiu kontaktu nahrávajte vo formáte JPG s rozmermi 600×600 px pre najlepšie zobrazenie v tabuľke.
• Polia Firma a Adresa zdieľajú hodnoty naprieč kontaktmi. Keď zadáte firmu raz, pri ďalšom pridávaní ju len vyberiete zo zoznamu.
• Na rýchle vyhľadanie konkrétnej osoby použite pole Hľadať priamo nad tabuľkou. Je rýchlejšie ako otváranie filtra na jednorazové vyhľadanie.