Ankety (Dotazníky, Prieskumy, Hlasovanie)

Prehľad

Modul Ankety (dotazníky, prieskumy, hlasovanie) slúži na vytváranie ankiet pre zamestnancov firmy aj pre externých respondentov a na vyhodnocovanie ich odpovedí. Umožňuje zostaviť anketu z ľubovoľných typov otázok, rozoslať ju vybraným ľuďom alebo ju zdieľať pomocou odkazu, a následne si zobraziť štatistiky a stiahnuť výsledky. Modul sa hodí na zisťovanie spokojnosti zamestnancov, spätnú väzbu k firemným akciám alebo jednoduché hlasovanie v tíme.

Kľúčové funkcie

• Vytváranie ankiet so siedmimi typmi otázok vrátane textovej odpovede, výberu z možností, hodnotenia hviezdičkami alebo výberu obrázka
• Podmienené zobrazovanie otázok podľa odpovede na skoršiu otázku
• Rozoslanie ankety vybraným používateľom, celej firme, alebo komukoľvek pomocou jedinečného prepojenia
• Automatická e-mailová pozvánka na vyplnenie ankety
• Prehľad štatistík odpovedí vrátane grafov a export výsledkov do Excelu
• Kopírovanie existujúcej ankety aj s otázkami
• Kôš zmazaných ankiet s možnosťou obnovenia

Prístup a nastavenie

Modul Ankety je dostupný z hlavného menu a jeho nastavenie určuje, kto smie ankety vytvárať, vidieť výsledky, alebo ich len vypĺňať. Prístup sa riadi tromi úrovňami oprávnenia, ktoré sa nastavujú buď pre celú skupinu používateľov, alebo individuálne pre konkrétneho používateľa.

Ako sa dostať do modulu Ankety

Navigačná cesta do modulu Ankety: Hlavné menu → Ankety. Po otvorení sa zobrazí obrazovka s prepínačom záložiek Moje prieskumy verejnej mienky, Výsledky prieskumu a Administrácia prieskumov - ich viditeľnosť závisí od oprávnenia prihláseného používateľa.

Nastavenie modulu Ankety

Konfigurácia modulu Ankety je dostupná cez Nastavenie → Ankety, záložka Práva používateľa. Tu administrátor alebo správca modulu nastavuje pre každú skupinu používateľov aj pre jednotlivých používateľov jednu z troch úrovní prístupu: Bez prístupu k správe ankiet, Zobrazovať výsledky všetkých ankiet, alebo Vytvárať nové ankety a zobrazovať výsledky ankiet. Ak má používateľ nastavenú úroveň cez svoju skupinu aj osobne súčasne, platí tá vyššia z oboch hodnôt. Ak nie je nikomu nič nastavené, vidia všetci používatelia len záložku Moje prieskumy verejnej mienky.

Záložka Export v tom istom nastavení ponúka technický export vnútorných dát modulu, určený skôr pre vývojárov alebo migráciu dát než pre bežnú prácu s výsledkami ankiet.

Prístup do samotného nastavenia modulu Ankety (nastavenie práv skupinám a používateľom, technický export) majú len administrátori a používatelia so správcovskou rolou pre tento modul - ide o samostatné oprávnenie nezávislé od troch úrovní prístupu popísaných vyššie.

Oprávnenie a prístupové práva k modulu Ankety

Kto presne smie vyplniť konkrétnu anketu, sa nastavuje samostatne pri jej vytváraní poľom Prístupné pre používateľov (Všetkým z firmy / len vybraným konkrétnym používateľom / komukoľvek s jedinečným prepojením) - to nesúvisí s vyššie popísanými tromi úrovňami oprávnenia.

Používateľské rozhranie

Modul Ankety zobrazuje po otvorení tri záložky - Moje prieskumy verejnej mienky, Výsledky prieskumu a Administrácia prieskumov. Každá záložka pracuje s inou tabuľkou ankiet a ponúka iné akcie podľa toho, na čo je určená. Viditeľnosť jednotlivých záložiek sa riadi oprávnením prihláseného používateľa - čím vyššia úroveň, tým viac záložiek sa v module Ankety zobrazí.

Záložka Moje prieskumy verejnej mienky

Záložku Moje prieskumy verejnej mienky v module Ankety vidí úplne každý, kto má do modulu prístup. Tabuľka zobrazuje stĺpce Názov, Povolené od, povolené do, Povolené komu, Logo, Otázok a Akcia, a to len pri anketách, ktoré sú aktuálne v platnosti (medzi dátumami Povolené od a povolené do) a sú prihlásenému používateľovi povolené. Pri nevyplnenej ankete je v akciách ikona Otvorená anketa, pri už vyplnenej fajočka Už ste vyplnili spolu s ikonou oka Ukáž moje odpovede, po ktorej rozkliknutí sa zobrazí dátum ukončenia a prehľad všetkých zadaných otázok s odpoveďami.

Záložka Výsledky prieskumu

Záložka Výsledky prieskumu v module Ankety je viditeľná od úrovne oprávnenia Zobrazovať výsledky všetkých ankiet. Tabuľka má stĺpce ID, Názov, Otázok, Vyplnené prieskumy, Posledný dokončený a Akcia. Pri anketách, ktoré majú už aspoň jedno vyplnenie, sú v akciách ikony Zobraziť štatistiky, Jednotlivé vyplnené prieskumy, Stiahnutie výsledkov v programe Excel a Vymazať odpovede. Ak anketu doteraz nikto nevyplnil, namiesto ikon sa zobrazí len informačný text, že po vyplnení pôjde zobraziť štatistiky odpovedí či odpovede vymazať.

Záložka Administrácia prieskumov

Záložka Administrácia prieskumov v module Ankety je viditeľná od úrovne oprávnenia Vytvárať nové ankety a zobrazovať výsledky ankiet. Nad tabuľkou sú tlačidlá Vytvorenie novej ankety a Zmazané (prístup do koša zmazaných ankiet). Tabuľka má stĺpce ID, Názov, Povolené od, povolené do, Povolené komu, Logo, Otázok (s tlačidlom Úprava otázok pod počtom) a Akcia. V akciách sú ikony Otvorená anketa, úprava (ikona ceruzky), Kopírovať a Zmazať záznam.

Stĺpec Povolené komu zobrazuje text podľa nastavenia ankety: „Všetkým používateľom eIntranetu z vašej spoločnosti", „Vybraným používateľom" alebo klikacie „Jedinečné prepojenie" s celou adresou ankety. Stĺpec Logo zobrazuje náhľad nahraného loga, ak bolo nastavené. Stĺpec Otázok ukazuje počet otázok ako číslo v odznaku a počíta sa automaticky podľa skutočného počtu otázok v ankete.

Stavy ankiet v module Ankety

Zmazaná anketa zostáva v koši Zmazané 100 dní a dá sa odtiaľ obnoviť. Zmazanie jednotlivej otázky je naproti tomu trvalé a nevratné - otázka sa do koša nepresúva.

Základné operácie

Základné operácie v module Ankety zahŕňajú vyplnenie pridelenej ankety bežným používateľom a založenie, úpravu, kopírovanie alebo zmazanie ankety používateľom s oprávnením na správu ankiet. Otázky ankety sa spravujú samostatne od základných údajov ankety, na obrazovke Úprava otázok.

Postup: Vyplnenie pridelenej ankety

Vyplnenie ankety v module Ankety prebieha na samostatnej stránke, kam sa respondent dostane z tabuľky Moje prieskumy verejnej mienky alebo z odkazu v e-mailovej pozvánke.

1. Na záložke Moje prieskumy verejnej mienky nájdite anketu, ktorú ste doteraz nevyplnili.
2. Kliknite na ikonu Otvorená anketa - anketa sa otvorí na samostatnej stránke v novom okne.
3. Ak má anketa vyplnený Úvodný text, zobrazí sa ako prvá obrazovka.
4. Postupne odpovedajte na jednotlivé otázky. Tlačidlo Ďalší zostáva neaktívne, kým nezadáte platnú odpoveď (pri textovej otázke musí byť pole vyplnené, pri výbere zaškrtnutá možnosť, pri voľbe Vlastná odpoveď doplnený vlastný text).
5. Ak je v ankete povolená možnosť ísť späť, od druhej otázky sa zobrazí aj tlačidlo Predchádzajúca - vráti vás na predchádzajúcu otázku bez toho, aby sa uložila práve rozpísaná odpoveď.
6. Niektoré otázky sa zobrazia, len ak ste na skoršiu otázku odpovedali podľa nastavenej podmienky zobrazenia - inak sa automaticky preskočia.
7. Po zodpovedaní poslednej otázky sa zobrazí vyplnený Text na konci, prípadne hláška „Ďakujeme za vyplnenie." Tým je vypĺňanie ukončené.

Tip: Späť na záložke Moje prieskumy verejnej mienky sa pri vyplnenej ankete objaví fajočka Už ste vyplnili a ikona oka Ukáž moje odpovede, po ktorej rozkliknutí uvidíte dátum ukončenia a prehľad všetkých svojich odpovedí.

Postup: Založenie novej ankety

Novú anketu v module Ankety založí používateľ s oprávnením Vytvárať nové ankety a zobrazovať výsledky ankiet na záložke Administrácia prieskumov.

1. Na záložke Administrácia prieskumov kliknite na Vytvorenie novej ankety.
2. Vyplňte povinné pole Názov a Veľkosť textu nadpisu, voliteľne Farbu textu nadpisu a Obrázok na pozadí názvu ankety (odporúčaný rozmer 660×105 px).
3. Nastavte rozsah platnosti Anketa aktívna od a do (bez zásahu sa predvyplní dnešný dátum a dátum o 14 dní).
4. Zvoľte, komu je anketa Prístupná pre používateľov: Všetkým používateľom z firmy, Vybraným používateľom (zaškrtnite konkrétne mená, prípadne použite Označiť všetkých používateľov / Odznačiť všetkých používateľov), alebo Jedinečné prepojenie pre ľudí mimo firmy, napríklad zákazníkov.
5. Voliteľne zapnite Vyžadovať dokončenie a doplňte, kedy sa má rozoslať pozvánka e-mailom (Kedy poslať informácie o prieskume) a termín, ktorý sa v pozvánke uvedie (Do kedy vyplniť).
6. Voliteľne zaškrtnite Anonymný (neeviduje sa, kto anketu vyplnil), nahrajte Logo (odporúčaný rozmer 300×150 px), vyplňte Úvodný text a Text na konci, zvoľte Farbu tlačidla ďalší a povoľte Možnosť vrátiť sa späť do ankety.
7. Kliknite na Uložiť - anketa sa založí bez otázok a dialógové okno sa zavrie.
8. V zozname pri novo založenej ankete kliknite na tlačidlo Úprava otázok pod počtom otázok a pridajte otázky.

Postup: Pridanie a úprava otázky

Otázky ankety sa v module Ankety spravujú na samostatnej obrazovke Úprava otázok, kam sa dostanete z tabuľky Administrácia prieskumov.

1. V obrazovke Úprava otázok kliknite na Pridať ďalšiu otázku, alebo na ikonu ceruzky pri existujúcej otázke.
2. Zadajte text Otázka a voliteľne Farbu čísla otázky (predvolená #08c).
3. Vyberte Typ odpovede - podľa typu sa zobrazí zodpovedajúca sada polí.
4. Pri typoch s vlastnými možnosťami vyplňte jednotlivé možnosti do textových polí (najviac 64 znakov na možnosť); tlačidlom Pridať ďalšiu možnosť pridáte ďalší riadok.
5. Pri type Vyberte jeden obrázok zo zadaných nahrajte obrázky pretiahnutím do vyznačenej plochy (najviac 60 súborov).
6. Voliteľne nastavte Podmienku zobrazenia otázky.
7. Kliknite na Uložiť.

Typy odpovedí na otázky v ankete

Modul Ankety ponúka pri zakladaní otázky sedem typov odpovede, ktorými respondent na otázku reaguje.

Podmienka zobrazenia otázky

Podmienka zobrazenia v module Ankety umožňuje zobraziť otázku len vtedy, ak respondent na skoršiu otázku odpovedal podľa zadaného pravidla. Pri úprave otázky vyberte skoršiu otázku a k nej podmienku „je" alebo „nie" s konkrétnou odpoveďou - aktuálna otázka sa potom zobrazí, len keď respondent na vybranú skoršiu otázku odpovedal (ne)podľa zadanej podmienky, inak sa automaticky preskočí.

Príklad: Otázka číslo 3 „Ste spokojní s obedmi?" sa zobrazí len respondentom, ktorí pri otázke číslo 2 „Chodíte na obedy do firemnej jedálne?" zvolili odpoveď „Áno".

Ako zdroj podmienky možno v module Ankety vybrať len otázky typu textová odpoveď, výber jednej alebo niekoľkých možností, výber obrázka a výber s vlastnou odpoveďou - otázky typu hodnotenie hviezdičkami a zoradenie možností ako zdroj podmienky ponúknuť nejdú.

Radenie otázok

V zozname otázok ankety v module Ankety sú pri poradovom čísle šípky nahor a nadol - kliknutím sa otázka okamžite prehodí so susednou a zoznam sa obnoví. Poradie otázok sa po každom preradení alebo zmazaní otázky automaticky prečísluje tak, aby šlo za sebou bez medzier.

Kopírovanie ankety

Kopírovanie v module Ankety vytvorí novú anketu s rovnakými otázkami aj nastavením ako originál. Na záložke Administrácia prieskumov kliknite na ikonu Kopírovať pri vybranej ankete - otvorí sa rovnaký formulár ako pri úprave, predvyplnený podľa originálu. Po uložení vznikne úplne nová anketa s rovnakými otázkami aj nastavením, ale s vlastným jedinečným prepojením.

Zmazanie ankety a otázky

Zmazanie v module Ankety funguje odlišne pre celú anketu a pre jednotlivú otázku. Zmazanie ankety (ikona Zmazať záznam, potvrdzovacia otázka „Zmazať? - Naozaj chcete zmazať tento záznam?") anketu len skryje a presunie do koša Zmazané, kde zostáva 100 dní a dá sa odtiaľ aj obnoviť. Zmazanie jednotlivej otázky (ikona Zmazať záznam pri otázke, rovnaká potvrdzovacia otázka) je naopak trvalé a nevratné - otázka sa do koša nepresúva.

Prezeranie výsledkov ankiet

Výsledky vyplnených ankiet v module Ankety si prezriete na záložke Výsledky prieskumu, prípadne priamo z ikon na záložke Administrácia prieskumov. Prístup k tejto časti vyžaduje oprávnenie Zobrazovať výsledky všetkých ankiet alebo vyššie.

Zobrazenie štatistík odpovedí

Ikona Zobraziť štatistiky v module Ankety otvorí prehľad podľa jednotlivých otázok. Pri textových odpovediach sa zobrazí výpis všetkých odpovedí, pri výbere z možností stĺpcový prehľad s počtom a percentom pri každej možnosti a graf, pri výbere obrázka obdobný prehľad s náhľadmi obrázkov, pri hodnotení hviezdičkami priemerný počet hviezdičiek a pri zoradení poradie možností podľa dôležitosti od najdôležitejšej. Pri otázkach s vlastnou odpoveďou sa pod grafom navyše vypíšu všetky doplnené vlastné texty.

Jednotlivé vyplnené prieskumy

Ikona Jednotlivé vyplnené prieskumy v module Ankety otvorí tabuľku všetkých vyplnení s dátumom, menom vyplniteľa (ak anketa nie je anonymná) a prvou odpoveďou. Ikonou oka pri riadku zobrazíte detail so všetkými odpoveďami daného vyplnenia.

Export: Výsledky ankety v Exceli

Export výsledkov z modulu Ankety stiahne zošit so všetkými odpoveďami - riadky sú jednotliví respondenti, stĺpce jednotlivé otázky.

1. Na záložke Výsledky prieskumu (alebo Administrácia prieskumov) nájdite anketu, ktorej výsledky chcete stiahnuť.
2. Kliknite na ikonu Stiahnutie výsledkov v programe Excel.
3. Zošit sa stiahne do vášho počítača.

Pri anketách typu Všetkým alebo Vybraným používateľom sa do zošita navyše doplnia riadky s používateľmi, ktorým bola anketa sprístupnená, ale doteraz ju nevyplnili, s poznámkou „Odoslaná, zatiaľ nedokončená."

Výstupný formát: Excel (zošit)

Vymazanie odpovedí ankety

Ikona Vymazať odpovede v module Ankety po potvrdení otázky „Zmazať? - Ste si istí, že chcete vymazať všetky odpovede v tejto ankete?" trvalo zmaže všetky doteraz nazbierané odpovede. Samotná anketa aj jej otázky zostávajú zachované a anketu možno naďalej vypĺňať.

Automatické odosielanie pozvánok k ankete

Modul Ankety zabezpečuje bez zásahu používateľa odoslanie e-mailovej pozvánky na vyplnenie a automatický prepočet poradia a počtu otázok po každej úprave. Tieto činnosti prebiehajú na pozadí a používateľ ich nemusí nijako spúšťať ani potvrdzovať.

Pozvánka e-mailom na vyplnenie ankety

Ak je pri ankete zapnuté Vyžadovať dokončenie a vyplnené Kedy poslať informácie o prieskume, modul Ankety v daný čas (kontrola prebieha pravidelne, s toleranciou približne 10 minút) rozošle e-mailom pozvánku všetkým, ktorým je anketa určená, s odkazom na anketu a termínom uvedeným v poli Do kedy vyplniť. Po odoslaní sa pozvánka pri danej ankete interne označí ako odoslaná, aby sa nedala poslať znova.

Upozornenie: Pole Do kedy vyplniť v module Ankety určuje len termín uvádzaný v texte pozvánky - nejde o funkciu, ktorá by sama od seba odosielala ďalšie upozornenia, ak respondent anketu do termínu nevyplní.

Riešenie problémov

Táto časť zhŕňa časté hlášky a otázky respondentov aj správcov k modulu Ankety - od hlášok pri vypĺňaní ankety cez chyby pri nahrávaní obrázkov až po tipy na zakladanie, rozosielanie a vyhodnocovanie ankiet.

Časté otázky a chybové hlášky v module Ankety

Otázka: Prečo sa mi pri odkaze na anketu zobrazí hláška „Tento prieskum ste už vyplnili."?

Riešenie: Anketu ste už predtým dokončili a modul Ankety neumožňuje ju vyplniť znova (okrem ankiet s Jedinečným prepojením, kde sa opakované vyplnenie nekontroluje pri neprihlásených respondentoch).

Otázka: Čo znamená hláška „Táto anketa bola povolená iba používateľom eIntranetu. Prosím, prihláste sa najskôr do eIntranetu a následne znova kliknite na odkaz ankety..."?

Riešenie: Anketa je typu Vybraným používateľom a bola otvorená bez prihlásenia. Prihláste sa do eIntranetu a odkaz na anketu otvorte znova.

Otázka: Prečo vidím hlášku „Táto anketa vám nebola povolená."?

Riešenie: Prihlásený používateľ nie je medzi vybranými respondentmi danej ankety, a preto ju nemôže vyplniť.

Otázka: Prečo nejde nahrať ďalší obrázok k otázke typu Vyberte jeden obrázok zo zadaných?

Riešenie: Modul Ankety hlási „Môžete nahrať maximálne 60 súborov." - k jednej otázke možno nahrať najviac 60 obrázkov.

Otázka: Prečo je tlačidlo Ďalší pri vypĺňaní ankety neaktívne?

Riešenie: Tlačidlo Ďalší zostáva v module Ankety sivé, kým nezadáte platnú odpoveď - pri textovej otázke musí byť pole vyplnené, pri výbere zaškrtnutá možnosť, pri voľbe Vlastná odpoveď doplnený vlastný text.

Tipy na efektívnu prácu s modulom Ankety

• Tip: Anketu najprv založte a uložte bez otázok, otázky potom pridávajte postupne cez tlačidlo Úprava otázok - uľahčí to kontrolu formulácie každej otázky zvlášť.
• Tip: Na rýchle opakované použitie rovnakej sady otázok anketu skopírujte pomocou ikony Kopírovať namiesto zakladania od začiatku.
• Tip: Skôr než anketu rozošlete, vyskúšajte si jej vyplnenie sami cez ikonu Otvorená anketa - odhalíte tak chýbajúce podmienky zobrazenia alebo preklepy v otázkach.
• Tip: Ak potrebujete anonymnú spätnú väzbu, zaškrtnite pri zakladaní ankety pole Anonymný - pri výsledkoch sa potom neeviduje meno vyplniteľa.
• Tip: Skôr než odpovede natrvalo vymažete ikonou Vymazať odpovede, stiahnite si ich najprv tlačidlom Stiahnutie výsledkov v programe Excel.