Ügyfél Nyilvántartás

Modul Áttekintése

Az Ügyfél Nyilvántartás modul egy egyszerűsített eszköz az ügyfelek és vásárlók kezelésére a vállalatánál. Az átfogó CRM modullal ellentétben intuitív és egyszerű környezetet kínál az alapvető ügyféladatok rögzítésére, egyéni mezők testreszabásának lehetőségével a vállalat igényei szerint.

Főbb Funkciók:

• Alapvető ügyféladatok rögzítése (név, cím, kapcsolatok)
• Legfeljebb 14 egyéni mező az igények szerint (dátumok, szövegek, mellékletek)
• Automatikus határidő figyelés e-mail értesítésekkel
• Megjegyzések hozzáadása mellékletekkel minden ügyfélhez
• Integráció a Munkajegyzőkönyvek modullal a munka rögzítéséhez
• Adatszűrés és exportálás

Célközönség: Kis- és középvállalatok, amelyeknek egyszerű ügyfélnyilvántartásra van szükségük CRM rendszer bonyolultsága nélkül. Ideális szolgáltató cégek, tanácsadók és szolgáltatók számára.

Beállítások

A modul beállításai a menüben találhatók: Beállítások → Ügyfél Nyilvántartás. Csak adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók férhetnek hozzá.

Egyéni Mezők

A modul lehetővé teszi egyéni mezők meghatározását specifikus információk rögzítésére:

1. Dátum Mezők (3 mező)

• Alkalmas határidőkre, mint "Szerződés Vége", "Ellenőrzés Dátuma", "Tanúsítvány Érvényesség"
• Automatikus határidő figyelés aktiválható számukra
• Megjelennek a fő ügyfél áttekintésben

2. Dátum + Idő Mezők (3 mező)

• Pontos határidők rögzítésére idővel együtt
• Például "Tervezett Találkozó", "Telepítés Dátuma"

3. Szöveg Mezők - Rövid (5 mező, max 100 karakter)

• Rövid szöveges információkhoz, mint "Cégazonosító", "Adószám", "Szerződés Száma"
• Megjelennek a fő áttekintésben

4. Szöveg Mezők - Hosszú (3 mező, korlátlan)

• Hosszabb leíró szövegekhez
• Formázás támogatása TinyMCE szerkesztővel
• Választható, hogy megjelenjenek-e az áttekintő táblázatban

5. Melléklet Mezők (3 mező)

• Legfeljebb 60 fájl feltöltését teszik lehetővé mezőnként
• Maximális fájlméret: 100 MB
• Támogatja a drag & drop használatát Dropzone segítségével
• Alkalmas "Szerződés", "Tanúsítványok", "Fotó Dokumentáció" célokra

Határidő Figyelés és Értesítések

Minden dátum mezőnél aktiválható az automatikus határidő figyelés:

1. Jelölje be a "Dátum figyelése" jelölőnégyzetet
2. Adja meg a napok számát előre, amikor az értesítésnek történnie kell (pl. 14 nap)
3. Válassza ki a felhasználókat, akiknek e-mail értesítést kell kapniuk

A rendszer automatikusan:

• Megjeleníti a "Hamarosan figyelmet igényel" panelt a modul főoldalán
• E-mailt küld a kiválasztott felhasználóknak az értesítés napján
• Pirossal kiemeli a lejárt határidejű ügyfeleket

Felhasználói Jogok

A beállításokban minden felhasználóhoz 5 hozzáférési szint egyikét rendelheti:

• 0 - Nincs Hozzáférés: A felhasználó egyáltalán nem látja a modult
• 1 - Olvashat: Csak megtekintés, szerkesztési lehetőség nélkül
• 2 - Olvasás és Megjegyzések Hozzáadása: További megjegyzések hozzáadása
• 3 - Olvasás, Megjegyzések Hozzáadása és Szerkesztés: Ügyfelek szerkesztése
• 4 - Minden Jog: Továbbá ügyfelek törlése

Alapvető Műveletek

Új Ügyfél Hozzáadása

1. Nyissa meg az Ügyfél Nyilvántartás modult
2. Kattintson a zöld "+ Ügyfél Hozzáadása" gombra
3. Töltse ki a kötelező Név/Cím mezőt
4. Töltse ki a többi adatot szükség szerint:
   • Cím (utca, város, irányítószám, ország)
   • Kapcsolati adatok (telefon, e-mail)
   • Beállításokban meghatározott egyéni mezők
5. Mellékletekhez húzza a fájlokat a Dropzone területre vagy kattintson és válasszon
6. Kattintson a "Mentés" gombra

Tipp: Az "Aktív" mező automatikusan be van jelölve. Inaktív ügyfelek esetén (pl. volt ügyfelek) törölje a jelölést.

Ügyfél Szerkesztése

Az ügyfelet kétféleképpen szerkesztheti:

1. Módszer: Szerkesztés Részletes Nézetben

1. Az áttekintésben kattintson az ügyfél nevére
2. A részletes nézetben kattintson a kék "Szerkesztés" gombra
3. Végezze el a módosításokat és kattintson a "Mentés" gombra

2. Módszer: Gyors Szerkesztés Táblázatban

• Közvetlenül az áttekintő táblázatban kattintson a módosítani kívánt mezőre
• A változás automatikusan mentésre kerül, amikor elhagyja a mezőt

Megjegyzés Hozzáadása

1. Nyissa meg az ügyfél részleteit a nevére kattintva
2. A "Megjegyzések" szekcióban kattintson a "+ Megjegyzés Hozzáadása" gombra
3. Írja meg a megjegyzés szövegét
4. Opcionálisan adjon hozzá mellékleteket a Dropzone területre húzva
5. Kattintson a "Mentés" gombra

A megjegyzés automatikusan tartalmazza a dátumot, időt és a létrehozó felhasználó nevét.

Munka Rögzítése Ügyfélhez

Ha aktív Munkajegyzőkönyvek modul van:

1. Nyissa meg az ügyfél részleteit
2. A "Végzett Munka" szekcióban kattintson a "+ Munka Rögzítése" gombra
3. Töltse ki a munkajegyzőkönyv űrlapot (dátum, leírás, idő, költségek)
4. A "Megrendelés" mező automatikusan kitöltésre kerül az ügyfél nevével
5. Mentse el a bejegyzést

Az ügyfél részleteiben láthatja az összes rögzített munka áttekintését, beleértve az idő és költségek összesítését.

Haladó Funkciók

Egyéni Mezőkkel Való Munka

Dátum Mezők Figyeléssel:

Amikor az aktív figyeléssel rendelkező dátum mezőbe beírt határidő közeledik:

• Az ügyfél megjelenik a piros "Hamarosan figyelmet igényel" panelen
• A kiválasztott felhasználók e-mail értesítést kapnak
• A határidő lejárta után az ügyfél átkerül a "Lejárt" szekcióba

Melléklet Mezők (Dropzone):

• Húzzon több fájlt egyszerre
• Maximálisan 60 fájl mezőnként
• Minden fájl max 100 MB
• Támogatott formátumok: minden gyakori típus (PDF, DOC, XLS, JPG, PNG, stb.)
• A fájlokat a jobb felső sarokban lévő kereszttel távolíthatja el

Hosszú Szöveg Mezők:

• A TinyMCE szerkesztő lehetővé teszi a szöveg formázását (félkövér, dőlt, listák)
• Képeket és linkeket illeszthet be
• A beállításokban válassza ki, hogy a tartalom megjelenjen-e az áttekintő táblázatban

Ügyfelek Szűrése

Kattintson a sárga "Szűrő" panelre és állítsa be a kritériumokat:

• Aktív: Csak aktív / csak inaktív / minden
• Város: Választás az elérhető városok közül

A szűrő mellett használhatja:

• Keresés: Mező a jobb felső sarokban - minden oszlopban keres
• Rendezés: Kattintson az oszlop fejlécére növekvő/csökkenő rendezéshez
• Oldal hosszúság: Válassza ki a megjelenített rekordok számát a bal felső sarokban (10-100 vagy Mind)

Adat Exportálás

Kattintson az "Excel" gombra a táblázat felett jobb oldalon:

• Exportálja a jelenleg megjelenített adatokat (figyelembe veszi a szűrőket és keresést)
• Formátum: XLSX (Excel)
• Tartalmazza az összes látható oszlopot

A "Colvis" gomb lehetővé teszi az egyes oszlopok elrejtését/megjelenítését.

Ügyfelek Törlése

Csak 4-es szintű jogosultsággal rendelkező felhasználók törölhetnek:

1. Nyissa meg az ügyfél részleteit
2. Kattintson a piros "Törlés" gombra
3. Erősítse meg a törlést

A törölt ügyfeleket a fő áttekintésben a "Törölve" gombra kattintva találhatja meg.

Integráció

Munkajegyzőkönyvek Modul

Az Ügyfél Nyilvántartás teljesen integrálva van a Munkajegyzőkönyvek modullal:

Munka Rögzítés:

• Az ügyfél részleteiből közvetlenül létrehozhat munkajegyzőkönyvet
• A "Megrendelés" mező automatikusan kitöltésre kerül az ügyfél nevével
• A munka megjelenik a "Végzett Munka" szekcióban az ügyfél részleteiben

Munka Áttekintés:

• Az ügyfél részleteiben látja az összes rögzített munka táblázatát
• Az idő, utazás és egyéb költségek összesítése
• A Munkajegyzőkönyvek modulban a munkára kattintva látja az ügyfélre mutató linket

Tipp: Részletesebb munka elemzéshez használja a Munkajegyzőkönyvek modult, ahol dátum, alkalmazott és egyéb kritériumok szerint szűrhet.

Munkafolyamatok

1. Forgatókönyv: Szolgáltató Cég Ellenőrzési Határidőkkel

Beállítás:

1. A beállításokban hozzon létre egy dátum mezőt "Ellenőrzés Dátuma"
2. Aktiválja a határidő figyelést 30 nappal előre
3. Adja hozzá a technikusokat az értesítésekhez

Használat:

1. Minden ügyfélhez töltse ki az "Ellenőrzés Dátuma" mezőt
2. 30 nappal a határidő előtt a technikusok e-mailt kapnak
3. Az ügyfél megjelenik a piros panelen
4. A technikus elvégzi az ellenőrzést és rögzíti a munkát a "Munka Rögzítése" opcióval
5. Megjegyzésben rögzíti az ellenőrzés eredményét fotó dokumentációval
6. Frissíti az "Ellenőrzés Dátuma" mezőt a következő évre

2. Forgatókönyv: Tanácsadó Ügyfél Szerződésekkel

Beállítás:

1. Hozzon létre szöveg mezőket "Cégazonosító" és "Szerződés Száma"
2. Hozzon létre dátum mezőt "Szerződés Vége" 60 napos előzetes figyeléssel
3. Hozzon létre melléklet mezőt "Szerződés"

Használat:

1. Töltse fel a beolvasott szerződést az ügyfél "Szerződés" mezőjébe
2. Töltse ki a "Szerződés Vége" mezőt
3. 2 hónappal a vége előtt e-mail értesítést kap
4. Kapcsolatba lép az ügyféllel a megújításért
5. Rögzítse a tárgyalás eredményét megjegyzésben
6. Rögzítse minden találkozót munkajegyzőkönyvként

3. Forgatókönyv: IT Cég Ügyfelekkel és Tanúsítványokkal

Beállítás:

1. Hozzon létre szöveg mezőket "Szerver URL" és "Licenc Száma"
2. Hozzon létre dátum mezőt "SSL Tanúsítvány Érvényesség" 14 napos figyeléssel
3. Hozzon létre hosszú szöveg mezőt "Infrastruktúra Megjegyzések"
4. Hozzon létre melléklet mezőt "Dokumentáció"

Használat:

1. Rögzítse az ügyfél hozzáférési adatait megjegyzésekben
2. Töltse fel a hálózati diagramokat és kézikönyveket a "Dokumentáció" mezőbe
3. Írja le a szerver konfigurációt az "Infrastruktúra Megjegyzések" mezőben
4. Az SSL tanúsítvány lejárata előtt értesítést kap
5. Rögzítse minden adminisztratív munkát a "Munka Rögzítése" opcióval

Hibaelhárítás

Nem kapok e-mail értesítéseket a határidőkről

Megoldás:

• Ellenőrizze a beállításokban, hogy a "Dátum figyelése" be van-e jelölve a dátum mezőnél
• Ellenőrizze, hogy ki van-e választva a "Felhasználók értesítése" mezőben
• Ellenőrizze e-mail címét a felhasználói profilban (Menü → Saját Profil)
• Az e-mail értesítéseket CRON feladat küldi - lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral

Nem tudok mellékletet feltölteni

Megoldás:

• Ellenőrizze a fájlméretet (max 100 MB)
• Ellenőrizze, hogy nem lépi-e túl a 60 fájl/mező limitet
• Próbáljon másik böngészőt (Chrome vagy Firefox ajánlott)
• Tiltsa le a reklámblokkolókat, amelyek blokkolhatják a Dropzone-t

Az egyéni mező nem jelenik meg a táblázatban

Megoldás:

• A beállításokban ellenőrizze, hogy a mező "Név" mezője ki van-e töltve
• Hosszú szöveg mezőknél jelölje be a "Megjelenítés táblázatban" jelölőnégyzetet
• Frissítse az oldalt (F5)
• Ellenőrizze a "Colvis" gombot - az oszlop lehet elrejtve

Nem tudok szerkeszteni/törölni ügyfelet

Megoldás:

• Ellenőrizze hozzáférési jogait a Beállítások → Ügyfél Nyilvántartás menüpontban
• Szerkesztéshez 3-as vagy magasabb jogosultsági szint szükséges
• Törléshez 4-es jogosultsági szint szükséges
• Lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral a hozzáférési jogok növeléséhez

A "Hamarosan figyelmet igényel" panel üres

Megoldás:

• A panel csak akkor jelenik meg, ha legalább egy dátum mezőnél aktiválva van a figyelés
• Ellenőrizze a beállításokban, hogy a "Dátum figyelése" be van-e jelölve a dátum mezőnél
• A panel csak aktív ügyfeleket jelenít meg - ellenőrizze az "Aktív" mezőt
• Ellenőrizze, hogy ki vannak-e töltve a dátum mezők az ügyfelekhez

GYIK

1. Mi a különbség az Ügyfél Nyilvántartás modul és a CRM között?

Az Ügyfél Nyilvántartás a CRM modul egyszerűsített változata. Nem tartalmazza az olyan funkciókat, mint üzleti esetek, szerződési javaslatok, értékesítési csővezeték stb. Olyan vállalatok számára készült, amelyeknek egyszerűbb eszközre van szükségük csak az ügyfelek rögzítésére egyéni mezőkkel.

2. Exportálhatom az összes ügyfél adatát egyszerre?

Igen, használja az "Excel" gombot a fő áttekintésben. Exportálás előtt állítsa a szűrőt "Mind" értékre és az oldal hosszúságot "-1" (Mind) értékre az összes rekord exportálásához. Az export tartalmazza az összes látható oszlopot.

3. Milyen gyakran ellenőrzi a rendszer a határidőket értesítéshez?

A CRON feladat automatikusan fut minden reggel. Ha egy határidő a beállított időszakon belül esik (pl. 14 nap), e-mail kerül kiküldésre és az ügyfél megjelenik az értesítési panelen.

4. Változtathatom az egyéni mezők számát?

Nem, a mezők száma fix: 3 dátum, 3 dátum+idő, 5 rövid szöveg, 3 hosszú szöveg, 3 melléklet mező. Ha több mezőre van szüksége, fontolja meg az átfogó CRM modul használatát.

5. Az ügyfél adatok elérhetők a mobilalkalmazásból?

Nem, az Ügyfél Nyilvántartás modul csak a webes felületen keresztül érhető el. Mobil hozzáféréshez használhatja a reszponzív webes felületet telefonján vagy táblagépén.

6. Importálhatok ügyfeleket Excelből?

Tömeges import jelenleg nem érhető el. Az ügyfeleket egyenként manuálisan kell hozzáadnia. Tömeges importhoz forduljon a támogatáshoz vagy a rendszer adminisztrátorhoz.

Kapcsolódó Dokumentáció

• CRM Modul - Átfogóbb ügyfélkapcsolat-kezelő eszköz
• Munkajegyzőkönyvek Modul - Ledolgozott órák és költségek rögzítése
• Felhasználói Jogok - Felhasználói hozzáférési jogok kezelése
• Vállalati Beállítások - Alapvető rendszer konfiguráció

Rövidítések és Kifejezések

• Aktív ügyfél: Ügyfél, akivel jelenleg dolgozik
• CRON feladat: Automatikus rendszer feladat, amely rendszeres időközönként fut a háttérben
• Dátum mező: Mező dátum rögzítésére (idő nélkül)
• Dátum+idő mező: Mező dátum rögzítésére pontos idővel együtt
• Dropzone: Terület fájlok feltöltésére drag & drop használatával
• Export: Adatok mentése külső fájlba (pl. Excel)
• Határidő figyelés: Automatikus dátumok nyomon követése és értesítések küldése
• TinyMCE: Szövegszerkesztő formázási képességgel
• Munkajegyzőkönyv: Ledolgozott órák és költségek bejegyzése

---

Utolsó frissítés dátuma: 2025.11.11.

Dokumentáció verzió: 1.0