Plánovanie zmien
Prehľad modulu
Účel
Modul Plánovanie zmien slúži na efektívne plánovanie ľudských a technických zdrojov na obsadenie zákaziek a zmien. Umožňuje používateľom definovať svoje časové možnosti, správcom vytvárať zmeny s požadovanými pozíciami a následne priraďovať konkrétnych zamestnancov a technické zdroje na jednotlivé zmeny podľa ich dostupnosti.
Kľúčové funkcie
- Zadávanie časových možností zamestnancov (kedy môže/nemôže pracovať)
- Definovanie vlastných technických zdrojov (autá, učebne, projektor, notebook atď.)
- Nastavenie časovej dispozície vlastných zdrojov
- Vytváranie zmien s definíciou potrebných pozícií a počtu ľudí
- Automatické vyhľadávanie voľných zdrojov podľa časových možností
- Priraďovanie konkrétnych ľudí a vlastných zdrojov na zmeny
- Automatické odosielanie informácií o priradení emailom alebo SMS
- Príprava zmien pred ich publikovaním (voliteľná sekcia)
- Zobrazenie vlastných priradených zmien
- Export zmien do excelu
- História zmien a poznámok
Cieľová skupina
Modul je určený pre organizácie, ktoré potrebujú plánovať zmeny zamestnancov a technických zdrojov. Využijú ho najmä:
- Bežní zamestnanci: Zadávajú svoje časové možnosti a prezerajú si svoje zmeny
- Správcovia vozového parku/techniky: Nastavujú dostupnosť áut, učební a ďalších zdrojov
- Plánovači zmien: Vytvárajú zmeny a priraďujú na ne zamestnancov a zdroje
- Vedúci oddelení: Kontrolujú obsadenie zmien a dostupnosť zdrojov
- Správcovia modulu: Spravujú nastavenia modulu, definujú vlastné zdroje a majú prístup ku všetkým funkciám
Nastavenia a konfigurácia
Nastavenia modulu
Cesta: Nastavenia → Plánovanie zmien
V nastaveniach modulu môžete konfigurovať nasledujúce funkcie:
Definovanie vlastných zdrojov
Vlastné zdroje sú technické alebo materiálne zdroje, ktoré potrebujete priraďovať na zmeny. V nastaveniach môžete definovať:
- Druh: Kategória zdroja (napr. "Auto", "Učebňa", "Technika")
- Názov: Konkrétny názov zdroja (napr. "Škoda Octavia 4T5 1234", "Učebňa 201", "Projektor Epson")
- Základná dostupnosť: Východisková dostupnosť zdroja
- Nikdy: Zdroj je štandardne nedostupný
- Vždy: Zdroj je štandardne dostupný celý deň
- Len v pracovné dni: Zdroj je dostupný iba v pracovné dni
- Len v nepracovné dni: Zdroj je dostupný iba cez víkendy a sviatky
Poznámka: Základná dostupnosť slúži ako východiskové nastavenie, ktoré sa automaticky predvyplní pri nastavovaní časovej dispozície zdroja. Toto nastavenie môžete pre každý deň individuálne zmeniť.
Povoliť priradenie zdroja na viac zmien v rámci 1 dňa
Toto nastavenie umožňuje priradiť jeden zdroj (zamestnanca alebo vlastný zdroj) na viac zmien v priebehu jedného dňa, ak sa časovo neprekrývajú. Štandardne je každý zdroj dostupný iba pre jednu zmenu denne.
Povoliť sekciu Zmeny - v príprave
Povolením tejto sekcie získate samostatný priestor na prípravu zmien pred ich publikovaním. Zmeny v príprave vidia iba používatelia s príslušnými právami a bežní zamestnanci ich neuvidia v prehľade.
Používateľské práva
Modul ponúka päť úrovní používateľských práv:
Bez prístupu
Používateľ nemá prístup k modulu Plánovanie zmien a neuvidí ho v menu.
Zadávať svoje časové možnosti a vidieť svoje zmeny
Základná úroveň pre bežných zamestnancov. Používateľ môže:
- Vyplňovať svoje časové možnosti pre jednotlivé dni (Moje časové možnosti)
- Prezerať si zmeny, na ktoré bol priradený (Moje zmeny)
- Pridávať poznámky ku svojím časovým možnostiam
- Zobraziť históriu zmien svojich časových možností
Zadávať svoje časové možnosti, vidieť svoje zmeny a nastavovať dispozíciu vlastných zdrojov
Rozšírená úroveň pre správcov technických zdrojov. Používateľ má všetko z predchádzajúcej úrovne a navyše môže:
- Nastavovať časovú dispozíciu vlastných zdrojov (Zdroje - vlastné)
- Spravovať dostupnosť áut, učební, techniky a ďalších zdrojov
Vidieť všetko a zadávať zdroje na zmeny
Plánovacia úroveň. Používateľ má všetko z predchádzajúcich úrovní a navyše môže:
- Prezerať časové možnosti všetkých používateľov (Zdroje - ľudia)
- Prezerať všetky zmeny (Zmeny)
- Priraďovať konkrétnych ľudí a vlastné zdroje na existujúce zmeny
- Označovať zmeny ako "Naplánované"
- Odosielať informácie o priradení na zmeny emailom alebo SMS
- Exportovať zmeny do excelu
Vidieť všetko, zadávať zdroje na zmeny a vytvárať a mazať zmeny
Plná úroveň správcu modulu. Používateľ má všetko z predchádzajúcich úrovní a navyše môže:
- Vytvárať nové zmeny
- Upravovať existujúce zmeny (dátum, čas, názov, stredisko, poznámka)
- Mazať zmeny
- Pridávať a odstraňovať požadované pozície pri zmenách
- Pridávať a odstraňovať požadované vlastné zdroje pri zmenách
- Pristupovať k sekcii Zmeny - v príprave
- Upravovať časové možnosti iných používateľov
Používateľské rozhranie
Hlavná obrazovka
Po otvorení modulu Plánovanie zmien sa zobrazí hlavný panel so záložkami pre jednotlivé sekcie modulu.
Prehľad sekcií modulu
Zdroje - vlastné
V tejto sekcii nastavujete časovú dispozíciu vlastných technických zdrojov (autá, učebne, technika).
Zdroje - ľudia
Zobrazuje časové možnosti všetkých používateľov v systéme.
Moje časové možnosti
Tu zadávate svoje časové možnosti - kedy môžete/nemôžete pracovať.
Zmeny - v príprave
Priestor na prípravu zmien pred ich publikovaním.
Zmeny
Prehľad všetkých naplánovaných a publikovaných zmien.
Moje zmeny
Zobrazuje iba zmeny, na ktoré ste osobne priradení.
Tlačidlá a akcie
- Tlačidlo Pridať: Otvorí formulár na vytvorenie novej zmeny
- Tlačidlo Naplánované: Presunie zmenu z prípravy do bežných zmien
- Tlačidlo Vybrať zdroje: Otvorí dialóg s výberom dostupných ľudí alebo zdrojov
- Tlačidlo Odoslať info používateľom: Odošle email alebo SMS priradeným používateľom
- Tlačidlo Export do excelu: Exportuje prehľad zmien do súboru Excel
Základné operácie
Pre bežných používateľov
Zadanie časových možností
- Otvorte modul Plánovanie zmien
- Kliknite na sekciu Moje časové možnosti
- Vyberte Mesiac a Rok
- Pre každý deň v mesiaci vyberte jednu z možností:
- Nemôžem: V tento deň nemôžete pracovať
- Môžem celý deň: Môžete pracovať kedykoľvek počas celého dňa
- Môžem od-do: Môžete pracovať iba v určenom časovom rozmedzí
- Zmeny sa ukladajú automaticky po vyplnení
Zobrazenie mojich zmien
- Otvorte modul Plánovanie zmien
- Kliknite na sekciu Moje zmeny
- Môžete filtrovať zmeny podľa stavu: Všetko, Prebehnuté, Plánované
Pre plánovačov zmien
Vytvorenie zmeny
Krok 1: Založenie zmeny
- Otvorte modul Plánovanie zmien
- Prejdite do sekcie Zmeny alebo Zmeny - v príprave
- Kliknite na tlačidlo Pridať
- Vyplňte základné údaje zmeny: Názov, Dátum, Stredisko, Od, Do, Poznámka
- Kliknite na tlačidlo Uložiť
Krok 2: Pridanie požadovaných pozícií
- V detaile zmeny kliknite na Pridať požadované zdroje v sekcii Zdroje - ľudia
- Vyberte pozíciu a počet osôb
- Kliknite na Uložiť
Krok 3: Pridanie požadovaných vlastných zdrojov
- V detaile zmeny kliknite na Pridať požadované zdroje v sekcii Zdroje - vlastné
- Vyberte druh a počet
- Kliknite na Uložiť
Krok 4: Výber konkrétnych ľudí
- Kliknite na tlačidlo Vybrať zdroje pri konkrétnej pozícii
- Zaškrtnite používateľov, ktorých chcete priradiť
- Kliknite na Priradiť
Krok 5: Výber konkrétnych vlastných zdrojov
- Kliknite na tlačidlo Vybrať zdroje pri konkrétnom druhu
- Zaškrtnite zdroje, ktoré chcete priradiť
- Kliknite na Priradiť
Krok 6: Dokončenie a publikovanie
- Skontrolujte, že sú všetky požadované pozície a zdroje obsadené
- Ak je zmena v príprave, kliknite na tlačidlo Naplánované
Editácia zmeny
Kliknite na ikonu úprav pri príslušnej zmene alebo otvorte detail zmeny.
Mazanie zmeny
Kliknite na ikonu koša pri príslušnej zmene a potvrďte zmazanie.
Varovanie: Zmazanie zmeny je nevratná operácia.
Odoslanie informácií o priradení
- Otvorte detail zmeny
- Kliknite na tlačidlo Odoslať info používateľom
- Vyberte spôsob odoslania: Email, SMS, Email a SMS, alebo SMS alebo email
- Kliknite na Odoslať
Kopírovanie zmeny
Kliknite na ikonu kopírovania pri zmene, ktorú chcete skopírovať.
Pokročilé funkcie
Export do excelu
- Otvorte sekciu Zmeny
- Nastavte filter podľa potreby
- Kliknite na tlačidlo Export do excelu
Filtrovanie zmien
Filter podľa stavu
- Všetko: Zobrazí všetky zmeny
- Prebehnuté: Zobrazí iba zmeny, ktoré už prebehli
- Plánované: Zobrazí iba budúce zmeny
Filter podľa dátumu
V sekcii Zmeny môžete filtrovať podľa dátumového rozmedzia.
Priradenie na viac zmien v rámci jedného dňa
Ak je funkcia povolená, zamestnanci a zdroje môžu byť priraďovaní na viac zmien v jednom dni, ak sa časovo neprekrývajú.
História zmien
Systém automaticky zaznamenáva všetky dôležité zmeny do histórie.
Integrácia
Prepojené moduly
- Nastavenia → Plánovanie zmien: Definovanie vlastných zdrojov a parametrov modulu
- Nastavenia → Používatelia: Nastavenie pozícií používateľov
- Nastavenia → Používateľské práva: Priraďovanie úrovní prístupu
SMS brána
Ak máte nakonfigurovanú SMS bránu, môžete odosielať SMS notifikácie o priradení na zmeny.
Systém automaticky odosiela emailové notifikácie o priradení na zmeny.
Riešenie problémov
Systém neponúka žiadnych voľných používateľov pre zmenu
Možné príčiny:
- Žiadny používateľ s požadovanou pozíciou nemá zadané časové možnosti
- Všetci používatelia s požadovanou pozíciou sú už priradení na inú zmenu
- Časové možnosti používateľov nepokrývajú celú dobu zmeny
Systém neponúka žiadne voľné vlastné zdroje
Možné príčiny:
- Vlastné zdroje daného druhu nie sú nadefinované
- Vlastné zdroje nemajú nastavenú dispozíciu pre daný deň
- Všetky vlastné zdroje sú už priradené na inú zmenu
Používateľ nevidí sekciu, ku ktorej by mal mať prístup
Skontrolujte používateľské práva v Nastavenia → Používatelia.
Zmena sa nezobrazuje v sekcii "Moje zmeny"
Možné príčiny:
- Zmena je stále v stave "v príprave"
- Používateľ nie je priradený na zmenu
- Je aktívny filter