Adatüzenetek (ISDS, adatpostafiók)
Áttekintés
Az Adatüzenetek modul összekapcsolja az eIntranetet az adatpostafiók-rendszerrel (ISDS), és lehetővé teszi a hivatalos elektronikus levelezés fogadását és küldését közvetlenül az alkalmazásból, anélkül, hogy külön be kellene jelentkezni az adatpostafiók portáljára. A modul tetszőleges számú céges postafiókból le tudja tölteni az üzeneteket, időbeli korlátozás nélkül megőrzi őket, és lehetővé teszi továbbításukat konkrét személyeknek vagy csoportoknak elintézésre. Az Adatüzenetek így a hivatalos levelezés központi nyilvántartásaként működnek, más ügymenetekkel összekapcsolva, mint például a beérkezett és kibocsátott számlák vagy a keresőképtelenség nyilvántartása.
Az Adatüzenetek modul legfontosabb funkciói
- A beérkezett és az elküldött üzenetek letöltése egy vagy több csatlakoztatott adatpostafiókból
- Új adatüzenet létrehozása és elküldése, beleértve az előkészített CzechPOINT@home kérelmeket
- Válasz, továbbítás, valamint egy meglévő üzenet felhasználása sablonként egy új üzenethez
- Üzenet átadása megoldásra konkrét felhasználónak vagy csoportnak, és az elintézés állapotának nyomon követése
- A bejövő és a kimenő üzenetek automatikus feldolgozása saját szabályok szerint
- Színes címkék az üzenetek közötti gyors tájékozódáshoz
- A beérkezett üzenet összegzése és elintézési javaslat készítése mesterséges intelligencia segítségével
- Kapcsolat a Beérkezett számlák, a Kibocsátott számlák, az E-egészségügyi igazolás és a Papírposta modulokkal
Kinek szól az Adatüzenetek modul
Az Adatüzenetek modult elsősorban a hivatalos levelezés átvételével és elintézésével megbízott munkatársak használják – az iktatók, a titkárságok és a vezetői asszisztensek, akik az adatüzeneteket rendszerezik és továbbküldik. Emellett használja a könyvelési és számlázási osztály is az adatpostafiókon keresztül érkező számlák és egyéb dokumentumok feldolgozásához, a személyzeti osztály a ČSSZ (a cseh társadalombiztosítási hivatal) keresőképtelenségi értesítéseinek feldolgozásához, valamint a rendszergazdák, akik a postafiókok csatlakoztatását, a felhasználói jogokat és az automatikus szabályokat kezelik. Hogy egy adott felhasználó mit lát és mit tehet az Adatüzenetek modulban, a hozzá rendelt jogosultság határozza meg – lásd az alábbi „Jogosultságok és hozzáférési jogok az Adatüzenetek modulhoz" fejezetet.
Hozzáférés és beállítások
Hogyan léphet be az Adatüzenetek modulba
Az Adatüzenetek modult az alkalmazás főmenüjéből nyithatja meg. Megjelenik a főképernyő „Adatüzenetek" címmel és az üzenetek táblázatával, állapot szerinti fülekre osztva. Ha a bejelentkezett felhasználónak van jogosultsága a modul beállításához, a cím mellett megjelenik a Beállítások hivatkozás is, amely közvetlenül az Adatüzenetek modul konfigurációjához vezet.
Az Adatüzenetek modul beállításai
Az Adatüzenetek modul konfigurációja a Beállítások → Adatüzenetek navigációs úton érhető el, és a Felhasználói jogok, Általános beállítások, Csatlakoztatott postafiókok, Szabályok, Sablonok és Címkék fülekre tagolódik. Az utolsó, Címkék fül csak akkor jelenik meg, ha az Általános beállításokban be van kapcsolva a színes címkék használata. Az egyes füleket az alábbi „Az Adatüzenetek modul beállításai" fejezetben részletesen ismertetjük.
Jogosultságok és hozzáférési jogok az Adatüzenetek modulhoz
Az Adatüzenetek modulhoz való hozzáférés a hozzárendelt jogosultságok szerint fokozatos – a felhasználó nem feltétlenül látja a cég összes üzenetét, és nem feltétlenül végezhet el minden műveletet. A jogosultságokat a Felhasználói jogok fülön állítjuk be az Adatüzenetek modul beállításaiban, minden felhasználó számára külön-külön.
| Jogosultság | Mit tesz lehetővé a felhasználó számára |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A felhasználó egyáltalán nem látja az Adatüzenetek modult. |
| Kiosztott üzenetek olvasása | Csak azokat az üzeneteket látja, amelyeket megoldásra kiosztottak neki, azokat, amelyeknél tájékoztatásra van feltüntetve, valamint a saját maga által létrehozott vagy elküldött üzeneteket (a cég beállításától függően). A Küldés fülön vagy az összes váró üzenetet látja, vagy csak azokat, amelyek őt érintik – attól függően, hogy van-e küldési joga, és hogy be van-e kapcsolva a beállításokban a „tájékoztatásra" funkció. |
| Összes olvasás | A cég összes adatüzenetét látja, a megoldásra való kiosztás szerinti korlátozás nélkül. |
| Üzenetek létrehozása | Új üzeneteket hozhat létre, és piszkozatként elmentheti azokat a Küldés állapotba; látja az „Új üzenet" panelt a főképernyőn. Küldési jog nélkül azonban az üzenetet saját maga nem küldheti el. |
| Letöltés | Elindíthatja az új üzenetek letöltését az adatpostafiókból, és látja az ehhez szükséges vezérlőelemeket a főképernyőn. |
| Küldés | Elküldheti az üzenet piszkozatát, egyenként és tömegesen is, beleértve egy másik felhasználó által létrehozott piszkozatot is. E jog nélkül a „Küldés" gomb inaktív marad. |
| Csak postafiókok | A fenti jogosultságokat csak a kiválasztott adatpostafiókokra korlátozza (vagy a „Mind – a jövőben hozzáadottakkal együtt" választásra); a többi postafiókból származó üzeneteket a felhasználó egyáltalán nem látja, és azokból nem is küldhet. |
Az Adatüzenetek modul beállításait (Felhasználói jogok, Általános beállítások, Csatlakoztatott postafiókok, Szabályok, Sablonok és Címkék fülek) csak az alkalmazás rendszergazdája nyithatja meg, vagy az a felhasználó, akinek ehhez a konkrét modulhoz kifejezetten rendszergazdai szerepkört rendeltek. Ugyanígy az üzenet állapotának kézi módosítása a részletes nézetben, a szokásos munkafolyamaton kívül, csak az alkalmazás rendszergazdája vagy az Adatüzenetek modul rendszergazdája számára elérhető, és elsősorban a szabályok teszteléséhez szolgál. A piszkozat tárgyának és mellékleteinek módosítását csak az végezheti el, aki az üzenetet létrehozta, aki annál ügyintéző, vagy akit tájékoztatásra feltüntettek nála; az elintézési határidőt bárki módosíthatja, akinek van hozzáférése a modulhoz.
Az Adatüzenetek modul felhasználói felülete
Az Adatüzenetek modul főképernyője
Az Adatüzenetek modul megnyitása után megjelenik az „Adatüzenetek" cím, és (ha a felhasználónak van jogosultsága a modul beállításához) a Beállítások hivatkozás. Ha valamelyik csatlakoztatott postafiók jelszava már lejárt, vagy a következő 14 napon belül lejár, minden felett megjelenik egy figyelmeztető doboz azzal, hogy mely postafiókokat és milyen dátumig érinti ez; ez a lista 48 óránként frissül. Ha éppen tervezett adatpostafiók-leállás zajlik, megjelenik egy tájékoztató doboz a leállás szövegével és a Tól–Ig időponttal.
A szűrő alatt vízszintes sávban jelennek meg az üzenetállapot-panelek, mindegyik ikonnal és az adott állapotban lévő üzenetek számával: Kézbesített, Megoldott, Kész, továbbá (csak üzenet létrehozási vagy küldési joggal) Küldés, majd Küldött, végül (csak üzenet létrehozási joggal) az Új üzenet panel – erre kattintva a táblázat helyett az új adatüzenet létrehozására szolgáló űrlap jelenik meg.
Az üzenettáblázat felett, a Kézbesített és a Küldött füleken, és csak letöltési joggal, megjelenik egy sor a postafiók kiválasztásával („Letöltés üzenetekből:"), egy jelszómezővel (csak akkor jelenik meg, ha a postafiókhoz nincs tartósan elmentve jelszó) és egy üzenetletöltő gombbal. Ha a beállításokban be van kapcsolva a színes címkék használata, alatta megjelenik a „Mind" címkeváltó és a beállításokban meghatározott egyes címkék – egy címkére kattintva a táblázat csak az adott címkével rendelkező üzenetekre szűkül. A Küldés fülön ezenkívül jobbra fent megjelenik a „Törölt" gomb (megjeleníti a törölt piszkozatok kukáját), és ha a felhasználónak van küldési joga, a „A kijelölt adatüzenetek elküldése" gomb a tömeges küldéshez.
Az adatüzenetek táblázata
Az Adatüzenetek modul adatüzenet-táblázata a következő oszlopokat tartalmazza: ISDS-szám (vagy „NEM KÜLDVE", esetleg „Ütemezve: [dátum]" a késleltetett küldésre váró üzeneteknél), Feladó, Címzett, Tárgy (az esetleges színes címkékkel a szöveg alatt), Kézbesítve, Kézbesítve, Letöltve, Határidő egészen, és az utolsó oszlop, amely a fültől függően változik – a Kész fülön „Megoldva", a Küldött fülön „Küldte", a Küldés fülön „Előkészítette", egyébként „Kezeli". Azokon a füleken, ahol engedélyezett a tömeges kijelölés, megjelenik a „Megjelöl" oszlop a jelölőnégyzetekkel. A sor bármelyik cellájára kattintva (a jelölőnégyzet kivételével) megnyílik az üzenet részletes nézete. A Kézbesített és a Megoldott füleken a táblázat alatt megjelenik a „Kijelöltek átmozgatása elvégzettre" és az „Összes kiválasztása" gomb, amely egyszerre jelöli ki a táblázat összes jelölőnégyzetét a tömeges átmozgatáshoz.
Szűrők és keresés az Adatüzenetek modulban
Az Adatüzenetek modul szűrője összecsukható kártya, amely alapértelmezetten össze van csukva, ha nincs benne megadva érték; a szűrő címe pirosra vált, amint legalább egy érték be van állítva. A szűrő a következő mezőket tartalmazza:
- Címzett: az nyilvántartott adatüzenet-címzettek közüli választás
- Feladó: az nyilvántartott adatüzenet-feladók közüli választás
- Kézbesítés dátuma -tól -ig: naptárral ellátott dátummezők párja
- A fájlban található tartalom: teljes szöveges keresés az adatüzenet mellékleteinek tartalmában
- Tárgy: keresés az üzenet tárgyában
A feltételek beállítása után a szűrőt a „Keresés" gombbal indíthatja el; a „Mégse" gomb üríti ki a beállított értékeket.
Alapműveletek az Adatüzenetek modulban
Eljárás: Új adatüzenet létrehozása és elküldése
Az Adatüzenetek modulban a következő eljárással hozhat létre új kimenő üzenetet:
- Az Adatüzenetek modul főképernyőjén kattintson az Új üzenet panelre (üzenet létrehozási jogot igényel).
- Válassza ki a küldő postafiókot a Feladó mezőben – csak azok a postafiókok jelennek meg, amelyekhez a bejelentkezett felhasználónak joga van.
- Választhatóan válasszon előkészített Sablont is – rendelkezésre állnak a CzechPOINT@home kérelmek a Cégjegyzéki kivonatra, a jogi személyek erkölcsi bizonyítványának kivonatára, valamint a természetes személyek erkölcsi bizonyítványának két típusára (a szokásos és a gyermekekkel végzett tevékenységhez szükséges). A sablon kiválasztása után elég csak elküldeni az üzenetet, a rendszer maga tölti ki a címzettet és a kérelem mellékletét.
- A Címzett (címkönyvből) mezőben válassza ki a címzettet. Ha nincs benne a javaslatlistában, kattintson a „Másik cím keresése" nagyítóikonra (lásd az alábbi külön szakaszt).
- Töltse ki a kötelező Tárgy mezőt. A „Több fejlécelem" gombra kattintva kiegészítheti a nem kötelező adatokat: a címzett és a feladó iratszámát és ügyszámát, valamint a „Kézhez" mezőt.
- Töltsön fel legalább egy kötelező mellékletet a Mellékletek mezőbe – egérrel húzva, vagy a szerkesztőben közvetlenül új fájlt létrehozó gombbal. Ha a beállításokban be van kapcsolva a válasz szövegmező, a melléklet helyett szöveget is írhat, amely automatikusan PDF formátumú melléklet lesz.
- Választhatóan a „Tájékoztatásra" gombbal (ha be van kapcsolva a beállításokban) megjelenítheti azon felhasználók kiválasztását, akiknek az üzenet elküldése után tájékoztatást küld a rendszer, és akik tudomásul vehetik az üzenetet, vagy megjegyzést fűzhetnek hozzá.
- Választhatóan az „Elküldés határidőre" gombbal (ha be van kapcsolva a beállításokban) az azonnali küldés helyett a megadott dátumra és időpontra késleltetett küldést választhat.
- Válasszon a lenti két gomb közül: az „Elkészítés a küldéshez" piszkozatként menti az üzenetet a Küldés állapotba, és automatikusan megnyit egy ablakot a küldési joggal rendelkező felhasználók értesítésének elküldéséhez, míg az „Küldés" azonnal elküldi az üzenetet, és üzenet létrehozási és küldési jogot is igényel.
- Az adatüzenet sikeres elküldése után megjelenik egy üzenet a hozzárendelt ISDS-számmal.
Tipp: Az „Üzenet típusa" mező (Kereskedelmi, Előfizetéses, Kezdeményező, Válasz) egyes címzetteknél külön is megjelenik, és az adatpostafiók-rendszer szabályai szerint irányítja a kézbesítés módját és a díjfizetést.
Cím keresése az adatpostafiókok országos címjegyzékében
Ha a keresett adatüzenet-címzett nincs benne a „Címzett" mező javaslatlistájában, keresse meg az Új üzenet űrlapon a „Másik cím keresése" nagyítóikonnal. A „Tartalmaz a címben" mezőbe írjon be legalább 6 karaktert a keresett postafiók nevéből, a keresést választhatóan szűkítheti a „Keresési tartomány" mezővel a postafiók alaptípusára (altípusok nélkül) vagy egy konkrét típusra. A megtalált címet a „Hozzáadás a címjegyzékhez" gombbal adhatja hozzá az adatüzenet címzettjeinek kiválasztásához. Az a cím, amelyre nem küldhető üzenet, pirosan jelenik meg a listában, és nem adható hozzá.
Eljárás: Válasz, továbbítás és üzenet felhasználása sablonként
Az adatüzenet részletes nézetében az Adatüzenetek modul három módot kínál arra, hogy egy meglévő üzenethez egy újabb üzenettel kapcsolódjon:
- Válaszol – a beérkezett üzenet részletes nézetében érhető el, a Küldés állapot kivételével; megnyitja az új üzenet űrlapját előre kitöltött feladóval, címzettel, tárggyal („RE: …") és a csatolt eredeti fájlokkal.
- Sablonnak használ – a Küldött vagy a Küldés állapotú üzeneteknél érhető el; a kiválasztott elküldött üzenet alapján előre kitölti az új piszkozat fejlécét (mellékletek nélkül).
- Továbbküld – a Küldés állapot kivételével érhető el; előre kitölti a feladót, a tárgyat („FWD: …") és a mellékleteket az üzenet másik adatpostafiókba történő továbbításához.
Eljárás: Beérkezett és elküldött üzenetek letöltése az adatpostafiókból
- Az Adatüzenetek modul főképernyőjén válassza ki a postafiókot a „Letöltés üzenetekből:" mezőnél.
- Ha a postafiókhoz nincs elmentve jelszó, írja be a megjelenő mezőbe – a mező mellett figyelmeztetés jelzi, hogy a jelszó tartósan elmenthető a modul beállításaiban.
- Kattintson a „Kézbesített és elküldött üzenetek letöltése" gombra. Megnyílik egy ablak a letöltés folyamatával, amely 10 másodpercenként automatikusan frissül, amíg a letöltés be nem fejeződik; az ablak bezárása után az oldal újratöltődik.
Megjegyzés: Ha az üzenetek háttérben történő letöltése már folyamatban van, megjelenik egy üzenet, hogy a folyamat 20 percen belül befejeződik, és várni kell.
Eljárás: A küldésre váró üzenetek tömeges elküldése
- A Küldés fülön jelölje meg a jelölőnégyzettel az elküldeni kívánt üzeneteket.
- Kattintson a „A kijelölt adatüzenetek elküldése" gombra, és erősítse meg a kérdést, hogy valóban el kívánja-e küldeni a kijelölt adatüzeneteket – az ütemezett üzenetek azonnal elküldésre kerülnek.
- Megjelenik egy összegzés: az elküldött, a sikertelen és a kihagyott üzenetek száma, esetleg figyelmeztetés, hogy egyszerre csak korlátozott számú üzenet küldhető el, a többit meg kell jelölni és újra el kell küldeni.
Legalább egy üzenet sikeres elküldése után a felhasználó átvált a Küldött fülre; ha egyetlen üzenet sem kerül elküldésre, a Küldés fülön marad.
Eljárás: Adatüzenet átadása megoldásra
- Az adatüzenet részletes nézetében kattintson az „Átadni felhasználónak" vagy az „Átadás a csoportnak állásfoglalásra" gombra.
- Válasszon ki egy vagy több felhasználót (felhasználónak történő átadás esetén), vagy egy csoportot/pozíciót (csoportnak történő átadás esetén).
- Mentés után az üzenet átkerül a Megoldott állapotba, és a kiválasztott felhasználók vagy a csoport e-mailt kap a kiosztásról szóló tájékoztatással és az üzenetre mutató hivatkozással.
Megjegyzés és melléklet hozzáadása egy meglévő adatüzenethez
A „Megjegyzés hozzáadása" gomb az adatüzenet részletes nézetében lehetővé teszi szöveges megjegyzés rögzítését, és választhatóan fájlok csatolását hozzá; a bejegyzés megjelenik az üzenet részletes nézetének Jegyzetek táblázatában, azzal együtt, hogy ki és mikor írta a megjegyzést. Az „Adjon hozzá egy mellékletet" gomb (csak azoknál az üzeneteknél jelenik meg, amelyek még szerkeszthetők – tehát a Küldés állapotban lévőknél a szerzőnél, az ügyintézőnél vagy a tájékoztatásra feltüntetett személynél) megjegyzés írása nélkül is további fájlokat ad az adott üzenethez; az üzenet előzményeibe automatikusan bekerül a hozzáadásról szóló bejegyzés a fájlnevek felsorolásával.
Az adatüzenet tárgyának, elintézési határidejének és címkéinek módosítása
A küldésre váró üzeneteknél, amelyeknél a bejelentkezett felhasználó a szerző, az ügyintéző, vagy tájékoztatásra van feltüntetve az üzenetnél, a „Tárgy" mező melletti ceruza ikonnal módosítható az adatüzenet tárgya. A „Határidő egészen" mező melletti ceruza ikonnal bármikor beállítható vagy módosítható az elintézési határidő, az üzenet állapotától függetlenül. Ha az Adatüzenetek modul beállításaiban be van kapcsolva a címkék használata, az üzenet részletes nézetében a „Címkék" gombbal hozzárendelhetők vagy eltávolíthatók a színes címkék a beállításokban létrehozott címkék közül választva. Minden ilyen módosításról automatikusan bejegyzés kerül az üzenet megjegyzéseibe.
Eljárás: Adatüzenet megjelölése elvégzettként
Az adatüzenet részletes nézetében, Kézbesített vagy Megoldott állapotban, a „Megoldottnak jelöl" gomb átteszi az üzenetet a Kész állapotba. A főképernyőn a Kézbesített és a Megoldott füleken több sor is bejelölhető, és a „Kijelöltek átmozgatása elvégzettre" gombbal egyszerre több adatüzenet is átmozgatható.
Az adatüzenet átalakítása nyomtatott verzióvá
Az adatüzenet részletes nézetében, a jobb oldali műveletpanelen, a „Átalakítás nyomtatott verzióvá" gomb a nyomtatásra és az elektronikus formán kívüli archiválásra alkalmas dokumentumot hoz létre – akkor használja, ha az üzenetet papír alapon kell igazolnia, például egy ellenőrzéshez vagy egy irattárhoz.
Az adatüzenet-piszkozat törlése
A Küldés állapotú üzenet véglegesen törölhető az üzenet részletes nézetében található „Törlés" gombbal. A törölt piszkozatok a Küldés fülön található „Törölt" gombon keresztül továbbra is elérhetők maradnak, ahonnan szükség esetén visszakereshetők.
Az adatüzenet állapotai és a közöttük lévő átmenetek
Az Adatüzenetek modulban egy adatüzenet öt állapoton megy keresztül, amelyek megfelelnek a főképernyő füleinek. Az állapotok közötti átmenet vagy automatikusan, vagy a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó műveletével történik.
| Állapot | Mit jelent | Hogyan kerül bele az üzenet |
|---|---|---|
| Kézbesített | A postafiókból letöltött új üzenet, amely még senkinek sincs megoldásra kiosztva. | Automatikusan, az új üzenet postafiókból történő letöltésekor, esetleg automatikus szabály útján. |
| Megoldott | Az üzenet konkrét felhasználóhoz vagy csoporthoz van kiosztva feldolgozásra. | Az „átadás felhasználónak" vagy az „átadás csoportnak" művelettel, esetleg automatikus szabály útján. |
| Kész | Az üzenet megoldásra és lezárásra került. | A „Megoldottnak jelöl" gombra kattintva, a kijelölt üzenetek tömeges átmozgatásával, vagy automatikusan a beérkezett számlákba történő átalakításkor. |
| Küldés | Egy új kimenő üzenet folyamatban lévő piszkozata, amely küldésre vár, vagy későbbi küldésre van ütemezve. | Az Új üzenet űrlap „Elkészítés a küldéshez" gombbal történő mentésével a „Küldés" gomb helyett, vagy „Automatikus válasz – küldésre" típusú automatikus szabály útján. |
| Küldött | Az üzenet sikeresen elküldésre került az adatpostafiók-rendszerbe. | A piszkozat elküldésével az űrlapon található „Küldés" gombbal, tömeges küldéssel, vagy a piszkozat részletes nézetből történő elküldésével. |
A szokásos eljáráson kívül létezik egy rendszergazdai lehetőség is az üzenet állapotának kézi módosítására bármely másikra; ezt kivételes esetekben használják, például az automatikus szabályok tesztelésekor, és csak az alkalmazás vagy az Adatüzenetek modul rendszergazdája számára érhető el.
Mesterséges intelligencia az Adatüzenetek modulban
Az adatüzenet összegzése és elintézési javaslata mesterséges intelligenciával
A beérkezett üzeneteknél, ha a cégnél be van kapcsolva az AI-chatek modul, az üzenet részletes nézetének kártyafejlécében megjelenik az „Összefoglalás és elintézési javaslat Ai-val" gomb. Kattintás után a mesterséges intelligencia elkészíti az adatüzenet tartalmának összefoglalását, a fontos dátumok és határidők áttekintését (egy kattintással beállítható közülük néhány elintézési határidőként), javaslatot arra, hogy ki intézze az üzenetet (azonnali átadási lehetőséggel), az elintézés lépéseinek listáját, valamint egy belső megjegyzés-javaslatot, amely azonnal elmenthető. A funkció céges AI-kreditet használ fel; ezek hiányában az eredmény helyett a kredithiányról szóló tájékoztatás jelenik meg.
Tipp: Az összegzés eredménye gyorsítótárba kerül, így a párbeszédablak ismételt megnyitása nem számítja ki újra, és nem használ fel újabb kreditet. Az új számítást a „Regenerálás" gombbal indíthatja el, amely nem elérhető, ha a cégnek nincs elérhető kreditje.
Az Adatüzenetek modul beállításai
Az Adatüzenetek modul beállításai a Beállítások → Adatüzenetek navigációs úton érhetők el, csak az alkalmazás rendszergazdái vagy az ehhez a modulhoz rendszergazdai szerepkörrel rendelkező felhasználók számára. A konfiguráció hat fülre tagolódik, amelyeket az alábbi alfejezetek ismertetnek.
Beállítás: Felhasználói jogok
Az Adatüzenetek modul beállításainak Felhasználói jogok füle a cég összes aktív felhasználójának táblázatát tartalmazza. Minden felhasználónál beállítható a hozzáférési szint (Nincs hozzáférés / Kiosztott üzenetek olvasása / Összes olvasás), bejelölhető az adatüzenetek létrehozási, letöltési és küldési joga, valamint a „Postafiókok kiválasztása" gombbal megnyitható egy párbeszédablak, amelyben a felhasználó korlátozható csak néhány csatlakoztatott adatpostafiókra, vagy megtartható a hozzáférése az összes postafiókhoz, beleértve a jövőbelieket is.
Beállítás: Általános beállítások
Az Adatüzenetek modul Általános beállítások füle olyan kapcsolókat tartalmaz, amelyek az új üzenet űrlapjának viselkedését és feldolgozását módosítják az egész cégre kiterjedően.
| Beállítás | Mit kapcsol be vagy módosít |
|---|---|
| Színes címkék hozzáadásának engedélyezése az adatüzenetekhez | Elérhetővé teszi a színes címkéket az üzeneteknél és a Címkék fület a modul beállításaiban. |
| A piszkozat mentésekor küldött tájékoztatás (Egy felhasználónak / Több felhasználónak) | Meghatározza, hogy a piszkozat mentése utáni párbeszédablak csak egy, vagy több címzett kiválasztását teszi-e lehetővé a küldésre váró üzenetről szóló értesítéshez. |
| Üzenetek küldésének engedélyezése több címzettnek | Az Új üzenet űrlap „Címzett" mezőjében egyszerre több címzett is kiválasztható. |
| A felhasználók tájékoztatásra való feltüntetésének engedélyezése az üzenet elküldéséről | Elérhetővé teszi a „Tájékoztatásra" gombot és szakaszt az űrlapon és az adatüzenet részletes nézetében is. |
| A tájékoztatásra feltüntetett felhasználók közé automatikusan besorolni azt, aki az üzenetet létrehozta | Az üzenet szerzője automatikusan tájékoztatást kap az elküldéséről, még akkor is, ha ő maga nem küldi el. |
| Elküldés határidőre | Elérhetővé teszi az űrlapon az üzenet megadott dátumra és időpontra történő késleltetett küldésének lehetőségét. |
| Melléklet szövegmezőből | Az új üzenet űrlapján megjelenik egy szövegmező, amelynek tartalma automatikusan PDF formátumú melléklet lesz. |
| Értesítés a megoldatlan üzenetről ennyi nap után | A kézbesítéstől számított megadott napok száma után e-mailt küld az „Összes olvasás" joggal rendelkező felhasználóknak azokról az üzenetekről, amelyek még mindig Kézbesített vagy Megoldott állapotban vannak. A 0 érték kikapcsolja az értesítést. |
Beállítás: Csatlakoztatott postafiókok
Az Adatüzenetek modul beállításainak Csatlakoztatott postafiókok füle megjeleníti a cég összes csatlakoztatott adatpostafiókjának áttekintését, névvel, felhasználónévvel, a jelszó lejárati dátumával, a postai adatüzenetek fogadásáról szóló információval, az utolsó letöltés dátumával, valamint az automatikus letöltés és az aktivitás jelzőivel. A táblázat felett figyelmeztetés jelzi, hogy az aktív postafiókok száma nem haladhatja meg a fizető felhasználók számát (mindkét érték aktuális számával együtt), valamint egy figyelmeztetés arra, hogy a rendszergazda e-mailt kap, ha a postafiók 60 napja nem lett letöltve, vagy 7 nappal a meg nem újított jelszó lejárta előtt.
A „Kapcsolat hozzáadása" gomb megnyitja az új postafiók beállítására szolgáló párbeszédablakot (lásd lent), a „Üzenetek importálása ZFO-ból" gomb elindítja a kézi importálást. Minden postafióknál rendelkezésre állnak ikonok a név ISDS-rendszerből történő frissítéséhez, a szerkesztéshez és a törléshez – a törlés végleges, és törli az adott postafiók modulban tárolt összes üzenetét is.
Adatpostafiók-kapcsolat szerkesztése vagy létrehozása
Az Adatüzenetek modulban a csatlakoztatott postafiók hozzáadására vagy szerkesztésére szolgáló párbeszédablak a következő mezőket tartalmazza:
| Mező | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Postafiók neve (letöltéshez) | Igen, csak meglévő szerkesztésekor | A postafiók saját elnevezése a listában való áttekintéshez. |
| Az Ön felhasználóneve az adatpostafiókhoz | Igen | Az adatpostafiókhoz tartozó bejelentkezési név – nem azonos a postafiók azonosítójával. |
| Jelszó mentése az adatpostafiókhoz | Nem | Hogy a jelszót tartósan, titkosítva kell-e tárolni, hogy ne kelljen minden letöltés előtt megadni. |
| Az Ön jelszava az adatpostafiókhoz | Igen létrehozáskor, egyébként nem kötelező | A postafiók ellenőrzéséhez és nevének lekérdezéséhez szükséges jelszó. Az ismételten hibásan megadott jelszó 24 órára zárolja a postafiókot. |
| Aktív | Nem | Hogy a postafiók jelenleg használatban van-e. |
| Automatikus letöltés | Nem | Bekapcsolja az üzenetek automatikus letöltését 3 óránként; elmentett jelszót igényel. |
| Ne töltsön le munkaszüneti napokon / Ne töltsön le ezeken a napokon / Ne töltsön le a munkaszüneti nap előtti napon | Nem | Kivételek az automatikus letöltés alól a naptár vagy a hét konkrét napjai szerint. |
| A letöltöttek megjelölése olvasottként | Nem | Megjelöli a letöltött üzenetet olvasottként a Moje datová schránka portálon. |
| E-egészségügyi igazolások feldolgozása | Nem | Bekapcsolja a ČSSZ-értesítések automatikus feldolgozását az üzenet letöltésekor (lásd az E-egészségügyi igazolással való kapcsolatról szóló fejezetet). |
| Felhasználónév küldése | Nem | A „Feladó szervezeti egysége" mezőbe beilleszti az üzenetet létrehozó felhasználó nevét; felülírja a kézi kitöltést. |
| Letöltés után másolat küldése e-mailben a felhasználóknak | Nem | Elküldi a letöltött üzenet másolatát a mellékletekkel együtt a modulhoz hozzáféréssel rendelkező kiválasztott felhasználók e-mail címére. |
| Letöltés után automatikus ügyintéző beállítása erre | Nem | Automatikusan hozzárendeli az újonnan letöltött üzenetet a kiválasztott ügyintézőhöz. |
Megjegyzés: A postafiók nevénél és a felhasználónévnél is rendelkezésre áll a párbeszédablakban egy frissítés ikon, amely újra betölti az információkat az ISDS-rendszerből.
Üzenetek importálása ZFO-ból
Az Adatüzenetek modul beállításaiban az Üzenetek importálása ZFO-ból párbeszédablak a régebbi, az adatpostafiók-rendszerben letöltésre már nem elérhető üzenetek kézi pótlására szolgál. Válassza ki az Üzenetek típusát – Kézbesített (Kész állapotba importálódnak) vagy Küldött (Küldött állapotba importálódnak) –, és töltse fel a ZFO formátumú fájlokat a Mellékletek mezőbe, legfeljebb 50 fájlt és összesen 60 MB-ot. A kézbesítési igazolásokat csak a megfelelő adatüzenetek után importálja.
Beállítás: Szabályok
Az Adatüzenetek modul beállításainak Szabályok füle a bejövő és a kimenő üzenetek automatikus feldolgozására szolgál. Minden szabálynál beállítható a név, az aktivitás (bekapcsolva vagy kikapcsolva), a kiértékelés sorrendje, az irány (Fogadás vagy Küldés), legfeljebb 5 feltétel zárójelezési lehetőséggel és „és"/„vagy" kötőszavakkal, valamint legfeljebb 4 művelet. A szabály szerkesztése alatt mindig megjelenik az eredő feltétel olvasható leírása, valamint az esetleges hibák, amelyek miatt a szabály nem indul el.
A „Új szabály létrehozása" gomb üres szabályt hoz létre – a feltételeket és a műveleteket a létrehozás után kell kitölteni. A „Szabályok kipróbálása" kártya lehetővé teszi egy konkrét üzenet ISDS-számának megadását, és a „Tesztelés" gombbal az összes aktív szabály viselkedésének ellenőrzését az üzeneten, valós küldés nélkül; azok a műveletek azonban, amelyek ténylegesen küldenek valamit, valóban végrehajtódnak.
Beállítás: Sablonok
Az Adatüzenetek modul beállításainak Sablonok füle az üzenetek e-mailre történő továbbításakor használt e-mail sablon beállítására szolgál, akár kézzel, akár szabályok segítségével. A sablon tárgyat és szöveget tartalmaz, amely támogatja a helyettesítő kulcsszavakat (dátum, tárgy, feladó, címzett, iratszámok, jegyzettáblázat, eIntranet-hivatkozás, állapot, ügyintéző stb.), valamint kapcsolókat arra, hogy csatolja-e az e-mailhez az eredeti mellékletet, a ZFO fájlt, vagy a feladási és kézbesítési igazolást.
Beállítás: Címkék
A Címkék fül az Adatüzenetek modul beállításaiban csak akkor jelenik meg, ha az Általános beállításokban be van kapcsolva a színes címkék használata. Tartalmazza a címkék áttekintését a szín előnézetével, a „Címke hozzáadása" gombot, és minden címkénél a szerkesztés és a törlés ikonjait – címkét csak a modul rendszergazdája törölhet.
Címke hozzáadása vagy szerkesztése
Az Adatüzenetek modulban a címke hozzáadására szolgáló párbeszédablak megköveteli a Név mező kitöltését (a címke szövege), valamint a Szöveg színe és a Háttér színe kiválasztását a felkínált palettából. Ugyanez a párbeszédablak szolgál egy meglévő címke szerkesztésére is – elég a megfelelő sor ceruza ikonjára kattintani a modul beállításainak címkeáttekintésében. A létrehozott címkék ezután minden adatüzenetnél felkínálásra kerülnek a részletes nézet „Címkék" gombjában.
A felhasználó postafiók-jogainak korlátozása
A „Postafiókok kiválasztása" párbeszédablak, amely a Felhasználói jogok fülön a Csak postafiókok oszlopnál lévő gombbal érhető el, lehetővé teszi, hogy egy adott felhasználót az Adatüzenetek modulban csak a kiválasztott adatpostafiókokra korlátozzunk. Rendelkezésre áll a „Mind – a jövőben hozzáadottakkal együtt" jelölőnégyzet, alatta pedig a cég egyes aktív postafiókjainak jelölőnégyzetei; korlátozás nélkül a felhasználó az összes olyan postafiókból látja az üzeneteket, amelyekhez az egyéb jogosultságai szerint hozzáférése van.
Az Adatüzenetek modul haladó funkciói és automatizmusai
Rendszeres automatikus üzenetletöltés
Azoknál a postafiókoknál, amelyeknél be van kapcsolva az „Automatikus letöltés" opció, az Adatüzenetek modul 3 óránként letölti az új üzeneteket, azzal a lehetőséggel, hogy az adott postafiók beállítása szerint kizárhatók a hétvégék, az ünnepnapok, a hét meghatározott napjai, vagy az ünnepnap, illetve a hétvége előtti nap.
Figyelmeztetés a jelszó lejáratára és a nem letöltött postafiókra
Az Adatüzenetek modul automatikusan figyeli a csatlakoztatott postafiókok jelszavainak érvényességét és a letöltésük rendszerességét. A rendszergazda e-mailt kap a postafiók jelszavának lejárata előtt 7 nappal, valamint akkor is, ha a postafiókot 60 napja nem töltötték le; a főképernyőn ezenkívül megjelenik egy figyelmeztető doboz azokról a postafiókokról, amelyeknek a jelszava 14 napon belül lejár.
E-mailek a megoldásra való kiosztásról és a küldésre váró üzenetről
Az adatüzenet felhasználónak vagy csoportnak történő átadásakor, akár kézzel, akár automatikus szabály útján, a címzett e-mailt kap az üzenetre mutató hivatkozással. A piszkozat „Elkészítés a küldéshez" gombbal történő mentése után ezenkívül azonnal felkínálja a rendszer az értesítés elküldését a küldési joggal rendelkező kiválasztott felhasználóknak – lásd az alább ismertetett párbeszédablakot.
Értesítés küldése a küldésre váró üzenetről
Az új adatüzenet „Elkészítés a küldéshez" gombbal történő mentése után azonnal automatikusan megnyílik az „Értesítés küldése a küldésre váró üzenetről" párbeszédablak azon felhasználók listájával, akiknek joguk van elküldeni az üzenetet; a modul beállításától függően csak egy, vagy több is kiválasztható közülük. Az „Értesítés küldése" gombra kattintva a kiválasztott felhasználók e-mailt kapnak arról, hogy az üzenet küldésre vár, és az üzenet előzményeibe bekerül, hogy kinek lett elküldve az értesítés.
Figyelmeztetés a régóta megoldatlan adatüzenetekről
Ha az Adatüzenetek modul Általános beállításaiban meg van adva a napok száma az „Értesítés a megoldatlan üzenetről ennyi nap után" opciónál, az „Összes olvasás" joggal rendelkező felhasználók e-mailt kapnak azokról az üzenetekről, amelyek a kézbesítéstől számítva tovább megoldatlanok, mint a beállított napok száma.
Automatikus szabályok az üzenetek feldolgozásához
Minden újonnan letöltött vagy elküldött adatüzenetnél az Adatüzenetek modul sorban kiértékeli az aktív szabályokat a beállított sorrend szerint; amint egy szabály feltételei teljesülnek, végrehajtja a műveleteit, és a további szabályokat már nem próbálja ki. A rendelkezésre álló műveletek: automatikus válasz fájllal (vagy azonnali küldéssel, vagy csak piszkozat elkészítésével), másolat küldése e-mailre, másolat továbbítása másik adatpostafiókba, átadás felhasználónak vagy pozíciónak (az üzenet ezzel egyidejűleg átkerül a Megoldott állapotba, és e-mail érkezik), valamint az állapot kézi beállítása. A rendszer védelmet nyújt a végtelen ciklus ellen – a „FW:" jelölésű tárgyú üzeneteket a szabályok már nem dolgozzák fel tovább –, valamint a műveletek egy üzeneten történő túlzott ismétlése ellen.
Feladási és kézbesítési igazolások automatikus feldolgozása
Az adatüzenet elküldése után az Adatüzenetek modul késleltetve, automatikusan lekéri a ZFO formátumú küldési igazolást az újonnan elküldött üzenetekhez, anélkül, hogy ezt a felhasználónak kézzel kellene elindítania. Ez az igazolás annak bizonyítékául szolgál, hogy az üzenet sikeresen kézbesítésre került a címzett adatpostafiók-rendszerébe, és az elküldött üzenetnél tárolódik a többi melléklettel együtt.
CzechPOINT@home sablonok
Egy új adatüzenet kiválasztott CzechPOINT@home sablonnal történő elküldésekor a rendszer maga generálja a szükséges kérelem-mellékletet, és előre kitölti a címzettet és az üzenet tárgyát is, így elég csak elküldeni az üzenetet. A sablon közvetlenül az Új üzenet űrlapon, a Sablon mezőben választható ki, és felkínálja a Cégjegyzéki kivonat, a jogi személyek erkölcsi bizonyítványának kivonata, valamint a természetes személyek erkölcsi bizonyítványának két típusa – a szokásos és a gyermekekkel végzett tevékenységhez szükséges – iránti kérelmet.
Integráció más modulokkal
- Kibocsátott számlák: A kibocsátott számla részletes nézetéből a számla elküldhető adatpostafiókkal – új adatüzenet jön létre előre kitöltött címzettel, amelyet a vevő adószáma alapján keres meg a rendszer, a számla számát tartalmazó tárggyal, valamint a számla csatolt fájljaival.
- Kapott számlák: A „Beérkezett és feldolgozott számlák" gomb a beérkezett adatüzenet részletes nézetében új kapott számlát hoz létre, átviszi hozzá az adatüzenet mellékleteit, a számla megjegyzésébe visszamutató hivatkozást szúr be az eredeti adatüzenetre, elindítja a számla adatainak mesterséges intelligenciával történő automatikus kinyerését, és az adatüzenetet egyúttal elvégzettként jelöli meg.
- E-egészségügyi igazolás: Letöltéskor (automatikusan, ha a postafióknál be van kapcsolva az „E-egészségügyi igazolások feldolgozása" opció) vagy kézzel a „Betöltés az E-egészségügyi igazolásokba" gombbal a rendszer a ČSSZ-értesítés mellékletéből létrehozza vagy frissíti a munkavállaló keresőképtelenségi bejegyzését, és a jelenléti modulban esetlegesen visszamenőleg kiegészíti a távollét napjait.
- Papírposta: A Papírposta modul a hagyományos levélpostán kívül az adatüzeneteket is nyilvántartja, és saját beállítással rendelkezik az így átvett üzenetek alapértelmezett ügyintézőjére vonatkozóan.
A mezők áttekintése az Adatüzenetek modul űrlapjain
A következő táblázatok összefoglalják az Adatüzenetek modul egyes űrlapjainak és párbeszédablakainak kötelező és nem kötelező mezőit. Gyors referenciaként szolgálnak a fenti eljárásokban leírt mezőkhöz.
Az Új üzenet űrlap mezői
| Mező | Kötelező | Leírás és korlátozás |
|---|---|---|
| Feladó | Igen | A küldő adatpostafiók; csak azok a postafiókok jelennek meg, amelyekhez a felhasználónak joga van. |
| Sablon | Nem | Előre kitöltött CzechPOINT@home kérelem, választás 4 előre meghatározott sablon közül, némelyik csak természetes, némelyik csak jogi személy feladó esetén. |
| Címzett (címkönyvből) | Igen | Az üzenet címzettje; több címzett csak akkor adható meg, ha az engedélyezve van az Általános beállításokban. |
| Üzenet típusa | Nem, csak egyes címzetteknél jelenik meg | Kereskedelmi, Előfizetéses (EPZ), Kezdeményező vagy Válasz. |
| Tárgy | Igen | Az üzenet tárgya, legfeljebb 250 karakter. |
| Címzett sorszáma / Címzett azonosító / Kézhez / Feladó azonosítószáma / Feladó azonosítója | Nem | Kiegészítő azonosítás az üzenet fejlécében; a „Kézhez" mező legfeljebb 30 karakter. |
| Mellékletek | Igen, ha nincs kitöltve a szövegmező | Az elküldendő fájlok csak az adatpostafiókok által engedélyezett formátumok egyikében lehetnek, összesen legfeljebb 20 MB és legfeljebb 60 fájl. |
| Szövegmező egyszerű válaszhoz | Nem, csak akkor jelenik meg, ha be van kapcsolva a beállításokban | Szöveg, amelyből PDF formátumú melléklet jön létre. |
| Tájékoztatásra | Nem, csak akkor, ha be van kapcsolva a beállításokban | Az elküldésről tájékoztatott felhasználók kiválasztása; csak a modulhoz és az adott postafiókhoz hozzáféréssel rendelkező felhasználókat kínálja fel. |
| Elküldés határidőre / Dátum / Idő | Nem, csak akkor, ha be van kapcsolva a beállításokban | A késleltetett küldés választása és annak időpontja; a megadott küldési idő csak tájékoztató jellegű. |
Az Adatüzenetek modul további párbeszédablakainak mezői
Az Új üzenet űrlapon kívül az Adatüzenetek modul több kisebb, saját mezőkkel rendelkező párbeszédablakot is tartalmaz, például egy meglévő üzenet módosításához, megoldásra való átadásához vagy cím kereséséhez.
| Párbeszédablak | Mező | Kötelező |
|---|---|---|
| A határidő, a tárgy és a címkék módosítása | Végrehajtási határidő | Igen |
| A határidő, a tárgy és a címkék módosítása | Tárgy | Igen |
| A határidő, a tárgy és a címkék módosítása | Címkék | Igen legalább egy, vagy egy sem az eltávolításhoz |
| Átadás felhasználónak | Felhasználó | Igen, több is kiválasztható |
| Átadás csoportnak | Csoport (pozíció) | Igen, egy pozíció |
| Megjegyzés hozzáadása | Megjegyzés (formázott szöveg) | Nem |
| Megjegyzés hozzáadása | Mellékletek | Nem |
| Adjon hozzá egy mellékletet | Mellékletek | Igen |
| Cím keresése a címjegyzékben | Tartalmaz a címben | Igen, legalább 6 karakter |
| Cím keresése a címjegyzékben | Keresési tartomány | Nem |
| Értesítés küldése a küldésre váró üzenetről | Címzett | Igen, egy vagy több, küldési joggal rendelkező felhasználó a cég beállítása szerint |
Ellenőrzések és hibaüzenetek az Adatüzenetek modulban
Az Adatüzenetek modul figyeli a kötelező mezőket és a csatlakoztatott postafiókok állapotát, és probléma esetén konkrét üzenetet jelenít meg. Az alábbi áttekintés segít gyorsan felismerni, mit jelent az üzenet, és hogyan lehet megoldani a helyzetet.
| Üzenet | Mikor jelenik meg | Mit kell tenni |
|---|---|---|
| Nincs jogosultsága adatüzenetek létrehozásához! | Az Új üzenet űrlap elküldése létrehozási jog nélkül | Kérje meg a rendszergazdát a jog hozzárendelésére a modul beállításaiban. |
| Rosszul kiválasztott feladó! | Nincs kiválasztva a küldő postafiók | Válasszon postafiókot a Feladó mezőben. |
| Ezt a sablont csak olyan jogi személy feladók használhatják, akiknek adószáma szerepel a cégjegyzékben! | Jogi személyeknek szóló sablon lett kiválasztva, de a küldő postafiók ennek nem felel meg | Válasszon megfelelő sablontípust vagy másik küldő postafiókot. |
| Ezt a sablont csak természetes személy feladók használhatják! | Természetes személyeknek szóló sablon lett kiválasztva egy másik típusú postafióknál | Válasszon másik sablont vagy postafiókot. |
| Ezt a sablont csak olyan természetes személy feladók használhatják, akiknek születési dátuma szerepel az adatpostafiók-rendszerben! | A természetes személy postafiókjánál hiányzik a születési dátum az adatpostafiók-rendszerben | Egészítse ki az adatokat közvetlenül az adatpostafiók portálján. |
| Rosszul kiválasztott címzett! | A címzett nincs kiválasztva, vagy érvénytelen | Válasszon címzettet a címjegyzékből. |
| Hibásan megadott tárgy! | A Tárgy mező üres, vagy nem megengedett karaktereket tartalmaz | Javítsa ki az üzenet tárgyát. |
| Hibásan megadott melléklet! | Nincs csatolva fájl, és nincs kitöltve az egyszerű válasz szövege sem | Csatoljon legalább egy fájlt, vagy töltse ki a szöveget. |
| Ezek a mellékletek olyan formátumúak, amelyet az adatpostafiókok nem támogatnak | A csatolt fájl olyan formátumú, amelyet az ISDS nem tud fogadni | Csatoljon fájlt engedélyezett formátumban, lásd az űrlap súgóját. |
| Az üzenet sikeresen elküldve. Az elküldött üzenet azonosítója [szám]. | Sikeres küldés | – |
| Nincs jogosultsága adatüzenetek küldéséhez! | A piszkozat elküldése küldési jog nélkül | Kérje meg a rendszergazdát a jog hozzárendelésére. |
| Nem jelölt meg egyetlen üzenetet sem küldésre. | A tömeges küldés sorok kijelölése nélkül lett elindítva | Jelöljön meg legalább egy üzenetet. |
| Egyszerre legfeljebb ennyi üzenet küldhető el, a többit jelölje meg, és küldje el újra. | Több üzenet lett megjelölve, mint amennyi egyszerre elküldhető | Küldje el a maradékot egy következő adagban. |
| A megadott felhasználónév/jelszó nem érvényes az adott adatpostafiókhoz! | Érvénytelen bejelentkezési adatok letöltéskor | Javítsa ki a bejelentkezési adatokat a beállításokban, ezt az eIntranet rendszergazdájának kell elvégeznie. |
| Az üzenetek letöltése már folyamatban van a háttérben, kérjük, várjon – a folyamat 20 percen belül befejeződik. | A letöltés már fut | Várja meg, amíg befejeződik. |
| Nem választott ki adatpostafiókot, amelyből le szeretné tölteni az üzeneteket. | Letöltéskor nem lett kiválasztva postafiók | Válasszon postafiókot a letöltő gomb mellett. |
| Legalább 6 karaktert kell megadnia | Keresés a címjegyzékben túl rövid szöveggel | Adjon meg hosszabb szöveget. |
| Legfeljebb 60 fájl feltölthető | Túllépve a mellékletek számának korlátja | Csökkentse a fájlok számát. |
| Nem sikerült betölteni a postafiókot, a postafiók nem aktív! | A postafiók nevének frissítése inaktív postafióknál | Aktiválja a postafiókot a beállításokban. |
| Nincs jogosultsága erre a műveletre. | Postafiók vagy címke törlésének kísérlete a modulra vonatkozó rendszergazdai jog nélkül | Kérje meg a rendszergazdát. |
Eljárás: Adatok betöltése az E-egészségügyi igazolásból az adatüzenetbe
Egy olyan beérkezett adatüzenetnél, amelynek tárgya megfelel a ČSSZ keresőképtelenség keletkezéséről, megszűnéséről vagy változásáról szóló értesítésének, és ha be van kapcsolva az E-egészségügyi igazolás modul, az üzenet részletes nézetében megjelenik a „Betöltés az E-egészségügyi igazolásokba" gomb. Kattintás után a rendszer a mellékletben megadott keresztnév, vezetéknév és születési dátum alapján megkeresi a munkavállalót, és létrehozza vagy frissíti a keresőképtelenségi bejegyzést; ha az adott postafióknál be van kapcsolva az automatikus feldolgozás, ugyanez kézi kattintás nélkül is megtörténik, közvetlenül az üzenet letöltése után.
Eljárás: Beérkezett adatüzenet átalakítása kapott számlává
Egy beérkezett és még el nem intézett adatüzenet részletes nézetében, ha be van kapcsolva a Kapott számlák modul, rendelkezésre áll a „Beérkezett és feldolgozott számlák" gomb. Kattintás után a rendszer új kapott számlát hoz létre, átviszi hozzá az adatüzenet összes mellékletét, a számla megjegyzésébe visszamutató hivatkozást szúr be az eredeti adatüzenetre, elindítja a számla adatainak mesterséges intelligenciával történő automatikus kinyerését, és az adatüzenetet egyúttal elvégzettként jelöli meg.
Példa az adatüzenet tipikus feldolgozására
Példa: A könyvelési osztály adatpostafiókban kap egy számlát a beszállítótól. Az Adatüzenetek modul automatikus szabálya a feladóra vonatkozó feltétel alapján azonnal átteszi az üzenetet a Megoldott állapotba, és átadja egy konkrét könyvelőnek, aki e-mailt kap az üzenetre mutató hivatkozással. A könyvelő megnyitja az adatüzenet részletes nézetét, ellenőrzi a csatolt PDF számlafájlt, és a „Beérkezett és feldolgozott számlák" gombra kattint. A rendszer új kapott számlát hoz létre, átviszi hozzá a mellékleteket, a számla megjegyzésébe visszamutató hivatkozást szúr be az adatüzenetre, elindítja a számla adatainak mesterséges intelligenciával történő automatikus kinyerését, és az adatüzenetet azonnal elvégzettként jelöli meg. A könyvelőnek így nem kell a számlát letöltenie és kézzel feltöltenie a Kapott számlák modulba.
Példa: A titkárnőnek fel kell mondania egy bérleti szerződést adatpostafiókon keresztül. Az Adatüzenetek modulban az „Új üzenet" panelre kattint, kiválasztja a céges postafiókot a Feladó mezőben, a „Címzett" mezőben a cég neve alapján megkeresi a címzettet a „Másik cím keresése" segítségével, kitölti a Tárgyat, csatolja az aláírt dokumentumot mellékletként, és a „Küldés" gombra kattint. Az elküldés után visszaigazolást kap a hozzárendelt ISDS-számmal, amely a küldés bizonyítékául szolgál.
Hibaelhárítás az Adatüzenetek modulban
Gyakori hibaüzenetek az adatüzenet küldésekor
Kérdés: Mit jelent a „Nincs jogosultsága adatüzenetek létrehozásához!" üzenet?
Megoldás: A bejelentkezett felhasználónak nincs hozzárendelve üzenet létrehozási jog az Adatüzenetek modulban. Kérje meg a rendszergazdát ennek a jogosultságnak a hozzárendelésére a modul beállításainak Felhasználói jogok fülén.
Kérdés: Miért jelenik meg a „Rosszul kiválasztott feladó!" vagy a „Rosszul kiválasztott címzett!" üzenet?
Megoldás: Az Új üzenet űrlapon hiányzik az érvényes választás a Feladó vagy a Címzett mezőben. Válasszon olyan küldő postafiókot, amelyhez joga van, és a címzettet válassza ki a címjegyzékből, vagy keresse meg a „Másik cím keresése" segítségével.
Kérdés: Mit tegyek, ha megjelenik a CzechPOINT@home sablonról szóló üzenet, hogy azt csak jogi vagy csak természetes személyek használhatják?
Megoldás: A kiválasztott sablon nem felel meg a küldő postafiók típusának. Válasszon másik sablont, vagy a Feladó mezőben válasszon megfelelő típusú postafiókot (természetes személyeknél a postafióknak az adatpostafiók-rendszerben a születési dátumot is fel kell tüntetnie).
Kérdés: Miért utasítja el a modul a csatolt mellékletet a nem támogatott formátumról szóló üzenettel?
Megoldás: Az adatpostafiók-rendszer csak a fájlformátumok korlátozott körét fogadja el. Csatoljon fájlt az engedélyezett formátumok valamelyikében, amelyek közvetlenül az űrlapnál vannak felsorolva.
Kérdés: Miért nem lehet elküldeni az üzenetet, és miért jelenik meg figyelmeztetés a lejárt jelszóról?
Megoldás: A küldő adatpostafiók jelszava lejárt. Újítsa meg azt az adatpostafiók portálján, és az új jelszót adja meg az Adatüzenetek modul beállításainak Csatlakoztatott postafiókok fülén.
Gyakori kérdések az üzenetek letöltéséről és tömeges küldéséről
Kérdés: Miért jelenik meg letöltéskor „A megadott felhasználónév/jelszó nem érvényes az adott adatpostafiókhoz!" üzenet?
Megoldás: A postafiók beállításaiban tárolt bejelentkezési adatok nem egyeznek az adatpostafiók tényleges adataival. A javítást az eIntranet rendszergazdájának kell elvégeznie a Csatlakoztatott postafiókok fülön.
Kérdés: Mit jelent „Az üzenetek letöltése már folyamatban van a háttérben, kérjük, várjon – a folyamat 20 percen belül befejeződik." üzenet?
Megoldás: Az adott postafiókból az üzenetek letöltése már fut egy korábbi indításból. Várja meg, amíg befejeződik, majd töltse újra az oldalt.
Kérdés: Miért jelzi a tömeges küldés a „Nem jelölt meg egyetlen üzenetet sem küldésre." üzenetet?
Megoldás: Az „A kijelölt adatüzenetek elküldése" gombra kattintás előtt a Küldés fülön be kell jelölni legalább egy üzenetet a Megjelöl oszlopban.
Kérdés: Mit jelent az „Egyszerre legfeljebb ennyi üzenet küldhető el, a többit jelölje meg, és küldje el újra" korlátozás?
Megoldás: A tömeges küldésnek technikai korlátja van az egy adagban küldhető üzenetek számára. Küldje el az első adagot, majd a fennmaradó megjelölt üzeneteket küldje el egy következő adagban ugyanazzal a gombbal.
Kérdés: Miért nem látom az Adatüzenetek modulban a cég összes üzenetét, pedig a kollégám látja őket?
Megoldás: A megjelenített üzenetek a hozzárendelt jogosultságtól függenek. A „Kiosztott üzenetek olvasása" szinttel csak az Önnek megoldásra kiosztott üzeneteket, az Önnel tájékoztatásra feltüntetett üzeneteket és a saját üzeneteit látja; a cég összes üzenetét csak az „Összes olvasás" szintű felhasználó látja. Ha ezenkívül a fiókjánál be van állítva a „Csak postafiókok" korlátozás, a kiválasztottaktól eltérő postafiókokból sem lát üzeneteket. A jogosultság módosítását kérje a modul rendszergazdájától.
Tippek az adatüzenetekkel való hatékony munkához
- Ha rendszeresen válaszol hasonló kérelmekre, használja a „Sablonnak használ" gombot egy korábban elküldött üzenetnél, így megspórolja a fejléc kitöltését.
- Mentse el tartósan az adatpostafiók jelszavát a modul beállításaiban, hogy ne kelljen minden letöltés előtt megadnia, és hogy működjön a 3 óránkénti automatikus letöltés.
- Állítson be színes címkéket a cégben ismétlődő üzenettípusokhoz, ez megkönnyíti a táblázatban való gyors tájékozódást és az egy kattintással történő szűrést.
- Mielőtt egyszerre több üzenetet tömegesen elküld, ellenőrizze a Küldés fülön, hogy minden megjelölt üzenetnél ki van-e töltve a kötelező melléklet és a tárgy – a sikertelen üzeneteket a rendszer kihagyja a küldésből, és jelenti azokat az összegzésben.
- Az ismétlődő automatikus üzenetfeldolgozáshoz (például a számlák továbbítása a könyvelő e-mail címére) állítson be saját feltételeket a Szabályokban, hogy ne kelljen ezt kézzel elvégeznie minden egyes üzenetnél.
- Egy szabály tömeges módosítása előtt használja a „Szabályok kipróbálása" kártyát egy konkrét üzeneten, így ellenőrizheti az összes aktív szabály viselkedését a nem kívánt küldés kockázata nélkül.