Foglalások

A modul áttekintése

A Foglalások modul egy egyszerű és átlátható rendszer a vállalati eszközök foglalásainak kezelésére. Lehetővé teszi a termek, technikai eszközök, járművek és egyéb vállalati erőforrások foglalásainak nyilvántartását és kezelését. A rendszer felhasználóbarát naptárnézetet biztosít a hozzáférési jogok részletes beállításának lehetőségével és automatikus értesítésekkel.

Kulcsfontosságú funkciók

• Foglalható objektumok (termek, járművek, technika) létrehozása és kezelése
• Foglalások naptár- és listanézete
• Három szintű felhasználói jogosultság (megtekintés, foglalás, kezelés)
• Foglalási ütközések valós idejű észlelése
• Ismétlődő foglalások a hét napjainak beállítási lehetőségével
• Összesített naptár több objektum egyidejű megjelenítéséhez
• Objektumok hierarchikus csoportosítása kategóriákba
• E-mail értesítések az új és módosított foglalásokról
• Adatexportálás Excel és PDF formátumba
• Objektumok színbeli megkülönböztetése a naptárban

Célcsoport

A modult a következők számára tervezték:

• Általános felhasználók, akiknek vállalati erőforrásokat kell foglalniuk
• Objektumkezelők, akik jogosultak a foglalások irányítására és mások foglalásainak törlésére
• Rendszeradminisztrátorok a foglalható objektumok és jogosultságok konfigurálásához

Beállítások és konfiguráció

Foglalható objektumok beállítása

Az adminisztrátorok a foglalási képernyő felső részén található Nastavení (Beállítások) menüponton keresztül hozhatnak létre és konfigurálhatnak foglalható objektumokat. Minden objektum részletesen beállítható a szervezet specifikus igényei szerint.

Az objektum alapvető paraméterei

Název objektu (Objektum neve) - Leíró név, amely a naptárban és a listákban megjelenik (például "A tárgyaló", "Škoda Octavia cégautó", "Projektor").

Nadřazený název (Szülő név) - Opcionális kategória az objektumok hierarchikus osztályozásához. Az azonos szülő névvel rendelkező objektumok egy kategóriába kerülnek a felső panelen (például "Tárgyalók", "Céges járművek", "Technikai felszerelés"). A szülő név nélküli objektumok a "Besorolatlan" kategóriában jelennek meg.

Kapacita (Kapacitás) - Meghatározza, hány párhuzamos foglalás lehetséges az adott objektumra. Az alapértelmezett érték 1 (az objektumot egyszerre csak egy személy foglalhatja le). Magasabb érték több egyidejű foglalást tesz lehetővé, ami például parkolók vagy megosztott berendezések esetén hasznos.

Minimální doba rezervace (Minimális foglalási idő) - Meghatározza a legrövidebb lehetséges foglalási időt órákban. Ez biztosítja, hogy a foglalások ésszerű időblokkokban jöjjenek létre.

Rezervace od (hod) (Foglalás kezdete - óra) és Rezervace do (hod) (Foglalás vége - óra) - Időtartomány, amelyen belül az objektum foglalható. Például egy tárgyalóhoz beállíthatja a 7:00 - 20:00 tartományt, hogy az csak munkaidőben legyen elérhető.

Popis/Poznámka (Leírás/Megjegyzés) - Információs szöveg, amely a felhasználóknak jelenik meg a foglalás létrehozásakor. Itt adhat meg használati utasításokat, technikai paramétereket vagy egyéb fontos információkat.

Színbeli megkülönböztetés

Barva textu v kalendáři (Szöveg színe a naptárban) és Barva pozadí v kalendáři (Háttérszíne a naptárban) - Színbeállítások a foglalások naptári megjelenítéséhez. Minden objektum saját színkombinációval rendelkezhet a könnyű vizuális azonosítás érdekében. A színeket hexadecimális formátumban kell megadni (például #FF5733 a narancssárgához).

Zobrazit poznámku před/po jménu uživatele (Megjegyzés megjelenítése a felhasználó neve előtt/után) - Meghatározza az információk megjelenítési sorrendjét a naptárban. Kiválaszthatja, hogy a foglaláshoz fűzött megjegyzés a felhasználó neve előtt vagy után jelenjen meg.

Összesített naptár

Zahrnout do průnikového kalendáře (Beillesztés az összesített naptárba) - Ezen opció aktiválása azt jelenti, hogy az objektum foglalásai megjelennek a "Vše" (Mind) összesített naptárban, amely lehetővé teszi az összes kijelölt objektum egyidejű nyomon követését egyetlen átlátható nézetben.

Felhasználói jogosultságok

A rendszer három jogosultsági szintet kínál, amelyeket minden foglalható objektumhoz külön-külön lehet beállítani. Minden szintnél választhatja a "Všichni uživatelé" (Minden felhasználó) lehetőséget, vagy kiválaszthat konkrét felhasználókat a listából.

Megtekintési jog

A megtekintési joggal rendelkező felhasználók láthatják az adott objektum foglalásait a naptárban és a listákban, de nem hozhatnak létre saját foglalásokat, és nem módosíthatják a meglévőket. Ez a jogosultság tájékoztatási célokra alkalmas, például ha az alkalmazottaknak látniuk kell, mikor foglalt egy terem, de ők maguk nem foglalhatják le.

Foglalási jog

A foglalási joggal rendelkező felhasználók:

• Új foglalásokat hozhatnak létre az objektumra
• Módosíthatják saját foglalásaikat
• Törölhetik saját foglalásaikat
• Megtekinthetik más felhasználók foglalásait

Ez az alapértelmezett jogosultság azon felhasználók számára, akiknek saját célra kell lefoglalniuk az objektumot.

Idegen foglalások törlésének joga

Az idegen foglalások törlésének jogával rendelkező felhasználók teljes körűen kezelhetik az objektumot:

• Bármilyen foglalást módosíthatnak, függetlenül attól, ki hozta létre
• Bármilyen foglalást törölhetnek
• Egész ismétlődő foglalási sorozatokat törölhetnek
• Kezelőként (adminisztrátorként) felügyelhetik az objektumot

Ez a jogosultság az objektumfelelősök vagy vezetők számára készült, akiknek koordinálniuk kell az adott erőforrás kihasználtságát.

E-mail értesítés

Minden foglalható objektumhoz beállíthat egy felhasználói listát, akik automatikusan e-mail értesítést kapnak minden új vagy módosított foglalásról. Ez a funkció hasznos az objektumkezelőknek, asszisztenseknek vagy vezetőknek, akiknek át kell látniuk az adott erőforrás használatát.

Az értesítő e-mail tartalmazza:

• Az esemény típusát (új foglalás jött létre vagy egy meglévőt módosítottak)
• Az objektum nevét
• A foglalást létrehozó felhasználó nevét
• A dátumot és az időpontot (tól-ig)
• A foglaláshoz fűzött megjegyzést

Összesített naptár (Vše)

Az összesített naptár egy speciális nézet, amely lehetővé teszi több objektum foglalásainak egyidejű nyomon követését egyetlen naptárban. Ez a funkció hasznos az összes foglalási erőforrás kihasználtságának globális áttekintéséhez.

Az összesített naptár beállítása a rendszerkonfigurációban:

Aktivace průnikového kalendáře (Összesített naptár aktiválása) - Ezen opció bekapcsolásával a felső panelen megjelenik egy gomb az összesített naptár megtekintéséhez.

Název průnikového kalendáře (Összesített naptár neve) - Saját nevet választhat ehhez a nézethez (az alapértelmezett "Vše" vagy "All-in-One").

Výběr objektů (Objektumok kiválasztása) - Minden foglalható objektumnál bejelölheti a "Zahrnout do průnikového kalendáře" opciót. Csak az ezzel az opcióval rendelkező objektumok jelennek meg az összesített naptárban.

Barevné rozlišení (Színbeli megkülönböztetés) - Minden objektum megőrzi saját színbeállítását, így az összesített naptárban könnyen megkülönböztetheti, melyik foglalás melyik objektumhoz tartozik.

Az összesített naptár csak olvasható - itt közvetlenül nem hozhat létre foglalásokat. Ha foglalást szeretne létrehozni, át kell váltania egy konkrét objektumra.

Felhasználói felület

Főképernyő

A Foglalások modul főképernyője egy felső navigációs panelből és egy naptár- vagy listanézetből áll.

Felső navigációs panel

A felső panel a megjeleníteni kívánt objektum vagy kategória kiválasztására szolgál. A panel alkalmazkodik ahhoz, hogy az objektumok szülő név segítségével kategóriákba vannak-e rendezve.

Kategóriák nélkül - Ha az objektumoknak nincs szülő neve, a panel közvetlenül az összes elérhető objektumot gombokként jeleníti meg. Az objektumra kattintva megjelenik annak foglalási naptára.

Kategóriákkal - Ha az objektumok kategóriákba vannak rendezve, a panel két szintű:

• Az első szint a kategóriákat (szülő neveket) jeleníti meg gombokként
• A kategóriára kattintva megjelenik a második szint az adott kategória objektumaival
• Ha léteznek kategória nélküli objektumok, megjelenik egy "Besorolatlan" gomb
• Egy vizuális nyíl jelzi, ha a navigáció második szintjén tartózkodik

Összesített naptár - Ha aktiválva van, megjelenik egy csoport ikonnal és az összesített naptár nevével (például "Vše") ellátott gomb. Kattintson rá az összes beillesztett objektum megjelenítéséhez egyetlen naptárban.

Nézetek közötti váltás

A rendszer két típusú foglalási nézetet kínál, amelyek között a felső részben található gombokkal válthat:

Kalendářní zobrazení (Naptárnézet) - A foglalások vizuális megjelenítése naptárban, havi és heti nézet közötti váltási lehetőséggel.

Seznamové zobrazení (Listanézet) - Táblázatos áttekintés az összes foglalásról, fejlett keresési, rendezési és exportálási funkciókkal.

Naptárnézet

A naptárnézet a FullCalendar könyvtárat használja, és intuitív vizuális áttekintést nyújt a foglalásokról.

Naptári nézetek

Měsíc (Hónap) - A teljes hónapot jeleníti meg egy áttekintésben. A foglalások színes blokkként jelennek meg az időponttal és a felhasználó nevével. Ez a nézet hosszú távú tervezéshez és az összkép megszerzéséhez alkalmas.

Týden (Hét) - Egy hét részleteit jeleníti meg óránkénti bontásban. A foglalások időblokkként jelennek meg az idővonalon, ami lehetővé teszi annak pontos megtekintését, mikor foglalt az objektum. Ez a nézet részletes tervezéshez és koordinációhoz alkalmas.

Navigáció a naptárban

Předchozí (Előző) - A balra mutató nyíllal ellátott gomb az aktuális nézetnek megfelelően az előző hónapra vagy hétre vált.

Dnes (Ma) - A gomb az aktuális dátumra ugrik a naptárban.

Další (Következő) - A jobbra mutató nyíllal ellátott gomb a következő hónapra vagy hétre vált.

Foglalási információk

Minden foglalás a naptárban a következőket jeleníti meg:

• Időpont tól-ig ÓÓ:PP-ÓÓ:PP formátumban
• A foglalást létrehozó felhasználó neve
• A foglaláshoz fűzött megjegyzés (ha ki lett töltve)
• Akciós ikonok (ha rendelkezik módosítási jogosultsággal)

Tooltip (súgó) - Ha az egérrel a foglalás fölé mutat, megjelenik egy tooltip a foglalás részletes adataival. Nem szükséges a foglalásra kattintani.

Akciós ikonok

Ha jogosult a foglalás módosítására, a foglalás szövegétől jobbra a következő ikonok jelennek meg:

Ceruza ikon - Kattintson rá a foglalásmódosító űrlap megnyitásához.

Kuka ikon - Kattintson rá az adott foglalás törléséhez. A rendszer megerősítést kér.

Áthúzott kör ikon - Csak ismétlődő foglalásoknál jelenik meg. Kattintson rá az összes együtt létrehozott ismétlődő foglalás törléséhez.

Foglalás létrehozása a naptárból

Új foglalást az eszköz típusától függően kétféleképpen hozhat létre:

Számítógépen - Kattintson és húzza az egeret a lefoglalni kívánt időtartamon keresztül. Az egér felengedése után megnyílik a foglaláslétrehozó űrlap az előre kitöltött időponttal.

Mobil eszközön - Kattintson a dátumra vagy időpontra, amikor a foglalást létre szeretné hozni. Megnyílik az űrlap az előre kitöltött kezdési időponttal.

Listanézet

A listanézet az összes foglalás táblázatos áttekintését kínálja fejlett adatkezelési funkciókkal.

A táblázat oszlopai

Od (datum) (Kezdete - dátum) - A foglalás kezdetének dátuma és időpontja ÉÉÉÉ.HH.NN ÓÓ:PP formátumban.

Do (datum) (Vége - dátum) - A foglalás végének dátuma és időpontja ÉÉÉÉ.HH.NN ÓÓ:PP formátumban.

Objekt (Objektum) - A lefoglalt objektum neve.

Vytvořil (Létrehozta) - A foglalást létrehozó felhasználó teljes neve.

Poznámka (Megjegyzés) - A foglaláshoz fűzött megjegyzés (ha ki lett töltve).

Akce (Műveletek) - Gombok a foglalás módosításához és törléséhez (ha van jogosultsága).

Táblázat funkciók

Fulltextes keresés - A jobb felső sarokban található keresőmező lehetővé teszi tetszőleges szöveg megadását, és a táblázat azonnal szűrődik az összes oszlop alapján. Kereshet felhasználónév, objektumnév, dátum vagy megjegyzés szerint.

Rendezés - Az oszlop nevére kattintva növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezheti a rekordokat. Az oszlop neve melletti nyíl jelzi a rendezés irányát.

Oldalszámozás - A bal felső részben kiválaszthatja az egy oldalon megjelenítendő rekordok számát (10, 25, 50, 100 vagy összes). Az alsó részben találhatók az oldalak közötti navigációs gombok.

Exportálás Excelbe - Az Excel gomb a táblázat felső részén kiexportálja az aktuálisan megjelenített rekordokat (szűrések és keresés alkalmazása után) egy letölthető Excel fájlba.

Nyomtatás - A Tisk (Nyomtatás) gomb optimalizált formázással készíti elő a táblázatot a nyomtatáshoz.

Perzisztens beállítások - A rendszer kijelentkezés után is emlékszik a táblázat beállításaira (rendezés, oldalszám, szűrő). A következő bejelentkezéskor a táblázat ugyanazokkal a beállításokkal jelenik meg.

Alapvető műveletek

Foglalás létrehozása

Az új foglalás létrehozása egy egyszerű folyamat, amelyet a naptárnézetből végezhet el.

1. lépés: Objektum kiválasztása

A felső navigációs panelen kattintson arra az objektumra, amelyet le szeretne foglalni. Győződjön meg róla, hogy az adott objektum naptárát látja.

2. lépés: Időpont kiválasztása

Számítógépen - A naptárban kattintson a kívánt időpont kezdetére, és húzza az egeret a végéig. Egyszerűen rá is kattintat egy konkrét dátumra vagy időpontra.

Mobil eszközön - Kattintson a dátumra vagy időpontra, ahol a foglalást el szeretné kezdeni.

3. lépés: Az űrlap kitöltése

Megnyílik egy párbeszédablak a foglaláslétrehozó űrlappal. Az űrlap tartalma:

Objektum információs panel - A felső részben láthatók az objektum információi:

• Objektum neve
• Kapacitás (hány párhuzamos foglalás lehetséges)
• Engedélyezett foglalási időtartomány
• Objektum megjegyzése/leírása használati utasításokkal

Űrlapmezők:

Objekt (Objektum) - Az objektum nevének és kapacitásának megjelenítése (csak tájékoztató jellegű, nem módosítható).

Vytvořil (Létrehozta) - Automatikusan kitöltve az Ön nevével (nem módosítható).

Od (datum) (Kezdete - dátum) - A foglalás kezdő dátuma. Kattintson rá a dátumválasztó naptár megnyitásához. Ha a naptárban választott időpontot, a mező előre ki van töltve.

Do (datum) (Vége - dátum) - A foglalás befejező dátuma. Ugyanúgy működik, mint az "Od (datum)" mező.

Čas od (Időpont - tól) - A foglalás kezdési ideje órában és percben. Válasszon a legördülő listából 5 perces lépésekkel (00:00, 00:05, 00:10 stb.).

Čas do (Időpont - ig) - A foglalás befejezési ideje. Válasszon a legördülő listából. A befejezési időnek későbbinek kell lennie a kezdési időnél.

Poznámka (Megjegyzés) - Opcionális mező a foglaláshoz fűzött megjegyzéshez. Megadhatja a foglalás célját, fontos információkat vagy utasításokat más felhasználóknak. A megjegyzés megjelenik a naptárban és az e-mail értesítésekben.

Opakovat každé (Ismétlés minden) - Jelölőnégyzetek a hét napjaihoz (hétfőtől vasárnapig). Ha ismétlődő foglalást szeretne létrehozni, jelölje be azokat a napokat, amelyeken a foglalásnak ismétlődnie kell. Például a hétfő, szerda és péntek bejelölésével olyan foglalást hoz létre, amely mindig ezeken a napokon ismétlődik.

Opakovat do (Ismétlés eddig) - Dátum, ameddig a foglalásnak ismétlődnie kell. Kattintson rá a naptár megnyitásához és a záró dátum kiválasztásához. A rendszer minden kijelölt napra külön foglalást hoz létre eddig a dátumig.

4. lépés: Ütközés ellenőrzése

A rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy a megadott időpontban létezik-e már másik foglalás. Az ellenőrzés a következők szerint történik:

• Azonnal az űrlap megnyitásakor az előre kitöltött időponttal
• A dátum vagy időpont minden változtatásakor

Ha ütközést észlel, piros figyelmeztetés jelenik meg: "Rezervaci na tento čas není možné vytvořit (je v kolizi s jinou rezervací)." (Erre az időpontra nem hozható létre foglalás - ütközik egy másik foglalással.)

Ebben az esetben módosítsa a foglalás időpontját úgy, hogy ne ütközzön meglévő foglalással. Ha az objektum kapacitása nagyobb, mint 1, a rendszer azt ellenőrzi, hogy nem lépték-e túl a párhuzamos foglalások maximális számát.

5. lépés: Mentés

Kattintson az Uložit (Mentés) gombra az űrlap alján. Ha minden rendben van:

• A foglalás létrejön az adatbázisban
• Megjelenik egy megerősítő üzenet
• A naptár frissül és megjeleníti az új foglalást
• Az e-mail értesítés elküldésre kerül a beállított felhasználóknak

Ha beállított ismétlést, a rendszer külön rekordokat hoz létre minden kiválasztott napra a záró dátumig. A sorozat minden foglalása különálló, de egy közös azonosítóval össze vannak kapcsolva a csoportos törlés lehetőségéhez.

Foglalás módosítása

A meglévő foglalásokat módosíthatja, ha rendelkezik a megfelelő jogosultsággal.

Foglalás megnyitása módosításra

A naptárból - Kattintson közvetlenül a foglalásra a naptárban. Megnyílik az űrlap az előre kitöltött adatokkal.

A ceruza ikonról - Ha van módosítási jogosultsága, mutasson a foglalásra, és kattintson a jobb oldalon megjelenő ceruza ikonra.

A listából - Listanézetben kattintson a módosítás gombra az Akce (Műveletek) oszlopban.

Módosítási jogosultság

A foglalás módosításának joga az Ön szerepkörétől és a foglalás tulajdonjogától függ:

Saját foglalás foglalási joggal - Ha a foglalást Ön hozta létre és van foglalási joga, szabadon módosíthatja és törölheti azt.

Idegen foglalás foglalási joggal - Ha a foglalást más hozta létre, és Önnek csak foglalási joga van (de nincs joga mások foglalásának törléséhez), a foglalást csak megtekintheti. Az űrlap minden mezője le van tiltva, és nem módosítható.

Idegen foglalás mások foglalásának törlési jogával - Ha rendelkezik ezzel a joggal, bármilyen foglalást módosíthat, függetlenül attól, ki hozta létre.

Csak megtekintési jog - Ha csak megtekintési joga van, megnyithatja a foglalást, de minden mező le van zárva, és az Uložit (Mentés) gomb inaktív.

Módosítások elvégzése

A megnyitott űrlapon módosíthatja a következőket:

• A foglalás kezdő dátumát és időpontját
• A foglalás befejező dátumát és időpontját
• A foglaláshoz fűzött megjegyzést

Nem módosíthatja:

• Az objektumot (új foglalást kell létrehoznia egy másik objektumra)
• A foglalást létrehozó felhasználót
• Az ismétlés beállításait (csak új foglalás létrehozásakor érhető el)

A rendszer automatikusan ellenőrzi az ütközéseket, ahogy az új foglalás létrehozásakor is. Ha úgy módosítja az időpontot, hogy az ütközik egy másik foglalással, figyelmeztetés jelenik meg, és a módosítások nem kerülnek mentésre.

Az Uložit (Mentés) gombra kattintva a módosítások mentésre kerülnek, és egy e-mail értesítés megy ki "Upravena rezervace [Objektum neve]" (Módosított foglalás) tárggyal.

Foglalás törlése

A foglalást (törlést) több módon is visszavonhatja a jogosultságaitól függően.

Törlés a naptárból

Mutasson az egérrel a foglalásra a naptárban. Ha van jogosultsága a törléshez, a jobb oldalon megjelenik a kuka ikon. Kattintson a kuka ikonra. A rendszer megjelenít egy megerősítő ablakot: "Opravdu chcete smazat tento záznam?" (Biztosan törölni szeretné ezt a rekordot?) Kattintson az Ano (Igen) gombra a megerősítéshez vagy a Ne (Nem) gombra a megszakításhoz.

Törlés a listából

Listanézetben kattintson a Smazat (Törlés) gombra az Akce (Műveletek) oszlopban a megfelelő foglalásnál. A megerősítés ugyanúgy történik, mint a naptárnál.

Törlési jogosultság

Saját foglalás - Ha a foglalást Ön hozta létre, bármilyen jogosultság mellett törölheti (elegendő a foglalási jog).

Idegen foglalás - Ha a foglalást más hozta létre, csak akkor törölheti, ha rendelkezik az idegen foglalások törlésének jogával.

Mi történik a törlés után

A foglalás nem törlődik fizikailag az adatbázisból, hanem töröltként lesz megjelölve. A naptárban és a listákban többé nem jelenik meg. A törlésről szóló e-mail értesítés alapértelmezés szerint nem kerül elküldésre.

Speciális funkciók

Ismétlődő foglalások

Az ismétlődő foglalások lehetővé teszik foglalási sorozatok létrehozását egyetlen rögzítéssel, ami hasznos a rendszeres eseményekhez, például heti megbeszélésekhez, rendszeres képzésekhez vagy egy erőforrás rendszeres használatához.

Ismétlődő foglalás létrehozása

Új foglalás létrehozásakor töltse ki az alapvető mezőket (dátum, idő, megjegyzés), majd:

1. lépés - Az Opakovat každé (Ismétlés minden) szakaszban jelölje be a hét azon napjait, amelyeken a foglalásnak ismétlődnie kell. Tetszőleges napkombinációt választhat:

• Például csak a hétfő bejelölése minden hétfőn ismétlődő foglalást hoz létre
• A hétfő, szerda és péntek bejelölése heti háromszori foglalást hoz létre
• Minden nap bejelölése napi foglalást hoz létre

2. lépés - Az Opakovat do (Ismétlés eddig) mezőben válassza ki azt a dátumot, ameddig a foglalásnak ismétlődnie kell. A rendszer az első választott dátumtól egésgyen eddig a záró dátumig hozza létre a foglalásokat.

3. lépés - Kattintson az Uložit (Mentés) gombra. A rendszer külön rekordokat hoz létre minden kiválasztott napra a záró dátumig.

Hogyan működik az ismétlés

A sorozat minden foglalása külön rekord az adatbázisban, saját egyedi azonosítóval. Ez azt jelenti, hogy:

• A sorozat egyes foglalásait függetlenül módosíthatja vagy törölheti
• Egy foglalás módosítása nem érinti a sorozat többi tagját
• A foglalások egy közös azonosítóval vannak összekapcsolva a "repeat" mezőben a csoportos törlés lehetőségéhez

Ha egy foglalást már létrehozott, és utólag módosítja, nem állítható be ismétlés - az ismétlés csak új foglalás létrehozásakor érhető el.

Példa a használatra

Szeretne lefoglalni egy tárgyalót egy rendszeres csapatszintű megbeszélésre minden kedden 10:00 és 11:00 között 3 hónapon keresztül:

• Hozzon létre egy új foglalást az első keddre
• Állítsa be az időt 10:00 és 11:00 közé
• Az "Opakovat každé" szakaszban csak a keddet jelölje be
• Az "Opakovat do" mezőben válassza ki a 3 hónappal későbbi dátumot
• Mentse el - a rendszer körülbelül 12-13 foglalást hoz létre (a keddek száma 3 hónap alatt)

Ismétlődő foglalási sorozat törlése

Ha egy egész ismétlődő foglalási sorozatot egyszerre szeretne törölni, használhatja a csoportos törlés funkciót.

A sorozat azonosítása

Az egy sorozatba tartozó foglalásokat (amelyek az ismétlés funkcióval együtt jöttek létre) az áthúzott kör ikonról ismerheti fel, amely a kuka ikon mellett jelenik meg.

Az egész sorozat törlése

Mutasson az egérrel a sorozat bármelyik foglalására a naptárban. Kattintson az áthúzott kör ikonra (ne a kuka ikonra). A rendszer megjeleníti a megerősítő ablakot: "Opravdu chcete smazat tento záznam?" - figyelem, ez az ablak nem tesz különbséget aközött, hogy egyetlen foglalást vagy egy egész sorozatot töröl, ezért ellenőrizze, hogy a megfelelő ikonra kattintott-e.

Az Ano (Igen) gombbal történő megerősítés után minden olyan foglalás törlődik, amely ugyanabban a sorozatban jött létre. A más dátummal vagy időponttal rendelkező, nem a sorozathoz tartozó foglalások megmaradnak.

Fontos figyelmeztetés

A csoportos törlés funkció az érintett rekordok számáról szóló további figyelmeztetés nélkül törli a foglalásokat. Használat előtt győződjön meg róla, hogy valóban az egész sorozatot törölni szeretné. Ha csak a sorozat bizonyos foglalásait kell törölnie, használja a standard kuka ikont az egyes foglalásoknál.

Adatexportálás

A rendszer lehetőséget kínál az adatok exportálására további feldolgozás vagy archiválás céljából.

Exportálás Excelbe

Listanézetben kattintson az Excel gombra a táblázat felső részén. A rendszer az aktuálisan megjelenített rekordokat egy Excel fájlba (.xlsx) exportálja, amely automatikusan letöltődik a számítógépére.

Az exportálás figyelembe veszi a táblázat aktuális beállításait:

• Ha keresést használt, csak a talált rekordok kerülnek exportálásra
• Ha rendezést használt, a rekordok ebben a sorrendben kerülnek exportálásra
• A táblázat összes oszlopa exportálásra kerül, beleértve a rejtett adatokat is

Az exportált fájlt megnyithatja Microsoft Excelben, LibreOffice Calc-ban vagy más táblázatkezelőben további elemzéshez, jelentések készítéséhez vagy archiváláshoz.

Lista nyomtatása

Kattintson a Tisk (Nyomtatás) gombra a táblázat felső részén. Megnyílik egy új ablak a táblázat nyomtatásra optimalizált változatával:

• A táblázat A4-es papírhoz van formázva
• A felesleges felhasználói felületi elemek el vannak távolítva
• Az adatok szerkezete és tartalma megmarad

Az új ablakban kattintson a Tisk gombra, vagy használja a Ctrl+P (Mac-en Cmd+P) billentyűkombinációt a nyomtatási párbeszédablak megnyitásához. Kinyomtathatja papírra vagy mentheti PDF-ként.

Összesített naptár

Az összesített naptár egy speciális funkció, amely lehetővé teszi több objektum foglalásainak egyidejű megjelenítését egyetlen naptárban.

Az összesített naptár aktiválása

Az összesített naptárt az adminisztrátornak kell aktiválnia a rendszerbeállításokban. Ha aktív, a felső navigációs panelen megjelenik egy csoport ikonnal és a naptár nevével (például Vše vagy All-in-One) ellátott gomb.

Az összesített naptár megjelenítése

Kattintson az összesített naptár gombjára a felső panelen. A naptár többobjektumos megjelenítési módba vált:

Színbeli megkülönböztetés - Minden foglalás megőrzi az objektumához rendelt színt. Ennek köszönhetően könnyen megkülönböztetheti, melyik foglalás melyik objektumhoz tartozik.

Jelmagyarázat - A felső panel alatt megjelenik az összesített naptárba bevont objektumok színes jelölése.

Minden naptári funkció - Az összesített naptár ugyanazokat a funkciókat támogatja, mint a standard nézet:

• Váltás havi és heti nézet között
• Navigáció a hónapok/hetek között
• Tooltip a foglalás részleteivel az egér rátartásakor
• Kattintás a foglalásra a részletek megjelenítéséhez

Az összesített naptár korlátozásai

Csak olvasható - Az összesített naptárban nem hozhat létre közvetlenül foglalásokat. Ha foglalást kell létrehoznia, át kell váltania egy konkrét objektumra a felső panelen található gombjára kattintva.

Szűrés kategória szerint - Ha az objektumok szülő név segítségével kategóriákba vannak rendezve, az összesített naptár csak az aktuálisan kiválasztott kategória objektumait jeleníti meg. Az összes objektum megjelenítéséhez térjen vissza a navigáció első szintjére.

Az összesített naptár használata

Az összesített naptár a következő helyzetekben hasznos:

• Több erőforrás koordinációja - Egyszerre látja az összes terem vagy jármű foglaltságát
• Szabad időpont keresése - Könnyen talál olyan időpontot, amikor több erőforrás is szabad egyszerre
• Globális áttekintés - Képet kap a foglalási erőforrások összességének kihasználtságáról
• Események tervezése - Több erőforrás koordinációját igénylő eseményeket tervezhet

Tippek és hibaelhárítás

Gyakori problémák és megoldások

Probléma: Nem tudok foglalást létrehozni, piros ütközési figyelmeztetés jelenik meg

Megoldás: A rendszer észlelte, hogy a megadott időpontban már létezik másik foglalás. Ellenőrizze a naptárt, és válasszon másik időpontot. Ha az objektum kapacitása nagyobb, mint 1, lehet, hogy a párhuzamos foglalások száma elérte a maximumot - próbálkozzon más időponttal vagy másik objektummal.

Probléma: Nem tudok módosítani egy idegen foglalást

Megoldás: Ha nincs joga az idegen foglalások törléséhez/módosításához, csak a saját foglalásait szerkesztheti. Vegye fel a kapcsolatot az objektumkezelővel vagy az adminisztrátorral, ha módosítania kell egy idegen foglalást. Esetleg kérje meg a foglalást létrehozó felhasználót a módosításra.

Probléma: Nem látok bizonyos objektumokat a felső panelen

Megoldás: Csak azokat az objektumokat látja, amelyekhez van hozzáférése (megtekintési, foglalási vagy törlési jog). Ha további objektumokhoz van szüksége hozzáférésre, forduljon a rendszeradminisztrátorhoz, aki hozzárendelheti a megfelelő jogosultságokat.

Probléma: Az összesített naptár gombja nem jelenik meg

Megoldás: Az összesített naptárt az adminisztrátornak kell aktiválnia a rendszerbeállításokban. Forduljon az adminisztrátorhoz, ha szüksége van erre a funkcióra. Továbbá léteznie kell legalább egy olyan objektumnak, amelynél be van jelölve a "Zahrnout do průnikového kalendáře" opció.

Probléma: Nem kapok e-mail értesítéseket az új foglalásokról

Megoldás: Az e-mail értesítéseket csak azok a felhasználók kapják meg, akik az objektum beállításaiban az "E-mailová notifikace" (E-mail értesítés) szakaszban szerepelnek. Ha szeretne értesítéseket kapni, kérje meg az objektumkezelőt vagy a rendszeradminisztrátort, hogy vegye fel Önt a címzettek listájára.

Probléma: Az ismétlődő foglalás nem jött létre minden napra

Megoldás: Ellenőrizze, hogy megfelelően állította-e be a záró dátumot az "Opakovat do" mezőben. A dátumnak a jövőben kell lennie, és későbbi kell legyen az első foglalásnál. A rendszer biztonsági okokból maximum 4 évre (126144000 másodpercre) korlátozza az ismétlést. Ha a probléma más, ellenőrizze, hogy bizonyos napokon nincs-e ütközés meglévő foglalással - ilyen esetben az adott nap kimarad.

Probléma: Véletlenül töröltem egy foglalást

Megoldás: A törölt foglalások nem törlődnek fizikailag az adatbázisból, csak töröltként vannak megjelölve. Forduljon a rendszeradminisztrátorhoz, aki az adatbázisban visszaállíthatja a foglalást. A jövőben javasoljuk, hogy alaposan olvassa el a megerősítő ablakokat törlés előtt.

Tippek a hatékony használathoz

Használjon megjegyzéseket - A foglalásokhoz fűzött megjegyzések kitöltése segít más felhasználóknak megérteni a foglalás célját és elkerülni a félreértéseket. Adja meg például: "Megbeszélés XY ügyféllel" vagy "Éves jelentés előkészítése".

Foglaljon előre - Foglalja le az erőforrásokat kellő időben az ütközések elkerülése érdekében. Ez különösen a gyakran használt objektumokra, például tárgyalókra vagy céges járművekre vonatkozik.

Ellenőrizze a naptárt foglalás előtt - Foglalás létrehozása előtt nézze meg a naptárban, hogy az objektum nem foglalt-e már. Használhatja a heti nézetet a szabad időpontok részletesebb áttekintéséhez.

Használja az ismétlést - Rendszeres eseményekhez használja az ismétlés funkciót az egyes foglalások manuális létrehozása helyett. Időt takarít meg és elkerüli a hibákat.

Törölje a szükségtelen foglalásokat - Ha tudja, hogy nem fogja használni a foglalást, időben mondja le. Ezzel lehetővé teszi más felhasználók számára az erőforrás használatát.

Használja az összesített naptárt - Több erőforrás koordinálásához vagy szabad időpont kereséséhez több résztvevő számára használja az összesített naptárt. Gyors áttekintést kap az összes bevont objektum elérhetőségéről.

Exportáljon adatokat jelentéskészítéshez - Ha áttekintést kell készítenie az erőforrások kihasználtságáról, használja az Excel exportot. Az adatokat tovább feldolgozhatja, grafikonokat vagy statisztikákat készíthet.

Kapcsolódó dokumentáció

További információkat az eIntranet dokumentációjának következő szakaszaiban talál:

• Kalendář (Naptár) - A Foglalások modul össze van kapcsolva a Naptár modullal. A foglalások automatikusan megjeleníthetők a felhasználók személyes naptárában.
• Uživatelská oprávnění (Felhasználói jogosultságok) - Részletes információk az eIntranet felhasználói jogainak és szerepköreinek rendszeréről.
• Notifikace a e-maily (Értesítések és e-mailek) - Az e-mail értesítések beállítása és konfigurálása a rendszerben.
• Export a tisk (Exportálás és nyomtatás) - Általános információk az adatexportálásról és nyomtatásról az eIntranetben.
• Mobilní aplikace (Mobilalkalmazás) - Hogyan használhatja a foglalásokat az eIntranet mobilalkalmazásban.