Evidencia zákazníkov

Prehľad modulu

Modul Evidencia zákazníkov je zjednodušený nástroj na správu klientov a zákazníkov vo vašej spoločnosti. Na rozdiel od komplexného CRM modulu ponúka intuitívne a jednoduché prostredie na zaznamenávanie základných údajov o zákazníkoch s možnosťou prispôsobenia vlastných polí podľa potrieb vašej spoločnosti.

Kľúčové vlastnosti:

• Zaznamenávanie základných údajov o zákazníkoch (meno, adresa, kontakty)
• Až 14 vlastných polí podľa vašich potrieb (dátumy, texty, prílohy)
• Automatické sledovanie termínov s emailovými upozorneniami
• Pridávanie poznámok s prílohami ku každému zákazníkovi
• Integrácia s modulom Výkazy práce na zaznamenávanie práce
• Filtrovanie a export dát

Cieľová skupina: Malé a stredné spoločnosti, ktoré potrebujú jednoduchú evidenciu zákazníkov bez zložitosti CRM systému. Ideálne pre servisné firmy, konzultantov a poskytovateľov služieb.

Nastavenia

Nastavenia modulu nájdete v menu Nastavenia → Evidencia zákazníkov. Prístup majú len používatelia s administrátorskými právami.

Vlastné polia

Modul umožňuje definovať vlastné polia na zaznamenávanie špecifických informácií:

1. Dátumové polia (3 polia)

• Vhodné na termíny ako "Koniec zmluvy", "Dátum revízie", "Platnosť certifikátu"
• Možno pre ne aktivovať automatické sledovanie termínov
• Zobrazujú sa v hlavnom prehľade zákazníkov

2. Dátum + čas polia (3 polia)

• Na zaznamenanie presných termínov vrátane času
• Napríklad "Naplánované stretnutie", "Dátum inštalácie"

3. Textové polia - krátke (5 polí, max 100 znakov)

• Na krátke textové informácie ako "IČO", "DIČ", "Číslo zmluvy"
• Zobrazujú sa v hlavnom prehľade

4. Textové polia - dlhé (3 polia, neobmedzené)

• Na dlhšie opisné texty
• Podpora formátovania pomocou TinyMCE editora
• Môžete si zvoliť, či sa majú zobrazovať v prehľadovej tabuľke

5. Prílohy polia (3 polia)

• Umožňujú nahrať až 60 súborov na jedno pole
• Maximálna veľkosť súboru: 100 MB
• Podporuje drag & drop pomocou Dropzone
• Vhodné na "Zmluva", "Certifikáty", "Fotodokumentácia"

Sledovanie termínov a upozornenia

Pre každé dátumové pole môžete aktivovať automatické sledovanie termínov:

1. Zaškrtnite "Sledovať dátum"
2. Zadajte počet dní vopred, kedy má dôjsť k upozorneniu (napr. 14 dní)
3. Vyberte používateľov, ktorí majú dostávať emailové upozornenia

Systém automaticky:

• Zobrazí panel "Čoskoro vyžaduje pozornosť" na hlavnej stránke modulu
• Pošle email vybraným používateľom v deň upozornenia
• Zvýrazní zákazníkov s prekročenými termínmi červenou farbou

Používateľské práva

V nastaveniach môžete priradiť každému používateľovi jednu z 5 úrovní prístupu:

• 0 - Bez prístupu: Používateľ vôbec nevidí modul
• 1 - Môže čítať: Iba prezeranie, bez možnosti editácie
• 2 - Čítať a pridávať poznámky: Navyše môže pridávať poznámky
• 3 - Čítať, pridávať poznámky a upravovať: Môže upravovať zákazníkov
• 4 - Všetky práva: Navyše môže mazať zákazníkov

Základné operácie

Pridanie nového zákazníka

1. Otvorte modul Evidencia zákazníkov
2. Kliknite na zelené tlačidlo "+ Pridať zákazníka"
3. Vyplňte povinné pole Meno/Názov
4. Doplňte ďalšie údaje podľa potreby:
   • Adresa (ulica, mesto, PSČ, krajina)
   • Kontaktné údaje (telefón, email)
   • Vlastné polia definované v nastaveniach
5. Pri prílohách môžete pretiahnuť súbory do Dropzone oblasti alebo kliknúť a vybrať
6. Kliknite na "Uložiť"

Tip: Pole "Aktívny" je automaticky zaškrtnuté. Pre neaktívnych zákazníkov (napr. bývalých klientov) ho odškrtnite.

Úprava zákazníka

Zákazníka môžete upraviť dvoma spôsobmi:

Spôsob 1: Úprava v detaile

1. V prehľade kliknite na meno zákazníka
2. V detailnom zobrazení kliknite na modré tlačidlo "Upraviť"
3. Vykonajte zmeny a kliknite na "Uložiť"

Spôsob 2: Rýchla úprava v tabuľke

• Priamo v prehľadovej tabuľke kliknite na pole, ktoré chcete zmeniť
• Zmena sa uloží automaticky pri opustení poľa

Pridanie poznámky

1. Otvorte detail zákazníka kliknutím na jeho meno
2. V sekcii "Poznámky" kliknite na "+ Pridať poznámku"
3. Napíšte text poznámky
4. Voliteľne pridajte prílohy pretiahnutím do Dropzone oblasti
5. Kliknite na "Uložiť"

Poznámka automaticky obsahuje dátum, čas a meno používateľa, ktorý ju vytvoril.

Zaznamenanie práce pre zákazníka

Ak máte aktívny modul Výkazy práce:

1. Otvorte detail zákazníka
2. V sekcii "Vykonaná práca" kliknite na "+ Zaznamenať prácu"
3. Vyplňte formulár výkazu práce (dátum, popis, čas, náklady)
4. Pole "Zákazka" je automaticky vyplnené menom zákazníka
5. Uložte záznam

V detaile zákazníka vidíte prehľad všetkej zaznamenanej práce vrátane súčtu času a nákladov.

Pokročilé funkcie

Práca s vlastnými poľami

Dátumové polia so sledovaním:

Keď sa priblíži termín zadaný v dátumovom poli s aktívnym sledovaním:

• Zákazník sa zobrazí v červenom paneli "Čoskoro vyžaduje pozornosť"
• Vybraní používatelia dostanú emailové upozornenie
• Po uplynutí termínu sa zákazník presunie do sekcie "Prekročené"

Prílohy polia (Dropzone):

• Pretiahnite naraz viac súborov
• Maximum 60 súborov na jedno pole
• Každý súbor max 100 MB
• Podporované formáty: všetky bežné typy (PDF, DOC, XLS, JPG, PNG, atď.)
• Súbory môžete odstrániť krížikom v pravom hornom rohu

Dlhé textové polia:

• TinyMCE editor umožňuje formátovanie textu (tučné, kurzíva, zoznamy)
• Môžete vkladať obrázky a odkazy
• V nastaveniach si zvoľte, či sa má obsah zobrazovať v prehľadovej tabuľke

Filtrovanie zákazníkov

Kliknite na žltý panel "Filter" a nastavte kritériá:

• Aktívny: Iba aktívni / iba neaktívni / všetci
• Mesto: Výber z dostupných miest

Okrem filtra môžete použiť:

• Vyhľadávanie: Pole v pravom hornom rohu - prehľadáva všetky stĺpce
• Triedenie: Kliknite na hlavičku stĺpca pre vzostupné/zostupné triedenie
• Dĺžka stránky: Vyberte počet zobrazených záznamov v ľavom hornom rohu (10-100 alebo Všetko)

Export dát

Kliknite na tlačidlo "Excel" nad tabuľkou vpravo:

• Exportuje aktuálne zobrazené dáta (rešpektuje filtre a vyhľadávanie)
• Formát: XLSX (Excel)
• Obsahuje všetky viditeľné stĺpce

Tlačidlo "Colvis" umožňuje skrývať/zobrazovať jednotlivé stĺpce.

Mazanie zákazníkov

Mazať môžu iba používatelia s úrovňou práv 4:

1. Otvorte detail zákazníka
2. Kliknite na červené tlačidlo "Zmazať"
3. Potvrďte vymazanie

Zmazaných zákazníkov nájdete kliknutím na tlačidlo "Zmazané" v hlavnom prehľade.

Integrácia

Modul Výkazy práce

Evidencia zákazníkov je plne integrovaná s modulom Výkazy práce:

Zaznamenávanie práce:

• Z detailu zákazníka môžete priamo vytvoriť výkaz práce
• Pole "Zákazka" je automaticky vyplnené menom zákazníka
• Práca sa zobrazuje v sekcii "Vykonaná práca" v detaile zákazníka

Prehľad práce:

• V detaile zákazníka vidíte tabuľku všetkej zaznamenanej práce
• Súčty času, cestovania a ostatných nákladov
• Kliknutím na prácu v module Výkazy práce vidíte odkaz na zákazníka

Tip: Pre detailnejšiu analýzu práce použite modul Výkazy práce, kde môžete filtrovať podľa dátumu, zamestnanca a ďalších kritérií.

Pracovné postupy

Scenár 1: Servisná firma s termínmi revízií

Nastavenie:

1. V nastaveniach vytvorte dátumové pole "Dátum revízie"
2. Aktivujte sledovanie termínov 30 dní vopred
3. Pridajte technikov do upozornení

Použitie:

1. Pri každom zákazníkovi vyplňte "Dátum revízie"
2. 30 dní pred termínom dostanú technici email
3. Zákazník sa zobrazí v červenom paneli
4. Technik vykoná revíziu a zaznamenáva prácu cez "Zaznamenať prácu"
5. V poznámke zaznamenáva výsledok revízie s fotodokumentáciou
6. Aktualizuje "Dátum revízie" na budúci rok

Scenár 2: Konzultant s klientskymi zmluvami

Nastavenie:

1. Vytvorte textové polia "IČO" a "Číslo zmluvy"
2. Vytvorte dátumové pole "Koniec zmluvy" so sledovaním 60 dní vopred
3. Vytvorte pole pre prílohy "Zmluva"

Použitie:

1. Nahrajte naskenovanú zmluvu do poľa "Zmluva" zákazníka
2. Vyplňte "Koniec zmluvy"
3. 2 mesiace pred koncom dostanete emailové upozornenie
4. Kontaktujete klienta kvôli obnove
5. Výsledok rokovania zaznamenáte do poznámky
6. Každé stretnutie zaznamenáte ako výkaz práce

Scenár 3: IT firma so zákazníkmi a certifikátmi

Nastavenie:

1. Vytvorte textové polia "URL servera" a "Číslo licencie"
2. Vytvorte dátumové pole "Platnosť SSL certifikátu" so sledovaním 14 dní
3. Vytvorte dlhé textové pole "Poznámky k infraštruktúre"
4. Vytvorte pole pre prílohy "Dokumentácia"

Použitie:

1. Zaznamenajte prístupové údaje k zákazníkovi v poznámkach
2. Nahrajte schémy siete a návody do "Dokumentácia"
3. Popíšte konfiguráciu servera v "Poznámky k infraštruktúre"
4. Pred vypršaním SSL certifikátu dostanete upozornenie
5. Každú administrátorskú prácu zaznamenáte cez "Zaznamenať prácu"

Riešenie problémov

Nedostávam emailové upozornenia na termíny

Riešenie:

• Skontrolujte v nastaveniach, či je pre dátumové pole zaškrtnuté "Sledovať dátum"
• Overte, že ste vybraný v poli "Upozorniť používateľov"
• Skontrolujte svoj email v profile používateľa (Menu → Môj profil)
• Emailové upozornenia posiela CRON úloha - kontaktujte administrátora

Nemôžem nahrať prílohu

Riešenie:

• Skontrolujte veľkosť súboru (max 100 MB)
• Skontrolujte, že neprekračujete limit 60 súborov na jedno pole
• Skúste iný prehliadač (odporúčame Chrome alebo Firefox)
• Vypnite blokátory reklám, ktoré môžu blokovať Dropzone

Vlastné pole sa nezobrazuje v tabuľke

Riešenie:

• V nastaveniach skontrolujte, že pole má vyplnený "Názov"
• Pre dlhé textové polia skontrolujte zaškrtnutie "Zobraziť v tabuľke"
• Obnovte stránku (F5)
• Skontrolujte tlačidlo "Colvis" - stĺpec môže byť skrytý

Nemôžem upravovať/mazať zákazníka

Riešenie:

• Skontrolujte svoje prístupové práva v Nastavenia → Evidencia zákazníkov
• Pre úpravu potrebujete úroveň práv 3 alebo vyššiu
• Pre vymazanie potrebujete úroveň práv 4
• Kontaktujte administrátora pre zvýšenie prístupových práv

Panel "Čoskoro vyžaduje pozornosť" je prázdny

Riešenie:

• Panel sa zobrazuje iba vtedy, keď máte aktivované sledovanie aspoň pre jedno dátumové pole
• Skontrolujte v nastaveniach, že pre dátumové pole je zaškrtnuté "Sledovať dátum"
• Panel zobrazuje iba aktívnych zákazníkov - skontrolujte pole "Aktívny"
• Skontrolujte, či sú pri zákazníkoch vyplnené dátumové polia

FAQ

1. Aký je rozdiel medzi modulom Evidencia zákazníkov a CRM?

Evidencia zákazníkov je zjednodušená verzia CRM modulu. Neobsahuje funkcie ako obchodné prípady, návrhy zmlúv, predajný pipeline atď. Je určená pre firmy, ktoré potrebujú jednoduchší nástroj len na evidenciu zákazníkov s vlastnými poľami.

2. Môžem exportovať všetky údaje o zákazníkoch naraz?

Ano, použite tlačidlo "Excel" v hlavnom prehľade. Pred exportom nastavte filter na "Všetci" a dĺžku stránky na "-1" (Všetko), aby sa exportovali všetky záznamy. Export obsahuje všetky viditeľné stĺpce.

3. Ako často systém kontroluje termíny pre upozornenia?

CRON úloha sa spúšťa automaticky každé ráno. Ak termín spadá do nastaveného obdobia (napr. 14 dní), odošle sa email a zákazník sa zobrazí v paneli upozornení.

4. Môžem zmeniť počet vlastných polí?

Nie, počet polí je fixný: 3 dátumové, 3 dátum+čas, 5 krátkych textových, 3 dlhé textové, 3 polia pre prílohy. Ak potrebujete viac polí, zvážte použitie komplexného CRM modulu.

5. Sú údaje o zákazníkoch prístupné z mobilnej aplikácie?

Nie, modul Evidencia zákazníkov je dostupný iba cez webové rozhranie. Pre mobilný prístup môžete použiť responzívne webové rozhranie na vašom telefóne alebo tablete.

6. Môžem importovať zákazníkov z Excelu?

Hromadný import momentálne nie je dostupný. Zákazníkov musíte pridávať manuálne jedného po druhom. Pre hromadný import kontaktujte podporu alebo správcu systému.

Súvisiaca dokumentácia

• CRM modul - Komplexnejší nástroj na správu vzťahov so zákazníkmi
• Modul Výkazy práce - Zaznamenávanie odpracovaných hodín a nákladov
• Používateľské práva - Správa prístupových práv používateľov
• Nastavenia spoločnosti - Základná konfigurácia systému

Skratky a pojmy

• Aktívny zákazník: Zákazník, s ktorým momentálne pracujete
• CRON úloha: Automatická systémová úloha, ktorá sa spúšťa na pozadí v pravidelných intervaloch
• Dátumové pole: Pole na zaznamenanie dátumu (bez času)
• Dátum+čas pole: Pole na zaznamenanie dátumu vrátane presného času
• Dropzone: Oblasť na nahrávanie súborov pomocou drag & drop
• Export: Uloženie dát do externého súboru (napr. Excel)
• Sledovanie termínov: Automatické sledovanie dátumov a zasielanie upozornení
• TinyMCE: Textový editor s možnosťou formátovania
• Výkaz práce: Záznam odpracovaných hodín a nákladov

---

Dátum poslednej aktualizácie: 11.11.2025

Verzia dokumentácie: 1.0