Műszaktervezés
Modul áttekintése
Cél
A Műszaktervezés modul az emberi és technikai erőforrások hatékony tervezésére szolgál a megrendelések és műszakok betöltéséhez. Lehetővé teszi a felhasználók számára időbeli elérhetőségük meghatározását, az adminisztrátorok számára műszakok létrehozását a szükséges pozíciókkal, majd konkrét alkalmazottak és technikai erőforrások hozzárendelését az egyes műszakokhoz elérhetőségük alapján.
Főbb funkciók
- Alkalmazottak időbeli elérhetőségének megadása (mikor tudnak/nem tudnak dolgozni)
- Saját technikai erőforrások meghatározása (autók, tantermek, projektor, laptop stb.)
- Saját erőforrások időbeli diszpozíciójának beállítása
- Műszakok létrehozása a szükséges pozíciók és létszám meghatározásával
- Elérhető erőforrások automatikus keresése időbeli elérhetőség alapján
- Konkrét személyek és saját erőforrások hozzárendelése műszakokhoz
- Hozzárendelési információk automatikus küldése e-mailben vagy SMS-ben
- Műszakok előkészítése közzététel előtt (opcionális szekció)
- Saját hozzárendelt műszakok megjelenítése
- Műszakok exportálása Excelbe
- Változások és megjegyzések előzményei
Célcsoport
A modul olyan szervezetek számára készült, amelyeknek alkalmazotti műszakokat és technikai erőforrásokat kell tervezniük. Különösen hasznos:
- Normál alkalmazottak: Megadják időbeli elérhetőségüket és megtekintik műszakjaikat
- Flotta-/eszközkezelők: Beállítják autók, tantermek és egyéb erőforrások elérhetőségét
- Műszaktervezők: Műszakokat hoznak létre és alkalmazottakat, erőforrásokat rendelnek hozzájuk
- Osztályvezetők: Figyelemmel kísérik a műszakbeosztást és erőforrás-elérhetőséget
- Moduladminisztrátorok: Kezelik a modul beállításait, meghatározzák a saját erőforrásokat és hozzáférnek minden funkcióhoz
Beállítások és konfiguráció
Modul beállításai
Útvonal: Beállítások → Műszaktervezés
A modul beállításaiban a következő funkciókat konfigurálhatja:
Saját erőforrások meghatározása
A saját erőforrások olyan technikai vagy anyagi erőforrások, amelyeket műszakokhoz kell rendelni. A beállításokban meghatározhatja:
- Típus: Erőforrás-kategória (pl. "Autó", "Tanterem", "Berendezés")
- Név: Konkrét erőforrás neve (pl. "Skoda Octavia 4T5 1234", "201-es tanterem", "Epson projektor")
- Alapértelmezett elérhetőség: Az erőforrás alapértelmezett elérhetősége
- Soha: Az erőforrás alapértelmezetten nem elérhető
- Mindig: Az erőforrás alapértelmezetten egész nap elérhető
- Csak munkanapokon: Az erőforrás csak munkanapokon elérhető
- Csak munkaszüneti napokon: Az erőforrás csak hétvégén és ünnepnapokon elérhető
Megjegyzés: Az alapértelmezett elérhetőség kezdeti beállításként szolgál, amely automatikusan előre kitöltődik az erőforrás időbeli diszpozíciójának beállításakor. Ezt a beállítást minden napra egyedileg módosíthatja.
Erőforrás hozzárendelésének engedélyezése több műszakhoz 1 napon belül
Ez a beállítás lehetővé teszi egy erőforrás (alkalmazott vagy saját erőforrás) hozzárendelését több műszakhoz egy napon belül, amennyiben időben nem fedik egymást. Alapértelmezetten minden erőforrás csak egy műszakhoz érhető el naponta.
Példa: Ha egy alkalmazott időbeli elérhetősége 8:00-tól 20:00-ig tart, és két műszak létezik (8:00-12:00 és 14:00-18:00), mindkét műszakhoz hozzárendelhető, ha ez a funkció engedélyezve van.
"Műszakok - Előkészítés alatt" szekció engedélyezése
Ennek a szekciónak az engedélyezése külön teret biztosít a műszakok előkészítéséhez közzététel előtt. Az előkészítés alatt álló műszakok csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók számára láthatók, és a normál alkalmazottak nem látják őket az áttekintésben. Az előkészítés befejezése után jelölje meg a műszakot "Tervezett"-ként, hogy átkerüljön a normál műszakokba.
Felhasználói jogosultságok
A modul öt szintű felhasználói jogosultságot kínál, amelyek meghatározzák, milyen funkciókat használhat a felhasználó:
Nincs hozzáférés
A felhasználónak nincs hozzáférése a Műszaktervezés modulhoz, és nem látja a menüben.
Saját időbeli elérhetőség megadása és saját műszakok megtekintése
Alapszint normál alkalmazottak számára. A felhasználó:
- Kitöltheti időbeli elérhetőségét az egyes napokra (Saját időbeli elérhetőségem szekció)
- Megtekintheti azokat a műszakokat, amelyekhez hozzárendelték (Saját műszakjaim szekció)
- Megjegyzéseket adhat időbeli elérhetőségéhez
- Megtekintheti időbeli elérhetősége változásainak előzményeit
Ajánlott használat: Műszakban dolgozó normál alkalmazottak
Saját időbeli elérhetőség megadása, saját műszakok megtekintése és saját erőforrások diszpozíciójának beállítása
Bővített szint technikai erőforrások kezelői számára. A felhasználó rendelkezik az előző szint minden funkciójával, plusz:
- Beállíthatja a saját erőforrások időbeli diszpozícióját (Erőforrások - Saját szekció)
- Kezelheti autók, tantermek, berendezések és egyéb erőforrások elérhetőségét
Ajánlott használat: Flottakezelők, tanterem-adminisztrátorok, technikai berendezéseket kezelő IT-technikusok
Mindent láthat és erőforrásokat rendelhet műszakokhoz
Tervezési szint. A felhasználó rendelkezik az előző szintek minden funkciójával, plusz:
- Megtekintheti minden felhasználó időbeli elérhetőségét (Erőforrások - Személyek szekció)
- Megtekintheti az összes műszakot (Műszakok szekció)
- Konkrét személyeket és saját erőforrásokat rendelhet meglévő műszakokhoz
- Megjelölheti a műszakokat "Tervezett"-ként
- Hozzárendelési információkat küldhet e-mailben vagy SMS-ben
- Exportálhatja a műszakokat Excelbe
- Szerkesztheti a műszakok megjegyzéseit
Ajánlott használat: Osztályvezetők, műszaktervezők
Mindent láthat, erőforrásokat rendelhet műszakokhoz, és műszakokat hozhat létre és törölhet
Teljes moduladminisztrátori szint. A felhasználó rendelkezik az előző szintek minden funkciójával, plusz:
- Új műszakokat hozhat létre
- Szerkesztheti a meglévő műszakokat (dátum, idő, név, költséghely, megjegyzés)
- Törölheti a műszakokat
- Hozzáadhat és eltávolíthat szükséges pozíciókat (emberi erőforrásokat) a műszakoknál
- Hozzáadhat és eltávolíthat szükséges saját erőforrásokat a műszakoknál
- Hozzáférhet a Műszakok - Előkészítés alatt szekcióhoz (ha engedélyezve van)
- Szerkesztheti más felhasználók időbeli elérhetőségét (Erőforrások - Személyek szekció)
Ajánlott használat: Moduladminisztrátorok, HR személyzet, cégvezetés
Felhasználói felület
Főképernyő
A Műszaktervezés modul megnyitása után megjelenik a főpanel az egyes modul szekciók füleivel. A megjelenített szekciók a felhasználói jogosultságoktól függenek.
Modul szekciók áttekintése
Erőforrások - Saját
Látható a következő jogosultságokkal rendelkező felhasználók számára: Saját időbeli elérhetőség megadása, saját műszakok megtekintése és saját erőforrások diszpozíciójának beállítása és magasabb
Ebben a szekcióban állíthatja be a saját technikai erőforrások (autók, tantermek, berendezések) időbeli diszpozícióját.
Erőforrások - Személyek
Látható a következő jogosultságokkal rendelkező felhasználók számára: Mindent láthat és erőforrásokat rendelhet műszakokhoz és magasabb
Megjeleníti a rendszer összes felhasználójának időbeli elérhetőségét.
Saját időbeli elérhetőségem
Látható a modulhoz hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó számára
Itt adhatja meg időbeli elérhetőségét - mikor tud/nem tud dolgozni.
Műszakok - Előkészítés alatt
Látható a következő jogosultságokkal rendelkező felhasználók számára: Mindent láthat, erőforrásokat rendelhet műszakokhoz, és műszakokat hozhat létre és törölhet (ha a szekció engedélyezve van)
Tér a műszakok előkészítéséhez közzététel előtt.
Műszakok
Látható a következő jogosultságokkal rendelkező felhasználók számára: Mindent láthat és erőforrásokat rendelhet műszakokhoz és magasabb
Az összes tervezett és közzétett műszak áttekintése.
Saját műszakjaim
Látható a modulhoz hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó számára
Csak azokat a műszakokat jeleníti meg, amelyekhez személyesen hozzá van rendelve.
Navigáció
A szekciók között a felső panelen lévő megfelelő fülre kattintva válthat. Az aktív szekció zöld színnel van kiemelve.
Gombok és műveletek
Hozzáadás gomb
A Műszakok és Műszakok - Előkészítés alatt szekciókban található. Megnyitja az új műszak létrehozásának űrlapját.
Tervezett gomb
A "előkészítés alatt" állapotú műszak részleteinél jelenik meg. Kattintásra áthelyezi a műszakot a Műszakok - Előkészítés alatt szekcióból a Műszakok szekcióba.
Erőforrások kiválasztása gomb
A műszak részleteinél található az egyes szükséges pozícióknál és saját erőforrásoknál.
Információ küldése a felhasználóknak gomb
Lehetővé teszi e-mail vagy SMS küldését az adott műszakhoz rendelt összes felhasználónak.
Exportálás Excelbe gomb
Exportálja a műszak-áttekintést Excel fájlba.
Szükséges erőforrások hozzáadása gomb
A műszak részleteinél lehetővé teszi új szükséges pozíció vagy saját erőforrás hozzáadását.
Alapműveletek
Normál felhasználók számára
Időbeli elérhetőség megadása
Az időbeli elérhetőség határozza meg, mikor tud dolgozni. Ez alapján ajánlja fel a rendszer műszakokhoz való hozzárendelésre.
- Nyissa meg a Műszaktervezés modult
- Kattintson a Saját időbeli elérhetőségem szekcióra
- Válassza ki a Hónapot és Évet, amelyre meg szeretné adni az elérhetőséget
- Opcionális: A gyorsabb kitöltéshez előre kitöltheti a -tól-ig időt
- Minden napra válassza ki az egyik opciót:
- Nem tudok: Ezen a napon nem tud dolgozni
- Egész nap elérhető: Bármikor tud dolgozni az egész nap folyamán
- Elérhető -tól-ig: Csak meghatározott időtartamban tud dolgozni
- Opcionális: A Megjegyzés mezőbe beírhatja az elérhetetlenség okát
- A változások kitöltés után automatikusan mentésre kerülnek
Saját műszakok megtekintése
- Nyissa meg a Műszaktervezés modult
- Kattintson a Saját műszakjaim szekcióra
- Megjelenik a műszakjait tartalmazó táblázat
- Szűrheti a műszakokat állapot szerint: Összes, Lezajlott, Tervezett
Saját erőforrások kezelői számára
Saját erőforrások diszpozíciójának beállítása
- Nyissa meg a Műszaktervezés modult
- Kattintson az Erőforrások - Saját szekcióra
- Az Erőforrás mezőben válassza ki az erőforrást
- Válassza ki az Évet és Hónapot
- Minden napra állítsa be az erőforrás elérhetőségét
- A változások automatikusan mentésre kerülnek
Műszaktervezők számára
Műszak létrehozása
1. lépés: Műszak létrehozása
- Nyissa meg a Műszaktervezés modult
- Menjen a Műszakok vagy Műszakok - Előkészítés alatt szekcióba
- Kattintson a Hozzáadás gombra
- Töltse ki az alapvető műszakadatokat: Név, Dátum, Költséghely, -tól, -ig, Megjegyzés
- Kattintson a Mentés gombra
2. lépés: Szükséges pozíciók hozzáadása
- A műszak részleteinél az Erőforrások - Személyek szekcióban kattintson a Szükséges erőforrások hozzáadása gombra
- Válassza ki a pozíciót és a szükséges létszámot
- Kattintson a Mentés gombra
3. lépés: Szükséges saját erőforrások hozzáadása
- A műszak részleteinél az Erőforrások - Saját szekcióban kattintson a Szükséges erőforrások hozzáadása gombra
- Válassza ki a típust és a szükséges darabszámot
- Kattintson a Mentés gombra
4. lépés: Konkrét személyek kiválasztása
- A műszak részleteinél kattintson az Erőforrások kiválasztása gombra egy konkrét pozíciónál
- Jelölje be a hozzárendelni kívánt felhasználókat
- Kattintson a Hozzárendelés gombra
5. lépés: Konkrét saját erőforrások kiválasztása
- A műszak részleteinél kattintson az Erőforrások kiválasztása gombra egy konkrét típusnál
- Jelölje be a hozzárendelni kívánt erőforrásokat
- Kattintson a Hozzárendelés gombra
6. lépés: Befejezés és közzététel
- Ellenőrizze, hogy minden szükséges pozíció és erőforrás be van-e töltve
- Ha a műszak előkészítés alatt van, kattintson a Tervezett gombra
- Opcionális: Küldjön információkat a hozzárendelt felhasználóknak
Műszak szerkesztése
Meglévő műszak szerkesztéséhez kattintson a szerkesztés ikonra a Műszakok szekcióban, vagy nyissa meg a műszak részleteit.
Műszak törlése
Kattintson a kuka ikonra a megfelelő műszaknál, majd erősítse meg a törlést.
Figyelmeztetés: A műszak törlése visszafordíthatatlan művelet.
Hozzárendelési információk küldése
- Nyissa meg a műszak részleteit
- Kattintson az Információ küldése a felhasználóknak gombra
- Válassza ki a küldési módot: E-mail, SMS, E-mail és SMS, vagy SMS vagy e-mail
- Kattintson a Küldés gombra
Műszak másolása
Hasonló műszak gyors létrehozásához kattintson a másolás ikonra a műszaknál.
Adminisztrátorok számára
Erőforrás-áttekintés megtekintése - Személyek
- Nyissa meg a Műszaktervezés modult
- Kattintson az Erőforrások - Személyek szekcióra
- Válasszon ki egy felhasználót
- Tekintse meg időbeli elérhetőségét
Más felhasználók időbeli elérhetőségének szerkesztése
Szükség esetén (betegség, szabadság) szerkesztheti más felhasználók időbeli elérhetőségét az Erőforrások - Személyek szekcióban.
Haladó funkciók
Exportálás Excelbe
- Nyissa meg a Műszakok szekciót
- Állítsa be a szűrőt szükség szerint
- Kattintson az Exportálás Excelbe gombra
Műszakok szűrése
Szűrés állapot szerint
- Összes: Minden műszakot megjelenít
- Lezajlott: Csak a már lezajlott műszakokat jeleníti meg
- Tervezett: Csak a jövőbeli műszakokat jeleníti meg
Szűrés dátum szerint
A Műszakok szekcióban dátumtartomány szerint szűrhet.
Hozzárendelés több műszakhoz egy napon belül
Ha a "Erőforrás hozzárendelésének engedélyezése több műszakhoz 1 napon belül" funkció engedélyezve van, az alkalmazottak és erőforrások több műszakhoz rendelhetők egy napon, ha azok időben nem fedik egymást.
Változások előzményei
A rendszer automatikusan rögzíti az összes fontos műszakváltozást az előzményekben.
Integráció
Kapcsolódó modulok
- Beállítások → Műszaktervezés: Saját erőforrások és modulparaméterek meghatározása
- Beállítások → Felhasználók: Felhasználói pozíciók beállítása
- Beállítások → Felhasználói jogosultságok: Hozzáférési szintek hozzárendelése
SMS Gateway
Ha van konfigurált SMS gateway, SMS értesítéseket küldhet a műszak-hozzárendelésekről.
A rendszer automatikusan küld e-mail értesítéseket a műszak-hozzárendelésekről.
Hibaelhárítás
A rendszer nem kínál elérhető felhasználókat a műszakhoz
Lehetséges okok:
- A szükséges pozícióval rendelkező felhasználóknak nincs megadva időbeli elérhetőségük
- Minden megfelelő felhasználó már hozzá van rendelve másik műszakhoz
- A felhasználók időbeli elérhetősége nem fedi le a teljes műszak időtartamát
A rendszer nem kínál elérhető saját erőforrásokat
Lehetséges okok:
- A szükséges típusú saját erőforrások nincsenek definiálva
- Az erőforrásoknak nincs beállítva diszpozíciója az adott napra
- Minden erőforrás már hozzá van rendelve másik műszakhoz
A felhasználó nem látja a szekciót, amelyhez hozzáférése kellene legyen
Ellenőrizze a felhasználói jogosultságokat a Beállítások → Felhasználók menüpontban.
A műszak nem jelenik meg a "Saját műszakjaim" szekcióban
Lehetséges okok:
- A műszak még "előkészítés alatt" állapotban van
- A felhasználó nincs hozzárendelve a műszakhoz
- Aktív szűrő van beállítva