Nástenky – elektronická nástenka, oznamy, tabuľa

Prehľad

Modul Nástenky (elektronická nástenka, vývesná tabuľa, zdieľané oznámenie, firemná tabuľa) slúži na rýchle zdieľanie krátkych správ, oznámení a poznámok medzi zamestnancami priamo v aplikácii. Nahrádza papierovú nástenku na chodbe alebo tabuľu pri vrátnici – namiesto lístočka pripnutého na nástenku ho kolegovia uvidia hneď po prihlásení. Firma môže mať ľubovoľný počet samostatných nástenok, napríklad pre jednotlivé oddelenia, prevádzky alebo témy, a pre každú z nich zvlášť nastaviť, kto smie obsah iba čítať, kto do nej smie zapisovať a kto smie záznamy mazať. Modul je vhodný na prevádzkové oznámenia, pochvaly, zmeny v jedálnom lístku, bezpečnostné upozornenia alebo akékoľvek krátke oznámenie, ktoré má vidieť širší okruh kolegov.

Kľúčové funkcie modulu Nástenky

• Viacero samostatných nástenok s vlastným nastavením prístupu pre každú z nich
• Farebné záznamy (lístky) s názvom, formátovaným obsahom a prílohami
• Voľné presúvanie lístkov po ploche nástenky myšou
• Potvrdenie čítania jednotlivými používateľmi s prehľadom, kto a kedy potvrdil
• Komentáre a poznámky k jednotlivým záznamom
• E-mailové upozornenia na nové záznamy aj na nové komentáre
• Kôš zmazaných záznamov s možnosťou obnovy
• Vyhľadávanie v názve, obsahu aj v mene autora záznamu

Prístup a nastavenie

Táto kapitola popisuje, ako sa do modulu Nástenky dostanete, ako si administrátor modulu Nástenky nakonfiguruje jednotlivé nástenky – ich názov, farby lístkov a doplnkové funkcie – a aké úrovne oprávnenia (Čítanie, Zápis, Vymazanie/obnovenie) sa v module Nástenky rozlišujú pri každej nástenke zvlášť.

Ako sa dostať do modulu Nástenky

Navigačná cesta do modulu Nástenky: Hlavné menu → Nástenky. Po otvorení modulu sa hore zobrazí panel so záložkami všetkých nástenok, ku ktorým máte prístup aspoň na čítanie. Aktuálne zobrazená nástenka je v paneli zvýraznená. Aplikácia automaticky otvorí nástenku, ktorú máte označenú ako svoju predvolenú; ak žiadnu predvolenú nemáte nastavenú, ponúkne vám nástenky na výber. Pri názve každej nástenky v záložke sa zobrazuje odznak s počtom neprečítaných záznamov – počíta sa od chvíle, keď ste danú nástenku naposledy otvorili, a hneď ako sú všetky záznamy prečítané, odznak zmizne. Vedľa nadpisu Nástenky sa používateľom s oprávnením na správu modulu navyše zobrazuje odkaz Nastavenie.

Nastavenie modulu Nástenky

Konfigurácia modulu Nástenky je dostupná cez odkaz Nastavenie vedľa nadpisu na hlavnej obrazovke modulu. V nastavení nájdete zoznam všetkých nástenok firmy so stĺpcami Názov, úrovňami oprávnenia, prepínačmi doplnkových funkcií a odtiaľ tiež zakladáte nové nástenky a upravujete existujúce. Toto nastavenie je dostupné len administrátorovi aplikácie alebo používateľovi, ktorému bola zverená správa modulu Nástenky – bežný používateľ, ktorý má k obsahu nástenky iba právo zapisovať alebo mazať, toto nastavenie meniť nemôže.

Postup: Založenie a úprava nástenky

V nastavení modulu Nástenky kliknite na tlačidlo Pridanie nástenky – otvorí sa dialógové okno „Vytvorenie/úprava nástenky". Na úpravu existujúcej nástenky kliknite na ikonu ceruzky pri príslušnom riadku v zozname nástenok.

Tip: Ak zadáte názov, ktorý je prázdny, príliš dlhý alebo obsahuje nepovolené znaky, zobrazí sa hláška „Nesprávne zadaný názov" a nástenku nemožno uložiť, kým názov neopravíte.

Nastavenie doplnkových funkcií nástenky

V nastavení modulu Nástenky pri každej jednotlivej nástenke zvlášť zapínate alebo vypínate tieto voľby:

Nastavenie: Pridelenie práv k nástenke

V nastavení modulu Nástenky sa pre každú nástenku zvlášť nastavujú tri úrovne prístupu – Čítanie, Čítanie/zápis a Čítanie/zápis/vymazanie/obnovenie. Pri každej úrovni otvoríte dialógové okno „Pridelenie práv na čítanie/zápis/vymazanie k nástenke" a zvolíte buď „Všetci – aj v budúcnosti pridaní používatelia" (otvorí danú úroveň úplne všetkým používateľom firmy), alebo vyberiete konkrétnych používateľov a skupiny/pozície zo zaškrtávacích zoznamov. K dispozícii sú tlačidlá „Označiť všetkých používateľov" / „Odznačiť všetkých používateľov" a obdobné tlačidlá pre skupiny. Modul Nástenky nepoužíva väzbu na nadriadeného – prideľovanie práv je vždy len podľa menovitého výberu osôb alebo skupín.

Poznámka: Bez výslovného priradenia (ani „Všetci", ani konkrétni používatelia či skupiny) nemá k danej nástenke prístup žiadny bežný používateľ.

Oprávnenia a prístupové práva k nástenkám

Prístup k obsahu sa v module Nástenky posudzuje samostatne pre každú nástenku zvlášť a má tri na seba nadväzujúce úrovne oprávnenia:

Výnimka: ak je na nástenke povolené presúvanie lístkov po ploche, túto možnosť majú všetci, ktorí danú nástenku vidia, bez ohľadu na pridelenú úroveň oprávnenia. Samotnú správu nástenok – zakladanie, mazanie, nastavenie farieb a prideľovanie práv – smie vykonávať len administrátor aplikácie alebo používateľ, ktorému bola zverená správa modulu Nástenky.

Používateľské rozhranie

Nasledujúce sekcie popisujú rozloženie hlavnej obrazovky modulu Nástenky – panel záložiek s jednotlivými nástenkami, ovládacie tlačidlá nad záznamami, dostupné filtre a vyhľadávanie a stavbu jednotlivého záznamu (lístka), vrátane ikon akcií v jeho pätičke.

Hlavná obrazovka modulu Nástenky

Hlavná obrazovka modulu Nástenky sa skladá z panelu záložiek hore (prepínač medzi jednotlivými nástenkami) a karty s obsahom vybranej nástenky pod ním. V hlavičke karty nájdete vyhľadávacie pole a rad tlačidiel: Pridať záznam na túto nástenku (založenie nového záznamu, aktívne len s právom zapisovať), Zmazané (kôš danej nástenky, aktívne len s právom mazať), zaškrtávacie pole Automatické načítanie, osobný prepínač Novinky a zmeny v e-maile a zaškrtávacie pole Má predvolenú nástenku. Pod týmto ovládacím riadkom nasledujú samotné záznamy (lístky), zoradené od najnovšieho. Ak má nástenka povolené presúvanie, možno lístky chytiť za ikonu pripináčika alebo za ikonu šípok a ľubovoľne premiestniť po ploche – ich pozícia sa ihneď uloží; inak sa lístky radia jednoducho pod sebou.

Filtre a vyhľadávanie v module Nástenky

• Textové vyhľadávanie: hľadá sa v názve záznamu, v jeho obsahu a v mene a priezvisku autora. Zadajte vyhľadávací termín a kliknite na tlačidlo „Vyhľadať" alebo stlačte Enter.
• Zrušiť vyhľadávanie: tlačidlo sa zobrazí, len keď je vyhľadávanie aktívne, a vráti zobrazenie všetkých záznamov nástenky.
• Prepínanie medzi nástenkami: kliknutím na názov inej nástenky v hornom paneli záložiek sa okamžite prepnete na jej obsah.

Popis záznamu (lístka) na nástenke

Každý záznam na nástenke, ľudovo „lístok", má farebné pozadie zvolené autorom pri zápise, názov a obsah (obsah môže byť formátovaný – tučne, zoznamy a pod.). Ak má záznam prílohy, obrázky sa zobrazujú priamo v náhľade, ostatné typy súborov ako tlačidlá na stiahnutie. V pätičke lístka je uvedený dátum a čas vytvorenia a meno autora. Ikony akcií v pätičke sa zobrazujú len používateľom so zodpovedajúcim oprávnením k danej nástenke: ceruzka „Upraviť", krížik „Zmazať", šípka „Presunúť na inú nástenku" (len ak existuje viac než jedna nástenka, na ktorú možno záznam presunúť), ikona bublín „Poznámky/poznámky" s počtom zapísaných komentárov (len ak má nástenka komentáre povolené) a ikona fajky na potvrdenie čítania (len ak má nástenka potvrdenie čítania zapnuté).

Základné operácie

V module Nástenky patrí medzi základné operácie založenie, úprava a zmazanie záznamu na nástenke, práca s košom zmazaných záznamov a presun záznamu na inú nástenku. Jednotlivé postupy nájdete v nasledujúcich sekciách.

Postup: Pridanie nového záznamu na nástenku

V module Nástenky založíte nový záznam (lístok) týmto postupom:

1. Otvorte nástenku, na ktorú chcete záznam pridať, a kliknite na tlačidlo Pridať záznam na túto nástenku (potrebujete na to právo zapisovať).
2. Vyplňte povinné pole Názov.
3. Zvoľte Farbu – buď ľubovoľnú farbu z palety, alebo jednu z vopred pripravených farieb s popisom, podľa toho, ako je nástenka nastavená.
4. Nepovinne vyplňte Obsah a priložte Prílohy (pretiahnutím do poľa alebo výberom súborov) – naraz možno nahrať najviac 60 súborov.
5. Ak je na nástenke povolené presúvanie záznamov, zvolíte navyše v poli Zaradiť, ako sa má nový lístok umiestniť: „Na začiatok – posunúť všetky ostatné nadol", alebo „Nakoniec".
6. Pri novom zázname možno zaškrtnúť: E-mailom všetkým (pošle e-mail aj používateľom, ktorí si sami upozornenie na túto nástenku nezapli, ale majú k nej prístup), E-mail ako BCC (adresy príjemcov navzájom neuvidia) a Prílohy aj e-mailom (priloží súbory priamo do e-mailu, inak zostanú len na intranete).
7. Kliknite na Uložiť.

Po uložení príde e-mail so zhrnutím záznamu (názov, autor, obsah, prehľad príloh) používateľom s prístupom k nástenke, ktorí majú zapnuté „Novinky a zmeny v e-mailu", prípadne všetkým s prístupom, ak ste zaškrtli „E-mailom všetkým".

Postup: Úprava záznamu na nástenke

V module Nástenky upravíte existujúci záznam kliknutím na ikonu ceruzky pri danom lístku (potrebujete na to právo zapisovať). Otvorí sa rovnaké dialógové okno „Zapísanie/úprava záznamu na nástenku" ako pri zakladaní, ale bez voľby zaradenia a bez e-mailových prepínačov, a je predvyplnené aktuálnymi hodnotami názvu, farby, obsahu a príloh.

1. Vykonajte požadované zmeny v poli Názov, Farba alebo Obsah.
2. Upravte prílohy podľa potreby.
3. Kliknite na Uložiť.

Upozornenie: pri úprave záznamu sa zoznam príloh nahrádza ako celok – uložia sa prílohy tak, ako sú v poli na prikladanie v okamihu uloženia, nie ako doplnenie k pôvodným. Po uložení sa e-maily odošlú rovnako ako pri novom zázname, len s iným predmetom („Zmenený záznam na nástenke…").

Stavy záznamov na nástenke

Každý záznam v module Nástenky sa v danú chvíľu nachádza v jednom zo stavov:

Postup: Zmazanie záznamu a práca s košom

V module Nástenky zmažete záznam kliknutím na krížik pri danom lístku (vyžaduje právo mazať) a potvrdením otázky „Naozaj chcete zmazať tento záznam?". Záznam zmizne z nástenky a presunie sa do koša. Otvorte kôš tlačidlom Zmazané v hornej lište nástenky – ide o všeobecnú zdieľanú obrazovku koša, ktorá funguje rovnako ako v ostatných moduloch aplikácie. V koši môžete záznam buď obnoviť späť medzi aktívne, alebo ho odstrániť natrvalo.

Postup: Presunutie záznamu na inú nástenku

Záznam v module Nástenky presuniete na inú nástenku takto:

1. Kliknite na ikonu šípky pri danom zázname.
2. V dialógovom okne „Presunutie záznamu na inú nástenku" vyberte z poľa Na nástenke cieľovú nástenku – ponúkajú sa len tie, na ktoré má používateľ právo aspoň zapisovať; aktuálna nástenka sa v ponuke nezobrazuje.
3. Kliknite na Presun.

Ak je cieľová nástenka nastavená ako „presúvateľná" (má povolené presúvanie záznamov), zaradí sa presunutý záznam na jej koniec. Ikona presunutia sa zobrazuje len vtedy, ak existuje viac než jedna nástenka, na ktorú možno záznam presunúť.

Pokročilé funkcie

Modul Nástenky okrem základnej práce so záznamami ponúka aj pokročilejšie funkcie: komentáre a poznámky k jednotlivým záznamom, potvrdzovanie čítania a automatické obnovovanie obsahu s e-mailovými upozorneniami.

Komentáre a poznámky k záznamu

Ak má nástenka v nastavení modulu Nástenky zapnutú voľbu Komentáre, zobrazí sa pri každom zázname ikona bublín s počtom doterajších komentárov. Kliknutím na ňu otvoríte dialógové okno „Komentáre k záznamu na nástenke…", kde uvidíte históriu doterajších poznámok (dátum, autor, text, prílohy) a pod ňou formulár „Pridať poznámku" s poľom Poznámka a možnosťou priložiť súbory (najviac 60 súborov, prípadne nový dokument založený priamo v editore). Textové pole Poznámka nie je povinné, takže možno odoslať komentár aj len s prílohou bez textu. Po kliknutí na Uložiť sa poznámka zapíše a – ak má nástenka zapnuté „Upozornenia na komentáre" – pošle sa e-mail autorovi pôvodného záznamu a všetkým, ktorí k nemu už predtým niečo napísali, okrem práve prispievajúceho.

Potvrdenie čítania záznamu

Ak má nástenka v nastavení modulu Nástenky zapnutú voľbu Potvrdenie čítania, zobrazí sa pri zázname červená ikona fajky s tooltipom „Potvrdenie čítania (po potvrdení tiež uvidíte, kedy kto potvrdil)". Kliknutím na túto ikonu záznam potvrdíte ako prečítaný – ikona sa zafarbí na zeleno. Kliknutím na už zelenú ikonu sa otvorí okno „Potvrdené čítanie" so zoznamom, kto a kedy záznam potvrdil (dátum, čas, meno). Potvrdenie nemožno vziať späť.

Automatické obnovovanie obsahu a e-mailové upozornenia

Modul Nástenky ponúka zaškrtávacie pole Automatické načítanie na hlavnej obrazovke – po zapnutí sa vedľa zobrazuje odpočet a približne raz za minútu sa obsah nástenky sám znovu načíta, takže uvidíte nové záznamy od kolegov bez ručného obnovenia stránky. Ďalej má každý používateľ pri každej nástenke vlastný osobný prepínač Novinky a zmeny v e-maile – ak je zapnutý, chodia mu e-maily o nových a upravených záznamoch na danej konkrétnej nástenke. E-mail sa posiela aj pri novom komentári, ak to má nástenka v nastavení povolené voľbou Upozornenia na komentáre. Modul nemá žiadnu nočnú ani inak plánovanú automatickú úlohu – všetka automatika (odoslanie e-mailu, prepočet odznaku neprečítaných záznamov) prebieha výhradne ako bezprostredná reakcia na akciu používateľa.

Integrácia s ďalšími modulmi

Modul Nástenky je samostatný a neposkytuje dáta žiadnemu inému modulu aplikácie, ani z neho naopak žiadne dáta nepreberá – slúži čisto na interné oznámenia a poznámky v rámci seba samého. Jediným prvkom, ktorý zdieľa s ostatnými časťami aplikácie, je obrazovka koša zmazaných záznamov („Zmazané"): funguje rovnakým spôsobom, aký poznáte aj z iných modulov, ale nejde o prenos obchodných dát medzi modulmi, iba o zdieľaný spôsob práce s košom.

Riešenie problémov

Tu nájdete odpovede na časté otázky k modulu Nástenky, vysvetlenie hlásení, s ktorými sa môžete v súvislosti so záznamami a nástenkami stretnúť, a niekoľko tipov, ako nástenky vo vašej firme nastaviť a používať čo najefektívnejšie.

Časté otázky k modulu Nástenky

Otázka: Prečo nemôžem uložiť novú alebo upravenú nástenku v nastavení a vidím hlásenie „Nesprávne zadaný názov"?

Riešenie: Názov nástenky je prázdny, príliš dlhý (limit je 128 znakov) alebo obsahuje nepovolené znaky. Zadajte kratší, bežný text bez špeciálnych znakov.

Otázka: Prečo vidím hlásenie „Nemáte oprávnenie na túto akciu"?

Riešenie: Pokúsili ste sa vykonať akciu, na ktorú v danej chvíli nemáte na danej nástenke dostatočné oprávnenie – napríklad presunúť záznam, potvrdiť čítanie alebo upraviť nastavenie nástenky. Overte, že máte k danej nástenke potrebné právo, prípadne kontaktujte správcu modulu Nástenky.

Otázka: V nastavení modulu Nástenky sa objavilo hlásenie „Záznam nenájdený" pri pokuse upraviť nástenku – prečo?

Riešenie: Nástenka, ktorú sa pokúšate upraviť, medzitým zanikla alebo nepatrí vašej firme. Obnovte stránku nastavenia a skúste akciu zopakovať.

Otázka: Prečo sa mi nepodarilo priložiť k záznamu alebo komentáru všetky súbory naraz?

Riešenie: Modul Nástenky umožňuje nahrať najviac 60 súborov v jednej dávke. Zobrazí sa hláška „Môžete nahrať maximálne 60 súborov." Nahrajte zvyšné súbory v ďalšej dávke.

Otázka: Prečo mi formulár nedovolí odoslať nový záznam alebo novú nástenku?

Riešenie: Zostalo prázdne povinné pole – pri zázname ide o Názov, pri nástenke v nastavení tiež o Názov. Doplňte chýbajúci údaj a formulár odošlite znova.

Tipy na efektívnu prácu s nástenkami

• Tip: Ak chcete mať vždy na očiach konkrétnu nástenku, zaškrtnite pri nej „Má predvolenú nástenku" – nabudúce sa vám v module Nástenky otvorí automaticky.
• Tip: Farebné odlíšenie lístkov (napríklad červená pre urgentné, zelená pre informatívne) uľahčí kolegom rýchlu orientáciu – nechajte si v nastavení nástenky pripraviť pevné farby s popisom namiesto voľnej voľby.
• Tip: Skôr než zaškrtnete „E-mailom všetkým", zvážte, či nestačí spoľahnúť sa na osobný prepínač „Novinky a zmeny v e-mailu" pri jednotlivých používateľoch – vyhnete sa tak zahlteniu schránok kolegov, ktorí o danú nástenku nejavia záujem.
• Tip: Pri nástenkách s dôležitými prevádzkovými pokynmi zapnite v nastavení modulu Nástenky Potvrdenie čítania – získate tak prehľad, kto si oznámenie skutočne prečítal.
• Tip: Zapnutím Automatické načítanie na obrazovkách, ktoré máte trvalo otvorené (napríklad na recepcii alebo vo výrobnej hale), zabezpečíte, že sa nové záznamy zobrazia bez nutnosti ručne obnovovať stránku.
• Poznámka: Ak nástenka umožňuje presúvanie lístkov, môžu ich premiestňovať po ploche všetci používatelia, ktorí ju vidia, bez ohľadu na pridelenú úroveň oprávnenia – počítajte s tým pri rozhodovaní, či túto voľbu na danej nástenke zapnúť.