Foglalások

Áttekintés

A Foglalások modul a vállalati eszközök, például tárgyalótermek, járművek, technikai berendezések vagy egyéb megosztott erőforrások foglalására szolgál. Minden foglalható elem (objektum) saját beállításokkal rendelkezik a kapacitás, az időbeli korlátozások és az egyes felhasználók hozzáférési jogai tekintetében. A rendszer megakadályozza ugyanazon objektum kettős foglalását átfedő időszakokra.

Főbb funkciók

• Vállalati eszközök foglalásainak kezelése (termek, járművek, technikai berendezések és egyéb objektumok)
• Foglalások naptárnézete FullCalendar segítségével (havi és heti nézet)
• Több objektum opcionális összevonása egyetlen áttekintő naptárba
• Ismétlődő foglalások a hét napjainak kiválasztásával és az ismétlés végdátumával
• Automatikus átfedés-ellenőrzés – nem hozható létre két foglalás ugyanarra az objektumra azonos időpontra
• E-mail értesítések foglalás létrehozásakor vagy módosításakor
• Részletes hozzáférési jogok: ki tekintheti meg, foglalhatja és törölheti mások foglalásait
• Fölérendelt nevek (kategóriák) több objektum csoportosításához

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a Foglalások modul

A Foglalások modul navigációs útvonala: Főmenü → Foglalások

A modul megnyitása után az elérhető foglalási objektumok lapfülei jelennek meg. Csak azoknak az objektumoknak a lapfüleit látja, amelyekhez hozzáférési jogokkal rendelkezik. Ha az objektumok csoportokba (fölérendelt nevekbe) vannak rendezve, először válassza ki a csoportot, majd a konkrét objektumot.

A Foglalások modul beállításai

A Foglalások modul konfigurációja a Beállítások → Foglalások menüponton keresztül érhető el. A beállításokat csak a rendszergazda vagy a Foglalások modul rendszergazdai jogosultságával rendelkező felhasználó módosíthatja.

A beállításokban a következőket teheti:

• Foglalási objektumok létrehozása, szerkesztése és törlése
• Összevont áttekintő naptár beállítása az összes objektumból (metszeti naptár)
• A metszeti naptár egyéni névvel való elnevezése
• Hozzáférési jogok kezelése minden egyes objektumhoz külön-külön
• E-mail értesítési címzettek beállítása minden egyes objektumhoz

Eljárás: Új foglalási objektum létrehozása

A foglalási objektum (például tárgyalóterem vagy jármű) a Foglalások modul beállításaiban hozható létre. Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Lépjen a Beállítások → Foglalások menüpontra
2. Kattintson a Hozzáadás gombra
3. Töltse ki a kötelező mezőket:
   • Név: Az objektum egyedi neve (pl. „A tárgyalóterem", „Ford Transit")
   • Kapacitás: Az objektum egyidejű foglalásainak maximális száma (általában 1)
   • Foglalás ettől (óra): A legkorábbi óra, amelytől az objektum foglalható (pl. 7)
   • Foglalás eddig (óra): A legkésőbbi óra, ameddig az objektum foglalható (pl. 22)
4. Opcionálisan töltse ki:
   • Fölérendelt név: Csoportnév több objektum csoportosításához (pl. „Járműpark", „Tárgyalótermek")
   • Leírás: A felhasználóknak a foglalás létrehozásakor megjelenített kiegészítő információk
   • Megjegyzés a név előtt: Jelölje be, ha a foglalási megjegyzést a naptárban a felhasználó neve előtt szeretné megjeleníteni
   • Szövegszín az összesített naptárban: Az esemény szövegszíne a metszeti naptárban
   • Háttérszín az összesített naptárban: Az esemény háttérszíne a metszeti naptárban
5. Kattintson a Mentés gombra

Tipp: A fölérendelt név az objektumok logikai csoportosítására szolgál. Ha több objektumhoz ugyanazt a fölérendelt nevet rendeli, azok a Foglalások modulban egy közös csoport lapfül alatt jelennek meg.

A minimális foglalási időtartam beállítása

Az objektumbeállítások áttekintésében minden egyes objektumhoz közvetlenül a táblázatban adhatja meg a minimális foglalási időtartamot. A Min. foglalási időtartam (óra) oszlopban kattintson az adott objektum mezőjére, adja meg az órák számát, és erősítse meg a változtatást. Az érték automatikusan mentésre kerül.

Az összes objektum metszeti naptára

A Foglalások modul beállításaiban engedélyezhető egy összevont áttekintő naptár. Ez a naptár több objektum foglalásait jeleníti meg egyszerre egyetlen nézetben, de csak olvasásra szolgál – új foglalások nem hozhatók létre belőle.

Eljárás: A beállításokban jelölje be a Bevezető naptár generálása az összes naptár metszeteként (csak olvasható) opciót. Ezután töltse ki a Bevezető naptár neve mezőt (pl. „Összes foglalás áttekintése"). Minden objektumnál, amelynek a metszeti naptár részét kell képeznie, jelölje be a táblázatban a A bevezető metszeti naptárban oszlopban lévő jelölőnégyzetet.

A Foglalások modul jogosultságai és hozzáférési jogai

A Foglalások modulban a hozzáférési jogok minden egyes foglalási objektumhoz egyedileg kerülnek beállításra. A rendszergazda a beállítási táblázat megfelelő oszlopában található Felhasználók kiválasztása gombbal rendeli hozzá a jogokat.

Jogosultság	Leírás
Megtekintheti a foglalásokat	A felhasználó láthatja az objektum meglévő foglalásait, de nem adhat hozzá újakat. Beállítható az összes vagy meghatározott felhasználók számára.
Foglalhat	A felhasználó új foglalásokat hozhat létre az objektumhoz. Csak saját foglalásait szerkesztheti és törölheti. Beállítható az összes vagy meghatározott felhasználók számára.
Bárki foglalásait törölheti	A felhasználó más felhasználók foglalásait szerkesztheti és törölheti. Rendszergazdák vagy recepciós személyzet számára alkalmas. Beállítható az összes vagy meghatározott felhasználók számára.

Megjegyzés: A felhasználók a Foglalások modulban csak azoknak az objektumoknak a lapfüleit látják, amelyekhez legalább a fenti jogosultságok egyike hozzá van rendelve.

E-mail értesítések beállítása egy objektumhoz

Minden egyes objektumhoz beállíthatja, hogy mely felhasználók kapjanak e-mail értesítést foglalás létrehozásakor vagy módosításakor. Kövesse az alábbi lépéseket:

1. Lépjen a Beállítások → Foglalások menüpontra
2. A kívánt objektum sorában kattintson a Felhasználók kiválasztása gombra a Foglalási információ küldése e-mailben oszlopban
3. Válassza ki az értesítéseket fogadó felhasználókat
4. Tömeges kiválasztáshoz használja az Összes kiválasztása vagy Összes kiválasztás törlése gombokat
5. Kattintson a Mentés gombra

A kiválasztott felhasználók e-mailt kapnak az adott objektum minden egyes új foglalásának létrehozásakor vagy módosításakor. Az e-mail tartalmazza a foglalást létrehozó személy adatait, az objektum nevét, a dátumot és időpontot (-tól/-ig), valamint az esetleges megjegyzéseket.

Felhasználói felület

A Foglalások modul főképernyője

A Foglalások modul főképernyője két részből áll. A felső részben találhatók az elérhető foglalási objektumok neveit tartalmazó lapfülek (felső panel). Ha az objektumok fölérendelt nevek segítségével csoportokba vannak rendezve, először a csoport lapfülek jelennek meg, és egy csoport kiválasztása után az adott csoport egyes objektumainak lapfülei.

Az alsó részben egy adott objektum (vagy a metszeti naptár) kiválasztása után egy naptár vagy a foglalások listáját tartalmazó táblázat jelenik meg. Az alapértelmezett nézet a naptárnézet.

Nézetek váltása: naptár és lista

A Foglalások modulban két nézet között válthat:

• Naptár: Interaktív FullCalendar nézet havi vagy heti nézettel. Lehetővé teszi, hogy közvetlenül egy napra kattintson, vagy egy időtartományt jelöljön ki foglalás létrehozásához.
• Lista: Az összes foglalás táblázatos nézete rendezési, szűrési és Excel formátumba exportálási vagy nyomtatási lehetőségekkel.

FullCalendar naptárnézet

A Foglalások modul naptárnézete a FullCalendar komponenst használja, és a következő lehetőségeket kínálja:

• Havi nézet: A teljes hónap áttekintése a foglalásokkal színes blokkok formájában
• Heti nézet: Részletes óránkénti nézet a foglalások pontos időpontjaival
• Időszak-navigáció: Bal/jobb nyílgombok az időszakok közötti navigáláshoz, a Ma gomb az aktuális dátumhoz való visszatéréshez
• Részlet-tooltip: Az egér foglalás fölé mozgatásakor megjelennek a részletek (megjegyzés, dátum és időpont, objektum neve, felhasználó neve)

Foglalások táblázatos nézete

A Foglalások modul foglalási listájának táblázata az összes rekordot megjeleníti gyorskeresési és rendezési lehetőségekkel. Elérhető funkciók:

• Keresés: Szöveges mező a rekordok tetszőleges mező szerinti szűréséhez
• Rendezés: Egy oszlopfejlécre kattintva a rekordok növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezhetők
• Exportálás Excelbe: Az Excel gomb az aktuálisan megjelenített rekordokat XLSX fájlba exportálja
• Nyomtatás: A Nyomtatás gomb megnyitja a táblázat nyomtatási változatát
• Rekordok száma oldalanként: Beállítható 10, 25, 50, 100 vagy az összes rekord

Alapműveletek

Eljárás: Új foglalás létrehozása

Új foglalás a Foglalások modulban a naptárnézetből hozható létre egy dátum vagy időtartomány közvetlen kiválasztásával. Foglalás létrehozásához rendelkeznie kell az adott objektum foglalási jogosultságával.

1. Nyissa meg a Foglalások modult
2. Kattintson a kívánt objektum lapfülére (pl. „A tárgyalóterem")
3. A naptárnézetben kattintson a kívánt napra, vagy húzással jelöljön ki egy időtartományt (asztali számítógépen)
4. Mobileszközön koppintson egy adott napra az űrlap megnyitásához
5. A párbeszédablakban ellenőrizze vagy módosítsa:
   • Ettől (dátum): A foglalás kezdő dátuma
   • Eddig (dátum): A foglalás záró dátuma (többnapos foglalások esetén)
   • Időpont ettől: A foglalás kezdési időpontja (5 perces lépésekben választható)
   • Időpont eddig: A foglalás befejezési időpontja (5 perces lépésekben választható)
   • Megjegyzés: A foglalás opcionális leírása vagy indoka
6. Kattintson a Mentés gombra

Tipp: A rendszer automatikusan ellenőrzi a meglévő foglalásokkal való átfedést. Ha a kért időpont már foglalt, figyelmeztetés jelenik meg, és a foglalás nem menthető.

Megjegyzés: A párbeszédablakban megjelennek az objektum információi: kapacitás, a foglalás időbeli korlátozásai és az esetleges leírás. Ezek az információk útmutatásul szolgálnak az időpont megadásakor.

Eljárás: Meglévő foglalás szerkesztése

A Foglalások modulban egy foglalást az azt létrehozó felhasználó vagy a bárki foglalásainak törlésére jogosult felhasználó szerkeszthet.

1. Keresse meg a foglalást a naptárnézetben (kattintson a színes blokkra) vagy a táblázatos nézetben (kattintson a ceruza ikonra)
2. A párbeszédablakban módosítsa a kívánt adatokat: dátum, időpont vagy megjegyzés
3. Kattintson a Mentés gombra

A módosítás mentése után automatikusan e-mail értesítések kerülnek kiküldésre az adott objektum értesítési címzettjeiként beállított felhasználóknak.

Eljárás: Foglalás törlése (lemondása)

A Foglalások modulban egy foglalást az azt létrehozó felhasználó vagy a bárki foglalásainak törlésére jogosult felhasználó törölhet.

1. A naptárnézetben vigye az egeret a foglalás fölé – megjelennek a művelet ikonok
2. Kattintson a Törlés ikonra (piros kereszt)
3. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban az Igen gombra kattintva

Alternatívaként törölheti a foglalást a táblázatos nézetben is, a megfelelő sor törlés ikonjára kattintva.

Foglalások keresése és szűrése

A Foglalások modul táblázatos nézetében a foglalások a következők segítségével kereshetők:

• Szöveges keresés: A keresőmező a rekordokat felhasználónév, megjegyzés vagy dátum szerint szűri
• Oszlopok szerinti rendezés: Egy oszlopfejlécre kattintva a rekordok rendezhetők
• Megjelenített rekordok száma: Az oldalankénti rekordszám kiválasztásával egyszerre több vagy kevesebb eredmény jeleníthető meg

A naptárnézetben a navigációs gombok segítségével különböző időszakok böngészhetők. A havi és heti nézet közötti váltás lehetővé teszi a foglalások megtekintését különböző részletességi szinteken.

Speciális funkciók

Eljárás: Ismétlődő foglalás létrehozása

A Foglalások modul lehetővé teszi ismétlődő foglalások sorozatának létrehozását a hét kiválasztott napjaira. Az ismétlés csak új foglalás létrehozásakor állítható be, meglévő foglalás szerkesztésekor nem.

1. Nyissa meg az új foglalás létrehozásának űrlapját (kattintson egy napra a naptárban)
2. Töltse ki a sorozat első foglalásának dátumát és időpontját
3. Az Ismétlés minden szakaszban jelölje be azokat a hét napjait, amelyeken a foglalásnak ismétlődnie kell (hétfő, kedd, szerda, csütörtök, péntek, szombat, vasárnap)
4. Az Ismétlés eddig mezőben adja meg azt a dátumot, ameddig az ismétlési sorozatnak tartania kell
5. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: A rendszer automatikusan egyedi foglalási rekordokat hoz létre a hét minden kiválasztott napjára az első foglalás dátumától a megadott záró dátumig terjedő időszakban. Az ismétlés maximális hossza a jövőbe nézve 4 évre korlátozódik.

Eljárás: Ismétlődő foglalássorozat teljes törlése

Ha a Foglalások modulban egy teljes ismétlődő foglalássorozatot szeretne törölni, ezt egyszerre is megteheti.

1. Keresse meg az adott sorozat bármely foglalását a naptárban
2. Vigye az egeret a foglalás fölé – megjelennek a művelet ikonok
3. Kattintson a Sorozat törlése ikonra (kör kereszttel)
4. Erősítse meg a teljes sorozat törlését a párbeszédablakban

Tipp: A sorozat törlése ikon (kör kereszttel) csak olyan foglalásokhoz jelenik meg, amelyek egy ismétlődő sorozat részei. A sorozatból egyetlen foglalás törléséhez használja a szokásos törlés ikont (piros kereszt).

Az összes objektum metszeti (áttekintő) naptára

Ha a metszeti naptár engedélyezve van a Foglalások modul beállításaiban, az a modulban első lapfülként jelenik meg (csoport ikonnal) a beállított név alatt. Ez a nézet az összes objektum foglalásait egyszerre jeleníti meg egyetlen naptárban – minden objektumot szín különböztet meg.

A metszeti naptár csak olvasható. Ebből a nézetből nem adhatók hozzá új foglalások. Az összes objektum elérhetőségének gyors áttekintésére szolgál.

Foglalások átfedésének ellenőrzése

A Foglalások modul automatikusan ellenőrzi, hogy a kért időpont ütközik-e meglévő foglalással. Az ellenőrzés folyamatosan történik a dátum vagy az időpont megváltoztatásakor a párbeszédablakban – a rendszer figyelmeztetést jelenít meg, mielőtt a Mentés gombra kattintana.

Ha az objektum a kért időpontban már foglalt, a következő hibaüzenet jelenik meg: „Az objektum a megadott időpontra már foglalt; a foglalást nem lehetett végrehajtani."

Foglalás részleteinek megjelenítése (tooltip)

A Foglalások modul naptárnézetében bármely foglalás részletei megjeleníthetők az egér színes foglalási blokk fölé mozgatásával. A tooltip a következőket jeleníti meg:

• Megjegyzés (a foglalás indoka)
• Dátum és időpont -tól – -ig
• Objektum neve
• A foglalást létrehozó felhasználó neve

Integráció más modulokkal

• Alkalmazottak: Foglalás létrehozásakor a bejelentkezett felhasználó neve jelenik meg a foglalás létrehozójaként. A hozzáférési jogok az alkalmazottak listájából meghatározott felhasználókhoz rendelhetők.
• E-mail: A modul automatikus e-mail értesítéseket küld a kiválasztott felhasználóknak foglalás létrehozásakor vagy módosításakor. Az értesítés a foglalás részleteit tartalmazó táblázatot tartalmaz.

Hibaelhárítás

Gyakran ismételt kérdések a Foglalások modulról

Kérdés: Nem látok objektum lapfüleket a Foglalások modulban.

Megoldás: Az objektum lapfülek csak azoknak a felhasználóknak jelennek meg, akiknek hozzáférési jogokat rendeltek hozzá (foglalások megtekintésének, létrehozásának vagy törlésének joga). Kérje meg a rendszergazdát, hogy rendelje hozzá a jogokat a kívánt objektumokhoz a Beállítások → Foglalások menüpontban.

Kérdés: Foglalás mentésekor foglalt időpontra vonatkozó hibaüzenet jelenik meg.

Megoldás: A kért időpontban már létezik másik foglalás az adott objektumra. Válasszon másik időpontot, vagy nézze meg a naptárban, mikor szabad az objektum. A rendszer folyamatosan megjeleníti az átfedési figyelmeztetéseket a dátum és az időpont megadásakor.

Kérdés: Nem tudom szerkeszteni vagy törölni egy másik felhasználó foglalását.

Megoldás: Más felhasználók foglalásainak szerkesztését és törlését csak a Bárki foglalásainak törlése jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetik. Ezt a jogosultságot a rendszergazda állítja be a Beállítások → Foglalások menüpontban minden egyes objektumhoz külön.

Kérdés: A metszeti naptár lapfüle nem jelenik meg.

Megoldás: A metszeti naptárt a beállításokban kell engedélyezni. Lépjen a Beállítások → Foglalások menüpontra, és jelölje be a Bevezető naptár generálása az összes naptár metszeteként opciót. Győződjön meg arról is, hogy legalább egy objektumnál be van jelölve a A bevezető metszeti naptárban opció.

Kérdés: Nem tudok ismétlést beállítani egy meglévő foglalásnál.

Megoldás: Az ismétlési beállítások csak új foglalás létrehozásakor érhetők el. Ha ismétlődő sorozatra van szüksége, törölje a meglévő foglalást, és hozzon létre egy újat ismétlési beállításokkal.

Tippek a Foglalások modul hatékony használatához

• Tipp: Egy adott napra gyorsan létrehozhat foglalást, ha közvetlenül a havi naptár adott napjára kattint – az űrlap a kiválasztott dátummal előre kitöltve jelenik meg.
• Tipp: A heti naptárnézetben az egér húzásával pontos időtartományt jelölhet ki – az űrlap a pontos kezdő és záró időponttal előre kitöltve jelenik meg.
• Tipp: Az objektumok színeit a metszeti naptárban a Beállítások → Foglalások menüpont alatt, az objektum beállításaiban lévő színválasztóval állíthatja be.
• Tipp: Rendszeres heti megbeszélésekhez használja az ismétlés funkciót – egyetlen mentéssel egy teljes félévre vagy évre létrehozhat foglalásokat.
• Tipp: Az egér foglalás fölé mozgatásával a naptárban gyors áttekintést kap anélkül, hogy meg kellene nyitnia az űrlapot.
• Tipp: Használja a fölérendelt neveket (objektumcsoportokat), ha a vállalat sok objektumot kezel – áttekinthetőbben oszthatja fel őket, például „Járműpark" és „Tárgyalótermek" csoportokba.