Wiki - Firemná znalostná báza
Prehľad modulu
Modul Wiki je centrálna znalostná báza pre ukladanie a správu firemných dokumentov, postupov, návodov a metodík. Umožňuje vytvárať štruktúrovanú knižnicu informácií, ktorú môžu zdieľať všetci používatelia podľa nastavených prístupových práv.
Účel modulu: Wiki slúži na uchovávanie firemných znalostí na jednom mieste, kde každý oprávnený zamestnanec môže ľahko nájsť potrebné informácie, či už sa jedná o pracovné postupy, metodiky, technické návody alebo organizačné pravidlá.
Kľúčové funkcie
- Hierarchická štruktúra priečinkov - Viacúrovňové priečinky pre logickú organizáciu dokumentov
- Verzovanie dokumentov - Každá úprava vytvorí novú verziu, história zmien zostáva zachovaná
- Fulltextové vyhľadávanie - Rýchle hľadanie podľa obsahu, autora, ID alebo tagov
- Tagy a klíčové slová - Kategorizácia dokumentov pre ľahšie vyhľadávanie
- Prístupové práva - Detailné nastavenie práv per priečinok a používateľ
- Prílohy dokumentov - Možnosť nahrávať súbory priamo k dokumentom
- Priame odkazy - Zdieľanie dokumentov pomocou odkazov pre prihlásených aj verejných používateľov
- Rich text editor - Formátovanie textu, obrázky, tabuľky, zoznamy
- ID dokumentov - Systém unikátnych identifikátorov pre ľahké odkazovanie
- Vlastné radenie - Možnosť manuálneho určenia poradia priečinkov a dokumentov
Cieľová skupina
Modul je určený pre všetkých zamestnancov, ktorí potrebujú prístup k firemným znalostiam alebo sami vytvárajú a spravujú dokumentáciu. Správcovia systému môžu nastavovať štruktúru a prístupové práva, zatiaľ čo bežní používatelia modul využívajú na vyhľadávanie informácií a vytváranie nových dokumentov.
Nastavenie a konfigurácia
Nastavenie modulu (iba pre správcov)
Ku globálnemu nastaveniu modulu Wiki majú prístup iba používatelia s administrátorskými právami. Nastavenie otvoríte kliknutím na ikonu ozubeného kolesa vedľa nadpisu Wiki.
Cesta: Wiki → Nastavenie (ikona ozubeného kolesa)
V nastavení môžete:
- Vytvárať hlavné priečinky (prvá úroveň hierarchie)
- Upravovať názvy a štruktúru existujúcich priečinkov
- Nastavovať prístupové práva na jednotlivé priečinky
- Zapínať voliteľné funkcie (ID dokumentov, verejné odkazy, vlastné radenie)
- Konfigurovať viac samostatných wiki inštancií (pokiaľ potrebujete oddeliť rôzne oblasti znalostí)
Štruktúra a priečinky
Wiki používa viacúrovňovú hierarchiu priečinkov, ktorá umožňuje logicky organizovať dokumenty podľa tém, oddelení alebo procesov.
Hlavné priečinky vs. podpriečinky
- Hlavné priečinky - Vytvára ich iba správca v nastavení modulu. Tvoria najvyššiu úroveň organizácie (napr. HR, IT, Marketing, Výroba).
- Podpriečinky - Môžu vytvárať používatelia s právami na vytváranie podpriečinkov (úroveň práv 20). Umožňujú ďalšie členenie obsahu vnútri hlavných priečinkov.
Dôležité: Po výbere priečinka v ľavom strome sa na pravej strane zobrazia jeho dokumenty. Kliknutím na názov priečinka otvoríte jeho obsah, šípkami stromovej štruktúry priečinok rozbalíte alebo zbalíte.
Vlastné radenie priečinkov
V predvolenom nastavení sa priečinky radia abecedne. Správca môže v globálnom nastavení zapnúť funkciu Vlastné radenie priečinkov, ktorá umožní manuálne určiť poradie zobrazenia priečinkov pomocou číselného poradia (OrderNumberFolder).
Kopírovanie nastavenia priečinkov
Pri vytváraní nového priečinka môžete využiť nastavenie existujúceho priečinka ako šablónu. To je užitočné, pokiaľ chcete nastaviť rovnaké prístupové práva pre viac priečinkov.
Prístupové práva
Systém práv na priečinky umožňuje presne riadiť, kto môže dokumenty čítať, upravovať alebo mazať. Práva sa nastavujú per priečinok a môžu byť pridelené jednotlivým používateľom alebo celým pozíciám (skupinám).
Úrovne prístupových práv
- Čítať (úroveň 5) - Používateľ môže iba prezerať dokumenty v priečinku. Nemôže vytvárať nové dokumenty ani upravovať existujúce.
- Čítať a zapisovať (úroveň 10) - Používateľ môže prezerať dokumenty a vytvárať nové. Môže upravovať svoje vlastné dokumenty.
- Čítať, zapisovať, mazať (úroveň 15) - Plná kontrola nad dokumentmi. Používateľ môže zmazať akýkoľvek dokument v priečinku.
- Vytvárať podpriečinky (úroveň 20) - Najvyššie právo. Používateľ môže v priečinku vytvárať nové podpriečinky a má plnú kontrolu nad obsahom.
Nastavenie práv pre skupiny používateľov
Práva môžete priradiť celým skupinám (pozíciám) namiesto jednotlivých používateľov. To je efektívnejšie pri správe väčšieho počtu používateľov. Napríklad môžete nastaviť, že všetci používatelia v pozícii "Vedúci oddelenia" majú právo čítať a zapisovať do priečinka HR dokumenty.
Globálne práva pre všetkých používateľov
Pre každý priečinok môžete zapnúť globálne práva pomocou nasledujúcich prepínačov:
- Čítať - všetci (read_all) - Každý používateľ systému môže priečinok prezerať
- Zapisovať - všetci (write_all) - Každý používateľ môže vytvárať a upravovať dokumenty
- Mazať - všetci (delete_all) - Každý používateľ môže mazať dokumenty
- Podpriečinky - všetci (subfolders_all) - Každý používateľ môže vytvárať podpriečinky
Tip: Pre verejné dokumenty, ktoré má vidieť celá firma (napr. Organizačný poriadok, Bezpečnostné predpisy), zapnite právo "Čítať - všetci".
ID dokumentov
Systém ID dokumentov umožňuje priradiť každému dokumentu unikátny identifikátor, ktorý sa zobrazuje v hlavičke dokumentu a uľahčuje naň odkazovanie v iných častiach systému.
Zapnutie ID dokumentov
ID dokumentov sa zapínajú per priečinok. V nastavení priečinka začiarknite voľbu ShowWikiDocsID. Po zapnutí sa u každého dokumentu v tomto priečinku zobrazí jeho ID vo formáte [číslo priečinka-číslo dokumentu].
Definovanie formátu ID
- Predpona (WikiDocsID_Pre) - Text, ktorý sa zobrazí pred ID dokumentu (napr. "DOC", "PROC", "METOD")
- Príklad: Pokiaľ nastavíte predponu "PROC", ID bude vyzerať takto: [PROC 5-42]
Štýlovanie ID
Vzhľad ID môžete prispôsobiť pomocou nasledujúcich nastavení:
- Tučné písmo (FontBold) - ID sa zobrazí tučne
- Veľkosť písma (FontSize) - Násobok základnej veľkosti (napr. 1.2 = o 20% väčšie)
- Farba písma (FontColor) - Hexadecimálny kód farby (napr. #FF0000 pre červenú)
Využitie ID pre vyhľadávanie
Keď sú ID dokumentov aktívne, objaví sa vo vyhľadávacom paneli nové pole ID dokumentu. Pomocou neho môžete rýchlo nájsť konkrétny dokument bez znalosti jeho názvu.
Generovanie priamych odkazov
Priame odkazy umožňujú zdieľať dokumenty s inými používateľmi pomocou URL adresy. Existujú dva typy odkazov:
Odkaz pre prihlásených používateľov
Tento odkaz môžu použiť iba používatelia, ktorí sú prihlásení do systému. Odkaz je vždy aktívny, pokiaľ správca v globálnom nastavení povolil generovanie priamych odkazov.
Formát: https://vase-domena.cz?modul=wiki&idWikiFolder=5&WikiDocsID=42
Odkaz pre kohokoľvek (verejný prístup)
Tento odkaz môže otvoriť ktokoľvek, aj bez prihlásenia do systému. Verejné odkazy sa zapínajú per priečinok pomocou voľby PublicLink.
Upozornenie: Verejné odkazy zdieľajte opatrne. Každý, kto má odkaz, môže dokument zobraziť bez akejkoľvek autentizácie.
Formát: https://vase-domena.cz/WikiDocs/idFirmy/idWiki/idSlozky/idDokumentu/hash
Používateľské rozhraní
Hlavná obrazovka
Po otvorení modulu Wiki sa zobrazia tri hlavné časti:
Vyhľadávací panel (hore)
Panel s vyhľadávacími funkciami obsahuje nasledujúce polia:
- Obsahuje - Fulltextové vyhľadávanie v názvoch, obsahu a tagoch dokumentov
- ID dokumentu - Výber konkrétneho dokumentu podľa ID (zobrazí sa iba pokiaľ sú ID aktívne)
- Vypracoval - Filtrovanie podľa autora dokumentu (zobrazí sa iba pokiaľ je stĺpec Vypracoval zapnutý)
- Hľadať v - Výber rozsahu vyhľadávania (Všetko / Aktuálne otvorený priečinok a podpriečinky)
Ľavý panel - Stromová štruktúra priečinkov
V ľavom paneli vidíte hierarchiu priečinkov v podobe stromu. Priečinky môžete rozbaliť kliknutím na šípku alebo vybrať kliknutím na názov priečinka. Po výbere priečinka sa na pravej strane zobrazia jeho dokumenty.
Tip: Pokiaľ máte mnoho priečinkov, stromovú štruktúru môžete zbaliť alebo rozbaliť kliknutím na šípky. Systém si vaše nastavenie zapamätá.
Pravý panel - Zobrazenie dokumentov
Pravá časť obrazovky zobrazuje dokumenty vybraného priečinka. Každý dokument obsahuje:
- Názov - Nadpis dokumentu (kliknutím rozbalíte alebo zbalíte obsah)
- ID - Unikátny identifikátor dokumentu (pokiaľ je aktívny)
- Tagy - Kľúčové slová pre kategorizáciu
- Obsah - Formátovaný text dokumentu
- Prílohy - Zoznam súborov pripojených k dokumentu
- Pätička - Autor, dátum vytvorenia, číslo verzie, akčné ikony
Navigácia
Výber priečinka
Priečinok vyberiete kliknutím na jeho názov v ľavom strome. Po výbere sa automaticky načítajú dokumenty tohto priečinka.
Zbalenie a rozbalenie stromu priečinkov
Kliknutím na šípku vedľa názvu priečinka stromovú štruktúru rozbalíte alebo zbalíte. To je užitočné pri navigácii v rozsiahlych hierarchiách.
Tlačidlá späť
V hornej časti obrazovky môžete použiť tlačidlo späť v breadcrumb navigácii pre návrat na predchádzajúcu úroveň.
Základné operácie
Vytvorenie priečinka
Hlavné priečinky (iba správca)
- Kliknite na ikonu ozubeného kolesa vedľa nadpisu Wiki
- V nastavení kliknite na tlačidlo Pridať priečinok
- Vyplňte názov priečinka
- Nastavte úroveň (pre hlavné priečinky úroveň 1)
- Nakonfigurujte prístupové práva (vyberte používateľov alebo pozície)
- Voliteľne zapnite:
- Vlastné radenie dokumentov (CustomOrderDocs)
- Zobrazenie ID dokumentov (ShowWikiDocsID)
- Verejné odkazy (PublicLink)
- Uložte zmeny tlačidlom Uložiť
Podpriečinky (používatelia s právami)
- Vyberte priečinok v ľavom paneli, kde chcete vytvoriť podpriečinok
- Na pravej strane kliknite na tlačidlo Vytvoriť priečinok
- Postupujte rovnako ako pri hlavných priečinkoch
- Úroveň sa nastaví automaticky podľa nadriadeného priečinka
Poznámka: Tlačidlo Vytvoriť priečinok sa zobrazí iba používateľom s právami úrovne 20 alebo vyššej.
Vytvorenie dokumentu
- Vyberte priečinok v ľavom paneli, kde chcete dokument vytvoriť
- Kliknite na tlačidlo + Nový dokument v pravom hornom rohu
- Vyplňte formulár:
- Názov - Povinné pole, názov dokumentu
- Vypracoval - Voliteľné, výber autora dokumentu (zobrazí sa iba pokiaľ je stĺpec Vypracoval zapnutý)
- Tagy - Kľúčové slová pre vyhľadávanie (minimálne 2 znaky, môžete zadať nové alebo vybrať existujúce)
- Obsah - Formátovaný text pomocou rich text editoru TinyMCE (môžete používať tučné písmo, zoznamy, obrázky, tabuľky, odkazy atď.)
- Prílohy - Nahranie súborov pretiahnutím do oblasti Dropzone alebo kliknutím na ňu
- Kliknite na tlačidlo Uložiť
Nahrávanie príloh
K dokumentu môžete pripojiť súbory dvoma spôsobmi:
- Pretiahnutím - Súbory pretiahnutte myšou do oblasti označenej "Dropzone"
- Kliknutím - Kliknite do oblasti Dropzone a vyberte súbory z disku
- OnlyOffice - Tlačidlo Nový súbor umožňuje vytvoriť dokument priamo v OnlyOffice editore
Limity:
- Maximálne 60 súborov naraz
- Maximálna veľkosť jedného súboru: 100 MB
Editácia dokumentu
- V zozname dokumentov nájdite dokument, ktorý chcete upraviť
- V pätičke dokumentu kliknite na ikonu ceruzky (zobrazí sa iba pokiaľ máte práva)
- Upravte formulár rovnakým spôsobom ako pri vytváraní
- Kliknite na tlačidlo Uložiť
Dôležité: Editácia dokumentu vytvára novú verziu. Pôvodná verzia zostáva zachovaná v histórii a môžete sa k nej kedykoľvek vrátiť.
Kto môže editovať dokument
- Autor dokumentu (používateľ, ktorý dokument vytvoril)
- Používatelia s právami úrovne 10 alebo vyššej na priečinok
Zobrazenie verzií
Každý dokument si uchováva históriu všetkých verzií. Môžete tak sledovať, ako sa dokument vyvíjal v čase.
- V pätičke dokumentu nájdite text "verzia X" (kde X je číslo verzie)
- Kliknite na tento text
- Otvorí sa dialógové okno so zoznamom všetkých verzií dokumentu
- Pre každú verziu vidíte:
- Názov verzie
- Obsah verzie
- Tagy verzie
- Prílohy verzie
- Autor a dátum vytvorenia
Tip: História verzií je užitočná, pokiaľ potrebujete zistiť, ako dokument vyzeral v minulosti, alebo obnoviť staršie znenie.
Mazanie
Mazanie dokumentu
- V pätičke dokumentu kliknite na ikonu krížika
- Potvrďte zmazanie v dialógovom okne
- Dokument sa presunie do priečinka zmazaných záznamov
Kto môže zmazať dokument:
- Autor dokumentu (používateľ, ktorý dokument vytvoril)
- Používatelia s právami úrovne 15 alebo vyššej na priečinok
Mazanie priečinka
- Vyberte priečinok v ľavom paneli
- Na pravej strane kliknite na tlačidlo Zmazať priečinok
- Potvrďte zmazanie v dialógovom okne
Upozornenie: Zmazaný priečinok sa nedá obnoviť. Pred zmazaním sa uistite, že ste si istí.
Kto môže zmazať priečinok: Iba používatelia s právami úrovne 20 alebo vyššej na priečinok.
Prístup k zmazaným dokumentom
- Vyberte priečinok v ľavom paneli
- Na pravej strane kliknite na tlačidlo Zmazané
- Zobrazí sa zoznam zmazaných dokumentov
- Zmazané dokumenty môžete obnoviť (pokiaľ máte práva)
Vyhľadávanie
Vyhľadávacie kritériá
Obsahuje
Fulltextové vyhľadávanie prehľadáva názvy dokumentov, obsah, tagy a metadáta. Môžete zadať jedno alebo viac kľúčových slov oddelených medzerou.
Príklad: Ak zadáte "bezpečnosť práce", systém nájde všetky dokumenty, ktoré obsahujú slová "bezpečnosť" ALEBO "práce".
Hľadanie s/bez diakritiky: V nastavení modulu možno zapnúť vyhľadávanie citlivé na diakritiku (háčiky, čiarky). V predvolenom stave systém hľadá bez ohľadu na diakritiku.
Tip: Systém vyhľadáva aj v HTML entitách, takže nájde aj špeciálne znaky a formátovanie.
ID dokumentu
Pokiaľ sú ID dokumentov aktívne, môžete vybrať konkrétny dokument zo zoznamu. Toto pole sa zobrazí iba pokiaľ existujú priečinky s aktívnymi ID dokumentov.
- V poli ID dokumentu vyberte dokument zo zoznamu
- Systém automaticky dokument nájde a zobrazí
Vypracoval
Filtrovanie podľa autora dokumentu. Toto pole sa zobrazí iba pokiaľ je v nastavení zapnutý stĺpec Vypracoval.
- V poli Vypracoval vyberte používateľa zo zoznamu
- Zobrazia sa iba dokumenty vytvorené vybraným používateľom
Hľadať v
Určuje rozsah vyhľadávania:
- Všetko - Prehľadá celú wiki databázu
- Aktuálne otvorený priečinok a podpriečinky - Obmedzí hľadanie na vybraný priečinok a jeho podstrom
Spustenie hľadania
Vyhľadávanie môžete spustiť troma spôsobmi:
- Kliknutím na tlačidlo Vyhľadať (ikona lupy)
- Stlačením klávesy Enter v poli Obsahuje
- Zmenou filtra v poliach ID dokumentu alebo Vypracoval (automatické vyhľadanie)
Zrušenie vyhľadávania
Kliknite na červené tlačidlo X vedľa tlačidla Vyhľadať. Systém vymaže všetky vyhľadávacie kritériá a vráti sa k zobrazeniu posledného vybraného priečinka.
Výsledky vyhľadávania
Po spustení vyhľadávania sa zobrazia dokumenty zodpovedajúce zadaným kritériám. U každého výsledku vidíte:
- Názov dokumentu
- Zelený label s názvom priečinka - Ukazuje, z ktorého priečinka dokument pochádza
- Celá cesta k priečinku - Zobrazí sa hierarchia priečinkov (napr. IT → Návody → Windows)
- Obsah dokumentu - Môžete rozbaliť a prečítať celý dokument
Tip: Zelený label s názvom priečinka je klikateľný. Kliknutím na neho prejdete priamo do priečinka, kde sa dokument nachádza.
Pokročilé funkcie
Vlastné radenie
Radenie priečinkov
- Správca zapne v nastavení wiki funkciu Vlastné radenie priečinkov
- V nastavení každého priečinka definuje číslo poradia (OrderNumberFolder)
- Priečinky sa v ľavom strome zobrazia podľa tohto poradia
Štandardné správanie: Pokiaľ vlastné radenie nie je zapnuté, priečinky sa radia abecedne.
Radenie dokumentov
- Správca zapne u priečinka funkciu CustomOrderDocs
- U každého dokumentu sa v pätičke zobrazí pole "Vlastné poradie" s akčnými ikonami
- Kliknutím na ikonu mínus znížite poradie dokumentu (posunete ho vyššie)
- Kliknutím na ikonu plus zvýšite poradie dokumentu (posunete ho nižšie)
- Alebo priamo zmeňte číslo poradia (OrderNumberDocs)
Tip: Vlastné radenie je užitočné, pokiaľ chcete mať dôležité dokumenty vždy navrchu zoznamu, bez ohľadu na dátum vytvorenia alebo názov.
Komprimácia a rozbalenie obsahu
Pre rýchlejšiu navigáciu môžete zbaliť alebo rozbaliť obsah všetkých dokumentov naraz.
Globálna komprimácia
- V pravom paneli nad zoznamom dokumentov kliknite na ikonu kompresie (dva štvorce smerom dovnútra)
- Všetky dokumenty sa zbalia, zobrazia sa iba ich hlavičky
- Kliknutím na názov dokumentu jednotlivý dokument rozbalíte
Globálne rozbalenie
- Kliknite na ikonu expanzie (dva štvorce smerom von)
- Všetky dokumenty sa rozbalia a zobrazí sa ich obsah
Tip: Komprimácia je užitočná v priečinkoch s mnohými dokumentmi, kde chcete rýchlo nájsť konkrétny dokument podľa názvu.
Priame odkazy
Priame odkazy umožňujú zdieľať dokumenty s inými používateľmi pomocou URL adresy, ktorú môžete poslať emailom alebo cez instant messaging.
- V pätičke dokumentu kliknite na ikonu externý link (štvorec so šípkou)
- Otvorí sa dialógové okno s vygenerovanými odkazmi
- Vyberte typ odkazu:
- Link pre prihlásených používateľov - Vyžaduje prihlásenie do systému
- Link pre kohokoľvek - Verejný prístup bez prihlásenia (zobrazí sa iba pokiaľ je u priečinka zapnuté PublicLink)
- Kliknite na tlačidlo Kopírovať
- Odkaz sa skopíruje do schránky a môžete ho vložiť do emailu alebo inej aplikácie
Upozornenie bezpečnosti: Verejné odkazy zdieľajte iba s dôveryhodnými osobami. Každý, kto má odkaz, môže dokument zobraziť bez akejkoľvek autentizácie.
Tlač dokumentu
- V pätičke dokumentu kliknite na ikonu tlačiarne
- Otvorí sa náhľad tlače s obsahom iba vybraného dokumentu
- Ovládacie prvky (akčné ikony) sa automaticky skryjú
- Vytlačte dokument pomocou štandardného dialógu tlače prehliadača
Tip: Tlač môžete použiť aj na uloženie dokumentu ako PDF pomocou funkcie "Tlač do PDF" vo vašom prehliadači.
OnlyOffice integrácia
OnlyOffice integrácia umožňuje vytvárať a upravovať dokumenty (Word, Excel, PowerPoint) priamo v prehliadači, bez nutnosti sťahovať a znovu nahrávať súbory.
Vytvorenie nového dokumentu
- Pri vytváraní alebo editácii dokumentu nájdite sekciu Prílohy
- Kliknite na tlačidlo Nový súbor
- Vyberte typ dokumentu (Word dokument, Excel tabuľka, PowerPoint prezentácia)
- OnlyOffice editor sa otvorí v novom okne
- Vytvorte obsah dokumentu
- Zavrite editor - dokument sa automaticky uloží medzi prílohy
Editácia existujúcej prílohy
- U prílohy kliknite na tlačidlo pre editáciu (pokiaľ je súbor editovateľný v OnlyOffice)
- OnlyOffice editor sa otvorí s obsahom súboru
- Vykonajte zmeny
- Zavrite editor - zmeny sa automaticky uložia
Integrácia
Prepojené moduly
Úlohy a projekty
V module Úlohy a Projekty môžete v popise úlohy odkazovať na wiki dokumenty. Stačí skopírovať priamy odkaz na dokument a vložiť ho do textu úlohy.
Súbory
Všetky prílohy wiki dokumentov sú uložené v centrálnom úložisku modulov Súbory. To znamená, že:
- Prílohy zdieľajú rovnakú infraštruktúru ako ostatné súbory v systéme
- Prílohy sú zašifrované a bezpečne uložené
- Môžete na prílohu odkazovať z iných modulov
Solr - Fulltextové vyhľadávanie
Prílohy dokumentov sú automaticky indexované systémom Solr, ktorý extrahuje text z dokumentov (PDF, Word, Excel atď.) a umožňuje fulltextové vyhľadávanie aj v obsahu príloh.
AI Chat
Pokiaľ používate modul AI Chat, môžete odpovede od AI asistenta priamo uložiť do wiki ako nový dokument. To je užitočné pre zachovanie užitočných informácií generovaných AI.
Dátové toky
Ukladanie dokumentu
- Používateľ vyplní formulár a klikne na Uložiť
- Systém uloží záznam do tabuľky WikiDocs
- Prílohy sa uložia do tabuľky Files
- Väzba medzi dokumentom a prílohami sa vytvorí v tabuľke WikiDocs_has_Files
- Prílohy sa indexujú v Solr pre fulltextové vyhľadávanie
Verzovanie
- Pri editácii dokumentu systém vytvorí nový záznam v tabuľke WikiDocs
- Nový záznam má rovnaké WikiDocs_ID ako pôvodný, ale vyššie číslo verzie
- Pôvodná verzia zostáva zachovaná v databáze
- Pri zobrazení dokumentu sa vždy zobrazí najnovšia verzia (max(version))
Prístupové práva
- Práva sú definované v tabuľke WikiFolder
- Pri zobrazení priečinka systém kontroluje práva používateľa
- Pokiaľ používateľ nemá právo čítať priečinok, priečinok sa v ľavom strome nezobrazí
- Pokiaľ používateľ nemá právo zapisovať, nezobrazí sa tlačidlo Nový dokument
Tipy a triky
- Používajte tagy konzistentne - Dohodnite sa v tíme na štandardných tagoch (napr. "návod", "postup", "bezpečnosť", "metodika"). Uľahčí to vyhľadávanie naprieč dokumentmi a pomôže to udržať wiki organizovanú.
- Štruktúrujte priečinky logicky - Hierarchia priečinkov by mala zodpovedať firemnej štruktúre alebo procesom. Napr. prvá úroveň podľa oddelení (IT, HR, Marketing), druhá úroveň podľa tém (IT → Návody, IT → Bezpečnosť).
- Využívajte ID dokumentov pre dôležité postupy - U dokumentov, na ktoré sa často odkazuje (bezpečnostné postupy, metodiky, formuláre), zapnite ID dokumentov. Ostatní používatelia potom môžu ľahko povedať "postupuj podľa METOD 5-42".
- Verzovanie je tvoj priateľ - Nebojte sa dokumenty upravovať. História verzií sa uchováva, takže sa vždy môžete vrátiť k predchádzajúcej verzii, pokiaľ niečo pokazíte.
- Zdieľajte verejné odkazy opatrne - Verejný odkaz môže otvoriť ktokoľvek na internete. Používajte ho iba pre dokumenty, ktoré skutočne potrebujete zdieľať s externými osobami. Pre interné zdieľanie používajte odkaz pre prihlásených používateľov.
- Používajte prílohy pre centralizáciu súborov - Namiesto ukladania súborov na rôznych miestach (email, zdieľaný disk, cloud) nahrajte všetky súvisiace súbory ako prílohy wiki dokumentu. Budú na jednom mieste a každý ich ľahko nájde.
- Pravidelne kontrolujte Zmazané - Pokiaľ máte práva na mazanie, občas skontrolujte priečinok Zmazané. Prípadnú omylom zmazanú dokumentáciu je ešte možné obnoviť.
- Využívajte komprimáciu obsahu - V priečinkoch s desiatkami dokumentov použite globálnu komprimáciu (ikona kompresie). Zobrazia sa iba názvy dokumentov a môžete rýchlo nájsť ten, ktorý hľadáte.
- Nastavte si radenie dokumentov - Ikona radenia v pravom paneli umožňuje prepínať medzi radením podľa dátumu, názvu a vlastného poradia. Nájdite si sposob radenia, ktorý vám vyhovuje.
- Píšte názvy dokumentov zrozumiteľne - Namiesto "Dokument 1" použite popisný názov ako "Postup pre uzavretie skladu na konci smeny". Uľahčí to vyhľadávanie aj orientáciu v wiki.
Časté problémy a riešenia
Nevidím tlačidlo Nový dokument
Možné príčiny a riešenia:
- Nemáte práva na priečinok - Potrebujete aspoň právo úrovne 10 (Čítať a zapisovať). Kontaktujte správcu, aby vám práva pridelil.
- Nemáte vybraný priečinok - Uistite sa, že máte vybraný priečinok v ľavom paneli. Bez výberu priečinka sa tlačidlo nezobrazí.
- Je aktívne vyhľadávanie - Počas vyhľadávania sa tlačidlo Nový dokument nezobrazí. Zrušte vyhľadávanie kliknutím na červené X.
Nemôžem vytvoriť priečinok
Možné príčiny a riešenia:
- Chcete vytvoriť hlavný priečinok - Hlavné priečinky (prvá úroveň) vytvára iba správca v nastavení. Pokiaľ nie ste správca, môžete vytvárať iba podpriečinky v existujúcich priečinkoch.
- Nemáte práva na podpriečinky - Pre vytváranie podpriečinkov potrebujete práva úrovne 20. Kontaktujte správcu.
- Nemáte vybraný nadriadený priečinok - Pre vytvorenie podpriečinka musíte najprv vybrať priečinok, v ktorom chcete podpriečinok vytvoriť.
Vyhľadávanie nenachádza dokumenty
Možné príčiny a riešenia:
- Hľadáte v nesprávnej oblasti - Skontrolujte, či máte vybraný správny rozsah v poli "Hľadať v". Pokiaľ máte vybraný konkrétny priečinok, zmeňte na "Všetko".
- Kľúčové slovo je príliš špecifické - Skúste iné kľúčové slovo alebo tag. Môžete zadať viac slov oddelených medzerou.
- Nemáte práva na priečinok - Systém zobrazuje iba dokumenty z priečinkov, ku ktorým máte prístup. Pokiaľ dokument existuje v priečinku, na ktorý nemáte práva, nezobrazí sa vo výsledkoch.
- Vyhľadávanie je citlivé na diakritiku - Skúste zadať slovo s aj bez háčikov a čiarok. Správca môže v nastavení zmeniť citlivosť vyhľadávania.
Nemôžem zmazať dokument
Možné príčiny a riešenia:
- Nie ste autorom dokumentu - Zmazať dokument môže iba jeho autor alebo používateľ s právami úrovne 15 na priečinok.
- Nemáte práva na priečinok - Kontaktujte správcu, aby vám pridelil práva úrovne 15 (Čítať, zapisovať, mazať).
Prílohy sa nenahrávajú
Možné príčiny a riešenia:
- Súbor je príliš veľký - Maximálna veľkosť jedného súboru je 100 MB. Skúste súbor skomprimovať alebo rozdeliť.
- Prekročený počet súborov - Môžete nahrať maximálne 60 súborov naraz. Rozdeľte nahrávanie do viacerých dávok.
- Nestabilné pripojenie - Skontrolujte svoje internetové pripojenie. Pokiaľ je pripojenie pomalé, skúste nahrať menší počet súborov.
- Chyba servera - Kontaktujte správcu systému, pokiaľ problém pretrváva.
Nemôžem upraviť dokument
Možné príčiny a riešenia:
- Nie ste autorom dokumentu - Upraviť dokument môže iba jeho autor alebo používateľ s právami úrovne 10 alebo vyššej na priečinok.
- Nemáte práva na priečinok - Kontaktujte správcu, aby vám pridelil práva úrovne 10 (Čítať a zapisovať).
Nezobrazuje sa stĺpec Vypracoval alebo ID dokumentu
Možné príčiny a riešenia:
- Funkcia nie je zapnutá - Stĺpec Vypracoval zapína správca v globálnom nastavení modulu. ID dokumentov sa zapínajú per priečinok. Kontaktujte správcu.
Nemôžem vygenerovať verejný odkaz
Možné príčiny a riešenia:
- Verejné odkazy nie sú povolené - U priečinka musí byť zapnutá voľba PublicLink. Kontaktujte správcu priečinka alebo systému.
- Generovanie odkazov je zakázané - Správca môže v globálnom nastavení zakázať generovanie priamych odkazov. Kontaktujte správcu systému.
Dátum poslednej aktualizácie: =date("j.n.Y")?>