Gépjárművezető-nyilvántartás
Modul áttekintése
Cél
A Gépjárművezető-nyilvántartás modul a vállalat gépjárművezetőiről szóló összes fontos információ központi nyilvántartására szolgál. Lehetővé teszi a vezetői engedélyekről, orvosi vizsgálatokról, képzésekről és egyéb kötelező dokumentumokról szóló adatok szisztematikus kezelését automatikus határidő-figyeléssel.
Főbb funkciók
- Vezetői engedélyek nyilvántartása érvényességgel és jogosítványi kategóriákkal
- Nemzetközi vezetői engedélyek és gépjárművezető kártyák kezelése
- Gépjárművezető-képzések és szakmai alkalmasság nyomon követése
- Orvosi vizsgálatok érvényességének figyelése a következő időpontok automatikus számításával
- Munkavédelmi (OHS) képzési nyilvántartások (opcionális)
- Gépjárművezető-biztosítás kezelése (opcionális)
- Targoncakezelői képzés
- Automatikus e-mail értesítések a közelgő lejáratokról
- Integráció a rendszerfelhasználókkal és a GPS modullal
- Adatexport Excelbe
Célcsoport
A modul a következők számára készült:
- Gépjárművezetőkért felelős vezetők és logisztikai felügyelők
- Munkavállalói adatokat kezelő HR osztályok
- Rendszergazdák
- Saját adataikat ellenőrző gépjárművezetők
Beállítás és konfiguráció
Modulbeállítások
A Gépjárművezető-nyilvántartás modult a Beállítások → Modulok → Gépjárművezető-nyilvántartás menüpontban konfigurálhatja. A beállítások megnyitása után a következő szakaszokhoz férhet hozzá:
Alapbeállítások
- Előzetes figyelmeztető napok száma: Adja meg, hogy a dokumentum lejárata előtt hány nappal küldjön a rendszer e-mail figyelmeztetést. Az ajánlott érték 14-30 nap a dokumentum típusától és a vállalat belső folyamataitól függően.
- Munkavédelem engedélyezése: Jelölje be a gépjárművezetők munkavédelmi képzési szakaszának aktiválásához. Ha nincs szüksége erre a funkcióra, hagyja üresen.
- Biztosítás engedélyezése: Jelölje be a gépjárművezető-biztosítási szakasz aktiválásához. Használja, ha nyilvántartja a gépjárművezetők felelősség- vagy balesetbiztosítását.
Lejárati figyelmeztetések
Ebben a szakaszban határozza meg, hogy mely felhasználók kapjanak automatikus e-mail értesítéseket a gépjárművezetői dokumentumok közelgő lejáratáról.
Felhasználói jogosultságok
A Gépjárművezető-nyilvántartás modul a következő hozzáférési jogosultsági szinteket használja:
- Nincs hozzáférés: A felhasználó egyáltalán nem fér hozzá a modulhoz. Olyan hétköznapi alkalmazottaknak megfelelő, akik nem gépjárművezetők.
- Saját adatok megtekintése: A felhasználó csak a saját gépjárművezető-nyilvántartását tekintheti meg, nem szerkesztheti. Adataikat ellenőrző gépjárművezetőknek megfelelő.
- Saját adatok szerkesztése: A felhasználó olvashatja és szerkesztheti saját gépjárművezető-nyilvántartását. Saját adataikat bevivő gépjárművezetőknek megfelelő.
- Összes rekord megtekintése: A felhasználó megtekintheti az összes gépjárművezető-nyilvántartást a rendszerben, de nem szerkesztheti azokat. Vezetői felügyelethez megfelelő.
- Összes rekord szerkesztése: A felhasználó olvashatja, szerkesztheti és új gépjárművezető-nyilvántartásokat adhat hozzá. HR munkatársaknak és vezetőknek megfelelő.
- Teljes kezelés: A felhasználó teljes hozzáféréssel rendelkezik, beleértve a rekordok törlését. Modul adminisztrátoroknak megfelelő.
Lejárati értesítés beállítások
Minden felhasználó profiljában van egy Gépjárművezető-nyilvántartás lejárati értesítések beállítás. Jelölje be ezt az opciót azoknál a felhasználóknál, akiknek e-mail figyelmeztetéseket kell kapniuk a közelgő lejáratokról.
Ajánlott beállítások különböző szerepkörökhöz
- Adminisztrátor / HR munkatárs: Teljes kezelés + lejárati értesítések engedélyezve
- Szállítási vezető: Összes rekord szerkesztése + lejárati értesítések engedélyezve
- Osztályvezető: Összes rekord megtekintése
- Gépjárművezető: Saját adatok szerkesztése vagy Saját adatok megtekintése
- Egyéb alkalmazottak: Nincs hozzáférés
Felhasználói felület
Főképernyő
A Gépjárművezető-nyilvántartás modul megnyitása után a főképernyő több szakaszra osztva jelenik meg:
Azonnali figyelmet igényel
Ez a szakasz a közelgő dokumentum- és engedélylejáratokról szóló figyelmeztetéseket jeleníti meg. Két részre oszlik:
- A következő napokban lejáró: A konfigurációban beállított időszakon belül (jellemzően 14-30 nap) lejáró dokumentumokat mutatja
- Már lejárt: Azokat a dokumentumokat mutatja, amelyek már lejártak és azonnali figyelmet igényelnek
Ebben a szakaszban a következő elemek lejárati információit találja:
- Vezetői engedély érvényessége
- Nemzetközi vezetői engedély érvényessége
- Gépjárművezető kártya érvényessége
- Szakmai alkalmasság
- Orvosi vizsgálat
- Munkavédelmi képzés (ha engedélyezve van)
- Biztosítás (ha engedélyezve van)
- Targoncakezelői képzés
A szakasz tetején egy információs doboz mutatja, hogy ki kapja az e-mail lejárati figyelmeztetéseket.
Szűrő
A Szűrő szakasz lehetővé teszi a gépjárművezetők szűrését meghatározott kritériumok alapján:
- Jogosítványi kategória: Válasszon egy adott vezetői engedély kategóriát (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T, Targonca)
A szűrőt a szakasz jobb felső sarkában lévő plusz/mínusz ikonokra kattintva bővítheti vagy összecsukhatja. Ha a szűrő aktív, a szakasz címe piros és félkövér betűkkel van jelölve.
Gombok a szűrő szakaszban:
- Keresés: Alkalmazza a kiválasztott szűrőket
- Törlés: Törli az összes szűrőt és megjeleníti az összes rekordot
Gépjárművezető táblázat
A fő táblázat az összes gépjárművezető áttekintését jeleníti meg az alapadataikkal és jogosítványi kategóriáikkal együtt. A táblázat a következő oszlopokat tartalmazza:
- Gépjárművezető azonosító
- Vezetéknév és keresztnév
- Születési dátum
- Vezetői engedély száma
- Vezetői engedély érvényessége
- Jogosítványi kategóriák (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T)
- Nemzetközi vezetői engedély és érvényessége
- Gépjárművezető kártya és érvényessége
- Vezetői engedély korlátozások
- Gépjárművezető-képzés és érvényessége
- Szakmai alkalmasság és érvényessége
- Orvosi vizsgálat, gyakoriság és következő vizsgálat dátuma
- Kezelőorvos
- Targonca és képzés érvényessége
- Műveleti ikonok a rekordok kezeléséhez
Navigáció
A modulban a következő módokon navigálhat:
- A gépjárművezető nevére kattintva a táblázatban megnyílik a szerkesztési űrlap
- A gépjárművezető azonosítójára kattintva a táblázatban megnyílik a szerkesztési űrlap
- A gépjárművezető nevére kattintva a lejárati figyelmeztetés szakaszban megnyílik a szerkesztési űrlap
- Az utolsó táblázatoszlopban lévő ikonok használatával (szem a megtekintéshez, ceruza a szerkesztéshez, kereszt a törléshez)
Gombok és műveletek
A táblázat felett a jobb felső sarokban a következő gombok érhetők el:
- Gépjárművezető hozzáadása: Megnyitja az új gépjárművezető-rekord létrehozásának űrlapját (az Összes rekord szerkesztése jogosultsággal és afelett rendelkező felhasználók számára érhető el)
- Törölt: Megjeleníti a lomtárat a törölt rekordokkal, amelyek 14 napon belül visszaállíthatók (a Teljes kezelés jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el)
A táblázat felett jobbra DataTables gombok találhatók:
- Exportálás Excelbe: A teljes táblázatot Excel fájlba exportálja (csak Chrome böngészőben működik)
- Oszlopok megjelenítése: Lehetővé teszi az egyes táblázatoszlopok elrejtését vagy megjelenítését igény szerint
A táblázat felett jobbra található a Keresés mező, amely lehetővé teszi a gyors keresést a táblázatban a szűrő használata nélkül.
Alapműveletek
Gépjárművezető-rekord létrehozása
Új gépjárművezető-rekord létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson a Gépjárművezető hozzáadása gombra a táblázat felett a jobb felső sarokban
- Megnyílik egy több szakaszra osztott szerkesztési űrlap
- Az Alapadatok szakaszban töltse ki:
- Vezetéknév, keresztnév: Válassza ki a gépjárművezetőt a rendszer felhasználói listájából, vagy adjon meg egyéni nevet külső gépjárművezetők számára. Ha felhasználót választ, a rekord automatikusan összekapcsolódik a felhasználói fiókjával.
- Születési dátum: Kötelező mező. Adja meg a gépjárművezető születési dátumát.
- Engedély száma: Adja meg a vezetői engedély számát
- Engedély érvényessége: Adja meg a vezetői engedély érvényességi dátumát
- Engedély korlátozások: Töltse ki a vezetői engedélyen feltüntetett korlátozásokat (pl. szemüveg, automata váltó)
- Nemzetközi engedély: Jelölje be, ha a gépjárművezető rendelkezik nemzetközi vezetői engedéllyel
- Nemzetközi engedély érvényessége: Adja meg a nemzetközi engedély érvényességi dátumát
- Engedély szkennelése: Töltse fel a beszkennelt vezetői engedélyt. Feltöltés után megjelenik egy fájlhivatkozás.
- Gépjárművezető kártya: Jelölje be, ha a gépjárművezető rendelkezik tachográf gépjárművezető kártyával
- Gépjárművezető kártya száma: Adja meg a gépjárművezető kártya számát
- Gépjárművezető kártya érvényessége: Adja meg a gépjárművezető kártya érvényességi dátumát
- A Jogosítványi kategóriák szakaszban jelölje be az összes vezetői engedély kategóriát, amellyel a gépjárművezető rendelkezik:
- AM kategória (segédmotoros kerékpárok)
- A1 kategória (könnyű motorkerékpárok 125 ccm-ig)
- A2 kategória (motorkerékpárok 35 kW-ig)
- A kategória (motorkerékpárok)
- B1 kategória (triciklik, quadok)
- B kategória (személygépkocsik)
- C1 kategória (könnyű tehergépkocsik 7,5 t-ig)
- C kategória (tehergépkocsik)
- D1 kategória (autóbuszok 17 ülésig)
- D kategória (autóbuszok)
- B+E kategória (személygépkocsi pótkocsival)
- C1+E kategória (könnyű tehergépkocsik pótkocsival)
- C+E kategória (tehergépkocsik pótkocsival)
- D1+E kategória (autóbuszok 17 ülésig pótkocsival)
- D+E kategória (autóbuszok pótkocsival)
- T kategória (traktorok)
- Targonca
- A Képzés, orvosi vizsgálatok szakaszban töltse ki:
- Gépjárművezető-képzés: Jelölje be, ha a gépjárművezető elvégezte a gépjárművezető-képzést
- Gépjárművezető-képzés érvényessége: Adja meg a képzés érvényességi dátumát
- Szakmai alkalmasság: Jelölje be, ha a gépjárművezető rendelkezik szakmai alkalmassággal
- Szakmai alkalmasság érvényessége: Adja meg a szakmai alkalmasság érvényességi dátumát
- Targoncakezelői képzés érvényessége: Adja meg a targoncakezelői képzés érvényességi dátumát
- Orvosi vizsgálat: Adja meg az utolsó orvosi vizsgálat dátumát
- Gyakoriság (évek): Válassza ki az orvosi vizsgálat gyakoriságát években (0-6 év). A dátum és gyakoriság megadása után automatikusan kiszámításra kerül a következő vizsgálat dátuma.
- Következő orvosi vizsgálat: Ez a mező automatikusan kitöltésre kerül az utolsó vizsgálat dátuma és a gyakoriság alapján. Manuálisan módosíthatja.
- Kezelőorvos: Adja meg az orvos nevét és elérhetőségét
A magyarországi gépjárművezetőkre speciális szabályok vonatkoznak az orvosi vizsgálatokra:
- B kategória: 65 éves korban, 68 éves korban, majd 2 évente (ha a vezetés nincs meghatározva munkakörként a munkaszerződésben)
- C, D, E kategóriák: 50 éves korig 2 évente, 50 éves kortól évente
- Munkavállalók munkakör és életkor szerint: 1-6 évente
- Ha a Munkavédelem engedélyezve van a beállításokban, töltse ki a Munkavédelem szakaszt:
- Munkavédelem (dátum): Adja meg az utolsó munkavédelmi képzés dátumát
- Gyakoriság (évek): Válassza ki a munkavédelmi képzés gyakoriságát években (0-6 év)
- Munkavédelem (dátum) következő: Automatikusan kiszámításra kerül a dátum és gyakoriság alapján
- Ha a Biztosítás engedélyezve van a beállításokban, töltse ki a Biztosítás szakaszt:
- Biztosítás: Adja meg a biztosítási időszakot (kezdet-vég)
- Biztosítás befizetésének dátuma: Adja meg a díjfizetés dátumát
- Megjegyzés: Szabad szöveg a biztosítással kapcsolatos megjegyzésekhez
- Ha a GPS helymeghatározás modul engedélyezve van, töltse ki a GPS azonosító kártyák szakaszt:
- RFID/iButton/Tacho azonosító kártya 1: Adja meg a kártya azonosítóját a gépjárművezető GPS rendszerbeli azonosításához
- RFID/iButton/Tacho azonosító kártya 2: Adja meg a második kártya azonosítóját, ha a gépjárművezető több kártyát használ
- A Megjegyzés mezőben bármilyen további információt megadhat a gépjárművezetőről
- Kattintson a Mentés gombra
Fontos megjegyzések a rekord létrehozásához:
- A csillaggal jelölt mezők kötelezőek
- Ha felhasználót választ a legördülő listából, a gépjárművezető-rekord automatikusan összekapcsolódik a felhasználói fiókkal
- Külső gépjárművezetők (rendszeren kívüli) esetén adja meg a nevet manuálisan
- Az orvosi vizsgálat vagy munkavédelem dátumának vagy gyakoriságának módosításakor automatikusan újraszámításra kerül a következő vizsgálat/képzés dátuma
Rekord szerkesztése
Meglévő gépjárművezető-rekord szerkesztéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
- Keresse meg a szerkeszteni kívánt gépjárművezetőt a táblázatban
- Kattintson a ceruza ikonra az utolsó oszlopban, vagy kattintson a gépjárművezető nevére
- Megnyílik a szerkesztési űrlap az összes kitöltött adattal
- Szerkessze a szükséges adatokat az űrlapon
- Kattintson a Mentés gombra
Szerkesztési korlátozások:
- A Saját adatok szerkesztése jogosultsággal rendelkező felhasználók csak a saját rekordjukat szerkeszthetik
- Az Összes rekord megtekintése jogosultsággal rendelkező felhasználók csak megtekinthetik a rekordokat, nem szerkeszthetik azokat
- Az Összes rekord szerkesztése jogosultsággal és afelett rendelkező felhasználók az összes rekordot szerkeszthetik
Rekord törlése
A gépjárművezető-rekord törlése csak a Teljes kezelés jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el:
- Keresse meg a törölni kívánt gépjárművezetőt a táblázatban
- Kattintson a kereszt ikonra az utolsó oszlopban
- Megjelenik egy párbeszédpanel a megerősítéssel: "Törlés? Biztosan törölni szeretné ezt a rekordot?"
- Kattintson az Igen gombra a megerősítéshez vagy a Nem gombra a megszakításhoz
- Megerősítés után a rekord a lomtárba kerül
Fontos információk a törlésről:
- A törölt rekord nem kerül véglegesen eltávolításra, hanem 14 napig a lomtárban marad
- Ez idő alatt a rekord visszaállítható a Törölt gombra kattintva, majd a rekord visszaállításával
- 14 nap után a rekord véglegesen törlődik
Keresés
A Gépjárművezető-nyilvántartás modul két módot kínál a rekordok keresésére:
Gyorskeresés
A gyorskeresés lehetővé teszi a gépjárművezetők keresését a táblázat bármely szövege alapján:
- Kattintson a Keresés mezőbe a táblázat felett a jobb felső sarokban
- Kezdje el beírni a keresett szöveget (név, engedélyszám, dátum stb.)
- A táblázat automatikusan szűri és csak a keresésnek megfelelő sorokat jeleníti meg
- Az összes rekord megjelenítéséhez törölje a szöveget a keresőmezőből
Szűrés jogosítványi kategóriák szerint
A szűrő lehetővé teszi csak a meghatározott vezetői engedély kategóriával rendelkező gépjárművezetők megjelenítését:
- Bontsa ki a Szűrő szakaszt a jobb felső sarokban lévő plusz ikonra kattintva
- A Jogosítványi kategória legördülő listában válassza ki a kívánt engedély kategóriát
- Kattintson a Keresés gombra
- A táblázat csak a kiválasztott engedély kategóriával rendelkező gépjárművezetőket jeleníti meg
- A szűrő törléséhez kattintson a Törlés gombra
Tipp: Kombinálja a gyorskeresést a szűrővel még pontosabb eredményekért. Például szűrje a C kategóriás gépjárművezetőket, majd használja a gyorskeresést egy adott név megtalálásához.
Speciális funkciók
Adatexport
Az Excel adatexport lehetővé teszi a teljes gépjárművezető táblázat letöltését az összes oszloppal további feldolgozásra:
- A táblázat felett kattintson az Excel gombra
- Automatikusan letöltődik egy XLSX fájl, amely az összes látható rekordot tartalmazza
- A fájl megnyitható Microsoft Excelben, LibreOffice Calc-ban vagy más táblázatkezelőben
Fontos megjegyzések az exporthoz:
- Az Excel export csak Google Chrome böngészőben működik
- Csak a táblázatban látható rekordok kerülnek exportálásra (az aktív szűrők és keresés érvényesek)
- Csak a látható oszlopok kerülnek exportálásra (azok, amelyek nincsenek elrejtve az Oszlopok megjelenítése funkcióval)
Oszlopok megjelenítése
Az Oszlopok megjelenítése funkció lehetővé teszi a táblázat testreszabását az igényei szerint a felesleges oszlopok elrejtésével:
- A táblázat felett kattintson az Oszlopok megjelenítése gombra
- Megjelenik egy legördülő menü az összes elérhető oszlop listájával
- Kattintson az oszlop nevére az elrejtéshez vagy megjelenítéshez
- A bejelölt oszlopok láthatók, a nem bejelöltek rejtettek
- A beállítások automatikusan mentésre kerülnek a felhasználó számára
Használati példák:
- Ha gépjárművezetői nem használnak nemzetközi vezetői engedélyt, rejtse el a "Nemzetközi engedély" és "Nemzetközi engedély érvényessége" oszlopokat
- A jogosítványi kategóriák gyors áttekintéséhez rejtse el az összes oszlopot a név és a jogosítványi kategóriák kivételével
- Excel export előtt csak azokat az oszlopokat jelenítse meg, amelyeket exportálni szeretne
Határidő-figyelés
A rendszer automatikusan figyeli az összes fontos dokumentum és gépjárművezetői engedély érvényességi dátumát. A figyelés két szinten működik:
Főoldal megjelenítés
A modul főoldalán található az Azonnali figyelmet igényel szakasz, amely megjeleníti:
- Közelgő lejárat: A következő napokban lejáró dokumentumok (a konfigurációban beállított napok szerint)
- Már lejárt: Lejárt dokumentumok, amelyek azonnali megoldást igényelnek
Minden dokumentumtípushoz (vezetői engedély, szakmai alkalmasság stb.) megjelenik az érintett gépjárművezetők listája. A gépjárművezető nevére kattintva megnyílik a szerkesztési űrlap az adatok frissítéséhez.
E-mail figyelmeztetések
A rendszer automatikusan e-mail értesítéseket küld a közelgő lejáratokról:
- A figyelmeztetés pontosan annyi nappal korábban kerül kiküldésre, ahány nap be van állítva a modul konfigurációjában
- Minden lejárathoz csak egyszer kerül kiküldésre figyelmeztetés
- Az e-mailek azoknak a felhasználóknak a címére kerülnek kiküldésre, akiknél az értesítések engedélyezve vannak a profilban
- Ha a gépjárművezető össze van kapcsolva egy felhasználói fiókkal, az értesítés az ő e-mail címére is kiküldésre kerül
E-mail értesítés tartalma:
- Gépjárművezető neve és azonosítója
- Lejárat tárgya (pl. "Vezetői engedély érvényessége")
- Hány nap van hátra a lejáratig
- Lejárat dátuma
- Hivatkozás az eIntranet rendszerre
Orvosi vizsgálat és munkavédelem gyakorisága
Az orvosi vizsgálatoknál és munkavédelmi képzéseknél beállítható a gyakoriság a következő dátumok automatikus kiszámításához:
Gyakoriság beállítása
- Nyissa meg a gépjárművezető szerkesztési űrlapját
- A Képzés, orvosi vizsgálatok szakaszban adja meg az utolsó vizsgálat dátumát az Orvosi vizsgálat mezőben
- A Gyakoriság (évek) legördülő listában válassza ki a vizsgálatok közötti időközt (0-6 év)
- A Következő orvosi vizsgálat mező automatikusan kitöltődik a kiszámított dátummal
- Kövesse ugyanezt az eljárást a munkavédelmi képzésnél a Munkavédelem szakaszban (ha engedélyezve van)
Automatikus számítás
A rendszer automatikusan kiszámítja a következő vizsgálat/képzés dátumát a gyakoriság hozzáadásával az utolsó vizsgálat dátumához:
- 0 év gyakoriság = a vizsgálat nem ismétlődik
- 1 év gyakoriság = következő vizsgálat pontosan egy év múlva
- 2 év gyakoriság = következő vizsgálat 2 év múlva
- stb. 6 évig
A kiszámított dátum manuálisan módosítható, ha speciális körülményeket kell figyelembe venni.
Integráció az eIntranet felhasználókkal
A gépjárművezető-rekord összekapcsolható az eIntranet rendszer felhasználói fiókjával. Ez az összekapcsolás számos előnnyel jár:
Összekapcsolás előnyei
- Automatikus névkitöltés: Felhasználó kiválasztásakor a teljes név automatikusan átvételre kerül
- Gépjárművezető értesítések: A gépjárművezető e-mail figyelmeztetéseket kap a közelgő dokumentum lejáratokról
- GPS nyomon követés: Az összekapcsolás lehetővé teszi az adott gépjárművezető GPS útjainak megtekintését
- Saját hozzáférés: A gépjárművezető megtekintheti vagy szerkesztheti saját rekordját (a hozzáférési jogosultságok szerint)
Gépjárművezető összekapcsolása felhasználóval
- Gépjárművezető-rekord létrehozásakor vagy szerkesztésekor kattintson a Vezetéknév, keresztnév mezőbe
- A legördülő listában válassza ki a felhasználót a rendszerből (megjelenítve: "Keresztnév Vezetéknév [ID]")
- Kattintson a Mentés gombra
- A rekord mostantól össze van kapcsolva a felhasználói fiókkal
Rendszeren kívüli gépjárművezetők
Külső gépjárművezetők vagy eIntranet felhasználói fiókkal nem rendelkező gépjárművezetők esetén:
- A Vezetéknév, keresztnév mezőben kezdje el beírni a gépjárművezető saját nevét
- A beírt név mentésre kerül felhasználói fiókhoz való összekapcsolás nélkül
- Az ilyen gépjárművezető nem kap e-mail értesítéseket és nem fér hozzá a saját rekordjához
Integráció
Kapcsolódó modulok
Felhasználók modul
A Gépjárművezető-nyilvántartás szorosan kapcsolódik a Felhasználók modulhoz:
- Gépjárművezető-rekord létrehozásakor kiválasztható meglévő rendszerfelhasználó
- Az összekapcsolás lehetővé teszi az értesítések közvetlen küldését a gépjárművezetőnek
- A gépjárművezető hozzáférhet saját rekordjához
- A felhasználói profil beállításaiban engedélyezhetők a lejárati értesítések
GPS helymeghatározás modul
Ha aktiválva van a GPS helymeghatározás modul, a Gépjárművezető-nyilvántartás integrációt kínál azonosító kártyákon keresztül:
- A gépjárművezető-rekordban megadható RFID/iButton/Tacho azonosító kártya
- Ez az azonosító azonosítja a gépjárművezetőt a GPS rendszerben az utak során
- A rendszer automatikusan hozzárendeli az utakat az adott gépjárművezetőhöz a kártya azonosító alapján
- Lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy ki és mikor vezetett egy adott járművet
Fájlok modul
A Gépjárművezető-nyilvántartás a Fájlok modult használja a dokumentumok tárolásához:
- Feltöltheti a vezetői engedély szkennelt változatát
- A fájlok biztonságosan tárolódnak és titkosítva vannak
- A szkennelt dokumentumok közvetlenül elérhetők a szerkesztési űrlapról
- Minden általános fájlformátum támogatott (PDF, JPG, PNG stb.)
Adatfolyamok
Gépjárművezetők importálása rendszerfelhasználókból
Adatfolyam a Felhasználók modulból a Gépjárművezető-nyilvántartásba:
- Gépjárművezető-rekord létrehozásakor vagy szerkesztésekor válasszon felhasználót a legördülő listából
- A rendszer automatikusan átveszi a felhasználó vezeték- és keresztnevét
- A felhasználói azonosító mentésre kerül a rekord összekapcsolásához
- A gépjárművezető ezt követően hozzáférhet saját rekordjához
Adatexport Excelbe
Adatfolyam a Gépjárművezető-nyilvántartásból külső rendszerekbe:
- Kattintson az Excel gombra a táblázat felett
- A rendszer létrehoz egy XLSX fájlt, amely az összes látható rekordot tartalmazza
- A fájl megnyitható táblázatkezelő szerkesztőben
- Az adatok tovább feldolgozhatók, elemezhetők vagy más rendszerekbe importálhatók
E-mail értesítések a közelgő lejáratokról
Automatikus adatfolyam a figyelmeztetésekhez:
- A rendszer rendszeresen ellenőrzi az összes dokumentum érvényességi dátumát
- Amikor egy dokumentum közeledik a lejárathoz (a beállított napok szerint), értesítés jön létre
- E-mail kerül kiküldésre az összes értesítésekkel engedélyezett felhasználónak
- Ha a gépjárművezető össze van kapcsolva felhasználóval, ő is megkapja az értesítést
- Az értesítés tartalmazza a gépjárművezető nevét, a dokumentum típusát és a lejárat dátumát
Függőségek
E-mail értesítések
Az e-mail figyelmeztetések megfelelő működéséhez a következő feltételeknek kell teljesülniük:
- Az e-mail szerver (SMTP) megfelelően konfigurálva kell legyen a rendszerben
- Az értesítéseket fogadó felhasználóknak helyes e-mail címmel kell rendelkezniük a profiljukban
- Be kell állítani az előzetes figyelmeztető napok számát a modul beállításaiban
- A felhasználóknak engedélyezniük kell az értesítéseket a profiljukban ("Gépjárművezető-nyilvántartás lejárati értesítések" beállítás)
- A lejárat-ellenőrzési cron feladatnak futnia kell (automatikus értesítés indítás)
GPS integráció
A GPS helymeghatározás integrációjához a következő feltételeknek kell teljesülniük:
- A GPS helymeghatározás modulnak aktiválva kell lennie a rendszerben
- A gépjárművezető-rekordban ki kell tölteni az RFID/iButton/Tacho azonosító kártyát
- A járművekben lévő GPS eszközöknek támogatniuk kell a gépjárművezető-azonosítást kártyákon keresztül
- A GPS rendszerben lévő kártya azonosítóknak meg kell egyezniük a gépjárművezető-nyilvántartásban megadott azonosítókkal
Felhasználói integráció
A felhasználói integráció teljes kihasználásához:
- A gépjárművezetőnek létre kell hozni felhasználói fiókot az eIntranet rendszerben
- Gépjárművezető-rekord létrehozásakor ki kell választani a megfelelő felhasználót
- A felhasználónak be kell állítani a hozzáférési jogosultságokat a Gépjárművezető-nyilvántartás modulhoz
- Az értesítésekhez a felhasználónak helyes e-mail címmel kell rendelkeznie